Załącznik nr 6 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 6
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Miasta Legionowo
w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych
(do każdego miejsca w kraju i zagranicą) oraz ich zwrotów, a także usług komplementarnych do przesyłek
rejestrowanych.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym
w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych
(do każdego miejsca w kraju i zagranicą) oraz ich zwrotów, a także usług komplementarnych do
przesyłek rejestrowanych.
2. Usługa będzie świadczona na podstawie przepisów prawa, z uwzględnieniem w szczególności:
1) Ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2008 r., Nr 189, poz. 1159 ze zm.),
2) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania
powszechnych usług pocztowych (Dz.U. Nr 5, poz.34 ze.zm.),
3) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji
powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego
(Dz.U. z 2003 r. Nr 183, poz. 1795 ze zm.),
4) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym – międzynarodowych przepisów
pocztowych tj. wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych dotyczących świadczenia
usług pocztowych oraz wiążących regulaminów wykonawczych Światowego Związku Pocztowego w
tym m.in. Światowa Konwencja Pocztowa, Regulamin Poczty Listowej, Regulamin dotyczący paczek
pocztowych,
5) Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz.93 ze zm.),
6) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r.
Nr 98, poz. 1071 ze zm.),
7) Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeksie postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 r. Nr 43,
poz. 296),
8) Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012
r., poz. 270 ze zm.)
9) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy wydanych na
podstawie ustaw i rozporządzeń oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
3. Dane podane przez Zamawiającego w odniesieniu do prognozowanej do nadania w czasie realizacji
zamówienia ilości przesyłek pocztowych i paczek pocztowych poszczególnego rodzaju są danymi
szacunkowymi, przyjętymi w celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej.
4. Zamawiający zastrzega, że ilości przesyłek pocztowych i paczek pocztowych poszczególnego rodzaju,
określonych w formularzu cenowym będącym załącznikiem do formularza ofert, może ulec zmianie
(zwiększeniu lub zmniejszeniu) w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb Zamawiającego. Z
tego tytułu Wykonawca nie będzie zgłaszać wobec Zamawiającego żadnych dalszych roszczeń w tym
finansowych.
5. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do
2000 g. (Gabaryt A i B).
6. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do
5000 g. (Gabaryt A i B).
7. Przez gabaryt A i B:
1) dotyczące przesyłek listowych rozumie się:
Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm,
szerokość 230 mm.
Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach:
minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub
szerokość 230 mm,
maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym
największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
2)
dotyczące paczek pocztowych rozumie się:
Gabaryt A – to przesyłka o wymiarach:
minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm,
maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm,
wysokość 300 mm.
Gabaryt B – to przesyłka o wymiarach:
minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość
300 mm,
maksimum – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie
może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm.
Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm.
8. Przez przesyłki pocztowe rozumie się przesyłki listowe:
1)
ekonomiczne (zwykłe) – przesyłki nie rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii,
2) ekonomiczne (zwykłe) priorytetowe – przesyłki nie rejestrowane najszybszej kategorii,
3) polecone – przesyłki rejestrowane będące przesyłką listową, przemieszczane i doręczane w sposób
zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
4) polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii,
5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane przyjęte za
potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru,
6)
polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane
najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.
9. Przez paczki pocztowe rozumie się:
1) ekonomiczne (zwykłe) – przesyłki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii,
2) ekonomiczne (zwykłe) priorytetowe – przesyłki rejestrowane będące paczkami najszybszej
kategorii.
10. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług doręczania przesyłek pocztowych i paczek
pocztowych do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i poza granicami
Polski.
11. Usługa doręczania przesyłek pocztowych i paczek powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie
z uwzględnieniem terminów określonych w ustawie z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe
(Dz.U. z 2008 r., Nr 189, poz. 1159 ze zm.) oraz wydanym na jej podstawie Rozporządzeniu Ministra
Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług
pocztowych (Dz.U. Nr 5, poz.34 ze.zm.).
12. Wykonawca zobowiązany jest do stałego odbioru od Zamawiającego z Biura Obsługi Klienta
Urzędu Miasta Legionowo (mieszczącego się w siedzibie Zamawiającego w Legionowie przy
ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41) raz dziennie, w dni robocze od poniedziałku do piątku
w godzinach 14.30 – 15.30 przesyłek pocztowych i paczek przygotowanych do wysłania lub do
zapewnienia możliwości przyjmowania przesyłek pocztowych i paczek od Zamawiającego
w placówce Wykonawcy realizującej usługi objęte przedmiotem zamówienia na terenie miasta
Legionowo, pow. legionowski, woj. mazowieckie, w dni robocze od poniedziałku do piątku
w godzinach 8.00 – 18.00 i wyznaczy do obsługi Zamawiającego placówkę nadawczo-odbiorczą
zlokalizowaną nie dalej niż 3 km w linii prostej od siedziby Zamawiającego (przez siedzibę
Zamawiającego rozumie się adres Urzędu Miasta w Legionowie tj. ul. marsz. Józefa
Piłsudskiego 41, 05-120 Legionowo).
13. Odbioru od Zamawiającego przesyłek pocztowych i paczek o którym mowa w ust.12
dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel (pracownik) Wykonawcy po okazaniu
stosowanego pisemnego upoważnienia.
14. Odbiór od Zamawiającego przesyłek pocztowych i paczek przeznaczonych do wysłania będzie
każdorazowo dokumentowany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy pieczęcią, podpisem
i datą w pocztowej książce nadawczej – dla przesyłek rejestrowanych i paczek oraz na zestawieniu
ilościowym przesyłek nierejestrowanych z podziałem na kategorie wagowe.
15. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, odebranych od Zamawiającego lub przyjętych w
wyznaczonej placówce nadawczo-odbiorczej Wykonawcy następować będzie w dniu ich odbioru od
Zamawiającego lub nadania przez Zamawiającego w placówce nadawczo-odbiorczej (przesyłki odebrane
od Zamawiającego lub nadane przez Zamawiającego muszą mieć datę nadania zgodną z datą ich odbioru
od Zamawiającego lub nadania przez Zamawiającego).
16. Wszelkie oznaczenia (numery nadawcze) przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione i naniesione
na przesyłkach przez Wykonawcę.
17. Wykonawca gwarantuje, że nadanie przesyłki będzie skutkować zachowaniem terminów doręczeń oraz
zasad doręczeń wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. K odeks postępowania
administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.), ustawy z dnia 17 listopada 1964 r.
Kodeksie postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 r. Nr 43, poz. 296) oraz ustawy z dnia 30 sierpnia 2002
roku o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1270 ze zm.).
18. Wykonawca zobowiązuje się do doręczania do siedziby Zamawiającego (do Biura Obsługi Klienta
Urzędu Miasta Legionowo mieszczącego się w siedzibie Zamawiającego w Legionowie przy
ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41) w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00 -16.00
pokwitowanych przez adresatów „potwierdzeń odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczeń przesyłek,
nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia.
19. W przypadku nieobecności adresata pod wskazanym adresem odbioru, przedstawiciel Wykonawcy
zobowiązany jest do pozostawienia zawiadomienia (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki
pocztowej lub paczki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę pocztową lub
paczkę. Termin odbioru przez adresata przesyłki pocztowej lub paczki wynosi 14 dni, liczonych od dnia
następnego po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia (pierwsze awizo), w tym terminie
przesyłka pocztowa lub paczka jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu przewidzianego na
odbiór przesyłki pocztowej lub paczki przez adresata, przesyłka zwracana jest do Zamawiającego (do
Biura Obsługi Klienta Urzędu Miasta Legionowo mieszczącego się w siedzibie Zamawiającego w
Legionowie przy ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41 w dni robocze od poniedziałku do piątku
w
godzinach 8.00 -16.00) wraz z podaniem na piśmie przyczyny nieodebrania przesyłki pocztowej lub
paczki przez adresata.
20. Wykonawca powinien posiadać taką strukturę organizacyjną i techniczną, aby odbiór przesyłki
pocztowej lub paczki przez adresata był możliwy od Wykonawcy w dni robocze, co najmniej 5 dni
w tygodniu, w wymiarze godzinowy co najmniej 8 godzin dziennie.
21. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek pocztowych i paczek w stanie uporządkowanym
tj.
1) w przypadku przesyłek rejestrowanych
- po wpisaniu każdej przesyłki do pocztowej książki
nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy
w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej
partii przesyłek,
2) w przypadku przesyłek nierejstrowanych – po sporządzeniu zestawienia ilościowego przesyłek wg
poszczególnych kategorii wagowych sporządzonego dla celów rozliczeniowych w dwóch
egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych,
a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek.
22. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłkach pocztowych lub paczkach nazwy
odbiorcy (adresata) wraz z jego danymi adresowymi (w przypadku przesyłek rejestrowanych
pokrywające się z danymi w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki („ekonomiczna”;
„ekonomiczna
priorytetowa”;
„polecona”;
„polecona
priorytetowa”;
„polecona
za
zwrotnym
potwierdzeniem odbioru” (ZPO); „polecona priorytetowa za zwrotnym potwierdzeniem odbioru” (ZPO))
oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki pieczątki określającej pełna nazwę
i adres Zamawiającego (nadawcy).
23. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek pocztowych i paczek pocztowych w stanie
umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem
przeznaczenia.
24. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach pocztowych i paczkach pocztowych oznaczenie
potwierdzające wniesienie opłaty w postaci nadruku na kopercie lub odcisku pieczęci o treści ustalonej
z Wykonawcą.
25. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona
(zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki pocztowej powinno gwarantować zabezpieczenie przed
dostępem do jej zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie zawartości paczki w czasie
przemieszczania. Nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza
możliwości
dołączania
przez Wykonawcę
do opakowanych
przesyłek,
przekazanych
przez
Zamawiającego, jakichkolwiek przedmiotów wpływających na wagę przesyłki oraz cenę usługi.
26. Jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie
Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia usługi objętej zamówieniem innemu operatorowi,
a kosztami tego wykonania zastępczego obciąży Wykonawcę.
27. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający będzie uiszczał wynagrodzenie w formie opłaty z dołu.
28. Podstawą rozliczenia Zamawiającego z Wykonawcą i zapłaty na jego rzecz wynagrodzenia jest suma
opłata za faktycznie nadane (w tym zwrócone – z powodu braku możliwości doręczenia) przesyłki
pocztowe i paczki pocztowe w okresie rozliczeniowym, stwierdzone na podstawie dokumentów
nadawczych i oddawczych.
29. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi będącej przedmiotem zamówienia
stosuje się przepisy ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2008 r., Nr 189, poz.
1159 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie
reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego
(Dz.U. z 2003 r. Nr 183, poz. 1795 ze zm.).