Biogened_case study_final - Świat przemysłu farmaceutycznego

Microsoft Dynamics – analiza wdrożenia
BIOGENED S.A. wdrożył rozwiązanie Microsoft Dynamics NAV wraz z
funkcjonalnościami dedykowanymi branży farmaceutycznej, które
umożliwiły walidację systemu w zakresie zgodności z GMP (Good
Manufacturing Practice).
Podsumowanie
Kraj: Polska
Sektor: Przemysł farmaceutyczny
Wprowadzenie
Profil Klienta
BIOGENED S.A. to polska firma farmaceutyczna,
specjalizująca się w produkcji i dystrybucji leków,
suplementów diety i dermokosmetyków.
BIOGENED S.A. jest niezależną polską firmą farmaceutyczną z siedzibą w Łodzi, która
Pozycja rynkowa firmy
Firma posiada ponad 60-letnią tradycję, ciesząc się
silną pozycją na polskim rynku farmaceutycznym.
Rozwiązanie
Dynamiczny rozwój firmy, wprowadzanie nowych
produktów na rynek oraz rosnąca liczba klientów
sprawiły, że BIOGENED podjął decyzję o wdrożeniu
systemu Microsoft Dynamics NAV w wersji Advanced
Management wraz z granulą „Pharmaceutica & LS”,
dedykowaną branży farmaceutycznej.
Kluczowe Czynniki Sukcesu
•
Wdrożony
system
usprawnił
procesy
produkcyjno-logistyczne i finansowo-księgowe
oraz
zautomatyzował
wiele
rutynowych
czynności wykonywanych przez pracowników.
•
Rozwiązanie jest w pełni dostosowane do
wymagań prawnych, stosowanych w przemyśle
farmaceutycznym.
•
System zwiększył możliwości podejmowania
decyzji i poczucie kontroli nad procesami
zachodzącymi w przedsiębiorstwie.
specjalizuje się w produkcji i dystrybucji leków, suplementów diety i dermokosmetyków.
Przedsiębiorstwo może się poszczycić ponad 60-letnią tradycją. Spółka przez
dziesięciolecia znana była lekarzom, farmaceutom i pacjentom pod nazwą ŁPF „POLON”.
W 2000 roku nastąpiło przekształcenie formy jej własności i restrukturyzacja, i w 2007
firma przyjęła nazwę BIOGENED, określając kluczowe obszary swojej działalności na
rynku farmaceutycznym.
Przedsiębiorstwo zajmuje się produkcją leków neurologicznych, psychiatrycznych oraz
onkologicznych, a także opracowywaniem innowacyjnych, bezpiecznych receptur
i wytwarzaniem suplementów diety i dermokosmetyków. W 2002 roku firma wprowadziła
na rynek dermokosmetyki znane pod nazwą „DERMEDIC”, zaś od niedawna oferuje także
szeroki wybór nutriceutyków i suplementów diety.
Od początku swojego istnienia BIOGENED stawia na nowoczesne receptury,
przygotowywane w oparciu o najwyższe standardy. Firma posiada certyfikat GMP,
potwierdzający spełnienie wszystkich wymogów Dobrej Praktyki Wytwarzania (Good
Manufacturing Practice) i gwarantujący najwyższą jakość produktów.
Zespół BIOGENED tworzą doświadczeni specjaliści, posiadający zarówno teoretyczną, jak
i praktyczną wiedzę w dziedzinach leżących w obszarze działania firmy. Wieloletnie
doświadczenie, profesjonalizm i rzetelne podejście do produkcji i współpracy sprawiły, że
znak firmowy BIOGENED S.A. stał się jednym z najbardziej rozpoznawalnych w Polsce.
Firma nieustannie intensyfikuje swoje starania o zdrowie i dobre samopoczucie pacjentów,
będąc jednocześnie partnerem dla lekarzy i farmaceutów.
Wyzwanie
„Microsoft Dynamics NAV
wraz z granulą
„Pharmaceutica & LS” to
zwalidowane rozwiązanie
dedykowane branży
farmaceutycznej, które spełniło
nasze oczekiwania w zakresie
zarządzania procesami
produkcyjno-logistycznymi
i finansowymi.”
Jacek Płucienniczak, Prezes Zarządu,
BIOGENED S.A.
Firma BIOGENED S.A., działająca w branży
przemysłu farmaceutycznego, jest zobowiązana
do
przestrzegania
polskiego
i międzynarodowego prawa farmaceutycznego
oraz tzw. Dobrych Praktyk Wytwarzania
(GMP). Oznacza to, że różne obszary jej
działania powinny być podporządkowane
określonym standardom. Jednym z wymagań
prawnych w Polsce w zakresie wytwarzania
produktów leczniczych jest zwalidowanie
systemu
komputerowego
stosowanego
w procesie produkcji.
„Działając w tak specyficznej branży, jaką jest
przemysł farmaceutyczny, mamy obowiązek
zepewnić naszym klientom najwyższą jakość
i bezpieczeństwo oferowanych produktów oraz
zgodność z wymogami prawa farmacetycznego.
Nie możemy sobie pozwolić nawet na
najmniejsze uchybienia w tym zakresie. Dlatego
od lat cieszymy się zaufaniem lekarzy
i pacjentów na rynku polskim.” – mówi
Małgorzata Kazimierczak-Gruca, Dyrektor
Działu Jakosci, BIOGENED S.A.
Dynamiczny
rozwój
przedsiębiorstwa,
nieustanne poszerzanie portfolio produktów
i rosnąca liczba klientów sprawiły, że
BIOGENED
potrzebował
nowoczesnego
systemu informatycznego, który usprawniłby
kompleksowe zarządzanie poszczególnymi
obszarami firmy. Kluczowym wyzwaniem było
znalezienie systemu, który można by było
zwalidować
w
zakresie
zgodności
z wymaganiami GMP.
„Zależało nam na rozwiązaniu, które z jednej
strony
posiadałoby
funkcjonalności
charakterystyczne dla nowoczesnych systemów
klasy ERP, z drugiej zaś odpowiadało na
specyficzne potrzeby branży farmaceutycznej
w zakresie walidacji. Liczyliśmy także na
znalezienie skalowalnego systemu, który można
będzie zintegrować z naszymi zewnętrznymi
aplikacjami, między innymi z systemem
FarmaProm, w celu wymiany danych
w zakresie zleceń sprzedaży.” – przyznaje Jacek
Płucienniczak, Prezes Zarządu, BIOGENED
S.A.
Wymiana danych miała nastąpić pomiędzy
Microsoft Dynamics NAV a rozwiązaniem
FarmaProm służącym klientom do składania
zamówień przez przedstawicieli handlowych
oraz firm aptekarskich.
Firma potrzebowała więc systemu „szytego na
miarę”,
który
zapewniłby
zgodność
z
wymogami
prawa
farmaceutycznego
i standardami GMP, a jednocześnie usprawnił
takie obszary jej działania jak produkcja,
magazynowanie, sprzedaż, zakupy, księgowość
i zarządzanie jakością.
Rozwiązanie
BIOGENED zdecydował się na współpracę
z firmą PROBIT, partnerem firmy Microsoft,
posiadającym wieloletnie doświadczenie we
wdrażaniu systemów klasy ERP w branży
farmaceutycznej, poparte uzyskaniem 41
certyfikatów w tym zakresie.
„Wybraliśmy firmę PROBIT, która jako
dostawca systemów Microsoft Dynamics NAV
specjalizuje się we wdrożeniach w branży
farmaceutycznej. Bardzo dobrze przygotowany
zespół konsultantów zagwarantował realizację
naszych wymagań, odpowiedni poziom usług
i wsparcie w walidacji dostarczanego
systemu.” – mówi Jacek Płucienniczak, Prezes
Zarządu, BIOGENED S.A.
Wybrane przez BIOGENED rozwiązanie –
Microsoft Dynamics NAV w wersji Advanced
Management
–
zostało
wzbogacone
dodatkowymi granulami. Najważniejsza z nich
– „Pharmaceutica & LS” jest zwalidowanym
rozwiązaniem
dedykowanym
branży
farmaceutycznej.
„Rozwiązanie Microsoft Dynamics NAV
oferowane przez PROBIT dzięki narzędziom
dedykowanym branży farmaceutycznej mogło
zostać zwalidowane. System spełniał również
nasze oczekiwania względem elastyczności
i skalowalności.” – dodaje Jacek Płucienniczak,
Prezes Zarządu, BIOGENED S.A.
„Nasze rozwiązanie dedykowane branży
farmaceutycznej pozwala przede wszystkim na
pełniejsze
wykorzystanie
funkcjonalności
Microsoft Dynamics NAV. Po szczegółowej
analizie
potrzeb
firmy
BIOGENED
opracowaliśmy harmonogram wdrożenia w taki
sposób, aby jego realizacja przebiegała
sprawnie, a jednocześnie nie zakłócała
płynności funkcjonowania firmy w obszarach
objętych systemem.” – wyjaśnia Gerard Halski,
Kierownik Projektu wdrożeniowego ze strony
dostawcy, PROBIT.
Wdrożenie nowego rozwiązania rozpoczęło się
od instalacji bazy danych Microsoft Dynamics
NAV połączonej ze szkoleniem administratora
systemu. Założone zostały 3 instancje –
produkcyjna, szkoleniowa i walidacyjna. Po
uruchomieniu bazy danych administrator
systemu zainstalował użytkowników NAV na
60
stanowiskach.
W
ramach
prac
przygotowawczych
opracowano
również
materiały szkoleniowe oraz wersję szkoleniową
programu, ze szczególnym uwzględnieniem
granuli farmaceutycznej.
Kolejnym etapem było opracowanie map
procesowych:
zakupowej,
produkcyjnej
i sprzedażowej, które stanowiły trzon dalszego
wdrożenia. Po zakończeniu prac koncepcyjnych
oraz zdefiniowaniu dodatkowych wymagań
i potrzeb firmy BIOGENED przystąpiono do
implementacji systemu. W pierwszej kolejności
przeprowadzono adaptację oraz konfigurację
systemu ze szczególnym uwzględnieniem
definiowania uprawnień. Następnie dokonano
walidacji rozwiązania, w ramach której
wykonano testy end-to-end.
Po zwalidowaniu aplikacji odbyły się szkolenia
użytkowników
końcowych
zakończone
egzaminem
potwierdzającym
znajomość
systemu. Następnym etapem był import danych
początkowych (np. kartotek produkcyjnych,
kartotek nabywców i dostawców, planu kont)
oraz weryfikacja, zakończenie pracy na
poprzednim systemie i import stanów
początkowych.
„Zaimportowano
stany
początkowe
na
zapasach z dokładnością do poszczególnych
partii zapasów, z uwzględnieniem danych
istotnych w zakresie GMP – między innymi
informacje o dacie ważności partii, numerze
dowodu kontroli jakości, jak i statusie KJ danej
partii. Zaimportowano również salda dotyczące
nabywców i dostawców oraz bilans otwarcia na
kontach księgowych.” – komentuje Barbara
Biegańska, Dyrektor Finansowy, BIOGENED
S.A.
Kolejnym etapem była eksploatacja systemu
w zakresie obszarów produkcji i logistyki oraz
finansów i kontrolingu.
Jak to działa?
Wdrożone rozwiązanie Microsoft Dynamics
NAV wspiera działanie firmy w obszarze
logistyczno-produkcyjnym oraz finansowoksięgowym. Z systemu korzysta obecnie około
60 użytkowników.
„W produkcji farmaceutycznej zgodność ze
standardami GMP jest absolutnym priorytetem.
Nie możemy sobie pozwolić na najmniejsze
nawet błędy ze strony oprogramowania, które
mogłyby się przyczynić do niezachowania
odpowiednich
parametrów
produktu
końcowego. Nic więc dziwnego, że firmy
farmaceutyczne podlegają tak rygorystycznym
obostrzeniom prawnym. Dlatego tak ważna jest
walidacja
systemów
wykorzystywanych
w produkcji.” – mówi
Małgorzata
Kazimierczak-Gruca, Dyrektor Działu Jakości,
BIOGENED.
Usprawnienie produkcji i logistyki
Microsoft Dynamics NAV znacząco usprawnił
procesy produkcyjno-logistyczne. Zapewnił
zgodność planowania potrzeb materiałowych
i produkcji ze standardem MRP2 oraz
przyspieszył obsługę naważania i przeważania
materiałów wyjściowych. Co więcej, system
umożliwił
zarządzanie
zleceniami
produkcyjnymi dla wielu serii produktu
końcowego z uwzględnieniem wielu szarż
materiałów
wyjściowych.
Rozwiązanie
pozwoliło też na kontrolę zwalniania serii
surowca do produkcji na podstawie daty
ważności, retestu i statusu serii oraz na kontrolę
dopuszczenia do obrotu serii wyrobu gotowego.
Niezwykle ważna okazała się też kompleksowa
obsługa zagadnień dostaw i nabycia do oraz
z krajów Unii Europejskiej oraz eksportu
i importu.
Finanse pod kontrolą
Wdrożone rozwiązanie pozwoliło także na
pełną, zweryfikowaną w praktyce obsługę
księgowości z uwzględnieniem przepisów
bilansowych i podatkowych. Księgowanie
obrotu magazynowego oraz ewidencja środków
trwałych zostały w pełni dostosowane do
polskich przepisów.
Zgodność w zakresie GMP
„System zapewnia nam wysoką wiarygodność
generowanych
raportów
i
sprawozdań
finansowych. Możemy na nim w pełni polegać.”
– przyznaje Barbara Biegańska, Dyrektor
Finansowy, BIOGENED S.A.
Dostarczone
rozwiązanie
jest
zgodne
z obowiązującymi wymogami prawnymi
w zakresie produkcji, zarządzania serią,
zaopatrzenia i zbytu. Dzięki temu firma zyskała
pewność, że oferowane przez nią wyroby będą
produkowane z wsparciem systemu wysokiej
jakości i zapewniającego bezpieczeństwo
przetwarzania danych.
Rozwiązanie pozwoliło też na rozliczanie
kosztów
pełnych
działalności
z uwzględnieniem danych wejściowych
(produkcyjnych) oraz kalkulację kosztów
zleceń produkcyjnych. Pełna sprawozdawczość
księgowa i finansowa jest natomiast możliwa
dzięki grupie 70 specjalnie przygotowanych
raportów księgowych.
Pełna automatyzacja
Microsoft Dynamics NAV uporządkował wiele
procesów
zachodzących
w
firmie
i zautomatyzował żmudne, rutynowe czynności,
które zajmowały dużo czasu jej pracownikom.
Dla firmy BIOGENED ważna okazała się
obsługa zwalniania dokumentów w zależności
od uprawnień oraz wsparcie dla obiegu
dokumentów poprzez kwalifikowanie zmiany
statusu. Nie mniej istotna jest również obsługa
e-raportu z produkcji, dzięki której osoby
zarządzające firmą mają stały wgląd w procesy
produkcji i mogą je na bieżąco kontrolować.
„To pozwala nam szybko podejmować decyzje
dotyczące wielkości i tempa produkcji oraz
regulować je w zależności od popytu na
określone produkty.” – komentuje Jacek
Płucienniczak, Prezes Zarządu BIOGENED
S.A.
Korzyści biznesowe
Od czasu wdrożenia systemu, BIOGENED
odnotował szereg wymiernych korzyści. Przede
wszystkim rozwiązanie zostało zwalidowane na
zgodność z GMP, dzięki czemu firma zyskała
pewność, że wszystkie procesy obsługiwane
w systemie będą zgodne z wymaganiami
użytkownika oraz odpowiednimi regulacjami
prawnymi.
Co więcej, Microsoft Dynamics NAV
usprawnił
i
zautomatyzował
procesy
produkcyjno-logistyczne, co przełożyło się na
większą oszczędność czasu i bardziej
uporządkowane
zarządzanie
organizacją.
Zarząd
firmy
zyskał
lepszy
wgląd
w
zachodzące
procesy,
a
dzięki
automatycznemu raportowaniu z produkcji
może podejmować trafniejsze decyzje oparte
o rzetelne dane.
Bardzo przydatne okazały się także narzędzia
wspierające procesy finansowo-księgowe.
Klarowna sprawozdawczość finansowa oraz
księgowanie i ewidencja, dostosowane do
polskich przepisów prawnych umożliwiają
łatwy wgląd w sytuację finansową firmy.
Ponadto, wdrożone rozwiązanie bez problemu
zostało
zintegrowane
z
wewnętrznymi
systemami
przedsiębiorstwa,
dostarczając
pracownikom aktualną, pełną bazę wiedzy na
temat stanu produkcji, istniejących zasobów,
potrzeb materiałowych i zleceń produkcyjnych.
Dzięki temu firma zyskała możliwość
bieżącego monitorowania procesu produkcji
i zarządzania zleceniami.
Referencje
„Microsoft Dynamics NAV wraz z granulą
„Pharmaceutica & LS” to zwalidowane
rozwiązanie
dedykowane
branży
farmaceutycznej,
które
spełniło
nasze
oczekiwania w zakresie zarządzania procesami
produkcyjno-logistycznymi i finansowymi.” –
mówi Jacek Płucienniczak, Prezes Zarządu,
BIOGENED S.A.
„Pełny profesjonalizm i zaangażowanie
specjalistów z firmy PROBIT pozwoliły na
terminowe uruchomienie systemu, które było
dla nas bardzo ważne, ponieważ każde
opóźnienie mogłoby negatywnie wpłynąć na
funkcjonowanie
naszej
firmy.
Dzięki
sprawnemu wdrożeniu i kompleksowym
szkoleniom mogliśmy praktycznie od razu
korzystać z systemu, zachowując płynność
zachodzących procesów. Niezwykle ważna
okazała się także asysta końcowa, świadczona
przez konsultantów, którzy zapewnili nam
wsparcie
merytoryczne
i
poczucie
bezpieczeństwa
w
początkowej
fazie
funkcjonowania systemu.” – przyznaje Barbara
Biegańska, Dyrektor Finansowy, BIOGENED
S.A.
„Sukces wdrożenia oraz przeprowadzenie go
w ustalonym terminie zależały także od postawy
końcowych użytkowników systemu i wysokiej
kultury organizacyjnej firmy. Pracownicy
BIOGENED
wykazali
się
dużym
profesjonalizmem i zaangażowaniem, dzięki
czemu bardzo szybko udało się przeprowadzić
kolejne fazy wdrożenia. Łatwość korzystania
z nowego systemu zapewnił także znajomy
interfejs
systemu,
znany
pracownikom
z popularnych programów pakietu Microsoft
Office.
To
sprawiło,
że
korzystanie
z rozwiązania było niemal intuicyjne.” –
komentuje Gerard Halski, Kierownik Projektu
ze strony dostawcy, PROBIT.
Microsoft Dynamics
Dynamics jest integralną częścią Microsoft,
oferującą szeroki zakres zintegrowanych
rozwiązań biznesowych dla rynku dużych
i średnich przedsiębiorstw. Oferta firmy
w
tym
zakresie
obejmuje
systemy
wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem
(ERP) oraz systemy wspomagające zarządzanie
relacjami z klientami (CRM). Rozwiązania te
pomagają dużym i średnim przedsiębiorstwom
w tworzeniu i ulepszaniu łączności z klientami,
pracownikami, partnerami i dostawcami.
Głównymi produktami Microsoft Dynamics
oferowanymi na rynku polskim są: Microsoft
Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV oraz
Microsoft Dynamics CRM.
Więcej informacji
Informacje na temat produktów
i usług Microsoft można uzyskać
kontaktując się z polskim oddziałem firmy:
Microsoft Sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 195 A
02-222 Warszawa
Tel. +48 (22) 594 10 00
Faks +48 (22) 594 14 01
http://www.microsoft.com/poland/dynamic
s/
Informacje na temat produktów
i usług firmy PROBIT :
ul. Długosza 68
51-162 Wrocław
tel. +48 (71) 341 73 70
fax. +48 (71) 344 55 28
http://www.probit.com.pl
Aplikacje Microsoft Dynamics optymalizują
strategiczne procesy biznesowe w organizacji,
tj.: zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi,
łańcuchem dostaw i usługami, projektami,
relacjami z klientami oraz e-handel, analitykę
i produkcję.
Rozwiązania
Microsoft
Dynamics
są
sprzedawane przez sieć firm współpracujących
–
Partnerów,
którzy
posiadają
wyspecjalizowane
zespoły
wdrożeniowe,
szkoleniowe i serwisowe. Obecnie do sieci
Partnerów Microsoft Dynamics na świecie
należy ponad 4500 resellerów (VAR),
integratorów systemowych, konsultantów,
niezależnych dostawców oprogramowania
(ISV), firm doradczych oraz dostawców
zintegrowanych
rozwiązań
biznesowych
i usług.
Ponad 305 000 firm i organizacji na całym
świecie używa rozwiązań Microsoft Dynamics.
Więcej informacji na temat systemu Microsoft
Dynamics:
http://www.microsoft.com/poland/dynamics/