REGULAMIN konkursu ofert na obsługę gastronomiczną

REGULAMIN
konkursu ofert na obsługę gastronomiczną
Juwenaliów Politechniki Gdańskiej – Technikalia 2015
§1
Postanowienia ogólne
1. Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną Juwenaliów Politechniki Gdańskiej – Technikalia 2015
– zwany dalej Konkursem – organizuje się w celu wyłonienia podmiotu, który podpisze z
Politechniką Gdańską umowę na wyłączną obsługę gastronomiczną dwóch imprez plenerowych
organizowanych w ramach Technikaliów 2015.
2. Organizatorem konkursu jest Politechnika Gdańska z siedzibą przy ul. Narutowicza 11/12,
80-233 Gdańsk.
3. Konkurs zostanie przeprowadzony w siedzibie Politechniki Gdańskiej.
4. Użyte w regulaminie wyrażenia oznaczają:
a) Komisja Konkursowa – komisja powołana przez Kanclerza Politechniki Gdańskiej do oceny
złożonych ofert oraz wyłonienia najkorzystniejszej oferty,
b) Oferta Konkursowa – składany przez podmioty zaineresowane uczestnictwem w konkursie
zbiór dokumentów zgodny z wzorem formularza oferty konkursowej, stanowiącego
załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu,
c) Oferent – przedsiębiorca w rozumieniu art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o
swobodzie działalności gospodarczej (tj. Dz.U. z 2013 r. poz.672 z późn. zm.), który złożył
ofertę konkursową; w Konkursie nie mogą wziąć udziału osoby będące pracownikami lub
doktorantami Politechniki Gdańskiej oraz osoby z nimi spokrewnione lub spowinowacone, a
także studenci Politechniki Gdańskiej,
d) Zwycięzca konkursu – podmiot, którego oferta złożona w Konkursie została uznana przez
Komisję Konkursową jako najkorzystniejsza.
§2
Przedmiot konkursu
1. W Konkursie zostanie wyłoniona najkorzystniejsza oferta dotycząca obsługi gastronomicznej
dwóch imprez plenerowych organizowanych przez Politechnikę Gdańską w ramach Juwenaliów
Politechniki Gdańskiej - „Technikalia 2015", o których mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu.
2. Wyłączność na obsługę gastronomiczną dotyczyć będzie następujących imprez plenerowych:
1) Politechniczna Integracja Wydziałów:
a. Miejsce: Gdańsk, teren Kampusu Politechniki Gdańskiej znajdujący się przy ul. Narutowicza
11/12,
b. Termin: 21 maja 2015r. od godz. 11:00 do godz. 18:00,
c. Przewidywalna liczba uczestników: 5 000 osób,
d. Przewidywana liczba ogródków gastronomicznych: maksymalnie 3,
e. Program imprezy:
od godz. 11.00 do godz. 18.00 - koncert zespołów studenckich, zabawy, konkursy;
2) Koncert Główny Juwenaliów Politechniki Gdańskiej:
a. Impreza masowa organizowana zgodnie z i przepisami ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o
bezpieczeństwie imprez masowych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 611 z późn. zm,), zwana dalej
jako ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych
b. Miejsce: Gdańsk, Targ Węglowy,
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Termin: 22 maja 2015r., od godz. 17:00 do godz. 24:00,
Przewidywana liczba uczestników: 7 200 osób,
Przewidywana liczba ogródków gastronomicznych: 1,
2
Powierzchnia ogródka gastronomicznego: 280 m ,
2
Powierzchnia punktu gastronomicznego: 90 m ,
Program imprezy:
17:30 - koncert zespołu Oddział Zamknięty,
19:00 - koncert zespołu Kukiz i Piersi,
20:30 - koncert zespołu Big Cyc,
22:00 - koncert zespołu Lady Pank.
§3
Wymagania organizatora dotyczące realizacji obsługi gastronomicznej
1. W ramach obsługi gastronomicznej Zwycięzca Konkursu zapewni w godzinach trwania imprez
plenerowych, o których mowa w § 2 ust. 2 niniejszego regulaminu (w ilości adekwatnej do ilości
przewidywanej liczby uczestników danej imprezy oraz w cenach zgodnych z ofertą
konkursową):
a. dystrybucję piwa w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej niż 0,5 l (po uprzednim
uzyskaniu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych , zgodnie z ustawą z dnia 26
października 1982 r. (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.) o wychowaniu w
trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, dalej jako ustawa o przeciwdziałaniu
alkoholizmowi):
 podczas Politechniczna Integracja Wydziałów: w cenie nie wyższej niż 4,5 zł brutto
za sztukę,
 podczas Koncertu Głównego: w cenie zgodnej z przedstawioną ofertą,
b. przygotowanie i sprzedaż potraw zgodnych z plenerowym charakterem imprezy (kiełbaski,
szaszłyki, kebab, itp.),
c. sprzedaż napojów bezalkoholowych,
d. opcjonalnie sprzedaż lodów, słodyczy itp,
e. pełną infrastrukturę punktów sprzedaży w postaci: namiotów, stolików, parasoli, rollbarów,
agregatów prądotwórczych itd.,
f. stałą obsługę miejsc gastronomicznych,
g. bieżące utrzymanie czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, zapewnienie koszy
na śmieci i odpadki oraz wywóz śmieci i nieczystości z terenu imprezy powstałych w
wyniku obsługi gastronomicznej po każdym dniu imprezy do godziny 24:00,
h. zapewnienia obsługi cateringowej artystów występujących podczas Koncertu Głównego
zgodnie z załącznikiem nr 2 niniejszego regulaminu.
2. Po stronie Zwycięzcy Konkursu leży uzyskanie przed rozpoczęciem imprezy czasowego
zezwolenia na sprzedaż piwa oraz zgody Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na sprzedaż piwa i
działalność gastronomiczną podczas trwania imprezy
3. Zwycięzca konkursu przy sprzedaży i dystrybucji napojów oraz potraw zobowiązuje się działać
zgodnie z przepisami ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
4. Zwycięzca konkursu we własnym zakresie zapewnia zasilanie prądu do stoisk sprzedaży i
miejsca konsumpcji. W przypadku wykorzystania agregatów prądotwórczych ich głośność nie
powinna zakłócać przebiegu imprezy.
5. Niedopuszczalne jest eksponowanie, bez uprzedniej zgody organizatora, jakichkolwiek
logotypów, znaków firmowych i napisów reklamowych w obrębie prowadzonej obsługi
gastronomicznej podczas imprez, a w szczególności na kubkach, parasolach, namiotach,
rollbarach itp.
6. Zwycięzca konkursu zapewni ochronę ogrodu piwnego, w obrębie którego będzie wykonywał
obsługę gastronomiczną, niezależną od ochrony imprezy masowej,
7. Organizator konkursu wyraża zgodę na pozyskiwanie przez Zwycięzcę konkursu sponsorów z
zakresu produkcji oraz dystrybucji artykułów spożywczych, a także wyrobów alkoholowych oraz
tytoniowych z następującymi zastrzeżeniami:
a. zakres promocji ogranicza się wyłącznie do strefy gastronomicznej,
b. szata zewnętrzna (kolor, estetyka, kształt, wzór) namiotów oraz materiałów promocyjnych
powinna zostać zachowana w jednolitej formie, która powinna być dostosowana do
charakteru miejsc, w których organizowane są imprezy,
c. specyfikacja namiotów oraz wszelkiego rodzaju materiałów promocyjnych musi zostać
zaakceptowana przez Organizatora konkursu.
§4
Składanie ofert
1. Oferta konkursowa zostanie złożona na formularzu ofertowym, który stanowi załącznik nr 1 do
niniejszej umowy.
2. Oferta konkursowa powinna zawierać:
a. Oferowaną kwotę za wyłączność , o której mowa w § 5 ust. 2 regulaminu – kwotę tą należy
podać w złotych polskich cyfrowo i słownie z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,
b. Ofertę gastronomiczną i cenową,
c. Ofertę zaplecza gastronomicznego (zaplecze sprzętowe),
d. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub odpis z Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej Podpis oferenta i datę sporządzenia oferty,
e. Pełnomocnictwo do podpisania oferty(o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej
czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych załączonych do oferty),
f. Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach wobec Urzędu Skarbowego, Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych, wystawione nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed upływem
terminu składania ofert.
3. Oferent ma prawo złożyć tylko jedna ofertę.
4. Termin składania ofert konkursowych:
do 30 kwietnia 2015 roku do godz. 15:00
5. Miejsce składania ofert konkursowych:
Politechnika Gdańska, Dział Spraw Studenckich
pok. 212, Budynek Bratniak, ul. Siedlicka 4
6. Forma składania ofert konkursowych:
Oferty należy składać w zamkniętej kopercie, opisanej:
„Konkurs ofert na obsługę gastronomiczną Juwenaliów Politechniki Gdańskiej - Technikalia 2015”
7. Pytania dotyczące zasad konkursu można kierować do dnia 29 kwietnia 2015 r. do godz. 12:00
na adres: [email protected]
8. O przyjęciu ofert konkursowej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Politechniki
Gdańskiej.
9. Nie będą przyjmowane oferty konkursowe przesyłane drogą elektroniczną lub faksem.
10. Oferty konkursowe nie podpisane, niekompletne, zawierające braki formalne zostaną odrzucone.
11. Składając ofertę konkursową, oferent oświadcza, że zapoznał się i akceptuje wszystkie warunki
realizacji obsługi gastronomicznej zawarte w niniejszym regulaminie oraz zobowiązuje się
wykonywać obsługę gastronomiczną zgodnie z warunkami wskazanymi w regulaminie oraz
obowiązującymi przepisami prawa.
§ 5
Kryterium oceny ofert
1. Złożone oferty zostaną ocenione zgodnie z następującym kryterium: oferowana kwota za
wyłączność.
2. Organizator wyznacza minimalną cenę za wyłączność na usługi objęte konkursem w wysokości
50 000 zł netto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych netto), która to cena zostanie przekazana
na poczet Samorządu Studentów Politechniki Gdańskiej.
3. Za każde pełne 1000 zł powyżej kwoty minimalnej oferta otrzyma 1 pkt.
4. Wygrywa oferta, która uzyska największą liczbę punktów.
§6
Postanowienia końcowe
1. Wyniki konkursu zostaną zamieszczone na stronie http://www.juwenalia.pl do dnia 08 maja
2015 r.
2. Politechnika Gdańska zastrzega sobie prawo do pisemnego zadawania dodatkowych pytań do
złożonych ofert (email, faks), a także do unieważnienia konkursu w przypadku złożenia ofert
poniżej wyznaczonej minimalnej kwoty za wyłączność, o której mowa ust. 2 paragrafu 5.
Ewentualna zmiana wymagań organizatora dotyczących realizacji obsługi gastronomicznej
wymaga uzyskania jego pisemnej zgody.
3. Konkurs może zostać rozstrzygnięty w przypadku, gdy wpłynie chociaż jedna oferta spełniająca
warunki konkursu.
4. Konkurs ofert uważa się za zakończony wynikiem negatywnym, jeżeli nie wpłynęła żadna oferta
lub żaden z uczestników konkursu nie spełnił warunków konkursu określonych w regulaminie.
Załączniki:
1. Wzór formularza oferty konkursowej,
2. Zakres obsługi cateringowej artystów występujących podczas Koncertu Głównego.