Pan Stanisław Dawidek Wójt Gminy Siemień

Lubelski Urząd
Wojewódzki w Lublinie
DELEGATURA
w Białej Podlaskiej, ul. Brzeska 41
SO-BP.431.4.2012
Biała Podlaska dn. 19 czerwca 2012 r.
Pan
Stanisław Dawidek
Wójt Gminy Siemień
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 2 pkt 1 i art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r.
0
kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), uprzejmie informuję, iż w
dniu 01 czerwca 2012 r. została przeprowadzona kontrola w trybie zwykłym w Urzędzie Stanu
Cywilnego w Siemieniu. Dotyczyła ona oceny realizacji zadań zleconych określonych ustawą z
dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. 2011 r. Nr 212, poz. 1264) oraz
rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w
sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania
i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.
U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Zakres zadań objętych kontrolą i dokonane ustalenia opisano szczegółowo w projekcie
wystąpienia pokontrolnego, podpisanego przez Wójta Gminy Siemień w dniu 14 czerwca 2012 r.
bez uwag.
W trakcie kontroli dokonano następujących ustaleń:
1.
Jednostka kontrolowana:
Urząd Stanu Cywilnego w Siemieniu, wchodzący w skład Urzędu Gminy Siemień, ul.
Stawowa lb, 21-220 Siemień.
2.
Kierownik jednostki kontrolowanej:
Pan Stanisław Dawidek - Wójt Gminy Siemień.
Pani Ilona Matejczuk - Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu.
3.
Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: 01.06.2012 r.
4.
Przeprowadzający kontrolę:
Elżbieta Koryńska - starszy inspektor w Oddziale Spraw Obywatelskich
1
Cudzoziemców Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie Delegatura w Białej
Podlaskiej, działająca na podstawie upoważnienia wydanego przez Kierownika Delegatury w
Białej Podlaskiej, Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego w Lublinie.
5.
Podstawa prawna kontroli:
art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst
jednolity Dz. U. z 2011 r., nr 212, poz. 1264 ze zm.);
§ 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października
1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu
prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów
aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów' (Dz. U nr 136, poz. 884).
Przedmiot i okres objęty kontrolą:
Realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego.
Okres objęty kontrolą: 02.01.2011 r. do dnia 31.05.2012 r., tj. do dnia
poprzedzającego kontrolę.
Poprzednia kontrola była przeprowadzona w dniu 01 października 2008 roku.
2.
Osoba udzielająca wyjaśnień i informacji podczas kontroli:
Pani Ilona Matejczuk - Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w
Siemieniu.
3.
Ustalenia kontroli:
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu jest Wójt Gminy Siemień Pan
Stanisław Dawidek, zaś Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu jest
Pani Ilona Matejczuk.
Na potrzeby Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu przeznaczona jest sala ślubów
oraz pokój biurowy Zastępcy Kierownika USC w którym przechowywane są księgi stanu
cywilnego i akta zbiorowe. Pomieszczenie to znajduje się na pierwszym piętrze budynku
Urzędu Gminy. Księgi stanu cywilnego i akta zbiorowe przechowywane są w szafach
metalowych. Najstarsze księgi, jakie przechowywane są w USC pochodzą z roku 1931.
Rejestracja stanu cywilnego.
Akty urodzeń:
Rok 2011 - sporządzono 3 akty urodzenia.
Rok 2012 do dnia kontroli - sporządzono 1 akt urodzenia.
Skorowidz alfabetyczny jest prowadzony.
Akt urodzenia nr 1 z 2011 r. sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika
Urzędu Stanu Cywilnego w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu
urodzenia do polskich ksiąg, na podstawie art. 73 prawa o aktach stanu cywilnego.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg wniosła osoba, której
akt dotyczy. Podstawą wydania decyzji był akt urodzenia pochodzący z Ukrainy oraz
jego urzędowe tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego. W
aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC o wpisaniu aktu
zagranicznego do polskich ksiąg, wydana na podst. art 73 poasc z potwierdzeniem
odbioru, wniosek oraz ukraiński odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem. W rubryce
uwagi naniesiono stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu (§ 7 ust. 1
rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie
z § 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i
opieczętowany.
Akt urodzenia nr 2 z 2011 r. sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika
USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg
na podstawie art. 73 prawa o asc. Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do
polskich ksiąg wniosła matka dziecka. Podstawą wydania decyzji był aktu urodzenia
pochodzący z Niemiec. W aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC
o wpisaniu aktu zagranicznego do polskich ksiąg, wydana na podstawie art. 73 poasc z
potwierdzeniem odbioru, wniosek, oryginał niemieckiego aktu urodzenia na druku
międzynarodowym oraz kserokopia paszportu dziecka. W rubryce uwagi naniesiono
stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu (§ 7 ust. 1 rozporządzenia). Wolne
miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie z § 7 ust. 2
rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i opieczętowany.
Akt urodzenia nr 3 z 2011 r. sporządzono na podstawie decyzji Z-cy Kierownika USC w
Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg na podstawie
art. 73 prawa o asc. Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg wniosła
matka dziecka. Podstawą wydania decyzji był akt urodzenia pochodzący z Francji. W aktach
zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC o wpisaniu aktu zagranicznego do polskich
1.
2
ksiąg, wydana na podstawie art. 73 poasc z potwierdzeniem odbioru, wniosek, oryginał
francuskiego aktu urodzenia oraz jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza
przysięgłego. W rubryce uwagi naniesiono stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu (§ 7
ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie z
§ 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i opieczętowany.
Po zakończeniu roku kalendarzowego w księdze naniesiono adnotację o zamknięciu księgi
oraz o otwarciu księgi na rok następny (§ 12 cyt. rozporządzenia).
Akt urodzenia nr 1 z 2012 r. sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Siemieniu
orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg, na podstawie art. 73 prawa
o aktach stanu cywilnego. Podanie o wpisanie aktu wniosła matka dziecka. Podstawą wydania
decyzji był akt urodzenia pochodzący z Wielkiej Brytanii oraz jego urzędowe tłumaczenie na język
polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. W aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy
Kierownika USC o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg na podstawie art. 73
poasc potwierdzeniem odbioru, wniosek oraz oryginał brytyjskiego aktu urodzenia wraz z
tłumaczeniem. W rubryce uwagi naniesiono stosowną adnotację o podstawie sporządzenia aktu (§
7 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach zostały zakreślone, zgodnie
z § 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt jest podpisany przez Z-cę Kierownika USC i opieczętowany.
Akty małżeństw:
Rok 2011 - sporządzono ogółem 9 aktów małżeństwa w tym:
- śluby udzielone w usc - 2
- śluby konkordatowe - 4
- akty wpisane na podstawie decyzji kierownika usc - 3
Rok 2012 - do dnia kontroli - sporządzono - 4 akty małżeństwa w tym:
- śluby udzielone w usc - 3
- śluby konkordatowe - 1
- akty wpisane na podstawie decyzji kierownika usc - 0
Skorowidz alfabetyczny jest prowadzony.
Po zakończeniu roku kalendarzowego nanoszone są adnotacje o zamknięciu księgi oraz o
otwarciu księgi na rok następny (§ 12 cyt. rozporządzenia).
Akty małżeństw sporządzane są pismem ręcznym, które jest czytelne.
Sprawdzono losowo wybrane akty.
W roku 2011:
Akt małżeństwa nr 1 z 2011 r. Ślub cywilny. W aktach zbiorowych znajduje się
zapewnienie złożone w dniu 28.01.2011 r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce
w dniu 2.02.2011 r. Ponadto w aktach zbiorowych znajdują się również odpisy skrócone
aktów urodzenia osób zawierających małżeństwo oraz wniosek obojga o zezwolenie na
zawarcie małżeństwa przed upływem wymaganego terminu, decyzja wydana przez Z-cę
Kierownika USC na podstawie art. 4 krio wraz z potwierdzeniem odbioru. Akt jest
podpisany przez osoby zawierające małżeństwo oraz Z-cę Kierownika USC.
Akt małżeństwa nr 2 z 2011 r. Ślub konkordatowy. W aktach zbiorowych znajduje
się zapewnienie złożone w dniu 17.03.2011 r., zawarcie związku małżeńskiego miało
miejsce w dniu 30.04.2011 r. Akt został wpisany do księgi w dniu 2.05.2011 r. Ponadto w
aktach zbiorowych znajduje się również zaświadczenie z kościoła oraz odpisy aktów
urodzenia osób zawierających małżeństwo.
Akt małżeństwa nr 3 z 2011 r. Ślub konkordatowy. W aktach zbiorowych znajduje
się zapewnienie złożone w dniu 06.05.2011 r., zawarcie związku małżeńskiego miało
3
miejsce w dniu 25.06.2011 r. Akt został wpisany do księgi w dniu 27.06.2011 r. W aktach
zbiorowych znajduje się także zaświadczenie z kościoła oraz odpisy aktów urodzenia
osób zawierających małżeństwo.
Akt małżeństwa nr 4 z 2011 r. Akt sporządzono na podstawie decyzji Z-cy
Kierownika USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do
polskich ksiąg, na podstawie art. 73 poasc. Podanie o wpisanie aktu wniosła osoba
uprawniona. Podstawą wydania decyzji był akt małżeństwa pochodzący z Francji oraz
jego urzędowe tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. W
aktach zbiorowych znajduje się decyzja Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekająca o
wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do polskich ksiąg, wydana na podstawie art. 73
poas, zagraniczny akt małżeństwa oraz jego urzędowe tłumaczenie. Akt jest wy
liniowany, opieczętowany i podpisany przez Z-cę Kierownika USC. Odbiór decyzji został
pokwitowany przez stronę. W rubryce „Uwagi” znajduje się adnotacja o podstawie
wpisania aktu małżeństwa do polskich ksiąg. Miejsce urodzenia mężczyzny, którego akt
dotyczy, wpisane do księgi małżeństw jest inne aniżeli miejsce urodzenia wpisane w akcie
zagranicznym i jego urzędowym tłumaczeniu. Rozbieżność powyższa wymaga wszczęcia
postępowania wyjaśniającego oraz dokonania sprostowania oczywistej omyłki pisarskiej.
Akt małżeństwa nr 8 z 2011 r. Akt sporządzono na podstawie decyzji Z-cy
Kierownika USC w Siemieniu orzekającej o wpisaniu zagranicznego aktu małżeństwa do
polskich ksiąg, na podstawie art. 73 poasc. Podanie o wpisanie aktu wniosła osoba, której
akt dotyczy. Podstawą wydania decyzji był akt małżeństwa pochodzący z Niemiec,
sporządzony na druku międzynarodowym. W aktach zbiorowych znajduje się wniosek,
decyzja Z-cy Kierownika USC w Siemieniu orzekająca o wpisaniu zagranicznego aktu
małżeństwa do polskich ksiąg, wydana na podstawie art. 73 poas oraz zagraniczny akt
małżeństwa. Akt jest wyliniowany, opieczętowany i podpisany przez Z-cę Kierownika
USC. Odbiór decyzji został pokwitowany przez stronę.
W rubryce „Uwagi” znajduje się adnotacja o podstawie wpisania aktu małżeństwa do
polskich ksiąg.
Akt małżeństwa nr 9 z 2011 r. Ślub konkordatowy. W aktach zbiorowych znajduje
się zapewnienie złożone w dniu 13.07.2011 r., zawarcie związku małżeńskiego miało
miejsce w dniu 17.09.2011 r. Akt małżeństwa został wpisany do księgi w dniu 19.09.201
lr. Aktach zbiorowe zawierają też, zaświadczenie z kościoła oraz odpisy aktów urodzenia
osób zawierających małżeństwo a także protokół przyjęcia oświadczenia o nazwiskach
noszonych po zawarciu małżeństwa.
Akt małżeństwa nr 1 z 2012 r. Ślub cywilny. W aktach zbiorowych znajduje się
zapewnienie złożone w dniu 04.01.2012 r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce
w dniu 8.01.2012 r. W aktach zbiorowych znajdują się również odpisy skrócone aktów
urodzenia osób zawierających małżeństwo oraz wniosek obojga o zezwolenie na zawarcie
małżeństwa przed upływem wymaganego terminu, decyzja wydana przez Z-cę
Kierownika USC na podstawie art. 4 krio wraz z potwierdzeniem odbioru. Akt jest
podpisany przez osoby zawierające małżeństwo oraz Z-cę Kierownika USC.
Akt małżeństwa nr 3 z 2012 r. Ślub cywilny. W aktach zbiorowych znajduje się
zapewnienie złożone w dniu 21.03.2012 r., zawarcie związku małżeńskiego miało miejsce
w dniu 28.04.2012 r. W aktach zbiorowych znajdują się także odpisy skrócone aktów
urodzenia osób zawierających małżeństwo. Akt jest podpisany przez osoby zawierające
małżeństwo oraz Z-cę Kierownika USC.
4
Akty małżeństw sporządzone na podstawie zaświadczenia duchownego wpisywane
były do księgi małżeństw niezwłocznie po ich otrzymaniu, co potwierdzają odnotowane w
prowadzonym rejestrze daty wpływu. Poszczególne akty małżeństwa są wyliniowane i
podpisane przez Kierownika USC oraz osoby zawierające małżeństwo (jeżeli było
zawierane w USC).
Pod aktami małżeństwa nanoszone są przypiski dotyczące aktów urodzenia osób
zawierających małżeństwo.
Akty zgonu:
Rok 2011 - sporządzono 21 aktów zgonu.
Rok 2012 - do dnia kontroli - sporządzono 21 aktów zgonu.
Skorowidz alfabetyczny jest prowadzony.
Sprawdzono akty zgonu sporządzone w roku 2011 oraz akty zgonu sporządzone w
roku 2012. Akty zgonu sporządzone są ręcznie, a pismo jest czytelne. Podstawą
sporządzenia aktów była część karty zgonu przeznaczona dla USC, wystawiana przez
lekarza stwierdzającego zgon. Sprawdzone akty sporządzono poprawnie, zostały one
podpisanie przez osobę zgłaszającą zgon oraz Z-cę Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach oraz w rubryce uwagi są wykreślone.
Kolejność numeracji aktów została zachowana.
Korespondencja w sprawach usc załatwiana jest prawidłowo.
W kontrolowanym okresie wydano ogółem - 123 odpisy skrócone i zupełne w 2011 r. oraz
70 odpisów w roku 2012 - do dnia kontroli.
4. Ocena działalności podmiotu kontrolowanego:
Przeprowadzona kontrola zwykła, dotycząca realizacji zadań zleconych z zakresu
rejestracji stanu cywilnego wykazała, że zadania zlecone realizowane są prawidłowo. Wynikłe w
trakcie kontroli drobne usterki o charakterze technicznym, nie miały znaczącego wpływu na całość
realizowanych zadań. W trakcie prowadzonej kontroli Zastępcy Kierownika USC udzielono
stosownych wyjaśnień.
Mając na względzie powyższe wykonywanie zadań w kontrolowanym okresie oceniam
pozytywnie.
5