Specyfikacja Istotnych Warunkow Zamowienia

Transkrypt

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
W TRYBIE PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
NA
„ZAPROJEKTOWANIE, INSTALACJĘ ORAZ WDROśENIE
INFORMATYCZNEGO SYSTEMU FINANSOWO – KSIĘGOWEGO I KADROWO –
PŁACOWEGO ORAZ EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH
DLA CENTRUM UNIJNYCH PROJEKTÓW TRANSPORTOWYCH”
Postępowanie prowadzone dla postępowań o wartości zamówienia
poniŜej 133 tys. Euro
Warszawa, dn. .................................
Centrum Unijnych Projektów Transportowych
INFORMACJE I WYMAGANIA OGÓLNE
I. ZAMAWIAJĄCY
Siedziba Centrum Unijnych Projektów Transportowych
ul. Bonifraterska 17, 00-203 Warszawa.
Tel.: (0-22) 246 05 00
Fax: (0-22) 246 05 01
Strona internetowa: www.cupt.gov.pl rubryka Ogłoszenia
NIP: 701-007-12-70
II. TRYB POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
Przetarg nieograniczony zgodnie z ustawą z dn. 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), zwaną dalej „Pzp”.
III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Zaprojektowanie, instalacja oraz wdroŜenie informatycznego systemu finansowo –
księgowego i kadrowo - płacowego oraz ewidencji środków trwałych dla Centrum
Unijnych Projektów Transportowych (CUPT)
Numer referencyjny nadany zamówieniu: Nr 3/2009/ZAM
Przedmiot zamówienia obejmuje realizację następujących prac:
a) Analizę przedwdroŜeniową (I Etap):
Usługi w zakresie planowania wdraŜania systemu
b) Prace projektowe (II Etap):
Usługi programowania oprogramowania systemowego i dla uŜytkowników,
Usługi konfiguracji oprogramowania
c) WdroŜenie systemu (III Etap):
Usługi wdraŜania oprogramowania
Usługi szkolenia komputerowego
d) Testowanie systemu (IV Etap):
Usługi w zakresie testowania systemu,
Usługi testowania i konserwacji oprogramowania
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 6 do SIWZ.
Zaprojektowanie, instalacja oraz wdroŜenie informatycznego systemu finansowo –
księgowego i kadrowo - płacowego oraz ewidencji środków trwałych Centrum Unijnych
Projektów transportowych (CUPT) odbywa się na warunkach określonych w SIWZ,
zgodnie z załącznikami nr 1-9 do SIWZ.
Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.
Szczegółowe warunki gwarancji zawarte są w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia
stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ.
Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
2
Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67
ust. 1 pkt 6 Pzp.
Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień dodatkowych, o których mowa w art. 67 ust. 1
pkt 5 Pzp.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.
CPV: 72224199-2; 72211000-7; 72265000-0; 72263000-6; 80533100-0; 72254100-1;
72254000-0
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
1. Czas realizacji wykonania poszczególnych prac (terminy maksymalne) wraz z podziałem
na poszczególne etapy realizacji:
a) Etap I - Analiza przedwdroŜeniowa: 15 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy;
b) Etap II - Prace projektowe: 40 dni kalendarzowych od dnia zakończenia Etapu I;
c) Etap III - WdroŜenie systemu: 20 dni kalendarzowych od dnia zakończenia Etapu II;
d) Etap IV - Testowanie systemu: 40 dni kalendarzowych od dnia zakończenia Etapu III.
2. Realizacja wykonania usługi zgodnie z harmonogramem określonym w Załączniku nr 8 do
SIWZ.
3. Wskazane terminy wykonania usługi mogą ulec zmianie z przyczyn leŜących po stronie
Zamawiającego i w oparciu o decyzje Zamawiającego.
V. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy:
1. spełniają warunki określone w art. 22 ust.1 Pzp tj.:
1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŜeli
ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie
innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do
wykonania zamówienia;
3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania;
2. Spełniają warunki szczegółowe:
1) posiadają doświadczenie:
a) zrealizowali naleŜycie w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania
o udzielenie zamówienia, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym
okresie, co najmniej jedno (1) zamówienie, w jednostce sektora finansów publicznych
obsługującej płatności i rozliczenia z udziałem środków unijnych, których zakres
funkcjonalny obejmował ewidencję bilansową i pozabilansową.
3
b) zrealizowali naleŜycie w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania
o udzielenie zamówienia, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym
okresie, co najmniej jedno (1) zamówienie, w jednostce sektora finansów publicznych,
polegające na wdroŜeniu systemu finansowo – księgowego, kadrowo – płacowego oraz
ewidencji środków trwałych dla minimum 20 uŜytkowników, których zakres funkcjonalny
obejmował: ewidencję bilansową i pozabilansową, zarządzanie środkami trwałymi,
sprawozdawczość oraz kadry i płace.
2) dysponują potencjałem kadrowym:
Wykonawca, w celu realizacji niniejszego zamówienia, zobowiązany jest zapewnić
wykonanie zamówienia przez osoby spełniające następujące wymagania:
a) jedna (1) osoba, która kierowała przynajmniej 2 projektami wdroŜenia systemu finansowo
– księgowego;
b) jedna (1) osoba, która brała udział we wdroŜeniu przynajmniej 2 systemów finansowo –
księgowych wraz z modułem kadrowo - płacowym, których zakres funkcjonalny
obejmował: ewidencję bilansową i pozabilansową, zarządzanie środkami trwałymi,
sprawozdawczość, kadry i płace oraz rozliczanie wydatków realizowanych ze środków
unijnych.
Zamawiający dokona oceny spełniania ww. warunków na podstawie dokumentów i
oświadczeń określonych w rozdziale VI ust. 1 i 2 niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia (SIWZ).
VI. DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE OD WYKONAWCÓW
1. Na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy powinni
złoŜyć:
1) oświadczenie, którego wzór znajduje się w Załączniku nr 2, będące oświadczeniem
upowaŜnionego przedstawiciela Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art.
22. ust. 1 Pzp.;
2) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej, jeŜeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub
zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niŜ 6
miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
3) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, Ŝe
Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat lub zaświadczenie, Ŝe uzyskał
przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłoŜenie na raty zaległych płatności
lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione nie
wcześniej niŜ 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
4) aktualne zaświadczenie z właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub
Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, Ŝe Wykonawca nie zalega z
opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub zaświadczenie, Ŝe
uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłoŜenie na raty zaległych
płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – wystawione
nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;
5) Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych równieŜ
wykonywanych, usług w okresie ostatnich trzech lat, przed dniem wszczęcia
postępowania o udzielenie zamówienia, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawom
stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat
wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, Ŝe dostawy te
4
zostały wykonane naleŜycie. Wykonawca nie moŜe być wystawcą dokumentów
potwierdzających naleŜyte wykonanie zamówienia. Zakres ww. dokumentów musi
potwierdzać spełnienie warunku określonego w Rozdziale V ust. 2 pkt 1) SIWZ. Wzór
wykazu znajduje się w Załączniku nr 4 do SWIZ.
6) Wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca i które będą
uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia (wg wzoru określonego w Załączniku nr 5)
wraz z Ŝyciorysami zawodowymi tych osób (wg wzoru określonego w Załączniku nr 5a).
śyciorys powinien być podpisany przez osobę, której dotyczy. Zakres ww. dokumentów
musi potwierdzać spełnienie warunków określonych w Rozdziale V ust. 2 pkt 2) SIWZ.
7) Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do
wykonania zamówienia, jeŜeli w wykazie, o którym mowa w Rozdziale VI ust. 1 pkt 6,
wykonawca wskazał osoby, którymi będzie dysponował.
2. Wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej
Polskiej, składają dokumenty zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 19 maja 2006r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich moŜe Ŝądać
zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U.
Nr 87, poz. 605 z późn. zm.), wskazane w ust. 1 tj.:
1) pkt 2), 3), 4) - składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma
siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, Ŝe:
a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości – wystawione nie wcześniej
niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i
zdrowotne albo Ŝe uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub
rozłoŜenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji
właściwego organu – wystawione nie wcześniej niŜ 3 miesięcy przed upływem
terminu składania ofert,
c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie – wystawione nie
wcześniej niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
2) JeŜeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub
miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów wskazanych w pkt 1 Wykonawca
składa dokument zawierający oświadczenie złoŜone przed notariuszem, właściwym
organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub
gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca
ma siedzibę lub miejsce zamieszkania – wystawione z odpowiednią datą wymagana dla
tych dokumentów.
3. Dokumenty mogą być składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z
oryginałem przez Wykonawcę.
4. Wszystkie wymagane dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim, na
maszynie, komputerze lub odręcznie w sposób zapewniający czytelność tekstu.
5. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złoŜone wraz z tłumaczeniem na
język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO
Z WYKONAWCAMI
1. Zamawiający nie dopuszcza porozumiewania się drogą elektroniczną. Przewiduje
5
2.
3.
4.
a)
b)
kontakty z Wykonawcami w sprawach dotyczących postępowania, w formie pisemnej lub
faksem potwierdzanym kaŜdorazowo listem poleconym. SIWZ została opublikowana na
stronie internetowej Zamawiającego, tj. www.cupt.gov.pl w rubryce Ogłoszenia.
Postępowanie odbywa się w języku polskim, w związku z czym wszelkie pisma,
dokumenty, oświadczenia składane w trakcie postępowania między Zamawiającym a
Wykonawcami muszą być sporządzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w
języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez
Wykonawcę.
Wszelką korespondencję naleŜy kierować na adres wymieniony w Rozdziale I.
Pracownikami upowaŜnionymi do kontaktów z Wykonawcami są:
w sprawach merytorycznych – Ewa Wiśniewska, tel. (0-22) 246 05 06 w godz. 8.1516.15.
w sprawach procedury postępowania o zamówienie publiczne – Arkadiusz Zieliński, tel.
(0-22) 246 05 48 w godz. 8.15-16.15.
VIII. WADIUM
1. Wysokość wadium:
Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany wnieść wadium w wysokości
3 000,00 zł, słownie: trzy tysiące złotych.
2. Forma wadium.
Wadium moŜe być wniesione w jednej lub kilku z poniŜszych form:
1) pieniądzu,
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym Ŝe poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pienięŜnym,
3) gwarancjach bankowych,
4) gwarancjach ubezpieczeniowych,
5) poręczeniach udzielonych przez podmioty, o których mowa w art.6 b ust.5 pkt 2 ustawy
z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.
U. Nr 109, poz.1158 z późn zm.).
3. Miejsce i termin wniesienia wadium.
1) Wadium naleŜy wnieść przed upływem terminu składania ofert określonego w Rozdziale
XI.
2) W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu, ustaloną kwotę naleŜy wpłacić przelewem
na rachunek bankowy Zamawiającego nr: 53 1010 1010 0058 5813 9120 0000.
Wadium powinno znaleźć się na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem
terminu składania ofert. Do oferty powinna być załączona kopia dowodu wykonanej
operacji.
3) W przypadku wnoszenia wadium w pozostałych dopuszczalnych formach określonych
w ust. 2, kserokopię dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium naleŜy dołączyć do
oferty, natomiast oryginał gwarancji/poręczenia naleŜy umieścić w ofercie w sposób
umoŜliwiający jego zwrot zgodnie z zapisami ustawy.
4) Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób:
„Wadium na postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na zaprojektowanie,
instalację oraz wdroŜenie informatycznego systemu finansowo – księgowego i
kadrowo - płacowego oraz ewidencji środków trwałych dla Centrum Unijnych
Projektów Transportowych (CUPT), Nr 3/2009/ZAM”.
6
Dokument wadium wniesionego w formie gwarancji/poręczenia powinien zawierać
klauzulę o gwarantowaniu wypłaty naleŜności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na
pierwsze Ŝądanie.
Wadium takie powinno obejmować cały okres związania ofertą, poczynając od daty
składania ofert.
Wadium nie moŜe zawierać Ŝadnych ograniczeń sprzecznych z Pzp, w szczególności
ograniczających moŜliwość zrealizowania praw określonych w art. 46 ust. 4a i 5 Pzp.
5) W przypadku składania oferty przez Wykonawców występujących wspólnie, wadium musi
być wniesione przez wszystkich lub za wszystkich Wykonawców występujących wspólnie,
co musi jednoznacznie wynikać z dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium lub
dokumentu stanowiącego wadium.
6) Nie wniesienie wadium w wymaganym terminie (takŜe na przedłuŜony okres związania
ofertą), wysokości lub formie skutkuje wykluczeniem Wykonawcy z postępowania.
IX.
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni.
2. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, licząc od dnia
składania ofert włącznie.
X.
SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERT
1. Wykonawca złoŜy tylko jedną ofertę w jednym egzemplarzu, w zaklejonej i oznakowanej
kopercie. Oferta Wykonawcy, który złoŜy więcej niŜ jedną ofertę zostanie odrzucona.
2. Na ofertę Wykonawcy składa się:
1) Formularz oferty – wypełniony zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1. Oferta
powinna zawierać w szczególności cenę netto i brutto wykonania przedmiotu zamówienia
oraz wszelkie wymagane w załączniku dane.
2) Koncepcja realizacji funkcjonalności systemu w zakresie jego funkcji podstawowych,
wspomagania ewidencji pozabilansowej, środków trwałych, modułu kadry – płace ze
szczególnym uwzględnieniem aspektów związanych z efektywnością pracy i
bezpieczeństwem przetwarzania danych – wypełniony według wzoru stanowiącego
Załącznik nr 3 do SIWZ.
3) Koncepcja przeprowadzenia szkoleń wraz z harmonogramem szkolenia określającego
liczbę godzin szkolenia z poszczególnych modułów tematycznych w podziale na szkolenia
dla uŜytkowników systemu oraz administratorów.
4) Metodyka zgodności realizacji prac z zaproponowanym harmonogramem.
5) Zakres oraz warunki usług gwarancyjnych, mając na uwadze treść pkt 9 Załącznika nr 6
do SWIZ, wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik nr 9 do SIWZ.
6) Technologia oferowanego rozwiązania, zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ,
ze szczególnym uwzględnieniem pkt 6 Załącznika nr 6 do SIWZ.
7) Dowód wniesienia wadium, w szczególności oryginał poręczenia bankowego, gwarancji
bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, udzielonego poręczenia jako wadium lub kopia
dowodu wykonanej operacji i innych form wniesienia wadium, zgodnie z treścią Rozdziału
VIII ust. 3 pkt 3 SIWZ.
3. Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenia i dokumenty, wymienione Rozdziale
VI ust. 1-2 na zasadach określonych w rozdziale VI.
4. Inne wymagane oświadczenia i dokumenty:
7
a) w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo określające
jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy;
b) w przypadku, gdy ofertę składają Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie
zamówienia wymagane jest załączenie dokumentu pełnomocnictwa określającego zakres
umocowania pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w postępowaniu albo
reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
stosownie do art. 23 ust. 2 Pzp.
5.
Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złoŜeniem oferty.
6.
Oferta musi być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania lub komputerze lub
ręcznie
w sposób zapewniający trwałość i czytelność tekstu oraz zaleca się, aby wszystkie jej
strony zostały podpisane przez osobę upowaŜnioną do reprezentowania Wykonawcy, z
zastrzeŜeniem ust. 7.
7.
Wszelkie poprawki i zmiany w treści oferty muszą być parafowane i datowane
własnoręcznie przez osobę upowaŜnioną do reprezentowania Wykonawcy.
8.
Wykonawca przedstawi: pełną nazwę Wykonawcy, adres, nr telefonu i faksu, nazwiska
osób upowaŜnionych do kontaktów z Zamawiającym w czasie trwania postępowania o
udzielenie niniejszego zamówienia publicznego.
9.
Zarówno oryginały dokumentów jak teŜ ich kopie (odpisy, zaświadczenia, oświadczenia)
załączone do oferty nie będą zwracane Wykonawcom.
10. Wykonawcy
mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji
istotnych warunków zamówienia. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, chyba Ŝe
prośba
o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynie do Zamawiającego na mniej niŜ 6 dni przed
terminem składania ofert. Zamawiający udzielając wyjaśnień przekaŜe je wszystkim
Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania. Ponadto, treść
zapytań i udzielonych odpowiedzi, Zamawiający zamieści na stronie internetowej, na
której udostępniona jest SIWZ.
11. Wykonawca,
przed upływem terminu składania ofert, moŜe wprowadzić zmiany oraz
wycofać złoŜoną przez siebie ofertę.
Wykonawca nie moŜe wprowadzić zmian do oferty oraz wycofać jej po upływie terminu
składania ofert.
W przypadku wycofania oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, Ŝe ofertę swą
wycofuje.
W przypadku zmiany oferty, Wykonawca składa pisemne oświadczenie, iŜ ofertę swą
zmienia, określając zakres i rodzaj tych zmian, a jeśli oświadczenie o zmianie pociąga za
sobą konieczność wymiany czy teŜ przedłoŜenia nowych dokumentów – Wykonawca
winien dokumenty te złoŜyć. Oświadczenie jw. i dokumenty naleŜy zamieścić w
zamkniętym opakowaniu opisanym jak opis opakowania oferty, z dopiskiem „zmiany”.
12. W przypadku składania oferty wspólnej, zgodnie z art. 23 Pzp:
1) dokumenty i oświadczenia wymienione w Rozdziale VI ust.1 pkt 2-4) składa osobno kaŜdy
z Wykonawców składających ofertę wspólną;
2) oświadczenie wymienione w Rozdziale VI ust. 1 pkt 1) na potwierdzenie spełniania
warunków określonych w art. 22 ust.1 ustawy składają Wykonawcy wspólnie;
8
3) dokumenty wymienione w Rozdziale VI ust. 1 pkt 5) - 7) na potwierdzenie spełniania
warunków udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale V ust. 2 składa przynajmniej
jeden Wykonawca, który spełnia wymagania lub Wykonawcy wspólnie.
13.Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu
przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeŜeli Wykonawca, nie później niŜ w
terminie składania ofert, zastrzegł, Ŝe nie mogą one być udostępniane. W przypadku
zastrzeŜenia informacji Wykonawca ma obowiązek wydzielić z oferty informacje
stanowiące tajemnicę jego przedsiębiorstwa i oznaczyć je klauzulą „Nie udostępniać.
Informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia
16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. nr 153, poz.
1503 z późn. zm..)”. W sytuacji, gdy Wykonawca zastrzeŜe w ofercie informacje, które nie
stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa lub są jawne na podstawie przepisów ustawy Prawo
zamówień publicznych lub odrębnych przepisów, informacje te będą podlegały
udostępnieniu na takich samych zasadach, jak pozostałe niezastrzeŜone dokumenty.
Uwaga: Wykonawca nie moŜe zastrzec nazwy (firmy), adresu Wykonawcy, ceny oferty,
terminu wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunków płatności.
XI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
Ofertę w zaklejonej kopercie naleŜy złoŜyć w terminie:
do dnia 17.03.2009 roku do godziny 13:00,
w Centrum Unijnych Projektów Transportowych w Warszawie, przy ul. Bonifraterskiej 17,
w Recepcji CUPT, piętro V.
Kopertę z ofertą naleŜy oznaczyć następująco:
OFERTA: „Zaprojektowanie, instalację oraz wdroŜenie informatycznego systemu
finansowo – księgowego i kadrowo - płacowego oraz ewidencji środków trwałych dla
Centrum Unijnych Projektów Transportowych”
NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM: 17.03.2009 r. do godziny 13:30
Dodatkowo na kopercie naleŜy zamieścić nazwę Wykonawcy i adres do korespondencji
oraz numery telefonu i faksu (np. typową – czytelną - pieczęć firmową).
Otwarcie ofert nastąpi w dniu upływu terminu składania ofert o godz. 13:30, w Sali
konferencyjnej nr 109 na V piętrze w Centrum Unijnych Projektów Transportowych.
XII. SPOSÓB OBLICZENIA CENY
1. Cena oferty brutto będzie obejmować całkowity koszt wykonania zamówienia oraz
wszelkie koszty związane z wykonaniem zamówienia (w tym koszt materiału oraz
wszelkie usługi związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia) oraz wszelkie inne
ewentualne obciąŜenia, w tym podatek VAT. Ceny powinny być podane z dokładnością
do 2 miejsc po przecinku.
2. Cena oferty jw. wyraŜona w złotych winna być przedstawiona na formularzu oferty wg
wzoru określonego w załączniku nr 1, w szczególności w rozbiciu na poszczególne
9
elementy zamówienia. W formularzu naleŜy bezwzględnie wyszczególnić cenę za
przeniesienie majątkowych praw autorskich do utworów objętych zamówieniem oraz cenę
za udzielane ewentualne licencje.
3. WaŜne dla Wykonawców operujących cenami w obcej walucie:
Zamawiający nie dopuszcza oferty cenowej w innych walutach niŜ złoty polski.
Wykonawca winien skalkulować ceny biorąc pod uwagę moŜliwe wahania kursu walut
obcych na złoty oraz innych składników cenotwórczych.
4. Warunki płatności zostały przedstawione w § 4 załącznika nr 7 do SIWZ (Istotne
postanowienia umowy). Wykonawca wystawi fakturę VAT w liczbie i z zakresem
produktów wskazanych przez Zamawiającego za zrealizowanie przedmiotu zamówienia.
5. Cena oferty musi być skalkulowana w sposób jednoznaczny, bez podziału na wartości
zaleŜne od wielkości zamówienia, zawierać zysk, koszty pośrednie, opłaty, ubezpieczenia,
podatki w tym takŜe podatek VAT, oraz wszystkie inne koszty, a w szczególności koszty:
prac i obowiązków wykonawcy określonych w Załączniku nr 6 do SIWZ.
XIII. KRYTERIA, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY
WYBORZE OFERTY
1. Ocenie według nw. kryteriów będą podlegać tylko oferty nie podlegające odrzuceniu.
2. Oferty oceniane będą w skali do 100 punktów - łącznie w kryteriach (maksymalna liczba
punktów), z dokładnością do 0,1 punktu.
3. Przy wyborze oferty w ramach części w zakresie zamówienia Zamawiający będzie się
kierował następującymi kryteriami:
Kryteria oceny oferty
Waga
Cena (brutto)
40%
Sposób realizacji funkcjonalności
30%
Zakres oraz warunki usług gwarancyjnych i serwisowych
10%
20%
Technologia oferowanego rozwiązania
Razem
100%
a) W kryterium - Cena (brutto) ocena będzie dokonywana według następującego wzoru:
cena ofertowa brutto oferty najtańszej
liczba punktów oferty badanej = ------------------------------------------------ x 40 pkt
cena ofertowa brutto oferty badanej
b) Kryterium – sposób realizacji funkcjonalności:
− Ocenie podlegać będzie opracowanie koncepcji sposobu realizacji w zakresie
podstawowej funkcjonalności systemu finansowo – księgowego, kadrowo –
płacowego, wspomagania ewidencji pozabilansowej oraz modułu środków trwałych;
− Ocena poszczególnych składników będzie uwzględniała aspekty związane
z poprawnością, efektywnością i bezpieczeństwem w zakresie funkcjonalności;
− Punktacja odpowiedzi będzie oceniana systemem od 0 – 5 pkt w zakresie
funkcjonalności i oczekiwań od Wykonawcy oprogramowania.
− Maksymalna ilość punktów 50, co stanowi wagę 30%.
10
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Pytania w zakresie oczekiwań od oferenta
Punktacja
0-5 pkt
W oprogramowaniu są zdefiniowane standardowe sprawozdania dla
jednostki budŜetowej: Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-N, Rb-Z Rb-70,
Rb-71 oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki, Bilans,
Rachunek Zysków i Strat.
Wydruki zapisów księgowych za dowolnie wybrany okres np. od 10
września do 06 października w dowolnym układzie.
Sposób realizacji równoległej ewidencji kaŜdego zdarzenia
w systemie ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej, podgląd kont
przeciwstawnych w trakcie ewidencji zapisów księgowych.
Sposób
zapewnienia
realizacji
zestawień
autorskich
i modyfikowania zaproponowanych zestawień w oprogramowaniu.
Sposób kontroli rzetelności zapisów w księgach: przekroczenie planu
finansowego, poprawności wprowadzanych dekretów poprzez
kontrole bilansowania się dokumentu oraz zgodności kont
przeciwstawnych.
Zakres rozbudowy kont analitycznych o kolejne dostępne znaki
umoŜliwiające dodatkowe prowadzenie ewidencji księgowej.
Sposób przenoszenia danych z oprogramowania do arkusza Excel
oraz z arkusza Excel do oprogramowania
Sposób aktualizacji oprogramowania wynikająca z wprowadzonych
zmian przez wykonawcę lub legislacyjnych
Sposób generowania dokumentów płacowych rozksięgowania płac
z podziałem kwot na paragrafy klasyfikacji budŜetowej z czwartą
cyfrą 7 bądź 8 i 9 tj. niekwalifikowane, finansowanie,
współfinansowanie.
Sposób automatyzowania wszystkich księgowań związanych
z ruchem środków trwałych.
c) Kryterium – zakres oraz warunki usług gwarancyjnych przedstawionych przez
Wykonawcę, które będą obowiązywały w ramach bezpłatnej gwarancji:
1.
2.
3.
4.
Maksymalny czas usunięcia błędów krytycznych (nie krócej niŜ jedna
godzina) do momentu przywrócenia w pełni sprawnego systemu
Maksymalny czas usunięcia błędów niekrytycznych (nie krócej niŜ
jedna godzina) do momentu przywrócenia w pełni sprawnego
systemu
Maksymalny czas uzyskania odpowiedzi na pytania zadane w trakcie
konsultacji (telefonicznych lub drogą elektroniczną)
Standardowe godziny pracy obsługi serwisowej (maksymalnie 24h, 7
dni w tygodniu, 365 dni w roku)
od 0 do 25
punktów
od 0 do 25
punktów
od 0 do 25
punktów
od 0 do 25
punktów
Liczba punktów dla kaŜdego z powyŜszych składników będzie liczona według proporcji
w stosunku do najkorzystniejszych warunków zaproponowanych przez Wykonawców.
Otrzymane wyniki dla kaŜdego z punktów zostaną zsumowane tworząc ocenę dla danego
kryterium.
11
W kryterium miarą wagi 10% jest czas realizacji zgłoszonego problemu w trakcie
eksploatacji oprogramowania. Maksymalna ilość punktów 100, co stanowi wagę 10 %.
d) W kryterium - technologia oferowanego rozwiązania ocenie podlegać będzie
technologia oferowanego rozwiązania. Maksymalna ilość punktów 100, co stanowi wagę
20%. Ocena zostanie dokonana zgodnie z poniŜszym zestawieniem:
1.
2.
3.
Architektura programowa systemu (zastosowana platforma
bazodanowa oraz aplikacyjna systemu z uwzględnieniem sposobu
komunikacji pomiędzy wyszczególnionymi warstwami np. klient –
serwer)
Funkcjonalność systemu w zakresie raportowania (techniki budowy
zapytań na podstawie danych przechowywanych w systemie oraz
ich prezentacji w formie raportów, wydruków, z uwzględnieniem
kwestii bezpieczeństwa dostępu do informacji)
Bezpieczeństwo systemu (bezpieczeństwo SZBD, bezpieczeństwo
klienta, zarządzanie uprawnieniami)
od 0 do 40
punktów
od 0 do 30
punktów
od 0 do 30
punktów
Liczba punktów dla kaŜdego z powyŜszych składników będzie liczona według proporcji
w stosunku do najkorzystniejszych warunków zaproponowanych przez Wykonawców.
Ocena kryterium powstanie jako suma przyznanych punktów za poszczególne składniki.
4.
5.
Ilości punktów za poszczególne kryteria, przyznane przez poszczególnych członków
komisji przetargowej dokonujących oceny zostaną zsumowane oraz podzielone przez
liczbę członków komisji przetargowej dokonujących oceny ofert i będą stanowić
końcową ocenę oferty.
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska najwyŜszą łączną liczbę
punktów.
XIV. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE I DODATKOWE
1.
2.
Zamawiający zastrzega moŜliwość udzielenia dotychczasowemu Wykonawcy, w okresie
3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, zamówień uzupełniających, stanowiących
nie więcej niŜ 20 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu
tego samego rodzaju zamówień.
Zamawiający zastrzega moŜliwość udzielenia dotychczasowemu Wykonawcy zamówień
dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nie przekraczających łącznie
30 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego
wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemoŜliwej
wcześniej do przewidzenia.
XV. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ
DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY
W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
1. Zamawiający wskaŜe termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta
została wybrana w zawiadomieniu o wyborze oferty.
12
2. JeŜeli zostanie wybrana oferta Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie
zamówienia, Wykonawcy zobowiązani są dostarczyć Zamawiającemu w terminie przez
niego wyznaczonym umowę regulującą ich współpracę.
3. Umowa regulująca współpracę Wykonawców składających wspólnie ofertę powinna
określać m.in.:
a) podmioty składające ofertę;
b) cel gospodarczy, dla którego została zawarta umowa;
c) zasady reprezentacji i prowadzenia spraw;
d) oznaczenie czasu trwania umowy (wymaga się, aby czas trwania umowy był nie
krótszy niŜ okres realizacji zamówienia oraz okres gwarancji i/lub rękojmi);
e) umowa nie moŜe być umową przedwstępną ani umową zawartą pod warunkiem
zawieszającym.
4. JeŜeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w
sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający moŜe wybrać ofertę najkorzystniejszą
spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
5. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest przed zawarciem umowy
do przedłoŜenia aktualnego na dzień podpisania umowy odpisu z właściwego rejestru albo
aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
XVI. ZABEZPIECZENIE NALEśYTEGO WYKONANIA UMOWY
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wykonawca, przed podpisaniem umowy, zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia
naleŜytego wykonania umowy na kwotę stanowiącą 5 % zaoferowanej ceny w
następujących formach (do wyboru):
a) pienięŜnej,
b) poręczenia bankowego,
c) gwarancji bankowej,
d) gwarancji ubezpieczeniowej,
e) poręczenia udzielonego przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy
z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
W przypadku wniesienia wadium pieniądzu Wykonawca moŜe wyrazić zgodę na
zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Wykonawca zobowiązany będzie wpłacić
przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego.
Skuteczne wniesienie zabezpieczenia w formie pienięŜnej następuje z chwilą wpływu
środków pienięŜnych na rachunek bankowy Zamawiającego.
Zabezpieczenie naleŜy wnieść nie później niŜ w dniu podpisania umowy.
Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy będzie zwrócone Wykonawcy w
wysokości 100 % kwoty zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania
zamówienia i uznania przez Zamawiającego za naleŜycie wykonane.
XVII. ISTOTNE POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO
TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY
Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy zawiera
załącznik nr 7 do niniejszej SIWZ.
13
XVIII. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Wykonawcom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub moŜe doznać
uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Pzp, przysługują
środki ochrony prawnej określone w dziale VI Pzp.
Wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, postanowień SIWZ, czynności podjętych przez
Zamawiającego w postępowaniu oraz w przypadku zaniechania przez Zamawiającego
czynności, do której jest obowiązany na podstawie ustawy, Wykonawca ma prawo
wnieść protest w terminach określonych w art. 180 ust. 2 i 3 Pzp.
Wniesienie protestu jest dopuszczalne tylko przed zawarciem umowy.
Zamawiający odrzuca protest wniesiony po terminie, wniesiony przez podmiot
nieuprawniony lub protest niedopuszczalny na podstawie art. 181 ust. 6 Pzp.
Protest powinien wskazywać oprotestowaną czynność lub zaniechanie Zamawiającego, a
takŜe zawierać Ŝądanie, zwięzłe przytoczenie zarzutów oraz okoliczności faktycznych i
prawnych uzasadniających wniesienie protestu.
Zgodnie z art. 184 ust. 1a i 2 Pzp w niniejszym postępowaniu stosuje się przepisy
dotyczących odwołań i skarg.
W niniejszym postępowaniu odwołanie przysługuje od rozstrzygnięcia protestu
dotyczącego opisu sposobu oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu,
wykluczenia wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia oraz odrzucenia
oferty.
XIX. WYBÓR WYKONAWCY I TRYB ZAWARCIA UMOWY
1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który nie podlega wykluczeniu i którego
oferta będzie odpowiadać wszystkim wymogom określonym w wymaganiach ogólnych i
szczegółowych (załączniki nr 1 - 9) i który zaoferuje najkorzystniejszą ofertę.
2. O wyborze oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców,
wskazując nazwę wybranego Wykonawcy i jego siedzibę oraz uzasadnienie wyboru.
Wszyscy Wykonawcy, którzy złoŜą oferty zostaną równieŜ zawiadomieni o nazwach
(firmach), siedzibach i adresach Wykonawców, którzy złoŜyli oferty wraz ze
streszczeniem oceny i porównaniem ofert, zawierającym punktację przyznaną ofertom
oraz Wykonawcach wykluczonych zgodnie z art. 92 ust. 1 pkt 1 Pzp. Informacja o
wyborze oferty zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.
3. Wybranego Wykonawcę Zamawiający niezwłocznie zawiadomi o wyborze jego oferty,
określając termin i miejsce podpisania umowy.
XX.
PODWYKONAWSTWO
Zamawiający Ŝąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie zakresu przedmiotu zamówienia,
które zamierza powierzyć podwykonawcom.
ZAŁĄCZNIKI:
nr 1 - Formularz oferty.
nr 2 - Wzór oświadczenia o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 Pzp.
nr 3 - Wzór koncepcji realizacji funkcjonalności systemu.
nr 4 - Wzór wykazu na potwierdzenie warunku w zakresie doświadczenia określonego w
Rozdziale V ust. 2 pkt 1 SIWZ.
nr 5 - Wzór wykazu na potwierdzenie warunku w zakresie potencjału kadrowego określonego
w Rozdziale V ust. 2 pkt 2 lit. a) – b) SIWZ.
14
nr 5a - Informacja o kwalifikacjach i doświadczeniu.
nr 6 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
nr 7 - Istotne postanowienia umowy, które Zamawiający wprowadzi do treści zawieranej
umowy.
nr 8 - Ramowy harmonogram wykonania przedmiotu umowy.
nr 9 - Wzór - zakres oraz warunki usług gwarancyjnych i serwisowych
15
Załącznik nr 1 do SIWZ
Formularz oferty
Do:
...............................................................................
...............................................................................
(nazwa i adres Zamawiającego)
Nawiązując do ogłoszenia o postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu
nieograniczonego na „Zaprojektowanie, instalację oraz wdroŜenie informatycznego systemu finansowo –
księgowego i kadrowo – płacowego oraz ewidencji środków trwałych dla Centrum Unijnych Projektów
Transportowych” my niŜej podpisani:
...................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................
działając w imieniu i na rzecz:
...................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................
(nazwa (firma) dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców); w przypadku składania oferty przez podmioty
występujące wspólnie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów składających wspólna
ofertę)
1.
OŚWIADCZAMY, Ŝe naszym pełnomocnikiem dla potrzeb niniejszego zamówienia
___________________________________________________________________________
jest:
________________________________________________________________________
(Wypełniają jedynie przedsiębiorcy składający wspólną ofertę)
2.
SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie ze Specyfikacją Istotnych
Warunków Zamówienia.
3.
OŚWIADCZAMY, Ŝe zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i uznajemy się
za związanych określonymi w niej postanowieniami i zasadami postępowania.
4.
OFERUJEMY wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę netto____________ zł (słownie złotych:
____________________________________)
powiększoną o podatek VAT w wysokości ___ ____ co
w wyniku daje cenę brutto__________ zł. (słownie złotych ____________________________________),
Zestawienie cenowe oferty w rozbiciu na poszczególne etapy zamówienia, zawierające łączną cenę za
realizację prac objętych zamówieniem:
Lp.
1.
2.
3.
4.
Pozycja
Jednostki
Cena
jednostkowa
netto (bez
VAT)
Liczba
jednostek
Cena netto
(bez VAT)
w PLN
Cena brutto w
PLN (z VAT)
Realizacja Etapu I
Realizacja Etapu II
Realizacja Etapu III
Realizacja Etapu IV
16
5.
Opłaty licencyjne
Razem cena ofertowa
suma kolumn 1–5
Uwaga – naleŜy wypełnić wyłącznie pola puste i niezaciemnione.
5.
ZOBOWIĄZUJEMY SIĘ do wykonania zamówienia w terminie wskazanym przez Zamawiającego
w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
6.
Oświadczamy, Ŝe oferowane przez nas warunki gwarancji są nie gorsze od określonych przez
Zamawiającego w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia określonym w Załączniku nr 6 do SIWZ.
7.
AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia.
8.
WSKAZUJEMY, Ŝe przy realizacji przedmiotu zamówienia powierzymy/nie powierzymy*
podwykonawcom następującej części zamówienia..........................................................................................
9.
UWAśAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez czas wskazany w Specyfikacji Istotnych
Warunków Zamówienia, tj. przez okres ______ dni od upływu terminu składania ofert.
10. OŚWIADCZAMY, Ŝe niniejsza oferta jest jawna i nie zawiera informacji stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, za wyjątkiem informacji
zawartych na stronach ….................................. .
11. OŚWIADCZAMY, Ŝe zapoznaliśmy się z Istotnymi Postanowieniami Umowy, określonymi
w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty,
do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą, na warunkach określonych w Specyfikacji Istotnych
Warunków Zamówienia, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
12. WSZELKĄ KORESPONDENCJĘ w sprawie niniejszego postępowania naleŜy kierować do:
Imię i nazwisko ……………………………….
Adres: ………………………………………….
Telefon: ………………………………………..
Fax: …………………………………………….
Adres e-mail: …………………………………..
13. OFERTĘ niniejszą składamy
z następującym spisem treści:
na
_________
kolejno
ponumerowanych
stronach,
zgodnie
1) ...........................................
2) ..........................................
__________________ dnia __ __ 200_ roku
___________________________________
(pieczęć i podpis Wykonawcy)
* zaznaczyć właściwe
17
Formularz oświadczenia Wykonawcy
o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 Pzp
OŚWIADCZENIE
o spełnianiu warunków z art. 22 ust. 1 Pzp
Składając ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne prowadzonym w trybie przetargu
nieograniczonego na „Zaprojektowanie, instalację oraz wdroŜenie informatycznego systemu finansowo –
księgowego i kadrowo – płacowego oraz ewidencji środków trwałych dla Centrum Unijnych Projektów
Transportowych” oświadczamy, Ŝe:
1.
Posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeŜeli ustawy nakładają
obowiązek posiadania takich uprawnień.
2.
Posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub
przedstawimy pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania
zamówienia.
3.
Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
4.
Nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.
__________________, dnia __ __ 200_ roku
___________________________________
18
WZÓR
KONCEPCJA REALIZACJI FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU
1. W oprogramowaniu są zdefiniowane standardowe sprawozdania dla jednostki budŜetowej:
Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-N, Rb-Z Rb-70, Rb-71 oraz zestawienie zmian w funduszu
jednostki, Bilans, Rachunek Zysków i Strat.
2. Wydruki zapisów księgowych za dowolnie wybrany okres np. od 10 września do 06
października w dowolnym układzie.
3. Sposób realizacji równoległej ewidencji kaŜdego zdarzenia w systemie ewidencji
bilansowej oraz pozabilansowej, podgląd kont przeciwstawnych w trakcie ewidencji
zapisów księgowych.
4. Sposób zapewnienia realizacji zestawień autorskich i modyfikowania zaproponowanych
zestawień w oprogramowaniu.
5. Sposób kontroli rzetelności zapisów w księgach: przekroczenie planu finansowego,
poprawności wprowadzanych dekretów poprzez kontrole bilansowania się dokumentu oraz
zgodności kont przeciwstawnych.
6. Zakres rozbudowy kont analitycznych o kolejne dostępne znaki umoŜliwiające dodatkowe
prowadzenie ewidencji księgowej.
7. Sposób przenoszenia danych z oprogramowania do arkusza Excel oraz z arkusza Excel do
oprogramowania
8. Sposób aktualizacji oprogramowania wynikająca z wprowadzonych zmian przez
wykonawcę lub legislacyjnych
19
9. Sposób generowania dokumentów płacowych rozksięgowania płac z podziałem kwot na
paragrafy klasyfikacji budŜetowej z czwartą cyfrą 7 bądź 8 i 9 tj. niekwalifikowane,
finansowanie, współfinansowanie.
10. Sposób automatyzowania wszystkich księgowań związanych z ruchem środków trwałych.
__________________, dnia __ __ 200_ roku
___________________________________
20
Potwierdzenie spełnienia warunku określonego w Rozdziale V ust. 2 pkt 1 lit. a) i b)
SIWZ – Wykaz doświadczenia
nieograniczonego na zaprojektowanie, instalacja oraz wdroŜenie informatycznego systemu
finansowo – księgowego i kadrowo - płacowego oraz ewidencji środków trwałych dla Centrum
Unijnych Projektów Transportowych oświadczamy, Ŝe:
wykonaliśmy, a w przypadku świadczeń okresowych i ciągłych równieŜ wykonujemy, w ciągu
ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeŜeli okres
działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej:
Nazwa zamówienia
Nazwa i
adres
Odbiorcy
Wartość
zamówienia
1
2
3
Rodzaj i zakres
zamówienia
(usługi)
4
Czas realizacji
Od
Do:
5
6
Na potwierdzenie spełnienia warunku, Wykonawca załączy dokumenty potwierdzające,
Ŝe wykazane usługi zostały wykonane naleŜycie
_________________ dnia __ __ 200_ roku
___________________________________
21
Potwierdzenie spełnienia warunku określonego w Rozdziale V ust. 2 pkt 2 lit. a) – b)
SIWZ – Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia
nieograniczonego na zaprojektowanie, instalację oraz wdroŜenie informatycznego systemu
finansowo – księgowego i kadrowo - płacowego oraz ewidencji środków trwałych dla Centrum
Unijnych Projektów Transportowych oświadczamy, Ŝe do realizacji zamówienia zostaną
skierowane następujące osoby:
Lp.
Nazwisko i Imię
1
2
Proponowane
stanowisko (funkcja)
3
Doświadczenie
4
Jak w załączniku 5a
__________________, dnia __ __ 200_ roku
___________________________________
22
Załącznik nr 5a do SIWZ
INFORMACJA O KWALIFIKACJACH I DOŚWIADCZENIU
Na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w przetargu nieograniczonym
prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na zaprojektowanie, instalacja oraz
wdroŜenie informatycznego systemu finansowo – księgowego i kadrowo – płacowego oraz
ewidencji środków trwałych dla Centrum Unijnych Projektów Transportowych
przedkładam następujące informacje:
1.
2.
3.
4.
5.
Nazwisko:
Imiona:
Wykształcenie:
Kandydat na stanowisko:
Wymagane doświadczenie:
Wymagane
doświadczenie
dla danego
stanowiska
Opis zadań potwierdzających
spełnienie wymogu
(Opis kaŜdego zadania podać w
osobnej pozycji)
(Wpisać
wymaganie
określone w
SIWZ)
(Wpisać
wymaganie
określone w
SIWZ)
(1)
(2)
(3)
6.
Czas
trwania od
– do w
miesiącach i
latach
Stanowi
sko
Firma
(1)
(2)
(3)
Inne umiejętności:
Czytelny podpis wskazanej osoby w pkt 1
…………….………………………………
………………………………………….
(pieczęć i podpis Wykonawcy/Pełnomocnika)
23
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
1. Cel projektu
Podstawowym celem wdroŜenia systemu finansowo – księgowego, kadrowo - płacowego oraz
ewidencji środków trwałych (zwanego dalej systemem) w CUPT jest wsparcie wszystkich
procesów finansowo – księgowych wynikających z realizacji zadań statutowych w ramach
ewidencji zgodnej z ustawą o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych.
System będący przedmiotem zamówienia nie będzie systemem zintegrowanym z systemem
informatycznym dysponenta wyŜszego rzędu, jednak musi być integralny z systemem
VIDEOTEL NBP oraz Płatnik ZUS.
Od systemu tego oczekuje się:
1. wspomagania procesów finansowo-księgowych, w tym:
• pełnej ewidencji księgowej oraz ewidencji pozabilansowej,
• kontroli finansowej,
• realizacji płatności,
• obsługi kasowej,
• sprawozdawczości.
2. wspomaganie procesów kadrowo – płacowych,
3. ewidencji środków trwałych,
4. znacznego zwiększenia zakresu i szybkości dostępu do informacji operacyjnych oraz jego
ujednolicenia,
5. znacznego zwiększenia zakresu i szybkości dostępu do danych zagregowanych oraz
danych analitycznych oraz jego ujednolicenia,
6. znacznego zwiększenia moŜliwości tworzenia raportów na podstawie danych zebranych
w systemie,
7. otwartości na zmiany technologiczne i organizacyjne.
PoniŜej przedstawiony został opis głównych podprocesów obszaru finansowo - księgowego
CUPT.
Podproces „Kontrola finansowa” – podproces ten składa się z: kontroli zgodności
wydatku z planem finansowym, kontroli formalno – rachunkowej oraz kontroli
zabezpieczeń. Dokumenty dzielą się na dwa rodzaje: operacyjne – dotyczące kosztów
funkcjonowania CUPT oraz programowe – dotyczące realizacji programów.
Dokument podlegający kontroli wprowadzany jest do systemu. Kontrola zgodności
z planem finansowym odbywa się za pomocą rozbudowanej ewidencji pozabilansowej
w układzie planu finansowego CUPT, który określa budŜety wydatków
w poszczególnych częściach tego planu. Wprowadzenie dokumentu i przypisanie go
do danej pozycji pozwala na kontrolę zgodności tego dokumentu z planem
24
finansowym i jednocześnie powoduje wykorzystanie budŜetu. Jednocześnie system
powinien pozwalać na przypisanie dokumentu do umowy, której stanowi on
rozliczenie. Kontrola zabezpieczeń będzie równieŜ wymagała wsparcia systemu.
Kontrola zabezpieczeń jest dokonywana na bieŜąco na podstawie zabezpieczeń
wpływających do komórki odpowiedzialnej za ewidencję zabezpieczeń.
Zabezpieczenia są rejestrowane w systemie (w ewidencji pozabilansowej);
Podproces „Ewidencji księgowej” – podproces polega na ewidencji księgowej
wszelkich zdarzeń gospodarczych CUPT zgodnie z wymogami ustawy w zakresie
rachunkowości , ustawy o finansach publicznych oraz stosowanej w zakresie CUPT
polityki rachunkowości.
Podproces „Realizacja płatności” – podproces ten ma miejsce po dokonaniu kontroli
finansowej oraz ewidencji dokumentu w księgach rachunkowych. Dla dokumentów
tych wystawiane są polecenia przelewu, które są grupowane w paczki a następnie
podpisywane przez osoby upowaŜnione do dysponowania środkami na rachunkach
i następnie wysyłane do banku. Proces ten jest wspierany przez systemy bankowości
elektronicznej.
Podproces „Ewidencja Środków Trwałych” – podproces ten dotyczy
ewidencjonowania środków trwałych oraz tworzenia dla nich tabel amortyzacyjnych
oraz dokonywania amortyzacji.
Podproces „Obsługa kasowa” – dotyczy działań związanych z wpłatami/wypłatami
gotówkowymi.
Podproces „Sprawozdawczość” – polega na sporządzaniu sprawozdań wymaganych
przez ustawę o rachunkowości oraz przez rozporządzenie Ministra Finansów w
sprawie sprawozdawczości budŜetowej.
Podproces „Kadrowo - Płacowy” – polega na wprowadzaniu, przetwarzaniu,
przechowywaniu danych osobowych, historii zatrudnienia oraz na tworzeniu list płac
i generowaniu przelewów.
2. Zakres projektu
Etap
Realizowane zadania
I ETAP
Analiza przedwdroŜeniowa
Identyfikacja szczegółowych potrzeb dotyczących
procesów i organizacji, które będzie spełniał system
II ETAP
Prace projektowe
Dostosowanie systemu do rozwiązań zawartych
w zaakceptowanym przez Zamawiającego raporcie
analizy przedwdroŜeniowej. Przygotowanie systemu
pod względem modyfikacji, integracji i migracji danych;
konfiguracja platformy systemowej i bazy danych.
25
Etap
Realizowane zadania
III ETAP
WdroŜenie
a) migracja danych
Przeniesienie wszystkich danych niezbędnych do
rozpoczęcia etapu ( IV etapu ) testowania systemu
b) szkolenie
Szkolenie końcowych uŜytkowników systemu,
szkolenie słuŜb informatycznych
c) wykonanie testów wszystkich procesów
Usuwanie na bieŜąco przez Wykonawcę błędów
potwierdzających prawidłowość działania
w funkcjonowaniu systemu.
systemu
IV ETAP
Testowanie systemu
Celem etapu jest potwierdzenie poprawności działania
systemu podczas pracy na danych rzeczywistych
w zakresie wszystkich procesów opisanych
w zamówieniu - funkcjonalności systemu , testy
akceptacyjne:
a) praca równoległa przez okres 1miesiąca w dwóch
systemach w pełnym zakresie funkcjonalności systemu,
b) dokonywanie przez Wykonawcę na bieŜąco,
niezwłocznie po zgłoszeniu uwag Zamawiającego,
modyfikacji systemu,
c) wykonanie w systemie operacji zamknięcia ksiąg
poprzedniego roku i otwarcia ksiąg roku następnego,
3. Zakres wymagań
Wymagania zawarte są w grupach tematycznych w następującym układzie:
- wymagania funkcjonalne wobec systemu (w zakresie zagadnień podstawowych
i poszczególnych podprocesów),
- wymagania dotyczące usługi Wykonawcy, czyli przyjmowanego podejścia
wdroŜeniowego, usług gwarancyjnych, technologii oprogramowania oraz szkoleń.
Podział wymagań na wyróŜnione podprocesy ma charakter jedynie pomocniczy, pozwalający
na bardziej przejrzystą formę przekazania oczekiwanej funkcjonalności systemu przez CUPT.
Wykonawca systemu jest zobligowany do spełnienia wszystkich określonych wymagań, zaś
ich lista będzie stanowić załącznik do zawartej umowy świadczenia usług.
26
4. Wymagania funkcjonalne wobec systemu
4.1. Zagadnienia podstawowe
1) Interfejs uŜytkownika musi być wykonany w języku polskim.
2) System powinien umoŜliwiać organizację ksiąg rachunkowych oraz realizację procesów
finansowych zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra finansów z dnia 28
lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu
państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora
finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.)
3) System musi umoŜliwiać elastyczne dostosowywanie organizacji ksiąg rachunkowych
i rejestrów do zmian w zasadach ewidencji programów obsługiwanych przez CUPT.
Zmiany w zasadach ewidencji programów będą dokonywane w takim zakresie, w jakim
będą tego wymagały zmieniające się przepisy prawa oraz organizacja wewnętrzna CUPT.
4) System musi zapewnić pełną zgodność z obowiązującym przepisami, w szczególności
ustawa o rachunkowości oraz ustawa o finansach publicznych oraz ustawą o podatku
dochodowym od osób prawnych, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
oraz przepisami wykonawczymi.
5) Wykonawca systemu musi dostarczyć dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1pkt 3
lit. b, c oraz pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r.
Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
6) Wykonawca w ramach wdroŜenia przedstawi propozycje zmian w Zakładowym Planie
Kont oraz opracuje i przedstawi propozycje systemu ewidencji pozabilansowej.
7) System musi zapewniać ewidencję kaŜdego zdarzenia/ operacji równolegle w dwóch
systemach ewidencji: ewidencji bilansowej oraz ewidencji pozabilansowej. System musi
zapewniać wgląd, na poziomie dowolnego dokumentu/ zdarzenia gospodarczego,
w informację o zakwalifikowaniu danego dokumentu/ zdarzenia w obu systemach
ewidencji. System musi umoŜliwiać generowanie/wydruk wszelkich raportów wg
dowolnie wybranego poziomu ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej.
8) System musi zapewniać jednokrotne wprowadzanie danych.
9) System musi wspierać automatyzację powtarzalnych czynności poprzez moŜliwość
tworzenia wzorców księgowań, kopiowania danych wprowadzanych wielokrotnie,
sugerowanie danych do wprowadzenia, definiowanie słowników zdarzeń gospodarczych,
rozbudowane opcje wyszukiwania danych. Definiowanie wzorców księgowań powinno
dotyczyć w szczególności operacji:
a) na rachunkach bankowych,
27
b) ewidencji kosztów (m.in. księgowania sprawozdań, not, faktur zakupu, list płac ,
dokumentów PK, dokumentów rozliczenia delegacji słuŜbowej, oświadczeń),
c) ewidencji przychodów (m.in. księgowanie faktur sprzedaŜy, odsetek),
d)
kasowych.
10) System musi wspierać zarządzanie rozrachunkami, w szczególności powinien
umoŜliwiać:
a) analizę rozrachunków w róŜnych przekrojach (np. wg kontrahentów, wg
programów/priorytetów, wg terminów),
b) monitorowanie naleŜności pod kątem terminów wymagalności i zobowiązań pod
kątem terminów zapadalności,
c) naliczanie odsetek według parametrów określonych przez uŜytkownika dotyczących
co najmniej zakresu dat oraz rodzaju odsetek.
11) System musi wspierać zarządzanie płynnością finansową CUPT. Musi dostarczać
stosownych informacji o stanie płynności w poszczególnych, dowolnie wybranych
programach (stan dostępnych środków, stan zobowiązań wynikający z dokumentów,
z ich terminów płatności, brakująca kwota środków). System musi informować o braku
dostępności środków na rachunku.
12) Systemu musi umoŜliwiać elastyczne tworzenie / modyfikowanie systemu ewidencji
pozabilansowej opartej na strukturze planu finansowego. System powinien umoŜliwiać
rozbudowywanie tej ewidencji do dowolnego poziomu szczegółowości. System musi
umoŜliwiać tworzenie/ wydruk raportu z realizacji planu finansowego za dowolnie
wybrany okres i na dowolnie wybranym poziomie szczegółowości. System musi
zapewniać 2 rodzaje takiego raportu- raport na podstawie dokonanych wypłat środków,
oraz raport z uwzględnieniem dokumentów zaewidencjonowanych lecz nie zapłaconych
(środki zaangaŜowane).
13) System musi umoŜliwiać prowadzenie rejestrów, w szczególności:
a) Rejestr kontrahentów, który będzie umoŜliwiał co najmniej:
ewidencję aktualnych i historycznych danych adresowych, numery rachunków
bankowych,;
klasyfikację kontrahentów wg typu relacji z CUPT (beneficjent, dostawca /, , etc.);
moŜliwość elastycznego raportowania (w tym wyszukiwania na podstawie dowolnie
wybranego atrybutu np. NIP, nazwa, część nazwy itd.);
28
powiązanie z rejestrem kontrahentów informacji o zdarzeniach dotyczących
kontrahentów zarejestrowanych w systemie.
b) Rejestr umów, uwzględniający podział umów na dwie główne grupy i odnoszące się
do nich minimalne wymagania :
umowy zawarte między CUPT a kontrahentami (dostawcami) – nazwa i dane
kontrahenta, numer umowy, rachunek bankowy, data zawarcia umowy, data
zakończenia umowy, przedmiot umowy, szczegóły dotyczące źródła finansowania,
kwota, , pole na dodatkową informację),
umowy zawierane między CUPT a beneficjentami/ – numer umowy, dane
beneficjenta (nazwa, adres, NIP), data zawarcia umowy, data zakończenia umowy,
przedmiot umowy, szczegółowe określenie źródeł finansowania (program, rodzaj
środków, nazwa / numer działania w planie finansowym, zabezpieczenie, kwota
umowy, procent dofinansowania, pole na dodatkową informację (informacja o
kwocie dokonanej płatności , informacja o kwocie płatności czekających na
realizację, status umowy (czynna, zrealizowana), nazwa zespołu odpowiedzialnego
za umowę pole na określenie typu umowy (Umowy będą powiązane z odpowiednimi
pozycjami w ewidencji pozabilansowej zgodnej z układem planu finansowego oraz z
rozrachunkami w ewidencji bilansowej. Rejestr umów musi umoŜliwiać rejestrację
historii zmian warunków umowy takich jak np. kwota umowy, terminy,
zabezpieczenia, zmiana danych kontrahenta oraz informację o numerze aneksu,
którym dokonano zmiany. System musi zapewniać, Ŝe uŜytkownicy systemu będą
posiadali informację o aktualnych warunkach umowy oraz dostęp do danych
historycznych.
c) Rejestr zabezpieczeń, który będzie umoŜliwiał co najmniej:
ewidencję informacji dotyczących zabezpieczeń takich jak: rodzaj zabezpieczenia,
opis zabezpieczenia, wartość zabezpieczenia, nr umowy, data przyjęcia
zabezpieczenia, data wygaśnięcia zabezpieczenia, data zwrotu zabezpieczenia.
14) Wszystkie rejestry muszą umoŜliwiać dowolne sortowanie, wybieranie oraz drukowanie
informacji (w tym sortowanie zaawansowane wg róŜnych kategorii, w dowolnie
wybranym zakresie czasowym), np.: wg kontrahenta, wg programu, , , etc. System musi
umoŜliwiać wydruk oraz przeniesienie do pliku analizowanych informacji w określonym
przez uŜytkownika zakresie.
15) System musi umoŜliwiać elastyczne definiowanie metod numerowania dokumentów
wprowadzanych do sytemu.
16) System musi zapewniać automatyzację powtarzalnych działań w szczególności takich jak
zamykanie okresów, zamknięcie roku obrotowego itd . System musi zapewnić moŜliwość
automatycznego próbnego przenoszenia bilansu ze wszystkim rozrachunkami.
MoŜliwość wielokrotnego przenoszenia na bilans otwarcia bilansu zamknięcia wraz
z nierozliczonymi pozycjami ewidencji pozabilansowej.
29
4.2. Kontrola finansowa
System musi zapewnić wsparcie procesu kontroli finansowej, która obejmuje kontrolę
zgodności z planem finansowym i odbywa się za pomocą ewidencji pozabilansowej
w układzie planu finansowego CUPT, który określa budŜety wydatków
w
poszczególnych
częściach
tego
planu.
Wprowadzenie
dokumentu
i przypisanie go do danej pozycji pozwala na kontrolę zgodności tego dokumentu
z planem finansowym i jednocześnie powoduje wykorzystanie budŜetu. Jednocześnie
system powinien pozwalać na przypisanie dokumentu do umowy, której stanowi on
rozliczenie.
System musi umoŜliwiać definiowanie budŜetów wydatków na dowolnie wybranym
poziomie w strukturze ewidencji pozabilansowej. System musi umoŜliwiać dokonywanie
wielokrotnych zmian tych budŜetów. BudŜety te dotyczą wydatków oraz wpływów
zgodnie z planem finansowym.
4.3. Realizacja płatności
System musi zapewnić integrację z systemem bankowości elektronicznej
wykorzystywanymi w CUPT tj. videotel (NBP). Pozwalającą na eksport/import danych
w celu dokonania płatności (wykonania przelewów) jak równieŜ automatycznego
księgowania wyciągów bankowych w powiązaniu ze zobowiązaniami. Wymiana
informacji (danych) pomiędzy systemami odbywać się musi zgodnie
z formatami rozpoznawalnymi przez system finansowo-księgowy oraz systemy
bankowości elektronicznej.
4.4. Ewidencja środków trwałych
1) System będzie prowadził ewidencję ilościowo – wartościową środków trwałych (w tym
wartości niematerialnych i prawnych) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2) Wszelkie zapisy księgowe dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych muszą mieć swoje odzwierciedlenie w ewidencji środków trwałych. System
musi pozwalać na przypisanie do środka trwałego/wartości niematerialnej
i prawnej informacji o źródle lub kilku źródłach finansowania, zaś w przypadku jego/ich
zmiany - prowadzić w ramach systemu historię zmian.
3) System musi umoŜliwiać zapisanie pełnego opisu środka trwałego/wartości
niematerialnej i prawnej oraz jego klasyfikacji (KŚT – Klasyfikacja Środków Trwałych)
oraz pozostałych danych.
4) System musi pozwalać na elastyczne grupowanie środków trwałych, automatyzować
procesy naliczania amortyzacji składników majątku trwałego/wartości niematerialnych
i prawnych. Ustalenie metod oraz stawek amortyzacji w systemie, automatyzacja
rozliczania amortyzacji na odpowiednich kontach Księgi Głównej na potrzeby
prowadzenie kont amortyzacji. System musi umoŜliwiać wielokrotne dopisanie do
pierwotnego OT wartości zwiększającej/zmniejszającej wartość środka trwałego/wartości
niematerialnej i prawnej w celu naliczenia amortyzacji od nowej, zwiększonej wartości.
30
5) System musi umoŜliwiać stosowania róŜnych metod amortyzacji (podstawowa tj.
liniowej o podstawowej stawce amortzacyjnej, degresywna, kombinacji wymienionych).
6) System musi automatyzować proces inwentaryzacji ilościowej/wartościowej środków
trwałych CUPT. Generowanie/wydruk arkuszy spisowych, róŜnic inwentarzowych,
rozliczanie inwentaryzacji, rozliczanie osób odpowiedzialnych materialnie.
7) Wykonawca przeprowadzi import danych dotyczących środków trwałych/wartości
niematerialnych i prawnych z obecnej ewidencji do nowego systemu we własnym
zakresie. Przeniesienie kartoteki środków trwałych, a takŜe danych dotyczących
amortyzacji środków trwałych dla wszystkich aktywnych na dzień migracji danych
środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych. Zamawiający moŜe dostarczyć
dane w jednym z formatów: skoroszyt Microsoft Excel, teks rozdzielany znakami
tabulacji, CSV (rozdzielany przecinkami), SQL.
8) System musi umoŜliwiać generowanie/wydruk raportów zgodnie z wymaganiami
prawnymi oraz na potrzeby CUPT w podziale na określone grupy środków
trwałych/wartości niematerialnych i prawnych, a takŜe wg prowadzonej ewidencji,
a w szczególności:
a) Karty środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej,
b) Klasyfikacji środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych,
c) Planów amortyzacji za dowolne okresy,
d) Pełnej historii środka trwałego/wartości niematerialnych i prawnych - wszystkie
operacje od zakupu środka trwałego aŜ do jego likwidacji w ujęciu ewidencji
bilansowej oraz pozabilansowej,
e) Umorzenia.
f)
Ewidencji środka trwałego/wartości niematerialnej i prawnej za dowolny okres
według:
wartość brutto, netto,
rodzaju zgodnie z KŚT,
klasyfikacji,
miejsca uŜytkowania,
zespołu przyjmującego, którego rola polega na technicznym oraz ilościowo wartościowym odbiorze środków trwałych i wyposaŜenia.
31
4.5. Obsługa kasowa
1) System musi prowadzić kasę oraz automatyzować obsługę księgową związaną z ich
funkcjonowaniem). Automatyczne generowanie/wydruk standardowych dokumentów,
w szczególności KP, KW w powiązaniu z odpowiednim dokumentem źródłowym (np.
faktura, płatność), a takŜe z moŜliwością ręcznego wystawienia dokumentu. Dokumenty
KP, KW muszą być powiązane z określonym źródłem finansowania zgodnie
z wymaganiami dotyczącymi prowadzenia ewidencji pozabilansowej.
2) System musi generować/drukować raporty kasowe za dowolny okres. Raport kasowy
powinien zawierać informacje o dacie, numeracji, osobie dokonującej operacji, opisie
operacji, kwocie przychodu / rozchodu, nr KW /KP. Automatyczne generowanie/wydruk
druków inwentaryzacyjnych kasy.
4.6. Ewidencja księgowa
1) System musi zapewnić ewidencję kaŜdej operacji zarówno w systemie ewidencji
pozabilansowej jak i systemie ewidencji bilansowej.
2) System musi wspierać proces automatycznego dekretowania wszystkich dokumentów
w zakresie ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej oraz zapewnić moŜliwość
drukowania dekretów, moŜliwość wyboru opcji sporządzenia wydruku dekretów - jeden
wydruk obu dekretów ewidencji pozabilansowej oraz bilansowej, lub osobne wydruki dla
obu ewidencji. System musi automatycznie umieszczać na dekrecie informacje o osobie
dokonującej dekretu i księgującej.
3) System musi umoŜliwiać zdefiniowanie kont
jednostronne bez kontroli bilansowania zapisów).
pozabilansowych
(księgowanie
4) System musi umoŜliwiać tworzenie wzorców księgowań dla określonych grup
dokumentów księgowych i przez upowaŜnione osoby. W ramach wzorców system musi
umoŜliwiać tworzenie pół zmiennych, które uzupełniane są automatycznie
w momencie księgowania danymi z prowadzonych rejestrów. Pola zmienne we wzorcu to
m.in. kontrahent z rejestru kontrahentów, beneficjent z rejestru beneficjentów, pracownik
z rejestru pracowników oraz rozdział i paragraf klasyfikacji budŜetowej.
5) System musi pozwalać na wstępne księgowanie dokumentów po ich rejestracji
i potwierdzeniu. System musi umoŜliwiać generowanie/wydruk wszelkich raportów wg
dowolnie wybranych opcji – dla dokumentów zaksięgowanych, oraz wstępnie
zaksięgowanych, Przez określenie: „Dokument wstępnie zaksięgowany” rozumiemy
dokument, który został zaksięgowany przez uŜytkowników o niŜszym stopniu uprawnień
i wymaga zatwierdzenia przez uŜytkownika z uprawnieniem do zatwierdzenia i zapisania
w Księdze Głównej. Do momentu takiego zatwierdzenia w dokumencie i dekrecie tego
dokumentu uŜytkownik moŜe dokonywać wszelkich zmian.
6) System musi automatycznie kontrolować bilansowanie się zapisów księgowych.
32
7) System będzie umoŜliwiał wgląd i wydruk historii rozrachunków z kilku lat obrotowych.
8) System musi wspomagać zarządzanie rozrachunkami w ramach prowadzonej ewidencji
bilansowej oraz pozabilansowej. System musi automatyzować rozliczenie rozrachunków
na dowolnym poziomie ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej, generować/drukować
potwierdzenia sald z podziałem na źródła finansowania. System musi zarządzać
kompensatami w ramach systemu oraz sugerować moŜliwość ich wykonania na
wybranych kontach rozrachunkowych tj. system musi informować o moŜliwości
dokonania kompensaty na koncie rozrachunkowym i tym samym po zatwierdzeniu takiej
kompensaty informować o bieŜącym stanie rozrachunków.
9) System musi zapewnić współpracę z systemem kadrowo-płacowym, która pozwoli na
pełną automatyzację przekazywania danych dotyczących wynagrodzeń osobowych oraz
bezosobowych niezbędnych dla ich ujęcia w ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej.
10) Opracowany interfejs danych z programem kadrowo - płacowym musi pozwalać na
przesyłanie danych dotyczących:
a) Naliczonej listy płac,
b) Płatności wynikającej z naliczonej listy płac w podziale na źródła finansowania,
c) Kosztów wynagrodzeń w podziale na źródła finansowania,
d) Płatności ZUS w podziale na źródła finansowania,
e) Podatku dochodowego,
f)
Koniecznych do automatyzacji wykonywania płatności danych pracowniczych.
11) W zakresie współpracy z systemem kadrowo-płacowym system musi zapewnić
zachowanie poufności informacji o wynagrodzeniach.
12) System musi pozwalać na elastyczne wyszukiwanie danych w całej bazie księgowej
ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej. System umoŜliwi szybkie wyszukanie
i drukowanie wymaganej informacji np. po danych kontrahenta, po kwocie (zakres,
wartość bezwzględna), według zakresu dat, według numeru pozycji księgowej lub
zakresu numerów pozycji księgowych itd.
13) System musi pozwalać na załoŜenie blokady przez osoby uprawnione uniemoŜliwiającej
dokonywanie dalszych księgowań w danym okresie / w danym programie/ pozycji
budŜetowej/ po sporządzeniu określonych sprawozdań. System musi pozwalać na
wycofanie blokady przez upowaŜnione osoby.
14) System musi generować/drukować wszelkie zestawienia/raporty wymagane ustawą
o rachunkowości, w szczególności:
33
a) Zestawienie obrotów i sald,
b) Dziennik księgowań w dowolnym układzie, w szczególności:
chronologicznie według numeru i daty dekretu (pozycji księgowej ) za dowolny
zakres dat,
chronologicznie według numeru i daty dekretu dla jednej lub kilku wybranych
pozycji ewidencji pozabilansowej,
chronologicznie według numeru i daty dekretu dla uŜytkownika,
chronologicznie według numeru i daty dekretu dla danego rodzaju dokumentu,
chronologicznie według numeru i daty dekretu dla danego rodzaju operacji np.
odsetki bankowe.
c) Aktywność kont.
Wszystkie wydruki będzie moŜna generować w ujęciu globalnym jak równieŜ w ramach
wybranej pozycji ewidencji pozabilansowej, dowolnie wybranej grupy pozycji ewidencji
pozabilansowej, na dowolnym poziomie szczegółowości ewidencji pozabilansowej.
15) System musi umoŜliwiać generowanie/wydruk zestawień na dowolnym poziomie
ewidencji bilansowej oraz pozabilansowej dla dowolnych okresów, z moŜliwością
definiowania kryteriów wyboru. Wydruki powinny wykazywać powiązanie ewidencji
bilansowej oraz pozabilansowej.
4.7. Sprawozdawczość
1) Generowanie/wydruk z systemu wszelkich sprawozdań wynikających z ustawy
o rachunkowości tj. Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Zestawienie zmian w funduszu
jednostki oraz sprawozdań dla jednostek budŜetowych wynikających z rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej
(Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) jak i raportów w dowolnym ujęciu „autorskim”
w podziale zgodnym z klasyfikacją budŜetową uwzględniając rozporządzenie Ministra
Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów,
wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych
Dz. U. Nr 107, poz.726 z póŜn. zm.)
2) Generowanie/wydruk z systemu sprawozdań wymaganych przez rozporządzenie
Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej
(Dz. U. nr 115 poz. 781 z późn. zm.) w sprawie sprawozdawczości budŜetowej
formularz Rb-23 (miesięczne/roczne sprawozdanie o stanie środków na rachunkach
bankowych państwowych jednostek budŜetowych) formularz Rb-28 (miesięczne/roczne
sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetu państwa) formularz Rb- 27
(miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budŜetowych) Rb-70
34
(kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach) Rb-Z (kwartalne
sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń) RbN (kwartalne sprawozdanie o stanie naleŜności oraz wybranych aktywów finansowych)
Rb-71 (kwartalne sprawozdanie z wykonania planu wydatków/ dotacji na finansowanie
inwestycji wieloletnich) oraz GUS
3) System musi wspierać generowanie/wydruk wszelkich sprawozdań zarówno w zakresie
ewidencji bilansowej jak i pozabilansowej (wydruki dla jednego programu, dla kilku
dowolnie wybranych programów w sposób zagregowany, dla wszystkich programów
w sposób zagregowany, za dowolnie wybrany okres). System musi pozwalać na
konstruowanie przez uŜytkownika dowolnych raportów. System powinien pozwalać na
generowanie/wydruk/łatwe modyfikowanie (tzn. moŜliwość dokonywania zmian
w poszczególnych pozycjach wzorów sprawozdań, dopisywanie dodatkowych pozycji,
usuwanie pozycji, które nie są przydatne) następujących sprawozdań/zestawień na
róŜnych poziomach szczegółowości agregowanych danych:
4.8. Kadry - płace
1) MoŜliwość definiowania własnych składników wynagrodzeń.
2) MoŜliwość tworzenia dowolnej ilości i rodzajów
rozliczeniowego.
list płac dla jednego okresu
3) Składniki stałe tj. potrącenia (np. opieka medyczna, potrącenia komornicze, poŜyczki) powinna być moŜliwość wprowadzenia na stałe na listę.
4) W systemie powinna istnieć moŜliwość wpisania przynajmniej dwóch kont osobistych
przypisanych do jednego pracownika i przelewu podzielonego wynagrodzenia na te
konta.
5) Powinna być moŜliwość drukowania tajnych pasków płacowych dla pracowników, które
będą zawierać dane z listy płac wraz z informacjami, które znajdują się na druku RMUA
(np. daty przebywania na zwolnieniu lekarskim).
6) MoŜliwość drukowania niezbędnych deklaracji podatkowych (PIT-11, PIT -4R) na
zdefiniowanych w programie formularzach (moŜliwość edytowania przed wydrukiem).
7) System powinien rozróŜniać rodzaje absencji na poziomie wprowadzania
(wynagrodzenie za chorobę, zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy) oraz informować
o skończeniu się okresu zasiłkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.
8) MoŜliwość wprowadzania tzw. Bilansów otwarcia dla pracownika przyjmowanego
w trakcie roku (wprowadzanie przychodu oraz podstawy do oskładkowania).
9) Przy drukowaniu list płac uŜytkownik powinien mieć moŜliwość określenia wydruku (np.
które składniki mają się znaleźć na liście, czy drukować alfabetycznie, czy wydziałami,
departamentami itp.).
35
10) System powinien automatycznie naliczać płace z wykorzystaniem danych kadrowych
(m.in. nieobecności, dodatku staŜowego, dodatków funkcyjnych oraz aktualnych umów
o pracę).
11) Zatwierdzona lista płac powinna być przesyłana do systemu Płatnik w postaci deklaracji
rozliczeniowych (DRA, RCA, RZA, RSA) oraz do modułu finansowo-księgowego
w postaci elektronicznego dekretu księgowego jak równieŜ do systemu bankowości
elektronicznej Videotel w postaci poleceń przelewu.
12) MoŜliwość generowania zestawień – raportów płacowych oraz kadrowych (np. kartotek
zasiłkowych, kartotek wynagrodzeń, zestawień wypłat, składek ZUS, zestawień z list
płac: potrąceń kosztów uzyskania przychodu, kwoty nagród, raportów potrzebnych do
zestawień statystycznych Z-03, zestawienia wg staŜu pracy, wieku, wykształcenia itp).
13) System powinien umoŜliwiać definiowanie składników płacowych (formuł) wg. potrzeb
jednostki (np. nagroda, która nie wchodzi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego).
14) System powinien przechowywać szczegółowe informacje o podstawie do wyliczenia
wynagrodzeń za okres choroby, zasiłku, z moŜliwością korekty.
15) Dostęp do informacji uzaleŜniony od uprawnień uŜytkownika (moŜliwość dostępu np.
tylko do urlopów, a do płac zablokowany).
16) MoŜliwość drukowania:
o zatrudnieniu i zarobkach.
umowy
o
pracę,
świadectw
pracy,
zaświadczeń
17) System powinien posiadać moŜliwość rozliczania umów cywilno-prawnych – jeŜeli
umowa jest płatna w ratach to stan rozliczenia rozpoczętej transakcji powinien być
pilnowany przez system.
18) Oprócz ewidencji podstawowych danych personalnych (tj. dane identyfikacyjne, dane
adresowe), moŜliwość ewidencji danych nie mających wpływu na wynagrodzenie
(np. badania lekarskie, szkolenia BHP) oraz moŜliwość wysyłania przez system
komunikatów przypominających o zbliŜających się terminach ich zakończenia.
19) System powinien umoŜliwiać wprowadzanie przeszeregowań (awansów) z konkretną
datą.
20) W systemie powinny być wprowadzone aktualne dane dotyczące skali podatkowej,
kosztów uzyskania przychodów, ulgi podatkowej, kwota najniŜszego wynagrodzenia
aktualnie obowiązująca, roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalnorentowe.
21) Po wprowadzeniu danych ze świadectw pracy oraz z umowy o pracę system powinien
sam wyliczać wymiar urlopu, kontrolować wykorzystanie urlopu wypoczynkowego,
przenosić dni urlopu zaległego z poprzednich lat.
36
22) W systemie powinna być dostępna baza urzędów skarbowych znajdujących się na terenie
Polski.
23) Dostawca oprogramowania powinien dokonywać aktualizacji oprogramowania zgodnie
ze zmieniającymi się przepisami.
24) MoŜliwość przeniesienia wszystkich danych z obecnego systemu, co oznacza, Ŝe import
danych Wykonawca przeprowadzi we własnym zakresie. Na prośbę Wykonawcy
Zamawiający moŜe dostarczyć dane w jednym z formatów: skoroszyt Microsoft Excel,
teks rozdzielany znakami tabulacji, CSV (rozdzielany przecinkami), SQL.
25) System musi umoŜliwiać wprowadzanie korekt do wszystkich przygotowywanych list
płac oraz pozwalać na wydruk skorygowanych list płac. MoŜliwość uzyskania z systemu
informacji o dacie dokonania korekty, przyczynie i osobie, która dokonała zmiany.
5. Wymagania wobec usługi Wykonawcy
1) JeŜeli start produkcyjny systemu nastąpi w trakcie roku obrotowego, Wykonawca
zapewni przeniesienie wszystkich danych niezbędnych do prowadzenia ewidencji
bilansowej i pozabilansowej za cały rok obrotowy w nowym systemie.
2) Minimalny zakres usług gwarancyjnych i serwisowych określony został w pkt 9.
6. Technologia oprogramowania
1) System Zarządzania Bazą Danych (SZBD) oparty o aplikację bazodanową pozwalającą
na wykorzystywanie danych przez narzędzia zewnętrze.
2) MoŜliwość wymiany danych pomiędzy systemem a aplikacjami zewnętrznymi.
MoŜliwość eksportu wszystkich wprowadzonych rejestrów do innych narzędzi
informatycznych (np. z grupy Office). MoŜliwość przenoszenia wszelkich
zestawień/sprawozdań/raportów z systemu do narzędzia biurowego Excel i Word.
3) Pełna obsługa wielowątkowości - jednoczesny dostęp uŜytkowników do systemu oraz
wielosesyjności - równoległa praca uŜytkowników na tej samej bazie systemu.
4) Zapewnienie współpracy z narzędziami Office umoŜliwiające proste importowanie
danych.
5) MoŜliwość eksportowania danych, zapisów na kontach księgowych oraz raportów (pełne
dane – kwoty, opisy operacji, data, itp.) do arkusza kalkulacyjnego.
6) Rejestracja najwaŜniejszych wpisów oraz zmian dokonywanych przez uŜytkowników,
umoŜliwiająca odczytanie, który operator dokonywał wprowadzenia danego dokumentu
do systemu, jakie dane zostały wpisane, kiedy, kto zatwierdził dany dokument itd.
Prowadzenie w systemie tzw. logów systemowych ze szczegółowymi informacjami o
operacjach wykonywanych w systemie.
7) Spójny system zabezpieczeń systemu w zakresie:
a)
Zabezpieczenia SZBD przed niepowołanym dostępem,
b) MoŜliwości elastycznego dobierania praw poszczególnych uŜytkowników w zakresie
dostępu do określonych danych, wykonywania poszczególnych funkcji programu,
wprowadzania danych, modyfikacji, zatwierdzania itd.
37
8) Baza danych systemu oparta o jeden z wymienionych standardów RDBMS: MS SQL,
Oracle, Sybase. Wykonawca dostarczy SZBD w ramach realizacji zamówienia.
9) W przypadku bazy danych na rozwiązaniu autorskim, moŜliwość komunikacji z
silnikiem bazodanowym przez zapytania SQL lub ODBC.
10) Wydajność systemu gwarantująca komfortową pracę systemu dla minimum 16-tu
uŜytkowników w zakresie wyszukiwania informacji, zgłaszania formatek ekranowych
oraz natychmiastowej rejestracji danych dla wolumenu przetwarzanych informacji.
11) MoŜliwość wysyłania powiadomień z systemu przy wykorzystaniu protokołu SMTP.
12) Zapewnienie uwierzytelniania na stacji klienckich do wdraŜanego systemu (opcjonalnie
LDAP).
13) Funkcjonowanie systemu na platformie o następujących cechach:
a) Urządzenie serwerowe wg poniŜszej specyfikacji (urządzenie nie jest przedmiotem
dostawy):
Lp. Element
Komponentu Ilość
Komentarz (opcjonalnie)
(nazwa,
producent, sztuk
model)
elementu
1 IBM System x
1
x3550
2 7978B4G
1
x3550, Xeon Quad Core E5430 80W
2.66GHz/1333MHz/12MB L2, 2x1GB ChK,
O/Bay 3.5in HS SATA/SAS, SR 8k-I, PCI-E
Riser Card, Ultrabay Enhanced DVDROM/CD-RW Combo Drive, 670W p/s,
Rack
3 44E5077
1
Quad-Core Intel Xeon Processor E5430 80w
2.66GHz/1333MHz/12MB L2
4 39M5791
1
4GB (2x2GB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2
Chipkill FBDIMM Memory Kit
5 39M4526
2
IBM 250GB 7.2K HS SATA HDD
6 25R8064
1
ServeRAID-8k Adapter
7 32R2815
1
x3550 redundant power supply 670W
8 43W4324
1
IBM Ultra320 SCSI Controller PCIe
b) Środowisko serwera wirtualnego Windows Server 2003 Enterprise Edition lub
Windows Server 2008 Enterprise Edition. Wykonawca dostarczy system operacyjny
serwera wirtualnego w ramach realizacji zamówienia.
14) Inne środowiskowe wymagania funkcjonowania systemu:
a) Urządzenie pamięci masowej przeznaczonej do przechowywania danych systemu:
Lp. Element
Komponentu Ilość
Komentarz (opcjonalnie)
(nazwa,
producent, sztuk
model)
elementu
1 IBM System x
1
x3550
2 7978B4G
1
x3550, Xeon Quad Core E5430 80W
2.66GHz/1333MHz/12MB L2, 2x1GB ChK,
O/Bay 3.5in HS SATA/SAS, SR 8k-I, PCI-E
Riser Card, Ultrabay Enhanced DVDROM/CD-RW Combo Drive, 670W p/s,
Rack
38
3
4
5
6
7
8
44E5077
1
Quad-Core Intel Xeon Processor E5430 80w
2.66GHz/1333MHz/12MB L2
39M5791
1
4GB (2x2GB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2
Chipkill FBDIMM Memory Kit
39M4526
2
IBM 250GB 7.2K HS SATA HDD
25R8064
1
ServeRAID-8k Adapter
32R2815
1
x3550 redundant power supply 670W
43W4324
1
IBM Ultra320 SCSI Controller PCIe
b) Komunikacja pomiędzy serwerem systemu a stacjami klienckimi za pomocą
protokołu TCP/IP,
c) Na stacjach klienckich system powinien umoŜliwiać poprawna pracę na komputerze
klasy PC, wyposaŜonym w procesor min. Intel Pentium III, 1 GHz, 256 RAM oraz
pod następującymi systemami operacyjnymi: Windows XP (SP2 i SP3) lub Windows
Vista (SP1 i SP2).
15) Wykonawca zapewni narzędzia do automatycznego tworzenia kopii bezpieczeństwa
krytycznych danych; klienta do tworzenia kopii bezpieczeństwa z rodziny IBM Tivoli:
Nazwa oprogramowania
Liczba licencji
Klient Snap Manager Filer dla systemu bazy danych
1
Snap Manager Host
1
Snap Manager Media Kit dla zastosowanego systemu bazy
1
danych
16) MoŜliwość konstrukcji przy wykorzystaniu funkcji systemu bądź odrębnego narzędzia
raportującego definiowalnych przez uŜytkownika raportów. MoŜliwość definiowania
prostych raportów za pomocą tzw. kreatorów przez uŜytkowników nieposiadających
wiedzy technicznej oraz raportów zaawansowanych wykorzystujących standard SQL,
generator zapytań. MoŜliwość eksportowania wygenerowanych raportów do pakietów
biurowych (Microsoft Office).
17) Dostawa dokumentacji technicznej, instrukcji administratora i instrukcji uŜytkownika
systemu w formie elektronicznej zintegrowanej z systemem oraz w wersji dokumentów w
formacie Word lub PDF. Uwaga: funkcjonalność systemu nieopisana w instrukcji będzie
uwaŜana za niewdroŜoną. Forma elektroniczna podręcznika powinna umoŜliwiać jego
powielanie w dowolnej liczbie egzemplarzy.
18) Zamawiający nie dopuszcza moŜliwości wykorzystania zdolnego dostępu do serwera na
etapie wdroŜenia systemu, podczas świadczenia usług gwarancyjnych jak i podczas
późniejszego utrzymania systemu.
39
7. Szkolenia
1) Wykonawca systemu zorganizuje w siedzibie Zamawiającego szkolenia dla pracowników
CUPT w liczbie maksymalnie 14 osób z zakresu funkcjonalnego systemu, w tym: 7
księgowość, 2 płace, 3 kadry, 2 środki trwałe. Program szkoleń oraz jego zakres będzie
podlegał zatwierdzeniu przez CUPT. Będzie ono uzaleŜnione od głównego celu
szkolenia, jakim jest pełne przygotowanie pracowników CUPT do pracy z nowym
systemem.
2) Wykonawca systemu zorganizuje w siedzibie Zamawiającego szkolenia dla
wyznaczanych pracowników CUPT, informatyków (3 osoby), z zakresu administrowania
systemu. Program szkoleń oraz jego zakres będzie podlegał zatwierdzeniu przez CUPT.
Będzie ono uzaleŜnione od głównego celu szkolenia, jakim jest pełne przygotowanie
pracowników CUPT do administrowania nowym systemem.
8. Opis funkcjonalny oraz techniczny wykorzystywanego obecnie w CUPT systemu
finansowo – księgowego , kadrowo-płacowego oraz modułu do ewidencji środków
trwałych
Księgowość i płace CUPT prowadzone są w systemie księgowym RAKS SQL. Program
nie generuje sprawozdań budŜetowych, są one sporządzane w programie Microsoft Excel.
MoŜliwość rozbudowy kont analitycznych jest znacznie ograniczona i tym samym nie
spełnia oczekiwań w tym zakresie. Dane wprowadzane są na poszczególne konta
księgowe.
System RAKS SQL posiada bazę kontrahentów, kaŜdy kontrahent posiada swoje konto
analityczne.
Ze względu na formę wprowadzanych danych system pozwala na generowanie wydruków
z uwzględnieniem konta, nazwy programu i szczegółowej jego klasyfikacji.
Ewidencja środków trwałych jest prowadzona w RAKS SQL (pierwsze 125 pozycji) oraz
Microsoft Excelu (aktualnie ewidencja środków trwałych).
9. Minimalne wymagania w stosunku do zakresu oraz warunków usług gwarancyjnych
i serwisowych
1) Wykonawca udziela 48 – miesięcznej gwarancji na System oraz na wszelkie
oprogramowanie stanowiące jego podzespoły.
2) Okres gwarancji będzie liczony od daty podpisania końcowego protokołu odbioru
Systemu, stwierdzającego prawidłowość jego wdroŜenia.
3) Na wszelkie podzespoły Systemu nie wykonane przez Wykonawcę typowe
oprogramowania nadające fabryczne gwarancje na okres krótszy niŜ sześćdziesiąt
miesięcy ,Wykonawca udziela takŜe 48- miesięcznej gwarancji. W przypadku powstania
wady Wykonawca zapewni jej usunięcie na swój koszt.
4) W przypadku braku moŜliwości dokonania naprawy uszkodzonego podzespołu
Wykonawca zobowiązuje się do jego zmiany na nowy o cechach nie gorszych niŜ ten,
który okazał się wadliwy.
40
5) Wykonawca odpowiada za wady fizyczne i prawne wszelkich materialnych rezultatów
realizowanych usług.
6) W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wszelkich wad
w szczególności technicznych, technologicznych, programowych i wykonawczych
Systemu i jego podzespołów, uniemoŜliwiających prawidłową pracę lub obniŜające jego
jakość.
7) Wykonawca zapewnia, Ŝe Zamawiający nie będzie ponosił w okresie gwarancji
jakichkolwiek kosztów związanych z dostępem do narzędzi i usług internetowych, na
wypadek gdyby oprogramowanie dostarczone przez Wykonawcę lub usługa subskrypcji
dla tego oprogramowania, wytworzonego przez Wykonawcę lub zakupionego przez niego
u danego dostawcy, wymagały dostępu do takich narzędzi i usług internetowych.
8) W wypadku wystąpienia jakiejkolwiek usterki lub błędu Wykonawca zobowiązuje się do
jej usunięcia w następującym trybie i terminach :
a) przypadku wystąpienia błędu krytycznego - Wykonawca podejmie się usunięcia błędu
natychmiast po przyjeździe pracowników serwisu Wykonawcy, nie później niŜ po 24
godzinach od momentu otrzymania informacji o błędzie. Usunięcie błędu przebiega w
dwóch fazach. W ciągu pierwszych 8 godzin serwis Wykonawcy określi w jaki sposób
naleŜy eksploatować System tak, aby wyeliminować ryzyko, wynikające ze
stwierdzonego błędu. W ciągu następnych 16 godzin serwis Wykonawcy przekaŜe
Zamawiającemu System w pełni sprawny. Przekroczenie powyŜszego terminu
skutkować będzie obowiązkiem uiszczenia przez Wykonawcę na rzecz
Zamawiającego kary umownej z tytułu niedotrzymania warunków gwarancji,
określonej w umowie.
b) w przypadku wystąpienia błędu niekrytycznego – Wykonawca podejmie się usunięcia
błędu natychmiast po przyjeździe pracowników serwisu Wykonawcy, nie później
jednak niŜ po 48 godzinach od momentu otrzymania informacji o usterce. Usunięcie
błędu przebiega w dwóch fazach. W ciągu pierwszych 24 godzin serwis Wykonawcy
określi, w jaki sposób naleŜy eksploatować System tak, aby wyeliminować ryzyko
wynikające ze stwierdzonego błędu. W ciągu następnych 24 godzin serwis
Wykonawcy przekaŜe system w pełni sprawny. Przekroczenie powyŜszego terminu
skutkować będzie obowiązkiem uiszczenia przez Wykonawcę na rzecz
Zamawiającego kary umownej z tytułu niedotrzymania warunków gwarancji,
określonych w umowie.
c) Przy czym za błąd krytyczny rozumie się taki stan Systemu, w którym jego część lub
całość nie działa lub działa w sposób mogący powodować straty w postaci błędów
danych, ich niespójności lub utraty kontroli nad Systemem. Za błąd niekrytyczny
rozumie się stan Systemu, przy którym wprawdzie system ten moŜna bezpiecznie
eksploatować, jednak tylko poprzez unikanie określonych zachowań uŜytkowników.
9) Strony przewidują moŜliwość dokonywania napraw przez pracowników Zamawiającego
na podstawie instrukcji oraz poprawek przekazywanych Wykonawcę telefonicznie lub
pocztą elektroniczną, przy czym brak rezultatów naprawy realizowanej w takim trybie
obciąŜa Wykonawcę i nie zwalnia z wymagań dotyczących wykonania napraw
gwarancyjnych.
10) W przypadku przekroczenia terminu, w którym powinien zostać usunięty błąd lub usterka,
Zamawiający moŜe dokonać usunięcia błędu lub usterki na koszt i ryzyko Wykonawcy.
Ten tryb postępowania nie zwalnia Wykonawcy z konieczności zapłacenia kar
umownych.
41
11) JeŜeli dla usunięcia błędu lub usterki Wykonawca wymieni elementy Systemu, to
elementy te będą miały parametry i funkcjonalność równowaŜną lub lepszą od
wymienianych.
12) Serwis gwarancyjny będzie świadczony w miejscu uŜytkowania Systemu.
13) W ramach gwarancji Wykonawca gwarantuje prowadzenie przez swoich pracowników
następującej usługi ,,helpdesk’:
a) Pierwsza z usług będzie realizowana na rzecz Administratorów Systemu.
Wykonawca zapewni Administratorom moŜliwość skontaktowania się z
pracownikiem ,,helpdesk’’ Wykonawcy kaŜdego dnia w godzinach od 8:15 do 16:15
. Usługa ta będzie realizowana przez kompetentnych pracowników Wykonawcy. W
przypadku problemów, co do których pracownik ,,helpdesk’’ nie będzie mógł
udzielić wyjaśnień, Wykonawca zapewni moŜliwość skontaktowania się
niezwłocznie z odpowiednim specjalistą Wykonawcy. Termin udzielenia wiąŜących
wyjaśnień nie moŜe przekraczać 2 godzin. W przypadku przekroczenia tego terminu
Zamawiający uzyska podstawę do wystąpienia do serwisu gwarancyjnego
Wykonawcy tak , jakby w systemie pojawił się błąd krytyczny lub błąd niekrytyczny
zaleŜnie od charakteru problemu.
b) Druga z usług będzie realizowana na rzecz uŜytkowników Systemu. UŜytkownicy
muszą mieć moŜliwość skontaktowania się z pracownikiem ,,helpdesk’’ do końca
trwania gwarancji w dniach roboczych od godziny 8:15 do 16:15. MoŜliwość
uzyskania wsparcia będzie realizowana przez kompetentnych pracowników
Wykonawcy. W przypadku problemów, na które pracownik ,,helpdesk’’ nie będzie
mógł udzielić wyjaśnień, Wykonawca zapewni moŜliwość skontaktowania się
niezwłocznie z odpowiednim specjalistą Wykonawcy. Termin udzielenia wiąŜących
wyjaśnień nie moŜe przekraczać 2 godzin .W przypadku przekroczenia tego terminu
pracownicy Zamawiającego wystąpią o udzielenie wyjaśnień w trybie pisemnym z
wykorzystaniem poczty elektronicznej lub faksu . Brak uzyskania wyjaśnień w ciągu
dalszych 24 godzin powoduje, Ŝe Zamawiający uzyska podstawę do traktowania
sytuacji tak, jakby Wykonawca nie wypełnił postanowień gwarancyjnych.
14) W ramach gwarancji wykonawca gwarantuje ponadto:
a) bieŜącą aktualizację Systemu i oprogramowania stosownie do zmian w przepisach
prawa,
b) współpracę przy zmianie obecnych systemów bankowości elektronicznej na inne w
celu zintegrowania ich z Systemem,
15) Numer telefonu i adres poczty elektronicznej, pod którym będzie dostępna usługa
helpdesk wskazany został w ofercie Wykonawcy.
42
Istotne postanowienia umowy
Zawarta w dniu .............................2009 r. Warszawie pomiędzy:
Centrum Unijnych Projektów Transportowych z siedzibą w Warszawie przy ul.
Bonifraterskiej 17, zwanym dalej „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:
........................................................................................
a
……………………………….. z siedzibą w ………………………………………….,
zwaną/ym dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:
................................................................................,
zwanymi dalej „Stronami”,
po przeprowadzonym postępowaniu o zamówienie publiczne w trybie przetargu
nieograniczonego (art. 39 i następne ustawy z dnia 25 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych – Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) na „Zaprojektowanie, instalację
oraz wdroŜenie informatycznego systemu finansowo – księgowego i kadrowo - płacowego oraz
ewidencji środków trwałych dla Centrum Unijnych Projektów Transportowych”
(3/ZAM/2009),
§1
1.
2.
Przedmiotem umowy jest zaprojektowanie, instalacja oraz wdroŜenie informatycznego
systemu finansowo – księgowego i kadrowo - płacowego oraz ewidencji środków
trwałych dla Centrum Unijnych Projektów Transportowych w Warszawie zwanego dalej
„Systemem”, na warunkach określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia z dnia ....................... 2009 r.
W ramach przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca zobowiązuje się do
spełnienia na rzecz Zamawiającego następujących świadczeń:
1) Przeprowadzenia analiz przedwdroŜeniowych w zakresie niezbędnym do
zaprojektowania, wykonania i wdroŜenia Systemu,
2) Kompleksowego zaprojektowania, wykonania, instalacji oraz wdroŜenia Systemu,
którego celem jest uzyskanie funkcjonalności, określonej w Załączniku nr 1;
3) Przeprowadzenia szkoleń dla administratorów systemu oraz uŜytkowników Systemu,
4) Opracowania i przekazania:
a) Dokumentacji technicznej,
b) Dokumentacji analizy przedwdroŜeniowej,
c) Instrukcji uŜytkowania Systemu,
d) Instrukcji administratora Systemu.
5) Dostarczenia Zamawiającemu po dwa komplety dokumentacji i instrukcji wskazanych
w pkt 4 lit. a) – d) w języku polskim w postaci papierowej oraz w postaci
elektronicznej.
43
3.
6) Udzielenia gwarancji, świadczenia serwisu gwarancyjnego oraz opieki autorskiej na
warunkach określonych w Załączniku nr 4.
7) Udzielenia do 2015 roku licencji na korzystanie z oprogramowania Systemu oraz
bieŜącej, nieodpłatnej aktualizacji Systemu i oprogramowania stosownie do zmian w
przepisach prawa do 2015 roku.
Szczegółowy zakres przedmiotu umowy określa Załącznik nr 1 do niniejszej umowy,
stanowiący integralną część umowy.
§2
Przedmiot umowy, o którym mowa w § 1 zostanie zrealizowany w terminach zgodnych z
ramowym harmonogramem wykonania przedmiotu umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do
umowy.
§3
1.
2.
3.
4.
5.
Z czynności odbioru prac realizacji przedmiotu umowy, zgodnie z ramowym
harmonogramem, określonym w Załączniku nr 3 do umowy, Strony umowy sporządzają
protokoły, które są podpisywane przez upowaŜnionych przedstawicieli Stron i które
zawierają w szczególności:
a) wykaz i liczbę instalowanego oprogramowania,
b) dzień i miejsce odbioru poszczególnych etapów przedmiotu umowy,
c) oświadczenie Stron o braku albo istnieniu wad w realizacji przedmiotu umowy.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości (wad) w odniesieniu do przedmiotu umowy
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przedmiotu umowy wolnego od wad w
terminie następnych 5 dni roboczych.
Zakończenie wdroŜenia i pełna realizacja przedmiotu umowy zostanie potwierdzona
podpisanym przez Zamawiającego i Wykonawcę protokołem odbioru końcowego.
Warunkiem podpisania przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego jest
dokonanie przez Zamawiającego weryfikacji kompletności i prawidłowości działania
dostarczonego Systemu w stosunku do wszystkich wymagań określonych w Załączniku
nr 1 do umowy.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za naruszenie praw autorskich osób trzecich
w przedmiotowym Systemie.
W przypadku braku moŜliwości wykonywania usług serwisowych, gwarancyjnych z
powodu likwidacji, upadłości, Wykonawca zobowiązuje się w terminie 7 dni od dnia
zaistnienia wymienionej okoliczności przenieść nieodpłatnie na Zamawiającego kody
źródłowe Systemu.
§4
1.
2.
3.
4.
Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonany przedmiot umowy wynagrodzenie w
wysokości: ..................................................................................... złotych brutto, słownie
złotych:……..……………….…………………(wynagrodzenie zgodnie z Formularzem
oferty stanowiącym Załącznik nr 2).
W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 Wykonawca udziela licencji, o której
mowa w § 5.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 obejmuje podatek VAT liczony wg stawki
odpowiedniej dla poszczególnych pozycji rodzajowych przedmiotu umowy.
Wynagrodzenie kaŜdorazowo płatne będzie przelewem na konto Wykonawcy: „nazwa
44
5.
6.
7.
banku” nr „konta” w terminie 14 dni od daty złoŜenia faktury VAT u Zamawiającego.
Zapłata następuje z chwilą obciąŜenia rachunku Zamawiającego.
Podstawą wystawienia faktury przez Wykonawcę jest protokół końcowego odbioru
przedmiotu umowy podpisany przez obie Strony. Integralną częścią protokółu
końcowego odbioru będą ewentualne protokóły częściowych odbiorów. Zamawiający
dopuszcza moŜliwość wystawiania faktur za częściowe wykonanie przedmiotu umowy
po podpisaniu protokółów częściowych odbiorów.
W przypadku zwłoki w zapłacie naleŜności wynikającej z faktury Wykonawcy
potwierdzonej przez Zamawiającego, Wykonawca ma prawo do odsetek ustawowych.
Wykonawca oświadcza, Ŝe jest płatnikiem podatku od towarów i usług VAT. NIP
Zamawiającego: 701-007-12-70, NIP Wykonawcy: …………………………
§5
1.
2.
3.
4.
Wykonawca udziela Zamawiającemu niewyłącznej licencji na korzystanie z Systemu.
Licencja zostaje udzielona wyłącznie Zamawiającemu i obejmuje 17 stanowisk.
W celu umoŜliwienia realizacji niniejszej umowy Wykonawca wydaje i przenosi na
Zamawiającego prawo własności Nośnika/Nośników Systemu (dysk CD-ROM, na
którym został utrwalony System wraz z Instrukcją w postaci elektronicznej i papierowej)
oraz udostępnia Kod dostępu zastrzeŜony dla Zamawiającego.
JeŜeli w okresie trwania niniejszej umowy zostanie stwierdzona wadliwość materiałowa
lub wadliwość zapisu Nośnika Systemu, Wykonawca bez odrębnego wynagrodzenia
wymieni niezwłocznie wadliwy nośnik na nośnik wolny od wad.
Licencja udzielona zostanie na następujących polach eksploatacji:
a) trwałe, zwielokrotnienie Systemu w części niezbędnej do uŜytkowania systemu
poprzez wprowadzenie go do pamięci komputera, w tym na serwerze,
b) określonych w art. 75 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach
pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn zm.).
§6
1.
2.
3.
4.
5.
Wykonawca zapewni, na warunkach określonych w Załączniku nr 1, organizację
odpowiedniego zakresu, czasu i przebiegu szkoleń oraz wykwalifikowaną kadrę
konsultantów, zapewniających przekazanie wiedzy na odpowiednim merytorycznie
poziomie.
Szkolenie uŜytkowników systemu i administratorów musi równieŜ obejmować
praktyczną naukę z wykorzystaniem procesów i dokumentów rzeczywistych, tzn.
faktycznie funkcjonujących u Zamawiającego.
Szkolenia prowadzone przez konsultanta zostaną podzielone na szkolenia dla:
a) uŜytkowników systemu,
b) administratorów systemu.
Terminy poszczególnych szkoleń będą ustalone wspólnie przez Zamawiającego i
Wykonawcę. Uzgodnienia te powinny mieć formę pisemną.
Zamawiający uzna szkolenie za wykonane gdy wyniki poprawności wykonania testów
osiągną minimalny poziom określony w ramowym harmonogramie wykonania
przedmiotu umowy.
§7
1.
W przypadku opóźnienia w realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się
45
2.
3.
4.
do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 0,5 % wartości brutto
przedmiotu umowy, za kaŜdy rozpoczęty dzień opóźnienia.
JeŜeli opóźnienie w realizacji przedmiotu umowy przekroczy 14 dni kalendarzowych,
Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy, a Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty
kary umownej w wysokości 20% wartości brutto przedmiotu umowy.
Wykonawca wyraŜa zgodę na potrącenie kar umownych z naleŜnego wynagrodzenia, o
którym mowa w § 4 ust. 1.
JeŜeli szkoda rzeczywista będzie wyŜsza niŜ kary umowne, określone w ust. 1 i 2,
Zamawiający będzie uprawniony do dochodzenia na zasadach ogólnych, odszkodowania
przekraczającego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej
szkody i utraconych korzyści.
§8
W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z warunków świadczenia serwisu
gwarancyjnego, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w
wysokości 1% wartości wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 niniejszej umowy, za kaŜdy
rozpoczęty dzień opóźnienia w usuwaniu wad nie pracującego Systemu, nie więcej jednak niŜ
10% wysokości wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 niniejszej umowy.
§9
1.
2.
3.
Ustala się zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w wysokości 5 %
wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 niniejszej umowy, tj. kwotę
…………………złotych (słownie złotych:……………………………………………).
W dniu podpisania umowy Wykonawca wniósł ustaloną w ust. 1 kwotę zabezpieczenia
naleŜytego wykonania umowy w formie ……………………………
Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy będzie zwrócone Wykonawcy w
wysokości 100 % kwoty zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania
zamówienia i uznania przez Zamawiającego za naleŜycie wykonane.
§ 10
1.
2.
3.
4.
Wykonawca zobowiązuje się do zachowania, tak w okresie obowiązywania niniejszej
umowy jak równieŜ po jej zakończeniu, tajemnicy, co do wszystkich danych
pozyskanych przy wykonywaniu niniejszej umowy, a takŜe innych informacji mogących
mieć charakter poufny, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy. W szczególności jako
poufne naleŜy traktować materiały przekazane przez Zamawiającego.
W przypadku ujawnienia przez Wykonawcę danych, pozyskanych przy wykonywaniu
niniejszej umowy, a takŜe innych informacji mogących mieć charakter informacji
poufnych, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zapłaci karę umowną
w wysokości stanowiącej 50% wartości kwoty, o której mowa w § 4 ust. 1 niniejszej
umowy.
Kara umowna, o której mowa w punkcie poprzedzającym nie ogranicza prawa
Zamawiającego do Ŝądania odszkodowania na zasadach ogólnych za poniesioną szkodę
w związku z ujawnieniem przez Wykonawcę danych, pozyskanych przy wykonywaniu
niniejszej umowy, a takŜe innych informacji mogących mieć charakter informacji
poufnych, dotyczących przedmiotu niniejszej umowy.
Po zakończeniu realizacji umowy, Wykonawca jest zobowiązany do zwrotu wszelkich
materiałów, w jakiejkolwiek formie, razem z wszelkimi kopiami oraz opracowaniami, w
46
których wykorzystano dane i informacje, o których mowa w ust. 1 lub ich komisyjnego
zniszczenia.
§ 11
1.
2.
3.
Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszej umowy w sytuacji, o której
mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Strony umowy zobowiązują się do niezwłocznego zawiadomienia o zajściu okoliczności
mogących stanowić przeszkodę w naleŜytym wykonaniu przedmiotu umowy.
W przypadku działań siły wyŜszej, tj. zdarzeń zewnętrznych, na które Strony nie mają
wpływu, a które uniemoŜliwiają wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszej
umowy, których nie moŜna było przewidzieć i których nie dało się uniknąć nawet w
przypadku dołoŜenia przez Strony najwyŜszej staranności, Strona dotknięta poinformuje
natychmiast pisemnie drugą Stronę o zaistniałej sytuacji w celu wspólnego ustalenia
dalszego postępowania.
§ 12
1.
2.
Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na
podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba Ŝe Zamawiający przewidział
moŜliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub specyfikacji
istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany, z zastrzeŜeniem
ust. 2.
KaŜda ze Stron moŜe jednostronnie dokonać zmiany w zakresie numerów telefonów,
adresów, numerów rachunków bankowych wskazanych w niniejszej umowie, osób
odpowiedzialnych po obu Stronach za realizację umowy, zawiadamiając niezwłocznie o
tym pisemnie drugą Stronę.
§ 13
W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego.
§ 14
Ewentualne spory powstałe na tle realizacji niniejszej umowy Strony zobowiązują się
rozwiązać polubownie, a w przypadku braku porozumienia poddać je pod rozstrzygnięcie
sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
§ 15
Umowa niniejsza została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla
Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
Załączniki:
1. Szczegółowy opis przedmiotu umowy.
2. Formularz oferty.
3. Harmonogram wykonania przedmiotu umowy.
4. Warunki gwarancji oraz świadczenia serwisu gwarancyjnego oraz opieki autorskiej.
47
Ramowy harmonogram wykonania przedmiotu umowy
Etap
Realizowane zadania
I ETAP
Identyfikacja szczegółowych
1. Analiza
przedwdroŜeni potrzeb dotyczących procesów i
organizacji, które będzie spełniał
owa
system
II ETAP
1.Prace
projektowe
Dostosowanie systemu do
rozwiązań zawartych w
zaakceptowanym przez
Zamawiającego raporcie analizy
przedwdroŜeniowej.
Przygotowanie systemu pod
względem modyfikacji, integracji i
migracji danych; konfiguracja
platformy systemowej i bazy
danych
III ETAP
1. WdroŜenie
a).migracja
danych
Maksymalny czas
realizacji zadania
(w dniach
kalendarzowych )
Całość prac określonych w umowie będzie realizowana w następujących etapach:
Rezultat
stanowiący Tryb odbioru etapu
zakończenie
(etapu)
15 dni
Zatwierdzony przez Zamawiający w terminie 5dni od
Zamawiającego
otrzymania od Wykonawcy raportu
raport z analizy
analizy przedwdroŜeniowej
przedwdroŜeniowej zobowiązany jest do jego
zawierający
zaakceptowania lub zgłoszenia uwag.
przedstawienie
Wykonawca w terminie 5 dni od
gotowej koncepcji otrzymania uwag od Zamawiającego
rozwiązań
dokona korekt raportu zgodnie ze
dotyczących
zgłoszonymi uwagami Zamawiającego
procesów i
i przekaŜe ponownie raport z analizy
organizacji, warstwy przedwdroŜeniowej Zamawiającemu.
technologicznej
Dla poprawionego raportu ma
systemu, techniki
zastosowanie procedura jak wyŜej.
informatycznej, które
będzie spełniał
system
40 dni
Pełna instalacja
Zamawiający w terminie 7 dni od
systemu tzn.
otrzymania powiadomienia od
instalacja :
Wykonawcy o zakończeniu pełnej
stanowisk
instalacji systemu zobowiązany jest do
końcowych
jego potwierdzenia lub zgłoszenia
uŜytkowników uwag. Wykonawca zobowiązany jest
zgodna z ilością w terminie 7 dni od otrzymania od
licencji
Zamawiającego uwag do usunięcia
przewidziana w przyczyn uwag zgłoszonych przez
SIWZ
Zamawiającego. Po usunięciu uwag
silnika baz
obowiązuje procedura jak wyŜej.
danych na
serwerze,
potwierdzona przez
Zamawiającego
Uwagi
20dni
Przeniesienie wszystkich danych
niezbędnych do rozpoczęcia etapu (
IV etapu ) testowania systemu
potwierdzenie przez
Zamawiającego
kompletności danych
podlegających
migracji na postawie
porównania danych
podlegających
migracji zgodnie z
opisem zamówienia
Wykonawcy o zakończeniu etapu
migracji danych zobowiązany jest do
jego zaakceptowania lub zgłoszenia
uwag. Wykonawca w terminie 7 dni od
otrzymania uwag od Zamawiającego
zobowiązany jest do ich
uwzględnienia. Zamawiający w
terminie 7 dni zaaprobuje uzupełnione
dane lub zgłosi ponowne zastrzeŜenia
48
Etap
Realizowane zadania
b).szkolenie
Szkolenie końcowych
uŜytkowników systemu, szkolenie
słuŜb informatycznych
c).wykonanie Usuwanie na bieŜąco przez
Wykonawcę błędów w
testów
funkcjonowaniu systemu
wszystkich
procesów
potwierdzając
ych
prawidłowość
działania
systemu
IV ETAP
a).testowanie Celem etapu jest potwierdzenie
poprawności działania systemu
systemu
podczas pracy na danych
rzeczywistych w zakresie
wszystkich procesów opisanych w
zamówieniu- funkcjonalności
systemu , testy akceptacyjne
a) praca równoległa przez okres 3
miesięcy kalendarzowych w dwóch
systemach w pełnym zakresie
funkcjonalności systemu
b) dokonywanie przez Wykonawcę
na bieŜąco, niezwłocznie po
zgłoszeniu uwag Zamawiającego,
modyfikacji systemu
c) wykonanie w systemie operacji
zamknięcia ksiąg poprzedniego roku
i otwarcia ksiąg roku następnego
d) testowanie pracy systemu na
przełomie roku kalendarzowego tzn.
co najmniej w miesiącu grudniu i
styczniu roku następnego
Maksymalny czas
realizacji zadania
(w dniach
kalendarzowych )
Rezultat
stanowiący Tryb odbioru etapu
zakończenie
(etapu)
Uwagi
wykonanie przez
Odebranie etapu szkoleń nastąpi przy
W połowie
minimum 80% poprawności
czasu realizacji Zamawiającego
zadania
testów
wykonania testów.
sprawdzających dla
uŜytkowników
systemu ze stopnia
ich przygotowania do
pracy z nowym
systemem.
Przeprowadza wykonanie testów
ne po
wszystkich procesów otrzymania powiadomienia od
szkoleniach opisanych w
Wykonawcy o poprawności działania
zamówieniu
systemu w zakresie wykonywanych
potwierdzających
testów jest zobowiązany do
prawidłowość
potwierdzenia, Ŝe testy zostały
działania systemu
zakończone prawidłowo lub zgłoszenia
uwag. Wykonawca w terminie 7 dni od
otrzymania uwag od Zamawiającego
zobowiązany jest do ich
uwzględnienia.
40 dni
Potwierdzenie przez Zamawiający w terminie 14 dni od
Zamawiającego
zakończenia etapu Wykonawcy o zakończeniu pełnej
realizacji przedmiotu umowy
testowania
zobowiązany jest do jego
funkcjonowania
wdroŜonego systemu. zaakceptowania lub zgłoszenia uwag.
JeŜeli po powiadomieniu przez
Wykonawcę o zakończeniu etapu,
Zamawiający zgłosi zastrzeŜenia co do
funkcjonowania systemu, Wykonawca
dokona w terminie 7 dni niezbędnych
zmian w systemie i powiadomi o ich
dokonaniu Zamawiającego.
49
WZÓR - ZAKRES ORAZ WARUNKI
USŁUG GWARANCYJNYCH I SERWISOWYCH
1) Wykonawca udziela co najmniej ….. – miesięcznej gwarancji na System Księgowo –
Finansowy, Kadrowo – Płacowy oraz Ewidencji Środków Trwałych (System), a takŜe na
wszelkie oprogramowanie stanowiące jego podzespoły.
2) Okres gwarancji będzie liczony od daty podpisania końcowego protokołu odbioru
Systemu, stwierdzającego prawidłowość jego wdroŜenia.
3) Na wszelkie podzespoły Systemu nie wykonane przez Wykonawcę typowe
oprogramowania nadające fabryczne gwarancje na okres krótszy niŜ sześćdziesiąt
miesięcy ,Wykonawca udziela takŜe …..- miesięcznej gwarancji. W przypadku powstania
wady Wykonawca zapewni jej usunięcie na swój koszt.
4) W przypadku braku moŜliwości dokonania naprawy uszkodzonego podzespołu
Wykonawca zobowiązuje się do jego zmiany na nowy o cechach nie gorszych niŜ ten,
który okazał się wadliwy.
5) Wykonawca odpowiada za wady fizyczne i prawne wszelkich materialnych rezultatów
realizowanych usług.
6) W ramach udzielonej gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia wszelkich wad
w szczególności technicznych, technologicznych, programowych i wykonawczych
Systemu i jego podzespołów, uniemoŜliwiających prawidłową pracę lub obniŜające jego
jakość.
7) Wykonawca zapewnia, Ŝe Zamawiający nie będzie ponosił w okresie gwarancji
jakichkolwiek kosztów związanych z dostępem do narzędzi i usług internetowych, na
wypadek gdyby oprogramowanie dostarczone przez Wykonawcę lub usługa subskrypcji
dla tego oprogramowania, wytworzonego przez Wykonawcę lub zakupionego przez niego
u danego dostawcy, wymagały dostępu do takich narzędzi i usług internetowych.
8) W wypadku wystąpienia jakiejkolwiek usterki lub błędu Wykonawca zobowiązuje się do
jej usunięcia w następującym trybie i terminach :
a) przypadku wystąpienia błędu krytycznego - Wykonawca podejmie się usunięcia błędu
natychmiast po przyjeździe pracowników serwisu Wykonawcy, nie później niŜ po
_____ godzinach od momentu otrzymania informacji o błędzie. Usunięcie błędu
przebiega w dwóch fazach. W ciągu pierwszych ____ godzin serwis Wykonawcy
określi w jaki sposób naleŜy eksploatować System tak, aby wyeliminować ryzyko,
wynikające ze stwierdzonego błędu. W ciągu następnych ______ godzin serwis
Wykonawcy przekaŜe Zamawiającemu System w pełni sprawny. Przekroczenie
powyŜszego terminu skutkować będzie obowiązkiem uiszczenia przez Wykonawcę na
rzecz Zamawiającego kary umownej z tytułu niedotrzymania warunków gwarancji
,określonej w umowie.
b) w przypadku wystąpienia błędu niekrytycznego – Wykonawca podejmie się usunięcia
błędu natychmiast po przyjeździe pracowników serwisu Wykonawcy, nie później
jednak niŜ po ______ godzinach od momentu otrzymania informacji o usterce.
Usunięcie błędu przebiega w dwóch fazach. W ciągu pierwszych _______ godzin
serwis Wykonawcy określi, w jaki sposób naleŜy eksploatować System tak, aby
wyeliminować ryzyko wynikające ze stwierdzonego błędu. W ciągu następnych
50
______ godzin serwis Wykonawcy przekaŜe system w pełni sprawny. Przekroczenie
powyŜszego terminu skutkować będzie obowiązkiem uiszczenia przez Wykonawcę na
rzecz Zamawiającego kary umownej z tytułu niedotrzymania warunków gwarancji,
określonych w umowie.
c) Przy czym za błąd krytyczny rozumie się taki stan Systemu, w którym jego część lub
całość nie działa lub działa w sposób mogący powodować straty w postaci błędów
danych, ich niespójności lub utraty kontroli nad Systemem. Za błąd niekrytyczny
rozumie się stan Systemu, przy którym wprawdzie system ten moŜna bezpiecznie
eksploatować, jednak tylko poprzez unikanie określonych zachowań uŜytkowników.
9) Strony przewidują moŜliwość dokonywania napraw przez pracowników Zamawiającego
na podstawie instrukcji oraz poprawek przekazywanych Wykonawcę telefonicznie lub
pocztą elektroniczną , przy czym brak rezultatów naprawy realizowanej w takim trybie
obciąŜa Wykonawcę i nie zwalnia z wymagań dotyczących wykonania napraw
gwarancyjnych.
10) W przypadku przekroczenia terminu, w którym powinien zostać usunięty błąd lub usterka,
Zamawiający moŜe dokonać usunięcia błędu lub usterki na koszt i ryzyko Wykonawcy.
Ten tryb postępowania nie zwalnia Wykonawcy z konieczności zapłacenia kar
umownych.
11) JeŜeli dla usunięcia błędu lub usterki Wykonawca wymieni elementy Systemu, to
elementy te będą miały parametry i funkcjonalność równowaŜną lub lepszą od
wymienianych.
12) Serwis gwarancyjny będzie świadczony w miejscu uŜytkowania Systemu.
13) W ramach gwarancji Wykonawca gwarantuje prowadzenie przez swoich pracowników
następującej usługi ,,helpdesk’:
a) Pierwsza z usług będzie realizowana na rzecz Administratorów Systemu. Wykonawca
zapewni Administratorom moŜliwość skontaktowania się z pracownikiem ,,helpdesk’’
Wykonawcy kaŜdego dnia w godzinach od ________ do _____ . Usługa ta będzie
realizowana przez kompetentnych pracowników Wykonawcy. W przypadku
problemów, co do których pracownik ,,helpdesk’’ nie będzie mógł udzielić wyjaśnień,
Wykonawca zapewni moŜliwość skontaktowania się niezwłocznie z odpowiednim
specjalistą Wykonawcy. Termin udzielenia wiąŜących wyjaśnień nie moŜe
przekraczać 2 godzin. W przypadku przekroczenia tego terminu Zamawiający uzyska
podstawę do wystąpienia do serwisu gwarancyjnego Wykonawcy tak , jakby
w systemie pojawił się błąd krytyczny lub błąd niekrytyczny zaleŜnie od charakteru
problemu.
b) Druga z usług będzie realizowana na rzecz uŜytkowników Systemu. UŜytkownicy
muszą mieć moŜliwość skontaktowania się z pracownikiem ,,helpdesk’’ do końca
trwania gwarancji w dniach roboczych od godziny ________ do _____________.
MoŜliwość uzyskania wsparcia będzie realizowana przez kompetentnych
pracowników Wykonawcy. W przypadku problemów, na które pracownik ,,helpdesk’’
nie będzie mógł udzielić wyjaśnień, Wykonawca zapewni moŜliwość skontaktowania
się niezwłocznie z odpowiednim specjalistą Wykonawcy. Termin udzielenia
wiąŜących wyjaśnień nie moŜe przekraczać 2 godzin .W przypadku przekroczenia
tego terminu pracownicy Zamawiającego wystąpią o udzielenie wyjaśnień w trybie
pisemnym z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub faksu . Brak uzyskania
wyjaśnień w ciągu dalszych __________ godzin powoduje, Ŝe Zamawiający uzyska
51
podstawę do traktowania sytuacji tak, jakby Wykonawca nie wypełnił postanowień
gwarancyjnych.
14) W ramach gwarancji wykonawca gwarantuje ponadto:
a) bieŜącą aktualizację Systemu i oprogramowania stosownie do zmian w przepisach
prawa,
b) współpracę przy zmianie obecnych systemów bankowości elektronicznej na inne
w celu zintegrowania ich z Systemem,
15) Numer telefonu i adres poczty elektronicznej, pod którym będzie dostępna usługa
helpdesk wskazany został w ofercie Wykonawcy.
52

Specyfikacja Istotnych Warunkow Zamowienia

Transkrypt

Podobne dokumenty

Załącznik nr 4 - inf

Wynagrodzenie wykonawcy Ustala się stawkę wynagrodzenia za

Wykaz części zamówienia, których realizację Wykonawca zamierza

WYKONAWCA Nazwa firmy: . REGON . NIP . adres firmy: . tel/fax

Załącznik nr. 7 WYKAZ NARZĘDZI, WYPOSAŻENIA ZAKŁADU I

wzór umowy-transport kruszywa

Załącznik numer 3 OŚWIADCZE IE O SPEŁ IE IU WARU KÓW

kliknij tutaj - Gmina Siedliszcze

Część zamówienia których realizację Wykonawca zamierza