zapytanie ofertowe - Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu

Suszec, dnia 29.04.2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYŁĄCZNOŚCI OBSŁUGI W ZAKRESIE
GASTRONOMII PODCZAS IMPREZY – „ XVI DZIEŃ SUSZCA ”
I. Dane Zamawiającego:
Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu
ul. Ogrodowa 22
43-267 Suszec
godziny otwarcia: 8:30 – 19:30 (poniedziałek – piątek)
telefon: 32 212-44-91
strona internetowa: www.kulturasuszec.pl
email: [email protected]
Zamawiający zaprasza do złożenia oferty na wyłączność w zakresie gastronomii podczas
imprezy z okazji XVI Dnia Suszca w dniu 25 czerwca 2016 roku (zwanej w dalszej części
zapytania Impreza ).
II Tryb:
Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą z
dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)
zwaną dalej ustawą Pzp. Zgodnie z art. 4 pkt. 8 w/w ustawy Pzp niniejsze zamówienie podlega
wyłączeniu od stosowania ustawy Pzp.
III. Opis przedmiotu zamówienia:
Wyłączność w zakresie obsługi gastronomii zgodnie z poniższymi wytycznymi.
Zapewnienie obsługi gastronomicznej Imprezy odbywającej się w dniu 25 czerwca 2016 roku na
terenie zewnętrznym Gminnego Ośrodka Kultury w Suszcu przy ulicy Ogrodowej 22
w godzinach od 15:00 do 22:00.
W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się do dystrybucji niżej określonych
produktów (ceny sprzedawanych produktów i usług oferent ustala na własną odpowiedzialność i
ryzyko), w tym m. in.:
 sprzedaż w naczyniach jednorazowych dania z grilla typu: kiełbasa, szaszłyk, kurczak;
 sprzedaż dania typu „fast food” takich jak przykładowo: hamburger, hotdog, zapiekanka;
 dystrybucja produktów innych typu: gofry, lody włoskie, orzeszki, wata cukrowa,
popcorn;
 sprzedaż gotowych produktów spożywczych typu: napoje bezalkoholowe, chipsy,
cukierki, batony, czekoladki;
opracowałą: Maria Karaś

sprzedaż piwa w kubkach jednorazowych – po uprzednim uzyskaniu jednorazowego
zezwolenia na sprzedaż alkoholu
 przekazanie na rzecz organizatora imprezy 370 darmowych bonów ( w tym: 250 bonów
do wykorzystania na lody bądź gofry w proporcji 1 bon = 1 szt gofra bądź loda oraz 120
sztuk bonów na żywność w proporcji 1 bon = 1 szt dania z grilla tj. kiełbasa lub szaszłyk
bądź inny ciepły posiłek typu bogracz wraz z pieczywem podane w naczyniu
jednorazowym), z tego tytułu oferent nie otrzymuje od organizatora przetargu
wynagrodzenia i nie może wnosić żadnych roszczeń;;
IV. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu:
O świadczenie usługi mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
 Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia;
 Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę
i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia;
 Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia.
V. Obowiązki oferenta:
Wykonawca (oferent):
 zobowiązuje się do sprzedaży usług na wysokim poziomie tzn. zgodnie z zasadami
w tym zakresie obowiązującymi (dotyczy to w szczególności kultury osobistej obsługi).;
 złożenie oferty przez Oferenta jest równoznaczne z oświadczeniem o posiadaniu
aktualnego pozwolenia na działalność gospodarczą, a także niezbędnej wiedzy,
doświadczenia, potencjału technicznego oraz odpowiedniego personelu, który umożliwi
prawidłowe wykonanie zadań z zakresu gastronomii podczas Imprezy przedstawionych
powyżej;
 zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych, handlowych w godzinach trwania
imprezy;
 dostarczony przez Oferenta sprzęt musi być sprawny technicznie i estetyczny;
 zobowiązany jest do wyposażenia swoich stoisk w zakresie przepisów przeciw
pożarowych (wyposażenie w gaśnice);
 zobowiązany jest realizować przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie z wymogami
sanitarno-epidemiologicznymi;
 zobowiązany jest do posiadania aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
w związku z prowadzoną działalnością, którą jest zobowiązany przedstawić w dniu
podpisania umowy oraz za wszelkie szkody i wypadki powstałe na terenie objętym
wyłącznością odpowiada wyłącznie Oferent, który wyegzekwuje ubezpieczenie od
nieszczęśliwych wypadków od podwykonawców;
 zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za najem powierzchni położonych na terenie
Gminy Suszec związanej z prowadzeniem działalności handlowej w czasie imprez
opracowałą: Maria Karaś

kulturalnych i sportowo-rekreacyjnych określonej zarządzeniem Wójta Gminy Suszec nr
GPN.0050.21.2012 z dnia 28 listopada 2012 r;
zobowiązany jest do poniesienia opłaty za zużytą podczas imprezy przez niego energię
elektryczną zgodnie ze wskazaniami podlicznika.
VI. Obowiązki Organizatora Imprezy:
Organizator zobowiązany jest do:
 oświadczenia, iż posiada wyłączne prawo do organizacji i przeprowadzenia Imprezy
oraz prawo do dysponowania terenem wokół Gminnego Ośrodka Kultury w Suszcu;
 zapewnienia w trakcie trwania imprezy występów artystycznych na scenie oraz innych
atrakcji odbywających się na terenie imprezy;
 poinformowania iż nie zapewnia ochrony terenu ze stoiskami gastronomicznymi
(objętego wyłącznością);
 zapewnienia dostęp do WC typu toy-toy;
 oświadczenia, iż nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Oferenta oraz osób
którymi Oferent się posługuje przy wykonaniu umowy zawartej z Organizatorem
wyrządzone przez: uczestników imprezy, służby ratownicze, przez siły natury;
 poinformowania, iż nie ponosi odpowiedzialności za odwołanie imprezy z przyczyn od
niego niezależnych (klęski żywiołowe, żałoba narodowa).
VII. Sposób przygotowania oferty:
1. Ofertę cenową należy złożyć na formularzu oferty stanowiącej załącznik nr 1, zawierającą
proponowaną wysokość wpłaty brutto w złotych – za wyłączność obsługi w zakresie gastronomi
Imprezy oraz podpisać załączone w ofercie oświadczenia.
2. Oferty pisemne w zaklejonych kopertach z napisem „GASTRONOMIA IMPREZY DZIEŃ
SUSZCA” należy złożyć w siedzibie GOK w Suszcu w pokoju nr 68 do dnia 18.05.2016 r. do
godziny
12:00.
3. Wartość cenowa za wyłączność w zakresie gastronomii oferty nie podlega zmianie po
złożeniu oferty.
4. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
5. Mile widziane referencje dołączone do oferty, dodatkowo punktowane podczas oceny.
VIII. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
przekazywania oświadczeń i dokumentów:
Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami ze strony
Zamawiającego jest:
1. W kwestiach formalnych – z Panią Marią Karaś tel: 32 2124491 wew. 22
2. W kwestiach merytorycznych – z Panią Kasią Krzempek tel. 32 2124491 wew. 21
opracowałą: Maria Karaś
IX. Kryteria oceny ofert:
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca najwyższą kwotę brutto
oferowaną za wyłączność w zakresie gastronomii podczas Imprezy, złożona przez Wykonawcę
spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu. oraz otrzyma najwyższą liczbę
punków, przy czym: wartość za wyłączność stanowi 80 %, referencje 20%.
X. Wynik postępowania:
O wyborze oferty zamawiający powiadomi Wykonawców do dnia 20 maja 2016 r. drogą
mailową na podstawie sporządzonego protokołu z postępowania.
XI. Gminny Ośrodek Kultury w Suszcu zastrzega sobie prawo zmiany zapytania
i warunków, a także odwołania zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny oraz
zamknięcia postępowania bez wybrania którejkolwiek z ofert.
XII. Lista załączników:
1. Załącznik nr 1 – oferta cenowa.
opracowałą: Maria Karaś