organizacja szkoleń

Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
STANDARDY USŁUG
RYNKU PRACY
STANDARD USŁUGI
"ORGANIZACJA SZKOLEŃ"
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
I. NAZWA USŁUGI:
II. CELE USŁUGI:
ORGANIZACJA SZKOLEŃ
1. pomoc bezrobotnym / poszukującym pracy w:
a) nabyciu nowej wiedzy i umiejętności,
b) zdobyciu zawodu
c) zmianie i podniesieniu kwalifikacji
2. zwiększenie szans bezrobotnych i poszukujących pracy na uzyskanie zatrudnienia
3. pomoc pracownikom w uzyskaniu nowych kwalifikacji i utrzymaniu
zatrudnienia
4. pomoc pracodawcom w rekonstrukcji struktury kwalifikacji pracowników
III. OPIS USŁUGI:
1. Podstawa prawna standardu: Art.40-43 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99, poz. 1001).
2. Szkolenie to przyuczenie do zawodu, przekwalifikowanie, podwyższenie kwalifikacji zawodowych lub nauka umiejętności poszukiwania i uzyskiwania zatrudnienia.
IV. REALIZACJA USŁUGI
1. Usługa organizacja szkoleń jest prowadzona przez w każdym powiatowym urzędzie pracy.
Usługa organizacji szkoleń (w całości lub w części) może być również zlecona do wykonania
innym podmiotom – w trybie art.6 ust.8 ustawy z dnia 20 kwietnia o promocji zatrudnienia i
instytucjach rynku pracy.
Standard jest skonstruowany w sposób umożliwiający korzystanie z niego tak przez publiczne służby zatrudnienia, jak i przez agencje zatrudnienia. Nie jest więc skonstruowany wyłącznie przez pryzmat działań urzędów pracy, lecz przez pryzmat realizacji poszczególnych
usług przez różnego rodzaju podmioty (publiczne i niepubliczne) z zachowaniem wymogów
ustawowych. Jednocześnie duży nacisk został położony na promocję współpracy wszystkich
podmiotów funkcjonujących na lokalnym rynku pracy. Standard przewiduje (a wręcz promuje) możliwość realizacji sporej części procedur wspólnie z innymi podmiotami.
Standard zbudowany jest w sposób, pozwalający na ich realizację wszystkim urzędom pracy.
Każda z usług składa się z kilku (czasami kilkunastu) procedur.
Do prawidłowej realizacji usługi nie jest konieczne bezwzględne realizowanie wszystkich
procedur. Procedury bowiem, obejmują swoim zakresem wszystkie możliwe formy realizacji
danej usługi. Natomiast nie wszystkie urzędy mają ku temu odpowiednie warunku (kadrowe,
lokalowe, organizacyjne, itp.). Mówiąc inaczej, każdy urząd powinien realizować daną usługę
za pomocą procedur możliwych do zastosowania w jego przypadku. Jeżeli nie ma możliwości realizowania danej usługi lub danej procedury samodzielnie (z jakiejkolwiek przyczyny),
ma możliwość podjęcia odpowiednich działań wspólnie z innymi podmiotami (innymi urzędami pracy, agencjami zatrudnienia, instytucjami szkoleniowymi, itd.) na zasadach wspól__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
nych przedsięwzięć, lub na zasadach przewidzianych w ustawie o promocji zatrudnienia i
instytucjach rynku pracy (art.6 ust.8 i art.art.24).
2. Ze szkoleń organizowanych przez urzędy pracy mogą korzystać:
- bezrobotni,
- poszukujący pracy
- osoby pobierające rentę szkoleniową,
- osoby pobierające świadczenie szkoleniowe
- żołnierze rezerwy,
- pracownicy zagrożeni zwolnieniem grupowym – w trybie określonym w art.69 ustawy z dnia
20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
- osoby niepełnosprawne – na zasadach określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej
i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
3. Podstawowymi modelami organizacji szkoleń są:
a) szkolenia indywidualne – organizowane lub finansowane dla pojedynczych osób na ich
wniosek; do tej grupy zaliczyć należy również szkolenia
w ramach pożyczki szkoleniowej.
b) szkolenia grupowe – dla grup:
- bezrobotnych – organizowane przez urząd pracy z własnej inicjatywy lub na podstawie
zgłoszeń grup zainteresowanych lub kilku pojedynczych kandydatów
- pracowników – organizowane przez urzędy pracy na wniosek pracodawców, na zasadach określonych w ustawie.
4. Proces kierowania na szkolenie powinien być zgodny z zasadą równości, bez względu na
- płeć,
- wiek,
- niepełnosprawność,
- rasę,
- pochodzenie etniczne
- narodowość,
- orientację seksualną,
- przekonania polityczne,
- wyznanie religijne,
- przynależność związkową.
5. Zorientowanie na klienta.
Zorientowanie na klienta ma na celu ukierunkowanie działań związanych z realizacją
usługi pośrednictwa pracy na rzeczywiste potrzeby klientów oraz realizację ich oczekiwań.
- analiza potrzeb – to określenie faktycznych lub co najmniej prawdopodobnych potrzeb
klienta, które nie zawsze pokrywają się ze zgłaszanym przez niego zapotrzebowaniem; dokonywana jest na podstawie wiedzy o kliencie,
czerpanej z danych będących w posiadaniu pracownika oraz na podstawie przeprowadzonych z klientem rozmów i analizy jego oczekiwań.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
- analiza oczekiwań klienta – polega na identyfikacji oczekiwań klienta oraz ich skonfrontowaniu z jego prawdopodobnymi rzeczywistymi potrzebami.
- analiza możliwych działań – polega na identyfikacji możliwych do podjęcia przez pracownika działań, jak najpełniej odpowiadających oczekiwaniom i
potrzebom klienta.
- dostosowanie możliwości działania do oczekiwań klienta – polega na doborze najlepszych z możliwych do zastosowania przez pracownika działań, mających na
celu jak najpełniejszą realizację potrzeb i oczekiwań
klienta.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
V.
PROCEDURY
SZ-1.
Szkolenie indywidualne
1. Nadzorujący wykonanie procedury:
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-1.1.
Przygotowanie umowy trójstronnej
- kierownik komórki w ramach której realizowana
1. Nadzorujący wykonanie procejest organizacja szkoleń
dury:
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-2.
Szkolenie grupowe
1. Nadzorujący wykonanie procedury:
- kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-3.
Szkolenie w ramach pożyczki szkoleniowej
1. Nadzorujący wykonanie procedu- - kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
ry:
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-4.
Szkolenie pracowników zagrożonych
zwolnieniem grupowym
1. Nadzorujący wykonanie procedu- - kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
ry:
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiada-
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
jący kwalifikacje określone w części VI standardu
3. Podmioty realizujące procedurę:
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-5.
Szkolenie pracowników z zastępstwem skierowanych bezrobotnych
1. Nadzorujący wykonanie procedu- - kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
ry:
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-6.
Szkolenie w ramach zwolnień monitorowanych
1. Nadzorujący wykonanie procedu- - kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
ry:
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
- inne podmioty, o których mowa w art.70 ust.3
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-7.
Planowanie szkoleń
1. Nadzorujący wykonanie procedury:
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego, posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-8.
Monitoring szkoleń
1. Nadzorujący wykonanie procedury:
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego, posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
SZ-9.
Badanie jakości wykonania usługi
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Nadzorujący wykonanie procedury:
- kierownik komórki w ramach której realizowana
jest organizacja szkoleń
- osoba odpowiedzialna za koordynację usługi
- inna osoba, posiadająca odpowiednie kwalifikacje lub niezbędne uprawnienia.
2. Odpowiedzialny za realizację
procedury:
- specjalista ds. rozwoju zawodowego, odpowiadający warunkom określonym w art.96 ustawy
z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. № 99,
poz.1001)
-
3. Podmioty realizujące procedurę:
specjalista ds. rozwoju zawodowego posiadający kwalifikacje określone w części VI standardu
- powiatowe urzędy pracy
- podmioty trzecie, realizujące organizację szkoleń jako zadanie zlecone w trybie art.6 ust.8
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. №
99, poz.1001)
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Wyjaśnienie użytych oznaczeń i kolorów:
Oznaczenia:
POCZĄTEK
Początek procedury
Źródło informacji zewnętrznej lub połączenie z inną procedurą
Etapy procedury (kolejne czynności)
Proces myślowy lub decyzyjny
Działanie alternatywne
Działanie kumulatywne
KONIEC
Koniec procedury
Kolory:
Czynność realizowana wyłącznie przez publiczne służby zatrudnienia
Czynność realizowana wyłącznie przez podmioty nie będące
publicznymi służbami zatrudnienia
Czynność realizowana przez publiczne służby zatrudnienia
oraz przez podmioty nie będące publicznymi służbami zatrudnienia
Czynność realizowana przez bezrobotnych / poszukujących pracy
oraz przez inne osoby objęte daną usługą.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-1
SZKOLENIE INDYWIDUALNE
Cel: - pomoc bezrobotnym / poszukującym pracy w:
- nabyciu nowej wiedzy i umiejętności,
- zdobyciu zawodu
- zmianie i podniesieniu kwalifikacji
- zwiększenie szans bezrobotnych i poszukujących pracy na uzyskanie zatrudnienia
POCZĄTEK
ZASADY REALIZACJI:
Klient
1. Przyjąć wniosek o skierowanie na
szkolenie
2. Przeprowadzić rozmowę z kandydatem w celu
uzyskania dodatkowych informacji
3. Ustalić dane dotyczące prawdopodobieństwa
zatrudnienia po szkoleniu oraz predyspozycje do
wykonywania zawodu uzyskanego po szkoleniu
lub predyspozycje do wykorzystania umiejętności
nabytych na szkoleniu
4. Przeanalizować posiadane informacje i określić możliwość podjęcia
działania
DZ -1
DZ -3
5. Brak predyspozycji
PP-1-2
8. Przeanalizować możliwość zorganizowania /
skierowania / dokooptowania na szkolenie
6. Ustalić inne możliwości pomocy klientowi
DZ-1-3
PP-4-8
7. Przedstawić możliwość innych działań
DZ-1-3
KP-1-3
1. Szkolenie indywidualne może być
zorganizowane dla osób bezrobotnych, osób pobierających rentę szkoleniową oraz dla żołnierzy rezerwy.
2. Szkolenie powinno być realizowane w
porozumieniu z pracodawcą, który
zamierza zatrudnić uczestnika szkolenia.
3. Pkt.3 – Analiza powinna opierać się o
jak największą liczbę danych.
4. Pkt.4 – Należy rozważyć wszelkie
możliwości współpracy z innymi podmiotami w zakresie organizacji
(współorganizacji) szkoleń.
5. Pkt.10 – Procedura może opierać się
na zasadach otwartego konkursu ofert
(w trybie art.24 i 25 ustawy) lub na
zasadach określonych w przepisach o
zamówieniach publicznych.
6. Pkt.14 – Instytucja szkoleniowa winna
mieć odpowiednie uprawnienia.
7. Pkt.16 – W przypadku stwierdzenia
konieczności badań lekarskich, można
przewidzieć wykonanie badań przez
jednostkę szkoleniową. Odpowiedni
zapis należy umieścić w umowie.
8. Pkt.19 – Zaproszenie jest wezwaniem
w rozumieniu przepisów k.p.a., sformułowanym w sposób przyjazny dla
klienta. Skutki niestawienia się są
identyczne jak w przypadku wezwania
(o czym powinno mówić pouczenie w
zaproszeniu).
9. Pkt.21. Umowa o przeprowadzenie
szkolenia powinna (w miarę możliwości) być zawierana pomiędzy urzędem
pracy, instytucją szkoleniową oraz
pracodawcą, który zatrudni przeszkoloną osobę po odbyciu szkolenia.
Inne
EUR-3
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Nie ma
9. Ustalić przyczyny
10. Uruchomić
procedurę poszukiwania szkolenia
Konkurs ofert /
zamówienia publ.
Jest
11. Poinformować klienta
o trybie załatwiania sprawy
12. Dokonać przeglądu
instytucji szkoleniowych i
szkoleń spełniających
założone wymogi
13. Ustalić możliwe terminy szkolenia
14. Dokonać wyboru
jednostki szkoleniowej
Rejestr instytucji
szkoleniowych
15. Uzyskać wstępną
akceptację dokonanego
wyboru
KONIEC
16. Ustalić ewentualną
konieczność dokonania
badań specjalistycznych
DZ-1-3
Konieczność
badań
17. Wydanie skierowania na badania
Badania
lekarskie
Brak konieczności badań
18. Skompletować informacje i
dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy i wydania skierowania na szkolenie. Uzyskać zapewnienie zatrudniania lub podjęcia
dział gosp po szkoleniu
SZ – 1.1.
19. Zaprosić klienta po odbiór
kierowania na szkolenie
20. Przygotować umowę o przeprowadzenie szkolenia
SZ – 1.1.
21. Zawrzeć umowę szkoleniową
SZ – 1.1.
22. Wydać skierowanie na szkolenie i poinformować
o prawach i obowiązkach
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
23. Dokonać
wpisu do
dokumentacji
klienta
24. Poinformować o
skierowaniu
odpowiednie komórki
25. Monitorować szkolenie
26. Dokonać
kontroli szkolenia
27. Przyjąć dokumenty dotyczące zakończenia szkolenia
SZ - 8
28. Dokonać analizy zgodności danych z założeniami szkolenia
29. Ustalić, czy wszystkie założone warunki zostały spełnione
Nie
30. Wezwać
jednostkę szkoleniową do uzupełnienia danych lub
wyjaśnienia
niezgodności
31. Rozpocząć
procedurę
wyjaśniającą /
windykacyjną
32. Dokonać
ewentualnych
korekt w
dokumentach z
podaniem ich
przyczyn
Tak
33. Rozliczyć szkolenie
34.
Dokonać
wpisów
do
dokumentów
klienta
36. Sprawdzić, czy klient
po szkoleniu podjął pracę
lub rozpoczął dział. gosp.
Nie
Procedura
wyjaśniająca /
windykacyjna
35. Przekazać dokumenty
szkolenia
do odpowiednich
komórek
Tak
37. Przyjąć kopię umowy o
pracę lub zaświadczenia z
ewidencji dział gosp. i dołączyć do dokumentów
KONIEC
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - wniosek o skierowanie na szkolenie
- identyfikacja klienta
2. Rezultat:
- zawarcie umowy szkoleniowej
- skierowanie klienta na szkolenia
- podniesienie (zdobycie nowych) kwalifikacji przez klienta
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klienta
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
- ustawa z dnia 29 stycznia 2001 r. prawo zamówień publicznych
5. Wykaz dokumentów:
- wniosek o skierowanie na szkolenie
- opinia doradcy zawodowego
- ew. wyniki badań specjalistycznych
- program szkolenia
- umowa szkoleniowa
- dokumentacja finansowa szkolenia
6. Współpraca
a) niezbędna
- instytucja szkoleniowa
- klient
- doradca zawodowy
- pośrednik pracy
b) możliwa / pożądana
- specjalista zewnętrzny
- pośrednik pracy
- lider klubu pracy
- instytucje zewnętrzne
- pracodawca
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Subprocedura SZ-1.1.
PRZYGOTOWANIE UMÓW TRÓJSTRONNYCH
Cel: - przygotowanie umowy szkoleniowej pomiędzy:
- urzędem pracy
- jednostką (instytucją) szkoleniową
- pracodawcą
- zagwarantowanie bezrobotnemu / poszukującemu pracy zatrudnienia po ukończeniu szkolenia
POCZĄTEK
SZ-1, pkt.14
SZ-2, pkt.8
ZASADY REALIZACJI
1.
Zawieranie umów trójstronnych jest
preferowaną formą organizowania
szkoleń
1. Uzyskanie informacji nt.
wybranej instytucji szkoleniowej
2.
Umowy trójstronne mogą być
wykorzystywane w procedurach
szkoleń indywidualnych (SZ-1) oraz
szkoleń grupowych (SZ-2)
2. Ustalenie, czy jest ustalony
pracodawca, który zatrudni
bezrobotnego / poszukującego
pracy po zakończeniu szkolenia
3.
W przypadku zawierania umów
trójstronnych nie stosuje się metod
potwierdzania zatrudnienia szkolonej osoby, po zakończeniu szkolenia – przewidzianych w procedurach SZ-1, SZ-2, SZ-3. Gwarancję
zatrudnienia należy ująć jako jedno
z postanowień umowy (zobowiązanie pracodawcy)
4.
Umowa trójstronna może przewidywać współfinansowanie szkole-
Nie
3. Ustalić pracodawcę, który
zatrudni bezrobotnego /
poszukującego pracy po
ukończeniu szkolenia
Tak
4. Uzyskać oświadczenie pracodawcy o
zatrudnieniu bezrobotnego / poszukującego
pracy po zakończeniu
szkolenia
nia przez pracodawcę.
KONIEC
5. Przygotować projekt
umowy w oparciu o
uzyskane dane
SZ-1, pkt.18 i 20
SZ-2, pkt.23
6. Przekazać projekt
umowy do podpisu
SZ-1, pkt.21
SZ-2, pkt.26
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - wniosek o skierowanie na szkolenie
- identyfikacja klienta
- wybór instytucji szkoleniowej
2. Rezultat:
- przygotowanie treści umowy szkoleniowej
- zagwarantowanie zatrudnienia po szkoleniu
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klientów
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
- ustawa z dnia 29 stycznia 2001 r. prawo zamówień publicznych
5. Wykaz dokumentów:
- umowa szkoleniowa
6. Współpraca
a) niezbędna
- instytucja szkoleniowa
- klient (bezrobotny / poszukujący pracy
- klient (pracodawca)
b) możliwa / pożądana
- radca prawny
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-2
SZKOLENIE GRUPOWE
Cel: - pomoc klientom - bezrobotnym / poszukującym pracy w:
y nabyciu nowej wiedzy i umiejętności,
y zdobyciu zawodu
y zmianie i podniesieniu kwalifikacji
- zwiększenie szans klientów - bezrobotnych / poszukujących pracy, na uzyskanie
zatrudnienia
POCZĄTEK
ZASADY REALIZACJI:
Klient
PP
DZ
inne
1. Informacja o
potrzebie szkolenia
2. Informacja o sytuacji na rynku pracy
3. Dokonać analizy sytuacji pod kątem
konieczności organizacji szkolenia dla grupy
/ grup klientów
SZ - 7
4. Ustalić tematykę szkolenia lub jego
przedmiot / zakres
5. Ustalić konieczność (zasadność) organizacji szkolenia oraz ilość kandydatów.
konieczność
brak konieczności
6. Ustalić możliwość dokooptowania
kandydatów na szkolenie organizowane
przez inny podmiot lub możliwość współorganizowania szkolenia.
jest możliwość
nie ma możliwości
KONIEC
Klient
PP
DZ
analizy
inne
1. Informacja o potrzebie szkolenia
uzyskiwana jest m.in. od klientów –
bezrobotnych / poszukujących pracy,
pracodawców, pośredników pracy,
doradców zawodowych, komórek organizacyjnych urzędów pracy i z innych źródeł.
2. Informacje o sytuacji na rynku pracy
uzyskiwane są m.in. od pośredników
pracy, komórek organizacyjnych urzędu pracy, dokumentów i analiz, i innych źródeł.
3. Pkt.5 – Konieczność (zasadność)
organizowania szkolenia oznacza odpowiednią ilość kandydatów oraz odpowiednią ilość wolnych miejsc pracy
po szkoleniu lub realne zapotrzebowanie na rynku pracy na kwalifikacje,
które klienci uzyskają w wyniku szkolenia.
4. Pkt.5 – Kandydatów na szkolenia
grupowe rekrutuje się m.in. ze zgłoszeń indywidualnych, składanych
przez bezrobotnych / poszukujących
pracy.
5. Pkt.6 – Dotyczy możliwości współorganizowania szkolenia z urzędem
pracy lub podmiotem trzecim.
6. Pkt.6 – Dotyczy możliwości dokooptowania do szkolenia organizowanego
przez urząd pracy lub podmiot trzeci.
7. Pkt.7 – Ustalenia dotyczą zasad
technicznych możliwości dokooptowania uczestnika lub technicznej możliwości podjęcia współpracy przy
współorganizowaniu szkolenia wraz z
podmiotem trzecim
7. Rozpocząć ustalenia
dotyczące zasad współpracy
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
8. Pkt.9 – Zlecenie organizacji szkolenia odbywa się w trybie przepisów
ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r.
8. Przeanalizować posiadane oferty
instytucji szkoleniowych pod kątem
ewentualnego wstępnego wyboru
prowadzącego szkolenie
wybór negatywny
10. Konkurs ofert
lub tryb przewidziany w przepisach o zamówieniach publicznych
9. Zlecić
organizację
szkolenia
podmiotowi
zewnętrznemu
22. Zaakceptować
program i
przystąpić
do ustalania
zasad
organizacji i
prowadzenia szkolenia.
10. Pkt.11 – Źródłem informacji są
m.in. pracodawcy, pośrednicy pracy, doradcy zawodowi, analizy rynku pracy, opisy zawodów i inne.
wybór pozytywny
11. Uzyskać
informacje dot.
koniecznych i
pożądanych
kwalifikacji,
które są
wymagane
przez pracodawcę lub
które powinny
być efektem
szkolenia
20. Porównać uzyskane informacje z
programami szkoleń
21. Spowodować uzupełnienie o wymagane
elementy /
poprawienie
programu
9. Pkt.10 – Wybór odbywa się w
drodze otwartego konkursu ofert
lub w trybie przepisów o zamówieniach publicznych
12. Rozpowszechnić
informację o
naborze
kandydatów
na szkolenie
11. Pkt.25-26 – Skierowanie na
szkolenie powinno zostać wydane
po zawarciu umowy z instytucją
szkoleniową.
13. Przyjąć
zgłoszenia
kandydatów
na szkolenia
14. Dokonać
wstępnej selekcji
kandydatów
DZ-1
15. Uzyskać
określenie predyspozycji kandydatów do wykonywania zawodu,
który uzyskają w
wyniku szkolenia
16. Zweryfikować
listę kandydatów
17. Ustalić ew.
konieczność
skierowania
kandydatów na
badanie specjalistyczne
konieczność
brak konieczności
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
18. Skierowanie na badania
specjalistyczne
19. Ustalić
końcową listę
uczestników
szkolenia
23. Skompletować dane i dokumenty niezbędne do sporządzenia umowy szkoleniowej i skierowania kandydatów na szkolenie
SZ – 1.1.
24. Ustalić termin szkolenia
25. Zaprosić klientów
po odbiór skierowania
26. Zawrzeć umowę
szkoleniową
SZ – 1.1.
SZ – 1, pkt.22
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - wniosek o skierowanie na szkolenie
- identyfikacja klientów
2. Rezultat:
- zawarcie umowy szkoleniowej
- skierowanie klientów na szkolenia
- podniesienie (zdobycie nowych) kwalifikacji przez klienta
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klienta
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
- ustawa z dnia 29 stycznia 2001 r. prawo zamówień publicznych
5. Wykaz dokumentów:
- wniosek o skierowanie na szkolenie
- opinia doradcy zawodowego
- ew. wyniki badań specjalistycznych
- program szkolenia
- umowa szkoleniowa
- dokumentacja finansowa szkolenia
6. Współpraca
a) niezbędna
- instytucja szkoleniowa
- klient
- doradca zawodowy
- pośrednik pracy
b) możliwa / pożądana
- specjalista zewnętrzny
- lider klubu pracy
- instytucje zewnętrzne
- pracodawca
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-3
SZKOLENIE W RAMACH POŻYCZKI SZKOLENIOWEJ
Cel: - pomoc klientom - bezrobotnym / żołnierzom rezerwy w:
y nabyciu nowej wiedzy i umiejętności,
y zdobyciu zawodu
y zmianie i podniesieniu kwalifikacji
- zwiększenie szans klientów - bezrobotnych / poszukujących pracy, na uzyskanie
zatrudnienia
POCZĄTEK
Klient
1. Przyjąć informację o zamiarze
ubiegania się o pożyczkę szkoleniową
1. Procedura realizowana jest przez
powiatowe urzędy pracy.
2. Udzielić informacji nt. warunków
udzielania pożyczki szkoleniowej
3. Przekazać ewentualne materiały
informacyjne dot. udzielania pożyczek
szkoleniowych oraz druk wniosku o
udzielenie pożyczki.
Klient
4. Przyjąć wniosek o udzielenie
pożyczki szkoleniowej
5. Dokonać analizy formalnej i merytorycznej wniosku. Sprawdzić dane
wnioskodawcy w dokumentach urzędu
Rejestr
Instytucji
Szkoleniowych
ZASADY REALIZACJI:
6. Sprawdzić dane o wskazanej we
wniosku instytucji szkoleniowej.
Ocena negatywna
Ocena pozytywna
2. Pożyczka szkoleniowa może być
udzielona na sfinansowanie szkolenia
umożliwiającego nabycie szczególnych kwalifikacji w celu podjęcia zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej
3. Pożyczka szkoleniowa może być
udzielona bezrobotnemu lub żołnierzowi rezerwy.
4. Pkt.2 – Informacje mogą być udzielone w formie ustnej, elektronicznej, w
formie ulotek, informatorów, itp.
5. Pkt.6 – Dane sprawdza się w rejestrze
instytucji szkoleniowych oraz w innych
dokumentach dostępnych lub znajdujących się w posiadaniu urzędu.
6. Pkt.6-7 – Negatywna ocena instytucji
szkoleniowej nie powinna wpływać
bezpośrednio na odrzucenie wniosku
klienta. Należy podjąć działania zmierzające do wyboru innej jednostki
szkoleniowej, która zagwarantuje prawidłowy przebieg szkolenia i nabycie
konkretnej wiedzy i kwalifikacji (umiejętności)
7. Pkt.9 – propozycja urzędu może
opierać się na informacjach z rejestru
instytucji szkoleniowych, doświadczenie własne ze współpracy z daną jednostką, dokumentów i innych źródeł.
7. Ustalić z klientem zasady dalszego działania
8. Wskazanie nowej
instytucji przez klienta
9. Propozycja urzędu
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Pośrednik pracy
10. Uzyskać gwarancję uzyskania zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej po
zakończeniu szkolenia. W uzasadnionych przypadkach skierować klienta na
badania specjalistyczne.
Inne
źródła
Badania
specjalistyczne
DZ-1
DZ-3
8. Pkt.14 – Rozpatrzenie wniosku winno
nastąpić w sposób przyjęty w danym
urzędzie (tzn. np. z udziałem ustalonych
pracowników).
11. Przeanalizować uzyskane informacje
pod kątem celowości ewentualnego udzielenia pożyczki
9. Udzielenie pożyczki może nastąpić przez
urząd lub przez inną jednostkę (np. bank)
z którą urząd ma podpisane porozumienie o współpracy w tym zakresie.
12. Ustalić predyspozycje do wykonywania
zawodu uzyskanego po szkoleniu lub
predyspozycje do wykorzystania umiejętności nabytych na szkoleniu
10. Źródłem pożyczki może być Fundusz
Pracy oraz inny fundusz, który przewiduje możliwość sfinansowania takiej pożyczki i który pozostaje (na podstawie
odrębnych uregulowań) w dyspozycji
urzędu.
13. Przeanalizować posiadane informacje i
określić możliwość podjęcia działania.
14. Rozpatrzyć wniosek klienta o udzielenie
pożyczki szkoleniowej.
Wynik negatywny
15. Poinformować klienta o
odmowie udzielenia pożyczki
oraz o jej przyczynach.
Wynik pozytywny
16. Poinformować klienta o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku
17. Ustalić ostateczną wysokość
pożyczki, okres finansowania i
pozostałe warunki umowy
KONIEC
18. Zebrać wszystkie dane niezbędne do zawarcia umowy
19. Zawrzeć umowę
20. Przekazać do
komórek urzędu
informację o uzyskaniu pożyczki
21. Dokonać
wpisu w
dokumentację
klienta.
22. Przyjąć zaświadczenie o ukończeniu
szkolenia oraz kopię
umowy o pracę lub
zgłoszenia do ewidencji
dział gospodarczej
23. Przekazać umowę
wraz z pozostałymi
dokumentami do
komórki finansowej
urzędu.
SZ-1 Pkt.25
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - wniosek o udzielenie pożyczki
- identyfikacja klienta
2. Rezultat:
- zawarcie umowy o udzielenie pożyczki
- odbycie szkolenia przez klienta
- podniesienie (zdobycie nowych) kwalifikacji przez klienta
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klienta
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
5. Wykaz dokumentów:
- wniosek o udzielenie pożyczki szkoleniowej
- opinia doradcy zawodowego
- ew. wyniki badań specjalistycznych
- program szkolenia
- umowa o udzielenie pożyczki
- dokumentacja finansowa szkolenia
- dokumenty związane z rozliczeniem pożyczki
6. Współpraca
a) niezbędna
- instytucja szkoleniowa
- klient
- doradca zawodowy
- pośrednik pracy
b) możliwa / pożądana
- specjalista zewnętrzny
- lider klubu pracy
- instytucje zewnętrzne
- pracodawca
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-4
SZKOLENIE PRACOWNIKÓW ZAGROŻONYCH ZWOLNIENIEM GRUPOWYM
Cel: - Zapobieganie skutkom zwolnienia grupowego
- Zapewnienie pomocy przy organizacji szkoleń dla wybranej grupy osób
- Zapewnienie refundacji kosztów szkolenia pracowników zagrożonych
zwolnieniem grupowym.
- Stworzenie możliwości uzyskania kwalifikacji umożliwiających pracę na innym
stanowisku
POCZĄTEK
Pracodawca
ZASADY REALIZACJI:
Pośrednik
pracy
1. Informacja o potrzebie szkolenia
pracowników zagrożonych zwolnieniem
grupowym.
1. Procedurę realizują powiatowe urzędy
pracy.
2. Przeanalizować zgłoszone dane pod
kątem możliwości podjęcia działań
2. Procedura dotyczy pracodawców,
chcących skorzystać z możliwości
określonych w art.69 ust.1, którzy
utworzyli fundusz szkoleniowy, o którym mowa w art.67 ustawy.
Inne komórki
urzędu
Pracodawca
3. Przekazać pracodawcy informacje o
możliwościach organizowania (współorganizowania szkolenia, wymaganych dokumentach oraz o zasadach
finansowania (współfinansowania)
takiego przedsięwzięcia
4. Przyjąć wniosek pracodawcy dot.
współfinansowania szkolenia pracowników zagrożonych zwolnieniem grupowym.
5. Sprawdzić wniosek pod kątem merytorycznym i formalnym.
6. Przeanalizować dotychczasową
współpracę z pracodawcą i jego zachowań na rynku pracy
7. Przeanalizować możliwe do podjęcia
działania oraz możliwości zagwarantowania zatrudnienia pracowników po
ukończeniu szkolenia
3. Pkt.2 – Analiza powinna dotyczyć
m.in. potwierdzenia faktu utworzenia
przez pracodawcę funduszu szkoleniowego.
4. Pkt.6 – Analiza powinna objąć dotychczasową współpracę z pracodawcą,
częstotliwość dokonywania przez niego zwolnień grupowych, propozycje
zawarte we wniosku, itp.
5. Pkt.7 – należy zwrócić uwagę na
deklarację pracodawcy co do dalszego zatrudnienia przeszkolonych pracowników przez okres co najmniej 12
miesięcy. Ustalić sposób egzekwowania takiego postępowania pracodawcy
lub rodzaj sankcji za niedotrzymanie
tego zobowiązania.
6. Pkt.9 – Negocjacje powinny obejmować m.in. zasady współfinansowania
szkoleń ze środków Funduszu Pracy i
funduszu szkoleniowego pracodawcy.
7. Pkt.9 – Zastosowanie procedury SZ-1
pkt.6-9 ma miejsce jedynie wtedy, gdy
pracodawca nie szkoli pracowników
sam, a wybrana przez niego instytucja
szkoleniowa budzi wątpliwości urzędu.
8. Pkt.14 – Przez dokumentację należy
rozumieć m.in. kartotekę pracodawcy.
9. Po przejściu do pkt.25 procedury SZ-1,
nie stosuje się czynności określonej
tam jako czynność / pkt. 37.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
8. Rozpatrzyć wniosek pracodawcy
Negatywnie
Pozytywnie
KONIEC
9. Rozpocząć negocjacje warunków
współpracy.
SZ-3 pkt.6-9
10. Zebrać wszystkie dane do sporządzenia warunków umowy
11. Sporządzić umowę
12. Podpisać umowę
13. Przekazać umowę
wraz z pozostałymi dokumentami do komórki
finansowej urzędu.
14. Dokonać
wpisu w dokumentację klienta.
SZ-1 pkt.25
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - wniosek o zorganizowanie szkolenia
- identyfikacja klienta – pracodawcy
- identyfikacja uczestników
2. Rezultat:
- zawarcie umowy szkoleniowej
- zawarci umowy o współfinansowaniu szkolenia
- podniesienie (zdobycie nowych) kwalifikacji przez uczestników szkolenia
- dalsze zatrudnienie uczestników szkolenia
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klienta
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
- ustawa z dnia 29 stycznia 2001 r. prawo zamówień publicznych
5. Wykaz dokumentów:
- wniosek o zorganizowanie (współfinansowanie) szkolenia
- program szkolenia
- umowa szkoleniowa
- umowa o współfinansowanie szkolenia
- dokumentacja finansowa szkolenia
6. Współpraca
a) niezbędna
- instytucja szkoleniowa
- klient
- doradca zawodowy
- pośrednik pracy
- pracodawca
b) możliwa / pożądana
- specjalista zewnętrzny
- lider klubu pracy
- instytucje zewnętrzne
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-5
SZKOLENIE Z ZASTĘPSTWEM SKIEROWANYCH BEZROBOTNYCH
Cel: - Zapewnienie pomocy w organizacji szkoleń dla wybranej grupy osób
- Zapewnienie wsparcia szkoleń pracowników u pracodawców
- Stworzenie możliwości uzyskania kwalifikacji umożliwiających pracę na innym
stanowisku
- Stworzenie bezrobotnym możliwości uzyskania nowych kwalifikacji poprzez
wykonywanie pracy w zastępstwie skierowanych pracowników
POCZĄTEK
ZASADY REALIZACJI:
Pracodawca
1. Informacja o potrzebie szkolenia
pracowników.
Pośrednik
pracy
Inne komórki
urzędu
Pracodawca
2. Przeanalizować zgłoszone dane pod
kątem możliwości podjęcia działań.
3. Przekazać pracodawcy informacje o
możliwościach organizowania (współorganizowania) szkolenia, wymaganych
dokumentach oraz o zasadach finansowania (współfinansowania) takiego
przedsięwzięcia oraz o możliwościach
wsparcia szkolenia poprzez refundację
kosztów i skierowanie osób bezrobotnych
do pracy na zastępstwo.
4. Przyjąć wniosek pracodawcy dot.
współfinansowania szkolenia pracowników, którzy będą delegowani na szkolenie wraz z zakładowym planem szkoleń.
5. Sprawdzić wniosek pod kątem merytorycznym i formalnym.
6. Przeanalizować dotychczasową
współpracę z pracodawcą i jego zachowań na rynku pracy
7. Przeanalizować możliwe do podjęcia
działania oraz możliwości zagwarantowania zatrudnienia pracowników po
ukończeniu szkolenia
1. Procedurę realizują powiatowe urzędy
pracy.
2. Procedura dotyczy pracodawców,
którzy, którzy chcą skorzystać z możliwości określonych w art.69 ust.2.
3. Pkt.6 – Analiza powinna objąć dotychczasową współpracę z pracodawcą,
częstotliwość dokonywania przez niego zwolnień grupowych, propozycje
zawarte we wniosku, itp.
4. Pkt.7 – należy zwrócić uwagę na
ewentualną deklarację pracodawcy co
do dalszego zatrudnienia przeszkolonych pracowników przez okres co
najmniej 12 miesięcy. Ustalić sposób
egzekwowania takiego postępowania
pracodawcy lub rodzaj sankcji za niedotrzymanie tego zobowiązania.
5. Pkt. 7 – Przy realizacji tego punktu
należy pamiętać, iż pracodawca nie
ma ustawowego obowiązku zatrudniania przeszkolonych osób przez
okres co najmniej 12 miesięcy. Zobowiązanie takie może podjąć wyłącznie dobrowolnie i dopiero wola pracodawcy wyrażona w sposób wyraźny
jest podstawą do podjęcia działań opisanych w pkt. 4 powyżej.
6. Pkt.9 – Negocjacje powinny obejmować m.in. zasady refundacji kosztów
określonych w art.69 ust.2 pkt.1 i 2.
6. Pkt.9 – Zastosowanie procedury SZ-1
pkt.6-9 ma miejsce jedynie wtedy, gdy
wybrana przez pracodawcę instytucja
szkoleniowa budzi wątpliwości urzędu.
7. Pkt.14 – Przez dokumentację należy
rozumieć m.in. kartotekę pracodawcy.
8. Po przejściu do pkt.25 procedury SZ-1,
nie stosuje się czynności określonej
tam jako czynność / pkt. 37.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
8. Rozpatrzyć wniosek pracodawcy
Negatywnie
Pozytywnie
KONIEC
9. Rozpocząć negocjacje warunków
współpracy.
SZ-3 pkt.6-9
10. Zebrać wszystkie dane do sporządzenia warunków umowy
11. Sporządzić umowę
12. Podpisać umowę
13. Przekazać umowę
wraz z pozostałymi dokumentami do komórki
finansowej urzędu.
14. Dokonać
wpisu w dokumentację klienta.
15. Przekazać
informację o
podpisaniu
umowy do komórek urzędu
SZ-1 pkt.25
16. Skierować bezrobotnych w uzgodnionej ilości i o określonych kwalifikacjach
Pośrednik pracy
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - wniosek o refundację kosztów
- identyfikacja klienta – pracodawcy
- określenie grupy uczestników szkolenia
- określenie kwalifikacji osób bezrobotnych
2. Rezultat:
- zawarcie umowy o refundację kosztów
- podniesienie (zdobycie nowych) kwalifikacji przez pracowników klienta
- czasowe zatrudnienie osób bezrobotnych
- dalsze zatrudnienie pracowników klienta
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klienta
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
- ustawa z dnia 29 stycznia 2001 r. prawo zamówień publicznych
5. Wykaz dokumentów:
- wniosek o refundację kosztó
- opinia doradcy zawodowego
- ew. wyniki badań specjalistycznych
- program szkolenia
- umowa szkoleniowa
- umowa o refundację kosztów
- dokumentacja finansowa szkolenia
6. Współpraca
a) niezbędna
- instytucja szkoleniowa
- klient
- doradca zawodowy
- pośrednik pracy
- pracodawca
b) możliwa / pożądana
- specjalista zewnętrzny
- instytucje zewnętrzne
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-6
ZWOLNIENIA MONITOROWANE
Cel: - Złagodzenie skutków zwolnienia
- Zapewnienie usługi organizacji szkoleń dla wybranej grupy osób
- Realizacja programu zwolnienia monitorowanego
POCZĄTEK
Notyfikacja zwolnienia grupowego
Informacja o rozpoczęciu realizacji
programu
Konsultacje zwolnienia monitorowanego
Komórki
wewnętrzne
Podmioty
zewnętrzne
1. Dokonanie analizy zgłoszonych danych
pod kątem ilości osób, grup zawodowych,
terminów i częstotliwości zwolnień.
ZASADY REALIZACJI:
1. Zwolnienia monitorowane są
najczęściej implikacją zwolnień
grupowych.
2. Istota zwolnień monitorowanych
polega na objęciu działaniami
pracowników objętych / zagrożonych zwolnieniem z pracy
2. Dokonanie analizy posiadanych informacji o instytucjach szkoleniowych oraz o
organizowanych szkoleniach, pod kątem
możliwości skierowania na nie osób objętych zwolnieniem monitorowanym.
3. Realizacja zwolnień monitorowanych odbywa się w trybie art.70
ustawy
3. Dokonanie analizy możliwości zmiany lub
podniesienia kwalifikacji osób objętych
zwolnieniem monitorowanym oraz możliwości posiłkowego zastosowania innych usług
rynku pracy
5. Przy realizacji programu należy
pamiętać o konieczności
współpracy ze wszystkimi
instytucjami rynku pracy,
realizującymi ten program.
4. Wybór możliwych do podjęcia działań,
pod kątem ich największej efektywności
oraz zapewnienia maksymalnej możliwej
ochrony dla pracowników objętych zwolnieniem monitorowanym
Podmioty
zewnętrzne
Komórki
wewnętrzne
KONIEC
6. Realizacja programu zwolnień
monitorowanych implikuje koniecznością podejmowania określonych działań. W każdej usłudze może to być którakolwiek z
procedur odrębnie, lub kilka
(wszystkie) procedur łącznie.
5. Podjęcie współpracy i stała wymiana
informacji z komórkami wewnętrznymi oraz
podmiotami zewnętrznymi w zakresie
realizacji programu pomocy dla osób zwalnianych w drodze zwolnienia monitorowanego
DZ
PP
4. Objęcie pracowników zagrożonych zwolnieniami grupowymi i
objętych zwolnieniem monitorowanym ochroną odbywa się na
podstawie planu, realizowanego
przez różne instytucje rynku pracy.
7. Szczegółowe zasady realizacji
procedury wynikają z programu.
Z programu wynikają również
konieczne do podjęcia działania,
sposoby ich realizacji oraz dobór
metod (procedur) do konkretnej
sytuacji.
KP
6. Zakończenie programu
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - notyfikacja zwolnienia grupowego
- konsultacja zwolnienia monitorowanego
- informacja o rozpoczęciu realizacji programu
2. Rezultat:
- złagodzenie skutków zwolnienia
- udzielenie informacji nt lokalnego rynku pracy
- udzielenie informacji nt. funkcjonowania urzędu / agencji
- pozyskanie informacji o rynku pracy
- uzyskanie wiedzy nt. wycinka lokalnego rynku pracy
- zidentyfikowanie ewentualnej potrzeby podjęcia konkretnych działań
- objęcie pomocą określonej grupy osób
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować zachowania osób (pracowników) objętych usługą
- przeanalizować zachowanie pracodawcy
- przeanalizować zachowanie instytucji rynku pracy współrealizujących program
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski.
Kontrola winna być dokonywana z częstotliwością zależną od ilości realizowanych programów zwolnień monitorowanych. Można przyjąć, iż powinna dotyczyć na początku (1-4 programy) każdego zrealizowanego programu, a następnie np. co drugiego.
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracowni
kami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. № 90, poz.844, z
późn. zm.)
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
- ustawa z dnia 29 stycznia 2001 r. prawo zamówień publicznych
5. Wykaz dokumentów:
- karta pracodawcy (wgląd)
- program łagodzenia skutków zwolnień monitorowanych (art.70 ust.2-4 ustawy)
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-7
PLANOWANIE SZKOLEŃ
Cel: - Usystematyzowanie wiedzy nt. szkoleń
- Ustalenie sfer zainteresowań odnośnie organizacji szkoleń
- Ustalenie możliwości organizowania szkoleń
POCZĄTEK
ZASADY REALIZACJI:
Komórki organizacyjne urzędu
1. Informacja do komórek urzędu o
przygotowywaniu planu szkoleń
Pośrednik pracy
2. Przyjęcie informacji dot. oczekiwań szkoleniowych oraz możliwości organizacji szkoleń.
Doradca zawodowy
1. Procedurę realizują powiatowe
urzędy pracy.
2. Plany szkoleń opracowywane są
na okresy półroczne.
3. Plany szkoleń powinny uwzględniać sytuację na lokalnym rynku
pracy.
4. Do ustalania planu szkoleń należy
przystąpić z należytym wyprzedzeniem.
Prac. ds. pożyczek
Pracodawcy
3. Uzyskać informację o przewidywanych środkach na szkolenia
Inne źródła
4. Przeanalizować informacje dot.
propozycji szkoleń potrzeb rynku
pracy, efektywności, itd.
5. Przeanalizować rejestr instytucji
szkoleniowych i określić wstępny
katalog realizatorów szkoleń
6. Ustalić wstępny projekt planu
szkoleń.
Komórki organizacyjne urzędu
7. Przeprowadzić konsultację
projektu planu
8. Nanieść ewentualne poprawki
KONIEC
9. Uzyskać akceptację planu
5. Pkt.2 – Informacje powinny pochodzić z jak największej liczby źródeł.
Umożliwi to uzyskania jak najpełniejszych danych dotyczących
oczekiwań wszystkich stron. Należy również brać pod uwagę wypowiedzi bezrobotnych, osób pobierających rentę szkoleniową oraz żołnierzy rezerwy.
6. Pkt.4 – Analiza powinna objąć jak
najwięcej elementów istotnych dla
planowania szkoleń.
7. Pkt.5 – Przeanalizować należy co
najmniej te informacje, które są
ujęte w art.20 ust.3 ustawy.
8. Pkt.5 – Analiza powinna obejmować również dotychczasową działalność instytucji szkoleniowej, jej
opinię na lokalnym rynku pracy
oraz ewentualne doświadczenia z
poprzedniej współpracy.
9. Akceptacja planu dokonywana jest
przez kierownictwo urzędu oraz
przez powiatową radę zatrudnienia.
10.Pkt.10 – Plany należy upowszechnić w taki sposób, aby były dostępne
dla wszystkich zainteresowanych – tak
w urzędzie, jak i instytucjom zewnętrznym.
10. Upowszechnić plan
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - brak
2. Rezultat:
- opracowanie planu szkoleń
- upowszechnienie planu szkoleń
- ujednolicenie procedur organizacji szkoleń
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klienta
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
- ustawa z dnia 29 stycznia 2001 r. prawo zamówień publicznych
5. Wykaz dokumentów:
- plan szkoleń
- informacja finansowa
- ew. analizy rynku pracy
- dane z rejestru instytucji szkoleniowych
6. Współpraca
a) niezbędna
- komórki finansowe urzędu pracy
- klient – bezrobotny, pobierający rentę szkoleniową, żołnierz rezerwy
- klient – pracodawca
- doradca zawodowy
- pośrednik pracy
- lider klubu pracy
- inne komórki urzędu pracy
b) możliwa / pożądana
- specjalista zewnętrzny
- instytucje zewnętrzne
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-8
MONITORING (KONTROLA) SZKOLEŃ
Cel: - Uzyskanie informacji nt. prawidłowości przebiegu szkolenia
- Uzyskanie wiadomości dot. realizacji programu szkolenia
- Zapobieganie uchybieniom w realizacji szkolenia
POCZĄTEK
Dokumentacja
szkoleń
1. Przygotowanie planu kontroli szkoleń
ZASADY REALIZACJI:
1. Monitoring szkoleń jest elementem
oceny jego przebiegu i wyników.
2. Uzyskać akceptację planu kontroli
3. Ustalenie (potwierdzenie) miejsca i
czasu prowadzenia szkolenia
5. Uzyskanie umocowania do przeprowadzenia kontroli szkolenia
4. Bieżąca analiza dokumentów szkoleniowych oraz
dokumentów finansowych
11. Analiza przebiegu szkolenia na podstawie dokumentów
6. Wizytacja szkolenia
7. Kontrola
dokumentów
szkolenia
8. Rozmowa z
uczestnikami
szkolenia
2. Monitoring powinien obejmować
każde szkolenie, organizowane i/lub
finansowane przez urząd.
3. Wyniki monitoringu powinny służyć
ułatwieniu wyboru instytucji szkoleniowych, uszczegółowieniu programów szkoleń oraz polepszeniu jakości
szkoleń dla klientów – bezrobotnych /
poszukujących pracy oraz innych
uprawnionych osób.
4. Pkt.7-8 – Działania te powinny być
podejmowane łącznie. Daje to lepsze
wyobrażenie o przebiegu szkolenia,
podejściu do szkolonych, wypełnianiu
zobowiązań umowy o szkolenie.
SZ-1 pkt.28-31
9. Sporządzenie
notatki
12. Stwierdzenie prawidłowości przebiegu szkolenia
10. Zakończenie wizytacji szkolenia
KONIEC
SZ-1 pkt.28-31
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
1. Wymagania do uruchomienia procedury: - szkolenie w toku
- plan kontroli
2. Rezultat:
- stwierdzenie prawidłowości / nieprawidłowości prowadzenia szkolenia
- korekta nieprawidłowości
- uzyskanie wiedzy nt. zgodności przebiegu szkolenia z dokumentacją
- możliwość podjęcia działań naprawczych / restrykcyjnych
3. Kontrola jakości wykonania procedury:
- przeanalizować prawidłowość wykonania poszczególnych czynności
y zwrócić uwagę na przypadki nie uzyskania oczekiwanych rezultatów
y przeanalizować przyczyny nie uzyskania właściwych rezultatów
- przeanalizować reakcje i zachowanie klienta
- zastanowić się nad możliwością lepszego wykonania procedury
- zastanowić się nad możliwością poprawy procedury
- wyciągnąć wnioski
Kontrola jakości powinna być dokonywana nie rzadziej, niż co 3-ci monitoring szkolenia.
4. Zależność wykonania procedury od innych unormowań:
- ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
- rozporządzenie MGiP z dnia… w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez
publiczne służby zatrudnienia usług pośrednictwa pracy, poradnictwa zawodowego oraz
organizowania szkoleń i pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy (Dz.U. № …, poz. …).
5. Wykaz dokumentów:
- notatka służbowa
- wnioski pokontrolne
- dokumentacja szkolenia, m.in.:
- program szkolenia
- umowa szkoleniowa
- dokumentacja finansowa szkolenia
6. Współpraca
a) niezbędna
- instytucja szkoleniowa
- klient – uczestnik szkolenia
b) możliwa / pożądana
- specjalista zewnętrzny
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Procedura SZ-9
BADANIE JAKOŚCI WYKONANIA USŁUGI
Cel: - Badanie jakości wykonania usługi
Procedura SZ-9.1.
BADANIE WSKAŹNIKOWE
Wskaźnik 1 – Badanie stopnia akceptacji usługi (poziom zadowolenia klientów) P1
Wskaźnik akceptacji
usługi
=
Liczba klientów, oceniających usługę pozytywnie
x 100
Liczba respondentów
Powyższy wskaźnik należy wyliczyć na podstawie danych z ankiety, stanowiącej zał. № 1
Częstotliwość badania: nie częściej niż raz na ½ roku i nie rzadziej niż raz na rok.
Wskaźnik 2 – Badanie długofalowej skuteczności działań P2
Wskaźnik skuteczności
działań
=
Liczba osób, które podjęły pracę po szkoleniu
i zadeklarowały, iż szkolenie pomogło im w zdobyciu
zatrudnienia
Liczba osób skierowanych do pracy po szkoleniu
x 100
Częstotliwość badania: nie częściej niż raz na ½ roku i nie rzadziej niż raz na rok.
Wskaźnik 3 – Badanie krótkofalowej skuteczności działań P3
Wskaźnik skuteczności
działań
=
Liczba osób, które podjęły pracę po szkoleniu
w okresie 3 miesięcy
Liczba osób skierowanych do pracy po szkoleniu
x 100
Częstotliwość badania: nie częściej niż raz na ½ roku i nie rzadziej niż raz na rok.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Wskaźnik 4 – Badanie trafności doboru na szkolenia P4
Trafność doboru
na szkolenia
=
Liczba osób, które rozpoczęły i ukończyły szkolenie
w badanym okresie
Liczba osób, rozpoczynających szkolenia
zakończone w danym okresie
x 100
Częstotliwość badania: nie częściej niż raz na ½ roku i nie rzadziej niż raz na rok.
Wskaźnik 5 – Ocena jakości szkolenia (poziom zadowolenia klienta ze szkolenia) P5
Ocena jakości szkolenia
=
Liczba klientów oceniających szkolenie
pozytywnie
Liczba respondentów
x 100
Częstotliwość badania: nie częściej niż raz na ½ roku i nie rzadziej niż raz na rok.
Procedura SZ-9.2.
MONITORING USŁUGI
1. Ustalić początkowy poziom jakości realizacji usługi (tzw. stan "0"):
a) określić długość pierwszego okresu badawczego (ok. 1/2 roku) w celu ustalenia poziomu "0" dla badanej usługi
b) dokonać przeliczenia wskaźników 1-5 opisanych w procedurze SZ-9.1.
c) dokonać przeliczenia wskaźników 1-5, uzyskując:
- "zbiorczy wskaźnik poziomu jakości realizacji usługi" PZ:
PZ = P1 + P2 + P3 + P4 + P5
- "średni wskaźnik poziomu jakości realizacji usługi" PS:
P1 + P2 + P3 + P4 + P5
PS = ------------------------------------5
d) sporządzić listę najczęstszych problemów w realizacji poszczególnych procedur (na
bazie punktów "kontrola jakości wykonania procedury" przy każdej z procedur omawianej usługi
e) ustalić punkty krytyczne realizacji usługi, na bazie:
- najczęściej powtarzających się problemów, o których mowa w lit.d)
- najczęstszych zarzutów, o których mowa w ankiecie stanowiącej zał. № 1
- indywidualnych problemów zgłaszanych przez poszczególnych pośredników
- jednostkowej sytuacji poszczególnych urzędów / agencji
f) sporządzić raport otwarcia badania jakości usługi.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
2. Dokonywać periodycznych (nie częściej niż raz na ½ roku i nie rzadziej niż raz na 1 rok)
badań jakości realizacji usług, obejmujących wszystkie badania wskaźnikowe i analizę
stanu realizacji usługi (pkt.1 lit.a-f)
3. Po każdym badaniu dokonywać oceny i porównania z określonym stanem "0".
4. Każda ocena i porównanie powinny być zakończone wnioskami i sporządzeniem nowej
(uaktualnieniem poprzedniej) listy punktów krytycznych.
5. Na bazie listy punktów krytycznych oraz porównania wskaźników, należy opracować plan
działań niwelujących punkty krytyczne i umożliwiających wzrost poszczególnych wskaźników oraz zbiorczego wskaźnik poziomu jakości realizacji usługi.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
VI. ZASOBY
1. ZASOBY LUDZKIE
Specjalista ds. spraw rozwoju zawodowego powinien posiadać minimum średnie wykształcenie I spełniać co najmniej warunki określone w ogólnym modelu kwalifikacyjnym doradcy zawodowego. Wymogi kwalifikacyjne dla pracowników publicznych służb zatrudnienia
określone są w art.96 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach
rynku pracy.
1.1. Ogólny model kwalifikacji zawodowych specjalisty ds. rozwoju zawodowego.
A.
–
−
−
−
−
−
−
Wiedza w zakresie:
przepisów obowiązującego prawa w niezbędnym zakresie
podstaw pedagogiki oraz zarządzania zasobami ludzkimi,
zasad funkcjonowania rynku usług edukacyjnych ,
zasad gromadzenia i upowszechniania informacji,
zasad oceny instytucji szkolących.
zasad finansowania i rozliczania przedsięwzięć szkoleniowych
podstaw analizy finansowej
B. Umiejętności:
–
–
–
–
–
–
planowania,
łatwego nawiązywania kontaktów osobistych i prowadzenia rozmowy,
negocjacji, przekonywania i argumentowania,
pozyskiwania i analizowania informacji,
podejmowania decyzji,
współpracy.
C. Cechy osobowościowe:
–
–
–
–
–
–
–
odpowiedzialność,
konsekwencja,
odporność na stres,
otwartość,
komunikatywność,
samodzielność i operatywność,
systematyczność.
2. ZASOBY LOKALOWE
Pracownik lub pracownicy zajmujący się szkoleniami (specjaliści ds. rozwoju
zawodowego) powinni dysponować samodzielnym pomieszczeniem zapewniającym niekrępujące warunki do prowadzenia rozmów z klientami.
Lokalizacja pomieszczenia powinna zapewniać łatwy dostęp dla zainteresowanych osób
oraz umożliwiać stały kontakt z doradcą zawodowym i pośrednikami.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Ponadto pracownik powinien mieć zapewniony stały dostęp do większego pomieszczenia,
umożliwiającego organizowanie spotkań informacyjnych dla grup osób zainteresowanych
uczestnictwem w szkoleniach.
3. ZASOBY SPRZĘTOWE
−
Telefon i fax,
−
Komputer z drukarką,
−
Podstawowe meble biurowe (biurko, krzesła, stolik komputerowy, szafa zamykana, regał
z półkami ogólnie dostępnymi),
−
Tablica magnetyczna,
−
Kserokopiarka / lub stały dostęp do kserokopiarki,
−
Materiały biurowe i eksploatacyjne.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości
Human Resources Development
Improving Quality Standards of Employment Promotion Services
PHARE Project
___________________________________________________________________________
Załącznik № 1
Zestaw podstawowych pytań do przeprowadzenia badania stopnia akceptacji u klientów:
Pytania zamknięte:
1. Czy jest Pani/Pan zadowolona/ny z czasu realizacji usługi ? TAK/NIE
2. Czy jest Pani/Pan zadowolona/ny ze sprawności realizacji usługi ? TAK/NIE
3. Czy uzyskał/a Pani/Pan oczekiwane informacje ? TAK/NIE
4. Czy ocenia Pani/Pan kompetencje osoby obsługującej jako właściwe ? TAK/NIE
5. Czy w pani/Pana ocenie usługa zrealizowana była rzetelnie ? TAK/NIE
6. Czy poświęcono Pani/Panu wystarczająco dużo czasu ? TAK/NIE
7. Czy usługa została zrealizowana w sposób spełniający Pani/Pana oczekiwania ?
TAK/NIE
8. Czy w pani/Pana przekonaniu usługa jest realizowana w sposób zindywidualizowany (tzn.,
że to
właśnie Pani/Pan jest głównym punktem zainteresowania) ? TAK/NIE
9. Czy widoczna jest dbałość o jakość realizacji usług i obsługi klientów ? TAK/NIE
10. Czy dostęp do oczekiwanych informacji jest łatwy i szybki ? TAK/NIE
Pytania otwarte:
1. Co się Pani/Panu nie podoba w procesie obsługi (realizacji usługi)?
2. Jakie elementy realizacji usługi należałoby Pani/Pana zdaniem zmienić ?
3. Co się Pani/Panu podoba w procesie obsługi (realizacji usługi) ?
4. Jaka jest Pani/Pana ogólna ocena funkcjonowania urzędu (podmiotu) ?
Lista powyższych pytań może być uzupełniana wg specyficznych potrzeb danego podmiotu.
Aby ankietę uznać za pozytywną, ilość odpowiedzi "tak" na pytania zamknięte musi wynosić
co najmniej 50%+1.
Ankieta jest anonimowa.
Wypełnienie ankiety jest całkowicie dobrowolne. Odmowa wypełnienia ankiety jest również
źródłem informacji. Uzasadnienie tej odmowy jest informacją dodatkową.
__________________________________________________________________________________________
Projekt finansowany ze środków programu Unii Europejskiej PHARE oraz ze środków Budżetu Państwa,
realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości