Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART
Transkrypt
Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART
Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART Dobre praktyki wolontariatu Opracowanie: Katarzyna Pająk, Jan Mencwel Konsultacje: Dagmara Gortych, Wojciech Rustecki Pracownia Badao i Innowacji Społecznych „Stocznia” Korekt: Dorota Matejczak Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART 2 WSTĘP: Dlaczego Slot jest dobrą praktyką w zarządzaniu wolontariuszami? Najprościej rzecz ujmując, bez wolontariuszy nie byłoby Slotu: „Żadna z dotychczasowych edycji Slot Art Festival – ani kolejna – nie byłaby możliwa, gdyby nie pomoc ok 1000 wolontariuszy”. W roku 2010 liczba wolontariuszy osiągnęła poziom około 1200 osób (podczas gdy uczestników było ok. 5000). Można powiedzied, że więcej niż co piąta osoba obecna na Slocie to wolontariusz. Slot Art Festival rozwinął się w ciągu dwudziestu lat swojej historii od małej, niszowej imprezy do kilkutysięcznego festiwalu. Rozwój ten zawdzięcza w dużej mierze ogromnemu udziałowi wolontariuszy. Organizatorzy porównują rozwój SAF do „dynamiki śniegowej kuli”: „praktycznie bez żadnej promocji, prawie co rok podwajała się liczba uczestników, koncertów, potem warsztatów, spektakli, projekcji i... czasu, który trzeba było poświęcid na zorganizowanie wszystkiego”. Na uwagę zasługuje nie tylko ogromny wkład pracy wolontariuszy, ale też to, jak skutecznie udaje się zarządzad tak dużą ekipą. Przez dwadzieścia lat istnienia Slot Artu wypracowany został sprawny system rejestracji wolontariuszy oraz przejrzysty formularz zgłoszenia. Wypracowano również system podziału zadao dopasowywany do okoliczności konkretnej edycji Slotu. Każdy wolontariusz ma poczucie, że jest ważny, a jego praca jest potrzebna do dobrego funkcjonowania festiwalu. Istotne jest też, że często zaangażowanie nie kooczy się na jednorazowym udziale w festiwalu. Wielu wolontariuszy wraca w kolejnym roku, często zdarza się też, że nowi wolontariusze zgłaszają się do pracy za namową tych, którzy już przy festiwalu pracowali. Poza tym przez cały rok w różnych częściach kraju odbywają się slotfesty organizowane przez wolontariuszy pracujących podczas lipcowego festiwalu, którzy chcą przenieśd atmosferę spotkania w Lubiążu do swoich rodzinnych miast i miasteczek. Slot Art pokazuje, że wolontariat to nie tylko sposób na zrobienie czegoś pożytecznego, ale także możliwośd uczestnictwa w kulturze. Slot ma inną atmosferę. Nie jest nastawiony na ilośd, tylko na jakośd, można się poczud wyjątkowo jako jednostka, dla której ktoś coś robi, a jednocześnie samemu tworzyd ten festiwal poprzez aktywne uczestnictwo. Na Slocie nie jest się tylko biernym uczestnikiem. Kasia, wolontariuszka KRÓTKI OPIS FESTIWALU Slot Art Festival to największy, pięciodniowy festiwal kultury alternatywnej w Polsce, którego program obejmuje dziesiątki koncertów rozgrywających się na ośmiu scenach, ponad 120 warsztatów z różnych dziedzin sztuki, wykłady, wystawy, projekcje filmowe, przedstawienia teatralne oraz happeningi. Z pewnością nie ma drugiego takiego miejsca, gdzie w ciągu pięciu dni i nocy doświadczyd można aż tylu wrażeo. Uczestnicy to około 6 tys. młodych ludzi z całego świata: głównie Polski, Holandii, USA, Niemiec, Wielkiej Brytanii, Danii, Czech oraz Ukrainy. Organizatorem Slot Art Festivalu jest Stowarzyszenie Lokalnych Ośrodków Twórczych z siedzibą we Wrocławiu. Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART 3 Obecnie SAF to festiwal tworzący neutralną płaszczyznę dla spotkao osób twórczych i poszukujących, stworzony, aby odkrywad talenty i inspirowad do samorozwoju. Ma również umożliwiad dyskusję o Bogu ludziom wierzącym i wątpiącym. Wolontariat podczas festiwalu, przed i po nim Festiwal odbywa się co roku na początku lipca. Prace nad kolejną edycją SAF trwają właściwie przez cały rok kalendarzowy. Jednakże „rok festiwalowy”, obejmujący fazę przygotowania, samego festiwalu i podsumowania trwa od października danego roku do września roku następnego. Cykl ten można przedstawid w uproszczeniu następująco: Slotowy rok festiwalowy w zarysie czas działanie październik-styczeo rozpoczęcie przygotowao do nowej edycji festiwalu – wolontariusze–szefowie ekip planują pracę swoich ludzi na następnym SAF styczeo-marzec uruchomienie sprzedaży biletów kwiecieo-czerwiec rekrutacja wolontariuszy czerwiec - lipiec przygotowanie wolontariuszy (podpisywanie umów, szkolenia) początek lipca festiwal (tutaj skupia się zasadnicza częśd pracy wolontariusza) lipiec, po festiwalu podsumowanie współpracy wolontariuszy podziękowanie za współpracę (czyni to zazwyczaj szef ekipy) pożegnania z wolontariuszami sierpieo-wrzesieo podsumowanie festiwalu zakooczenie roku festiwalowego ORGANIZACJA WOLONTARIATU PODCZAS SLOT ART FESTIVALU – „wolontariusz to też uczestnik, ale taki, który daje coś z siebie” Struktura wolontariatu Plakietki uczestników Slot Art Festivalu wskazują na pewną hierarchię, chociaż nie można powiedzied, że ktoś jest ważniejszy lub mniej ważny. 1. Organizatorzy to osoby najdłużej zaangażowane w przygotowanie festiwalu, często pracownicy Biura Stowarzyszenia. 2. Szefowie ekip to wolontariusze, zazwyczaj związani ze Stowarzyszeniem dłuższy czas, osoby zaufane i sprawdzone, które niejeden Slot już przeżyły. Zarówno szefowie ekip, jak i organizatorzy znają się także poza festiwalem, stąd ich kontakt nie ogranicza się jedynie do relacji służbowych. Ponieważ ich zaangażowanie w Slot trwa cały rok, ich praca może nie byd na pierwszy rzut dostrzegalna dla szeregowego wolontariusza. To szefowie ekip i organizatorzy planują festiwal, ustalają jego zarys i układają Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART 4 poszczególne działania w spójną całośd. Jest to praca w zaciszu domowym, bardzo często niewidoczna dla postronnego obserwatora, ale niezbędna z punktu widzenia działania festiwalu. A ponieważ szefowie ekip to też wolontariusze, można powiedzied, że wolontariat podczas Slotu trwa cały rok. 3. Wolontariusze to te wszystkie osoby, które świadczą pracę podczas festiwalu, członkowie poszczególnych ekip, posiadający pewien określony wachlarz obowiązków. Podczas Festiwalu najliczniejszą grupą są wolontariusze, najmniej liczną – organizatorzy. Obie te grupy są niezwykle ważne dla prawidłowego przebiegu festiwalu. Pamiętajmy o tym, że ponad 90% (dane pochodzą od organizatorów) osób robiących coś dla festiwalu pracuje bez wynagrodzenia, są więc wśród nich zarówno organizatorzy, szefowie ekip, jak i naturalnie „szeregowi” wolontariusze. Rekrutacja i przygotowanie do pracy Rekrutacja wolontariuszy trwa od kwietnia i kooczy się z początkiem czerwca. Często miejsca w najpopularniejszych grupach, gdzie decyduje kolejnośd zgłoszeo, są zajęte jeszcze przed oficjalnym zakooczeniem rekrutacji. Strona internetowa, za pośrednictwem której można się zgłosid do wolontariatu na SAF: www.slot.art.pl W związku z tym, że w różnych ekipach różnie przebiega rekrutacja, organizatorzy ogłaszając nabór na stronie internetowej slot.art.pl uruchamiają zinformatyzowany system zgłoszeo. Zgłoszenia przyjmowane są jedynie za pośrednictwem tej strony. Potencjalny wolontariusz, wysyłając swoje zgłoszenie, zaznacza poza ekipą podstawową, w której chciałby pracowad, także dodatkowe ekipy, w których mógłby pracowad, jeśli zabraknie dla niego miejsca w tej, którą preferuje. Zgłoszenia potencjalnych wolontariuszy trafiają do ogólnej festiwalowej bazy (mają do niej dostęp tak organizatorzy, jak i szefowie ekip), ale także do szefów ekip – zarówno do szefa ekipy wybranej jako pierwsza, jak i do szefów ekip alternatywnych dla danego wolontariusza. O wyborze wolontariuszy decyduje albo kolejnośd zgłoszeo, albo uprawnienia potrzebne do wykonywania danej funkcji, jak w przypadku Ekipy Medyków lub Ekipy Elektryków. Rekrutacja kooczy się z początkiem czerwca, wtedy wolontariusze otrzymują ostateczne potwierdzenie uczestnictwa w festiwalu, które przesyła szef danej ekipy. Wolontariuszem może zostad każda osoba, która skooczyła 16 lat. Osoby, które nie ukooczyły 18 roku życia, muszą stawid się z pisemnym pozwoleniem od opiekuna prawnego. Przeciętnie dziennie na pracę wolontariusz powinien przewidzied około 4-6 godzin, jednak należy pamiętad, że bardzo często niektóre ekipy (medycy, elektrycy, transport) mogą mied zdecydowanie więcej pracy, pojawiają się również chwile, kiedy nie ma wiele do zrobienia. Takich luźnych chwil jest jednak zdecydowanie mniej. Z otwartymi ramionami przyjmowane są osoby, które pracowały przy wcześniejszych edycjach, jednak całkowici nowicjusze nie są dyskryminowani. Osoby z grup, w których konieczne są specjalne uprawnienia, muszą przedstawid odpowiednie dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje. Należy pamiętad, że status wolontariusza uprawnia do bezpłatnego uczestnictwa w całym festiwalu. Po zakooczeniu rekrutacji wszystkie osoby, które nie zakwalifikowały się do pracy, mogą kupid bilety na festiwal w ostatniej turze Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART 5 przedpłat, korzystając z niższej niż w czasie festiwalu ceny. Wszystkie informacje, zarówno o przyjęciu, jak i odrzuceniu kandydatury wolontariusza, przekazywane są drogą mailową. Po zakooczeniu rekrutacji podpisuje się umowy wolontariackie na okres czerwca i lipca, kiedy to wolontariusz zobowiązany jest do kontaktu z szefem swojej ekipy oraz do uczestnictwa w organizowanych szkoleniach (integracyjnych, komunikacyjnych, pogłębiających umiejętnośd pracy zespołowej, doskonalących umiejętności, które będą wolontariuszowi potrzebne). Oczywiście, niezwykle rzadko, ale jednak, zdarza się tak, że w trakcie festiwalu pojawiają się trudności z wolontariuszem, który uchyla się od obowiązków lub narusza inne reguły panujące podczas festiwalu. O tym, co się z taką osobą dzieje, decyduje szef ekipy, bardzo często w porozumieniu z innymi członkami ekipy. Każdy wolontariusz musi byd świadomy konsekwencji swoich działao, z których najbardziej dotkliwą jest usunięcie z festiwalu. O konsekwencjach mówi regulamin festiwalu. Jeśli ktoś nie może pracowad – może po prostu opuścid festiwal uprzedzając o tym szefa ekipy, aby ten mógł odpowiednio zorganizowad zastępstwo. Na szczęście takie przypadki nie zdarzają się często. Idea Slotu zakłada dialog jako podstawę kontaktu międzyludzkiego. W przypadku problemów dochodzi do szczerej rozmowy między wolontariuszem a szefem ekipy. Czasami jest to indywidualna rozmowa wolontariusza z szefem ekipy, czasami spory rozwiązuje grupa wolontariuszy, którzy pracują z tym, kto sprawia kłopoty. Podczas festiwalu preferowane jest odpowiedzialne podejście do pracy i zadao, które powinny byd wykonane – toteż konsekwencje wyciągane wobec takiego wolontariusza, poprzedzone są szeregiem rozmów, dzięki którym zarówno wolontariusz, jak i szef ekipy mają okazję dokładnie poznad i zrozumied racje drugiej strony. Mogą także wspólnie wypracowad rozwiązanie problemu. Podczas festiwalu bardzo dobrze działa kontrola społeczna – SAF jest tak specyficznym wydarzeniem, o tak niezwykłej atmosferze, że to po prostu wstyd przyjechad i narozrabiad. Aby uniknąd nieporozumieo, na stronie slot.art.pl jest dostępny regulamin pracy wolontariusza. Dostępny jest tam także regulamin festiwalu, który dotyczy także wolontariuszy. Slot pozwala mi się rozwijad, aktywizowad. O każdej porze dnia można tam znaleźd coś do roboty, spędzid czas z ludźmi, poznad kogoś ciekawego czy nauczyd się czegoś na warsztatach. W tym roku warsztaty dały mi impuls, żeby iśd na nowy kierunek studiów – niestety nie udało mi się, bo było już po rekrutacji, ale kto wie, może będę próbowad za rok. Kasia, wolontariuszka ORGANIZACJA WOLONTARIATU – SYSTEM „EKIP” Wolontariusze podzieleni są na grupy, czyli ekipy. Za każdą ekipę odpowiada szef, również pracujący wolontariacko. Każda z ekip ma inne zadania, ale i inne są wymagania w stosunku do osób, które chciałyby pracowad w danej grupie. Specyficzne kryteria wyboru wolontariuszy stosują: Ekipa Rejestracyjna – przy wejściu na teren festiwalu rejestruje uczestników i wolontariuszy. Pożądane cechy wolontariusza tej ekipy to znajomośd języka angielskiego, umiejętnośd pracy z komputerem, duża kultura osobista i wiedza na temat samego festiwalu. Szkolenie dla tej grupy przewidziane jest na przełomie maja i czerwca. Ekipa Tłumaczy – wolontariusze potrzebni obcojęzycznym uczestnikom festiwalu, aby w pełni czerpad z jego oferty. Idealny wolontariusz powinien swobodnie rozmawiad w języku obcym, Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART 6 tłumaczyd z języka obcego na ojczysty i na odwrót, powinien także byd komunikatywny, odporny na stres, otwarty na nowe sytuacje. EKIPA INFORMACYJNA – osoby pracujące w tej ekipie są odpowiedzialne za odpowiednie oznakowanie terenu SAF, rozwiewanie wszelkich wątpliwości uczestników festiwalu i wolontariuszy związanych z działalnością SAF. Wolontariusze tej ekipy powinni byd komunikatywni, elastyczni, odporni na stres, opanowani i cierpliwi, lubiący kontakt z ludźmi. Powinni też wyraźnie pisad. EKIPA OBSŁUGI GOŚCI ZAGRANICZNYCH – wolontariusze tej ekipy udzielają informacji osobom z zagranicy. Idealny wolontariusz powinien posiadad cechy takie, jak wolontariusz z ekipy informacyjnej, ale robid to wszystko w języku obcym. Ekipa Transportowa – zapewnia transport materiałów potrzebnych podczas festiwalu, oraz gości z dworca, lotniska itp. Wolontariusze tej ekipy muszą byd dyspozycyjni podczas całego festiwalu oraz podczas dni przygotowao. Powinni też byd komunikatywni i posiadad zdolności interpersonalne niezbędne przy współpracy z innymi ekipami. Mile widziane jest posiadanie własnego auta – organizatorzy zapewniają zwrot/zaliczkę na paliwo zużyte przy pracach związanych z festiwalem. EKIPA SLOT KARETEK – zajmuje się transportem osób potrzebujących pomocy medycznej przekraczającej możliwości Ekipy Medyków do pobliskich placówek ochrony zdrowia. Wolontariusze tej ekipy pełnią dyżury według ustalonego grafiku, jednakże nie muszą ich spędzad w jednym miejscu – mogą korzystad z oferty festiwalu, ale powinien byd z nimi kontakt podczas całego trwania dyżuru, aby w razie potrzeby mogli zjawid się niezwłocznie w ustalonym miejscu. Wolontariusz musi mied własne auto osobowe, organizatorzy zapewniają zwrot/zaliczkę na paliwo zużyte podczas SAF. EKIPA MEDYKÓW – ekipa ta zajmuje się zabezpieczeniem medycznym festiwalu. Osoby z tej ekipy muszą byd pełnoletnie, a przy wjeździe na festiwal przedstawid kopię dokumentu potwierdzającego ich umiejętności, na przykład dyplom ukooczenia studiów medycznych, dyplom ukooczonego kursu ratownictwa itp. Pierwszeostwo mają osoby z wykształceniem medycznym. Osoby z tej ekipy muszą także wpłacid zwracaną po festiwalu kaucję (30zł) na zabezpieczenie należytego wykonania obowiązków. PRZEDSZKOLE – ta ekipa zajmuje się prowadzeniem działającego podczas SAF Slotowego Przedszkola. Idealny wolontariusz powinien mied wykształcenie pedagogiczne lub doświadczenie w pracy z dziedmi. EKIPA ELEKTRYKÓW – montuje instalacje elektryczne na terenie festiwalu. Wolontariusz powinien byd obeznany z pracą elektryka, posiadad odpowiednie uprawnienia, a także móc przyjechad około tygodnia przed festiwalem i wyjechad kilka dni po festiwalu. EKIPA OCHRONY – ekipa ta zajmuje się zapewnieniem bezpieczeostwa na terenie festiwalu, także na terenie pola namiotowego. Wolontariusz tej ekipy powinien byd zdyscyplinowany, właściwie oceniad sytuację i odpowiednio na nią reagowad. Powinien posiadad zdolności interpersonalne przydatne w pracy z zespołem i reagowania na zachowania tłumu. Podobnie jak w Ekipie Medyków, przed festiwalem należy wpłacid zwrotną kaucję w wysokości 30 zł na zabezpieczenie należytego wykonania obowiązków. EKIPA SANITARNA – odpowiedzialna za utrzymanie czystości na SAF oraz za sprawy bieżące. Do zadao tej ekipy należy usuwanie śmieci pozostawionych przez uczestników oraz wymiana pełnych worków na czyste, sprzątanie toi-toi (dostarczanie papieru toaletowego, mycie zabrudzeo), utrzymanie czystości pod prysznicami i pobieranie za nie opłat oraz czyszczenie pobliskich umywalek, sprzątanie korytarzy. Wolontariusze tej ekipy dostają do pracy gumowe rękawice i mogą korzystad z potrzebnego sprzętu (mioteł, wiader, mopów, ścierek, zapasu papieru toaletowego). Podobnie jak w Ekipie Medyków i Ekipie Elektryków wolontariusz musi wpłacid zwrotną kaucję. Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART 7 EKIPA INSTALACYJNA – wolontariusze tej ekipy zajmują się pomocą przy instalowaniu namiotów, budowaniu małych scen, zakładaniu instalacji sanitarnych itp. Podczas trwania festiwalu praca tej ekipy polega na pomocy doraźnej. Idealny wolontariusz powinien potrafid pracowad w zespole zarówno jako uczestnik, jak i koordynator, powinien posiadad zdolności manualne, byd kreatywny i znad zagadnienia techniczne związane z działalnością SAF. Wolontariusze ci muszą także przyjechad około tygodnia przed festiwalem i wyjechad kilka dni po jego zakooczeniu. EKIPA TECHNICZNA STAŁA – wolontariusze tej ekipy służą swoją pomocą innym ekipom (przeniesienie sprzętu czy pomoc przy warsztatach). Muszą przyjechad przed festiwalem i wyjechad kilka dni po jego zakooczeniu. Będąc wolontariuszem w tej ekipie także należy wpłacid kaucję. EKIPA TECHNICZNA SCENICZNA – zajmuje się obsługą sprzętu muzycznego, jego transportem, montażem, użytkowaniem. Wolontariusz powinien mied doświadczenie lub co najmniej wiedzę na temat obsługi sprzętu muzycznego. Osoby z tej ekipy także muszą wpłacid kaucję. Liczba ekip nie jest stała, zmienia się wraz z rozwojem festiwalu. Wymienione wyżej stanowią pewnego rodzaju podstawę, bez której trudno zorganizowad festiwal. To, czy pojawią się nowe grupy, czy może rozrosną się już istniejące, zależy w zasadzie jedynie od zapotrzebowania i fantazji organizatorów, bo chętnych do bycia wolontariuszami podczas SAF jeszcze nie brakło. Przykładem na rozrost grup może służyd ekipa związana z kafejkami. Kiedy pojawiły się nowe kafejki, oczywistym było, że potrzeba będzie dodatkowych osób. Osoby pracujące w kafejkach zajmują się obsługą konsumentów, przygotowywaniem ciepłych napojów, podawaniem towaru, ale także dbałością o porządek. Aby uzyskad jak najbardziej aktualne dane o tworzeniu nowych ekip, należy śledzid stronę internetową. ZAKOOCZENIE WSPÓŁPRACY I KONTYNUACJA Kiedy gasną światła, milknie muzyka, sprzęt jest rozmontowywany, a w Lubiążu pojawiają się dodatkowe autobusy, wiadomo, że kolejny festiwal dobiegł kooca. Trudno mówid o jednym pożegnaniu, gdyż wolontariusze wyjeżdżają w różnych terminach, jednak zdarzają się spotkania poszczególnych ekip kooczące współpracę, zwłaszcza tych, które zostają w Lubiążu jeszcze kilka dni po festiwalu. Podziękowania pojawiają się także w drodze mailowej, rozsyłają je szefowie ekip. Idea jest jednak taka, że Slot ma trwad cały rok, zarówno w sercach uczestników, jak i w faktycznych działaniach lokalnych grup. Najsilniejszą jest inicjatywa „Slot o Wschodzie”, jest to tak zwany „slotfest”, a więc impreza organizowana przez osoby zaangażowane w SAF poza Lubiążem i poza czasem festiwalu. Dowodem na to, że Slot trwa cały rok, może byd forum internetowe na stronie Slotu, jak również kontakty ludzi, którzy spotkali się w Lubiążu. Niejednokrotnie czekają z niecierpliwością na kolejne spotkanie, na kolejnym festiwalu. Wolontariat – motor napędowy Festiwalu SLOT ART 8 PODSUMOWANIE KORZYŚCI Z WOLONTARIATU DLA INSTYTUCJI: wolontariusze mogą byd motorem napędowym imprezy lub projektu, a nie tylko siłą pomocniczą - jeżeli wydaje nam się, że dany projekt czy impreza przerasta nasze możliwości, to właśnie udział wolontariuszy mogą sprawid, że nabierze ona znacznie większego rozmachu niż można się było spodziewad wolontariat nie musi byd tylko rozumiany jako poświęcenie się i okazja by zrobid coś pożytecznego, ale może byd też po prostu innym, bogatszym sposobem na uczestnictwo w jakimś wydarzeniu czy projekcie, co znacznie zwiększą jego atrakcyjnośd KORZYŚCI Z WOLONTARIATU DLA WOLONTARIUSZA: jeśli wolontariusz poczuje się nie tylko pomocnikiem, ale też uczestnikiem, będzie wspominał wolontariat jako przygodę, a nawet cenne i przełomowe doświadczenie. Dla mnie SlotArt to miejsce, w którym co roku "ładuję" swoje "duchowe akumulatory". Różnice widzę też pod kątem artystycznym. To tutaj poznałem na warsztatach różnorodne rodzaje sztuki, o których istnieniu nie miałem pojęcia. Wojtek, wolontariusz Slot mobilizuje mnie do rozwoju, zarówno zawodowego, jak i osobistego. Jestem dumna z tego, że mogę współtworzyd tak wielkie i ważne przedsięwzięcie. Ania, wolontariuszka CO WARTO ZAPAMIĘTAĆ wolontariusz to nie tylko pomocnik, ale (może przede wszystkim) uczestnik wolontariat może byd sposobem na rozwijanie swoich zainteresowao, pasji, a może po prostu na ciekawe spędzenie wolnego czasu dobrze zorganizowany wolontariat może byd siłą przyciągającą nowych uczestników i odbiorców naszych działao