W związku ze zgłaszanym przez Beneficjentów RPO WZ

Szczecin, 16.09.2013 r.
Burda Sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 20 /2
70-462 Szczecin
(Zamawiający)
(Oferent)
ZAPYTANIE OFERTOWE
W związku z realizacją przez Zamawiającego – firmę Burda Sp. z o.o. projektu pt. „WebTaxOffice Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”, który otrzymał dofinansowanie w ramach
Poddziałania 1.1.3 RPO WZ – Inwestycje MSP w nowe technologie z Regionalnego Programu
Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013 – zwracamy się z prośbą o złożenie
oferty, w odpowiedzi na poniższe zapytanie.
1. Stosowane pojęcia
 Zamawiający – firma Burda Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Piłsudskiego 20/2, 70-462 Szczecin,
 Oferent – firma składająca ofertę będącą odpowiedzią na Zapytanie Ofertowe,
 Zapytanie Ofertowe – niniejsze zapytanie wraz ze wszystkimi załącznikami,
 Specyfikacja – specyfikacja techniczna Oprogramowania (załącznik nr 4),
 Oprogramowanie – oprogramowanie „WebTaxOffice - Hybrydowy System Księgowy” zgodne
ze Specyfikacją,
 Harmonogram Projektu – harmonogram realizacji projektu pn. „WebTaxOffice - Hybrydowy
System Księgowy Burda Sp. z o.o.” (załącznik nr 5),
 NDA – podpisywana przez Oferenta umowa o poufności (załącznik nr 2),
 Umowa – niepodlegający negocjacjom wzór umowy jaką Zamawiający zawrze z wyłonionym
w ramach procedury zbierania i wyboru ofert Oferentem, na mocy której Oferent
dostarczy/wykona Przedmiot Zamówienia (załącznik nr 3),
 Przedmiot Zamówienia - przedmiot określony w punkcie 2 Zapytania Ofertowego.
2. Przedmiot Zamówienia
Nabycie przez Zamawiającego wyłącznej licencji na Oprogramowanie wraz z jego instalacją, zgodnie
z Harmonogramem Projektu
3. Warunki
1. Oferent zobowiązuje się do podpisania i dostarczenia Umowy wraz z załącznikami do siedziby
Zamawiającego, w celu jej obustronnego podpisania, przy następujących założeniach:
a) Termin podpisania i dostarczenia Umowy wraz z wymaganymi załącznikami do
siedziby Zamawiającego nie może przekroczyć 2 dni roboczych od daty otrzymania
pisemnej informacji o wyborze oferty Oferenta przez Zamawiającego.
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
b) Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze przedstawionej przez niego oferty za
pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) na adres e-mail Oferenta podany w
złożonej przez niego ofercie. Wysłany e-mail zawierał będzie również propozycję
terminu podpisania Umowy, przy stałym założeniu, że Umowa zostanie podpisana w
siedzibie Zamawiającego, w dni robocze w godzinach 8-16, w terminie nie
przekraczającym założeń punktu 3.1.a).
c) Oferent powinien potwierdzić zaproponowany termin (o którym mowa w 3.1.b)), lub
ewentualnie zaproponować inny, mieszczący się w założeniach punktu 3.1.a) również
e-mailowo na adres [email protected], najpóźniej do godziny 18:00
następnego dnia roboczego od daty otrzymania pisemnej informacji o wyborze jego
oferty przez Zamawiającego. W innym wypadku za termin podpisania Umowy uznaje
się termin zaproponowany przez Zamawiającego, zgodnie z zapisami punktu 3.1.b).
d) W wypadku niedotrzymania przez wybranego Oferenta terminu określonego w
punkcie 3.1.a), przy jednoczesnym zachowaniu postanowień punktu 3.1.b) przez
Zamawiającego, przyjmuje się, że Oferent automatycznie rezygnuje ze złożonej
wcześniej Oferty na niniejsze Zapytanie Ofertowe. W takim wypadku nastąpi
wyznaczenie oraz poinformowanie nowego Oferenta, zgodnie ze sporządzoną
wcześniej listą rankingową.
e) Jeżeli zostanie wyznaczony nowy Oferent, obowiązują go wszystkie zasady
przedstawione niniejszym Zapytaniem Ofertowym, włączając w to postanowienia
punktu 3.1.
Oferent wypełnia wszystkie pola w szablonie oferty, w szczególności: dane firmy, adres e-mail
do kontaktu, kwoty liczbowo i kwotę słownie.
Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Ofertę pod rygorem nieważności należy złożyć w
formie pisemnej (dopuszcza się formę elektroniczną e-mail w formie podpisanych skanów).
Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta. Oznacza
to, iż jeżeli z dokumentu lub dokumentów określających status prawny Oferenta wynika, iż do
reprezentowania Oferenta upoważnionych jest łącznie kilka osób to dokumenty wchodzące w
skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby. Oferta musi być podpisana przez
osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta lub pełnomocnika, przy czym w tym wypadku
wymagane jest także złożenie stosownego pełnomocnictwa.
Do oferty należy dołączyć aktualny odpis lub wydruk mu odpowiadający z Krajowego Rejestru
Sądowego, innego rejestru czy ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny
oferenta i umocowanie osób go reprezentujących. Jeżeli z danych wpisanych do KRS nie
wynika sposób reprezentacji podmiotu, wraz z ofertą należy złożyć dokumenty potwierdzające
umocowanie osób reprezentujących oferenta oraz zakres umocowania. Dokumenty powinny
być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty
potwierdzone „za zgodność z oryginałem” wraz z datą i podpisem osób upoważnionych do
reprezentacji firmy.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferta nie zawierająca pełnego
zakresu przedmiotu zapytania zostanie odrzucona.
W razie jakichkolwiek nieprawidłowości lub braków formalnych złożonej oferty, Zamawiający
taką ofertę odrzuca i informuje o tym fakcie Oferenta. W takim wypadku Oferent ma prawo
złożyć poprawioną ofertę jeszcze raz, jednak w terminie zgodnym z Zapytaniem Ofertowym.
Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Termin zakończenia realizacji Przedmiotu Zamówienia określonego w punkcie 2: do dnia
13.06.2014 r.
Umowa zostanie opublikowana pod adresem www.ksiegowosc-burda.pl do dnia 17.09.2013r.
do godziny 12:00 i będzie dostępna do dnia 23.09.2013r. do godz. 16:00, a także zostanie
rozesłana na e-mail do wszystkich Oferentów (dopuszcza się formę poczty e-mail). Wzór
Umowy można odebrać również osobiście w siedzibie Zamawiającego, w podanych wyżej
terminach.
Specyfikacja i Harmonogram Projektu udostępnione zostaną po dostarczeniu oryginału
podpisanej NDA (załącznik 2) do siedziby Zamawiającego w dniach 16.09.2013 - 23.09.2013
od godziny 8:00 do 16:00.
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
Kryteria wyboru / oceny oferty:
Kryteria formalne:
1.
Oferta wpłynęła w wyznaczonym terminie,
2.
Oferta jest zgodna z wymaganiami określonymi niniejszym zaproszeniem do składania ofert
Kryteria i warunki wyboru oferty:
1.
100% cena
Termin i sposób złożenia oferty:
Ofertę w języku polskim wraz z wszystkimi wymaganymi dokumentami należy dostarczyć osobiście,
lub drogą elektroniczną e-mail (wtedy należy wysłać podpisane skany wszystkich dokumentów,
zachowując ich oryginały, które zostaną przekazane Zamawiającemu podczas podpisywania Umowy)
na formularzu ofertowym wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zaproszenia na adres:
Burda Sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 20/2
70-462 Szczecin
w terminie – do 23.09.2013 r. do godziny 12:00.
Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu 23.09.2013 r. do godziny 18:00. Na jego podstawie powstanie lista
rankingowa zawierająca oferentów w kolejności zgodnej z obranymi kryteriami przedstawionymi w
niniejszym Zapytaniu Ofertowym.
Powiadomienie Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę zostanie wysłane przez Zamawiającego
tego samego dnia, do godziny 20:00, na piśmie za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, wraz z
proponowanym terminem podpisania Umowy, na adres Oferenta wskazany w złożonej przez niego
ofercie, zgodnie z zapisami zawartymi w punkcie 3.1.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego oraz
załączników, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub
uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Oferentom niezwłocznie w formie
pisemnej (e-mail, fax), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego.
Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany
treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w
ofercie, jednak nie dłuższy niż ilość dni, które minęły od czasu publikacji Zapytania Ofertowego do
czasu wprowadzenia zmiany.
Niniejsze zapytanie ofertowe jest dostępne również na stronie internetowej Zamawiającego, pod
adresem: www.ksiegowosc-burda.pl
W razie pytań informacji udziela:
Elżbieta Burda – tel. 602 473942; e-mail: [email protected]
Adres siedziby Zamawiającego:
Burda Sp. z o.o.
ul. Piłsudskiego 20 /2
70-462 Szczecin
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”
Załączniki:
1.
2.
3.
4.
5.
Wzór formularza ofertowego
NDA
Umowa*
Specyfikacja**
Harmonogram Projektu**
* Zgodnie z zapisem umieszczonym w punkcie 3.10
** Zgodnie z zapisem umieszczonym w punkcie 3.11
„WebTaxOffice – Hybrydowy System Księgowy Burda Sp. z o.o.”
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013”