Sąd Okręgowy w Kielcach, ul

Kielce dnia 13.05.2013r.
DYREKTOR
SĄDU OKRĘGOWEGO
25 – 372 KIELCE
ul. Seminaryjska 12 a
tel.(041) 34-02-300 fax (041) 34-02-573
Inw. 350-4/13
wszyscy Wykonawcy
dot.: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi hotelarskie i restauracyjne
szkolenie kuratorów, referendarzy i asystentów
Informacja o zmianie, SIWZ, ogłoszenia i terminie składania ofert
Z uwagi na fakt zmiany terminu szkolenia Zamawiający działając na podstawie art. 38
ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r. Nr 113,
poz. 759) zmienia treść SIWZ w następującym zakresie:
1. zmianie ulega pkt. 2.1 - 2.4 SIWZ, które otrzymują następujące brzmienie:
Szkolenie odbędzie się w Jurze Krakowsko-Częstochowskiej się w dniach:
2.1 od 15 - 18 września 2013r. - I tura - szkolenie referendarzy sądowych i asystentów sędziów zatrudnionych w obszarze właściwości Sądu Okręgowego w Kielcach oraz w obszarze właściwości Sądu Okręgowego w Radomiu
2.2 Zamawiający szacuje, iż w I turze szkolenia będzie uczestniczyć do 152 osób.
Dokładniejsza informacja o przewidywanej liczbie uczestników szkolenia zostanie przekazana Wykonawcy do 6 września 2013r.wraz z imiennym wykazem
uczestników. Po otrzymaniu informacji o przewidywanej liczbie uczestników,
Wykonawca może zwolnić rezerwację części pokoi dwuosobowych, które nie
będą wykorzystane. Rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi hotelarskie
odbędzie się na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, przy zastosowaniu
stawki za osobodobę wskazanej w ofercie Wykonawcy, natomiast za usługi restauracyjne na podstawie faktycznej liczby uczestników przy zastosowaniu
stawki żywieniowej wskazanej w ofercie.
2.3 od 18 - 20 września 2013r. - II tura - kuratorów z obszaru właściwości Sądu
Okręgowego w Kielcach
2.4 Zamawiający szacuje, iż w II turze szkolenia będzie uczestniczyć do 165 osób.
Dokładniejsza informacja o przewidywanej liczbie uczestników szkolenia zo1|S tr o na
stanie przekazana Wykonawcy do 6 września 2013r. wraz z imiennym wykazem
uczestników. Po otrzymaniu informacji o przewidywanej liczbie uczestników,
Wykonawca może zwolnić rezerwację części pokoi dwuosobowych, które nie
będą wykorzystane. Rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi hotelarskie
odbędzie się na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, przy zastosowaniu
stawki za osobodobę wskazanej w ofercie Wykonawcy, natomiast za usługi restauracyjne na podstawie faktycznej liczby uczestników, przy zastosowaniu
stawki żywieniowej wskazanej w ofercie.
2. Skreśleniu ulega pkt. 3.3 SIWZ
3. Zmianie ulega pkt 3.4 SIWZ, który otrzymuje następujące brzmienie :
3.4. Obiekt musi dysponować dwoma klimatyzowanymi salami konferencyjnymi, w tym jedną dla co najmniej 160 osób, a drugą dla co najmniej 65 osób
oraz odpowiednią ilością pokoi do zakwaterowania w I turze 152 osób, zaś w
II turze 165 osoby zgodnie z zasadami określonych w pkt 3.7
4. Zmianie ulega pkt 3.6 SIWZ, który otrzymuje następujące brzmienie :
3.6.
Świadczenie usług restauracyjnych będzie polegać na:
3.6.1. Zapewnieniu dla I tury szkoleniowej : trzech śniadań, dwóch serwisów
kawowych, trzech obiadów, dwóch kolacji, jednej kolacji bankietowej
z zimnym bufetem w sali klubowej.
3.6.2. Zapewnieniu dla II tury szkoleniowej : dwóch śniadań, dwóch serwisów kawowych, dwóch obiadów, jednej kolacji, jednej kolacji bankietowej z zimnym bufetem w sali klubowej
3.6.3. Śniadania w formie bufetu (szwedzki stół, kawa parzona i rozpuszczalna, herbata, woda mineralna, soki), które muszą być zapewnione w
miejscu zakwaterowania.
3.6.4. Serwis kawowy (kawa parzona i rozpuszczalna, herbata, sok, woda mineralna, ciastka, paluszki itp.) musi być zapewniony w salach konferencyjnych dla całej grupy o godzinie uzgodnionej z organizatorami.
3.6.5. Obiad standard (zupa, drugie danie, sok, woda mineralna) musi być
zapewniony w sali restauracyjnej w głównym obiekcie dla całej grupy.
3.6.6. Kolacja danie na ciepło (lekka zimna płyta, kawa, herbata, woda mineralna, soki) musi być zapewnione w miejscu zakwaterowania.
3.6.7. Kolacja bankietowa w formie serwowanej (przystawka, pierwsze danie,
drugie danie, lampka wytrawnego wina, zimna płyta, ciasta, kawa, herbata, woda mineralna, soki) musi być zapewniona w sali restauracyjnej
w głównym obiekcie dla całej grupy oraz jednorazowy zimny bufet
w sali klubowej.
3.6.8. Oprawa muzyczna: prezenter muzyczny lub zespół muzyczny.
2|S tr o na
5. Zmianie ulega pkt 3.7 SIWZ, który otrzymuje następujące brzmienie :
3.7.
nieniu :
Świadczenie usług hotelarskich będzie polegać na rezerwacji i udostep3.7.1 Dla I tury , tj od 15-18 września 2013r co najmniej 8 pokoi do
jednoosobowego wykorzystania (tj.: pokoju jednoosobowego,
lub dwuosobowego z jednym łóżkiem, sypialni z jednym łóżkiem
w apartamencie1),nie więcej niż 9 pokoi do trzyosobowego wykorzystania ( tj.: pokoi trzy – lub więcej – osobowych z trzema
łóżkami) oraz odpowiedniej ( tj. przy uwzględnieniu pokoi, o
których mowa wyżej do uzyskania 152 miejsc noclegowych)
liczby pokoi do dwuosobowego wykorzystania (tj.: pokoi dwu
lub więcej osobowych z dwoma łóżkami), każdy z pełnym węzłem sanitarnym – udostępniony w dniach 15 września 2013r.
od godz.1500 do 18 września 2013r. do godz. 1400.
3.7.2 Dla II tury, tj. od 18-20 września 2013r. ca najmniej 7 pokoi do
jednoosobowego wykorzystania ( tj. pokoju jednoosobowego lub
dwuosobowego z jednym łóżkiem, sypialni z jednym łóżkiem w
apartamencie), nie więcej niż 15 pokoi do 3-osobowego wykorzystania (tj. pokoi trzy lub więcej osobowych z trzema łóżkami)
oraz odpowiedniej ( tj. przy uwzględnieniu pokoi, o których mowa wyżej do uzyskania 165 miejsc noclegowych) liczby pokoi do
dwuosobowego wykorzystania ( tj. pokoi dwu lub więcej osobowych z dwoma łóżkami), każdy z pełnym węzłem sanitarnymudostępnionych w dnia od 18 września 2013r. od godz. 1500 do
20 września godz. 1630.
3.7.3 Rezerwacji i udostępnieniu dwóch klimatyzowanych sal konferencyjnych w dniach 16 – 19 września 2013r. w godz. 9:0015:30 oraz w dniu 20 września 2013r. w godz. od 9:00-13:15, w
tym jedna sala dla co najmniej 160 osób, druga dla co najmniej
65 osób. Sale powinny być wyposażone w media audiowizualne: nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy, ekran, flipchart, projektor lub rzutnik LCD, dostęp do internetu oraz klimatyzację.
3.7.4 Zapewnieniu bezpłatnych miejsc parkingowych dla 25 samochodów osobowych na terenie obiektu głównego lub pomocniczego.
6. Zmianie ulega pkt 4 SIWZ, który otrzymuje następujące brzmienie :
1
apartament – zespół pokoi z pełnym węzłem sanitarnym składający się z pokoju dziennego i jednej lub dwóch sypialni
3|S tr o na
4.Ramowy program szkolenia:
dzień I - 15 września 2013r.
- sukcesywny przyjazd uczestników szkolenia i zakwaterowanie od godziny 16:00
- kolacja w godz. 18:00-20:00
dzień II – 16 września 2013r.
- śniadanie w godz. 8:00-9:00,
- szkolenie w godz. 9:00-14:15,
- serwis kawowy (w przerwie szkolenia, godzina do ustalenia z organizatorem),
- obiad w godz. 14:30-15:30,
- czas wolny / na dyskusję w grupach,
- kolacja bankietowa w godz. 19:00-01:00,
dzień III – 17 września 2013r.
- śniadanie w godz. 8:00-9:00,
- szkolenie w godz. 9:00-14:15,
- serwis kawowy (w przerwie szkolenia, godzina do ustalenia z organizatorem),
- obiad w godz. 14:30-15:30,
- czas wolny / na dyskusję w grupach,
- kolacja w godz. 18:00-20:00.
dzień IV – 18 września 2013r.
- śniadanie w godz. 8:00-9:00,
- szkolenie w godz. 9:00-12:00,
- obiad w godz. 12:30-13:30,
- wykwaterowanie i wyjazd I tury szkoleniowej do godz. 14:00,
- przyjazd i zakwaterowanie II tury szkoleniowej od godz. 15:00,
- kolacja dla II tury szkoleniowej w godz. 18:00-20:00,
dzień V – 19 września 2013r.
- śniadanie w godz. 8:00-9:00,
- szkolenie w godz. 9:00-14:15,
- serwis kawowy ( w przerwie szkolenia, godzina do ustalenia z organizatorem),
- obiad w godz. 14:15-15:30
- czas wolny / dyskusje w grupach ,
- kolacja w godz.19:00-01:00,
dzień VI – 20 września 2013r.
- śniadanie w godz.8:00-9:00,
- szkolenie w godz.9:00-12:00,
4|S tr o na
- obiad w godz.12:30-13:30,
- wykwaterowanie i wyjazd II grupy szkoleniowej
7. Zmianie ulega pkt 7 SIWZ, który otrzymuje następujące brzmienie :
7.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie będzie zrealizowane w terminie od 15 do 20 września 2013r.
8. Zmianie ulega pkt 14.2 SIWZ, które otrzymują następujące brzmienie:
14.2. Cena ofertowa brutto musi być wynikiem iloczynu działania:
Cena oferty = [ (c.j. +s.ż.) 152  3]+[ (c.j. +s.ż.) 165  2]
gdzie:
c.j. – cena jednostkowa za jedną osobodobę za usługi hotelarskie
s.ż. – cena jednostkowa za jedną osobodobę za usługi restauracyjne
152 – przewidywana ilość osób biorących udział w I turze szkolenia
165 - przewidywana ilość osób biorących udział w II turze szkolenia
3– ilość noclegów w I turze szkolenia
2 – ilość noclegów w II turze szkolenia
9. Zmianie ulega pkt 14.5 SIWZ, które otrzymują następujące brzmienie:
14.5. Ostateczną wartością zamówienia będzie wynik poniższego działania:
W.z. = [ (c.j. x A1 + s.ż. x B1) 3]+[(c.j. x A2 + s.ż. x B2) 2]
gdzie:
W.z. – wartość zamówienia
c.j. – cena jednostkowa za jedną osobodobę za usługi hotelarskie
s.ż. – cena jednostkowa za jedną osobodobę za usługi restauracyjne
A1- ilość osób zgłoszonych w I turze szkolenia
B1- ilość osób faktycznie biorących udział w I turze szkolenia
A2- ilość osób zgłoszonych w II turze szkolenia
B2- ilość osób faktycznie biorących udział w II turze szkolenia
5|S tr o na
10. Zmianie ulega § 1 ust 1 umowy stanowiącej załącznik nr 5 do SIWZ, który otrzymują
następujące brzmienie:
1) Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie usług hotelarskich i restauracyjnych oraz udostępnienie wyposażonych sal konferencyjnych w związku z organizacją szkolenia kuratorów, referendarzy i asystentów z obszaru właściwości Sądu Okręgowego w Kielcach w Jurze Krakowsko-Częstochowskiej w
dniach od 15 do 20września 2013 r. na warunkach opisanych w SWIZ i ofercie
Wykonawcy, które polegać będzie w szczególności na:
a) świadczeniu usług hotelarskich poprzez zapewnienie odpowiedniej ilości
pokoi hotelowych, apartamentów, sal konferencyjnych, miejsc parkingowych
oraz atrakcji
hotelowych wskazanych w ofercie zgodnie
z wymogami pkt 3 SIWZ,
b) świadczeniu usług restauracyjnych poprzez zapewnienie całodziennego
wyżywienia zgodnie z wymaganiami pkt. 4 SIWZ.
W związku z powyższymi zmianami w SIWZ Zamawiający działając na podstawie
art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r.
Nr 113, poz. 759) zmienia termin składania ofert i ustala go na dzień 24 maja 2013 r. o
godz. 12:30. W związku z tym zmianie ulega treść punktów 11.9, 13.1, 13.3 SIWZ, które
otrzymują następujące brzmienie:
1.
11.9 Wykonawca zamieszcza ofertę kopercie lub opakowaniu oznaczonych nazwą i adresem Zamawiającego oraz opisanych w następujący sposób: „SZKOLENIE
KURATORÓW I REFERENDARZY” oraz „NIE OTWIERAĆ przed 24.05.2013 r.,
godz. 12:30”. Na kopercie lub opakowaniu należy podać również nazwę i adres Wykonawcy, by umożliwić zwrot nieotwartej oferty w przypadku dostarczenia jej Zamawiającemu po terminie.
2.
13.1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: sekretariat Prezesa
Sądu Okręgowego w Kielcach, pokój nr 12, I piętro, do dnia 24 maja 2013 r., godz.
12:25
3.
6|S tr o na
13.3. Termin i miejsce otwarcia ofert: 24 maja 2013 r., godz. 12:30, w siedzibie
Zamawiającego: sala konferencyjna, pok. 14, I piętro.
Zamawiający jednocześnie zamieszcza tekst jednolity specyfikacji po zmianach na
stronie internetowej oraz treść zmiany ogłoszenia na stronie internetowej i tablicy ogłoszeń.
Otrzymują:
1. wykonawcy za pośrednictwem strony internetowej
2. A/a
7|S tr o na