Zapytanie ofertowe - ECORYS Polska Sp. z oo

ECORYS Polska Sp. z o.o.
Warszawa, 12.08.2015r.
ul. Solec 38 lok. 105
00-394 Warszawa
Zaproszenie do składania ofert
na produkcję dwunastu filmów z realizacji wspólnych inicjatyw projektowych realizowanych przez
beneficjentów Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu
Współpracy
I. ZAMAWIAJĄCY
ECORYS Polska Sp. z o.o.
ul. Solec 38 lok. 105
00-394 Warszawa
Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest realizowane przy wsparciu Szwajcarii w
ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.
II. INFORMACJA O GRANCIE BLOKOWYM SPPW
Grant Blokowy Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, zwany Funduszami Szwajcarskim, jest częścią
programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są
Polska oraz 11 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach 2004–2007.
Operatorem Grantu Blokowego jest firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin
RP Euroregion Bałtyk.
Grant Blokowy składa się z dwóch Funduszy:
a) Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (FOP) – którego celem jest wsparcie rozwoju społeczeństwa
obywatelskiego w Polsce i zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu publicznym;
b) Funduszu Partnerskiego (FP) – którego celem jest promowanie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi
a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi w celu
zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu.
Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie różnic gospodarczych
i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej, a na terytorium Polski –
pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem
strukturalnym, między innymi poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami
lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi.
U podstaw podejścia akcentującego rolę partnerskich wspólnot w rozwoju społeczeństwa leży przekonanie,
że jedynie współpraca wszystkich krajów oparta na zaangażowaniu i przyjaźni zwykłych mieszkańców może
doprowadzić do przełamania barier pomiędzy narodami. Wzmocniona współpraca między Polską a bardziej
rozwiniętymi państwami w Unii Europejskiej przyczyni się do stworzenia stabilnej, pokojowej i zamożnej
rozszerzonej Europy, opierającej swoje istnienie na zasadach dobrego rządzenia, demokratycznych instytucjach,
rządach prawa, poszanowaniu praw człowieka i zrównoważonym rozwoju.
Pomoc w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przyznawana jest krajowym
i międzynarodowym projektom na rzecz zrównoważonego ekonomicznie i społecznie rozwoju. Wsparcie
uzyskują projekty skoncentrowane na takich zagadnieniach, jak: bezpieczeństwo i wsparcie rozwoju
1
regionalnego, poprawa stanu środowiska i infrastruktury, rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój
społeczny i rozwój zasobów ludzkich.
Łączna kwota przeznaczona na regranting w obu Funduszach to 29,8 mln franków szwajcarskich (26,2 mln CHF
w ramach FOP oraz 3,6 mln CHF w ramach FP).
W latach 2011-2013 Operator Grantu Blokowego przeprowadził łącznie 8 naborów wniosków
o dofinansowanie: 6 w ramach FOP oraz 2 w ramach FP. Efektem tych naborów jest dofinansowanie łącznie 357
projektów o różnorodnej tematyce, skierowanych do różnych grup docelowych (336 projektów FOP oraz 31
projektów FP).
Beneficjentami Grantu Blokowego są podmioty z terenu całego kraju: organizacje pozarządowe
(w ramach FOP) oraz jednostki samorządu terytorialnego i instytucje wraz z partnerami szwajcarskimi (w
ramach FP).
Więcej informacji o programie można znaleźć na oficjalnej stronie www.swissgrant.pl (informacje
o dofinansowanych projektach znajdują się w zakładkach „Nabory wniosków” każdego z Funduszy) oraz na
portalu www.projektyobywatelskie.pl.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest produkcja dwunastu filmów z realizacji wspólnych inicjatyw projektowych
realizowanych przez beneficjentów Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego SzwajcarskoPolskiego Programu Współpracy.
Filmy mają być podsumowaniem i promocją dwunastu projektów wypracowanych podczas spotkań
sieciujących, czyli dwudniowych warsztatów przeznaczonych dla beneficjentów Grantu Blokowego SzwajcarskoPolskiego Programu Współpracy, realizowanych do końca sierpnia 2015r.
1.
Zamawiający przewiduje produkcję filmów w następujących obszarach tematycznych:
a) 4 filmy – dotyczące edukacji i aktywizacji obywatelskiej dzieci i młodzieży oraz rozwoju samorządności
uczniowskiej,
b) 1 film – dotyczący aktywizacji obywatelskiej seniorów,
c)
3 filmy – dotyczące rozwijania postaw i kompetencji liderskich oraz wsparcia dla liderów środowisk i
społeczności lokalnych,
d) 1 film – dotyczący monitoringu i oceny jakości działań administracji publicznej na poziomie centralnym,
regionalnym i lokalnym oraz audytu społecznego,
e) 1 film – dotyczący wypracowywania i upowszechniania dobrych praktyk w dziedzinie partycypacji
obywatelskiej np. promowania konsultacji społecznych, technik organizowania debat, referendów,
petycji, składania inicjatyw ustawodawczych, promocji debaty publicznej, budowania mechanizmów
partycypacji,
f)
1 film – dotyczący poradnictwa obywatelskiego i konsumenckiego (Katowice)
g) 1 film – dotyczący działań obywatelskich w obszarze zdrowia np. prawa pacjentów, monitoring
placówek medycznych (Warszawa).
2.
Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
a) Opracowanie scenariuszy filmów na podstawie założeń przekazanych przez Zamawiającego, które
zostaną przekazane droga elektroniczną w ciągu 3 dni od daty zawarcia umowy z beneficjentem.
2
b) Wykonanie zdjęć filmowych (ilość dni zdjęciowych uzależniona od potrzeb danego projektu),
c)
Montaż i udźwiękowienie filmu,
d) Oprawa lektorska filmu,
e) Nagranie i udostępnienie filmu dla Zamawiającego,
f)
Przekazanie praw autorskich do materiału na rzecz Zamawiającego.
Zamawiający dopuszcza powierzenie realizacji części zamówienia podwykonawcom z zastrzeżeniem jak poniżej.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykonał samodzielnie (bez użycia podwykonawców) następującą część
zamówienia: III.2.a,c,e,f.
IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Termin wykonania zamówienia stanowi jedno z kryteriów oceny ofert opisanych w pkt X niniejszego
Zaproszenia do składania ofert.
V. ODBIÓR/ WARUNKI PŁATNOŚCI
Należność/wynagrodzenie za całość wykonanej usługi Zamawiający wypłaci Wykonawcy po ostatecznym
odbiorze. Wykonawca w cenie oferty uwzględni wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia.
Zamawiający dokona odbioru przedmiotu zamówienia poprzez podpisanie protokołu odbioru. Zapłata
wynagrodzenia za przedmiot zamówienia nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę po
dokonaniu odbioru przedmiotu umowy przez Zamawiającego w terminie do 30 dni na kontro wskazane na
fakturze. W przypadku naliczenia kar umownych płatność będzie pomniejszona o naliczone kary.
VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU – WYMAGANIA STAWIANE OFERENTOM
1. W postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy spełniający
następujące warunki:
a) Posiadają wiedzę i doświadczenie
O udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat
przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,
wykonali, co najmniej 3 filmy o długości co najmniej 1,5 minuty każdy, w tym co najmniej jeden zrealizowany
został w ramach kampanii promocyjno-informacyjnej o tematyce społecznej realizowanej na obszarze co
najmniej czterech jednostek administracyjnych Państwa (województwo lub równorzędne).
b) Dysponują następującymi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:


Specjalista ds. kreacji - osoba z wykształceniem wyższym, która brała udział w opracowaniu kreacji co
najmniej 1 kampanii informacyjno-edukacyjnej, w ramach której stworzono co najmniej 1 film o
długości nie krótszej niż 1,5 min;
Operator kamery - posiadający udokumentowane co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe,
Nie dopuszcza się sytuacji, w której zaproponowana osoba spełniająca wymagane warunki może pełnić więcej
niż jedną funkcję przy realizacji zamówienia, a także nie można przy wykorzystaniu tej samej osoby wykazywać
spełniania w/w warunków udziału w postępowaniu.
3
VII. WYKAZ DOKUMENTÓW, KTÓRE NALEŻY ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ
1. Formularz ofertowy stanowiący Załącznik Nr 1 do Zaproszenia do składania ofert.
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,
jeżeli
odrębne
przepisy
wymagają
wpisu
do
rejestru
lub
ewidencji,
wystawiony
nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wykonawców wspólnie
ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument składa każdy z Wykonawców oddzielnie.
3. W celu potwierdzenia spełnienia warunku posiadania przez wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia,
Zamawiający żąda wykazu usług (niezbędnych do wykazania spełnienia warunku posiadania wiedzy
i doświadczenia), w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres
prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju i wartości, daty
i miejsca wykonania oraz z załączeniem dowodów, że usługi te zostały wykonane należycie. (wzór wykazu
stanowi załącznik Nr 2 do Zaproszenia do składania ofert)
4. W celu potwierdzenia warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Zamawiający
żąda wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich
kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także
zakresu wykonywanych przez nie czynności. (wzór wykazu stanowi załącznik Nr 3 do Zaproszenia do
składania ofert)
5. Zaakceptowany wzór umowy stanowiący Załącznik Nr 4 do Zapytania ofertowego.
6. Koncepcję realizacji zamówienia, która oceniana będzie w ramach kryterium oceny ofert opisanego w pkt X
Zaproszenia do składania ofert.
VIII. IINFORMACJA NA TEMAT ZAKRESU WYKLUCZENIA Z MOZLIWOŚCI REALIZACJI ZAMÓWIENIA
1. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby/podmioty, powiązane osobowo lub kapitałowo
z ECORYS Polska Sp. z o.o. (przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania
między ECORYS Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu ECORYS Polska Sp. z o.o. czynności
związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy z oferentem, polegające w
szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co
najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa
lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli). (Oświadczenie zawarte jest w Załączniku Nr 1 do Zapytania ofertowego)
2. Podmioty, które nie wykazały spełniania warunków udziału w postępowaniu opisanych w pkt VI.
IX. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
a.
Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
b.
Do oferty muszą być dołączone wszystkie dokumenty wymienione w punkcie VII Zaproszenia do
składania ofert.
W przypadku, gdy Wykonawca, jako załącznik do oferty, dołącza kopię jakiegoś dokumentu, musi być ona
potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
Oferta musi być sporządzona w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze, ręcznie długopisem
lub nieścieralnym atramentem.
Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy w
granicach umocowania. Każdy wykonawca ma obowiązek udowodnienia w ofercie, że osoba lub osoby
podpisujące ofertę posiadają adekwatne uprawnienie do składania oświadczeń woli.
Upoważnienie do podpisania oferty musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika z innych dokumentów
załączonych przez Wykonawcę.
c.
d.
e.
f.
4
g.
Wszystkie stronice oferty, a także wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, muszą być
parafowane przez osobę podpisującą ofertę.
h. Zaleca się, aby oferta była trwale spięta.
i.
Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
j.
Wykonawca zamieszcza ofertę wraz z wymienionymi dokumentami w zabezpieczonej kopercie
oznakowanej następująco:
- nazwa i adres Wykonawcy;
- nazwa i adres Zamawiającego (ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Solec 38 lok. 105, 00-394 Warszawa);
- oznaczenie „Produkcja dwunastu filmów z realizacji wspólnych inicjatyw projektowych realizowanych przez
beneficjentów Funduszu dla Organizacji Pozarządowych Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu
Współpracy” nr 1/08/2015/19936”;
- Napis : „Nie otwierać przed dniem 19.08.2015r., godz. 10.30” (termin otwarcia ofert).
k. Wykonawca może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę, pod warunkiem, że
Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wycofaniu lub zmianie przed terminem składania ofert.
l.
Wykonawca nie może wycofać oferty, ani wprowadzić do niej zmiany po upływie terminu składania ofert.
MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
a) Ofertę należy złożyć w zabezpieczonej kopercie opatrzoną napisem jak w punkcie IX lit. k
w Siedzibie Zamawiającego ECORYS Polska Sp. z o. o., ul. Solec 38 lok. 105, 00-394 Warszawa, do
dnia: 19.08.2015 roku, godzina: 10:00.
b) Otwarcie ofert odbędzie się w siedzibie zamawiającego, sala konferencyjna, o godzinie: 10.30.
X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY
PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT:
WYBORZE OFERTY, WRAZ Z
Kryteria wyboru oferty:
1) Cena
– waga kryterium 30 %
2) termin realizacji
– waga kryterium 20%
3) koncepcja realizacji zamówienia – waga kryterium 50 %
Ad. 1) Oferta w kryterium cena brutto może uzyskać od 0 do 30 punktów, przy czym oferta
z najniższą ceną uzyska 30 pkt. Pozostałym ofertom zostaną wyliczone punkty wg następującego wzoru:
Wartość punktowa ceny = Rc Cmin/Cn
Rc ranga kryterium cenowego
Cmin - najniższa cena spośród oferowanych
Cn cena danej oferty.
Ad. 2) Oferta w kryterium termin realizacji może uzyskać od 0 do 20 pkt. Punktacja dla kryterium termin
realizacji dokonywana będzie z uwzględnieniem relacji do najkorzystniejszych warunków zaproponowanych w
danej ofercie wg następującego wzoru:
Wartość punktowa terminu dostawy = Rtd Td min/Td bieżący danej oferty
Td min - najkrótszy zaoferowany w danym zadaniu termin dostawy
Td bieżący - termin zaoferowany przez Wykonawcę, którego oferta podlega ocenie
Zamawiający będzie punktował termin wykonania zamówienia nie krótszy niż 1 dzień i nie dłuższy niż do
30.11.2015r. Należy oferować termin opisany pełnymi dniami. Termin realizacji zamówienia liczony będzie od
daty zlecenia nakręcenia filmów. Należy podać jeden termin dla wszystkich filmów. Podanie terminu
wykonania zamówienia w innych jednostkach niż dni spowoduje odrzucenie oferty.
W przypadku, jeżeli Wykonawca zaoferuje termin usługi dłuższy niż do 30.11.2015r. oferta Wykonawcy
zostanie odrzucona jako niezgodna z treścią Zaproszenia do składania ofert.
5
Ad. 3) Oferta w kryterium koncepcja realizacji zamówienia może uzyskać od 0 do 50 pkt. Oferent powinien
uwzględnić w ofercie zarówno część opisową, jak i story board.
Punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższymi kryteriami:
20 pkt- scenariusz filmu o tematyce zbieżnej z obszarami tematycznymi Grantu Blokowego. W tym kryterium
zamawiający będzie oceniał oryginalność i pomysłowość, intrygujący i niesztampowy sposób przedstawienia
obszarów tematycznych Grantu Blokowego;
20 pkt- niekonwencjonalne i niestandardowe rozwiązania, a tym samym oryginalność i nowatorstwo formy.
Oceniane będzie użycie wielorakich technik filmowych i/lub animacyjnych, nowatorski sposób montażu, itp.
10 pkt- Ocena koncepcji pod kątem rozpoznawalności, atrakcyjności i skupienia odbiorców.
Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta, która przedstawi najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów oceny
ofert uzyskując najwyższą ilość punktów.
XI. UWAGI KOŃCOWE
1. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
2. Zamawiający dokona badania ofert pod kątem ich zgodności z treścią Zaproszenia do składania ofert w tym
także wykazania przez Oferentów spełniania warunków udziału w postępowaniu.
3. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
• jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
• jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji,
• złożona oferta jest niekompletna, tj.: a) nie została przygotowana w oparciu o formularz ofertowy, b) nie
zawiera wszystkich dokumentów wymaganych w Zapytaniu ofertowym,
• oferta nie została podpisana przez osobę upoważnioną.
4. Zamawiający odrzuci ofertę Oferentom, którzy nie wykażą spełniania warunków udziału w postępowaniu.
5. Oferty złożone po terminie Zamawiający niezwłocznie zwróci Oferentom.
6. Do przedmiotowego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo
zamówień publicznych.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do
unieważnienia niniejszego postępowania bez podawania przyczyn.
8. Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu
odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania, ani z tytułu odrzucenia oferty.
9. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy
dokumentów i materiałów jakie Oferent zawarł w swej ofercie.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez
Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji ze składającym ofertę, którego oferta zostanie
wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku
nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji, z zastrzeżeniem, że negocjacje mogą dotyczyć
wyłącznie poprawy jakości oferty w taki sposób, aby nie została zakłócona konkurencja w porównaniu z
pozostałymi ofertami tzn. oferta po negocjacjach musi być nadal najkorzystniejsza w świetle kryteriów
6
oceny ofert. Warunki realizacji nie ulegną zmianie w taki sposób, że w przypadku gdyby były one znane
szerokiemu kręgowi wykonawców przed złożeniem ofert to mógłby się zmienić krąg potencjalnych
wykonawców oraz/lub warunki składanych ofert.
12. W szczególności, w związku z finansowaniem zamówienia z budżetu projektu współfinansowanego ze
środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Zamawiający zastrzega sobie prawo nie
podpisywania umowy z Oferentem, jeżeli mimo przeprowadzenia negocjacji proponowana przez niego cena
świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia przekracza kwotę przewidzianą na ten cel w
budżecie projektu lub wystąpią inne nieprzewidziane okoliczności związane z prowadzeniem Grantu
Blokowego.
13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji
bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
XII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM
Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest Karolina Malińska
W przypadku dodatkowych pytań związanych z procesem ofertowym prosimy o kontakt: e-mail:
[email protected], tel.: 22/ 339 36 54, w godz. 10:00-17:00.
Serdecznie zapraszamy do współpracy.
Z poważaniem
Karolina Malińska
7