Wystąpienie Pokontrolne - Niepubliczny Żłobek Płomyczki

WOJEWODA OPOLSKI
Opole, 12 listopada 2014 r.
PSiZ.II.431.64.2014.IF
Wystąpienie Pokontrolne
1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej:
Niepubliczny Żłobek „Płomyczki” Aneta Banach – zwany w dalszej części projektu Żłobkiem
ul. Augusta Bassego 9 a
45 – 670 Opole
2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego:
Aneta Banach - Dyrektor Niepublicznego Żłobka „Płomyczki”
3. Imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych:
Aneta Banach - Dyrektor Niepublicznego Żłobka „Płomyczki” – koordynator
Tomasz Łągiewka – Pełnomocnik Anety Banach do występowania w sprawach Żłobka
(osoba udzielająca wyjaśnień w zakresie spraw Żłobka)
4. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera:
Izabela Folęga – inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej
w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego,
Anna Namysło – starszy inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy
Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego.
5. Miejsce kontroli:
Niepubliczny Żłobek „Płomyczki” Aneta Banach
ul. Augusta Bassego 9 a
45 – 670 Opole
6. Termin kontroli: 29.09.2014 r., 06.10.2014 r.
7. Zakres kontroli:
Przedmiot kontroli: Kontrola kompleksowa (merytoryczna) w zakresie prawidłowości
realizacji zadania z zakresu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi do lat 3 pn. „Zapewnienie
funkcjonowania Żłobka Niepublicznego ”Płomyczki” zlokalizowanego w Opolu przy ul.
Bassego 9 a dla 25 dzieci”, w ramach umowy Nr 2/2013 z 17 października 2013 r. w sprawie
udzielenia wsparcia finansowego na realizację zadań określonych w Resortowym programie
rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „Maluch 2013 – edycja 2”, tj.:
a) weryfikacja dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków
w ramach realizacji zadania,
b) sprawdzenie prawidłowości wykonania zadania i wydatkowania środków
dotacji celowej w 2013 r. zgodnie z zawartą umową Nr 2/2013 z 17
października 2013 r. w sprawie udzielenia wsparcia finansowego na realizację
zadań określonych w Resortowym programie rozwoju instytucji opieki nad
dziećmi w 3 wieku do lat 3 „Maluch 2013 – edycja 2”. Kontrola merytoryczna
wydatków poniesionych na:
 wynagrodzenie opiekunek, pomocy opiekunek, pielęgniarki, koordynatora
projektu i dyrektora,
 obsługę kadrowo – księgową,
 doposażenie żłobka w zabawki i pomoce edukacyjne,
 utworzenie i wyposażenie placu zabaw zapewniające bezpieczny
i higieniczny pobyt dzieci,




utrzymanie najmowanego lokalu, w którym zlokalizowany jest żłobek –
czynsz, opłaty eksploatacyjne,
wyżywienie dzieci,
zakup środków utrzymania czystości i dezynfekcji,
doposażenie stanowisk pracy.
Oceny działalności Żłobka dokonano, w oparciu o przedłożone w trakcie kontroli
dokumenty, kontrolę na miejscu realizacji zadania oraz sporządzoną dokumentację
fotograficzną.
Ustalenia kontroli.





Na podstawie art. 28 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do
lat 3 (Dz. U. Nr 45, poz. 235 z późn. zm.) 11 lipca 2013 r. Niepubliczny Żłobek
„Płomyczki” Aneta Banach został wpisany do prowadzonego przez Prezydenta
Miasta Opole rejestru żłobków pod nr 14/Ż/2013 (zaświadczenie o wpisie do rejestru
żłobków stanowi Załącznik nr 1 do akt kontroli).
W ramach realizacji Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi
w wieku do lat 3 „Maluch 20013 – Edycja 2”, Niepubliczny Żłobek „Płomyczki” dnia 26
sierpnia 2013 r. przedłożył do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego korektę Oferty
konkursowej „Maluch 2013 – edycja 2” na zapewnienie funkcjonowania miejsc opieki
nad dziećmi wieku do lat 3, na podstawie której zawarto umowę Nr 2/2013 z dnia 17
października 2013 r. w sprawie udzielenia wparcia finansowego na realizację zadań
określonych w Resortowym Programie rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku
do lat 3 „Maluch 2013 – edycja 2” na kwotę dofinansowania 131.250,00 zł. Środki
finansowe przekazano Żłobkowi w 3 transzach (I transza – 24 października 2013 r. –
75.971,00 zł, II transza – 13 listopada 2013 r. – 31.873,00 zł, III transza – 12 grudnia
2013 r. – 23.406,00 zł) na rachunek bankowy podmiotu wskazany w ww. umowie
(wyciągi bankowe stanowią Załącznik nr 2 do akt kontroli).
W wyniku dokonanego przez podmiot zwrotu środków w wysokości 2.820,50 zł, kwota
dofinansowania ostatecznie wyniosła 128.429,50 zł.
Zgodnie z zapisami § 1 ust. 11 ww. umowy, Żłobek zobowiązany był do obniżenia
miesięcznych opłat rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad
dziećmi za okres otrzymywania dotacji – o kwotę równą otrzymanej kwocie dotacji na
1 miejsce opieki. Z przedłożonych przez Żłobek dokumentów, tj. listy dzieci objętych
dofinansowaniem z resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi
w wieku do lat 3 „MALUCH” realizowanego w konkursie „MALUCH 2013 – edycja 2” ,
zestawienia wypłat opłaty stałej wraz z wyżywieniem, dowodów wpłaty (pokwitowań),
oraz wyciągów bankowych/potwierdzeń transakcji wynika, iż Żłobek dopełnił
obowiązku wynikającego z umowy (ww. dokumenty stanowią Załącznik nr 3 do akt
kontroli).
W zatwierdzonym Sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach Programu rozwoju
instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH” realizowanego w konkursie
„MALUCH 2013 – edycja 2” przedłożonym do Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego
30 stycznia 2014 r., Żłobek wykazał 179 dokumentów księgowych w ramach których
poniesione wydatki opłacone zostały w całości lub w części ze środków
pochodzących z dotacji bądź ze środków własnych Żłobka.
Dowody księgowe wyszczególnione w Sprawozdaniu zawierają podatek VAT.
Zgodnie z oświadczeniem o kwalifikowalności VAT Pełnomocnika Niepublicznego
Żłobka „Płomyczki” z dnia 3 października 2014 r., Żłobek realizując zadanie nie mógł
odzyskać poniesionego kosztu podatku VAT, zatem podatek ten stanowi koszt
kwalifikowalny (oświadczenie stanowi Załącznik nr 4 do akt kontroli).
Do kontroli wytypowano co 5 dokument księgowy (faktura, rachunek, potwierdzenie
przelewu itd.) wykazany w Sprawozdaniu z realizacji zadania (Część B sprawozdania
- Zestawienie faktur). W rezultacie podjętych działań, wylosowano 36 pozycji (faktury,
rachunki, potwierdzenia przelewu itd.) wraz z dowodami zapłaty, co stanowi 20 %
ogółu, wykazanych w sprawozdaniu dokumentów księgowych, tj.:
W wyniku przeprowadzonej próby wylosowano dokumenty księgowe dla kategorii wydatków:
 wynagrodzenie opiekunek, pomocy opiekunek, pielęgniarki, koordynatora projektu
i dyrektora:
Lp.
Numer dokumentu
księgowego
Data
dokumentu
księgowego
Data płatności
Numer
pozycji
kosztorysu
Kwota
Razem
1
2
3
4
5
7
w tym: środki
pochodzące z dotacji
8
137.
potwierdzenie
przelewu
potwierdzenie
przelewu
potwierdzenie
przelewu
potwierdzenie
przelewu
2013-09-30
2013-10-25
1
3 808,96
3 808,96
2013-10-30
2013-11-15
1
4 087,30
4 087,30
2013-11-29
2013-12-19
1
4 147,64
4 147,64
2013-12-20
2013-12-30
1
4 261,55
4 261,55
Numer
pozycji
kosztorysu
Razem
308.
498.
721.

Numer
dokumentu
księgowego
Data
dokumentu
księgowego
Data płatności
1
2
3
4
5
7
w tym: środki
pochodzące z dotacji
8
5.
1/Król/2013
2013-08-31
2013-08-31
2
337,00
337,00
Numer
dokumentu
księgowego
Data
dokumentu
księgowego
Data płatności
1
2
3
0,00
0,00
Kwota
wkład
własny
0,00
Numer
pozycji
kosztorysu
Razem
Kwota
w tym: środki
pochodzące z dotacji
4
5
7
8
wkład
własny
25.
3378/K/2013
2013-08-30
2013-08-30
3
29,40
29,40
0,00
255.
#507/107
2013-09-09
2013-09-09
3
53,98
53,98
0,00
353.
1013/10/2013
2013-10-28
2013-10-28
3
14,49
14,49
0,00
2013-10-26
2013-10-26
3
27,00
27,00
0,00
2013-10-10
2013-10-10
3
73,80
73,80
0,00
379.
471.
FIS/0714/2013/00
0106
FVKL/865/10/201
3
533.
4772/K/2013
2013-11-27
2013-11-27
3
35,85
35,85
0,00
568.
RA-24/13/OPOLE
2013-11-21
2013-11-21
3
60,00
60,00
0,00
678.
FAK/165000/2013
/1023
2013-11-07
2013-11-07
3
24,97
24,97
0,00
2013-12-20
2013-12-20
3
485,91
485,91
0,00
2013-12-03
2013-12-03
3
163,86
0,00
163,86
936.
1068.
105226
FP163800883121
33
utworzenie i wyposażenie placu zabaw, zapewniające bezpieczny i higieniczny pobyt
dzieci:
Lp.
Numer
dokumentu
księgowego
Data
dokumentu
księgowego
Data płatności
2
3
4
627.
FVS/22/2013
2013-11-14
700.
.28201311040303
00
2013-11-04
1

0,00
doposażenie żłobka w zabawki i pomoce edukacyjne:
Lp.

0,00
obsługa kadrowo-księgowa:
Lp.

wkład
własny
Numer
pozycji
kosztorysu
Kwota
Razem
w tym: środki
pochodzące z dotacji
5
7
8
2013-11-14
4
3 000,00
3 000,00
0,00
2013-11-04
4
43,98
0
43,98
wkład
własny
utrzymanie najmowanego lokalu, w którym zlokalizowany jest żłobek - czynsz, opłaty
eksploatacyjne:
Lp.
Numer dokumentu
księgowego
Data
dokumentu
Data płatności
Numer
pozycji
Kwota
wkład
własny
księgowego
kosztorysu
Razem
w tym: środki
pochodzące z dotacji
7
8
1
2
3
4
5
203.
FA 41/O/2013
2013-09-18
2013-09-18
5
47,78
47,78
303.
5/2013
2013-09-04
2013-09-04
5
4 650,00
4 650,00
494.
FA 43/0/2013
2013-10-01
2013-10-01
5
56,21
56,21
634.
potwierdzenie
przelewu
2013-11-13
2013-11-13
5
107,00
107,00
2013-12-04
2013-12-04
5
4 650,00
4 650,00
1010.
0,00
0,00
wyżywienie dla dzieci:
Lp.
1
Numer dokumentu
księgowego
2
130.
Data
dokumentu
księgowego
Data płatności
Numer
pozycji
kosztorysu
Kwota
Razem
w tym: środki
pochodzące z dotacji
3
4
5
7
8
2013-08-01
2013-08-01
6
35,07
35,07
2013-09-28
2013-09-28
6
96,50
96,50
2013-10-17
2013-10-17
6
9,28
9,28
2013-11-18
2013-11-18
6
68,06
68,06
2013-12-31
2013-12-31
6
99,03
99,03
2013-12-28
2013-12-28
6
613,28
613,28
2013-12-04
2013-12-04
6
86,40
86,40
FP16430002008135
158.
0,00
97048
595.
0,00
1174/28/2013
765.
0,00
1435F01763/12/13
843.
0,00
709/0363/2013
1024.
0,00
#151/2013/1511

wkład
własny
0,00
FP16430039609131
436.
0,00
zakup środków utrzymania, czystości i dezynfekcji:
Lp.
1
2
3
4
Numer
pozycji
kosztory
su
5
7
8
54.
FP16430025908131
2013-08-26
2013-08-26
7
5,99
5,99
219.
2013-09-14
2013-09-14
7
12,78
12,78
2013-10-22
2013-10-22
7
51,99
51,99
914.
FAK/09774/2013/10
63
0/0(021)0012/29506
6
2013-28-099341
2013-12-22
2013-12-22
7
130,00
0,00
963.
FP16430015112131
2013-12-16
2013-12-16
7
49,90
0,00
424.

0,00
0,00
8/2013

0,00
Numer dokumentu
księgowego
Data
dokumentu
księgowego
Data płatności
Kwota
Razem
w tym: środki
pochodzące z dotacji
wkład
własny
0,00
0,00
0,00
130,00
49,90
doposażenie stanowisk pracy:
Lp.
Numer dokumentu
księgowego
Data
dokumentu
księgowego
Data płatności
1
2
3
4
Numer
pozycji
kosztory
su
5
Kwota
7
8
314.
F-10/0353/10/13
2013-10-31
2013-10-31
8
143,91
143,91
345.
2013-28-081623
2013-10-29
2013-10-29
8
164,00
164,00
Razem
w tym: środki
pochodzące z dotacji
wkład
własny
0,00
0,00
Reasumując, kontrolą objęto dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie kosztów
w ramach kategorii wydatków określonych w Sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach
Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH” realizowanego
w konkursie „MALUCH 2013 – edycja 2”.
Łącznie zweryfikowano 36 dokumentów księgowych (kopie dokumentów księgowych
stanowią Załącznik nr 5 do akt kontroli) w zakresie zgodności danych zawartych
w dokumentach przedłożonych do kontroli, w stosunku do danych wskazanych ww.
sprawozdaniu, tj.: nr dokumentu księgowego, data wystawienia dokumentu, data płatności
oraz kwalifikowalność poniesionego kosztu w odniesieniu do kategorii wydatku określonego
w sprawozdaniu (w części pn. Kosztorys ze względu na typ kosztów).
Ustalono, że dla ww. dokumentów błędnie wpisano:
 nr dokumentu księgowego dla poz.:
o poz. 678 jest FAK/165000/2013/1023, powinno być: FAK/16500/2013/1023;
o poz. 700 jest 2820131104030300, powinno być: 2820131104030301.
 datę zapłaty za dokument księgowy dla poz.:
o poz. 203 jest 18.09.213 r., powinno być: 25.10.2013 r.;
o poz. 303 jest 04.09.2013 r., powinno być: 24.10.2013 r.;
o poz. 353 jest 28.10.2013 r. powinno być: 26.10.2013 r.
o poz. 494 jest 01.10.2013 r., powinno być: 24.10.2013 r.;
o poz. 627 jest 14.11.2013 r., powinno być: 30.11.2013 r.;
o poz. 1010 jest 04.12.2013 r., powinno być: 13.12.2013 r.
 datę wystawienia dokumentu księgowego dla poz.:
o poz. 595 jest 18.11.2013 r., powinno być: 21.11.2013 r.




Zgodnie z wytyczną zawartą w Sprawozdaniu z realizacji zadania, Żłobek rozliczający
przyznaną dotację, w części dot. Zestawienia faktur zobowiązany jest wskazać daty
zapłaty za poniesiony wydatek.
Ustalono, że w przypadku kosztów związanych z rozliczeniem kategorii wydatku pn.
wynagrodzenie opiekunek, pomocy opiekunek, pielęgniarki, koordynatora projektu
i dyrektora, w sprawozdaniu nie wskazano wszystkich dat zapłaty za pochodne od
wynagrodzeń pracowników (składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, składki
na Fundusz Pracy i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz zaliczki na
podatek dochodowy od osób fizycznych).
Ponadto, w odniesieniu do kosztów dot. pochodnych od wynagrodzeń (poz. 137, poz.
308, poz. 498, poz. 721) oraz wydatków związanych z utrzymaniem miejsca,
w którym zlokalizowany jest żłobek (poz. 634), przytoczono niewłaściwy dokument na
podstawie którego poniesiono wydatki.
W trakcie kontroli stwierdzono, iż dla części dokumentów księgowych (faktur,
rachunków) wybranych na próbie, płatności za dokonanie transakcji zakupu,
uregulowano gotówką bądź kartą płatniczą (oświadczenie podmiotu z dnia 29
września 2014 r. stanowi Załącznik nr 6 do akt kontroli). Natomiast dla pozostałych
dokumentów księgowych przedłożono wyciągi bankowe, na podstawie których
stwierdzono dokonanie zapłaty.
Należy zaznaczyć, iż losowo wybrane dokumenty księgowe potwierdzające
poniesienie wydatków w ramach realizacji zadania, opatrzone zostały na odwrocie
pieczęcią podmiotu oraz sporządzonym w sposób trwały opisem zawierającym
informacje, z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było
przeznaczenie zakupionego towaru, usług lub innego rodzaju opłaconej należności.
Udokumentowane protokołem, oględziny miejsca realizacji zadania potwierdziły,
iż składniki doposażenia Żłobka mającego charakter trwały, zakupionego ze środków
dotacji, stanowią faktyczne wyposażenie Żłobka (Protokół oględzin stanowi załącznik
nr 7 do akt kontroli).
8. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta:
Zespół kontrolny pozytywnie ocenia działalność Niepublicznego Żłobka
„Płomyczki” Aneta Banach w zakresie realizacji zadania, tj. pod względem:
 wykonania rzeczowego z uwagi na potwierdzenie w oparciu o przedłożone
dokumenty kwalifikowalności poniesionych wydatków;
 przestrzegania zapisów Resortowego programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi
w wieku do lat 3 „MALUCH – edycja druga 2013” oraz Umowy nr 2/2013 z dnia 17
października 2013 r., w zakresie wywiązania się z obowiązku obniżenia miesięcznych
opłat rodziców za dziecko uczęszczające do instytucji opieki nad dziećmi za okres
otrzymywania dotacji.
Stwierdzone uchybienia:
 w Sprawozdaniu z realizacji zadania w ramach Programu rozwoju instytucji opieki
nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH” realizowanego w konkursie „MALUCH 2013
– edycja 2” dla dokumentów wylosowanych na próbie błędnie wpisano:
 nr dokumentu księgowego dla poz.: 678, 700.
 datę zapłaty za dokument księgowy dla poz.: 203, 303, 353, 494, 627, 1010.
 datę wystawienia dokumentu księgowego dla poz.: 595.
 w przypadku kosztów związanych z rozliczeniem kategorii wydatku pn.
Wynagrodzenie pracowników, w sprawozdaniu nie wskazano wszystkich dat zapłaty
za pochodne od wynagrodzeń pracowników (składki na ubezpieczenie społeczne,
zdrowotne, składki na Fundusz Pracy i Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych).
 w odniesieniu do kosztów dot. pochodnych od wynagrodzeń (poz. 137, poz. 308, poz.
498, poz. 721) oraz wydatków związanych z utrzymaniem miejsca w którym
zlokalizowany jest żłobek (poz. 634), przytoczono niewłaściwy dokument na
podstawie którego poniesiono wydatki.
9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości:
Zespół kontrolny nie stwierdził nieprawidłowości.
10. Nie zgłoszono zastrzeżeń do ustaleń kontroli dot. części merytorycznej realizacji zadania.
Mając powyższe na uwadze, stosownie do zapisu art. 46 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15
lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
zalecam
wyeliminowanie stwierdzonych uchybień w Sprawozdaniu z realizacji zadania
w ramach Programu rozwoju instytucji opieki nad dziećmi w wieku do lat 3 „MALUCH”
realizowanego w konkursie „MALUCH 2013 – edycja 2” przedłożonym do tut. Urzędu
dnia 30 stycznia 2014 r.
Na postawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej
(Dz. U. Nr 185, poz. 1092), proszę o poinformowanie Wojewody Opolskiego o sposobie
realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji albo
o przyczynach niepodjęcia takich działań, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego
wystąpienia pokontrolnego.
Informację w powyższym zakresie należy przekazać do Wydziału Polityki Społecznej
i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole.
Z up. Wojewody Opolskiego
Joanna Chmura
Zastępca Dyrektora Wydziału
Polityki Społecznej i Zdrowia