często zadawane pytania

GORĄCA LINIA SOJITZ ETHICS
CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA
Pyt.: Jaki jest cel istnienia gorącej linii Sojitz Ethics?
•
•
•
Chcemy zapewnić naszym pracownikom wiele sposobów zgłaszania wątpliwości bez obawy przed
odwetem. Gorąca Linia Sojitz Ethics to narzędzie do składania zgłoszeń zaprojektowane w taki
sposób, by chronić anonimowość osób korzystając z systemu oraz poufność przekazywanych
informacji w stopniu, w jakim zezwalają na to przepisy prawne.
Tworząc otwarte kanały komunikacji, moŜemy promować pozytywne środowisko pracy i
maksymalnie zwiększyć wydajność.
Skuteczny system składania zgłoszeń moŜe być dla nas przydatnym narzędziem, słuŜącym
ograniczaniu strat wynikających z oszustw i/lub naduŜyć.
Pyt.: Kto obsługuje gorącą linię Sojitz Ethics?
Gorącą linię Sojitz Ethics obsługuje organizacja zewnętrzna o nazwie EthicsPoint, Inc. EthicsPoint
oferuje poufne i - jeśli zgłaszający sobie tego Ŝyczy, a przepisy prawne na to zezwalają - anonimowe
narzędzie składania zgłoszeń. EthicsPoint gromadzi informacje od pracownika składającego zgłoszenie
za pośrednictwem strony internetowej lub telefonu, a następnie przekazuje zgłoszenie firmie Sojitz w
celu dalszego zbadania.
Więcej informacji o EthicsPoint moŜna znaleźć na stronie
www.ethicspoint.com.
Pyt.: Czy zgłoszenie moŜna złoŜyć za pośrednictwem Internetu albo telefonu?
Tak. Dzięki moŜliwości wyboru metody korzystania z gorącej linii Sojitz Ethics pracownicy mogą
składać zgłoszenia w najbardziej dogodny dla siebie sposób.
Zgłoszenie do gorącej linii Sojitz Ethics moŜna przesłać z dowolnego komputera z dostępem do
Internetu. MoŜna wysłać zgłoszenie z domu. TakŜe w wielu miejscach publicznych, takich jak biblioteki,
znajdują się komputery z dostępem do Internetu.
Osoby, które nie mają dostępu do komputera lub nie chcą z niego korzystać, mogą zadzwonić na
lokalny bezpłatny numer Gorącej Linii Sojitz Ethics. Gorąca linia telefoniczna Sojitz jest obsługiwana
przez specjalistów z firmy EthicsPoint.
Zarówno zgłoszenia przez Internet, jak i przez telefon, moŜna dokonać w języku ojczystym. Strona
internetowa gorącej linii Sojitz Ethics oraz bezpłatne numery telefoniczne gorącej linii są dostępne
całodobowo przez 365 dni w roku.
Pyt.: Czy kierownictwo naprawdę chce, Ŝeby pracownicy składali zgłoszenia?
Zdecydowanie tak. Te zgłoszenia są nam wręcz potrzebne. Pracownicy wiedzą, co się dzieje w firmie zarówno dobrego, jak i złego. Mogą dysponować wiedzą o działaniach, mogących wzbudzać
wątpliwości. Przekazanie zgłoszenia moŜe zminimalizować potencjalny negatywny wpływ danej sytuacji
na firmę i pracowników. Z kolei zgłaszanie pozytywnych informacji pomaga zidentyfikować kwestie,
które mogą przyczynić się do doskonalenia kultury korporacyjnej i poprawy wyników.
Pyt.: Dlaczego naleŜy zgłaszać to, co wiem? Co z tego będę mieć?
Wszyscy mamy prawo pracować w pozytywnym środowisku, a prawo to wiąŜe się z obowiązkiem
etycznego postępowania oraz informowania odpowiednich osób o tym, Ŝe ktoś nie postępuje właściwie.
Dzięki współpracy moŜemy zachować zdrowe i wydajne środowisko pracy. Niewłaściwe postępowanie
moŜe zagrozić środkom utrzymania całej firmy.
Pyt.: Jakiego rodzaju sytuacje naleŜy zgłaszać? Czy aby złoŜyć zgłoszenie, trzeba mieć dowód, Ŝe doszło
do naduŜycia?
EthicsPoint jest narzędziem komunikacyjnym udostępnionym pracownikom, by umoŜliwić im wyraŜanie
sugestii i wątpliwości oraz zgłaszanie postępowania, które moŜe być nieetyczne, niezgodne z prawem
bądź profesjonalnymi standardami albo naszym Kodeksem Postępowania i Etyki.
Zachęcamy do zgłaszania w dobrej wierze wszelkich uzasadnionych wątpliwości, nawet przy braku
dowodów, Ŝe doszło do naduŜycia. Wobec osób świadomie przedstawiających fałszywe zarzuty
podejmowane będą jednak kroki dyscyplinarne, włącznie z moŜliwością rozwiązania umowy o pracę.
1
GORĄCA LINIA SOJITZ ETHICS
CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA
Pyt.: Co powinien zrobić pracownik, który nie ma pewności, Ŝe to, co zaobserwował lub usłyszał jest
naruszeniem zasad obowiązujących w firmie lub teŜ wiąŜe się z nieetycznym postępowaniem, ale po
prostu coś go niepokoi?
ZłoŜyć zgłoszenie. EthicsPoint moŜe pomóc w przygotowaniu i złoŜeniu zgłoszenia w taki sposób, by
zostało ono właściwie zrozumiane. Wolimy, Ŝeby pracownik zgłosił sytuację, która okaŜe się
nieszkodliwa, niŜ by z braku pewności pozwolił, aby nieetyczne postępowanie nie zostało
skontrolowane.
Pyt.: Jak działa gorąca linia Sojitz Ethics? Gdzie trafiają zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?
W przypadku składania zgłoszenia za pośrednictwem strony internetowej gorącej linii Sojitz
Ethics na stronie będą wyświetlane komunikaty z pytaniami o informacje niezbędne do zbadania
zgłaszanego problemu. Zgłaszający ma do wyboru kilka wersji językowych strony i moŜe złoŜyć
zgłoszenie w ojczystym języku.
W przypadku telefonicznego składania zgłoszenia na gorącą linię Sojitz Ethics telefon zostanie
odebrany przez specjalistę firmy EthicsPoint posługującego się językiem angielskim. W zaleŜności od
tego, w jakim języku zgłaszający będzie chciał prowadzić rozmowę, specjalista z centrum obsługi
telefonicznej będzie kontynuować rozmowę, połączy zgłaszającego z innym pracownikiem władającym
danym językiem bądź poprosi o tłumacza udział w rozmowie. Operator gorącej linii Sojitz Ethics
zapewnia obsługę w większości języków.
Zarówno przy zgłoszeniach internetowych, jak i telefonicznych, zgłaszający otrzyma moŜliwość
zachowania anonimowości, jeśli zezwalają na to przepisy prawne lub otrzyma moŜliwość podania
swojego imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych.
Zgłoszenia na gorącą linię Sojitz Ethics są wprowadzane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze
EthicsPoint, by zapobiec jakiemukolwiek naruszeniu bezpieczeństwa. EthicsPoint udostępnia te
zgłoszenia jedynie określonym przedstawicielom firmy, których zadaniem jest ocena rodzaju naduŜycia
oraz miejsca zdarzenia. KaŜda z tych osób przeszła odpowiednie szkolenia w zakresie traktowania
zgłoszeń z zachowaniem zasad najwyŜszej poufności.
Pyt.: Co robić, jeśli mój przełoŜony lub inni kierownicy są uwikłani w dane naduŜycie? Czy dostaną to
zgłoszenie i zaczną zacierać ślady?
System gorącej linii Sojitz Ethics oraz procedura przekazywania zgłoszeń zostały opracowane w taki
sposób, by uwikłane osoby nie otrzymywały informacji o zgłoszeniu, jeśli nie wymagają tego przepisy
prawne, ani nie miały dostępu do zgłoszeń, które ich dotyczą.
Pyt.: Co robić, jeśli przypomnę sobie coś waŜnego o zdarzeniu juŜ po złoŜeniu zgłoszenia? Co się
stanie, jeśli firma będzie miała do mnie jakieś pytania dotyczące mojego zgłoszenia?
Po złoŜeniu zgłoszenia na stronie internetowej gorącej linii Sojitz Ethics lub na bezpłatny numer gorącej
linii, zgłaszający otrzyma unikalny kod zgłoszenia i zostanie poproszony o wybór hasła. Później moŜna
ponownie skontaktować się z gorącą linią Sojitz Ethics przez Internet lub telefon i uzyskać dostęp do
pierwotnego zgłoszenia, by przekazać dodatkowe informacje. Zdecydowanie zalecamy, by po kilku
dniach od złoŜenia zgłoszenia ponownie skontaktować się z gorącą linią Sojitz Ethics, by sprawdzić
status zgłoszenia i odpowiedzieć na pytania firmy.
W zaleŜności od stopnia złoŜoności danej sprawy, po ponownym skontaktowaniu się z gorącą linią
Sojitz Ethics zgłaszający moŜe zostać poinformowany, Ŝe zgłoszenie jest nadal analizowane lub
rozpoczęto dochodzenie oraz czy podejmowane są jakieś działania bądź teŜ moŜe zostać poproszony o
bardziej szczegółowe informacje na temat zgłaszanego problemu, które umoŜliwią firmie dalsze jego
zbadanie. Ze względu na wymóg zachowania poufności zgłaszający moŜe jednak nie otrzymać
szczegółowych informacji dotyczących przebiegu lub rozwiązania sprawy.
Pyt.: Czy taka kontynuacja zgłoszenia jest równie bezpieczna jak pierwotne zgłoszenie?
Cała korespondencja gorącej linii Sojitz Ethics jest prowadzona z zachowaniem tych samych ścisłych
zasad poufności, co pierwotne zgłoszenie oraz z zachowaniem anonimowości, jeśli zezwalają na to
przepisy prawne.
2
GORĄCA LINIA SOJITZ ETHICS
CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA
Pyt.: Rozumiem, Ŝe kaŜde zgłoszenie, jakie wysyłam z komputera generuje wpis w dzienniku serwera,
który pokazuje wszystkie strony internetowe, z jakimi łączy się mój komputer. Czy na podstawie tego
dziennika moŜna mnie zidentyfikować jako autora zgłoszenia?
EthicsPoint nie generuje ani nie prowadzi Ŝadnych wewnętrznych dzienników połączeń z adresem IP,
nie ma więc dostępu do jakichkolwiek informacji łączących komputer zgłaszającego z EthicsPoint.
Pyt.: Czy jeśli zadzwonię na gorącą linię Sojitz Ethics, to rozmowa będzie nagrywana?
Nie. Jednak aby utworzyć zgłoszenie pracownik gorącej linii EthicsPoint będzie robił notatki podczas
rozmowy.
Pyt.: Czy jeśli zadzwonię na gorącą linię Sojitz Ethics, to mogę zostać zidentyfikowany na podstawie
identyfikacji połączeń przychodzących?
Nie. Identyfikacja wszystkich połączeń przychodzących jest wyłączona.
Pyt.: Martwię się, Ŝe charakter informacji, które przekaŜę EthicsPoint, doprowadzi ostatecznie do
ujawnienia mojej toŜsamości. W jaki sposób moŜecie mi zagwarantować, Ŝe tak się nie stanie?
System EthicsPoint został opracowany pod kątem ochrony anonimowości zgłaszających, którzy są
proszeni o podanie imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego
przepisy prawne. Jednak zgłaszający musi upewnić się, Ŝe treść zgłoszenia nie zawiera informacji,
mogących przypadkowo ujawnić jego toŜsamość, np.: „Pracuję w boksie obok Joanny Kowalskiej...” lub
„Przez 33 lata...”
Pyt.: Co w przypadku, gdy chcę podać swoje dane przy zgłoszeniu? Czy jeśli to zrobię, moja toŜsamość
będzie traktowana jako informacja poufna?
Przy składaniu zgłoszenia za pośrednictwem strony internetowej gorącej linii Sojitz Ethics lub
bezpłatnego numeru gorącej linii nie trzeba ujawniać swojej toŜsamości, jeśli zezwalają na to przepisy
prawne. Jeśli sytuacja prawna na to pozwala, podczas rozmowy telefonicznej lub wypełniania
zgłoszenia na stronie zgłaszający zostanie poproszony o wskazanie, czy chce zachować anonimowość.
Zgłaszający będzie mógł wybrać pomiędzy moŜliwością udostępnienia swojej toŜsamości i danych
kontaktowych firmie Sojitz bez Ŝadnych ograniczeń, udostępnienia swojej toŜsamości i danych
kontaktowych jedynie pracownikom firmy Sojitz odpowiedzialnym za badanie spraw etycznych, którzy
są zobowiązani do zachowania takich informacji w tajemnicy bądź moŜliwością zachowania
anonimowości, jeśli zezwalają na to przepisy prawne.
NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe nie ma moŜliwości zagwarantowania absolutnej poufności w kaŜdych
okolicznościach. W pewnych okolicznościach - na przykład w przypadku zgłoszenia dotyczącego prania
brudnych pieniędzy - przepisy prawne mogą wymagać ujawnienia informacji innym osobom z firmy
Sojitz lub spoza niej. Ktoś moŜe takŜe domyślić się toŜsamości zgłaszającego na podstawie informacji
zawartych w zgłoszeniu. Taka moŜliwość nie powinna jednak zniechęcać pracowników do zgłaszania
swoich wątpliwości.
Pyt.: Co się stanie, jeśli osoba wskazana przeze mnie w zgłoszeniu dowie się, Ŝe jestem jego autorem?
Firma Sojitz zachęca pracowników do zgłaszania wątpliwości związanych z nieetycznym lub
niezgodnym z prawem zachowaniem lub działaniami, które są niezgodne z naszym Kodeksem
Postępowania i Etyki oraz chroni przed odwetem pracowników zgłaszających takie wątpliwości. Firma
podejmie wszelkie uzasadnione, zgodne z przepisami prawnymi oraz zasadami obowiązującymi w
firmie środki ostroŜności w celu ochrony anonimowości autorów zgłoszeń.
Odwet jest powaŜnym naruszeniem zasad naszego Kodeksu Postępowania i Etyki, a wszelkie
przypadki odwetu ze strony pracowników firmy Sojitz podlegają postępowaniu dyscyplinarnemu,
włącznie z moŜliwością rozwiązania umowy o pracę.
Pyt.: Z kim naleŜy się kontaktować w przypadku dodatkowych pytań dotyczących gorącej linii Sojitz
Ethics?
MoŜna się kontaktować ze swoim kierownikiem, pracownikami lokalnego działu kadr lub regionalnymi
przedstawicielami działu prawnego i/lub działu ds. zgodności z przepisami.
3