„Powitania lata” nie będzie - Wyższa Szkoła Europejska im. ks

STUDIUM PRZYPADKU
Wyższa Szkoła Europejska im. ks. Józefa Tischnera
„Powitania lata” nie będzie
dr inż. Andrzej Ścibich
Centrum Młodzieżowe „Moje miasto” działa na terenie Krakowa od niedawna. Założyła je grupa
zaprzyjaźnionych absolwentów studiów pedagogicznych. Dwa lata temu, podczas odbywania
praktyk zawodowych w jednym z krakowskich gimnazjów, stwierdzili, że praca z młodzieżą jest
tym czym chcą się zajmować w życiu. Podobała im się spontaniczność i zapał młodych ludzi do
różnych przedsięwzięć i proponowanych przez nich inicjatyw. Praktyki pozwoliły im również na
stwierdzenie, że młodzież potrzebuje wsparcia w realizowaniu siebie i swojego hobby oraz
zapewnienie im miejsca, gdzie będą mogli się spotykać i rozwijać swoje pasje. Tak właśnie zrodziła
się idea Centrum Młodzieży.
Centrum ma swoją siedzibę w małym, wynajętym lokalu w centrum Krakowa. Mieści się tam biuro
Centrum. Na potrzeby prowadzenia zajęć z młodzieżą wykorzystywane są sale użyczane
nieodpłatnie przez zaprzyjaźnione szkoły. Część zajęć, jeśli warunki atmosferyczne są sprzyjające
odbywa się na wolnej przestrzeni, np. na Błoniach lub Plantach. W ramach Centrum prowadzone
są zajęcia plastyczne, klub fotografa-pasjonata oraz warsztaty teatralne. Dodatkowo „Moje miasto”
organizuje
spotkania
z muzykami,
malarzami,
podróżnikami,
ludźmi
świata
nauki
-
w rzeczywistości zawód nie ma znaczenia, liczy się pasja prelegentów do tego co robią i czy
potrafią przekazać choćby jej część młodzieży. Celem tych spotkań jest także danie szansy
młodzieży na poznanie mieszkańców swojego miasta. Pracownicy Centrum starają się aby
wszystkie spotkania i zajęcia były atrakcyjne dla młodzieży.
Z okazji pierwszego dnia wakacji Centrum Młodzieżowe postanowiło zorganizować festyn. Pomysł
na organizację imprezy rekreacyjno-artystycznej „Powitanie lata” zrodził się rok wcześniej.
Wówczas szukano sposobu ma promowanie aktywnego wypoczynku w mieście podczas wakacji.
Młodzież gimnazjalna i ponad gimnazjalna, bardzo często spędza swoje całe wakacje w mieście.
Członkowie „Mojego miasta” chcieli przekonać młodych ludzi z Krakowa i ich rodziców, że czas
wolny podczas wakacji nie musi ograniczać się go siedzenia przed ekranem telewizora bądź
komputera. Niestety w związku z brakiem środków finansowych na organizację takiego
przedsięwzięcia pomysł odłożono na półkę. W tym roku jednak udało się zdobyć dotację z urzędu
miasta, która pozwoliła na zorganizowanie imprezy plenerowej.
Kierownikiem projektu „Powitanie lata”, został Krzysztof Gąbka, który na co dzień pełni rolę
Dyrektora Centrum. Wybór kierownika projektu został dokonany jednomyślnie przez wszystkich
pracowników Centrum. Zespół uznał bowiem, że ze względu na skalę przedsięwzięcia, konieczne
jest, aby zarządzała nim osoba najbardziej doświadczona a zarazem decyzyjna w Centrum. Za
finanse przedsięwzięcia miała odpowiadać Kamila Grusza, która jako jedyna w zespole znała się na
kwestiach związanych z ekonomią i rozliczeniami, gdyż skończyła także studia licencjackie na
Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie z finansów i rachunkowości. Kamila pracowała także
na pół etatu w biurze księgowym, tak więc była właściwym pracownikiem na właściwym miejscu.
Piotr Myłka zadeklarował się, że chętnie zajmie się promocją przedsięwzięcia, miał bowiem
znajomych pracujących w Radiu Kraków. Natomiast Renacie Musiek, inicjatorce festynu,
powierzono koordynację przebiegu wydarzenia.
Krzysztof rozpoczął prace od uzupełnienia wstępnej karty projektu. Wraz z zespołem ustalił, że
podczas festynu zaprezentują się organizacje i instytucje oferujące różnego rodzaju atrakcje,
zajęcia, warsztaty, w których może uczestniczyć podczas wakacji krakowska młodzież, np. szkoły
tańca, domy kultury, galerie organizujące zajęcia plastyczne, szkoły językowe oraz kluby sportowe.
Szczególnie zależało im na współpracy z domami kultury, które oferują w większości zajęcia
bezpłatne lub za niewielką opłatą. Oprócz prezentacji w formie pokazów lub mini-warsztatów, np.
krótkiego kursu podstaw szkicowania przez Galerię Sztuki „Za rogiem”, organizatorzy planowali
przygotowanie zawodów sportowych. Oprawę muzyczną podczas wydarzenia miał zapewnić
zaprzyjaźniony DJ.
Na pierwszym spotkaniu zespołu, pół roku przed planowanym terminem realizacji festynu
„Powitanie lata”, Krzysztof wypisał na flipcharcie, główne zadania, które muszą wykonać:
1)
Przebieg festynu
a) Umowy o współpracy z instytucjami, organizacjami prezentującymi się podczas festynu –
działania do wykonania: nawiązanie współpracy, zawarcie umowy, przygotowanie planu,
określenie czasu prezentacji
b) Zawody sportowe – do określenia: przebieg zawodów, wymagany sprzęt; działania do
wykonania: zorganizować sprzęt, kupić nagrody
2)
Oprawa muzyczna – umowa z DJ-em
3)
Promocja wydarzenia – informacja o przedsięwzięciu powinna się ukazać w:
a) Radiu Kraków
b) Dodatku do Gazety Wyborczej – lokalny dodatek
c) Szkołach
d) Portalach społecznościowych
4)
Logistyka – scena, nagłośnienie.
Następnie zaproponował, aby wspólnie omówili, dokładny podział zadań. Bardzo zależało mu, aby
to było jasno określone, gdyż nikt z nich wcześniej nie organizował tak dużego przedsięwzięcia.
Z doświadczenia Krzysiek wiedział, że jasny podział obowiązków ustrzeże ich przed ewentualnymi
problemami
i konfliktami
w zespole.
„Może
powinnyśmy
jednak
Krzyśku
zacząć
od
dokładniejszego rozpisania zadań, które musimy wykonać podczas przygotowywania festynu” –
zaproponowała Kamila. Jej propozycja spotkała się jednak z niechęcią reszty zespołu. „Po co tracić
na to czas” – zaoponowała Renata – „Przecież większość podzadań jest oczywista i każdy kto
będzie za dany element odpowiadał sam sobie określi dokładny plan”. Krzysztof i Piotrek przyznali
jej rację. Zatem zespół szybko podzielił między siebie obowiązki i przeszedł do rozmowy nad
kwestiami bieżącymi w Centrum. Na koniec, gdy już się rozchodzili, Renata zwróciła jeszcze
uwagę, że koniecznie muszą pamiętać o zaangażowaniu młodzieży na stałe związanej z ich
Centrum: „Chętnie pomogą przy przygotowaniach, a potem mogą pełnić rolę wolontariuszy
podczas samego festynu. Wiecie, wskazywać drogę, informować o programie i tego typu sprawy”.
Następne trzy miesiące każdy z zespołu poświęcił na realizację zadań, za które odpowiadał.
Oczywiście, jednocześnie realizując swoje codzienne obowiązku w „Moim mieście”. Renacie
ciągle brakowało czasu na wszystko – przygotowywała właśnie przedstawienie oparte na
„Hamlecie” Szekspira, ale w nowoczesnej konwencji, razem z prowadzoną przez siebie grupą
teatralną, jednocześnie prowadziła warsztaty z maturzystami o określaniu ścieżki kariery
zawodowej, a wieczorami pełniła dyżury w biurze Centrum. Organizacją festynu zajmowała się
w tak zwanym „międzyczasie”. W podobnej sytuacji znajdował się Paweł oraz Krzysztof. Tylko
Kamila posuwała się do przodu w przygotowaniach. Opracowała dokładny budżet przedsięwzięcia.
W pewien poniedziałek, Krzysztof wpadł do biura Centrum już w drzwiach krzycząc, że muszą
koniecznie porozmawiać o czymś ważnym związanym z organizacją festynu. Szybko zorientował
się jednak, że jest tylko Renata. Kamila i Paweł mieli być dopiero za cztery godziny. „Nie ma na to
czasu. Już do nich dzwonię” – zadecydował Krzysztof. Gdy wszyscy byli na miejscu, zajęło to
około godziny, kierownik zespołu zaczął opowiadać. „W weekend byłem w Warszawie na
warsztatach organizowanych przez „Nowoczesny NGO’s”, wiecie to ta duża organizacja
pozarządową. Generalnie, warsztaty dotyczyły budowania marki organizacji. Podczas warsztatów
poznałem Monikę Srokę, z Sopotu. Odpowiadana ona za organizację festiwali plenerowych
w organizacji zrzeszającej miłośników polskiego rocka”. „Czy możesz wreszcie przejść do
kluczowej kwestii?” – spytał zirytowany Paweł, który musiał jechać do biura z drugiego końca
miasta. „Już, już” – odpowiedział podekscytowany Krzysztof – „Monika, powiedział mi, że
musimy mieć zgodę Prezydenta Miasta organizując taką imprezę”. Zapadła kłopotliwa cisza.
Wszyscy zastanawiali się, czy zdążą skoro do festiwalu zostały niecałe dwa miesiące.
Następnego dnia Krzysztof udał się do Sekretariatu Prezydenta Miasta Krakowa, aby dowiedzieć
się, jak powinno wyglądać oficjalne pismo, które muszą złożyć oraz ile czasu zajmie uzyskanie
zgody. Podczas wizyty dowiedział się, że w czasie festiwalu muszą zagwarantować służby
porządkowe (co najmniej 10 ochroniarzy na 300 osób) oraz powiadomić o wydarzeniu policję, straż
pożarną i służby medyczne. Gdy przekazał te informacje reszcie zespołu wszyscy byli lekko
podłamani. Zwłaszcza, że podczas rozmowy wyszło, że wciąż nie mają ostatecznego planu festynu
i nie zdążą tym samym przygotować materiałów na plakat oraz nie mają dość informacji, aby
zareklamować „Powitanie lata” na antenie Radia Kraków. Nie mieli czasu aby załatwić wszystkie
formalności, dopracować plan festynu oraz wykonywać swoje codzienne obowiązki. Po długich
dyskusjach, zespół musiał podjąć decyzję o przesunięciu realizacji projektu na kolejny rok.
Następnego dnia Krzysztof musiał wytłumaczyć tą sytuację reszcie zespołu pracującego
w Centrum.