Rejestr VAT

Pakiet dla Administracji
Rejestr VAT
InterBase - Windows
1
U.I. INFO-SYSTEM, Roman i Tadeusz Groszek s.c.
05-120 Legionowo, ul. Piłsudskiego 31/240
tel. (0-22) 784-49-44, fax 784-49-88,
www.groszek.pl, e-mail: [email protected]
2
Spis Treści
WIADOMOŚCI PODSTAWOWE.............................................................................................................. 5
PODSTAWOWE WIADOMOŚCI O SYSTEMIE REJESTR VAT............................................................................ 5
PRZYGOTOWANIE SYSTEMU DO PRACY ............................................................................................ 6
INSTALACJA SERWERA I KLIENTA BAZY DANYCH FIREBIRD ......................................................................... 6
INSTALACJA PROGRAMU REJESTR VAT ................................................................................................... 7
SERWIS BAZY DANYCH ........................................................................................................................ 8
ARCHIWIZACJA ...................................................................................................................................... 8
KONTROLA POPRAWNOŚCI BAZY ............................................................................................................. 8
OPIS SYSTEMU .....................................................................................................................................10
KONFIGURACJA ....................................................................................................................................10
Parametry systemu.........................................................................................................................10
Rejestr sprzedaży – Dane urzędu .................................................................................................................. 10
Rejestr sprzedaży – Stałe parametry.............................................................................................................. 11
Parametry konfiguracji .................................................................................................................................... 11
Parametry konfiguracji – Kolumny listy towarów i usług ................................................................................. 11
Parametry konfiguracji – Formaty liczb i dat ................................................................................................... 12
Drukarka fiskalna............................................................................................................................................ 12
Słowniki ..........................................................................................................................................13
Stawki podatku VAT ....................................................................................................................................... 13
Rodzaje dokumentów ..................................................................................................................................... 14
Rodzaje towarów i usług................................................................................................................................. 14
Grupy cenowe ................................................................................................................................................ 15
Magazyn ......................................................................................................................................................... 15
Rachunki bankowe ......................................................................................................................................... 15
Liczniki............................................................................................................................................................ 15
Konfiguracja.................................................................................................................................................... 16
Edycja wzorców wydruku ................................................................................................................16
Funkcje pomocnicze .......................................................................................................................17
Ustawienia drukarki ........................................................................................................................17
Informacje o środowisku .................................................................................................................17
Zmiana operatora ...........................................................................................................................18
Zmiana konfiguracji.........................................................................................................................18
SPRZEDAŻ ...........................................................................................................................................19
Wystawianie faktur..........................................................................................................................19
Wystawianie korekt.........................................................................................................................20
Informacje ......................................................................................................................................21
Przeglądanie dokumentów sprzedaży .............................................................................................22
Drukowanie rejestru sprzedaży .......................................................................................................23
Zamknięcie miesiąca sprzedaży .....................................................................................................24
ZAKUP .................................................................................................................................................25
Rejestrowanie dokumentów zakupu ................................................................................................25
Edycja dokumentu zakupu ..............................................................................................................26
Podgląd dokumentu zakupu............................................................................................................26
Zestawienie dokumentu zakupów ...................................................................................................27
Rejestr zakupów .............................................................................................................................28
Zamknięcie miesiąca zakupów........................................................................................................28
KONTRAHENCI ......................................................................................................................................30
Edycja danych osobowych..............................................................................................................30
Dokumenty sprzedaży wybranego kontrahenta ...............................................................................31
3
Dokumenty zakupu wybranego kontrahenta....................................................................................31
POMOC ................................................................................................................................................32
O programie ...................................................................................................................................32
Dziennik zdarzeń ............................................................................................................................32
Zarejestruj program ....................................................................................................................... 32
4
Wiadomości Podstawowe
Podstawowe wiadomości o systemie Rejestr VAT
Rejestr VAT umożliwia wprowadzanie następujących rodzajów dowodów księgowych: faktur VAT,
rachunków uproszczonych, korekt faktur VAT, korekt rachunków uproszczonych, refaktur (jako faktur albo
jako rachunków), kwitariuszy przychodowych. Z każdym dowodem księgowym związany jest następujący
zakres danych:
− kontrahent (nabywca lub sprzedawca):
− numer NIP;
− nazwa;
− adres (ulica, numer domu, numer lokalu, kod, miejscowość).
− numer dowodu księgowego;
− data wystawienia lub otrzymania;
− miejscowość, w której dowód został wystawiony;
− forma płatności (przelew, gotówka);
− termin płatności (tylko rejestr sprzedaży);
− czy zapłacono (tylko rejestr sprzedaży);
− lista towarów/usług – każda pozycja na tej liście zawiera następujące dane: nazwę towaru/usługi
i jej rodzaj (ze słownika rodzajów towarów/usług zakładanego przez użytkownika), symbol
SWW/KU, ilość, jednostkę miary, cenę jednostkową netto, kwotę netto, stawkę podatku VAT (ze
słownika stawek), wysokość podatku, kwotę brutto.
W przypadku rejestru sprzedaży użytkownik może założyć bazę najczęściej oferowanych towarów
lub usług (magazyn). Pozwala on na szybsze budowanie listy towarów i usług poprzez wybór właściwej
pozycji z magazynu.
5
Przygotowanie systemu do pracy
Właściwe przygotowanie systemu wymaga przeprowadzenia szeregu czynności w odpowiedniej
kolejności.
Wdrożenie należy rozpocząć do instalacji systemu obsługi baz danych. Na wszystkich stacjach
roboczych (tam gdzie będzie wykorzystywana aplikacja) należy zainstalować oprogramowanie klienta
bazy danych
Należy również wydzielić jeden komputer, na którym będzie znajdował się plik z bazą danych
(IS_PDK.GDB). Na tym komputerze należy zainstalować oprogramowanie serwera bazy danych
System Rejestr VAT oparty jest na systemie danych INTERBASE. Aplikacja współpracuje z
dwoma rodzajami baz: typu „open source” – wersją darmową (Firebird) dostępną razem z plikami
instalacyjnymi aplikacji. Bądź też wersją komercyjną dystrybuowaną przez firmę Borland®.
W większości przypadków wystarczającą jest wersja Firebird, jednak dla bardzo dużych gmin, ze
względu na wsparcie realizowane przez firmę Borland®, wskazana jest instalacja systemu komercyjnego.
Kolejnym krokiem jest zainstalowanie samego programu. Wymagane jest aby program ten
zainstalowany został na wszystkich stacjach klienckich z których ma być możliwość pracy w systemie.
Razem z aplikacją instaluje się plik bazy danych. Należy umieścić go na komputerze
przeznaczonym na serwer bazy danych. Nie jest wskazane, aby na jednym komputerze znajdowała się
zarówno aplikacja jak i plik bazy danych. Takie rozwiązanie może prowadzić do błędów w przypadku
wystąpienia niestabilności systemu. Instalacja kolejnej wersji systemu przebiega tak samo jak pierwsza
instalacja, przy czym konieczna jest wtedy aktualizacja pliku bazy danych do najnowszej wersji.
Po poprawnym zainstalowaniu systemu oraz aktualizacji bazy możemy przystąpić do
skonfigurowania programu. Konfiguracja ta polega na ustawieniu stałych parametrów systemu oraz na
uzupełnieniu słowników księgowych. Kiedy już uporamy się ze wszystkim to możemy przystąpić do
korzystania z programu.
Instalacja serwera i klienta bazy danych Firebird
Baza danych jest oparta na systemie Interbase Firebird.
Pliki instalacyjne znajdują się na CD z programem w katalogu ...\DATABASE\_FIREBIRD. Aby
rozpocząć instalacje uruchamiamy plik ...\Firebird-1.0.2.908-Win32.exe (lub jego nowszą wersje).
Program domyślnie instaluje się w katalogu:
C:\Program Files\Firebird
Podczas instalacji możemy zmienić domyślną ścieżkę. Odbywa się to na zasadzie wpisania jej na
nowo bądź też wybrania innego katalogu.
Następnie musimy zdecydować czy instalacja ma być dla serwera (Full instalation of server and
development tools), klienta/administratora (Instalation of Client tools for Development and database
administrators) czy tylko dla klienta (Minimumclient install - no server, no tools).
W kolejnym oknie możemy ustawić (tylko w wypadku wybrania instalacji dla servera):
− czy ma być używany Guardian do kontroli serwera (Use the Guardian to control the server?);
6
− czy program ma być uruchamiany wraz ze startem systemu (Start Firebrid automaticly
everytime you boot up?).
Jeśli instalacja zakończona została poprawnie w „Panelu Sterowania” pojawi się poniższa ikona.
Instalacja programu Rejestr VAT
Program instalacyjny znajduje się na płycie z programem w katalogu ...\WINDOWS\RV pod
nazwą SETUP.exe.
W czasie instalacji możemy zmienić domyślną ścieżkę instalacyjną programu (C:\Program
Files\U.I. INFO-SYSTEM\RV) oraz katalog w którym przechowywana będzie baza danych (C:\Program
Files\U.I. INFO-SYSTEM\RV\Data).
Po zakończeniu instalacji na Pulpicie pokaże się skrót do programu Rejestr VAT:
Domyślnie system Rejestr VAT zobowiązań instalowany jest w katalogu C:\Program Files\U.I.
INFO-SYSTEM\RV. Instalowane są wtedy następujące pliki w następujących katalogach:
C:\Program Files\U.I. INFO-SYSTEM\RV...
7
Serwis bazy danych
Archiwizacja
Archiwizacja jest ważnym elementem pracy z programem. Umożliwia odzyskanie danych na
wypadek nieprzewidzianych awarii systemu bądź też w przypadku pomyłek ludzkich.
W momencie, gdy baza znajduje się na jednym komputerze (serwerze) to przy uruchamianiu
programu tworzą się jej kopie. Kopie bazy zapisywane są w tym samym folderze, co baza główna, a
różnią się od niej, nieznacznie zmienionym rozszerzeniem. I tak:
-
IS_PDK.GDB– jest to baza główna, na której pracujemy;
IS_PDK.GDBk1– jest kopią bazy danych z dnia wczorajszego;
IS_PDK.GDBk2– jest kopią bazy danych z dnia dzisiejszego (w momencie uruchamiania
programu).
Dzięki częstym kopią bazy możliwy jest powrót do jej wcześniejszej wersji bez utraty wszystkich
zapisanych danych.
Kontrola poprawności bazy
W celu uchronienia się przed ewentualnymi problemami związanymi z bazą danych należy
okresowo wykonać jej kontrolę i odświeżenie. Służy ku temu plik wsadowy back_db.bat.
Znajduje się on w głównym katalogu programu. Należy go przekopiować do katalogu z bazą, w to
samo miejsce należy przekopiować jeszcze dwa programy gfix.exe i backdb.exe. Znajdują się one w
podkatalogu BIN\ zainstalowanego Firebirda. Mając wszystkie konieczne pliki możemy uruchomić
back_db.
Uruchamiamy go z linii komend podając jako parametr nazwę bazy bez rozszerzenia. Powinno
wyglądać to następująco:
back_db is_pdk
(is_pdk - nazwa bazy)
UWAGA: Podczas działania skryptu inni użytkownicy nie mogą korzystać z bazy
Po wykonaniu powyższych czynności w folderze z bazą pojawią się nowe pliki. Jest to efekt
działania procesu kontroli poprawności. Plik $olddb$ jest kopią bazy tworzoną automatycznie przed całym
procesem. Dzięki temu możliwe jest odtworzenie bazy na wypadek jak by coś poszło nie tak.
Poniżej opisane są kolejne komendy znajdujące się w pliku
1. del $olddb$.ib
copy %1.GDB $olddb$.ib
Wykonanie kopii bezpieczeństwa w przypadku gdyby następne polecenia uszkodziły bazę
2. gfix -sh -force 60 -user sysdba -password masterkey %1.GDB
Zamknięcie bazy danych dla wszystkich użytkowników. Po wykonaniu tego polecenia nikt nie może się
połączyć z bazą
3. gfix -v -f -i -user sysdba -password masterkey %1.GDB
Wyszukanie i usunięcie stron nie zawierających danych
8
4. gfix -commit all -user sysdba -password masterkey %1.GDB
zatwierdzenie wszystkich transakcji
5. gfix -mend -i -f -user sysdba -password masterkey %1.GDB
usunięcie wszystkich uszkodzonych rekordów
6. gbak -B -i
-user sysdba -pas
masterkey %1.GDB %1.GBK
wykonanie pliku archiwum (plik z rozszerzeniem GBK)
7. gbak -R
-user sysdba -pas
odzyskanie bazy z pliku archiwum
masterkey %1.GBK %1.GDB
8. gfix -o
-user sysdba -password masterkey %1.GDB
przywrócenie możliwości łączenia się z bazą
W głównym katalogu programu znajdują się także inne pliki wsadowe. Są one wariacją na temat
wzorcowego back_db:
1. Auto_br.bat
Plik służący do automatycznego archiwizowania i odświeżania bazy danych. Może być wykorzystywany
przez „Kreatora zaplanowanych zadań” w Windows do wykonywania okresowych kopii bazy.
Plik domyślnie przyjmuje, że baza nazywa się IS_PDK.GDB, tworzy kopię IS_PDK.GBK oraz logi
archiwizacji i odtwarzania: backup.txt, restore.txt
2. Manualbr.bat
Plik do ręcznego archiwizowania i odświeżania bazy danych. Różni się tym od BACK_DB że wyświetla na
ekranie szczegóły wykonywanych operacji
3. Backup_db,bat
Wykonuje te same komendy, co BACK_DB do momentu archiwizacji. Nie odtwarza bazy z kopii
4. Restore_db.bat
Odtwarza bazę z wcześniej wykonanej kopii
9
Opis systemu
Konfiguracja
Po zainstalowaniu programu należy wykonać czynności celem określenia parametrów
niezbędnych do prawidłowej pracy. Należy określić dane sprzedawcy oraz roku podatkowego i ustawić
bieżący miesiąca. Przy zmianie roku podatkowego należy pamiętać o przygotowaniu właściwych liczników
i stawek podatku VAT (liczniki i stawki są tworzone automatycznie podczas zamykania grudnia).
Parametry systemu
Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu
Okno parametrów systemu wygląda następująco:
Rejestr sprzedaży – Dane urzędu
Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Rejestr sprzedaży – Dane urzędu
Na dane urzędu składają się informacje określające sprzedawcę. W ich skład wchodzą:
−
nazwa urzędu;
−
numer NIP;
−
REGON;
−
pełne dane adresowe;
−
numery telefonu i faksu;
−
adres poczty elektronicznej;
−
strona WWW;
−
nazwa Urzędu Skarbowego.
Nazwa urzędu, numer NIP i dane adresowe wykorzystywane są podczas wystawiania faktur i ich
drukowania – występują tam one jako dane sprzedawcy. Są zatem niezbędne do poprawnego wyglądu
wydrukowanych faktur (tak jest przy standardowych wzorcach; można wprowadzić swój własny wzorzec i
jawnie podać w nim dane urzędu).
10
Rejestr sprzedaży – Stałe parametry
Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Rejestr sprzedaży – Stałe parametry
W stałych parametrów systemu należy zwrócić szczególną uwagę na bieżący rok podatkowy i
miesiąc sprzedaży. Wartości, które zawiera baza w pakiecie instalacyjnym mogą być niepoprawne.
Szczególną ostrożność należy zachować przy zmianie roku podatkowego. Należy zadbać, aby dla
podanego roku były w bazie zdefiniowane stawki podatku VAT i liczniki. Zalecanym sposobem zmiany
roku podatkowego na przyszły w stosunku do zastanego w bazie jest wykonanie operacji zamknięcia
bieżącego miesiąca, gdy tym miesiącem jest grudzień.
Znaczenie poszczególnych parametrów jest następujące:
−
Rok – bieżący rok podatkowy;
−
Miesiąc – bieżący miesiąc sprzedaży;
−
Katalog ze wzorcami do drukowania dokumentów – nazwa katalogu, w którym program
wyszukuje wzorce dokumentów; podczas edytowania dokumentu (a także parametrów rodzaju
dokumentu w Słowniku rodzajów dokumentów) wzorzec wybiera się z listy, która zawiera nazwy
plików pobranych z omawianego katalogu;
−
Zaokrąglanie kwot:
−
Brutto – dokładność zaokrąglania kwot brutto i netto;
−
Podatek – dokładność zaokrąglania kwot podatku VAT;
−
Dopuszczalna różnica między datą powstania obowiązku podatkowego, a datą
wystawienia – podczas kontroli poprawności danych przed ich zapisaniem sprawdzane jest
m.in., czy data powstania obowiązku podatkowego nie odbiega za bardzo od daty wystawienia;
poniższe parametry określają dopuszczalne różnice liczone w dniach:
−
Minimalna – wartość ujemna mówi, o ile dni data powstania obowiązku podatkowego
może wyprzedzać datę wystawienia (nie jest zalecane podawanie wartości dodatnich);
−
Maksymalna – wartość dodatnia mówi, o ile dni data powstania obowiązku podatkowego
może być późniejsza od daty wystawienia (nie jest zalecane podawanie wartości
ujemnych);
−
Zapamiętywanie w bazie danych postaci wydrukowanych dokumentów – znacznik
określający, czy program powinien zapisać w bazie postać wydruku dokumentu; parametr ten
powinien być zaznaczony, jeżeli konieczne jest drukowanie duplikatów i duplikat ma wyglądać
dokładnie tak samo, jak oryginał; wadą ustawienia tego znacznika jest większy stopień przyrostu
rozmiaru bazy; jeżeli parametr nie jest zaznaczony, to podczas drukowania postać dokumentu
tworzona jest na nowo na podstawie bieżących danych (co może spowodować dużą różnicę
między oryginałem a duplikatem, jeżeli od wydrukowania oryginału zostały zmienione dane
sprzedawcy, nabywcy lub sam wzorzec, na podstawie którego tworzona jest postać dokumentu).
Parametry konfiguracji
Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Parametry konfiguracji
Część parametrów programu zebrana jest w zbiór, który nazywany jest „konfiguracją”. W
parametrach systemu wyświetlane są zawsze dane z bieżącej konfiguracji.
Na parametry bieżącej konfiguracji składają się:
−
kolumny listy towarów i usług;
−
formaty liczb i dat.
Parametry konfiguracji – Kolumny listy towarów i usług
Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Parametry konfiguracji – Kolumny listy towarów i usług
Parametry te definiują kolumny, które składają się na tabelkę z listą towarów i usług. Tabelka jest
11
wykorzystywana podczas drukowania dokumentów (tworzy listę towarów i usług).
Każda kolumna określana jest przez następujące parametry:
− Kolumna jest drukowana – czy kolumna ma wchodzić w skład tabelki;
− Szerokość – liczba znaków określających szerokość kolumny;
− Wyrównanie – sposób wyrównania wartości drukowanych w kolumnie;
− Nagłówek kolumny – trzy wiersze określające napisy tworzące nagłówek kolumny; w przypadku
kolumny Cena jednostkowa można posłużyć się makrem [BN], które jest rozwijane na napis
Brutto lub Netto, zależnie od typu drukowanego dokumentu.
Parametry konfiguracji – Formaty liczb i dat
Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Parametry konfiguracji – Formaty liczb i dat
Za pomocą tych parametrów można określić wygląd liczb i dat występujących w systemie. W
przypadku liczb można określić następujące cechy:
− Liczba cyfr – maksymalna liczba cyfr, z których składa się liczba (z uwzględnieniem części
dziesiętnych),
− Cyfry dziesiętne – maksymalna liczba cyfr dziesiętnych wchodzących w skład liczby,
− Maska do wyświetlania liczb – maska określa sposób zamiany liczby na łańcuch znaków;
definiując maskę należy korzystać z następujących symboli: ‘#’ i ‘0’ – dowolna cyfra, przy czym
jeżeli na danej pozycji cyfra nie występuje, to ‘0’ zamieniane jest 0, natomiast ‘#’ nie daje
żadnego znaku, ‘,’ – symbol separatora części tysięcznych, ‘.’ – symbol kropki dziesiętnej; nie
ma potrzeby ręcznego modyfikowania maski, ponieważ jest ona automatycznie dostosowywana
do wartości parametrów określających liczbę wszystkich cyfr i liczbę cyfr dziesiętnych.
Format daty określa zarówno sposób prezentacji daty, jak i sposób jej wprowadzania. Określając
go podaje się następujące wartości:
− Format daty – pełna maska określająca sposób konwersji daty na łańcuch znaków oraz
wprowadzanych przez operatora danych na datę; maskę tworzy się z następujących symboli: ‘r’
– cyfra roku, ‘m’ – cyfra miesiąca, ‘d’ – cyfra dnia, ‘/’ – separator części składowych daty,
− Separator daty – znak określający separator używany do rozdzielenia części składowych daty
(roku, miesiąca i dnia).
Drukarka fiskalna
Menu: Konfiguracja -> Parametry systemu -> Drukarka fiskalna
Parametry drukarki fiskalnej służą do opisania drukarki używanej przez użytkownika. Ponieważ
związane są z komputerem, a nie z bazą danych, więc przechowywane są w pliku DrukarkaFisk.xml w
katalogu, w którym zainstalowany jest program. Dzięki temu w przypadku wgrania programu na kilku
komputerach można określić te parametry oddzielnie dla każdego z nich (łącznie z zaznaczeniem, że
drukarka fiskalna nie jest używana).
Na parametry drukarki fiskalnej składają się:
− Drukarka fiskalna jest dostępna – znacznik określający, czy drukarka fiskalna jest podłączona do
komputera (oraz czy program powinien z niej korzystać);
− Rodzaj drukarki – na dziś dostępna jest tylko drukarka firmy POSNET;
− Protokół – określa język używany przez drukarkę fiskalną (w przypadku starszych modeli firmy
POSNET należy wybrać DF300, a w przypadku nowych PT101);
− Strona kodowa – strona kodowa polskich znaków używana na drukarce;
− Włącz zapis kontrolny do pliku – znacznik pozwalający włączyć tryb debuggowania; w trybie tym
program zapisuje do wskazanego pliku wszystkie polecenia, które są wysyłane na drukarkę;
− Nazwa pliku kontrolnego;
− Parametry portu szeregowego:
12
− Numer portu – numer portu szeregowego, do którego podłączona jest drukarka fiskalna; w
przypadku przeprowadzania testów można wybrać Plik, dzięki czemu polecenia będą
zapisywane w dedykowanym pliku;
− Plik emulujący port szeregowy – parametr dostępny jest tylko wtedy, gdy Numer portu
ustawiony jest na Plik;
− Szybkość transmisji (b/s) – należy ustawić według dokumentacji drukarki;
− Bity danych – należy ustawić według dokumentacji drukarki;
− Parzystość – należy ustawić według dokumentacji drukarki;
− Bity stopu – należy ustawić według dokumentacji drukarki.
Słowniki
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> …
Program zawiera słowniki które określają dopuszczalne wartości występujące w dokumencie, jak i
pozwalają na jednokrotne wprowadzenie często wykorzystywanych danych w celu ich późniejszego
wybierania (nie ma wtedy konieczności wpisywania ich za każdym razem, gdy są potrzebne).
Każdy słownik jest w ten sam sposób wyświetlany i edytowany. Górna część okna dialogowego
przedstawia zawartość słownika zorganizowaną w postaci tabelarycznej, poniżej której znajdują się
przyciski do poruszania się po tabeli, edytowania, dodawania i usuwania elementów słownika. Naciśnięcie
przycisku edytowania lub dodawania powoduje pojawienie się z prawej strony dwóch nowych przycisków,
z których pierwszy służy do porzucenia wprowadzonych w wybranym elemencie zmian, a drugi – do ich
zapisania.
Poniżej przycisków znajduje się panel z polami edycyjnymi, w których wyświetlane są wartości
określające wybrany element słownika. Wygląd pól edycyjnych zmienia się w zależności od tego, czy
element jest w trybie edycji, czy w trybie podglądu.
Na samym dole okna znajduje się przycisk
słownik został zmodyfikowany zamiast przycisku
Wybranie przycisku
, który zamyka okno dialogowe. Jeżeli
pojawią się przyciski
i
.
spowoduje zapisanie wprowadzonych zmian, zaś naciśnięcie przycisku
spowoduje zamknięcie okna i cofnięcie wprowadzonych zmiany.
Stawki podatku VAT
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Stawki podatku VAT
Słownik stawek podatku VAT zawiera stawki dostępne w programie w danym roku podatkowym.
W górnej część okna dialogowego znajduje się pole edycyjne, w które można wpisywać rok, za który mają
być wyświetlone stawki.
W systemie następujące stawki podatku VAT określone są na stałe (nie można ich usunąć ani
13
edytować):
− stawka podstawowe o kodzie ‘A’ i wartości 22%;
− stawka obniżona o kodzie ‘B’ i wartości 7%;
− stawka zerowa o kodzie ‘C’ i wartości 0%;
− stawka zwolniona o kodzie ‘Z’ i wartości 0.
System pozwala na dodanie, w ramach wybranego roku, nowych stawek podatku VAT.
Stawka podatku VAT opisywana jest przez następujące wartości:
− Rok – rok podatkowy, w ramach którego stawka obowiązuje (pole nie jest edytowalne);
− Kod – jednoznakowy kod stawki podatku VAT;
− Procent – wysokość stawki podatku VAT w procentach;
− Skrót – skrócona nazwa stawki umieszczana na wydrukach (także w tabelce z listą towarów i
usług).
Rodzaje dokumentów
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Rodzaje dokumentów
Słownik określa wszystkie dostępne w systemie rodzaje dokumentów. Wykorzystanie rodzajów
dokumentów odbywa się za pośrednictwem konfiguracji, gdzie zarówno wskazuje się te rodzaje
dokumentów, które w danej konfiguracji są widoczne, jak i modyfikuje się ich parametry (np. szablon
sygnatury dokumentu).
Każdy rodzaj dokumentu składa się z następujących parametrów:
− Kod – dwuznakowy identyfikator dokumentu (symbole rodzajów dokumentów są narzucone i nie
można ich zmieniać),
− Korekta – znacznik określający, czy dany rodzaj dokumentu jest korektą (parametr nie jest
edytowalny),
− Nazwa rodzaju dokumentu,
− Nagłówek dokumentu na wydrukach – nazwa, która będzie umieszczana na wydruku
dokumentu (np. napis Faktura VAT drukowany nad numerem dokumentu),
− Domyślna nazwa wzorca do drukowania dokumentu – nazwa wzorca, która będzie
automatycznie kopiowana do tworzonego dokumentu po wybraniu jego rodzaju,
− Szablon numeru dokumentu – definicja postaci sygnatury dokumentu; szablon sygnatury
tworzony jest po naciśnięciu znajdującego się obok pola przycisku (okno dialogowe do tworzenia
szablonów sygnatur omówione jest w dalszej części dokumentu),
− Paragon – znacznik określający, czy dokumenty danego rodzaju mają być wysyłane na drukarkę
fiskalną w celu ich zarejestrowania i wydrukowania paragonu.
Zmiana któregokolwiek z powyższych parametrów nie wpływa na zachowanie dokumentów w
systemie. Parametry te służą jedynie jako wartości domyślne wykorzystywane przy wskazywaniu
rodzajów dokumentów dostępnych w ramach danej „konfiguracji”. Jeżeli zmiana parametru ma być
odzwierciedlona w zachowaniu dokumentów, to należy ją przeprowadzić na poziomie wybranej
„konfiguracji” (jak już zostało wspomniane, każda konfiguracja ma swój własny zestaw rodzajów
dokumentów i pozwala na zmianę ich parametrów).
Rodzaje towarów i usług
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Rodzaje towarów i usług
Słownik rodzajów towarów i usług wykorzystywany jest podczas edytowania towarów i usług.
Pozwala na przypisania towaru do wybranego ze słownika elementu. Dzięki temu można uzyskać
podsumowanie wystawionych dokumentów w rozbiciu na pożądane kategorie.
14
Każdy element słownika określany jest przez dwie wartości:
−
dziesięcioznakowy kod;
−
nazwę.
Grupy cenowe
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Grupy cenowe
Słownik grup cenowych wykorzystywana jest podczas edytowania towarów i usług. Umożliwia
tworzenie podsumowań dokumentów w rozbiciu na pożądane kategorie.
Każdy element słownika określany jest przez dwie wartości:
−
dziesięcioznakowy kod;
−
nazwę.
Magazyn
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Magazyny
Zadaniem tego słownika jest umożliwienie użytkownikowi zdefiniowanie najczęściej wypisywanych
towarów i usług. Dzięki temu można uniknąć uciążliwego wprowadzania tych samych danych.
Słownik nie jest magazynem w sensie dosłownym. Nie ma zdefiniowanych operacji wprowadzenia
towaru na stan itp. Należy go raczej rozumieć jako magazyn szablonów towarów i usług, które pozwalają
na automatyczne wypełnienie części pól składających się na wprowadzany towar lub usługę.
Każdy element słownika składa się z następujących danych:
− Nazwa towaru lub usługi – trzy wierszowa nazwa;
− Symbol – nazwa kodowa elementu (do wyszukiwania);
− Kod towaru lub usługi – wskazanie elementu ze Słownika rodzajów towarów i usług;
− Cena jednostkowa – wysokość ceny jednostkowej (brutto lub netto);
− Typ ceny jednostkowej – czy cena jednostkowa zawiera kwotę podatku VAT (brutto – tak, netto
– nie);
− % VAT – stawka podatku VAT (tylko standardowe stawki o kodach A, B, C i Z; stawki dodane
przez użytkownika w Słowniku stawek VAT nie są dostępne);
− Jednostka – jednostka miary (np. ‘m.kw.’);
− PKWiU – symbol Polskiej Klasyfikacji Towarów i Usług;
− Grupa cenowa – wskazanie elementu ze Słownika grup cenowych.
Rachunki bankowe
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Rachunki bankowe
Do tego słownika należy wprowadzić wszystkie rachunki bankowe, na które mają być przelewane
płatności z tytułu wystawianych faktur. Podczas wystawiania faktur użytkownik może wybrać jeden z
rachunków z tego słownika.
Każdy rachunek określony jest przez następujące dane:
− L.k. – liczba kontrolna numeru rachunku bankowego (dwucyfrowa),
− Numer rachunku – numer rachunku bankowego z pominięciem liczby kontrolnej,
− Nazwa opisowa – nazwa związana z przeznaczeniem rachunku bankowego,
− Nazwa banku – nazwa banku, w którym rachunek jest prowadzony.
Liczniki
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Liczniki
15
Słownik zawiera liczniki, które służą do pobierania kolejnych liczb naturalnych. Liczby te
wykorzystywane są w programie do automatycznego numerowania wystawianych dokumentów (numer
zapisu w rejestrze) oraz do tworzenia sygnatury (numeru) dokumentu.
Każdy zestaw liczników określony jest w ramach danego roku podatkowego, dlatego też w górnej
części okna dialogowego znajduje się pole edycyjne, w które można wpisać rok, za który wyświetlony jest
zestaw.
Cztery liczniki mają szczególne znaczenie. Są to:
− licznik główny rejestru sprzedaży o kodzie SG;
− licznik korekt rejestru sprzedaży o kodzie SK;
− licznik główny rejestru zakupów o kodzie ZG;
− licznik korekt rejestru zakupów o kodzie ZK.
Liczniki te są wykorzystywane przez program do automatycznego tworzenia numerów zapisu w
poszczególnych rejestrach. Nie można ich usuwać, ani zmieniać ich kodów.
Pozostałe liczniki są w pełni edytowalne i powinny być wprowadzane w celu wykorzystania ich do
tworzenia szablonów sygnatur dokumentów.
Konfiguracja
Menu: Konfiguracja -> Słowniki -> Konfiguracja
W programie wprowadzono pojęcie „konfiguracja” na określenie zestawu parametrów. W systemie
można prowadzić dowolną liczbę konfiguracji, przy czym zawsze dostępna jest tzw. konfiguracja
standardowa, która jest nieusuwalna (ale można modyfikować parametry wchodzące w jej skład).
Każda konfiguracja składa się z następujących grup parametrów:
− lista rodzajów dokumentów widocznych w konfiguracji (z możliwością zmiany niektórych
parametrów rodzaju dokumentu w stosunku do wartości podanych w Słowniku rodzajów
dokumentów);
− parametry kolumn tworzących tabelę z listą towarów i usług;
− parametry określające format liczb i dat.
Konfiguracje wyświetlane są w postaci słownika. Sposób ich edycji jest więc taki sam, jak opisany
w części poświęconej słownikom. Ważne jest pamiętanie o tym, że przyciski dające dostęp do grup
,
,
) aktywne są zarówno w trybie podglądu, jak i w trybie
parametrów (
edycji. Ale modyfikacja grup parametrów możliwa jest tylko wtedy, gdy wybrana konfiguracja jest w trybie
edycji.
Edycja wzorców wydruku
Menu: Konfiguracja -> Edycja wzorców wydruku
Program jest wyposażony w specjalny edytor, ułatwiający przygotowanie wzorców dokumentów odpowiadających standardowo wypełnianym drukom - podczas drukowania wzorce są uzupełniane o
dane pracowników, dla których są drukowane.
Wzorce zapamiętywane są jako pliki RTF (Rich Text Format) - można jest przygotowywać także
np. edytorem Word.
Każdy wzorzec może zawierać makrodefinicje - skróty informacji, uzupełniane i rozwijane przez
program w czasie drukowania indywidualnie dla każdej pozycji. Przy pomocy makrodefinicji można opisać
np. nazwisko i adres osoby, datę, dane operatora, lub inne, szczegółowe dane. Przygotowane wcześniej
16
dokumenty z makrodefinicjami są podczas drukowania uzupełniane o odpowiadające im informacje, różne
dla każdej pozycji, i w takiej formie drukowane.
Funkcje pomocnicze
Menu: Konfiguracja -> Funkcje pomocnicze
MENU NIEAKTYWNE
Ustawienia drukarki
Menu: Konfiguracja -> ustawienia drukarki
„Ustawienia drukarki” wybierane z menu kontekstowego pozwalają zdefiniować parametry
drukarki używanej w momencie wydruku. W ramce Drukarka wybierana jest drukarka domyślna poprzez
rozwinięcie listy spod pola „Nazwa” i wybrania odpowiedniego urządzenia. Przycisk
służy do
wywołania okna właściwości charakterystycznych dla poszczególnych drukarek.
Pozostałe ramki pozwalają zdefiniować rozmiar papier, sposób jego pobierania i sposób wydruku.
Informacje o środowisku
Menu: Konfiguracja -> Informacje o środowisku
Funkcja „Informacje o środowisku” umożliwia podejrzenie stanu bazy danych dla operatora
aktualnie zalogowanego:
17
Funkcja udostępnia między innymi następujące informacje:
− wersja programu;
− nazwa właściciela;
− aktualnie zalogowany użytkownik;
− ścieżka do bazy;
− wersja bazy;
− liczbę dokumentów;
− itp.
Zmiana operatora
Menu: Konfiguracja -> Zmiana operatora
W momencie gdy program obsługuje wiele baz danych użycie tej funkcji spowoduje wyświetlenie
okna wyboru bazy danych, dzięki czemu można zmienić aktualnie używaną bazę na inną.
Zmiana konfiguracji
Menu: Konfiguracja -> Zmiana konfiguracji
Wybranie aktywnej konfiguracji, w ramach której będzie pracował użytkownik, następuje zaraz po
zalogowaniu operatora do bazy danych. System sprawdza, do ilu konfiguracji użytkownik został
przypisany. W zależności od wyniku sprawdzenia podejmowane są następujące decyzje:
− jeżeli użytkownik nie jest związany z żadną konfiguracją, to aktywna staje się konfiguracja
standardowa;
− jeżeli użytkownik związany jest z dokładnie jedną konfiguracją, to jest ona wybierana jako
aktywna;
− jeżeli użytkownik związany jest z więcej niż jedną konfiguracją, to wyświetlane jest okno
dialogowe z prośbą o wybranie właściwej konfiguracji; wybrana konfiguracja staje się aktywna.
Zmianę aktywnej konfiguracji można przeprowadzić w każdej chwili wybierając menu:
Konfiguracja -> Zmiana konfiguracji.
18
Sprzedaż
Wystawianie faktur
Menu: Sprzedaż -> Wystawianie faktur
Wybranie z menu Sprzedaż -> Wystawienie faktury lub ikony
wstępnych parametrów dokumentu sprzedaży.
spowoduje otwarcie okna
Parametry te brane są z Parametrów systemu oraz Słowników. W oknie tym wybierany jest
rodzaj, typ (bruttom, netto) faktury oraz czy ma być pobierana zaliczka. Ponadto można zmienić miesiąc
sprzedaży oraz rok podatkowy. Te dwie wartości nie mogą być dowolne. Miesiąc sprzedaży może różnić
się od bieżącego miesiąca sprzedaży o jeden w górę lub o jeden w dół, natomiast rok podatkowy musi
być większy od roku ostatniej archiwizacji i nie może być większy od bieżącego roku podatkowego. Jeżeli
bieżącym miesiącem sprzedaży jest styczeń, a poprzedni rok podatkowy nie został jeszcze
zarchiwizowany, to program daje możliwość wystawienia faktury za grudzień poprzedniego roku. W takim
przypadku do numerowania dowodu zostaną użyte liczniki dotyczące poprzedniego roku.
Aby przejść do okna wystawiania dokumentów sprzedaży należy wybrać przycisk
.
Otworzy się okno wystawianie dokumentu sprzedaży. Należy w nim wybrać kontrahenta
(Nabywcę, przycisk
- patrz. Edycja danych osobowych str. 31), na którego faktura będzie wystawiana.
Jeżeli kontrahent ma wprowadzone dodatkowe adresy, program poprosi o wybranie jednego z nich.
Następnie należy podać m.in. numer dokumentu, data sprzedaży, wystawienia itp. W pole Data
powstania obowiązku podatkowego wpisana wartość ma zasadnicze znaczenie przy tworzeniu rejestru za
dany miesiąc: wybierane są tylko te dowody, których data powstania obowiązku podatkowego jest z
miesiąca (i roku), za który tworzony jest rejestr. Data powstania obowiązku podatkowego nie może mieć
dowolnej wartości – podlega następującym ograniczeniom:
−
musi dotyczyć tego samego roku, co wprowadzony wcześniej rok podatkowy;
−
nie może być mniejsza od daty wystawienia;
−
nie może przekraczać daty wystawienia o więcej niż 30 dni.
Każda wystawiana faktura musi mieć wprowadzoną co najmniej jedną pozycję określającą
sprzedawany towar lub usługę. Aby przejść do wprowadzania pozycji należy nacisnąć przycisk
Dodawanie towaru/usługi odbywa się poprzez wybranie przycisku
dodawanego towaru.
.
. Należy pamiętać o podaniu ilości
Pozycji może być więcej niż jedna – razem tworzą listę towarów i usług. Program nie dopuszcza
do zarejestrowania faktury, która nie będzie miała żadnej pozycji na liście. Każdy towar określony jest
przez:
19
−
−
−
−
−
nazwę towaru lub usługi (trzy linie po 60 znaków każda),
ilość towaru lub zakres usługi,
jednostka miary,
cena jednostkowa (brutto lub netto, w zależności od typu dowodu),
kwota brutto, kwota netto, stawka podatku VAT oraz kwota podatku VAT; kolejność
pól zależy od typu dowodu (dla typu brutto: brutto, stawka, podatek, netto; dla typu netto: netto,
stawka, podatek, brutto).
Sumaryczna kwota brutto wystawianej faktury musi być większa od zera – program nie pozwoli
zarejestrować fakturę o wartości zero złotych lub mniejszej od zera.
Po wprowadzeniu wszystkich towarów należy zapisać wprowadzoną fakturę. W tym celu należy
wybrać przycisk
. Zostanie wówczas wyświetlone zapytanie po którym (w wypadku odpowiedzi
twierdzącej) wyświetli się następujące okno:
Program pozwala tutaj między innymi na wydrukowanie faktury. Dopiero po wydrukowaniu faktury
program pyta o zapisanie jej w bazie. Dzięki takiej kolejności użytkownik ma możliwość sprawdzenia także
na wydruku, czy wszystkie dane zostały należycie wprowadzone. W przypadku jakichkolwiek nieścisłości
istnieje możliwość powrotu do edycji danych albo rezygnacji z zapisu.
Jeżeli program współpracuje z drukarką fiskalną, to wydruk paragonu może nastąpić dopiero po
poprawnym zapisaniu danych w bazie. Przyjęte rozwiązanie eliminuje możliwość wydrukowania paragonu
i nie zarejestrowania faktury (tak mogłoby być, gdyby najpierw był drukowany paragon, a dopiero potem
byłaby zapisywana faktura). Pozwala to na zachowanie zgodności między fakturami zgromadzonymi w
bazie, a fakturami zarejestrowanymi na drukarce fiskalnej.
W trakcie przesyłania danych na drukarkę fiskalną mogą mieć miejsce różne zdarzenia, których
skutkiem może być przerwanie transmisji. Z każdą fakturą związane jest specjalne pole, którego wartość
określa status związany z drukowaniem paragonu na drukarce fiskalnej. Pole to może przyjmować
następujące wartości:
−
0 – dowód wystawiony przed podłączeniem drukarki fiskalnej (kod zero);
−
N – paragon nie był drukowany;
−
T – paragon został wydrukowany (operacja zakończona poprawnie);
−
E – wystąpił błąd podczas drukowania (drukarka fiskalna nie zarejestrowała faktury).
Operacja drukowania paragonu dostępna jest także po otwarciu faktury w trybie informacyjnym (z
głównego menu: Sprzedaż –> Informacje). Paragon może być wydrukowany tylko w przypadku tych
faktur, które spełniają następujące warunki:
−
paragon nie był jeszcze drukowany albo wystąpił błąd podczas transmisji;
−
data wystawienia równa bieżącej dacie lub o jeden mniejsza od bieżącej daty.
20
Wystawianie korekt
Menu: Sprzedaż -> Wystawianie korekt
W pierwszym kroku należy wybrać sygnaturę korygowanego dokumentu. W tym celu po
naciśnięciu przycisku
otworzy się okno wyboru dokumentu sprzedaży. Po wybraniu dokumentu
wszystkie dane podstawiają się automatycznie.
Następnie należy wybrać rodzaj przeprowadzanej korekty. W tym celu w ramce „Korekta” należy
rozwinąć listę „Rodzaj Korekty” i wskazać jedną z możliwości:
−
Korekta faktury – osoba wybrana na wstępie będzie widniała na korekcie;
−
Korekta rachunku – na korekcie zostanie umieszczona osoba odczytana z faktury.
Po wybraniu dokumentu oraz rodzaju korekty należy przejść do okna wystawiania korekty. W tym
celu należy nacisnąć przycisk
.
W kolejnym kroku podawany jest numer dowodu, data sprzedaży, wystawienia itp. Podobnie jak
podczas wystawiania faktur, tak i w trakcie wystawiania korekt pojawia się pole Data powstania obowiązku
podatkowego. Ma ona taki sam sens, jak opisany w podrozdziale o wystawianiu faktur.
Korekty, podobnie jak faktury, nie mogą mieć pustej listy towarów i usług. Tak więc wystawiając
korektę należy wprowadzić co najmniej jeden towar (dokładniej – korektę towaru). W zależności od
wybranego typu korekty wprowadza się różne dane. Jeżeli korekta jest typu pierwszego, to należy podać
wysokości korekt (ze znakiem plus lub minus). W przypadku korekty typu drugiego podawane są takie
wartości, jakie powinny były się znaleźć na korygowanej fakturze – wysokości korekt zostaną obliczone
przez program.
Podczas wprowadzania korygowanych pozycji na listę towarów i usług program prosi o
wskazanie, który towar będzie korygowany. Jeżeli korygowana faktura znajduje się w bazie, to
wyświetlana jest lista towarów i usług odczytana z faktury (dodatkowo umieszczana jest pozycja,
pozwalającą na wprowadzenie towaru, którego nie ma na korygowanej fakturze). Użytkownik wybiera
jedną z pozycji na tej liście do korekty. Jeżeli korygowanej faktury nie ma w bazie, to program prosi o
wprowadzenie numeru korygowanej pozycji.
Informacje
Menu: Sprzedaż -> Informacje
21
Po wybraniu nabywcy wyświetlane jest okno z danymi jego karty. Naciśnięcie przycisku
otwiera okno wyboru dokumentów sprzedaży przypisanych wybranemu nabywcy. Wybranie dokumentu
. Jeżeli wybrany został dokument do którego była wystawiona
zatwierdza się przyciskiem
korekta wyświetli się okno z informacją „Dokument nie może być edytowany,…”. Taki dokument można
tylko i wyłącznie podglądać. W innym wypadku otworzy się okno z możliwością edycji znane z
wystawiania faktury lub korekty.
Przeglądanie dokumentów sprzedaży
Menu: Sprzedaż -> Przeglądanie dokumentów sprzedaży
Funkcja „Przeglądanie dokumentów sprzedaży” służy do podglądu wszystkich wystawionych
dokumentów. Nie można za pomocą tej funkcji edytować dokumentów. Dodatkowo funkcja posiada
rozbudowany mechanizm wyszukiwania według wybranych kryteriów:
−
Rodzaj dokumentu;
−
Zakres miesięcy sprzedaży;
−
Zakres dat sprzedaży;
−
Zakres dat wystawienia;
−
Zakres dat postanowienia obowiązku podatkowego;
−
Sortowanie dokumentów – kolejność wyświetlania dokumentów.
22
Po ustawieniu kryteriów, wyszukiwanie uruchamia się naciskając przycisk .
Wyświetlona zostanie lista dokumentów spełniających ustawione kryteria.
.
W dolnej części okna znajdują się przyciski następując przyciski:
Zaznaczenie dokumentu i naciśnięcie przycisku wywoła odpowiednią akcje. W przypadku
przycisków edycyjnych możliwe jest korzystanie tylko z podglądu (przycisk
dokumentu (przycisk
). Niemożliwa jest edycja (przycisk
) i dodawania nowego
) i usuwanie (przycisk
) dokumentów.
Drukowanie rejestru sprzedaży
Menu: Sprzedaż -> Drukowanie rejestru sprzedaży
Przed wydrukowaniem rejestru użytkownik musi podać miesiąc (program podpowiada bieżący
miesiąc sprzedaży), który ma obejmować rejestr, oraz roku. Przycisk
dowodów księgowych:
23
służy do sporządzenia wykazy
Po podaniu wyżej wymienionych parametrów program sumuje dowody księgowe wystawione za
wskazane miesiące. W celu podejrzenie wydruku otrzymanych dowodów należy nacisnąć przycisk
znajdujący się w dolnej części okna. Zestawienie te można wydrukować naciskając przycisk
.
Zamknięcie miesiąca sprzedaży
Menu: Sprzedaż -> Zamknięcie miesiąca sprzedaży
Zamknięcie miesiąca sprzedaży następuje po zakończeniu bieżącego miesiąca i powoduje
24
zmianę parametru Miesiąc sprzedaży na następny (w przypadku grudnia zmieniony zostanie także rok
rozliczeniowy, a miesiąc przesunięty na styczeń). Jest to zalecana metoda zmiany miesiąca sprzedaży.
Po wybraniu pozycji Zamknięcie miesiąca z menu Sprzedaż program wyświetla okno z nazwą
bieżącego miesiąca sprzedaży i sumą dowodów księgowych wystawionych w zamykanym miesiącu.
Podsumowanie drukuje się poprzez naciśnięcie przycisku
. Zawiera ono podsumowanie każdego
rodzaju dowodu księgowego w rozbiciu na stawki podatku VAT, podsumowanie wszystkich dowodów
księgowych rozbite na stawki podatku VAT oraz podsumowanie w rozbiciu na rodzaje towarów i usług
(według słownika Rodzajów towarów i usług). Zamknięcie miesiąca następuje po naciśnięciu przycisku
i twierdzącej odpowiedzi na pytanie o przeprowadzenie zamknięcia. Jeżeli operacja
zostanie zakończona pomyślnie, to wyświetlany jest komunikat stosowny komunikat.
25
Zakup
Rejestrowanie dokumentów zakupu
Menu: Zakup -> Rejestrowanie dokumentów
Rejestrowanie dokumentów zakupu rozpoczyna się od wybrania kontrahenta. Następnie należy
podać miesiąc zakupów i roku podatkowego. Po wprowadzeniu tych danych należy wpisać:
−
Rodzaj dokumentu;
−
Numer dokumentu;
−
Datę księgowania;
−
Datę otrzymania;
−
Datę wystawienia;
−
Uwagi – nie wymagane;
−
Zakup nie podlegający odliczeniu;
−
Zakup nie opodatkowany.
Należy przy tym zaznaczyć, że podany miesiąc zakupów może różnić się od daty księgowania co
najwyżej o jeden w dół lub o jeden w górę (jeżeli bieżącym miesiącem zakupów jest styczeń, a poprzedni
rok nie został zarchiwizowany, to można zarejestrować dowód na grudzień ubiegłego roku).
Po ustaleniu powyższych parametrów należy przejść do „Listy podatku stawek VAT” (przycisk
):
26
W dolnej części okna znajdują się następujące przyciski:
Edycja dokumentu zakupu
Menu: Zakup -> Edycja dokumentów zakupu
Po wybraniu sprzedawcy wyświetlane jest okno z danymi jego karty. Naciśnięcie przycisku
otwiera okno wyboru dokumentów sprzedaży przypisanych wybranemu sprzedawcy. Wybranie
dokumentu zatwierdza się przyciskiem
„Rejestrowania dokumentu zakupu”.
. Otworzy się identyczne okno jak w przypadku
27
Podgląd dokumentu zakupu
Menu: Zakup -> Podgląd dokumentu zakupu
Po wybraniu sprzedawcy wyświetlane jest okno z danymi jego karty. Naciśnięcie przycisku
otwiera okno wyboru dokumentów sprzedaży przypisanych wybranemu sprzedawcy. Wybranie
dokumentu zatwierdza się przyciskiem
„Rejestrowania dokumentu zakupu”.
. Otworzy się identyczne okno jak w przypadku
Zestawienie dokumentu zakupów
Menu: Zakup -> Zestawienie dokumentów zakupu
Funkcja „Zestawienie dokumentów zakupu” służy do podglądu wszystkich wystawionych
dokumentów. Za pomocą tej funkcji można również dodawać, edytować i usuwać dokumenty. Dodatkowo
funkcja posiada rozbudowany mechanizm wyszukiwania według wybranych kryteriów:
−
Rodzaj dokumentu;
−
Zakres miesięcy sprzedaży;
−
Zakres dat sprzedaży;
−
Zakres dat wystawienia;
−
Zakres dat postanowienia obowiązku podatkowego;
−
Sortowanie dokumentów – kolejność wyświetlania dokumentów.
28
Po ustawieniu kryteriów, wyszukiwanie uruchamia się naciskając przycisk .
Wyświetlona zostanie lista dokumentów spełniających ustawione kryteria.
.
W dolnej części okna znajdują się przyciski następując przyciski:
Rejestr zakupów
Menu: Zakup -> Rejestr zakupu
Przed wydrukowaniem rejestru, użytkownik musi wybrać miesiąc (program podpowiada bieżący
miesiąc sprzedaży), który ma obejmować rejestr, oraz roku. Przycisk
dowodów księgowych:
służy do sporządzenia wykazy
Po podaniu wyżej wymienionych parametrów program sumuje dowody księgowe wystawione za
29
wskazane miesiące. W celu podejrzenie wydruku otrzymanych dowodów należy nacisnąć przycisk
znajdujący się w dolnej części okna. Zestawienie te można wydrukować naciskając przycisk
.
Zamknięcie miesiąca zakupów
Menu: Zakup -> Zamknięcie miesiąca zakupów
Przejście do kolejnego miesiąca zakupów powinno się odbywać przez zamknięcie bieżącego
miesiąca zakupów. Wykonanie tej operacji jest konieczne w przypadku przechodzenia do nowego roku
podatkowego. Program, zamykając grudzień, przygotowuje nowe liczniki obowiązujące w nowym roku
podatkowym.
30
Kontrahenci
Edycja danych osobowych
Menu: Kontrahenci -> Edycja danych osobowych
W bazie osobowej przechowywane są dane dotyczące osób zarówno fizycznych jak i prawnych.
Do bazy osobowej można dostać się wybierając "Edycja danych osobowych” z menu programu.
Do dodawania osób do bazy osobowej służy przycisk, znajdujący się na dole okna. Po jego
naciśnięciu rozwinie się menu dodawania osób.
Należy wybrać typ dodawanej jednostki. Poszczególne jednostki różnią się rodzajem podawanych
danych. Wypełniając poszczególne pola należy wiedzieć, że wymaganymi polami są: "Nazwisko", "Imię" i
"Miejscowość" w przypadku osoby fizycznej oraz "Nazwa skrócona", "Pełna nazwa" i "Miejscowość" w
przypadku osoby prawnej. Pozostałe dane nie są wymagane. Po podaniu wszystkich danych należy
. Po jego naciśnięciu program powrócić
zapisać nowo dodawaną osobę. Służy do tego przycisk
do okna edycji bazy osobowej, a na jego środku będzie widoczny nowo dodany podatnik. W wypadku
rozpoczęcia dodawania nowej osobę okażę się, że jest to zbędna operacja wystarczy wybrać przycisk
. Program powróci do wcześniejszego okna.
W bazie danych z wieloma podatnikami istnieje zawsze problem edycji ich danych. Wiadomo, że
można zmienić miejsce zamieszkania, nazwisko oraz inne dane osobowe. Aby skorygować wszystkie
tego typu zmiany należy wyszukać odpowiednią osobę i dokonać edycji danych.
Do wyszukiwania osób w bazie służy górna część okna:
W wypadku gdy znany jest rodzaj osoby ("fizyczną" lub "prawną") wystarczy zaznaczyć
odpowiednie pole co spowoduje, że program wyszuka tylko podatników wybranego typu. W momencie
gdy jest on nie znany należy wybrać opcje wyszukiwania według wszystkich osób zarejestrowanych w
bazie („Wszystkie osoby”).
W następnej kolejności należy wypełnić poszczególne pola. Żadne z pól nie jest wymagane, co w
praktyce oznacza, że nie podanie parametrów i naciśnięcie przycisku
wyświetlenie wszystkich podatników.
, spowoduje
W momencie kiedy do jednego z pól np. do pola "Nazwisko" wpisana zostanie litera "k" i
naciśnięty zostanie przycisk wyszukiwania, to program wyświetli listę osób których nazwisko zaczyna się
właśnie od litery "k". Identycznie jest w przypadku podania większej liczby liter. Ta zasada działa również
31
dla pól numerycznych (np. "Numer PESEL").
Po wyszukaniu odpowiedniej osoby należy przejść do okna edycji danych. Okno edycji można
otworzyć na kilka sposobów:
− za pomocą przycisku
umieszczonego na dole okna;
− poprzez naprowadzenie kursora myszki na podatnika i dwukrotne naciśnięcie lewego klawisza
myszy;
− za pomocą funkcji "Edycja wybranej osoby" dostępnej spod menu otwieranego po
naprowadzeniu kursora myszki na podatnika i naciśnięciu prawego klawisza myszy.
Po otwarciu okna edycji należy zmienić dane, po czym zatwierdzić zmiany.
Po naciśnięciu przycisku
możliwości ich modyfikacji.
wyświetlą się informacje dotyczące zaznaczonej osoby bez
Przycisk
służy do usuwania osób z bazy danych. Należy zaznaczyć osobę, nacisnąć
przycisk "Usuń" i zatwierdzić. Spowoduje to skasowanie osoby za bazy.
Dokumenty sprzedaży wybranego kontrahenta
Menu: Kontrahenci -> Dokumenty sprzedaży wybranego kontrahenta
MENU NIEAKTYWNE
Dokumenty zakupu wybranego kontrahenta
Menu: Kontrahenci -> Dokumenty zakupu wybranego kontrahenta
MENU NIEAKTYWNE
32
Pomoc
O programie
Menu: Pomoc -> O programie
Funkcja „O programie” wyświetla podstawowe informacje dotyczące Rejestr VAT. Są to:
−
wersja programu;
−
rodzaj licencji;
−
aktualnie zalogowany operator;
−
informacje o producencie.
Dziennik zdarzeń
Menu: Pomoc -> Dziennik zdarzeń
„Dziennik zdarzeń” umożliwia podglądanie operacji dokonywanych przez operatorów:
−
Operator – zaznaczenie operatora spowoduje uwzględnienie w wykazie operacji przez
niego wykonywanych. W celu ułatwienia można posłużyć się przyciskami:
−
– naciśnięcie tego przycisku spowoduje zaznaczenie wszystkich operatorów;
−
– naciśnięcie tego przycisku spowoduje odznaczenie wszystkich zaznaczonych
operatorów.
−
Data od/do – w tych polach ustawia się przedział czasowy z jakiego ma zostać
sporządzony wykaz operacji;
−
Sortuj według – określa sposób ułożenia danych dziennika;
Po ustaleniu kryteriów wyboru należy nacisnąć przycisk
dziennika zdarzeń.
Przycisk
wykaz do pliku „*.txt”.
. Spowoduje to wyświetlenie
otwiera podgląd wydruku dziennika, zaś przycisk
pozwala zapisać
Zarejestruj program
Menu: Pomoc -> Zarejestruj program
Drukowanie licencji jest możliwe gdy program posiada aktywną licencje (jest zarejestrowany). W
33
przeciwnym wypadku użytkownika powiadomi stosowny komunikat.
34