Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

„Organizacja obchodów 10 rocznicy powstania PSI (…)”, znak: BDG-752/107/2012
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO NA
ORGANIZACJĘ OBCHODÓW 10. ROCZNICY POWSTANIA INICJATYWY NA
RZECZ NIEPROLIFERACJI (PROLIFERATION SECURITY INITIATIVE, PSI)
ORAZ SPOTKANIA GRUPY EKSPERTÓW OPERACYJNYCH PSI
( WARSZAWA, MAJ 2013 )
Przetarg nieograniczony
Znak: BDG-752/107/2012
Warszawa, luty 2013 r.
1
1. DEFINICJE I SKRÓTY
Wyrażenia i skróty używane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oznaczają:
Zamawiający -Ministerstwo Spraw Zagranicznych;
SIWZ - specyfikacja istotnych warunków zamówienia;
ustawa - Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z
2010 roku, nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
2. ZAMAWIAJĄCY
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Adres: al. J.Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
Adres do korespondencji:
Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Biuro Dyrektora Generalnego
al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa
e-mail: [email protected], tel.: (022) 523 99 10, fax: (022) 523 81 19
3. POSTANOWIENIA OGÓLNE
3.1. Tryb udzielenia zamówienia
Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego.
3.2. Oznaczenie postępowania.
Organizacja obchodów 10. rocznicy powstania Inicjatywy na rzecz nieproliferacji
(Proliferation Security Initiative, PSI) oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych
PSI ( Warszawa, maj 2013 r.); dalej Organizacja obchodów 10. rocznicy powstania PSI
(…), znak: BDG-752/107/2012
Wykonawcy winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na
wyżej podane oznaczenie (skrót) – zarówno tytuł jak i znak.
4. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1. Postanowienia ogólne
a) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług konferencyjnocaterignowych związanych z organizacją:
 spotkania politycznego wysokiego szczebla z okazji obchodów 10. rocznicy PSI
(High Level Political Meeting, dalej: spotkanie HLPM) oraz
 spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych (dalej spotkanie OEG).
Agenda ramowa obu spotkań obejmuje następujące elementy:
 kolacja (przyjęcie zasiadane) w formule „Szef Delegacji +1” dla uczestników
spotkania HLPM (dla maksymalnie 215 osób) w dniu 27 maja 2013 r.,
 spotkanie całodzienne HLPM dla maksymalnie 250 osób w dniu 28 maja 2013 r.,
które odbędzie się w Centrum Nauki Kopernik,
 spotkanie całodzienne OEG dla maksymalnie 80 osób w dniu 29 maja 2013 r.
b) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SIWZ.
2
4.2. Kody CPV:
55120000-7- Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji;
55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4.3. Oferty częściowe
Jeden Wykonawca może złożyć jedną ofertę.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych w rozumieniu ustawy.
4.4. Oferty wariantowe
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych w rozumieniu ustawy.
Zamówienie musi być zrealizowane zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej
SIWZ.
4.5. Informacja o przewidywanych zamówieniach uzupełniających.
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień uzupełniających w
rozumieniu ustawy.
5. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
5.1. Miejsce wykonania zamówienia:
Obiekty zlokalizowane na terenie m.st. Warszawy
5.2. Termin wykonania zamówienia:
Wydarzenia, których organizacja jest przedmiotem zamówienia odbędą się w dniach
27-29 maja 2013 r.
6. OPIS
SPOSOBU
WYKONAWCAMI
POROZUMIEWANIA
SIĘ
ZAMAWIAJĄCEGO
Z
6.1. Porozumiewanie się Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się:
a) pisemnie (z dopiskiem „Organizacja obchodów 10. rocznicy powstania PSI (…),
znak: BDG-752/107/2012”),
b) faksem (z dopiskiem „Organizacja obchodów 10. rocznicy powstania PSI (…); znak:
BDG-752/107/2012”),
c) drogą elektroniczną (z tytułem wiadomości „Organizacja obchodów 10. rocznicy
powstania PSI (…); znak: BDG-752/107/2012”).
6.2. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje należy przekazywać na adres
do korespondencji wskazany w pkt 2. SIWZ z zastrzeżeniem formy określonej w
ustawie.
6.3. W przypadku, gdy Zamawiający lub Wykonawca będą przekazywali oświadczenia,
wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną każda ze stron
na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania.
6.4. Osobami upoważnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: Marta Bednarz,
Paweł Perkowski.
6.5. Wykonawca może pobrać SIWZ drogą elektroniczną ze strony internetowej
Zamawiającego: www.msz.gov.pl (zakładka „Ministerstwo – Zamówienia Publiczne”)
6.6. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zapytania
3
należy przesyłać na adres mailowy podany w punkcie 2 w formie edytowalnej.
Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień, przekazując treść pytania i odpowiedzi
wszystkim Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania,
jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem,
że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynie
do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa
wyznaczonego terminu składania ofert.
Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zostanie zamieszczona na stronie internetowej
Zamawiającego: www.msz.gov.pl (zakładka „Ministerstwo – Zamówienia Publiczne”)
Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku
o wyjaśnienie, o którym mowa powyżej.
7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I OPIS SPOSOBU DOKONANIA
OCENY TYCH WARUNKÓW
7.1. W przetargu mogą wziąć udział Wykonawcy którzy spełniają warunki określone w art.
22 ust. 1 ustawy dotyczące:
a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
b) posiadania wiedzy i doświadczenia;
c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia;
d) sytuacji ekonomicznej i finansowej.
7.2. W tym, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku określonego w pkt
7.1. lit. b) SIWZ Wykonawcy wykażą się niezbędną wiedzą i doświadczeniem, tj. w
przypadku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia w ciągu ostatnich 3
lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej dwie usługi polegające na (każda usługa)
organizacji spotkania międzynarodowego w którym uczestniczyło nie mniej niż 100
osób i w ramach którego Wykonawca zapewnił co najmniej salę konferencyjną
z wyposażeniem oraz obsługę cateringową.
Poprzez spotkanie międzynarodowe Zamawiający rozumie spotkanie z udziałem gości
z co najmniej trzech krajów.
7.3. W przypadku oferty składanej wspólnie przez kilku Wykonawców ubiegających się o
udzielenie zamówienia, ocena wymagań określonych w pkt 7.1. będzie dokonana
łącznie w stosunku do Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie
zamówienia.
7.4. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w
postępowaniu, na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń. Wykonawcy
niespełniający warunków zostaną przez Zamawiającego wykluczeni z postępowania.
8. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ
WYKONAWCY
8.1. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, określonych w pkt 7
SIWZ, Wykonawcy są zobowiązani przedstawić:
4
a) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22
ust. 1 ustawy zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do SIWZ.
b) wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku
wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania
ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zgodnie z
pkt 7.2. SIWZ, z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i odbiorców (nazwa,
adres, telefon, osoba do kontaktu), oraz załączeniem dokumentów potwierdzających,
że te usługi zostały wykonane należycie – załącznik nr 4 do SIWZ.
8.2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie
zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Wykonawcy są
zobowiązani przedstawić następujące dokumenty:
a) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia zgodnie ze wzorem określonym w
załączniku nr 5 do SIWZ (dla Wykonawców ubiegających się wspólnie o
zamówienie załącznik nr 5a do SIWZ – każdy z Wykonawców składa to
oświadczenie oddzielnie);
b) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do
rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania
ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2
ustawy (zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6 do SIWZ);
8.3. Dokumenty wymienione w pkt 8.1. i 8.2. należy przedstawić w formie oryginału
(dokument opisany w pkt 8.1. lit. a) i w pkt. 8.7. tylko w tej formie) lub kopii
poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do
reprezentowania Wykonawcy. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o
udzielenie zamówienia kopie dokumentów dotyczących Wykonawcy należy
poświadczyć za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
8.4. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie
o udzielenie zamówienia dokumenty wymienione w pkt 8.2. składa każdy
z Wykonawców oddzielnie. Pozostałe dokumenty mogą być przedstawione przez
jednego Wykonawcę lub wspólnie. W przypadku Wykonawców występujących
wspólnie na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy mogą oni wspólnie spełniać warunki,
o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1-4 ustawy. Jednocześnie każdy z Wykonawców
musi samodzielnie wykazać brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie
zamówienia w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy.
8.5. Ponadto w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie
zamówienia, do oferty musi być załączony dokument ustanawiający pełnomocnika
Wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu
o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy
w sprawie zamówienia publicznego.
8.6.
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium
Rzeczypospolitej Polskiej, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może
żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz formy, w jakich te dokumenty mogą być
składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817)1.
1
1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów o których
mowa w pkt 8.2. lit. b) składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania,
5
8.7. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów niezależnie
od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji
zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami
niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu
pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych
zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia.
Dokumentem potwierdzającym dysponowanie wiedzą i doświadczeniem podmiotu
trzeciego (warunek określony w punkcie 7.2. SIWZ), będzie każdy dokument, z którego
wynikać będzie zobowiązanie takiego podmiotu do udziału w realizacji części
zamówienia (np. pisemne oświadczenie podmiotu trzeciego, umowa przedwstępna,
umowa generalna o współpracy itd.), złożony w oryginale.
9. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
10. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY
10.1. Wymagania ogólne
a) każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę;
b) oferta musi być złożona w formie pisemnej, zgodnie z wymaganiami opisanymi w
niniejszej SIWZ;
c) ofertę należy sporządzić w języku polskim, w sposób czytelny;
d) wymagane specyfikacją dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być
złożone wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wykonawcę;
e) formularz oferty w formie oryginału wraz z załącznikami i dokumentami
sporządzanymi przez Wykonawcę powinien być podpisany przez osoby
upoważnione do reprezentacji Wykonawcy; w przypadku, gdy ofertę podpisują
osoby, których upoważnienie do reprezentacji nie wynika z dokumentów
rejestrowych załączonych do oferty, wymaga się aby Wykonawca dołączył do oferty
pełnomocnictwo do podpisania oferty w formie oryginału (do ewentualnego
wykorzystania wzór w załączniku nr 7 do SIWZ), lub kopii potwierdzonej za
zgodność z oryginałem przez Wykonawcę;
f) wskazane jest, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane i złączone w sposób
uniemożliwiający jej dekompletację, a także żeby oferta zawierała spis zawartości
wraz z numerami stron, do których się ona odnosi;
g) wskazane jest, aby wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł poprawki były
parafowane przez osobę podpisującą ofertę;
potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
Ww. dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
2. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się ww.
dokumentów zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym,
administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym
Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis dotyczący daty wystawienia dokumentu stosuje jw.
3. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub
kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z wnioskiem o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących
przedłożonego dokumentu.
6
h) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty;
i) Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której
wykonanie powierzy podwykonawcom,
10.2. Oferta powinna zawierać:
a) Formularz oferty zawierający wszelkie informacje zawarte we wzorze stanowiącym
załącznik nr 2 do SIWZ;
b) pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do
reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z
dokumentu rejestrowego;
c) oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt 8. SIWZ.
10.3. Opakowanie oferty
Wykonawca powinien umieścić ofertę wraz z wymaganymi dokumentami w
nieprzejrzystym, zamkniętym opakowaniu zaadresowanym na adres do korespondencji
Zamawiającego wskazany w pkt 2. SIWZ wraz z dopiskiem „Oferta na: Organizację
obchodów 10 rocznicy powstania PSI (…); znak: BDG-752/107/2012 - Nie otwierać
przed 4 marca 2013 r. do godziny 14:00” oraz zawierającym adres Wykonawcy.
10.4. Tajemnica przedsiębiorstwa
Jeżeli Wykonawca zastrzega, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w
rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być
udostępniane, informacje te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz
opakowania oferty, opisanej: „Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa”.
Informacja o zastrzeżeniu dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa
należy podać również w formularzu oferty.
10.5. Zmiana lub wycofanie oferty
a) Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod
warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i
wycofanie oferty wymagają formy pisemnej.
b) Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i
zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest
przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem “ZMIANA”.
c) Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane
w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to
powiadomienie należy opatrzyć napisem “WYCOFANE”.
11. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY
11.1. Obliczenie ceny oferty
a) Podstawą do określenia ceny jest pełen zakres zamówienia określony w załączniku
nr 1 do SIWZ w tym m.in. koszty przygotowania sal na potrzeby kolacji/spotkań,
koszty zapewnienia wyposażenia i mebli, koszty wyżywienia uczestników,
przygotowania i dystrybucji materiałów informacyjnych, koszty personelu oraz
podatek PTU.
b) UWAGA: Koszty noclegów będą w całości pokrywane przez uczestników spotkań i
7
nie należy ich uwzględniać w cenie oferty. Wykonawca nie ponosi również kosztów
wynajmu sali konferencyjnej w Centrum Nauki Kopernik, które pokrywa
Zamawiający.
11.2. Sposób przedstawienia ceny oferty
a)
Wykonawca podaje ceny skalkulowane w Formularzu oferty (zgodnie ze wzorem
stanowiącym załącznik 2 do SIWZ) – należy podać wszystkie ceny skalkulowane.
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający wyliczy uśrednioną cenę
oferty poprzez zsumowanie wszystkich cen skalkulowanych, a następnie podzieli
uzyskaną sumę przez ilość wariantów grup uczestników tj. przez liczbę 5. Tak
uzyskany iloraz (uśredniona cena oferty) będzie podstawą do porównania
złożonych ofert.
Faktyczna wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie obliczona na podstawie
informacji o liczbie uczestników, która zostanie przekazana przez Zamawiającego,
w toku realizacji zamówienia z uwzględnieniem cen skalkulowanych - wskazanych
przez wybranego Wykonawcę w ofercie.
b)
Ceny należy podać w złotych polskich z dokładnością do 1 grosza.
12. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ
12.1. Po weryfikacji zgodności złożonych ofert z postanowieniami ustawy i warunkami
zawartymi niniejszym SIWZ, przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty,
Zamawiający stosować będzie wyłącznie kryterium ceny – waga 100%.
12.2. Wszystkie obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
12.3. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez
Wykonawców wyjaśnień treści złożonych przez niech ofert.
13. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
13.1. Ofertę należy złożyć w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, 00-580 Warszawa al. J.Ch.
Szucha 23 -Dziennik Podawczy lub przesłać za pośrednictwem kuriera lub poczty.
13.2. Termin składania ofert upływa w dniu 4 marca 2013 r., o godzinie 12:00. Za termin
złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do miejsca wskazanego w powyższym
akapicie.
13.3. Zamawiający niezwłocznie zwróci ofertę, która zostanie złożona po terminie.
14. OTWARCIE OFERT
14.1. Oferty zostaną otwarte w dniu 4 marca 2013 r., o godzinie 14:00, w siedzibie
Ministerstwa Spraw Zagranicznych, 00-580 Warszawa, al. J.Ch. Szucha 23 – wejście
„B” od strony ul. Litewskiej.
14.2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza
przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
14.3. Otwarcie ofert jest jawne.
14.4. Podczas otwarcia ofert podane zostaną: nazwa (firma) oraz adres Wykonawcy, którego
oferta jest otwierana, cena oferty oraz termin wykonania zamówienia podane w ofercie.
14.5. Powyższe informacje zostaną przekazane Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy
8
otwarciu ofert, na ich pisemny wniosek.
15. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
15.1. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu
związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
15.2. W przypadku wniesienia odwołania po upływie terminu składania ofert bieg terminu
związania ofertą ulega zawieszeniu do czasu ogłoszenia przez Krajową Izbę
Odwoławczą orzeczenia (art. 182 ust. 6 ustawy).
16. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
Istotne postanowienia umowy stanowią załącznik nr 8 do SIWZ.
17. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ
DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W
SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
17.1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie
krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej
oferty z zastrzeżeniem jego przekazania w sposób określony w art. 27 ust. 2 ustawy.
17.2. Zamawiający może zawrzeć umowę w sprawie zamówienia publicznego przed
upływem terminu, o którym mowa w pkt 17.1. jeżeli w przedmiotowym postępowaniu o
udzielenie zamówienia publicznego:
a) zostanie złożona tylko jedna oferta lub
b) nie zostanie odrzucona żadna oferta oraz nie zostanie wykluczony żaden z
Wykonawców.
18. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH
WYKONAWCOM W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
PUBLICZNEGO
W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony
prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy.
19. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym SIWZ, zastosowanie mają przepisy ustawy
Prawo zamówień publicznych oraz przepisy Kodeksu Cywilnego.
Załączniki do specyfikacji istotnych warunków zamówienia
Załącznik nr 1
Załącznik nr 2
Załącznik nr 3, 3a
Załącznik nr 4
– Opis przedmiotu zamówienia;
– Formularz oferty;
– Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;
– Wykaz wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania
spełniania warunku wiedzy i doświadczenia;
Załącznik nr 5, 5a – Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
Załącznik nr 6
– Oświadczenie osób fizycznych w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy;
Załącznik nr 7
– Wzór pełnomocnictwa;
Załącznik nr 8
– Istotne postanowienia umowy.
9
Załącznik nr 1 do SIWZ
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ)
I. Wstęp
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług konferencyjnocaterignowych związanych z organizacją:
1) spotkania politycznego wysokiego szczebla z okazji obchodów 10. rocznicy PSI (High
Level Political Meeting, dalej: spotkanie HLPM) oraz
2) spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych (dalej spotkanie OEG).
2. Agenda ramowa obu spotkań obejmuje następujące elementy:
1) kolacja (przyjęcie zasiadane) w formule „Szef Delegacji +1” dla uczestników spotkania
HLPM (dla maksymalnie 215 osób) w dniu 27 maja 2013 r.,
2) spotkanie całodzienne HLPM dla maksymalnie 250 osób w dniu 28 maja 2013 r., które
odbędzie się w Centrum Nauki Kopernik,
3) spotkanie całodzienne OEG dla maksymalnie 80 osób w dniu 29 maja 2013 r.
3. Uczestnikami konferencji HLPM będą przedstawiciele 105 państw oraz organizacji
międzynarodowych (łączenie do 250 gości, w tym personel Zamawiającego). Szefowie
delegacji będą w randze wiceministrów spraw zagranicznych lub równorzędnej. W
spotkaniu OEG weźmie udział część gości ze spotkania HLPM oraz nowi delegaci (łącznie
do 80 osób). Szefami delegacji na to spotkanie będą dyrektorzy departamentów.
4. Ze względów organizacyjnych Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w tym samym
obiekcie hotelowym zorganizował kolację i spotkanie OEG oraz zapewnił możliwość
dokonania przez uczestników spotkań rezerwacji noclegów na zasadach i w ilościach
określonych w części IV OPZ. Standard hotelu nie może być niższy niż cztery gwiazdki.
Obiekt hotelowy powinien znajdować się na terenie lewobrzeżnej części Warszawy w
promieniu do 3,0 km od Centrum Nauki Kopernik (ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 20).
5. Wszystkie liczby uczestników wskazane w części I – III niniejszego dokumentu są
wartościami maksymalnymi. Zakres usługi zostanie dostosowany do potwierdzonej przez
Zamawiającego liczby uczestników każdego wydarzenia. Informacja o liczbie
uczestników, liczbie delegacji, funkcjach uczestników oraz ich preferencjach
żywieniowych zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż do dnia 20 maja 2013 r. i
będzie ona stanowić podstawę do określenia wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
II. Usługi konferencyjne
1. Spotkanie HLPM (28 maja) w CNK
1) W spotkaniu HLPM weźmie udział do 250 osób.
2) Spotkanie HLPM odbędzie się w sali konferencyjnej na pierwszym piętrze w Centrum
Nauki Kopernik (dalej: CNK). Zamawiający wynajmie i opłaci koszty wynajmu sali.
3) Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację z CNK przygotowań do konferencji
i będzie bezpośrednio kontaktował się w tym zakresie z CNK.
10
4) Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia konferencji
w ww. miejscu w tym:
a) meble konferencyjne:
 stół prezydialny dla 6 osób z krzesłami konferencyjnymi, tapicerowanymi
z podłokietnikami;
 mównica;
 krzesła konferencyjne z podłokietnikami ustawione przy stołach konferencyjnych dla 102
osób,
 krzesła konferencyjne (bez stołów) dla 142 osób,
Schemat ustawienia stołów i krzeseł został określony w załączniku nr 2.
b) wyposażenie sekretariatu konferencji umiejscowionego w otwartej przestrzeni CNK przy
sali konferencyjnej w postaci: stołu/ów biurowych i krzeseł dla pięciu osób, laptopa,
drukarki z pełnym tonerem, ksero i łącza internetowego,
c) wyposażenie recepcji konferencji w postaci stołu/ów biurowych i krzeseł dla pięciu osób,
d) wskazane powyżej meble powinny być w dobrym stanie technicznym, czyste,
niezniszczone, o stonowanej kolorystyce, dopasowanej do wnętrz. Wyklucza się
używanie składanych krzeseł cateringowych, krzeseł ogrodowych bądź ratanowych.
Użyte krzesła mają być jednakowe, dopasowane do wyglądu stołów oraz stylu aranżacji.
Stoły mogą być przykryte suknem w stonowanych kolorach. Na jedną osobę powinna
przypadać powierzchnia stołu co najmniej 60 cm x 40 cm,
e) wyposażenie konferencyjne w postaci:
 ekranu za stołem prezydialnym (dopasowanego rozmiarem do sali, ale co najmniej o
wielkości 2 m x 3 m),
 rzutnika,
 laptopa do wyświetlania (obsługującego aplikacje ppt i pptx),
 ekranu LCD (LED lub „plazma”) o minimalnej przekątnej co najmniej 40 cali przed
stołem prezydialnym,
 multifonów (dla każdej osoby siedzącej za stołem i za mównicą) oraz kompatybilnego
systemu nagłaśniającego salę,
 dwa bezprzewodowe mikrofony przenośne
2. Spotkanie OEG (29 maja) w hotelu
1) Wykonawca zapewni dwie sale konferencyjne w tym jedną dla 80, a drugą dla 40 osób.
Wykorzystanie sal zostało określone w załączniku nr 1 do OPZ.
2) Sale konferencyjne muszą spełniać warunki odpowiednie do przeprowadzenia
konferencji, tj. m.in. posiadać system wentylacyjny, klimatyzację, oświetlenie, dostęp do
gniazd elektrycznych oraz dostęp do Internetu oraz być dostępne dla osób
niepełnosprawnych.
3) Obiekt hotelowy musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych (toalety,
windy, ciągi komunikacyjne etc).
4) Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt i wyposażenie do przeprowadzenia konferencji,
a w szczególności:
a)
stół prezydialny w każdej sali i miejsca siedzące dla 4 osób;
11
b) miejsca siedzące przy stole ustawionym w podkowę dla 40 osób w sali plenarnej i dla 36
osób w drugiej sali;
c) dalsze miejsca siedzące pod ścianami dla 36 osób w sali plenarnej,
d) wyposażenie konferencyjne, o którym mowa w pkt.1. ppkt 4) lit. e) w każdej sali,
e) recepcję konferencji OEG znajdującą się na zewnątrz sali plenarnej, wyposażoną w stół/y
i krzesła dla pięciu osób,
f) salę na sekretariat konferencji OEG w bezpośrednim sąsiedztwie sali plenarnej z
wyposażeniem opisanym w pkt. 1. 4) lit. b),
5) Wskazane w ppkt. 4) meble powinny spełniać wymagania określone w pkt. 1.ppkt 4) lit.
d),
6) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostępu do pomieszczeń konferencyjnych na
godzinę przed i po zakończeniu spotkania.
3. Materiały konferencyjne
1) Na podstawie wytycznych i materiałów przekazanych przez Zamawiającego (w tym logo
PSI w wersji elektronicznej, format gif oraz tekst) Wykonawca opracuje projekt graficzny
oraz dostarczy do poniżej wskazanych miejsc następujące materiały informacyjne:
a) teczki z logo spotkania HLPM dla każdego z uczestników, zawierające (każda teczka):

materiały od organizatora,
 materiały informacyjne nt. Warszawy obejmujące broszury pt. „Warszawa w skrócie”
i „Warszawa
dla
dociekliwych”
(wymienione
na
stronie
http://www.warsawtour.pl/broszury) oraz mapę Centrum Warszawy.
b) imienne identyfikatory dla uczestników spotkań,
c) 3 szt. roll-up (stojak reklamowy) z planszą graficzną z logo spotkania HLPM,
o wymiarach co najmniej - wysokość 150 cm i szerokość 200 cm, wykonane z aluminium,
z dwoma stopkami z aluminium, ze sztywnym pokrowcem, umożliwiające wymianę
planszy graficznej,
d) koziołki konferencyjne (dwustronne, akrylowe, stojące, bezbarwne, zawierające
papierowe wkładki z nazwami państw, organizacji międzynarodowych lub nazwiskami
panelistów biorących udział w spotkaniach).
2) Wykonawca rozłoży materiały informacyjne w następujących miejscach:
a)
teczki z logo spotkania HLPM– w recepcji przed spotkaniem HLPM,
b) imienne identyfikatory – w holu sali bankietowej gdzie odbędzie się kolacja, pozostałe
(nie wydane) w recepcji przed spotkaniem HLPM i OEG,
c)
koziołki – na salach konferencyjnych obu spotkań,
d) roll-upy – w sali bankietowej, w której odbędzie się
konferencyjnych obu spotkań,
kolacja oraz na salach
3) Wykonawca zapewni transport materiałów informacyjnych do wskazanych powyżej
miejsc.
12
III. Usługi cateringowe
1. Kolacja w dniu 27 maja
1) Wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację uroczystej kolacji dla maksymalnie
215 osób, która odbędzie się w sali bankietowej w hotelu, w którym będą zakwaterowani
goście. Kolacja będzie trwać 1,5 godziny. Za wynajem, opłacenie i przygotowanie sali
bankietowej (i holu) odpowiada Wykonawca.
2) W holu sali bankietowej (foyer), niedostępnym dla osób z zewnątrz, przed rozpoczęciem
kolacji Wykonawca zorganizuje 20 minutową recepcję stojącą podczas, której zostaną
podane:
a)
kieliszek wina (musujące, gronowe, wytrawne lub półwytrawne, dostosowane do
posiłku), woda mineralna (gazowana i niegazowana, minimum 0,2 l każdego rodzaju na
osobę) oraz soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje minimum 0,2 l każdego rodzaju na
osobę),
b) przekąski zimne i/lub gorące do zjedzenia na stojąco, roznoszone wśród gości przez
kelnerów, w ilości min. 4 sztuki na osobę (tj. łącznie na osobę co najmniej 170 g), w co
najmniej 3 rodzajach (w tym jedna wegetariańska) spośród następujących: tartaletki z
ciasta kruchego z nadzieniem słonym, przekąski z nadzieniem słonym z ciasta
francuskiego, bruschetty z serem i/lub warzywami, mini sałatki, mini zupy, mini
przekąski mięsne (z wyłączeniem wieprzowiny), mini przekąski warzywne.
3) Po zakończeniu recepcji, w sali bankietowej odbędzie się zorganizowany przez
Zamawiającego koncert muzyczny. Do przeprowadzenia koncertu Wykonawca zapewni w
sali bankietowej podest/podwyższenie dla pięciu osób, o powierzchni 8-12 m2 i
wysokości 20-40 cm.
4) Po zakończeniu koncertu, w sali bankietowej odbędzie się zasiadana kolacja z daniami
serwowanymi przez obsługę kelnerską. Dania powinny nawiązywać do tradycyjnej kuchni
polskiej i uwzględniać preferencje żywieniowe uczestników (dania jarskie i mięsne).
Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi kolacji zestaw obejmujący co najmniej:

zupę (np. zupa z borowików, prawdziwków lub innych grzybów poza pieczarkami,
rosół),

danie główne na gorąco, mięsne (z wyjątkiem wieprzowiny) lub rybne. Dla ustalonej
wcześniej liczby gości zostanie przygotowane danie jarskie – zgodnie z Informacją o
liczbie uczestników. Danie główne będzie składać się z: porcji mięsa, ryby (co najmniej
120 g) i ciepłego dodatku (np. ziemniaki opiekane, gotowane, ryż, warzywa gotowane,
makaron itp.), a w przypadku dania jarskiego odpowiednika mięsa lub ryby (min. 200 g)
oraz w obu przypadkach sałatki lub surówki.
Dla umożliwienia uczestnikom wyboru, Wykonawca zapewni zwiększoną o 20% liczbę
dań jarskich w stosunku do ilości wskazanych w Informacji o liczbie uczestników.

deser (np. ciasto krojone lub deser podawany w pucharku, np. mus, galaretka, krem,
sałatka owocowa),

kawę, herbatę, wodę mineralną (gazowana i niegazowana, minimum 0,2 l każdego
rodzaju na osobę) oraz soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje minimum 0,2 l każdego
rodzaju na osobę, mleko lub śmietankę do kawy, cukier (biały i brązowy), słodzik,
cytryna, serwetki,
13

wino białe i czerwone (odpowiednie do posiłku, łącznie min. 0,5 l na osobę).
5) Wykonawca dostarczy stoły (preferowane okrągłe) wraz z nakryciem (skirtingi i/lub
obrusy) oraz krzesła w liczbie dopasowanej do liczby uczestników kolacji. Użyte nakrycia
muszą być czyste i nieuszkodzone.
6) Dla każdego gościa Wykonawca wydrukuje menu kolacji z nazwami potraw w języku
angielskim oraz umieści je na stołach.
7) Stosownie do informacji przekazanych przez Zamawiającego Wykonawca wydrukuje i
umieści przy wejściu do sali bankietowej planszę z rozsadzeniem gości podczas kolacji
przy ponumerowanych stołach (wymiar planszy min. A3).
2. Usługi cateringowe w trakcie spotkania HLPM i OEG
1) Podczas spotkania HLPM oraz OEG Wykonawca zapewni catering zgodnie ze
szczegółowym opisem poniżej.
2) Usługa cateringowa oznacza:
a)
zapewnienie na stołach w sali konferencyjnej butelkowanej wody mineralnej (gazowana i
niegazowana, minimum 0,2 l każdego rodzaju na osobę) wraz z odpowiednią ilością
szklanek oraz ich wymianę i uzupełnianie w trakcie konferencji.
b) przerwy kawowe:
- 4 przerwy (poranna, przedpołudniowa i dwie popołudniowe) - dla 250 uczestników
spotkania HLPM,
- 3 przerwy (poranna, przed- i popołudniowa) - dla 80 uczestników spotkania OEG,
c)
lunch biznesowy na każde spotkanie (bufet szwedzki z miejscami stojącymi)
zgodnie z agendą ramową stanowiąca załącznik nr 1.
3) Wykonawcę obowiązują następujące minimalne wymagania dotyczące poszczególnych
posiłków:
a)
każda przerwa kawowa:
Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika co najmniej: 1 filiżankę kawy, 1 filiżankę
herbaty (minimum 4 rodzaje herbat w torebkach), wybór małych kanapek i ciastek w co
najmniej 3 rodzajach, np. bułeczek z ciasta francuskiego, drożdżówek, babeczek, w ilości
min. 3 sztuki na osobę (łącznie kanapki i ciastka), owoce (co najmniej 2 rodzaje), a także
wodę mineralną (gazowana i niegazowana, minimum 0,2 l każdego rodzaju na osobę)
oraz soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje minimum 0,2 l każdego rodzaju na osobę,
mleko lub śmietankę do kawy, cukier (biały i brązowy), słodzik, cytrynę, serwetki,
b) lunch w formie szwedzkiego stołu zawierający co najmniej:

przystawkę na zimno (do wyboru min. 3 rodzaje, w tym wegetariańska),

zupę (np. chłodnik)

danie główne na gorąco
Wykonawca zapewni co najmniej 3 rodzaje dań głównych, w tym 1 danie mięsne z
wyłączeniem wieprzowiny, 1 danie rybne oraz 1 danie jarskie - w proporcjach, mięsne/
rybne do jarskie, wynikających z Informacji o liczbie uczestników. Dla umożliwienia
uczestnikom wyboru, Wykonawca zapewni zwiększoną o 10% liczbę dań
14
mięsnych/rybnych oraz o 20% liczbę dań jarskich.

ciepłe dodatki do dań na gorąco (min. 3 rodzaje do wyboru, np. ziemniaki opiekane,
gotowane, ryż, warzywa gotowane, makaron itp.),

surówkę lub sałatkę (do wyboru min. 3 rodzaje),

deser, tj. ciasta krojone (min. jedna porcja na osobę) lub deser podawany w pucharku, np.
mus, galaretka, krem, sałatka owocowa (w ilości 1 pucharek na osobę),
oraz

kawę, herbatę, wodę mineralną (gazowana i niegazowana, minimum 0,2 l każdego
rodzaju na osobę) oraz soki owocowe (co najmniej 2 rodzaje minimum 0,2 l każdego
rodzaju na osobę, mleko lub śmietankę do kawy, cukier (biały i brązowy), słodzik,
cytryna, serwetki.
4) Przerwy kawowe oraz lunch dla uczestników spotkania HLPM zostanie zorganizowany w
sali cateringowej CNK oraz w przestrzeni otaczającej salę konferencyjną, znajdujących
się na pierwszym piętrze CNK tj. w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej.
5) Przerwy kawowe oraz lunch dla uczestników spotkania OEG powinny zostać
zorganizowane w miejscu konferencji tj. w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej
lub w restauracji hotelowej, bez konieczności wychodzenia uczestników poza hotel, w
którym odbywa się konferencja.
6) Do miejsc wskazanych w ppkt. 4) i 5) Wykonawca dostarczy i przygotuje stoły
koktajlowe w liczbie dopasowanej do liczby uczestników poszczególnych spotkań wraz z
nakryciem (skirtingi i/lub obrusy). Użyte nakrycia muszą być czyste i nieuszkodzone.
3. Wymogi dotyczące wszystkich usług cateringowych
1) Wykonawca zapewni obsługę cateringową kolacji oraz obu spotkań zgodnie z agendą
ramową stanowiącą załącznik nr 2.
2) Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce oraz inne
przedmioty niezbędne do realizacji usługi, tak aby w szczególnych przypadkach
(zaginięcia, zniszczenia etc.) Wykonawca mógł w każdej chwili dany przedmiot zastąpić
bez szkody dla jakości świadczonej usługi. Wszystkie naczynia do posiłków powinny być
szklane lub ceramiczne, a sztućce metalowe z wyłączeniem plastiku oraz naczyń i
sztućców jednorazowych.
3) Wykonawca będzie odpowiedzialny za rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń, dbałość o
estetykę miejsca, wytworny i elegancki sposób podawania posiłków, a także bieżące
usuwanie i utylizację odpadków i śmieci w trakcie wszystkich wydarzeń.
4) W przypadku posiłków podawanych w trakcie lunchu (dania gorące, dodatki) Wykonawca
wydrukuje karteczki/bileciki z nazwami produktu/potrawy w języku polskim i angielskim
oraz umieści je na stole przy serwowanych posiłkach.
5) Wykonawca, najpóźniej do dnia 20 maja 2013 r., przedstawi do akceptacji
Zamawiającego propozycje menu w zakresie wszystkich posiłków przewidzianych w
części III na każde wydarzenie (kolacja, spotkanie HLPM i OEG). W przypadku uwag lub
zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego w terminie jednego dnia od otrzymania
menu, Wykonawca uwzględni wskazane uwagi i ponownie przedłoży Zamawiającemu
poprawione menu najpóźniej do dnia 22 maja 2013 r.
15
6) Wszystkie serwowane dania muszą spełniać najwyższe kryteria w zakresie smaku i
wyglądu, w tym odpowiadać standardowi posiłków serwowanych na spotkaniach z
udziałem delegacji zagranicznych na szczeblu ministerialnym i dyrektorskim, muszą być
podane w sposób elegancki i wytworny.
7) Dania serwowane w trakcie kolacji i lunchy nie mogą się powtarzać.
8) Wykonawca zapewni odpowiedni personel do obsługi cateringowej, w tym obsługę
kelnerską obejmującą: co najmniej jednego kelnera przypadającego na maksymalnie 20
gości w przypadku obsługi lunchu w trakcie spotkania HLPM i OEG oraz co najmniej
jednego kelnera przypadającego na 12 gości dla obsługi kolacji. Obsługa kelnerska
powinna spełniać następujące wymagania:
a) znajomość języka polskiego i języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
b) doświadczenie w zakresie realizacji usług kelnerskich,
c) dobry stan zdrowa,
d) wysoki poziom kultury osobistej, punktualność, dyscyplina i obowiązkowość,
e) niekaralność,
f) ukończone 18 lat.
9) Obsługa kelnerska będzie ubrana w jednolite uniformy tj. strój o charakterze oficjalnym,
dopasowany do rangi i charakteru spotkania. Strój dla kelnerów/kelnerek powinien
składać się z: białej koszuli z długim rękawem, muchy, ciemnej kamizelki lub marynarki,
ciemnych spodni garniturowych oraz ciemnych skórzanych sznurowanych pantofli (w
przypadku kobiet czółenka).
IV. Rezerwacja pokoi hotelowych
1) Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji miejsc noclegowych dla uczestników obu
spotkań w hotelu w którym odbędzie się uroczysta kolacja oraz spotkanie OEG. Będą to
pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe z możliwością pojedynczego wykorzystania, w
cenie do 120 euro/pokój/doba. W cenę pokoju wliczony dostęp do Internetu oraz
śniadanie w restauracji hotelowej.
2) Informację o dokonaniu wstępnej rezerwacji Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą
elektroniczną w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy.
3) Wykonawca na podstawie wstępnej rezerwacji zapewni możliwość dokonania
indywidualnej rezerwacji przez uczestników spotkań poprzez utrzymanie miejsc
noclegowych w następujących terminach i ilościach:
a)
nocleg 27/28 maja: do dnia 10 kwietnia 2013 r. - 250 pokoi, od dnia 11 kwietnia do dnia
5 maja 2013 r. - 100 pokoi,
b) nocleg 28/29 maja: do dnia 10 kwietnia 2013 r. - 80 pokoi, od dnia 11 kwietnia do dnia 5
maja 2013 r. - 45 pokoi.
4) Opłata za nocleg oraz koszty wszelkich dodatkowych usług hotelowych zamawianych
indywidualnie, jak również koszty ewentualnych zniszczeń dokonanych przez gości
hotelowych będzie pokrywana przez poszczególnych gości. Zamawiający nie ponosi
żadnych kosztów związanych z noclegiem i zakwaterowaniem gości.
16
V. Koordynacja przygotowań i realizacji konferencji
1) Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze
konferencji oraz sprawowania nadzoru nad całością przebiegu wydarzeń. W tym celu
Wykonawca zapewni koordynatora, który będzie zobowiązany do:
a) współpracy z przedstawicielami Zamawiającego, CNK (m.in. w zakresie koordynacji
prac montażowych w obiekcie CNK) i hotelu przez cały okres realizacji zamówienia,
b) osobistej obecności w trakcie każdego z wydarzeń objętego przedmiotem zamówienia
oraz reagowania w przypadku spostrzeżenia nienależytego wykonywania zamówienia.
2) Wykonawca zapewni stałą obecność personelu technicznego (co najmniej dwóch osób) o
kwalifikacjach niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.
3) Osoby wymienione w pkt. 1) i 2) będą ubrane stosownie do rangi spotkań i swojej roli.
4) Po zakończeniu kolacji oraz każdego spotkania Wykonawca zapewni sprzątnięcie sal, w
którym będą się one odbywać oraz pomieszczeń pomocniczych.
17
Zał. 1 do OPZ – ramowa agenda
Ramowa Agenda
High Level Political Meeting
OEG Meeting
Warszawa, 27-29 maja 2013 r.
poniedziałek, 27 maja 2013 r.
18.00 - 18.20 Recepcja we foyer na stojąco
18.25 – 19.00 Koncert muzyczny w sali bankietowej
19.00 – 20.30 Kolacja zasiadana w sali bankietowej
wtorek, 28 maja 2013 r.
09.00 Rejestracja (dostępny bufet kawowy)
09.30 Otwarcie spotkania HLPM
11.00 Przerwa kawowa
11.30 Obrady plenarne
12.30 Lunch
17.30 Podsumowanie
18.00 Koniec spotkania HLPM
środa, 29 maja 2013 r.
09.00 Rejestracja (dostępny bufet kawowy)
09.30 Obrady plenarne (max.80 osób)
11.30 Obrady w grupach roboczych (max.40 osób w sali plenarnej i max. 40 osób w sali
mniejszej)
13.00 Lunch
14.30 Obrady plenarne (max. 80 osób)
16.30 Obrady w grupach roboczych (max.40 osób w sali plenarnej i max.40 osób w sali
mniejszej)
17.30 Obrady plenarne (max. 80 osób)
18.00 Koniec spotkania OEG
* Podane godziny mogą ulec zmianie w toku realizacji zamówienia
18
Zał. 2 do OPZ– ustawienie sali konferencyjnej w CNK
19
....................................................................
(nazwa i adres Wykonawcy)
...................................., dnia ....................... 2013 r.
FORMULARZ OFERTY
Odpowiadając na ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na „Organizację obchodów 10.
rocznicy powstania Inicjatywy na rzecz nieproliferacji (Proliferation Security Initiative, PSI)
oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych PSI (Warszawa, maj 2013 r.); znak: BDG752/107/2012”, zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ dla tego przetargu składamy
niniejszą ofertę.
Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia na następujących warunkach:
1. Ceny
1) za kolację w dniu 27 maja:
a) cena skalkulowana dla grupy do 129 osób …………………….. ……… zł brutto;
b) cena skalkulowana dla grupy od 130 do 151 osób ………………………. zł brutto;
c) cena skalkulowana dla grupy od 152 do 172 osób ………………………..zł brutto;
d) cena skalkulowana dla grupy od 173 do 194 osób ………………………..zł brutto;
e) cena skalkulowana dla grupy do 195 do 215 osób ………………………..zł brutto.
2) za spotkanie HLPM w dniu 28 maja
a) cena skalkulowana dla grupy do 150 osób ……………………….. …… zł brutto;
b) cena skalkulowana dla grupy od 151 do 175 osób ………………………zł brutto;
c) cena skalkulowana dla grupy od 176 do 200 osób ……………………….zł brutto;
d) cena skalkulowana dla grupy od 201 do 225 osób ……………………… zł brutto;
e) cena skalkulowana dla grupy od 226 do 250 osób ………………………..zł brutto.
3) za spotkanie OEG w dniu 28 maja
a) cena skalkulowana dla grupy do 48 osób …………………………………zł brutto;
b) cena skalkulowana dla grupy od 49 do 56 osób …………………………..zł brutto;
c) cena skalkulowana dla grupy od 57 do 64 osób ………………………..…zł brutto;
d) cena skalkulowana dla grupy od 65 do 72 osób ………………………..... zł brutto;
e) cena skalkulowana dla grupy od 73 do 80 osób ………………………..... zł brutto.
2. Lokalizacja i standard hotelu
Oferujemy wykonanie usługi w obiekcie hotelowym ………………………………….
(nazwa, standard, adres) zlokalizowanym na terenie lewobrzeżnej części Warszawy
w promieniu do 3,0 km od Centrum Nauki Kopernik.
3. Oświadczamy, że cena oferty obejmuje pełen zakres zamówienia określony w załączniku
nr 1 do SIWZ jak również wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia oraz
podatek PTU.
4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia w
20
tym z istotnymi postanowieniami umowy i opisem przedmiotu zamówienia i nie wnosimy
do nich zastrzeżeń oraz przyjmujemy warunki w nich zawarte.
5. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty upływu
terminu składania ofert.
6. W przypadku przyznania nam zamówienia, zobowiązujemy się do zawarcia umowy w
miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
7. Oferta wraz z załącznikami została złożona na …..... stronach.
8. Niniejszym informujemy, iż informacje składające się na ofertę, zawarte na stronach
....................... stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o
zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i jako takie nie mogą być ogólnie udostępnione.
9. Oświadczamy, że powierzymy
podwykonawcy/om* w częściach:
/
nie
powierzymy*
wykonanie
zamówienia
1) …………………………………….
2) …………………………………….
3) …………………………………….
10. Do oferty załączamy następujące dokumenty:
1) …………………………………….
2) …………………………………….
3) …………………………………….
Adres Wykonawcy, na który należy przesyłać ewentualną korespondencję:
................................................................................................................................................
tel. ............................................................................ faks ......................................................
e-mail: ......................................................................
Osoba uprawniona do kontaktów z Zamawiającym
................................................................................................................................................
....................................................
(podpis i pieczęć osoby uprawnionej
do reprezentacji Wykonawcy)
__________________
* - niepotrzebne skreślić (brak skreślenia będzie oznaczać, że Wykonawca nie powierzy wykonania zamówienia
podwykonawcom)
21
…………………………………….……
...................................., dnia ....................... 2013 r.
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.)
oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych PSI ( Warszawa, maj 2013 r.); znak: BDG752/107/2012””, oświadczam, że reprezentowany przeze mnie Wykonawca:
…………….................................................................................................................................
.....................…............................................................................................................................
(pełna nazwa Wykonawcy)
spełnia warunki dotyczące:
1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2. posiadania wiedzy i doświadczenia,
3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia,
4. sytuacji ekonomicznej i finansowej.
.............................................................
22
Załącznik nr 3a do SIWZ
…………………………………….……
(nazwy i adresy Wykonawców
wchodzących w skład Konsorcjum)
...................................., dnia ....................... 2013 r.
OŚWIADCZENIE KONSORCJUM
o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.)
oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych PSI ( Warszawa, maj 2013 r.); znak: BDG752/107/2012”oświadczam, że Konsorcjum w składzie wskazanym w ofercie spełnia warunki
dotyczące:
1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2. posiadania wiedzy i doświadczenia,
3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do
wykonania zamówienia,
4. sytuacji ekonomicznej i finansowej.
.............................................................
UWAGA: oświadczenie podpisuje pełnomocnik konsorcjum, o którym mowa w art. 23 ust. 2 ustawy
23
…………………………………….…………
...................................., dnia ....................... 2013 r.
Wykaz wykonanych usług, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania
ofert, w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i
doświadczenia
Lp.
Zakres usługi
(zgodny z pkt 7.2.
SIWZ)
(opis usługi ze
wskazaniem
wszystkich
wymaganych
elementów)
Zleceniodawca
Termin realizacji od/do
(podać opis danych zleceniodawcy
zawierający minimum:
- nazwę zleceniodawcy;
- adres lokalizacji zleceniodawcy;
- telefon kontaktowy zleceniodawcy;
- imię i nazwisko osoby do kontaktu
ze strony zleceniodawcy)
(ddmmrrrr/ddmmrrrr)
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą się niezbędną wiedzą i
doświadczeniem, tj. w przypadku Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia w ciągu
ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest
krótszy - w tym okresie, wykonali co najmniej dwie usługi polegające na (każda usługa)
organizacji spotkania międzynarodowego w którym uczestniczyło nie mniej niż 100 osób i w
ramach którego Wykonawca zapewnił co najmniej salę konferencyjną z wyposażeniem oraz
obsługę cateringową.
Poprzez spotkanie międzynarodowe Zamawiający rozumie spotkanie z udziałem gości z co
najmniej trzech krajów.
Usługa polegająca
na ………………
1.
z liczbą
uczestników …….
w ramach której
Wykonawca
zapewnił ………
Usługa polegająca
na ………………
2.
z liczbą
uczestników …….
w ramach której
Wykonawca
zapewnił ………
24
3.
Do niniejszego wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że usługi zostały
wykonane należycie przez Wykonawcę. W przypadku nie przedstawienia dokumentów
potwierdzających należyte wykonanie wszystkich wymienionych w powyższym wykazie
usług za podstawę ustalenia spełnienia warunku wymienionego w punkcie 7.2. SIWZ służyć
będą jedynie usługi, których należyte wykonanie/wykonywanie zostanie właściwie
udokumentowane.
.............................................................
25
…………………………………….……
...................................., dnia ....................... 2013 r.
OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
z powodu okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004
roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.)
oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych PSI ( Warszawa, maj 2013 r.); znak: BDG752/107/2012”, oświadczam, że brak jest podstaw do wykluczenia reprezentowanego przeze
mnie Wykonawcy z postępowania o udzielenie zamówienia.
.............................................................
26
Załącznik nr 5a do SIWZ
…………………………………….………
(nazwa i adres Wykonawcy
wchodzącego w skład Konsorcjum)
...................................., dnia ....................... 2013 r.
OŚWIADCZENIE CZŁONKA KONSORCJUM
z powodu okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004
roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn.zm.)
oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych PSI ( Warszawa, maj 2013 r.); znak: BDG752/107/2012”, oświadczam, że brak jest podstaw do wykluczenia reprezentowanego przeze
mnie Wykonawcy wchodzącego w skład Konsorcjum z postępowania o udzielenie
zamówienia.
.............................................................
UWAGA! Oświadczenie podpisuje odrębnie każdy członek Konsorcjum
27
…………………………………….………
(imię, nazwisko i adres osoby fizycznej)
...................................., dnia ....................... 2013 r.
OŚWIADCZENIE
z powodu okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.)
składane przez osobę fizyczną będącą Wykonawcą
oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych PSI ( Warszawa, maj 2013 r.); znak: BDG752/107/2012”, oświadczam, że w stosunku do mnie jako Wykonawcy nie zachodzą
przesłanki skutkujące wykluczeniem z przedmiotowego postępowania na mocy art. 24 ust. 1
pkt 2 ustawy, tj. nie zachodzi okoliczność wykluczenia wykonawcy, w stosunku do którego
otwarto likwidację lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po
ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli
układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidacje majątku upadłego.
.............................................................
(podpis osoby fizycznej
biorącej udział w postępowaniu)
28
Pełnomocnictwo
w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Organizację obchodów 10.
oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych PSI ( Warszawa, maj 2013 r.); znak: BDG752/107/2012”
.......................................................................................................................................................
(nazwa Wykonawcy)
z siedzibą
.......................................................................................................................................................
(adres)
zarejestrowany przez
.......................................................................................................................................................
pod numerem.................................................................................................................................
reprezentowany przez:
1.....................................................................................................................................................
2.....................................................................................................................................................
upoważnia ....................................................................................................................................
(imię i nazwisko osoby upoważnionej)
zamieszkałego w ..........................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
legitymującego się .......................................................................................................................
(nazwa i numer dokumentu: dowodu osobistego, paszportu)
do występowania w imieniu wykonawców w postępowaniu, w tym:
1. podpisania i złożenia w imieniu Wykonawców oferty wraz z załącznikami *
2. składania w imieniu Wykonawców wszelkich oświadczeń woli i wiedzy oraz dokonywania
czynności przewidzianych przepisami prawa takich jak poświadczanie kopii dokumentów
za zgodność z oryginałem zadawania pytań, składania wyjaśnień itp.*
3. zawarcia umowa w wyniku udzielenia zamówienia *
4. wnoszenia środków ochrony prawnej (odwołanie, skarga, przystąpienie) *
.............................................................
__________________
* - niepotrzebne skreślić
29
ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY
§1. Przedmiot umowy
1.
2.
3.
Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego
kompleksowych usług konferencyjno - cateringowych związanych z organizacją
spotkania politycznego z okazji obchodów 10 rocznicy PSI (High Level Political
Meeting) oraz spotkania Grupy Ekspertów Operacyjnych.
Spotkania, o których mowa w ust. 1, odbędą się odpowiednio w dniach 27-28 maja
2013 r. oraz w dniu 29 maja 2013 r.
Szczegółowy opis przedmiotu umowy, o którym mowa w ust. 1-2, został określony
w załączniku nr 1 do umowy stanowiącym Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
§2. Oświadczenia i obowiązki Wykonawcy
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Wykonawca oświadcza, iż obowiązki, których się podjął do wykonania na podstawie
umowy są mu znane, że nie zgłasza do nich zastrzeżeń i na tej podstawie potwierdza
swoją zdolność i gotowość do ich wykonania zgodnie z postanowieniami umowy.
Wykonawca zobowiązuje się wykonać umowę przy zachowaniu najwyższej staranności
wynikającej z zawodowego charakteru prowadzonej działalności, zgodnie z
obowiązującymi przepisami, rzetelnie i terminowo, mając na względzie ochronę
interesów Zamawiającego.
Wykonawca oświadcza, iż dysponuje odpowiednim potencjałem osobowym,
materiałowym oraz technicznym pozwalającym na prawidłowe zrealizowanie całości
przedmiotu umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do informowania Zamawiającego o wszelkich zagrożeniach
związanych z wykonywaniem umowy, w tym także o okolicznościach leżących po
stronie Zamawiającego, które mogą mieć wpływ, na jakość, termin bądź zakres prac.
Nieprzekazanie takich informacji w przypadku, gdy Wykonawca o takich zagrożeniach
wie lub, przy uwzględnieniu wymaganej umową staranności, powinien wiedzieć,
powoduje, że wszelkie koszty i dodatkowe czynności związane z konsekwencją danego
zdarzenia obciążają Wykonawcę. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do informowania
w formie pisemnej Zamawiającego o przebiegu realizacji umowy na dodatkowe pisemne
żądanie Zamawiającego.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone na mieniu
w związku z wykonaniem przedmiotu umowy.
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim, w
tym uczestnikom spotkań, związane z wykonaniem przedmiotu umowy.
Wykonawca oświadcza, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie
świadczonych przez siebie usług. Wykonawca oświadcza, że umowa ubezpieczenia
odpowiedzialności cywilnej będzie utrzymywana przez cały okres obowiązywania
niniejszej umowy.
30
§ 3. Oświadczenia i obowiązki Zamawiającego
1.
2.
3.
Zamawiający zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Wykonawcą w trakcie realizacji
przedmiotu umowy.
Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy najpóźniej do dnia 20 maja 2013 r.
informację dotyczącą liczby uczestników każdego ze spotkań, liczbie delegacji,
funkcjach uczestników oraz ich preferencjach żywieniowych, o której mowa w
Załączniku nr 1 do umowy.
Informacja, o której mowa w ust. 2, będzie stanowić podstawę do określenia
wynagrodzenia należnego Wykonawcy.
§ 4. Termin realizacji umowy
Umowa będzie realizowana od dnia jej zawarcia do dnia zatwierdzenia przez
Zamawiającego protokołu odbioru z realizacji przedmiotu umowy.
§ 5. Dane osobowe
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony
danych osobowych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych.
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z
przepisami, o których mowa w ust. 1.
3. Wykonawca oświadcza, iż w przypadku przetwarzania danych osobowych w systemach
informatycznych, systemy te spełniają wymogi zawarte w rozporządzeniu Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji
przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim
powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
4. Zamawiający określa, że dane osobowe przetwarzane przez Wykonawcę mogą być
wykorzystywane przez niego wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy.
5. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia
Zamawiającego o stwierdzeniu prób lub faktów naruszenia poufności danych osobowych
przetwarzanych w wyniku realizacji niniejszej Umowy.
6. Wykonawca, na pisemne żądanie Zamawiającego, umożliwi Zamawiającemu
przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych w
przypadku stwierdzenia zdarzeń, o których mowa w ust. 5.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od Umowy w przypadku
stwierdzenia naruszenia przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych,
w terminie 30 dni kalendarzowych od stwierdzenia tych naruszeń.
§ 6. Prawa autorskie
1. Wykonawca oświadcza, że przy wykonywaniu przedmiotu umowy będzie wykorzystywał
jedynie materiały, dane i informacje, które są zgodne z obowiązującymi przepisami
prawa, a w szczególności nie naruszają dóbr osobistych osób trzecich, majątkowych lub
osobistych praw autorskich, innych praw własności intelektualnej lub danych osobowych
osób trzecich. Gdyby doszło do takiego naruszenia, wyłączną odpowiedzialność
względem osób, których prawa zostały naruszone, ponosi Wykonawca.
31
2. W przypadku skierowania do Zamawiającego przez osoby trzecie roszczeń związanych
z naruszeniem przez Zamawiającego ich praw, a związanych z realizacją przez
Wykonawcę umowy, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zgłoszeniu tych roszczeń,
a Wykonawca zobowiązuje się zwolnić Zamawiającego z odpowiedzialności wobec osób
trzecich i do ich zaspokojenia na swój koszt, o ile okażą się uzasadnione oraz zobowiązuje
się do pokrycia uzasadnionych kosztów obrony poniesionych przez Zamawiającego.
3. Wykonawca oświadcza, iż powstałe w wyniku realizacji przedmiotu umowy dzieła
autorskie („Dzieła”), a w szczególności materiały informacyjne, będą podlegać przepisom
ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006
r., Nr 90, poz. 631 z późn. zm.), zwanej dalej jako „Prawo autorskie”.
4. Z dniem zapłaty wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy zgodnie z § 8,
Wykonawca przenosi na Zamawiającego przysługujące mu autorskie prawa majątkowe i
prawa zależne do Dzieł, powstałych w wyniku realizacji przedmiotu umowy. Nabycie
autorskich praw majątkowych do Dzieł następuje na polach eksploatacji, wymienionych
w art. 50 Prawa autorskiego, tj. w szczególności:
1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania: zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką,
utrwalanie jakąkolwiek techniką w tym przez sporządzenie cyfrowego zapisu;
2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których Dzieło utrwalono:
wprowadzenie do obrotu, najem, dzierżawa oraz użyczenie oryginału lub
egzemplarzy;
3) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony powyżej,
nadawanie, wyświetlanie, wprowadzanie do pamięci komputera, wprowadzanie do
własnych baz danych, wprowadzenie do sieci komputerowej w sposób umożliwiający
transmisje odbiorczą przez użytkownika, rozpowszechnianie w sieci Internet, wraz z
prawem do wykonywania praw zależnych do Dzieł oraz wyrażania zgody na
wykonywanie tych praw.
5. W szczególności, w ramach nabytych praw, Zamawiający jest uprawniony do eksploatacji
Dzieł w systemie on-line, a także do korzystania z Dzieł przez końcowych użytkowników
sieci, sporządzania cyfrowego zapisu Dzieł, inkorporowania Dzieł do swoich baz danych,
bądź w postaci oryginalnej bądź w postaci fragmentów, opracowań (abstraktów),
wprowadzania do sieci informatycznej w sposób umożliwiający transmisję Dzieł na
żądanie przez końcowego użytkownika, rozpowszechnienia Dzieł w systemie on-line,
łącznie z utrwaleniem w pamięci RAM i wyświetlania na monitorze użytkownika
końcowego, sporządzanie wydruków przez użytkownika końcowego, niezależnie od
technicznego sposobu dostępu do stron internetowych Zamawiającego.
6. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do Dzieł jest nieograniczone terytorialnie i
czasowo. Zamawiający może je wykorzystywać na całym świecie, we wszelkich mediach
przez cały czas trwania praw majątkowych. Zamawiający ma prawo udzielić licencji do
korzystania z Dzieł przez osoby trzecie na warunkach przez niego określonych, lub
przenieść autorskie prawa majątkowe do Dzieł na osoby trzecie.
7. Wynagrodzenie określone w § 8 Umowy zawiera również wynagrodzenie za przeniesienie
na Zamawiającego całości przysługujących Wykonawcy autorskich praw majątkowych i
praw zależnych do Dzieł oraz wykorzystywanie Dzieł na wskazanych w ust. 4 polach
eksploatacji.
32
§ 7. Klauzula zachowania tajemnicy
1.
2.
3.
Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy przed osobami trzecimi
wszystkich informacji i wiadomości powziętych w związku z realizacją przedmiotu
umowy, w tym dotyczących działalności Zamawiającego, jak również do pozostawiania
w stanie nienaruszonym wszelkich materiałów, z którymi z racji wykonywania umowy
mógłby się zetknąć.
Obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy informacji
dostępnych publicznie oraz informacji żądanych przez uprawnione organy, w zakresie,
w jakim te organy są uprawnione do ich żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami
prawa.
Wykonawca zobowiązuje się powiadomić każdą osobę działającą na jego zlecenie
o obowiązku zachowania tajemnicy, o którym mowa w ust. 1 i ust. 2.
§ 8. Wynagrodzenie i warunki płatności
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy otrzyma od Zamawiającego wynagrodzenie
w wysokości nie przekraczającej …………. zł (słownie: ………………………. złotych)
netto , …………. zł (słownie: ………………………. złotych) brutto.
Faktyczna wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie obliczona na podstawie
informacji przekazanej przez Zamawiającego, o której mowa w § 3 ust. 2, z
uwzględnieniem cen skalkulowanych, wskazanych przez Wykonawcę w ofercie.
Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2, zostanie wypłacone Wykonawcy po uprzednim
zatwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowości wykonania przedmiotu umowy w
formie protokołu odbioru podpisanego bez zastrzeżeń.
Protokół, o którym mowa w ust. 3, stanowi podstawę wystawienia przez Wykonawcę
faktury.
Zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie w terminie 21 dni od daty
otrzymania prawidłowej wystawionej faktury VAT.
Za czas i miejsce spełnienia płatności uznaje się czas i miejsce obciążenia rachunku
Zamawiającego.
W przypadku faktury VAT wystawionej niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub
postanowieniami umowy, jej zapłata zostanie wstrzymana do czasu otrzymania przez
Zamawiającego faktury korygującej lub podpisania przez Wykonawcę noty korygującej.
W razie braku wpłaty w terminie określonym w ust. 5, Wykonawcy przysługują odsetki
ustawowe z tytułu opóźnienia zapłaty, z zastrzeżeniem ust. 7.
Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie, ani
roszczenie o zwrot kosztów poniesionych w związku z wykonaniem umowy,
nieprzewidziane w umowie.
§ 9. Nadzór nad realizacją umowy
1.
2.
Za nadzór nad realizacją niniejszej umowy ze strony Wykonawcy odpowiada
……………………………………………..,
tel.
………………..,
mail:
………………………………..
Do nadzoru z ramienia Zamawiającego nad realizacją przedmiotu umowy Zamawiający
wyznacza
…………………………….
tel.
…………………………,
mail:
………………………
33
3.
4.
5.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyznaczenia dodatkowych osób do kontaktu
i nadzoru nad realizacją umowy, w tym do protokolarnego odbioru usługi.
Strony mają prawo do zmiany osób, o których mowa w ust. 1 – 3 w czasie trwania
umowy, informując pisemnie o tym drugą stronę, bez konieczności sporządzania aneksu
do umowy.
Przedstawiciele Zamawiającego uprawnieni są do bieżącego nadzoru nad
przestrzeganiem postanowień umowy, a w szczególności kontroli: prawidłowości,
terminowości i jakości świadczonych usług.
§ 10. Kary umowne i odstąpienie od umowy
1. Strony ustalają, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej
umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary umowne w wysokości:
1) 5 % wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 8 ust. 1, za każdy rozpoczęty
dzień niewykonywania niniejszej umowy, z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy;
2) za każdy przypadek naruszenia obowiązku poufności, o którym mowa w § 7 - 20 %
wynagrodzenia brutto Wykonawcy, o którym mowa w § 8 ust. 1;
3) za każdy przypadek naruszenia obowiązku ochrony danych osobowych - 20 %
wynagrodzenia brutto Wykonawcy, o którym mowa w § 8 ust. 1;
4) w przypadku odstąpienia lub wypowiedzenia umowy z przyczyn leżących po stronie
Wykonawcy – 20 % wynagrodzenia brutto Wykonawcy, o którym mowa
w § 8 ust. 1;
5) w pozostałych przypadkach niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez
Wykonawcę – 5 % wynagrodzenia brutto określonego w § 8 ust. 1 za każdy przypadek
niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
2. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie kar umownych z należnego wynagrodzenia, o
którym mowa w § 8 umowy.
3. Jeżeli całkowite potrącenie nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do
zapłacenia kar umownych w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od otrzymania
wezwania do zapłaty na rachunek wskazany w wezwaniu.
4. Jeżeli wysokość szkody przekracza wysokość kar umownych lub jeżeli szkoda powstała
z przyczyn, dla których Strony nie zastrzegły kar umownych, Zamawiający może
dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.
5. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie
leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawierania
umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 (słownie: trzydziestu) dni
od powzięcia wiadomości o tej okoliczności. W takim przypadku Wykonawca może
żądać jedynie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części przedmiotu umowy.
6. Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy również, jeżeli
Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu umowy.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, prawo do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od
umowy przysługuje Zamawiającemu w terminie wskazanym w umowie jako końcowa
data obowiązywania umowy.
8. Powyższe postanowienia nie uchybiają uprawnieniom Stron do odstąpienia od umowy na
podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
9. Odstąpienie od umowy nie ogranicza możliwości dochodzenia przez Zamawiającego kar
umownych.
34
§ 11. Zmiana umowy
1.
2.
3.
Zmiana umowy w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę w trakcie
postępowania o udzielenia zamówienia publicznego obejmującego przedmiot umowy
dopuszczalna jest jedynie w następujących przypadkach i zakresie:
1) w przypadku zmiany stawki VAT dopuszcza się możliwość zmiany w zakresie
kwoty VAT i kwoty wynagrodzenia brutto;
2) w przypadku, innej niż wskazana w pkt 1, zmiany powszechnie obowiązujących
przepisów prawa dopuszcza się możliwość zmiany tych postanowień umowy, na
które zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa na wpływ;
3) w przypadku przesunięcia terminu spotkań, o których mowa w § 1, dopuszcza się
możliwość przesunięcia terminu realizacji umowy.
Zmiany umowy, w rozumieniu art. 144 ustawy – Prawo zamówień publicznych, nie
stanowią:
1) zmiana wskazanych w umowie osób nadzorujących realizację przedmiotu umowy;
2) zmiana danych teleadresowych Stron;
3) zmiana danych rejestrowych Stron.
Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają porozumienia Stron oraz zachowania
formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§ 12. Sposób porozumiewania się Stron
1.
2.
3.
4.
Wszystkie informacje przekazywane między Wykonawcą a Zamawiającym w ramach
umowy będą przesyłane, o ile umowa nie stanowi inaczej, pisemnie za pośrednictwem
poczty lub kuriera, faksem lub drogą elektroniczną. Informacje przekazane faksem lub
drogą elektroniczną, każda ze Stron na żądanie drugiej Strony niezwłocznie potwierdzi
pisemnie za pośrednictwem poczty lub kuriera.
Informacje, o których mowa w ust. 1, należy przekazywać:
1) Zamawiającemu na adres: ……………………………; ul. …………………., ….….. Warszawa, nr faksu (22) ………………..; mail ………………………………..;
2) Wykonawcy
na
adres:
……………………………………………;
ul.
…………………., ….-….. ………….., nr. faksu (…) ………………..; mail
………………………………..
W przypadku zmiany adresu do doręczeń, każda ze Stron umowy powiadomi o tym
drugą Stronę na piśmie, z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku niedopełnienia
tego obowiązku doręczenia dokonane na poprzedni adres uznaje się za skuteczne.
Zmiany danych, o których mowa w ust. 2 nie stanowią zmiany umowy w rozumieniu
§ 13 umowy i nie wymagają formy pisemnego aneksu.
§ 13. Zakaz rozporządzania przez Wykonawcę wierzytelnościami wynikającymi z
umowy
1.
2.
Wykonawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego potrącić ani
przenieść na osobę trzecią żadnych wierzytelności wynikających z niniejszej umowy.
Zgoda Zamawiającego, o której mowa w ust. 1, musi zostać udzielona Wykonawcy
w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
35
§ 14. Klauzula salwatoryjna
W granicach wyznaczonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, nieważność
jakiejkolwiek części niniejszej umowy, pozostaje bez wpływu na ważność jej pozostałej
części. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji Strony zastąpią takie postanowienia, ważnymi
postanowieniami wywołującymi taki sam skutek gospodarczy.
§ 15. Właściwość prawa i sądu
1.
2.
W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa
polskiego, a w szczególności przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz
ustawy Kodeks cywilny.
Spory powstałe w związku z realizacją umowy Strony zobowiązują się rozstrzygać
polubownie. W razie braku możliwości polubownego rozstrzygnięcia sporu, Strony
poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu właściwego miejscowo ze względu na siedzibę
Zamawiającego.
§ 16. Postanowienia końcowe
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Każda ze Stron umowy oświadcza, iż jest prawidłowo umocowana do zawarcia umowy.
Wykonawca oświadcza, iż dane wskazane w dokumentach rejestrowych Wykonawcy są
w chwili podpisywania umowy aktualne i zgodne ze stanem prawnym i faktycznym.
W przypadku zmiany danych rejestrowych, mających znaczenie dla zawartej umowy,
Wykonawca zobowiązuje się powiadomić o nich Zamawiającego, pod rygorem skutków
prawnych dla Wykonawcy wynikających z faktu niepowiadomienia.
Tytuły poszczególnych paragrafów mają wyłącznie charakter informacyjny i nie mogą
stanowić podstawy do wykładni postanowień umowy.
Umowa zawiera … stron tekstu oraz … stron załączników, parafowanych przez Strony.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, w tym dwa egzemplarze
dla Zamawiającego i jeden egzemplarz dla Wykonawcy, z których każdy po odczytaniu
i zaparafowaniu podpisano.
Załącznikami do umowy są:
1) załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;
2) załącznik nr 2 – wzór protokołu odbioru usługi.
Załączniki stanowią integralną część umowy.
Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia.
Wykonawca
Zamawiający
36

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Transkrypt

Podobne dokumenty

Załącznik nr 4 - inf

Wykaz części zamówienia, których realizację Wykonawca zamierza

WYKONAWCA Nazwa firmy: . REGON . NIP . adres firmy: . tel/fax

Części zamówienia których realizację Wykonawca zamierza

ZAŁĄCZNIK NR 4 DO SIWZ- wykaz podwykonawców

F-241-1/16 Załącznik nr 5 do SIWZ Nazwa wykonawcy Adres

Oświadczenie Bezgotówkowa sprzedaż paliwa dla potrzeb

Załącznik nr 10 do SIWZ Oświadczenie o części