Poradnik - Gdański Zespół Żłobków

Gdański Zespół Żłobków
Gdański Zespół Żłobków
Poradnik dla rodziców i opiekunów
prawnych rejestrujących dziecko na
liście oczekujących na miejsce w
żłobku
Strona 1
Gdański Zespół Żłobków
Spis treści
1. Jak działa rejestracja zgłoszeń?
Strona 3
2. Rejestrowanie dziecka na liście
Strona 5
3. Pierwsze potwierdzenie
Strona 9
4. Kolejne potwierdzenia
Strona 11
5. Sprawdzanie miejsca na liście
Strona 13
6. Zmiana informacji zawartych w zgłoszeniu
Strona 15
7. Usuwanie zgłoszenia
Strona 18
8. Ponowne rejestrowanie dziecka
Strona 20
Strona 2
Gdański Zespół Żłobków
1.Jak działa rejestracja zgłoszeń?
Po urodzeniu dziecka – gdy dziecko ma już numer PESEL – rodzic
lub opiekun prawny dziecka wypełnia i wysyła elektroniczny formularz
zgłoszenia dziecka na liście oczekujących na miejsce w żłobku.
W formularzu zgłoszenia rodzic lub opiekun prawny wybiera
maksymalnie trzy żłobki, do których chciałby oddać dziecko oraz podaje
(opcjonalny) najwcześniejszy termin przyjęcia dziecka do żłobka.
Zgłoszenie jest rejestrowane w systemie. Pod podany w zgłoszeniu
adres email przesyłana jest wiadomość z informacjami dostępowymi do
elektronicznej listy oczekujących na miejsce w żłobku oraz odnośnikiem
do potwierdzenia zgłoszenia, którego należy dokonać w ciągu trzech dni
roboczych od wysłania zgłoszenia.
Po potwierdzeniu zgłoszenia, dziecko zajmuje miejsce na liście
dzieci oczekujących na przyjęcie do wybranych w zgłoszeniu żłobków.
Kiedy zwalnia się miejsce w jednym ze żłobków, to o ile na liście
nie znajduje się dziecko z prawem pierwszeństwa, z listy wybierane jest
dziecko, które spełnia łącznie następujące warunki:
• znajduje się na jednej z pierwszych pozycji na liście,
• jest w wieku kwalifikującym je do grupy wiekowej, w której
zwolniło się miejsce,
• wskazany w zgłoszeniu preferowany termin przyjęcia dziecka do
Strona 3
Gdański Zespół Żłobków
żłobka minął lub niedługo minie.
Gdański Zespół Żłobków kontaktuje się z rodzicem lub opiekunem
prawnym wybranego dziecka informując go o możliwości przyjęcia
dziecka do żłobka.
Rodzic lub opiekun prawny wybranego dziecka składa wniosek o
przyjęcie dziecka do żłobka. Podane w zgłoszeniu dane są weryfikowane
w oparciu o informacje zawarte w zgłoszeniu i jeżeli są zgodne ze stanem
faktycznym dziecko jest przyjmowane do żłobka.
Na liście oczekujących na miejsce w żłobku zwalniane jest miejsce
przyjętego dziecka – kolejka przesuwa się do przodu.
Oczekiwanie na miejsce w żłobku wymaga comiesięcznego
potwierdzania zgłoszenia. Brak potwierdzenia przez kolejne trzy
miesiące powoduje automatyczne usunięcia zgłoszenia z listy.
Dziecko usunięte z listy można zarejestrować w niej ponownie. Po
ponownym zarejestrowaniu dziecko trafia na koniec listy oczekujących.
Strona 4
Gdański Zespół Żłobków
2.
Rejestrowanie dziecka na liście
Zarejestrowanie dziecka na liście wymaga ok. 10 minut
i przebiega w kilku krokach.
Jak to zrobić?
KROK WSTĘPNY – przygotuj potrzebne informacje.
a) Zanim przejdziesz do formularza zgłoszenia przygotuj:
• informacje o dziecku: PESEL, imię i nazwisko oraz adres
zamieszkania;
• informacje o rodzicu lub opiekunie prawnym: imię i nazwisko,
numer telefonu, adres email oraz adres zamieszkania;
b) Zapoznaj się z regulaminem, dostępnym po kliknięciu odnośnika
'Regulamin' w nagłówku serwisu zgłoszeń.
KROK I – wprowadź PESEL dziecka
Strona 5
Gdański Zespół Żłobków
c) Przejdź do formularza zgłoszenia klikając na przycisk 'Zgłoś dziecko'.
d) Wprowadź PESEL dziecka.
e) System sprawdzi wiek dziecka (do żłobka przyjmowane są dzieci
do trzeciego roku życia) oraz poprawność PESELu;
f) Po udanym sprawdzeniu kliknij na przycisk 'Zgłoś dziecko'.
KROK II – potwierdź zapoznanie się z treścią regulaminu
g) Jeżeli nie zrobiłeś tego wcześniej, zapoznaj się z regulaminem
rejestracji elektronicznej na liście oczekujących na miejsce w
gdańskim żłobku samorządowym.
h)Zaznacz potwierdzenie zapoznania się z regulaminem.
i) Kliknij na przycisk 'Dalej'.
KROK III – wypełnij formularz zgłoszenia
j) Wypełnij kolejne sekcje formularza zgłoszenia:
•
w sekcji 'Wybór żłobków' wybierz co najmniej jeden żłobek a
maksymalnie trzy zaczynając od najbardziej preferowanego; po
wysłaniu zgłoszenia dziecko trafi na listę oczekujących na miejsce
w każdym z wybranych żłobków; wybór żłobków będziesz mógł
zmienić po zarejestrowaniu zgłoszenia jednak zmiana żłobka na
Strona 6
Gdański Zespół Żłobków
inny spowoduje, że dziecko trafi na koniec kolejki do nowo
wybranego żłobka.
• w sekcji 'Preferowany termin przyjęcia dziecka do żłobka' wybierz
opcjonalny termin, w którym chcesz oddać dziecko do żłobka;
• w sekcji 'Informacje o dziecku' wprowadź dane dziecka (PESEL,
data
urodzenia
dziecka
i
miejscowość
są
wypełniane
automatycznie); wprowadzone w tej i pozostałych sekcjach
informacje będziesz mógł zmienić później, niezmienne pozostaną
jedynie
PESEL
dziecka,
data
urodzenia
i
miejscowość
zamieszkania dziecka.
• W sekcji 'Informacje o rodzicu/opiekunie prawnym' wprowadź
dane
rodzica
lub
opiekuna,
jeżeli
miejsce
zamieszkania
rodzica/opiekuna jest identyczne jak dziecka wybierz dla danych
adresowych opcję 'takie jak dziecka'.
• W
sekcji
'Informacje
dodatkowe'
zaznacz
opcję
'Istnieją
okoliczności uprawniające dziecko do skorzystania z prawa
pierwszeństwa w przyjęciu do żłobka …' jeżeli zachodzi któraś z
okoliczności uprawniających do pierwszeństwa opisanych w
regulaminie.
k) Kliknij na przycisk 'Wyślij zgłoszenie'.
KROK IV – sprawdź wprowadzone informacje
Strona 7
Gdański Zespół Żłobków
l) Sprawdź wprowadzone informacje sekcja po sekcji.
m)
W przypadku gdy wprowadzone informacje są nieprawidłowe
kliknij na odnośnik 'zmień' znajdujący się w sekcji, którą chcesz
poprawić.
n) Po dokonaniu ewentualnych poprawek i sprawdzeniu danych
potwierdź zgodność danych ze stanem faktycznym oraz wyraź zgodę
na przetwarzanie danych osobowych zaznaczając stosowne opcje
znajdujące się u dołu formularza.
o) Kliknij na przycisk 'Potwierdź informacje'.
KROK V – potwierdzenie rejestracji zgłoszenia
p) Po potwierdzeniu informacji dokonanym w poprzednim kroku,
system zarejestruje zgłoszenie na liście oczekujących na miejsce w
żłobku i wyświetli stosowny komunikat.
q) Na podany w zgłoszeniu adres email zostanie przesłana wiadomość
aktywacyjna, która zawierać będzie odnośnik do formularza
potwierdzenia zgłoszenia.
UWAGA!
Zgłoszenie
zostało
zarejestrowane
ale
wymaga
jeszcze
potwierdzenia. Potwierdzanie zgłoszenia zostało opisane w kolejnym
punkcie.
Strona 8
Gdański Zespół Żłobków
3.
Pierwsze potwierdzenie
W ciągu trzech dni roboczych od wysłania zgłoszenia należy
dokonać jego potwierdzenia.
Jak to zrobić?
a) Sprawdź pocztę w skrzynce pocztowej, której adres podałeś w
formularzu zgłoszenia i znajdź wiadomość przesłaną przez system
rejestracji zgłoszeń.
b) Kliknij na odnośnik 'potwierdź zgłoszenie', znajdujący się w treści
wiadomości.
c) W oknie przeglądarki otworzy się serwis listy zgłoszeń, do którego
zostaniesz automatycznie zalogowany.
d) Zgłoszenie zostanie potwierdzone, pojawi się informacja kiedy należy
dokonać kolejnego potwierdzenia, a Ty będziesz mógł sprawdzić
aktualne miejsce na liście lub zmienić informacje zawarte w
zgłoszeniu.
UWAGA! Brak potwierdzenia w ciągu trzech dni roboczych spowoduje
automatyczne usunięcie zgłoszenia z listy.
Strona 9
Gdański Zespół Żłobków
Może się zdarzyć, że pomimo wysłania zgłoszenia, w skrzynce pocztowej
nie będzie wiadomości od systemu rejestracji zgłoszeń. W takim
przypadku
najpierw
sprawdź
folder
z
wiadomościami
zaklasyfikowanymi jako spam, a następnie gdy i tam nie będzie
wiadomości aktywacyjnej, skontaktuj się z nami korzystając z informacji
dostępnych na stronie kontakt.
Strona 10
Gdański Zespół Żłobków
4.
Kolejnych
potwierdzeń
Kolejne potwierdzenia
zgłoszenia
należy
dokonywać
w każdym miesiącu kalendarzowym. Brak potwierdzeń w
ciągu kolejnych trzech miesięcy spowoduje automatyczne
usunięcie dziecka z listy oczekujących na miejsce w żłobku.
Jak to zrobić?
a) Zaloguj
się
do
serwisu
listy
zgłoszeń
używając
informacji
dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2.
Pierwsze potwierdzenie).
b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją
o bieżącym stanie zgłoszenia – statusie, terminie kolejnego
potwierdzenia oraz pozycji dziecka na liście w wybranych żłobkach.
c) Kliknij na przycisk 'Potwierdź zgłoszenie'.
Strona 11
Gdański Zespół Żłobków
d) Po potwierdzeniu zgłoszenia, pojawi się informacja kiedy należy
dokonać kolejnego potwierdzenia.
UWAGA! Brak potwierdzenia w ciągu trzech kolejnych miesięcy
spowoduje automatyczne usunięcie dziecka z listy zgłoszeń.
Strona 12
Gdański Zespół Żłobków
5.
Sprawdzanie miejsca na liście
Informacje o pozycji dziecka w kolejce są na bieżąco
aktualizowane. Co jakiś czas warto zajrzeć do zgłoszenia
i sprawdzić postęp na liście.
Jak to zrobić?
a) Zaloguj
się
do
serwisu
listy
zgłoszeń
używając
informacji
dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2.
Pierwsze potwierdzenie).
b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją
o bieżącym stanie zgłoszenia – statusie, terminie kolejnego
potwierdzenia oraz pozycji dziecka na liście oczekujących w
wybranych żłobkach.
Strona 13
Gdański Zespół Żłobków
Widok z informacją o miejscu na liście.
Strona 14
Gdański Zespół Żłobków
6.
Zmiana informacji zawartych w zgłoszeniu
Po wysłaniu zgłoszenia w każdej chwili możesz zmienić
informacje w nim zawarte - z wyłączeniem PESELu, daty
urodzenia dziecka oraz miejscowości zamieszkania dziecka.
Jak to zrobić?
a) Zaloguj
się
do
serwisu
listy
zgłoszeń
używając
informacji
dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2.
Pierwsze potwierdzenie).
b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją
o bieżącym stanie zgłoszenia.
Strona 15
Gdański Zespół Żłobków
c) Z menu wybierz 'Szczegóły zgłoszenia'.
d) Przejdź do sekcji, która wymaga aktualizacji np. 'Informacje o
dziecku'. Kliknij na odnośnik 'zmień'.
Strona 16
Gdański Zespół Żłobków
e) Pojawi się formularz umożliwiający zmianę wybranych informacji.
f) Dokonaj zmiany i kliknij na przycisk 'zapisz'.
g) Zmiany zostaną zapisane.
UWAGA! Zmiana wybranego żłobka na inny powoduje utratę miejsca na
liście w poprzednio wybranym żłobku i zajęcie ostatniego miejsca na liście
w nowo wybranym żłobku. Zmiana nie powoduje utraty miejsca w
pozostałych żłobkach.
Strona 17
Gdański Zespół Żłobków
7.
Usuwanie zgłoszenia
W sytuacji gdy chcesz zrezygnować z miejsca na liście,
możesz usunąć zgłoszenie dziecka.
Jak to zrobić?
a) Zaloguj
się
do
serwisu
listy
zgłoszeń
używając
informacji
dostępowych przesłanych w wiadomości aktywacyjnej (patrz 2.
Pierwsze potwierdzenie).
b) Po zalogowaniu zostanie automatycznie otwarty widok z informacją
o bieżącym stanie zgłoszenia.
c) Z menu wybierz 'Usuń zgłoszenie'.
Strona 18
Gdański Zespół Żłobków
d) Pojawi się widok usuwania zgłoszenia.
e) Kliknij przycisk 'Usuń zgłoszenie'.
f) Pojawi się okienko z formularzem potwierdzenia usunięcia.
g) Potwierdź usunięcie klikając na przycisk 'Tak'.
h)Zgłoszenie zostanie usunięte.
UWAGA! Usunięcia zgłoszenia nie można cofnąć. Można jednak zgłosić
dziecko ponownie. W przypadku ponownego zgłoszenia dziecko trafia na
koniec listy zgłoszeń.
Strona 19
Gdański Zespół Żłobków
8.
Ponowne zgłaszanie dziecka
Po usunięciu dziecka z listy, możesz w każdej chwili zgłosić
je ponownie.
Jak to zrobić?
Ponowne zgłoszenie nie różni się niczym od pierwszego zgłoszenia.
Postępuj dokładnie wg wskazówek
dziecka.
Strona 20
podanych w pkt. 1. Zgłaszanie