Zarządzanie projektami - Nasza Trasa

Zarządzanie projektami w drużynie
Projekt – ten instrument został przypisany harcerzomstarszym już w 2003 roku, a mimo to wykorzystywany jest
dosyć rzadko.Chcielibyśmy, abyście podeszli do realizacji naszego programu jak dodużego projektu, którego
celem jest wytyczenie szlaku turystycznego.Każde harcerskie przedsięwzięcie jest projektem – warto nauczyć
sięzarządzania projektami. Innymi słowy – warto nauczyć się zarządzaniaprojektami już w harcerstwie (i nie
tylko w drużynachstarszoharcerskich!) – na studiach i w dorosłym życiu będziemyrealizować niejeden projekt.
Zatem róbmy to dobrze!
Skoro napisało się „róbmy to dobrze”, warto zwrócićuwagę na pewien aspekt jakości naszych działań. W wielu
miastach, wśródwładz, w instytucjach i wśród partnerów współpracujących z ZHP utarłosię określenie „robić
coś po harcersku”. Robić coś „po harcersku” niezawsze znaczy robić coś dobrze. Po „harcersku” – czyli na
ostatniąchwilę, z dużym ryzykiem, spontanicznie i radośnie ;) Warto zadbać oto, aby to skojarzenie z
harcerstwem się odwróciło, aby „po harcersku”znaczyło dobrze, porządnie i tak, jak ma być!
Jak zabrać się za realizację projektu? Na początek powinniśmy wiedzieć, jaki projekt chcemy zrealizować.
Jaki? Wytyczenie szlaku turystycznego!
Chcemy? Pewnie, że tak!
Chcemy realizować projekt i nawet wiemy, jaki – bezżartów – to naprawdę duży pierwszy krok. Teraz
zastanówmy się, jakprzeprowadzić projekt od początku do końca. Najpierw spróbujmyokreślić, co powinno być
na początku, co na końcu, a co w samym środku.Na razie posługujemy się hasłami :)
Kliknij w obrazek, żeby powiększyć
Ten prosty schemat pokazuje, że projektu nierealizuje się liniowo – wykonując kilka niepowtarzających się
etapów.Są procesy, które powinny nakładać się na siebie – ze względu na jakośćcałego projektu. Niezbędne jest
przypatrywanie się, czy realizacjakonkretnych zdań idzie zgodnie z planem (czy prowadzi nas do
realizacjizamierzeń i celów) – jeżeli stwierdzamy, że coś jest nie tak, nanowo uruchamiamy proces
planowania w celu udoskonalenia tego, co niedziałało dotąd zbyt dobrze. Wszakże treścią
harcerskiego wychowania jest program stale doskonalony i pobudzający do rozwoju :)
Teraz spróbujmy bardziej szczegółowo zaplanować etapy realizacjinaszego programu. Dla zachowania
przejrzystości, wypiszmy poszczególneetapy w punktach:
1.Decyzja o przystąpieniu do propozycji programowej.
2.Postawienie sobie celu nadrzędnego. (Na tym etapie musimy już wiedzieć, kto weźmie udział w realizacji
projektu).
3.Postawienie kilku celów etapowych – „kamieni milowych”, co prowadzi nas do…
4.Wyodrębnienia etapów/obszarów realizacji projektu – celem realizacji każdego obszaru jest jeden z celów
etapowych.
5.Planujemy szczegółowe czynności potrzebne do realizacji celów etapowych i „wyczerpania” każdego etapu.
6. Szczegółowo planujemy czas realizacji projektu natrzech poziomach: szczegółowych zadań; osiągnięcia celów
etapowych;realizacji całego projektu.
Widzimy, że w tych punktach nie ma nawet wzmianki o kontroli realizacji zadań. Kontrola powinna towarzyszyć
całemu procesowi od momentu podjęcia decyzji o przystąpieniu do programu do chwili podpisania meldunku
końcowego
Spróbujmy zasymulować na papierze realizację tegoprojektu. Przy okazji poznacie kilka narzędzi przydatnych w
planowaniupracy i realizacji projektu.
Formułowanie celu nadrzędnego.
Tutaj nie ma nad czym się zastanawiać. Naszym celem jest realizacja zadań programu „Nasza-trasa”.
Ale może uda nam się ująć nieco inaczej ten cel?
Naszym celem jest pełna realizacja programu – wytyczenie szlakuturystycznego oraz wykonanie jak największej
ilości zadań dodatkowychtak, aby nasza praca przyniosła korzyść drużynie – rozwinęłaumiejętności i wiedzę
harcerzy oraz poprawiła wizerunek naszej drużynyw środowisku działania.
Ten sam cel, zapisany bardziej szczegółowo, pozwala od razu zauważyć,na czym powinniśmy przede wszystkim
się skupić, czego nie możemystracić z oczu.
Kto weźmie udział w realizacji projektu?
Tutaj znowu odpowiedź jest prosta – udział weźmiecała drużyna. Ale po szybkim przebiegnięciu wzrokiem
wszystkich etapówrealizacji projektu widać, że co najmniej kilka osób powinno niecobardziej zaangażować się w
projekt.
Po pierwsze potrzebujemy szefa projektu –może być nim drużynowy, ale może być ktoś inny – np. ktoś, kto w
ramachpróby na wyższy stopień zechce podjąć się koordynacji dużego projektu.
Poza szefem projektu potrzebne są jeszcze osoby,które wezmą odpowiedzialność, za osiągnięcie celów
etapowych, czyli zarealizację zadań w poszczególnych obszarach. Szef projektu odpowiada za:
•Planowanie,
•Nadzorowanie realizacji zadań,
•Koordynację obszarów projektu,
•Rozwiązywanie sytuacji kryzysowych,
•Realizację celu głównego.
Jaki powinien być szef projektu?
•Świadomy tego, co robi,
•Zaangażowany w prace przygotowawcze,
•Wyczulony na sytuacje kryzysowe,
•Elastyczny,
•Powinien być realistą!
Koordynatorzy obszarów - odpowiadają za realizację celów etapowych,koordynują wykonywanie zadań
szczegółowych - delegują te zadaniaczłonkom zastępów/drużyny, odpowiadają za dobry harmonogram
realizacjicelów etapowych, uczestniczą w koordynacji całego projektu.
Sztab projektu może w pełni pokrywać się z radądrużyny - ale nie musi. Dobrze byłoby przyjrzeć się
zdolnościomkandydatów na funkcyjnych i być może do nich oddelegować zadaniaetapowe - warto sprawdzać
swoich harcerzy w działaniu, warto pomagać imw zdobywaniu doświadczenia.
Postawienie celów etapowych i wyodrębnienie głównych etapów realizacji projektu.
Nieprzypadkowo rozpatrujemy te dwa „punkty” razem.Wyodrębnianie głównych obszarów i stawianie celów
etapowych są ze sobąmocno sprzężone. Cel etapowy to coś, co osiągniemy w toku realizacjidanego obszaru, a
każdy obszar jest niejako „zdefiniowany” odpowiednimcelem etapowym. Proste i genialne ;)
Przyjrzyjmy się już konkretnie naszemu przypadkowi.
Naszym celem głównym jest realizacja programu „Nasza-trasa”. Jak przejść do celów etapowych? Pierwszą
podpowiedźznajdziemy już w szerzej sformułowanym celu głównym (a nie mówiłem, żeto ważne? J). Kolejne
podpowiedzi przychodzą do głowy popięciosekundowym zastanowieniu. Przykładowe cele etapowe (zgodne
zposzczególnymi etapami realizacji programu):
•Pierwszy kamień milowy – Palcem po mapie,
•Drugi kamień milowy – Stare widokówki,
•Trzeci kamień milowy – Wielka wyprawa,
•Czwarty kamień milowy – Pamiętnik z podróży,
•Przygody na szlaku,
•Kres wędrówki.
W tym miejscu należy zaznaczyć, że nazwa „celeetapowe” może być trochę myląca. Nie są przecież
chronologicznymi ilogicznymi etapami realizacji całego projektu – realizuje się jerównocześnie, bardzo często
się nakładają. Nazwa „obszary” jest chybabardziej adekwatna.
Zatem cele, które wcześniej nazwaliśmy „etapowymi” możemy ująć jako zamierzenia niezbędne do realizacji
całego projektu.
Rzeczą,o której na pewno nie możemy zapomnieć jest techniczna realizacjawszystkich zadań, czyli wszystko, co
jest związane z organizacją,załatwianiem, kupowaniem, robieniem itd. Potrzebny jest dodatkowyobszar
funkcjonujący w obrębie wszystkich pozostałych - na pozórwirtualny, ale bardzo ważny, bo odpowiedzialny za
"materialną" stronęrealizacji projektu.
Dodatkowoktoś powinien dbać o public relations w programie - organizacja imprezdla szkół, wystaw lub wspólne
inicjatywy z prasą lokalną wymagająutrzymywania zewnętrzynch kontaktów na wysokim poziomie. Warto,
abyktoś porządnie się tym zajął. Być może osobny zespół od PR? A możemacie już taki w drużynie?
Zaplanowanie szczegółowych zadań prowadzących do „wyczerpania” poszczególnych obszarów
projektu.
Zanim dojdziemy do poziomu, na którym napiszemy zadania „wydrukowaćzaproszenia na imprezę promocyjną”
i inne o tym poziomieszczegółowości, zastanówmy się, do jakich rezultatów mają nasdoprowadzić te drobne
zadania. Możemy dopisać kolejne zamierzenia – jużna nieco niższym szczeblu całego projektu. Przykładowo
można zrobić totak:
•Pierwszy kamień milowy – Palcem po mapie.
oPrzygotowanie mapy ciekawych miejsc w najbliższej okolicy,
o Odnalezienie przedmiotu, który będziewiązał się z wyjątkową historią lub ciekawostką związaną
zmiejscowością działania drużyny,
o Zgromadzenie możliwie najwięcejinteresujących materiałów na temat historii, przyrody, geografiibliskiej
okolicy (strony internetowe, książki, czasopisma, filmy),
o Organizacja spotkania z osobą, która winteresujący sposób opowie o historii, tradycjach, zwyczajach ikulturze
najbliższej okolicy,
oOrganizacja krótkiej gry terenowej.
•Drugi kamień milowy – Stare widokówki.
o Przygotowanie krótkich,encyklopedycznych, ale jednocześnie interesujących i zachęcającychinformacji na
temat ciekawych miejsc w najbliższej okolicy,
oPrzedstawienie graficzne opisywanych miejsc,
oZapewnienie harcerzom materiałów merytorycznych oraz technicznych i plastycznych do realizacji zadania,
oWyprawa drużyny do miejscowego muzeum,
oPrzygotowanie cyklu artykułów do lokalnej prasy,
•Trzeci kamień milowy – Wielka wyprawa.
oWytyczenie szlaku turystycznego,
oZwiad terenowy na planowanej trasie przebiegu szlaku,
o Rywalizacja zastępów – każdy zastępprzygotowuje swoją wersję przebiegu szlaku i stara się przekonać doniej
pozostałych członków drużyny,
oGra terenowa w ramach zwiadu na trasie szlaku.
•Czwarty kamień milowy – Pamiętnik wędrowca.
oStworzenie przewodnika turystycznego po wytyczonym szlaku,
o Przygotowanie przewodnika w różnychformach – strony internetowej, broszury, wystawy szkolnej,
cykluartykułów do lokalnej prasy.
•Przygody na szlaku.
oKonkurs fotograficzny na najlepsze zdjęcie przedstawiające atrakcję turystyczną najbliższej okolicy,
oSpotkania z najstarszymi ludźmi w okolicy, pamiętającymi interesujące wydarzenia historyczne,
oZwiad etnograficzny w najbliższej okolicy,
o Odtworzenie układy przestrzennegomiasta lub wsi na podstawie zebranych rycin, starych fotografii,wyników
badań archeologicznych oraz wspomnień mieszkańców,
o Organizacja klasowego, szkolnego lubmiędzyszkolnego konkursu wiedzy na temat historii, tradycji lubprzyrody
najbliższej okolicy,
oOrganizacja festiwalu muzyki folkowej czerpiącej z tradycji i historii Mazowsza,
oOrganizacja jednodniowego rajdu dla uczniów szkoły, w której działa drużyna.
•Kres wędrówki.
oPrzygotowanie meldunku z realizacji programu,
oPodsumowanie metodyczne – przyznanie sprawności, zamknięcie projektów i prób na stopnie,
oUroczysta zbiórka na zakończenie realizacji programu.
Jak nie zgubić się w celach głównych,pomocniczych, zamierzeniach, rezultatach i szczegółowych
zadaniach(których jeszcze nie tknęliśmy ;))? Warto opracować logiczną matrycęcelów projektu. Co to takiego?
To łatwy schemat, który pokaże, którecele są ważniejsze i które rezultaty z czego wynikają. Do dzieła :)
Matryca w formacie .pdf
Jak dobrze zaplanować projekt w czasie?
Jest kilka narzędzi pozwalającychzaplanować zadania tak, aby nie stracić żadnego z oczu i na dodatekmieć
świadomość zależności występujących między nimi.Najpopularniejszym z nich jest tzw. Diagram Gantta –
uwzględnia onpodział projektu na poszczególne obszary oraz graficznie przedstawiaczas ich realizacji.
Kliknij w obrazek, żeby powiększyć
Diagram można sporządzać na różnych poziomach szczegółowości.
Diagram dla całego projektu:
Kliknij w obrazek, żeby powiększyć
Przykładowy diagram dla obszaru Wielka wyprawa:
Kliknij w obrazek, żeby powiększyć
Na poziomie obszarów i celów etapowych warto zastanowić się nad podziałem odpowiedzialności i
kompetencji w projekcie.
Tutaj z pomocą przychodzi odpowiednie narzędzie w formie kolejnej tabelki :)
Kliknij w obrazek, żeby powiększyć
Nietrudno domyślić się, że w każdejtabeli podziału odpowiedzialności najważniejsze będą osoby
oznaczoneliterką D, to te osoby, które decydują, a także odpowiadają zawykonanie zadania. Taka tabela
pomaga nam obiektywnie spojrzeć nakwestię podziału kompetencji i w ten sposób uniknąć wielu
konfliktówwynikających z nieprecyzyjnego określenia odpowiedzialności za zadania.Dodajmy jeszcze, że
wszystkie osoby wymienione w tabeli projektu sąważne – ich udział przybliża nas do końcowego sukcesu. Nie
podchodźmydo tego w ten sposób, że jest tylko D i długo, długo nic ;)
Czas na tabelę podziału kompetencji i odpowiedzialności dla konkretnego przypadku – obszaru „Wytyczenie
szlaku”.
Kliknij w obrazek, żeby powiększyć
Karta projektu.
Kiedy już zaplanujemy szczegółowowszystkie zadania niezbędne do realizacji kolejnych obszarów
wartowykorzystać je w metodycznej pracy drużyny. Można pokusić się o małąsyntezę zadań i zaplanowanie
drobnych projektów, które będą realizowaneprzez naszych harcerzy w ramach prób na wyższe stopnie. Wtedy
przydatnaokaże się karta projektu, która pozwoli na dobre zaplanowanie izweryfikowanie poszczególnych
projektów. Poniżej przedstawiamyprzykładową kartę projektu – można wykorzystywać ją w tym kształcie,można
modyfikować i dostosowywać do potrzeb oraz zwyczajów drużyny.
Przykładowa karta projektu w formacie .pdf
Pamiętajmy o tym, aby wszystko wprogramie było wyważone – szczególnie kontrola wykonywanych
zadań.Istotę złotego środka w tej dziedzinie określa pewne powiedzenie:Nadmierna kontrola zabija inicjatywę –
brak kontroli zabija zadanie.Zadbajmy więc o to, aby jak najlepiej wykorzystać inicjatywę naszychharcerzy do
efektywnego wykonania zaplanowanych zadań :)
Na koniec tego rozdziału jestem Wamwinien bardzo ważną uwagę! Moja cała praca na przykładzie
naszegoprogramu jest „symulacją”. Mówiąc bez ogródek – przyjmowałem takie anie inne zamierzenia / cele
etapowe i zadania, bo to jest przykład, wten sposób mogłem zwrócić uwagę na kilka ważnych rzeczy.
Nietraktujecie tego jako gotowego sposobu postępowania! Zwłaszcza napoziomie formułowania zamierzeń /
celów etapowych. Można inaczej,zróbcie tak, jak Wam jest wygodniej – po prostu tak, jak to czujecie.Np. można
dodać zamierzenie „Działania promocyjne i publicity” lub„Logistyka i pozyskiwanie środków” – wszystko zależy
od Waszegopodejścia do projektu. Powodzenia :)