Przechowywanie informacji

PRZECHOWYWANIE INFORMACJI
Akta dotyczą bądź spraw załatwianych i takie akta nazywamy aktami bieŜącymi, bądź teŜ
spraw juŜ załatwionych i takie akta nazywa się aktami spraw załatwionych. Podział ten jest
waŜny z punktu widzenia sposobu przechowywania akt. Inaczej bowiem przechowuje się akta
bieŜące, a inaczej akta spraw załatwionych.
Akta bieŜące przechowywane są przez referenta7 zajmującego się daną sprawą. Skuteczny sposób
przechowywania musi zapewnić:
• łatwe i szybkie odnalezienie akt;
• łatwe i szybkie wyjęcie akt i odłoŜenie ich ponownie na miejsce przechowywania.
Spełnienie tych warunków moŜliwe jest tylko wtedy, gdy akta będą przechowywane w określonym porządku. Zachowanie tego porządku jest szczególnie waŜne w sytuacji, gdy z tych samych
akt korzysta więcej niŜ jedna osoba. Podstawowym warunkiem skutecznego przechowywania
dokumentów jest określenie trwałego i logicznego systemu grupowania i przechowywania. Stworzenie takiego systemu oznacza konieczność uporządkowania i pogrupowania spraw, jakimi zajmuje
się referent lub komórka organizacyjna. Powstanie wtedy struktura zbioru przechowywanych
dokumentów.
Przykład przedstawiający strukturę zbioru przechowywanych dokumentów w
przedsiębiorstwie, gdzie obowiązuje dziennikowy system kancelaryjny.
Pracownik działu spraw osobowych w duŜym banku prowadzi sprawy związane z czasem pracy i
sprawy socjalno - bytowe. W wyniku tych grupowań powstaje następująca struktura zbioru
przechowywanych dokumentów:
1.
Czas pracy
1.1. Listy obecności
1.2. Zwolnienia lekarskie
1.3. Urlopy
1.3.1. Urlopy wypoczynkowe
1.3.2. Urlopy okolicznościowe
1.4. Delegacje słuŜbowe
1.4.1. Delegacje słuŜbowe — krajowe
1.4.2. Delegacje słuŜbowe — zagraniczne
1.5. Analizy efektywnego czasu pracy
1.6. Inne sprawy związane z czasem pracy 2. Sprawy socjalno-bytowe
2.
Sprawy socjalno - bytowe
2.1. Działalność kulturalno-oświatowa
2.2. Działalność sportowo-rekreacyjna
2.3. Potrzeby mieszkaniowe pracownika
2.3.1. PoŜyczki
2.3.2. Pomoc bezzwrotna
2.4. Zakładowe obiekty socjalne
2.5. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
2.6. Inne sprawy socjalno-bytowe.
Strukturę zbioru przechowywanych dokumentów określa referent w porozumieniu z
kierownikiem komórki organizacyjnej - powinna być ona przejrzysta i wyczerpująca.
Struktura zbioru przechowywanych dokumentów nie ma charakteru stałego - w miarę potrzeb
tworzy się dodatkowo określone podgrupy.
Przykład przedstawiający strukturę zbioru przechowywanych dokumentów w
przedsiębiorstwie, gdzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny
Pracownik działu spraw osobowych w duŜym banku prowadzi sprawy związane z czasem pracy i
sprawy socjalno-bytowe. Sprawy te w wykazie akt, który jest załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej
opracowanej na potrzeby banku, sklasyfikowane zostały następująco:
15 Czas pracy
150 Listy obecności
151 Zwolnienia lekarskie
152 Urlopy
1520 Urlopy wypoczynkowe
1521 Urlopy okolicznościowe
153 Delegacje słuŜbowe
1530 Delegacje słuŜbowe — krajowe
1531 Delegacje słuŜbowe — zagraniczne
154 Analizy efektywnego czasu pracy
155 Inne sprawy związane z czasem pracy
16 Sprawy socjalno-bytowe
160 Działalność kulturalno-oświatowa
161 Działalność sportowo-rekreacyjna
162 Potrzeby mieszkaniowe pracownika
1620 PoŜyczki
1621 Pomoc bezzwrotna
163 Zakładowe obiekty socjalne
164 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
165 Inne sprawy socjalno-bytowe
Pracownik powinien przechowywać dokumenty przy zachowaniu struktury wynikającej
z wykazu akt.
Akta bieŜące mogą być przechowywane w sposób tradycyjny lub z wykorzystaniem
komputerów. Do tradycyjnego przechowywania informacji słuŜą: segregatory, skoroszyty,
teczki i obwoluty. Wszystkie te urządzenia powinny być czytelnie opisane (pełna nazwa akt
oraz przy systemie bezdziennikowym znak akt wg wykazu akt, data pierwszego i ostatniego
przechowywanego dokumentu, oznaczenie kategorii archiwalnej akt czyli okresu
przechowywania akt) i powinny mieć stałe miejsca przechowywania (np. stała półka w
szafie). Teczki lub segregatory zakładane są w miarę przybywania ilości akt.
Przechowywanie informacji z wykorzystaniem komputerów związane jest z:
- skanowaniem dokumentów
- wczytywania danych do pamięci komputerów
- przechowywania danych na kilku nośnikach na wypadek utraty informacji (uszkodzenie
dysku, wirusy itp.)
Pierwszy z systemów to przechowywanie w sposób tradycyjny jest on konieczny w
przypadku niektórych dokumentów ze względu na określoną przepisami prawa konieczność
podpisywania tych dokumentów przez dwa róŜne podmioty (np. umowa, faktura VAT). Drugi
system-przechowywanie dokumentów własnych (powstających w danej komórce
organizacyjnej) w pamięci komputera—zapewnia szybkie i łatwe ich odnalezienie.
Wykorzystanie komputerów do przechowywania redagowanych dokumentów jest szczególnie
waŜne w sytuacji, kiedy ilość korespondencji jest duŜa, a częste jej odszukiwanie sprawia
znaczne kłopoty. Aby jednak zapewnić szybkie odszukanie dokumentów, naleŜy
jednoznacznie określić strukturę zbioru tych dokumentów. W tym celu wykorzystać moŜna
zarówno edytor tekstu, jaki i -bazę danych, arkusz kalkulacyjny, czy teŜ program opracowany
dla potrzeb sekretariatu. TakŜe ta forma przechowywania powinna mieć jasną i przejrzystą
strukturę zbioru dokumentów ( Przykład 1 i 2).
Kategorie przechowywania akt
Akta spraw załatwionych mogą być przechowywane (w komórce organizacyjnej lub w
archiwum) bądź teŜ niszczone. W komórce organizacyjnej przechowywane są akta spraw
załatwianych w ciągu bieŜącego roku, dalsze przechowywanie odbywa się w archiwum
zakładowym. Okres przechowywania akt zaleŜy od rodzaju dokumentów (dokumenty o
wartości historycznej i dokumenty uŜytkowe). Wszystkie dokumenty, z punktu widzenia
czasu ich przechowywania (archiwizowania), dzieli się na następujące kategorie:
• kategoria A: obejmuje materiały archiwalne (akta i dokumenty, korespondencję i
dokumentację, które mają znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, o działalności
Państwa Polskiego), okres ich przechowywania jest w zasadzie nieograniczony. W
przedsiębiorstwach dokumenty, które moŜemy zaliczyć do kategorii A to m.in.: sprawozdania
finansowe (np. bilans, rachunek zysków i strat), akty powstania przedsiębiorstw, akty
własności nieruchomości;
• kategoria B: obejmuje materiały niearchiwalne, które ze względu na okres przechowywania
dzielą się na trzy grupy:
1)
Bc - obejmuje dokumenty o krótkotrwałym znaczeniu; po wykorzystaniu tych
dokumentów, z reguły po roku, przekazywane są one na makulaturę;
2)
Bn — gdzie n jest cyfrą lub liczbą arabską, która wyznacza okres
przechowywania akt (w pełnych latach kalendarzowych licząc od 1 stycznia roku
następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia). NaleŜą tu m.in.
dowody księgowe (B5) oraz akta osobowe (B50), listy płac i karty wynagrodzeń
pracowników (B12), deklaracje podatkowe (B5);
3)
BEn - obejmuje dokumenty, które po określonym czasie (n) zostają
zweryfikowane przez eksperta archiwum państwowego. Na podstawie tej ekspertyzy
dokonuje się ostatecznej klasyfikacji akt. Do tej kategorii zalicza się więc te
dokumenty, które wymagają ponownego sprawdzenia i zakwalifikowania do
właściwej kategorii.
Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane są do archiwów zakładowych po upływie
roku licząc od końca roku, w którym były załatwiane. Na przykład akta sprawy załatwionej
10 lutego 1999 r. zostaną przekazane do archiwum zakładowego nie wcześniej niŜ 2 stycznia
2001 r.