Regionalia 2016 – FAQ

Regionalia 2016 – FAQ
Opis merytoryczny – co powinniśmy tam napisać?
W tym miejscu zawrzyj wszystkie informacje dotyczące Twojego projektu. Opisz, krok po
kroku, czego dotyczy przedsięwzięcie. Zawrzyj informację o tym, czy przedsięwzięcie odbywa
się po raz pierwszy, czy ma już swoją coroczną tradycję.
Nasz projekt dostał dofinansowanie Dziekana, czy mam dołączyć zgodę do wniosku?
Jest to wręcz wymagane! Tylko załączona do wniosku kopia zgody Dziekana Wydziału /
Dyrektora jednostki na dofinansowanie projektu pozwoli uwiarygodnić przychody oraz
uzasadnić wydatkowanie poszczególnych kosztów.
Czy wymagana jest zgoda na trwanie regionaliów po 22?
Tak, jeśli regionalia organizowane są na terenie Uniwersytetu Warszawskiego. Należy wtedy
skierować odpowiednie pismo do Kanclerza Uniwersytetu Warszawskiego o wyrażenie zgody
na dłuższe trwanie imprezy.
W czasie naszych regionaliów chcemy mieć catering wraz z usługą alkoholową – czy jest to
możliwe?
Zarówno w przypadku cateringu, jak i alkoholu na regionaliach, należy wystąpić o zgodę do
Prorektor ds. Studenckich. Jeśli chodzi o alkohol sprzedawany przez konkretną firmę
cateringową do ww. pisma należy załączyć zaświadczenie o posiadanej koncesji przez tę firmę.
Czy możemy zorganizować regionalia w dniu jUWenaliów Uniwersytetu Warszawskiego?
Koordynatorzy mają pełną dowolność w wyborze terminu organizacji swoich juwenaliów
regionalnych, niemniej chcielibyśmy ustalić taki harmonogram, gdzie żadne regionalia się
nie dublują. Dodatkowo w miarę możliwości prosimy o nieorganizowanie regionaliów w
trakcie Juwenaliów Uniwersytetu Warszawskiego (6, 7 i 21 maja) i Wielkiej Parady Studentów
(14 maja), a jeśli jest to z pewnych względów niemożliwe - to o zakończenie ich przed
rozpoczęciem koncertów na Kampusie Głównym i Agrykoli lub zakończenie przed/rozpoczęcie
po Paradzie.
Tworzymy kosztorys projektu, ale brakuje mi informacji odnośnie kosztu montażu i
demontażu sceny. Co mam wpisać?
Aktualnie trwa zbieranie zapytań ofertowych przez Komisję Współpracy Samorządowej na
usługę montażu i demontażu sceny. Zarząd Samorządu Studentów UW posiada własną scenę
rozkładaną m.in. podczas wydarzeń w ramach juwenaliów regionalnych. ZSS UW podjął
decyzję o poszukiwaniu wykonawcy usługi. Informacja o wyborze firmy odpowiedzialnej
za montaż i demontaż sceny zostanie podana do wiadomości wewnętrznej po Wielkanocy.
Prosimy o zawarcie we wniosku kosztu 4000 zł, wzorem lat poprzednich, oraz poinformowanie
w opisie kosztorysu o zamiarze skorzystania ze sceny ZSS UW. Pełna specyfikacja znajduje się
na stronie Samorządu Studentów UW (http://samorzad.uw.edu.pl/juwenalia-regionalne2016/).
Wpisaliśmy liczbę koszulek w formularzu. Jak będzie wyglądać koszulka organizowanych
przeze mnie regionaliów? Kiedy otrzymamy koszulki?
Koszulka każdych regionaliów zawierać będzie z przodu oficjalny logotyp / hasło danych
juwenaliów regionalnych. Tył koszulki stanowić będzie logotyp Juwenaliów Uniwersytetu
Warszawskiego dla pełnej identyfikacji z całością przedsięwzięcia. Kolor koszulki to biały, z
uwagi na najniższy koszt produkcji białych koszulek przez szwalnie. Logotyp regionaliów
zamieszczony na koszulce należy przesłać najpóźniej do 17 kwietnia w formacie wektorowym.
Logotyp powinien mieć maksymalnie 3-4 barwy (nie odcienie!). Po wskazanym terminie
zostanie złożone zamówienie na produkcję koszulek dla wszystkich regionaliów i jUWenaliów,
stąd nie będzie możliwości późniejszego domówienia koszulek. Koszulki zostaną przekazane
jednostkom najpóźniej na dobę przed danym przedsięwzięciem. Na rzecz danych regionaliów
można zamówić maksymalnie 100 koszulek. Prosimy o niewpisywanie tej pozycji do wniosku
– na koszulki zostanie złożone osobne zamówienie.
Piszę po raz pierwszy wniosek o dofinansowanie z budżetu ZSS UW. Wpisałem pozycję
„Druk”, która zawiera zarówno druk plakatów wykonany przez jedną firmę, jak i zakup
dwustronnej taśmy oraz łatwo schodzącego kleju do przyklejania plakatów oferowanych
przez inną firmę. Czy taka pozycja jest poprawna?
Niestety nie. Głowna zasada to: „Jedna pozycja – jedna faktura”. A zatem, jeśli korzystasz z
usług jednej firmy, należy wpisać w kosztorysie wniosku pozycję dotyczącą zakupów/usług
dokonanych jedynie przez tę firmę. W sytuacji opisanej powyżej należałoby rozbić jedną
pozycję na dwie wpisując: „Druk Plakatów” oraz „Materiały do powieszenia plakatów”.
Czy musimy dostarczyć 3 zapytania ofertowe do wszystkich pozycji ujętych we wniosku?
Zgodnie z Regulaminem Przyznawania Dotacji przez ZSS UW należy dostarczyć zapytania
ofertowe na pozycje finansowane z I lub III filaru budżetu ZSS UW. Jeżeli dana usługa jest
niewykonalna przez inne podmioty lub wykonanie usługi przez inne podmioty wpłynie
negatywnie na charakter przedsięwzięcia lub jakość usługi, należy dołączyć do wniosku
wyjaśnienie, dlaczego nie dołącza się innych ofert i dlaczego dany wykonawca usługi jest
unikatowy. Ponadto należy przedstawić wycenę usługi oferowaną przez tę firmę.
Czy zapytaniem ofertowym może być printscreen?
Zapytanie ofertowe stanowi korespondencja z podmiotami wykonującymi usługę, cennik
usługi/towaru zamieszczony na oficjalnej stronie internetowej podmiotu. Zrzut ekranu
naturalnie może być zapytaniem ofertowym, jeżeli spełnia odpowiednie warunki (podane są
nazwa podmiotu, zakres usługi / nazwa towaru, koszt).
Planujemy wyświetlić film podczas regionaliów. Jakie warunki musimy spełnić?
Aby legalnie wyświetlić film, należy zakupić dane dzieło. Cenę filmu należy umieścić, jako
pozycję we wniosku wraz z informacją o pochodzeniu dofinansowania na tę pozycję. Ponadto
niezbędne będzie poprzedzenie wyświetlanego filmu wprowadzeniem prelegenta, by
podkreślić naukowy aspekt prelekcji. Prelegentem może zostać pracownik naukowy
Uniwersytetu lub innej uczelni wyższej. Ponadto niezbędna przy wyświetlaniu jest Opinia
Komisji Prawnej ZSS UW dotycząca dopuszczalności nieodpłatnego, publicznego wykorzystania
rozpowszechnionego utworu audiowizualnego objętego prawami autorskimi przez instytucję
oświatową w ramach jej działalności dydaktycznej.
Częścią naszych regionaliów jest impreza klubowa. Czy musimy dołączyć 3 zapytania na
wybrany przez nas klub?
Tak. Konkretną usługą jest organizacja imprezy, którą zaoferować może każdy dowolny klub.
Prosimy zatem o dołączenie 3 zapytań ofertowych dotyczących wyboru klubu, jeżeli pozycja
finansowana jest z budżetu Samorządu Studentów UW.
Podczas organizacji wydarzenia chcielibyśmy skorzystać z materiałów biurowych. Jest to
kilka pozycji o bardzo niewielkich kosztach, co w tej sytuacji zrobić?
Jeżeli środki na materiały biurowe mają pochodzić z budżetu Samorządu, należy usługę
wykonać u firmy obligatoryjnej na Uniwersytecie Warszawskim – AMAD. Informacje o liczbie
oraz dokładny spis potrzebnych materiałów należy zgłosić Przewodniczącej Komisji
Współpracy Samorządowej, który poda pełny koszt zakupu materiałów biurowych
realizowany przez firmę AMAD.
Chcemy opłacić z budżetu Samorządu catering dla uczestników wydarzenia, zaproszonych
gości, artystów etc. Co musimy dołączyć do tej pozycji?
Zapytanie ofertowe powinno zawierać wycenę usługi, jak i dokładne menu. Niezbędną jest
także zgoda pani Prorektor ds. studentów i jakości kształcenia UW – prof. dr hab. Marty
Kicińskiej-Habior na organizację cateringu podczas wydarzenia juwenaliowego. Kopię zgody
na usługę gastronomiczną należy dołączyć do wniosku.
Planujemy zorganizować nasze juwenalia na terenie naszej jednostki. Czy potrzebujemy
oficjalnej zgody władz jednostki na organizacje wydarzenia?
W tym przypadku niezbędna jest zarówno zgoda władz jednostki, jak i Kanclerza Uniwersytetu
Warszawskiego, który jest naczelnym organem decyzyjnym w sprawach administracji, czy
m.in. wykorzystania budynków dydaktycznych i terenów należących do Uniwersytetu. Kopię
zgód należy dołączyć do wniosku.
Wpisaliśmy „wykonanie grafik” przez grafika, jako koszt do opłacenia ze środków
Samorządu. Jak rozliczyć taki koszt po wydarzeniu?
W przypadku grafików, artystów, czy innych wykonawców podobnych usług nieprowadzących
własnej działalności gospodarczej, należy zawrzeć z nim umowę o dzieło w 2 egzemplarzach
(wzór dostępny na stronie Kwestury UW) i złożyć je najpóźniej na 5 dni przed wydarzeniem w
Biurze ZSS UW. Po wykonaniu usługi, usługodawca zobligowany jest wypełnić rachunek
(dostępny na stronie Kwestury UW), który zostanie złożony do rozliczenia w Biurze oraz
dołączony do sprawozdania z projektu.
Czy będzie możliwość poprawy wniosku lub dołączenia załączników po 23 marca?
Tak. Wszelkie poprawki do wniosku lub załączników należy uzupełniać w dniach 2-6 kwietnia,
czyli po ogłoszeniu przyznania dofinansowania na konkretne projekty.