treść zapytań wraz z wyjaśnieniami oraz modyfikacja regulaminu

OG/328/2011
Katowice dnia 07.07.2011r
TREŚĆ ZAPYTAŃ WRAZ Z WYJAŚNIENIAMI
ORAZ MODYFIKACJA TREŚCI REGULAMINU KONKURSU OFERT
Dotyczy: postępowania konkursowego prowadzonego na podstawie Wewnętrznego Regulaminu
Przetargowego Zamawiającego na: „Dostawę i wdroŜenie systemu elektronicznego obiegu
dokumentów – zgodnie z Wymaganiami Szczególnymi – załącznikiem nr 4 do Regulaminu
Konkursu Ofert”.
Kod CPV: 48311100
Nr postępowania: OG/46/ 2011
Działając na podstawie Rozdziału VI pkt. 4 i pkt. 5 Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający informuje,
iŜ otrzymał zapytania dotyczące treści Regulaminu Konkursu Ofert, na które udziela następujących
wyjaśnień i dokonuje modyfikacji:
Zapytanie 1:
W ogłoszeniu o wszczęciu postępowania oraz regulaminie konkursu ofert par. III. Termin realizacji
zamówienia jest zapisane: „Zamawiający oczekuje, aby dostawa wraz z wdroŜeniem systemu
elektronicznego obiegu dokumentów i spraw została zakończona w terminie do 30 dni od daty
podpisania umowy”, natomiast w załączniku nr 1 (formularz ofertowy) zapisane jest: „Termin realizacji
zamówienia do 60 dni od daty podpisania umowy”. W związku z tym prosimy o odpowiedź na poniŜsze
pytanie:
Jaki jest oczekiwany termin realizacji zamówienia 30 czy 60 dni?
Wyjaśnienie 1:
Oczekiwany termin realizacji zamówienia wynosi 30 dni.
Zapytanie 2:
W regulaminie konkursu ofert par. IV Warunki i kryteria … punkt 1.2 jest zapisane:
„… wykonali minimum dwie prace/usługi polegające na dostawie i wdroŜeniu systemu elektronicznego
obiegu dokumentów i spraw, przeznaczonego dla co najmniej 200 stanowisk kaŜdy”.
Z jakiego powodu wymagacie Państwo wykazanie doświadczenia przy wdroŜeniu minimum
2 prac/usług systemu dla co najmniej 200 stanowisk kaŜde skoro w niniejszym postępowaniu
dostarczony system ma być dla 40 stanowisk?
Wyjaśnienie 2:
Kwestia wymagań pozostaje wewnętrzną sprawą Górnośląskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów S.A.
i związana jest z dalszymi planami rozwoju Spółki. Jej rozproszona struktura organizacyjna oraz
dąŜenie do zapewnienia jak najlepszej wydajności i funkcjonalności oprogramowania (na które wpływ
ma doświadczenie Wykonawcy we wdraŜaniu systemu w duŜych podmiotach) ma wpływ na określenie
w/w kryterium.
Zapytanie 3:
W regulaminie konkursu ofert par. V Wykaz doświadczeń i dokumentów … punkt 9. jest zapisane:
„… Jednocześnie wraz z wymaganymi dokumentami w pierwszym etapie konkursu ofert, Wykonawcy
zobowiązani są do dostarczenia na nośniku elektronicznym wizualizacji systemu do elektronicznego
obiegu dokumentów i spraw”.
Co rozumiecie Państwo przez wizualizację systemu do elektronicznego obiegu dokumentów?
1
Wyjaśnienie 3:
Przez wizualizację systemu Zamawiający rozumie wersję demonstracyjną systemu. Sposób i schemat
wizualizacji wg uznania Wykonawcy, powinien on jednak obrazować działanie systemu podczas jego
praktycznego stosowania.
Zapytanie 4:
W regulaminie konkursu ofert par. V Wykaz doświadczeń i dokumentów … punkt 9. jest zapisane:
„… Jednocześnie wraz z wymaganymi dokumentami w pierwszym etapie konkursu ofert, Wykonawcy
zobowiązani są do dostarczenia na nośniku elektronicznym wizualizacji systemu do elektronicznego
obiegu dokumentów i spraw”.
W jakim celu potrzebujecie Państwo tej wizualizacji?
Wyjaśnienie 4:
Wizualizacja niezbędna jest w celu zapoznania Zamawiającego z oferowanym przez Wykonawcę
systemem.
Zapytanie 5:
W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 jest zapisane:
„Dostawa i wdroŜenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw przeznaczonych dla 40
stanowisk”.
Czy mamy rozumieć, Ŝe z systemu będzie korzystało 40 uŜytkowników nazwanych a tym samym
Wykonawca ma udzielić licencji dla 40 uŜytkowników nazwanych?
Wyjaśnienie 5:
Tak.
Zapytanie 6:
W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 jest zapisane:
„Dostawa i wdroŜenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw przeznaczonych dla 40
stanowisk”.
Czy oznacza to, Ŝe w systemie będzie załoŜonych tylko 40 nazwanych uŜytkowników, którzy
jednocześnie będą korzystali z tego systemu?
JeŜeli jednak będzie załoŜonych więcej niŜ 40 uŜytkowników nazwanych to prosimy o podanie
właściwej ilości uŜytkowników nazwanych, którzy będą korzystać z systemu.
Wyjaśnienie 6:
Tak, w systemie będzie załoŜonych 40 nazwanych uŜytkowników, którzy jednocześnie będą korzystali
z systemu.
Zapytanie 7:
W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 par. I punkt 4 jest zapisane:
„Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od momentu
zgłoszenia awarii”.
Czy zamiast przyjazdu dopuszczacie Państwo moŜliwość pracy zdalnej gdyŜ powyŜszy zapis
uniemoŜliwia podmiotom spoza okręgu Katowic spełnienie tego warunku?
Wyjaśnienie 7:
Tak. Dopuszczamy pracę zdalną, z zastrzeŜeniem, iŜ dostęp obejmuje serwer z aplikacją i danymi
zapisanymi przez tę aplikację.
Zapytanie 8:
W regulaminie konkursu ofert w załączniku nr 4 par. I punkt 4 jest zapisane:
„Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia (dot. RównieŜ dni świątecznych)”.
Czy mamy rozumieć, Ŝe system będzie wykorzystywany przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu,
365 dni w roku?
2
Wyjaśnienie 8:
Modyfikacja treści Regulaminu Konkursu Ofert
Zamawiający informuje, Ŝe modyfikuje, zgodnie z postanowieniami Rozdz. VI p.5 Regulaminu Konkursu
Ofert, treść Regulaminu Konkursu Ofert w następujący sposób:
W Załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Rozdz. I p.4:
wykreśla się treść:
4. Licencje na system elektronicznego obiegu dokumentów powinny obejmować:
• Instalację Systemu na serwerze oraz kompletną konfigurację programu na potrzeby jednostki z
wprowadzeniem struktury organizacyjnej Firmy (układu stanowisk i komórek organizacyjnych),
nadanie loginów, haseł uŜytkowników oraz wszelkich parametrów identyfikujących
uŜytkowników
• Przeszkolenie pracowników w 3 grupach:
- administratorzy oraz osoby wyznaczone przez Zamawiającego (tzw. „Liderzy”, którzy we
własnym zakresie będą, w razie potrzeby, szkolić pozostałych pracowników)
- kadra zarządzająca
- pozostali wyznaczeni pracownicy (łącznie 50 godzin szkoleń). Salę szkoleń powyŜej 30
pracowników zapewni Dostawca.
• Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od
momentu zgłoszenia awarii
• Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia (dot. równieŜ dni
świątecznych)
• Roczna gwarancja
• Serwis techniczny (pomoc techniczna, udzielanie konsultacji telefonicznych i pisemnych w
zakresie uŜytkowania programu, informowanie i pomoc w instalacji nowych wersji programu,
usuwanie nieprawidłowości w działaniu programu, dokonywanie w miarę moŜliwości, drobnych
modyfikacji programu dla potrzeb Klienta).
jednocześnie wpisując treść:
•
Instalację Systemu na serwerze oraz kompletną konfigurację programu na potrzeby jednostki z
wprowadzeniem struktury organizacyjnej Firmy (układu stanowisk i komórek organizacyjnych),
nadanie loginów, haseł uŜytkowników oraz wszelkich parametrów identyfikujących
uŜytkowników
• Przeszkolenie pracowników w 3 grupach:
- administratorzy oraz osoby wyznaczone przez Zamawiającego (tzw. „Liderzy”, którzy we
własnym zakresie będą, w razie potrzeby, szkolić pozostałych pracowników)
- kadra zarządzająca
- pozostali wyznaczeni pracownicy (łącznie 50 godzin szkoleń). Salę szkoleń powyŜej 30
pracowników zapewni Dostawca.
• Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od
momentu zgłoszenia awarii
• Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia
• Roczna gwarancja
• Serwis techniczny (pomoc techniczna, udzielanie konsultacji telefonicznych i pisemnych w
zakresie uŜytkowania programu, informowanie i pomoc w instalacji nowych wersji programu,
usuwanie nieprawidłowości w działaniu programu, dokonywanie w miarę moŜliwości, drobnych
modyfikacji programu dla potrzeb Klienta).
Zapytanie 9:
Prosimy o doprecyzowanie kryteriów na podstawie których komisja przyzna punkty. Np. za kaŜde
kolejne udokumentowane wdroŜenie powyŜej 2 moŜna otrzymać 1 punkt.
Wyjaśnienie 9:
Zamawiający doprecyzowuje sposób przyznawania punktów, dopisując treść:
3
w Rozdz. XII p.4 ppkt. 4.2 ust. a)
Liczba punktów zostanie przyznana zgodnie z poniŜszym zakresem punktacji:
Prostota obsługi/ intuicyjna obsługa systemu
tak 1-10 pkt
nie
0 pkt
System zawiera interaktywną pomoc uŜytkownika
tak 1-5 pkt
nie
0 pkt
MoŜliwość szybkiego wprowadzania modyfikacji
systemu z poziomu uprawnionych uŜytkowników
w przypadku zmian organizacyjnych
tak 5 pkt
nie
0 pkt
Wykorzystanie w systemie bazy danych nie
wymagającej opłat licencyjnych
tak 5 pkt
nie
0 pkt
w Rozdz. XII p.4 ppkt. 4.3 ust. a)
Liczba punktów zostanie przyznana zgodnie z poniŜszym zakresem punktacji:
2 wdroŜenia
1 punkt
3 wdroŜenia
2 punkty
4 wdroŜenia
3 punkty
5 wdroŜeń
4 punkty
6 wdroŜeń i więcej
5 punktów
Zapytanie 10:
Jaki jest przewidywany termin wdroŜenia Systemu: 30 dni (informacja zawarta w Punkcie III
Regulaminu – Termin realizacji zamówienia) czy 60 dni (informacja zawarta w Podpunkcie b)
Załącznika nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert)?
Wyjaśnienie 10:
Oczekiwany termin realizacji zamówienia wynosi 30 dni.
Zapytanie11:
W punkcie I.1 (Wymagania Szczególne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający
wymaga aby system posiadał „Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami
wewnętrznymi Zamawiającego”. Prosimy o udostępnienie przepisów wewnętrznych Zamawiającego”.
Prosimy o udostępnienie przepisów wewnętrznych Zamawiającego, z którymi ma być zgodny
oferowany system.
Wyjaśnienie 11:
Statut Zamawiającego znajduje się na stronie Zamawiającego w zakładce BIP / zakładka dokumenty
pod adresem: http://www.zi.gpw.katowice.pl/doc/statut/Statut_2010.pdf
Regulamin organizacyjny zostanie udostępniony Wykonawcy wybranemu do realizacji zamówienia.
śądanie tego typu dokumentów na etapie składania ofert nie jest uzasadnione.
Zapytanie 12:
W punkcie II.4 (Wymagania Szczególne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający
wymaga aby ‘System musi być w całości zrealizowany w technologii AJAX tj. wszystkie operacje
wykonywane przez uŜytkownika muszą odbywać się bez konieczności odświeŜania strony”. Czy jeśli
oferowany system jest zrealizowany w technologii AJAX oraz w oparciu o technologię ramek
pozwalających na odświeŜanie tylko tych fragmentów okna aplikacji, w których operacje uŜytkownika
spowodowały zmiany to Zamawiający uzna to wymaganie za spełnione?
Wyjaśnienie 12:
Tak, ale w sytuacji gdy odświeŜanie okna aplikacji (ramki), nie będzie się łączyło z wywołaniem Ŝądania
strony wyświetlającej ramkę.
4
Zapytanie 13:
W punkcie II.5 (Wymagania Szczególne) Załącznika nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający
wymaga aby „System powinien posiadać tzw. Standardowy graficzny interfejs uŜytkownika (GUI)
implementujący funkcjonalność tzw. Okien. Wymagane jest, aby poszczególne formatki systemu
uruchamiane były w formie niezaleŜnych okien dających się przesuwać, wzajemnie zasłaniać,
minimalizować i przywracać (analogicznie jak w systemie Windows) lub menadŜerze graficznym KDE
lub Gnome system Linux.” Czy poprzez „standardowy graficzny interfejs uŜytkownika (GUI)
implementujący funkcjonalność tzw. Okien”. Zamawiający rozumie taki interfejs aplikacji jako interfejs
w którym dostępne są okna wyskakujące tzw. Popup window, które wraz z głównym oknem aplikacji
będzie pozwalał na dowolne manipulacje tymi oknami?
Wyjaśnienie 13:
Dopuszcza się interfejs aplikacji w którym dostępne są wyskakujące okna tzw. Popup window, pod
warunkiem, Ŝe będą one stanowiły jedynie wyjątek dla niektórych operacji np. wydruki raportów,
porównanie rysunków, wykresów, natomiast nie dopuszcza się wyskakujących okien dla otwierania
formatek, kartotek, formularzy itp.
Zapytanie 14:
W punkcie III – Obieg faktur kosztowych (Wymagania funkcjonalne) Załącznik nr 4 do Regulaminu
Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby „4. System umoŜliwi integrację z systemem finansowo –
księgowym Zamawiającego poprzez moŜliwość eksportu do niego pliku wymiany pozwalającego na
automatyczne wprowadzenie wcześniej zapisanych dekretów zgodnie z ustalonym schematem.”
W związku z wymaganiem Zamawiającego prosimy o udostępnienie schematu pliku wymiany.
Wyjaśnienie 14:
Struktura plików wymiany dostarczona będzie Wykonawcy po podpisaniu umowy.
Zapytanie 15:
W punkcie III – Wydruki kancelaryjne (Wymagania funkcjonalne) Załącznika nr 4 do Regulaminu
Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby „Producent systemu powinien posiadać umowę z Pocztą
Polską, która zezwala na uŜycie przygotowanego przez system szablonu we wszystkich placówkach na
terenie Polski, lub w inny sposób zapewnić przyjęcie wydrukowanej z systemu ksiąŜki przez placówki,
z których korzystać będzie Zamawiający”. Prosimy o określenie listy placówek z których korzysta
Zamawiający.
Wyjaśnienie 15:
Zamawiający posiada umowę z Pocztą Polską S.A. z siedzibą w Warszawie ul. Rakowiecka 26, 00-940
Warszawa w ramach której działa Przedstawicielstwo Handlowe w Katowicach przy pl. Oddz. MłodzieŜy
Powstańczej 7, 40-940 Katowice.
Zapytanie 16:
W punkcie X – Wymagania dotyczące współpracy z BIP (Wymagania funkcjonalne) Załącznika nr 4 do
Regulaminu Konkursu Ofert Zamawiający wymaga aby „System musi posiadać funkcję umoŜliwiającą
publikację informacji zawartych na stronach BIP poprzez mechanizm WebServices lub inny
gwarantujący podobną funkcjonalność”. Czy poprzez publikację na stronach BIP Zamawiający rozumie
publikację i aktualizację stanu spraw?
Wyjaśnienie 16:
Tak.
Zapytanie 17:
W załączniku nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert znajduje się zapis: „Będziemy związani ofertą
w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania postępowania zobowiązujemy
się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie zaproponowanym przez zamawiającego
o treści zgodnej z załączonym, parafowanym wzorem umowy”.
Prosimy o wyjaśnienie czy „załączony parafowany wzór umowy” dopiero powstanie w dalszym etapie
czy teŜ jest juŜ gdzieś udostępniony.
5
Wyjaśnienie 17:
Modyfikacja treści Regulaminu Konkursu Ofert
Zamawiający informuje, Ŝe modyfikuje, zgodnie z postanowieniami Rozdz. VI p.5 Regulaminu Konkursu
Ofert, treść Regulaminu Konkursu Ofert w następujący sposób:
W Załączniku nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert – Formularz ofertowy pkt. 2:
wykreśla się treść:
2. Będziemy związani ofertą w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania
postępowania zobowiązujemy się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie
zaproponowanym przez zamawiającego o treści zgodnej z załączonym, parafowanym wzorem
umowy.
jednocześnie wpisując treść:
2. Będziemy związani ofertą w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania
postępowania zobowiązujemy się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie
zaproponowanym przez zamawiającego.
Jednocześnie informujemy, iŜ treść projektu umowy, zaproponowana przez Wykonawcę wybranego do
realizacji zamówienia, będzie weryfikowana i podpisana po zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
Zapytanie 18:
W załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert, punkt I Wymagania niefunkcjonalne, podpunkt 1.
„System obiegu dokumentów zwany dalej Systemem ma zapewnić: (…) Zgodność z obowiązującymi
przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi Zamawiającego.
Czy „przepisy wewnętrzne Zamawiającego” są gdzieś sprecyzowane i czy moŜna je udostępnić na
potrzeby weryfikacji funkcjonalnej oferowanego rozwiązania pod kątem przygotowania oferty.
Wyjaśnienie 18:
Statut Zamawiającego znajduje się na stronie Zamawiającego w zakładce BIP / zakładka dokumenty
pod adresem: http://www.zi.gpw.katowice.pl/doc/statut/Statut_2010.pdf
Regulamin organizacyjny zostanie udostępniony Wykonawcy wybranemu do realizacji zamówienia.
śądanie tego typu dokumentów na etapie składania ofert nie jest uzasadnione.
Zapytanie 19:
W załączniku nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert, punkt I Wymagania niefunkcjonalne, podpunkt 4.
Licencje na system elektronicznego obiegu dokumentów powinny obejmować: (…) Przyjazd serwisanta
do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od momentu zgłoszenia awarii.
Czy dopuszczacie Państwo zdalne interwencje serwisowe (za pośrednictwem VPNa) dysponując
jednocześnie infrastrukturą do świadczenia tego typu wsparcia?
Wyjaśnienie 19:
Tak. Dopuszczamy pracę zdalną, z zastrzeŜeniem, iŜ dostęp obejmuje serwer z aplikacją i danymi
zapisanymi przez tę aplikację.
W załączeniu
1. Formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert
2. Wymagania Szczególne stanowiące Załącznik nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert
Modyfikacje treści Regulaminu Konkursu Ofert są wiąŜące dla wszystkich Wykonawców ubiegających
się o udzielenie zamówienia i winny być złoŜone wraz z ofertą.
Kopia:
OG a/a
6
Załącznik nr 1 do Regulaminu Konkursu Ofert
........................................................
(pieczęć firmowa wykonawcy)
FORMULARZ OFERTOWY
Dotyczy postępowania konkursowego prowadzonego wg Wewnętrznego Regulaminu Przetargowego
Zamawiającego na: „Dostawę i wdroŜenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw –
zgodnie z Wymaganiami Szczególnymi – załącznikiem nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert”
WYKONAWCA:
..................................................................................................................................................................
(pełna nazwa firmy)
...................................................................................................................................................................
(adres firmy)
...................................................................................................................................................................
(telefon) ........................................................................................ (fax)............................................................................................
NIP ......................................................................................, REGON ......................................................................
Spełniając warunki Regulaminu Konkursu Ofert, składamy ofertę wykonania przedmiotu zamówienia tj.:
„Dostawy i wdroŜenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw – zgodnie
z Wymaganiami Szczególnymi – załącznikiem nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert”:
a) za cenę:
Wartość netto : ...........................zł, (słownie.......................................................................................)
Wartość brutto: ..... ......................zł, (słownie......................................................................................)
W tym:
• Cena
sprzętu
informatycznego
(zgodnie
z
wykazem
sprzętowym
wyszczególnionym w Wymaganiach szczególnych – załączniku nr 4 do Regulaminu
Konkursu Ofert)
netto: ................................zł/brutto: ………..............................zł,
•
Cenę oprogramowania
netto: ................................zł/brutto: ………..............................zł,
•
Pozostałe koszty
• obsługa konsultanta w siedzibie Zamawiającego w ilości 50 godzin
w pierwszym roku funkcjonowania Systemu:
netto: ................................zł/brutto: ………..............................zł,
•
przeszkolenie pracowników:
netto: ................................zł/brutto: ………..............................zł,
•
serwis techniczny:
netto: ................................zł/brutto: ………..............................zł,
•
inne:
7
netto: ................................zł/brutto: ………..............................zł,
b) Termin realizacji zamówienia: do 60 dni od daty podpisania umowy
c) Warunki płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury VAT przez Zamawiającego.
d) Doświadczenie zawodowe: ………………………………….
Ilość wdroŜeń systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw
Szczegółowy wykaz wdroŜeń stanowi załącznik A do formularza ofertowego.
Ponadto oświadczamy, Ŝe:
1. Zapoznaliśmy się ze wszystkimi warunkami i szczegółowymi wymaganiami dotyczącymi
powyŜszego postępowania określonymi w Regulaminie Konkursu Ofert i przyjmujemy je bez
zastrzeŜeń.
2. Będziemy związani ofertą w czasie wskazanym w Regulaminie Konkursu Ofert, a w razie wygrania
postępowania zobowiązujemy się podpisać umowę na realizację zamówienia w terminie
zaproponowanym przez zamawiającego.
3. Wszystkie oświadczenia i informacje załączone do oferty są kompletne, dokładne i prawdziwe.
Oferta zawiera ....... stron ponumerowanych w kolejności ułoŜenia, w tym ..... załączników. Wykaz
załączników dołączamy do niniejszego Formularza ofertowego.
...........................................
data
...........................................
podpis osoby/osób uprawnionej
reprezentowania wykonawcy
8
Załącznik nr 4 do Regulaminu Konkursu Ofert
Wymagania Szczególne
Dostawa i wdroŜenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i spraw
przeznaczonego dla 40 stanowisk.
I. Wymagania niefunkcjonalne
1. System obiegu dokumentów zwany dalej Systemem ma zapewnić:
• Obsługę zamawiającego w zakresie obiegu dokumentów i spraw zarówno w wersji
papierowej, jak i elektronicznej
• Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi
Zamawiającego.
2. System musi cechować się wysoką wydajnością, prostotą obsługi, płynnością i szybkością
działania. Stosowany w Systemie interfejs powinien mieć logiczny i intuicyjny charakter
zbliŜony do interfejsów stosowanych w powszechnie uŜywanych programach biurowych.
3. Zamawiający wymaga dostarczenia produktu gotowego, tj. istniejącego i funkcjonującego
na dzień składania ofert.
4. Licencje na system elektronicznego obiegu dokumentów powinny obejmować:
• Instalację Systemu na serwerze oraz kompletną konfigurację programu na potrzeby
jednostki z wprowadzeniem struktury organizacyjnej Firmy (układu stanowisk i
komórek organizacyjnych), nadanie loginów, haseł uŜytkowników oraz wszelkich
parametrów identyfikujących uŜytkowników
• Przeszkolenie pracowników w 3 grupach:
- administratorzy oraz osoby wyznaczone przez Zamawiającego (tzw. „Liderzy”, którzy
we własnym zakresie będą, w razie potrzeby, szkolić pozostałych pracowników)
- kadra zarządzająca
- pozostali wyznaczeni pracownicy (łącznie 50 godzin szkoleń). Salę szkoleń powyŜej
30 pracowników zapewni Dostawca.
• Przyjazd serwisanta do siedziby Zamawiającego w czasie maksymalnie do 2 godzin od
momentu zgłoszenia awarii
• Czas usunięcia usterek maksymalnie do 24 godz. od zgłoszenia
• Roczna gwarancja
• Serwis techniczny (pomoc techniczna, udzielanie konsultacji telefonicznych
i pisemnych w zakresie uŜytkowania programu, informowanie i pomoc w instalacji
nowych wersji programu, usuwanie nieprawidłowości w działaniu programu,
dokonywanie w miarę moŜliwości, drobnych modyfikacji programu dla potrzeb Klienta).
5. Cena przedmiotu zamówienia winna uwzględniać koszty związane z zapewnieniem obsługi
konsultanta w siedzibie Zamawiającego w ilości do 50 godzin w pierwszym roku
funkcjonowania Systemu.
II. Wymagania techniczne
1. System musi być zbudowany w architekturze klient serwer, co najmniej trójwarstwowej
z wyróŜnieniem warstwy danych, aplikacji oraz prezentacji. Wymagany rodzaj klienta
to tzw. cienki klient, czyli przeglądarka internetowa.
2. System (komponent klienta) musi umoŜliwiać pracę poprzez przeglądarkę internetową
Internet Explorer w wersji 7 lub nowszej lub Firefox w wersji 2 lub nowszej.
9
3. System musi być w pełni interoperacyjny tj. zarówno komponenty serwera, jak i stacji
roboczych muszą pozwalać się uruchomić na systemach Windows i Linux.
4. System musi być w całości zrealizowany w technologii AJAX tj. wszystkie operacje
wykonywane przez uŜytkownika muszą odbywać się bez konieczności odświeŜania strony.
Dopuszczalne jest przełączanie się pomiędzy modułami systemu poprzez przeładowanie
strony.
5. System powinien posiadać tzw. standardowy graficzny interfejs uŜytkownika (GUI)
implementujący funkcjonalność tzw. okien. Wymagane jest, aby poszczególne formatki
systemu uruchamiane były w formie niezaleŜnych okien dających się przesuwać, wzajemnie
zasłaniać, minimalizować i przywracać (analogicznie jak w systemie Windows)
lub menadŜerze graficznym KDE lub Gnome systemu Linux.
6. Wszystkie elementy Systemu muszą posiadać interfejs w języku polskim. UŜytkownicy
mogą ustawić i zmieniać język z poziomu aplikacji.
7. System musi posiadać obsługę mechanizmu przeciągnij i upuść (ang. Drag And Drop),
umoŜliwiającą przenoszenie dokumentów, notatek, zdarzeń do wybranych folderów lub spraw
utworzonych w Systemie.
8. System musi być zabezpieczony przed lukami bezpieczeństwa, szczególnie przed
wstrzykiwaniem kodu SQL (SQL injection) oraz Cross Site Scripting.
9. System musi gromadzić pliki dokumentów w odrębnym repozytorium plikowym. W bazie
danych mogą znajdować się jedynie metadane opisujące pliki, dokumenty, sprawy, zdarzenia
itp. System musi pozwalać na rozdzielenie repozytorium plikowego oraz bazy danych na
odrębne serwery.
10. System musi wykorzystywać bazę danych o otwartym kodzie źródłowym obsługującą
triggery, ograniczenia (constraint), języki proceduralne oraz zgodność ze standardem SQL.
III. Wymagania dotyczące bezpieczeństwa
1. System powinien spełniać podstawowe warunki bezpieczeństwa poprzez:
• Szyfrowanie całej komunikacji przeglądarki z serwerem za pomocą protokołu SSL
• Jednoznaczną identyfikację uŜytkownika wykonującego operacje w Systemie
• Wymuszenie określonej złoŜoności hasła stosowanego przez uŜytkownika
• Wymuszenie okresowej zmiany hasła uŜytkownika
• Blokowanie moŜliwości zalogowania się z danego adresu IP po określonej
w ustawieniu n-tej próbie błędnego logowania
2. Zapisywanie wykonywanych przez uŜytkownika operacji, przy czym zapis powinien
obejmować przynajmniej operacje polegające na:
- dodaniu dokumentu
- odczycie nadesłanego dokumentu
- odczycie załącznika
- zapisie i modyfikacji pliku dodanego do dokumentu i sprawy
- utworzeniu sprawy
- wysłaniu dokumentu mailem
3. System musi posiadać:
• MoŜliwość autentykacji uŜytkowników poprzez LDAP, w tym Active Directory
10
•
•
Funkcję umoŜliwiającą kontrolę liczby aktualnie zalogowanych uŜytkowników
Funkcję wyrzucenia oraz zablokowania uŜytkownika
4. System musi umoŜliwiać przeglądanie:
• Historii zmian dotyczącej załatwianych dokumentów, spraw, zdarzeń i konta
uŜytkownika z określeniem osoby dokonującej zmian, czasu i opisu zmian
• Danych dotyczących logowania uŜytkowników do systemu. Rejestrowane muszą być
próby udanego i nieudanego logowania z datą i godziną.
IV. Wymagania dotyczące instrukcji obsługi
1. System powinien być opatrzony polskojęzyczną instrukcją obsługi przeznaczoną do
oferowanej wersji (zwaną dalej Instrukcją), opisującą szczegółowo zarówno aspekty
techniczne (instalację, konfigurację, wymagane komponenty do poprawnej pracy)
oraz funkcjonalne wszystkich elementów.
2. Instrukcja:
• Powinna być podzielona względem poszczególnych części składowych Systemu, ich
funkcjonalności oraz pod względem najczęściej realizowanych scenariuszy uŜycia
• Powinna zawierać zrzuty ekranów odnoszące się do opisywanych funkcji
• Powinna być wyposaŜona w wyszukiwarkę.
Wymagania funkcjonalne
I. MoŜliwości ustawienia systemu, konfiguracji i dostosowania
1. System musi posiadać narzędzia umoŜliwiające jego konfigurację poprzez graficzny
interfejs.
2. Konfiguracji poprzez graficzny interfejs muszą podlegać:
• Domyślnie wstawiane do dokumentów dane firmowe (nazwa Firmy, adres, tel/faks,
REGON, KRS, dane dotyczące kapitału zakładowego)
• Procedury i etapy obiegu dokumentów i spraw (procedury określają, jaką drogę
powinien przejść dany dokument, tzn.jakie są etapy jego obsługi) z uwzględnieniem
komórek i jednostek organizacyjnych Zamawiającego
• Statusy dokumentów, spraw itp.
• Ustawienia systemowego konta pocztowego
• Szablony znaków spraw i dzienników (rejestrów)
• Wykaz akt oraz wyciąg z wykazu akt
• Dodatkowe formanty dla spraw
• Terminy załatwienia (np. 7,14,30 dni)
• Kategorie zdarzeń
• Kalendarze korporacyjne (ogólnodostępne kalendarze firmowe)
• Zasoby moŜliwe do rezerwacji w kalendarzu. UŜytkownik będzie mógł dokonać
rezerwacji, określając parametry:
- osoba rezerwująca
- zasób (np. sala konferencyjna, samochód, itp.)
- cel rezerwacji zasobu (nazwa projektu, działanie)
- czas rezerwacji (data, godziny)
• Dodatkowe formatki dla zdarzeń
• Kanały RSS
• Portlety (panele prezentujące dane z dowolnych raportów na stronie startowej)
• Zarządzanie jednostkami
11
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Zarządzanie obrazkami (np. logo firmowe, stempel do wydruku kopert itp.)
Menu raportów (dostępnych w przycisku w kaŜdym module oraz w kartotekach sprawy
i kontrahenta)
Źródła danych (tzw. connection strings – pozwalające na raportowanie danych
z innych systemów)
Dodatkowe formanty dla kartoteki pracowników
Dzienniki
Typy dokumentów (wraz z moŜliwością dodawania dodatkowych formantów)
Szablony dokumentów (pozwalające na ich generowanie oraz generowanie treści pism
z wcześniej zdefiniowanych szablonów np. pismo firmowe, odpowiedź
w sprawie itp.)
Znaczniki szablonów (wraz z moŜliwością tworzenia własnych znaczników
pozwalających pobrać dowolne dane z bazy danych skojarzone z dokumentem lub
sprawą)
Dyspozycje wysyłki/doręczenia pism (z moŜliwością powiązania ceny za poszczególne
rodzaje wysyłki)
Miejsca przechowywania dokumentacji papierowej
Listy dystrybucyjne (tzw. rozdzielniki pozwalające na przekazanie dokumentów do
zadanej grupy pracowników)
Dodatkowe formanty kartoteki kontrahenta
Typy adresów (siedziba, oddział itp.)
Słownik ulic (powiązany z kodami pocztowymi)
Województwa
Odsetki ustawowe
Konta bankowe
Waluty wraz z moŜliwością pobrania online aktualnych kursów zdefiniowanych walut
MPK – miejsca powstawania kosztów
RK – rodzaje kosztów
Formy płatności
Typy dokumentów księgowych
Struktura organizacyjna tworzona w formie drzewa pozwalająca określić następujące
typy węzłów:
- jednostkę organizacyjną
- komórkę organizacyjną
- stanowisko
Usunięte elementy struktury organizacyjnej powinny pozostać zapisane w bazie
danych i być moŜliwe do wyświetlenia oraz uŜytkowania przez odpowiednio
uprawnionego uŜytkownika
Tam gdzie mowa jest o dodatkowych formantach system powinien umoŜliwiać
skonfigurowanie następujących typów pól:
- pole tekstowe
- pole liczbowe
- pole opisu
- pole wielokrotnego wyboru (checkbox)
- pole opcji (radio)
- pole jednokrotnego wyboru (list)
- pole daty
- pole kontaktu z bazy teleadresowej
- pole pracownika (wybór z bazy uŜytkowników)
- pole osoby kontaktowej (wybór z bazy osób kontaktowych)
12
3. System umoŜliwia zarządzanie kontami pracowników (uŜytkowników systemu) w sposób
właściwy dla duŜych organizacji tj. posiada moŜliwość tworzenia grup i ról, do których moŜna
przypisać uprawnienia.
4. System pozwala na tworzenie kont uŜytkowników z moŜliwością wprowadzenia
podstawowych danych o pracowniku takich jak:
• Imię
• Nazwisko
• Inicjały
• Stanowisko
• Nazwa uŜytkownika
• Telefon wew.
• Telefon
• E-mail
• Zdjęcie
5. System winien oferować moŜliwość przypisania dla konta uŜytkownika kaŜdego
z dostępnych uprawnień. KaŜde konto uŜytkownika moŜna przypisać do jednej lub wielu grup
i ról. Powinna istnieć moŜliwość ustalania priorytetów grup, które będą wpływać na efektywnie
przyznane uprawnienia dla danego konta.
6. System umoŜliwia dla kaŜdego konta uŜytkownika:
• Przypisanie przynajmniej do jednego stanowiska w strukturze organizacyjnej
• Opisanie dodatkowymi formantami.
7. System pozwala na zdefiniowanie dowolnej ilości grup i ról. Dla kaŜdej grupy lub roli moŜna
przydzielić uprawnienia do poszczególnych części systemu oraz do poszczególnych
elementów struktury organizacyjnej.
8. System gwarantuje moŜliwość przydzielenia roli administratora do więcej niŜ jednego
uŜytkownika systemu poprzez nadanie mu odpowiednich uprawnień.
9. System musi pozwalać na przydzielenie lub odebranie następujących uprawnień:
Dostęp do poszczególnych modułów w zakresie:
• Dokumenty:
- usuwanie
- usuwanie dokumentów z kosza
- edycja
- tworzenie
• Sprawy:
- prawo do przydzielania spraw
- usuwanie
-zamykanie spraw
• Kalendarz
• Kontrahenci:
- usuwanie
- edycja
- eksport listy kontaktów
- dodawanie
- dane adresowe
- przywracanie usuniętych kontaktów
• Zmiana trybu automatycznej archiwizacji
• Zarządzanie kontami pracowników
13
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Zarządzanie grupami/rolami
Zarządzanie strukturą organizacyjną
Faksowanie
Przywileje:
- dostęp do danych osób fizycznych
- prawo do wznawiania sprawy
- zmiana znaku sprawy
Zarządzanie bazą wiedzy
Poczta:
- usuwanie maili z kosza
Raporty:
- tworzenie, edycja i usuwanie raportów
- przeglądanie raportów (oraz enumeratywnie do kaŜdego z utworzonych raportów)
Panel sterowania/Słowniki/Konfiguracja
Prawo do wykonywania upgradu systemu
System musi umoŜliwiać dodawanie uŜytkownika do struktury organizacyjnej
z poziomu formatki ustawień konta uŜytkownika
10. System winien posiadać udokumentowane struktury bazy danych (tabele, widoki,
procedury wbudowane).
11. System powinien udostępniać interfejs programistyczny (API) udostępniany
w standardzie SOAP pozwalający minimalnie na:
• Dodawanie dokumentów
• Dodawanie załączników
• Tworzenie spraw
• Tworzenie zdarzeń
• Tworzenie kontrahentów
• Pobieranie list spraw, zdarzeń, dokumentów.
12. System powinien być zaopatrzony w działające przykłady i dokumentację API pozwalające
specjalistom na samodzielne rozwinięcie ich do działających programów.
II. Ogólne wymagania dotyczące pracy z systemem
1. System musi zapewniać moŜliwość:
• Wygodnej, wspólnej pracy nad prowadzonymi sprawami
• Zablokowania dostępu do określonej sprawy/dokumentu danemu uŜytkownikowi,
któremu wcześniej sprawa/dokument został przydzielony.
UŜytkownik zajmujący stanowisko przełoŜonego lub któremu udostępniono określone
stanowiska musi mieć moŜliwość wglądu do dokumentów oraz załatwianych przez
podwładnych spraw.
2. System musi posiadać:
• MoŜliwość wglądu do spraw z poziomu dokumentu oraz wglądu do dokumentów
z poziomu spraw zgodnie z posiadanymi uprawnieniami
• Mechanizm przejmowania spraw, dokumentów i zdarzeń między uŜytkownikami.
Przejęcie danych musi skutkować przeniesieniem wszystkich informacji z konta jednego
uŜytkownika na konto innego uŜytkownika. Funkcja przejęcia danych musi oferować
moŜliwość przejęcia poszczególnych typów danych, które zostaną przejęte. Po przejęciu
danych wszystkie informacje historyczne muszą zostać zachowane.
14
•
Miejsce, gdzie zaraz po zalogowaniu uŜytkownik będzie informowany o nowych
elementach typu: dokument, sprawa, elementy oczekujące na akceptację itp. gdzie po
kliknięciu na dany element uŜytkownik zostanie przeniesiony do treści danego elementu.
3. Dane gromadzone w Systemie powinny tworzyć elektroniczne archiwum z moŜliwością
przeglądania wg dostępnych indeksów.
III. Obieg dokumentów
1. System musi posiadać:
• Mechanizm rejestracji dokumentów w dowolnej liczbie jednostek Zamawiającego,
rozproszonych geograficznie z rozróŜnieniem poszczególnych punktów rejestracji oraz
osób rejestrujących
• Centralną numerację dokumentów, gwarantującą unikalność numeracji. System musi
nadawać numer wszystkim rodzajom rejestrowanych dokumentów
2. System pozwala określić adres podstawowy oraz musi umoŜliwiać opisanie dokumentu
przynajmniej następującymi metadanymi:
• Rodzaj pisma: przychodzący, wychodzący, wewnętrzny
• Krótki opis
• Numer dokumentu – nadawany automatycznie
• Data wpływu
• Data pisma
• Numer zewnętrzny
• Numer nadawczy
• Opis dokumentu
• Słowa kluczowe
• Lokalizacja fizyczna
• Nadawca/Adresat (moŜliwy do wpisania ręcznego bądź wyboru z listy uŜytkowników
Systemu)
• Dane teleadresowe uwzględniające pola:
- pełna nazwa
- nazwa krótka
- osoba prawna lub fizyczna
- NIP
- REGON
- PESEL
- nr telefonu stacjonarnego + tel. komórkowego
- nr fax.
- e-mail
- strona WWW
• Do kontaktu moŜna przypisać kilka adresów, z którym kaŜdy posiada następujące
pola:
- miasto
- kod pocztowy
- ulica
- numer budynku
- numer lokalu
- kraj
- województwo
- powiat
- gmina
15
3. System musi umoŜliwiać:
• Lokalizację dokumentów w postaci papierowej oraz moŜliwość zmiany informacji
o lokalizacji (w przypadku błędnej informacji widniejącej w Systemie), np. poprzez pole
lokalizacja fizyczna
• Utworzenie dokumentu przez kaŜdego uŜytkownika oraz moŜliwość przekazania
dokumentu innemu uŜytkownikowi. Utworzenie dokumentu polega na wypełnieniu
formatki opisującej ten dokument oraz zatwierdzeniu tego opisu
• Dołączenie jednego dokumentu do wielu spraw jednocześnie. W takim przypadku
dokument musi przechowywać odwołania ze wszystkich spraw, do których naleŜy.
Wszystkie odwołania muszą być widoczne z poziomu dokumentu widoczne jako
hyperlink. Po kliknięciu w takie łącze musi nastąpić otwarcie powiązanej sprawy,
a sprawa wyświetlona zgodnie z uprawnieniami uŜytkownika
• System musi umoŜliwiać dekretację oraz pozwolić na wpisanie tekstowego
komentarza. Ponadto system powinien pozwolić zapisać termin realizacji dokumentu,
dzięki czemu będzie moŜliwe późniejsze raportowanie stanu załatwienia przekazanych
dokumentów
• System musi umoŜliwiać przesyłanie informacji do uŜytkowników wybranych poprzez
wybranie stanowiska w strukturze organizacyjnej oraz do grup uŜytkowników (listy
dystrybucyjnej)
• System musi umoŜliwiać dekretację wielopoziomową wraz z odzwierciedleniem historii
dekretacji
• Podczas rejestracji dokumentu System musi umoŜliwiać przechodzenie pomiędzy
kolejnymi polami formularza rejestracji przy pomocy przycisku TAB (tabulacji).
4. System musi posiadać:
• MoŜliwość rejestracji kosztów w przypadku rejestracji korespondencji związanej
z opłatami. W przypadku rejestracji dokumentu musi istnieć moŜliwość dodania
informacji np.: o kosztach poniesionych w związku z doręczeniem przesyłki
• Zintegrowany mechanizm skanowania dokumentów i rozpoznawania tekstu – OCR
oraz umoŜliwić wykorzystanie dowolnego komponentu OCR pozwalającego wywołać
się wsadowo z przekazaniem pliku graficznego jako parametru. Ponadto do
zaindeksowania dokumentu mogą zostać uŜyte dodatkowe techniki: OMR oraz
rozpoznawanie kodów kreskowych
• Mechanizm umoŜliwiający pracę z załącznikami do dokumentów i zapisywanie ich na
serwerze bezpośrednio z pakietu Microsoft Office Word (w wersji co najmniej 2000)
oraz OpenOffice (w wersji co najmniej 2). Aplikacje są w tym celu wyposaŜone w
odpowiednie funkcje umoŜliwiające integracje z Systemem. Po kliknięciu na plik MS
Word umieszczony w Systemie ten otwierany jest w programie MS Word. Po
modyfikacji pliku istnieje moŜliwość zapisania zmodyfikowanego pliku bezpośrednio w
Systemie z poziomu MS Word/OpenOffice (oraz inne formaty załączonych
dokumentów). Plik jest zapisany jako kolejna wersja uprzednio edytowanego pliku
• System musi zawierać mechanizm tworzenia wersji dowolnych formatów plików.
UŜytkownik moŜe dodać kolejną wersje pliku. Wszystkie zmiany zostają odnotowane w
Systemie. Na podstawie historii wersji uŜytkownik moŜe przywrócić plik do jego
wcześniejszego stanu
• System musi posiadać moŜliwość przesyłania notatek pomiędzy uŜytkownikami, które
nie muszą być powiązane ze sprawami czy dokumentami.
5. System powinien udostępniać informacje o tym, kiedy uŜytkownik odczytał przekazane do
niego dokumenty.
16
Obieg faktur kosztowych
1. System musi umoŜliwić akceptację faktur kosztowych, zaliczkowych oraz faktur pro forma
przez wybranych pracowników, zwanych dalej właścicielami kosztów.
2. Akceptacja:
•
Powinna być moŜliwa z rozpisaniem kwoty netto faktury, co do jednej pozycji oraz
zbiorczo
•
Musi być moŜliwa z rozpisaniem zarówno miejsca powstawania kosztów jak
określenia ich rodzaju. Obie wartości przypisywane muszą być słownikowo
i
3. System musi gwarantować moŜliwość poprawy opisu faktur.
4. System umoŜliwi integrację z systemem finansowo-księgowym Zamawiającego poprzez
moŜliwość eksportu do niego pliku wymiany pozwalającego na automatyczne wprowadzenie
wcześniej zapisanych dekretów zgodnie z ustalonym schematem.
Szablony
1. System wspomaga przygotowanie szablonów dokumentów do otwartego formatu RTF,
zawierających predefiniowane pola (znaczniki), wśród których muszą znaleźć się takie które
wydrukują następujące dane:
• Data aktualna
• Dane teleadresowe odbiorcy z podziałem na nazwę, imię i nazwisko, ulicę, numer
domu, numer lokalu, kod, miasto
• Numer dokumentu
• Znak sprawy, do której naleŜy dokument
• Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sprawę.
2. System powinien równieŜ umoŜliwić utworzenie nowych znaczników, które pozwolą na
dostęp do dowolnych danych, do których istnieje relacja w bazie danych.
Przygotowanie szablonów powinno odbywać się w edytorze tekstu MS Word lub OpenOffice
lub w innym zapewniającym taki sam wygląd wygenerowanego dokumentu we wskazanych
edytorach jak podczas tworzenia szablonu. Dostępne w nim powinny być opcje pozwalające
na wprowadzenie w dowolne miejsce w dokumencie znaczników i zapisanie dokumentu jako
szablon.
Obsługa faksów
1. System powinien posiadać moŜliwość wysyłania oraz przyjmowania faksów bezpośrednio z
programu (niezaleŜnie od stanowiska, na którym logował się uŜytkownik). W programie
dostępna jest lista wszystkich przychodzących oraz wychodzących faksów.
2. Program potrafi wysłać faksem przynajmniej następujące typy plików:
• .txt
• .pdf
• Open Document
• .jpg
• .doc
• .docx
3. System musi posiadać moŜliwość automatycznego rejestrowania faksów. Zamawiający
dopuszcza stosowanie aplikacji zewnętrznej do obsługi faksów o ile nie będzie to wymagało
wykonywania dodatkowych czynności przez uŜytkowników tzn. aplikacja powinna
automatycznie wprowadzać faks na listę dokumentów wskazanego uŜytkownika. MoŜliwy
powinien być równieŜ dodatkowy opis takiego faksu.
17
Korespondencja seryjna
1. System musi posiadać mechanizm korespondencji seryjnej wykorzystywany do tworzenia
treści pism wysyłanych do wielu adresatów przy uŜyciu wspólnego wzorca i zgromadzonych
danych teleadresowych.
2. Funkcja korespondencji seryjnej winna być dostępna za pomocą kreatora, który krok po
kroku przeprowadza uŜytkownika przez proces jej tworzenia.
3. Po uruchomieniu kreatora korespondencji seryjnej dostępne są następujące opcje:
• Wybór adresatów – poprzez wyszukanie ich po nazwie, numerze NIP lub PESEL
i adresie.
System powinien równieŜ umoŜliwić dodanie grupy adresatów pochodzących z wcześniej
utworzonych filtrów wyszukiwania
• Mechanizm korespondencji seryjnej musi być równieŜ dostępny w analogicznej formie
dla korespondencji email.
Wydruki kancelaryjne
1. System musi umoŜliwiać:
• Wydruk kopert o standardowych rozmiarach (DL, B6, C4 duŜa koperta, C6/C5 średnia
koperta, C6 - mała koperta oraz zwrotka
• Wydruk pocztowej ksiąŜki nadawczej zgodnie z wymaganiami Poczty Polskiej
Producent systemu powinien posiadać umowę z Pocztą Polską, która zezwala na
uŜycie przygotowanego przez system szablonu we wszystkich placówkach na terenie
Polski, lub w inny sposób zapewnić przyjęcie wydrukowanej z systemu ksiąŜki przez
placówki, z których korzystać będzie Zamawiający.
IV. Wymagania dotyczące obsługi spraw
1. System musi posiadać moŜliwość:
• Wyznaczenia osoby prowadzącej sprawę
• Zakładania spraw przez kaŜdego uŜytkownika i opisania jej, co najmniej według
następujących parametrów:
- nazwa – nadanie nazwy sprawie (przy czym winien funkcjonować otwarty katalog
nazw z moŜliwością jego edycji)
- stan np.: otwarta, zamknięta, anulowana
- uwagi – nadanie rozszerzonego opisu sprawie
- data wszczęcia sprawy
- termin zakończenia
- data zakończenia
• Mechanizm automatycznie łączący sprawę z danymi teleadresowymi podmiotu,
którego ta sprawa dotyczy. UŜytkownik posiada moŜliwość połączenia sprawy
z więcej niŜ jednym podmiotem
• Funkcję określenia czasu wyświetlenia się przypomnienia przed terminem jej realizacji
(X dni, X godzin, X minut)
• Definiowania czasu, względem którego ma nastąpić powiadomienie o zbliŜającym się
terminie zakończenia sprawy (np.: powiadom o terminie zakończenia na 5 dni przed
jego upływem)
2. System musi umoŜliwiać:
• Dzielenie spraw według ich waŜności i delegowanie ich do róŜnych osób
18
•
•
ZałoŜenie sprawy bez konieczności natychmiastowego nadania znaku sprawy
zgodnego z JRWA. Musi istnieć moŜliwość nadania znaku w kaŜdej chwili oraz
zmiany znaku sprawy
Przydzielanie spraw do odrębnych rejestrów spraw, które to rejestry mogą być
odrębnie numerowane. Mechanizm numeracji elementów w rejestrach musi pozwalać
na ustalanie formatu numeracji poprzez moŜliwość zastosowania takich elementów
jak: numer kolejny, symbol komórki, miesiąc, rok. Mechanizm numeracji powinien
równieŜ pozwalać na ustalanie wartości początkowych. System musi automatycznie
grupować sprawy wg podziału na lata, w których sprawy zostały załoŜone.
3. System musi pozwalać na:
• Zdefiniowanie formularzy dynamicznych dla zdefiniowanych wzorców spraw. Do
kaŜdego typu sprawy moŜe zostać przydzielony odrębny wzorzec a co za tym idzie
formularz opisujący daną sprawę
• Wyszukiwanie spraw wg atrybutów wchodzących w skład formularzy dynamicznych
opisujących sprawy.
4. System musi być wyposaŜony w mechanizm umoŜliwiający hierarchiczne tworzenie spraw
w strukturze nadrzędna – podrzędna i przedstawienie tego połączenia w postaci drzewa z
zagnieŜdŜonymi sprawami podrzędnymi.
5. System musi posiadać:
• MoŜliwość przekazywania spraw bez utraty kontroli nad ich realizacją. UŜytkownik po
przekazaniu sprawy musi mieć moŜliwość zachowania dostępu do tej sprawy
• MoŜliwość blokowania powtórnego wykorzystania tego samego symbolu sprawy
w przypadku jego usunięcia i wprowadzenia ponownie poprzez wpisanie go przez
uŜytkownika
• Wbudowany mechanizm umoŜliwiający przeniesienie wybranych spraw oraz
dokumentów do archiwum. Sprawy przeniesione do archiwum muszą być nadal
dostępne dla uŜytkownika z uprawnieniami tylko do odczytu.
6. System generuje spis spraw z uŜyciem następujących parametrów:
• Komórka organizacyjna
• Symbol z JRWA
• Rok
• Data rozpoczęcia załatwiania sprawy
• Data zakończenia załatwiania sprawy
• Stan sprawy (np.: zakończona, otwarta itd.).
7. System powiadamia o przekroczonych terminach załatwienia spraw poprzez oznaczanie
wybranych spraw oraz moŜliwość filtrowania spraw o przekroczonych terminach załatwienia.
8. Administrator Systemu musi posiadać moŜliwość zarządzania etapami spraw. W Systemie
musi istnieć moŜliwość definiowania wzorca sprawy (procedury), na podstawie którego
moŜliwe jest utworzenie sprawy podzielonej na określone etapy.
V. Zarządzanie kontaktami
1. Program rejestruje, przechowuje i umoŜliwia zarządzanie danymi teleadresowymi osób
fizycznych i prawnych; umoŜliwia nadawanie im dowolnych atrybutów, na podstawie których
moŜna precyzyjnie definiować grupy.
2. Za pomocą programu moŜna rozdzielać dokumentację i zadania na poszczególnych
uŜytkowników, a takŜe grupy uŜytkowników/klientów.
19
VI. Dodatkowe wymagania usprawniające pracę
1. System musi posiadać mechanizm tworzenia folderów wyszukiwania, umoŜliwiający
dodatkowe filtrowanie dokumentów, spraw i kontrahentów w postaci zapamiętanych folderów.
Filtrowanie moŜe wykorzystywać dowolne zapisane w bazie danych atrybuty filtrowanych
rekordów.
2. System musi umoŜliwiać powiadamianie o zmianach zachodzących na koncie uŜytkownika.
Powiadomienia musza dotyczyć, co najmniej:
• Otrzymania nowego dokumentu
• Otrzymania nowej sprawy
• Dołączenia do sprawy dokumentu
• Modyfikacji wersji dokumentu w obserwowanej sprawie
• Otrzymania nowego zadania, czy umówienia nowego spotkania
• Dodania komentarza w zadaniu
• Zmiany w zdarzeniu, w którym uczestniczy uŜytkownik.
3. Przesyłana informacja powinna zawierać tytuł oraz odwołanie (hyperlink) do
modyfikowanego obiektu pozwalający uruchomić formularz z nim związany (dokumentu,
sprawy, zadania).
4. System musi umoŜliwiać:
• Dynamiczną konfigurację szerokości kolumn list wyświetlających dane
• Ukrywanie wybranych kolumn na listach dokumentów, spraw, zadań
• Sortowanie dokumentów, spraw, zadań wg kolumn na danej liście.
VII. Wymagania dotyczące terminarzy
1. System musi posiadać wbudowany mechanizm terminarzy umoŜliwiający definiowanie
terminarzy indywidualnych pozwalających na organizację czasu pracy i terminowe
wykonywanie zadań.
2. KaŜdy uŜytkownik posiada moŜliwość udostępnienia swojego terminarza innemu
uŜytkownikowi do wglądu w stan wolny/zajęty, wyświetlanie szczegółów zdarzenia oraz
zapisu.
3. PrzełoŜony posiada wgląd do terminarzy swoich podwładnych oraz innych osób do których
stanowisk posiada uprawniony dostęp. Wpisy o terminach dokonane przez róŜnych
uŜytkowników w udostępnionych terminarzach muszą być oznaczane w sposób umoŜliwiający
odróŜnienie wpisów dokonywanych przez róŜnych uŜytkowników (preferowane rozróŜnienie
poprzez inny kolor wpisu).
4. System musi udostępniać następujące widoki terminarzy: dzienny, tygodniowy, miesięczny,
przy czym widok dzienny winien uwzględniać godzinny rozkład dnia.
5. System musi informować uŜytkownika o ewentualnych kolizjach w nowo tworzonych
zdarzeniach.
6. System musi posiadać funkcję cyklicznego przypominania o zdarzeniach zapisanych w
terminarzach.
Do kaŜdego zdarzenia moŜliwe powinno być zdefiniowanie powiadomienia. Powiadamianie
wyświetla się za pomocą wyskakującego okienka, w którym wyświetli się opis oraz hyperlink
do zdarzenia. Musi istnieć moŜliwość odłoŜenia przypomnienia o zdarzeniu na określony czas
lub jego zatwierdzenia, tak, aby więcej się nie pojawiało.
20
7. System musi umoŜliwiać synchronizację poprzez protokół SyncML wszystkich zdarzeń z
urządzeniami mobilnymi lub innymi systemami lub programami takimi jak np. Microsoft
Outlook.
VIII. Wymagania dotyczące obsługi poczty elektronicznej
1. System musi posiadać wbudowanego klienta poczty elektronicznej obsługującego, co
najmniej protokoły IMAP, SMTP i POP3
2. Wbudowany klient poczty elektronicznej posiada następujące funkcje:
• Utwórz wiadomość – umoŜliwia utworzenie nowej wiadomości
• Odpowiedz – umoŜliwia udzielenie odpowiedzi nadawcy wraz z cytowaniem i
oznaczenie cytowanego tekstu napisanego przez nadawcę
• Odpowiedz wszystkim – umoŜliwia udzielenie odpowiedzi nadawcy oraz przesłanie jej
na pozostałe adresy email wymienione w polu Do, Do wiadomości oraz Ukryty do
wiadomości wraz z cytowaniem i oznaczenie cytowanego tekstu napisanego przez
nadawcę
• Prześlij dalej – umoŜliwia przesłanie poczty elektronicznej kolejnemu odbiorcy
• Przenieś – umoŜliwia przenoszenie poczty elektronicznej pomiędzy folderami na
wybranym koncie
• Drukuj – umoŜliwia wydrukowanie poczty elektronicznej
• Dołącz – umoŜliwia dołączenie poczty elektronicznej do sprawy lub dokumentu
• Odbierz – umoŜliwia ręczne odebranie poczty elektronicznej
• Usuń – umoŜliwia usunięcie wybranej poczty elektronicznej
• Znajdź – umoŜliwia wyszukanie listu w folderach poczty elektronicznej
• Rejestruj – umoŜliwia rejestrację poczty elektronicznej jako dokumentu w systemie w
sposób analogiczny do rejestracji dokumentu zeskanowanego.
3. System musi udostępniać moŜliwość:
• Konfiguracji konta poczty elektronicznej kaŜdemu uŜytkownikowi
• Tworzenia reguł (kaŜdemu uŜytkownikowi) w oparciu o temat, odbiorcę, nadawcę,
które powodować będą automatyczne przeniesienie do wskazanego folderu pocztę
spełniającą kryteria danej reguły.
4. System zapewnia moŜliwość konfiguracji wielu kont poczty elektronicznej dla kaŜdego
uŜytkownika.
5. System musi umoŜliwiać:
• Rejestrację poczty elektronicznej jako dokumentów w systemie z podziałem na treść i
załączniki
• Dołączanie poczty elektronicznej do dokumentów lub spraw. Dołączenie musi być
moŜliwe z poziomu klienta poczty elektronicznej wbudowanego w system
• Wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej wraz z załącznikami
• Wysyłanie poczty elektronicznej w formacie HTML. System poprawnie interpretuje
pocztę elektroniczną w formacie HTML.
6. System musi posiadać moŜliwość przeszukania kaŜdego z kont poczty elektronicznej
względem następujących parametrów:
• Od – pole nadawcy poczty elektronicznej
• Do – pole odbiorcy poczty elektronicznej
• Temat – pole tematu poczty elektronicznej
• Treść – pole treści poczty elektronicznej
21
•
W podfolderach – moŜliwość przeszukania wszystkich bądź wybranych podfolderów
na koncie
IX. Wymagania dotyczące rezerwacji zasobów
1. System musi umoŜliwiać dodawanie, modyfikację, usuwanie zasobów oraz grupowanie
zasobów przeznaczonych do rezerwacji np.: grupa pojazdy, w której dostępne są konkretne
przedmioty.
2. System pozwala:
• Dokonywać rezerwacji zasobu oraz przeglądania rezerwacji z uŜyciem kalendarza,
• Na widok kalendarza rezerwacji z podziałem, co najmniej na: dzień, tydzień, miesiąc
• Oznaczanie róŜnym kolorem rezerwacji róŜnych zasobów, moŜliwość dokonania
rezerwacji z dokładnością do 15 minut
3. System musi informować uŜytkownika o rezerwacjach nakładających się
(z zaznaczeniem, kto rezerwuje dany zasób)
X. Wymagania dotyczące współpracy z BIP
1. System musi posiadać funkcję umoŜliwiającą publikację informacji zawartych w systemie na
stronach BIP poprzez mechanizm WebServices lub inny gwarantujący podobną
funkcjonalność.
XI. Wymagania dotyczące Komunikatora
1. System jest wyposaŜony w Komunikator typu Instant Messaging pozwalający na rozmowy
między uŜytkownikami (chat).
2. Komunikator zapewnia moŜliwość powiadamiania uŜytkownika o nadesłanych
dokumentach, otrzymanych zadaniach itp.
3. Komunikator posiada następujące funkcje:
• Dwukierunkowe rozmowy tekstowe pomiędzy uŜytkownikami systemu.
• Przechowywanie listy uŜytkowników na serwerze
• Informowanie o zmianach statusów uŜytkowników przy uŜyciu ikon oraz okien z
aktualnym statusem uŜytkownika
• Wyświetlenie danych innych uŜytkowników takich jak: numer telefonu, stanowisko,
adres email, zdjęcie
• Wyświetlanie informacji dotyczących dostępności uŜytkowników
• Przechowywanie wszystkich wiadomości przekazywanych pomiędzy uŜytkownikami
• Przesyłanie do uŜytkowników hyperlinków do wybranych dokumentów, spraw i
kontrahentów poprzez mechanizm przeciągnij i upuść (Drag&Drop). UŜytkownik, który
otrzyma powiadomienie moŜe uŜyć hyperlinku do otwarcia docelowego elementu o ile
posiada do niego uprawnienie.
XII. Wymagania w zakresie raportów
1. System pozwoli na definiowanie dowolnych wydruków i zestawień poprzez wbudowany i
udostępniony w interfejsie graficznym mechanizm. Mechanizm powinien pozwalać na
zdefiniowanie kwerendy w języku SQL, następnie sformatowanie otrzymanych danych w
formie tabelarycznej oraz innej pozwalającej na wyświetlenie danych w dowolnym miejscu i
formie np. w tabelce na dole strony, pogrubionym tekstem w czerwonym kolorze.
2. System musi umoŜliwiać:
22
•
•
Eksportowanie raportów w formie graficznej widocznej na ekranie po ich
wygenerowaniu do formatów XLS lub PDF
Grupowanie i sumowanie danych prezentowanych w raporcie, uwzględniając równieŜ
pola formularzy dynamicznych np. w przypadku dokumentu typu faktura, opisywanego
polami kwota netto, kwota brutto, oraz dodatkowym polem zdefiniowanym przez
administratora – tak, aby raport taki umoŜliwiał np. sumowanie pól liczbowych.
3. System pozwoli uruchamiać z wyświetlanych na ekranie zestawień formatki słuŜące
wprowadzaniu/edycji danych o ile zestawienie prezentuje dane wprowadzone poprzez
formatki - minimalnie będą to wszystkie typy dokumentów, sprawy, zadania, kontakty.
XIII. Wyszukiwarka
1. System musi posiadać funkcję tzw. wyszukiwania globalnego. Za jego pomocą moŜliwe jest
przeszukanie wszystkich elementów, do których uŜytkownik ma dostęp po wpisaniu
szukanego słowa lub wyraŜenia do okna wyszukiwania, bez konieczności zawęŜania widoku
do poszczególnych elementów Systemu.
2. Wyszukiwanie proste umoŜliwia równieŜ pełnotekstowe przeszukanie dokumentów, o ile
moŜliwe jest ich prawidłowe zindeksowanie np. dokumentów skanowanych poprzez
mechanizm OCR, plików zapisanych przy uŜyciu otwartych standardów itp.
XIV. Prezentacja
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo wezwania Wykonawców do przeprowadzenia
prezentacji części lub całości oferowanego przez Wykonawcę Systemu.
2. Przez prezentację Zamawiający rozumie pokaz rzeczywistej pracy Systemu na danych
demonstracyjnych, przy czym niedopuszczalne jest przygotowanie prezentacji w formie
prezentacji multimedialnej w formie Power Point czy podobnej.
4. Prezentacja Systemu przez Wykonawcę nie jest elementem czynności oceny ofert, która
dokonana zostanie wyłącznie na podstawie ich treści oraz kryteriów opisanych w SIWZ.
5. Prezentacja słuŜyć będzie weryfikacji informacji zawartych w ofertach Wykonawców,
dotyczących oferowanego Systemu tj. zgodności treści oferty z treścią specyfikacji istotnych
warunków zamówienia.
6. Odmowa przeprowadzenia prezentacji będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie,
art. 89 ust. 1 pkt. 2 ustawy PZP.
7. Prezentacja odbędzie się w siedzibie Zamawiającego. Do zaprezentowania oferowanego
Systemu Wykonawca dostarczy swój sprzęt komputerowy. Czas prezentacji – do 3 godzin.
Koszty realizacji prezentacji ponosi Wykonawca.
XV. Wymagania sprzętowe
Wraz z dostawą oprogramowania dostawca zobowiązany jest do dostarczenia niezbędnego
sprzętu komputerowego tj. wymaganych serwerów oraz skanerów w konfiguracji
zapewniającej płynną pracę całego systemu.
23