Zarządzenie 295 Zarządzenie 295

Zarządzenie Nr 295/2015
Burmistrza Miasta Lubań
z dnia 11 grudzień 2015 roku
w sprawie: określenia instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji
związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych w okresie
programowania 2014 – 2020 przez Gminę Miejską Lubań.
Na podstawie art. 31 i art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz.U. z 2013r., poz. 594 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia
18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.
Nr 14, poz. 67) w zw. z art. 140 rozporządzenia rozporządzenie Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju
Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz
ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego
Funduszu
Społecznego,
Funduszu
Spójności
i
Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady
(WE) nr 1083/2006 (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 320. ), art. 136 Parlamentu Europejskiego
I Rady (UE, EURATOM) NR 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie
zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające
rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1),
zarządzam, co następuje:
§1
1. Wprowadza się w Urzędzie Miasta Lubań instrukcję określającą zasady przechowywania
i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych
ze środków Unii Europejskiej oraz innych środków pomocowych („projektów”), których
beneficjentem jest Gmina Miejska Lubań lub/i jej jednostki organizacyjne realizowanej
przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Lubań, jak i gminne jednostki organizacyjne zaangażowane w zakresie merytorycznym i pomocniczym w realizację projektów,
stanowiącą załącznik do zarządzenia.
2. Wprowadza się Instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej
z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych oraz innych środków
pomocowych w okresie programowania 2014-2020 przez Gminę Miejską Lubań, która
stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§2
Wykonanie Zarządzenia i nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się kierownikom
komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Lubań oraz gminnych jednostek organizacyjnych.
§3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Miasta Lubań
Arkadiusz Słowiński
2
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 295/2015
Burmistrza Miasta Lubań z dnia 11 grudnia 2015r.
INSTRUKCJA
przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów
współfinansowanych ze środków unijnych oraz innych środków pomocowych w okresie
programowania 2014-2020 przez Gminę Miejską Lubań
Podstawowym założeniem niniejszej instrukcji jest ustalenie zasad przechowywania
i archiwizacji dokumentacji powstałej podczas realizacji projektów dofinansowanych
ze środków unijnych oraz innych środków pomocowych w okresie programowania
2014-2020, realizowanych przez Gminę Miejską Lubań.
§1
Rodzaj dokumentów podlegających obowiązkowi przechowywania, miejsce
przechowywania i forma przechowywania dokumentacji
1.
Gmina Miejska Lubań, jako Beneficjent jest zobowiązany przechowywać w swojej
siedzibie kompletną dokumentację związaną z realizacją projektów dofinansowanych ze
środków unijnych w terminie i zgodnie z wymogami art. 140 rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) Nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające
wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu
Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu
Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące
Europejskiego
Funduszu
Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego
Funduszu
Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego
i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 i art. 136
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) Nr 966/2012 z dnia 25 października
2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnegoUnii
oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 Beneficjenci
zobowiązani są do przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo
informacji wszelkich danych związanych z realizacją projektu. Skutkiem braku
dokumentu może być utrata części lub całości dofinansowania do wydatku, którego
przedmiotowy dokument dotyczył.
2.
Beneficjent jest zobowiązany przechowywać dokumentację obejmującą zarówno
wydatki kwalifikowalne, jak i wydatki niekwalifikowane poniesione w ramach projektu.
3.
Dokumentacja jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek
organizacyjnych Urzędu Miasta Lubań przez okres trwałości projektu, a następnie
przekazywana do archiwum zakładowego.
4.
W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentów, w tym z siedziby
merytorycznej komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego, beneficjent
zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego poinformowania Instytucji Zarządzającej
programem, zgodnie z odpowiednimi zapisami umów/uchwał o dofinansowanie
projektów.
5.
Za zabezpieczenie i archiwizację dokumentów odpowiedzialne są wszystkie stanowiska
pracy zaangażowane w zakresie merytorycznym i pomocniczym w realizację projektów,
odpowiednio do swojego zakresu zadań.
3
6.
Dokumentację należy przechowywać w formie oryginałów albo kopii poświadczonych
za zgodność z oryginałem na powszechnie uznawanych nośnikach danych.
7.
Za powszechnie dopuszczalne nośniki danych w rozumieniu art. 90 rozporządzenia
(WE) nr 1083/2006, uznaje się w minimalnym zakresie:
−
fotokopie dokumentów oryginalnych;
−
mikrofilmy dokumentów oryginalnych;
−
elektroniczne kopie dokumentów oryginalnych;
−
dokumenty istniejące wyłącznie w postaci elektronicznej.
Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do
Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67).
8.
Za informatyczny nośnik danych (materiał lub urządzenie służące do zapisywania,
przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej) można uznać np. płytę
CD/DVD lub HDD. Dobrą praktyką jest załączanie do informatycznych nośników
danych informacji, jakie dokumenty zostały na nich zapisane.
9.
Niedopuszczalne jest niszczenie wersji papierowej dowodów księgowych (o ile
oryginalnie występują tylko w wersji papierowej) i przechowywanie ich tylko w formie
elektronicznej.
10. Jeżeli część dokumentów istnieje wyłącznie w postaci elektronicznej, stosowane systemy
informatyczne muszą spełniać uznane normy bezpieczeństwa, gwarantujące zachowanie
zgodności z przepisami krajowymi oraz wiarygodność dokumentów. Nośniki
informatyczne zawierające zarchiwizowane dokumenty powinny być przechowywane
oddzielnie od dokumentacji papierowej, w sposób zapewniający bezpieczeństwo przed
wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione. Dla celów bezpieczeństwa
powinno się systematycznie kopiować dane zawarte na nośniku do kolejnego
nośnika danych.
11. Dokumentację, która cechuje się niską trwałością druku i czytelnością zapisów
(blaknięciem), w tym szczególnie dokumentację finansowo-księgową (np. faktury na
wydrukach termicznych, paragony) należy dodatkowo kopiować.
12. Do dokumentacji związanej z realizowanym projektem zaliczają się w szczególności
dokumenty związane z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania
umów z wykonawcami:
1) Dokumentacja ogólna projektu:
a) wnioski o dofinansowanie (wszystkie wersje) wraz z załącznikami,
b) pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania,
c) dokumentacji dotyczącej zmian w projekcie,
d) umowy/uchwały/porozumienie o dofinansowanie projektu wraz ze wszystkimi
załącznikami, w przypadku dokonywania zmian w umowie – aneksy umów,
e) zweryfikowane wnioski o płatność wraz z kompletem załączników,
f) całej korespondencji związanej z projektem, w której posiadaniu jest beneficjent,
w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do Umowy
o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność,
dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań z kontroli, itp.,
g) dokumentacji dotyczącej pomocy publicznej (jeżeli dotyczy),
h) sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu (jeżeli dotyczy),
4
i) dokumentacja dotycząca audytów, w tym audytu wewnętrznego Beneficjenta,
w zakresie działań związanych z projektem,
j) decyzje o zwrocie środków oraz dokumentacja odwoławcza w tym zakresie (jeżeli
dotyczy),
k) dokumenty wytworzone po zakończeniu realizacji projektu, które zawierają
informacje dotyczące trwałości projektu,
2) Dokumentacja finansowo-księgowa projektu:
a) dokumenty potwierdzające poniesione koszty (faktury i inne dokumenty
o równoważnej wartości dowodowej, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia
księgowania, dokumenty potwierdzające dokonanie wydatków (oryginały),
wyciągi z rachunku bankowego, itp.),
b) wydruki operacji z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu lub
elektroniczna ewidencja księgowa (w rozumieniu art. 13 ust. 6 ustawy z dnia
29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.)
c) wydruki: z ewidencji środków trwałych oraz ewidencji środków niematerialnych
i prawnych lub elektroniczna ewidencja dotycząca środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych (jeżeli w ramach projektu dokonywano
zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych),
d) zestawienie wydatków poniesionych w ramach projektu w przypadku
beneficjentów, którzy przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu nie
dysponowali wyodrębnioną ewidencją,
e) polecenie wyjazdu służbowego, bilety potwierdzające odbycie podróży służbowej,
ewidencja przebiegu pojazdu w przypadku użycia samochodu prywatnego do celów
służbowych – jeżeli koszty te były objęte projektem,
f) kserokopie aktualnych (w okresie realizacji i rozliczania finansowego projektu)
zarządzeń Burmistrza określających politykę rachunkowości i zakładowy plan kont
w Urzędzie Miasta Lubań/ Gminnej jednostce organizacyjnej,
g) oryginał dokumentu potwierdzający zastosowany sposób księgowania operacji
projektu,
h) dokumenty świadczące o nałożeniu kar umownych na wykonawców,
3) Dokumentacja merytoryczna z projektu:
a) dokumenty dotyczące rzeczowej realizacji projektu: dokumentacja budowlana,
protokoły zdawczo-odbiorcze, pozwolenia, decyzje administracyjne dotyczące
realizowanych inwestycji, protokoły odbioru i protokoły konieczności, dzienniki
budowy, kosztorysy powykonawcze, itp.
b) dokumenty, których sporządzenie ujęte było w budżecie projektu w kategorii
wydatków kwalifikowanych lub niekwalifikowanych: analizy, dedykowana
dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty z badań, audyty
energetyczne, itp.
c) dokumenty dotyczące zorganizowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji,
wystaw oraz innych działań o charakterze promocyjnym: zaproszenia,
potwierdzenia uczestnictwa, materiały szkoleniowe, materiały konferencyjne,
materiały promocyjne (ulotki, gadżety, plakaty), listy obecności, czasopisma,
w których zamieszczano ogłoszenia i inne informacje dotyczące projektu, zdjęcia,
inne dowody dotyczące promocji projektu,
5
d) dokumenty dotyczące zakupów sprzętu i wyposażenia (świadectwa, gwarancje,
certyfikaty, licencje, instrukcje obsługi, nośniki elektroniczne (dotyczące np.:
oprogramowania),
e) akty notarialne, umowy zawarte w związku z realizowanym projektem oraz aneksy
do tych umów (w tym umowy o dzieło, zlecenia, umowy o pracę), oddelegowanie
do projektu,
f) akta osobowe pracowników finansowanych w ramach projektu, w przypadku, gdy
koszty te były objęte projektem,
4) Dokumenty dotyczące prowadzonych postępowań na wyłonienie wykonawców:
a) umowy zawarte w związku z realizowanym projektem oraz aneksy do tych umów,
umowy o dzieło, umowy zlecenia, akty notarialne itd.,
b) dokumenty dotyczące zakupu gruntów, nabycia nieruchomości, tj. akty notarialne,
operaty szacunkowe itp.,
c) dokumenty dotyczące zakupu sprzętu i wyposażenia, tj. protokoły odbioru,
gwarancje, licencje, nośniki oprogramowania itp.,
d) wszystkie niezbędne dokumenty zgodne z wymogami ustawy Prawo Zamówień
Publicznych, tj.: ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia, wydruk
ogłoszenia potwierdzający przekazanie ogłoszeń do biuletynu zamówień
publicznych, wydruk potwierdzający zamieszczenie ogłoszeń i SIWZ na stronie
internetowej zamawiającego, korespondencja z wykonawcami (zwłaszcza
uzupełnienia dokumentów, złożone wyjaśnienia, odpowiedzi na pytania),
specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie
złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz
z załącznikami, wszelka dokumentacja środków ochrony prawnej, zwrotne
potwierdzenia odbioru,
e) dokumentacja z postępowań z wyboru wykonawców na zamówienia, których
wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa
w art. 4 pkt 8) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(Dz.U. z 2013 poz. 907, z póź. zm.) – zgodnie z wytycznymi instytucji
zarządzającej danymi programami operacyjnego,
5) Inne dokumenty dotyczące projektu:
a) informacje z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty
(informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne,
zalecenia pokontrolne wraz dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń
i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości),
b) raporty z audytu zewnętrznego,
c) Zarządzenia Burmistrza Miasta Lubań w sprawie archiwizacji,
d) regulaminy wynagradzania pracowników, karty czasu pracy, jeśli były stosowane
(w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),
e) dokumenty dotyczące projektu o charakterze organizacyjnym: instrukcje
kancelaryjne, instrukcje kasowe, instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów,
f) korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji
przedmiotowego projektu,
g) sprawozdania sporządzane w okresie trwałości projektu i korespondencja z nimi
związana,
h) inne dokumenty dotyczące projektu.
6
§2
Postępowanie z dokumentacją dotyczącą realizacji projektów
1. Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnych
segregatorach, opatrzonych:
1) logotypem programu operacyjnego - loga właściwe dla programu zgodnie z
wytycznymi programowymi, w ramach którego projekt uzyskał dofinansowanie,
2) nr projektu,
3) tytuł projektu,
4) nr umowy o dofinansowanie,
5) nazwą programu operacyjnego,
6) nr i nazwą osi priorytetowej, nr działania,
7) innymi wymaganymi oznaczeniami związanymi z otrzymanym dofinansowaniem,
8) wskazaniem rodzaju przechowywanych dokumentów.
2. Segregatory z dokumentacją przechowywane są:
1) zgodnie z obowiązującymi przepisami kancelaryjnymi w merytorycznych komórkach
organizacyjnych Urzędu Miasta Lubań i archiwum zakładowym, poprzez oznaczenie
kategorii archiwalnej „A” oraz odpowiednim symbolem i hasłem z jednolitego
rzeczowego wykazu akt, z zastrzeżeniem § 1 ust.3 niniejszej instrukcji,
2) w zamkniętych szafach (pomieszczeniach), zapewniając dostępność, poufność
i bezpieczeństwo.
3. Zaleca się, aby dokumenty dotyczące projektów przechowywać w odrębnych teczkach
aktowych - dla każdego projektu.
4. Dokumentacja powinna być uporządkowana, zarówno wewnątrz
i segregatorów, pod względem tematycznym i chronologicznym.
teczek,
jak
5. W przypadku ewidencjonowania operacji gospodarczych przy użyciu programów
komputerowych możliwa jest ich archiwizacja w postaci elektronicznej, przy zapewnieniu
natychmiastowego ich wydruku na żądanie Instytucji.
6. Merytoryczne komórki organizacyjne Urzędu Miasta Lubań mają obowiązek
udostępniania wszystkich dokumentów na żądanie wspólnotowych lub krajowych
instytucji uprawnionych do kontroli, audytu i ewaluacji.
§3
Porządkowanie akt przed przekazaniem do archiwum zakładowego
1. Akta przed przyjęciem do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane przez
osobę, która je wytworzyła lub przez osobę, która przejęła obowiązki/zakres czynności w
tym zakresie.
2. Dokumentacja winna być przygotowana w sposób uporządkowany, w oznaczonych
teczkach (oznaczenie teczki powinno spełniać wymogi niniejszej instrukcji).
3. Szczegółowy opis teczki przygotowanej do przekazania do archiwum zakładowego określa
załącznik do niniejszej instrukcji.
7
§4
Terminy przechowywania dokumentów
1. Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów i programów
współfinansowanych ze środków unijnych musi być zgodne ze szczegółowymi
wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych Instytucji
Zarządzającej Programem Operacyjnym oraz w umowie o dofinansowanie projektu.
2. Jeżeli wskazane w ust.1 dokumenty (Wytyczne IZ i umowa o dofinansowanie projektu)
nie stanowią inaczej, merytoryczne komórki organizacyjne przechowują teczki aktowe
przez okres trwałości projektu, a archiwum zakładowe co najmniej 3 lat od daty
zamknięcia Programu Operacyjnego, z którego otrzymano dofinansowanie,
z zastrzeżeniem ust.3 i ust.5.
3. Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania w swojej siedzibie dokumentów
dotyczących pomocy publicznej (jeżeli dotyczy) przez okres 10 lat od dnia udzielenia
pomocy publicznej w ramach Projektu (tj. podpisania umowy o dofinansowanie), ale nie
krócej niż do dnia upływu terminu, o którym mowa w ust. 2, z możliwością jego
przedłużenia w sytuacji określonej w art. 15 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999
z dnia 22 marca 1999 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania art. 93 Traktatu
o ustanowieniu Wspólnot Europejskich (Dz. Urz. WE L 83 z 27.03.1999, z późn. zm.).
Okres przechowywania dokumentacji ma w tym wypadku związek z terminem
przedawnienia windykacji. Zgodnie z art. 15 rozporządzenia 659/1999 kompetencje
Komisji w zakresie windykacji pomocy podlegają 10-letniemu okresowi przedawnienia.
4. Okres przechowywania dokumentów wskazany w ust. 2 i 3 niniejszej instrukcji lub
w umowie o dofinansowanie wiąże Gminę Miejską Lubań lub jej komórki organizacyjne
mimo, że okres trwałości projektu może być krótszy (5 lat od dnia zakończenia
finansowego danego projektu).
5. Na wniosek Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, odpowiedzialnej
za zarządzanie finansowe danym Programem, okres przechowywania dokumentacji
związanej z projektem może ulec wydłużeniu, zgodnie z zapisami umowy
o dofinansowanie projektu.
§5
Ogólne zasady, tryb przechowywania i archiwizacji dokumentów
1. Ogólne zasady, tryb przechowywania i archiwizacji dokumentów związanych z realizacją
projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych, z zastrzeżeniem
szczegółowych zasad określonych w niniejszej instrukcji, określają:
1) dla komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Lubań – przepisy rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej
jednolitych rzeczach wykazów akt oraz instrukcji w sprawie działania archiwów
zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67).
2) dla gminnych jednostkach organizacyjnych - w instrukcjach kancelaryjnych
i rzeczowych wykazach akt oraz w instrukcjach w sprawie organizacji i zakresu
działania archiwum lub składnicy akt ustalonych i zatwierdzonych na odrębnych
zasadach.
2. W przypadku nakładania się na siebie zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej,
jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz instrukcji archiwalnej obowiązujących
w Urzędzie Miasta Lubań i gminnych jednostkach organizacyjnych oraz zasad zawartych
w niniejszej instrukcji, obowiązuje zasada, która jest w określonym kontekście czasowym
8
bardziej rygorystyczna, tzn. wskazuje dłuższy okres przechowywania dla konkretnego
rodzaju dokumentacji związanej z realizacją projektu unijnego.
3. Beneficjenci zobowiązani są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz
ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, zarówno dokumentacji
powstającej w nich, jak i dokumentacji do nich nadsyłanej i składanej, w sposób
odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Niniejszy obowiązek
nakłada na nich podmiotowo ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.
§6
Przechowywanie dokumentów w archiwum zakładowym
1.
Archiwum zakładowe przechowuje akta związane z realizacją projektów oraz innych
środków pomocowych zgodnie z kategorią archiwalną „A” lub zgodnie z zapisami
umowy o dofinansowanie, jeżeli kategoria archiwalna jest krótsza niż okres
przechowywania dokumentacji określony w umowie o dofinansowanie.
2.
Ustala się, że okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów
w archiwum zakładowym nie może być krótszy, niż termin archiwizowania określony
w umowie o dofinansowaniu, z zastrzeżeniem § 4 ust. 5 niniejszej instrukcji.
3.
Jeżeli kategoria archiwalna akt przekazywanych do archiwum zakładowego jest niższa
niż okres przechowywania dokumentów określony w umowie o dofinansowanie projektu
lub innych dokumentach, komórka organizacyjna przekazująca akta do archiwum
zakładowego, zaznacza na spisie zdawczo – odbiorczym akt właściwy wymagany okres
przechowywania dokumentów.
4.
Komórka organizacyjna dokonująca archiwizacji akt wytworzonych w związku
z realizacją projektu odpowiada za ich prawidłowe oznakowanie oraz przekazanie do
archiwum zakładowego w sposób zapewniający spełnienie wymogu dotyczącego okresu
przechowywania określonego w umowie o dofinansowanie.
5.
W przypadku kontroli projektu przez uprawnioną do tego instytucję w okresie po
przekazaniu akt związanych z realizacją projektu do archiwum zakładowego, komórka
dokonująca przekazania akt odpowiedzialna jest za ich dostarczenie zespołowi
kontrolnemu.
6.
Zaleca się, aby dokumentacja dotycząca projektu (w ramach danej komórki
organizacyjnej) została przekazana do archiwum zakładowego w osobnej teczce aktowej
(teczkach aktowych), nie jako część bieżącej dokumentacji wytworzonej w komórce
organizacyjnej.
7.
Dla uniknięcia ryzyka wybrakowania dokumentacji długiego okresu przechowywania
razem z dokumentacją księgową projektu, oryginały dokumentów kategorii archiwalnej
B50 (np. listy płac) będą przechowywane w oddzielnych teczkach. Na potrzeby kontroli
i audytu w segregatory WOP (wniosków o płatność) wpinane będą nie oryginały a kopie
tych dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem.
§7
Zasady, tryb przechowywania i archiwizacji dokumentów dla projektów realizowanych
we współpracy z partnerem projektu/Gminnej jednostki organizacyjnej
1.
W przypadku, gdy projekt jest realizowany przez Gminę Miejską Lubań we współpracy
z partnerem projektu/Gminnej jednostki organizacyjnej, albo przez partnera
9
projektu/Gminną jednostkę organizacyjną we współpracy z Gmina Miejską Lubań całość
dokumentacji projektowej jest archiwizowana i przechowywania w archiwum
zakładowym wiodącego realizatora projektu.
2.
Gminna jednostka organizacyjna albo partner projektu współpracujący przy realizacji
projektu przekazują wiodącemu realizatorowi projektu całość dokumentacji spraw
zakończonych, którą wytworzyły.
3.
Przekazanie dokumentacji, o którym mowa w ust. 1, następuje na podstawie spisu
zdawczo- odbiorczego, zawierającego:
1) nazwę Gminnej jednostki organizacyjnej/ partnera projektu przekazującej
dokumentację;
2) imię, nazwisko i podpis pracownika przygotowującego spis,
3) imię, nazwisko i podpis kierownika partnera projektu/gminnej jednostki
organizacyjnej przekazującej
4) imię, nazwisko i podpis pracownika komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Lubań
przyjmującej dokumentację lub imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego
dokumentację;
5) dla każdej pozycji spisu: liczbę porządkową, znak sprawy; tytuł teczki
z zachowaniem zasad określonych w § 2 ust.1 niniejszej instrukcji;
6) informację o rodzaju dokumentacji w teczce;
7) rok najwcześniejszego pisma w teczce oraz rok najpóźniejszego pisma w teczce;
8) liczbę tomów jednej teczki aktowej w spisie;
9) kategorię archiwalną;
10) w przypadku dokumentacji nietradycyjnej –określenie nośnika danych.
4.
Gminna jednostka organizacyjna lub partner projektu współpracujący przy realizacji
projektu przed przekazaniem dokumentacji w trybie ust.3:
1) wykonuje uwierzytelnione kopie przekazywanych dokumentów, które przechowuje
w swojej siedzibie;
2) lub skanuje przekazywaną dokumentację i zapisuje ją:
a)
na twardym dysku komputera stanowiska pracy związanego ze współrealizacją
projektu,
b) na powszechnie uznanych nośnikach danych jednokrotnego zapisu zgodnych
z § 1 ust. 7 niniejszej instrukcji.
§8
Zasady udostępniania dokumentacji
1.
Do udostępniania dokumentacji, przed jej przekazaniem do archiwum, stosuje się
przepisy instrukcji kancelaryjnych właściwych dla komórek organizacyjnych urzędu albo
gminnych jednostek organizacyjnych z zastrzeżeniem, że okres ewentualnego
wypożyczenia nie może naruszać terminu, o którym mowa w § 4 niniejszej instrukcji.
2.
Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w siedzibie
merytorycznej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Lubań lub w postaci kopii.
3.
Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na
podstawie wniosku zawierającego co najmniej:
10
1) datę;
2) nazwę wnioskującego;
3) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie,
przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła
i zgromadziła lub przekazała,
b) dat skrajnych dokumentacji;
c) informację o sposobie udostępnienia;
d) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
e) w przypadku osób spoza podmiotu:
f) cel udostępnienia,
g) uzasadnienie.
§9
Postanowienia końcowe
1.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji znajdują zastosowanie przepisy
powszechnie obowiązującego prawa.
2.
Do archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, o którym mowa w § 1 ust. 12
pkt 2) nie mają zastosowania przepisy Części III Rozdziału I § 28 ust. 1 Zarządzenia
Nr 190/2013 Burmistrza Miasta Lubań z dnia 25 listopada 2013 r. w sprawie: przepisów
wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Urzędu Miasta Lubań, stosuje się
przepisy niniejszej instrukcji.
Załącznik do Instrukcji
„Opis teczki”
logotyp programu operacyjnego
Gmina Miejska Lubań
Nazwa komórki organizacyjnej
(symbol literowy komórki organizacyjnej
i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)
(Kategoria archiwalna „A”)
Tytuł teczki
( hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji)
1) rok założenia teczki aktowej…………………………………………………............
2) rok najpóźniejszego pisma w teczce …………………………………………………
(uzupełnionego — po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce)
3) numer projektu ……………………………………………………………………….
4) tytuł projektu …………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
5) nr umowy o dofinansowanie …………………………………………………………
6) nazwa programu operacyjnego ………………………………………………………
7) nr i nazwa osi priorytetowej, nr działania ……………………………………………
8) data zakończenia finansowego realizacji projektu ……………………………….…..
9) termin końcowy zachowania trwałości projektu ……………………………………..
10) data końcowa przechowywania dokumentacji (z umowy o dofinansowania i/ lub
wytycznych) …….……………………..……………………………
(ewentualnie kolejny numer tomu)