Zał. 6 Zakres rzeczowy 2-XII-2011-ZIS - PL

Usługi w zakresie organizacji przewozów lotniczych w ruchu międzynarodowym wraz z rezerwacją
i pośredniczeniem w zakupie noclegów hotelowych związanych z realizacją projektu „PPP nowe
perspektywy” – stworzenie międzynarodowej sieci współpracy wspierającej partnerstwo
publiczno-prywatne dla Krakowa
ZAKRES RZECZOWY
1. Przedmiot zamówienia
Zamówienie dotyczy wykonywania usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i pośredniczenia w zakupie
biletów lotniczych na zagraniczne przewozy pasażerskie wraz z rezerwacją i pośredniczeniem
w zakupie noclegów w hotelach dla Zarządu Infrastruktury Sportowej w Krakowie w związku
z realizacją projektu „PPP nowe perspektywy” – stworzenie międzynarodowej sieci współpracy
wspierającej partnerstwo publiczno-prywatne dla Krakowa.
Projekt „PPP nowe perspektywy” zakłada przeprowadzenie w latach 2011-2012 różnorodnych i wzajemnie uzupełniających
się działań mających na celu poprawę atrakcyjności inwestycyjnej oraz konkurencyjności Małopolski i Krakowa. Zakres
tematyczny projektu dotyczy partnerstwa publiczno-prywatnego – nowej formy realizacji inwestycji komunalnych w Polsce.
Jednym ze znaczących elementów realizacji projektu będzie utworzenie międzynarodowej sieci współpracy służącej
wymianie dobrych praktyk i doświadczeń oraz zapewnieniu merytorycznego wsparcia w zakresie PPP dla pracowników
Gminy Miejskiej Kraków, w tym jej jednostek budżetowych, jak np. Zarząd Infrastruktury Sportowej w Krakowie, który będzie
wdrażał i realizował przedmiotowy projekt. Przedsięwzięcie jest realizowane we współpracy z partnerami zagranicznymi:
Brytyjsko-Polską Izbą Handlową (BPCC, Londyn) reprezentowaną przez Brytyjsko-Polskie Usługi Sp. z o.o. oraz L'Institut de la
Gestion Déléguée (IGD, Paryż) reprezentowany przez Francuską Izbę Przemysłowo-Handlową w Polsce. Projekt jest
współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Małopolskiego Regionalnego
Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Oś priorytetowa VIII Działanie 8.2. Budowanie pozycji Małopolski w europejskich
sieciach współpracy.
Specyfikacja zamawianych usług
1) Usługi związane z organizacją przewozów lotniczych
a) przeloty lotnicze Kraków – Londyn – Kraków dla 7 osobowej delegacji Zamawiającego.
Planowany termin realizacji wizyty marzec-kwiecień 2012. Wylot z Krakowa jak najwcześniej
w poniedziałek i powrót jak najpóźniej w sobotę. Klasa ekonomiczna lub przeloty tanimi liniami
lotniczymi. Wyłącznie połączenia bezpośrednie. Wykonawca przedstawi dwie propozycje przelotów
na wymaganej trasie uwzględniającej różne godziny wylotu i powrotu. Dokładny termin podróży wraz
z listą pasażerów uwzględniającą dane wymagane do założenia rezerwacji zostaną dostarczone
Wykonawcy w terminie 1 dnia od podpisania umowy;
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu
Operacyjnego na lata 2007 – 2013
Strona
c) przelot na trasie Warszawa – Paryż – Warszawa dla 1 osoby. Wylot z Warszawy do Paryża jak
najwcześniej w poniedziałek i powrót z Paryża do Warszawy jak najpóźniej sobotę tego samego
tygodnia. Termin podróży pokrywa się z terminem określonym w pkt. 1b. Dokładny termin
podróży wraz z danymi pasażera wymaganymi do założenia rezerwacji zostaną dostarczone
Wykonawcy w terminie 1 dnia od podpisania umowy.
1
b) przeloty lotnicze na trasie Kraków – Paryż – Kraków dla 7 osobowej delegacji Zamawiającego.
Planowany termin realizacji wizyty: kwiecień-maj 2012. Wylot z Krakowa jak najwcześniej
w poniedziałek i powrót jak najpóźniej w sobotę. Klasa ekonomiczna lub przeloty tanimi liniami
lotniczymi. Wyłącznie połączenia bezpośrednie. Wykonawca przedstawi dwie propozycje przelotów
na wymaganej trasie uwzględniającej różne godziny wylotu i powrotu. Dokładny termin podróży wraz
z listą pasażerów uwzględniającą dane wymagane do założenia rezerwacji zostaną dostarczone
Wykonawcy w terminie 1 dnia od podpisania umowy;
Wynagrodzenie za każdy wystawiony bilet obejmie koszt biletu wraz ze wszystkimi opłatami
lotniskowymi, opłatami za bagaż (minimum 20 kg na osobę, nie licząc bagażu podręcznego)
i podatkami oraz kosztami operacyjnymi Wykonawcy. Koszty operacyjne obejmują w szczególności
koszty związane z dokonaniem rezerwacji, wystawianiem i doręczeniem biletu do siedziby
Zamawiającego lub przesłaniem biletu w wersji elektronicznej, a także ewentualne zmiany
w rezerwacji (nie więcej niż 2 zmiany w zakresie danych personalnych dla każdej destynacji przy
zastrzeżeniu, że nie będą one dokonywane później niż na 3 dni przed planowanym odlotem),
reklamację biletu, a także czynności związane z obsługą przelotu, w tym dokonanie odprawy
elektronicznej i przesyłanie informacji o dokonanej rezerwacji i ewentualnych zmianach.
2) Usługi w zakresie rezerwacji hoteli oraz pośrednictwo w zakupie noclegów.
W związku z organizacją wyżej opisanych działań projektowych Wykonawca dokona rezerwacji hoteli
oraz wykona usługę pośrednictwa w zakupie noclegów na rzecz Zamawiającego, wg następującej
specyfikacji :
a) noclegi w Londynie, 5 dób x 7 osób, zameldowanie w poniedziałek i wymeldowanie w sobotę;
b) noclegi w Paryżu , 5 dób x 8 osób, zameldowanie w poniedziałek i wymeldowanie w sobotę.
Hotele powinny posiadać minimalny standard hotelu ***. Hotele usytuowane w śródmieściach
z dogodnym dostępem do środków komunikacji miejskiej (metro, autobusy, etc). Pokoje
jednoosobowe z łazienką, klimatyzacją i dostępem do Internetu (wi-fi) oraz wyposażone w suszarkę
do włosów i żelazko. Cena za pokój powinna zawierać śniadanie. Łączna cena za usługę powinna
uwzględniać poza kosztem noclegu i śniadania koszty operacyjne związane z dokonywaniem
rezerwacji, wprowadzaniem ewentualnych zmian (przy analogicznym zastrzeżeniu zmian jak
w przypadku przelotów pkt 1. 1) c) i reklamacji na wniosek Zamawiającego.
Wykonawca w terminie do 3 dni od podpisania umowy przedstawi minimalnie 3 propozycje hoteli dla
każdej destynacji, spośród których Zamawiający dokona wyboru jednej. Jeśli przedstawione
propozycje nie spełnią wymagań opisanych w niniejszym zakresie Wykonawca przedstawi kolejne 3
propozycje. Jeśli ponownie propozycje nie spełnią wymagań określonych w niniejszym zakresie
Zamawiający wskaże własną propozycję spełniającą te kryteria a następnie Wykonawca dokona
rezerwacji i zakupu noclegów we wskazanym hotelu. Dokonane rezerwacje oraz zakupione noclegi
powinny posiadać opcję nieodpłatnego dokonywania zmian i odwołania rezerwacji.
Zamawiający w terminie do 1 dnia po podpisaniu umowy przedstawi dokładne terminy oraz listę
osób wraz z danymi niezbędnymi do dokonania rezerwacji i zakupu noclegów.
2.
Termin realizacji zamówienia:
od podpisania umowy – 20 grudnia 2011
1) Wykonawca przedstawi propozycje przelotów i noclegów w terminie do 3 dni po podpisaniu
umowy. W ciągu 1 dnia roboczego z przedstawionych propozycji przelotów i hoteli Zamawiający
dokona wyboru. W ciągu 1 dnia roboczego na podstawie wybranych przez Zamawiającego propozycji
Wykonawca dokona rezerwacji, a następnie przedstawi dokonane rezerwacje do akceptacji
Zamawiającego. Po otrzymaniu pisemnej akceptacji od Zamawiającego Wykonawca niezwłocznie
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu
Operacyjnego na lata 2007 – 2013
2
Postanowienia dodatkowe
Strona
3.
dokona wykupu biletów lotniczych i noclegów oraz wystawi fakturę, która poza danymi księgowymi
powinna uwzględniać dwie pozycje: organizację przelotów oraz organizację noclegów:
a) pozycja „bilety” powinna uwzględniać numer rezerwacji, imię i nazwisko pasażera, termin
przelotu oraz sumę kosztów za dany bilet, obejmującą koszt biletu, koszty lotniskowe i inne
opłaty związane z wystawieniem biletu oraz koszty operacyjne;
b) pozycja „noclegi” powinna uwzględniać numer rezerwacji, imię i nazwisko gościa, datę
noclegu oraz sumę kosztów związanych z wykonaną usługą, obejmującą koszt noclegu ze
śniadaniem, podatki i inne opłaty związane z dokonaniem rezerwacji oraz koszty operacyjne.
2) Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia przedmiotu umowy, zgodnie z wymaganiami
określonymi w niniejszym zakresie rzeczowym.
3) Wykonawca zapewni przedmiot umowy najkorzystniejszy cenowo z uwzględnieniem warunków
podroży i noclegu określonych przez Zamawiającego.
4) Dostarczenie przedmiotu umowy do siedziby Zamawiającego, w tym przesłanie biletu
5) W przypadku, gdy podroż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, bilet powinien być
dostępny w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po
uzgodnieniu z Zamawiającym w sposób umożliwiający rozpoczęcie podroży w wyznaczonym terminie.
Strona
3
6) Wykonawca zobowiązany jest do:
a) informowania o zbliżających się terminach wykupu biletów i noclegów przy dokonanych wcześniej
rezerwacjach.
b) przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych
i hoteli, a zwłaszcza w przypadku zwrotu biletów i noclegów niewykorzystanych z winy przewoźnika/
hotelu lub ze względów losowych.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu
Operacyjnego na lata 2007 – 2013