Opis stanowiska pracy - BIP Starostwo Powiatowe w Pabianicach

S-2
OPIS STANOWISKA PRACY
A. DANE PODSTAWOWE
1. NAZWA STANOWISKA PRACY:
SEKRETARZ POWIATU
2. KOMÓRKA ORGANIZACYJNA:
SAMODZIELNE STANOWISKO PRACY
3.CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:
Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Pabianicach w
zakresie obsługi Zarządu Powiatu, spraw: kadrowych, socjalnych, informatycznych,
logistycznych oraz załatwiania skarg i wniosków mieszkańców i instytucji.
4. WARUNKI PRACY:
wynagrodzenie z tabeli wynagrodzenia zasadniczego:
grupa od XVI do XIX
kwota od 2.000,00 zł do 5.800,00 zł
Dodatek funkcyjny:
stawka dodatku funkcyjnego - 8
procent najniŜszego wynagrodzenia zasadniczego – do 200
czas pracy / system pracy – 8 godzin dzienne/40 godzin tygodniowo
5.PRZEŁOśENI:
Bezpośredni przełoŜony – Starosta Pabianicki
6. ŚCIEśKI AWANSU ZAWODOWEGO:
Nie dotyczy.
B. ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI
1. ZAKRES OBOWIĄZKÓW:
Do szczegółowych obowiązków Sekretarza Powiatu naleŜy:
1. Załatwianie skarg , wniosków oraz postulatów obywateli .
2. Udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych .
3. Ustalanie procedur załatwiania spraw w wydziałach i komórkach równorzędnych .
4. Prowadzenie spraw związanych z doborem i szkoleniem pracowników Starostwa
5. Sprawowanie nadzoru czasu pracy pracowników samorządowych , w tym wyraŜania
zgody na udzielanie zwolnień z pracy i na indywidualny czas pracy .
6. Kierowanie pracami Biura Zarządu Powiatu.
7. Sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem uchwał Rady i Zarządu Powiatu
oraz zarządzeń i decyzji Starosty Pabianickiego.
8. Sprawowanie nadzoru nad wdraŜaniem aktów prawnych pochodzących od państwowych
organów władzy uchwałodawczej i wykonawczej .
9. Sprawowanie nadzoru nad elektronicznym obiegiem dokumentów i przestrzeganiem
instrukcji kancelaryjnej .
11. Koordynowanie działań inspektora bhp i ppoŜ.
12. Koordynowanie działań wydziałów i komórek równorzędnych.
13. Prowadzenie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów do
organów władzy państwowej i samorządowej oraz współdziałanie w tym zakresie
z Krajowym Biurem Wyborczym-Delegaturą Wojewódzką w Łodzi oraz gminami
z terenu Powiatu Pabianickiego.
14. Prowadzenie spraw związanych z informatyzacją wydziałów i komórek równorzędnych.
15. Prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem programów i przeprowadzeniem
obchodów świąt państwowych na terenie Powiatu Pabianickiego.
16. Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między naczelnikami wydziałów lub
kierownikami komórek równorzędnych .
17. Gospodarowanie funduszem płac pracowników Starostwa Powiatowego w Pabianicach.
18. Gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
19. Przygotowywanie projektów zarządzeń Starosty Pabianickiego w szczególności
w sprawach związanych z funkcjonowaniem Starostwa Powiatowego, organizacją jego
pracy, załatwianiem spraw w Starostwie oraz dotyczących spraw pracowniczych.
20. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu w sprawach dotyczących Statutu
Powiatu Pabianickiego i Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w
Pabianicach.
21. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Powiatu i Zarządu Powiatu w sprawach
związanych z realizacją zadań Biura Zarządu Powiatu.
22. Przygotowywanie projektu planu finansowego dochodów i wydatków Starostwa
Powiatowego w Pabianicach na kolejne lata budŜetowe.
23. Wnioskowanie o dokonywanie zmian w zatwierdzonym planie finansowym Starostwa
Powiatowego w Pabianicach.
24. Gospodarowanie środkami finansowymi Starostwa Powiatowego w Pabianicach zgodnie
z zatwierdzonymi planami finansowymi.
25. Przygotowywanie projektów zarządzeń i projektów uchwał w sprawach związanych z
gospodarowaniem środkami trwałymi, niematerialnymi środkami prawnymi oraz
pozostałymi materiałami.
26. Opiniowanie projektów zarządzeń, projektów uchwał, projektów pism i innych
dokumentów zleconych do zaopiniowania przez Starostę Pabianickiego.
27. Zapewnienie prawidłowej obsługi i dokumentowania posiedzeń Zarządu Powiatu.
28. Prowadzenie zbioru uchwał Rady i Zarządu oraz zarządzeń Starosty Pabianickiego.
29. Zapewnienie zabezpieczenia obsługi prawnej sesji Rady Powiatu Pabianickiego.
30. Nadzorowanie spraw związanych z eksploatacją i wykorzystaniem samochodów
słuŜbowych Starostwa Powiatowego w Pabianicach.
31. Prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych w Starostwie Powiatowym
w Pabianicach oraz przygotowywanie w tym zakresie stosownych aktów prawnych i
innych dokumentów.
32. Nadzorowanie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej w wydziałach i
pozostałych komórkach organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Pabianicach.
33. Nadzorowanie archiwizowania dokumentów oraz funkcjonowania archiwum
zakładowego
34. Prowadzenie spraw związanych bieŜącą eksploatacją, utrzymaniem i remontami
budynków Starostwa Powiatowego w Pabianicach.
35. Przeprowadzanie oceny pracowników Starostwa Powiatowego w Pabianicach zgodnie
z obowiązującymi przepisami wydanymi na podstawie ustawy o pracownikach
samorządowych oraz zgodnie z zarządzeniem Starosty Pabianickiego.
36. Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
a) wstępnej, bieŜącej i następnej kontroli funkcjonalnej dokumentów i postępowań
dotyczących zamówień publicznych realizowanych przez wszystkie wydziały
Starostwa Powiatowego w Pabianicach,
b) wstępnej, bieŜącej i następnej kontroli dokumentów powstających w wyniku
realizacji zadań przez Biuro Zarządu Powiatu.
c) wstępnej kontroli dokumentów finansowych (rachunki, faktury, noty
księgowe, umowy, porozumienia itp.) dotyczących dochodów i wydatków
powstających w związku z wykonywaniem zadań przez Biuro Zarządu Powiatu.
d) następnej kontroli dokumentów dotyczących wydatków i operacji gospodarczych
realizowanych przez Biuro Zarządu Powiatu.
37. Wykonywanie innych zadań zleconych przez Starostę Pabianickiego.
2. ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI:
Sekretarz Powiatu ponosi odpowiedzialność za:
1. Prawidłowe, zgodne z prawem i terminowe wykonywanie zdań wymienionych w
powyŜszym zakresie obowiązków oraz innych obowiązków wynikających z przepisów
prawnych, uchwał Rady i Zarządu Powiatu.
2. Dokonywanie stałej samokontroli wykonywanej przez siebie pracy w oparciu o bieŜącą
znajomość przepisów prawnych, w szczególności: ustawy o zamówieniach publicznych,
ustawy o finansach publicznych, ustawy o samorządzie powiatowym, ustawy o
pracownikach samorządowych, ustawy Kodeks pracy.
3. Dokonywanie kontroli zadań i wydatków realizowanych przez Biuro Zarządu Powiatu.
4. Podjęte decyzje dotyczące dysponowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych.
5. Przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o ochronie
danych osobowych oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej.
6. Przestrzeganie przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
7. Podjęte decyzje dotyczące realizacji wydatków Starostwa Powiatowego w Pabianicach.
8. Podjęte decyzje dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w związku
z realizacją wydatków zatwierdzonych w planie finansowym Starostwa Powiatowego w
Pabianicach.
3. ZAKRES UPRAWNIEŃ:
Sekretarz Powiatu posiada uprawnienia do:
1. Udzielania urlopów pracownikom Starostwa.
2. Udzielania kar regulaminowych pracownikom Starostwa Powiatowego.
3. Podpisywania pracownikom Starostwa druków „Polecenia wyjazdu słuŜbowego”.
4. WyraŜania zgody pracownikom na pracę w godzinach nadliczbowych oraz podpisywania
stosownych dokumentów do Wydziału Finansowego sporządzanych w celu wyliczenia
i wypłacenia wynagrodzenia z tego tytułu.
5. Samodzielnego decydowania o konieczności wykonywania pracy w dni wolne od pracy,
niedziele i święta przez pracowników samorządowych oraz udzielania dni wolnych lub
wypłaty wynagrodzenia z tego tytułu.
6. Wykonywania innych niŜ wymienione w pkt. 1 - 5 uprawnień kierownika zakładu pracy
za wyjątkiem nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy.
7. Samodzielnego decydowania o zakupach sprzętu i oprogramowania komputerowego w
ramach uchwalonego budŜetu i z zachowaniem obowiązujących procedur zamówień
publicznych oraz postanowień Zarządu Powiatu w sprawie zakupów inwestycyjnych.
8. Samodzielnego kierowania pracowników Starostwa na kursy, seminaria i narady.
9. Zastępowania Starosty Pabianickiego w przypadku jego nieobecności w pracy na
zasadach określonych w „Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego
w Pabianicach” oraz w kontaktach zewnętrznych.
10. Brania udziału w sesjach Rady Powiatu i posiedzeniach Zarządu Powiatu.
11. Przewodniczenia posiedzeniom Komisji Socjalnej Starostwa Powiatowego w Pabianicach.
12. Składania kontrasygnaty lub jej odmowy na projektach zarządzeń, projektach uchwał,
projektach pism i innych dokumentów przygotowanych przez wydziały i powiatowe
jednostki organizacyjne.
13. Sprawdzania pod względem merytorycznym operacji i dokumentów finansowych
wydatków realizowanych przez Biuro Zarządu Powiatu.
C. WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE
1. WYKSZTAŁCENIE :
WyŜsze - poŜądane prawnicze lub administracyjne
2. DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE:
StaŜ pracy co najmniej 4 lata na stanowisku urzędniczym w jednostkach
samorządowych, tj.:
urzędach marszałkowskich oraz wojewódzkich samorządowych jednostkach
organizacyjnych;
starostwach powiatowych oraz powiatowych jednostkach organizacyjnych;
urzędach gmin oraz gminnych jednostkach i zakładach budŜetowych;
biurach ( ich odpowiednikach) związków jednostek samorządu terytorialnego oraz
zakładów budŜetowych utworzonych przez te związki;
biurach (ich odpowiednikach) jednostek administracyjnych jednostek samorządu
terytorialnego;
w tym co najmniej 2 letni staŜ pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w
tych jednostkach lub osoba posiadająca co najmniej czteroletni staŜ pracy na
stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych oraz co najmniej 2 letni staŜ
pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora
finansów publicznych.
3. UPRAWNIENIA:
konieczne:
posiadanie prawa jazdy kat. B
poŜądane: posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa upowaŜniające do dostępu do
informacji niejawnych,
4. WYMAGANA WIEDZA SPECJALISTYCZNA:
Sekretarz Powiatu winien posiadać znajomość następujących aktów prawnych:
- ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym,
- ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,
- ustawy z dnia 21 listopad 2008 r. o pracownikach samorządowych i wydanych na jej
podstawie przepisów wykonawczych,
- ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego,
- ustawy z dnia 18 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
- ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych i wydanych na jej
podstawie przepisów wykonawczych,
- ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej i wydanych na jej
podstawie przepisów wykonawczych,
- ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych i wydanych na jej
podstawie przepisów wykonawczych,
- ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
- ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym,
- ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania
publiczne i wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych,
- ustawy dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- ustawy z dnia 16 lipca 1998 r. – Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i
sejmików województw,
- ustawy z dnia 15 września 2000 r. o referendum lokalnym,
- rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów powiatu,
- Statutu Powiatu Pabianickiego,
- Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabianicach.
5. ZNAJOMOŚĆ POZOSTAŁYCH ZAGADNIEŃ :
Wymagana:
- znajomość obsługi pakietu MS Office,
- znajomość obsługi faksu, skanera
PoŜądana :
znajomość języka angielskiego lub niemieckiego w mowie i piśmie,
6. CECHY OSOBOWOŚCI:
Umiejętność kierowania zespołami ludzkimi, umiejętność pracy w zespole, odporność na
stresy, wytrwałość, komunikatywność, elokwencja, ujmujący sposób bycia, dyskrecja,
lojalność, szacunek do drugiego człowieka dobra pamięć, dobry stan zdrowia, umiejętność
utrzymania porządku w dokumentach i na stanowisku pracy,
7.DYSPOZYCYJNOŚĆ:
Na stanowisku Sekretarza Powiatu wymagana jest pełna dyspozycyjność – praca w dni
wolne od pracy i poza normalnym czasem pracy. Z uwagi na konieczność realizacji
niektórych zadań (np. wybory i referenda) wymagana jest praca w godzinach nocnych.
8.UMIEJĘTNOŚĆ:
Umiejętność logicznego myślenia, technicznej obsługa komputera, łatwość nawiązywania
kontaktów, umiejętność selekcji informacji, umiejętność słuchania i wysławiania się,
umiejętność pracy w zespole, umiejętność korzystania z przepisów prawa, umiejętność
promowania Powiatu,
9. OBSŁUGA -KOMPUTERY, SYSTEMY I PROGRAMY KOMPUTEROWE, MASZYNY, NARZĘDZIA:
Stanowisko pracy Sekretarza Powiatu wyposaŜone jest między innymi w: komputer
przenośny, skaner , drukarkę atramentową i dlatego od kandydata wymagana jest umiejętność
obsługi tych urządzeń.
Opis stanowiska sporządził:
SEKRETARZ POWIATU
JAKUB KACZOROWSKI
........................................................
pieczątka i podpis
Pabianice, dnia 11 luty 2010 r.