Urząd Miasta i Gminy w Górze Kalwarii PP

Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr ROA.120.89A.2013
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 26 sierpnia 2013r.
Urząd Miasta
Procedura Procesowa Zarządzania Jakością
wg PN-EN ISO 9001:2009
PP-SZJ/001
i Gminy w
Górze Kalwarii
Projektowanie usług w Urzędzie Miasta i
Gminy Góra Kalwaria
w ramach nadzoru nad dokumentami
Wydanie 01
Strona 1 z 6
Opracowali:
Sprawdziła:
data
podpisy:
data
podpis:
Zatwierdził:
Pełnomocnik ds. Systemu Burmistrz Miasta i Gminy
Zarządzania Jakością
Góra Kalwaria
data
data
podpis:
podpis:
ORYGINAŁ
Obowiązuje od
Spis treści
1. Cel procedury
2. Zakres obowiązywania
3. Terminologia
4. Kompetencje
5. Opis postępowania
5.1 Dane wejściowe
5.2 Cel opracowania
5.3 Przygotowanie projektu dokumentu
5.4 Forma dokumentu
5.4.1 Zarządzenie Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria
5.4.2 Uchwała Rady Miejskiej Góry Kalwarii
5.5 Weryfikacja
5.6 Zamkniecie projektu
5.7 Publikacja
5.8 Walidacja
6.Wskazówki i uwagi
6.1 Dokumenty związane
6.2 Sposób postępowania z formularzami
7.Załączniki
Rozdzielnik:



Oryginał - Referat Organizacyjno – Administracyjny - zbiór zarządzeń.
Kopia nr 1 - Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością – egzemplarz użytkowy w formie
pisemnej.
Egzemplarz użytkowy w wersji elektronicznej – dla korzystających z wewnętrznej sieci
informatycznej w Urzędzie Miasta.
Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania
w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii
Opracowano na podstawie wymagania 7.3. PN-EN ISO 9001:2009
Kopiowanie bez zgody Burmistrza Miasta i Gminy w Górze Kalwarii zabronione.
Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr ROA.120.89A.2013
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 26 sierpnia 2013r.
Urząd Miasta
Procedura Procesowa Zarządzania Jakością
wg PN-EN ISO 9001:2009
PP-SZJ/001
i Gminy w
Górze Kalwarii
Projektowanie usług w Urzędzie Miasta i
Gminy Góra Kalwaria
w ramach nadzoru nad dokumentami
Wydanie 01
Strona 2 z 6
1. Cel procedury
Celem niniejszej procedury jest zapewnienie prawidłowości przygotowania i przeprowadzania
procedury projektowania dokumentów w postaci Uchwał Rady Gminy oraz Zarządzeń Burmistrza.
2. Zakres obowiązywania
Niniejsza procedura obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy.
3. Terminologia
Uchwała Rady Gminy – dokument stanowiący akt woli organu samorządowego.
Zarządzenie Burmistrza – akt normatywny, niestanowiący źródła powszechnie obowiązującego
prawa, wydany przez Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria. Ma charakter wewnętrzny i
obowiązuje tylko jednostki organizacyjne podległe organowi wydającemu zarządzenie.
Burmistrz MiG GK - Burmistrz Miasta i Gminy Góra Kalwaria.
4.Kompetencje
Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za przygotowanie projektów dokumentacji
wewnętrznej (zarządzenia) – zgodnie z pkt. 5.5 Procedury „Opracowywanie i nadzorowanie
dokumentacji SZJ”.
Właściwie merytoryczne komórki organizacyjne są odpowiedzialne za przygotowanie projektów
uchwał – zgodnie z pkt. 5.6 Procedury „Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ”.
Radca Prawny jest odpowiedzialny za zgodność przygotowywanych dokumentów z przepisami prawa.
Biuro Rady Miejskiej jest odpowiedzialne za przygotowanie materiałów na Sesję Rady Miejskiej,
zarejestrowanie podjętych uchwał, wysyłanie uchwał do organów nadzoru oraz do publikacji w
Dzienniku Urzędowym (jeżeli wynika to z treści uchwały)oraz do udostępnienia i publikacji na stronie
internetowej podjętych uchwał.
Kierownik Referatu Administracyjno – Organizacyjnego jest odpowiedzialny za rejestrowanie
zarządzeń, ich udostępnienie i publikację na stronie internetowej.
5.Opis postępowania
5.1 Dane wejściowe
Zarządzenia projektuje się, jeżeli jest to niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Urzędu, biorąc
pod uwagę:
 polecenia Burmistrza Miasta i Gminy,
 polecenia zastępców Burmistrza Miasta i Gminy, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy,
Uchwały projektuje się jeżeli jest to w danym zadaniu wymaganiem wynikającym z przepisów prawa
lub też stanowi to odpowiedź na postulaty mieszkańców..
Projekty mogą dotyczyć nowego dokumentu lub, jeśli jest to wystarczające, aktualizacji istniejącego.
5.2 Cel opracowania
W wyniku niniejszej procedury winien zostać zaprojektowany dokument stanowiący akt prawny
wydany przez Organ Gminy, który został określony Ustawą o samorządzie gminnym.
Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania
w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii
Opracowano na podstawie wymagania 7.3. PN-EN ISO 9001:2009
Kopiowanie bez zgody Burmistrza Miasta i Gminy w Górze Kalwarii zabronione.
Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr ROA.120.89A.2013
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 26 sierpnia 2013r.
Urząd Miasta
Procedura Procesowa Zarządzania Jakością
wg PN-EN ISO 9001:2009
PP-SZJ/001
i Gminy w
Górze Kalwarii
Projektowanie usług w Urzędzie Miasta i
Gminy Góra Kalwaria
w ramach nadzoru nad dokumentami
Wydanie 01
Strona 3 z 6
5.3 Przygotowanie projektu dokumentu
Projekt uchwały lub zarządzenia przygotowuje referat merytoryczny. Jeżeli jest to niezbędne w
opracowaniu projektu winien uczestniczyć Radca Prawny.
5.4 Forma dokumentu
5.4.1 Zarządzenie Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria
Każde zarządzenie powinno posiadać formę zgodną z załącznikiem nr 1 niniejszej procedury oraz być
oznaczona w sposób wskazany w pkt. 5.5 Procedury „Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji
SZJ”.
5.4.2 Uchwała Rady Miejskiej Góry Kalwarii
Projekt aktu prawnego stanowiącego uchwałę powinien odpowiadać wymogom obowiązujących zasad
techniki legislacyjnej.
Projekt uchwały zawiera w szczególności:
1) nazwę aktu, datę wydania, określenie organu wydającego oraz tytuł,
2) podstawę prawną ze wskazaniem źródła publikacji,
3) treść rozstrzygnięcia,
4)określenie podmiotu odpowiedzialnego za wykonanie lub nadzór nad jego realizacją,
5) datę wejścia w życie,
6) klauzulę o ogłoszeniu aktu, gdy przewidują to przepisy,
7)
wskazanie osób podpisujących uchwałę.
Każda uchwała powinna posiadać formę posiadać formę zgodną z załącznikiem nr 2 niniejszej
procedury, która jednocześnie jest zgodna z załącznikiem do Zarządzenia Nr 8/05 Burmistrza Miasta i
Gminy Góra Kalwaria z dnia 1 lutego 2005 roku oraz winna być oznaczona w sposób wskazany w pkt.
5.6 Procedury „Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ”.
Do projektu uchwały należy dołączyć uzasadnienie konieczności podjęcia przez Radę Gminy proponowanej uchwały.
5.5 Weryfikacja
Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za przegląd, weryfikację i parafowanie projektów uchwał i
zarządzeń.
Projekty uchwał i zarządzeń, parafowane przez Kierownika Referatu, przekazuje się do Radcy Prawnego w celu zaopiniowania ich pod względem formalno-prawnym i materialno-prawnym. Fakt poprawności przygotowania uchwały pod względem formalno-prawnym potwierdza podpis Radcy Prawnego
w dolnym rogu projektu uchwały.
Projekty uchwał i zarządzeń, parafowane przez Kierownika Referatu oraz Radcę Prawnego,
przedstawione zostają do akceptacji Burmistrzowi MiG GK.
5.6 Zamknięcie projektu
Po zaakceptowaniu projektów uchwał i zarządzeń przez Burmistrza MiG GK, projekty w formie
elektronicznej i papierowej Referat merytoryczny przekazuje:
a) projekty uchwał do Biura Rady Miejskiej – celem wprowadzenia na komisje Rady Miejskiej
b) projekty zarządzeń Kierownikowi Referatu Administracyjno-Organizacyjnego – celem
zarejestrowania.
Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania
w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii
Opracowano na podstawie wymagania 7.3. PN-EN ISO 9001:2009
Kopiowanie bez zgody Burmistrza Miasta i Gminy w Górze Kalwarii zabronione.
Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr ROA.120.89A.2013
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 26 sierpnia 2013r.
Urząd Miasta
Procedura Procesowa Zarządzania Jakością
wg PN-EN ISO 9001:2009
PP-SZJ/001
i Gminy w
Górze Kalwarii
Projektowanie usług w Urzędzie Miasta i
Gminy Góra Kalwaria
w ramach nadzoru nad dokumentami
Wydanie 01
Strona 4 z 6
Po przedstawieniu projektów uchwał na komisjach Rady Miejskiej, głosowanie w sprawie przyjęcia
projektu uchwały przeprowadzane jest na Sesji Rady Miejskiej. Uchwały przyjęte przez Radę Gminy
podlegają rejestracji przez Biuro Rady Miejskiej.
Zarejestrowane akty prawne przekazuje się do podpisu przez Burmistrza MiG GK w przypadku
zarządzeń lub Przewodniczącego Rady Miejskiej w przypadku uchwał.
5.7 Publikacja
Zbiór oryginałów zarządzeń Burmistrza w formie papierowej znajduje się w Referacie Administracyjno
- Organizacyjnym, który udostępnia je do powszechnego wglądu.
Zbiór oryginałów uchwał Rady Miejskiej w formie papierowej znajduje się w Biurze Rady Miejskiej, która udostępnia je do powszechnego wglądu.
Wszystkie akty prawne dostępne są na stronie internetowej Miasta i Gminy www.gorakalwaria.pl, w
Biuletynie Informacji Publicznej.
5.8 Walidacja
Walidacja przyjętych dokumentów w zakresie projektowania, odbywa się w merytorycznym Referacie
na podstawie oceny realizacji przyjętych trybów postępowania, które są opisane w diagramach procedur, stwierdzeniu znajomości trybów postępowania przez wykonawców oraz stwierdzeniu technicznych możliwości świadczenia usług.
Ostateczna walidacja może odbywać się również na podstawie i przy uwzględnieniu konsultacji społecznych, bądź po obserwacji skutków przyjętych uchwał dla lokalnej społeczności.
6.Wskazówki i uwagi.
6.1 Dokumenty związane.
•
•
•
•
Dokumentacja SZJ w Urzędzie Miasta i Gminy.
Ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 roku
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria
Zarządzenie Nr 8/05 Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 1 lutego 2005 roku w
sprawie opracowania projektów uchwał Rady Miejskiej przez Urząd Miasta i Gminy oraz
podległe gminne jednostki organizacyjne
6.2. Sposób postępowania z formularzami.
•
•
Formularze - załączniki nr 1 są przechowywane w Referacie OrganizacyjnoAdministracyjnym.
Formularze - załączniki nr 2 są przechowywane w Biurze Rady Miejskiej.
7. Załączniki.
•
•
Zał. 1 Wzór projektu Zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria
Zał. 2 Wzór projektu Uchwały Rady Miejskiej Góry Kalwarii
KONIEC
Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania
w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii
Opracowano na podstawie wymagania 7.3. PN-EN ISO 9001:2009
Kopiowanie bez zgody Burmistrza Miasta i Gminy w Górze Kalwarii zabronione.
Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr ROA.120.89A.2013
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 26 sierpnia 2013r.
Urząd Miasta
Procedura Procesowa Zarządzania Jakością
wg PN-EN ISO 9001:2009
PP-SZJ/001
i Gminy w
Górze Kalwarii
Projektowanie usług w Urzędzie Miasta i
Gminy Góra Kalwaria
w ramach nadzoru nad dokumentami
Wydanie 01
Strona 5 z 6
Zał. 1 Wzór projektu Zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria
Z A R Z Ą D Z E N I E
N r ............/........../.........
(oznaczenie komórki org./kolejny numer/rok)
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria
z dnia ............. ........................... ..........r.
(miesiąc słownie)
w sprawie ...............................................................................................................................
(określenie przedmiotu zarządzenia)
§1
Treść tekstu merytorycznego.
§x
Nadzór nad realizacją niniejszego Zarządzenia powierzam ……………………………………..
(imię i nazwisko / funkcja wskazanej osoby)
§x
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Miasta i Gminy
Góra Kalwaria
......................................
(imię, nazwisko)
Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania
w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii
Opracowano na podstawie wymagania 7.3. PN-EN ISO 9001:2009
Kopiowanie bez zgody Burmistrza Miasta i Gminy w Górze Kalwarii zabronione.
Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr ROA.120.89A.2013
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria z dnia 26 sierpnia 2013r.
Urząd Miasta
Procedura Procesowa Zarządzania Jakością
wg PN-EN ISO 9001:2009
PP-SZJ/001
i Gminy w
Górze Kalwarii
Projektowanie usług w Urzędzie Miasta i
Gminy Góra Kalwaria
w ramach nadzoru nad dokumentami
Wydanie 01
Strona 6 z 6
Zał.2 Wzór projektu Uchwały Rady Miejskiej Góry Kalwarii
UCHWAŁA Nr ............/........../.........
(kolejny numer /numer sesji/ rok)
RADY MIEJSKIEJ W GÓRZE KALWARII
z dnia ............. ........................... ..........r.
(miesiąc słownie)
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
(określenie przedmiotu uchwały)
Na podstawie ..............................................................................................
(podstawa prawna)
(Dz. U. Nr ........, poz. ........z późn. zm) Rada Miejska uchwala, co następuje (postanawia):
§1
Wyraża się zgodę na ....................................... (lub inny tekst).
§x
Wykonanie uchwały powierza się Burmistrzowi Miasta i Gminy Góra Kalwaria.
§x
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia (lub uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia
opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego).
Przewodniczący Rady Miejskiej
......................................
(imię, nazwisko)
Niniejszy dokument zatwierdzono do stosowania
w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii
Opracowano na podstawie wymagania 7.3. PN-EN ISO 9001:2009
Kopiowanie bez zgody Burmistrza Miasta i Gminy w Górze Kalwarii zabronione.