Zarzadzenie w sprawie ustanowienia procedur

Zarządzenie nr 2/2012 Prezesa Zarządu Spółki Ciepło Kaliskie Sp. z o.o.
z dnia 05.06.2012 r.
w sprawie ustanowienia procedur zawierania umów i udzielania zamówień
(tekst jednolity)
§1
Na podstawie §13 ust. 4 Regulaminu Zarządu ustala się procedury zawierania umów i udzielania
zamówień, o których mowa w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.) zwanej dalej „ustawą Pzp” przez
Spółkę Ciepło Kaliskie sp. z o.o. zwaną dalej „Zamawiającym”.
§2
1. W przypadku gdy wartość zamówienia (umowy) wyliczona zgodnie z zasadami zawartymi w
ustawie Pzp jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie
art. 11 ust. 8 ustawy Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadza się na
zasadach i w trybach przewidzianych w ustawie Pzp dla zamówień sektorowych.
2. W przypadku gdy wartość zamówienia (umowy) wyliczona zgodnie z zasadami zawartymi w
ustawie Pzp jest niższa od równowartości kwot określonych w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp postępowanie w celu zawarcia umowy przeprowadza się
z uwzględnieniem poniższych zasad.
3. W przypadku gdy wartość zamówienia (umowy) wyliczona zgodnie z zasadami zawartymi w
ustawie Pzp jest niższa od równowartości kwot określonych w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp postępowanie w celu zawarcia umowy może być
przeprowadzone również w trybie przetargu nieograniczonego, o którym mowa w art. 39
ustawy Prawo zamówień publicznych. Postanowienia ust. 2 znajdują w takim przypadku
odpowiednie zastosowanie.
§3
1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie z zastosowaniem trybu przetargu,
o którym mowa w art. 701 - 705 K.c, z uwzględnieniem następujących zasad:
1) jawności - w szczególności rozumianej jako zamieszczenie ogłoszenia o przetargu
(zamówieniu) w prasie lub w Internecie, w zależności od wartości i rodzaju
zamówienia. Decyzję o zakresie upowszechnienia informacji o planowanym zawarciu
umowy podejmuje Zamawiający biorąc pod uwagę jego wartość oraz dostępność na
rynku. Dodatkowo ogłoszenie zamieszcza się w miejscu publicznie dostępnym w
siedzibie Zamawiającego;
2) niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia - w szczególności rozumianej
jako zakaz zawierania w opisie postanowień mogących preferować konkretnych
wykonawców oraz, w przypadku konieczności wskazania konkretnych znaków
towarowych, patentów lub pochodzenia, obligatoryjne dopuszczenie rozwiązań
równoważnych;
3) równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw
członkowskich - w szczególności rozumianej jako zakaz stawiania wymagań
powodujących dyskryminację względem wykonawców z innych państw
członkowskich, w tym posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w wykonywaniu
zamówienia w Polsce czy posiadanie przez wykonawcę doświadczenia w realizacji
zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych;
4) wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów
potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z polskim prawem;
5) odpowiednich terminów - w szczególności rozumianej jako wyznaczenie na składanie
ofert terminów umożliwiających wykonawcom zapoznanie się z opisem przedmiotu
zamówienia, przygotowanie i złożenie oferty;
6) przejrzystego i obiektywnego podejścia - w szczególności rozumianej jako
obowiązek wyłączania po stronie Zamawiającego z przygotowania i prowadzenia
postępowania osób, w stosunku do których zachodzą przesłanki wskazane w art. 17
ust. 1 ustawy Pzp.
2. W przypadku udzielania zamówień, o których mowa w ust. 1 powyżej Zamawiający
zobowiązany jest do przekazania ogłoszenia o zamówieniu (przetargu) Urzędowi Oficjalnych
Publikacji Wspólnot Europejskich, w celu jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii
Europejskiej.
3. Ogłoszenie o zamówieniu (przetargu), o którym mowa w ust. 2 zawierać winno następujące
informacje:
1) warunki stawiane wykonawcom;
2) dokumenty wymagane od wykonawców;
3) kryteria oceny ofert;
4) krótki opis przedmiotu zamówienia;
5) czas, miejsce oraz warunki przetargu lub określenie sposobu udostępnienia tych
warunków.
4. Obowiązek stosowania procedury przetargowej zgodnie z postanowieniami ust. 1 - 3, zostaje
wyłączony w przypadku:
1) unieważnienia postępowania prowadzonego zgodnie z ust. 1 z powodu braku ofert
lub odrzucenia wszystkich ofert ze względu na niezgodność z opisem przedmiotu
zamówienia; w takim przypadku Zamawiający udziela zamówienia bez
konieczności ponownego przeprowadzenia procedury przetargowej, pod
warunkiem braku istotnych zmian w pierwotnych warunkach zamówienia
(w szczególności w zakresie przedmiotu zamówienia i sposobu jego realizacji);
2) udzielania zamówień, o których mowa w art. 4 pkt 3 lit. e, g, h oraz art. 4 pkt 8
ustawy Pzp;
3) udzielania zamówień, do których mają zastosowanie wyłączenia, o których mowa
w art. 136-138a ustawy Pzp,
4) udzielania zamówień, co do których zachodzą przesłanki analogiczne do
przesłanek, o których mowa w art. 134 ust. 6 ustawy Pzp;
5) zamówień publicznych, o których mowa w art 4 pkt 1-2a, pkt: 3 lit. a-b, f. i-l, pkt:
4, 5-7 oraz 10-12 ustawy Pzp;
6) zamówień publicznych, których wartość nie przekracza kwoty 2,000 PLN netto.
5. Zamówienia, o których mowa w ust. 4 pkt 1)-4) udzielane są po przeprowadzeniu rozeznania
rynku, potwierdzającego wykonanie zamówienia po cenie nie wyższej od ceny rynkowej.
Dokumentami, potwierdzającymi dokonanie rozeznania rynku są w szczególności:
1) skierowane do potencjalnych wykonawców zapytania ofertowe oraz co najmniej
dwie ważne oferty;
2) wydruk ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego na stronie internetowej wraz z
otrzymanymi co najmniej dwiema ważnymi ofertami; wymóg zostanie spełniony
również wtedy, gdy w odpowiedzi na zamieszczone na ogólnodostępnej stronie
internetowej ogłoszenie o zamówieniu zostanie złożona jedna ważna oferta;
3) wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych
wykonawców (co najmniej dwie ważne oferty).
Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności postać: pisma,
wydruku listu elektronicznego, wydruku strony internetowej przedstawiającej oferty lub
informacje handlowe (zawierającego datę wydruku), oferty lub informacji handlowej
przesłanej przez wykonawców z własnej inicjatywy. Notatka potwierdzająca
przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie potwierdza
dokonania rozeznania rynku.
6. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe Zamawiający wskazuje
okoliczności uzasadniające konieczność udzielenia zamówienia bez rozeznania rynku.
Powołanie się na brak możliwości rozeznania tylko ze względu na złożenie tylko jednej
oferty jest możliwe wyłącznie w sytuacji skierowania zapytania do minimum 3 potencjalnych
wykonawców, o których wiadomo, że realizują tego typu zamówienia.
7. Wymóg rozeznania rynku, o którym mowa. w ust. 5 nie ma zastosowania do indywidualnych
form podnoszenia kwalifikacji, tj. szkoleń indywidualnych, studiów, w których uczestniczy
do 5 pracowników Zamawiającego.
Szkolenia grupowe, tj. szkolenia zorganizowane w całości na zlecenie Zamawiającego lub w
których uczestniczy więcej niż 5 pracowników Zamawiającego objęte są wymogiem
rozeznania rynku.
8. Zamówienia, o których mowa w ust. 4 pkt 5)-6) udzielane są w sposób efektywny, tj.
zapewniający osiągnięcie najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach, z
wyłączeniem wymogu dokonania rozeznania rynku.
9. Z zastrzeżeniem ust. 10 poniżej, zamówienia, o których mowa w niniejszym paragrafie
udzielane są przy zachowaniu formy pisemnej umowy.
10. Wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy umów, dla których przyjętą
praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów).
W takim przypadku wymagane jest uprawdopodobnienie zawarcia umowy, w szczególności
poprzez przedstawienie dowodu księgowego w rozumieniu przepisów o rachunkowości oraz
potwierdzenie zakresu zamówienia, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji,
dotyczącej zlecenia zamówienia, a w przypadku szkoleń - programu szkolenia (dopuszczalny
jest wydruk z dokumentów w wersji elektronicznej). Przez umowy, dla których ogólnie
przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej rozumie się
w szczególności umowy dotyczące form podnoszenia kwalifikacji (szkolenia, studia, itp.), w
przypadku których całkowity wydatek nie przekracza kwoty 5000 PLN netto oraz inne
umowy, których wartość nie przekracza kwoty 2.000 PLN netto.
11. Zamawiający jest zobowiązany do udokumentowania przestrzegania wymogów, o których
mowa w niniejszym paragrafie, w szczególności poprzez przechowywanie, przez okres
wskazany w art. 97 ust. 1 ustawy Pzp dokumentów związanych z wyborem wykonawcy, np.
zapytań ofertowych, ogłoszeń o przetargu, kopii ofert, dokumentów potwierdzających
przeprowadzenie rozeznania rynku, umów.
12. W odniesieniu do umów finansowanych lub współfinansowanych w ramach projektów
wspólnotowych (np. Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007-2013)
lub środków z innych źródeł okres, o którym mowa w ust. 11 podlega wydłużeniu stosownie
do wymogów stawianych w procedurach zawierania umów przez właściwe instytucje (np. nie
krócej niż 3 lata od zamknięcia Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata
2007-2013).
§4
Warunki przetargu, o którym mowa w §3 ust. 1 będą każdorazowo ustalane indywidualnie dla
każdego postępowania w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
§5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.