Protokół z kontroli doraźnej przeprowadzonej

Protokół
z kontroli doraźnej przeprowadzonej
w Miejskiej Bibliotece Publicznej
im. Marii Dąbrowskiej
przy ul. Grodzkiej 3 w Słupsku
Działając na podstawie upoważnienia stałego do przeprowadzania kontroli Nr 1/2005,
wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, pracownik Wydziału Audytu i Kontroli –
inspektor Ewa Juralewicz przeprowadziła w dniu 20 grudnia 2007 r. doraźną kontrolę
finansową w w Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Dąbrowskiej przy ul. Grodzkiej 3
w Słupsku.
Przedmiotem kontroli jest:
Rozliczenie dotacji celowej na programy/zadania z zakresu kultury objęte mecenatem
państwa w ramach Programu Operacyjnego MECENAT 2007 pn. Tworzenie i wdrażanie
systemów informatycznych w sferze kultury / Komputeryzacja Biblioteki Publicznej szansą
na rozwój społeczeństwa informacyjnego w Słupsku i powiecie słupskim, otrzymanej na
podstawie Porozumienia Nr 2029/DSK/JST z dnia 11 maja 2007 r,. zawartego w Warszawie
pomiędzy Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego a Urzędem Miejskim w Słupsku.
Do realizacji w/w programu instytucja kultury zobowiązała się na podstawie Porozumienia
Nr 1 dnia 02 lipca 2007 r. zawartego pomiędzy Prezydentem Miasta Słupska Maciejem
Kobylińskim a Miejską Biblioteką Publiczną w Słupsku.
Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała:
–
Pani Elżbieta Olszewska – główna księgowa,
1. Informacje ogólne
Jednostka kontrolowana : Miejska Biblioteka Publiczna w Słupsku
Siedziba : 76-200 Słupsk, ul. Grodzka 3
Organ prowadzący: Powiat Grodzki Słupsk
Forma organizacyjna: samorządowa instytucja kultury
Wpis do rejestru instytucji kultury Urzędu Miejskiego w Słupsku jednostka uzyskała w dniu
01 listopada 1992 r. r. - pod poz. 4/92.
Nr REGON: 000282197
Nr NIP: 839-17-89-928
Dyrektorem instytucji jest Pan Tadeusz Matyjaszek
Obowiązki głównej księgowej pełni Pani Elżbieta Olszewska.
Kontrolę wewnętrzną w ramach uprawnień i kompetencji sprawują dyrektor i główny
księgowy.
Na realizację działalności statutowej Miejskiej Biblioteki Publicznej w Słupsku
przyznano środki finansowe:
–
wg uchwały budżetowej
2.521.800,00 zł.
–
wg planu po zmianach
2.912.417,00 zł.
II. Rozliczenie dotacji celowej
W dniu 04 kwietnia 2007 r. wnioskodawca - Gmina Miasto Słupsk, Powiat Grodzki
Słupsk, Urząd Miejski w Słupsku - złożył w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa
Narodowego wniosek o dotację na realizację zadania wykonywanego w ramach programów
realizowanych przez instytucje filmowe i instytucje kultury pn. Tworzenie i wdrażanie
systemów informatycznych w sferze kultury - w ramach Programu Operacyjnego MECENAT
2007. Tytuł zadania: Komputeryzacja Biblioteki Publicznej szansą na rozwój społeczeństwa
informacyjnego w Słupsku i powiecie słupskim.
W wyniku akceptacji wniosku w dniu 11 maja 2007 r. zostało zawarte Porozumienie
Nr 2029/DSK/JST pomiędzy Ministrem Kultury i Dziedzictwa Narodowego a Prezydentem
Miasta Słupska, na podstawie którego jednostka samorządu terytorialnego zobowiązała się do
realizacji zadania: Komputeryzacja Biblioteki Publicznej szansą na rozwój społeczeństwa
informacyjnego w Słupsku i powiecie słupskim.
Do wykonania zadania
zobowiązano instytucję kultury – Miejską Bibliotekę
Publiczną im. M. Dąbrowskiej. Na sfinansowanie realizacji programu Minister udzielił dotacji
w trybie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie zakresu zadań
objętych mecenatem państwa wykonywanych przez samorządowe instytucje filmowe
i instytucje kultury oraz udzielania dotacji na te zadania (Dz.U. Nr 74, poz. 646 z późn. zm.)
2
w wysokości 150.000,00 zł.(w rozdziale 92116 – Biblioteki, par. 2120 – Dotacje celowe
otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące realizowane przez powiat na podstawie
porozumień z organami administracji rządowej).
W dniu 02 lipca 2007 r. zostało zawarte Porozumienie pomiędzy Prezydentem Miasta
Słupska Maciejem Kobylińskim a Miejską Biblioteką Publiczną w Słupsku, przy ul.
Grodzkiej 3
w sprawie dotacji celowej na programy/zadania z zakresu kultury objęte
mecenatem państwa w ramach Programu Operacyjnego MECENAT 2007, na podstawie
którego Prezydent zobowiązał się do przekazania instytucji dotacji celowej na wykonanie
zadania w wysokości 150.000,00, a instytucja kultury zobowiązana został do realizacji w/w
programu w terminie do 30 listopada 2007 r.
Pismem Nr D-3112-8/07 z dnia 30 listopada 2007 r. dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej
w Słupsku zwrócił się do Zastępcy Prezydenta Miasta Słupska o przesunięcie terminu
realizacji programu na dzień 15 grudnia 2007 r. w związku z przeciągnięciem się procedur
przetargowych. Termin uzgodniono z osobą prowadzącą sprawę w Ministerstwie Kultury
i Dziedzictwa Narodowego – Panem Antonim Filonem. W dniu 30 listopada 2007 r.
wystosowano do Departamentu Ekonomicznego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa
Narodowego w Warszawie pismo Nr KiS.IV.4015-1/07 w sprawie przesunięcia terminu
realizacji zadania. Pismem Nr DE/W-III/P.2029/2007/AF z dnia 05 grudnia 2007 r. Zastępca
Dyrektora Departamentu Ekonomicznego Teresa Borowiec potwierdziła wyrażenie zgody na
zaproponowane
zmiany
bez
konieczności
sporządzania
aneksu
do
Porozumienia
Nr 2029/DSK/JST z dnia 11 maja 2007 r.
Ustalono kosztorys finansowy programu:
–
całkowity koszt programu
319.000,00 zł.
w tym:
–
–
środki z dotacji
150.000,00 zł.
środki własne instytucji realizującej zadanie
169.000,00 zł.
Środki finansowe z dotacji w kwocie 150.000,00 zł. instytucja otrzymała w dniu
11 lipca 2007 r., po wprowadzeniu zmian w budżecie uchwałą Nr XII/143/07 Rady Miejskiej
w Słupsku z dnia 27 czerwca 2007 r.
3
W ramach porozumienia wydatkowano na:
1. Wynagrodzenia osobowe wraz z pochodnymi
w tym z dotacji
140.575,45
40.000,00
2. Materiały i energia
3.499,61
w tym z dotacji
-
3. Zakup sprzętu i wyposażenia
110.001,52
w tym z dotacji
110.000,00
4. Usługi obce
25.034,85
w tym z dotacji
-
5. Zakupy i prace o charakterze inwestycyjnym
41.798,88
w tym z dotacji
-
Łącznie wydatkowano
320.910,31
w tym z dotacji
150.000,00
Wynagrodzenia osobowe dla pracowników MBP w Słupsku z tytułu wykonywania
czynności w związku z realizacją zadań wynikających z w/w projektu wypłacane były
w poszczególnych miesiącach określonym przez dyrektora jednostki współczynnikiem czasu
pracy, jaki pracownik w przybliżeniu przeznaczył na realizację projektu. W realizacji projektu
udział wzięło 27 pracowników instytucji. Wykaz czynności wykonywanych podczas realizacji
projektu stanowi załącznik nr 1 do protokołu.
Ponadto poddano kontroli dowody księgowe dotyczące pozostałych wydatków
poniesionych na realizację zadania w ramach Programu Operacyjnego Mecenat 2007 r. :
Zakup sprzętu i wyposażenia nie będącego środkami trwałymi:
Nr ewid.
Dokument
Wartość
Zapłata
Z/VII/57 Fa 5/07/2007 z dnia 12.07.2007 wyst. przez Instytut
Edukacji Komputerowej Kołobrzeg za zestawy
komputerowe ADS S1 z oprogramowaniem (8 szt.),
czytniki kodów kreskowych (8 szt.), D-Link DI-524,
kartę sieciową
25.620,00 WB 143
26.07.2007 r.
Z/IX/120 Fa 7/07/2007 z dnia 25.09.2007 r. wyst. przez Instytut
41.480,00 WB 199
4
Nr ewid.
Dokument
Wartość
Zapłata
Edukacji Komputerowej Kołobrzeg za
zestawy
komputerowe ADS S1 z oprogramowaniem + monitor
HYUNDAI B70D (17 szt.)
12.10.2007 r.
Z/XI/180 Fa 11/62 z dnia 23.11.2007 r. wyst. przez PrintKom.PI
M.Rosiński Rotmanka za program NORTON 360PL
(9 szt.)
1.921,50 WB 239
10.12.2007 r.
Z/XI/107 Fa 311/07/FVS z dnia 09.11.2007 r. wyst. przez
„RYNEK 13” Sp. Jawna Wrocław za program Office
Proffesional Plus 2007 (20 szt)
6.356,20 WB 232
29.11.2007 r.
Z/XI/167 Fa 353/11/2007 z dnia 22.11.2007 r. wyst. przez Reset
Sp. z o.o. Motycz za za drukarki HP (10 szt.) i program
Symantec Norton
17.755,88 WB 237
06.12.2007 r.
Z/X/32
Fa 36/10/2007 z dnia 02.10.2007 r. wyst. przez
SYSTEMY – D. Krętkowski Słupsk za serwery wydruku
(3 szt.)
1.139,95 WB 201
16.10.2007 r.
Z/XI/11
Fa Nr 02434/07 z dnia 07.11.2007 wyst. przez Office
MK M Krętkowski Słupsk za zasilacze awaryjne APC
(8 szt.)
2.000,00 WB 219
12.11.2007 r.
Z/VIII/82 Fa 00746/08/07 z dnia 28.08.2007 r. wyst. przez Altrarex
P.Sobótka M. Janczak Warszawa za drukarki
termotransferowe (3 szt.)
Z/VIII/48 Fa 048/08/2007/F z dnia 28.08.2007 r. wyst. przez
Bi Com Sp. z o.o. Słupsk za projektor MP 721
Razem
10.484,99 WB 75
11.09.2007 r.
3.243,00 WB 173
07.09.2007 r.
110.001,52
Zużycie energii
Nr ewid.
Dokument
Wartość
Zapłata
Z/IX/3
Fa 10354049/00008/0071/1F/1 z dnia 04.09.2007 r.
Filia Nr 6
173,45 WB 184
24.09.2007 r.
Z/IX/4
Fa 10354049/00007/0071/1F/1 z dnia 04.09.2007 r.
Filia Nr 11
171,29 WB 184
24.09.2007 r.
Z/IX/5
Fa 10354049/00006/0071/1F/1 z dnia 04.09.2007 r.
Filia Nr 7
95,21 WB 184
24.09.2007 r.
Z/IX/6
Fa 10354049/00005/0071/1F/1 z dnia 04.09.2007 r.
Filia Nr 1
117,38 WB 184
24.09.2007 r.
Z/IX/7
Fa 10354049/00004/0071/1F/1 z dnia 04.09.2007 r.
Filia Nr 5
56,08 WB 184
24.09.2007 r.
Z/IX/121 Fa 06429/03484/C12A/09/2007/SZARO z dnia
5
2.341,31 WB 205
Nr ewid.
Dokument
Wartość
28.09.2007 r. ul. Grodzka 3
Zapłata
22.10.2007 r.
Z/IX/122 Fa 06429/03484/C12A/09/2007/SZARO z dnia
28.09.2007 r. Filia Nr 8
403,09 WB 205
22.10.2007 r.
Z/IX/123 Fa 06429/03480/C12A/09/2007/SZARO z dnia
28.09.2007 r. Filia Nr 1
141,80 WB 205
22.10.2007 r.
Razem
3.499,61
Usługi obce
Nr ewid.
Z/IX/3
Dokument
Wartość
Fa 10354049/00008/0071/1F/1 z dnia 04.09.2007 r. Filia
Nr 6
Zapłata
173,45 WB 184
24.09.2007 r.
Z/XI/158 Fa 34/2007 z dnia 30.11.2007 wyst. przez Zakład Inst.
Elektrycznego i Pomiarów Elektrycznych J. Gosiewski
Słupsk za konfigurację internetu (umowa Nr 15/2007 z dnia
23.11.2007)
5.929,13 WB 243
14.12.2007 r.
Z/XI/44
1.159,00 WB 226
21.11.2007 r.
Fa 00028/2007 z dnia 14.11.2007 wyst. przez PHU „PBIT”
Batruch za instalację serwera (umowa Nr 14/2007 z dnia
12.11.2007 r.)
Z/XI/174 Fa 00034/2007 z dnia 30.11.2007 r. wyst. przez PHU
„PBIT” Batruch za konfigurację mirroringu, archiwizacji
(umowa Nr 14/2007 z dnia 12.11.2007 r.)
1.342,00 WB 242
13.12.2007 r.
Z/XI/175 Fa 00032/2007 z dnia 30.11.2007 r. wyst. przez PHU
„PBIT” Batruch za za zaprojektowanie sieci komputerowej
na filiach (umowa Nr 14/2007 z dnia 12.11.2007 r.)
4.533,29 WB 238
07.12.2007 r.
Z/XI/173 Fa 00033/2007 z dnia 30.11.2007 r. wyst. przez PHU
„PBIT” Batruch za konfigurację sieci VPN urządzeń DSL i
zabezpieczenie sieci (umowa Nr 14/2007 z dnia 12.11.2007
r., aneks z dnia 03.12.2007 r., Protokół odbioru prac)
2.074,00 WB 243
14.12.2007 r.
Z/XI/172 Fa 99/2007 z dnia 31.11.2007 wyst. przez Usługi
Informatyczne „Comsoft” Słupsk za konfigurację nowego
serwera (umowa Nr 134/2007 z dnia 12.11.2007 r.)
1.464,00 WB 238
07.12.2007 r.
Z/XI/134 Fa 97/2007 z dnia 27.11.2007 wyst. przez Usługi
Informatyczne „Comsoft” Słupsk za konfigurację
elementów sieci komputerowej (umowa Nr 134/2007 z dnia
12.11.2007 r.)
3.826,90 WB 234
03.12.2007 r.
Z/XI/133 Fa 98/2007 z dnia 28.11.2007 wyst. przez Usługi
Informatyczne „Comsoft” Słupsk za konfigurację nowego
serwera (umowa Nr 134/2007 z dnia 12.11.2007 r.)
3.443,33 WB 234
03.12.2007 r.
Z/XI/40
Fa FGD 02346489/011/07 z dnia 09.11.07 wyst. przez TPSA
6
254,00 WB 228
Nr ewid.
Dokument
Wartość
za zmianę ISDN na linię analogową
Zapłata
23.11.2007 r.
Z/XII/144 Fa 045/11/2007/F z dnia 29.11.2007 r. wyst. przez BiCom
Słupsk za przygotowanie dokumentacji informatycznej
Razem
896,70 WB 235
04.12.2007 r.
25.034,85
Zakupy i prace o charakterze inwestycyjnym
Nr ewid.
Dokument
Wartość
Zapłata
Z/XI/130 Fa 1899/2007 z dnia 26.11.2007 r. wyst. przez FAST
Sp. z o.o. Łódź za serwer (umowa Nr 10/2007 z dnia
12.11.2007 r., Protokół zdawczo – odbiorczy z dnia
26.11.2007 r.)
7.686,00 WB 240
11.12.2007 r.
Z/XII/2
Fa 02705/07 z dnia 03.12.2007 r. wyst. przez Office MK
M.Krętkowski Słupsk za program Document Express
Enterprise (umowa Nr 12/2007 z dnia 19.11.2007 r.)
6.307,40 WB 243
14.12.2007 r.
Z/XII/62
Fa 02770/07 z dnia 10.12.2007 r. wyst. przez Office MK
M.Krętkowski Słupsk za zasilacz awaryjny (umowa Nr
16/2007 z dnia 23.11.2007 r.)
17.980,00 WB 243
14.12.2007 r.
Z/XII/63
Fa 02792/07 z dnia 11.12.2007 r. wyst. przez Office MK
M.Krętkowski Słupsk za skaner NICON (umowa Nr
17/2007 z dnia 23.11.2007 r.)
4.894,64 WB 243
14.12.2007 r.
Z/XII/64
Fa 02793/07 z dnia 11.12.2007 r. wyst. przez Office MK
M.Krętkowski Słupsk za komputer multimedialny Celsius
(umowa Nr 17/2007 z dnia 23.11.2007 r.)
4.930,84 WB 243
14.12.2007 r.
Razem
41.798,88
Zgodnie z paragrafem 2 porozumienia na zakupionym sprzęcie umieszczono zapis:
„Zrealizowano przy pomocy finansowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego”.
Porozumienie
dopuszcza
możliwość
przesunięć
środków
finansowych
między
poszczególnymi pozycjami wymienionymi w kosztorysie programu do 20% wartości
poszczególnych pozycji kosztorysu. Proporcje te zostały zachowane.
W wyniku kontroli stwierdzono, że dotacja została wykorzystana na cele wskazane
w porozumieniu. W/w faktury zostały opisane i zatwierdzone do wypłaty przez główną
księgową i dyrektora jednostki. Koszty udokumentowano prawidłowo.
7
Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Protokół
został sporządzony w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden po odczytaniu
pozostawiono
w
kontrolowanej
jednostce.
Kierownika
jednostki
poinformowano
o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego
pisemnego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 3 dni od daty podpisania
zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole.
Jednostka kontrolowana:
Kontrolujący:
Słupsk, dnia 28 grudnia 2007 r.
8