Regulamin Pracowni Naukowej AAN i Czytelni

Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych
w Pracowni Naukowej i Czytelni Materiałów Audiowizualnych
Archiwum Akt Nowych
(opracowany na podstawie Zarządzenia nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r.
w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych)
§1
1. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum Akt Nowych udostępniane są
nieodpłatnie i wyłącznie w Pracowni Naukowej i Czytelni Materiałów Audiowizualnych
Archiwum.
2. Pracownia Naukowa im. prof. dr hab. Jerzego Skowronka (dalej Pracownia) czynna jest w
okresie od września do czerwca, w poniedziałki i piątki w godzinach od 9.00 do 15.30, a od
wtorku do czwartku w godzinach od 9.00 do 17.30.
3. Czytelnia Materiałów Audiowizualnych im. doc. dr Józefa Stojanowskiego (dalej Czytelnia)
czynna jest od września do czerwca, od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do
15.30.
4. W sierpniu Pracownia i Czytelnia czynne są od poniedziałku do piątku, w godzinach
od 9.00 do 15.30.
5. W lipcu Pracownia Naukowa i Czytelnia Materiałów Audiowizualnych są nieczynne.
§2
1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w Pracowni lub Czytelni
AAN składa „Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego"; obejmuje ono dane
użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych.
2. Podanie informacji niezbędnych dla bieżącego zarządzenia udostępnianiem archiwaliów jest
obligatoryjne. Pozostałe pola „Zgłoszenia użytkownika", graficznie wyróżnione na
formularzu, wypełniane są dobrowolnie. Informacje należące do tej drugiej grupy służą
analizie potrzeb badawczych, a ich ewentualne pominięcie nie powoduje ograniczenia
uprawnień do korzystania z materiałów archiwalnych.
3. „Zgłoszenie użytkownika" może być ponadto uzupełnione o dodatkowe oświadczenia
dotyczące zakresu wykorzystania informacji zawartych w archiwaliach - o ile ich
udostępnienie podlega pewnym ograniczeniom.
1.
2.
3.
4.
§3
Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia zamówień wyszukiwane są
przez użytkowników zasobu samodzielnie.
Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez
Archiwum środki ewidencyjne i opracowania informacyjne.
Pomoce ewidencyjno - informacyjne mogą być udostępnione przed złożeniem „Zgłoszenia
użytkownika".
Ogólnych informacji o zasobie AAN, dostępnych pomocach ewidencyjno informacyjnych i o zasadach udostępniania archiwaliów udzielają pracownicy
Archiwum dyżurujący w Pracowni i Czytelni.
§4
1. Materiały archiwalne udostępniane są po 30 latach od ich wytworzenia, o ile nie narusza to
prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
2. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówienia
(rewersu), w ilości do 10 j.a. w ciągu dnia dla mieszkańca Warszawy i okolic, zaś dla osób
przyjezdnych i cudzoziemców, w ilości do 15 j.a.; w przypadkach szczególnie
uzasadnionych liczba jednostek może zostać zmieniona przez Dyrektora AAN.
3. W odniesieniu do akt zawierających dokumentację techniczną, kartograficzną lub
szczególnie cennych liczba udostępnianych jednostek archiwalnych, w ciągu dnia nie może
przekroczyć 5. Ograniczenie wynika z wymogów zabezpieczenia zasobu.
4. Zamówienia realizowane są codziennie w godzinach od 9.00 do 10.00, w odniesieniu do
zamówień z dnia poprzedniego i w godzinach od 13.00 do 14.00, w odniesieniu do
zamówień bieżących.
5. Zamówienia na materiały wymagające dodatkowego przygotowania (paginacja, wstępna
konserwacja, itp.) mogą być realizowane z opóźnieniem wynikającym z charakteru prac
przygotowawczych; w takiej sytuacji korzystający zostanie poinformowany o terminie
dostępności zamówionych materiałów archiwalnych.
6. Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej, w sposób czytelny
(drukowanymi literami). Dyżurujący w Pracowni lub Czytelni może odmówić przyjęcia
zamówienia jeśli jest ono nieczytelne lub treść może być niejednoznaczna.
7. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępnienia
(metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest wpisać w odpowiednich polach datę
korzystania z jednostki oraz imię i nazwisko; może też podać temat swojej pracy (przedmiot
badań).
8. Dyrektor AAN, w uzasadnionych przypadkach, może w drodze decyzji odmówić
udostępnienia materiałów archiwalnych.
9. Ograniczenia w udostępnianiu mogą wynikać z:
a) ograniczeń prawnych, np. ochrony danych osobowych, tytułu własności, danych
jednostkowych itp.,
b) trwającego opracowania archiwalnego,
c) prowadzonego skontrum,
d) złego stanu zachowania i konserwacji archiwalnej,
e) przemieszczenia zasobu.
§5
Użytkownicy zasobu AAN mogą zostać zobowiązani do posługiwania się w pomieszczeniach
Archiwum kartą identyfikacyjną, wydawaną im przed przystąpieniem do korzystania z
archiwaliów.
§6
1. Zamówione materiały archiwalne wydawane są uprawnionemu użytkownikowi z
podręcznego depozytu Pracowni lub Czytelni przy każdorazowym przystąpieniu przezeń do
korzystania z archiwaliów.
2. W przypadku materiałów szczególnie cennych użytkownik przerywający pracę nad
udostępnionymi mu archiwaliami i na krótki czas opuszczający Pracownię lub Czytelnię
może być zobowiązany do każdorazowego deponowania ich u dyżurnego pracownika.
3. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych w Pracowni
lub Czytelni zwraca je dyżurującemu pracownikowi, z dyspozycją ich zwrotu do magazynu
lub zachowania w depozycie Pracowni lub Czytelni.
4. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych, znajdujących się w podręcznym
depozycie, przekroczy dwa tygodnie, są one zwracane do magazynu bez dyspozycji
użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§7
Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (głównie mikrofilmy)
udostępniane są w postaci reprodukcji; dotyczy to zwłaszcza dokumentów uznanych za
szczególnie cenne . Dyrektor AAN może dopuścić do zamówienia takich materiałów w
oryginale tylko w indywidualnych i uzasadnionych przypadkach, na podstawie
umotywowanego oświadczenia użytkownika o nieprzydatności korzystania w zamierzonej
pracy z reprodukcji.
Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne udostępnia się kolejno: po zwróceniu
dyżurnemu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną . Wyjątki od tej zasady
dopuszczalne
są w przypadkach umotywowanych
szczególnymi potrzebami
badawczymi.
Pracownik dyżurujący, na prośbę użytkownika, udziela instruktażu i pomocy technicznej
przy uruchamianiu i wyłączaniu czytnika oraz przy zakładaniu i zdejmowaniu taśmy filmu.
W przypadku, gdy z winy użytkownika, dochodzi do uszkodzenia czytnika, jego elementu
konstrukcji lub zniszczenia mikrofilmu, koszt naprawy lub odtworzenia taśmy ponosi
użytkownik.
Użytkownik, po skończonej pracy z mikrofilmami, ma obowiązek przewinąć film do
początku.
Użytkownik zobowiązany jest do zwracania materiałów archiwalnych w należytym
porządku, przy całkowitym zachowaniu wewnętrznego układu akt.
§8
1. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z
materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych wypadkach wezwane do okazania
upoważnionym pracownikom Archiwum zawartości toreb itp. Kontroli mogą też być
poddane materiały wynoszone z Pracowni i Czytelni, w tym sporządzone przez
użytkowników notatki z przeglądanych archiwaliów.
2. Osobami upoważnionymi do kontroli są dyżurujący w Pracowni i Czytelni oraz pracownicy
służby ochrony, a także ich przełożeni.
1.
2.
3.
4.
5.
§9
Użytkownik materiałów archiwalnych korzysta z nich w ramach złożonego przezeń
Zgłoszenia, nie ingerując w ich układ i treść, zachowując dbałość o ich stan fizyczny i
bezpieczeństwo .
Korzystanie z materiałów archiwalnych w Pracowni i Czytelni powinno być prowadzone w
sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników akt.
Wynoszenie poza pomieszczenia Pracowni i Czytelni materiałów archiwalnych i pomocy
ewidencyjno - informacyjnych przez użytkowników jest zabronione, pod rygorem odmowy
dalszego udostępniania archiwaliów, niezależnie od ewentualnych innych sankcji
przewidzianych prawem.
Do Pracowni i Czytelni nie należy wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować
uszkodzenie dokumentów (w tym artykułów spożywczych, okryć wierzchnich, środków
barwiących, łatwopalnych itp.) a także teczek i toreb. Wyjątek stanowią torby przeznaczone
do transportu przenośnych komputerów; inne odstępstwa od powyższej zasady wymagają
każdorazowego uzgodnienia z dyżurującym pracownikiem.
Udostępnienie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich
reprodukowania. Posługiwanie się przez użytkowników własnymi urządzeniami
kopiującymi jest ściśle ograniczone do uregulowanego w odrębnym trybie filmowania lub
fotografowania (analogicznie: skanowania) materiałów archiwalnych. Zgodę na powyższe
wydaje Dyrektora AAN, o ile Archiwum nie jest w stanie wykonać takiej usługi, a
użytkownik uzasadni zastosowanie określonej przezeń techniki kopiowania (rejestracji
obrazu).
6. W Pracowni i Czytelni w szczególności zabronione jest:
a) spożywanie jedzenia i napojów,
b) ingerowanie w treść lub formę materiałów archiwalnych,
c) używanie jakiegokolwiek atramentu oraz korektorów i pisaków fluorescencyjnych,
d) sporządzanie notatek na papierze umieszczonym bezpośrednio na aktach,
e) opieranie się na materiałach archiwalnych lub umieszczanie na nich innych
przedmiotów,
f) używanie telefonu komórkowego, w tym posiadanie aparatu z włączonym
dźwiękiem,
g) kładzenie otwartych ksiąg i poszytów grzbietem do góry,
h) wymienianie się aktami z innymi użytkownikami.
§ 10
1. Użytkownik Pracowni i Czytelni ma prawo:
a) korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy
ewidencyjno-archiwalnych potrzebnych do pracy,
b) korzystać z doraźnej pomocy pracowników Archiwum,
c) korzystać z Biblioteki AAN w godzinach jej otwarcia oraz z własnych książek i
pomocy naukowych, przyniesionych do Pracowni lub Czytelni, pod warunkiem
zgłoszenia tego faktu dyżurującemu,
d) zamawiać w Pracowni i Czytelni (na własny koszt) kopie z materiałów
archiwalnych, w zakresie zgłoszonego tematu,
e) korzystać z własnego komputera przenośnego,
f) korzystać z komputerowych baz danych, udostępnianych na komputerach
stacjonarnych, umieszczonych w Pracowni i Czytelni,
g) korzystać z pomocy tłumacza (we własnym zakresie), po uprzednim zgłoszeniu tego
faktu dyżurującym pracownikom.
§ 11
1. Dyrektor AAN ma czas na podjęcie decyzji o zgodzie na reprodukcję materiałów
archiwalnych w terminie 7 dni od przyjęcia zamówienia (nie dotyczy zamówień na usługę
ekspresową).
2. Kopiowanie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na stan ich
uporządkowania lub zły stan zachowania.
3. Reprodukcje wykonywane na potrzeby osób prywatnych oraz do celów nie związanych z
postępowaniem sądowym lub administracyjnym opatrywane są pieczęcią z logo i nazwą
Archiwum Akt Nowych.
4. Użytkownik zobowiązany jest, po opublikowaniu pracy opartej w dużej mierze na
materiałach archiwalnych z zasobu AAN, do przekazania 2 egzemplarzy wydawnictwa na
potrzeby Archiwum. Obowiązek ten nie dotyczy rozpraw zamieszczanych w czasopismach i
pracach zbiorowych.
§ 12
1. Użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i do
bezwzględnego jego przestrzegania oraz do wykonywania poleceń porządkowych
pracowników Archiwum.
2. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku
przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez Dyrektora AAN
decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.
3. Rażące naruszanie zasad Regulaminu lub notoryczne ignorowanie poleceń porządkowych
pracowników Archiwum, może skutkować decyzją o wyproszeniu użytkownika z Pracowni
lub Czytelni, a w konsekwencji także z terenu AAN.
§ 13
Szczegółowy tryb udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych
unormowany jest w Zarządzeniu nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18
maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach
państwowych.