gromadzenie wojskowego zasobu archiwalnego

Ryszard Masłowski
GROMADZENIE WOJSKOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO
Uwagi wstępne
Przedmiotem artykułu są najważniejsze problemy gromadzenia wojskowego
zasobu archiwalnego ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki występującej w siłach
zbrojnych.
Celem opracowania jest przedstawienie zasad rozmieszczania zasobu oraz
przejmowania, selekcji i brakowania dokumentacji archiwalnej w warunkach
narastającego zasobu archiwalnego.
W artykule podjęto próbę dokonania analizy problemu zakładając, że
prawidłowe gromadzenie zasobu jest możliwe, ale przy sprawnie funkcjonującej sieci
archiwalnej i wydolnych strukturach archiwów. Jest też powszechnie wiadomo, że
właściwe kształtowanie narastającego zasobu może odbywać się przy poszanowaniu
naukowych metod i zasad selekcji i brakowania akt. Dlatego też zakres artykułu
obejmuje, obok informacji o powstawaniu i charakterystyce zasobu CAW, przede
wszystkim problemy o których wspomniano.
Za podstawę konstrukcji opracowania przyjęto wykładnię gromadzenia zasobu
przedstawioną
przez
Bohdana
Ryszewskiego1.
W
ujęciu
tym gromadzenie
archiwaliów obejmuje:
1
10.
Zob. B. R y s z e w s k i, Wprowadzenie do archiwistyki [w:] Archiwistyka, Warszawa 1989, s. 9—
— zagadnienia ogólne gromadzenia;
— problematykę rozmieszczenia archiwaliów;
— kształtowanie zasobu archiwalnego.
Podział ten stanowił podstawę wyjściową do studiowania literatury, własnych
obserwacji i analiz oraz wypracowania struktury opracowania. Obok wymienionego
podręcznika najbardziej użyteczne okazały się prace traktujące wprost o zasobie CAW
i jego filii, które ukazywały się w Biuletynie Wojskowej Służby Archiwalnej.
W części drugiej zajęto się zasadami rozmieszczenia wojskowego zasobu
archiwalnego. Wyjaśniono w niej tryb przejmowania dokumentów w wojskowej sieci
archiwalnej. Część trzecia przedstawia problemy nadzoru nad narastającym,
wojskowym zasobem archiwalnym. Poddane analizie są też w niej sposoby selekcji i
brakowania materiałów archiwalnych w siłach zbrojnych.
Pominięto materiały archiwalne zgromadzone w archiwum Wojskowego
Instytutu Historycznego. Jest to archiwum wydzielone z powierzonym zasobem
archiwalnym. Zasób jego stanowią interesujące materiały pochodzące z zakupów,
m.in. mikrofilmy akt najwyższych władz III Rzeszy, relację i wspomnienia
uczestników ruchu oporu, prasa konspiracyjna, mapy itp.
Należy stwierdzić, że problematyka podjęta w opracowaniu jest obszerna,
przez co temat nie został w pełni wyczerpany. Jednak artykuł powinien przyczynić się
do pełniejszego wyjaśnienia podstawowych problemów gromadzenia wojskowego
zasobu archiwalnego.
I. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA ZASOBU
CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO
Aktualnie istniejący zasób narastał od listopada 1918 roku. Wtedy to,
funkcjonujące Archiwum Instytutu Naukowo-Wojskowego Sztabu Generalnego, a
następnie Centralne Archiwum Wojskowe otrzymało część akt Generał —
Gubernatora Warszawskiego, Warszawskiego Okręgu Wojskowego, Polskiej Siły
Zbrojnej, I Korpusu Wschodniego, akta Komendy Legionów Polskich i Polskiego
Korpusu Posiłkowego oraz I Brygady Legionów. W skład zasobu weszły również
materiały zgromadzone w archiwum Komisji Wojskowej Tymczasowej Rady Stanu
Królestwa Polskiego. Podległe CAW zarządy archiwalne we Lwowie, Przemyślu,
Krakowie i Poznaniu gromadziły akta władz austriackich i niemieckich. W 1919 roku
CAW otrzymało akta rosyjskich dowództw z I wojny światowej, akta armii gen.
Hallera oraz akta dowództw likwidowanych w toku wojny polsko-radzieckiej2.
W okresie tym trudności występujące w gromadzeniu akt spowodowane były
przede wszystkim powstawaniem i kształtowaniem się instytucji państwowych i
wojskowych, wojną polsko-radziecką, a także reorganizacją niektórych archiwów.
W latach dwudziestych zasób CAW zasiliły akta Centralnego Urzędu
Ewidencyjnego Legionów Polskich, zarządów archiwalnych okręgów korpusów w
Krakowie, Przemyślu, Poznaniu i we Lwowie. Od stycznia 1924 — zaczęły napływać
do CAW akta powstań śląskich.
W latach 1929—1932 Archiwum Wojskowe otrzymało akta Ministerstwa
Spraw Wojskowych z lat 1918—1928 oraz Generalnego Inspektoratu Sił Zbrojnych z
lat 1926—1928.
W tym czasie cały zasób Archiwum Wojskowego został podzielony na cztery
grupy.
Do pierwszej zaliczono akta formacji paramilitarnych sprzed I wojny
światowej, polskich formacji wojskowych z I wojny światowej oraz powstań śląskich.
W skład drugiej grupy weszły akta obcego pochodzenia, w tym akta władz
zaborczych i okupacyjnych.
Trzecią grupę stanowiły akta wytworzone przez instytucje i jednostki
wojskowe po odzyskaniu niepodległości Polski.
Czwarta grupa obejmowała kolekcje rękopisów, materiałów drukowanych,
rozkazów dziennych, fotografii i archiwaliów prywatnych.
Do 1939 roku opracowano tylko niewielką część zasobu, tj. akta organizacji
paramilitarnych, formacji polskich z okresu I wojny światowej oraz powstań śląskich.
Rozpoczęto porządkowanie akt Naczelnego Dowództwa Wojska Polskiego z lat
2
1969, s. 47.
Zob. B. W o s z c z y ń s k i, Archiwum Wojskowe po odzyskaniu niepodległości, Archeion nr L,
1919—1921 oraz armii i frontów z tego okresu.
W czasie wojny obronnej i okupacji hitlerowskiej, ale także z powodu
popełnienia szeregu błędów co do postępowania z dokumentami w sytuacji zagrożenia
wojennego, poniesiono znaczne straty w zasobie aktowym.
W czasie wojny obronnej 15 września 1939 roku na stacji kolejowej Brody w
wyniku bombardowania uległa zniszczeniu część wywożonych akt. Z ocalałej części
wydzielono materiały o mniejszej wartości, które następnie spalono, pozostałe zaś
przewieziono do Rumunii. Były wśród nieb m.in. akta I Brygady Legionów Polskich z
1914 roku, akta Sztabu Głównego i Generalnego Inspektoratu Sił Zbrojnych3. Podczas
ewakuacji zniszczona została znaczna część akt Referatu Historycznego DOK nr VII
oraz relacji uczestników powstania wielkopolskiego.
Najważniejsze akta, tj. Ministerstwa Spraw Wojskowych, Sztabu Głównego i
Sztabu Naczelnego Wodza w ogromnej większości uległy zniszczeniu w trakcie
przekraczania granicy rumuńskiej. Przepadły niemal wszystkie akta Oddziału I i IV
Sztabu Naczelnego Wodza.
Poza granice kraju trafiły tylko fragmenty akt. Są one obecnie przechowywane
w archiwum Instytutu im. gen. Wł. Sikorskiego w Londynie. Znajdują się tam głównie
materiały wytworzone przez najwyższe władze wojskowe oraz te akta dowództw
armii, które były przedkładane do wiadomości Sztabu Głównego, a następnie Sztabu
Naczelnego Wodza4.
Niewielka
grupa
akt
najwyższych
władz
wojskowych
z
okresu
międzywojennego przechowywana jest ponadto w Archiwum Instytutu Józefa
Piłsudskiego w Nowym Jorku. Znajdują się tam również akta Adiutantury Naczelnego
Wodza z lat 1918—1922 oraz cześć akt powstań śląskich.
W
czasie
okupacji,
pozostałe
w
kraju
akta
wojskowe,
zarówno
przechowywane w Archiwum Wojskowym, jak i archiwach i składnicach centralnych
instytucji i jednostek wojskowych, Niemcy zgromadzili w filii Poczdamskiego
Archiwum Wojskowego, którą utworzyli w Gdańsku-Oliwie. Tam też znalazły się
3
Por. L. L e w a n d o w i c z, Polskie archiwalia wojskowe w czasie okupacji 1939—1945,
Wojskowy Przegląd Historyczny nr 2, 1972, s. 477.
4
Zob. L. G o n d e k, Zbiory Instytutu Polskiego i Muzeum im. gen. Władysława Sikorskiego w
Londynie, Kwartalnik Historyczny nr 3, 1977, s. 783—790.
różnego rodzaju akta wojskowe, odnalezione przez wojska niemieckie w czasie
działań wojennych.
W grudniu 1944 i styczniu 1945 roku w związku ze zbliżającym się frontem
Niemcy wywieźli kilka wagonów akt w kierunku Berlina. Część z nich została
następnie odnaleziona i zabezpieczona przez wojska radzieckie i w latach
sześćdziesiątych wróciła do kraju w ramach rewindykacji. Pozostałe, mimo spalenia
się jednego baraku — udało się ocalić. Wśród uratowanych materiałów znajdowały się
zespoły akt przechowywane przed wojną w Archiwum Wojskowym. Największe
procentowo ubytki odnotowano w zespołach akt formacji paramilitarnych sprzed 1914
roku, powstań śląskich, powstania wielkopolskiego i zbiorze rękopisów.
Ocalałe akta stanowiły podstawę utworzonego w sierpniu 1945 roku
Centralnego Archiwum Wojskowego.
Jednocześnie polecono jednostkom i instytucjom wojskowym przekazać do
CAW wszystkie zbędne akta finansowe i gospodarcze5. Archiwum miało również
obowiązek przyjęcia akt z jednostek i instytucji, które zostały zlikwidowane po
zakończeniu wojny.
W pierwszych latach po zakończeniu wojny Centralne Archiwum Wojskowe
zgromadziło m.in. akta 1 Korpusu Polskich Sił Zbrojnych w ZSRR, 1 Korpusu
Pancernego, Dowództwa Wojsk Pancernych i Zmotoryzowanych, 1 AWP, sztabu
kwatermistrzostwa 1 AWP, Głównego Inspektoratu Broni Pancernej, Departamentu
Służby Zdrowia MON, kilku dywizji i brygad, wielu pułków i batalionów. Od 1951
roku, po wznowieniu działalności CAW w Warszawie, przyjmowano systematycznie
akta z archiwów instytucji i jednostek wojskowych. W latach siedemdziesiątych
przyjmowanie przerwano z powodu braku miejsca w magazynach. Wznowiono je w
1989 roku po utworzeniu Archiwum Instytucji Centralnych MON (filia nr 1 CAW).
Znaczny nabytek stanowiły akta otrzymane w 1964 roku w ramach rewindykacji ze
Związku Radzieckiego. Wśród nich były materiały wytworzone przez GISZ, Sztab
Główny i MSWojsk. Najcenniejsze są akta z wojny obronnej 1939 roku, które do tej
pory CAW posiadało w znikomej ilości.
5
Akta operacyjne trafiły natomiast początkowo do Biura Historycznego Głównego Zarządu
Polityczno-Wychowawczego i Oddziału Historycznego Sztabu Generalnego i dopiero w późniejszych latach
zostały przekazane do CAW.
Zasób Centralnego Archiwum Wojskowego liczy obecnie około 14.000 mb
akt całość można podzielić na kilka grup:
a) Pierwszą obejmują zespoły akt z lat 1914—1939 (akta sprzed I wojny
światowej stanowią znikomą ilość), a więc Legionów Polskich, Polskiego Korpusu
Posiłkowego, Polskiej Siły Zbrojnej, Polskiej Organizacji Wojskowej, formacji
wschodnich. Armii gen. Hallera, Departamentu Wojskowego Naczelnego Komitetu
Narodowego, Komisji Wojskowej Tymczasowej Rady Stanu, powstań śląskich,
powstania wielkopolskiego i Armii Wielkopolskiej, Ministerstwa Spraw Wojskowych,
Sztabu Generalnego i Głównego, Naczelnego Dowództwa WP, Generalnego
Inspektoratu Sił Zbrojnych, dowództw okręgów korpusów, szkół i jednostek, instytucji
i zakładów wojskowych z lat 1918—1939;
b) Drugą grupę stanowią szczątkowe zespoły i zbiory akt wojny obronnej
1939 roku, ruchu oporu z lat 1939—1945 oraz Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie;
c) Trzecia grupa to akta Wojska Polskiego z lat 1943—1965, w tym m.in.
Sztabu Głównego i Generalnego, Ministerstwa Obrony Narodowej, 1 i 2 Armii oraz
dowództw okręgów wojskowych.
W skład zasobu CAW wchodzi także kolekcja fotograficzna z lat 1900—1949
(ok. 400 tys. zdjęć), kartograficzna z lat 1940—1950 (ok. 11 tys. map i planów) oraz
wydawnictw i regulaminów wojskowych.
Ponadto CAW posiada akta personalne i odznaczeniowe (Virtuti Militari,
Krzyża i Medalu Niepodległości, Orderu Odrodzenia Polski, Krzyża Zasługi) oraz
zbiór prasy cywilnej i wojskowej.
W 1991 roku zasób CAW wzbogacony został o interesujące akta Oddziału II
Sztabu Głównego z lat 1918—1939 przekazane z b. Archiwum MSW.
W 1992 roku CAW przyjęto materiały dotyczące stanu wojennego
następujących instytucji:
— Centralna Grupa Operacyjna;
— Gabinet ministra Obrony Narodowej;
— Zarząd I Sztabu Gen.;
— Zarząd IV Sztabu Gen.;
— KOK.
Ogółem przyjęto 859 jednostek archiwalnych.
W ostatnim okresie CAW przyjęto z Archiwum Szefostwa Wojskowych Służb
Informacyjnych 600 mb akt Informacji Wojskowej z lat 1944—1957. Materiały te są
szczególnie ważne w sytuacji badania zbrodni stalinowskich i toczących się procesów
rehabilitacyjnych.
II. ROZMIESZCZENIE WOJSKOWEGO ZASOBU
ARCHIWALNEGO W SIECI ARCHIWÓW WOJSKOWYCH
Wojskową służbę archiwalną tworzą:
a) Centralne Archiwum Wojskowe;
b) filie CAW — archiwum Instytucji Centralnych MON oraz archiwa
okręgów wojskowych i rodzajów sil zbrojnych.
Zadaniem wojskowej służby archiwalnej jest wyodrębnianie z dokumentacji
powstającej w wyniku działalności instytucji i jednostek wojskowych materiałów o
wartości historycznej, ich gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie oraz
udostępnianie. Archiwa wojskowe świadczą też usługi w zakresie wydawania
wszelkiego rodzaju zaświadczeń, odpisów i reprodukcji aktowej6.
Materiały archiwalne o charakterze wojskowym i obronnym gromadzą także
komórki spraw obronnych ministerstw i urzędów centralnych. Funkcjonują również
archiwa jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym (np.
akademie
wojskowe,
Wojskowy
Instytut
Historyczny,
Centralna
Biblioteka
Wojskowa).
Archiwa wojskowe pod względem organizacyjnym podlegają:
1) Centralne Archiwum Wojskowe —Szefowi Sztaba Generalnego WP;
2) archiwum IC MON oraz archiwa okręgów wojskowych i rodzajów sił
zbrojnych, merytorycznie — szefowi CAW, organizacyjnie odpowiednim dowódcom
6
Zob. Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z dnia 4.04.84 roku w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz
udostępniania tych materiałów (Dz. Rozk. MON, poz. 25).
okręgów i rodzajów sił zbrojnych, przy których funkcjonują.
Do zadać archiwów wojskowych należy:
1)
prowadzenie
konsultacji
i
instruktażu
w
zakresie
archiwalizacji
dokumentacji wojskowej;
2) kontrola postępowania z dokumentacją w instytucjach i jednostkach
wojskowych;
3) przejmowanie dokumentacji i prowadzenie, ewidencji zasobu archiwum;
4) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
5) zapewnianie właściwych warunków przechowywania i konserwacji
materiałów archiwalnych;
6) opracowywanie zespołów (zbiorów) archiwalnych;
7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej;
8) udostępnianie dokumentacji wojskowej7.
Wojskowy zasób archiwalny stanowią wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,
dokumentacja techniczna, finansowa i statystyczna, mapy, plany, fotografie, filmy i
mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i video oraz inne dokumenty i materiały — bez
względu na sposób ich wytworzenia — będące źródłem informacji o działalności sił
zbrojnych w kraju i zagranicą.
Wojskowy zasób archiwalny rozmieszczony jest w archiwach stanowiących
wojskową sieć archiwalną. W sieci tej zasób rozmieszczony jest według ściśle
określonych zasad.
Dokumenty wytworzone u wykonawców bezpośrednio przekazywane są do
kancelarii. Kancelarie cześć z nich przekazują do właściwych archiwów okręgów
wojskowych i rodzajów sił zbrojnych, skąd po upływie 20 lat akta są przejmowane
przez CAW.
W siłach zbrojnych zorganizowanych jest sześć filii CAW:
— archiwum Instytucji Centralnych MON;
— archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego;
— archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego;
— archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego;.
7
Por. Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej (Sygn. Szt. Gen. WP 1344/88).
— archiwum Marynarki Wojennej;
— archiwum Wojak Lotniczych i Obrony Powietrznej.
Archiwa te gromadzą, przechowują, wstępnie opracowują oraz częściowo
udostępniają swoje zasoby instytucjom i obywatelom. Ich zasięg działania i
oddziałania jest ograniczony istniejącą strukturą sił zbrojnych Rzeczypospolitej
Polskiej. Zasób ich powstał po II wojnie światowej. Ilość zgromadzonych
dokumentów w wymienionych archiwach wynosi ponad 23,5 tys. mb. Gromadzi się w
nich materiały archiwalne wytwarzane przez komórki organizacyjne odpowiednich
dowództw i podległych im jednostek.
Do najważniejszych zadań filii CAW stanowiących archiwa przejściowe
należy:
— nadzór i kontrola działalności podległych kancelarii;
—prowadzenie ekspertyz akt w instytucjach i jednostkach wojskowych;
— organizowanie szkoleń dla personelu kancelarii i wykonawców;
— przyjmowanie z kancelarii materiałów archiwalnych i dokumentacji
niearchiwalnej;
— brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. „B”;
— przekazywanie do CAW materiałów archiwalnych kat. „A”.
Istniejąca struktura CAW wynika z miejsca, roli i funkcji jakie spełnia ono w
kraju, siłach zbrojnych i wojskowej sieci archiwalnej. Wewnętrzna struktura archiwum
i przyjęty podział zadań odpowiada ogólnie przyjętym zasadom archiwalnym oraz
praktyce stosowanej dotychczas w wojskowej służbie archiwalnej (załącznik nr 1).
Struktura Centralnego Archiwum Wojskowego przedstawia się następująco:
1. Wydział nadzoru archiwalnego
2. Wydział gromadzenia zasobu
3. Wydział opracowywania akt
4. Wydział informacji archiwalnej, kwerend osobowych i udostępniania akt
5. Sekcja ogólna.
Najbardziej rozbudowany i liczny jest wydział opracowywania akt oraz
informacji archiwalnej, kwerend osobowych i udostępniania akt. Wybór takiej
koncepcji organizacyjnej spowodowany był specyfiką posiadanego zasobu i funkcji
spełnianych przez CAW. Pozwoliło to zwiększyć zakres funkcji informacyjnych i
dokumentacyjnych.
Wydział nadzoru archiwalnego prowadzi m.in.:
— ekspertyzy archiwalne w podległych filiach;
— szkolenia fachowe personelu archiwów;
— wydaje zezwolenia na niszczenie akt;
— nadzoruje i kontroluje archiwa i kancelarie.
Wydział gromadzenia zasobu m.in.:
— przyjmuje z filii materiały archiwalne kat. „A”;
— określa zasady gromadzenia zasobu;
— ustala system rozmieszczenia narastającego zasobu archiwalnego;
— odpowiada za sposób przechowywania zasobu.
Wydział opracowania zasobu m.in.:
— prowadzi badania w zakresie teorii i metodyki archiwalnej;
— ustala zasady opracowywania poszczególnych rodzajów dokumentów;
— określa zasady porządkowania i inwentaryzacji materiałów archiwalnych.
Wydział informacji archiwalnej, kwerend osobowych i udostępniania akt
m.in.:
— kształtuje system informacji naukowej;
— prowadzi bibliotekę i pracownię naukową;
— udziela odpowiedzi na pisma i zapytania.
Sekcja ogólna m.in.:
—
organizuje
zabezpieczenie
finansowe,
materiałowe
i
sposób
funkcjonowania;
— załatwia sprawy administracyjno-biurowe;
— prowadzi kancelarię CAW.
W CAW zatrudnionych jest ponad sześćdziesiąt osób. Większość z nich
spełnia funkcje merytoryczne. Zarówno kierownicza kadra zawodowa jak i wielu
pracowników posiada wysokie kwalifikacje i umiejętności oraz praktykę pracy w
archiwum. Wielu uzupełnia wykształcenie i pogłębia wiedzę fachową. Czworo z
pośród nich jest na studiach doktoranckich tematycznie związanych z archiwistyką.
Stan osobowy CAW w pełni zabezpiecza realizację statutowych zadań archiwum, a
umiejętności pracowników odpowiadają współczesnym wymogom archiwistyki.
W kancelariach instytucji i jednostek wojskowych akta narastają w sposób
planowy. W celu zapewnienia prawidłowej klasyfikacji, kwalifikacji oraz właściwego
kompletowania wytworzonej dokumentacji, opracowuje się rzeczowe wykazy akt
jednostki (załącznik nr 2). Rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę do podziału
dokumentacji wytworzonej w jednostce wojskowej na grupy rzeczowe (teczki
przedmiotowe) i kwalifikowania jej do odpowiednich kategorii archiwalnych.
Materiały archiwalne powstałe w jednostce lub instytucji, po skompletowaniu
są przekazywane do jednej z filii CAW. Do filii przekazuje się materiały archiwalne i
dokumentację niearchiwalną kat. „B” po upływie 5 lat od daty ich wytworzenia.
Wyjątek stanowią jednostki badawczo-rozwojowe, szkoły, szpitale, składnice,
wojewódzkie komendy uzupełnień, instytucje obsługi prawnej, gdzie obowiązek ten
upływa po 10 latach. Departamenty spraw obronnych ministerstw i urzędów
centralnych przekazują wyłącznie materiały archiwalne o charakterze obronnym do
filii CAW — po upływie 20 lat. Teczki akt personalnych generałów i pułkowników
przesyłane są do Departamentu Kadr MON, skąd po upływie 3 lat przekazywane są do
CAW. Teczki akt personalnych, pozostałej kadry zawodowej przekazywane są do
właściwych komend uzupełnień, stąd po upływie 3 lat do archiwów okręgów
wojskowych filii CAW.
Akta przekazywane są na podstawie spisów akt przekazanych, sporządzonych
oddzielnie dla materiałów archiwalnych kat. „A” i niearchiwalnych kat. „B”.
Termin przekazania dokumentacji przez jednostkę do archiwum określa
dowódca, któremu dane archiwum podlega. Jednostki wojskowe i instytucje
przekazują akta do archiwów na podstawie spisów akt przekazanych, sporządzonych
oddzielnie dla kat. „A” i „B”8. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, materiały kat
„B” są niszczone po upływie ustalonego okresu przechowywania, zaś materiały kat.
„A” są wstępnie opracowywane w formie inwentarza kartkowego. Po upływie 20 lat
od momentu przekazania, akta te są przejmowane przez CAW, gdzie są
opracowywane ostatecznie pod kątem naukowo-archiwalnym.
8
Tamże, s. 15.
Sposób przyjmowania akt do CAW jest podobny jak w przypadku
przekazywania z kancelarii do filii. Tylko w 1990 roku filie CAW przyjęły z
kancelarii instytucji i jednostek wojskowych ponad 58 tys. jednostek archiwalnych,
natomiast CAW przyjęło z filii ok. 8 tys. jednostek archiwalnych.
III. KSZTAŁTOWANIE WOJSKOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO
Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego — to oddziaływanie władz
archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w zakresie
klasyfikacji,
systematyzacji,
kwalifikacji,
brakowania,
przechowywania
i
ewidencjonowania wytworzonych przez tych twórców materiałów archiwalnych9.
W działalności normatywno-kontrolnej wojskowej służby archiwalnej
wyodrębnia się opracowywanie przepisów archiwalnych, opiniowanie przepisów
kancelaryjnych i archiwalnych opracowywanych przez inne instytucje.
Działalność kontrolną prowadzi CAW w stosunku do filii kancelarii
wszystkich jednostek i instytucji sił zbrojnych. Filie CAW realizują ją w odniesieniu
do kancelarii okręgów wojskowych, rodzajów sił zbrojnych oraz instytucji centralnych
MON.
Zakres
kontroli
obejmuje
ocenę
realizacji
planowanych
zamierzeń,
sprawdzenie prawidłowości ewidencji zasobu oraz zgodności stanu faktycznego ze
stanem ewidencyjnym wybranego elementu zasobu, ocenę stanu fizycznego i
zabezpieczenia
przechowywanych
materiałów
oraz
aktualność
planów
ewakuacyjnych, analizę obsady etatowej oraz ocenę warunków pracy w archiwum.
Działalnością
szkoleniowo-konsultacyjną,
wojskowa
służba
archiwalna
obejmuje pracowników archiwów wojskowych i kancelarii.
Pracowników archiwów szkoli się na kursach archiwalnych I-go i II-go
stopnia organizowanych przez CAW. Szkolenie kierowników i pracowników
9
Problematyką kształtowania wojskowego zasobu archiwalnego zajmowali się m.in.: H.
F a b i j a ń s k i, Kształtowanie narastającego zasobu aktowego i selekcja materiału archiwalnego LWP w
świetle założeń i praktyki, [w:] Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa
1967, s. 109—116; Z. B a r a n o w s k i, Zadania wojskowej służby archiwalnej w zarządzaniu archiwami oraz
kształtowaniu narastającego zasobu aktowego jednostek, instytucji i zakładów wojskowych, Biuletyn Wojskowej
Służby Archiwalnej nr 11, 1981, s. 5—11.
kancelarii oraz inspektorów ochrony tajemnicy wojskowej odbywa się raz w roku. W
czasie szkolenia omawia się zasady archiwizacji dokumentacji wojskowej ze
szczególnym podkreśleniem funkcjonowania w kancelarii właściwie opracowanego
rzeczowego wykazu akt.
Konsultacje archiwalne prowadzone są na prośbę instytucji lub jednostki
wojskowej oraz w czasie wizytacji i kontroli.
Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania w archiwum
upłynął, podlega brakowaniu10. Problematykę kwalifikowania archiwalnego oraz
brakowania dokumentacji reguluje uprzednio wymieniona instrukcja o zasadach
archiwalizacji dokumentacji wojskowej. Podstawą kwalifikacji do odpowiednich
kategorii
archiwalnych
i
ustalenia
okresów
przechowywania
dokumentacji
niearchiwalnej w wojsku jest rzeczowy wykaz akt. Przy opracowywaniu tych
wykazów stosuje się specjalne kryteria oceny materiałów archiwalnych:
a) znaczenie twórców zespołu dla funkcjonowania jednostki wojskowej
(instytucji);
b) znaczenie historyczne twórcy zespołu;
c) wartości informacyjnej;
d) niepowtarzalności tekstów,
e) niepowtarzalności informacji.
Prawidłowa kwalifikacja akt z jednej strony orzeka o wartości źródłowej akt
dla badań naukowych, z drugiej gwarantuje zgodność kwalifikacji z rzeczywistą
treścią brakowania akt. W wojsku brakowaniu podlega dokumentacja niearchiwalna
zaliczona do kat. „B”, której okres przechowywania w archiwum upłynął. Brakowania
dokonuje komisja, której skład zatwierdza szef CAW. Podstawowym jej zadaniem
jest:
—
sprawdzenie
prawidłowości
kwalifikacji
dokumentacji
kat.
„B”
wydzielonej do zniszczenia;
— w wypadku wystąpienia niewłaściwej kwalifikacji — ustalenie nowych
10
Zob. Z. K r u p s k a, M. T a r a k a n o w s k a, Problem kształtowania narastającego zasobu
aktowego w Polsce Ludowej, Archeion t. 64, 1974; M. M o t a s, Kształtowanie narastającego zasobu
archiwalnego, Archeion t. 61, 1974; J. M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn
Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972, s. 14—21; B. R y s z e w s k i, Metodyka archiwalna ogólna [w.]
Archiwistyka, Warszawa 1989.
okresów przechowywania akt;
— sporządzenie spisu akt wydzielonych do zniszczenia.
Komisja taka po zakończeniu prac sporządza protokół zawierający spisy
teczek akt przeznaczonych do zniszczenia i przesyła go do CAW w celu akceptacji. W
miarę potrzeby, szef CAW zarządza przeprowadzenie ekspertyzy mającej za zadanie
ostateczne ustalenia, czy akta przeznaczone do zniszczenia nie posiadają dalszej,
praktycznej wartości. W koniecznych przypadkach specjaliści CAW dokonują
ekspertyz i podejmują stosowne decyzje.
Spis akt wydzielonych do zniszczenia podpisany przez komisję selekcji
każdorazowo zatwierdza szef odpowiedniej instytucji. Komisja przeprowadzająca
brakowanie dokumentacji zobowiązana jest zastosować się do wniosków i zaleceń z
ekspertyzy akt przeprowadzonej przez pracowników CAW. CAW zwraca spis akt
wydzielonych do zniszczenia wraz z zezwoleniem szefa CAW na ich zniszczenie.
Dokumenty te przechowuje się trwale w archiwum.
Po uzyskaniu zezwolenia CAW, akta przeznaczone do zniszczenia wyłącza się
z miejsca dotychczasowego przechowywania. Należy z nich wyłączyć oryginały
dokumentów osobistych (np. metryki, świadectwa szkolne itp.). Dokumenty takie są
przechowywane w archiwum i zwracane na prośbę osób zainteresowanych. Fakt
zniszczenia akt członkowie komisji potwierdzają podpisami na odwrotnej stronie
zezwolenia na wybrakowanie akt.
Analizując skalę brakowań w archiwistyce wojskowej, należy stwierdzić, że
tylko w 1990 roku poddano brakowania 50 tys. jednostek.
Zakończenie
Podjęta w niniejszym artykule problematyka jest rozległa i niezwykle
dynamiczna. Wbrew dość powszechnej opinii zasób archiwalny poddany jest
różnorodnym działaniom. W opracowaniach i publicystyce podejmowanie tematu
gromadzenia zasobu, nie jest zbyt popularne i właściwie, zdaniem autora —
doceniane. A przecież wszystkie cztery funkcje jakie spełniają współczesne archiwa,
tj. gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie i udostępnianie archiwaliów mają
jedynie jakikolwiek sens wtedy, kiedy dotyczą konkretnego zasobu. W opracowaniu
zajęto się tylko gromadzeniem zasobu i to w wojskowej sieci archiwalnej. Jednak
wnioski i uwagi jakie nasunęły się podczas zbierania materiałów i pisania artykułu,
wykraczają także poza archiwa i kancelarie wojskowe.
— Po pierwsze, zgromadzony zasób CAW został znacznie uszczuplony
podczas wojny obronnej, okupacji i w końcowym okresie II wojny światowej.
— Po drugie, mimo znacznych ubytków, zbiory znajdujące się w CAW
zawierają niepowtarzalne i historyczne bezcenne wartości, co zostało zaznaczone w
pierwszym rozdziale.
— Po trzecie, gromadzenie wojskowego zasobu archiwalnego zorganizowane
jest w wojskowej sieci archiwalnej i odbywa się według ścisłe określonych zasad
szczegółowo określonych przez Instrukcję obowiązującą w siłach zbrojnych.
—
Po
czwarte,
gromadzeniem
zasobu
zajmują
się
w
wojsku
wyspecjalizowane i odpowiednio przygotowane służby zarówno pod względem
teoretycznym jak i umiejętności praktycznych.
— Po piąte, kształtowanie narastającego wojskowego zasobu archiwalnego
realizowane jest poprzez dokonywanie ekspertyz i brakowanie akt, opiniowanie
normatywów archiwalnych i kancelaryjnych, przejmowanie akt przez archiwa
wojskowe oraz kontrole, szkolenia i konsultacje archiwalne.
Wnioski te nie wyczerpują tematu, są jednak najbardziej charakterystyczne i
aktualne.
Gromadzenie wojskowego zasobu archiwalnego w siłach zbrojnych odbywa
się z poszanowaniem wszelkich zasad archiwalnych i doświadczeń praktycznych
archiwów państwowych. Jednak specyfika wojskowej sieci archiwalnej wymaga
dodatkowej wiedzy i umiejętności archiwistów wojskowych. Jak dotąd zadania te
zdaniem autora, wykonywane są w sposób właściwy.
Załącznik nr 1
SCHEMAT STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ
CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO
KIEROWNICTWO
Wydział Nadzoru
Archiwalnego
Wydział Gromadzenia
Zasobu
Pracownia
ewidencji
Pracownia
magazynowania
Pracownia
konserwacji zasobu
Pracownia
fotograficzna
Wydział
Naukowo Archiwalny
Pracownie
Wydział
Informacji Archiwalnej
Pracownia
informacji naukowej
Sekcja
Administracji Ogólnej
Pracownia kwerend
osobowych
Pracownia
informatyczna
1) Wydział posiada siedem pracowni opracowywania akt i jedną pracownia Zbiorów
specjalnych (mapy, fotografie).
1)
Załącznik nr 2
„ZATWIERDZAM”
...............................
(dowódca jednostki wojskowej)
RZECZOWY WYKAZ AKT
...............................................
(nazwa jednostki wojskowej)
Lp.
1
2
Hasła klasyfikacyjne
Kategorie
archiwalne
A
A
3
Rozkazy dzienne dowódcy jednostki.
Plany szkolenia i zasadniczych
przedsięwzięć oraz sprawozdania z ich
realizacji — roczne
Miesięczne plany zamierzeń
4
Plany i sprawozdania jednostek podległych
Bc
5
Plany i Sprawozdania komórek
organizacyjnych jednostki
Bc
6
Ewidencja gospodarki sprzętem i
materiałami trwałego użytku
7
Asygnaty przychodowo-rozchodowe
Bc
B-10
Bc
Uwagi