Wodzisław IC - protokół dla BIP

XI WW 4191-8/13
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa prawna
przeprowadzenia
kontroli
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U.
z 2013, poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r.
poz. 1070 z późn. zm.)
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
I.3. Kontrolowany
sekretariat
Sekretariat I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Wodzisławiu Śląskim
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
Starszy inspektor ds. biurowości Ewa Kanczok
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
07.03. – 08.03.2013r., 18.03-28.03.2013r., 29.04. – 30.04.2013r.
I.6. Zakres/przedmiot
kontroli
•
•
•
•
I.7. Okres objęty
kontrolą
01.04. 2010r. – 31.03. 2013r.
(w zakresie „ruchu spraw” okres 01.01. 2010r. – 31.03.2013r.)
Organizacja pracy sekretariatu, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw w wydziale, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale, stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób
prowadzenia akt sądowych
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontrolowany sekretariat wykonuje wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu § 4
Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu
działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Planowaniem
i organizowaniem pracy sekretariatu zajmuje się jego kierownik, który wykazuje się wielkim
zaangażowaniem zarówno przy realizowaniu tego obowiązku jak i wszystkich pozostałych
wynikających (m.in.) z treści przepisów § 5 oraz § 9 w/w Zarządzenia M.S. Również pozostali
pracownicy sekretariatu rzetelnie traktują swoje obowiązki, zauważalne jest przestrzeganie
dyscypliny i kultury pracy.
Nie mniej w pracy sekretariatu na przestrzeni okresu podlegającego kontroli stwierdzono pewną
ilość uchybień i niedokładności. Dlatego też zwrócono kierownikowi sekretariatu uwagę, iż winien
w pełniejszym i dokładniejszym zakresie wywiązywać się ze swoich obowiązków w zakresie nadzoru
1
nad prawidłowym i terminowym wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu
sekretariatu.
Faktem jednakże jest, iż przy występujących w tym okresie brakach kadrowych jak i istniejących
wówczas warunkach pracy, bieżące wykonywanie czynności nie było możliwe. Problemy
z terminowym wykonywaniem czynności należących do zakresu zadań kontrolowanego sekretariatu
zaczęły się nasilać z chwilą zniesienia z dniem 1.07.2009r. wydziału grodzkiego i przejęcia przez
wydział cywilny wszystkich spraw cywilnych należących dotychczas do właściwości zniesionego
wydziału. Pokrywało się to też z okresem, gdy biurowość prowadzona była dwutorowo. Z powodu
braku jakichkolwiek rezerw kadrowych – a wręcz przeciwnie – ciągłych braków w tym zakresie,
zaczęły się tworzyć zaległości, które występowały później we większym lub mniejszym stopniu przez
cały okres podlegający kontroli. Największe opóźnienia miały miejsce jednakże na przestrzeni lat
2010-2011 i dotyczyły wówczas w zasadzie całego postępowania: począwszy od zarządzeń
przewodniczącego nakazujących wezwanie strony do uzupełnienia braków formalnych złożonych
pism procesowych, poprzez wszelkie zarządzenia wydawane w trakcie postępowania, jak
i zarządzenia po zakończeniu postępowania –
również w zakresie doręczania tytułów
wykonawczych. Zdecydowana większość występujących zaległości nie była w zasadzie do
zaobserwowania na podstawie danych widniejących w sprawozdaniach statystycznych, dotyczyła
ona bowiem spraw statystycznie załatwionych (wykreślonych w repertoriach). Więcej czynności
w tych sprawach było jednakże do zrobienia dopiero po zakreśleniu ich w repertoriach (dot. spraw
„Nc” w których wydano nakazy zapłaty, oraz spraw „Co” o symbolu 104b). W pracy sekretariatu
koniecznym było ustalanie priorytetów i hierarchii ważności poszczególnych zadań. Wykonywane
były wówczas w pierwszej kolejności czynności niecierpiące żadnej zwłoki (protokołowanie na sali,
rozpisywanie terminów, rejestracja wpływających spraw). Dopiero zatrudnienie dodatkowych osób
na umowy zlecenia, wprowadzone na przestrzeni 2011 roku udogodnienia techniczne, rezygnacja
z dwutorowego prowadzenia biurowości jak również wytężona praca wszystkich pracowników
pozwoliły na zniwelowanie występującej zaległości.
Pomimo napotykanych trudności, czynności należące do zadań kontrolowanego sekretariatu
w przeważającej większości wykonywane były w prawidłowy sposób, sprecyzowany właściwymi
przepisami Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz
Regulaminu urzędowania sądów powszechnych.
Dokonywane w urządzeniach ewidencyjnych wpisy poprawnie odzwierciedlają czynności sądu. Na
ich podstawie można zarówno ustalić tok postępowania poszczególnych spraw jak również
każdorazowo ustalić aktualne miejsce położenia akt.
Dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu w codziennej pracy ujednoliconego
katalog czynności (zgodnie z zaleceniami Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach zawartymi
w pismach z dnia 17 czerwca 2011r. jak również 14 marca 2012r. o nr Adm. 0312-25/11) możliwym
jest sprawowanie nadzoru administracyjnego jak i kontrola obciążenia pracowników.
Akta poszczególnych spraw prowadzone są staranie, dokonywane w nich adnotacje w przeważającej
większości są prawidłowe, karty akt są na bieżąco szyte i numerowane.
Pracownicy starają się prawidłowo i terminowo wykonywać wszystkie powierzone im czynności.
IX.2. Wnioski
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu – mimo stwierdzonych uchybień
i niedokładności – można ocenić pozytywnie. Zastosowano się do większości zaleceń zawartych
w sprawozdaniu pokontrolnym z kontroli funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej w roku
2010r.
Kierownik sekretariatu wydziału stara się – przy pomocy wszelkich dostępnych środków – należycie
organizować pracę w sekretariacie, dba o równomierne obciążenie pracowników obowiązkami.
Stwierdzone uchybienia i niedokładności szczegółowo opisane zostały w poszczególnych częściach
protokołu. Dotyczą one zarówno sposobu prowadzenia urządzeń ewidencyjnych jak i niedokładności
w wykonywaniu czynności sekretarskich. Część uchybień, a w szczególności te dotyczące urządzeń
tradycyjnych, nie będą już w przyszłości występowały – z uwagi na prowadzenie obecnie urządzeń
wyłącznie w wersji elektronicznej. Zobowiązano natomiast kierownika sekretariatu do usunięcia
2
wszystkich stwierdzonych nieprawidłowości i niedokładności w zakresie urządzeń prowadzonych
w formie elektronicznej, jak również do ich wyeliminowania na przyszłość. Zobowiązano również do
wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości przy prowadzeniu akt sądowych.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na:
• konieczność prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym zakresie
obowiązującym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r.
w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów
administracji sądowej, w szczególności:
o konieczność rejestrowania w wykazie „OZ” spraw z zakresu międzynarodowego
postępowania cywilnego tj. wszystkich spraw w których stroną lub uczestnikiem jest
cudzoziemiec lub osoba przebywająca albo mająca siedzibą za granicą oraz
prawidłowe oznaczanie tych spraw w repertoriach,
o konieczność prawidłowego oznaczania w repertoriach spraw wszczynanych z urzędu
jak również prawidłowego oznaczania przedmiotu sporu,
o konieczność prawidłowego zakreślania spraw rejestrowanych w repertorium „Co”
o symbolu 112, w których zapadło postanowienie nakazujące dłużnikowi wyjawienie
majątku i złożenie przyrzeczenia,
o obowiązek zamieszczania na wokandach z rozpraw i posiedzeń z udziałem stron
informacji o ilości przesłuchanych osób,
o obowiązek sporządzania wokand z posiedzeń niejawnych w dniu wydania orzeczenia
lub zarządzenia powodującego zakreślenie sprawy w repertorium;
o obowiązek odnotowywania w kontrolce wysyłanych akt przewidywanego czasu zwrotu
akt;
• konieczność dokonywania wszelkich wpisów w urządzeniach ewidencyjnych niezwłocznie po
zaistnieniu ku temu podstawy (zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4 Zarządzenia M.S.
z 12.12.2003r.).
Odnośnie systemu informatycznego „Sawa” Spółki „Currenda”, z którego korzysta
wydział, stwierdzono, iż mimo dużego zaangażowania ze strony pracowników sekretariatu
i przeznaczenia dużej ilości czasu na wprowadzanie danych do systemu, to ciągle wykazuje on
jeszcze pewne nieprawidłowości. Dlatego też ważnym jest zarówno zgłaszanie wszelkich
stwierdzonych błędów w funkcjonowaniu systemu, jak i wgrywanie dostępnych aktualizacji – co
niestety w kontrolowanych sekretariacie nie zawsze odbywa się na bieżąco. Przy tego typu
czynnościach z pewnością niezbędna jest pomoc zatrudnionych w sądzie informatyków, również
jedynie oni mogą usunąć z systemu niewykorzystywane już obecnie szablony zarówno orzeczeń jak
i korespondencji – co niewątpliwie winno być w najbliższym czasie uczynione.
Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu informatycznego nie
zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 12 grudnia 2003. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz
innych działów administracji sądowej. W aktach poszczególnych spraw muszą widnieć zapisy
odzwierciedlające wszystkie czynności dokonywane w poszczególnych sprawach. Fakt dokonania
zapisów w tym zakresie w systemie, nie zwalnia jednak od ich czynienia w aktach (zarówno
odnośnie daty jak i samego faktu dokonywania poszczególnych czynności).
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono natomiast uwagę na:
• konieczność prawidłowego oznaczania na obwolutach akt spraw z zakresu międzynarodowego
postępowania cywilnego,
• czynienia w aktach adnotacji o wykonaniu przy wszystkich kategoriach zarządzeń, które
odzwierciedlać będą w pełny i dokładny sposób obieg akt – zgodnie z treścią przepisu § 16
zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r.,
• konieczność zachowania większej dokładności przy sporządzaniu wszelkich pism kierowanych
do stron (w szczególności wezwań, zawiadomień i zobowiązań) – które winny każdorazowo
dokładnie i w pełnym zakresie odzwierciedlać treść zarządzenia sędziego/referendarza.
3
Niewątpliwie dalszemu polepszeniu winna ulec terminowość wykonywania zarządzeń. Zmienione
warunki techniczne pracy sekretariatu co prawda przynoszą już widoczną poprawę, ale z pewnością
nie są wystarczające.
Pozytywnie na jakość i terminowość pracy sekretariatu wpłynęłoby niewątpliwie zwiększenie jego
faktycznej obsady, które umożliwiłoby obciążenie poszczególnych osób ilością obowiązków możliwą
do terminowego wykonania.
Koniecznym ponadto jest zniwelowanie wszelkich występujących jeszcze w pracy sekretariatu
utrudnień w wykonywaniu powierzonych obowiązków.
Sekretariat sprawniej wykonywał by powierzone czynności w sytuacji polepszenia warunków
lokalowych, a w szczególności udostępnienia sekretariatowi dodatkowego pokoju, w którym
możliwym byłoby przyjmowanie w odpowiednich warunkach przybywających interesantów.
Z pewnością wymierne i odczuwalne oszczędności czasu przyniosłoby stworzenie możliwości
drukowania spraw otrzymywanych przez Wydział z e-sądu bezpośrednio z komputera z dostępem
do internetu (bez konieczności przenoszenia na inny komputer) jak również sporządzanie wszystkich
orzeczeń wydawanych na posiedzeniach niejawnych bezpośrednio w systemie informatycznym
(obecnie wklejanie ich do systemu w tak wielkich jak ma to miejsce w kontrolowanym sekretariacie
ilościach, pochłania bardzo dużą ilość czasu pracy kierownika sekretariatu). Również na
zaoszczędzenie cennego czasu pozwoliłaby rezygnacja z każdorazowego łączenia kart w aktach za
pomocą szycia na rzecz plastikowych klipsów archiwizacyjnych.
Powyżej wskazane propozycje stanowią jedynie przykładowe rozwiązania możliwe do zastosowania,
ale niewątpliwie każde z nich ułatwiłoby pracę w sekretariacie oraz pozwoliłoby na zaoszczędzenie
wymiernej ilości czasu, który można by przeznaczyć na wykonanie innych czynności.
Należy zastanowić się również nad dalszymi, innymi jeszcze rozwiązaniami, które usprawniłyby
funkcjonowanie sekretariatu, i zapobiegłyby w sytuacji nieobecności któregoś z pracowników
powstawaniu zaległości.
Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik sekretariatu wydziału szczegółowo
stwierdzone uchybienia, udzielono wskazówek co do sposobu ich wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią Wiceprezes Sądu Rejonowego oraz Panią
Przewodniczącą I Wydziału Cywilnego.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie
którego
dokonano
ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o
zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.
Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.)
o
rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin urzędowania
sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249),
o
instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
dla
systemu
Materiał źródłowy:
o
o
o
Data
sporządzenia
protokołu
urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej,
zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
losowo wybrane akta spraw.
28.06.2013r
Podpis
4
Starszy inspektor ds. biurowości sądowej
/-/ Ewa Kanczok