Program certyfikacji systemów QMS

Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
PROGRAM QMS
Certyfikacji Systemów Zarządzania
Jakością
wg wymagań normy
PN-EN ISO 9001
Imię i nazwisko
Opracował:
mgr inż. Łukasz Brudny
Sprawdził:
inż. Ireneusz Adamus
Zatwierdził:
mgr inż. Michał Zarzycki
Data
Podpis
Dokument jest nadzorowany i aktualny w dniu zatwierdzenia. Użytkownik egzemplarza jest
zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po tym terminie.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 1 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
1.
Cel i zakres programu
Celem tego dokumentu jest określenie zasad certyfikacji systemów zarządzania jakością zgodnie
z aktualnym zakresem akredytacji określonym przez Polskie Centrum Akredytacji. Dokumentem
odniesienia w procesie certyfikacji (kryterium certyfikacji) jest norma PN-EN ISO 9001 „Systemy
zarządzania jakością. Wymagania”.
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o. certyfikuje Systemy
Zarządzania Jakością na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
Prowadząc procesy certyfikacji systemów zarządzania jakością Jednostka TEST nie podzleca
żadnych działań związanych z procesem.
2.
Akty prawne i normatywne obowiązujące w obszarze certyfikacji systemów
zarządzania.
Zasady procesów certyfikacji systemów zarządzania, nadzoru oraz ponownej certyfikacji oparte
są o wymagania poniższych dokumentów:
3.

PN-EN ISO/IEC 17021 „Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących
auditowanie i certyfikację systemów zarządzania”,

Specyfikacja techniczna PKN-ISO/IEC TS 17021-3 „Ocena zgodności. Wymagania dla
jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania. Część 3:
Wymagania dotyczące kompetencji do auditowania i certyfikacji systemów zarządzania
jakością”,

PN-EN ISO 9001 „Systemy zarządzania jakością. Wymagania”

PN-EN ISO/IEC 17000 „Ocena zgodności. Terminologia i zasady ogólne”,

PN-EN ISO 9000 „Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia”,

IAF MD 1 „Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zasad próbkowania w procesach
certyfikacji organizacji wielooddziałowych”,

IAF MD 5 „Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS
i EMS”,

Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności,

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 kwietnia 2002 r. w sprawie sposobu
ustalania opłat za czynności związane z systemem oceny zgodności oraz akredytacją
jednostek certyfikujących, kontrolujących i laboratoriów.
Wymagania dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemów zarządzania
jakością
Warunkiem przystąpienia do certyfikacji dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemu
zarządzania jakością w Jednostce TEST jest posiadanie wdrożonego i udokumentowanego
systemu zarządzania wg wymagań normy PN-EN ISO 9001 oraz udokumentowania
funkcjonowania systemu przez okres przynajmniej trzech miesięcy.
Jednostka TEST udziela certyfikacji w momencie uzyskania wystarczającego dowodu na to,
że ustalenia dotyczące systemu zarządzania jakością zostały wdrożone, są skuteczne i będą
nadal utrzymywane, a wszystkie niezgodności stwierdzone podczas auditu w organizacji
wnioskującej o certyfikację zostały skorygowane, a działania korygujące sprawdzone w trybie
ustalonym przez Jednostkę TEST.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 2 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
4.
Przebieg procesu certyfikacji systemów zarządzania jakością (SCHEMAT)
Ważność
certyfikacji
Decyzja o początkowej
certyfikacji/ponownej
certyfikacji
KLIENT - zapytanie
o certyfikację
1. Informator dla klientów
2. Cennik
Wiceprezes ds. certyfikacji udzielenie informacji
o certyfikacji
KLIENT -złożenie wniosku
o certyfikację i informacji
uzupełniających do certyfikacji
(dokumentacji systemu zarządzania
jakością), oraz uiszczenie opłaty
wstępnej
Wiceprezes ds. certyfikacji
(wspomagany przez
kompetentnych specjalistów) –
przegląd formalny,
merytoryczny i rejestracja
wniosku
Ewidencja elektroniczna oraz
książkowa
Identyfikacja zastrzeżeń i prośba
o dodatkowe informacje
(jeżeli ma to zastosowanie)
Opracowanie programu auditu
Propozycja odnośnie certyfikacji
i potwierdzenie programu auditu
Klient i Jednostka TEST
zawierają formalną umowę
w sprawie certyfikacji
Decyzja o odmowie
wraz z uzasadnieniem
(poinformowanie
KLIENTA)
Przekazanie do archiwum
Ewidencja elektroniczna
oraz książkowa
Program QMS
Początkowa certyfikacja
Wiceprezes ds. certyfikacji –
wyznaczenie kompetentnego
zespołu auditującego
Bieżące działania w nadzorze
Audity nadzoru (pierwszy audit
nadzoru odbywa się w ciągu 12
miesięcy od drugiego etapu
auditu, potem co najmniej raz
w roku|)
Ponowna certyfikacja (działania
związane z ponowną
certyfikacją
- zakończone muszą być przed
wygaśnięciem certyfikacji)
Wiceprezes ds. certyfikacji - wymiana informacji pomiędzy klientem
a jednostką certyfikującą (np. zmiana zakresu), określenie, czy są
wymagane zmiany w programie auditu
Plan pierwszego etapu auditu
Wiceprezes ds. certyfikacji - planowanie
auditu ponownej certyfikacji
Przeprowadzenie
pierwszego etapu auditu
Wiceprezes ds. certyfikacji - Potwierdzenie programu auditu
i poinformowanie klienta
Rozwiązanie zastrzeżeń będących
wynikiem pierwszego etapu auditu
(jeśli ma to zastosowanie)
Wiceprezes ds. certyfikacji – powołanie kompetentnego zespołu
auditującego
Plan drugiego etapu auditu
Przeprowadzenie
drugiego etapu auditu
Rozwiązanie zastrzeżeń będących
wynikiem drugiego etapu auditu
(jeśli ma to zastosowanie) – w razie
potrzeby przeprowadzenie
dodatkowego auditu ograniczonego
Wnioski z auditu początkowej
certyfikacji
Decyzja dotycząca początkowej
certyfikacji
Warunek wydania certyfikatu:
1. Umowa o nadzorze
2. Dokonanie opłaty
Plan auditu nadzoru
Plan auditu ponownej certyfikacji
Przeprowadzenie auditu
nadzoru
Przeprowadzenie auditu
ponownej certyfikacji
Rozwiązanie zastrzeżeń
dotyczących auditu nadzoru
(jeśli ma to zastosowanie)
Rozwiązanie zastrzeżeń
dotyczących auditu ponownej
certyfikacji
(jeśli ma to zastosowanie)
Wnioski z auditu nadzoru
Wnioski z auditu ponownej
certyfikacji
Wiceprezes ds. certyfikacji niezależny przegląd certyfikacji
Wiceprezes ds. certyfikacji udzielenie początkowej
certyfikacji i wydanie
dokumentów certyfikacyjnych
Wydanie z 30.01.2015 r.
Decyzja dotycząca ponownej
certyfikacji
Udzielenie ponownej
certyfikacji i wydanie
dokumentów certyfikacyjnych
Przekazanie do archiwum
Ewidencja elektroniczna oraz
książkowa
Strona 3 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
4.1. Postępowanie wstępne / informacyjne
Kierownictwo Jednostki otrzymuje zapytanie od organizacji/klienta na temat certyfikacji systemów
zarządzania. Zapytanie to może być w formie elektronicznej, pisemnej, telefonicznej
lub osobiście.
Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji udziela organizacji/klientowi informacji o zasadach,
przebiegu, opłatach finansowych i wymaganych dokumentach dotyczących certyfikacji
(Informator dla klientów – strona internetowa Jednostki TEST).
4.2. Zgłoszenie Wniosku o certyfikację systemu zarządzania
Organizacja/klient składa wniosek o przeprowadzenie certyfikacji systemu zarządzania
zawierający podstawowe informacje o Wnioskodawcy, określenie wnioskowanego zakresu
certyfikacji oraz obszaru objętego systemem zarządzania w organizacji Wnioskodawcy oraz:
 Księgę systemu zarządzania,
 Procedury systemu zarządzania,
 wyciąg z rejestru sądowego lub inny dokument potwierdzający prowadzenie działalności
gospodarczej (np. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej),
Formularz wniosku dostępny jest na stronie internetowej www.joac-test.pl.
W przypadkach wątpliwości szczegółowe określenie zakresu dokumentacji załączonej
do Wniosku powinno być uzgadniane pomiędzy organizacją a Jednostką TEST.
Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji (wspomagany przez kompetentnych specjalistów) dokonuje
przeglądu wniosku, dostarczonych dokumentów pod względem formalnym oraz merytorycznym
i podejmuje decyzję o rozpoczęciu (lub odmowie) procesu certyfikacji.
Sekretarz Jednostki dokonuje rejestracji wniosku (w przypadku braku kompletu dokumentów
w terminie 7 dni wnioskodawca zostaje zobowiązany do ich uzupełnienia) nadając znaki
identyfikacyjne danej sprawie.
Po zarejestrowaniu wniosku o certyfikację i jego przeglądzie w Jednostce TEST organizacja/
klient otrzymuje ofertę oraz do zaakceptowania dwa egzemplarze umowy o certyfikację
określającą obowiązki i prawa stron oraz wzajemne zobowiązania terminowe i finansowe.
Organizacja/Klient po podpisaniu umów dostarcza 1 egzemplarz do Jednostki TEST.
4.3. Przygotowanie do Auditu Certyfikującego.
Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji na podstawie danych zawartych w przeglądzie wniosku
wyznacza kompetentny zespół auditujący (zgodnie z Procedurą P-15-01) do przeprowadzenia
procesu certyfikacji. W każdym zespole wyznacza się auditora wiodącego oraz w zależności od
potrzeb - ekspertów technicznych.
Członkowie zespołu wybierani są z zatwierdzonej listy auditorów/ekspertów o odpowiednich
kompetencjach i doświadczeniu.
Zadania wyznaczone dla zespołu auditującego:
 zbadanie i zweryfikowanie struktury, polityki, procesów, procedur, zapisów i dokumentów
związanych organizacji, w odniesieniu od systemu zarządzania jakością,
 ustalenie, czy spełniają one wszystkie wymagania w odniesieniu do wnioskowanego
zakresu certyfikacji,
 ustalenie, czy są ustanowione, wdrożone i skutecznie utrzymywane procesy i procedury,
w celu zapewnienia podstawy zaufania do systemu zarządzania Klienta, oraz
 zakomunikowanie Klientowi, w celu podjęcia przez niego działań, wszystkich sprzeczności
pomiędzy polityką, celami i zadaniami (zgodnymi z wymaganiami Jednostki TEST i normy
odniesienia), a wynikami auditu.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 4 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
Następnie Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji (wspomagany przez kompetentnych specjalistów)
opracowuje program auditów dotyczący całego cyklu certyfikacji dla danej organizacji/klienta.
Zespół auditujący dokonuje merytorycznej oceny dostarczonej dokumentacji systemowej
organizacji oraz przekazuje klientowi informacje dotyczące istotnych niezgodności dokumentacji
z wymaganiami normy odniesienia.
Po ustaleniu z organizacją terminu auditu auditor wiodący na 2 tygodnie przed planowanym
auditem przekazuje planu auditu oraz informacji o składzie zespołu auditującego.
Organizacji przysługuje prawo wnioskowania na piśmie o zmianę poszczególnych członków
zespołu auditorskiego np. w przypadku sytuacji występującego konfliktu interesów, nieetycznych
zachowań itp. Zgłoszenie wniosku powinno nastąpić w okresie 5 dni od otrzymania informacji
z Jednostki TEST o składzie zespołu. W uzasadnionych przypadkach Jednostka TEST dokona
zmiany członków proponowanego składu zespołu auditorskiego.
4.4. Audit certyfikujący prowadzony w dwóch etapach
Ocena w organizacji rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, na którym auditor wiodący
przekazuje upoważnienie do przeprowadzenia auditu, uzgadnia z Organizacją ewentualne
zmiany dot. planu auditu, który wcześniej przygotował, potwierdza cel, zakres i kryteria auditu.
Ponadto przedstawia metody działań i procedury auditowania Jednostki TEST w tym również
informuje o zachowaniu poufności przez członków zespołu auditorskiego. Postępuje zgodnie
z wymaganiami zawartymi w normie PN-EN ISO/IEC 17021.
4.4.1. Etap 1 auditu
Etap 1 auditu przeprowadzany jest w celu:
a) auditowania dokumentacji systemu zarządzania klienta,
b) oceny lokalizacji klienta i specyficznych dla lokalizacji warunków oraz przeprowadzenia
dyskusji z personelem klienta w celu określenia gotowości do etapu 2 auditu,
c) przeprowadzenia przeglądu statusu klienta i zrozumienia przez niego wymagań normy,
zwłaszcza w odniesieniu do identyfikacji kluczowych aspektów sposobu działania lub
znaczących aspektów, procesów, celów i działania systemu zarządzania,
d) zebrania niezbędnych informacji dotyczących zakresu systemu zarządzania, procesów
i lokalizacji klienta, oraz związanych z nimi statutowych i prawnych aspektów oraz
zgodności (np. aspektów jakościowych, środowiskowych, prawnych działalności klienta,
związane z nimi ryzyka, itp.),
e) uzgodnienia z klientem szczegółów etapu 2.
f) Skoncentrowanie się na zaplanowaniu drugiego etapu auditu poprzez osiągnięcie
wystarczającego zrozumienia systemu zarządzania klienta i prowadzonej przez niego
działalności w danej lokalizacji w kontekście możliwych znaczących aspektów.
g) oceny, czy są planowane i realizowane audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania oraz
czy poziom wdrożenia systemu zarządzania uzasadnia gotowość klienta do drugiego
etapu auditu.
Przy określaniu odstępu pomiędzy 1, a 2 etapem auditu Jednostka TEST bierze pod uwagę
konieczność rozwiązania przez klienta kwestii zidentyfikowanych podczas I etapu auditu.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 5 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
4.4.2. Etap 2 auditu
Celem etapu 2 auditu jest ocena skuteczności wdrożenia systemu zarządzania klienta.
Etap 2 auditu odbywa się w lokalizacji (lokalizacjach) klienta i obejmuje co najmniej:
a) informacje i dowody zgodności ze wszystkimi wymaganiami normy PN-EN ISO 9001,
b) monitorowanie, pomiary, raportowanie i przeglądanie działań w odniesieniu
do kluczowych celów ogólnych i mierzalnych (zgodnych z wytycznymi w stosownej normy
dotyczącej systemu zarządzania lub innego dokumentu normatywnego),
c) system zarządzania klienta i sposób jego działania pod względem zgodności z prawem,
d) kontrolę operacyjną procesów klienta,
e) audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania,
f) odpowiedzialność kierownictwa za politykę organizacji,
g) powiązania pomiędzy wymaganiami normatywnymi, polityki, celami ogólnymi
i celami mierzalnymi w działaniach (spójnymi z wytycznymi w stosownej normie
dotyczącej systemu zarządzania lub innego dokumentu normatywnego), wszystkimi
stosownymi wymaganiami prawnymi, odpowiedzialnościami, kompetencjami personelu,
procedurami, danymi dotyczącymi efektywności oraz ustaleniami i wnioskami z auditów
wewnętrznych.
2 etap auditu certyfikującego kończy się spotkaniem zamykającym, na którym auditor potwierdza
z organizacją (lub nie) zgodności zakresu działalności objętej SZJ organizacji z treścią wniosku.
W przypadku niezgodności dalsze działania wymagają uzgodnień z kierownictwem organizacji.
Przedstawiane są również m.in. wnioski z przebiegu auditu. Wnioski dotyczą pozytywnych
aspektów ocenianego systemu oraz ewentualnych uwag i niezgodności. W przypadku
stwierdzenia niezgodności podczas auditu certyfikującego, zespół auditujący wystawia kartę
niezgodności.
Każda niezgodność musi być odniesiona do jednego/kilku wymagań normy odniesienia
lub innego dokumentu, który zawiera wymagania certyfikacyjne. Organizacja w ciągu 14 dni od
daty auditu powinna przekazać do Jednostki TEST z powiadomieniem auditora wiodącego
wypełnioną kartę niezgodności. Auditor wiodący dokonuje przeglądu zaproponowanych przez
organizację korekcji i działań korygujących na podstawie:
 dostarczonych dokumentów lub,
 auditu dodatkowego.
4.4.3. Audit dodatkowy
Audit dodatkowy może być przeprowadzony w przypadku stwierdzenia przez Jednostki
TEST potrzeby sprawdzenia skuteczności wdrożenia w organizacji działań korekcyjnych
i korygujących w celu zamknięcia stwierdzonych w czasie auditu niezgodności. Audit dodatkowy
może być przeprowadzony w pełnym zakresie lub w zakresie ograniczonym obejmującym
wyłącznie obszary związane z niezgodnościami i działaniami, których skuteczność realizacji ma
być oceniona. Z auditu sporządzany jest pisemny raport.
4.5. Wnioski z oceny
Pozytywna ocena wykonania korekcji / działań korygujących przez auditora wiodącego jest
podstawą do wnioskowania o przyznanie certyfikatu. W terminie do 30 dni od zakończenia
wszystkich działań przekazana zostanie do organizacji kopia raportu z auditu. Klient ma
możliwość przedstawienia swoich uwag i spostrzeżeń do zapisów zawartych w raporcie, które
powinien odesłać do 7 dni od daty otrzymania raportu.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 6 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
4.6. Decyzja o certyfikacji
Decyzję o certyfikacji podejmuje Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji na podstawie wniosku
auditora wiodącego. Decyzja o przyznaniu certyfikatu nie może zostać podjęta dopóki wszystkie
niezgodności nie zostaną skorygowane, a realizacja niezbędnych działań korygujących
nie zostanie zweryfikowana przez auditora wiodącego, w sposób określony pomiędzy auditorem
wiodącym a organizacją auditowaną.
Informacje niezbędne do podjęcia decyzji w sprawie certyfikacji zawarte są w:
 raporcie z auditu wraz z komentarzami do niezgodności (jeżeli wystąpiły) i gdzie to jest
możliwe, podjętych przez klienta korekcji i działań korygujących,
 wniosku zespołu auditującego, czy udzielić czy nie udzielić certyfikacji łącznie
ze wszystkimi warunkami i spostrzeżeniami.
Organizacja jest informowana pisemnie o podjętej decyzji. Wraz z pismem przesyłana jest kopia
raportu z auditu.
W przypadku decyzji odmownej organizacja otrzymuje pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem.
Certyfikat systemu zarządzania jakością wydawany jest przez Jednostkę TEST na okres 3 lat
od daty podjęcia decyzji i nie może być odstępowany na rzecz osób trzecich.
4.7. Wydanie certyfikatu
Po podpisaniu umowy o nadzorze nad udzielonym certyfikatem i uregulowaniu kosztów
postępowania certyfikacyjnego organizacja otrzymuje dwa egzemplarze certyfikatu. Forma
przekazania certyfikatu uzgadniana jest indywidualnie.
Z chwilą przekazania certyfikatu, jego posiadacz ma prawo wykorzystywać certyfikat
w sposób zgodny z podpisaną umową i obowiązującymi przepisami. Posiadacz certyfikatu ma
prawo podać do publicznej wiadomości, że uzyskał certyfikat oraz podać zakres certyfikacji. Fakt
posiadania certyfikatu może być użyty przez jego posiadacza w reklamie, przy czym nie może
być wątpliwości, że certyfikat dotyczy systemu zarządzania a nie sprzedawanych przez niego
wyrobów.
4.8. Nadzór nad wydanym certyfikatem
W celu zapewnienia, że certyfikowany przez Jednostkę TEST system zarządzania jakością nadal
spełnia wymagania normy odniesienia oraz że certyfikowana organizacja przestrzega wszystkie
wymagania wynikające z certyfikacji, Jednostka TEST sprawuje nadzór nad system zarządzania
od momentu wydania certyfikatu do wygaśnięcia jego terminu ważności. Celem nadzoru jest
m.in. rozważenie wpływu ewentualnych zmian w tym systemie, wynikających ze zmian
w działaniach organizacji, na zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji.
Nadzór jest sprawowany poprzez prowadzone przez Jednostkę TEST planowane i pozaplanowe
audity nadzoru, analizę napływających do Jednostki TEST skarg dotyczących funkcjonowania
systemu zarządzania organizacji oraz nadzorowanie dotrzymywania przez organizację warunków
umowy o certyfikację (w tym sposobu wykorzystywania faktu posiadania certyfikatu
w działalności reklamowej i promocyjnej oraz posługiwania się znakiem certyfikowanego systemu
zarządzania).
Audity planowe przeprowadzane są co najmniej raz w roku. Pierwszy audit w nadzorze po
certyfikacji nie jest późniejszy niż 12 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu
certyfikacyjnego. Kolejne audity przeprowadza się w odstępach rocznych.
Zasady nadzoru nad certyfikowanym systemem zarządzania organizacji zawiera umowa
o nadzorze nad certyfikatem.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 7 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
Audit w nadzorze są auditami na miejscu i obejmują m.in.
 audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania,
 przegląd działań podjętych w odniesieniu do niezgodności zidentyfikowanych podczas
poprzedniego auditu,
 postępowanie z reklamacjami,
 skuteczność systemu zarządzania pod względem osiągania wyznaczonych przez
organizację celów,
 postęp planowanej działalności mającej na celu ciągłe doskonalenie,
 sposób prowadzenia nadzoru nad procesami,
 przegląd wszelkich zmian,
 stosowanie znaków i/lub wszelkiego powoływania się na certyfikację.
W wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru może nastąpić:



utrzymanie ważności certyfikatu;
utrzymanie ważności certyfikatu warunkowo (sprawdzić wykonanie korekcji/działań
korygujących poprzez weryfikację dokumentów/ audit dodatkowy),
zawieszenie / cofnięcie certyfikatu.
4.9. Ponowna certyfikacja
Celem ponownej certyfikacji jest całościowe sprawdzenie stałej skuteczności systemu jakości
organizacji. Ponowna ocena przeprowadzana jest co 3 lata tj. przed upływem ważności
certyfikatu.
Audit ponownej certyfikacji planowany jest na 3 miesiące przed datą ważności certyfikatu
w celu wydania decyzji przed upływem ważności certyfikatu. Jeżeli decyzja nie zostanie podjęta
przed upływem ważności certyfikatu proces będzie traktowany jak pierwsza certyfikacja. Przy
ponownej certyfikacji przeprowadza się przegląd dotychczasowego działania systemu podczas
całego okresu certyfikacji. Program ponownej certyfikacji uwzględnia wyniki takiego przeglądu
i obejmuje co najmniej przegląd dokumentacji systemu jakości i audit na miejscu (który może
zastępować lub stanowić rozszerzenie planowego auditu w nadzorze).
Podczas ponownej certyfikacji auditorzy powinni upewnić się co najmniej o:
a) skutecznym współdziałaniu między wszystkimi elementami systemu,
b) ogólnej skuteczności systemu jako całości w świetle zmian w działaniach,
c) wykazanym zaangażowaniu w utrzymanie skuteczności systemu.
4.10. Audit z krótkim terminem powiadamiania.
W okresie nadzoru nad certyfikatem może okazać się koniecznym przeprowadzenie przez
Jednostkę TEST u certyfikowanego klienta auditu z krótkim terminem powiadamiania w celu
zbadania:
 skarg,
 zmiany dotyczącej:
a) statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego, własnościowego,
b) struktury organizacyjnej i zarządzania,
c) adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności,
d) zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania jakością,
e) głównych zmian w systemie zarządzania jakością i procesach,
 dalszego postępowania z klientami zawieszonymi.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 8 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
Wiceprezes Zarządu ds. certyfikacji ocenia wpływ ww. czynników na udzieloną certyfikację
i podejmuje decyzję o przeprowadzeniu auditu z krótkim terminem powiadamiania. Klient zostaje
poinformowany pisemnie o terminie auditu, składzie zespołu auditującego, planie auditu oraz
uzasadnieniu jego przeprowadzenia. Klient w tym przypadku nie ma możliwości zgłoszenia
zastrzeżeń odnośnie składu zespołu auditującego. W przypadku odmowy poddania się auditowi
z krótkim terminem powiadamiania następuje zawieszenie certyfikatu, o czym klient jest
informowany.
4.11. Zawieszanie, cofanie, ograniczanie lub rozszerzanie zakresu certyfikacji
W uzasadnionych przypadkach, określonych w umowie o nadzorze nad certyfikatem SZJ,
Jednostka TEST ma prawo do:
a) zawieszenia ważności certyfikatu,
b) cofnięcia certyfikatu,
c) ograniczenia zakresu certyfikacji.
Przed podjęciem decyzji dotyczącej cofnięcia, zawieszenia, lub ograniczenia zakresu certyfikatu,
Jednostka TEST umożliwia zainteresowanemu Klientowi przedstawienie swojego stanowiska.
4.11.1. Zawieszenie ważności certyfikatu
Zawieszenie ważności certyfikatu może być następstwem:
a) zgłoszenia przez organizację czasowej rezygnacji z certyfikatu,
b) stwierdzenia w wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru, niezgodności z kryteriami
będącymi podstawą certyfikacji,
c) niemożliwości prowadzenia działalności objętej zakresem certyfikacji zgodnie
z wymaganiami umowy,
d) niewywiązywania się organizacji ze zobowiązań określonych w umowie.
Wraz z decyzją o zawieszeniu certyfikatu Jednostka TEST zobowiązuje organizację do
zaprzestania powoływania się na udzielony certyfikat. Informacja o zawieszeniu ważności
certyfikatu publikowana jest na stronie internetowej Jednostki TEST. Certyfikat może być
odwieszony z chwilą ustania przyczyn zawieszenia. Wznowienie ważności certyfikatu może
nastąpić w przypadku przekazania przez organizację, której certyfikat uległ zawieszeniu,
informacji o spełnieniu warunków towarzyszących decyzji o zawieszeniu.
4.11.2. Cofnięcie certyfikatu
Cofnięcie certyfikatu może być następstwem:
a) świadomego naruszenia przez organizację praw swojego odbiorcy,
b) niedotrzymania przez organizację warunków umowy,
c) uniemożliwienia przeprowadzenia auditu nadzoru w organizacji,
d) niespełnienia przez organizację warunków i terminu, po których spełnieniu certyfikat miał
zostać przywrócony.
Informacja o cofnięciu certyfikatu publikowana jest w wykazie certyfikowanych organizacji. Wraz
z decyzją o cofnięciu certyfikatu Jednostka TEST zobowiązuje organizację do zaprzestania
powoływania się na certyfikat oraz zwrotu certyfikatów.
4.11.3. Ograniczenie lub rozszerzenie zakresu certyfikacji
Ograniczenie i czasowe ograniczenie zakresu certyfikacji może nastąpić:
a) w wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru, w trakcie którego stwierdzono brak
możliwości prowadzenia działalności w pełnym zakresie udzielonego certyfikatu,
b) na wniosek organizacji, bez wykonywania auditu.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 9 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14
Rozszerzenie zakresu certyfikatu może nastąpić na wniosek organizacji.
W przypadku wnioskowania organizacji o rozszerzenie zakresu certyfikatu o obszary działania
lub elementy systemu jakości, które nie były objęte certyfikatem, sposób i zakres oceny określa
Jednostka TEST.
4.12. Skargi / odwołania
Skargi stanowią źródło informacji o skuteczności certyfikowanego systemu zarządzania
organizacji. Wszelkie skargi dotyczące certyfikowanej organizacji są skierowane w stosownym
czasie przez Jednostkę TEST do organizacji. Zaleca się, aby po otrzymaniu skargi certyfikowana
organizacja ustaliła i jeśli to właściwe, opracowała raport o przyczynie wystąpienia skargi,
uwzględniając wcześniej ustalone (lub potencjalne) czynniki w obrębie swego systemu
zarządzania jakością.
Organizacja jest zobowiązana do przechowywania zapisów dotyczących wszystkich reklamacji
oraz działań korygujących i zapobiegawczych. Podczas auditów w nadzorze Jednostka
TEST sprawdza, czy, jeśli została ujawniona jakakolwiek wada lub niezgodność z wymaganiami
normy odniesienia, organizacja zbadała swoje systemy i procedury i podjęła odpowiednie
działania korygujące.
Do tych działań może należeć:
a) powiadomienie odpowiednich władz, jeżeli wymagają tego przepisy,
b) przywrócenie zgodności tak szybko, jak to praktycznie możliwe,
c) zapobieżenie ponownemu wystąpieniu niezgodności,
d) ocena wszelkich niepomyślnych aspektów systemu zarządzania jakością i złagodzenie
związanych z nimi skutków,
e) zapewnienie zadowalającego wzajemnego oddziaływania z innymi elementami
składowymi systemu zarządzania jakością,
f) ocena skuteczności zastosowanych środków korygujących.
Zaleca się, aby nie uznawać działań korygujących za zakończone, dopóki nie wykaże się ich
skuteczności i nie dokona niezbędnych zmian w procedurach, dokumentacji i zapisach.
5. Ochrona informacji i praw własności klienta
Zapewniona jest poufność każdej przekazanej przez organizację informacji i dokumentacji,
za wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem.
Wszyscy pracownicy Jednostki TEST, członkowie Rady ds. Certyfikacji oraz auditorzy, eksperci
techniczni podpisują deklarację poufności.
System przechowywania dokumentacji w Jednostki TEST zapewnia identyfikację każdego
dokumentu.
6. Metodyka ustalania czasu trwania auditów QMS oraz
w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych.


zasady
próbkowania
Czas trwania wszystkich rodzajów auditów jest to efektywny czas mierzony liczbą auditorodni potrzebnych do przeprowadzenia działań auditowych.
Czas
trwania
wszystkich
rodzajów
auditów
obejmuje
czas
na
miejscu
w obiektach klienta oraz czas poza jego obiektami, poświęcony na planowanie, przegląd
dokumentacji, komunikowanie się z personelem klienta i pisanie raportu.
Czas trwania auditów wszystkich rodzajów oblicza się zgodnie z metodyką zawartą
w dokumencie IAF MD 5 dotyczącym ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 10 z 11
Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o.
41-103 Siemianowice Śląskie, ul. Wyzwolenia 14

Organizacja wielooddziałowa jest zdefiniowana jako organizacja posiadająca
zidentyfikowaną siedzibę centralną (centralę - lecz niekoniecznie spełniająca rolę głównego
zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone
działania, oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania
te są wykonywane w całości lub częściowo.
Audit certyfikacyjny oraz kolejne audity w nadzorze i audity ponownej oceny są zazwyczaj
przeprowadzane w każdym oddziale organizacji, który ma być objęty certyfikacją. Jeżeli jednak
działalność organizacji, podlegająca certyfikacji, jest wykonywana w podobny sposób w różnych
oddziałach, zarządzanych i nadzorowanych przez tę organizację, jednostka certyfikująca może
wdrożyć stosowne procedury próbkowania oddziałów podczas procesu certyfikacji i kolejnych
auditów w nadzorze i ponownej oceny.
Określenie warunków, jakie powinna spełniać organizacja, w której można zastosować
próbkowanie w tym obliczanie wielkości próbki i czasu trwania auditu dokonuje się
na podstawie dokumentu IAF MD 1 dotyczącego zasad próbkowania w procesach certyfikacji
organizacji wielooddziałowych.
Program QMS
Wydanie z 30.01.2015 r.
Strona 11 z 11