Macrologic ERP Wyposażenie

Transkrypt

Praca zespołowa
Xpertis Ewidencja
wyposażenia
Macrologic SA, Warszawa, wrzesień 2014
Praca zespołowa
Xpertis Ewidencja wyposażenia
© Copyright by Macrologic SA, wrzesień 2014
Macrologic SA
ul. Kłopotowskiego 22
03-717 Warszawa
tel. +48 222-566-222
http://www.macrologic.pl
Obecne wydanie podręcznika jest aktualizowane
do wersji Xpertis 360°plus programu Xpertis Ewidencja wyposażenia.
Redakcja: Grzegorz Ząbkiewicz, Małgorzata Kostrzewa
Skład: Grzegorz Ząbkiewicz, Małgorzata Kostrzewa
Druk: Niniejszy podręcznik został przygotowany w wersji elektronicznej i nie jest publikowany przez wydawcę w postaci papierowej a jedynie na nośnikach komputerowych oraz przez
Internet.
Macrologic oraz Xpertis są znakami handlowymi Macrologic SA.
Prawa do wszystkich występujących tutaj znaków handlowych należą do odpowiednich właścicieli. Ze względu na
charakter publikacji i niekiedy częste używanie w tekście znaków handlowych, zamiast umieszczania po każdym
wystąpieniu takiego znaku — symbolu znaku handlowego (TM ) lub zastrzeżonego znaku handlowego (®) utrudniającego czytanie, wszystkie znaki handlowe wyróżniamy pisząc je z wielkiej litery w trosce o przejrzysty styl
wydawniczy i bez intencji jakiegokolwiek ingerowania w znak lub naruszania praw z nim związanych.
Informacja o licencjach na wykorzystywane oprogramowanie stron trzecich znajduje się na płycie dystrybucyjnej
w folderze: „Xpertis Dokumentacja” podfolder: „Licencje obce”.
ISBN: Publikacjom elektronicznym nie przydziela się
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Spis treści
Wstęp
11
I
19
19
21
21
22
25
26
26
27
30
31
32
34
35
36
36
37
38
39
40
41
42
43
44
44
45
53
53
Parametryzowanie pracy programu
1 Pierwsze uruchomienie programu . . . . . . . . . . . . . . .
2 Lata bilansowe i okresy obrachunkowe . . . . . . . . . . . . .
2.1 Przeglądanie i redagowanie kartoteki lat bilansowych . .
2.2 Zamykanie okresów obrachunkowych . . . . . . . . . .
2.3 Okresy obrachunkowe na poszczególnych stanowiskach
2.4 Aktualizacja danych do analiz OLAP . . . . . . . . . . .
3 Słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.1 Wzorce systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Definiowanie słowników . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Słownik kontrahentów oparty na słowniku użytkownika
3.4 Słowniki wykorzystywane do rozliczeń walutowych . . .
3.5 Pozostałe słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . .
4 Parametry programu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Struktura organizacyjna . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Numeracja dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Parametry pracy lokalne . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Słowniki systemowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Wielowalutowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.6 Parametry oddziału . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.7 Wzorce kalendarzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Menu użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Lista parametrów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Wprowadzanie parametrów programu . . . . . . . . . .
7 Formuły - parametry ogólne programu . . . . . . . . . . . . .
7.1 Opis formuł programu . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8 Uprawnienia i parametry użytkowników . . . . . . . . . . . .
8.1 Tabela użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
4
Spis treści
9
10
11
12
13
14
15
16
17
8.2 Uprawnienia do oddziałów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8.3 Uprawnienia do jednostek organizacyjnych . . . . . . . . . .
8.4 Uprawnienia do obsługi magazynów . . . . . . . . . . . . . .
8.5 Uprawnienia do obsługi menu użytkownika . . . . . . . . . .
8.6 Grupowe nadawanie i odbieranie uprawnień . . . . . . . . .
8.7 Formuły - parametry dla użytkownika . . . . . . . . . . . . .
8.8 Uprawnienia do wartości magazynowych, zakupu, sprzedaży
8.9 Kopiowanie uprawnień użytkowników . . . . . . . . . . . . .
Parametry kontaktów z kontrahentami . . . . . . . . . . . . . . . .
Dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Numeracja dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.2 Powiązanie typu numeracji z typem dokumentu . . . . . . .
10.3 Definiowanie typów dokumentów . . . . . . . . . . . . . . .
Oddziały . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definiowanie magazynów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.1 Typy magazynów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ustawienia kolorów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.1 Definiowanie schematów kolorów . . . . . . . . . . . . . . .
13.2 Gdzie kolory są wykorzystywane . . . . . . . . . . . . . . . .
Kartoteka materiałowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.1 Grupy materiałowe i usługowe . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.2 Atrybuty indeksu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.3 Atrybuty dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.4 Słownik materiałów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.5 Słownik usług . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.6 PKWiU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.7 Jednostki miary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.8 Standardowy przelicznik jednostek . . . . . . . . . . . . . .
14.9 Szukanie materiałów po kodach . . . . . . . . . . . . . . . .
Kartoteki kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.1 Kontrahenci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.2 Grupy kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Widoki kartoteki kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.1 Definiowanie widoków kartoteki kontrahenta . . . . . . . . .
16.2 Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów . .
Parametryzacja związana z ewidencją wyposażenia . . . . . . . . .
17.1 Powody przedwczesnego zużycia . . . . . . . . . . . . . . . .
17.2 Rodzaje wyposażenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.3 Wymagania osób . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.4 Grupy pracowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.5 Normatywy wyposażenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17.6 Wydruki zbiorcze normatywów . . . . . . . . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
54
55
55
56
56
57
63
63
64
65
65
71
71
81
83
89
90
91
91
93
93
95
101
111
128
130
130
131
131
133
133
139
139
139
140
141
141
141
145
146
147
157
5
Spis treści
II
Gospodarka magazynowa
1 Metody rozliczeń . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Cena magazynowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Kolejność wydawania towarów . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Magazyny cen rzeczywistych dostawy . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Magazyn cen średnich bieżących . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4 Magazyn cen ewidencyjnych . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Grupy asortymentowe w magazynach . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Redagowanie dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Parametry dla magazynów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Dokumenty zewnętrzne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.3 Dokumenty wewnętrzne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.4 Opóźnione wycenianie dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.5 Przypisanie kodu identyfikującego dostawę . . . . . . . . . . .
4.6 Historia dostawy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.7 Słownik cen dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.8 Kopiowanie dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . .
5 Akceptacja dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Anulowanie akceptacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Koszty dodatkowe dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . . .
7 Korekty przychodowych dokumentów magazynowych . . . . . . . .
7.1 Korekta zaakceptowanego dokumentu przychodowego . . . . .
7.2 Korekta zaksięgowanego dokumentu przychodowego . . . . . .
8 Przeglądanie i drukowanie dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . .
8.1 Polecenia dla dokumentów magazynowych . . . . . . . . . . .
8.2 Przeglądanie i edytowanie pozycji dokumentów . . . . . . . . .
8.3 Wydruk dokumentu magazynowego . . . . . . . . . . . . . . .
8.4 Podgląd dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9 Stany magazynowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.1 Stany magazynowe w wybranym magazynie . . . . . . . . . . .
9.2 Dokumenty dla wybranego materiału . . . . . . . . . . . . . .
9.3 Dostawy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.4 Atrybuty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.5 Wyszukaj . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10 Funkcje magazynowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Inwentaryzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.2 Przecena . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.3 Uzgadnianie i odtwarzanie stanów materiałowych . . . . . . .
10.4 Regulacja magazynu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.5 Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych
10.6 Generowanie dokumentów wartościowych . . . . . . . . . . .
11 Kompletowanie wyrobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
159
160
161
161
162
164
165
166
166
166
167
186
190
192
193
193
193
196
197
198
199
199
202
206
207
208
210
212
213
213
217
217
217
218
218
218
231
235
236
237
237
238
6
Spis treści
11.1 Struktura wyrobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.2 Definicja dokumentów tworzących komplety . . . . . . . . . .
11.3 Redagowanie dokumentów dotyczących kompletacji wyrobów .
12 Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności . . . . . . . . .
12.1 Parametryzacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.2 Stany magazynowe według wymiarów . . . . . . . . . . . . . .
13 Kwalifikacja dostaw . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.1 Parametryzacja związana z kwalifikacją dostaw . . . . . . . . .
13.2 Funkcjonalność związana z kwalifikacjami dostaw . . . . . . .
14 Zestawienia dotyczące danych magazynowych . . . . . . . . . . . . .
III Zarządzanie wyposażeniem
1 Ewidencja wydań wyposażenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Stany wyposażenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.2 Rejestr wydań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.3 Wydruki zbiorcze danych kartoteki . . . . . . . . . . . . . . .
1.4 Obrót wyposażeniem przy użyciu technologii RFID . . . . . .
1.5 Wydanie kontrahentowi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.6 Wydanie do likwidacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Kartoteka zasobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Ewidencja zasobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Monitoring zasobów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Funkcja kontroli ilości . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Polecenia wydania wyposażenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6 Listy zapotrzebowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.1 Ręczne tworzenie listy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Automatyczna generacja listy . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.3 Modyfikacja listy utworzonej automatycznie . . . . . . . . . .
6.4 Osoby i pracownicy wykluczeni z procesu automatycznej generacji listy zapotrzebowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
239
241
242
245
245
246
247
247
248
249
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
251
251
251
251
262
263
264
265
266
266
266
266
269
273
274
275
278
. 278
IV Współpraca programu Wyposażenie z innymi programami systemu Xpertis
281
1 Xpertis Alerty Biznesowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
1.1 Zadania uruchamiane automatycznie . . . . . . . . . . . . . . . 282
2 Xpertis CMS. Portal pracowniczy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
2.1 Normy wyposażenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
2.2 Powierzone mienie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
3 Załączniki i podpis elektroniczny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
3.1 Podpis elektroniczny plików . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
7
Spis treści
V
Wspólne elementy pakietu
1 Lista parametrów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 Wprowadzanie i zmienianie parametrów . . . . .
1.2 Parametry w wersjach wielofirmowych . . . . . .
1.3 Parametry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Użytkownicy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.1 Administrator programu . . . . . . . . . . . . . .
2.2 Ograniczanie dostępu . . . . . . . . . . . . . . . .
2.3 Jednostki księgowe . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.4 Rachunki bankowe . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.5 Sprawdzanie KRD . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.6 Internetowi użytkownicy . . . . . . . . . . . . . .
2.7 Kopiowanie uprawnień użytkowników . . . . . . .
2.8 Zmiana hasła . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Grupy użytkowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Okres obrachunkowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Definiowanie schematów danych hierarchicznych . . . .
6 Jednostka księgowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7 Parametryzacja wydruków . . . . . . . . . . . . . . . .
8 Schematy kolorów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9 Słowniki użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.1 Wzorce systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Wzorce dodatkowe i niestandardowe . . . . . . .
9.3 Słowniki z parametrami . . . . . . . . . . . . . . .
9.4 Wzorce wykorzystywane w programie . . . . . . .
9.5 Tabele źródłowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.6 Słowniki zastrzeżone . . . . . . . . . . . . . . . .
9.7 Słowniki pomocnicze . . . . . . . . . . . . . . . .
9.8 Definicja słowników użytkownika . . . . . . . . .
9.9 Słowniki jako kartoteki pomocnicze . . . . . . . .
10 Słownik kontrahentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10.1 Pobranie danych kontrahenta z GUS . . . . . . . .
10.2 Ręczne wprowadzanie danych kontrahenta . . . .
10.3 Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES . . . . . . .
10.4 Inne dane dotyczące kontrahentów . . . . . . . .
10.5 Przeglądanie listy kontrahentów wg widoków . . .
10.6 Ewidencja kontaktów z kontrahentem . . . . . . .
11 Słowniki osób . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11.1 Rejestracja operacji na danych osobowych . . . . .
12 Inne słowniki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
12.1 Redagowanie danych w słownikach walut i banków
12.2 Słownik form płatności . . . . . . . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
289
289
290
290
292
310
310
310
311
311
311
312
315
317
318
319
319
322
324
325
326
326
329
331
331
331
332
333
335
337
337
337
338
340
341
343
346
347
348
349
349
350
8
Spis treści
13
14
15
16
17
18
19
20
12.3 Redagowanie danych w pozostałych słownikach . . . . . . . .
12.4 Drukowanie zawartości słowników . . . . . . . . . . . . . . .
12.5 Wyznaczanie słowników systemu . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrowanie danych ze słowników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.1 Definiowanie filtra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
13.2 Używanie filtra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kursy walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14.1 Tabele kursów walut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Konta syntetyczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
15.1 Wyróżniki — dodatkowa klasyfikacja zapisów księgowych . . .
Lata bilansowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
16.1 Podział roku bilansowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Wzorce kalendarzy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sprawozdania definiowalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.1 Definiowanie sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.2 Nagłówek sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.3 Kolumny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.4 Wiersze sprawozdania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.5 Wskaźnik podstawowy (nie związany ze słownikiem użytkownika ani z kartoteką) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.6 Wskaźniki podstawowe związane ze słownikiem użytkownika
bądź kartoteką . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.7 Wskaźniki podstawowe, wypełniane ręcznie . . . . . . . . . .
18.8 Algorytmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.9 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu F . . . . . .
18.10 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu S . . . . . . .
18.11 Kopiowanie algorytmów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.12 Akceptacja grupy wskaźników – kolejność obliczania . . . . . .
18.13 Kontrola definicji sprawozdania wg kont . . . . . . . . . . . .
18.14 Zaokrąglenia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.15 Tłumaczenie sprawozdań . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.16 Akceptacja zdefiniowanego sprawozdania . . . . . . . . . . . .
18.17 Formuły uniwersalne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.18 Aktualizacja danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
18.19 Drukowanie zestawień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opcja importu danych startowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Import danych z innych systemów . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.1 Ogólne zasady przygotowania danych wejściowych . . . . . . .
20.2 Definiowanie importów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.3 Kody informacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.4 Wczytanie danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
20.5 Import definicji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
350
351
351
352
352
353
354
354
356
358
358
359
359
360
360
360
361
363
. 363
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
365
366
366
367
368
369
370
371
373
373
374
375
376
376
377
377
378
378
382
383
384
9
Spis treści
21 Eksport i import dokumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.1 Import i eksport — krok po kroku . . . . . . . . . . . . . . . .
21.2 Definicje interfejsów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.3 Definicje zamienników . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.4 Formuły eksportujące i importujące . . . . . . . . . . . . . . .
21.5 Eksport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
21.6 Import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22 Serwer proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.1 Ustawienia globalne proxy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.2 Ustawienia indywidualne proxy . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.3 Opcje dla Alertów biznesowych . . . . . . . . . . . . . . . . .
22.4 Wersja wielofirmowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23 Rejestrowanie modyfikacji danych w kartotekach . . . . . . . . . . .
23.1 Włączanie i wyłączanie rejestracji dla pól kartoteki . . . . . . .
23.2 Parametry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
23.3 Przeglądanie historii modyfikacji wybranego zapisu kartoteki .
23.4 Synchronizacja danych w ramach pakietu Xpertis . . . . . . . .
24 Współpraca z programami opartymi na technologii IBM Lotus . . . .
24.1 Współpraca z systemem Kadry i płace . . . . . . . . . . . . . .
24.2 Współpraca z innymi systemami pakietu . . . . . . . . . . . .
25 Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe . . . . . . . . . . . . .
25.1 Użytkownicy rozwiązania Xpertis CMS Obszary biznesowe . .
25.2 Zmiana hasła w systemie Xpertis CMS Obszary biznesowe . . .
26 Menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26.1 Pozycje menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26.2 Miejsca użycia menu użytkownika . . . . . . . . . . . . . . . .
26.3 Nadawanie uprawnień do menu użytkownika . . . . . . . . . .
27 Wydruk uniwersalny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
27.1 Tworzenie wydruku uniwersalnego . . . . . . . . . . . . . . .
28 Zapytania SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28.1 Selekcjonowanie rekordów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28.2 Zapamiętywanie zapytań SQL . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28.3 Grupowanie wyników zapytań SQL . . . . . . . . . . . . . . .
28.4 Definiowanie zapytania z grupowaniem poziomów . . . . . . .
28.5 Wykonanie zapytania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29 Zapytania parametryzacyjne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29.1 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Finanse i księgowość . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29.2 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Środki trwałe .
30 Schematy dekretacji Xpertis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.1 Kopiowanie schematów dekretacji i wyróżników . . . . . . . .
30.2 Definiowanie schematów dla każdego systemu . . . . . . . . .
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
386
387
387
389
391
391
391
392
392
393
394
395
395
396
396
398
398
402
402
403
404
407
409
409
410
412
413
413
413
415
416
416
419
419
419
420
.
.
.
.
.
421
422
422
423
423
10
Spis treści
30.3
30.4
30.5
30.6
Schematy dekretacji dla systemu Kasa . . . . . . . . . . . . . .
Schematy dekretacji dla systemu Środki trwałe . . . . . . . . .
Schematy dekretacji dla systemu Logistyka . . . . . . . . . . .
Schematy dekretacji systemu Umowy i zgłoszenia oraz Fakturowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.7 Schematy dekretacji systemu Kadry i płace . . . . . . . . . . .
30.8 Dekret Wn lub Dekret Ma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.9 Zmienne dla formuł . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.10 Wyróżniki zapisów księgowych . . . . . . . . . . . . . . . . . .
30.11 Dekretacja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31 Aktualizator — automatyczne aktualizowanie . . . . . . . . . . . . .
31.1 Sposób działania Aktualizatora . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.2 Archiwum centralne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.3 Aktualizacja off-line . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.4 Kolejność zadań aktualizatora . . . . . . . . . . . . . . . . . .
31.5 Zadania nie wykonywane automatycznie . . . . . . . . . . . .
. 424
. 428
. 429
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
432
432
433
435
435
436
438
439
439
439
440
441
VI Wielofirmowość w Xpertis
443
1 Wspólne definicje dla grupy firm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443
2 Funkcjonalności dla potrzeb grupy firm . . . . . . . . . . . . . . . . . 446
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Wstęp
Zastrzeżenie
Przykłady wymienione w dokumentacji programu należy traktować jako ilustrację działania programu. Rzeczywiste informacje dotyczące własnej firmy
należy wprowadzać i przetwarzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia ewidencji i obowiązującego prawa.
We wszystkich przykładach wykorzystano fikcyjne nazwy własne oraz fikcyjne dane.
Macrologic S.A. nie ponosi odpowiedzialności za skutki wynikające z niewłaściwego użytkowania programu bądź niestosowania się do obowiązujących
przepisów prawa.
Podstawowe informacje o programie
Program Xpertis Ewidencja wyposażenia wspomaga ewidencję i zarządzanie
osobistym wyposażeniem pracowników, zleceniobiorców i innych osób w firmie. Wyposażeniem, o którym mowa mogą być na przykład: elementy odzieży
roboczej, narzędzia i środki czystości. System realizuje takie zadania jak obrót i monitorowanie stanów i miejsc przebywania wyposażenia w firmie. Program ułatwia kontrolę i realizację normatywów pracowników na poszczególnych stanowiskach, wydziałach, w grupach. Dzięki temu operator systemu może odpowiedzieć na pytanie komu w firmie jaki element wyposażenia jest potrzebny na dany dzień, bo na przykład ulegnie zużyciu. Do obsługi programu
w zakresie identyfikacji pracowników mogą być użyte czytniki kart zbliżeniowych (RFID). Każdy pracownik w systemie i każdy element wyposażenia może
być opisany przez zestaw atrybutów - na przykład rozmiar odzieży roboczej.
System pomaga uzgodnić atrybuty wyposażenia do atrybutów osób.
11
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
12
Wstęp
Program Xpertis Ewidencja wyposażenia może działać samodzielnie, lub
we współpracy z innymi systemami pakietu Xpertis.
Xpertis w wersji wielofirmowej
Ten podręcznik dotyczy zarówno systemu Xpertis w wersji jednofirmowej, jak
i wielofirmowej. Szczegóły dotyczące zasad pracy w wersji wielofirmowej oraz
przedstawienie danych wspólnych znajdziesz w rozdziale VI.
Kilka słów na temat podręcznika
Do kogo adresowany jest podręcznik?
Podręcznik przeznaczony jest dla operatora programu. Zakładamy, że oczekuje
on przystępnych informacji i praktycznych wskazówek, dotyczących bieżącej
eksploatacji, a z racji wykonywanych funkcji nie musi zagłębiać się w arkana wiedzy technicznej. Dążyliśmy do tego, by dobór informacji i ich podział
pozwolił na efektywną pracę z podręcznikiem wszystkim użytkownikom systemu, niezależnie od stopnia znajomości zasad pracy komputera.
Celowe ograniczenie zakresu treści wyłącznie do funkcji realizowanych
przez program Xpertis Ewidencja wyposażenia sprawiło, że nie znajdziesz w nim
ogólnych wskazówek dotyczących obsługi komputera. Jeśli jesteś początkującym użytkownikiem, pozostaje nam tylko odesłać Cię do innych źródeł. Aby
dodać otuchy, zapewniamy: w trakcie pracy z programem rzadko zdarzają się
sytuacje nieodwracalne. Skutki wydania niewłaściwych poleceń lub funkcji
uruchomionych pomyłkowo łatwo cofnąć naciskając raz lub kilka razy klawisz
Esc .
Nie zamieściliśmy w podręczniku opisu tych zasad działania, które są jednorodne dla wszystkich programów wchodzących w skład systemu Xpertis.
Znajdziesz je w oddzielnym podręczniku wydanym przez Macrologic, zatytułowanym Obsługa systemów użytkowych. Umieszczono tam między innymi
informacje na temat:
— zasad dialogu z programem, w tym:
– uruchamiania poszczególnych funkcji za pośrednictwem menu;
– sposobu przeglądania i redagowania zawartości tabel programu;
– standardowych poleceń programu, jak Szukaj, Dołącz, Usuń.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
13
Wstęp
— sposobu posługiwania się słownikami systemowymi oraz słownikami
redagowanymi przez użytkownika,
— drukowania zestawień danych pochodzących z kartotek programu,
— pracy z programem na wielu stanowiskach,
— pracy z programem w środowisku graficznym Windows.
Informacje dedykowane administratorowi, dotyczące funkcji technicznych
programu oraz nadzoru nad jego bieżącą eksploatacją, znalazły się również
w odrębnym podręczniku (patrz wydany przez Macrologic Podręcznik administratora). Umieszczono tam między innymi informacje na temat:
— zasad instalacji oprogramowania w środowisku UNIX, NetWare, Windows NT, Windows 2000 Windows XP i Windows Vista ;
— architektury systemu;
— konfigurowania urządzeń peryferyjnych;
— zasad definiowania nowych użytkowników programu oraz przydzielania
im uprawnień do obsługi poszczególnych funkcji.
Jak korzystać z podręcznika?
W podręczniku zgromadzone zostały wszystkie istotne informacje dotyczące
programu, jego właściwości i funkcji, w miarę możliwości opatrzone przykładami. Zaproponowany przez nas układ treści jest zgodny z repertuarem funkcji
programu oraz zadań, które pomaga on realizować.
Układ kolejnych rozdziałów podręcznika odwzorowuje strukturę programu.
— Opis każdego zadania realizowanego za pomocą programu otwierają
ogólne informacje dotyczące zagadnienia, po nich następują szczegółowe wskazówki odnośnie posługiwania się określoną funkcją.
— System odsyłaczy ułatwia zebranie wszystkich informacji na wybrany temat, rozmieszczonych w różnych punktach bądź rozdziałach: jeśli zagadnienie zostało opisane szerzej w innymi miejscu podręcznika, miejsce to wskaże odsyłacz.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
14
Wstęp
— Hasła zestawione w skorowidzu zamieszczonym na końcu podręcznika
odnoszą się zarówno do podejmowanych zagadnień — np. stany wyposażenia, kartoteka wydań, jak i do opisywanych funkcji oraz poleceń, nie
znajdziesz w skorowidzu poleceń standardowych dla wszystkich programów systemu Xpertis, takich jak Popraw lub Usuń). W związku z tym
skorowidz pomoże odnaleźć zarówno informację na temat wybranego
zagadnienia poruszanego w podręczniku, jak i instrukcję obsługi wybranej funkcji.
— Dla osób, które śledzą treść podręcznika jednocześnie zapoznając się
z programem, ułatwieniem będą tak zwane ścieżki dostępu do poszczególnych funkcji. Są to skrócone instrukcje informujące, które menu należy kolejno otwierać, by odnaleźć odpowiednią pozycję. Na przykład
ścieżka: [Definicje|Pracownicy|Obszar roboczy] oznacza, że aby ustawić
obszar roboczy do wyświetlania kartoteki pracowników, należy najpierw
rozwinąć menu Definicje, następnie wybrać pozycję Pracownicy, ,a następnie wybrać polecenie Obszar roboczy.
— Opisy funkcji oraz zadań realizowanych przez program w wielu miejscach zostały zilustrowane przykładami. Dane w nich wykorzystane mają na celu zademonstrowanie działania funkcji i algorytmów programu,
nie mają żadnego odniesienia do danych rzeczywistych i wszelkie podobieństwo jest przypadkowe.
— Treść podręcznika została podzielona na rozdziały, w ramach których
wydzielono podrozdziały nazywane także punktami — do nich odnoszą
zamieszczone w tekście odsyłacze.
Dołączanie towarów
Na marginesach, w polach wyróżnionych graficznie, umieszczono tytuły
podpunktów (przykładowe wyróżnienie obok, po lewej stronie).
Ta ikona wskazuje przytoczone w podręczniku przykłady.
Ta ikona wskazuje szczególnie istotne wskazówki i ostrzeżenia przed błędami najczęściej popełnianymi przez użytkowników.
Ta ikona wyróżnia odsyłacze wskazujące podrozdziały, gdzie szerzej zostało opisane wybrane zagadnienie.
Ponadto, aby wiadomości podane w podręczniku były jak najbardziej czytelne i przejrzyste, zostały zilustrowane widokami ekranów, czyli obrazami tego, co w odpowiednim momencie w trakcie pracy z programem pojawia się
na ekranie monitora. Jest to odzwierciedlenie otwieranych okien programu
Xpertis Ewidencja wyposażenia, który funkcjonuje w systemie Windows.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
15
Wstęp
Podstawowe zasady obsługi programu
Jak już zostało wspomniane, szczegóły dotyczące obsługi programów wchodzących w skład pakietu Xpertis znajdziesz w oddzielnym podręczniku, w całości poświęconym temu zagadnieniu (patrz podręcznik Obsługa systemów
użytkowych). W tym miejscu zostaną pokrótce omówione jedynie podstawowe zasady obsługi, o których należy pamiętać pracując z programem Xpertis
Ewidencja wyposażenia.
— Jeżeli program pracuje w środowisku Windows, obowiązują zasady obsługi uniwersalne dla wszystkich programów funkcjonujących w tych
środowiskach.
— W środowisku graficznym (Windows) program można obsługiwać zarówno za pomocą myszy, jak i posługując się wyłącznie klawiaturą. Zazwyczaj wszystkie operacje wykonywane z użyciem myszy można wykonać także naciskając klawisze w określonej kombinacji.
— Graficzny interfejs użytkownika Windows udostępnia cztery przyciski ,
których rola jest analogiczna do roli klawiszy funkcyjnych. Ich znaczenie
opisują etykiety — tzw. „chmurki” wyświetlane, gdy kursor myszy przez
chwilę pozostaje umieszczony ponad przyciskiem.
Ten przycisk służy do dołączenia nowego rekordu lub zatwierdzenia
wprowadzonych danych — zależnie od kontekstu; funkcja przycisku odpowiada funkcji klawisza Enter lub klawisza F2 (ten klawisz umożliwia
zapis wprowadzonych danych).
Ten przycisk umożliwia opuszczenie okna redagowania danych bez zapisu, wycofanie się z bieżącej operacji lub zamknięcie ostatnio otwartego
okna; funkcja tego przycisku odpowiada funkcji klawisza Esc .
Ten przycisk wywołuje podpowiedź kontekstową (np. w postaci słownika użytkownika) lub historii zapisu wprowadzanego w aktywnym (wybranym) polu, może także służyć do uruchomienia polecenia Szukaj;
funkcja tego przycisku odpowiada funkcji klawisza F3 (klawisz ten
standardowo we wszystkich programach należących do systemu służy
wywołaniu podpowiedzi kontekstowych).
Ten przycisk umożliwia wyświetlenie szczegółowych informacji dotyczących wskazanego rekordu, pozycji na liście itp; przycisk ten może być
używany zamiennie z klawiszem spacji.
Ten przycisk umożliwia odświeżenie okienka w przypadku, gdy okno
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
16
Wstęp
aktywne zostanie przysłonięte przez inne okno. Aby ponownie stało się
widoczne można także wybrać polecenie [Okno|Odśwież].
Ten przycisk umożliwia stworzenie warunkowych filtrów na przeglądane w danym okienku dane. Po jego wybraniu użytkownik może zdefiniować nowy filtr lub wybrać już istniejący. Filtry służą do ograniczania
przeglądanych danych w okienku, dzięki czemu można przeglądać określony zakres danych.
Ten przycisk umożliwia odświeżenie filtra. Po jego wybraniu dane w
okienku zostaną uaktualnione, a zatem użytkownik będzie przeglądał
wszystkie dane spełniające warunek filtra, również te, które zostały ostatnio dodane przez innych użytkowników.
Ten przycisk umożliwia wyłączenie filtrowania danych.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi zwiększenie wszystkich pól w
okienku.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi zmniejszenie wszystkich pól w
okienku.
Ten przycisk umożliwia użytkownikowi samodzielne stworzenie raportu
z danymi. Po jego wybraniu użytkownik może zdefiniować nowy raport
lub wybrać już istniejący. Raporty te mogą być drukowane lub zapisywane w różnych formatach, np. PDF, TXT, HTML itp.
Jeżeli ikona umieszczona w środku przycisku jest „zgaszona” (wyszarzona), to znaczy, że w bieżącym kontekście przycisk jest nieaktywny.
Ten przycisk umożliwia eksport danych do arkusza kalkulacyjnego
MS Excell.
Ten przycisk umożliwia wysłanie danych w formacie XLS jako załącznika do e-maila.
Ten przycisk umożliwia otwieranie okna powiadomień (czerwony kolor
sygnalizuje nieobsłużone powiadomienia).
Użytkownik może do listwy narzędzi dodać dowolne polecenie z menu
głównego lub z menu okienka. Wystarczy wybrać z menu [Okno|Pasek
narzędzi|Dołącz przycisk]. Kursor zmieni się w pionową strzałkę skierowaną do góry. Teraz należy wskazywać kolejne polecenia menu. Przed
poleceniem, które będzie powodowało jakąś akcję (np. otwarcie okienka lub wykonanie obliczeń) program poprosi o wskazanie ikonki, która
będzie symbolizować wskazane polecenie lub o wpisanie tekstu — wówczas na przycisku ukazany będzie ten tekst.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
17
Wstęp
Użytkownik może również tworzyć własne ikony. Należy otworzyć w dowolnym edytorze graficznym plik wyposaz.bmp i skorygować istniejące ikonki. Można również utworzyć nowy plik wyposaz.bmp, skopiować
do niego standardowe obrazki i dorysować nowe. Trzeba tylko pamiętać,
że wszystkie ikony muszą mieć wymiary 20x20 pikseli i być umieszczone
pionowo, jedna pod drugą.
— Funkcje zawarte w rozwijanych menu dostępnych z menu głównego
można wywoływać używając myszy lub odpowiedniej kombinacji klawiszy. Aby wywołać daną funkcję, należy trzymając klawisz Alt nacisnąć
klawisz odpowiadający wyróżnionemu znakowi w nazwie funkcji. Ta sama zasada dotyczy wyboru poleceń dostępnych w menu poziomym.
— Nazwa polecenia w menu poziomym wyróżniona wersalikami oznacza,
że polecenie to można uruchomić naciskając klawisz Enter .
— W obrębie list — kartotek wyświetlanych w oknach przeglądania można
poruszać się na dwa sposoby: za pomocą wskaźnika myszy wybierając
odpowiednią pozycję lub po prostu posługując się klawiszami strzałek.
— Wprowadzając dane w oknach redagowania można posługiwać się myszą (wybierając poszczególne pola) lub przemieszczać się pomiędzy polami używając klawisza tabulacji.
— Jeśli obsługując program obserwować będziesz dolną linię ekranu, znajdziesz tam krótkie podpowiedzi dotyczące aktualnie wykonywanych
czynności. Może to się okazać przydatne zwłaszcza w czasie redagowania danych.
— Naciśnięcie klawisza F1 podczas pracy z programem spowoduje wyświetlenie pomocy kontekstowej do programu.
Życzymy satysfakcjonującej pracy z programem oraz pożytecznej lektury.
Macrologic
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
18
Wstęp
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Rozdział I
Parametryzowanie pracy
programu
Pod terminem parametry programu kryją się stałe wartości, które użytkownik
powinien określić jeszcze przed rozpoczęciem pracy z programem. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwe poprawne prowadzenie ewidencji wyposażenia.
Od sposobu zdefiniowania środowiska pracy w dużej mierze zależy sprawność obsługi programu.
Definiowanie środowiska pracy programu polega między innymi na założeniu i wprowadzeniu treści do słowników użytkownika (np. słownik kontrahentów, magazynów, wydziałów) i zdefiniowaniu symboliki dokumentów.
Większość słowników jest wspólnych z innymi systemami pakietu Xpertis.
Przygotowując program do pracy należy również zdecydować o uprawnieniach, jakie otrzyma każdy z użytkowników programu. W tym rozdziale znajdziesz dokładny opis funkcji, które służą przygotowaniu programu do działania w indywidualnych warunkach.
Funkcje przygotowujące środowisko pracy programu, czyli funkcje definicyjne, dostępne są w module programu nazwanym Definicje. Niektóre informacje, nanoszone w tym module w trakcie przygotowań do pracy, można
uzupełniać także podczas wykonywania w programie codziennych czynności.
Jednak nie polecamy doraźnego i częstego zmieniania parametrów z menu Definicje.
1 Pierwsze uruchomienie programu
Użytkownik, który uruchomił system Xpertis Ewidencja wyposażenia po raz
pierwszy powinien go odpowiednio sparametryzować. Poniżej opisano czyn-
19
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
20
Definiowanie danych
o strukturze
organizacyjnej i
uprawnieniach
Import słowników
Rozdział I. Parametryzowanie pracy programu
ności niezbędne do poprawnego uruchomienia programu Xpertis Ewidencja
wyposażenia .
Należy sprawdzić, czy w systemie jest wskazany schemat struktury organizacyjnej ([Definicje|Schematy danych]). Jeżeli brakuje typu PODZORG, to należy go dodać. Jeżeli brakuje schematu STRORG, to również należy go dodać.
Jeżeli schemat STRORG nie jest wyróżniony, to należy go wyróżnić (Akcja Wyróżnij).
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie słownika wydziałów i uzupełnienie
go ([Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika]).
Aby była możliwa rejestracja robocizny w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia , konieczne jest ustawienie parametru 452 Aktywny moduł: Ewidencja
wyposażenia na ’T’ ([Administracja|Lista parametrów]). Kolejnym krokiem jest
nadanie użytkownikom uprawnień do jednostek organizacyjnych. ([Definicje|
Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Jednostki organizacyjne]). O nadawaniu
uprawnień przeczytasz w rozdziale I.8. Jeżeli w momencie uruchamiania systemu jest już obecna kartoteka pracowników, to należy dokonać inicjalizacji
tabeli widoku osób poprzez wywołanie formuły exec(’init’,’os_view’).
Podstawowe
słowniki
można
zaimportować za pomocą opcji [Administracja|import tabel]. Są to następujące
słowniki:
— typy dokumentów magazynowych,
— definicje numeracji,
— definicje widoków kontrahenta,
— menu użytkownika,
— formuły parametrów ogólnych i parametrów użytkownika.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
21
I.2. Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
2 Lata bilansowe i okresy obrachunkowe
Wszelkie dane wprowadzane do programu dotyczą konkretnego roku bilansowego i okresu obrachunkowego. Każdy rok bilansowy i okres obrachunkowy
musi być zdefiniowany przy pomocy opisywanej funkcji, jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji w programie.
Wszystkie dokumenty tworzone przez użytkownika i przeglądane przechowywane są w systemie w układzie rocznym, a w obrębie roku z podziałem
na okresy sprawozdawcze. Podział roku bilansowego na okresy obrachunkowe
musi pokrywać się z podziałem na miesiące kalendarzowe. Wybór okresu obrachunkowego przez operatora w momencie rozpoczęcia pracy z programem
jest jednoznaczny z otwarciem odpowiedniej kartoteki zawierającej dokumenty. Wybrany okres staje się wówczas okresem aktywnym — możliwy jest dostęp
do danych i praca z dokumentami dotyczącymi tego okresu.
2.1 Przeglądanie i redagowanie kartoteki lat bilansowych
Przeglądanielub zakładaniekartoteki lat bilansowych możliwe jest po wybraniu z menu Definicje pozycji Okresy obrachunkowe [Definicje|Okresy obrachunkowe ].
Funkcja ta dla każdego zdefiniowanego wcześniej roku bilansowego wyświetla poszczególne okresy obrachunkowe pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi. W oknie wyświetlana jest również informacja czy dany okres
jest zamknięty — na temat zamykania okresów czytaj w punkcie I.2.2.
Kolejne kolumny są kolumnami informacyjnymi, czy została włączona aktualizacja OLAP.
Na temat aktualizacji OLAP czytaj w punkcie I.2.4, na temat analiz OLAP
czytaj w podręczniku do systemu Logistyka w rozdziale Wielowymiarowe analizy OLAP.
Na ekranie I.1 pokazane jest przykładowe okno z latami bilansowymi.
Aby założyć nowy rok obrachunkowy należy skorzystać z polecenia Załóż
rok. Program zakłada kolejny rok bilansowy składający się standardowo z dwunastu miesięcy.
Jeżeli program jest uruchamiany po raz pierwszy, po wybraniu polecenia
Załóż rok, rok należy podać w wyświetlonym oknie.
W programie można definiować lata z zakresu 2000 - 2099.
Zdefiniowany rok bilansowy można usunąć używając polecenia Usuń. Usunięcie powiedzie się, o ile będzie to ostatni zdefiniowany rok, a także nie zarejestrowano w nim żadnych dokumentów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
22
Ekran I.1
System kontroluje tylko dokumenty magazynowe, sprzedaży i zakupów.
2.2 Zamykanie okresów obrachunkowych
Na koniec okresu obrachunkowego można przeprowadzić zamknięcie miesiąca. Zamknięcie poszczególnych okresów nie jest jednak czynnością niezbędną
do prawidłowej pracy programu. Użytkownik sam decyduje czy i kiedy w danym roku bilansowym zamykać będzie poszczególne miesiące.
Z systemu Ewidencja wyposażenia funkcja zamknięcia miesiąca jest możliwa, jeżeli system nie współpracuje z systemem Xpertis Logistyka (czyli parametr
4 na liście parametrów [Administracja|Lista parametrów ] ustawiony jest na N).
Przy włączonej współpracy zamknięcie okresu możliwe jest tylko z systemu
Xpertis Logistyka.
Program nie wymaga od użytkownika specjalnej kontroli przed wykonaniem funkcji zamknięcia okresu.
— Dany okres może być zamknięty, niezależnie czy wcześniejsze okresy są
pozamykane.
— Każdy miesiąc można zamknąć niezależnie czy jest on ustawiony jako
bieżący w parametrach pracy magazynu.
— System dopuszcza zamknięcie miesiąca nawet jeżeli w magazynie znajdują się dokumenty niezaakceptowane.
— Zamknięty okres będzie można w każdej chwili otworzyć.
Po zamknięciu miesiąca wystawianie dokumentów będzie zablokowane.
Jeżeli w danym przedsiębiorstwie jest praktyką, że dokumenty rejestrowane są
z opóźnieniem, zaleca się aby poszczególnych okresów nie zamykać. Umożliwi to wprowadzanie dokumentów zaległych. Po zamknięciu okresu można też
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
23
wprowadzać dokumenty nie tylko w okresie następnym od zamkniętego ale
również późniejszych.
Informacje dotyczące zamkniętego okresu obrachunkowego w odniesieniu
do każdego magazynu znajdziesz wybierając z menu poszczególnych modułów funkcję Parametry pracy (patrz punkt I.4.3). Operator programu, wprowadzający dane w obrębie wybranego stanowiska pracy, może dowolnie wskazać
okres obrachunkowy, którego będą dotyczyły rejestrowane informacje.
Jak widać dzięki elastyczności programu Xpertis Ewidencja wyposażenia
użytkownik ma praktycznie nieograniczone możliwości jeśli chodzi o wprowadzanie dokumentów. Z jednej strony pozwala to na naprawienie wszelkich
pomyłek bez udziału administratora systemu. Jednak całkowita dowolność nie
jest polecana z kilku powodów:
— uniemożliwi to zachowanie ciągłości stanów magazynowych,
— integralność danych może zostać zaburzona,
— taka organizacja pracy może doprowadzić do chaosu w dokumentacji.
Zamykanie miesiąca można wykonać zbiorczo lub też niezależnie dla każdego magazynu.
Zbiorcze zamykanie okresu
Zamykanie zbiorcze możliwe jest po wybraniu akcji Zamknij/otwórz a następnie Zamknij/otwórz okres [Definicje|Okresy obrachunkowe|Zamknij/otwórz|Zamknij/otwórz okres].
Jeśli wcześniej okres był zamknięty częściowo to po wybraniu opcji Zamknij/otwórz okres, użytkownik zostanie poinformowany, że przestaną działać
parametry dla zamknięcia częściowego — patrz punkt I.2.2.
Przed zamknięciem miesiąca zostaną wyświetlone kolejno dwa ekrany
z zapytaniem czy sprawdzać czy wszystkie dokumenty w zamykanym okresie
są zaakceptowane jak również czy są zaksięgowane.
Użytkownik może wskazać na jakim stanowisku ma być przeprowadzone
sprawdzanie: w magazynie, na stanowisku sprzedaży czy zakupów czy też na
wszystkich stanowiskach. Może również zrezygnować ze sprawdzania wybierając opcję Anuluj.
Jeżeli użytkownik wskaże inną opcję niż Anuluj, a w systemie znajdują się
niezaakceptowane czy niezaksięgowane dokumenty, lista tych dokumentów
zostanie wyświetlona odpowiednio w oknach: Niezaakceptowane dokumenty
i Niezaksięgowane dokumenty. W oknach tych, oprócz symbolu dokumentu,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
24
wyświetlany jest kod oddziału, kod kontrahenta, symbol stanowiska. Lista ta
ma znaczenie informacyjne. Niezależnie od tego czy w zamykanym okresie
znajdują się niezaakceptowane czy niezaksięgowane dokumenty użytkownik
okres może zamknąć.
Po wykonaniu funkcji Zamknij/otwórz okres miesiąc zostanie zamknięty we
wszystkich magazynach, również w tych, do których dany użytkownik nie ma
uprawnień. Okres zostanie zamknięty również w magazynach z innych oddziałów, niż ten ustawiony w parametrach pracy magazynu. Nie mając uprawnień
do żadnego magazynu można również zamknąć okres.
W zamkniętym okresie nie będzie można wystawiać żadnych dokumentów.
Zamknięty okres można otworzyć również przy pomocy akcji Zamknij/otwórz okres. Dla zamkniętego okresu funkcja ta spowoduje otwarcie
okresu. Po wybraniu opcji Zamknij/otwórz okres, jeżeli wcześniej wykonane
było zamknięcie częściowe, użytkownik zostanie poinformowany, że zaczną
działać parametry dla zamknięcia częściowego - patrz punkt I.2.2.
Częściowe zamykanie okresu
Zamknięcie okresu może być wykonane również odrębnie dla każdego magazynu.
Na przykład w każdym magazynie, prowadzonym w ramach programu,
bieżący okres obrachunkowy może być zamykany niezależnie.
Zamknięcie częściowe umożliwia wybranie akcji Zamknij/otwórz a następnie Zamknij częściowo [Definicje|Okresy obrachunkowe|Zamknij/otwórz|
Zamknij częściowo]. Następnie, tak jak w przypadku zamykania całkowitego,
istnieje możliwość wyświetlenia listy niezaakceptowanych lub niezaksięgowanych dokumentów. Po wybraniu tej funkcji zostanie wyświetlone okno Zamknięte magazyny. Wybierając standardową akcję Dołącz można wprowadzić
magazyn lub magazyny, dla których okres ma być zamknięty. Użytkownik może wybrać tylko magazyn, do którego ma uprawnienia (jak nadać uprawnienia
do magazynu czytaj w punkcie I.8.4).
W oknie redakcyjnym należy wskazać oddział, a następnie magazyn dla
których chcesz aby okres był zamknięty. Można wybrać tylko magazyn do którego masz uprawnienia. Użytkownik ma również możliwość zadecydowania
czy do modyfikacji będą zablokowane zarówno dokumenty magazynowe jak
i sprzedaży czy tylko jeden rodzaj dokumentów. Po naciśnięciu klawisza Esc
okres zostanie zamknięty we wskazanych magazynach.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
25
W oknie z listą magazynów zamkniętych częściowo dla każdego magazynu
wyświetlany jest kod oddziału i informacja które dokumenty zostały zablokowane do modyfikacji:
— jeżeli znacznik znajduje się w kolumnie M nie będzie można modyfikować dokumentów magazynowych;
— jeżeli znacznik znajduje się w kolumnie S nie będzie można modyfikować dokumentów sprzedaży.
— jeżeli znacznik znajduje się w kolumnie Z nie będzie można modyfikować dokumentów zakupu.
Informacje dotyczące dokumentów sprzedaży i zakupów mają znaczenie
w systemie Logistyka.
Listę magazynów można modyfikować poprzez standardową funkcję Popraw. Usunięciu magazynu z listy - funkcja Usuń - spowoduje otwarcie okresu
w danym magazynie.
Jeżeli po zamknięciu częściowym zostanie wykonana funkcja zbiorczego
zamknięcia okresu (punkt I.2.2), parametry zamykania częściowego nie będą
działać, to znaczy okres będzie zamknięty we wszystkich magazynach i w danym okresie nie będzie można wystawiać żadnych dokumentów.
2.3 Okresy obrachunkowe na poszczególnych stanowiskach
Jak już wspomniano dokumenty magazynowe, sprzedaży, zakupu, a także zamówienia rejestrowane są w programie z podziałem na lata bilansowe —
a w ramach każdego roku bilansowego na okresy obrachunkowe. Podział taki
usprawnia obsługę: ograniczając zakres wyświetlanych dokumentów ułatwia
ich przeglądanie i odnalezienie właściwej pozycji. Umożliwia to również sprawowanie kontroli nad poprawnością dat wystawianych dokumentów oraz zachowanie porządku w ramach dokumentacji.
Ponadto okresowy system przetwarzania danych umożliwia nieskrępowaną pracę na przełomie miesięcy, gdy nie zostało zakończone wprowadzanie dokumentacji w ubiegłym okresie (pod warunkiem, że nie został on zamknięty),
a zaczynają już napływać dokumenty z okresu aktualnego.
Odpowiedni rok i miesiąc ustawia się w oknie parametrów dla poszczególnych modułów: magazynowego, sprzedaży, zakupów, czy też zamówień (punkt
I.4.3), przy czym ustawiając dane dotyczące okresu rozliczeniowego w jednym
module, będą one obowiązywały dla danego użytkownika w pozostałych modułach.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
26
Wskazując w parametrach pracy rok i okres obrachunkowy korzystamy
ze słownika okresów obrachunkowych. Informacja o bieżącym okresie i roku
wyświetlana jest w linii tytułowej programu.
2.4 Aktualizacja danych do analiz OLAP
W systemie istnieje możliwość włączania lub wyłączania aktualizacji danych
przechowywanych w poszczególnych okresach. Funkcja taka dostępna jest
po wybraniu [Definicje|Okresy obrachunkowe|Aktualizacja OLAP].
Po włączeniu czy wyłączeniu aktualizacji, zaznaczane bądź odznaczane są
odpowiednie kolumny w oknie Okresy obrachunkowe.
Możliwość włączania czy wyłączania aktualizacji dostępne jest dla danych
związanych z kostkami OLAP:
— sprzedaży (x Analizy Sprzedaży)
— zakupu (x Analizy Zakupu)
— magazynowe (x Analizy Magazynowe)
— zamówień sprzedaży (x Analizy Zamówień Sprzedaży)
— zgłoszeń (x Analizy zgłoszeń)
Słowniki
aktualizowane
są
poprzez
mechanizm synchronizacji [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych
z innymi systemami] — patrz punkt V.23.4. Dodatkowo przygotowane są odpowiednie pliki z importem ustawień dla mechanizmu synchronizacji. Import
definicji można wykonać używając opcji importu dostępnej w [Administracja|
Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] lub [Administracja|
Import tabel|Ustawienia synchronizacji].
na temat analiz OLAP czytaj w podręczniku do systemu Logistyka w rozdziale Wielowymiarowe analizy OLAP.
3 Słowniki użytkownika
Słowniki to rodzaj kartotek, które można wywoływać w trakcie pracy programu i wykorzystywać ich zawartość w charakterze podpowiedzi. Poza funkcją
pomocniczą słowniki odgrywają bardzo istotną rolę — umożliwiają wszystkim
operatorom korzystanie w trakcie pracy z programem z jednolitej bazy informacji — o kontrahentach, bankach, stawkach podatkowych oraz z innych danych, do których dostęp jest niezbędny w trakcie obsługi każdego stanowiska.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
27
I.3. Słowniki użytkownika
Dane zawarte w słownikach mogą być wielokrotnie wykorzystywane przy rejestrowaniu dokumentów, bez konieczności powielania tych samych zapisów.
Słowniki użytkownika definiowane są przez operatora programu, co oznacza,
że nie tylko ich zawartość, ale także forma może być dowolnie kształtowana.
Pozwala to dostosować system słowników do indywidualnych warunków organizacji pracy przedsiębiorstwa. Użytkownik, tworząc własne słowniki, sam
określa, jakie dane powinny się w nich znaleźć oraz w jakim formacie dane te
będą przechowywane.
Słowniki użytkownika dostępne są po wybraniu [Definicje|Parametry|
Słowniki użytkownika].
3.1 Wzorce systemu
Słowniki użytkownika budowane są według różnych struktur słownikowych
— tak zwanych wzorców systemu. Wzorzec określa format danych, które zawierać będzie słownik według tego wzorca zbudowany. W programie funkcjonuje
wzorzec podstawowy, który umożliwia wprowadzenie do słownika kodu oraz
nazwy (treści) pozycji, a także wzorce specyficzne — niestandardowe. Pozwalają one wprowadzać do słowników bogatszy zestaw informacji, odpowiednio
dostosowany do rodzaju danych w nim przechowywanych.
W standardowej wersji programu dostępne są między innymi następujące
wzorce (formaty danych):
Kontrahent format przeznaczony do przechowywania danych o kontrahentach firmy. Umożliwia on wprowadzenie do słownika informacji takich
jak nazwa kontrahenta, dane adresowe, dane dotyczące identyfikacji podatkowej, numer konta bankowego. Można w nim określić domyślną
formę płatności, najczęściej stosowaną w rozliczeniach z kontrahentem
oraz — w odniesieniu do odbiorców towarów i usług — wskazać stały próg rabatowy. Format ten będzie wykorzystywany do konstrukcji
wszystkich słowników zawierających dane o dostawcach, odbiorcach,
producentach towarów, ewentualnie także o bankach.
Bank format wyspecjalizowany, przeznaczony do budowy słowników przechowujących dane dotyczące banków. Pozwala on rejestrować, obok
standardowych informacji takich jak nazwa i adres, także numery identyfikacyjne banków. Na podstawie tego formatu powinien być utworzony słownik banków.
Osoba format pozwalający określić dane osobowe. Umożliwia wprowadzenie
do słownika informacji o osobach fizycznych, czyli dane osobowe (imię,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
28
nazwisko, pesel) oraz dane adresowe (w tym określenie dzielnicy administracyjnej właściwej dla miejsca zamieszkania). Format wykorzystywany jest do konstrukcji słowników zawierających dane o osobach —
wystawcach i odbiorcach dokumentów.
Waluta format przeznaczony do konstruowania słowników walut. Umożliwia
przechowywanie informacji na temat kraju danej waluty, jej nazwę, kod,
symbol oraz jednostkę, w jakiej będzie funkcjonowała w programie.
Wydział format przechowujący symbole i nazwy wydziałów. Format jest używany w słownikach, których pozycjami powinny być symbole lub nazwy
wydziałów. Jest to zarazem odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy.
Kraj format pozwalający pozwalający na wprowadzanie słownika krajów.
Słownik opart na tym wzorcu umożliwi na wprowadzenie kodu i nazwy
kraju.
Rachunki bankowe format umożliwia wprowadzenie numeru konta bankowego.
fiks jest to format ogólny, systemowy. Pozwala na wprowadzenie do słownika
kodu oraz nazwy pozycji. Jest on uniwersalny.
Obok wzorców opisanych powyżej użytkownik programu Xpertis Ewidencja wyposażenia może wykorzystywać także inne wzorce wspólne dla programów wchodzących w skład systemu Xpertis, np. wzorzec urząd skarbowy,
umożliwiający gromadzenie danych dotyczących urzędów skarbowych (wraz
z numerami rachunków bankowych przeznaczonych do rozliczeń z podatnikami), wzorzec pracownik, tworzony przez system Kadry i płace, zawierający
informacje o osobach zatrudnionych w firmie, i inne. Podczas wdrażania programu możliwe jest także zdefiniowanie nietypowych wzorców słowników, indywidualnie dostosowanych do potrzeb użytkownika.
Wzorce można przeglądać i definiować po wybraniu z menu [Definicje|
Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazaniu zakładki Wzorce systemu.
Definiowanie i przeglądanie wzorców
Wszystkie wzorce, które mogą służyć do budowania słowników, można przeglądać, używając w tym celu funkcji Rodzaje wzorców. Jest ona dostępna po wybraniu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] i wskazaniu zakładki Rodzaje wzorców. Po jej uruchomieniu na ekranie wyświetlona zostanie tabela
zdefiniowanych wzorców.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
29
W trakcie bieżącej pracy z programem nie wszystkie zdefiniowane wzorce
muszą być wykorzystywane. Listę wzorców przeznaczonych do wykorzystania
przy definiowaniu słowników można przeglądać przy pomocy funkcji Wzorce
systemu [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Wzorce systemu. Listę tę można także modyfikować dodając (tylko spośród wzorców zdefiniowanych) lub usuwając wybrane pozycje.
W rekordach słownika użytkownika można wprowadzać dodatkowe informacje, jeżeli na etapie wdrożenia programu zostanie odpowiednio wypełniona
tabela definicji parametrów wzorca.
Wzorce, które zostały wyróżnione znakiem tyldy, są to wzorce systemowe
i nie będą dostępne do modyfikacji.
Jedynie wzorce obecne na liście wzorców systemu mogą posłużyć do tworzenia nowych słowników użytkownika. Zadanie ich definiowania oraz wskazywania wzorców aktywnych proponujemy powierzyć administratorowi programu.
Tabele źródłowe
Wszystkie dane pochodzące ze słowników o jednolitym wzorcu przechowywane są w jednej tabeli, którą nazwać można tabelą źródłową. Redagując zawartość nowego słownika lub uzupełniając zawartość słownika już istniejącego,
dysponujesz wszystkimi danymi, które dotychczas zostały wprowadzone do
programu według tego samego wzorca. Na przykład redagując dane dotyczące dostawców, dysponujesz wprowadzonymi danymi wszystkich kontrahentów. Jeśli jeden kontrahent występuje jednocześnie jako dostawca i jako klient,
unikniesz dwukrotnego wprowadzania tych samych informacji. Gdy danych
dotyczących konkretnego dostawcy nie ma wśród danych wszystkich kontrahentów, należy je wprowadzić. Pozostaną one w tabeli źródłowej i będą mogły
zostać wykorzystane przy wprowadzaniu zawartości do innego słownika. Taki
system gromadzenia danych umożliwia ich dowolne grupowanie, a jednocześnie pozwala uniknąć dublowania zapisów.
Wszelkie zmiany danych zawartych w słownikach użytkownika są wykonywane w tabelach źródłowych. Zmiany tam wprowadzone będą dotyczyły
wszystkich reprezentacji poprawianego rekordu w tych słownikach użytkownika, do których on trafił.
Usunięcie rekordu ze słownika nie powoduje jego usunięcia z tabeli. Natomiast usunięcie pozycji z tabeli źródłowej jest możliwe pod warunkiem, że
nie jest ona reprezentowana w żadnym słowniku. Inaczej mówiąc, aby ostatecznie usunąć z programu dane o kontrahencie, należy usuwać je kolejno ze
wszystkich słowników, w których występują. Pozwala to zapobiec przypadko-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
30
wemu skasowaniu potrzebnych informacji. Dane, które zostały wykorzystane
w trakcie redagowania dokumentów, nie podlegają usunięciu. Uwagi te dotyczą wszystkich słowników użytkownika.
3.2 Definiowanie słowników
Każdy słownik użytkownika stanowi rodzaj kartoteki danych wykorzystywanych w bieżącej pracy z programem. Będą to odpowiednio dane o kontrahentach, dane personalne, dane o bankach i walutach, potrzebne przy redagowaniu dokumentów walutowych etc. Definiowanie słowników oraz redagowanie
danych w słownikach programu przypada w udziale użytkownikowi.
Zdefiniowanie wszystkich niezbędnych słowników przed rozpoczęciem
wystawiania oraz redagowania dokumentów znacznie ułatwi pracę z programem. Zawartość słowników najlepiej w miarę możliwości wprowadzić od razu
po ich zdefiniowaniu, choć w trakcie pracy można także wprowadzać nowe informacje.
Kolejne kroki definiowania słowników
Do definiowania słowników służy funkcja Słowniki użytkownika, którą znajdziesz w menu Definicje [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Słowniki użytkownika.
Po jej wybraniu na ekranie zostanie wyświetlona lista dotąd zdefiniowanych w programie słowników. Aby dołączyć do niej nowy słownik, wybierz
polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno przeglądania, zawierające listę wszystkich rodzajów słowników użytkownika zdefiniowanych w systemie
Xpertis. Znajdziesz na niej zarówno słowniki charakterystyczne dla programu
Logistyka, jak i słowniki prowadzone w ramach innych programów, np. słowniki analityczne z programu Finanse i księgowość. Jeśli wśród słowników systemu
znajdziesz ten, który jest Ci aktualnie potrzebny, a nie był on dotychczas wykorzystywany w programie Logistyka, wystarczy wskazać go kursorem i wykonać
polecenie Ten (naciskając klawisz Enter lub przycisk Ten). Wybrany słownik
zostanie udostępniony w programie wraz z jego zawartością.
Gdy brak potrzebnego słownika, dołączysz go wykonując po raz drugi polecenie Dołącz.
Zostanie
wówczas otwarte okno redagowania definicji słownika (por. ekran I.2). Jego
pola mają następujące znaczenie:
Nazwa słownika dowolna nazwa, nadawana przez użytkownika. Pole to musi
zostać wypełnione.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
31
Ekran I.2
Opis słownika dowolny tekst opisujący zawartość słownika. Pole to ma znaczenie informacyjne.
Wzorzec wzorzec systemowy wybrany dla definiowanego słownika. Decyduje
on o formacie danych, które znajdą się w słowniku. Redakcję pola ułatwi
tabela wyboru, zawierająca nazwy wszystkich aktywnych wzorców systemu. Definiując słownik użytkownika można się posłużyć jedynie wzorcem aktywnym, to jest takim, który znajduje się na liście wzorców programu. Jeśli na liście tej brak wzorca odpowiedniego dla danego słownika, należy przed rozpoczęciem jego definiowania uruchomić funkcję
Wzorce systemu i dołączyć potrzebny wzorzec. Zawartość tego pola jest
jednym z wyznaczników definicji słownika, dlatego musi być ono wypełnione. Informacje o wzorcach programu znajdziesz w punkcie I.3.1.
Długość kodu cyfra wprowadzona w tym polu określa, ile znaków kodu będą
miały poszczególne rekordy w redagowanym słowniku. Wprowadzona
wartość powinna mieścić się w przedziale od 1 do 8. Wartość w postaci
zera oznacza, że długość kodu nie została określona.
Słownik pomocniczy słownik ma znaczenie w programie Finanse i księgowość.
Definicję słownika można skorygować wykonując polecenie Popraw, można także usunąć słownik z listy przy pomocy polecenia Usuń. Usunięcie lub
skorygowanie definicji słownika jest możliwe tylko wówczas, gdy słownik nie
został wykorzystany w programie.
3.3 Słownik kontrahentów oparty na słowniku użytkownika
Informacje na temat wszystkich kontrahentów można uzyskać wybierając
z menu Firma polecenie Kontrahenci. Z tego miejsca można modyfikować listę oraz dodawać do niej nowych kontrahentów — patrz rozdział I.15.1.
Słowniki użytkownika pokazują kontrahentów w podziale na konkretne
grupy. W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia jednak podział kontrahentów na słowniki użytkownika nie jest używany, tutaj ma znaczenie informacyj-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
32
ne lub wykorzystywany jest przy współpracy z systemem Finanse i księgowość
czy Kasa. Może być wykorzystany również w trakcie wdrożenia.
Aby wprowadzić dane do słownika kontrahentów, wybierz z menu Definicje funkcję Parametry, następnie pozycję Słowniki użytkownika, wskaż na liście
słowników odpowiedni słownik, a następnie przełącz się na okno Zawartość.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądania ze wszystkimi aktualnymi
rekordami słownika. Dla nowo zdefiniowanego słownika okno to będzie puste.
Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując polecenie Dołącz.
Przy pomocy akcji Ten wskazanego kontrahenta można dodać do redagowanego słownika. Jeśli redagujesz kartotekę utworzoną według wzorca Kontrahent, dysponujesz wszystkimi istniejącymi w programie rekordami zgodnymi
ze wzorcem — niezależnie od tego, w którym słowniku zostały one umieszczone. Odpowiedni rekord możesz wybrać z tabeli źródłowej o nazwie Kontrahenci, która zostanie wyświetlona na ekranie w oknie przeglądania. Jeśli kontrahenta lub kilku kontrahentów brak na liście, możesz dołączyć jego (ich) dane,
wybierając jeszcze raz polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie wówczas okno
redagowania danych kontrahenta .
3.4 Słowniki wykorzystywane do rozliczeń walutowych
W programie można wystawiać faktury walutowe. Zasadnicze znaczenie w takim wypadku mają dwa słowniki użytkownika, rzadziej bądź wcale nie wykorzystywane w krajowym obrocie materiałami. Są nimi słownik walut oraz
słownik banków. Słowniki te redagowane są według takich samych zasad, jak
pozostałe słowniki użytkownika.
Słownik walut
Słownik walut budowany jest według wzorca Waluta, który znajduje się w podstawowej tabeli wzorców programu. Tabele tę otworzysz uruchamiając funkcję
Rodzaje wzorców z menu Definicje [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika]
w zakładce Rodzaje wzorców. Jeśli w programie brak słownika walut, należy go
utworzyć postępując według kolejnych punktów:
1. Upewnij się, że wśród rodzajów wzorców funkcjonujących w systemie
zdefiniowany jest wzorzec o nazwie Waluta [Definicje|Parametry|Słowniki użytkownika] zakładka Rodzaje wzorców. Wzorzec ten umożliwia
umieszczenie w słowniku użytkownika symbolu, kodu oraz jednostki
waluty, nazwy i informacji na temat kraju pochodzenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
33
2. Sprawdź, czy wzorzec Waluta znajduje się wśród wzorców przeznaczonych do wykorzystania w trakcie bieżącej pracy z programem. W tym
celu otwórz tabelę Wzorce programu (znajdziesz ją w menu [Definicje|
Parametry|Słowniki użytkownika] w zakładce Wzorce systemu) — wzorzec Waluta powinien znajdować się na liście, która zostanie wyświetlona. Jego brak oznacza, że wzorzec nie może być wykorzystany do zbudowania słownika. W takiej sytuacji wzorzec Waluta należy dołączyć do
listy aktywnych wzorców, wybierając polecenie Dołącz. Możesz tu wykorzystać tabelę wszystkich zdefiniowanych wzorców i posłużyć się nią
tak jak słownikiem. Jeśli wzorzec Waluta jest aktywny — znajduje się na
liście wzorców programu — nie można go dołączyć ponownie.
3. Utwórz słownik użytkownika oparty na wzorcu Waluta. Otwórz listę
wszystkich słowników wykonując funkcję [Definicje|Parametry|Słowniki
użytkownika|Słowniki użytkownika], a następnie wykonaj polecenie Dołącz. Na ekranie wyświetli się lista słowników użytkownika dla całego
systemu Xpertis. Po użyciu polecenia Dołącz, na ekranie wyświetlone zostanie okno redagowania (porównaj ekran I.2).
Wypełniając pola tego okna wprowadź nazwę słownika (np. Waluty),
wskaż wzorzec, według którego słownik zostanie zbudowany (będzie to
wzorzec Waluta) oraz podaj przewidywaną długość kodu, którym będzie
opatrzona każda pozycja w słowniku. Maksymalna długość to 8 znaków,
minimalna 1. W systemie Logistyka długość kodu dla słownika walut
standardowo ustawiana jest na 3.
Możesz również wprowadzić dowolny opis słownika.
4. Gdy nowy słownik został już założony, należy uzupełnić jego zawartość,
a więc umieścić w nim wszystkie waluty, które będą wykorzystywane
w trakcie pracy z programem. Aby wprowadzić do słownika kolejne pozycje, uaktywnij okno Zawartość, a następnie dodawaj rekordy posługując się poleceniem Dołącz.
Wprowadzając nowy rekord do słownika, pobierasz go z tabeli źródłowej. Jest ona wspólna dla wszystkich słowników zbudowanych na podstawie tego samego wzorca. Jeśli rekordu brak w tabeli źródłowej, należy go tam wprowadzić, a następnie przenieść do słownika. Wykonując
polecenie Dołącz otworzysz tabelę źródłową walut. Ponowne wykonanie
polecenia Dołącz umożliwi wprowadzenie danych dotyczących waluty,
a więc kraj pochodzenia, symbol, kod, nazwę oraz jednostkę przeliczeniową na walutę narodową.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
34
5. Gdy słownik walut został prawidłowo skonstruowany, a jego zawartość
wprowadzona, należy zadbać o to, by mógł on funkcjonować jako systemowy słownik walut, do którego program będzie odwoływał się zawsze
przy okazji redagowania informacji walutowych. Wskazanie systemowego słownika walut możliwe jest w oknie Parametry programu, dostępnego według ścieżki [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i wskazaniu
zakładki Słowniki systemu. W oknie redagowania parametrów, w grupie
pól dotyczących słowników systemowych, należy odnaleźć pole dotyczące słownika walut i wprowadzić tam nazwę słownika utworzonego
według kroków opisanych powyżej.
6. Pozostając w oknie redagowania parametrów pracy programu należy
ustalić, posługując się zdefiniowanym słownikiem walut, która waluta
funkcjonować będzie jako narodowa.
Wskazanie systemowego słownika walut oraz waluty narodowej jest konieczne do rozpoczęcia pracy z programem.
W momencie pierwszego uruchomienia programu istnieje zdefiniowany
słownik walut, którego zawartość stanowi co najmniej jeden rekord — waluta
narodowa. Operator, przygotowujący system tak, by możliwe było przyjmowanie towarów pochodzących z importu, powinien uzupełnić słownik walut o
inne środki pieniężne.
Słownik banków
Innym słownikiem systemowym, którego prawidłowe zdefiniowanie ma szczególne znaczenie dla faktur walutowych, jest słownik banków. Słownik może
być budowany na podstawie wzorca Bank, wówczas w słowniku będą mogły zostać umieszczone także dane adresowe banków. Zasady budowy, definiowania
i wprowadzania zapisów do słownika banków są analogiczne jak dla słownika
walut (patrz punkt I.3.4). Słownik ten wykorzystywany będzie w trakcie pracy
z programem do redakcji dokumentów walutowych. Kursy walut rejestrowane są w tabelach kursów przypisanych poszczególnym bankom. Umożliwia to
wprowadzanie, a następnie wybór kursu dnia pochodzącego z różnych tabel.
3.5 Pozostałe słowniki użytkownika
Słownik rodzajów płatności
Jednym ze słowników użytkownika jest słownik rodzajów płatności. Jest to katalog nazw powszechnie stosowanych form płatności, takich jak płatność gotówką, przelewem, czekiem. Oparty jest na wzorcu płatności, umożliwiającym
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
35
I.4. Parametry programu
wprowadzenie symbolu i nazwy rodzaju płatności, a także określenie, czy jest
to zapłata gotówkowa i jaka jest liczba dni płatności.
Rodzaje płatności można wprowadzać również po wybraniu [Definicje|Rodzaje płatności].
Dowody tożsamości
Wśród słowników są dwa związane z dowodami tożsamości.
Do słownika NAZWY_DT — Nazwy dowodów tożsamości należy wprowadzić używane rodzaje dokumentów (skrót i nazwę dowodu tożsamości).
W słowniku URZĘDY_WYD_DT — Urzędy wydające dowody tożsamości należy podać nazwy urzędów lub wydających dokumenty tożsamości.
Słowniki zastrzeżone
W programie obok słowników użytkownika funkcjonują także słowniki zastrzeżone — systemowe. Są one niezbędne do prawidłowej pracy, ich forma
i zawartość muszą pozostać niezmienne. Zapisy przechowywane w tych słownikach można przeglądać uruchamiając funkcję [Definicje|Parametry|Słowniki
użytkownika|Słowniki użytkownika]. Słowniki systemowe od pozostałych wyróżnione zostały początkowym znakiem nazwy, którym jest tzw. tylda.
4 Parametry programu
Przed rozpoczęciem właściwej pracy z programem, a więc zarządzania dokumentacją sprzedaży czy też użyciu jakiejkolwiek funkcjonalności udostępnionej przez program, należy określić pewne właściwości — parametry programu.
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia parametry pracy zostały podzielone na kilka grup:
Parametry pracy lokalne Są to parametry, które podlegają częstym zmianom
(na przykład okres obrachunkowy bądź wydział, którego dotyczą aktualnie przebiegające operacje), określane są z poziomu poszczególnych
modułów: Kartoteki, Obrót, Magazyny, Zaopatrzenie.
Każdy użytkownik pracujący z programem ustali je stosownie do aktualnych potrzeb. Na temat tych parametrów czytaj w punkcie I.4.3.
Parametry pracy ogólne Są to parametry, które będą zmieniane rzadziej lub
ustalone tylko raz, na początku pracy z programem, tak zwane parametry ogólne, udostępniono w module Definicje po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy].
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
36
Ogólne parametry systemu Ewidencja wyposażenia to:
— Struktura organizacyjna — patrz punkt I.4.1
— Numeracja — patrz punkt I.4.2
— Słowniki systemu — patrz punkt I.4.4
— Wielowalutowość — patrz punkt I.4.5
— Parametry oddziału — patrz punkt I.4.6
Parametry dodatkowe Parametry dodatkowe dostępne są po wybraniu
[Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe]. Umożliwiają definiowanie
wzorców kalendarzy — patrz punkt I.4.7.
4.1 Struktura organizacyjna
Niektóre funkcje programu ograniczają swoje działanie do wskazanej jednostki organizacyjnej. Dlatego w parametrach programu należy wskazać na którym poziomie drzewa struktury organizacyjnej są oddziały i wydziały przedsiębiorstwa. Podczas definiowania struktury organizacyjnej dla każdego jej węzła podaje się poziom. Zakłada się, że wszystkie elementy tej struktury, które
reprezentują oddziały mają podany ten sam poziom. Podobne założenie dotyczy wydziałów. Ponadto przyjęto, że poziom wydziałów jest nie niższy niż
oddziałów.
Po wybieraniu z menu głównego programu [Definicje|Parametry|Parametry pracy] zostanie wyświetlone okno redakcji głównych parametrów pracy
programu. W zakładce Struktura organizacyjna znajdują się pola Poziom oddziałów i Poziom wydziałów. Oba wypełnia się przez wybór elementu ze słownika
poziomów struktury. Program nie pozwoli aby numer poziomu wydziałów był
niższy od numeru poziomy oddziałów.
4.2 Numeracja dokumentów
Dokumenty wystawiane w programie, numerowane są według definiowalnych
schematów numeracji. Lista definiowalna grup numeracji dokumentów programu pojawia się po wyborze [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów].
W oknie parametrów głównych programu wyświetlanym po wybraniu
[Definicje|Parametry|Parametry pracy|Numeracja], należy podać, która z grup
numeracji dotyczy numerowania Poleceń wydania wyposażenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
37
4.3 Parametry pracy lokalne
Przed rozpoczęciem wprowadzania dokumentów należy ustalić parametry
pracy programu.
Do parametrów należy między innymi wyznaczenie aktywnego okresu obrachunkowego, w którym będzie przebiegać praca z dokumentami, oddziału,
stanowiska pracy. Właściwości te — lokalne parametry pracy programu — pozostaną stałe aż do momentu ich modyfikacji, dokonanej przez administratora
lub operatora programu.
Parametry można wprowadzać po wybraniu funkcji Parametry pracy z poszczególnych modułów:
— [Kartoteki|Parametry pracy],
— [Obrót|Parametry pracy],
— [Magazyny|Parametry pracy],
— [Zaopatrzenie|Parametry pracy],
— [Firma|Parametry pracy].
Są to parametry dla aktualnie zalogowanego użytkownika. Okno Parametry
dla użytkownika zawiera dane:
Użytkownik kod aktualnie zalogowanego operatora, pole to nie jest dostępne
do redakcji.
Aktywny oddział symbol i nazwa oddziału firmy, pole słownikowane.
Wydział kod wydziału. Wydział można wybrać ze słownika. Pole musi być wypełnione.
Magazyn na podstawie słownika można wskazać magazyn. W module magazynowym pole musi być wypełnione aby można było redagować dokumenty. W innych modułach można pola Magazyn nie wypełniać.
Czytnik RFID jeżeli wykorzystywane są czytniki RFID do identyfikacji pracownika w systemie, to należy tu wskazać aktualnie używany czytnik
poprzez wybór ze słownika.
Nazwa z kartoteki okresów obrachunkowych należy wybrać aktualny okres
obrachunkowy.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
38
Rok, Miesiąc pola uzupełniane automatycznie symbolem roku i numerem
miesiąca na podstawie danych wskazanych w polu Nazwa.
Status informacja czy wybrany okres jest zamknięty czy otwarty.
Na temat zamykania okresów i tym samym zmiany statusu czytaj
w punkcie I.2.2.
Dla każdego użytkownika program przechowuje informacje dotyczące parametrów lokalnych.
Przy ponownym uruchomieniu programu, system domyślnie ustawia parametry wprowadzone przed zamknięciem systemu.
4.4 Słowniki systemowe
Parametry, które będą zmieniane rzadziej lub ustalone tylko raz, na początku
pracy z programem — tak zwane parametry ogólne — udostępniono w module
Definicje.
Ustalenie ogólnych parametrów pracy programu to między innymi wskazanie słowników systemowych, czyli określenie, które ze słowników zdefiniowanych przez użytkownika funkcjonować będą jako słowniki zawierające dane
o walutach, wydziałach, i inne.
Do redagowania parametrów pracy programu przystąpić można dopiero
po określeniu wzorców dla słowników użytkownika oraz po zdefiniowaniu
słowników. Informacje oraz wskazówki na temat definiowania i redagowania
treści słowników użytkownika znajdziesz w punkcie I.3.
Po wybraniu funkcji [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i wskazaniu
zakładki Słowniki systemu
Ekran I.3
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
39
na ekranie wyświetlone zostanie okno (porównaj ekran I.3), w którego pola
należy wprowadzić następujące dane:
Słownik walut zawartość słownika wskazanego w tym polu wykorzystywana
jest w trakcie redagowania dokumentów walutowych.
Waluta narodowa ze słownika walut (wskazanego w polu Słownik walut) należy wybrać walutę, która będzie w programie obowiązywała jako narodowa. Wypełnienie pola jest konieczne do prawidłowego funkcjonowania
programu.
Słownik kontrahentów jeżeli w schemacie dekretowania nie zostanie podana
formuła na słownik kontrahenta, wówczas podczas księgowania dokumentu kontrahent będzie pobierany ze słownika, który zostanie wpisany
w to pole. W przypadku, gdy kontrahent nie jest dodany do odpowiedniego słownika użytkownika, w momencie księgowania zostaje automatycznie przypisany do tego słownika.
Wypełnienie tego pola ma znaczenie jeżeli system Ewidencja wyposażenia współpracuje z systemem Finanse i księgowość.
Słownik wydziałów jego zawartość będzie wykorzystywana podczas redagowania danych o wydziałach. W tym polu należy wskazać nazwę tego
słownika użytkownika, który został zdefiniowany jako słownik wydziałów i w związku z tym na jego pozycje powinny składać się nazwy wydziałów — jednostek organizacyjnych — przedsiębiorstwa.
Słownik języków słownik języków, obowiązujący w programie.
4.5 Wielowalutowość
Definiując parametry ogólne programu należy również określić parametry
związane z wielowalutowością. W tym celu należy wybrać [Definicje|Parametry | Parametry pracy], w oknie Parametry pracy programu wskazać zakładkę
Wielowalutowość i zaznacz jedno z pól dotyczące wielowalutowości:
Nie stosowana wszystkie dokumenty będą prowadzone w walucie narodowej,
podanej w zakładce Słowniki systemu.
Wszystkie oddziały wielowalutowość według określonych typów dotyczy
wszystkich oddziałów. Typ wybrany przez użytkownika zostaje zaznaczony symbolem *.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
40
Wybrane oddziały wielowalutowość według określonych typów obowiązuje
w wybranych oddziałach. Aby ten typ wielowalutowości był dostępny,
należy w definicji wybranego oddziału czy oddziałów zaznaczyć pole
Czy wielowalutowość? — [Definicje|Parametry|Oddziały|Dołącz/Popraw]
(patrz punkt I.11).
Pomocniczo do obliczania cen w walucie narodowej podczas wystawiania
dokumentów umożliwia przeliczenie wartości z waluty obcej na narodową. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone to walutę obcą można będzie
podać tylko w pozycji dokumentu.
Pole Typ określa gdzie opcja jest aktywna. W systemie Xpertis Ewidencja
wyposażenia można wybrać opcje: M — Dokumenty magazynowe oraz A —
Pozycje dokumentów magazynowych.
Odpowiedni typ należy wybrać ze słownika typów wielowalutowości dostępnego po naciśnięciu klawisza F3 . W oknie Typy wielowalutowości wybraną
opcję należy zaznaczyć poprzez polecenie Wybór. Polecenie Akceptuj spowoduje przepisanie zaznaczonych liter w pole Typ.
Po wybraniu zakładki Wielowalutowość można również wprowadzić parametry określające domyślny bank oraz typ kursu. Po podaniu banku, w systemie dostępna będzie funkcjonalność związana z podpowiadaniem kursu w dokumentach walutowych.
4.6 Parametry oddziału
Wybierając z menu [Definicje|Parametry|Parametry pracy] i w oknie redakcyjnym wskazując zakładkę Parametry oddziału operator określa pewne domyślne
wartości, które będą wykorzystywane w trakcie pracy z programem dotyczące
bieżącego oddziału.
Bieżący oddział to oddział, który został wpisany w pole Aktywny oddział
w parametrach lokalnych pracy programu (I.4.3).
Ceny sprzedaży zaznaczając Ceny z kartoteki mat./usł. ceny sprzedaży na dokumentach rozchodowych będą podpowiadane z kartoteki towarów
[Definicje|Słownik materiałów|Ceny] (I.14.4), natomiast wybór Ceny wg
cenników spowoduje, że cena sprzedaży podpowiadana będzie z cennika
sprzedaży (patrz podręcznik do systemu Xpertis Logistyka).
Ceny dostaw zaznaczając Ceny z kartoteki dostawcy ceny na dokumentach zakupu będą podpowiadane z kartoteki dostawców [Definicje|Słownik materiałów|Dostawcy] (I.14.4), natomiast wybór Ceny wg cenników spowo-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
41
Ekran I.4
duje, że cena dostawy podpowiadana będzie z cennika dostaw (patrz
podręcznik do systemu Xpertis Logistyka).
Kraj dla waluty opodatkowania symbol kraju UE w jakim dany oddział będzie funkcjonować. Pole to określa w jakiej walucie towary będą opodatkowane. Jeżeli w danym oddziale zostały wystawione dokumenty pole
będzie niedostępne do redakcji.
Domyślna waluta handlowa pole określające walutę handlową związaną z
danym oddziałem.
Dla każdego oddziału można podać również dane adresowe.
Po wypełnieniu parametrów podpowiadania kursów, jeżeli będzie wystawiany dokument, w którym w pozycji dokumentu podana zostanie waluta
obca, wartości tu wprowadzone będą podpowiadane w pozycji dokumentu.
Funkcjonalność będzie dostępna, jeżeli określony zostanie domyślny bank, dla
którego mają podpowiadać się kursy w pozycjach.
Parametry oddziału i jego dane adresowe można definiować tylko dla
bieżącego oddziału czyli wskazanego w parametrach pracy systemu. Oddział
można ustawić np. po wybraniu z modułu Faktury funkcji Parametry pracy
(patrz punkt I.4.3).
4.7 Wzorce kalendarzy
W systemie możliwe jest zdefiniowanie wzorców kalendarzy. Na ich podstawie jest możliwe wyznaczenie prawidłowej daty określającej termin płatności
(dokumenty sprzedaży, realizacja zamówień sprzedaży).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
42
Dostęp do wzorców kalendarzy (podgląd i redakcja) jest możliwy po wybraniu w menu pozycji [Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe] i wskazaniu zakładki Wzorce kalendarzy. Wzorzec kalendarza opisany jest przez nazwę.
Z każdym wzorcem powiązana jest lista rekordów definiująca poszczególne dni
tygodnia oraz wszystkie ustawowo wolne od pracy dni w roku (święta). Dostęp do nich jest możliwy po wybraniu z menu polecenia Redaguj. Domyślnie
wyświetlana jest lista dni świątecznych dla aktualnego roku bilansowego (co
jest uwidocznione w tytule wyświetlonego okienka). Użytkownik może zmodyfikować tę listę, tzn. dodać nowe pozycje, usunąć już istniejące, zmienić ich
wartość. Nie można zmienić pierwszych siedmiu rekordów, które opisują kolejne dni tygodnia, od poniedziałku do niedzieli włącznie. Jeżeli chcemy obejrzeć święta w innych latach możemy to zrobić wybierając z menu polecenia
Następny bądź Poprzedni.
Aby opisana funkcjonalność mogła być stosowana w systemie należy nadać odpowiednią wartość parametrowi numer 8 - Wzorzec kalendarza
[Administracja|Lista parametrów], tzn. podać nazwę wzorca, z którego chcemy
korzystać. Pominięcie tego parametru oznacza nie korzystanie z opisywanej
funkcjonalności.
5 Menu użytkowników
Kontekstowe menu użytkownika umożliwia użytkownikowi dodatkową parametryzację funkcjonalności systemu. W menu głównym oraz niektórych
oknach wertowania została wprowadzona funkcja Menu użytkownika, która
takie menu wyświetla. Definicja menu użytkownika dostępna jest w module
definicyjnym [Definicje|Parametry|Menu użytkowników]. Menu definiowane
jest poprzez wprowadzenie oznaczenia kodowego oraz jego nazwy. Znacznik
aktywności umożliwi wyłączenie menu z użycia, bez potrzeby jego usuwania
(funkcjonalność ta jest przydatna podczas definiowania menu). Każde menu
składa się z pozycji. Więcej informacji o pozycjach menu użytkownika znajduje się w punkcie Pozycje menu użytkownika.
Z poziomu okna wertowania zdefiniowanych menu można dokonać następujących operacji:
Pozycje wyświetla pozycje bieżącego menu;
Wywołania pokazuje miejsca użycia tego menu. Menu można wyświetlić
z menu głównego systemu lub z okna wertowania tabeli. Przy definiowaniu wywołania, będąc na polu Akronim tabeli można użyć klawisza F3 —
pojawi się wtedy słownik akronimów tabel zdefiniowanych w systemie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
43
I.6. Lista parametrów
Wywołanie menu kontekstowego dla okien wertowania można dodatkowo ograniczyć do podania ścieżki jego wywołania (będącej wynikiem
formuły menu_pth()).
Użytkownicy wyświetla wszystkich użytkowników przypisanych do menu
kontekstowego i umożliwia modyfikację tej listy. Aby zdefiniowane menu kontekstowe było dostępne dla danego użytkownika systemu, należy
to menu mu przypisać. Uprawnienia do menu kontekstowych można
również definiować zgodnie ze ścieżką: [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Menu użytkownika].
(nie)Aktywne zmienia znacznik akceptacji bieżącego menu;
Kopiuj umożliwia skopiowanie bieżącego menu pod inną nazwą kodową.
Dla potrzeb przenoszenia, archiwizowania menu kontekstowego, zdefiniowano moduł importujący i eksportujący do przenoszenia definicji menu kontekstowego (bez przypisanych użytkowników):
— Eksport definicji menu kontekstowych: [Administracja|Eksport tabel|
Definicja menu użytkownika].
— Import definicji menu kontekstowych: [Administracja|Import tabel|Definicja menu użytkownika].
Po zaimportowaniu lub zdefiniowaniu menu użytkownika, do poszczególnych pozycji menu, należy nadać uprawnienia użytkownikom systemu —
patrz punkt I.8.5.
Więcej na temat menu użytkownika czytaj w punkcie Menu użytkownika
znajdującym się w rozdziale dotyczącym części wspólnej pakietu.
6 Lista parametrów
Na początku pracy z programem oprócz parametrów związanych z danym systemem, należy ustawić listę parametrów. W tym celu z menu Administracja należy wybrać funkcję Lista parametrów [Administracja|Lista parametrów]. Okno
Parametry systemu wypełniane jest przez system w trakcie uruchamiania programu. W ramach wdrożenia, na życzenie użytkownika mogą być dodane nowe parametry lub też dodane nowe.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
44
Na liście parametrów znajdują się parametry związane z poszczególnymi
systemami pakietu Xpertis, jak i wspólne dla pakietu. Opis tych parametrów
znajdziesz w rozdziale V.1.
Parametry powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak zajdzie
potrzeba zmiany tych parametrów w trakcie późniejszej pracy, kiedy w programie występują dane, zmiany te muszą być wykonywane ze szczególną ostrożnością, gdyż każda zmiana może spowodować złą pracę programu. Wprowadzanie i zmianę parametrów należy pozostawić administratorowi systemu.
6.1 Wprowadzanie parametrów programu
Wprowadzając parametry programu należy wypełnić następujące pola:
Numer kolejny numer parametru;
Treść wartość parametru, w zależności od parametru może to być liczba lub
napis;
Opis opis parametru.
Wypełniając pole Treść, dla większości parametrów można skorzystać
z podpowiedzi po naciśnięciu klawisza F3 . W większości wypadków w pole to należy wpisać literę T (tak) lub N (nie).
Opis poszczególnych parametrów znajdziesz w punkcie V.1.
7 Formuły - parametry ogólne programu
Na początku pracy z programem oprócz parametrów pracy opisanych w rozdziale I.4 należy ustawić również parametry — formuły systemu. Lista formuł
jest dostępna po wybraniu z modułu Definicje pozycji Parametry a następnie
funkcji Formuły [Definicje|Parametry|Formuły]. Poszczególne parametry mogą
być zmieniane lub też można dołączyć nowe parametry w trakcie wdrożenia.
Formuły powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim
użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak zajdzie potrzeba zmiany tych parametrów w trakcie późniejszej pracy, kiedy w programie
występują dane, zmiany te muszą być wykonywane ze szczególną ostrożnością, gdyż każda zmiana może spowodować złą pracę programu. Wprowadzanie i zmianę parametrów należy pozostawić administratorowi systemu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
45
I.7. Formuły - parametry ogólne programu
Jeżeli nie podamy parametru - system przyjmuje wartości domyślne.
Przy uruchamianiu programu po raz pierwszy formuły parametrów system
podczytuje z domyślnymi parametrami.
Formuły parametrów mogą być zaimportowane lub wyeksportowane po
wybraniu odpowiednio [Administracja|Import tabel|Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu] lub [Administracja|Eksport tabel|Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu].
Funkcja eksportu i importu może być przydatna np. w sytuacji kiedy w
wersji testowej przed rozpoczęciem właściwej pracy z systemem, zostaną ustawione parametry, można je wyeksportować, a następnie zaimportować już w
wersji „właściwej” programu.
7.1 Opis formuł programu
Do prawidłowego funkcjonowania programu ważne jest aby program był odpowiednio sparametryzowany. W tym celu należy ustawić parametry — formuły programu dostępne po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły].
W oknie Formuły systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia znajduje się pola:
Numer sześciocyfrowy numer parametru. Pole nie jest dostępne do redakcji.
Nazwa nazwa parametru. Użytkownik nie ma możliwości zmienić zawartości
tego pola.
Treść wartość parametru. Przy pomocy akcji Ustaw, dostępnej w oknie Formuły systemu Logistyka można wyznaczyć każdy z parametrów.
W programie Xpertis Ewidencja wyposażenia znajdują się formuły podzielone tematycznie — patrz opis poniżej.
Xpertis
100100 Czy szukać tylko wg kodów materiałowych kontrahenta? (dotyczy
opcji ”szukaj wg kodu”) parametr decyduje czy podczas szukania materiału z kartoteki podczas wystawiania dokumentów (patrz punkt I.14.9)
ma być uwzględniana tylko lista kodów kontrahenta wskazanego w dokumencie (wówczas ustawiasz parametr na T) czy też ma być uwzględniona lista kodów wszystkich kontrahentów jak i lista kodów przypisanych do materiału (parametr ustawiony na N).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
46
100134 Czy do wykorzystanego limitu kredytowego zliczać tylko należności
(N - wszystkie rozrachunki) po ustawieniu parametru na T będą uwzględniane należności, N — wszystkie rozrachunki.
100223 Czy drukować podpisy na fakturze [’S’przedawca/’N’abywca/’O’ba/’B’rak]?
w zależności od ustawienia parametru, na wydruku faktury widoczne
będą odpowiednie informacje dotyczące podpisów.
Płatności
300202 Przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem? poprzez
ustawienie wartości tego parametru można zdecydować czy system ma
uwzględniać święta podczas wyznaczania terminu płatności. Jeżeli parametr zostanie ustawiony na T dni świąteczne zostaną uwzględnione i
termin płatności odpowiednio wydłużony, w przypadku wartości N termin płatności może „wypaść” w święto.
300203 Uwzględnić soboty w przesunięcie terminu płatności zgodnie z kalendarzem?
parametr umożliwia uwzględnienie sobót przy wyznaczaniu terminu
płatności. Parametr ma znaczenie jeżeli poprzedni parametr ustawiony
jest na T.
300301 Stosować rozszerzoną formę edycji płatności? ustawienie tego parametru na T spowoduje, że w systemie będzie możliwe wprowadzenie płatności ratalnej podczas redakcji dokumentu sprzedaży lub też
po wprowadzeniu dokumentu.
300302 Domyślna liczba płatności przy rozpisaniu jeżeli
poprzedni parametr ustawiony jest na T, wartość podana w tym polu
będzie podpowiadana w polu Ilość płatności — czyli liczba rat podczas
rozpisywania płatności na raty.
300303 Domyślna liczba dni między płatnościami przy rozpisaniu wartość
podana w tym polu będzie podpowiadana w polu Liczba dni podczas rozpisywania płatności na raty.
Na temat wprowadzania płatności czytaj w podęczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Magazyn
600000 Czy można usunąć dokument, który utworzył inny dok. po ustawieniu tego parametru na T będzie można wycofać akceptację i usunąć
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
47
dokument generujący inny dokument. Po wycofaniu akceptacji, dokument wygenerowany zostanie usunięty. Przykładem takich dokumentów
mogą być dokumenty przesunięcia międzymagazynowego: MM i MP —
patrz punkt Przesunięcie miedzymagazynowe, czy też dokumenty kompletacji — patrz punkt II.11.
Po ustawieniu parametru na N wycofanie akceptacji dokumentu tworzącego inny dokument nie będzie możliwe.
600001 Czy akceptować dokument magazynowy po redakcji?
parametr decyduje o tym czy po wystawianiu dokumentu ma on być
automatycznie zaakceptowany.
Parametr może przyjmować wartości:
— N — po zakończonej redakcji dokument magazynowy nie będzie
zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie wybrać polecenie Akceptuj.
— T — po zakończonej redakcji dokument magazynowy będzie zaakceptowany.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu magazynowego wyświetlane będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
600002 Czy akceptować dokumenty poinwentaryzacyjne po akceptacji inwentaryzacji?
parametr decyduje o tym czy w momencie zakończenia inwentaryzacji
dokumenty poinwentaryzacyjne mają być automatycznie zaakceptowane.
Parametr może przyjmować następujące wartości:
— N — po zaakceptowaniu inwentaryzacji dokumenty poinwentaryzacyjne nie będą akceptowane.
— T — po zaakceptowaniu inwentaryzacji dokumenty poinwentaryzacyjne będą zaakceptowane automatycznie.
— P — akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych będzie warunkowa, zależna od decyzjo użytkownika. Z chwilą akceptacji inwentaryzacji będzie wyświetlone pytanie: Akceptować dokumenty
poinwentaryzacyjne?
600010 Czy redagować grupę i podgrupę materiałową gdy materiał jest wykorzystywany?
po ustawieniu parametru na N, jeżeli na towar zostanie wystawiony dokument, nie będzie można zmienić grupy i podgrupy materiałowej w definicji materiału (patrz punkt I.14.4).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
48
600012 Czy akceptować dokumenty przeceny po akceptacji arkusza przeceny?
parametr decyduje o tym czy w momencie zakończenia przeceny dokumenty przeceny mają być automatycznie zaakceptowane.
— N — po zaakceptowaniu przeceny dokumenty przeceny nie będą
akceptowane.
— T — po zaakceptowaniu przeceny dokumenty będą zaakceptowane
automatycznie.
— P — akceptacja dokumentów przeceny będzie warunkowa, zależna od decyzjo użytkownika. Z chwilą akceptacji przeceny będzie
wyświetlone pytanie: Akceptować dokumenty przeceny?
600102 Czy podpowiadać ilość dostępną podczas redagowania dokumentu rozchodowego?
parametr decyduje, czy podczas wystawiania dokumentu rozchodowego, system ma podpowiadać aktualną ilość dostępną w magazynie. Jeżeli
parametr zostanie ustawiony na T, to po wprowadzeniu wartości w pole Ilość, jeśli ilość dostępna towaru w magazynie jest mniejsza od ilości
wprowadzonej przez użytkownika, wartość w tym polu jest automatycznie korygowana przez program. W przypadku ustawienia parametru na
N, w takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat o przekroczonym stanie
dostępnym, jak również w komunikacie znajduje się informacja o ilości
dostępnej, natomiast ilość ta nie będzie podpowiadana w polu Ilość
600103 Czy spis lokalizacji z uzupełnianiem terminów ważności? parametr
dotyczy rozpisania spisu danej lokalizacji (reorganizacji) na podstawie
odczytów z urządzeń mobilnych. Parametr będzie brany pod uwagę tylko w sytuacji kiedy terminy ważności z czytnika będą zerowe.
— T — przy zerowym terminie ważności z czytnika, system będzie
próbował go uzupełnić według zarejestrowanych par wymiarów lokalizacja i termin ważności;
— N — przy zerowym terminie ważności z czytnika, termin ważności
nie będzie uzupełniany;
— P — przy zerowym terminie ważności z czytnika, wyświetlane będzie pytanie czy termin uzupełniać.
Więcej na temat parametru czytaj w punkcie II.12.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
49
600104 Wprowadzenie cen zerowych do magazynu typu ceny ewidencyjne?
po ustawieniu tego parametru na T w magazynie typu EWIDEN (ceny ewidencyjne) można będzie stosować opóźnioną wycenę dostaw, czyli wystawiając dokument przychodowy system zezwoli na wprowadzenie cen
zerowych — patrz punkt II.4.4.
600200 Czy kontrola ilości wg wymiarów dla rozchodu? ustawienie
parametru na wartość T spowoduje kontrolowanie podanej ilości na pozycji dokumentu rozchodowego lub pozycji reorganizacji pod kątem ilości
dostępnej według podanych wymiarów dla danej pozycji. Kontrola jest
wykonywana w dwóch miejscach:
— podczas wprowadzania danej pozycji,
— podczas akceptacji danego dokumentu lub danej reorganizacji.
600300 Czy wycena kompletu wg składowych? od ustawienie parametru
zależy, czy cena kompletu ma być podawana ręcznie czy ma być wyliczana na podstawie rozchodowanych składowych.
— T — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych —
wartość pozycji obliczona jest jako iloczyn ceny i ilości;
— W — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych —
wartość pozycji jest równa wartości pozycji składowych (nie dotyczy to magazynów typu ceny ewidencyjne);
— N — wyrób nie jest wyceniany.
Po ustawieniu parametru na T lub W, cena na dokumencie PKOM będzie
wyliczana w momencie akceptacji. Cena ta nie będzie zmieniana mimo
np. ponownej wyceny dokumentu RKOM (patrz punkt II.7) czy też regulacji magazynu.
600400 Czy przesunięcia magazynowe między oddziałami? po ustawieniu
parametru na T, przesunięcie międzymagazynowe może zachodzić również między oddziałami. W takim wypadku, wypełniając nagłówek dokumentu MM, w polu Do magazynu można będzie wpisać magazyn
z innego oddziału. Na temat przesunięcia międzymagazynowego czytaj
w punkcie Przesunięcie miedzymagazynowe.
600500 Czy automatyczne oznaczanie palety przy akceptacji dokumentów?
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
50
— N — nieoznaczone palety nie zostaną oznaczone, co w konsekwencji nie pozwoli na zaakceptowanie dokumentu;
— T — palety zostaną automatycznie oznaczone i dokument zostanie
zaakceptowany;
— P — jeżeli na dokumencie są nieoznaczone palety wówczas zostaną
one oznaczone po zatwierdzeniu takiej opcji (odpowiedź twierdząca na pytanie).
600600 Maksymalna liczba kopiowanych dokumentów funkcją Kopiuj pozycje
parametr określa maksymalną liczbę dokumentów utworzonych podczas kopiowania.
600601 Czy przy kopiowaniu uwzględniać wymiary? ustawienie tego parametru na T spowoduje, że jeżeli funkcja kopiowania pozycji dokumentów magazynowych będzie dotyczyła magazynu z zastosowaniem wymiarów, wymiary będą również kopiowane. Po ustawieniu parametru
na N wymiary w skopiowanym dokumencie nie będą uwzględnione.
600602 Czy inf. dodatkowe (o ile to możliwe) kopiować z oryginalnego dokumentu
(N - wyznaczane zgodnie definicją)?
Na temat kopiowania pozycji czytaj w punkcie II.4.8.
Przeliczniki jednostek
Ustawienie parametrów w zakładce Przeliczniki jednostek jest potrzebne aby
można było stosować dodatkowe jednostki dla materiałów — patrz punkt Dodatkowe jednostki dla materiału, jak również standardowe przeliczniki jednostek — patrz punkt I.14.8.
400000 Zakres stosowania przeliczników? przy pomocy tego parametru
można ustawić, gdzie zdefiniowane dodatkowe jednostki dla materiału będą stosowane. Dodatkowe jednostki można wykorzystywać w dokumentach magazynowych, sprzedaży, zakupu, zamówieniach klienta,
wewnętrznych i dostaw, a także dla rezerwacji tymczasowych.
Pozostałe parametry (poniżej wymienione) pozwalają ustalić sposób
przeliczania jednostek w poszczególnych dokumentach, zamówieniach
jak również dla rezerwacji tymczasowych.
Ustawienie parametrów na przeliczane „ręczne” spowoduje, że można
będzie zmienić przelicznik w pozycji dokumentu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
51
400001 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla dokumentów przychodowych.
400002 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla dokumentów rozchodowych
bez sprzedaży.
400003 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla dokumentów rozchodowych
do sprzedaży.
400101 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla dokumentów sprzedaży.
400201 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla zamówień sprzedaży.
400301 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla zamówień dostaw.
400401 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla dokumentów zakupu.
400501 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla rezerwacji.
400601 Sposób przeliczenia jednostek dodatkowych dla zamówień wewnętrznych.
Więcej na temat przeliczników czytaj w punkcie Dodatkowe jednostki dla
materiału.
Wyposażenie
700501 Tylko jeden materiał na każdy rodzaj wyposażenia Jeżeli parametr
jest on włączony, to nie jest możliwe wypełnienie pola Rodzaj wyposażenia w definicji materiału taką samą wartością dla więcej niż jednego
materiału.
700510 Kontrola ilości aktywna? Kontrola ilości w programie może być centralnie wyłączona tym parametrem. Jeżeli parametr ma wartość ’N’, to
oznacza, że wszystkie funkcje kontroli ilości zostają wyłączone i program
nie będzie blokował wydań wyposażenia powyżej normatywów pracowników. Wtedy wartości pola Kontrola ilości w definicjach rodzajów wyposażenia nie będzie miała znaczenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
52
700511 Uwzględnić stany u pracowników podczas generacji poleceń?
Parametr decyduje o sposobie wyliczania ilości dla pozycji generowanych poleceń. Jeżeli jest wyłączony (wartość ’N’) to ilość pobierana jest z
normatywów wynikowych. Gdy jest włączony (wartość ’T’), to od wartości wynikającej z normatywu odejmowany jest przewidywany stan u
pracownika w dniu wydania podanym w nagłówku polecenia.
700512 Możliwe ponowne wykorzystanie polecenia w generacji?
Parametr decyduje o tym, czy jeśli z polecenia zostanie wydana mniejsza
ilość niż w nim podano możliwe będzie dogenerowanie nowych pozycji na pozostałe ilości. Jeżeli parametr jest wyłączony (wartość ’N’) to z
każdego polecenia możliwa będzie tylko jednokrotna generacji pozycji
w Kartotece.
700520 Domyślna liczba dni na realizację zamówienia wyposażenia
Wartość parametru brana jest pod uwagę podczas wyznaczania daty w
polu Zamówić do na pozycjach List zapotrzebowania.
700521 Uwzględniać czas realizacji dostawy od dostawców materiałów domyślnych?
Jeżeli do materiału domyślnego reprezentującego jakiś rodzaj wyposażenia dopisana jest lista kwalifikowanych dostawców i domyślny z nich ma
podaną liczbę dni na realizację dostawy, to gdy parametr jest włączony
wartość ta uwzględniana jest przy wyliczaniu daty w polu Zamówić do.
700522 Wyprzedzenie kontroli zmian normatywów podczas generacji listy zapotrzebowania
Wartość wykorzystywana podczas automatycznej generacji list zapotrzebowania. W danych do generacji użytkownik podaję datę, na jaki
dzień w przyszłości program ma określić zapotrzebowanie na wyposażenie (wyliczyć braki w stosunku do normatywu). Dodatkowo program
może sprawdzić ewentualne zmiany normatywów wynikowych, które
nastąpią na skutek ewentualnych zmian w charakterze zatrudnienia pracowników (wpisanych do rejestru ich umów o pracę lub umów zleceń) z
wyprzedzeniem o podaną w parametrze liczbę dni w stosunku do tej daty. Pozwala to zapobiec zamówieniu wyposażenia dla pracownika, którego okres zatrudnienia skończy się szybko po zadanej dacie.
700523 Dokumenty magazynowe - domyślny dokument wydania wewnętrznego
Parametr określa jakiego typu dokument magazynowy ma być generowany dla wydań wyposażenia pracownikowi. Wartość parametru wybiera się z listy.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
53
I.8. Uprawnienia i parametry użytkowników
700524 Dokumenty magazynowe - domyślny dokument wydania zewnętrznego
Parametr określa jakiego typu dokument magazynowy ma być generowany dla wydań wyposażenia kontrahentom. Wartość parametru wybiera się z listy.
700525 Dokumenty magazynowe - domyślny dokument wydania do likwidacji
Parametr określa jakiego typu dokument magazynowy ma być generowany dla zdarzeń likwidacji wyposażenia. Wartość parametru wybiera
się z listy.
700526 Dokumenty magazynowe - domyślny dokument zwrotu wewnętrznego
Parametr określa jakiego typu dokument magazynowy ma być generowany dla zwrotów wyposażenia od pracownika. Wartość parametru wybiera się z listy.
700527 Dokumenty magazynowe - domyślny dokument zwrotu zewnętrznego
Parametr określa jakiego typu dokument magazynowy ma być generowany dla zwrotów wyposażenia od kontrahentów. Wartość parametru
wybiera się z listy.
Parametry należy ustawić też dla każdego użytkownika [Definicje|Parametry | Użytkownicy|Formuły]. Na temat parametrów dla użytkownika czytaj w
rozdziale I.8.
8 Uprawnienia i parametry użytkowników
Każda osoba obsługująca program powinna zostać zarejestrowana w bazie
użytkowników programu jako jeden z jego operatorów. Rejestracji dokonuje zazwyczaj administrator, który ma nieograniczone uprawnienia do obsługi
programu. Administrator rejestrując kolejnych użytkowników programu nadaje im uprawnienia.
Dodawanie użytkowników i przydzielanie dostępu do poszczególnych
funkcji menu definiuje się w programie MacroPASS. W tym rozdziale opisane
są jedynie uprawnienia specyficzne dla systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia
.
8.1 Tabela użytkowników
Dane o wszystkich zarejestrowanych użytkownikach znajdują się w tabeli użytkowników wraz z informacjami o przyznanych im uprawnieniach.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
54
Po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy] na ekranie zobaczysz listę
zarejestrowanych użytkowników programu.
Lista ta jest tworzona automatycznie. Każdy z operatorów identyfikowany
jest przez Kod i krótki opis.
Po wybraniu polecenia Popraw wyświetlone zostanie okno z polami:
Kod unikalny kod użytkownika, zapis w tym polu nie jest dostępny do modyfikacji.
Dane dane personalne bądź dowolna umowna nazwa operatora. Te informacje mogą być dowolnie zmieniane bez konsekwencji dla poprawnego
działania programu.
Pola Login WEB Lotus Notus i Hasło WEB Lotus Notus należy wypełnić, jeżeli na pulpicie jest aplikacja Lotus Notus. Wówczas użytkownik będzie mógł z
pulpitu wybierać aplikację lotusową bez podawania loginu i hasła.
Przy pomocy polecenia Uprawnienia możesz zmienić uprawnienia użytkownika do wybranych elementów systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia .
Uprawnienia nadaje się użytkownikowi w następujących obszarach funkcjonalnych:
— uprawnienia do oddziałów,
— uprawnienia do magazynów,
— uprawnienia do jednostek organizacyjnych,
— uprawnienia do dostępu do menu użytkownika.
Modyfikację uprawnień dla użytkownika, który nie ma uprawnień administratora, należy dokonywać w momencie, gdy nie jest on zalogowany do systemu. W przeciwnym wypadku w ramach aktualnie rozpoczętej przez niego
sesji nie wszystkie zmiany (nałożone, zdjęte ograniczenia) odniosą skutek.
8.2 Uprawnienia do oddziałów
Przydzielenie uprawnień w systemie należy rozpocząć od przydzielenia uprawnień do oddziałów.
Bez uprawnień do oddziałów praca użytkownika jest niemożliwa.
Każdy magazyn przypisany jest do konkretnego oddziału. Definiując magazyny (patrz punkt I.12) będą one przypisane do konkretnego oddziału.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
55
Przed przystąpieniem do przydzielania uprawnień do oddziałów należy zadbać aby wcześniej oddziały zdefiniować — patrz punkt I.11.
Aby przydzielić użytkownikowi prawo do oddziału, należy wskazać na
liście użytkownika, a następnie wykonać polecenie [Uprawnienia|Oddziały].
Na ekranie wyświetlona zostanie lista oddziałów, które wybrany użytkownik
może obsługiwać. Jeśli dotąd nie posiadał on uprawnień, lista ta będzie pusta. Można ją uzupełniać wykonując polecenie Dołącz, a następnie wskazując
odpowiednią pozycję w słowniku zawierającym nazwy wszystkich oddziałów.
Aby uprawnienia wcześniej nadane ograniczyć, wykonaj polecenie Usuń dla
tego oddziału, który powinien zostać usunięty z listy uprawnień danego operatora.
Operację zastąpienia oddziału znajdującego się na liście uprawnień innym ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Oddziały|Popraw]), należy traktować jak usunięcie „starego” oddziału i wprowadzenie „nowego”.
8.3 Uprawnienia do jednostek organizacyjnych
Uprawnienia do przeglądania pracowników według struktury organizacyjnej
definiuje się w programie Xpertis Ewidencja wyposażenia niezależnie od programu Xpertis Kadry i Płace. Umożliwia to przypisanie operatorowi pakietu
Xpertis różnych zakresów uprawnień do pracowników, np. do rejestrowania
wydań, podglądu stanów. W programie Wyposażenie nie ma wglądu w większość danych osobowych i płacowych — widoki ograniczają się do podstawowych danych potrzebnych do zidentyfikowania pracownika.
8.4 Uprawnienia do obsługi magazynów
Polecenie [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Magazyny] pozwala przydzielić użytkownikowi dostęp do obsługi magazynu. Każdemu z operatorów można przyznać dostęp do jednego, kilku bądź wszystkich zdefiniowanych w programie magazynów.
Przed przystąpieniem do przydzielania uprawnień do magazynów należy
zadbać aby wcześniej magazyny zdefiniować — patrz punkt I.12.
Aby przydzielić prawo do obsługi magazynów, należy wskazać na liście
użytkowników odpowiedniego użytkownika, a następnie wykonać polecenie [ Uprawnienia|Magazyny]. Na ekranie wyświetlona zostanie lista magazynów, które wybrany użytkownik może obsługiwać. Jeśli dotąd nie posiadał on
uprawnień, lista ta będzie pusta. Można ją uzupełniać wykonując polecenie
Dołącz, a następnie wskazując odpowiednią pozycję w słowniku zawierającym
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
56
nazwy wszystkich magazynów. Aby uprawnienia wcześniej nadane ograniczyć,
wykonaj polecenie Usuń dla tego magazynu, który powinien zostać usunięty
z listy uprawnień danego operatora.
Przydzielenie uprawnień do obsługi magazynu oznacza umożliwienie
przeglądania oraz redagowania wszystkich danych dotyczących wybranego
magazynu temu użytkownikowi, który przed rozpoczęciem pracy z programem przedstawi się odpowiednim hasłem. Brak dostępu do danych magazynowych oznacza, że operator nie będzie mógł zarówno ich redagować, jak
i przeglądać.
Operację zastąpienia magazynu znajdującego się na liście uprawnień
innym ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Magazyny|Popraw]),
należy traktować jak usunięcie „starego” magazynu i wprowadzenie „nowego”.
8.5 Uprawnienia do obsługi menu użytkownika
Aby zdefiniowane menu użytkownika było dostępne dla użytkownika systemu, należy to menu mu przypisać. Uprawnienia do zdefiniowanego menu
użytkownika można przypisać po wybraniu ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Uprawnienia|Menu użytkownika]). Wybierając akcję Dołącz i w polu Menu
użytkownika naciskając klawisz F3 zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych
menu. Wskazując odpowiednią pozycję i wybierając akcję Ten odpowiednie
menu zostanie przypisane użytkownikowi.
Wprowadzono ochrony do pozycji menu użytkowników.
Na temat definiowania menu użytkownika czytaj w punkcie I.5.
8.6 Grupowe nadawanie i odbieranie uprawnień
Przydzielenie czy odbieranie uprawnień w systemie może odbywać się dla grupy użytkowników.
Po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy] i wskazaniu polecenia
Widok wg uprawnień, okno Lista użytkowników systemu zostanie zastąpione
oknem grupowym. Po lewej stronie wyświetlane są dane, do których mogą być
przypisane uprawnienia użytkowników (oddziały, menu użytkownika, inne).
Widok poszczególnych elementów można zmieniać za pomocą funkcji Widok
wg. Dodatkowo jest dostępna akcja Widok wg użytkown., która przełącza okna
do „poprzedniego”widoku danych. Po prawej stronie wyświetleni są użytkownicy, którzy mają uprawnienia do wybranego elementu. Polecenia Dołącz oraz
Usuń są dostępne jako akcje grupowe. Po wybraniu Dołącz należy zaznaczyć
użytkowników, którym mają być nadane uprawnienia. Po wybraniu akcji TEN
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
57
następuje przypisanie użytkowników do wybranego elementu. Istnieje możliwość zaznaczania użytkownika, który posiada już uprawnienia do wybranego
elementu (wtedy taki użytkownik zostanie pominięty podczas przypisywania
uprawnień). Dodatkowo jeśli w lewym oknie zostaną zaznaczone obiekty, to
dodawany użytkownik lub użytkownicy zostaną do nich przypisani. Analogicznie działa akcja Usuń tzn. zabiera uprawnienia do wybranego obiektu lub
wybranych obiektów wskazanym użytkownikom.
8.7 Formuły - parametry dla użytkownika
Na początku pracy z programem oprócz formuł systemu opisanych w rozdziale I.7, należy ustawić parametry — formuły dla użytkownika.
Formuły użytkownika dostępne są po wybraniu z modułu Definicje pozycji Parametry a następnie funkcji Użytkownicy i po wskazaniu użytkownika — akcji Formuły [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły]. Wyświetlone
zostanie okno Parametry użytkownika, w którym wybierając odpowiednią zakładkę można ustawić parametry dla:
— Magazynowe
— Wyposażenie
W oknie Parametry użytkownika systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia
znajduje się pola:
Numer czterocyfrowy numer parametru. Pole nie jest dostępne do redakcji.
Nazwa nazwa parametru. Użytkownik nie ma możliwości zmienić zawartości
tego pola.
Treść wartość parametru. Przy pomocy akcji Ustaw, dostępnej w oknie Formuły systemu Logistyka można wyznaczyć każdy z parametrów.
Formuły parametrów użytkownika mogą być zaimportowane lub wyeksportowane po wybraniu odpowiednio [Administracja|Import tabel|Formuły
parametrów ogólnych i użytkownika systemu] lub [Administracja|Eksport tabel|
Formuły parametrów ogólnych i użytkownika systemu]
Parametry magazynowe dla użytkownika
W programie należy ustawić parametry dotyczące magazynu:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
58
1001 Udostępnione dokumenty magazynowe typy dokumentów jakie dany
użytkownik może redagować. Pozostawienie w tym polu pustego znaku
spowoduje, że użytkownik będzie miał uprawnienia do redakcji wszystkich dokumentów magazynowych.
1002 Domyślny typ dokumentu jeżeli parametr ten będzie ustawiony, to
podczas wystawiania dokumentów sprzedaży, na liście typów dokumentu, kursor będzie ustawiony na typie tutaj wpisanym.
1003 Czy poprawiać zaakceptowane przychodowe dokumenty magazynowe
(nie dotyczy automat. akceptowanych przesunięć magazynowych) parametr umożliwia korektę zaakceptowanych magazynowych dokumentów przychodowych (np. PZ). Jeżeli parametr zostanie ustawiony na T,
można będzie modyfikować cenę i ilość na zaakceptowanych magazynowych dokumentach przychodowych. Niezależnie od ustawienia parametru, nie można będzie poprawiać dokumentu przychodowego, który
powstał w wyniku przesunięcia międzymagazynowego z automatyczną
akceptacją. Na temat korygowania przychodowych dokumentów magazynowych czytaj w punkcie II.7.
1004 Funkcje pomocnicze — dostępne odtwarzanie, uzgadnianie stanów
ustawienie tego parametru na T spowoduje, że dla użytkownika będą dostępne funkcje związane z uzgadnianiem i odtwarzaniem stanów magazynowych. Opis tych funkcji znajdziesz w rozdziale II.10.3.
1006 Funkcje pomocnicze — dostępne sprawdzanie wartości na przesunięciach
międzymagazynowych ustawienie tego parametru na T spowoduje, że dla
użytkownika będzie dostępna funkcja Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych — patrz punkt II.10.5.
1007 Funkcje pomocnicze - dostępna regulacja magazynów typu FIFO, LIFO, ŚREDNIE
ustawienie tego parametru na T spowoduje, że możliwe będzie regulowanie stanów magazynowych. Funkcja dostępna jest tylko dla magazynu
typu FIFO, LIFO i ŚREDNIE. Powoduje na nowo wycenę magazynu. Na temat regulacji magazynów czytaj w punkcie II.10.4.
1008 Funkcje pomocnicze - uzgodnienia wartościowe magazynów
po ustawienie tego parametru na T dostępna będzie funkcja generująca dokumenty rozliczających zaokrąglenia.
Funkcja Generowanie dokumentów wartościowych opisana jest w rozdziale II.10.6.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
59
1100 Kontrola powtórzonych indeksów na dokumencie magazynowym?
po ustawieniu parametru na T podczas wprowadzania pozycji dokumentu, jeżeli w danym dokumencie będzie już pozycja na dany indeks,
na ekranie pojawi się komunikat o tym informujący. Komunikat informuje o numerze pierwszej znalezionej pozycji w dokumencie o powtórzonym indeksie.
1120 Ukrywanie panelu i/lub parametrów wydruku dokumentów
parametr umożliwia wyłącznie panelu wydruku czy też parametrów wydruku dokumentów. Parametr może przyjmować wartości:
— 1 - panel i parametry dostępne
— 2 - panel ukryty
— 4 - parametry ukryte
— 8 - panel i parametry ukryte
1121 Wydruk dokumentów w trybie tekstowym ustawienie parametru na T
spowoduje, że wydruki dokumentów będą w trybie tekstowym.
1125 Odstęp od ramki Odpowiednie ustawienie parametru decyduje czy wydruk dokumentów magazynowych będzie z odstępem od ramki czy bez.
Trzy powyższe parametry można również ustawić po wybraniu
[Administracja|Parametry wydruków|Magazynowe].
1150 Czy możliwa zmiana dokładności dla indeksów wykorzystanych w systemie?
dla parametru równego T możliwa będzie zmiana dokładności ilości
i dokładności ceny magazynowej w definicji materiałów i usług, nawet
jeśli indeksy zostały wykorzystane już w systemie.
1300 Blokowanie/odblokowywanie lokalizacji? ustawienie tego parametru
na T spowoduje, że dla danego użytkownika dostępne będzie blokowanie
lub odblokowanie lokalizacji.
1400 Odblokowywanie palet z zamówień sprzedaży/wewnętrznych?
Ustawienie tego parametru na wartość T (tak) pozwoli wydać z palety pomimo tego, że została ona określona jako realizująca zamówienie.
Wybór takiej palety na dokument wydania skutkuje tym, że usuwana jest
rezerwacja palety pod dane zamówienie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
60
Parametry wyposażenia dla użytkownika
6500 Rozszerzony widok kartoteki stanów wyposażenia pracowników
wartość ’T’ oznacza widok wg Rodzajów wyposażenia. Użytkownik zarządza kartotekami wydań pracowników wg rodzajów wyposażenia.
Wszelkie operacje wiążące się ze zwiększaniem stanów wyposażenia
pracownika poddawane są procedurze kontroli ilości. Oprócz tego użytkownik widzi wymagania osób i z tego poziomu może je edytować.
6501 Dostęp do zakładek widoku stanu wydań (C - całkowity, M - bieżącego magazynu)
parametr pozwala ograniczyć dostęp do stanów i historii wydań wyposażenia z magazynu wybranego w parametrach pracy lub do stanu i historii wszystkich wydań (ze wszystkich magazynów razem), albo do obu
zakładek.
6510 Wydania tylko wg poleceń lub automatycznie? pozwala
ograniczyć uprawnienia użytkownika w taki sposób, że nie będzie mógł bez
polecenia dodać nowych pozycji do kartoteki wydań żadnego użytkownika — czyli niedostępne będą akcje Dołącz i mechanizmy przeciągnij i
upuść służące dodawaniu nowych pozycji do kartoteki z wykazu rodzajów wyposażenia. Wydanie będzie możliwe tylko przez wygenerowanie
pozycji z polecenia wydania wyposażenia.
6511 Dozwolona zmiana materiału w historii kartoteki wg rodzajów wyposażenia?
decyduje, czy użytkownik ma prawo zmienić materiał w oknie redakcji pozycji wydania Kartoteki wydań wyposażenia. Dotyczy tylko obsługi kartoteki w widoku rozszerzonym, czyli wg rodzajów wyposażenia.
Wartość ’N’ oznacza, że pole Materiał nie będzie redagowalne. Będzie
tam wpisany materiał domyślny dla danego rodzaju wyposażenia jaki
był temu rodzajowi przypisany w chwili dodawania pozycji do kartoteki
wydań.
Parametry użytkownika dla firmy
Dla modułu Firma dla użytkownika dostępne są parametry:
4001 Odtwarzanie wartości do controllingu ustawienie tego parametru na T
spowoduje, że użytkownik będzie miał dostępne funkcje umożliwiające
odtwarzanie wartości do kontrolingu. Funkcja dostępna jest po wybraniu [Firma|Funkcje pomocnicze|Contolling - odtwarzanie wartości w dokumentach]. Funkcja widoczna jest tylko w sytuacji, kiedy włączona jest
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
61
współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr [Administracja|
Lista parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na T.
Informacje na temat kontrolingu znajdziesz w podręczniku do systemu
Xpertis Controlling.
4002 Odtwarzanie bazy rozliczeń ustawienie tego parametru na T spowoduje, że użytkownik będzie miał dostępne funkcje umożliwiające odtwarzanie bazy rozliczeń.
4010 Katalog tymczasowy katalog roboczy, w którym mogą być ewentualnie
zapisywane pliki.
4011 Podpis elektroniczny załączników ustawienie parametru na T spowoduje, że w programie będzie dostępna funkcja do podpisywania oraz weryfikacji podpisu załączników dokumentów — patrz punkt IV.3.
Podpis elektroniczny nie jest obsługiwany na platformie Linux.
4020 Anulowanie niezakończonych operacji na urządzeniach mobilnych
ustawienie parametru na wartość T umożliwia anulowanie operacji przeprowadzonych na urządzeniach mobilnych niezależnie od stanu operacji (nie musi być zakończona).
Na temat mobilnej obsługi magazynu czytaj w podręczniku do systemu
Logistyka.
4030 Bezwarunkowe usuwanie zadań (mobilny handlowiec) Parametr może przyjmować wartości:
— N (nie) — możliwe jest usuwanie wyłącznie nowych zadań;
— T (tak) — możliwe jest usuwanie wszystkich zadań niezależnie od
ich stanu;
— P — użytkownik decyduje czy usuwać wszystkie zadania niezależnie od ich stanu.
4040 Aktywne zakładki kartoteki materiałowej/usługowej
parametr umożliwia pokazywanie i ukrywanie zakładek w podglądzie
kartotek materiałowej i usługowej. Wprowadzone ograniczenia dotyczą
wszystkich widoków np. jeśli wyłączona zostanie zakładka Tłumaczenie
to zostanie ukryta w kartotece materiałowej i usługowej.
4041 Domyślna grupa dla materiałów po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki materiałowej, w polu Grupa podpowiadana
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
62
będzie grupa tutaj wprowadzona. Podpowiedź grupy materiałowej zgodnie z ustawieniem parametru 4041 działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu,
np. po wypełnieniu pola Grupa na pozycji dokumentu magazynowego
w przypadku dołączania nowego materiału w wyświetlonym słowniku
podpowiadana jest grupa z pozycji dokumentu.
4042 Domyślna jednostka miary dla materiałów po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki materiałowej, w polu Jednostka
podpowiadana będzie jednostka miary tutaj wprowadzona.
4043 Domyślna stawka VAT po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki materiałowej, w polu % VAT podpowiadana będzie stawka tutaj wprowadzona.
Na temat kartoteki materiałowej czytaj w punkcie I.14.4.
4044 Domyślna grupa dla usług po ustawieniu tego parametru, podczas redagowania kartoteki usługowej, w polu Grupa podpowiadana będzie
grupa tutaj wprowadzona. Podpowiedź grupy usługowej zgodnie z ustawieniem parametru 4044 działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu, np. po
wypełnieniu pola Grupa na pozycji dokumentu magazynowego w przypadku dołączania nowej usługi w wyświetlonym słowniku podpowiadana jest grupa z pozycji dokumentu.
4045 Domyślna jednostka miary dla usług po ustawieniu tego parametru,
podczas redagowania kartoteki usługowej, w polu Jednostka podpowiadana będzie jednostka miary tutaj wprowadzona.
Na temat kartoteki usługowej czytaj w punkcie I.14.5.
4050 Ilość dni cofnięcia wobec daty dokumentu w wyznaczaniu tabeli kursów
parametr wykorzystywany podczas wystawiania dokumentów walutowych, przy wyszukiwaniu domyślnego kursu w nagłówku dokumentu.
4051 Ilość dni cofnięcia wobec daty dokumentu w wyznaczaniu tabeli kursów dla pozycji
parametr wykorzystywany podczas wystawiania dokumentów walutowych, przy wyszukiwaniu domyślnego kursu w pozycji dokumentu.
Na temat podpowiadania kursu czytaj w podręczniku do systemu Xpertis
Logistyka.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
63
4060 Czy wyłączyć aktualizację VAT 2013/01/01? po ustawieniu parametru
na T, w systemie nie będą stosowane zmiany wprowadzone zgodnie z aktualizacją VAT 2013/01/01.
Parametr 4060 używany jest w systemie Xpertis Logistyka.
8.8 Uprawnienia do wartości magazynowych, zakupu, sprzedaży
W systemie istnieje możliwość ukrywania wartości magazynowych.
Uprawnienia odbiera się dodając użytkownika do odpowiedniej grupy w
systemie MacroPASS.
Do wartości magazynowych blokuje dostęp grupa LOG_CM.
Dla użytkownika z takiej grupy niedostępne są funkcje:
— [Magazyn|Korekty dokumentów],
— Koszty magazynowe.
— Rozrachunki są niedostępne — wszystkie,
— Rozliczenia są niedostępne — wszystkie.
Funkcji dostępnych w menu [Magazyn|Funkcje pomocnicze] nie ograniczają uprawnienia wynikające z grupy LOG_CM. Dodatkowo, dla tych funkcji,
należy ustawić dostęp formułami użytkownika.
8.9 Kopiowanie uprawnień użytkowników
Akcja [Definicje|Parametry użytkownicy|Kopia uprawnień] umożliwia szybkie
nadawanie uprawnień dla użytkownika do dostępnych systemów pakietu Xpertis na podstawie uprawnień innych użytkowników.
Nowe wybrane uprawnienia nadpisują poprzednie (innymi słowy poprzednie uprawnienia są usuwane). Operacja kopiowania uprawnień realizowana jest dla aktualnie wybranego użytkownika systemu (dana pozycja na liście).
Kopiowanie uprawnień dostępu i parametrów użytkownika na podstawie
uprawnień (parametrów) innych dostępnych użytkowników odbywa się dla
wersji wielofirmowej tylko w obrębie danej uruchomionej firmy.
W oknach listy użytkowników systemów dostępna jest akcja Kopia uprawnień. Operacja kopiowania uprawnień realizowana jest dla aktualnie wybranego użytkownika systemu (dana pozycja na liście).
Więcej na temat kopiowania uprawnień czytaj w rozdziale Wspólne elementy pakietu w punkcie V.2.7.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
64
9 Parametry kontaktów z kontrahentami
Typy kontaktów
Wybór funkcji [Definicje|Parametry|Obiegi informacji|Typy kontaktów] umożliwia edycję listy typów kontaktów z kontrahentami. Po uruchomieniu pojawia
się okno z listą typów. Oprócz standardowych akcji znajduje się tu akcja Schemat informacji dodatkowych.
Podczas dołączania czy edycji typu kontaktu należy wybrać rodzaj kontaktu:
— dokument prosty,
— dokument definiowalny.
W przypadku dokumentu prostego należy wypełnić pola:
— nazwa,
— ikona,
— wskazać czy ma być generowany komplet innych danych (informacji dodatkowych),
— wskazać czy możliwe jest generowanie tylko jednego czy też wielu kompletów innych danych.
W przypadku dokumentu definiowalnego należy dodatkowo zdecydować
czy wprowadzanie symbolu dokumentu jest:
— niemożliwe,
— możliwe,
— wymagane.
Jeśli wprowadzanie symbolu jest możliwe lub wymagane to czy ma być automatyczne. Następnie w podobny sposób należy określić parametry dotyczące:
— wyboru zakresu dat,
— osoby kontaktowej,
— waluty,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
65
I.10. Dokumenty
— kwoty,
— pracownika.
Zależnie od wartości tych parametrów pola mogą być niedostępne do redakcji.
Dla typu kontaktu można ustalić schemat informacji dodatkowych (innych
danych) w analogiczny sposób jak w przypadku typów dokumentów w obiegu.
Służy do tego akcja: Schemat informacji dodatkowych.
Funkcje osób kontaktowych
Opcja [Definicje|Parametry|Obiegi informacji|Funkcje osób kontaktowych]
umożliwia edycję słownika funkcji osób kontaktowych (podpinanych pod
kontakty z kontrahentami).
10 Dokumenty
Dane wejściowe, które stanowią podstawę pracy programu, w większości
wprowadzane są w postaci dokumentów różnych typów. Definiowanie typów
dokumentów jest jedną z ważniejszych czynności jakie należy wykonać przygotowując program do pracy.
Dokumenty funkcjonujące w programie podzielić można na różne typy.
Każdy typ dokumentu ma odrębnie tworzoną definicję, na którą składa się lista
parametrów określanych lub modyfikowanych przez użytkownika. Parametry
te decydują o przynależności danego dokumentu do określonej grupy.
10.1 Numeracja dokumentów
Przed zdefiniowaniem typów dokumentów należy zdefiniować typy numeracji.
Dokumenty można numerować na wiele różnych sposobów — zależy to od
tego, jaki typ numeracji przypisano do danego typu dokumentu.
Definiując typ numeracji można określić:
— według jakiego wzorca będzie nadawany symbol dokumentu,
— czy dokumenty będą numerowane w ramach jednego oddziału, stanowiska czy też wszystkich stanowisk,
— czy numeracja dokumentów będzie ciągła w ramach pojedynczego okresu rozliczeniowego, czy też w ramach całego roku rozliczeniowego,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
66
— przypisując typ numeracji do typów dokumentu, można zadecydować,
czy numerowanie dokumentów będzie się odbywać tylko w ramach jednego typu dokumentów, czy też będzie dotyczyć kilku bądź wszystkich
typów dokumentów.
Typ numeracji określa schemat, według którego będą numerowane dokumenty określonego typu w danym roku bilansowym. Definiując typ dokumentu należy go powiązać z wybranym typem numeracji (patrz punkt I.10.3). Dokumenty przypisane do tego samego typu będą numerowane według tego samego schematu.
Można ustawić parametry tak, że zachowana będzie ciągłość numerów dokumentów w obrębie całego oddziału, niezależnie od ich typów.
Można również tak zdefiniować typy dokumentów magazynowych, aby
dokumenty przychodowe były numerowane według jednego schematu, a rozchodowe według innego.
Typy numeracji należy definiować osobno dla magazynów, wydziałów.
Funkcja definiowania numeracji dokumentów przeznaczona jest dla administratora systemu znającego zasady redagowania wyrażeń w języku Formula+.
W związku z tym rozdział ten przeznaczony jest głównie dla administratora
programu.
Przy uruchomieniu programu bez danych numerację można zaimportować [Administracja|Import tabel|Definicje numeracji].
Typy numeracji można określać i modyfikować po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Po wybraniu standardowego polecenia Dołącz lub Popraw widoczne są następujące oznaczenia (porównaj ekran I.5):
Symbol dowolny trzy znakowy symbol numeracji;
Opis opis numeracji dokumentu;
Akronim numeracji akronim numeracji dokumentów. Akronim numeracji
może to być akronimem bazy, dla którego definiujesz numerację. Numeracja działa tylko dla tabel, które są odpowiednio obsłużone.
Przykładowym akronimem może być ND — akronim tabeli przechowującej nagłówki dokumentów magazynowych i taki akronim należy podać
chcąc zdefiniować numerację dla dokumentów magazynowych.
Nie dla każdej tabeli numerację można definiować.
Formuła znaku formuła według której będzie budowany symbol dokumentu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
67
I.10. Dokumenty
Formuła znaku tymczasowego formuła według której będzie budowany
tymczasowy symbol dokumentu. Pole ma znaczenie tylko wtedy, jeżeli w typie dokumentu, który wykorzystuje daną numerację, włączono
numerację tymczasową — patrz punkt Numeracja tymczasowa dokumentów.
Maksymalne zwiększanie numeru o podana tu liczba wskazuje o ile można
zwiększyć numer wystawianego dokumentu. Program kontroluje aby
wpisana tu liczba zawierała się między 1 a 999. Jeżeli w pole to wpiszesz 1
to w nagłówku dokumentu, którego dotyczy numeracja, pole Numer nie
będzie dostępne do redakcji. Podanie liczby większej od jeden spowoduje, że będzie można redagować pole Numer i wówczas podpowiadany
numer możesz zwiększyć o liczbę podaną w tym polu. Wprowadzenie do
nagłówka dokumentu numeru zwiększonego więcej niż o jeden spowoduje powstawanie wolnych numerów. Wolne numery powstają również
jeżeli dokument zostanie usunięty.
Czy wykorzystywać wolne numery? ustawienie parametru decyduje o wykorzystaniu wolnych wcześniejszych numerów dla danej numeracji.
— Jeżeli pole nie będzie zaznaczone nie będzie można zapełniać luk
w numeracji.
— Po zaznaczeniu parametru program pozwoli nadać nowo utworzonemu dokumentowi wolny numer, wcześniejszy niż ostatni w danej
grupie numeracji.
Więcej na temat wykorzystania wolnych numerów podczas wprowadzania dokumentów czytaj w punkcie Wykorzystanie wolnych numerów.
Pola klucza numeracji sześć pól do budowania klucza numeracji. Zgodnie z
tymi polami będzie zapewniona unikalność numeru, na przykład w oddziale, oddziale i magazynie. Można nie wypełnić żadnego pola, wówczas numeracja będzie ciągła dla całego systemu. Pola muszą pochodzić
z tabeli podanej w polu Akronim bazy. Mogą to być również pola złączeniowe. Można dodać tylko te pola, które mają podane wartości początkowe.
Aby zdefiniowany typ numeracji był wykorzystany w systemie należy go
powiązać z typem dokumentu — patrz punkt I.10.2.
Na ekranie I.5 pokazana jest przykładowa numeracja dla dokumentów magazynowych. W polu Akronim bazy wprowadzono ND — jest to tabela przechowująca nagłówki dokumentów magazynowych. W formule na znak podano
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
68
Ekran I.5
pola: ND.TYP().T — typ dokumentu, ND.AR — bieżący rok, ND.NR — numer dokumentu. Podane pola w kluczu odpowiednio oznaczają:
— ODDZ — oddział
— AR — rok
— TYP().T — typ dokumentu
— MAG().SYM — symbol magazynu
Numeracja MAG została wprowadzona w pole Kod numeracji dla dokumentu WZ ([Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych|Popraw]) — patrz
punkt I.10.2. Podczas wprowadzania dokumentu WZ, np. nr 10 w roku 2007
([Magazyny|Redagowanie dokumentów|WZ|Dołącz]), pole Numer nie będzie
dostępne do redakcji i wprowadzony zostanie następujący symbol dokumentu: WZ/07/00010. Operator nie może zmienić wprowadzonego symbolu. Pola
klucza numeracji spowodują, że numeracja będzie ciągła w oddziale, roku, dla
typu dokumentu i w określonym magazynie.
Jako pola klucza numeracji nie można podać np. pola KH czyli kontrahenta.
Stan numeracji dokumentów
Stan numeracji dla wybranego typu można sprawdzić po wybraniu [Definicje|
Parametry|Numeracja dokumentów|Numery]. W tabeli widoczne są wszystkie
numery wykorzystywane przez dany typ — kolumna N. W kolumnie S widoczny jest status numeru:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
69
I.10. Dokumenty
— Z — zablokowany,
— W — wolny.
Status Z (zablokowany) posiadają numery wystawionych dokumentów,
niezależnie czy dokument jest zaakceptowany czy nie. Wolne numery mogą
powstać jeżeli w pole Maksymalne zwiększanie numeru o wprowadzono liczbę większą niż jeden lub też jeżeli usunięto błędnie wprowadzony dokument.
Taki numer przyjmuje status W (wolny) i można go wykorzystać w nowym
dokumencie, choć będzie on wcześniejszy niż numer ostatnio dodanego dokumentu.
Oprócz kolumn S i Numer w oknie Numery dokumentów znajduje się sześć
kolumn, których kolejne nazwy zgodne są z kolejnymi polami z klucza numeracji. Może się więc zdarzyć, że niektóre z kolumn będą puste.
Tabelę numerów można dowolnie edytować, np. zmienić status W na Z.
W oknie Numery dokumentów znajduje się akcja Dołącz grupę. Umożliwia
ona grupowe dołączenie numerów. Przy dołączeniu numerów kontrolowane
jest wypełnienie pól będących wyznacznikami grupy numeracji. Użytkownik
ma możliwość określenia czy generowana grupa numerów ma mieć status wolne (W), czy zajęte (Z).
Podczas generacji grupy numerów kontrolowane jest ich wystąpienie. Numery już wprowadzone nie zostaną powielone, ani nie zostanie zmieniony ich
status.
Kopiowanie definicji numeracji
Istnieje możliwość kopiowanie definicji numeracji. Służy do tego funkcja
Kopiuj dostępna po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów].
Kopiowanie polega na przejściu do wzorcowej definicji i wybraniu akcji Kopiuj.
Pojawi się okno edycji z wypełnionymi polami z wzorcowej definicji. Następnie należy dokonać wymaganych zmian (zmienić co najmniej wartość w polu
Symbol) i zatwierdzić redakcję.
Wykorzystanie wolnych numerów podczas redakcji dokumentów
Redagując nagłówek dowolnego dokumentu w pole Numer wprowadzany jest
kolejny numer, zgodny z przypisaną do danego typu dokumentu numeracją
Może się zdarzyć, że w systemie wystąpią luki w numeracji. Sytuacja taka
ma miejsce, jeżeli dokument wcześniej wprowadzony zostanie usunięty.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
70
Luki w numeracji mogą również wystąpić, jeżeli w pole Maksymalne zwiększanie numeru o podana zostanie liczba większa od 1. W takiej sytuacji, wprowadzenie do nagłówka dokumentu numeru zwiększonego więcej niż o jeden
spowoduje powstawanie luki.
Niewykorzystane numery mają nadawany status W (wolny). Program
umożliwia, wykorzystane takich numerów dla nowo wprowadzanych dokumentów. W tym celu należy zaznaczyć parametr Czy wykorzystywać wolne numery?.
Podczas redagowania nagłówka dokumentu, jeżeli w numeracji występują
wolne numery, to w pole Numer zostanie wpisany numer 0. Na ekranie zostanie wyświetlona informacja o lukach w numeracji. Wówczas pole Numer jest
dostępne do redakcji. Aby wykorzystać wolne numery, należy podać „brakujący numer”. System kontroluje czy nie wprowadzono numeru już istniejącego.
Numer dokumentu musi być liczbą dodatnią. Podczas gdy w numeracji występują wolne numery, w polu Numer można również skorzystać z podpowiedzi
naciskając klawisz F3 . Zostanie wyświetlona lista wolnych numerów, z której
należy wybrać dowolny numer. Po wprowadzeniu numeru pole Numer będzie
niedostępne do redakcji.
Jeżeli dla danego typu dokumentu występuje numeracja tymczasowa, niezależnie od ustawienia parametru Czy wykorzystywać wolne numery?, w polu
Numer w nagłówku dokumentu będzie wartość 0 i pole nie będzie dostępne
do redakcji. Tutaj wykorzystanie wolnych numerów jest udostępnione dopiero
podczas akceptacji dokumentu — patrz punkt Numeracja tymczasowa dokumentów.
Użytkownik może też zrezygnować z wykorzystania wolnych numerów —
po naciśnięciu klawisza Enter w pole Numer zostanie wpisany kolejny numer.
Jeżeli wolne numery w systemie nie występują, pole Numer nie będzie
w ogóle dostępne do redakcji i użycie klawisza F3 nie będzie dostępne.
Numeracja tymczasowa dokumentów
W systemie istnieje możliwość określenia czy dla danego typu dokumentu będą nadawane numery tymczasowe, które dopiero podczas akceptacji takiego
dokumentu zostaną zastąpione numerem rzeczywistym. Nadawania numeracji tymczasowej dotyczy dokumentów magazynowych, sprzedaży, zakupu. Stosowanie numeracji tymczasowej spowoduje ograniczenie luk w numeracji.
Numerację tymczasową aktywuje się na poziomie typu dokumentu przez
zaznaczenie opcji Numeracja tymczasowa po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów].
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
71
I.10. Dokumenty
Na temat definiowania typów dokumentów czytaj w punkcie I.10.3.
Przed włączeniem numeracji dla danego typu, należy wypełnić formułę
znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja
dokumentów] skojarzonej z danym typem (patrz punkt I.10.1).
Numeracja tymczasowa polega na nadaniu, przed akceptacją dokumentu,
numeru zerowego i symbolu wyznaczonego według formuły znaku tymczasowego. W trakcie akceptacji dokumentu, wyznaczany jest ostateczny numer
i symbol.
W razie wykrycia luk w numeracji można wybrać wolny numer z listy. Będzie to możliwe, jeżeli dla danego typu numeracji włączony jest parametr Czy
wykorzystywać wolne numery? — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
Wycofanie akceptacji i ponowna akceptacja dokumentu nie wpływa już na
jego numer i symbol.
Numeracja tymczasowa jest niedostępna dla korygujących i wartościowych dokumentów magazynowych.
10.2 Powiązanie typu numeracji z typem dokumentu
Definiując typ dokumentu należy powiązać go z wybranym typem numeracji.
Służy do tego pole Kod numeracji dostępne w każdym oknie z definicją dokumentów — patrz punkt I.10.3.
Dokumenty powiązane z danym typem będą numerowane według tego samego schematu. Oznacza to, że po odpowiednim sparametryzowaniu typu numeracji zachowana będzie ciągłość np. numerów dokumentów magazynowych
w obrębie całego magazynu, niezależnie od typów dokumentów.
10.3 Definiowanie typów dokumentów
Definiowanie typów dokumentów ma niezwykle istotne znaczenie dla funkcjonowania programu. Tak jak wszystkie funkcje modułu Definicje, proponujemy powierzyć ją administratorowi. Ponadto sugerujemy, by generując własne
typy dokumentów posługiwać się wzorcami zdefiniowanymi w programie i załączonymi wraz z danymi demonstracyjnymi. Znajdziesz tam większość standardowych typów dokumentów. Tym niemniej dzięki istnieniu funkcji definiowania przez użytkownika własnych typów dokumentów, program jest bardzo elastyczny można go łatwo dopasować do specyfiki przedsiębiorstwa.
Jeżeli kartoteka typów dokumentów jest pusta, podstawowy zestaw definicji można zaimportować po wybraniu [Administracja|Import tabel] i wskazując
Definicje typów dokumentów magazynowych.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
72
Większość dostarczonych definicji, można modyfikować dostosowując do
własnych potrzeb.
Jeżeli istnieją już dokumenty o wybranym typie, dokumentu takiego nie
można usunąć, a modyfikacje definicji dokumentu będą ograniczone. Nie jest
możliwa np. zmiana pola Typ.
Typy dokumentów magazynowych
Aby zdefiniować nowe typy dokumentów magazynowych, które będą stosowane w programie, wybierz[Definicje|Typy dokumentów]. Na ekranie wyświetlona zostanie lista już istniejących typów dokumentów. Przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw można modyfikować tę listę. Aby dołączyć
nowy typ dokumentu do listy, wykonaj polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie
okno redagowania definicji dokumentu, takie jak pokazano na ekranie I.6.
Ekran I.6
Typ symboliczne, skrótowe określenie typu dokumentu. Symbol dokumentu
(np. PZ) musi być unikalny, co oznacza, że nie może być zdefiniowanych
w programie dwóch typów dokumentów o takim samym symbolu. Jeżeli
zostanie wystawiony dokument danego typu pola tego nie będzie można
już zmienić.
Nazwa pełna nazwa typu dokumentu np. przychód zewnętrzny.
Typ dokumentu
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
73
I.10. Dokumenty
— Przychodowy — zaznaczenie tego pola powoduje, że definiowany
dokument traktowany będzie jako dokument przychodowy.
— Rozchodowy — zaznaczenie tego pola decyduje, że definiowany typ
dokumentu stanowi dokument rozchodowy.
Rodzaj przychodu pole ma znaczenie tylko dla dokumentów przychodowych
tworzonych automatycznie. Przychód może być:
— Zwykły — dostawa generowanego dokumentu zgodna jest z datą
tego dokumentu;
— Zwrotny — dostawa generowanego dokumentu będzie zgodna z
datą pierwotną;
— Przychód kompletu — zaznaczenie tego pola pozwala wyodrębnić
w programie dokumenty generujące wyroby gotowe z surowców
(składników) lub półproduktów. Definiując taki typ dokumentu
należy pamiętać również o zdefiniowaniu dokumentu rozchodowego powodującego rozchód materiałów stanowiących składowe
kompletu.
Na temat mechanizmu kompletowania wyrobów czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Rodzaj dokumentu
— Zewnętrzny? — dla dokumentów definiowanych jako zewnętrzne
(pochodzące od kontrahentów lub wystawiane dla kontrahentów)
należy zaznaczyć to pole. Typowymi dokumentami zewnętrznymi
są dokumenty magazynowe PZ lub WZ.
— Wewnętrzny? — znaczenie wartości w tym polu jest odwrotne w stosunku do znaczenia wartości pola poprzedniego. Typowym dokumentem wewnętrznym jest dokument RW (rozchód wewnętrzny) czy też MM (dokument przesunięcia międzymagazynowego).
— Zwykły — pole to zaznaczane jest w przypadku jeżeli nie jest zaznaczone żadne z pól: Korygujący, Wartościowy.
— Korygujący — znacznik informuje, że dokument jest dokumentem
korygującym przychodowe, zewnętrzne dokumenty magazynowe.
Na temat korekty takich dokumentów czytaj w punkcie II.7.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
74
— Wartościowy — jeżeli pole to zostanie zaznaczone, dokument będzie generowany po wykonaniu funkcji [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Generowanie dokumentów wartościowych] dostępnej po
odpowiednim sparametryzowaniu systemu. Jest to dokument niwelujący zaokrąglenia.
Funkcja Generowanie dokumentów wartościowych opisana jest
w podręczniku do systemu Logistyka.
Kod numeracji przy pomocy tego pola należy powiązać typ numeracji z typem dokumentu. Można tu wprowadzić tylko typ numeracji, który został zdefiniowany dla dokumentów magazynowych. Podczas wypełniania pola Kod numeracji można skorzystać z podpowiedzi ze słownika(użycie klawisza F3 ). W słowniku dostępne będzie lista zdefiniowanych dla magazynu numeracji. Jeżeli zostanie wystawiony dokument danego typu pola tego nie będzie można już zmienić. Na temat definiowania numeracji i konsekwencji przypisania numeracji do typu dokumentu
czytaj w rozdziale I.10.1.
Numeracja tymczasowa zaznaczenie tego pola spowoduje, że dla danego typu dokumentu będzie stosowana numeracja tymczasowa, zastąpiona
numeracją rzeczywistą po akceptacji dokumentów. Włączenie numeracji dla danego typu jest możliwe po uprzednim wypełnieniu formuły
znaku tymczasowego w definicji numeracji [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Numeracja tymczasowa jest niedostępna dla korygujących i wartościowych dokumentów magazynowych. Na temat numeracji tymczasowej czytaj w punkcie Numeracja tymczasowa dokumentów.
Unijny zaznaczenie tego pola spowoduje, że dokument będzie dokumentem
wewnątrzwspólnotowym (dostawa lub nabycie). W takiej sytuacji wypełniając nagłówek dokumentu będzie trzeba wprowadzić NIP kontrahenta w UE.
Pole Unijny jest dostępne do redakcji jedynie dla dokumentów oznaczonych jako zewnętrzne. Magazynowy dokument wewnętrzny nie może
być dokumentem unijnym.
Tworzy dokument sprzedaży znacznik przy pozycji informuje, że na podstawie definiowanego dokumentu można utworzyć dokument sprzedaży,
np. po wystawieniu dokumentu WZ można na jego podstawie wystawić
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
75
I.10. Dokumenty
fakturę sprzedaży. Na dokumencie sprzedaży znajdą się dane dotyczące kontrahenta, towaru, ilości sprzedawanego towaru. Pole niedostępne
jest do redakcji dla dokumentów przychodowych.
Redakcja cen sprzedaży zaznaczenie tego pola umożliwi wprowadzanie cen
sprzedaży podczas wystawiania rozchodowego, zewnętrznego dokumentu magazynowego. Pole niedostępne jest do redakcji dla dokumentów przychodowych.
Tworzy dokument pole to należy wypełnić symbolem dokumentu, który będzie generowany automatycznie podczas akceptacji definiowanego dokumentu. Mechanizm ten umożliwia definiowanie par dokumentów, z
których jeden jest redagowany „ręcznie” przez operatora, a drugi powstaje na jego podstawie automatycznie. Typowym przykładem takiej
pary dokumentów są MM i MP czyli na podstawie dokumentu wydania z magazynu tworzony jest dokument przyjęcia na magazynie docelowym. Dodatkowo konieczne jest określenie za pomocą znacznika,
czy dokument ma być zaakceptowany w chwili jego tworzenia, czy nie.
Jeżeli w wyniku przesunięcia międzymagazynowego zostanie wygenerowany niezaakceptowany dokument, system nie kontroluje zgodności
dokumentów — utworzony dokument będzie można dowolnie modyfikować.
Wzorzec wydruku oznaczenie wzorca wydruku definiowanego dokumentu.
Polecenie Drukuj dla definiowanego dokumentu będzie korzystać ze
wskazanego tutaj wzorca. Umożliwia to przypisanie rozmaitych wzorów
wydruków definiowanym typom dokumentów.
Wymagane konto postawienie znacznika przy pozycji oznacza, że przy redakcji nagłówka tego typu dokumentu należy podać konto.
Domyślne konto symbol konta, który będzie podpowiadany podczas redakcji
nagłówka dokumentu. Pole jest słownikowane.
Uproszczone wystawianie znacznik w tym polu jest istotny tylko w przypadku magazynu typu DOSTAWY. Jeżeli pole to zostanie zaznaczone, to podczas wystawiania rozchodowego dokumentu, okno redakcyjne dla takiego dokumentu będzie miało formę uproszczoną, nie wszystkie pola będą
widoczne.
Auto FIFO/LIFO pole dostępne jest do redakcji tylko dla dokumentów rozchodowych. Jeżeli zostanie zaznaczona opcja FIFO lub LIFO, podczas redakcji
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
76
rozchodowego dokumentu magazynowego tego typu, w magazynie typu
DOSTAWY pola Data dostawy nie będzie trzeba redagować.
Jeśli pole Data dostawy pozostanie niewypełnione, podczas akceptacji
takiego dokumentu pozycje zostaną rozbite na poszczególne dostawy
według kolejki odpowiednio FIFO (tak jak w magazynie typu FIFO) lub
LIFO (tak jak w magazynie typu LIFO).
Gdy pole to zostanie określone, czyli dla pozycji zostanie wybrana dostawa, wówczas dana pozycja zostanie wyłączona z rozpisywania FIFO
czy LIFO i zostanie jej przydzielona pozycja wcześniej podłączona.
Gdy opcja nie będzie włączona użytkownik wybiera każdą z dostaw podczas redakcji dokumentu.
Na temat wprowadzania dostawy czytaj w punkcie
Wprowadzanie danych dotyczących pozycji
oraz w punkcie Wybór dostawy w magazynie typu DOSTAWY.
Jeżeli zaznaczony jest parametr Uproszczone wystawianie, pole Auto FIFO/LIFO ustawione będzie zawsze na Wyłączone.
Powiązany z produktem dokument powiązany z produktem, może to być dokument typu np. RP (raport produkcji) lub ZW (zwrot wewnętrzny).
Pole dostępne jest do redakcji w przypadku kiedy włączona jest współpraca z systemem Xpertis Produkcja (czyli parametr 100400 Czy współpraca z produkcją? ustawiony jest na T).
Powiązany ze zleceniem jeżeli pole to zostanie zaznaczone zarówno w nagłówku jak i w pozycji dokumentu będzie dostępne do redakcji pole Zlecenie. W takiej sytuacji system będzie wymuszał, aby pole Zlecenie było
wypełnione — jeżeli zlecenie nie zostanie podane w nagłówku należy
podać je w pozycji.
Jeżeli system Logistyka współpracuje z systemem Produkcja zleceń w systemie Logistyka wystawiać nie będzie można, natomiast dany dokument
będzie można powiązać ze zleceniem wystawionym programie Produkcja.
Na temat pól Powiązany ze zleceniem i Wyrób ze zleceniem czytaj również
w dokumentacji do systemu Produkcja.
Jeżeli pole Powiązany ze zleceniem jest niezaznaczone, to pole Zlecenie w
dokumentach nie będzie widoczne.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
77
I.10. Dokumenty
Dotyczy kooperacji jeżeli pole zostanie zaznaczone, to dla dokumentów przychodowych dokument będzie dokumentem wydania do kooperacji, dla
dokumentów rozchodowych — dokumentem przyjęcia z kooperacji.
Pole dostępne jest do redakcji w przypadku kiedy włączona jest współpraca z systemem Xpertis Produkcja (czyli parametr 100400 Czy współpraca z produkcją? ustawiony jest na T).
Po zdefiniowaniu pary dokumentów — wydania do kooperacji i przyjęcia z kooperacji, a także odpowiedniego magazynu, w systemie Xpertis
Produkcja będzie możliwa obsługa kooperacji z wykorzystaniem ewidencji magazynowej (patrz podręcznik do systemu Xpertis Produkcja).
Rodzaj transakcji (INTRASTAT) kod rodzaju transakcji wykorzystywany przy
rejestrowaniu deklaracji statystycznej Intrastat — patrz podręcznik do
systemu Logistyka.
Rodzaj statusu dostaw dla wydań definicja typu rozchodowego dokumentu
magazynowego umożliwia określenie rodzaju statusów dostaw, które
mogą zostać wydane z wykorzystaniem danego typu dokumentu. Dokumenty zewnętrzne muszą mieć status Zgodny. Dokumenty wewnętrzne
muszą mieć co najmniej jeden ze statusów: Zgodny, Niezgodny, Nieokreślony.
Więcej na temat statusów dostaw czytaj w rozdziale II.13.
W zależności od systemu uprawnień, może się tak zdarzyć, że aby dokument po zdefiniowaniu był widoczny do redakcji musi być przypisany do
użytkownika. W tym celu należy wybrać [Definicje|parametry|Użytkownicy|
Formuły] i w zakładce Magazynowe odpowiednio ustawić pole Udostępnione
dokumenty magazynowe. Jeżeli pole to będzie miało wartość ” oznacza to, że
dany użytkownik ma dostęp do wszystkich dokumentów — również tych nowo definiowanych.
O nadawaniu uprawnień użytkownikom czytaj w punkcie I.8.
Poprawianie wprowadzonych typów dokumentów
Definicję każdego z typów dokumentów można poprawić używając standardowej akcji Popraw.
Zablokowanie modyfikacji typu dokumentów, zamówień, jeśli zostały wystawione dokumenty tego typu lub zostały przypisane uprawnienia do danego
typu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
78
Przed redakcją typu dokumentu magazynowego, sprzedaży, zakupu lub zamówienia sprawdzane jest: - czy nie zostały utworzone dokumenty danego typu, - czy użytkownikom nie zostały przypisane uprawnienia do danego typu.
Wyświetlany jest komunikat o użytkownikach z przypisanymi uprawnieniami
do typu. Problemy występował gdy typ był już przypisany do uprawnień dla
użytkownika i został zmieniony.
Ograniczenie typów dokumentów w magazynie
Dla każdego z magazynów zdefiniowanych w systemie istnieje możliwość
ograniczenia typów dokumentów możliwych do wprowadzenia. W celu ograniczenia typów dokumentów w magazynie należy wybrać akcję [Definicje|
Miejsca wystawiania|Magazyny] i dla danego magazynu akcję Typy dokumentów.
Inną możliwością ograniczenia typów dokumentów w magazynie jest przypisanie magazynu do typu dokumentu. Po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych|Magazyny|Dołącz] można wskazać magazyny, w jakich
mają być ograniczenia dokumentu. Jeżeli do typu dokumentu zostanie przypisany magazyn, to w tym magazynie można będzie wystawiać określone dokumenty.
Jeżeli w danym magazynie wprowadzono ograniczenia typów dokumentów, to po wybraniu [Magazyny|Redagowanie dokumentów] na liście typów
dokumentów znajdą się tylko wskazane dla danego magazynu typy.
Jeżeli dokumenty nie będą przypiszesz to w danym magazynie można będzie redagować wszystkie typy uprawnione dla użytkownika.
Jeśli użytkownik realizuje zamówienie danym typem dokumentu magazynowego to musi on być dostępnych we wszystkich magazynach, których dotyczy realizacja.
Informacje dodatkowe na dokumentach
Definiowanie informacji dodatkowych W oknie przeglądania typów poszczególnych dokumentów dostępne jest polecenie Inf.dodatkowe (informacje
dodatkowe). Jeżeli informacje dodatkowe zostaną przypisane do danego typu
dokumentu, użytkownik podczas wystawiania lub po wystawieniu dokumentu
odpowiedniego typu będzie mógł podać dane, których nie ma możliwości wpisania bezpośrednio do dokumentu. Takimi informacjami może być np. numer
rejestracyjny samochodu, więcej danych na temat osoby wystawiającej dokument itp.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
79
I.10. Dokumenty
Po wybraniu polecenia Inf. dodatkowe, a następnie standardowej akcji Dołącz można przystąpić do definiowania informacji, wprowadzając dane w poszczególne pola:
— Lp. — numer pozycji w oknie przeglądania danych dodatkowych. Numery nadawane są automatycznie dla kolejnych pozycji. Pole to nie jest
dostępne do redakcji.
— Tytuł — dowolny tytuł informacji dodatkowej.
— Opis — informacja dodatkowa, ta wartość znajdzie się na wydruku dokumentu lub zamówienia jeżeli pole Czy drukować? zostanie zaznaczone.
Dla opisu należy zaznaczyć jedno z poniższych pól:
– Stała wartość — nazwa informacji będzie miała stałą wartość,
– Formuła — nazwa będzie budowana formułą.
— Warunek logiczny — czy informacja ma się pojawić na dokumencie w
zależności od warunku, np. dla konkretnego kontrahenta.
— Miejsce — w zależności od zaznaczenia pola informacja będzie przypisywana do nagłówka lub do pozycji dokumentu czy zamówienia.
— Sposób wydruku — jeżeli zostanie zaznaczone pole Opis lub Tytuł + opis
informacja (odpowiednio tylko opis lub zarówno tytuł i opis) pojawi się
na wydruku dokumentu lub zamówienia.
— Miejsce wydruku — gdzie na wydruku ma się znaleźć dana informacja dotycząca informacji przypisanych do nagłówka. Pole jest dostępne
do redakcji tylko w przypadku kiedy zostało zaznaczone pole Nagłówek
i jedna z opcji Opis lub Tytuł + Opis. Przy wypełnianiu tego pola należy
skorzystać ze słownika.
Możliwe do wyboru są opcje:
– D1 Dół - 1 kolumna
– D2 Dół - 2 kolumny
– G1 Góra - 1 kolumna
– G2 Góra - 2 kolumny
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
80
Wybór opcji Góra oznacza, że na wydruku danego dokumentu, informacje dodatkowe będą drukowane nad tabelą zawierającą szczegóły danego
dokumentu, np. w przypadku wydruku korekty, nagłówkowe informacje
dodatkowe będą drukowane nad napisem Pozycje przed korektą.
Po wybraniu opcji Dół informacje dodatkowe drukowane będą pod tabelą.
Informacje mogą być drukowane — w zależności od wybranej opcji
w jednej do czterech kolumn.
Informacje jedno-kolumnowe niezależnie od kolejności ich zdefiniowania będą drukowane w pierwszej kolejności.
W przypadku jeżeli informacja przypisana jest do pozycji i zaznaczono jedną z opcji drukowania, informacja dodatkowa drukowana będzie
wraz z pozycją dokumentu czy zamówienia.
Modyfikacja informacji dodatkowych Zdefiniowane informacje dodatkowe
można będzie modyfikować dla każdego dokumentu poprzez wybór funkcji:
— [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych do nagłówka dokumentu magazynowego.
— [Magazyny|Redagowanie
dokumentów|Pozycje|
Inf.dodatkowe] — wprowadzanie informacji dodatkowych przypisanych
do pozycji dokumentu magazynowego.
Informacje dodatkowe można poprawić zarówno dla zaakceptowanego jaki i niezaakceptowanego dokumentu.
Po wybraniu akcji Inf.dodatkowe dla dowolnego dokumentu, wyświetlone
zostanie okno Dane dodatkowe ze zdefiniowanymi danymi wpisanymi do kolumn Tytuł i Opis. Przy pomocy akcji Popraw można zmienić pole Opis. Wybór
polecenia Aktualizuj spowoduje zaktualizowanie danych dodatkowych — do
okna zostaną wprowadzone dane, które zostały przypisane do definicji dokumentu. Aktualizacja informacji dodatkowych usuwa te, które usunięto z definicji dokumentu. Funkcja ta ma znaczenie jeżeli użytkownik modyfikował
dane lub zdefiniował nowe informacje.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
81
I.11. Oddziały
Jeżeli w definicji danego typu dokumentunie ma zdefiniowanych informacji dodatkowych, po wybraniu akcji Inf. dodatkowe na ekranie zostanie wyświetlona informacja: Dla wskazanego typu dokumentu brak definicji dotyczących informacji dodatkowych.
Jeżeli informacje dodatkowe zostały zmodyfikowane, to na wydruku dla
danego dokumentu, zostaną umieszczone informacje po modyfikacji.
Kopiowanie typów dokumentów
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia istnieje możliwość kopiowanie typów dokumentów magazynowych, dostępne po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Kopiuj].
Po uruchomieniu funkcji kopiowania pojawi się okno z parametrami. Należy wypełnić nową nazwę typu oraz wskazać pozycje do kopiować wraz z typem dokumentu.
Opcje możliwe do kopiowania to:
— informacje dodatkowe — jeżeli do kopiowanego typu dokumentu przypisane są informacje dodatkowe, te same informacje zostaną przypisane
do nowego typu dokumentu,
— magazyny — jeżeli do kopiowanego typu dokumentu przypisane są magazyny, te same magazyny zostaną przypisane do nowego typu dokumentu.
11 Oddziały
W programie wszystkie magazyny przypisane są do konkretnego oddziału.
Z tego też względu, przed zdefiniowaniem magazynów czy stanowisk należy
wprowadzić oddziały.
Jedna firma może posiadać wiele oddziałów i aby prowadzić ewidencję danych z tych jednostek należy zdefiniować je w systemie.
Służy do tego funkcja Oddziały dostępna po wybraniu z modułu Definicje
pozycji Parametry [Definicje|Parametry|Oddziały].
Po wybieraniu standardowego polecenia Dołącz należy podać następujące
informacje:
Kod jednoznakowe symboliczne oznaczenie oddziału;
Nazwa pełna nazwa oddziału;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
82
Czy wielowalutowość? zaznaczanie tego pole ma sens, jeżeli w parametrach
pracy, dostępnych po wybraniu [Definicje|Parametry|Parametry pracy],
w zakładce Wielowalutowość zaznaczono pole Wybrane oddziały. Zaznaczenie tego pola spowoduje, że w danym oddziale wielowalutowość będzie dostępna. Jeżeli pole nie będzie zaznaczone, a w parametrach pracy pole Wybrane oddziały jest zaznaczone, w danym oddziale wszystkie
dokumenty można będzie wystawiać tylko w walucie narodowej. Po zaznaczeniu w parametrach pracy pola Wszystkie oddziały, zaznaczenie lub
nie tego pola nie ma znaczenia — wielowalutowość będzie dostępna dla
wszystkich oddziałów.
Typ wielowalutowości pole dostępne do redakcji tylko w przypadku, gdy poprzednie pole zostanie zaznaczone. Wielowalutowość może dotyczyć
jednej lub kilku opcji:
M — Dokumenty magazynowe
A — Pozycje dokumentów magazynowych
Wybraną opcję należy zaznaczyć poprzez polecenie Wybór. Polecenie
Akceptuj spowoduje przepisanie zaznaczonych liter w pole Typ wielowalutowości.
Wybór typu wielowalutowości dla wybranego oddziału ma sens, jeżeli w parametrach pracy, w zakładce Wielowalutowość zaznaczono pole
Wybrane oddziały.
Po wskazaniu w parametrach pracy pola Wszystkie oddziały, dla każdego
oddziału będzie obowiązywał typ wielowalutowości wskazany w parametrach programu.
Jednostka księgowa Xpertis Finanse jednostka księgowa w systemie Finanse i księgowość. Pole ma znaczenie przy współpracy systemu Logistyka
z systemem Finanse i księgowość. Przy wypełnianiu tego pola można skorzystać ze słownika.
W oknie z listą oddziałów znak * w polu Wal oznacza wielowalutowość dla
oddziału. Pole Typ oznacza typ wielowalutowości.
Jak wspomniano wyżej, pola te redagowane są w systemie Xpertis Logistyka.
Aby w dołączonym oddziale można było wystawiać dokumenty, użytkownik musi posiadać uprawnienia do tego oddziału — patrz punkt I.8.2.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
83
I.12. Definiowanie magazynów
12 Definiowanie magazynów
Dokumenty magazynowe nie będą mogły być wystawiane jeżeli nie zostanie
zdefiniowany przynajmniej jeden magazyn. Aby przystąpić do definiowania
magazynów, wybierz [Definicje|Magazyny].
Ekran I.7
Polecenie Dołącz wywoła okno redagowania definicji magazynu — porównaj ekran ekran I.7. W jego polach należy określić cechy nowego magazynu.
Oddział oddział, dla którego definiowany jest magazyn. W polu tym podpowiadany jest symbol oddziału wybrany jako bieżący (na temat parametrów bieżących i aktywnego oddziału czytaj w punkcie I.4.3).
Symbol magazynu symbol magazynu, jego krótkie oznaczenie. Będzie on
używany wszędzie tam, gdzie niewygodnie byłoby korzystać z pełnej nazwy magazynu. Symbol musi być unikalny — w programie nie można
założyć dwóch magazynów o tym samym symbolu. Pole to musi zostać
wypełnione.
Nazwa magazynu pełna nazwa magazynu (np. Magazyn wyrobów gotowych).
Nadawana jest przez użytkownika dowolnie, jednak w taki sposób, by
pozwalała na łatwą identyfikację magazynu.
Typ magazynu w tym polu przy pomocy słownika należy określić sposób
ustalania cen towarów wydawanych z magazynu. Jest to słownik systemowy, jego zawartość jest stała i nie podlega modyfikacji. Znalazły się
w nim wszystkie dostępne typy magazynów opisane w punkcie I.12.1:
1. DOSTAWY
2. LIFO
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
84
3. FIFO
4. ŚREDNIE
5. EWIDEN
Dokładny opis dotyczący typów magazynów i cen magazynowych znajdziesz w punkcie II.2.
Domyślny status dostawy pole musi być wypełnione dla magazynu typu DOSTAWY. Dla pozostałych typów magazynu pole nie będzie dostępne do
redakcji. Podany status będzie brany pod uwagę, podczas ustalania statusów pozycji dokumentów przychodowych w danym magazynie.
Status dostawy może być:
— Zgodny — dostawa zgodna pod względem jakościowym — możliwe wydanie z magazynu,
— Niezgodny — dostawa niezgodna pod względem jakościowym
— niemożliwe wydanie z magazynu dokumentem zewnętrznym,
możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym,
— Nieokreślony — dostawa jeszcze niezweryfikowana — niemożliwe
wydanie z magazynu dokumentem zewnętrznym, możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym.
Status dostawy związany jest z funkcjonalnością Kwalifikacja dostaw —
patrz punkt II.13.1.
Księgować znacznik w tym polu oznacza, że dokumenty wystawione w danym magazynie będą uwzględniane podczas księgowania, będą mogły
być rejestrowane w programie finansowo-księgowym. Brak znacznika
spowoduje, że dokumenty pochodzące z danego magazynu nie znajdą
się na liście dokumentów księgowych.
Redagować grupę materiałową w wyniku zaznaczenia tego pola, podczas
wprowadzania pozycji dokumentu magazynowego, do redakcji dostępne będzie pole umożliwiające wprowadzenie grupy materiału. Po wprowadzeniu grupy, przy wypełnianiu pola Indeks, w słowniku materiałów,
który będzie dostępny po naciśnięciu klawisza F3 , słownik będzie ograniczony do indeksów należących do danej grupy.
Jeżeli pole to nie zostanie zaznaczone, pola Grupa w pozycji dokumentu
nie będzie można redagować. Pole zostanie wypełnione przez program
po wprowadzaniu kodu materiału.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
85
Magazyn opakowań dowolny symbol magazynu opakowań. Przy pomocy tego pola można przypisać do danego magazynu magazyn opakowań. Na
temat opakowań zwrotnych czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Usługi na dokumentach rozchodowych czy na dokumentach rozchodowych
w danym magazynie będą mogły być wprowadzane usługi. Jeżeli pole to
zostanie zaznaczone, to podczas redakcji pozycji rozchodowych dokumentów magazynowych dostępne będzie polecenie Dołącz usługę. Usługi nie pojawią się na zewnętrznych, rozchodowych dokumentach magazynowych jeżeli dokument powstał w wyniku generacji z dokumentu
sprzedaży, nawet w przypadku kiedy pole to będzie zaznaczone.
Podczas redakcji magazynowych dokumentów rozchodowych, wewnętrznych jak również magazynowych dokumentów przychodowych
nie można będzie wprowadzać usług, niezależenie od ustawienia parametru.
Magazyn wydziałowy pole to określa, czy dany magazyn jest magazynem
produkcyjnym. Z magazynu produkcyjnego towary nie są sprzedawane. Z tego magazynu materiały przekazywane są na magazyn wyrobów,
odpadów, surowców itp.
Wydział pole ma znaczenie dla magazynów wydziałowych, określa którego
wydziału dotyczy magazyn wydziałowy.
Pole dostępne jest do redakcji jeżeli poprzednie pole zostało zaznaczone.
Na temat magazynów wydziałowych czytaj w podręczniku do systemu
Produkcja.
Magazyn kooperacji po zaznaczeniu tego pola, magazyn będzie magazynem
kooperacyjnym. Magazyn kooperacyjny musi być typu DOSTAWY.
Po zdefiniowaniu magazynu kooperacyjnego i odpowiednich dokumentów magazynowych w systemie Xpertis Produkcja będzie możliwa obsługa kooperacji z wykorzystaniem ewidencji magazynowej (patrz podręcznik do systemu Xpertis Produkcja).
Pola w sekcji Produkcja będą dostępne do redakcji, jeżeli system Ewidencja wyposażenia współpracuje z systemem Xpertis Logistyka, a zarazem
system Xpertis Logistyka współpracuje z systemem Xpertis Produkcja.
Skład celny po zaznaczeniu tego pola magazyn będzie funkcjonował jako
skład celny. Magazyn obsługiwany jako skład celny może być tylko typu
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
86
DOSTAWY. Jeżeli pole Skład celny będzie zaznaczone, program sprawdza
czy w polu Typ magazynu jest odpowiednia wartość.
Domyślna waluta domyślna waluta dla składu celnego. Pole jest dostępne do
redakcji, jeżeli poprzednie pole zostanie zaznaczone.
Na temat magazynów prowadzonych jako skład celny czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Stosować wymiary parametr, decyduje o tym czy w danym magazynie obsługiwane są wymiary (możliwość ich wprowadzenia, podgląd stanów,
reorganizacja, inwentaryzacja). Znacznik dostępny do edycji jedynie dla
nowej definicji magazynu lub dla magazynu, w którym nie wprowadzono jeszcze żadnego dokumentu.
Jeżeli w danym magazynie wprowadzony został przynajmniej jeden dokument, znacznik Stosować wymiary nie będzie dostępny do redakcji.
Zaznaczenie tego pola spowoduje, że na dokumentach magazynowych
można będzie wprowadzać termin ważności i lokalizację.
Czy obsługa palet? zaznaczenie tego pola umożliwi stosowanie palet w systemie. Pole będzie dostępne do redakcji, jeżeli zaznaczono poprzednie
pole.
Domyślna lokalizacja lokalizacja magazynu (oznaczenie miejsca składowania), według której uzupełniane są informacje wynikające z wprowadzania dokumentów (w razie niewypełnienia informacji o lokalizacji).
Lokalizacja, która automatycznie jest przypisywana do pozycji dokumentów różnic inwentaryzacyjnych, na którą generowane są dokumenty przychodowe z poziomu faktur zakupowych, uzupełniana jest reorganizacja magazynu mająca na celu inwentaryzację podanej lokalizacji.
Przy dołączeniu nowego magazynu w przypadku stosowania w nim wymiarów, domyślna lokalizacja jest wymagana, należy dodać do systemu
przynajmniej jedną lokalizację dla danego magazynu i następnie ją wybrać z listy. Rezygnacja powoduję rezygnację ze stosowania wymiarów
w magazynie (usuwane odpowiednie parametry).
Kontrola wprowadzenia lokalizacji w przypadku zaznaczenia tego parametru, przy akceptacji dokumentu przychodowego jest kontrolowane rozpisanie danej pozycji dokumentu na wymiary posiadające lokalizację.
Sumaryczna ilość pozycji wg wymiarów musi być równa ilości na pozycji
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
87
dokumentu. Brak poprawnej rozpiski danej pozycji dokumentu skutkuję niemożliwością zaakceptowania danego dokumentu (informacja przy
akcji akceptacji).
Sposób automatycznego określenia lokalizacji dla wydań parametr
decyduje o tym jaki algorytm zostanie zastosowany w razie nierozpisania
całej ilości wynikającej z pozycji dokumentu rozchodowego na wymiary
(lokalizację, termin ważności). Dostępne są następujące opcje:
— wg kodu lokalizacji — porządek stanów wg wymiarów ustalany jest
w kolejności: kod lokalizacji, termin ważności;
— wg stanu rosnąco — porządek stanów wg wymiarów ustalany jest
w kolejności: ilość na wymiarach (od najmniejszej do największej),
kod lokalizacji, termin ważności;
— wg stanu malejąco — porządek stanów wg wymiarów ustalany jest
w kolejności: ilość na wymiarach (od największej do najmniejszej),
kod lokalizacji, termin ważności;
— wg terminu ważności rosnąco — porządek stanów wg wymiarów
ustalany jest w kolejności: termin ważnośc (od najmniejszego do
największego), kod lokalizacji;
— wg terminu ważności malejąco — porządek stanów wg wymiarów
ustalany jest w kolejności: termin ważnośc (od największego do
najmniejszego), kod lokalizacji;
— brak — ilość do rozpisania przypisywana jest do domyślnej lokalizacji magazynu i zerowego terminu ważności.
W przypadku algorytmu wg terminów ważności terminy zerowe analizowane są zawsze na końcu (traktowane są jako wartości niewprowadzone - nieokreślone).
Wg stref magazynowania zaznaczenie tego pola skutkuje zmianą algorytmu
automatycznego określenia lokalizacji dla wydań (porządek według stref
magazynowania).
Czy magazyn wysokiego składowania? parametr decyduje o tym, czy dany
magazyn będzie magazynem wysokiego składowania. Pole to można będzie zaznaczyć tylko w przypadku, jeżeli zaznaczono pole Stosować wymiary.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
88
Sposób podpowiadania identyfikacji dostaw parametr określa w jaki sposób automatycznie ma być podpowiadane wydanie według kodów identyfikujących dostawę na urządzeniu mobilnym:
— według kolejki FIFO — jako pierwsze podpowiadane są pierwsze
dostawy według daty i czasu dla danego indeksu materiałowego,
opcja domyślna,
— według kolejki LIFO — jako pierwsze podpowiadane są ostatnie
dostawy według daty i czasu dla danego indeksu materiałowego.
Pole dostępne jest do redakcji po zaznaczeniu pola Stosować wymiary.
Pola w sekcja Domyślne parametry palet dostępne są do redakcji po zaznaczeniu parametru Czy obsługa palet. Wypełnienie tych parametrów ułatwi obsługę dodawania nowych palet — podczas dołączania palet będą podpowiadane parametry:
— Typ palety,
— Sposób dołączenia palety,
— Czy dopasować ilość palet,
— Formuły automatyczne.
Na temat obsługi magazynu z wykorzystaniem palet czytaj w rozdziale Magazyn z zastosowaniem palet, opis nowych palet i związanych z nimi parametrów znajdziesz w punkcie Nowe palety w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Po zdefiniowaniu magazynu, aby mógł on funkcjonować w programie, należy przydzielić uprawnienia do jego obsługi. W tym celu wybierz [Definicje|
Parametry|Użytkownicy], a następnie wskaż wybranego operatora i wybierz akcję Uprawnienia. Na temat przydzielania uprawnień czytaj w rozdziale I.8.4.
Materiały w magazynie Istnieje możliwość przypisania indeksów materiałowych do każdego magazynu. W tym celu należy wybrać polecenie [Definicje|
Miejsce wystawienia|Magazyny|Materiał]. Materiały do magazynu mogą być
dodawane również grupowo.
Jeżeli magazyn ma przypisane materiały, podczas redakcji przychodowych dokumentów magazynowych, kartoteka materiałowa będzie ograniczona do indeksów tu przypisanych.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
89
Podczas redakcji pozycji dokumentu przychodowego, redagując pole indeksu materiałowego, można skorzystać ze słownika. Domyślna zawartość
słownika zależy od przypisania lub nie indeksów materiałowych do magazynu. Jeśli nie określono indeksów dla magazynu to dostępna będzie kartoteka
materiałowa. W przeciwnym przypadku kartoteka indeksów magazynu. W celu ułatwienia poruszania się po obu kartotekach z poziomu słownika istnieje
możliwość przełączenie między obiema listami. Przejście z kartoteki materiałowej na kartotekę indeksów magazynu uzyskuje się przez wybranie funkcji
Pełna kartoteka, natomiast w odwrotną stronę przez funkcję Kartoteka magazynu.
Dokumenty w magazynie Dla każdego z magazynów istnieje możliwość
ograniczenia typów dokumentów możliwych do wprowadzenia. W celu ograniczenia typów dokumentów w magazynie należy wybrać akcję [Definicje|
Miejsca wystawiania|Magazyny] i dla danego magazynu akcję Typy dokumentów. Więcej na temat przypisywania typów dokumentu do magazynu czytaj
w punkcie Ograniczenie typów dokumentów w magazynie.
12.1 Typy magazynów
Każdy z magazynów w systemie musi mieć ściśle określony typ. Do wyboru są
następujące typy magazynów:
Dostawy typ magazynu, w którym przyjęty został system rozliczeń według
rzeczywistych cen dostaw. Dla dokumentów rozchodowych obowiązują
w nim ceny rzeczywiste dostawy. Operator programu decyduje o kolejności wydawania materiałów, niezależnie od kolejki dostaw. Cena materiału wydawanego z magazynu typu Dostawy jest ceną rzeczywistą zakupu materiału. Podczas wydawania materiału z magazynu wyświetlana
jest lista dotąd nie wyczerpanych dostaw tego materiału.
LIFO magazyn cen rzeczywistych. Podczas wydawania materiału obowiązuje w nim zasada odwróconej kolejności, to znaczy„ostatni przyszedł,
pierwszy wyszedł”. W momencie akceptacji dokumentu rozchodowego
cena materiału pobierana jest z ostatniej niewyczerpanej dostawy i użytkownik nie ma na nią żadnego wpływu.
FIFO magazyn cen rzeczywistych, kartoteki materiałowe są w nim prowadzone z uwzględnieniem faktycznych cen dostawy materiałów. Podczas wydawania materiału z tego magazynu obowiązuje zasada„pierwszy przyszedł, pierwszy wyszedł”. Gdy rejestrowane są dokumenty rozchodowe,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
90
cena pobierana jest z najstarszej nie wyczerpanej dostawy. Użytkownik
nie ma wpływu na cenę na dokumencie rozchodowym, wynika ona z cen
dostaw z kolejki przechowywanej przez program.
Średnie bieżące magazyn prowadzony według cen średnich bieżących.
W tym magazynie jednostkowa cena materiału jest na bieżąco aktualizowana przez program na podstawie cen zakupu. Ceny wszystkich dostaw są uśredniane zgodnie ze stanami materiałów, a materiał wydawany
jest z magazynu po aktualnie obowiązującej cenie średniej. W tym magazynie jednostkowe magazynowe ceny materiałów mogą się zmieniać
z każdą dostawą, ponieważ na bieżąco ulegają przeliczeniu.
Ewidencyjne magazyn prowadzony według cen ewidencyjnych. W tym magazynie cena materiału, bez względu na zmienne ceny dostawy, jest stała. Materiał wydawany jest w stałej cenie wprowadzonej przez użytkownika tak długo, aż zostanie ona przez niego zmieniona. Obowiązująca
ceną magazynową jest cena wprowadzona na dany materiał do pierwszego dokumentu przychodowego. Ceny wszystkich materiałów lub wybranych grup można zmieniać przy pomocy funkcji Przecena dostępnej
w programie Logistyka. Wtedy różnice pomiędzy cenami zakupu materiału i jego ewidencyjną ceną magazynową stanowią podstawę naliczania odchyleń cenowych.
13 Ustawienia kolorów
Istnieje możliwość definiowania schematów kolorów do zaznaczania pól i rekordów w okienkach. Możliwe jest zaznaczanie różnymi kolorami wybranych
rekordów w okienkach przeglądania. W zależności od właściwości (stanu, statusu, znacznika) danego rekordu kolor tego rekordu może być różny. Dodatkowo można zaznaczać kolorami wybrane pola w okienkach. Ułatwia to przeglądanie danych, szybsze znajdowanie wybranych pozycji, łatwiejszą analizę
danych.
Obliczanie kolorów rekordów odbywa się jedynie w trakcie ich wyświetlania na ekranie, więc nie obciąża systemu przy bardziej czasochłonnym przetwarzaniu danych.
Schematy kolorów oraz miejsca wykorzystania kolorowania są zależne od
użytkownika. Oznacza to, że każdy z użytkowników może mieć własne schematy o dowolnie ustalonych przez siebie kolorach i dowolnie przypisać je
w różnych miejscach wykorzystania.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
91
I.13. Ustawienia kolorów
Jeżeli dany użytkownik po raz pierwszy uruchomi system, to zostaną dla
niego utworzone systemowe schematy kolorowania oraz tabela z miejscami
wykorzystania. W miejsca wykorzystania zostaną przypisane domyślne schematy kolorowania. Użytkownik może zdefiniować własne schematy, a następnie przypisać je do miejsc wykorzystania. Może również usunąć schemat kolorowania.
Uwaga! System rozpoznaje„nowego” użytkownika po tym, iż ten ma
w swoich schematach wyłącznie schematy systemowe (których nazwa rozpoczyna się od znaku tyldy), a w miejscach wykorzystania nie ma wprowadzonych żadnych schematów. W takim przypadku nastąpi przypisanie do miejsc
wykorzystania domyślnych schematów. Jeżeli więc użytkownik w ogóle nie
chce korzystać z kolorowania, to musi usunąć schematy z miejsc wykorzystania, ale w definicji schematów pozostawić przynajmniej jeden stworzony przez
siebie.
13.1 Definiowanie schematów kolorów
Schemat kolorów jest to nazwany zestaw kolorów czcionki i tła. Schematy których nazwy rozpoczynają się od znaku tyldy są schematami systemowymi. Nie
można ich usunąć ani zmienić ich nazwy, ale można zmienić ich parametry:
kolor tła i kolor czcionki.
Aby zdefiniować schemat kolorów należy wybrać kolejno: [Administracja|
Ustawienia kolorów|Schematy kolorów].
W celu dodania nowego koloru należy wybrać polecenie Dołącz i podać
unikalną nazwę nowego schematu. Następnie wybierając polecenia Kolor tła
i Kolor czcionki można ustawić kolory rekordu. Wybór kolorów odbywa się
w zwykłym okienku Windows do wybierania kolorów.
Przy pierwszym uruchomieniu programu dla każdego z użytkowników nastąpi inicjalizacja kolorowania.
13.2 Gdzie kolory są wykorzystywane
Miejsca wykorzystania kolorowania są to zdefiniowane wcześniej miejsca
w systemie, w których może przydać się wyróżnianie rekordów przy pomocy
kolorów.
W systemie Xpertis, a tym samym w programie Xpertis Ewidencja wyposażenia , miejsca te są z góry określone i nie można zmienić ich listy bez modyfikacji programu. Użytkownik może dowolnie określić kolory jakich chce użyć
w danym miejscu lub też w ogóle z nich zrezygnować.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
92
Ekran I.8
Ekran I.9
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
93
I.14. Kartoteka materiałowa
Każdy z użytkowników może zdefiniować własny zestaw kolorów bez
wpływania na kolorystykę innych użytkowników. Przy pierwszym uruchomieniu programu dla nowego użytkownika nastąpi inicjalizacja kolorowania, opisana wyżej. Przypisanie schematu kolorowania odbywa się przez wybranie polecenia Schemat kolorów. Należy wówczas wpisać lub wybrać ze słownika ( F3 )
pożądany schemat kolorów z definicji schematów albo usunąć wpis. W takim
przypadku formuły kolorowania nie będą stosowane.
Polecenie Popraw pozwala na zmianę opisu miejsca wykorzystania. Istniejące opisy określają ogólnie czego dotyczy dane miejsce i jakim kontekście wybrane kolory będą zastosowane. Użytkownik może je bardziej uszczegółowić
albo, wręcz przeciwnie, zmienić opis na taki który nic nie będzie mówił. Polecenie Domyślne spowoduje przypisanie standardowych kolorów do wszystkich
miejsc wykorzystanie, tak jak to się dzieje w trakcie inicjalizacji.
Polecenie Kopiuj ustawienia pozwala skopiować ustawienia kolorów od innego użytkownika. Kopiowane są schematy kolorów oraz miejsca ich wykorzystania. Po wybraniu polecenia należy wskazać użytkownika którego schemat
chcemy skopiować.
Uwaga! Skopiowane zostaną wszystkie wykorzystywane przez użytkownika źródłowego kolory. Jeżeli zdarzy się, że będziemy mieć swój kolor o identycznej nazwie jak jeden z kolorów u użytkownika od którego kopiujemy,
to nasz kolor zostanie zastąpiony nowym. Ta sytuacja wystąpi zawsze w przypadku kolorów systemowych (rozpoczynających się od znaku tyldy ˜). Dlatego
kopiowanie ustawień najlepiej wykonać tylko po zarejestrowaniu w systemie
nowego użytkownika.
14 Kartoteka materiałowa
14.1 Grupy materiałowe i usługowe
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia zarówno materiały jak i usługi przypisywane są do grup odpowiednio materiałowych i usługowych.
Przy dużej ilości towarów taki podział usprawnia wprowadzanie dokumentów, jak również przygotowywanie zestawień i wydruków.
Definiowanie grup materiałów i usług
Aby zdefiniować grupy materiałowe lub usługowe, należy wybrać [Definicje|
Słowniki dodatkowe|Grupy materiałów i usług]. Listę grup można uzupełniać
przy pomocy standardowego polecenia Dołącz. Każdą grupę charakteryzuje:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
94
Kod skrócone, unikalne oznaczenie grupy.
Nazwa nazwa grupy.
T/U
znacznik czy definiowana grupa dotyczy towaru (T) czy usługi (U). Jeżeli
grupa będzie zawierać już materiały lub usługi, zmiana rodzaju grupy nie
będzie możliwa.
Dokładność ilości w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ilości towarów w danej grupie materiałowej lub usługowej. Należy wpisać tu cyfrę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku.
Podczas wprowadzania nowego towaru bądź usługi do kartoteki odpowiednio materiałowej czy usługowej, dokładność podana dla grupy będzie podpowiadana w polu Dokładność dla materiału czy usługi należącego do danej grupy — patrz punkt I.14.4, I.14.5.
Dokładność na dokumentach będzie pobierana z materiału czy usługi,
a nie z grupy materiałowej czy usługowej.
Dokładność ceny magazynowej w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ceny magazynowej materiałów należących do danej grupy. Należy wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku (domyślnie 2 miejsca).
Podczas wprowadzania nowego materiału do kartoteki materiałowej,
dokładność podana dla grupy będzie podpowiadana w polu Dokładność
ceny magazynowej dla materiału należącego do danej grupy — patrz
punkt I.14.4.
Dla grupy usługowej pole nie jest dostępne do redakcji.
Dokładność na dokumentach będzie pobierana z materiału czy usługi,
a nie z grupy materiałowej czy usługowej.
Proponowany procent marży, Proponowany procent narzutu pole umożliwia określenie proponowanej marży i narzutu dla grupy materiałowej.
Proponowaną marżę czy narzut można podać też dla materiału.
Wykorzystywane są przy kalkulacji ceny sprzedaży w systemie Logistyka.
Rysunek przy pomocy tego pola możesz dołączyć zdjęcie charakteryzujące
daną grupę (w formacie BMP lub JPEG). Po naciśnięciu klawisza F3
wskaż miejsce występowania pliku graficznego.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
95
Materiał do grupy przypiszesz podczas redagowania słownika materiałów
(patrz punkt I.14.4), usługę redagując słownik usług (patrz punkt I.14.5).
Polecenie Materiały/Usługi umożliwia przegląd materiałów lub usług należących do danej grupy.
Dla każdej grupy można wprowadzić podgrupy materiałowe czy usługowe.
W tym celu należy wybrać polecenie Podgrupy i po wybraniu standardowej
akcji Dołącz należy podać Kod i Nazwę podgrupy oraz ewentualnie dołączyć
rysunek. Definiując materiał (punkt I.14.4) możesz połączyć go z podgrupą,
podobnie wprowadzając usługę (punkt I.14.5).
Polecenie Zmień kolor dostępne w oknie przegadania grup materiałów
i usług umożliwia zmianę specjalnego pola Kolor. Pole to można zobaczyć, wybierając opcję Wstaw kolumnę i po dodaniu kolumny Kolor.
14.2 Atrybuty indeksu
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia istnieje funkcjonalność wspomagająca budowę indeksu materiałowego i usługowego.
Aby funkcjonalność była dostępna w systemie, parametr z listy parametrów 140 Logistyka: Indeks dla materiałów i usług tworzony wg słowników? musi
przyjmować jedną z dwóch wartości:
— T — indeksy będą mogły być tworzone i poprawiane tylko według słowników.
— P — indeksy będą mogły być definiowane zarówno na podstawie podanego wzorca lub też bez wykorzystania budowy indeksu (wprowadzona
wartość przez operatora).
Parametr 140 jest dostępny po wybraniu [Administracja|Lista parametrów].
Następnie należy zdefiniować atrybuty indeksu.
Po zdefiniowaniu atrybutów, na ich podstawie będzie mógł być tworzony
indeks materiałowy czy usługowy — patrz punkt Wykorzystanie atrybutów
indeksu w systemie.
Definiowanie atrybutu indeksu
Struktury atrybutów indeksu materiałowego można zdefiniować wybierając
funkcję z menu [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty indeksów].
Wybierając standardowe polecenie Dołącz wprowadzasz kolejne cechy indeksu wypełniając pola:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
96
Symbol unikalny symbol definicji atrybutów indeksów.
Nazwa opisowa nazwa definicji atrybutów indeksu.
Grupa jeśli zostanie uzupełniona we wzorcu, to w przypadku budowy indeksu
w oparciu o dany wzorzec, pole Grupa w kartotece materiałowej będzie
automatycznie uzupełnione. Dodatkowo będzie można wykorzystać je
podczas budowy indeksu oraz nazwy.
Podgrupa zaznaczenie pola pozwala wykorzystać podgrupę w budowie indeksu oraz nazwy. Pole Podgrupa będzie edytowane w kartotece materiałowej w przypadku wypełnienia pola Grupa.
Gatunek zaznaczenie tego pola pozwala wykorzystać podgrupę w budowie
indeksu oraz nazwy. Pole Gatunek edytowane będzie w kartotece materiałowej w przypadku:
— kiedy parametr 142 z listy parametrów ([Administracja|Lista parametrów]) nie jest ustawiony na wartość B,
— lub kiedy parametr 142 ustawiony jest na wartość G i pole Grupa
nie jest puste,
— lub kiedy parametr 142 ustawiony jest na wartość P i pole Podgrupa
jest zaznaczone.
Odmiana zaznaczenie tego pola pozwala wykorzystać podgrupę w budowie
indeksu oraz nazwy. Pole Odmiana edytowane będzie w kartotece materiałowej w przypadku:
— kiedy parametr 143 z listy parametrów ([Administracja|Lista parametrów]) nie jest ustawiony na wartość B,
— lub kiedy parametr 143 ustawiony jest na wartość G i pole Grupa
nie jest puste,
— lub kiedy parametr 143 ustawiony jest na wartość P i pole Podgrupa
jest zaznaczone,
— lub kiedy parametr 143 ustawiony jest na wartość O i pole Gatunek
jest zaznaczone.
Atrybut (1-10) określenie kolejnych atrybutów definicji. Możliwe jest podanie
do dziesięciu atrybutów. Poszczególne atrybuty należy wprowadzić do
słownika atrybutów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
97
Wzorzec kodu sposób tworzenia kodu indeksu materiałowego na podstawie
zdefiniowanych atrybutów. Tworzenie wzorca kodu opisane jest w punkcie Tworzenie wzorca kodu i nazwy.
Wzorzec nazwy sposób tworzenia nazwy indeksu materiałowego na podstawie zdefiniowanych atrybutów. Tworzenie wzorca nazwy opisane jest
w punkcie Tworzenie wzorca kodu i nazwy.
Autonumeracja jeżeli autonumeracja będzie włączona, do indeksu tworzonego na podstawie budowy strukturalnej, dodawany będzie kolejny numer.
Sposób automatycznej numeracji może przyjmować wartości.
— Brak —- autonumeracja wyłączona;
— Z uzupełnianiem luk –– uzupełnianie luk w numeracji — jeżeli usunięty zostanie indeks, numer z tego indeksu pobierany będzie do
budowy kolejnego indeksu;
— Bez uzupełniania luk –– luki w numeracji nie będą uzupełniane.
Pole Autonumeracja dla definicji atrybutu budowy indeksu dotyczy tylko
i wyłącznie sposobu automatycznego numerowania kolejnych indeksów
materiałowych, nie dotyczy pola Nazwa indeksu.
Długość numeru wartość w tym polu określa ile znaków jest przewidziane
na automatyczne numerowanie kodu indeksu materiałowego. Jeżeli pole
Autonumeracja ustawione jest na Brak, pole Długość numeru nie będzie
Dom. zestaw badań pole umożliwia przypisanie zestawu badań jako domyślny zestaw badań dla materiału.
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia pole nie jest wykorzystywane.
Kontrolowana jest poprawność definicji atrybutów indeksu. Należy podać
wartość pola Symbol, musi być podany przynajmniej jeden atrybut. Podczas
definiowania indeksu musi być zachowana spójność podanych atrybutów, to
znaczy należało będzie podać wszystkie zdefiniowane atrybuty.
Słownik atrybutów indeksów nie podlega modyfikacji, jeżeli został już
użyty w systemie, czyli w kartotece indeksów materiałowych czy usługowych
utworzono indeks w oparciu o jego definicję.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
98
Słownik atrybutów Każdy atrybut jest wartością słownikową (ma symbol
i nazwę) o określonym typie, według poniższej listy:
— Liczba — powinna zostać wprowadzona wartość liczbowa (również
zmiennoprzecinkowa) - rozpoznawalny format [C],[U] lub [C].[U],
gdzie [C] - część całkowita, a [U] - część ułamkowa;
— Data — powinna zostać wprowadzona wartość typu data — rozpoznawalny format to [RRRR]x[MM]x[DD], gdzie [RRRR] — rok, [MM] —
miesiąc, [DD] — dzień, x — dowolny znak; dodatkowo kontrolowana
jest poprawność podanych danych np. wprowadzenie trzynastego miesiąca będzie zgłoszone jako błąd;
— Czas — powinna zostać wprowadzona wartość typu czas — rozpoznawalny format to [HH]:[MM]:[SS], gdzie [HH]-godzina, [MM]-minuty,
[SS]-sekundy; dopuszczalne jest pominięcie zarówno minut jak i sekund; dodatkowo kontrolowana jest poprawność podanych danych np.
wprowadzenie 666 minuty będzie zgłoszone jako błąd;
— Tekst — dowolny napis (praktycznie podstawowy typ dla atrybutów dostaw). Wartości typu Tekst może zawierać do 25 znaków;
— Słownik — wartość z danego wskazanego słownika — kontrolowana czy
w danym słowniku występuje.
Każda z definicji struktur atrybutów może posiadać maksymalnie dziesięć
atrybutów.
Pole Dotyczy osoby związane jest atrybutami dostaw — patrz punkt I.14.3.
Tworzenie wzorca kodu i nazwy
Wzorzec kodu pozwala określić według jakich reguł ma zostać automatycznie nadany kod indeksu materiałowego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione,
wzorzec kodu zostanie automatycznie ustawiony na podstawie zdefiniowanej
struktury atrybutów czyli kod indeksu materiałowego będzie zawierał kolejne
kody atrybutów.
Wzorzec kodu
Aby zdefiniować wzorzec kodu i nazwy należy wejść w pole Wzorzec kodu.
Wzorzec kodu tworzony jest przy pomocy generatora.
Ogólne zasady tworzenia wzorca kodu są następujące:
— Dostępne są wszystkie atrybuty definicji atrybutów indeksu;
— Każdy z atrybutów może wystąpić we wzorcu kilka razy;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
99
— Każdy atrybut można dodać do wzorca w dowolnej kolejności;
— Z każdego atrybutu do wzorca kodu można dodać znaki od numeru do
numeru;
— Dodatkowo we wzorcu kodu można umieścić każdy dowolny ciąg znaków z zastrzeżeniem wymagalności w nim dużych liter.
Pole Wzorzec nazwy jest to pole nieredagowalne, które zostaje uzupełnione Wzorzec nazwy
automatycznie podczas tworzenia wzorca indeksu.
Tworzenie wzorca nazwy jest analogiczne jak tworzenie wzorca kodu, poza
jednym ograniczeniem. Ogólne zasady wzorca nazwy są następujące:
— Dostępne są wszystkie atrybuty definicji atrybutów indeksu;
— Każdy z atrybutów może wystąpić we wzorcu kilka razy;
— Każdy atrybut można dodać do wzorca w dowolnej kolejności;
— Z każdego atrybutu do wzorca kodu można dodać znaki od numeru do
numeru;
— Dodatkowo we wzorcu kodu można umieścić każdy dowolny ciąg znaków z zastrzeżeniem wymagalności w nim dużych liter.
Generator wzorca kodu oraz nazwy podzielony jest na pięć sekcje (paneli):
Atrybuty indeksu materiałowego lista wszystkich podanych atrybutów indeksu materiałowego w danej definicji oraz jeden dodatkowy zapis o
polu Lp równym 0 i polu Atrybut o wartości: DOWOLNY NAPIS. Jedynym
ograniczeniem jest brak możliwości dodania do wzorca nazwy DOWOLNY NAPIS — w tworzonej nazwie, między kolejnymi atrybutami dodawana jest automatycznie spacja.
Wzorzec kodu lista kolejnych atrybutów wzorca kodu wraz z przykładami ich
wartości.
Przykład kodu przykład tworzonego kodu indeksu materiałowego na podstawie podanego wzorca kodu oraz struktura wzorca kodu zapisana za pomocą „metaznaków”.
Wzorzec nazwy lista kolejnych atrybutów wzorca nazwy wraz z przykładami
ich wartości;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
100
Przykład nazwy przykład tworzonego kodu nazwy materiału na podstawie
podanego wzorca nazwy oraz struktury wzorca nazwy zapisana za pomocą „metaznaków”.
Obsługa tworzenie wzorca kodu i nazwy oparta jest głownie o technikę
drag&drop. Zaznaczone atrybuty z okna Atrybuty indeksu materiałowego można „przeciągnąć” do okna Wzorzec kodu jak również Wzorzec nazwy.
W oknie wzorca kolejność poszczególnych atrybutów można zmienić również poprzez przeciąganie rekordów.
Dla każdego z atrybutów definicji w okienku wzorca kodu czy nazwy można określić od którego znaku (pole Od numeru) i do którego znaku (pole Do
numeru) ma być tworzony kod na podstawie wartości tegoż atrybutu.
Dla każdego atrybutu typu DOWOLNY NAPIS można określić jego wartość
w polu Przykład/Wartość.
DOWOLNY NAPIS można użyć tylko we wzorcu kodu, nie jest możliwy do
użycia we wzorcu nazwy.
Wykorzystanie atrybutów indeksu w systemie
Po zdefiniowaniu atrybutów indeksu, po wybraniu odpowiednio [Definicje|
Słownik materiałów|Dołącz] czy [Definicje|Słownik usług|Dołącz] dostępne do
redakcji będzie pole Wzorzec.
Po podaniu wzorca, w oknie Materiał należy wprowadzić wszystkie atrybuty.
Wybierając polecenie Popraw indeks z okna słownika materiałów czy usług
można poprawić wzorzec kodu i poszczególne atrybuty.
Przy parametrze 140 Logistyka: Indeks dla materiałów i usług tworzony wg
słowników? ustawianym na T, podczas dołączania materiału lub usługi, wprowadzanie indeksu przebiega wyłącznie poprzez zdefiniowany schemat atrybutów indeksu. Pole Indeks nie będzie dostępny do redakcji.
Jeżeli parametr 140 będzie ustawiony na P, indeks będzie można wprowadzać również bez wykorzystania budowy indeksu materiałowego. Do redakcji
dostępne będzie zarówno pole Wzorzec jak i Indeks.
Jeżeli użytkownik poda wartość indeksu, to wówczas nie są uwzględniane
podane wartości według wzorca budowy indeksu, jeżeli natomiast pole Indeks
jest puste lub nie było poprawiane wówczas wypełniane jest podanymi wartościami według struktury budowy indeksu.
Należy zwrócić uwagę, że przy wartości parametru 140 ustawionym na P
budowa strukturalna indeksu materiałowego jest tylko dodatkową opcją, m.in.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
101
nie każdy indeks materiałowy z podanym wzorcem będzie można wyszukać na
kartotekach według podanych wartości struktury wzorca.
Na temat redagowania i przeglądania kartoteki materiałowej czytaj
w punkcie I.14.4, na temat słownika usług — w punkcie I.14.5.
Przegląd stanów magazynowych wg atrybutów indeksu materiałowego
Jeżeli w programie włączony jest parametr Indeks dla materiałów i usług tworzony wg słowników?, podczas przeglądania stanów magazynowych [Magazyny|
Stany magazynowe] istnieje możliwość wyświetlenia informacji o atrybutach.
Należy wówczas wykorzystać systemową funkcjonalność dołączania kolumn do okna. Zarówno dla kartoteki materiałowej, jak i kartoteki stanów w
magazynie pola przechowujące wartości atrybutów danego indeksu materiałowego są opisane jako Wartość n, gdzie n jest liczbą od 1 do 10.
Na temat stanów magazynowych czytaj w podręczniku do systemu Logistyka w punkcie Stany magazynowe.
14.3 Atrybuty dostaw
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia istnieje możliwość rejestracji i wyszukiwania atrybutów cech dostawy.
Funkcjonalność ta polega na:
— możliwość zdefiniowania schematu atrybutów dla danej cechy,
— przypisanie danego schematu atrybutów do danego indeksu materiałowego,
— rejestracji dostaw (magazyn typu DOSTAWY) pozycji dostaw w oparciu
o atrybuty cechy,
— możliwość wyszukiwania i zestawienia stanów według atrybutów cechy
dostawy.
Zastosowanie atrybutów cechy dostawy jest dostępne wyłącznie dla magazynów typu DOSTAWY.
Cechy dostawy mogą być rejestrowane w oknach redakcyjnych:
— przychodowych dokumentów magazynowych,
— arkusza inwentaryzacji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
102
Definiowanie struktury atrybutów cechy dostaw
System umożliwia stworzenie struktur atrybutów dostawy. Zdefiniować strukturę można po wybraniu akcji [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty dostaw].
Polecenia dla atrybutów
stępujące akcje:
W oknie zdefiniowanych struktur są dostępne na-
— Dołącz — dołączenie nowej struktury atrybutów,
— Usuń — usunięcie danej struktury atrybutów — dostępne wyłącznie dla
definicji niewykorzystanej w systemie (nieprzypisanej do żadnego indeksu materiałowego),
— Popraw — modyfikacja danej struktury atrybutów — dostępna wyłącznie dla definicji niewykorzystanej w systemie (nieprzypisanej do żadnego indeksu materiałowego),
— Materiały — lista indeksów materiałowych związana z daną strukturą
atrybutów. Dodatkowo z tego poziomu istnieje możliwość przypisania
lub usunięcia indeksów materiałowych do danej struktury (akcja Dołącz,
Usuń z poziomu listy),
— Usługi — lista indeksów usługowych związana z daną strukturą atrybutów. Dodatkowo z tego poziomu istnieje możliwość przypisania lub usunięcia indeksów usługowych do danej struktury (akcja Dołącz, Usuń z
poziomu listy),
— Atrybuty — lista zdefiniowanych zestawów atrybutów (cecha dostawy)
na podstawie danej struktury atrybutów (dostępne akcje edycyjne: Dołącz, Usuń, Popraw),
— Kopia — polecenie umożliwia skopiowanie danej definicji zestawu atrybutów pod inną nazwą.
— Drukuj — wydruk kodów kreskowych dla zestawów związanych z indeksami materiałowymi identyfikowanymi na urządzeniach mobilnych według identyfikacji atrybutów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
103
Definiowanie atrybutów Definiując nową strukturę atrybutów dostępne są
następujące pola do wypełnienia:
— Symbol — kod danej definicji struktury atrybutów — pole wymagane do
wypełnienia.
— Nazwa — nazwa opisowa struktury.
— Atrybut [1-10] — kolejne słowniki atrybutów — wymagane jest wypełnienie dla danej struktury chociaż jednego słownika atrybutów oraz wymagana jest ich spójność (po pierwszym zdefiniowany jest drugi, nie
mogą wystąpić „dziury” w kolejności).
— Bezpośrednia edycja — zaznaczenie pola umożliwia bezpośrednią edycję
atrybutów danej cechy dostawy dla pozycji atrybutów cechy dostawy.
Pole może być w dowolnym momencie modyfikowane.
— Automatyczne tworzenie nowego zestawu — zaznaczenie pola powoduje automatyczne dodawanie cechy dostawy na podstawie nowego zestawu atrybutów (bez dodatkowych pytań). Zestaw automatycznie może
być tworzony zarówno przy bezpośredniej edycji jak również przy wykorzystaniu przycisku [Atrybuty|Zmień] kiedy bezpośrednia edycja nie
jest wykorzystywana. Pole może być w dowolnym momencie modyfikowane.
Każdy atrybut jest wartością słownikową (ma symbol i nazwę) o określonym typie, według poniższej listy:
— Liczba — powinna zostać wprowadzona wartość liczbowa (również
zmiennoprzecinkowa) — rozpoznawalny format [C],[U] lub [C].[U],
gdzie [C] - część całkowita, a [U] - część ułamkowa;
— Data — powinna zostać wprowadzona wartość typu data — rozpoznawalny format to [RRRR]x[MM]x[DD], gdzie [RRRR]-rok, [MM]miesiąc, [DD]-dzień, x-dowolny znak; dodatkowo kontrolowana jest
poprawność podanych danych np. wprowadzenie 13-tego miesiąca będzie zgłoszone jako błąd;
— Czas — powinna zostać wprowadzona wartość typu czas — rozpoznawalny format to [HH]:[MM]:[SS], gdzie [HH]-godzina, [MM]-minuty,
[SS]-sekundy; dopuszczalne jest pominięcie zarówno minut jak i sekund. Dodatkowo kontrolowana jest poprawność podanych danych np.
wprowadzenie 666 minuty będzie zgłoszone jako błąd;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
104
— Tekst — dowolny napis (praktycznie podstawowy typ dla atrybutów dostaw);
— Słownik — wartość z danego wskazanego słownika — kontrolowana czy
w danym słowniku występuje;
— Partia — partie produkcyjne. Do typu Partia przypięty jest słownik partii.
Typ Partia to kartoteka, wypełniana partiami produkcyjnymi lub wypełniana ręcznie. Opis partii produkcyjnych znajduje się w podręczniku do
systemu Xpertis Produkcja.
Każda z definicji struktur atrybutów może posiadać maksymalnie 10 atrybutów.
W zależności od typu atrybutu w oknie z listą atrybutów, w kolumnie Typ
znajduje się ikona informująca o typie parametru (dokładna informacja po wybraniu akcji Legenda).
Przypisanie definicji struktury do materiału
Dla każdego z indeksów materiałowych można określić strukturę atrybutów
cechy dostawy poprzez przypisanie definicji struktury do indeksu materiałowego. Polega to na wypełnieniu pola Wzorzec atrybutów dostaw na danym indeksie materiałowym ([Definicje|Materiały|Dołącz/Popraw]).
Drugim sposobem określenia wzorca atrybutów dostaw dla indeksu materiałowego jest przypisanie indeksu czy indeksów od strony definicji struktury
atrybutów dostaw poprzez użycie akcji Materiały ([Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty dostaw]).
Nie jest wymagane by każdy indeks materiałowy miał przypisany wzorzec
atrybutów dostaw. Nie warunkuje również korzystania z cech dostawy dla danego indeksu materiałowego.
Atrybuty cechy
Wybierając polecenie [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty dostaw|Atrybuty] można zdefiniować listę cech dostawy.
Definiowanie atrybutów cech możliwe będzie również podczas wystawiania odpowiednich dokumentów po naciśnięciu klawisza F3 w polu Cecha.
Po wybraniu polecenia Dołącz wyświetlone zostanie okno Atrybuty cechy.
Pola Symbol i Nazwa (atrybutu) są wypełnione przez program i niedostępne
do redakcji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
105
Dla zdefiniowanych atrybutów należy podać cechę w kolumnie Wartości.
Jeżeli nie zostaną podane wartości dla wszystkich atrybutów, atrybutu nie można będzie wybrać podczas wystawiania np. magazynowego dokumentu przychodowego czy zamówieniu dostaw. Atrybut taki może być wykorzystany podczas wystawiania zamówień sprzedaży i wewnętrznych.
Jeżeli w kolumnie Słownik znajduje się pozycja typu Partia, wówczas w kolumnie Wartość, po naciśnięciu klawisza F3 dostępny będzie słownik partii
wyrobu.
W oknie Atrybuty cechy znajduje się również pole Kod. Jest to dodatkowe Kod cechy dostawy
pole identyfikujące daną cechę dostawy i oznacza kod cechy dostawy.
Pole Kod może zawierać maksymalnie 20 znaków.
Pole to może zostać uzupełnione na jeden z trzech sposobów (należy wybrać jeden z nich):
— podać bezpośrednio podczas edycji danej cechy dostawy;
— wypełnione wartością według zdefiniowanego wzorca w definicji wzorca
danej cechy dostawy (pole Wzorzec kodu — Definicja);
— wypełnione wartością zwracaną przez zdefiniowaną formułę w definicji
wzorca danej cechy dostawy (pole Wzorzec kodu — Formuła).
Nie jest wymagalna unikalność pola Kod dla danej cechy dostawy (m.in. w
ogóle jego wypełnienie). Pole to należy traktować informacyjnie w odróżnieniu od pola Symbol cechy dostawy (wartość numeryczna - nadawana automatycznie).
Zdefiniowanie pola Wzorzec kodu — Definicja lub Wzorzec kodu — Formuła
wyklucza możliwość podania dowolnej wartości pola Kod — pole to jest wypełniane automatycznie na podstawie wzorca kodu.
Istnieje też możliwość edycji atrybutów cechy bezpośrednio w oknie redakcyjnym dokumentu — patrz opisy poniżej.
Kopia
W oknie przeglądania atrybutów [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty dostawy ] dostępne jest poleceni Kopia.
Umożliwia ona skopiowania pod inną nazwą danej definicji zestawu atrybutów.
Po wskazaniu akcji Kopia użytkownik ma możliwość wybrania opcji kopiowania atrybutów:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
106
— Definicja struktury,
— Z zestawami atrybutów — atrybut będzie kopiowany wraz z przypisanymi cechami.
Po wybraniu akcji Kopia należy podać nowy unikalny symbol nowego zestawu atrybutów — pola Symbol i Nazwa podpowiadane są z wyjściowego zestawu atrybutów.
Ogólne zasady wprowadzania cech w pozycjach dokumentów
Cechę dostawy można lub należy podać dla:
Jeżeli dla danego indeksu materiałowego został zdefiniowany wzorzec cechy dostawy ([Definicje|Słownik materiałów|Dołącz/Popraw] — pole Wzorzec
atrybutów cech), wówczas przy wprowadzaniu pozycji wymienionych wyżej
dokumentów na dany indeks, możliwe będzie wypełnienie wszystkich wykazanych w definicji atrybutów.
W przypadku pozycji przychodowego dokumentu magazynowego, a także pozycji inwentaryzacji, jeżeli dodawana jest nowa dostawa, wymagane jest
wypełnienie wszystkich atrybutów danej cechy dostawy. W innych przypadkach można wypełnić część ze zdefiniowanych atrybutów w strukturze lub też
można atrybutów nie podawać.
Jeżeli cecha nie jest podana na podstawie wzorca atrybutów cech dostawy,
wówczas dostępne są wszystkie zdefiniowane cechy w systemie (zarówno te na
podstawie definicji atrybutów, jak i te bez definicji).
W przypadku braku przyporządkowania indeksu materiałowego do wzorca cech dostawy, można wypełnić specyficzną cechę dla danego indeksu materiałowego, jednakże składa się ona wyłącznie z pól Symbol i Nazwa.
Wprowadzanie atrybutów w pozycji dokumentu, w zależności od ustawienia pola Bezpośrednia edycja, polega na:
— wprowadzaniu poszczególnych wartości atrybutów w pola w sekcji Atrybuty cechy dostawy (parametr Bezpośrednia edycja jest zaznaczony) —
patrz punkt Bezpośrednia edycja atrybutów cech dostawy,
— wprowadzeniu cechy w pole Cecha (parametr Bezpośrednia edycja nie
jest zaznaczony) — patrz punkt Edycja pola Cecha w pozycjach dokumentów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
107
Pole Bezpośrednia edycja może być w dowolnym momencie zmienione, nawet jeżeli definicja atrybutu była już wykorzystana w systemie.
Edycja pola Cecha w pozycjach dokumentów
Podczas definiowania atrybutów [Definicje|Kartoteki dodatkowe| Atrybuty dostaw | Dołącz/Popraw] dostępne jest pole Bezpośrednia edycja. Jeżeli pole to nie
zostanie zaznaczone, podczas redakcji poszczególnych dokumentów w magazynie typu DOSTAWY dostępne do redakcji będzie pole Cecha. Pole pozwala
przypisać do materiału cechę, czyli zestaw atrybutów opisujących ten materiał.
W polu Cecha po naciśnięciu klawisza F3 dostępna będzie lista zdefiniowanych wcześniej zestawów atrybutów. Po wypełnieniu pola Cecha, wartości
atrybutów zostaną wyświetlone w sekcji Atrybuty cechy dostawy.
Przy nieaktywnej opcji Bezpośrednia edycja dostępny jest przycisk Atrybu- Przycisk Atrybuty
ty. Jeżeli pole Cecha jest wypełnione, umożliwia on podgląd atrybutów danej
cechy dostawy.
W oknie Atrybuty cechy dostępny jest przycisk Zmień. Zmiana atrybutów i
zatwierdzenie tej zmiany (przycisk Akceptuj) jest realizowane w zależności od
podanych poniżej przypadków:
— Jeżeli cecha dostawy z podaną listą atrybutów już istnieje, przycisk Zmień
umożliwia zmianę atrybutów dla danej redagowanej pozycji.
— Jeżeli cecha dostawy z podaną listą atrybutów nie jest wykorzystywana
w systemie (m.in. inne pozycje dokumentów, zamówień, inwentaryzacji), wówczas przy pomocy przycisku Zmień możliwa jest jej poprawa
lub dołączenie zupełnie nowej cechy dostawy z podaną listą atrybutów
i w konsekwencji przypisanie jej do danej redagowanej pozycji.
— Jeżeli cecha dostawy z podaną listą atrybutów jest wykorzystywana w
systemie (m.in. inne pozycje dokumentów, zamówień, inwentaryzacji),
przy pomocy przycisku Zmień możliwe jest dołączenie zupełnie nowej
cechy dostawy z podaną listą atrybutów i w konsekwencji przypisanie
jej do danej redagowanej pozycji.
Nowa cecha dostawy może być dodana automatycznie, jeżeli podczas definiowania atrybutów [Definicje|Kartoteki dodatkowe|Atrybuty
dostaw|Dołącz] pole Automatyczne tworzenie nowego zestawu będzie
zaznaczone. W przeciwnym wypadku, po wprowadzeniu nowego zestawu, na ekranie zostanie wyświetlone pytanie Czy dołączyć nowy zestaw
atrybutów?.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
108
Bezpośrednia edycja atrybutów cech dostawy
Istnieje możliwość wprowadzania atrybutów cechy dostawy bezpośrednio w
oknie redakcyjnym pozycji:
Aby bezpośrednia edycja była dostępna w trakcie redakcji odpowiednich
dokumentów, podczas definiowania atrybutów [Definicje|Kartoteki dodatkowe|Atrybuty dostaw|Dołącz] należy zaznaczyć pole Bezpośrednia edycja.
Pole Bezpośrednia edycja może być w dowolnym momencie zmienione, nawet jeżeli definicja atrybutu była już wykorzystana w systemie.
Przy zaznaczonym polu Bezpośrednia edycja pole Cecha nie jest dostępne
do redakcji, a przycisk Atrybuty jest nieaktywny.
Poszczególne atrybuty cechy dostawy (dla indeksów materiałowych według wzorca atrybutów cechy dostawy) można redagować w oknie redakcyjnym. W celu zwiększenia ergonomii pracy dla indeksów według wzorca atrybutów cechy dostawy, po wyborze indeksu, program przejdzie do pola odpowiadającemu wartości pierwszego atrybutu w sekcji Atrybuty cechy dostawy.
W zależności od definicji wzorca atrybutów możliwe jest wprowadzanie
cechy dostawy na dwa sposoby:
— wybór cechy dostawy ze słownika,
— podanie atrybutów cechy — co w konsekwencji prowadzi do wyszukania
już istniejącej cechy lub też jej dodanie (ewentualnie jej poprawa, o ile
nie została ona wykorzystana w innych danych systemu).
Nowa cecha dostawy może być dodana automatycznie, jeżeli podczas definiowania atrybutów [Definicje|Kartoteki dodatkowe|Atrybuty dostaw|Dołącz]
pole Automatyczne tworzenie nowego zestawu będzie zaznaczone. W przeciwnym wypadku, po wprowadzeniu nowego zestawu, na ekranie zostanie wyświetlone pytanie Czy dołączyć nowy zestaw atrybutów?.
Aby bezpośrednia edycja atrybutów cechy dostawy była możliwa muszą
być spełnione następujące warunki:
— w kartotece materiałowej musi być choć jeden indeks materiałowy dla
którego przypisano wzorzec atrybutów dostaw,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
109
— pozycja wprowadzania atrybutów cechy dotyczy magazynu typu DOSTAWY,
— w kartotece wzorców atrybutów cechy dostawy musi być choć jeden
wzorzec, dla którego pole Bezpośrednia edycja jest zaznaczone.
Po podaniu lub wybraniu indeksu materiałowego, w oknie redakcyjnym
w przypadku bezpośredniego wprowadzania kolejnych atrybutów:
— nie jest kontrolowane wprowadzenie wszystkich atrybutów występujących we wzorcu atrybutów dostaw danego indeksu materiałowego
(w przypadku przychodowych dokumentów magazynowych, kontrola
następuje po zakończeniu redakcji okna),
— kontrolowana jest poprawność poszczególnych atrybutów według ich
typu,
— jeżeli podano wszystkie atrybuty wzorca wówczas:
– automatycznie odszukiwana jest dana cecha dostawy według listy
atrybutów i o ile istnieje jest przypisywana do pozycji dokumentu,
zamówienia lub inwentaryzacji,
– automatycznie po zatwierdzeniu pytania lub w przypadku ustawienia znacznika Automatyczne tworzenie nowego zestawu (wzorzec
atrybutów dostawy związany z danym indeksem materiałowym)
dołączana jest do systemu nowa cecha dostawy z wprowadzoną listą atrybutów i przypisywana jest do pozycji wprowadzania cechy
dostawy,
— przy zatwierdzeniu okienka redakcji kontrolowana jest poprawność wypełnienia pól m.in. pola cecha dostawy:
– jeżeli brakuje któregoś z wymaganych atrybutów wówczas okienka nie będzie można zatwierdzić, a kursor zostanie ustawiony w
pierwszym polu z brakującym atrybutem — dotyczy magazynowych dokumentów przychodowych,
– jeżeli cecha dostawy nie wymaga wypełnienia wszystkich pozycji
atrybutów wówczas o ile wypełniono choć jeden z atrybutów i brak
w kartotece cech dostaw takiego zestawu jest ona dodawana do kartoteki albo automatycznie, albo po zatwierdzeniu pytania (według
opisywanego już wcześniej zaznaczenia znacznika dla wzorca atrybutów dostawy).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
110
Obsługa atrybutów dostaw w magazynie
Cechy są dostępne tylko dla magazynów typu DOSTAWY. Na pozycji dokumentu przychodowego cechę:
— należy podać, jeżeli indeks ma przypisany Wzorzec atrybutów dostaw —
cecha musi mieć uzupełnione wszystkie wymagane atrybuty wg definicji,
— można podać w każdym innym przypadku — cecha składająca się z pól
Symbol, Nazwa.
W zależności od definicji cechy, zestaw atrybutów można wprowadzić poprzez wypełnienie pola Cecha w pozycji dokumentu, lub też, przy włączonej
opcji Bezpośrednia edycja, wypełniając wartości atrybutów w sekcji Atrybuty
cechy dostawy.
Na pozycji dokumentu rozchodowego cecha uzupełniana jest automatycznie na podstawie wybranej dostawy.
Jeżeli indeks ma przypisany Wzorzec atrybutów dostaw, wówczas w oknie
poza symbolem cechy widoczne będą:
— symbol i nazwa wzorca atrybutów dostaw,
— lista atrybutów cechy.
Stany magazynowe a atrybuty dostaw Dla magazynów typu DOSTAWY
w oknie stanów magazynowych (II.9) aktywne są:
— klawisz Atrybuty — stan magazynowy z uwzględnieniem atrybutów,
— klawisz Wyszukaj — wyszukiwanie według zadanego wzorca atrybutów,
— akcja Wg atrybutów dostaw — akcja dostępna wyłącznie dla pozycji kartoteki stanów o indeksie materiałowym z określonym wzorcem atrybutów — opis poniżej.
Akcja Wg atrybutów dostaw w oknie stanów magazynowych umożliwia
uzyskanie informacji o ilościach według zadanych kryteriów atrybutów dla
cech — w ramach danego indeksu materiałowego (według wzorca atrybutów
cech). Po jej wybraniu zostanie wyświetlona lista aktualnych cech według atrybutów dla danego indeksu materiałowego. Wyświetlane są cechy dostaw (w
rozbiciu na atrybuty), dla których wykazywany jest stan ilościowy w magazynie. Okienko podzielone jest na dwie sekcje:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
111
— informacyjną — lista aktywnych dostaw wg atrybutów dostawy,
— podsumowującą — suma według zaznaczonych atrybutów.
W pierwszej z wymienionych sekcji dostępne są klawisze — opisane kolejnymi atrybutami (według definicji atrybutów dostaw dla danego indeksu
materiałowego). Naciśnięcie każdego z tych klawiszy powoduje deaktywację
danego atrybutu dla okienka podsumy. Przywrócenie aktywności wszystkich
klawiszy jest dostępne po wybraniu klawisza Aktywuj klawisze.
Mamy poniższą listę atrybutów dostaw dla danego indeksu materiałowego:
KOLOR
ROZMIAR
STAN
RED
XS
10
GREEN
M
20
BLACK
XS
30
Tabela I.1
Deaktywacja klawisza: 1. KOLOR spowoduje pokazanie podsumowania:
KOLOR
ROZMIAR
STAN
M
20
XS
40
Tabela I.2
14.4 Słownik materiałów
Zdefiniowanie słownika materiałów, szczególnie gdy jest ich dużo, to czynność
pracochłonna, ale warto wykonać ją z dostateczną uwagą po to, aby w przyszłości wygodnie korzystać ze zredagowanych danych.
Redagowanie kartoteki materiałów
Redakcję kartoteki materiałów rozpoczniesz po wybraniu z menu [Definicje|
Słownik materiałów].
Na ekranie wyświetlone zostanie okno zawierające listę materiałów, które
już zostały wprowadzone do bazy danych (gdy wprowadzasz pierwszy towar,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
112
będzie ono puste). Po wykonaniu polecenia Dołącz — pojawi się okno redagowania informacji o towarze.
Okno posiada dwie zakładki: Dane indeksu i Dane dodatkowe.
Dla każdego materiału należy zdefiniować zestaw danych opisanych poniżej.
Dane indeksu W zakładce Dane indeksu znajdują się pola (patrz ekran I.10):
Ekran I.10
Indeks unikalny kod materiału, może zawierać dowolne znaki alfanumeryczne. Wskazane jest, by miał on budowę segmentową, w której każdy segment koduje określone informacje. Tak zbudowany kod materiału ułatwia przeglądanie kartoteki towarowej i przyspiesza wyszukiwanie informacji.
Redagując kod towaru należy pamiętać, że właśnie ten kod jest wykorzystywany najczęściej podczas sortowania i wyszukiwania informacji.
W związku z tym warto tak budować kody towarów, aby artykuły pokrewne znajdowały się obok siebie. Ułatwia to pracę związaną z redagowaniem i przeglądaniem danych.
Budowa indeksu materiałowego może być wspomagana przez program. Aby by funkcjonalność dotycząca budowy indeksu była dostępna, na liście parametrów należy ustawić parametr 140 Logistyka: Indeks
dla materiałów i usług tworzony wg słowników? dostępny po wybraniu
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
113
[Administracja|Lista parametrów] a następnie zdefiniować atrybuty indeksu.
Na temat funkcjonalności dotyczącej atrybutów indeksu czytaj w rozdziale I.14.2.
Nazwa pełna nazwa materiału.
Opis pole może zawierać dowolny opis. Może zostać niewypełnione.
Nazwa na paragonie pole to ma znaczenie tylko w przypadku, jeżeli system
będzie wspomagał sprzedaż detaliczną (patrz punkt Sprzedaż detaliczna
w systemie Logistyka). Jeżeli pole to zostanie wypełnione, to jego wartość
wysyłana jest do drukarki fiskalnej jako opis pozycji.
Jednostka jednostka miary, pole słownikowane, należy wybrać jedną z dostępnych pozycji.
Jeżeli parametr 4042 Domyślna jednostka miary dla materiałów w parametrach użytkownika zostanie ustawiony, jednostka miary będzie podpowiadana z tego parametru.
Wzorzec atrybutów cech poprzez wypełnienie tego pola, do danego indeksu
zostanie przypisana definicja struktury atrybutu cechy dostawy.
Innym sposobem określenia wzorca atrybutów dostaw dla indeksu materiałowego jest przypisanie indeksu od strony definicji struktury atrybutów dostaw (akcja Materiały).
Nie jest wymagane by każdy indeks materiałowy miał przypisany wzorzec atrybutów dostaw.
Po przypisaniu materiału do atrybutu, podczas wprowadzania przychodowych dokumentów w magazynie typu DOSTAWY, pole Cecha będzie
musiało być wypełnione.
Na temat atrybutów dostaw czytaj w punkcie I.14.3.
PKWiU Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług, to klasyfikacja produktów krajowych i importowanych będących w polskim obiegu gospodarczym
stosowana dla sprawozdawczości statystycznej GUS. Integracja z Unią
Europejską to obowiązek stosowania jednolitego systemu klasyfikacji.
Na temat PKWiU czytaj również w punkcie I.14.6.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
114
Grupa kod grupy materiałowej. Przy pomocy tego pola należy przypisać materiał do odpowiedniej grupy. Wartość w tym polu redagowana jest przy
pomocy wcześniej przygotowanego słownika grup materiałowych.
Jeżeli parametr 4041 Domyślna grupa dla materiałów w parametrach
użytkownika zostanie ustawiony, grupa będzie podpowiadana z tego parametru.
Podpowiedź grupy materiałowej zgodnie z ustawieniem parametru 4041
działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu, np. po wypełnieniu pola Grupa
na pozycji dokumentu magazynowego w przypadku dołączania nowego
materiału w wyświetlonym słowniku podpowiadana jest grupa z pozycji
dokumentu.
Podgrupa podgrupa materiałowa, do której należy dany materiał. Pole należy wypełnić tylko wtedy, jeżeli odpowiednia grupa podzielona jest na
podgrupy.
Ustawienie parametru 600010 Czy redagować grupę i podgrupę materiałową gdy materiał jest wykorzystywany? ([Definicje|Parametry|Formuły|
Magazyn]) na N spowoduje, że jeżeli na dany towar zostanie wystawiony
dokument, pola Grupy i Podgrupa nie będą dostępne do redakcji.
Na temat grup materiałowych czytaj w punkcie I.14.1.
Gatunek, Odmiana są to dodatkowe pola branżowe. Pola są słownikowe oraz
dodatkowo parametryzowane.
Obsługa pól zależy od ustawienia parametrów z listy parametrów
[Administracja|Lista parametrów]:
— 142 Logistyka: obsługa pola Gatunek dla kartoteki materiałowej —
dla pola Gatunek.
— 143 Logistyka: obsługa pola Odmiana dla kartoteki materiałowej] —
dla pola Odmiana.
Dokładny opis, jakie wartości mogą przyjmować powyższe parametry i
w jaki sposób obsługiwane są pola w zależności od ustawienia tych parametrów czytaj w rozdziale V.1.
Na temat pól Gatunek, Odmiana przy włączonej funkcjonalności tworzenia indeksów materiałowych według atrybutu indeksu czytaj w punkcie
I.14.2.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
115
Rodzaj wyposażenia rodzaj wyposażenia, do którego należy dany materiał.
Więcej informacji na temat tej kartoteki znajdziesz w rozdziale I.17.2.
Kod kreskowy symbol wykorzystywany do identyfikacji materiału przez czytnik kodów kreskowych. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
Podczas wprowadzania kodu kreskowego pilnowana jest jego unikalność. Jeżeli w pole Kod kreskowy zostanie wprowadzony kod, który był
podany dla innego materiału, system zgłosi błąd.
Jeżeli kod kreskowy zostanie wprowadzony będzie możliwość wydrukowania go po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów|Drukuj].
Wyrób zewnętrzny, Wyrób gotowy, Półprodukt, Surowiec kategoria materiału.
Waga netto waga netto towaru. Pole to będzie wykorzystywane również jako
atrybut INTRASTAT w systemie Xpertis Logistyka.
Waga brutto waga brutto towaru.
Dokładność ilości w tym polu należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ilości danego materiału. Należy wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku. Określona w tym polu dokładność obliczeń
będzie stosowana zarówno w czasie wyświetlania danych w okienkach,
jak i na wydrukach. Liczba nie może być większa niż 10.
W polu tym podpowiadana jest liczba wprowadzona w pole Dokładność ilości dla grupy materiałowej do której dany materiał należy (patrz
punkt I.14.1).
Dokładność ceny magazynowej W polu tym należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla ceny magazynowej danego materiału. Należy
wpisać tu liczbę odpowiadającą liczbie cyfr po przecinku (domyślnie 2
miejsca). Liczba nie może być większa niż 10.
Na podstawie wartości tego pola wprowadzana cena magazynowa dla
materiału jest przybliżana według podanej dokładności. Między innymi
uwzględniają to przeliczenia ceny na podstawie ceny walutowej.
W polu tym podpowiadana jest liczba wprowadzona w pole Dokładność
ceny magazynowej dla grupy materiałowej do której dany materiał należy (patrz punkt I.14.1).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
116
W zależności od ustawienia parametru magazynowego dla użytkownika 1150 Czy możliwa zmiana dokładności dla indeksów wykorzystanych w systemie? ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe]), wartość pól związanych z dokładnością będzie można zmienić
— parametr ustawiony na T, lub też pola nie będą dostępne do redakcji
po ustawieniu parametru na N.
Opakowanie po zaznaczeniu tego pola materiał będzie traktowany w programie jako opakowanie zwrotne.
Na temat opakowań zwrotnych czytaj w podręczniku do systemu Xpertis
Logistyka.
Funkcjonalność związana z opakowaniami zwrotnymi nie jest wykorzystywana w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia .
Wymagany termin ważności dla materiału z zaznaczonym parametrem, dla
magazynów zdefiniowanych z obsługą wymiarów, przy akceptacji dokumentu przychodowego, jest kontrolowane rozpisanie danej pozycji dokumentu na wymiary posiadające niezerowe terminy ważności.
Funkcjonalność związana z wymiarami nie jest wykorzystywana w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia .
% VAT - stawka podatku VAT kod stawki VAT redagowany przy pomocy
słownika programowego stawek VAT.
Jeżeli parametr 4043 Domyślna stawka VAT w parametrach użytkownika
zostanie ustawiony, stawka VAT będzie podpowiadana z tego parametru.
Na temat parametrów użytkownika czytaj w punkcie I.8.7.
Na temat wykorzystania stawek VAT wykorzystywanych w podręczniku
do systemu Logistyka.
Proponowany procent marży, Proponowany procent narzutu pola umożliwiają określenie proponowanej marży i narzutu dla materiału. Proponowaną marżę czy narzut można podać też dla grupy materiałowej. Wykorzystywane są przy kalkulacji ceny sprzedaży w systemie Logistyka.
Rysunek przy pomocy tego pola możesz dołączyć zdjęcie materiału (w formacie BMP lub JPEG). Po naciśnięciu klawisza F3 wskaż miejsce występowania pliku graficznego.
Aktywny znaczniki aktywności materiału. Dla materiałów aktywnych pole to
jest zaznaczone. Pole jest niedostępne do redakcji, znacznik aktywności
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
117
można zmienić poprzez polecenie Aktywny dostępne w kartotece materiałowej.
Sekcja Atrybuty INTRASTAT dotyczy danych związanych z towarem, które
będą potrzebne do tworzenia deklaracji INTRASTAT. W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia pola te nie są wykorzystywane. Opis pól znajdziesz w podręczniku do systemu Logistyka.
Dane dodatkowe Po wskazaniu zakładki Dane dodatkowe dostępne są pola
(patrz ekran I.11):
Ekran I.11
Identyfikacja na urządzeniu mobilnym parametr umożliwia określenie jak
identyfikowany ma być dany indeks materiałowy na urządzeniu mobilnym. Dostępne opcje to:
— Brak (B) — brak identyfikacji, indeks materiałowy identyfikowany
jest według jego kodu kreskowego (kodów zewnętrznych, kodów
przelicznikowych),
— Wg dostaw (D) — według dostawy danego indeksu materiałowego,
— Wg zestawu atrybutów dostawy (A) — według zestawu atrybutów
dostawy danego indeksu materiałowego,
— wg partii produkcyjnej (P),
— Wg zlecenia (Z).
Kontrola wydania wg identyfikacji parametr określa, czy można zmienić na
urządzeniu mobilnym kod identyfikacyjny (parametr ustawiony na wartość N).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
118
Formuła na opis kodu parametr umożliwia przypisanie formuły generującej
opis kodu identyfikacyjnego na urządzeniu mobilnym.
Powyższe parametry są dostępne do redakcji, jeżeli dla danego indeksu
materiałowego został podany kod kreskowy (pole Kod kreskowy w zakładce Dane indeksu).
Pola Formuła na opis kodu i Kontrola wydania wg identyfikacji dostępne
są do redakcji, jeżeli dla danego indeksu materiałowego określono sposób identyfikacji na urządzeniu mobilnym — jeżeli zaznaczona jest opcja
Brak — pola nie są aktywne.
Dodatkowo sprawdzane jest, czy dany indeks materiałowy został wykorzystany choć w jednym magazynie typu DOSTAWY.
Jeżeli indeks został użyty, wówczas chcąc zmienić znacznik Identyfikacja
na urządzeniu mobilnym, należy użyć funkcji pomocniczej [Firma|Funkcje pomocnicze|Definiowanie sposobu identyfikacji na urządzeniach mobilnych dla kartoteki materiałowej].
Opcja Wg zestawu atrybutów dostawy dla identyfikacji na urządzeniu
mobilnym, może być zaznaczona, jeżeli dla danego indeksu materiałowego przypisano wzorzec atrybutów cech (w zakładce Dane indeksu).
Po wybraniu dla nowego materiału identyfikacji według atrybutów, kody
identyfikacyjne mogą być wygenerowane. Widoczne będą po wskazaniu
zakładki Kody towarowe.
Opcja Wg partii produkcyjnej jest dostępna o ile dany indeks materiałowy
ma przypisany wzorzec atrybutów dostawy, w którym jeden z atrybutów
jest typu Partia.
Wskazanie identyfikacji Wg zlecenia lub Wg partii produkcyjnej jest
możliwe, jeżeli system Xpertis Logistyka współpracuje z systemem Xpertis
Produkcja — czyli parametr 100400 Czy współpraca z produkcją? ustawiony jest na wartość T.
Mobilna obsługa magazynu wykorzystywana jest w systemie Xpertis Logistyka.
Dane dla Magazynu Wysokiego Składowania sekcja ta związana jest z magazynem wysokiego składowania. Pola mają znaczenie, jeżeli w firmie
wykorzystywane są elementy magazynu MWS.
Pola nie są wykorzystywane w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia .
Na temat pól w kartotece materiałowej dotyczących MWS czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
119
Zamienniki
Dla każdego materiału istnieje możliwość wprowadzenia listy jego zamienników (towarów o podobnych cechach). Przy wystawianiu dokumentów wydań, mechanizm zamienników pozwoli zorientować się w stanie materiałów
zamiennych.
Dany materiał może posiadać wiele nie powtarzających się zamienników,
sam nie może być swoim zamiennikiem. Jeśli towar X jest zamiennikiem towaru Y, nie oznacza to, że relacja ta jest odwrotna i towar Y jest zamiennikiem
towaru X. Relacja ta jest jednostopniowa i nieprzechodnia, tzn. jeśli Y ma zamiennik X, a X ma zamiennik Z, to nie oznacza, że Z jest zamiennikiem Y.
Zamiennik dla towaru wprowadzisz wybierając [Definicje|Słownik materiałów ], wskażesz zakładkę Zamienniki i standardowe polecenie Dołącz.
Polecenie Szczegóły dostępne w oknie z zamiennikami, wywoła ekran z listą dodatkowych informacji o zamienniku. Informacje te to: stany magazynowe w poszczególnych magazynach, ilość w wydaniu, rezerwacje tymczasowe,
rezerwacjach z zamówień, ilości w drodze, stan dostępny w magazynach.
Podczas redakcji dokumentu magazynowego w polu Indeks możliwe będzie wywołanie słownika materiałów i przeglądanie zamienników po wybraniu polecenia Zamienniki. Dla dokumentów rozchodowych istnieje możliwość
wprowadzenia zamiennika do dokumentu. Wybór zamiennika z listy spowoduje, że indeks i nazwa zamiennika zostaną wprowadzone w odpowiednie pola
pozycji dokumentu.
Jeżeli w pole Indeks dokumentu rozchodowego zostanie wprowadzony indeks materiału, którego nie ma w magazynie, a towar ten posiada zamienniki,
zostanie wyświetlona odpowiednia informacja i możliwe będzie wyświetlenie
listy zamienników danego materiału. Z listy można będzie wybrać zamiennik.
Kody towarowe
Dla każdego materiału istnieje możliwość wprowadzenia listy dodatkowych
kodów towarowych i kodów kreskowych. Po wybraniu [Definicje|Słownik
materiałów] i dla wybranego materiału wskazaniu zakładki Kody towarowe,
na ekranie zostanie wyświetlona lista wcześniej wprowadzonych kodów dla
towaru. Po wybraniu standardowej akcji Dołącz otrzymasz okno zawierające
pola:
— Materiał, Kod kreskowy — wartości z kartoteki materiałowej: kod i nazwa
materiału oraz kod kreskowy wskazanego materiału. Pole jest niedostępne do redakcji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
120
— Kod — dodatkowy kod towarowy.
— Nazwa — dodatkowa nazwa materiału.
— Kod kreskowy — dodatkowy kod kreskowy. Wpisując kod kreskowy, należy używać znaków zgodnych ze specyfikacją dopuszczalną przez standard, który będzie używany do wydruku.
— Il.zbiorcza — zbiorcza ilość materiału przypisana do danego kodu kreskowego.
— Id — identyfikator kodu kreskowego. Po wybraniu akcji Legenda można
odczytać znaczenie ikon tu przypisanych.
Unikalność kodu kreskowego kodu materiałowego jest kontrolowany wyłącznie, jeżeli ilość zbiorcza jest większa od zera. Jeżeli np. materiał B ma kod
kreskowy 1111, to jeżeli dla materiału A wprowadzimy kod kreskowy również
1111, ale nie podamy ilości zbiorczej (w polu Il.zbiorcza będzie 0), to system
pozwoli na taką operację. Jeżeli w pole Il.zbiorcza wprowadzimy liczbę większą
od zera, to system zgłosi komunikat, że dany kod już istnieje.
Wprowadzenie kodów kreskowych ma szczególne znaczenie, jeżeli w firmie prowadzona jest mobilna obsługa magazynu. Kontrola unikalności kodów
kreskowych dla ilości zbiorczej większej od zera, również jest związana z obsługą urządzeń mobilnych.
Na temat mobilnej obsługi magazynu czytaj w podręczniku do systemu
Logistyka.
Jeżeli dla materiału wprowadzono kody, po kodach tych materiał będzie
mógł być wyszukiwany po wybraniu akcji Szukaj wg kodu z menu:
— [Definicje|Słownik materiałów]
— [Firma|Stany magazynowe]
Akcja Szukaj wg kodu dostępna jest również podczas wystawiania przychodowych dokumentów magazynowych, w kartotece materiałowej dostępnej po
naciśnięciu klawisza F3 w polu Indeks.
Informacje na temat funkcji szukania po kodach znajdziesz w punkcie
I.14.9.
Po wybraniu akcji Drukuj można wydrukować kody kreskowe dla danego
materiału.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
121
Obsługa drukarek kodów kreskowych Drukarkę kodów kreskowych można dołączyć po wybraniu [Administracja|Urządzenia|Lista urządzeń]. Uruchomienie akcji Dołącz umożliwia dołączenie do listy nowego czytnika lub nowej
drukarki kodów kreskowych. Okna redagowania parametrów urządzeń są specyficzne dla obu kategorii urządzeń.
Na temat definiowania urządzeń zewnętrznych czytaj w podręczniku
do systemu Środki trwałe w rozdziale Obsługa urządzeń zewnętrznych.
Drukarkę kodów kreskowych wskazuje się po wybraniu [Administracja|
Parametry wydruków|Globalne] lub [Administracja|Parametry wydruków|Użytkownika], w polu Typ drukarki w sekcji Kody kreskowe. Jeśli typ drukarki zostanie podany, to wydruki będą kierowane na wskazane urządzenie. W przeciwnym wypadku wydruk będzie realizowany na ekran z wykorzystaniem
czcionki, która jest podawana w polu Czcionka kodu kreskowego. W przypadku
drukowania na drukarkę kodów kreskowych w parametrach wydruków można podać etykietę. Jeśli pole pozostanie niewypełnione etykietę trzeba będzie
wskazać podczas drukowania. Powyższe dotyczy wydruków:
— etykiet towarowych dla kartoteki materiałowej;
— etykiet towarowych dla kodów towarowych materiału;
— lokalizacji.
Kod identyfikujący dostawę Jeżeli w kartotece materiałowej w zakładce Dane dodatkowe pole Identyfikacja na urządzeniu mobilnym zostanie ustawione na
Wg atrybutów dostawy, po dodaniu nowego materiału, może zostać wygenerowany również kod identyfikujący dostawę związany z każdym zestawem atrybutów dla podanego wzorca. Kod ten wprowadzany jest w pole Kod w oknie
Kody towarowe.
Kod identyfikujący dostawę może być używany do identyfikacji materiału
na urządzeniu mobilnym.
Dokładny opis obsługi urządzeń mobilnych, jak i identyfikacji dostaw na
urządzeniach mobilnych, znajdziesz w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Dostawcy
Wybór funkcji [Definicje|Słownik materiałów] i wskazanie zakładki Dostawcy
umożliwi wprowadzenie listy dostawców dla danego materiału.
Po wybraniu standardowej akcji Dołącz otrzymasz okno zawierające pola:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
122
— Dostawca — kod i nazwa dostawcy. Podczas redagowania pola można
korzystać ze słownika kontrahentów.
— Waluta — waluta w jakiej podane są ceny dostawcy. Waluta wykorzystywana jest w słowniku dostępnym w polach cen w pozycjach dokumentów związanych z przychodem.
— Ceny dostawcy –– pola te dają możliwość określenia czterech różnych
cen zakupu dla danego materiału od danego dostawcy.
— Domyślny dostawca — pole umożliwia zaznaczenie jednego dostawcy
z listy jako głównego dostawcę dla danego materiału.
Przyjmuje się, że ceny tutaj podane są cenami netto.
— Ilość dni na realizację zamówienia — ilość dni oczekiwania na dostawę od
danego dostawcy.
— EWZ — ekonomiczna wielkość zamówienia. Jeżeli pole Dostawca nie zostanie wypełnione, podane EWZ będzie obowiązywało dla wszystkich
dostawców. Pole wykorzystywane jest w systemie Xpertis Logistyka, jeżeli używana jest funkcja Plan dostaw.
Załączniki
Wskazanie zakładki Załączniki dostępnej po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów] umożliwia wyświetlenie okna z podpiętymi pod dany materiał dokumentami jak również podpiąć kolejne dokumenty.
Dokumentami mogą być pliki graficzne (bmp, jpg), pliki tekstowe (doc,
pdf), lub dowolne inne pliki.
Dany załącznik może być wysłany pocztą e-mail przy pomocy systemu
Alerty biznesowe.
Dołączony plik można również podpisać elektronicznie. Na temat współpracy systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia z systemem Alerty Biznesowe
w punkcie IV.1.
Dodatkowe jednostki dla materiału
Przy pomocy zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Jednostki] można wprowadzić dodatkowe jednostki dla danego materiału. Po wybraniu standardowego polecenia Dołącz wyświetlone zostanie okno, do którego należy wprowadzić
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
123
przelicznik jednostek. W pierwsze pole wprowadzana jest jednostka dodatkowa. Musi ona się różnić od jednostki przypisanej do materiału. Następne pole
zawiera przelicznik — określa ilość jednostek dodatkowych przypadających
na jedną jednostkę miary przypisaną do materiału. Jednostka przypisana do
materiału wprowadzona jest do kolejnego pola i nie można pola redagować.
W polu Dokładność należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla
ilości danego materiału w dodatkowej jednostce.
Pole Sp. przybl. oznacza sposób przybliżeń, który należy wprowadzić korzystając ze słownika.
Jednostki dodatkowe dla materiału będą mogły być powiązane ze standardowym przelicznikiem jednostek — patrz rozdział I.14.8.
Stany kontrolne w magazynach
Po wskazaniu zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Stany min/max] zostanie
wyświetlone okno z listą stanów kontrolnych dla wskazanego materiału w poszczególnych magazynach. Przy pomocy polecenia Dołącz można wprowadzić
normę minimalną i maksymalną dla wybranego materiału:
— Stan minimalny — minimalna ilość towaru, jaka powinna znajdować się
w magazynie,
— Stan maksymalny — maksymalna ilość towaru, której nie powinien przekraczać stan towaru w magazynie,
— ZI — zapas informacyjny. Pole wykorzystywane jest w systemie Xpertis
Logistyka, jeżeli używana jest funkcja Plan dostaw.
Jeżeli podczas wprowadzania stanów kontrolnych zostanie wprowadzony
magazyn, stany kontrolne będą obowiązywały tylko w tym magazynie.
Pole związane z magazynem można pozostawić niewypełnione — wówczas
stany te obowiązywały w całej firmie, dla każdego magazynu takie same.
Jeśli wypełnisz pola Stan minimalny czy Stan maksymalny, podczas wystawiania dokumentów magazynowych, przy przekraczaniu stanu powyżej maksimum lub obniżaniu stanu poniżej minimum wyświetlane będą odpowiednie
informacje.
W przypadku wprowadzenia stanów na poziomie firmy, stan magazynu
jaki jest brany pod uwagę, to stan dla każdego magazynu osobno, a nie suma
stanów we wszystkich magazynach.
Jeżeli dla danego towaru stany minimalne lub maksymalne zostaną wprowadzone dla konkretnego magazynu, jak również na poziomie całej firmy,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
124
wówczas podczas redagowania dokumentów w tym magazynie będą brane pod
uwagę stany wprowadzone właśnie dla magazynu a nie na poziomie ogólnym.
Można wykonać wydruk informujący o stanach, które nie mieszczą się
w zadanych granicach — [Magazyny|Wydruki|Odchylenia od stanów minimalnych lub maksymalnych]. Pozwala to planować dostawy magazynowe.
Podgląd i zapis rysunku z kartoteki materiałowej
W oknie przeglądania kartoteki materiałowej istnieje możliwość podglądu lub
pobrania załączonego do niej rysunku. Służy do tego akcja [Definicje|Słownik
materiałów|Pobierz rysunek]. Jeżeli dany materiał ma załączony rysunek wówczas można wybrać jedną z opcji:
— Podgląd rysunku — umożliwia podgląd rysunku w skojarzonym w systemie programie;
— Zapis rysunku — umożliwia pobranie rysunku i zapisanie go na podanej
lokalizacji (dostępnej w systemie).
Badania
Zakładka [Definicje|Słownik materiałów|Badania] umożliwia przeglądanie i
edycję zestawów badań dla materiału. Zestawy badań dla materiałów są tworzone na podstawie źródłowych zestawów badań. Dla takiego zestawu badań
można modyfikować zarówno parametry jak i domyślne statusy zestawu. Jeżeli lista parametrów dla zestawu jest pusta, system uzupełni ją na podstawie
parametrów i ich domyślnych wartości z zestawu źródłowego.
Poprawianie wprowadzonego materiału
Jeżeli materiał nie był jeszcze wykorzystywany w systemie, można go dowolnie
modyfikować.
Ograniczenia w poprawianiu pól:
— Indeks — pole nie jest dostępne do redakcji po wybraniu akcji Popraw.
Aby poprawić pole Indeks należy wykonać polecenie Popraw indeks. Przy
pomocy tej akcji indeks można poprawić, nawet jeżeli jest już używany
w dokumentach.
— Wzorzec atrybutów cech — jeżeli pole było wcześniej wypełnione nie
jest dostępne do redakcji. Zawartość pola można usunąć po wybraniu
[Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty dostaw|Materiały]. Tutaj akcja
Usuń zadziała, jeżeli definicja atrybutu nie była wykorzystana.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
125
— Jednostka pole nie jest dostępne do redakcji, jeżeli materiał był wykorzystany w systemie.
— Dokładność ilości, Dokładność ceny magazynowej — dla materiału wykorzystanego w systemie pola będą dostępne do redakcji, jeżeli parametr
użytkownika 1150 Czy możliwa zmiana dokładności dla indeksów wykorzystanych w systemie? ustawiony będzie na T.
— Grupa, Podgrupa — dla materiału wykorzystanego w systemie pola będą dostępne do redakcji, jeżeli parametr 600010 Czy redagować grupę
i podgrupę materiałową gdy materiał jest wykorzystywany? będzie miał
wartość T.
Aktualizacja informacji o grupach materiałowych w kartotekach dla wersji
wielofirmowej W przypadku korzystania z wersji wielofirmowej, kiedy dla
danego indeksu materiałowego zostanie zmieniona grupa lub podgrupa w systemie Xpertis Logistyka należy wykonać funkcję [Firma|Funkcje pomocnicze|
Aktualizacja informacji o grupach materiałowych w kartotekach].
Kartoteki należy odtworzyć w każdej z firm.
Inne polecenia i zakładki dostępne w kartotece materiałowej
Kopiuj przycisk [Definicje|Słownik materiałów|Kopiuj] umożliwia skopiowanie danej pozycji materiałowej. Po wywołaniu funkcji otwiera się okno
redakcji nowego materiału (w kartotece usług — usługi) wypełnione
wstępnie danymi na podstawie bieżącego rekordu. Akcję warto stosować przy wprowadzaniu nowego materiału o podobnych danych do już
istniejącego materiału.
Filtruj polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Filtruj] jest uproszczoną wersją standardowej akcji Szukaj. Po wykonaniu funkcji wyświetlana jest lista z wynikami filtrowania.
Aktywny przy pomocy akcji [Definicje|Słownik materiałów|Aktywny] możesz
mienić status materiału z aktywnego na nieaktywny lub na odwrót. Towarów o statusie Nieaktywny nie będzie można przyjmować do magazynu. Nieaktywne mogą być te towary, które od dłuższego czasu nie są
kupowane i sprzedawane, a nie można ich usunąć ze względu na powiązania z dokumentami.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
126
Zakres polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Zakres] umożliwia ograniczenie przeglądania kartoteki do materiałów tylko aktywnych (opcja domyślna), nieaktywnych lub też możesz przeglądać całą kartotekę bez
względu na status towaru.
Składowe polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Składowe] spowoduje wyświetlenie okna redagowania, które zawiera tabelę specyfikującą poszczególne części składowe danego wyrobu — na temat kompletowania
wyrobów czytaj w podręczniku do systemu Logistyka. Po wprowadzeniu
składowych dla danego materiału w kolumnie S słownika materiałów
znajdzie się ilość składowych.
Szczegóły polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Szczegóły] wywoła ekran
z listą dodatkowych informacji o materiale. Informacje te to: stany magazynowe w poszczególnych magazynach, ilość w wydaniu, rezerwacje
tymczasowe, rezerwacjach z zamówień, ilości w drodze, stan dostępny
w magazynach.
Popraw indeks wybranie polecenia [Definicje|Słownik materiałów|Popraw indeks] umożliwi zmianę indeksu materiału. Jeżeli indeks budowany jest
przy pomocy atrybutów indeksu, poprawianie indeksu będzie wyglądać
tak jak jego wprowadzanie - można poprawić poszczególne jego atrybuty.
Na temat atrybutów indeksu czytaj w punkcie I.14.2.
Koszt wytworzenia polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Koszt wytworzenia] pozwala na wyświetlenie kalkulacji i analiz dla materiału wykonanych w systemie Xpertis Produkcja. Funkcja jest dostępna dla produktów
i półfabrykatów. Możliwe jest wyświetlenie danych o koszcie wytworzenia pochodzących z trzech źródeł:
— TKW — zostanie wyświetlone okno z technologiami dla materiału.
Dla każdej pozycji za pomocą akcji [Menu|Kalkulacja TKW] można
obejrzeć i wykonać kalkulacje technicznego kosztu wytworzenia;
— wg kalkulacji zleceń — zostanie wyświetlone okno ze zleceniami
dla danego materiału. Dla każdego zlecenia za pomocą akcji Kalkulacje można obejrzeć i wykonać dla niego kalkulacje kosztów;
— wg analiz zleceń — zostanie wyświetlone okno ze zleceniami dla
danego materiału. Dla każdego zlecenia za pomocą akcji Analizy
można obejrzeć i wykonać dla niego analizy kosztów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
127
Na temat kalkulacji i analiz przeczytasz więcej w podręczniku do systemu Xpertis Produkcja.
Dokumenty magazynowe polecenie
[Definicje|Słownik
materiałów|Dokumenty magazynowe] umożliwia przeglądanie dokumentów
magazynowych dla wskazanego materiału w wybranym zakresie dat. W
zależności od wybranej opcji mogą to być dokumenty:
— przychodowe
— rozchodowe
— wszystkie
Dla każdej pozycji z listy wyświetlane są informacje: kod kontrahenta
(dla dokumentów zewnętrznych), symbol magazynu, typ dokumentu,
numer i symbol dokumentu, numer pozycji, ilość, cena, wartość.
Drukuj wybranie polecenia [Definicje|Słownik materiałów|Drukuj] umożliwi
wydrukowanie listy kodów kreskowych. Istnieje możliwość wydrukowania listy wszystkich kodów, wybranych kodów lub kod dla bieżącego
materiału.
Zakładki polecenie [Definicje|Słownik materiałów|Zakładki] czy [Definicje|
Słownik usług|Zakładki] umożliwia pokazywanie i ukrywanie zakładek
w podglądzie kartotek odpowiednio materiałowej i usługowej. Wyboru można dokonać również edytując formułę użytkownika 4040 Aktywne zakładki kartoteki materiałowej/usługowej. Wprowadzone ograniczenia dotyczą wszystkich widoków np. jeśli wyłączona zostanie zakładka
Tłumaczenie to zostanie ukryta w kartotece materiałowej i usługowej.
Magazyny przy pomocy zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Magazyny]
możesz dany indeks przypisać do magazynów. Indeksy do magazynów
można przypisać również podczas definiowania magazynów — patrz
rozdział I.12.
Kody CN zakładka [Definicje|Słownik materiałów|Kody CN] umożliwia wprowadzenie kodu CN dla materiału. Na temat kodów CN i kodów CN dla
materiałów czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Tłumaczenie po wybraniu zakładki [Definicje|Słownik materiałów|Tłumaczenie] należy wprowadzić kod kraju i tekst w wybranym języku obcym.
Więcej na temat tłumaczenia czytaj w podręczniku Logistyka rozdziale
Tłumaczenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
128
Zakładka Tłumaczenia jest widoczna dopiero po dodaniu słownika języków do parametrów systemu ([Definicje|Parametry|Parametry pracy|
Słowniki systemu]).
Szukaj wg kodu funkcja umożliwia szukania materiału zarówno po indeksie,
jak i kodzie kreskowym, a również po dodatkowych kodach towarowych, jeżeli zostaną zdefiniowane.
Informacje na temat funkcji szukania po kodach znajdziesz w punkcie
I.14.9.
14.5 Słownik usług
Struktura kartoteki materiałowej i usługowej jest podobna. Jednak nie wszystkie dane, które należało nanieść redagując kartę materiału, znajdują się w kartotece usług. Na przykład podczas wprowadzania danych o usłudze nie ma pól
zawierających informacje o stanach kontrolnych czy wagi.
Definicja usługi nie zawiera informacji o atrybutach Intrastat.
Rejestrowanie usług w kartotece
Aby wprowadzić dane dotyczące usług, wybierz z menu Definicje pozycję Słownik usług [Definicje|Słownik usług]. Po jej wybraniu, na ekranie wyświetlone
zostanie okno przeglądania zawierające katalog usług dotąd wprowadzonych
do kartoteki.
Po wybraniu polecenia Dołącz na ekranie otwarte zostanie okno redagowania karty nowej usługi. Wprowadzając do kartoteki nową usługę wypełnij pola
dotyczące następujących danych:
— kodu i nazwy usługi;
— kod PKWiU, zwłaszcza jeśli sprzedaż usługi podlega opodatkowaniu według innej stawki niż podstawowa;
— grupy usług, zgodnie z kartoteką grup materiałowych i usługowych
(patrz punkt I.14.1);
— podgrupa usługi — jeżeli grupa usługowa posiada podgrupy;
— jednostki miary zgodnie z katalogiem jednostek (jednostką usług może
być np. roboczogodzina, nie jest możliwe w programie pominięcie jednostki miary w odniesieniu do usług);
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
129
— dokładność obliczeń stosowanych dla ilości danej usługi;
— stawka podatku VAT.
Ten zestaw danych wystarcza, by wprowadzić do kartoteki nową usługę.
Istnieje możliwość podpowiadania domyślnych wartości dla następujących
pól w kartotece usługowej:
— grupa materiałowa,
— jednostka miary,
— stawka VAT.
Domyślne wartości ustawiane są w formułach użytkownika ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma]):
— 4043 Domyślna stawka VAT
— 4044 Domyślna grupa dla usług
— 4045 Domyślna jednostka miary dla usług
Podpowiedź grupy usługowej zgodnie z ustawieniem parametru 4044 działa tylko w tych miejscach, w których podpowiadana grupa nie wynika bezpośrednio z działania systemu, np. po wypełnieniu pola Grupa na pozycji dokumentu magazynowego w przypadku dołączania nowej usługi w wyświetlonym
słowniku podpowiadana jest grupa z pozycji dokumentu.
Pole Rodzaj aktywne jest w systemie Umowy i zgłoszenia.
Pole Nazwa na paragonie ma znaczenie w przypadku, jeżeli system będzie
wspomagał sprzedaż detaliczną (patrz punkt Sprzedaż detaliczna w systemie
Logistyka). Jeżeli pole to zostanie wypełnione, to jego wartość wysyłana jest do
drukarki fiskalnej jako opis pozycji.
Ponieważ wprowadzanie danych do kartoteki usług przebiega identycznie
jak redagowanie kartoteki materiałów, szczegółowe informacje dotyczące wypełniania poszczególnych pól znajdziesz w punkcie I.14.4, dotyczącym kartoteki materiałów.
Na temat zakładek i poleceń dostępnych w oknie słownika usług czytaj
również w punkcie I.14.4.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
130
14.6 PKWiU
Kartoteka symboli PKWiU będzie służyć jako słownik przy definiowaniu materiałów. Oczywiście nie musi ona obejmować wszystkich istniejących symboli
PKWiU. Powinna zawierać jedynie te, które będą wykorzystane do zdefiniowania materiałów występujących w kartotece materiałowej.
Aby zredagować kartotekę symboli PKWiU, należy wybrać [Definicje|
Słowniki dodatkowe|PKWiU]. Listę symboli PKWiU możesz modyfikować przy
pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw. Dla każdego symbolu
należy podać następujące dane:
— Kod — kod PKWiU.
— Opis — opis do symbolu. Pole może pozostać puste.
14.7 Jednostki miary
Kartoteka jednostek będzie służyć jako słownik przy definiowaniu materiałów
czy usług, jak również przy wprowadzaniu standardowych przeliczników jednostek (punkt I.14.8) czy dodatkowych jednostek dla materiałów (punkt Dodatkowe jednostki dla materiału).
Oczywiście nie musi zawierać wszystkich możliwych jednostek. Powinny
znajdować się w niej jedynie te, które będą wykorzystane do zdefiniowania
materiałów czy usług występujących w odpowiednich kartotekach. Aby zredagować kartotekę jednostek, należy wybrać [Definicje|Słowniki dodatkowe|
Jednostki miary]. Listę jednostek można modyfikować przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw. Dla każdej jednostki należy podać następujące dane:
Jednostka skrótowa nazwa jednostki wykorzystywana na potrzeby programu.
Nazwa pełna nazwa jednostki miary lub wagi. Pole może nie być wypełnione.
Dla jednostek miary istnieje możliwość rejestrowania tłumaczeń po wybraniu funkcji [Definicje|Słowniki dodatkowe|Jednostki miary|Tłumaczenia].
Więcej na temat tłumaczenia czytaj w podręczniku Logistyka rozdziale Tłumaczenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
131
14.8 Standardowy przelicznik jednostek
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia istnieje możliwość wprowadzenia
standardowego przelicznika jednostek. Standardowy przelicznik może być wykorzystany przy przeliczaniu ilości w dodatkowych jednostkach dla materiału.
Aby zdefiniować standardowe przeliczniki jednostek wybierz [Definicje|
Słwoniki dodatkowe|Standardowy przelicznik jednostek]. Po wybraniu polecenia Dołącz wyświetlone zostanie okno, do którego należy wprowadzić przelicznik jednostek. W pierwsze pole wprowadzana jest jednostka jaka będzie przeliczana, następne pole zawiera przelicznik, kolejne jednostkę na jaką pierwsza
jednostka ma być przeliczona, np. 1 kg = 1000 gram .
W polu Dokładność należy określić dokładność obliczeń stosowanych dla
ilości w danej jednostce.
Pole Sp. przybl oznacza sposób przybliżeń, który należy wprowadzić korzystając ze słownika.
Standardowy przelicznik jednostek będzie mógł być powiązany z jednostkami dodatkowymi dla towaru — patrz rozdział Dodatkowe jednostki dla materiału.
Po zdefiniowaniu jednostek i odpowiednim sparametryzowaniu programu, w pozycje dokumentów magazynowych i produkcyjnych będzie można
wprowadzać ilość w dodatkowej jednostce. Program przeliczy tę ilość na jednostkę podstawową. Zmieniając jednostkę podstawową zostanie przeliczona jednostka dodatkowa. Parametryzacja programu związana z jednostkami
na dokumentach polega na ustawieniu parametrów dostępnych po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Przeliczniki jednostek.
Opis parametrów znajdziesz w punkcie I.7.
14.9 Szukanie materiałów po kodach
W kartotece materiałowej dostępnej w kilku miejscach w systemie, istnieje
możliwość szukania materiału nie tylko po indeksie materiałowym, ale również materiały mogą być szukane po innych kodach zdefiniowanych dla materiału.
Szukanie takie umożliwia akcja Szukaj wg kodu. Akcja jest dostępna po wybraniu:
— [Definicje|Słownik materiałów]
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
132
Wybierając akcję z wyżej wymienionych pozycji menu, materiał można
szukać również po:
— po kodzie kreskowym,
— po dodatkowych kodach towarowych dla materiału.
Akcja Szukaj wg kodu dostępna jest również podczas wystawiania magazynowych dokumentów przychodowych, w kartotece materiałowej dostępnej po
naciśnięciu klawisza F3 w polu Indeks.
Tutaj materiał może być szukany dodatkowo po kodach towarowych kontrahenta.
Aby wyszukiwanie po odpowiednich kodach towarowych było dostępne,
kody te należy odpowiednio zdefiniować. Definiowanie kodów może być przeprowadzone:
— dla kontrahenta: [Firma|Kontrahenci|Inne|Kody tow.],
— dla materiału: [Definicje|Słownik materiałów|Kody towarowe] — patrz
punkt I.14.4.
Na temat wprowadzania kodów towarowych kontrahenta czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Szukanie po kodach podczas wystawiania dokumentów
Istnieje możliwość, aby podczas wystawiania przychodowych dokumentów
magazynowych, kody były wyszukiwane tylko po kodach towarowych kontrahenta wskazanego w nagłówku dokumentu.
Należy odpowiednio ustawić parametr 100100 Czy szukać tylko wg kodów
materiałowych kontrahenta?. Parametr znajdziesz po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Xpertis (patrz punkt I.7).
Jeżeli parametr 100100 ustawiony będzie na T to podczas wyszukiwania będzie uwzględniana tylko lista kodów kontrahenta wskazanego w zamówieniu
czy fakturze. Ustawiając parametr na N szukanie przebiegać będzie również po
innych kodach.
Po wybraniu polecenia należy podać szukany kod. Jeżeli parametr 100100
Czy szukać tylko wg kodów materiałowych kontrahenta? ustawiony jest na N, kodem tym może być kod towarowy innego kontrahenta, dodatkowy kod towarowy materiału czy kod kreskowy przypisany do materiału. Może to być również indeks czy kod kreskowy wprowadzony do kartoteki materiałów. Możesz
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
133
I.15. Kartoteki kontrahentów
również podać fragment jednego z tych kodów. Podany kod szukany jest na
liście kodów materiałów i kontrahentów.
Jeśli kod będzie jednoznaczny wskaźnik przesunie się na znaleziony materiał. Jeśli podany kod okaże się niejednoznaczny, pojawi się lista, z której należy
wybrać szukany materiał. Po wybraniu wskaźnik przesunie się na znaleziony
materiał.
Po ustawieniu parametru 100100 Czy szukać tylko wg kodów materiałowych
kontrahenta? na T możesz podać tylko kod obcy kontrahenta, dla którego wystawiane jest zamówienie czy faktura. Wprowadzenie innego kodu niż kod obcy kontrahenta, nawet jeżeli dany kod jest zdefiniowany w programie spowoduje wyświetlenie komunikatu informującego, że brak materiału o podanym
kodzie.
15 Kartoteki kontrahentów
15.1 Kontrahenci
Informacje na temat wszystkich kontrahentów można uzyskać wybierając
z menu Firma polecenie Kontrahenci [Firma|Kontrahenci]. Z tego miejsca można modyfikować listę oraz dodawać do niej nowych kontrahentów.
Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując polecenie Dołącz.
Redagowanie danych o kontrahentach
Po wybraniu polecenia [Firma|Kontrahenci|Dołącz] wyświetlone zostanie
okno redagowania danych kontrahenta.
W okienku należy wypełnić dane pogrupowane według zakładek:
— Dane ogólne,
— Adresy,
— Dane logistyczne,
— Kontakt,
— Dane handlowca,
— Inne dane.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
134
Redagując poszczególne pola nie można pominąć tych informacji, które
służą identyfikacji kontrahenta, np. kod, skrót, nazwa.
Kod kontrahenta jest umownym numerem lub wewnętrznym symbolem
kontrahenta.
W zależności od ustawienia parametru numer 10 na liście parametrów:
Tryb podpowiedzi kodu kontrahenta [Administracja|Lista parametrów],
kod może być podpowiadany jako kolejny numer (ustawienie parametru na T). Ustawienie parametru na N spowoduje brak podpowiedzi kodu
kontrahenta.
Skrót nazwa skrócona kontrahenta. Program kontroluje czy nie ma dwóch
kontrahentów o tym samym skrócie i kodzie.
GLN globalny numer lokalizacji — numer dotyczący wymiany elektronicznych komunikatów handlowych.
Blokada informacja czy dany kontrahent jest zablokowany. Po wprowadzeniu
blokady bezwarunkowej (litera B), nie będzie możliwe dla tego klienta
wystawienie dokumentów. Blokada może być również warunkowa (W).
Wówczas w trakcie wystawiania dokumentów użytkownik decyduje czy
wystawić dokument dla danego kontrahenta.
W trakcie wystawiania dokumentów na danego kontrahenta, w przypadku blokady, będą wyświetlane informacje o dacie i czasie blokady, jej
przyczynach, i operatorze, który ją wprowadził. Dodatkowo, na życzenie
operatora, można obejrzeć szczegóły dotyczące blokady.
Znacznik blokowania można ustawiać poprzez akcję [Firma|Kontrahenci|Blokowanie].
Więcej na temat blokowania kontrahenta czytaj w podręczniku do systemu Finanse i księgowość.
Osoba fizyczna nie zaznaczenie pola spowoduje oznaczenie kontrahenta, jako osobę prawną.
Nazwa pełna umieszczona w tym polu nazwa będzie widoczna na wydrukach
zewnętrznych, np. na fakturach.
Nazwa skrócona nazwa stosowana na wydrukach przeznaczonych do użytku
wewnętrznego. Podczas dołączania kontrahenta w tym polu jest podpowiadany wpis z pola Nazwa pełna, skrócony do 60 znaków, jednak użytkownik może dowolnie zmienić wartość w tym polu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
135
Następne trzy pola związane są z kartotekami opisu sprzedaży i wypełniając je możesz korzystać z odpowiednich słowników. Znaczenie tych
pól jest następujące:
Typ
— Płatnik podatku VAT na ter. kraju — wypełnienie pola NIP będzie
obowiązkowe.
— Płatnik podatku VAT UE — wypełnienie pola NIP jest obowiązkowe
na poziomie uzupełniania nagłówka, dla płatnika podatku VAT UE
należało będzie zdefiniować symbol bądź symbole NIP w UE.
— Rolnik ryczałtowy — jeżeli kontrahent jest rolnikiem, który nie płaci
podatku VAT, wówczas należy podać dodatkowe dane, konieczne
w związku z wprowadzeniem ustawy o podatku VAT w rolnictwie.
Dane te należało będzie wprowadzić w zakładce Inne dane — patrz
niżej.
— Inny — kontrahent, który nie jest płatnikiem podatku VAT ani rolnikiem ryczałtowym.
Grupa grupa kontrahentów, do której należy dany kontrahent. Dla grupy
można określić reakcję na przekroczenie limitu kredytowego;
Obszar sprzedaży obszar sprzedaży, do jakiego należy dany klient. Pole to
musi być wypełnione. Podczas wypełniania pola Grupa i Obszar można skorzystać z podpowiedzi z odpowiednich kartotek (użycie klawisza
F3 ).
REGON numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów
gospodarki narodowej (Rejestr Gospodarki Narodowej).
Nip numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. Jeżeli w pole Nip zostanie
wprowadzony NIP już istniejący, użytkownik ma możliwość wyświetlenia okna z listą kontrahentów o tym samym NIP-ie. Podczas uzupełniania pola możliwe jest sprawowanie kontroli symboli NIP w zależności
od ustawienia parametru nr 15 [Administracja|Lista parametrów]. Jeżeli
parametr ma wartość T, w przypadku wstawienia błędnego numeru NIP
zostanie wyświetlony komunikat i użytkownik będzie mógł zadecydować, czy zostawić istniejący numer czy go poprawić.
Nip w UE jeżeli typem kontrahenta jest Płatnik podatku VAT UE należy wprowadzić NIP kontrahenta w UE. W polu tym dostępna jest do redakcji lista
symboli identyfikacji podatkowej w UE. Jeśli zostanie wprowadzony jeden symbol NIP będzie on wyświetlany w polu NIP w UE.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
136
Osoba kontaktowa dane osobie kontaktowej. Pola wypełniane są przez system po wprowadzeniu przynajmniej jednej osoby kontaktowej po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne|Osoby kontaktowe].
Przyjęto następujący sposób prezentowania (bez możliwości redakcji)
szybkiej informacji o osobie kontaktowej:
— w pierwszej kolejności wyświetlane są informacje o domyślnej osobie kontaktowej,
— jeśli brak domyślnej osoby to wyświetlana jest pierwsza osoba wg
kolejności alfabetycznej nazwisk.
Forma płatności nazwa rodzaju płatności, np. gotówka, przelew, czek itp.
Uwagi dowolne uwagi o kontrahencie.
Pola Mała, Średnia, Duża oznaczają wielkość firmy.
Pole Status kontrahenta (powiązany, niepowiązany) wykorzystywane jest
w systemie Xpertis Finanse i księgowość. Wypełnienie pola ma na celu ułatwienie w tworzeniu automatycznych dekretów oraz umożliwienie głębszej analizy
rozrachunków.
W zakładce Adresy można wprowadzić dane adresowe kontrahenta.
W zakładce Kontakt można wprowadzić dane kontaktowe, takie jak telefony, faks, adres e-mail.
W zakładce Kontakt znajduje się pole Nasz kod u kontrahenta. W pole to
można wprowadzić kod, jaki kontrahent używa w odniesieniu do licencjobiorcy systemu.
Handlowiec
Przy pomocy zakładki Dane handlowca można przypisać do kontrahenta
handlowca, który się nim najczęściej zajmuje. Zakładka ma znaczenie w systemie Xpertis Logistyka.
Handlowca do kartoteki handlowców można wprowadzać bezpośrednio
z kartoteki kontrahentów, po naciśnięciu po naciśnięciu klawisza F3 w polu
Kod.
W zakładce Dane logistyczne można wprowadzić informacje, wykorzystywane w systemie Xpertis Logistyka:
Rabat Po wypełnieniu tego pola, liczba tu podana będzie podpowiadana
w polu Rabat w nagłówku dokumentów związanych ze sprzedażą.
Pole Rabat dostępne do redakcji jest w nagłówku rozchodowego dokumentu magazynowego z cenami sprzedaży.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
137
Typ rabatu w pozycji Pole umożliwia przypisanie domyślnego typu rabatu
w pozycji dla kontrahenta.
Pole może przyjąć wartość:
— po ustawieniu pola na P — rabat procentowy (suma);
— po ustawieniu pola na S — rabat procentowy (kaskadowy);
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy (od ceny);
— po ustawieniu pola na W — rabat kwotowy (od wartości).
Wartość w tym polu podpowiadana jest na podstawie parametru 800812
Sposób liczenia rabatu dostępnego w systemie Xpertis Logistyka.
Podpowiadaną wartość można zmienić. Można również pola nie wypełniać.
Jeżeli pole zostanie wypełnione, typ rabatu z tego pola podpowiadany
będzie w polu Typ rabatu w pozycji, w nagłówku dokumentu związanego
ze sprzedażą po wskazaniu kontrahenta.
Pole Typ rabatu w pozycji dostępne do redakcji jest w nagłówku rozchodowego dokumentu magazynowego z cenami sprzedaży.
Jeżeli w polu nie zostanie podana żadna wartość, w nagłówku dokumentów będzie podpowiadana wartość parametru 800812 Sposób liczenia rabatu. Parametr 800812 dostępny jest w systemie Xpertis Logistyka.
Więcej na temat rabatów czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Liczba dni na realizację zamówienia Pole jest wykorzystywane w systemie
Xpertis Logistyka podczas wprowadzania zamówień sprzedaży.
Atrybuty INTRASTAT W sekcji tej znajdują się pola związane z kontrahentem,
które będą potrzebne do tworzenia deklaracji INTRASTAT. Deklaracje
INTRASTAT tworzone są tylko w systemie Xpertis Logistyka.
Limity kredytowe Pola w tej tej sekcji związane są z udzielanym limitem kredytowym dla danego kontrahenta.
Na temat limitów kredytowych czytaj w podręczniku do systemu Xpertis
Logistyka.
Informacje projektowe Wypełnienie pól z tej sekcji ma znaczenie jeżeli system Xpertis Ewidencja wyposażenia współpracuje z systemem Projekty.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
138
Zgoda na e-fakturę Jeśli pole to zostanie zaznaczone, to przy zapisaniu dokumentu jako plik pdf system zapyta o adres e-mail do wysyłki i zaproponuje wysłanie zapisanego dokumentu pdf e-mailem.
Na temat załączników czytaj w rozdziale IV.3.
Znacznik w wersji wielofirmowej jest zapamiętywany osobno dla każdej
firmy.
Inne dane
W zakładce Inne dane można wprowadzić informacje::
— Jeżeli jako typ kontrahenta wskazano Rolnik ryczałtowy, należy podać dodatkowe informacje o nim, uzupełniając odpowiednie pola:
– PESEL — pesel rolnika ryczałtowego;
– Nazwa dowodu tożsamości — przy wypełnianiu tego pola można
korzystać z odpowiedniego słownika;
– Seria i numer DT — seria i numer dowodu tożsamości;
– Wydany przez — przez kogo wydany dowód tożsamości, przy wypełnianiu tego pola można korzystać z odpowiedniego słownika;
– Data wydania DT — data wydania dowodu tożsamości.
Typ kontrahenta Rolnik ryczałtowy wykorzystywany jest w systemie Xpertis Logistyka.
— Pole Kolor umożliwia zmianę specjalnego pola Kolor. Pole to jest wypełniane losową wartością w momencie dołączania kolejnego kontrahenta.
W oknie przeglądania kontrahentów, za pomocą opcji Wstaw kolumnę
można dodać kolumnę Kolor. Aby zmienić kolor kontrahenta, po ustawieniu się w polu Kolor, kolor można wybrać używając klawisza F3 .
— Pole Domyślna wersja językowa wydruków umożliwia określenie domyślnego języka wydruków kontrahenta.
Zakładka Opis umożliwia wprowadzenie dodatkowego opisu dla kontrahenta.
Jeżeli jako typ kontrahenta wskazano Rolnik ryczałtowy, w zakładce Inne
dane należy wypełnić pola dla rolnika ryczałtowego.
Więcej na temat kartoteki kontrahentów czytaj w punkcie V.10, jak również
w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka w rozdziale Kontrahenci.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
139
I.16. Widoki kartoteki kontrahentów
15.2 Grupy kontrahentów
W programie Xpertis Ewidencja wyposażenia można podzielić kontrahentów
na grupy. Do definiowania grupy kontrahentów służy polecenie Grupy kontrahentów [Firma|Grupy kontrahentów]. Jeden kontrahent może należeć tylko do
jednej grupy. Dodanie nowej grupy umożliwia polecenie Dołącz. Każda grupa
opisana jest poprzez kod i nazwę.
W menu [Firma|Grupy kontrahentów] po wybraniu akcji Kontrahenci istnieje możliwość zbiorczego dołączenia kontrahentów do grupy. W tym celu
należy wybrać opcję Dołącz kontrahentów. Po jej wybraniu zostanie wyświetlona kartoteka kontrahentów. Wybór — akceptacja zaznaczenia spowoduje przypisanie wybranych kontrahentów do danej grupy kontrahentów. Kontrahenci,
którzy należą do danej grupy są wyróżnieni standardowym kolorem podświetlenia.
16 Widoki kartoteki kontrahentów
W systemie istnieje możliwość przeglądania kartoteki kontrahenta w definiowanych widokach. Przeglądanie dostępne jest po wybraniu [Firma|Kontrahenci ].
Widoki można zmieniać wykorzystując opcję Widok, pod warunkiem, że
użytkownik ma uprawnienia do co najmniej dwóch widoków. Widok to prezentacja kartoteki kontrahenta w układzie okna grupowego składającego się
z dwóch części. Stałej górnej zawierającej kartotekę kontrahentów i dolnej zależnej od definicji, w której na zakładkach prezentowane są informacje dotyczące kontrahenta np. faktury, zamówienia.
16.1 Definiowanie widoków kartoteki kontrahenta
Widoki kartoteki kontrahenta można zdefiniować po wybraniu [Definicje|Parametry|Widoki kartoteki kontrahentów].
Okno definicji składa się z następujących podokien:
Nagłówki umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie nagłówków widoków (nazwy w nim widoczne są nazwami widoków dostępnymi przy ich
przełączaniu z poziomu kartoteki kontrahenta).
Pozycje umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie zakładek dla danego nagłówka (widoku). Dodawanie pozycji, zmiana kolejności pozycji możliwe jest z wykorzystaniem mechanizmu przeciągnij i upuść. W
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
140
przypadku dołączania pozycji można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy umożliwia dodanie pozycji w ramach definiowanego widoku przez
przeciągnięcie wybranej pozycji na pusty obszar za ostatnią pozycję w
oknie. Drugi polega na dodaniu wybranej pozycji do innego widoku
przez upuszczenie jej na docelowym nagłówku (widoku).
Uprawnieni umożliwia dodawanie, poprawianie, usuwanie uprawnionych do
danego widoku.
Użytkownicy wyświetla wszystkich użytkowników pakietu Xpertis i jest
oknem pomocniczym do nadawania uprawnień. Można w nim zaznaczyć użytkowników, którym chcemy nadać uprawnienia do danego widoku, a następnie przeciągnąć i upuścić na oknie Uprawnieni.
16.2 Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów
Zdefiniowane widoki można zapamiętać w pliku tekstowym wybierając
[Administracja|Import tabel|Definicje widoków kartoteki kontrahenta] i wykorzystać importując [Administracja|Eksport tabel|Definicje widoków kartoteki
kontrahenta] np. standardowe widoki dostarczane z danymi demo.
Standardowe widoki dostarczone z danymi demo:
— Bez zakładek — kartoteka będzie prezentowana bez zakładek;
— Finanse — zawiera zakładki: Rozrachunki, Rozliczenia
— Kontakty — zawiera zakładkę Kontakty
— Logistyka — zawiera zakładki: Faktury (dokumenty z bieżącego roku),
Magazyn (dokumenty z bieżącego roku), Zakupy (dokumenty z bieżącego roku), Oferty (wszystkie dokumenty), Zamówienia sprzedaży (dokumenty aktywne), Zamówienia dostaw (dokumenty aktywne);
— Projekty — do realizacji;
— Słowniki — zawiera zakładki: Osoby kontaktowe, Nipy UE, Adresy do korespondencji, Rachunki bankowe, Subkonta, Odbiorcy, Kody towarowe,
Stawki VAT kontrahenta, Operacje na danych (dostępne tylko dla osób fizycznych);
— Umowy i zgłoszenia — do realizacji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
I.17. Parametryzacja związana z ewidencją wyposażenia
17 Parametryzacja związana z ewidencją wyposażenia
17.1 Powody przedwczesnego zużycia
Jeżeli pracownik zużyje wydane mu wyposażenie szybciej niż przewidują normy, lub nie może się z niego rozliczyć w przewidywany sposób, konieczne jest
podczas redagowania pozycji rozliczenia w kartotece podanie powodu wcześniejszego zużycia. W programie powód wcześniejszego zużycia dla pozycji
rozliczenia wybiera się ze słownika.
Wybierając z menu głównego [Definicje|Słowniki dodatkowe|Powody
przedwczesnego zużycia] można zredagować listę możliwych powodów. Każdej pozycji należy podać Kod i Nazwę.
17.2 Rodzaje wyposażenia
Rodzaje wyposażenia definiuje się po wyborze z menu głównego: [Definicje|
Rodzaje wyposażenia]. Redagowanie danych rodzaju wyposażenia wykonywane jest w oknie pokazanym poniżej.
Ekran I.12
Każdy rodzaj musi mieć nadany unikalny Kod i Nazwę, oraz podany Domyślny materiał z kartoteki materiałów. Pozostałe dane są opcjonalne.
Istotnym elementem danych rodzaju wyposażenia jest Wymagany schemat atrybutów. Wszystkie schematy atrybutów materiałów można redagować
i obejrzeć wybierając z menu [Definicje|Słowniki dodatkowe|Atrybuty materiałów ]. W polu Wymagany schemat atrybutów można umieścić jeden z elemen-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
141
142
tów tego wykazu. Jeżeli pole to zostanie wypełnione, to wskazany niżej materiał domyślny musi w swoim schemacie atrybutów zawierać wszystkie atrybuty
należące do wymaganego schematu dla tego rodzaju wyposażenia.
Rodzaj wyposażenia KURTKA OCIEPLANA ma przypisany wymagany
schemat atrybutów, do którego należą atrybuty: wzrost i obwód klatki piersiowej. Jako materiał domyślny wskazano towar o indeksie KURTKA TYP 1
do którego przypisano schemat atrybutów zawierający: wzrost, obwód klatki
i obwód pasa. Czyli warunek, żeby w schemacie materiału domyślnego były
wszystkie atrybuty ze schematu wymaganego dla tego rodzaju wyposażenia
jest spełniony. Takie dane zostaną przez program przyjęte.
Program nie pozwoli aby w schemacie atrybutów materiału domyślnego
nie było któregokolwiek z atrybutów wymienionych w schemacie wymaganym. Czyli gdyby w powyższym przykładzie w schemacie przypisanym materiałowi domyślnemu były atrybuty wzrost i obwód pasa, to program nie
pozwoli na zapisanie danych takiego rodzaju wyposażenia, ponieważ brakuje atrybutu obwód klatki.
Schemat wymagany pełni tu rolę zabezpieczenia, aby w przypadku zmiany materiału domyślnego błędnie nie zastosować takiego, którego atrybuty nie
pasują do atrybutów właściwych dla danego rodzaju wyposażenia. Jeżeli do rodzaju wyposażenia nie będzie przypisany żaden schemat atrybutów, to do materiału domyślnego może być przypisany dowolny schemat lub nie być przypisany żaden.
Pozostałe pola w oknie Dane rozdaju wyposażenia to:
— Domyślny czas użytkowania — wartość będzie podpowiadana przy dopisywaniu nowych pozycji do normatywów i pozycji kartoteki wyposażenia, gdy nie będzie określony normatyw,
— Domyślna tolerancja czasu użycia — wartość określa o jaki procent przewidywanego czasu użytkowania rzeczywisty czas użytkowania może być
wydłużony lub skrócony,
— Kontrola ilości — określa sposób działania funkcji kontroli ilości danego
rodzaju wyposażenia:
– Brak — brak kontroli,
– Na poziomie pracownika — program będzie uniemożliwiał przekroczenie stanu tego elementu wyposażenia u pracownika powyżej
ilości zadanej w normatywie,
– Na poziomie osoby — jedna i ta sama osoba może w firmie być zatrudniona na kilku różnych etatach lub zleceniach (mieć kilka róż-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
nych zatrudnień), kontrola na poziomie pracownika sprawdza czy
normatyw nie został przekroczony w danym zatrudnieniu, ale nie
sprawdza, czy nie przekroczy we wszystkich zatrudnieniach razem;
kontrola na poziomie osoby sprawdza to co kontrola na poziomie
pracownika oraz czy normatyw nie zostanie przekroczony po zsumowaniu stanów w ramach wszystkich aktualnych zatrudnień pracownika.
— Wydanie tylko wg poleceń lub automatycznie — jeżeli pole jest zaznaczone, to użytkownik nie będzie mógł utworzyć nowej pozycji w kartotece
wyposażenia akcją Dołącz, nowe pozycje będą mogły być utworzone tylko na drodze generacji z polecenia wydania wyposażenia lub z innego
dokumentu.
— Domyślny sposób rozliczenia — podpowiadany będzie podczas redakcji
normatywów, lub dopisywania nowych pozycji do kartoteki wyposażenia
– Wymagany zwrot po zużyciu — oznacza, że przed wydaniem nowego wyposażenia tego samego rodzaju pracownik będzie musiał
zwrócić stare,
– Niewymagany zwrot — po upływie okresu użytkowania wyposażenie zostaje rozliczone (schodzi ze stanu pracownika) i nowe może
być wydane bez zwracania starego; jednak jeżeli okres użytkowania
nie upłynął to aby dostać nowe trzeba oddać stare,
– Wymagany zwrot bez terminu zużycia — dotyczy wyposażenia, które nie ulega zużyciu podczas eksploatacji i nie wymaga okresowej
wymiany jednak widnieje cały czas na stanie pracownika.
Przy polach Domyślny czas użytkowania i Domyślna tolerancja czasu użycia
znajdują się przyciski ułatwiające wprowadzanie wartości.
Przy pierwszym z nich dwa pierwsze przyciski działają zamiennie (wciśnięcie jednego uaktywnia drugi i odwrotnie), pozostałe są aktywne zawsze.
Przycisk trzeci oznacza miesiąc i przy włączonym przycisku = powoduje wpisanie do pola wartości 31 (dni). Przy włączonym (czyli nieaktywnym) przycisku + oznacza zwiększenie wartości pola o 31. Analogicznie działają kolejne
trzy przyciski: czwarty oznacza kwartał (92 dni), piąty pół roku, szósty rok.
Przyciski przy polu Domyślna tolerancja czasu użycia wpisują taką wartość jak
jest na przycisku. Do obu pól użytkownik może ręcznie wprowadzić dowolną
wartość.
W oknie Rodzaje wyposażenia widoczne są kolumny:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
143
144
— Kod,
— Nazwa,
— Czas — domyślny czas użytkowania (dni),
— +- — tolerancja czasu użytkowania (%),
— Z — domyślny sposób rozliczenia,
— PA — jeżeli pole jest zaznaczone oznacza, włączenie opcji tylko wg poleceń lub automatycznie,
— Wymag.atryb. — symbol wymaganego schematu atrybutów.
Asortymenty rodzajów wyposażenia
W funkcji uruchamianej po wybraniu [Definicje|Rodzaje wyposażenia|Grupy
rodzajów wyposażenia] można grupować rodzaje wyposażenia według asortymentów. W każdym asortymencie może się znaleźć wiele rodzajów wyposażenia. Jeden i ten sam rodzaj wyposażenia może należeć do wielu asortymentów, jak również nie należeć do żadnego. Niektóre funkcje programu pozwalają ograniczyć generację danych do wybranego asortymentu. Dotyczy to
również ograniczenia zakresu niektórych zestawień. Poniżej pokazano przykładowy widok zawartości okna definiowana asortymentów.
Ekran I.13
W lewym oknie definiuje się asortymenty. Należy podać symbol i nazwę.
W środkowym podaje się skład asortymentu wskazywanego w lewym oknie
(w tym przykładzie — asortymentu UBRANIE). Rodzaje wyposażenia można
dodawać akcją Dołącz lub przeciągać (przeciągnij i upuść) z prawego. Zaznaczenie kilku pozycji w prawym oknie, przeciągnięcie do lewego i upuszczenie
(puszczenie klawisza myszy) spowoduje dopisanie zaznaczonych pozycji do
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
środkowego okna. Jeżeli jakaś z przeciąganych pozycji będzie w środkowym
oknie, to nie zostanie dodana ponownie.
17.3 Wymagania osób
Definiowanie wymagań osób jest konieczne głównie w sytuacji, kiedy ewidencjonowana jest odzież ochronna. Wtedy w celu prawidłowego zamówienia elementów odzieży o wymaganych rozmiarach program musi zestawić wymagania osób ze schematami atrybutów rodzajów wyposażenia i materiałów. Aby
możliwe było wprowadzenie wymagań osób najpierw należy wskazać w definicji atrybutów, które z nich dotyczą osoby.
Wymagania (wymiary) osób podaje się wybierając w menu głównym
[ Definicji|Normy|Wymagania osób]. Okno, które się pojawi w lewej części zawiera wykaz wszystkich osób, a z prawej wymagania tej, na której stoi kursor.
W tym miejscu wykazu osób nie można edytować. Są widoczne tylko podstawowe dane pozwalające zidentyfikować osobę. W oknie po prawej wprowadza
się dane wymagań. Znaczenie kolumn jest nastepujące:
— Atrybut — nazwa atrybutu,
— Wartość — wartość atrybutu.
Nową pozycję do okna można dodać akcją Dołącz, ale zaleca się stosowanie akcji Uzupełnij. Akcja ta automatycznie sprawdzi jakich pozycji brakuje w
danych osoby i je uzupełni. Wtedy wystarczy wypełnić pola wartość za pomocą akcji Popraw. Dołączenie z wykorzystaniem Dołącz przebiega w dwóch
etapach: najpierw użytkownik proszony jest o wybór atrybutu a następnie o
podanie jego wartości. Możliwy jest wybór tylko tych atrybutów, które w definicji mają zaznaczone pole Dotyczy osoby.
Redakcja wartości atrybutu zależy od typu wartości wymaganej dla tego
typu atrybutu. Z lewej strony pola na wartość podany jest jej rodzaj danej: wartość liczbowa, dowolny napis, czas, data, wartość ze słownika. W tym ostatnim
wypadku można użyć klawisza F3 w celu wyboru właściwej wartości ze słownika skojarzonego z danym typem atrybutu.
Akcja Usuń usuwa pozycję. Akcja Wydruk pozwala wydrukować wykaz
wymagań osoby.
W oknie wyróżnione są kolorem pozycje, którym nie podano wartości.
Uzupełnianie brakujących pozycji wymagań wszystkim osobom
W celu szybkiego uzupełnienia brakujących pozycji w wykazach wymagań
dla wszystkich osób można użyć funkcji uruchamianej z menu głównego:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
145
146
[Definicje|Normy|Uzupełnienie wykazu wymagań]. Po potwierdzeniu, w wykazach wymagań wszystkich osób pojawią się brakujące pozycje. Zadaniem
użytkownika będzie uzupełnienie wartości dodanym atrybutom.
17.4 Grupy pracowników
Każdego pracownika można przydzielić do jednej z grup pracowników. Grupy
te wykorzystywane są w definiowania normatywów wyposażenia oraz w niektórych funkcjach do ograniczenia listy pracowników, dla których dana funkcja jest wykonywana. Przykładem może być generowanie list zapotrzebowania,
gdzie można wskazać grupę pracowników, dla których lista taka ma być sporządzona.
Aby zdefiniować grupy należy wybrać z menu głównego [Definicje|Pracownicy|Grupy pracowników]. Pojawi się okno składające się z dwóch części, którego przykład pokazano na rysunku I.14.
Ekran I.14
Po lewej stronie widać wykaz wszystkich grup pracowników, a po prawej
wykaz pracowników należących do grupy wskazywanej w lewym oknie. Dodatkowo w wykazie pracowników wyróżnione są pozycje o charakterze zatrudnienia innym niż umowa o pracę, oraz pracownicy, których stosunek pracy zakończył się (nieaktywni). To czy pracownik jest aktywny dodatkowo pokazano
w kolumnie A. Znaczenie kolorów można podejrzeć wybierając akcję Legenda.
Dodanie nowej grupy wykonuje się w lewym oknie za pomocą akcji Dołącz.
Należy podać Symbol i Nazwę grupy. Dane te można w każdej chwili poprawić
(akcja Popraw). Natomiast usunięcie możliwe jest tylko wtedy, gdy grupa nie
została przywołana w innych funkcjach (np. normatywach grup), ani nie zawiera żadnych pracowników.
Po dodaniu grupy w prawym oknie akcją Dołącz można dopisać pracowników. Po wyborze tej akcji pojawia się wykaz pracowników aktywnych, którzy
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
nie zostali przypisani do żadnej grupy. Tu można wskazać jedną pozycję lub
zaznaczyć wiele i za pomocą akcji Dodaj do grupy umieścić ich w danej grupie.
Akcję dołączania do grupy można wykonywać wielokrotnie. W każdej chwili
można pojedynczo lub przez zaznaczenie wielu wierszy usunąć pracowników
z grupy (akcją Usuń). Redakcja składu grup możliwa jest w każdym momencie.
Zmiana składu grupy nie wpłynie na dane wcześniej wygenerowane z użyciem
tej grupy.
W celu ułatwienia pracy na dodano dwie funkcje działające zbiorczo na
grupach pracowników:
— szybkie sprawdzenie, czy są pracownicy aktywni, których nie przypisano
do żadnej grupy — funkcja uruchamiana po wybraniu z menu głównego
[Definicje|Pracownicy|Pracownicy spoza grup]
— usunięcie z grup wszystkich pracowników nieaktywnych — funkcja uruchamiana po wybraniu [Definicje|Pracownicy|Oczyść grupy z nieaktywnych].
17.5 Normatywy wyposażenia
Normatywy określają jakie wyposażenie, w jakich ilościach powinien mieć na
stanie pracownik we wskazanym dniu. Ponadto informują o tym jak pracownik powinien rozliczyć się z wydanego mienia i po jakim czasie należy mu się
jego wymiana. Dane te wykorzystywane są podczas redagowania kartotek wyposażenia, poleceń wydania wyposażenia i generowania list zapotrzebowania.
Bez wprowadzonych normatywów program może być wykorzystywany, jednak jego funkcjonalność będzie znacznie ograniczona.
Normatywy dotyczące pracowników można definiować na czterech poziomach:
— Wydziału — taki sam normatyw obowiązuje wszystkich pracowników
tego samego wydziału. Opcja dostępna po wybraniu [Definicje|Normy|
Normatywy wydziałów].
— Stanowiska — taki sam normatyw obowiązuje wszystkich pracowników,
którzy w programie kadrowym mają przypisane to samo stanowisko.
Opcja dostępna po wybraniu [Definicje|Normy|Normatywy stanowisk].
— Grupy pracowników — wszyscy pracownicy przypisani do tej samej grupy będą mieli taki sam normatyw. Jeden i ten sam pracownik może należeć tylko do jednej grupy. Opcja dostępna po wybraniu [Definicje|Normy|Normatywy grup pracowników].
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
147
148
— Pracownika — każdemu pracownikowi można zdefiniować niezależnie
indywidualny normatyw. Należy pamiętać o tym, że jedna i ta sama osoba fizyczna może w firmie pracować jednocześnie według kilku różnych
stosunków pracy (np. na stałą umowę o pracę, umowę na zastępstwo i
umowę zlecenie). Każda z tych umów widoczna będzie jako oddzielny
pracownik. Opcja dostępna po wybraniu [Definicje|Normy|Normatywy
pracowników].
Program pozwala na definiowanie normatywów na wszystkich poziomach
jednocześnie, dlatego w stosunku do każdego pracownika opracowywany jest
normatyw wynikowy.
Zawartość normatywów
Normatyw zawiera wykaz rodzajów wyposażenia z normami ich wydania pracownikowi. Norma dotyczy ilości wydanej, czasu zużycia, tolerancji czasu użycia i sposobu rozliczenia.
Każda pozycja normatywu zawiera następujące dane:
Rodzaj wyposażenia wypełnia się po wybraniu ze słownika rodzajów wyposażenia.
Ilość jaką ilość danego rodzaju wyposażenia pracownik powinien mieć na stanie.
Zakładany czas użycia (dni) przewidywany czas użytkowania (w dniach). Dla
sposobu rozliczenia typu Wymagany zwrot po zużyciu lub Niewymagany
zwrot, wartość w polu musi być większa od zera, a dla sposobu typu Wymagany zwrot bez terminu zużycia — może być zerowa, większa od zero
jest ignorowana przez procedury kontrolne w funkcjach programu. Dla
nowych pozycji wartość jest podpowiadana na podstawie danych domyślnych z kartoteki rodzajów wyposażenia.
Tolerancja czasu użycia (dni) dopuszczalna tolerancja na czas użytkowania
(w dniach). O podaną liczbę dni można skrócić lub wydłużyć okres użytkowania danej pozycji. Informacja ta jest wykorzystywana przez procedury generujące zawartość list zapotrzebowania. Wartość jest podpowiadana w oparciu o parametr Domyślna tolerancja czasu użycia (%) danego rodzaju wyposażenia.
Sposób rozliczenia zakładany sposób rozliczenia — znaczenie poszczególnych opcji opisano w rozdziale I.17.2.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
— Wymagany zwrot po zużyciu oznaczy wydanie na zadany czas użytkowania, podczas którego wyposażenie ulega zużyciu i po nim powinno być wymienione na nowe. Jednak żeby otrzymać nowy egzemplarz pracownik musi zwrócić zużyty.
— Niewymagany zwrot oznacza wydanie na podobnych zasadach z tą
różnicą, że po upływie zakładanego okresu użycia pracownik może
otrzymać nowy egzemplarz bez zwracania zużytego.
— Wymagany zwrot bez terminu zużycia oznacza wydanie wyposażenia nie ulegającego zużyciu, które pracownik będzie musiał zwrócić gdy nie będzie już mu potrzebne do pracy. Przykładem może
być telefon komórkowy.
Więcej na temat wprowadzania normatywów czytaj w punkcie Wprowadzanie normatywów.
Normatyw wynikowy pracownika
Każdy pracownik zatrudniony na zasadzie umowy o pracę jest członkiem jakiejś jednostki organizacyjnej i ma przypisane stanowisko. Jeżeli ta jednostka organizacyjna podlega pod jakiś wydział, jest również pracownikiem tego
wydziału. Dodatkowo każdego pracownika można przypisać do jednej z grup
pracowników. W praktyce nie każdy z tych normatywów będzie wypełniany,
jednak w szczególnych przypadkach jest taka sytuacja możliwa. Dlatego normatywom nadano priorytety. To one decydują ostatecznie o tym co będzie należało się pracownikowi w sytuacji, gdy ten sam rodzaj wyposażenia wystąpi w
różnych normatywach, którym ten pracownik podlega.
Najniższy priorytet ma normatyw wydziałowy. Drugi w kolejności badany
jest normatyw stanowiska. Jeżeli ten sam rodzaj wyposażenia wystąpi w obu
tych normatywach, to brane pod uwagę są dane tego ze stanowiska. Jeszcze
wyżej w tej hierarchii jest normatyw grupy pracowników, a najwyżej normatyw
pracownika.
Normatyw wynikowy powstaje poprzez analizę wszystkich normatywów,
jakim podlega dany pracownik i zawiera wszystkie rodzaje wyposażenia jakie
wystąpiły na wszystkich tych poziomach. Jednak dla każdego z nich liczą się
dane z normatywu o najwyższym priorytecie, w którym dany rodzaj wystąpił.
Normatyw wynikowy zawiera w sobie wszystkie rodzaje wyposażenia jakie
wystąpiły w normatywie wydziału, do którego należy pracownik, stanowiska,
które zajmuje, grupy, do której należy i jego normatywu indywidualnego. W
przypadku rękawic ochronnych, które występują w normatywach wydziału i
stanowiska obowiązują dane ze stanowiska.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
149
150
W normatywach wydziału wszystkie pozycje muszą mieć niezerowe ilości.
To ograniczenie nie obowiązuje w normatywach stanowisk i pracowników. W
ten sposób można unieważnić wyposażenie przydzielone na niższym poziomie. Widać to w przypadku radiotelefonu. Występuje w normatywie kierownika wydziału, ale w normatywie pracownika jest wpisany z ilością zerową, i te
ostatnie parametry obowiązują w normatywie wynikowym, co oznacza np., że
Janowi Kowalskiemu radiotelefon się nie należy.
Wynikowy normatyw pracownika jest dostępny po wybraniu [Definicje|
Normy|Normatywy pracowników] i po wskazaniu w oknie Lista pracowników
akcji Normatyw wynikowy pracownika.
Kolumna Skąd w oknie normatywu wynikowego informuje z którego normatywu pochodzi wpis obowiązujący dla danego rodzaju wyposażenia. Możliwe są wartości:
— W — normatyw wydziałowy,
— S — normatyw stanowiska,
— G — normatyw grupy pracowników,
— P — normatyw pracownika.
Na temat normatywu wynikowego można przeczytać również w punkcie
Normatyw wynikowy osoby.
Wprowadzanie normatywów
Przed przystąpieniem do wprowadzania normatywów należy przeanalizować
zapotrzebowanie na wyposażenie pod kątem tego, co najlepiej wpisać do normatywów wydziałowych, co stanowiskowych, a co indywidualnie poszczególnym pracownikom. Ponadto, należy rozstrzygnąć, czy należy skorzystać z podziału pracowników na grupy i wykorzystać je do różnicowania normatywów.
Ze względu na to, że program sam aktualizuje normatywy wynikowe na podstawie danych z umów o pracę jak najwięcej informacji powinno znaleźć się
w normatywach wydziałowych i stanowiskowych. Wtedy w normatywie grupy lub pracownika powinny się znaleźć tylko takie pozycje, które skorygują
dane wynikające z dwóch pierwszych normatywów pod indywidualne potrzeby pracowników. Należy dążyć do takiego utworzenia normatywów wydziałowych i stanowiskowych, aby w normatywach grup lub pracowników było jak
najmniej informacji. Wtedy po przeszeregowaniu pracownika na inny wydział
lub stanowisko, jego normatyw wynikowy dostosuje się automatycznie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Funkcje definiowania normatywów skupiono w czterech pozycja menu
głównego:
— [Definicje|Normy|Normatywy wydziałów],
— [Definicje|Normy|Normatywy stanowisk],
— [Definicje|Normy|Normatywy grup pracowników],
— [Definicje|Normy|Normatywy pracowników].
Po wybraniu jednej z nich pojawi się trzyczęściowe oknowidoczne na ekranie I.15.
Ekran I.15
W lewej części będzie widoczny wykaz odpowiednio: wydziałów, stanowisk, grup pracowników lub pracowników, zależnie od tego który normatyw
jest redagowany. Na ekranie I.15 pokazane jest okno normatywów stanowisk.
Okno redagowania normatywów pracowników zawiera dodatkowe elementy,
które są opisane w dalszej części instrukcji. Na tym przykładzie nie są one widoczna. Lista pokazywana w prawym oknie jest uzyskiwana z danych redagowanych w innych miejscach programu i tu nie może być zmieniana.
W środkowej części wyświetlane są normatywy dla stanowiska wskazywanego w lewej części okna. Poszczególne kolumny oznaczają:
— Kod rodzaju wyposażenia,
— Ilość jaka należy się pracownikowi na danym stanowisku,
— Czas użytkowania (w dniach) po jakim może nastąpić wymiana zużytego mienia na nowe,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
151
152
— Tolerancja +- (w dniach) tego czasu użytkowania,
— Sposób rozliczenia (Zwrotu).
Istnieje kilka sposobów wprowadzania pozycji do normatywów. Zwykły
polega na wykorzystaniu akcji Dołącz, która pozwala na dodanie pojedynczej
pozycji do wykazu. Po jej wywołaniu pojawi się okno redakcji, w którym użytkownik wypełnia dane.
Ekran I.16
Rodzaj wyposażenia wybierany jest ze słownika rodzajów wyposażenia. Po
wybraniu wartości, pola Zakładany czas użycia, Tolerancja czasu użycia i Sposób
rozliczenia wypełniane są automatycznie wartościami domyślnymi wyliczonymi na podstawie tych jakie zdefiniowano dla tego rodzaju wyposażenia. W polu Ilość należy podać ile jednostek wyposażenia powinien mieć na stanie pracownik.
Przy polu Zakładany czas użycia znajdują się przyciski ułatwiające wprowadzanie danych, których działanie opisano w rozdziale I.17.2.
W dolnej części okna znajduje się przycisk Przywróć wartości domyślne. Po
jego użyciu program przywraca wartości w polach Zakładany czas użycia, Tolerancja czasu użycia i Sposób rozliczenia według danych domyślnych danego
rodzaju wyposażenia.
Po zredagowaniu tych danych nowa pozycja pojawia się w normatywie.
Program nie pozwoli na wielokrotne umieszczenie tego samego rodzaju wyposażenia w jednym normatywie.
Na każdym etapie można wydrukować zawartość normatywu. Po wybraniu w oknie normatywu akcji Wydruk drukowana jest jego zawartość. W tytule
podawana jest informacja jakiego normatywu dotyczy wydruk.
W prawej części okna na zakładkach widoczne są listy Rodzajów prac i
Rodzajów wyposażenia. Umieszczono je tutaj w celu ułatwienia wprowadzania
normatywów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Funkcje ułatwiające redagowanie normatywów
Często zdarza się, że normatywy na tym samym poziomie są identyczne lub w
niewielkim stopniu się różnią. Na przykład jeśli w zakładzie jest kilka wydziałów produkcyjnych, to ich normatywy prawdopodobnie będą bardzo zbliżone.
Dlatego aby ułatwić użytkownikowi pracę wprowadzono funkcje kopiowania
danych pomiędzy normatywami.
Kopiowanie całego normatywu pomiędzy jednostkami na tym samym poziomie działa tylko wtedy, gdy w danym normatywie nie ma jeszcze ani jednej
pozycji. Wtedy w środkowym oknie dostępna jest akcja Kopiuj z innego. Po jej
wybraniu program wyświetla listę z której można wybrać jednostkę, której normatyw ma być skopiowany do tego pustego. Jeżeli redagowany jest normatyw
wydziałów, to na liście znajdą się wydziały. Jeżeli stanowisk, to stanowiska itd..
Po wskazaniu jednostki program przepisze cały jej normatyw do tego okna, z
którego akcja została wywołana. Dalsze reagowanie normatywu będzie polegało na ewentualnym uzupełnieniu różnic.
Istnieje szybszy sposób skopiowania całego normatywu pomiędzy jednostkami tego samego poziomu. Wykorzystuje on mechanizm przeciągnij i upuść.
Całą operację przeprowadza się za pomocą myszki w lewym oknie. Najpierw w
tym oknie wskazujemy myszą jednostkę której normatyw chcemy skopiować pokazujemy ją wciskamy i przytrzymujemy wciśnięty lewy przycisk myszy. Następnie przenosimy (cały czas trzymając wciśnięty lewy przycisk) kursor nad
jednostkę do której chcemy skopiować ten normatyw i puszczamy przycisk.
Program poprosi o potwierdzenie i po jego uzyskaniu skopiuje cały normatyw
do tej jednostki. Takie kopiowanie uda się tylko wtedy, gdy normatyw jednostki, nad którą puszczamy lewy klawisz myszy jest pusty. Jeśli nie, wyświetlony
zostanie odpowiedni komunikat i operacja zostanie przerwana.
Kopiowanie częściowe normatywu pomiędzy jednostkami na tym samym
poziomie wykonuje się tylko za pomocą mechanizmu przeciągnij i upuść. W
tym wypadku nie jest wymagane, aby normatyw do którego kopiujemy był pusty. Przeciąganie odbywa się pomiędzy środkowym a lewym oknem. W oknie
środkowym (zawierającym normatyw) można wskazać jedną, lub zaznaczyć
kilka pozycji i przeciągnąć je myszką (w sposób opisany wcześniej) z tego okna
nad wybraną pozycję w lewym oknie i tu „upuścić” puszczając przycisk myszy.
Program zapyta o potwierdzenie i po jego uzyskaniu do wskazanej jednostki
zostaną dodane przenoszone elementy normatywu.
Jeżeli w normatywie, do którego wykonywane jest kopiowanie występuje
już rodzaj wyposażenia identyczny z jednym z tych, które są kopiowane, to
dla każdego takiego przypadku oddzielnie program wyświetli odpowiedni komunikat i zapyta, czy nadpisać daną pozycję. Użytkownik może się zgodzić,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
153
154
wtedy istniejące dane zostaną zastąpione, lub nie, wtedy dla danego rodzaju
wyposażenia dane nie zostaną zmienione. Natomiast dane rodzajów wyposażenia, które nie występują w normatywie, do którego odbywa się kopiowanie
dopisane zostaną bez dodatkowych pytań.
Pozostałe dwa sposoby szybkiego wypełniania normatywów dotyczą przeciągania danych z prawego okna do środkowego. W prawym oknie występują
dwie zakładki. Na jednej znajduje się wykaz rodzajów prac, który zostanie opisany dalej. Na drugiej wykaz rodzajów wyposażenia. Najpierw zostanie opisane wykorzystanie tego właśnie wykazu.
Bezpośrednie kopiowanie rodzajów wyposażenia do normatywu polega na
przeciągnięciu danych z zakładki Rodzaje wyposażenia w prawym oknie do
okna z normatywem (środkowego). W prawym oknie przełączany widok na
zakładkę z wykazem rodzajów wyposażenia. Tam wskazujemy jedną, lub zaznaczamy kilka pozycji i przeciągamy muszą do środkowego okna. Program
doda do normatywy pozycje dotyczące przeciąganych rodzajów wyposażenia.
Każda dodawana pozycja będzie w polu ilość miała wartość 1, natomiast pozostałe pola (Czas, +-, Z) wypełnione zostaną wartościami domyślnymi podanymi w definicji danego rodzaju wyposażenia. Podobnie jak w opisanej poprzednio funkcji przeciągania danych, w przypadku przeciągnięcia do normatywu
rodzaju wyposażenia, który już jest w tym normatywie program zapyta, czy
dane mają zostać nadpisane. Po potwierdzeniu, dane w normatywie dla tego
rodzaju wyposażenia będą zgodne z domyślnymi dla tego wyposażenia, a w
polu ilość wartość zostanie zmieniona na 1.
Redagowanie normatywu na podstawie rodzajów prac polega na przeciąganiu danych z zakładki Rodzaje prac w prawym oknie do okna normatywu
(środkowego). Aby było to możliwe, najpierw należy zredagować normatywy
rodzajów prac.
Zakłada się, że spośród wszystkich aktywności pracowników związanych
z wykonywaniem obowiązków służbowych w zakładzie jest możliwe spisanie
listę rodzajów prac. Jeden pracownik na danym stanowisku może wykonywać
wiele rodzajów prac. Na przykład może kierować pojazdami, spawać i wykonywać prace ślusarskie. W zależności od potrzeb przełożeni zlecają mu wykonywanie zadania związanego z jednym z tych rodzajów pracy. Dla każdego z nich wymagane jest nieco inne wyposażenie. Czyli dla każdego rodzaju
prac niezależnie określamy normatyw wyposażenie jakie jest potrzebne do jego efektywnego i zgodnego z przepisami BHP wykonania zadania. Następnie
te normatywy wykorzystać można do szybkiego „składania” normatywu konkretnego wydziału, stanowiska, grupy lub pracownika, jak z gotowych „klocków”. Wprowadzanie rodzajów prac i ich normatywów wykonuje się w oknie
Normatywy rodzajów prac, które uruchamia się po wybraniu z menu głównego:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
[ Definicje|Normy|Normatywy rodzajów prac]. Wygląd okna jest bardzo zbliżony do pokazano wyżej okna normatywu stanowisk. Z prawej strony znajduje
się wykaz rodzajów prac, który można tu reagować (występują akcje Dołącz,
Popraw, Usuń). W środkowej części jest okno normatywu, a w prawej wykaz
rodzajów wyposażenia. Redagowanie normatywu rodzajów prac wykonuje się
tak jak opisano to powyżej w przypadku innych normatywów.
Po zredagowaniu normatywów rodzajów prac można je wykorzystać do redagowania normatywów wydziałów, stanowisk, grup pracowników i pracowników. W oknie redakcji każdego z nich, po prawej stronie znajduje się zakładka z wykazem rodzajów prac. Można wybrać jeden lub zaznaczyć kilka i
przeciągnąć do środkowego okna.
Załóżmy, że redagujemy normatyw pracownika. Wtedy na zakładce wykazu rodzajów prac zaznaczamy te pozycje, które odpowiadają pracom jakie
będzie ten pracownik wykonywał i przeciągamy do jego normatywu. Program
poprosi o potwierdzenie i po jego uzyskaniu umieści w normatywie pracownika dane z normatywów wszystkich zaznaczonych rodzajów prac. W przypadku
tej funkcji program nie pyta użytkownika o decyzję, gdy wykryje że w normatywie, do którego odbywa się kopiowanie znajduje się już taki sam rodzaj
wyposażenia. Nie spyta również użytkownika, gdy jakiś rodzaj wyposażenia
występuje w normatywach kilku zaznaczonych i przeciąganych jednocześnie
rodzajów prac. W przypadku takiego konfliktu program sam wyznacza „najkorzystniejszy” wariant normy dla danego rodzaju wyposażenia i ten umieszcza
w normatywie, do którego wykonywane jest kopiowanie. Przy ocenie, który
wariant (norma) jest najkorzystniejszy stosuje kryteria opisane niżej.
Kryteria automatycznego doboru najkorzystniejszej normy
Jeżeli dwie normy na ten sam rodzaj wyposażenia mają podane różne ilości, to
wybierana jest ta z ilością większą. Jeżeli ilości są jednakowe, a jedna z norm
ma sposób rozliczenia Zwrot bez terminu zużycia (B), to wybierana jest ta, której
sposób rozliczenia jest inny niż ten. Jeżeli obie normy mają ten sposób rozliczenia, to program uznaje je za jednakowe i wtedy wybierana jest pierwsza z nich.
Jeżeli obie normy mają inny sposób rozliczenia niż Zwrot bez terminu zużycia,
to wybierana jest ta, która w polu Czas ma mniejszą wartość. Jeżeli wartość w
tym polu jest taka sama, to wybierana jest norma w której sposób rozliczenia
jest podany jako Niewymagany zwrot (N). Jeżeli i sposoby zwrotów są jednakowe, to program traktuje obie normy jako równoważne i przyjmuje pierwszą
z nich.
W kryteriach wyboru najkorzystniejszej normy wartość w polu tolerancja
nie jest brana pod uwagę.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
155
156
Wybrana norma wpisywana jest w całości. Oznacza to, że jeśli zostanie wybrana ze względu na ilość, to bez względu na wartości pozostałych pól zostanie
wpisana do normatywu w całości.
W normie nr 1 wydawane są dwie sztuki mydła na pół roku, a w normie nr
2 jedna sztuka na tydzień. Program nie weźmie np. pod uwagę, tego że mimo
większej ilości czas użytkowania wg normy 1 jest znacznie mniej korzystny
i większa ilość tego nie rekompensuje. Kryterium ilości jest decydujące i po
jego „wygraniu” przez normę 1 czas użytkowania nie będzie już przez funkcję
porównywany.
Okno normatywów pracowników oprócz opisanych wyżej części ma dodatkowo w środkowej części, poniżej okna z normatywem czwarte okno z wykazem wymagań osoby, którą reprezentuje dany rekord pracownika. Pozwala
to użytkownikowi na łatwą kontrolę kompletności danych wymagań i ich edycję. Edycja wymagań działa identycznie jak opisana w rozdziale wymagania
osób.
Zawartość wykazu pracowników w lewym oknie zleży od uprawnień użytkownika i wybranego obszaru roboczego.
Uprawnienia użytkownika do listy pracowników definiuje się w oknie
uprawnień użytkowników do jednostek organizacyjnych [Definicje|Parametry|
Użytkownicy] po wybraniu użytkownika i akcji [Uprawnienia|Jednostki organizacyjne]. Większość użytkowników nie ma uprawnień do użycia tej funkcji.
Obszar roboczy ustawia się w funkcji [Definicje|Pracownicy|Obszar roboczy]. Lista pracowników prezentowana w oknie edycji normatywów pracowników zależy od wybranych ustawień obszaru.
Użytkownik wybiera wydział w oknie ustawiania parametrów pracy, jakie
jest dostępne jako pierwsza funkcja menu Kartoteki, Obrót, Magazyny, Zaopatrzenie lub Firma.
W oknie z listą pracowników znajduje się dodatkowa funkcja, która wyświetla dla danego pracownika jego normatyw wynikowy. W oknie, które pojawi się po wybraniu akcji normatyw wynikowy pracownika widać jakie rodzaje wyposażenia i według jakich norm należą się pracownikowi. Akcja Drukuj
w tym oknie pozwala te dane wydrukować.
Normatyw wynikowy osoby
W większości przypadków jedna osoba fizyczna jest zatrudniona w danej firmie w ramach jednego stosunku pracy. Jednak zdarza się również, że jedna
osoba w tej samej firmie może w danej chwili być zatrudniona w ramach więcej
niż jednego stosunku pracy. Wtedy na liście pracowników aktywnych występuje więcej niż raz. Każdy z tych pracowników może podlegać innemu norma-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
tywowi wyposażenia. Funkcje kontrolne programu odpowiedzialne za niedopuszczenie do wydania osobie nadmiernej ilości wyposażenia muszą określić
tą dopuszczalną ilość. Proste zsumowanie normatywów mogłoby doprowadzić
do absurdalnej sytuacji, gdy jednej osobie fizycznej przydzielono by dwa kaski,
dwa lub więcej laptopy, lub dwa telefony komórkowe, podczas gdy potrzebny
jest tylko jeden. Dlatego normatyw wynikowy osoby budowany jest na zasadzie wyboru „najkorzystniejszej normy”. Jeżeli w ten sam rodzaj wyposażenia
występuje w normatywach kilku pracowników reprezentujących tą samą osobę, to do normatywu wynikowego osoby zostanie wpisana norma wytypowana według kryterium doboru najkorzystniejszej normy — takiego samego jak
działa podczas przeciągania do normatywu danych z wykazu rodzajów prac.
Wynikowy normatyw osoby jest dostępny po wybraniu akcji Normatyw
wynikowy pracownika z okna listy pracowników (lewego) funkcji redagowania
normatywów pracowników [Definicje|Normy|Normatywy pracowników].
Ekran I.17
Podczas wyświetlania tego normatywu można wykonać wydruk. Kolumny w oknie normatywu wynikowego osoby mają takie same znaczenie jak w
normatywie wynikowym pracownika z tym, że w dodatkowej kolumnie wyświetlane są informacje o charakterze zatrudnienia pracownika z którego norma danego rodzaju wyposażenia trafiła do normatywu wynikowego. Dzięki
tej informacji użytkownik wie, gdzie powinien dokonać ewentualnej korekty
danych aby uzyskać oczekiwany rezultat.
17.6 Wydruki zbiorcze normatywów
Wybierając z menu [Definicje|Normy|Wydruki] użytkownik może wykonać
wydruki wymagań osób. Program drukuje wymagania osób odpowiadających
liście pracowników do jakich uprawniony jest użytkownik z ograniczeniami
wskazanymi w obszarze roboczym.
Dostępne są wydruki:
Wymagania osób - oddzielne kartki dla każdej osoby drukuje oddzielną listę
wymagań na oddzielnej stronie. Zawartość każdej strony jest podobna
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
157
158
do tej, jaką uzyskuje się wykonując wydruk bezpośrednio z okna wymagań danej osoby.
Wymagania osób - tabela zbiorcza wydruk prezentuje dane w formie tabeli,
w której w każdym wierszu znajdują się dane innej osoby. W tym przypadku użytkownik może zdecydować, czy dodana będzie kolumna na
podpis osoby.
Jeżeli jedną osobę reprezentuje kilka rekordów z listy pracowników, to program umieści jej dane w tych wydrukach tylko raz.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Rozdział II
Gospodarka magazynowa
W tym rozdziale zamieszczone zostały wszystkie informacje dotyczące prowadzenia gospodarki magazynowej przy pomocy programu Xpertis Logistyka,
począwszy od określania początkowych parametrów pracy w module magazynowym, poprzez obsługę dokumentacji związanej z przychodami i rozchodami towarów, a skończywszy na kontroli bieżących stanów magazynowych oraz
sporządzaniu różnorodnych zestawień i sprawozdań.
Gospodarka magazynowa ściśle związana jest z systemem Xpertis Logistyka. Większość funkcji opisanych w tym rozdziale może być przeprowadzonych
tylko w systemie Xpertis Logistyka.
Niemniej w system Xpertis Ewidencja wyposażenia pewne funkcje mogą być
również przeprowadzane, np. redakcja dokumentów magazynowych, dlatego
też w niniejszym podręczniku został zamieszczony obszerny opis związany
z modułem Magazyny.
Informacje na temat zakładania — definiowania magazynów znajdziesz
w rozdziale dotyczącym parametryzacji systemu.
— Program umożliwia niezależne prowadzenie dowolnej liczby magazynów. Każdy z nich ma odrębną kartotekę dokumentów oraz jest niezależnie rozliczany ilościowo i wartościowo.
— Poszczególne magazyny mogą różnić się między sobą metodą rozliczeń
wartościowych. Typ i związana z nim metoda rozliczeń wartościowych
określane są przez użytkownika dla każdego magazynu w momencie jego definiowania. Zagadnienie definiowania magazynów oraz określania
metody rozliczeń wartościowych zostało ujęte w punkcie II.1.
— W kolejnych punktach znajdziesz informacje i wskazówki, jak wprowadzać dokumenty przychodowe i rozchodowe (punkt II.4), przeglą-
159
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
160
Rozdział II. Gospodarka magazynowa
dać i korygować wystawioną dokumentację, dokonywać różnego rodzaju analiz danych magazynowych. Program umożliwia również kontrolę stanów magazynowych w poszczególnych magazynach. Stany generowane są w programie na podstawie rejestrowanej dokumentacji
w obrębie okresów obrachunkowych składających się na rok bilansowy
(punkt II.9).
— Dodatkowe funkcje, niezbędne do prowadzenia prawidłowej ewidencji magazynowej, takie jak inwentaryzacja, oraz funkcje umożliwiające
uzgadnianie stanów materiałowych opisano w punkcie II.10.
— Program umożliwia ewidencjonowanie towarów, w skład których wchodzą inne towary, czyli kompletów. Wszystkie informacje dotyczące zasad
kompletowania wyrobów oraz generowania dokumentów stwierdzających przychód i rozchód kompletów i ich części składowych zebrano
w punkcie II.11.
— Program Xpertis Logistyka umożliwia prowadzenie ewidencji zamówień
pochodzących od klientów przedsiębiorstwa — dotyczących materiałów
zgromadzonych w magazynach oraz zamówień własnych kierowanych
do dostawców.
1 Metody rozliczeń
Zdefiniowanie magazynów w programie jest jedną z najistotniejszych czynności przygotowujących do pracy w module magazynowym. Dopiero po jej wykonaniu program umożliwia prowadzenie gospodarki materiałowej. Od skonstruowanych przez użytkownika definicji zależy, ile magazynów będzie obsługiwanych w ramach programu oraz jaki system prowadzenia kartotek magazynowych i wartościowych rozliczeń towarów zostanie przyjęty. System może być zmienny — inny dla każdego założonego magazynu lub jednolity, gdy
wszystkie magazyny rozliczane są według tych samych zasad.
Systemy rozliczeń można zasadniczo podzielić na trzy grupy: rozliczenia
według cen rzeczywistych dostawy, rozliczenia według cen uśrednionych oraz
według cen ewidencyjnych. Do użytkownika należy decyzja, który z systemów
rozliczeń zostanie zastosowany w każdym z utworzonych magazynów. Poza
metodą ewidencji cenowych użytkownik określa także wewnętrzną organizację asortymentu w poszczególnych magazynach, czyli decyduje o stosowaniu
bądź niestosowaniu podziału asortymentu na grupy towarowe.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
161
II.2. Cena magazynowa
Program przygotowany jest do obsługi dowolnej liczby magazynów, z których każdy definiowany jest indywidualnie. Oznacza to, że jeżeli w jednym magazynie przewidywana jest obsługa dokumentów z uwzględnieniem cen dostawy, w innym mogą być stosowane ceny ewidencyjne lub średnie.
Wybór jednego z możliwych typów magazynu powinien być poprzedzony
analizą i dostosowany do indywidualnych warunków oraz dotychczas stosowanych metod prowadzenia gospodarki magazynowej. Jeżeli w danym magazynie zostanie wystawiony jakiś dokument to typu magazynu nie będzie już
można zmienić.
2 Cena magazynowa
Definiując magazyn decydujesz, w jaki sposób będzie ustalana cena magazynowa towaru podczas wydawania go z magazynu. Do dyspozycji masz kilka
różnych wariantów:
— ceny ewidencyjne — co oznacza stałą cenę dla towaru, niezależnie od
cen poszczególnych dostaw,
— ceny średnie — czyli cenę towaru uśrednioną na podstawie cen poszczególnych dostaw,
— ceny dostawy — co oznacza, że dla każdej partii towaru zostaje zachowana rzeczywista cena zakupu:
– FIFO,
– LIFO.
Gdy wybierzesz wariant z zachowaniem cen dostawy, zaistnieć może sytuacja, że ten sam towar, aktualnie ewidencjonowany w magazynie (czyli towar,
którego stany nie zostały wyczerpane), będzie miał dwie (lub więcej) różne ceny. Zdarzy się to wówczas, gdy kolejna dostawa zostanie przyjęta do magazynu, a poprzednia (lub poprzednie), o innych cenach zakupu, nie zostały jeszcze
z magazynu wydane. W związku z tym należy ustalić kolejność wydań towaru
z magazynu prowadzonego według cen rzeczywistych.
2.1 Kolejność wydawania towarów
Jednym z systemów wydawania towarów może być tzw. FIFO, gdzie kolejność
wydań jest chronologiczna i zgodna z kolejnością przyjęć, drugim zaś system
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
162
LIFO, gdzie kolejność wydań jest odwrotna w stosunku do kolejności przyjęć.
Podczas wprowadzania dokumentów przychodowych (np. PZ), definiowane
są poszczególne dostawy każdego towaru wraz z ceną zakupu. W programie
przechowywane są ilościowe stany poszczególnych dostaw dla każdego towaru
oraz ceny dostaw.
2.2 Magazyny cen rzeczywistych dostawy
W magazynach, prowadzonych według cen rzeczywistych, stan magazynowy
rozliczany jest z podziałem na poszczególne partie odpowiadające poszczególnym dostawcom. Mogą one różnić się między sobą cenami. W czasie rejestracji dokumentów przychodowych tworzona jest chronologiczna kolejka dostaw
dla każdego towaru. W zależności od tego, w jakim trybie wydawane są towary pochodzące z kolejnych dostaw, magazyny cen rzeczywistych dzielą się na
magazyny typu FIFO i typu LIFO.
— W magazynie, w którym przyjęty został system FIFO, kartoteki materiałowe są prowadzone z uwzględnieniem faktycznych cen dostawy towarów. Podczas wydawania towaru z tego magazynu obowiązuje zasada
„pierwszy przyszedł, pierwszy wyszedł”. Gdy rejestrowane są dokumenty rozchodowe, cena pobierana jest z najstarszej nie wyczerpanej dostawy. Użytkownik nie ma wpływu na cenę na dokumencie rozchodowym,
wynika ona z cen dostaw z kolejki przechowywanej przez program. Według takiej samej zasady aktualizowane są stany towarów w poszczególnych dostawach — w pierwszym rzędzie odpowiednio pomniejszane
są stany dostaw najstarszych. Jeżeli magazyn prowadzony jest w systemie FIFO, a towar przyjęto w trzech dostawach, jako pierwszy zostanie
wydany ten, który pochodzi z dostawy chronologicznie najstarszej. Po
jej wyczerpaniu wydawany będzie towar kolejno z drugiej, a następnie
z trzeciej dostawy.
— W magazynie, w którym przyjęty został system LIFO, podczas wydawania towaru obowiązuje zasada odwróconej kolejności, to znaczy „ostatni
przyszedł, pierwszy wyszedł”. Chronologiczna kolejka dostaw jest tworzona analogicznie jak w typie FIFO, ale w momencie akceptacji dokumentu rozchodowego cena towaru pobierana jest z ostatniej niewyczerpanej dostawy i użytkownik nie ma na nią żadnego wpływu. Stany
towarów w poszczególnych dostawach aktualizowane są odpowiednio,
począwszy od dostawy chronologicznie najmłodszej. Przy zastosowaniu tego systemu towar „najświeższy” wydawany jest z magazynu jako
pierwszy.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
163
— System rozliczeń według rzeczywistych cen dostaw, gdy operator programu sam wybiera dostawy, z których wydawany jest towar, stosowany
jest w magazynie typu DOSTAWY. Dla dokumentów rozchodowych obowiązują w nim ceny rzeczywiste dostawy, ale w odróżnieniu od dwóch
poprzednich typów operator programu decyduje o kolejności wydawania towarów, niezależnie od kolejki dostaw. Podczas wydawania towaru
z magazynu wyświetlana jest lista dotąd nie wyczerpanych dostaw tego
towaru. Znajduje się na niej — dla każdej dostawy — symbol, dane dotyczące dokumentu przychodowego, cena, w jakiej został przyjęty towar
do magazynu oraz pozostała ilość towaru.
System wydawania towarów w magazynach cen rzeczywistych
Może się zdarzyć, że w ramach jednego dokumentu rozchodowego należy wydać towar z dwóch lub więcej dostaw, ponieważ ilość z jednej dostawy jest
niewystarczająca. Wówczas na jednym dokumencie rozchodowym znajdzie się
odpowiednio więcej pozycji dotyczących danego towaru. Każda z tych pozycji odpowiadać będzie innej dostawie. Jeśli ceny w wybranych dostawach były
różne, także ceny tych pozycji będą inne.
W magazynach, w których obowiązuje tryb wydań towarów LIFO bądź FIFO przestrzegane są następujące zasady w trakcie redagowania dokumentów
rozchodowych:
— Jeśli ilość towaru, która ma być wydana w ramach jednego dokumentu
nie przekracza ilości przyjętej w jednej niewyczerpanej dostawie (odpowiednio „najstarszej” bądź „najmłodszej”), na dokumencie generowana
jest dla danego towaru jedna pozycja, a towar w całości wydawany jest
w cenie jednej dostawy.
— Jeżeli jednak ilość towaru przeznaczonego do wydania przekracza stan
odpowiedniej dostawy, brakująca ilość uzupełniana jest z poprzedniej
dostawy lub z dostawy następnej. Dotyczy to wszystkich magazynów
oprócz magazynu Dostawy. Wówczas dla jednego towaru na dokumencie rozchodowym powstają dwie (lub więcej) pozycje. Każda z nich obejmuje ilość towaru pobraną z jednej dostawy, a cena wydania równa jest
cenie tej dostawy.
W tym przypadku podział wydawanej ilości towaru na poszczególne części
odbywa się automatycznie, bez ingerencji operatora, w trakcie akceptacji dokumentu rozchodowego. Pozycje dokumentu po jego zaakceptowaniu można
jedynie przeglądać, nie jest możliwa ich modyfikacja.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
164
Inaczej wydania towaru przebiegają w magazynach typu DOSTAWY. Tutaj
ilość towaru wydawanego w ramach jednej pozycji dokumentu nie może przekroczyć stanu wskazanej dostawy. Jeśli jest ona większa niż stan dostawy w magazynie, na ekranie wyświetlony zostanie odpowiedni komunikat, a ilość podana przez operatora zostanie odpowiednio zmniejszona. Należy więc samodzielnie zredagować następną pozycję dokumentu dotyczącą tego samego towaru i umieścić w niej brakującą ilość. Pozycje dokumentu utworzonego w ten
sposób mogą być przed akceptacją modyfikowane przez operatora.
W programie istnieje możliwość zdefiniowania dokumentu magazynowego rozchodowego w ten sposób, że dla magazynu typu DOSTAWY wydanie towarów odbywa się tak jak dla magazynu typu FIFO lub LIFO (patrz punkt I.10.3).
Do magazynu przyjęto towar A w trzech różnych dostawach: w pierwszej
dostawie przyjęto 100 sztuk w cenie 10,00 zł, w drugiej — 250 sztuk w cenie 11,50 zł, w trzeciej — 50 sztuk w cenie 13,00 zł. Następnie zarejestrowano
dokument rozchodowy, na podstawie którego wydano z magazynu 300 sztuk
tego towaru. Jeżeli magazyn funkcjonuje według systemu FIFO, na dokumencie rozchodowym powstaną dwie pozycje. Pierwsza z nich wyczerpie całą najstarszą dostawę, a przyjęta cena będzie równa 10,00 zł. Druga stanowić będzie
pobranie z kolejnej dostawy. W tej pozycji znajdzie się 200 sztuk towaru w cenie 11,50 zł. Ogólna wartość towaru A na dokumencie rozchodowym wyniesie
3300 zł. Wartość towaru pozostałego w magazynie wynosi 1225 zł.
Gdy magazyn funkcjonuje według systemu LIFO, na dokumencie rozchodowym powstaną również dwie pozycje dotyczące tego towaru, z tym że odnosić się będą do innych dostaw. Pierwsza pozycja wyczerpie w całości ostatnią
dostawę i towar zostanie wydany w cenie 13,00 zł. Druga pozycja w całości wyczerpie dostawę poprzednią, a towar wydany zostanie w cenie 11,50 zł. Wartość
wydanego towaru równa jest tym razem 3525 zł. Towar pozostały w magazynie
pochodzi w całości z najstarszej dostawy. Jego wartość wynosi 1000 zł.
W magazynie typu DOSTAWY operator sam zdecyduje, z której partii towaru ma nastąpić pobranie. Może na przykład wydać 100 sztuk z pierwszej
dostawy, 150 sztuk z drugiej i 50 sztuk z ostatniej. Wówczas wartość towaru
wydanego równa będzie 3375 zł, a wartość towaru pozostałego w magazynie
1150 zł.
2.3 Magazyn cen średnich bieżących
W magazynie prowadzonym według cen średnich (typu ŚREDNIE) jednostkowa cena towaru jest na bieżąco aktualizowana przez program na podstawie cen
zakupu. Ceny wszystkich dostaw są uśredniane zgodnie ze stanami towarów,
a towar wydawany jest z magazynu po aktualnie obowiązującej cenie średniej.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
165
W przeciwieństwie do magazynu, gdzie stosowane są ceny ewidencyjne, w magazynie typu ŚREDNIE jednostkowe magazynowe ceny towarów mogą się zmieniać z każdą dostawą, ponieważ na bieżąco ulegają przeliczeniu.
Dla łatwiejszego uchwycenia różnic pomiędzy magazynem prowadzonym
według cen średnich i magazynem prowadzonym według cen rzeczywistych,
posłużymy się danymi wykorzystanymi w poprzednim przykładzie. Do magazynu przyjęto 100 sztuk towaru A w cenie 10,00 zł. Jest to pierwsza dostawa
tego towaru, jego cena magazynowa będzie więc równa cenie dostawy. Z chwilą wprowadzenia do magazynu drugiej partii towaru w innej cenie zakupu,
ulegnie ona przeliczeniu. Jeżeli w drugiej dostawie przyjęto 250 sztuk tego towaru w cenie 11,50 zł, to aktualna cena magazynowa wynosić będzie 11,07 zł.
Po przyjęciu w trzeciej dostawie 50 sztuk w cenie 13,00 zł, cena ponownie się
zmieni i wynosić będzie 11,31 zł (przyjęto założenie, że do czasu wprowadzenia trzeciej dostawy nie było żadnych wydań tego tego towaru). Średnia cena
magazynowa jest obliczana w sposób następujący:
4524,50
350 × 11,07 + 50 × 13,00
=
= 11, 31
350 + 50
400
Następnie zarejestrowano dokument rozchodowy i wydano z magazynu
300 sztuk towaru. Wartość łączna wydania równa jest 3393 zł, a wartość towaru
pozostałego w magazynie — 1131 zł.
2.4 Magazyn cen ewidencyjnych
W magazynie prowadzonym według cen ewidencyjnych (jest to magazyn typu
EWIDEN) cena towaru, bez względu na zmienne ceny dostawy, jest stała.
Towar wydawany jest w stałej cenie wprowadzonej przez użytkownika tak
długo, aż zostanie ona przez niego zmieniona poprzez wykonanie przeceny.
Gdy towar przyjmowany jest do magazynu po raz pierwszy, cena wprowadzona do dokumentu przychodowego będzie ceną ewidencyjną danego materiału. Jeżeli dla towaru cena jest już wyznaczona, podczas redakcji magazynowego dokumentu przychodowego cena wprowadzona jest przez system i nie
będzie można jej zmienić na dokumencie.
Ceny wszystkich towarów lub wybranych grup zmieniać można tylko przy
pomocy funkcji Przecena.
Przecenę można przeprowadzić zanim na dany towar zostanie wystawiony
pierwszy dokument.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
166
3 Grupy asortymentowe w magazynach
Poza zdefiniowaniem gospodarki cenowej w poszczególnych magazynach, należy jeszcze podjąć decyzję dotyczącą wewnętrznej organizacji magazynów,
mianowicie czy towar w ramach magazynów ma być dzielony na grupy asortymentowe, czy nie. Podział na grupy znacznie ułatwia pracę z dokumentami
w magazynie, w którym zgromadzony jest bogaty asortyment, natomiast nie
wydaje się celowy w tych magazynach, gdzie asortyment towarowy jest stosunkowo ubogi.
Jeżeli założony zostanie magazyn, w którym przestrzegany będzie podział,
uruchomienie wszystkich funkcji związanych z przeglądaniem listy towarów
będzie poprzedzone wskazaniem odpowiedniej grupy. Wówczas wybór towaru może nastąpić z ograniczonego zbioru towarów należących do jednej grupy, bądź, gdy operator zaniecha wskazania grupy, z pełnej listy towarowej.
Tam, gdzie podział przestrzegany nie jest, listy towarowe wyświetlane są zawsze w całości.
4 Redagowanie dokumentów magazynowych
Najważniejszą i najczęściej wykonywaną funkcją w programie magazynowym
jest redagowanie i rejestrowanie dokumentów magazynowych. Dokumenty te
są źródłem danych wejściowych, na ich podstawie powstają wszelkie dane wyjściowe dotyczące magazynu. Stany magazynowe są generowane na podstawie
ilości towarów wykazanych we wprowadzonych i zaakceptowanych dokumentach magazynowych.
4.1 Parametry dla magazynów
Przed wprowadzeniem pierwszego dokumentu należy wykonać następujące
czynności:
— Zdefiniować numerację dla dokumentów magazynowych. Jest to możliwe po wybraniu [Definicje|Parametry|Numeracja dokumentów]. Na temat definiowania numeracji przeczytasz w punkcie I.10.1. Definicje
numeracji dokumentów można również zaimportować po wybraniu
[Administracja|Import tabel|Definicje numeracji].
— Zdefiniować typy dokumentów magazynowych. Jest to możliwe po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]. Na temat definiowania typów dokumentów magazynowych przeczytasz w rozdziale
I.10.3.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
II.4. Redagowanie dokumentów magazynowych
— Wprowadzić parametry użytkownika dotyczące magazynów. Parametry
te wprowadzisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły] zakładki Magazynowe (patrz punkt I.8)
— Zdefiniować magazyny (patrz punkt I.12) i nadać do nich uprawnienia
— Wprowadzić parametry lokalne dla magazynów ([Zamówienia|Parametry pracy]). Tutaj wybierasz okres obrachunkowy i decydujesz w jakim
oddziale będziesz pracował — na temat wprowadzania parametrów pracy czytaj w punkcie I.4.3.
Przed przystąpieniem do rejestracji dokumentu należy zadbać również aby
wprowadzić dane do kartoteki kontrahentów [Firma|Kontrahenci].
4.2 Dokumenty zewnętrzne
Sporządzanie dokumentów magazynowych zostanie zaprezentowane na przykładzie dwóch typów dokumentów występujących w większości firm prowadzących gospodarkę magazynową. Jako przykład dokumentu przychodowego
posłuży dokument PZ, a rozchodowego dokument WZ. Są to najczęściej stosowane i jednocześnie najbardziej złożone dokumenty magazynowe. Dokumenty przychodowe i rozchodowe pozostałych typów redagowane są analogicznie.
Dokument przychodowy (PZ)
Dokumenty przychodowe redagować można wykorzystując w tym celu funkcję Redagowanie dokumentów [Magazyny|Redagowanie dokumentów].
Po wybraniu tej funkcji zostanie wyświetlona lista typów dokumentów magazynowych, zdefiniowanych w systemie i przypisanych użytkownikowi. Okno
zawierające przykładową listę typów dokumentów magazynowych pokazano
na ekranie II.1. Aby zredagować nowy dokument PZ, wskaż dokument PZ z
listy a następnie wybierz polecenie Dołącz.
Czynność rejestrowania dokumentu PZ (podobnie jak każdego innego dokumentu w programie) można podzielić na dwa etapy: redagowanie nagłówka dokumentu oraz redagowanie jego pozycji. Nagłówek zawiera informacje
dotyczące całego dokumentu, takie jak jego numer, data wystawienia, kontrahent itp. Pozycje dokumentu to towary przyjmowane do magazynu, informacje
o ich ilościach, cenach itp.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
167
168
Ekran II.1
Wprowadzanie danych nagłówkowych Redagując nagłówek należy wpisać
odpowiednie dane w poniżej opisane pola okna redagowania nagłówka.
Ekran II.2
Numer numer ewidencyjny dokumentu nadawany automatycznie. Poszczególne typy dokumentów numerowane są zgodnie z przypisaną im grupą
numeracji. Mogą być np. numerowane odrębnie dla każdego stanowiska
pracy w ramach miesiąca obrachunkowego bądź roku.
Istnieje również możliwość wykorzystania numerów jeżeli są luki w numeracji — patrz punkt Wykorzystanie wolnych numerów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Obok numeru dokumentu znajduje się Symbol dokumentu. Budowa
symbolu będzie zgodna z treścią formuły obsługującej nadawanie symboli dokumentom.
Więcej informacji na temat definiowania numeracji i budowy symbolu
dokumentu znajdziesz w punkcie I.10.1.
Pole nie jest dostępne do redagowania.
Data data wystawienia dokumentu magazynowego. Musi ona zawierać się
w okresie obrachunkowym aktywnym w danym magazynie. Dokumenty magazynowe powinny być rejestrowane w systemie systematycznie
i chronologicznie w celu uniknięcia błędów. Data dokumentu podpowiadana jest przez system:
Jeżeli dzisiejsza data mieści się w aktywnym okresie to podpowiada
się data bieżąca.
Jeżeli dzisiejsza data nie mieści się w aktywnym okresie to system
podpowie ostatni dzień okresu.
Datę podpowiadaną przez program użytkownik może zmienić.
Kod symbol kontrahenta, od którego została przyjęta dostawa. Przy wypełnianiu pola możesz skorzystać ze słownika kontrahentów. Jeśli symbol
wpiszesz „ręcznie”, musisz zadbać, by był on zgodny z symbolem jednej
z pozycji słownika. Po wprowadzeniu kodu kolejne pole — Nazwa czyli
nazwa kontrahenta wypełniane jest automatycznie.
Dane dodatkowe
Konto symbol konta kosztowego. Wypełniając to pole możesz skorzystać ze
słownika kont kosztowych programu. Jeśli pole Konto zostanie wypełnione w trakcie redagowania dokumentu, użytkownik zyskuje możliwość korzystania z dodatkowych analiz obrotów magazynowych w rozbiciu na konta kosztowe. Jeśli nie, dokument nie zostanie uwzględniony
przy sporządzaniu tego typu analiz.
Faktura zakupowa symbol faktury zakupowej. Pole wypełniasz jeżeli chcesz
umieścić informacje o dokumencie zakupu.
Opis dodatkowy komentarz, który może okazać się pomocny podczas analizy
danych. Pole to nie musi być redagowane.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
169
170
Dla kontrahenta (wg stref magazynowania) pole ma znaczenie tylko dla
magazynów wysokiego składowania i jest dostępne do edycji w przypadku zdefiniowania w systemie przynajmniej jednej strefy magazynowania przypisanej do kontrahenta. Opisywane pole może przyjmować
wartość kodów kontrahentów — tylko tych, którym zdefiniowano strefy
magazynowania. Wypełnienie tego pola kodem kontrahenta powoduje
analizowanie dostępności miejsc magazynowania w pierwszej kolejności według stref magazynowania kontrahenta np. operacje generacji reorganizacji, kompletacji wysyłki.
Nie wszystkie pola w nagłówku dokumentu można redagować.
Pole zawierające numer dokumentu jest wypełniane automatycznie kolejnym numerem. Użytkownik będzie miał ewentualnie możliwość wyboru numeru dokumentu, jeżeli w systemie będą wolne numery.
Na temat definiowania numeracji dokumentów i wykorzystania wolnych
numerów czytaj w punkcie I.10.1.
W sekcji Informacje wszystkie pola wprowadzane są przez program i użytkownik nie będzie mógł ich zmienić:
Mag zawartość pola informuje, którego magazynu dotyczy wprowadzany dokument. Jeśli operator zdecyduje, że dokument powinien trafić do innego magazynu, musi zaniechać dalszego nanoszenia danych, powrócić do
do funkcji Parametry pracy i tam wybrać właściwy magazyn.
Typ redagowany typ dokumentu magazynowego.
Rok, Mc aktywny rok i miesiąc obrachunkowy — pola określane w parametrach pracy.
Wartość wartość dokumentu, pole uzupełniane po wprowadzeniu pozycji dokumentu.
Dla dokumentów magazynowych zdefiniowanych jako unijne należało będzie uzupełnić również pole NIP UE oraz pola w zakładce Dane do INTRASTAT.
Jeżeli w zakładce Dane INTRASTAT pole Typ deklaracji ustawione zostanie na
Nie dotyczy, można również nie podawać NIP UE.
System INTRASTAT wprowadzany jest w systemie Xpertis Logistyka.
Na temat definiowania dokumentów magazynowych czytaj w punkcie I.10.3, informacje o redakcji dokumentów unijnych znajdziesz w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Wprowadzanie danych dotyczących pozycji Po zredagowaniu nagłówka
dokumentu można przystąpić do redagowania jego pozycji. Gdy zostanie wywołane okno przeglądania pozycji dokumentu (na razie puste), wybierz polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno redagowania danych (por. ekran II.3).
Ekran II.3
Na każdą pozycję dokumentu składają się następujące informacje:
Pozycja numer pozycji dokumentu. Numery nadawane są automatycznie dla
kolejnych pozycji dokumentu. Pole to nie jest dostępne do redakcji.
Grupa kod grupy materiałowej, do której należy przyjmowany towar. Kod
grupy można wypełnić korzystając ze słownika grup materiałowych. Pole to dostępne do redakcji jest tylko wtedy, gdy podczas definiowania
magazynu, którego dotyczy redagowany dokument, zaznaczony został
parametr Redagować grupę materiałową. W przeciwnym wypadku pole
to pozostaje wyszarzone i wypełniane jest przez program po wprowadzeniu indeksu materiału. Pola Grupa możesz nie wypełniać — po podaniu
indeksu pole zostanie wypełnione automatycznie.
Na temat definiowania magazynów przeczytasz w punkcie I.12, na temat
wprowadzania grup materiałowych przeczytasz w punkcie I.14.1.
Indeks indeks materiału, którego dotyczy dana pozycja dokumentu magazynowego. Indeks można wprowadzić korzystając z kartoteki materiałów.
Jeżeli dla danego magazynu wprowadzono materiały (patrz punkt I.12),
to po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlane będą tylko materiały przypisane do magazynu.
Po podaniu indeksu towaru program automatycznie wpisuje jego nazwę
do następnego pola.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
171
172
Nazwa nazwa materiału zgodna z indeksem znajdującym się w poprzednim
polu. Odpowiednia nazwa zostanie przeniesiona z kartoteki materiałów
automatycznie. Pole to nie jest dostępne do redagowania.
Il.w jedn. dod. ilość przyjmowanego towaru w jednostce dodatkowej. Aby pole to było odpowiednio przeliczane czy dostępne do redakcji program
musi być odpowiednio sparametryzowany.
Wartości pól dotyczących ilości są obliczane na podstawie przeliczników wpisanych podczas definiowania dodatkowych jednostek — patrz
punkt Dodatkowe jednostki dla materiału i I.14.8.
Ilość ilość towaru przyjmowanego do magazynu. Dokładność ilości jest edytowana i wyświetlana zgodnie z polem Dokładność ilości w definicji materiału.
Ostatnia cena zakupu w tym polu wyświetlana jest ostatnia cena zakupu materiału od danego dostawcy.
Jest to cena w walucie magazynu czyli w walucie narodowej.
Jeżeli w danym roku nie było dostaw od wskazanego w nagłówku dostawcy, cena będzie pobierana z lat poprzednich.
Cena jednostkowa cena towaru, z jaką towar jest przyjmowany do magazynu.
Wartość w tym polu może być inna niż aktualna cena magazynowa tego
towaru.
System umożliwia wprowadzenie ceny magazynowej do tylu miejsc po
przecinku ile zostało wprowadzone w pole Dokładność ceny magazynowej w definicje danego materiału [Definicje|Słownik materiałów|Dołącz/Popraw].
Między innymi uwzględniają to przeliczenia ceny na podstawie ceny walutowej.
Wartość dostawy lub wydania obliczana jest z dokładnością do 2 miejsc
po przecinku.
Podczas redakcji ceny, po naciśnięciu klawisza F3 dostępny będzie
słownik cen dostaw — jeśli został wcześniej wprowadzony.
Po odpowiedniej parametryzacji cena może być podpowiadana przez
system.
Na temat słownika cen dostaw i podpowiadania cen czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Dla magazynu typu EWIDEN pole nie będzie dostępne do redakcji, jeżeli
cena ewidencyjna jest wyznaczona.
Na temat ustalania cen towarów w magazynach różnego typu przeczytasz w punkcie II.2.
W magazynach różnych od ŚREDNIE i EWIDENCYJNE można będzie
wprowadzić cenę zerową. Jeżeli w chwili przyjmowania towaru do magazynu DOSTAWY, FIFO czy LIFO ceny jeszcze nie znamy, można wprowadzić zerową cenę. Dokumentów z ceną zerową nie można będzie zaksięgować. W tych magazynach cenę, zarówno zerową jak i większą od
zera będzie można poprawić po zaakceptowaniu dokumentu, ale przed
zaksięgowaniem.
Na temat opóźnionego wyceniania dostaw czytaj w punkcie II.4.4, więcej
na temat poprawiania cen czytaj w rozdziale II.7.
Jeżeli w pole Waluta wprowadzono symbol waluty innej niż narodowa,
dostępne do redakcji będzie pole Cena w. Należało będzie podać cenę
w walucie obcej. Pole Cena (cena w walucie narodowej) zostanie obliczone na podstawie ceny w walucie obcej i kursu.
Wartość wartość towaru wyliczana jako iloczyn wprowadzonej wcześniej ceny jednostkowej i ilości. Iloczyn jest zaokrąglany do dwóch miejsc po
przecinku. Pole jest wypełniane automatycznie i niedostępne do redakcji.
Wartość zakupu pole dostępne do redakcji tylko w magazynie typu EWIDEN.
Jest to wartość zakupu wprowadzona z faktury sprzedaży dostawcy. Jeżeli magazynowy dokument przychodowy został wygenerowany z dokumentu zakupu, pole wypełniane jest przez program.
Lokalizacja po odpowiednim sparametryzowaniu systemu, pole jest dostępne
do redakcji i umożliwia rejestrację miejsca składowania — lokalizacji
w danym magazynie.
Na temat lokalizacji czytaj w punkcie II.12.
Cecha pole dostępne jest do redakcji dla dokumentów przychodowych w magazynie typu DOSTAWY. Jeżeli w definicji materiału w kartotece materiałowej (I.14.4), zostanie wypełnione pole Wzorzec atrybutów cech,
w magazynie typu DOSTAWY system wymusi aby pole było wypełnione.
Po wypełnieniu pola Cecha, zostaną wyświetlone wartości atrybutów
w sekcji Atrybuty cechy dostawy.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
173
174
Istnieje również możliwość wprowadzania wartości bezpośrednio w pola sekcji Atrybuty cechy dostawy. Podczas zatwierdzania okna system
kontroluje, czy wartości wprowadzone są dla wszystkich zdefiniowanych
atrybutów.
Sekcja Atrybuty cechy dostawy nie jest widoczna dla innych typów magazynu, poza DOSTAWY.
Jeżeli dla materiału nie jest przypisany wzorzec atrybutów, pole Cecha
może być również wypełnione.
Jeżeli dla przychodu cecha zostanie umieszczona, zostanie ona przepisana zgodnie z dostawą w pole Cecha w dokumencie rozchodowym.
Na temat redakcji atrybutów w pozycji dokumentów czytaj w punktach:
— Ogólne zasady wprowadzania cech w pozycjach dokumentów,
— Edycja pola Cecha w pozycjach dokumentów,
— Obsługa atrybutów dostaw w magazynie.
Ogólnie na temat atrybutów dostaw czytaj w punkcie I.14.3.
Konto pole umożliwia wskazanie konta, na którym będzie księgowana redagowana pozycja dokumentu.
Termin ważności pole umożliwia rejestrację terminu ważności dostawy. Termin ważności dostępny będzie do redakcji po odpowiednim zdefiniowaniu magazynu — magazyn musi mieć zaznaczone pole Stosować wymiary (patrz punkt I.12).
Na temat terminu ważności czytaj w punkcie II.12.
Wartość brutto pole pomocnicze, wyświetlające wartość brutto rejestrowanej
pozycji dokumentu.
Obok wartości brutto wyświetlana jest stawka VAT. Pole wypełniane jest
według następujących zasad:
— dla dokumentów wprowadzanych ręcznie - z kartoteki materiałowej lub stawek VAT kontrahenta,
— dla dokumentów utworzonych z dokumentów zakupu - według
stawki podanej w pozycji dokumentu zakupu,
— dla dokumentów tworzonych z zamówień dostaw - z kartoteki materiałowej lub stawek VAT kontrahenta.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Uwagi dodatkowe uwagi dotyczące dokumentu. Pole nie musi być wypełnione.
Kod ident. kod identyfikujący dostawę.
Pole może być wypełnione, jeżeli dla danego indeksu materiałowego, w
definicji w zakładce Dane dodatkowe, pole Identyfikacja na urządzeniu
mobilnym zaznaczono na Wg dostaw. Wówczas w oknie pozycji aktywne
będą przyciski:
— Kody ID — wybór powoduje wyświetlenie nieprzypisanych kodów
kreskowych — wybrany kod zostanie przypisany do dostawy.
— Nowy kod ID — wybór powoduje generację nowego kodu kreskowego identyfikującego daną dostawę.
Na temat przypisywania kodu identyfikującego dostawę czytaj w punkcie II.4.5.
Na temat identyfikacji dostaw na urządzeniu mobilnym czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
W oknie z pozycjami magazynowych dokumentów zewnętrznych, dostępna jest zakładka Opakowania. Zakładka zawiera informacje o opakowaniach
zwrotnych związanych z danym towarem. Jeżeli przyjmowany materiał nie jest
powiązany z opakowaniem zwrotnym, okno będzie puste. Przy pomocy polecenia Dołącz można dołączyć opakowanie, nawet jeżeli towar nie ma przypisanego opakowania w kartotece materiałowej.
Zakładka Opakowania nie jest widoczna dla magazynów bez powiązanych
magazynów opakowań.
Funkcjonalność opisana jest w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Dokument zwrotu zewnętrznego (ZZ) Dokument zwrotu zewnętrznego
(ZZ) jest szczególnym przypadkiem dokumentu przychodowego. W definicji
takiego dokumentu ([Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]) należy zaznaczyć pola: Przychodowy, Zwrotny, Zewnętrzny, Zwykły (patrz punkt I.10.3).
W pozycji takiego dokumentu, dostępne jest pole Data dostawy, co go odróżnia od innych zewnętrznych dokumentów przychodowych.
Dla dokumentów zwrotu do magazynu istnieje możliwość wyboru dostawy. W tym celu w polu Data dostawy nacisnąć klawisz F3 i wskazać dostawę,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
175
176
na która ma być przyjęty zwrot. Po wybraniu dostawy w pole Cena zostanie
wprowadzona cena z dostawy.
Akceptacja takiego dokumentu spowoduje zwiększenie ilości na wskazanej
dostawy.
Brak daty oznacza przyjęcie dostawy wg daty dokumentu (nowa dostawa).
Dokument rozchodowy (WZ)
Podobnie jak w przypadku dokumentów przychodowych, dokumenty rozchodowe redagować można wykorzystując funkcję Redagowanie dokumentów
[Magazyny|Redagowanie dokumentów].
Po wybraniu z listy typów dokumentu typu WZ i wykonaniu polecenia Dołącz, rozpoczęte zostanie redagowanie nowego dokumentu WZ.
Na ekranie II.4 zostało zaprezentowane okno redagowania nagłówka dokumentu rozchodowego.
Ekran II.4
Wprowadzanie danych nagłówkowych Pola Numer, Symbol, Data dokumentu redaguje się analogicznie do odpowiadających im pól w omawianym wcześniej dokumencie przychodowym PZ. Znaczenie pól w sekcjach Informacje
i Dane dodatkowe jest również podobne.
Pozostałe pola:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Kod kod kontrahenta, dla którego wydawany jest towar z magazynu. Może się
zdarzyć, że kontrahent ten nie został jeszcze zarejestrowany w programie
i nie ma jego kodu ani danych w wybranym słowniku. W takiej sytuacji
należy najpierw wprowadzić dane kontrahenta do słownika, nadać mu
kod, a następnie wskazać go jako odbiorcę.
Nazwa nazwa kontrahenta. Pole wypełniane automatycznie po wprowadzeniu kodu.
Odbiorca kod odbiorcy, któremu wydawany jest towar. Przy wypełnianiu pola
wygodnie jest skorzystać ze słownika. W słowniku tym znajdują się dane
tylko tych odbiorców, którzy związani są z kontrahentem wskazanym w
poprzednich polach. Pole to nie musi być wypełnione. Kiedy je wypełnisz, dane o odbiorcy drukowane będą na dokumencie sprzedaży. Jeżeli
danych właściwego odbiorcy brakuje w słowniku, możesz je uzupełnić
nie przerywając redagowania dokumentu.
NIP UE NIP kontrahenta w UE. Wypełnianie pola ma sens, jeżeli dokument
będzie powiązany z dokumentem unijnym.
Rabat procent rabatu udzielanego kontrahentowi. Pole ma znacznie jeżeli na
podstawie dokumentu WZ będzie wystawiana faktura. Rabat może być
podpowiadany z cennika dla danego kontrahenta.
Pole widoczne jest tylko wtedy, gdy w definicji dokumentu magazynowego (patrz punkt I.10.3) zaznaczone jest pole Tworzy dokument sprzedaży.
Procent rabatu nie może być liczbą ujemną oraz jego maksymalna wartość wynosi 99,99 %.
Typ rabatu w pozycji ustawienie tego pola ma wpływ jaki typ rabatu będzie
wprowadzany w pozycji dokumentu:
— po ustawieniu pola na S — rabat procentowy kaskadowy;
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy od ceny;
— po ustawieniu pola na W — rabat kwotowy od wartości.
Na temat rabatów czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Pole Typ rabatu w pozycji widoczne jest tylko wtedy, gdy w definicji dokumentu magazynowego (patrz punkt I.10.3) zaznaczone jest pole Tworzy
dokument sprzedaży.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
177
178
Wg brutto znacznik związany z możliwością określenia sposobu wyceny zewnętrznych dokumentów rozchodowych związanych ze sprzedażą.
Pole widoczne jest tylko wtedy, gdy w definicji dokumentu magazynowego (patrz punkt I.10.3) zaznaczone jest pole Tworzy dokument sprzedaży.
Jeżeli pole Wg brutto zostanie zaznaczone, podczas redakcji ceny sprzedaży w dokumencie magazynowym, dostępne do redakcji będzie pole
Cena brutto i na jej podstawie będzie naliczana cena netto i podatek.
Istnieje możliwość przełączenia dokumentu magazynowego również zawierającego pozycje na według cen netto lub według cen brutto.
Jeśli dokument jest niewalutowy to ceny netto i brutto nie są przeliczane.
Przeliczane są tylko wartości.
W dokumencie walutowym cena jest powiększana o VAT jeśli jest zmiana z cen netto na brutto lub pomniejszana o VAT w przeciwnym przypadku. Wartości w pozycjach są również przeliczane.
Miejsce dostawy miejsce dostawy towaru. Podczas wypełniania tego pola dostępny jest słownik, który może być uzupełniany w trakcie redagowania
nagłówka zamówienia. Pole nie musi być wypełnione.
Miejsce dostaw dla kontrahenta można uzupełniać również po wybraniu
[Firma|Kontrahenci|Inne|Miejsca dostaw].
Transport jeżeli pole to zostanie zaznaczone, materiały wprowadzane na dokument, będą mogły być powiązane z transportem.
Jeżeli wielowalutowość jest dostępna w programie, do redakcji dostępne są
pola związane z walutą. Należy wówczas podać walutę, wypełnić pola związane z kursem i podać datę kursu. Kurs może być podany ręcznie lub z pobrany z
tabeli kursu. Jeżeli kurs waluty pochodzi z tabeli, wówczas data zostanie wprowadzona automatycznie.
Kurs może być również podpowiadany przez system po odpowiedniej parametryzacji.
Wartość pola Z waluty wg wartości decyduje o sposobie przeliczania pozycji
w walucie. Pole może przyjmować wartości:
— T — pozycje walutowe będą przeliczane według wartości, czyli przejście
z waluty handlowej na opodatkowania przebiega na poziomie wartości
netto pozycji dokumentu,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
— N — pozycje walutowe będą przeliczane według ceny, czyli zostanie najpierw wyznaczona cena w walucie opodatkowania (i narodowej), z której następnie zostaną wyliczone pozostałe wartości pozycji w tych walutach.
Wartość pola Z waluty wg wartości podpowiadana jest z parametru
800814 Czy przeliczać pozycje walutowe wg wartości? dostępnego po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Formuły|Cenniki].
Na temat dokumentów walutowych czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka w rozdziale Dokumenty walutowe. Tam też znajdziesz informacje
dotyczące podpowiadania kursów walut, sposobu przeliczania pozycji walutowych i inne.
Wprowadzanie danych dotyczących pozycji Po zredagowaniu danych nagłówkowych przystąpić należy do nanoszenia danych dotyczących kolejnych
pozycji.
Jeżeli w definicji magazynu, w którym redagujesz dokument, zaznaczono
pole Usługi na dokumentach rozchodowych (patrz punkt I.12), w oknie z pozycjami dokumentu rozchodowego dostępne są polecenia:
— Dołącz materiał
— Dołącz usługę
Jeżeli w danym magazynie usługi na dokumentach rozchodowych mają nie
być rejestrowane, dostępne będzie tylko standardowe polecenie Dołącz, po wybraniu którego można będzie wprowadzać tylko materiały.
Okno redagowania pozycji dokumentu rozchodowego zostało zaprezentowane na ekranie II.5.
W oknie redagowania pozycji dokumentu wydania znajdują się pola:
Pozycja numer pozycji dokumentu. Numery nadawane są automatycznie dla
kolejnych pozycji dokumentu. Pole to nie jest dostępne do redakcji.
Grupa kod grupy materiałowej, do której należy przyjmowany towar. Kod
grupy można wypełnić korzystając ze słownika grup materiałowych. Pole to dostępne do redakcji jest tylko wtedy, gdy podczas definiowania
magazynu, którego dotyczy redagowany dokument, zaznaczony został
parametr Redagować grupę materiałową. W przeciwnym wypadku pole
to pozostaje wyszarzane i wypełniane jest przez program po wprowadzeniu indeksu materiału. Pola Grupa możesz nie wypełniać — po podaniu
indeksu pole zostanie wypełnione automatycznie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
179
180
Ekran II.5
Indeks indeks materiału, którego dotyczy dana pozycja dokumentu magazynowego. Indeks można wprowadzić korzystając z kartoteki materiałów.
Po wybraniu klawisza F3 pojawia się okno, w którym znajdują się materiały, dla których występują stany magazynowe (niezależnie czy dany
magazyn ma przypisane materiały — patrz punkt I.12).
Jeżeli wprowadzono grupę towarową, w oknie Stany magazynowe znajdą
się tylko materiały z danej grupy.
Ze słownika materiałów można wybrać również polecenie Zamienniki,
jeżeli chcesz stosować zamiennik towaru. Z listy zamienników wybierz
właściwy towar. W pole Indeks zostanie wpisany wówczas indeks zamiennika.
Po podaniu indeksu towaru program automatycznie wpisuje jego nazwę
do następnego pola.
Nazwa nazwa materiału zgodna z indeksem znajdującym się w poprzednim
polu. Odpowiednia nazwa zostanie przeniesiona z kartoteki materiałów
automatycznie. Pole to nie jest dostępne do redagowania.
Data dostawy data dostawy, wybrany z listy dostaw. Pole to dostępne do redakcji jest tylko dla dokumentów rozchodowych wystawianych dla magazynu typu DOSTAWY.
System kontroluje aby pole Data dostawy było wypełnione. Jeżeli w definicji dokumentu rozchodowego włączony jest parametr Auto FIFO/LIFO
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
pole Data dostawy nie musi być wypełnione —- patrz punkt I.10.3 opis
pola Auto FIFO/LIFO.
Na temat wyboru dostawy czytaj również w punkcie Wybór dostawy w
magazynie typu DOSTAWY.
Il.w jedn. sprz. ilość wydawanego towaru w jednostce sprzedaży. Aby pole to
było odpowiednio przeliczane czy dostępne do redakcji program musi
być odpowiednio sparametryzowany.
Wartości pól dotyczących ilości są obliczane na podstawie przeliczników wpisanych podczas definiowania dodatkowych jednostek — patrz
punkt Dodatkowe jednostki dla materiału i I.14.8.
Ilość ilość wydawanego towaru. Podczas wprowadzania indeksu towaru dostępna jest kartoteka materiałów. Znajdują się w niej, oprócz kodów
i nazw towarów, także aktualne stany dostępne. Podczas redagowania
pola Ilość należy mieć na uwadze fakt, że nie będzie możliwe sporządzenie dokumentu wydania WZ, jeżeli ilość dostępna będą mniejsza niż ilości podana w pozycjach dokumentu rozchodowego. Komunikat o przekroczeniu aktualnej ilości dostępnej towaru w magazynie wyświetlany
jest bezpośrednio po wprowadzeniu ilości.
Po ustawieniu parametru Czy podpowiadać ilość dostępną podczas redagowania dokumentu rozchodowego? (parametr 600102) na T, wartość
w tym polu będzie automatycznie korygowana przez program, jeżeli stan
dostępny zostanie przekroczony. Ilość podpowiadana, jest to stan dostępny materiału w magazynie.
Dla magazynu typu DOSTAWY, dostępna ilość na danej dostawie zostanie
wprowadzona po wybraniu dostawy.
W przypadku ustawienia parametru 600102 na N, w takiej sytuacji wyświetlany jest komunikat o przekroczonym stanie dostępnym, jak również w komunikacie znajduje się informacja o ilości dostępnej, natomiast
ilość ta nie będzie podpowiadana w polu Ilość.
Parametr 600102 można redagować po wybraniu [Definicje|Parametry|
Formuły|Magazyn]) (patrz punkt I.7).
Cena jednostkowa cena magazynowa towaru. Pole to nie podlega redakcji, jest
wypełniane automatycznie. Znajduje się w nim aktualna cena magazynowa towaru. W przypadku, gdy dokument dotyczy magazynu cen ewidencyjnych, jest to cena magazynowa ewidencyjna danego towaru. Dla
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
181
182
pozostałych typów magazynów cena ta jest wyznaczana na różne sposoby. Algorytm wyznaczania ceny magazynowej stanowi podstawową cechę, która odróżnia od siebie poszczególne typy magazynów.
Na temat wyznaczania cen magazynowych patrz punkt II.2, dotyczący
definiowania magazynów.
Wartość wartość pozycji wydawanego towaru wyliczona jako iloczyn ilości
i ceny magazynowej. Wartość jest zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Pole nie podlega redakcji.
Lokalizacja w polu tym wprowadzany jest kod lokalizacji, jeżeli dla danej dostawy, podczas wprowadzania dokumentu przychodowego zarejestrowano lokalizację. Pole to ma znaczenie po odpowiedniej parametryzacji
systemu. Na temat lokalizacji czytaj w punkcie II.12.
Cecha pole zawiera dodatkowe informacje o cechach towaru. Pole ma znaczenie tylko dla dokumentów w magazynie typu DOSTAWY. Związane jest
z atrybutami dostaw — patrz punkt I.14.3.
Dla dokumentów rozchodowych nie jest dostępne do redakcji. Jeżeli cecha została umieszczona na dokumencie przychodowym, to w pole to
zostanie ona przepisana zgodnie z dostawą automatycznie.
Konto pole umożliwia wskazanie konta, na którym będzie księgowana redagowana pozycja dokumentu.
Termin ważności jeżeli dla danej dostawy zarejestrowano termin ważności
podczas wprowadzania dokumentu przychodowego, odpowiednia data
zostanie tu wyświetlona. Pole to ma znaczenie po odpowiedniej parametryzacji systemu. Na temat terminu ważności czytaj w punkcie II.12.
Kod ident. kod identyfikujący dostawę.
Pole będzie wypełnione, jeżeli dla danego indeksu materiałowego, w definicji w zakładce Dane dodatkowe, pole Identyfikacja na urządzeniu mobilnym zaznaczono na Wg dostaw.
W przypadku dokumentów rozchodowych pole nie jest dostępne do redakcji i uzupełniane automatycznie na podstawie wybranej dostawy.
Na temat przypisywania kodu identyfikującego dostawę czytaj w punkcie II.4.5.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
183
Ceny sprzedaży na dokumencie rozchodowym Jeżeli w definicji rozchodowego dokumentu zewnętrznego zaznaczony jest parametr Redakcja cen sprzedaży, to w oknie Pozycja dokumentu do redakcji dostępne będą pola związane
ze sprzedażą. Są to praktycznie te same pola, które są dostępne podczas redakcji pozycji faktury sprzedaży.
Rabat w pozycji dokumentu rozchodowego jest obsługiwany jak na faktu- Rabat w pozycji
rze. W zależności od ustawienia w nagłówku dokumentu rozchodowego pola dokumentu
rozchodowego
Typ rabatu w pozycji, rabat może być:
— po ustawieniu pola na S — rabat procentowy kaskadowy;
— po ustawieniu pola na K — rabat kwotowy od ceny;
— po ustawieniu pola na W — rabat kwotowy od wartości.
Na temat rabatów czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
W przypadku dokumentów magazynowych, podobnie jak dla sprzedaży,
istnieje możliwość aby do redakcji było dostępne pole Cena brutto, a na jego
podstawie wyliczane było pole Cena netto. W tym celu, w nagłówku danego
dokumentu należy zaznaczyć pole Ceny sprzedaży brutto .
W magazynie typu FIFO i LIFO, jeżeli na dokumencie rozchodowym zewnętrznym jest więcej niż jedna pozycji na jeden towar, i dokument zdefiniowany jest tak, że podawane są wartości związane ze sprzedażą, to wartość
sprzedaży wyświetlana jest tylko do jednej z pozycji, dla pozostałych pozycji
wartości sprzedaży są zerowe. Wszystkie wartości związane ze sprzedaż widoczne są w zakładce Wart. sprzedaży..
Okno z pozycjami dokumentów magazynowych rozchodowych zewnętrznych, z redakcją cen sprzedaży, zawiera również zakładkę Wart.sprzedaży.
W zakładce tej znajdują się informacje związane ze sprzedażą: wartości netto, brutto, VAT.
Na temat definiowania typów dokumentów magazynowych czytaj w rozdziale I.10.3.
Na temat cen sprzedaży czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Aktualizacja stanu magazynowego podczas wydania towaru Wystawiając
dokument wydania należy pamiętać o tym, że przed zakończeniem jego redagowania i przed zaakceptowaniem, ilości wydawanych towarów nie są automatycznie zdejmowane ze stanu magazynowego. Stan magazynowy jest korygowany dopiero w chwili akceptacji całego dokumentu. Jeżeli podczas pracy
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
184
wielostanowiskowej wielu operatorów obsługuje wydania z tego samego magazynu, może się zdarzyć, że ten sam towar zostanie jednocześnie wybrany na
dwóch (lub więcej) stanowiskach. Gdy stan magazynowy tego towaru będzie
niewystarczający, zaakceptowany będzie tylko pierwszy z dokumentów (decyduje tu moment wykonania funkcji Akceptuj). Drugi dokument powinien zostać odpowiednio poprawiony lub usunięty.
Opakowania w pozycji dokumentu rozchodowego Jeżeli magazyn jest powiązany z magazynem opakowań, w oknie z pozycjami magazynowych dokumentów zewnętrznych, dostępna jest zakładka Opakowania. Zakładka zawiera
informacje o opakowaniach zwrotnych związanych z danym towarem. Jeżeli
wydawany materiał nie jest powiązany z opakowaniem zwrotnym, okno będzie puste. Przy pomocy polecenia Dołącz można dołączyć opakowanie, nawet
jeżeli towar nie ma przypisanego opakowania w kartotece materiałowej.
Logistyka.
Wybór dostawy w magazynie typu DOSTAWY Dla rozchodowych dokumentów w magazynie typu DOSTAWY, po naciśnięciu klawisza F3 w polu
Data dostawy zostanie wyświetlone okno Stany dostaw dla danego materiału.
W oknie tym podobnie jak dla stanów materiałowych (dostępnych po wybraniu [Magazyny|Stany magazynowe]), wyświetlane są informacje o stanie poszczególnych dostaw, stanie dostępnym, rezerwacjach. Po wybraniu danej dostawy, w polu Ilość na pozycji dokumentu magazynowego, można wprowadzić
wartość nie większą niż stan dostępny danej dostawy.
Auto FIFO/LIFO
System kontroluje aby pole Data dostawy było wypełnione.
Jeżeli w definicji dokumentu rozchodowego włączony jest parametr Auto
FIFO/LIFO pole Data dostawy nie musi być wypełnione — patrz punkt I.10.3
opis pola Auto FIFO/LIFO.
Jeśli dla dokumentów z włączonym Auto FIFO czy Auto LIFO pole Data dostawy pozostanie niewypełnione, to w polu Ilość będzie można wpisać ilość
większą niż na poszczególnych dostawach, w szczególności można wprowadzić cały stan dostępny w magazynie (sumę wszystkich dostaw).
Podczas akceptacji takiego dokumentu pozycje zostaną rozbite na poszczególne dostawy według kolejki odpowiednio FIFO (tak jak w magazynie typu
FIFO) lub LIFO (tak jak w magazynie typu LIFO).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Gdy pole Data dostawy zostanie określone czyli dla pozycji zostanie wybrana dostawa, mimo włączonej opcji Auto FIFO czy Auto LIFO, dana pozycja
zostanie wyłączona z rozpisywania FIFO czy LIFO i zostanie jej przydzielona
pozycja wcześniej podłączona.
Opisane typy dokumentów nie są obsługiwane w magazynie typu DOSTAWY z obsługą palet. W tych typach magazynów dokumenty rozchodowe mają
zwykłą obsługę — ze wskazaniem dostawy na pozycji dokumentu.
W polu Stan dost. (stan dostepny) w oknie Stany wg cen, uwzględniane są
rezerwacje (nie dotyczące danej dostawy — znacznik Wg dostaw jest zaznaczony na pozycji zamówień czy rezerwacji tymczasowych). Ilość wynikająca
z odblokowania rezerwacji dla danej dostawy nie może przekroczyć ogólnej
ilości zarezerwowanej dla danego materiału w magazynie.
Jeżeli wprowadzimy oznaczenia:
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY = ILOŚĆ REZERWACJI - ILOŚĆ
REZERWACJI WG DOSTAWY dla danej dostawy,
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW = ILOŚCI REZERWACJI MATERIAŁU - ILOŚCI REZERWACJI MATERIAŁU WG DOSTAW dla dostaw danego materiału,
wówczas Stan dostępny danej dostawy powiększony jest o:
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY, jeżeli WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY są mniejsze lub równe od WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW,
— WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW, jeżeli WOLNE_REZERWACJE_DOSTAWY są większe od WOLNE_REZERWACJE_DOSTAW.
Uproszczona edycji dokumentów magazynowych Wystawiając rozchodowy dokument magazynowy w magazynie typu DOSTAWY, można skorzystać
z edycji uproszczonej. W tym celu należy zdefiniować odpowiednio dokument.
Po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych], definiując rozchodowy, dokument magazynowy zaznacz pole Uproszczone wystawianie (patrz
punkt I.10.3).
Wypełniając dane w oknie redakcyjnym dokumentu zdefiniowanego jako
uproszczony, nie wszystkie pola są widoczne. W polu Ilość podpowiadana jest
zawsze liczba 1, użytkownik może ja zmienić. Nie ma tu możliwości wskazania
dostawy i rozchód przebiega zgodnie z kolejką FIFO.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
185
186
Istnieje możliwość podawanie cechy podczas redakcji uproszczonej pozycji dokumentu magazynowego. Po podaniu cechy funkcja rozpisze tylko dostawy z podaną cechą.
Na temat pola Cecha czytaj w punkcie II.4.2.
4.3 Dokumenty wewnętrzne
Zasada wprowadzania dokumentów magazynowych wewnętrznych jest taka sama jak dla dokumentów zewnętrznych. Nagłówek dokumentów wewnętrznych nie zawiera informacji o kontrahencie, jak i informacji dotyczących sprzedaży. W pozycjach przychodowych dokumentów wewnętrznych nie
ma możliwości wprowadzenia zerowej ceny, natomiast w pozycjach rozchodowych dokumentów wewnętrznych nie ma możliwości wprowadzania cen
sprzedaży.
Dokumenty wewnętrzne ze zleceniem
Dokumenty wewnętrzne mogą również realizować pobrania i zwroty na zlecenie.
Aby w programie można było wystawiać dokumenty ze zleceniem, należy
odpowiednio zdefiniować dokument wydania na zlecenie i ewentualnie dokument zwrotu. W tym celu należy wybrać [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych].
Na temat definiowania dokumentów czytaj w punkcie I.10.3.
Definiując dokument pobrań na zlecenie w pola okna Typ dokumentu należy wprowadzić wartości:
— Typ — np. RW;
— Nazwa — np. Rozchód wewnętrzny;
— Typ dokumentu — Rozchodowy;
— Rodzaj dokumentu — Wewnętrzny, Zwykły;
— Związany ze zleceniem — pole musi być zaznaczone.
Definiując dokument zwrotu na zlecenie w pola okna Typ dokumentu należy wprowadzić wartości:
Aby dokument był dokumentem zwrotu do magazynu, definiując ten dokument w pola definicji należy wpisać następujące wartości:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
— Typ — np. ZW;
— Nazwa — np. Zwrot wewnętrzny;
— Typ dokumentu — Przychodowy;
— Rodzaj dokumentu — Wewnętrzny, Zwykły;
— Związany ze zleceniem — pole musi być zaznaczone.
Nagłówek dokumentu związanego ze zleceniem zawiera dodatkowo pola:
Zlecenie symbol zlecenia na które wydawany jest towar. Wprowadzając zlecenie, nie ma możliwości na wprowadzanie zlecenia zamkniętego. Data
dokumentu nie może być wcześniejsza niż data powołania zlecenia.
Podrzędne zlecenie podrzędne. Pole nieaktywne w przypadku kiedy program
Logistyka nie współpracuje z systemem Produkcja.
Wydział kod wydziału. Pole wypełniane przez system jeżeli w definicji zlecenia podano wydział.
Pozycja dokumentu wewnętrznego ze zleceniem zawiera dodatkowo pola:
Zlecenie symbol zlecenia na które wydawany jest towar. Wprowadzając zlecenie, nie ma możliwości na wprowadzenie zlecenia zamkniętego. Data
dokumentu nie może być wcześniejsza niż data powołania zlecenia. Jeżeli zlecenie zostało wprowadzone w nagłówku dokumentu, pole zostanie
wypełnione przez program symbolem zlecenia z nagłówka i nie będzie
Podrzędne zlecenie podrzędne. Pole nieaktywne w przypadku kiedy program
Logistyka nie współpracuje z systemem Produkcja.
Wydział kod wydziału. Pole wypełniane przez system.
Podczas wprowadzania dokumentów ZW lub innego dokumentu zdefiniowanego jako zwrot do magazynu, jeżeli w nagłówku wprowadzono zlecenie, program będzie kontrolował wartość wprowadzoną do pola Ilość. Podczas
zwrotu towaru na zlecenie użytkownik nie będzie miał możliwości wprowadzenia większej ilości, niż aktualna ilość na zleceniu.
Podczas redakcji nagłówka lub pozycji dokumentu magazynowego związanego ze zleceniem, podpowiadane jest konto kosztów przypisane do zlecenia. Konto jest podpowiadane wyłącznie wtedy gdy pole Konto kosztowe (w
nagłówku lub pozycji) jest niewypełnione.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
187
188
Akceptacja dokumentu pobrań z magazynu i zwrotu do magazynu ze zlecenia powoduje aktualizację zlecenia.
Jeżeli program Logistyka współpracuje z systemem Produkcja, wystawiając rozchodowy dokument wewnętrzny powiązany ze zleceniem system będzie
kontrolował czy nie nastąpi wydanie ponad limit do zlecenia.
Jeżeli program Logistyka współpracuje z systemem Produkcja, można automatycznie wygenerować pozycje dokumentu RW.
Dokumenty wewnętrzne powiązane z projektami
Jeżeli współpraca z systemem Projekty jest włączona, redagując wewnętrzny
dokument magazynowy rozchodowy lub przychodowy, dostępna jest zakładka
Projekty.
Dla takich dokumentów można wprowadzać wartości do kontrolingu —
polecenie dostępne jest w oknie przeglądania pozycji dokumentu.
W pozycji dokumentów rozchodowych wewnętrznych, niepowiązanych ze
zleceniem, dostępna jest akcja Z rez. tymczasowych.
Jeżeli w systemie zarejestrowane są rezerwacje z projektów, wybór polecenia Z rez. tymczasowych spowoduje wyświetlenie listy rezerwacji tymczasowych z żądań z projektów.
Listę rezerwacji można ograniczyć do konkretnego projektu, etapu lub zadania wypełniając w nagłówku dokumentu zakładkę Projekty.
Na temat współpracy z systemem Projekty czytaj w podręczniku do systemu Logistyka.
Przesunięcie międzymagazynowe
System umożliwia wykonanie funkcji przesunięcia międzymagazynowego.
Należy wówczas odpowiednio zdefiniować parę dokumentów MM — przesunięcie między magazynowe jako dokument rozchodowy i MP — magazyn
przyjął jako dokument przychodowy. Na temat definiowania dokumentów
czytaj w punkcie I.10.3. Dla tych dokumentów należy zaznaczyć pole Wewnętrzny. Dla dokument MM w pole Tworzy dokument należy wprowadzić
symbol MP.
Dokument MM, jak każdy dokument w systemie składa się z nagłówka i pozycji. Pola nagłówek dokumentu MM są podobne jak w innych dokumentach
wewnętrznych bez zlecenia. Dodatkowo, znajduje się tu pole Do magazynu, w
które należy wprowadzić symbol magazynu do którego przesuwamy towar lub
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
towary. Nie można wprowadzić tutaj magazynu wskazanego w parametrach
pracy, to znaczy nie ma możliwości przesunięcia towaru na ten sam magazyn.
Po zaakceptowaniu dokumentu MM zostanie automatycznie utworzony
dokument MP, o identycznych pozycjach jak dokument MM.
Jeżeli w definicji dokumentu MM pole Zaakceptowany ustawiono na N,
w wyniku przesunięcia międzymagazynowego zostanie wygenerowany niezaakceptowany dokument. Wówczas system nie kontroluje zgodności dokumentów — utworzony dokument będzie można dowolnie modyfikować — można
zmienić indeks, cenę, usunąć poszczególne pozycje czy cały dokument.
Po ustawieniu pola na T, dokument MP z chwilą utworzenia zostanie
automatycznie zaakceptowany. System nie zezwoli na wycofanie akceptacji
tak utworzonego dokumentu MP. Usunięcie dokumentu MP będzie możliwe
w momencie wycofywania akceptacji dokumentu MM.
Nie są kontrolowane uprawnienia użytkownika do magazynu, na którym
ma być utworzony dokument przyjęcia. Jeżeli użytkownik nie posiada uprawnień do danego magazynu, dokument zostanie utworzony, ale nie zostanie zaakceptowany.
Istnieje możliwość przesunięcia materiałów między magazynami z różnych oddziałów. W oknie redakcji nagłówka dokumentu przesunięcia magazynowego w polu Do magazynu dostępne są zdefiniowane magazyny z wszystkich
oddziałów.
Przesunięcia między oddziałami będą możliwe, gdy parametr 600400
Czy przesunięcia magazynowe między oddziałami? dostępny po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Formuły|Magazyny] ustawiony będzie na T.
Wycofanie akceptacji dokumentu MM możliwe będzie tylko wówczas jeżeli parametr Czy można usunąć dokument, który utworzył inny dok. dostępny
po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn] zostanie ustawiony na T
(patrz punkt I.7).
Na temat przesunięcia międzymagazynowego czytaj również w puncie II.7
dotyczącym zmiany ceny na zaakceptowanych dokumentach.
Bilans otwarcia
Bilans otwarcia to pierwszy dokument, który powinien zostać zarejestrowany
w każdym z założonych magazynów. Dokument ten zazwyczaj wprowadzany
jest jeden raz, na początku pracy z programem. Pozwala on wygenerować początkowe stany magazynowe wszystkich towarów, które znajdują się w magazynie w momencie uruchomienia programu. Bilans otwarcia może być również
zarejestrowany, jeśli w programie założony zostanie nowy magazyn, w którym
stany towarów będą większe od zera.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
189
190
Dokument typu BO (Bilans otwarcia) to wewnętrzny dokument magazynowy, tworzący przychód — generujący stany materiałowe. Waluta właściwa
dla tego dokumentu to waluta wskazana jako narodowa w parametrach pracy programu. Każda pozycja dokumentu powinna odpowiadać innej dostawie
towaru, jeśli był on za każdym razem dostarczany w innych cenach niezależnie
od typu magazynu.
Redagując pozycje dokumentu należy w standardowy sposób wprowadzić
indeks i nazwę materiału.
Na dokumencie BO dostępne do redakcji jest również pole Data dostawy.
Data ta może się różnić od daty dokumentu. W przypadku dokumentu BO,
data tu wprowadzona będzie traktowana jako faktyczna data dostawy. Podczas
wydawania towaru w magazynach typu FIFO czy LIFO kolejka będzie tworzona
zgodnie z datą. Jeżeli nie podasz daty dostawy, po zaakceptowaniu dokumentu
system jako datę dostawy przyjmie datę dokumentu jak na innych dokumentach przychodowych.
Należy także umieścić tu dane dotyczące ilości wprowadzanego towaru
oraz jego cenę. Pole Cena będzie różnie wypełniane, w zależności od wybranego typu magazynu. W magazynach prowadzonych według rzeczywistych cen
dostaw (typu FIFO, LIFO i dostawy) oraz w magazynie prowadzonym według
cen średnich należy wprowadzić cenę zaczerpniętą z dokumentów przychodowych towaru. Natomiast w magazynie prowadzonym według cen ewidencyjnych może to być cena różniąca się od ceny zakupu.
4.4 Opóźnione wycenianie dostaw
Do magazynu typu DOSTAWY, FIFO, LIFO można przyjąć towar niewyceniony
i wycenić go później. Wprowadzając dokument PZ w takiej sytuacji w polu Cena
można pozostawić liczbę zero.
Aby dostawa mogła być wyceniona w innym terminie, parametr użytkownika 1003 Czy poprawiać zaakceptowane przychodowe dokumenty magazynowe (nie dotyczy automat. akceptowanych przesunięć magazynowych) musi być
ustawiony na T.
Parametr ustawisz po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] — patrz punkt I.8.7.
Towar z ceną zerową można przyjmować również do magazynu typu EWIDEN, ale w tym przypadku, oprócz odpowiedniego ustawienia parametru 1003,
należy ustawić na T parametr globalny 600104 Wprowadzenie cen zerowych
do magazynu typu ceny ewidencyjne?. Parametr jest dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn] — patrz punkt I.7
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
W korzystaniu z funkcjonalności związanej z opóźnioną wyceną dostaw
istnieją ograniczenia:
— Do magazynu typu ŚREDNIE nie można przyjąć towaru z ceną zerową.
— Do magazynu typu EWIDEN można przyjąć towar z ceną zerową pod warunkiem odpowiedniego sparametryzowania programu (patrz opis wyżej).
— Nie będzie można zaakceptować dokumentu MM z zerową ceną gdy
przesunięcie jest do magazynu typu ŚREDNIE.
— Dokumenty z ceną zerową nie będą księgowane.
— Dostawy z ceną zerową nie można wprowadzić za pośrednictwem dokumentu zakupu, chyba że dokument PZ zostanie utworzony na podstawie
faktury przed akceptacją dokumentu zakupu (nie można zaakceptować
dokumentu zakupu, jeżeli nie podano ceny).
Towarem przyjętym z ceną zerową można obracać, jak innymi towarami —
można wystawiać dokumenty rozchodowe, wykonać przesunięcie towaru do
innego magazynu. Na wszystkich dokumentach odwołujących się do dostawy
z ceną zerową, cena towaru będzie również równa zero.
W magazynie cen średnich nie uda się utworzyć dokumentu MP jeżeli na
dokumencie MM jest towar z dostawy z zerową ceną. Jeżeli parametr 600104
ustawiony jest na N, to również w magazynie cen ewidencyjnych nie uda się
utworzyć dokumentu MP w takiej sytuacji.
Jeżeli w magazynie znajduje się towar bądź towary z ceną zerową nie będzie
możliwości wykonania inwentaryzacji, a w magazynie typu EWIDEN również
przeceny.
Dokumentu z zerową ceną dostawy nie może być zaksięgowany.
Wycenianie dostaw Wycenę należy wprowadzić na dokumencie pierwotnym. Należy odszukać odpowiednią pozycję dokumentu i wykonać funkcję
Popraw. Wówczas na wszystkich dokumentach związanych z daną dostawą cena również zostanie zmieniona.
Na temat poprawiania zaakceptowanych magazynowych dokumentów
przychodowych czytaj w punkcie II.7.
Dokumentem PZ przyjęto towar w cenie zerowej. Sprzedano go (faktura
z generacją dokumentu WZ), a później w wyniku korekty sprzedaży (dokument ZZ) przyjęto ponownie do magazynu. Wszystkie te dokumenty odwoływały się do tej samej dostawy, cena towaru na wszystkich tych dokumentach
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
191
192
była zerowa. Po wycenie dokumentu PZ, który jest w tym przypadku dokumentem pierwotnym, dokumentach WZ i ZZ wszystkie pozycje związane z danym
towarem zostaną wycenione automatycznie.
4.5 Przypisanie kodu identyfikującego dostawę
Podczas wprowadzania pozycji dokumentu przychodowego — zarówno zewnętrznego jak i wewnętrznego, istnieje możliwość przypisania kodu identyfikującego dostawę danej pozycji.
Funkcjonalność dotyczy indeksów materiałowych, dla których w definicji
materiału w zakładce Dane dodatkowe, pole Identyfikacja na urządzeniu mobilnym zaznaczono na Wg dostaw.
Funkcjonalność można zrealizować naciskając odpowiednio przycisk:
— Kody ID — wybór powoduje wyświetlenie listy aktualnie nieprzypisanych
kodów kreskowych. Po wybraniu jednego z kodów, kod zostanie przypisany do danej dostawy.
— Nowy kod ID — wybór powoduje automatyczną generację nowego kodu
kreskowego identyfikującego daną dostawę.
Po wybraniu kodu, kod zostanie wprowadzony w pole Kod ident.
Rezygnacja z wprowadzenia (modyfikacji pozycji) przy podanym kodzie
identyfikującym dostawę również koryguję przypisanie (m.in. nowe kody
identyfikujące dostawę oznaczane są jako nieprzypisane kody kreskowe).
W przypadku identyfikacji Wg dostaw, określenie kodu identyfikującego
dostawę nie jest wymagane z poziomu wprowadzania pozycji dokumentu magazynowego. Akceptacja danego dokumentu spowoduje automatyczne uzupełnienie tego kodu.
W oknach redakcji pozycji dokumentów magazynowych widoczny jest
kod kreskowy (dokładniej jego zapis alfanumeryczny) w polu Kod ident. Dla
dokumentów przychodowych w określonych przypadkach (identyfikacja wg
dostaw) można go zmienić. Dla dokumentów rozchodowych pole to jest uzupełniane automatycznie na podstawie wybranej dostawy (nie dotyczy to pozycji bez wskazanej dostawy).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
4.6 Historia dostawy
Funkcja Historia dostawy powoduje wyświetlenie listy powiązanych dokumentów magazynowych, zamówień, dokumentów sprzedaży i zakupu.
Funkcja wywoływana jest poprzez menu użytkownika dla:
— pozycji dokumentu magazynowego,
— pozycji dokumentu sprzedaży,
— dostawy dla materiału ze stanu magazynowego.
Funkcja wyświetla historię dostawy wraz z powiązanymi dokumentami zakupu, sprzedaży, zamówieniami dostaw i sprzedaży. Uwzględnia przesunięcia
międzymagazynowe, korekty dokumentów. Historia dostawy jest wyświetlana
jako drzewo powiązań. Ikony informacyjne zostały opisane w legendzie. Kolorem wyróżniona jest bieżąca pozycja. Każdy z dokumentów można zobaczyć
poprzez funkcję Pokaż dokument.
4.7 Słownik cen dostaw
Słownik cen dostaw dostępny jest podczas redakcji ceny w przychodowych dokumentach magazynowych.
Słownik zostanie wyświetlony po naciśnięciu klawisza F3 w polu związanym z ceną zakupu. Po wywołaniu słownika dostępne są zakładki Cennik i
Ostatnie ceny dostaw.
W zakładce Cennik, w zależności od ustawienia parametrów w systemie
Xpertis Logistyka będą wyświetlane ceny z cennika bądź też z kartoteki towarowej.
Po odpowiedniej parametryzacji cena może być podpowiadana przez system.
Więcej na temat cen dostaw i cenników dostaw czytaj w podręczniku do
systemu Xpertis Logistyka.
4.8 Kopiowanie dokumentów magazynowych
Istnieje możliwość kopiowania dokumentów magazynowych.
Funkcja jest dostępna po wybraniu [Magazyny|Redagowanie dokumentów | Ten|Kopiuj pozycje].
Funkcja ta pozwala na skopiowanie pozycji dokumentów magazynowych
dowolnego typu do innych dokumentów magazynowych wybranego typu w
zakresie aktualnego magazynu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
193
194
Po wskazaniu akcji Kopiuj pozycje na ekranie wyświetlone zostanie okno
z parametrami kopiowania zawierające pola:
Kopiuj na typ dokumentu typ dokumentu na jaki ma być kopiowany wskazany dokument. Po naciśnięciu klawisza F3 wyświetlona jest lista dokumentów dostępnych dla danego użytkownika, w danym magazynie.
Jeżeli na dokumenty nie są nałożone żadne uprawnienia, widoczne będą
oczywiście wszystkie zdefiniowane typy dokumentów.
W przypadku współpracy systemu z systemem Xpertis Produkcja (parametr ogólny systemu 100400 ustawiony na wartość T) nie można skopiować danego dokumentu na typ dokumentu związanego ze zleceniem
lub z wyrobem (odpowiednie znaczniki w definicji typu dokumentu).
Data dokumentu w polu tym można określić datę nowego dokumentu. W sytuacji nie podania daty, wyznaczona zostanie data ostatniego dnia z danego okresu określonego w parametrach lub bieżąca data, jeżeli zawiera
się w okresie ustawionym w parametrach.
Liczba kopii w polu tym należy podać ile kopii danego dokumentu ma być wygenerowanych. Maksymalna ilość utworzonych dokumentów określona
jest przez parametr 600600 Maksymalna liczba kopiowanych dokumentów funkcją Kopiuj pozycje. Jeżeli użytkownik poda liczbę większą niż jest
określona parametrem, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
Kontrahent na kopii kod kontrahenta na którego będzie wystawiany skopiowany dokument bądź dokumenty. Jeżeli w parametrach kopiowania
określony zostanie kontrahent, wszystkie skopiowane dokumenty będą
miały przypisanego wybranego kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie zostanie określony, nowo utworzone dokumenty nie będą miały przypisanego
kontrahenta i przed zaakceptowaniem dokumentu należało będzie dane
o kontrahencie uzupełnić.
Wyjątkiem jest przypadek kopiowania na typ umożliwiający redakcję
cen sprzedaży. Wtedy podanie kontrahenta jest wymagane.
Jeżeli w polu Kopiuj na typ dokumentu zostanie wybrany typ dokumentu
wewnętrznego, pole Kontrahent na kopii nie będzie dostępne do reakcji.
Kopiować wskazania do dostaw pole dostępne jest do redakcji, jeżeli wybranym typem dla kopiowanych pozycji dokumentu jest typ dokumentu
rozchodowego. Wówczas należy określić, czy kopiowaniu mają podlegać
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
195
wskazania dostaw (domyślnie nie mają się kopiować). Kopiowanie wskazań dostaw powoduje, że skopiowany dokument po akceptacji powiąże
się (jeśli będzie to możliwe) z dostawą, z którą powiązany jest dokument
źródłowy. Sytuacja taka jest możliwa dla kopii dokumentów będących
rozchodami. W przypadku, gdy wybranym typem dla kopiowanych pozycji dokumentu jest typ dokumentu przychodowy, wskazania dostaw
nie są kopiowane, aby nie było sytuacji w której dana dostawa powiązana jest z więcej niż z jednym dokumentem przychodowym nie będącym
zwrotem.
Po skopiowaniu pozycji wybranych dokumentów, w nagłówkach i pozycjach nowo utworzonych dokumentów, należy uzupełnić brakujące dane, np.
wprowadzić właściwą datę wystawienia oraz inne zależne od typu dokumentu
dane.
Dla magazynu z zastosowaniem wymiarów kopiowanie wymiarów przy- Wymiary na kopii
pisanych do pozycji jest opcjonalne i zależne od ustawień parametru 600601
Czy przy kopiowaniu uwzględniać wymiary?.
Funkcja kopiowania nie jest dostępna w magazynie z włączoną obsługą palet.
Informacje dodatkowe wyznaczane są dla skopiowanych dokumentów Informacje
zgodnie z definicją wybranego typu dokumentu w zakresie informacji dodat- dodatkowe na kopii
kowych. Istnieje możliwość kopiowania informacji dodatkowych z oryginalnego dokumentu po określeniu parametru 600602 Czy inf. dodatkowe (o ile to
możliwe) kopiować z oryginalnego dokumentu N - wyznaczane zgodnie definicją)?.
Parametr ma zastosowanie dla kopiowania na ten sam typ dokumentu ze
względu na zgodność definicyjną informacji dodatkowych (jeżeli definicje są
różne wtedy informacje wyznaczane są od nowa).
Redakcja paramentów 600600, 600601, 600602 jest dostępna po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn]. (patrz punkt I.7).
Przy kopiowaniu kontrolowane jest także czy do wyznaczonej daty kopii
nie wystawiono arkusza inwentaryzacji lub arkusza przeceny, oraz jeżeli dany arkusz jest otwarty, czy pozycje z kopiowanego dokumentu nie występują
na nim (w przypadku, gdy występują w arkuszu kopia dokumentu nie będzie
możliwa).
Funkcja kopiowania nie kontroluje poprawności pozycji wyjściowych (kopiowany dokument niezaakceptowany). Jednakże przy kopiowaniu na dokument rozchodowy kontrolowana jest poprawność stanów lub stanów według
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
196
wskazanych dostaw. Dokładniej sprawdzana jest liczba możliwych kopii danego dokumentu pod kątem aktualnie dostępnych stanów magazynowych (jeżeli
podano liczbę większą zostanie ona skorygowana). Warto zauważyć, że przy
tejże kontroli można wykonać tylko jedną kopię danego dokumentu przychodowego ze wskazaniem dostaw.
5 Akceptacja dokumentów magazynowych
Wszystkie dokumenty (zarówno przychodu jak i rozchodu), wprowadzone do
programu, mogą występować jako dokumenty niezaakceptowane oraz jako
dokumenty zaakceptowane. Pierwsze z nich to dokumenty już wprowadzone
przez użytkownika, lecz jeszcze nie mające w programie pełnych praw. Jeżeli
zredagowany nowy dokument przyjęcia magazynowego typu PZ, na którym
znalazły się nowe towary nie zostanie zaakceptowany, nie będzie można towarów tych z magazynu wydać (zredagować dla nich dokumentów rozchodowych). Dokumenty niezaakceptowane mogą być dowolnie modyfikowane
bądź usuwane.
Wybierając polecenie Akceptuj można dokonać akceptacji wystawionego
dokumentu. Można również wykonać akceptację zbiorowo, dla wszystkich zaznaczonych (klawisz Insert ) dokumentów, które dotąd pozostały niezaakceptowane.
Po napotkaniu problemu podczas akceptacji zbiorczej dokumentów, akcja
będzie kontynuowana z pominięciem dokumentów, dla których wykryty został
problem z akceptacją. Każdy dokument jest rozpatrywany niezależnie, dlatego
w szczególności ten sam problem może być zgłaszany do wielu dokumentów
np. ‘Dokument jest już zaakceptowany’.
Po zaakceptowaniu dokumentu w kolumnie A zostanie wprowadzony
znacznik akceptacji.
Do momentu dokonania akceptacji, dokument ma status niejako dokumentu „tymczasowego”. Możliwe są wszelkie modyfikacje jego zawartości bez
konsekwencji dla stanów magazynowych oraz dla rozliczeń sprzedaży czy zakupu. W dokumencie takim można zmienić ceny i ilości w poszczególnych pozycjach, usunąć wybrane lub wszystkie pozycje. Niezaakceptowany dokument
można modyfikować, dokonując zmian w treści pozycji lub go usunąć.
Istnieje możliwość wycofania akceptacji zaakceptowanego dokumentu ––
patrz punkt II.5.1.
W zależności od ustawienia parametru Czy akceptować dokument magazynowy po redakcji? dostępnego po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn] dokument po redakcji może być automatycznie zaakceptowany.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
197
II.5. Akceptacja dokumentów magazynowych
— N — po zakończonej redakcji dokument magazynowy nie będzie zaakceptowany. Aby zaakceptować dokument należało będzie wybrać polecenie Akceptuj.
— T — po zakończonej redakcji dokument magazynowy będzie zaakceptowany.
— P — po zakończonej redakcji dokumentu magazynowego wyświetlane
będzie pytanie czy zaakceptować dany dokument.
5.1 Anulowanie akceptacji
Można wycofać akceptację dla dokumentu magazynowego, o ile są spełnione
następujące warunki:
1. dokument został wystawiony w otwartym okresie,
2. dokument nie jest powiązany z innymi dokumentami, a jeżeli jest powiązany to nie został automatycznie wygenerowany z innych dokumentów
(aby usunąć dokument, należy anulować dokument źródłowy),
3. dokument nie powstał z realizacji zamówienia (aby usunąć taki dokument należy anulować zamówienie, z którego powstał ten dokument),
4. dokument nie może być zaksięgowany,
5. dokument typu WNT nie został uwzględniony w deklaracji INTRASTAT.
Akceptację wycofasz po wybraniu polecenia Wycofaj.
Wycofanie akceptacji dla dokumentu przychodowego może być wykonane,
o ile dla żadnego towaru z dokumentu po wycofaniu akceptacji stan materiału
nie będzie ujemny.
Dla magazynów typu FIFO, LIFO, DOSTAWY akceptację dokumentu przychodowego można wycofać o ile dla każdego towaru z dokumentu nie było
rozchodów z dostawy utworzonej przez dokument (najpierw należy usunąć
odpowiednie dokumenty rozchodowe).
Wycofać akceptację można również zbiorowo, dla wszystkich zaznaczonych (klawisz Insert ) dokumentów, które są zaakceptowane.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
198
6 Koszty dodatkowe dokumentów magazynowych
Koszty dodatkowe przypisywane do dokumentów magazynowych są to koszty
jakie mogą być związane z zakupem czy sprzedażą danego towaru. Przykładem
kosztów dodatkowych mogą być koszty transportu.
Koszty — dostępne w opcjach redagowanych dokumentów magazynowych
— można zarejestrować dla wszystkich pozycji magazynowych lub też dla wybranych pozycji. Koszt może być rozpisany automatycznie na wszystkie pozycje lub też dla każdej z pozycji można koszt wprowadzić ręcznie.
Aby zarejestrować koszty, w oknie przeglądania dokumentów magazynowych, należy wskazać dokument i wybierać polecenie Koszty ([Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|Koszty]), lub w pozycji dokumentu wskazać polecenie Funkcje dod. a następnie Koszty ([Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|Pozycje|Funkcje dod.|Koszty]).
Działanie funkcji Koszty wybieranej z okna pozycji dokumentów magazynowych jest takie samo jak dla tej funkcji wybranej z okna z nagłówkami dokumentów.
Za pomocą standardowego polecenia Dołącz można dodać nowy koszt dla
dokumentu.
Redagując koszty należy wypełnić pola:
— Data — data poniesienia kosztu,
— Opis — nazwa poniesionego kosztu,
— Wartość — wartość kosztu,
— Konto — w pole to można wprowadzić numer konta, na które dany koszt
zostanie zaksięgowany. Nie jest konieczne wypełnianie tego pola.
Po zakończeniu redakcji wyświetlone zostanie okno zawierające listę
wszystkich pozycji danego dokumentu. Należy wskazać pozycje, dla których
koszt ma być przypisany i wybrać polecenie Ten. Rejestrowany koszt zostanie
automatycznie rozpisany proporcjonalnie na wskazane pozycje. Aby rozpisanie obowiązywało należy zatwierdzić je wybierając funkcję Akceptuj.
Obok automatycznego rozpisania istnieje również możliwość ręcznego
przypisania kosztu do wybranej pozycji. Służy do tego funkcja Popraw uruchamiana dla pozycji kosztu (w tym przypadku nie trzeba później potwierdzać rozpisania). Ta sama funkcja uruchomiona dla samego kosztu umożliwia
zmianę ogólną kosztu. Aby powrócić do automatycznego rozpisania kosztu należy kolejno uruchomić funkcje Rozpisz automat. i Akceptuj.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
II.7. Korekty przychodowych dokumentów magazynowych
Podgląd kosztów dostępny jest od strony kartoteki dostaw po wybraniu
[ Magazyny|Stany magazynowe|Dostawy|Koszty].
7 Korekty przychodowych dokumentów magazynowych
Każdy niezaakceptowany dokument może być dowolnie modyfikowany.
W systemie Logistyka istnieje również możliwość wystawienia korekt do zaakceptowanych przychodowych, dokumentów magazynowych.
Zaakceptowany dokument przychodowy można korygować w dwóch
przypadkach:
— dokument jest zaakceptowany, ale nie zaksięgowany;
— dokument jest zaksięgowany, wówczas korekta dotyczy tylko dokumentów zewnętrznych.
Dla każdego z przypadków korekta przebiega inaczej. Dokument może być
korygowany również jeżeli z danej dostawy były już wydania.
7.1 Korekta zaakceptowanego dokumentu przychodowego
Jeżeli dokument przychodowy jest zaakceptowany ale jeszcze zaksięgowany nie
jest, korekta takiego dokumentu polega na wykonaniu standardowej akcji Popraw na pozycji dokumentu. Aby akcja Popraw była dostępna dla zaakceptowanego dokumentu muszą być spełnione warunki:
— użytkownikowi nadano uprawnienia do korygowania zaakceptowanego
dokumentu przychodowego;
— typ magazynu jest różny od ceny ŚREDNIE;
— dla magazynu typu ceny EWIDENCYJNE ustawiono odpowiedni parametr;
— dokument nie może być zaksięgowany;
— dokument wewnętrzny nie jest dokumentem powstającym z przesunięcia międzymagazynowego, chyba, że dokument automatycznie utworzony nie jest zaakceptowany;
— miesiąc, w którym wystawiono dokument nie jest zamknięty.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
199
200
Parametr umożliwiający korektę zaakceptowanych dokumentów ustawisz
po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły] i w oknie Parametry
użytkownika wskażesz zakładkę Magazynowe. Wartość parametru Czy poprawiać zaakceptowane dokumenty magazynowe (nie dotyczy automat. akceptowanych przesunięć magazynowych) należy ustawić na T (patrz punkt I.8.7).
Dodatkowo, jeżeli akcja Popraw ma być dostępna w magazynie typu EWIDEN należy na T ustawić parametr globalny o numerze 600104 — Wprowadzenie cen zerowych do magazynu typu ceny ewidencyjne?, dostępny po wybraniu
[Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn] (patrz punkt I.7).
Aby poprawić cenę na zaakceptowanym dokumencie, należy dla danego dokumentu przychodowego wybrać akcję Pozycje i na pozycji dokumentu
wskazać akcję Popraw. Zostanie wyświetlone okno Modyfikacja pozycji, w którym można poprawić ilość i cenę.
Dla zaakceptowanego zewnętrznego dokumentu przychodowego, po wybraniu akcji Popraw dodatkowo można zmieniać:
— Jeżeli dokument jest dokumentem unijnym można również poprawiać
pola w zakładce Dane do Intrastat.
Na temat deklaracji Intrastat czytaj w podręczniku do systemu Xpertis
Logistyka.
— Jeżeli dokument jest dokumentem walutowym istnieje możliwość zmiany kursu walut — kurs może być wybrany z tabeli kursów lub wpisany
ręcznie. Po zmianie kursu w jednej z pozycji dokumentu zostaną przeliczone wszystkie pozycje według podanego kursu. Kurs zostanie zaktualizowany również w nagłówku dokumentu.
Jeżeli kurs jest podawany ręcznie, istnieje możliwość zmiany daty kursu.
Jeśli data zostanie zmieniona, to w nagłówku dokumentu kurs zostanie
oznaczony jako podany z ręki.
Jeżeli w dokumencie przychodowym waluta była wprowadzona tylko na
pozycjach dokumentu, to poprawki kursu dotyczą tylko danej pozycji.
— Jeżeli dokument przychodowy związany jest z opakowaniem zwrotnym,
w zakładce Opakowania można modyfikować pole Kaucja, Planowana data zwrotu, Uwagi.
Logistyka.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Jeżeli do danej dostawy było już wydanie, program kontroluje aby w pole
Ilość nie można było wprowadzić ilości mniejszej niż ilość wydana lub zarezerwowana.
Jeżeli korekta dotyczy ceny, a towar z danej dostawy został wydany, to cena
zostanie zmieniona również na odpowiednich dokumentach rozchodowych.
W przypadku kiedy z magazynowym dokumentem rozchodowym związana jest faktura sprzedaży, do faktury wystawiono korektę i w magazynie został
utworzony dokument zwrotu ZZ –– również na tym dokumencie ceny magazynowe zostaną zmienione.
Aby na dokumencie zwrotu do magazynu cena dostawy była zmieniona
po korekcie, dokument taki musi być zdefiniowany jako przychód zwrotny,
czyli w definicji danego typu dokumentu w polu Rodzaj przychodu zaznaczono
pole Zwrotny — patrz punkt I.10.3.
Pomimo ustawienia parametru Czy wycena kompletu wg składowych?
([ Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn]) na T, zmiana cen na dokumencie
RKOM nie spowoduje ponownej wyceny dokumentu PKOM. Na dokumencie
PKOM cenę można zmienić również poprzez akcję Popraw.
Dla zaakceptowanego dokumentu PKOM, jak dla innych dokumentów
przychodowych, po wybraniu akcji Popraw można zmienić ilość. Nie ma to
wpływu na dokument RKOM.
Na temat dokumentów PKOM i RKOM czytaj w punkcie II.11, o ustawianiu
parametrów — w punkcie I.7.
Zmiana ceny a przesunięcie międzymagazynowe Szczególnym przypadkiem dokumentu przychodowego, jest dokument wewnętrzny, który powstał
w wyniku przesunięcia miedzymagazynowego — patrz punkt II.4.3.
Jak opisano w punkcie II.4.3, w wyniku akceptacji dokumentu MM (przesunięcie międzymagazynowe) zostanie wygenerowany dokument MP (magazyn
przyjął). W zależności od definicji rozchodowego dokumentu typu MM (przesunięcie międzymagazynowe), utworzony dokument MP może być:
— zaakceptowany — w definicji dokumentu MM pole Zaakceptowany ustawiono na T,
— niezaakceptowany — w definicji dokumentu MM pole Zaakceptowany
ustawiono na N.
Na temat definiowania dokumentów czytaj w punkcie I.10.3.
W pierwszym przypadku, niezależnie od ustawienia parametru 1003, akcja
Popraw w oknie pozycji dokumentu MP nie będzie dostępna — na takim dokumencie nie będzie można zmieniać ceny ani ilości. W sytuacji, kiedy powstaje
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
201
202
niezaakceptowany dokument MP, akcja Popraw jest dostępna również po jego
zaakceptowaniu, jak dla innych dokumentów przychodowych.
Cena na dokumentach MM i MP będzie zmieniana, jeżeli zmieniona zostanie cena na dokumencie przyjęcia danej dostawy, zarówno w przypadku kiedy
dostawa była jeszcze niewyceniona czy też zmiana ceny nastąpiła z ceny niezerowej.
Jeżeli dokument MP nie jest automatycznie akceptowany, poszczególne pozycje tego dokumentu będą wyceniane w przypadku wyceny dostawy na wyjściowym magazynie, ale warunkiem wyceny pozycji dla takiego dokumentu
jest identyczność pól na pozycji pary dokumentów materiał, ilość, cena.
Jeżeli na dokumencie MM jest cena zerowa, to dokumentu MP nie można
utworzyć w magazynie typu ŚREDNIE, jak również w magazynie typu EWIDEN,
jeżeli parametr 600104 ustawiony jest na N (patrz opis niżej).
Zmiana ceny w magazynie ewidencyjnym Późniejsza wyceny dokumentów
przychodowych w magazynie typu ceny ewidencyjne możliwa jest w systemie,
jeżeli oprócz ustawienia parametru użytkownika 1003 na T, zostanie również
odpowiednio ustawiony parametr globalny 600104 –— Wprowadzenie cen zerowych do magazynu typu ceny ewidencyjne?.
Przy ustawionym parametrze numer 600104 na wartość T możliwe jest
wprowadzanie i akceptowanie w magazynie typu EWIDEN pozycji dokumentów
przychodowych z ceną zerową. W takim wypadku, na pozycjach zaakceptowanych dokumentów przychodowych, dostępna jest akcja Popraw umożliwiająca
zmianę ilości czy ceny, również w przypadku ceny niezerowej. W magazynie
prowadzonym według cen ewidencyjnych, cenę i inne pola można poprawiać
tylko dla dokumentu przyjęcia pierwszej dostawy na dany towar.
W przypadku generowania arkusza przeceny, kontrolowane są pozycje dokumentów z cenami zerowymi. W sytuacji kiedy występują dokumenty z ceną
zerową nie można wykonać przeceny.
7.2 Korekta zaksięgowanego dokumentu przychodowego
Korekta zaksięgowanego dokumentu przychodowego polega na wygenerowaniu pewniej grupy dokumentów. Funkcja jest dostępna tylko dla dokumentów
w magazynie typu DOSTAWY, FIFO, LIFO i dotyczy tylko dokumentów przychodowych zewnętrznych.
Należy zadbać aby w programie zdefiniowane były dokumenty magazynowe typu KR+ i KR- ([Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych]). Dokument
KR+ musi być zdefiniowany jako przychodowy dokument wewnętrznym, do-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
kument KR- jako rozchodowy dokument wewnętrzny, obydwa typy w swojej
definicji muszą mieć zaznaczone pole Korygujący.
Na temat definiowania dokumentów magazynowych czytaj w rozdziale I.10.3.
Aby skorygować zaksięgowany dokument PZ wybierz [Magazyny|Korekty
dokumentów|Wystawianie]. W oknie zostaną wyświetlone wszystkie zaksięgowane dokumenty PZ z bieżącego miesiąca. Istnieje możliwość zmiany miesiąca
poprzez funkcję Zakres –– patrz opis poniżej.
W kolumnie Kor znajduje się znacznik czy była wystawiona już korekta do
dokumentu PZ. Po wskazaniu odpowiedniego dokumentu i wybraniu akcji TEN
zostanie uruchomiony proces korygowania. Użytkownik zostanie poproszony o podanie daty korekty. Data musi być zgodna z bieżącym okresem rozliczeniowym. Zostanie wyświetlone okno Pozycje dokumentu magazynowego.
W oknie należy wskazać pozycję do korygowania i wybrać akcję Koryguj.
Aby w wybranym dokumencie cenę można było skorygować, muszą być
spełnione warunki:
— do dnia korekty, wszystkie dokumenty rozchodowe dotyczące korygowanej dostawy, muszą być zaakceptowane;
— nie może być zaakceptowanych dokumentów rozchodowych z późniejszą datą dotyczących korygowanej dostawy.
Można rejestrować wiele korekt do jednej pozycji ale kolejna korekta może
być wystawiona w dniu późniejszym od dnia ostatniej korekty.
Do dnia wystawienia korekty włącznie, stan korygowanej dostawy jest niedostępny. Oznacza to, że nie można będzie wystawić żadnego dokumentu rozchodowego z datą mniejszą lub równą dacie wystawienia korekty do dokumentu przychodowego na daną dostawę.
W kolejnym oknie użytkownik ma możliwość podania nowej ceny. Nowa
cena musi być różna od aktualnej.
Korygując zaksięgowany dokument nie ma możliwości zmiany ilości ani
indeksu materiału, nawet jeżeli na daną dostawę nie było żadnego rozchodu.
Po wprowadzeniu ceny w oknie Pozycje dokumentu magazynowego obok dotychczasowej ceny zostanie wyświetlona cena po korekcie. Wybranie akcji Akceptuj spowoduje wygenerowanie dokumentów KR+ i KR-. Naciśnięcie klawisza
Esc oznacza rezygnację z korekty.
Symbole dokumentów korygujących będą widoczne w oknie Dokumenty
korygujące. W oknie grupowym nagłówków korekt powiązanych z dokumentem magazynowym znajduje się akcja POZYCJE. Po wybraniu tej akcji wyświe-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
203
204
tlane będą pozycje wybranej korekty. W oknie grupowym z pozycjami prezentowane będą tylko pozycje wybranego dokumentu korygowanego.
Jeżeli z danej dostawy nie było wykonanych żadnych rozchodów, powstanie jeden dokument KR- i jeden dokument KR+. Ilość na każdym z dokumentów będzie równa bieżącej ilości materiału w magazynie, przy czym dokumentem KR- towar zostanie wydany po starej cenie, a dokumentem KR+ towar zostanie przyjęty po nowej cenie. Dodatkowo na pozycjach dokumentu zostaną
uzupełnione konta kosztowe na jakie zaksięgowano dokument pierwotny ––
w celu prawidłowego zaksięgowania dokumentów korekty.
Korektę można wykonać również dla dostawy, z której nastąpił już rozchód. Wówczas powstanie komplet dokumentów KR+ i KR-. Kolejno zostaną
wygenerowane dokumenty:
1. dokument KR+ na ilość wydaną po starej cenie
2. dokument KR- na całą ilość po starej cenie
3. dokument KR+ na całą ilość po nowej cenie
4. dokument KR- na ilość wydaną po nowej cenie
Do magazynu typu DOSTAWY przyjęto towar X w ilości 10 sztuk po 20 PLN.
Sprzedano dwie sztuki. Dokument PZ zaksięgowano. Wykonano korektę ceny
–– nowa cena to 25 PLN. Powstaną kolejno dokumenty:
1. dokument KR+ na 2 sztuki po 20 PLN
2. dokument KR- na 10 sztuk po 20 PLN
3. dokument KR+ na 10 sztuk po 25 PLN
4. dokument KR- na 2 sztuki po 25 PLN
Korektę dokumentu przychodowego można również wykonać, jeżeli z danej dostawy był wydany towar (np. dokumentem WZ), a następnie wykonany
był zwrot (dokument ZZ).
Jeżeli miesiąc w którym był wystawiony zaksięgowany dokument PZ jest
zamknięty, korektę można wykonać w miesiącu bieżącym, otwartym. W takiej
sytuacji również korekta może być wykonana w przypadku jeżeli nastąpił rozchód materiału. Po wybraniu [Magazyny|Korekty dokumentów|Wystawianie],
w oknie z dokumentami magazynowymi należy wybrać akcję Zakres i w polu Miesiąc podać miesiąc, w którym został wystawiony korygowany dokument
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
PZ. Po zaakceptowaniu korekty, dokumenty korygujące KR+ i KR- zostaną wygenerowane w bieżącym miesiącu. W zamkniętym miesiącu dokumenty KR+
i KR-, jak i inne dokumenty, nie mogą być utworzone.
Dodatkowo przy pomocy akcji Zakres, niezależnie od miesiąca dokumentów, można wskazać kontrahenta. Wówczas w oknie z dokumentami PZ będą
wyświetlone tylko dokumenty wystawione na podanego kontrahenta.
Po wykonaniu korekty ceny magazynowej kolejne dokumenty rozchodowe
będą wydawane po nowej cenie.
Jeżeli na dostawie pochodzącej z zewnętrznego dokumentu przychodowego wykonano operację zmiany lokalizacji, to dokument ten nie będzie dostępny do korygowania — patrz punkt II.12.
Automatyczny zwrot dostawy generowany z korekty sprzedaży, który tworzy niezależne dostawy (w typie dokumentu zwrotu, w polu Rodzaj przychodu
ma ustawioną wartość Zwykły), jest pomijany w korektach magazynowych. Pomijane są również wszystkie ruchy magazynowe powiązane z dostawami wynikającymi z takiego zwrotu.
Dokumentu nie będzie można skorygować, jeżeli z danej dostawy wykonane było przesunięcie międzymagazynowe.
Korekta dokumentów a inwentaryzacja Jeżeli w magazynie wykonana była
inwentaryzacja i dana pozycja powiązana jest z arkuszem inwentaryzacyjnym,
korekta nie będzie możliwa.
Akceptacja inwentaryzacji kontroluje czy dostawa, na której wykazano braki, nie była korygowana w dniu inwentaryzacji lub później. Jeśli taka sytuacja
zaistnieje, trzeba będzie pozycję usunąć z inwentaryzacji lub wykazać zgodność i przeprowadzić ponowną inwentaryzację w dniu po korekcie. Należy
zwrócić uwagę, że jeśli z inwentaryzacji zostanie utworzony niezaakceptowany
rozchodowy dokument poinwentaryzacyjny i przed jego akceptacją, dostawa
w nim zawarta zostanie skorygowana w dniu jego wystawienia lub później, to
takiego dokumentu nie uda się zaakceptować. Należy wtedy kierować się zasadami opisanymi przy akceptacji inwentaryzacji.
Na temat inwentaryzacji czytaj w punkcie II.10.1.
Przeglądanie i usuwanie korekt
Po skorygowaniu dokumentu w oknie Dokumenty korygujące wyświetlane będą symbole dokumentów KR+ i KR- związanych z danym dokumentem PZ. Jeżeli dokument nie był jeszcze korygowany okno to będzie puste.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
205
206
Wygenerowany dokumenty KR+ i KR- możesz przeglądać po wybraniu
[Magazyny|Redagowanie dokumentów]. Z listy typów dokumentu wybierz odpowiedni typ. Podczas przeglądania dokumentów KR+ i KR- dostępna jest akcja
Powiązany dokument. Wybór tej akcji spowoduje wyświetlenie danych nagłówkowych i pozycji korygowanego dokumentu PZ. Nie ma tutaj jednak możliwości aby wycofać akceptację dokumentu korygującego.
Jeżeli chcesz wycofać korektę dokumentów PZ wybierz [Magazyny|Korekty
dokumentów|Przegląd]. Tutaj wyświetlone będą dokumenty, które były już korygowane w bieżącym miesiącu. Polecenie Zakres umożliwi zmianę miesiąca.
Po wskazaniu właściwego dokumentu i wybraniu akcji Usuń korektę masz
możliwość usunięcia wszystkich dokumentów korygujących które zostały wygenerowane w trakcie korekty cen z danego dokumentu przychodowego.
Jeżeli po korekcie wykonany był już rozchód, przed usunięciem korekty
należy wycofać akceptację wszystkich dokumentów rozchodowych wystawionych po nowej cenie.
8 Przeglądanie i drukowanie dokumentów
Każdy dokument po zredagowaniu zostanie zarejestrowany w programie.
Można go będzie przeglądać nie tylko bezpośrednio po wystawieniu.
Do przeglądania dokumentów magazynowych wykorzystywana jest ta sama funkcja, przy pomocy której dokumenty są rejestrowane w systemie.
Z modułu Magazyny wybierz pozycję Redagowanie dokumentów i wskaż
odpowiedni typ dokumentu. Po uruchomieniu akcji Ten zostanie wyświetlona
lista dokumentów wybranego typu.
Wyświetlane informacje dotyczą tylko aktywnego magazynu, jak również
są to dokumenty wystawione w okresie rozliczeniowym wskazanym w parametrach pracy. Jeżeli chcesz przeglądać dane pochodzące z innego oddziału,
magazynu czy też dotyczące innego miesiąca wybierz [Magazyny|Parametry
pracy] i ustaw odpowiednie parametry.
Na liście dokumentów magazynowych, dla każdego dokumentu wyświetlany jest numer, symbolu, data dokumentu. Dla dokumentów zewnętrznych
wyświetlany jest również symbol faktury, jeżeli z danym dokumentem związany jest dokument sprzedaży. W kolumnie A znajduje się znacznik, czy dokument jest zaakceptowany.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
207
II.8. Przeglądanie i drukowanie dokumentów
8.1 Polecenia dla dokumentów magazynowych
W oknie z listą dokumentów magazynowych, oprócz poleceń standardowych,
dostępne są również polecenia:
Drukuj po zakończeniu redagowania dokumentu, zarówno przed jego zaakceptowaniem jak i po akceptacji, możesz dokument wydrukować przy
pomocy funkcji Drukuj — patrz punkt II.8.3.
Inf. dodatkowe dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania
dokumentów i przypisane do nagłówka. Wówczas informacje mogą być
modyfikowane dla każdego dokumentu danego typu.
Informacje dodatkowe zostaną umieszczone na wydruku dokumentu.
Na temat informacji dodatkowych czytaj w punkcie Informacje dodatkowe na dokumentach.
Koszty koszty dodatkowe przypisane do nagłówka — patrz punkt II.6.
Zamówienia polecenie dostępne jest dla przychodowych dokumentów magazynowych. Umożliwia pokazanie listy zamówień, wprowadzonych na
materiały znajdujące się w pozycjach dokumentu. Wyświetlane są tylko
te pozycje z aktywnych zamówień, dla których ilość pozostała jest większa od zera. Po uruchomieniu tej akcji na ekranie zostanie wyświetlone
okno, w którym po lewej stone znajdować się będzie lista kontrahentów
„czekający” na materiały, po prawej szczegóły zamówienia.
Zamówienia wystawiane są w systemie Xpertis Logistyka.
Pobrane załączniki akcja umożliwia edycję załączników dla dokumentów
magazynowych.
Informacje na temat tworzenia załączników znajdują się w punkcie IV.3.
Akceptuj przy pomocy tego polecenie można dokonać akceptacji wystawionego dokumentu. Można również wykonać akceptację zbiorowo, dla
wszystkich dokumentów, które dotąd pozostały niezaakceptowane — na
temat akceptacji dokumentów czytaj w punkcie II.5.
Wycofaj polecenie umożliwia wycofanie akceptacji dokumentu — patrz
punkt II.5.1.
Po naciśnięciu klawisza spacji wyświetlone zostaną szczegółowe informacje dotyczące nagłówka dokumentu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
208
8.2 Przeglądanie i edytowanie pozycji dokumentów
Przeglądanie pozycji dokumentów już wystawionych umożliwia polecenie Pozycje [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|Pozycje].
Warto zwrócić uwagę na sposób wyświetlania w okienkach edycji, przeglądu, podglądu dokładności dla pól związanych z ilością materiału w magazynie
i ceną magazynową. W oknach przeglądu (selekcji) dokładność jest wyświetlana według maksymalnej dokładności odpowiednio dla ilości i ceny magazynowej (maksymalnie do 10 miejsc po przecinku). W okienkach edycji i podglądu
dokładność jest wyświetlana i edytowana według pól w definicji indeksu materiałowego czy usługowego (dokładność ilości, dokładność ceny magazynowej).
Jeżeli dokument jest niezaakceptowany możesz dokument dowolnie modyfikować poprzez dodawanie nowych pozycji, poprawianie czy też usuwanie
pozycji już istniejących.
Dla niezaakceptowanych przychodowych dokumentów magazynowych,
istnieje możliwość zamiany numeru pozycji poprzez mechanizm drag&drop.
Zmiana numeru pozycji następuje poprzez przeciągnięcie rekordu lub grupy
rekordów, dla którego chcemy zmienić pozycję. Przeciągamy rekord lub grupę
rekordów dla których chcemy zmienić pozycję i upuszczamy na rekordzie od
którego przeciągany rekord czy rekordy mają być numerowane. Przeciągnięte
rekordy otrzymają numery od numeru na który zostały upuszczone, natomiast
wszystkie inne rekordy zostaną prenumerowane (tak aby zachować kolejność
numeracji).
Gdy przeciągniemy pozycję nr 1 na pozycję nr 7, przeciągana pozycja o
numerze 1 otrzymuje pozycję numer 7 natomiast wszystkie pozycje od 2 do 7
otrzymują numery od 1 do 6.
Przy pomocy akcji Usuń pozycje można usuwać grupowo.
Dokumenty zaakceptowane nie podlegają żadnym modyfikacjom ani usuwaniu.
Dla zaakceptowanych dokumentów magazynowych przychodowych przy
pomocy akcji Popraw można zmienić ilość i cenę — patrz punkt II.7.
W trakcie wyświetlania pozycji dostępne są polecenia:
Inf. dodatkowe dodatkowe informacje o dokumencie. Polecenie to będzie dostępne, jeżeli informacje zostaną wprowadzone podczas definiowania
dokumentów i przypisane do pozycji. Wówczas informacje mogą być
modyfikowane dla każdego dokumentu danego typu.
Informacje dodatkowe zostaną umieszczone na wydruku dokumentu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
209
Na temat informacji dodatkowych czytaj w punkcie Informacje dodatkowe na dokumentach. Informacje dodatkowe mogą być modyfikowane
również po zaakceptowaniu dokumentu.
Z rez. tymczasowych polecenie jest dostępne dla magazynowych dokumentów rozchodowych, niezaakceptowanych.
Dla rozchodowych dokumentów zewnętrznych, przy pomocy tego polecenie można utworzyć pozycje zamówienia z rezerwacji tymczasowych
wprowadzonych dla kontrahenta wskazanego w nagłówku.
Rezerwacje tymczasowe wprowadzane są w systemie Xpertis Logistyka.
Na temat rezerwacji czytaj w podręczniku do systemy Xpertis Logistyka.
Koszty koszty dodatkowe przypisane do pozycji — patrz punkt II.6.
Rozpisz cechy polecenie dostępne w oknie z pozycjami dokumentów przychodowych w magazynie typu DOSTAWY. Cechy mogą być rozpisane jeżeli dany materiał nie ma przypisanych cech. Na temat pola Cecha czytaj
w punkcie II.4.2.
Wart.do kontrolingu polecenie widoczne jest tylko w sytuacji, kiedy włączona jest współpraca z systemem Xpertis Projekty, czyli parametr
[Administracja|Lista parametrów|Aktywny moduł Projekty] ustawione na
T. Polecenie jest wykorzystywane do podglądu danych kontrolingowych.
Informacje na temat kontrolingu znajdziesz w podręczniku do systemu
Xpertis Controlling.
Po naciśnięciu klawisza spacji wyświetlone zostaną informacje szczegółowe dotyczące pozycji.
W oknie z pozycjami magazynowych dokumentów zewnętrznych, dostępna jest zakładka Opakowania. Zakładka zawiera informacje o opakowaniach
zwrotnych związanych z danym towarem. Jeżeli wydawany materiał nie jest
powiązany z opakowaniem zwrotnym, okno będzie puste.
Okno z pozycjami dokumentów magazynowych rozchodowych zewnętrznych zawiera również zakładkę Wart.sprzedaży. W zakładce tej znajdują się informacje związane ze sprzedażą: wartości netto, brutto, VAT.
Na temat opakowań zwrotnych i sprzedaży czytaj w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
210
8.3 Wydruk dokumentu magazynowego
Każdy dokument magazynowy, zaakceptowany czy też jeszcze przed akceptacją może zostać wydrukowany. W tym celu należy wybrać funkcję [Magazyny|
Redagowanie dokumentów|Ten|Drukuj|Dokument magazynowy].
Wydruk dokumentu zawiera dane nagłówkowe takie jak data dokumentu, numer i symbol dokumentu, dla dokumentów zewnętrznych — informacje
o kontrahencie. Wyszczególnione są również wszystkie pozycje dokumentu.
W zależności od wybranej opcji, na dokumencie może być drukowana tylko
ilość lub też informacje o cenie i wartości.
Drukowany jest NIP UE jeśli jest podany i dokument WZ jest powiązany
z fakturą od której podatek rozlicza nabywca usługi.
— Drukując dokument magazynowy można uzyskać wydruk ilościowy
bądź ilościowo-wartościowy.
— Istnieje również możliwość grupowego wydruk dokumentów magazynowych. Należy wówczas zaznaczyć (klawisz Insert ) dokumenty przeznaczone do drukowania. Parametry wydruku ustawiane tylko raz. Wydruk każdego dokumentu rozpoczyna się od nowej strony.
— Podczas drukowania dokumentu magazynowego, na którym podaje się
wartości sprzedaży, można wybrać opcję, która pozwala je wydrukować.
Wartości sprzedaży będą wykazywane jako netto lub brutto zależnie od
definicji dokumentu magazynowego.
— Dokument kompletacji zawiera dodatkowo informację ilościową o składowych kompletu.
— Istnieje możliwość drukowania na życzenie dodatkowych kolumn: lokalizacja, cecha, zlecenie, termin ważności. Cecha, Lokalizacja, Zlecenie,
Termin ważności będą widoczne na wydruku pod warunkiem, że dokument zawiera powyższe informacje. Jeśli włączono lokalizację to wydruk
sortowany jest po lokalizacji. Drukowanie powyższych kolumn jest niedostępne przy drukowaniu wartości sprzedaży.
— Istnieje możliwość sortowanie pozycji według jednej z następujących
kolumn: cecha, lokalizacja, zlecenie, termin ważności. Pozycje sortowane są rosnąco. W wariancie standardowym pozycje sortowane są wg numeru pozycji.
— Nie ma możliwości drukowania wartości w wariancie z lokalizacją czy
terminem ważności.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
211
— W parametrach wydruku istnieje sekcja Dodatkowa kolumna, w której
można podać nazwę kolumny i jej szerokość. Dodatkowa kolumna będzie się drukować gdy szerokość będzie większa od zera. Kolumna na
wydruku jest niewypełniona.
— Istnieje możliwość drukowanie uwag pozycji dokumentu. Uwagi
umieszczane są po przecinku w kolumnie materiału po uprzednim zaznaczeniu w parametrach wydruku opcji Drukować uwagi pozycji dokumentu.
— Istnieje możliwość grupowania pozycji na wydruku. Parametry grupowania: indeks, jm, cena (tylko w wydruku wartościowym wartościowym), lokalizacja (jeśli jest włączona w parametrach wydruku), cecha
(jeśli jest włączona w parametrach wydruku). Przy włączonym grupowaniu może zmienić się kolejność pozycji. Sortowanie będzie wg następującego klucza: lokalizacja, indeks, jednostka, cecha, cena. W przypadku rezygnacji z lokalizacji czy cech kolejność będzie wyznaczana według
powyższego klucza z odpowiednimi wyłączeniami.
— Na wydruku magazynowego dokumentu zewnętrznego, obok danych
kontrahenta, można wydrukować jego adres korespondencyjny. Drukowany jest adres korespondencyjny obowiązujący w chwili wydruku.
Adres korespondencyjny dla każdego kontrahenta wprowadzisz po wybraniu [Firma|Kontrahenci|Inne|Adresy|Adres do korespond.].
W celu włączenia opcji drukowania adresu korespondencyjnego należy
ustawić formułę [Definicje|Parametry|Formuły|Xpertis|100222 Czy drukować adres korespondencyjny?] na wartość T.
Na wydruku dokumentów adres korespondencyjny zostanie pominięty
jeśli nie zawiera kodu pocztowego, miasta i ulicy.
— Jeżeli dla danego typu dokumentu magazynowego, dla nagłówka czy pozycji wprowadzono informacje dodatkowe, to będą one odpowiednio
drukowane na dokumencie.
Informacje dodatkowe dla typów dokumentów magazynowych, zdefiniujesz po wybraniu [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych|Inf.
dodatkowe].
— Jeżeli dokument jest niezaakceptowany, to drukowany jest napis Wydruk
w trybie próbnym.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
212
Zbiorcze zestawienie pozycji dokumentów magazynowych zaakceptowanych Po wybraniu polecenia [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|
Drukuj] istnieje również możliwość wybrania opcji Zbiorcze zestawienie pozycji dokumentów magazynowych zaakceptowanych. Wydruk jak nazwa wskazuje, dotyczy tylko dokumentów zaakceptowanych. Wydruk może dotyczyć zaznaczonych dokumentów magazynowych. W pierwszej części drukowana jest
lista danych związanych z nagłówkami dokumentów — symbol dokumentu,
symbol magazynu, data, kontrahent, ewentualnie symbol faktury związanej z
danym dokumentem.
Druga część zawiera listę materiałów z zaznaczonych dokumentów z sumą
ilości ze wszystkich podanych dokumentów.
Wydruk etykiet dla pozycji dokumentu magazynowego Dla dokumentów
magazynowych istnieje również możliwość wydruku kodów kreskowych związanych z danym dokumentem (indeksy materiałowe, palety). Po wybraniu
[Magazyny|Redagowanie dokumentów|Ten|Drukuj] należy wskazać pozycję
Etykiety dla dokumentu - kody kreskowe.
Raport umożliwia wydrukowanie kodów kreskowych wszystkich indeksów materiałowych znajdujących się na pozycjach dokumentu (w przypadku
magazynu z obsługą palet pogrupowanych według ich występowania na paletach wraz z kodami kreskowymi palet).
W raporcie ujęte są wyłącznie indeksy materiałowe z przypisanym do nich
kodem kreskowym.
W przypadku, gdy na pozycjach dokumentu wyszczególnione są kody
identyfikacyjne, wówczas na wydruku będą one również widoczne według
struktury:
— KOD KRESKOWY INDEKSU MATERIAŁOWEGO KOD KRESKOWY KODU IDENTYFIKACYJNEGO
— Opis indeksu materiałowego.
— Opis kodu identyfikacyjnego.
8.4 Podgląd dokumentów
Wystawione dokumenty można przeglądać również po wybraniu funkcji Podgląd dokumentów w menu Magazyn ([Magazyny|Podgląd dokumentów]).
Na liście wyświetlane są wszystkie dokumenty z magazynu wybranego w
parametrach pracy systemu. Dla poszczególnych lat tworzone są zakładki (dla
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
213
II.9. Stany magazynowe
każdego roku osobna zakładka z dokumentami). Dodatkowo jeżeli w systemie
magazyn nie jest związany z magazynem opakowań okienko prezentujące informacje o opakowaniach jest wyłączane.
W widoku wszystkich dokumentów nie są dostępne żadne funkcje zezwalające na modyfikacje (dołączanie, poprawianie, usuwanie), natomiast można
tu dokument wydrukować przy pomocy akcji Drukuj.
9 Stany magazynowe
Funkcja Stany magazynowe jest jedną z funkcji służących do analizy danych
magazynowych.
Funkcja jest dostępna po wybraniu:
— [Magazyny|Stany magazynowe]
9.1 Stany magazynowe w wybranym magazynie
Po wybraniu funkcji Stany magazynowe z modułu Magazyny, wyświetlone
okno będzie zawierało listę stanów materiałowych w aktywnym magazynie.
W module Firma stany wyświetlane są dla wszystkich magazynów zdefiniowanych w systemie, również dla tych do których użytkownik nie ma uprawnień.
Po wybraniu akcji [Magazyny|Stany magazynowe] dla każdego materiału
widoczne są następujące informacje:
Indeks indeks materiału.
Nazwa nazwa materiału.
jm
jednostka miary pobierana dla materiału z kartoteki materiałowej.
Stan aktualny stan magazynowy, wynikający z dokumentów dotychczas zarejestrowanych i zaakceptowanych dotyczących danego materiału.
W wydaniu sumy wszystkich ilości zadysponowanych na niezaakceptowanych dokumentach rozchodowych. Po zaakceptowaniu odpowiedniego
dokumentu, ilość w polu W wydaniu zostanie zmniejszona o ilość wydawanego z magazynu materiału, i jednocześnie o tą samą ilość zostanie
pomniejszony stan w magazynie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
214
Zarezerwowano zarezerwowana ilość materiału.
W kolumnie tej uwzględniane są wszystkie rezerwacje bezwarunkowe
założone w systemie:
— rezerwacje tymczasowe poprzez zarejestrowanie rezerwacji tymczasowej na konkretnego kontrahenta,
— rezerwacja na zamówieniu sprzedaży,
— rezerwacja na zamówieniu wewnętrznym,
— rezerwacja na zamówieniu wewnętrznym pochodzącym z limitów
zleceń,
— rezerwacje tymczasowe wprowadzane na podstawie żądań z projektów,
Do rezerwacji w kolumnie tej uwzględnione są rezerwacje warunkowe.
Opis poszczególnych rezerwacji, również z podziałem na warunkowe
i bezwarunkowe, znajduje się podręczniku do systemu Xpertis Logistyka.
Zamówienia ilość towaru wynikająca z ilości pozostałych do realizacji w pozycjach zamówień klienta i wewnętrznych, ale nie objęta rezerwacją.
W drodze ilość towaru w drodze wynikająca z ilości pozostałych do realizacji
w pozycjach zamówień dostaw.
Dostępne ilość dostępna towaru w magazynie. Jest to różnica pomiędzy faktyczną ilością na stanie magazynowym, a sumą rezerwacji i ilości w wydaniu.
Polecenia dla stanów
magazynowych
Podczas przeglądania stanów materiałowych dostępne są polecenia:
Drukuj funkcja umożliwia wydruk stanów materiałowych dla towarów w aktywnym magazynie.
Dokumenty polecenie umożliwia wyświetlenie listy dokumentów dla wskazanego materiału z bieżącego okresu — patrz punkt II.9.2.
Wszystkie dokumenty polecenie umożliwia wyświetlenie listy wszystkich
wprowadzonych dokumentów dla wskazanego materiału — patrz
punkt II.9.2.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
215
Dostawy po wykonaniu tego polecenia zostanie wyświetlona lista dokumentów przychodowych związanych z danym materiałem — patrz punkt
II.9.3.
Wg wymiarów akcja jest dostępna tylko w magazynie, który w swojej definicji ([Definicje|Miejsca wystawienia|Magazyny]) ma zaznaczony parametr Stosować wymiary. Akcja umożliwia podgląd lokalizacji i terminu
ważności dla danego indeksu materiałowego w danym magazynie.
Na temat lokalizacji i terminów ważności czytaj w punkcie II.12.
Wg atrybutów dostaw akcja jest dostępna tylko w magazynie typu DOSTAWY.
Polecenie umożliwia wyświetlanie stanów magazynowych według poszczególnych atrybutów (I.14.3).
Partie polecenie jest dostępne dla wyrobu gotowego, półproduktu i surowca.
Polecenie umożliwia podgląd partii produkcyjnych.
— Dla surowców polecenie umożliwia szybkie sprawdzenie, które
partie zawierają dostawę surowca. Po wybraniu akcji Historia dostawy, w oknie widoczne są dostawy powiązane z rozchodami surowców na produkcję oraz przyjęcia wyrobów z produkcji. Informacje
prezentowane są w kontekście partii.
W historii dostawy znajdują się informacje o partiach produkcyjnych z nią związanych.
— Po wybraniu polecenia Partia dla wyrobu lub półproduktu, dla każdej partii wyświetlane jest zlecenie, dla którego partia została powołana. Wyświetlany jest również dokument raportujący produkcję powiązany z danym zleceniem.
Partie prezentowane są w rozbiciu na surowce danego produktu.
Rezerwacje wybór tej akcji umożliwia przeglądanie rezerwacji dla wybranego
materiału:
— wszystkich rezerwacji założonych na dany materiał (rezerwacje
z zamówień, rezerwacje tymczasowe),
— rezerwacji tymczasowych.
Wybór akcji Rezerwacje z okna stanów magazynowych w innych modułach niż Magazyny udostępnia widok wszystkich rezerwacji dla danego
materiału, z podziałem na magazyny.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
216
Na temat zakładania i przeglądania rezerwacji czytaj w podręczniku do
systemu Xpertis Logistyka.
Klawisze funkcyjne w
widoku stanów
W widoku stanów magazynowych dostępne są klawisze funkcyjne:
Suma funkcja oblicza sumy kolumn ilościowych dla wyświetlanych stanów
magazynowych dla zaznaczonych pozycji stanów, w podziale na jednostki miary (danych indeksów materiałowych);
Szczegóły polecenie wywoła ekran z listą dodatkowych informacji. Są to między innymi informacje o stanach magazynowych, ilości w wydaniu, rezerwacjach tymczasowych, rezerwacjach z zamówień, ilości w drodze,
zamówionych ilości bez rezerwacji, stanach dostępnych w magazynie
(czy magazynach).
Atrybuty klawisz dostępny tylko dla magazynu typu DOSTAWY. Dla zaznaczonych rekordów zostanie wyświetlona informacja o sumarycznych ilościach danych indeksów materiałowych w podziale na ich cechy dostaw
(w przypadku braku cechy pozycja wykazywana jest jako brak cechy dostawy).
Wyszukaj klawisz dostępny tylko dla magazynu typu DOSTAWY. Polecenie
umożliwia wyszukiwanie kontekstowe po atrybutach cech dostaw według zadanych dziesięciu kryteriów wartości.
Na temat atrybutów dostaw czytaj w punkcie I.14.3.
Przegląd stanów
magazynowych wg
atrybutów indeksu
materiałowego
Jeżeli w programie włączony jest parametr Indeks dla materiałów i usług
tworzony wg słowników? (patrz punkt I.14.2), podczas przeglądania stanów
magazynowych istnieje możliwość wyświetlenia informacji o atrybutach.
Należy wówczas wykorzystać systemową funkcjonalność dołączania kolumn do okna. Zarówno dla kartoteki materiałowej, jak i kartoteki stanów w
magazynie pola przechowujące wartości atrybutów danego indeksu materiałowego są opisane jako Wartość n, gdzie n jest liczbą od 1 do 10.
Dostępność funkcji klawiszy Atrybuty i Wyszukaj ustalana jest według następujących kryteriów:
— dla stanów magazynowych — czy dany magazyn jest typu DOSTAWY,
— dla faktur sprzedaży — czy choć jeden z uprawnionych magazynów jest
typu DOSTAWY,
— dla zamówień sprzedaży — czy choć jeden z uprawnionych magazynów
do realizacji zamówień sprzedaży jest typu DOSTAWY,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
217
— dla zamówień wewnętrznych — czy choć jeden z uprawnionych magazynów do realizacji zamówień wewnętrznych jest typu DOSTAWY.
9.2 Dokumenty dla wybranego materiału
Po wskazaniu na liście właściwego materiału i wykonaniu polecenia Dokumenty, na ekranie wyświetlone zostaną informacje o stanie ilościowym i wartościowym wybranego towaru oraz lista wszystkich pozycji dokumentów magazynowych, które go dotyczą.
Wyświetlone pozycje dokumentów sortowane są według dat ich wystawienia. Sumując ilości w pozycjach dokumentów przychodowych i odejmując od
nich sumę ilości w pozycjach dokumentów rozchodowych, otrzymasz stan magazynowy wybranego towaru. Przy sumowaniu uwzględniane są jedynie pozycje dokumentów zaakceptowanych, ponieważ tylko one wpłynęły na aktualny
stan towaru w magazynie.
Przy pomocy polecenia Pokaż dokument możesz obejrzeć dokument nagłówek i pozycje dokumentu związanego z daną pozycją.
Polecenie Dokumenty wyświetla dokumenty tylko z bieżącego miesiąca.
Po wybraniu akcji Wszystkie dokumenty wyświetlane są wszystkie dokumenty,
również z innych okresów rozliczeniowych.
9.3 Dostawy
Polecenie [Magazyny|Stany magazynowe|Dostawy] to kolejna możliwość analizowania danych dotyczących wybranego towaru. Gdy zostanie ono wybrane,
na ekranie pojawi się okno przeglądania zawierające listę pozycji dokumentów
magazynowych przychodowych, które go dotyczą.
Podczas przeglądania dostaw można wyświetlić listę dokumentów — przychodowych i rozchodowych związanych z daną dostawą.
Po wybraniu polecenia [Magazyny|Stany magazynowe|Dostawy|Koszty]
można przeglądać koszty dodatkowe związane z danym towarem (patrz
punkt II.6).
9.4 Atrybuty
Przycisk Atrybuty dostępny po wybraniu [Magazyny|Stany magazynowe] działa dla zaznaczonych pozycji w kartotece stanów materiałowych. Dostępny jest
tylko w magazynach typu DOSTAWY. Analizowane są wyłącznie pozycje, które
wykazują stan większy od zera. Wynikiem funkcji jest lista indeksów w podziale na znalezione cechy dostaw. Pozycje bez przypisanych cech dostaw wy-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
218
szczególniane są jako pozycje o statusie brak cechy dostawy. W kolejnych kolumnach pokazywane są atrybuty cechy dostawy, natomiast w kolumnie Stan
wykazywany jest sumaryczny stan dostaw dla danej cechy. W przypadku wykonania funkcji na stanach zbiorczych dla kilku magazynów dodatkowo zostanie
uwzględniony podział danej cechy w tych magazynach.
9.5 Wyszukaj
Przycisk Wyszukaj dostępny jest dla magazynów typu DOSTAWY, po wybraniu
[Magazyny|Stany magazynowe]. Po wybraniu funkcji, na ekranie zostanie wyświetlone okno z możliwością wprowadzenia dziesięciu wartości poszukiwanych atrybutów. Wyszukiwanie jest kontekstowe według atrybutów cech dostawy. Wynik poszukiwań jest wyświetlany w dwóch kategoriach:
— Wyszukiwanie główne (zgodność położenia) — zakwalifikowane zostaną dostawy, które zgadzają się co do każdej wartości i zgadzają się co do
kolejności ich podania;
— Wyszukiwanie szczegółowe (nieistotne położenie) — zakwalifikowane
zostaną dostawy, które zgadzają się co do każdej wartości lecz ich kolejność jest dowolna (miejsce wystąpienia).
Wyszukiwane są cechy dostaw, a w konsekwencji indeksy materiałowe dla
danej cechy dostawy. Wynikiem jest indeks materiałowy o danej cesze dostawy
(symbol w nawiasach kwadratowych). W kolejnych kolumnach wyświetlone
zostaną atrybuty znalezionych cech dostaw, natomiast w kolumnie Stan sumaryczny stan dostaw dla danej cechy.
Bezpośrednio z poziomu okna wyników funkcji, można przejść do danego
indeksu materiałowego w kartotece stanów materiałowych po użyciu akcji Idź
do indeksu.
10 Funkcje magazynowe
10.1 Inwentaryzacja
Podstawowym aktem prawnym regulującym sprawy inwentaryzacji w magazynie jest ustawa z 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz.U nr 121 , poz.
591).
Zgodnie z rozdziałem 3 (art.26) tej ustawy, inwentaryzacja zapasów magazynowych ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu oraz wykrycie niedoborów lub nadwyżek i określenie ich przyczyn. Ważne jest jednak, aby realizacja
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
219
II.10. Funkcje magazynowe
tego zadania nie powodowała utrudnień lub zahamowań w produkcji lub zaopatrzeniu konsumentów. Zmniejszenie negatywnych skutków inwentaryzacji
można osiągnąć poprzez odpowiedni dobór rodzaju inwentaryzacji - pełna lub
ciągła.
Funkcja Inwentaryzacja została tak zaprojektowana, aby maksymalnie ułatwić czynności, których wykonanie jest niezbędne podczas inwentaryzacji.
Aby rozpocząć przygotowywanie inwentaryzacji, wybierz [Magazyny|Inwentaryzacja].
Rejestrowanie inwentaryzacji
Po wykonaniu polecenia Dołącz można rozpocząć redagowanie danych, które będą dokumentować w programie wykonywaną inwentaryzację. Na temat
inwentaryzacji wyświetlane są następujące dane:
Typ inwentaryzacji należy zaznaczyć jeden z typów inwentaryzacji:
— pełna — inwentaryzacja przeprowadzana dla wszystkich towarów
w magazynie;
— ciągła — inwentaryzacja przeprowadzana dla wszystkich lub wybranych towarów;
Data rozpoczęcia data rozpoczęcia inwentaryzacji. Stany magazynowe weryfikowane podczas inwentaryzacji to stany obowiązujące na dzień zgodny
ze wskazaną datą. Data rozpoczęcia inwentaryzacji musi zawierać się w
danym okresie.
Wg arkuszy pomocniczych zaznaczenie tego pola skutkuje wprowadzaniem
inwentaryzacji tylko na podstawie arkuszy pomocniczych. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony wprowadzanie inwentaryzacji poprzez arkusze pomocnicze zostanie zablokowana. Jeżeli magazyn wykorzystuje
wymiary, w celu inwentaryzacji lokalizacji i terminów ważności należy
korzystać z arkuszy pomocniczych.
Rejestrowanie inwentaryzacji poprzez arkusze pomocnicze opisane jest
w punkcie II.10.1. Na temat stosowania wymiarów w magazynie czytaj
w punkcie II.12.
Inwentaryzacja pełna Inwentaryzacja pełna obejmuje wszystkie towary
w magazynie. Inwentaryzacji pełnej nie można rozpocząć w przypadku kiedy:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
220
— istnieją dokumenty niezaakceptowane w magazynie lub niezaakceptowane dokumenty sprzedaży generujące dokument magazynowy,
— istnieją dokumenty zaakceptowane z datą późniejszą niż data rozpoczęcia inwentaryzacji,
— istnieją niewycenione dokumenty,
— rozpoczęta jest przecena (dotyczy tylko magazynów prowadzonych według cen ewidencyjnych).
Po wygenerowaniu arkusza dla inwentaryzacji pełnej:
— Nie można wprowadzać żadnych dokumentów z datą wcześniejszą lub
równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji.
— Nie można wycofać akceptacji dokumentów z datą wcześniejszą lub równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji.
— Nie można wprowadzać dokumentów z datą późniejszą od daty rozpoczęcia inwentaryzacji, na materiały, które znajdują się w arkuszu inwentaryzacyjnym.
— Nie można korygować ceny i ilości zaakceptowanych, zewnętrznych,
przychodowych dokumentów magazynowych.
— Można wystawiać dokumenty magazynowe z datą późniejszą niż data
rozpoczęcia inwentaryzacji na materiały, które nie znajdują się na arkuszu inwentaryzacyjnym, czyli na towary, których wcześniej w magazynie
nie było.
Inwentaryzacja ciągła Inwentaryzację ciągłą można wprowadzać dla wybranych lub dla wszystkich towarów w magazynie — podczas generowania
arkusza towary mogą być wprowadzone według różnych kryteriów. Inwentaryzacji ciągłej nie można rozpocząć w przypadku kiedy:
— istnieją dokumenty niezaakceptowane w magazynie lub niezaakceptowane dokumenty sprzedaży generujące dokument magazynowy, z datą
wcześniejszą lub równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji,
— rozpoczęta jest przecena (dotyczy tylko magazynów prowadzonych według cen ewidencyjnych).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
221
Można natomiast wprowadzić nagłówek inwentaryzacji ciągłej, jeżeli
w systemie znajdują się nie zaakceptowane lub zaakceptowane dokumenty
z datą późniejszą niż data rozpoczęcia inwentaryzacji. Inwentaryzację ciągłą
można również rozpocząć w przypadku kiedy w magazynie znajdują się dokumenty z ceną zerową.
Wybór inwentaryzacji ciągłej umożliwia rejestrowanie dokumentów z datą mniejszą lub równą dacie rozpoczęcia inwentaryzacji, ale tylko na towary,
które na arkuszu się nie znajdują. Data dokumentu może być mniejsza, równa
czy też większa niż data rozpoczęcia inwentaryzacji ciągłej.
Można wystawiać dokumenty magazynowe z datą późniejszą niż data rozpoczęcia inwentaryzacji zarówno na materiały, które nie znajdują się na arkuszu inwentaryzacyjnym, jak i na towary objęte inwentaryzacją.
W chwili kończenia inwentaryzacji ciągłej, program kontroluje czy wszystkie dokumenty do daty rozpoczęcia inwentaryzacji są zaakceptowane. W przypadku kiedy w magazynie znajdują się niezaakceptowane dokumenty, których
data jest wcześniejsza lub równa dacie rozpoczęcia inwentaryzacji, inwentaryzacji nie można zakończyć.
W przypadku inwentaryzacji ciągłej, na zaakceptowanych, zewnętrznych
dokumentach przychodowych można będzie poprawiać zarówno ilość jak i cenę. Po wszelkich modyfikacjach należało będzie zaktualizować arkusz — patrz
punkt II.10.1, lub jeszcze raz wygenerować arkusz.
Na temat korygowania zaakceptowanych dokumentów magazynowych
czytaj w punkcie II.7.1.
Podgląd i modyfikacja dokumentów blokujących generację arkusza inwentaryzacyjnego Jak zostało opisane, podczas generacji arkusza spisu z natury
kontrolowane są dokumenty w magazynie (niezaakceptowane, zaakceptowane
po dacie otwarcia inwentaryzacji).
W oknie z listą dokumentów znajdują się akcje umożliwiające skorygowanie „blokad” bezpośrednio z poziomu arkusza spisowego, mianowicie:
Pokaż dokument wybór tej akcji powoduje wyświetlenie pozycje danego dokumentu. Podczas przeglądania dokumentu dany dokument można zaakceptować.
Usuń dokument wybór tego polecenia powoduje usunięcie danego dokumentu. Akcja dotyczy wyłącznie dokumentów niezaakceptowanych,
z pełnym zakresem kryteriów uprawniających do modyfikacji dokumentów przez danego użytkownika, m.in. uprawnień do magazynu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
222
Jeżeli w wyniku działania powyższych operacji uzyskamy pustą listę dokumentów to system pozwoli na wygenerowanie arkusza spisowego (ponowne
zatwierdzenie parametrów inwentaryzacji).
Nagłówek inwentaryzacji Po wprowadzeniu typu i daty rozpoczęcia inwentaryzacji, zostanie utworzony nagłówek, zawierający również pola wypełniane
po zakończeniu inwentaryzacji:
— Data zakończenia — data zakończenia inwentaryzacji, wprowadzana
przez użytkownika.
— INW+ — dla zakończonych inwentaryzacji program umieści w tym polu
numer dokumentu przychodowego, który powstał w wyniku inwentaryzacji. Jeżeli nie było nadwyżek, dokument nie powstanie i pole pozostanie puste.
— Symbol INW+ — dla zakończonych inwentaryzacji program umieści
w tym polu symbol dokumentu przychodowego, który powstał w wyniku inwentaryzacji. Jeżeli nie było nadwyżek, dokument nie powstanie
i pole pozostanie puste.
— INW- — pole analogiczne do pola INW+, dotyczy dokumentu rozchodowego i ewentualnych niedoborów magazynowych.
— INW- — symbol rozchodowego dokumentu poinwentaryzacyjnego.
W pierwszej kolumnie okna przeglądania nagłówków inwentaryzacji znajduje się oznaczenie typu inwentaryzacji:
— litera A — inwentaryzacja pełna,
— litera C — inwentaryzacja ciągła.
Generowanie arkusza
Po wprowadzeniu danych ogólnych dotyczących inwentaryzacji (tj. daty jej
rozpoczęcia i typu) w przypadku inwentaryzacji pełnej system wygeneruje arkusz inwentaryzacyjny.
Dla inwentaryzacji ciągłej arkusz należy wygenerować, natomiast w przypadku inwentaryzacji pełnej, jeżeli zajdzie taka potrzeba, arkusz można wygenerować ponownie.
Jeżeli wprowadzono nagłówek inwentaryzacji, ale inwentaryzacja nie za-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
223
wiera arkusza, w przypadku inwentaryzacji ciągłej można wycofać akceptację
dokumentów.
W przypadku inwentaryzacji pełnej nie jest możliwe wycofanie akceptacji
dokumentów z datą wcześniejszą lub równą dacie wprowadzenia inwentaryzacji, nawet jeżeli inwentaryzacja nie zawiera arkusza.
Aby wygenerować arkusz wybierz polecenie [Magazyny|Inwentaryzacja|
Generowanie arkusza].
W przypadku inwentaryzacji pełnej na wygenerowanym arkuszu znajdą
się wszystkie materiały znajdujące się aktualnie w magazynie.
Dla inwentaryzacji ciągłej program umożliwia wygenerowanie arkusza dla
wybranych towarów. Można wybrać jedną z trzech opcji generowania arkusza:
— Zakres od.. do.. — wskazanie tej opcji umożliwia wybór materiałów według zakresu indeksów lub grup materiałowych. W szczególnym wypadku można wybrać wszystkie towary.
— Wg maski — po wybraniu tej opcji można podać fragment grupy lub indeksu materiałowego, resztę uzupełniając znakami zapytania. Przykładowo jeżeli zaznaczysz pole Wg indeksu i wpiszesz 00??????????????????
w arkuszu zostaną wyświetlone wszystkie materiały o kodzie rozpoczynającym się od 00.
— Wybór pozycji — po wybieraniu tej opcję zostanie wyświetlone okno
z materiałami dostępnymi w magazynie. Na liście wskazujesz materiały, dla których chcesz przeprowadzić inwentaryzację (klawisz Insert ).
Po wskazaniu polecenia Akceptuj wybrane materiały zostaną przepisane
do arkusza inwentaryzacji.
— Wg kartoteki mat. — po wybieraniu tej opcję zostanie wyświetlona kartoteka materiałowa. Wybierając opcję według kartoteki materiałowej, do
arkusza można wprowadzać towary, których nie ma w magazynie. Na liście wskazujesz materiały, dla których chcesz przeprowadzić inwentaryzację (klawisz Insert ). Po wskazaniu polecenia Akceptuj wybrane materiały zostaną przepisane do arkusza inwentaryzacji.
Dla magazynów typu DOSTAWY, ŚREDNIE, FIFO, LIFO inwentaryzacja przeprowadzana jest według dostaw, dla magazynów typu EWIDENCYJNE — według
stanów ogólnych.
Po wygenerowaniu arkusza zostanie wyświetlone okno z pozycjami inwentaryzacji. Na każdą z nich składają się informacje:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
224
— Indeks –– unikalny indeks materiału.
— Nazwa –– pełna nazwa materiału.
— Jm — jednostka miary.
— Data –– data dostawy. Pole nie jest wyświetlane dla magazynu typu EWIDENCYJNE.
— Cena –– dla magazynu typu EWIDENCYJNE wyświetlana jest cena ewidencyjna towaru, dla innych magazynów w polu tym znajduje się cena
materiału z danej dostawy.
— Stan –– stan generowany automatycznie z ewidencji. Dla magazynów
innego typu niż EWIDENCYJNE będzie to stan z danej dostawy.
— Ze spisu –– stan ze spisu wprowadzany przez użytkownika.
— Nadmiar –– informacja o różnicy poinwentaryzacyjnej. W polu tym będzie wartość większa od zera w przypadku kiedy ilość towaru w magazynie jest większa niż wynikająca z dokumentów.
— Niedobór –– informacja o różnicy poinwentaryzacyjnej. W polu tym będzie wartość większa od zera w przypadku kiedy ilość towaru w magazynie jest mniejsza niż wynikająca z dokumentów.
— Grupa mat. — grupa materiałowa.
Kolumna A oznacza akceptację pozycji i jest zaznaczona jeżeli dana pozycja arkusza była modyfikowana. Wycofanie akceptacji nastąpi po wybraniu
polecenia Wycofaj.
Przy pomocy akcji Wycofaj można wycofać akceptację również wszystkich
zaznaczonych pozycji (klawisz Insert ).
Po wygenerowaniu arkusza, dla inwentaryzacji ciągłej, nie można wprowadzać dokumentów z datą arkusza lub wcześniejszą, na materiały, które znajdują
się na arkuszu. Program umożliwia natomiast wprowadzanie dokumentów na
towary, których arkusz nie obejmuje. Po wprowadzeniu dodatkowych dokumentów należy ponownie wygenerować arkusz.
W przypadku inwentaryzacji pełnej nie można wprowadzać żadnych dokumentów z datą rozpoczęcia inwentaryzacji lub wcześniejszą.
Istniejący już arkusz można wyświetlić i edytować przy pomocy polecenia
Pozycje arkusza.
Polecenie to umożliwia również wprowadzanie inwentaryzacji ręcznie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
225
Funkcja Generuj arkusz dla inwentaryzacji pełnej powoduje zawsze wstępne wyczyszczenie arkusza i na życzenie użytkownika udostępnienie do redakcji arkusza pustego. Tak więc jeżeli ponownie chcesz redagować istniejący już
arkusz, korzystaj zawsze z opcji Pozycje arkusza.
Dla inwentaryzacji ciągłej ponowne generowanie arkusza nie spowoduje
usunięcia już naniesionych danych.
Arkusz spisu z natury Po wygenerowaniu arkusza zalecaną czynnością (choć
nie bezwzględnie wymaganą) jest wydrukowanie arkusza spisu z natury. Arkusz można wydrukować przy pomocy funkcji [Magazyny|Inwentaryzacja|
Drukuj|Arkusz spisu z natury].
Przed wykonaniem wydruku należy wprowadzić parametry wydruku:
Drukować zaznaczenie tego pola spowoduje wydrukowanie arkusza spisu
z natury, na którym znajdzie się lista materiałów z wygenerowanego arkusza.
Dostawy zaznaczenie tego pola spowoduje, że na arkuszu zostaną wydrukowane dostawy.
Porządek materiałów wg nazwy zaznaczenie tego pola spowoduje, że na wydruku materiały będą posortowane według nazwy.
Porządek materiałów wg indeksu zaznaczenie tego pola spowoduje, że na
wydruku materiały będą posortowane według indeksu.
Ilość wg ewidencji zaznaczenie tego pola spowoduje, że wydrukowany arkusz
będzie zawierał stan towaru wynikający z dokumentów.
Ilość pustych stron wprowadzenie tu liczby większej od zera spowoduje wydruk arkusza spisu z natury nie zawierającego danych. Puste strony mogą być drukowane niezależnie od wydruku arkusza z danymi.
Wydrukowany arkusz zawiera listę towarów, które powinny zostać policzone w naturze. Zawiera również rubrykę przeznaczoną do wpisania ilości
policzonej w trakcie spisu.
Aktualizacja arkusza
Dla inwentaryzacji ciągłej dostępna jest akcja [Magazyny|Inwentaryzacja|Aktualizacja arkusza]. Dla inwentaryzacji pełnej funkcja nie jest dostępna.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
226
Polecenie Aktualizacja arkusza powoduje ponowne naliczenie arkusza inwentaryzacyjnego dla pozycji, które w arkuszu występują. Akcję warto użyć,
jeżeli po wygenerowaniu arkusza zmodyfikowano zaakceptowany dokument
przychodowy (patrz punkt II.7.1) lub zaakceptowano dokument, którego akceptacja została wycofana przed wygenerowaniem arkusza.
Funkcja Aktualizacja arkusza nie spowoduje natomiast dodania nowych pozycji do arkusza.
Jeżeli po wygenerowaniu arkusza zostały wprowadzone dokumenty —
zgodnie z założeniem na materiały których w arkuszu nie ma, należy ponownie
wykonać akcję Generuj arkusz.
Rejestrowanie spisu z natury
Po wypełnieniu arkusza bądź innej listy spisu z natury należy przystąpić do
wprowadzania danych do programu. W tym celu wybierz polecenie Wg spisu.
Zostanie wyświetlone wówczas okno Pozycja inwentaryzacji.
Dla każdej pozycji oprócz indeksu i nazwy materiału znajdziesz informację
o dacie i cenie dostawy a także o stanie według dokumentów zarejestrowanych
w programie. W pole Ze spisu wprowadzasz ilość materiału jaka jest faktycznie
w magazynie. Jeżeli stan towaru w magazynie jest większy niż wynikający z dokumentów, nadwyżkę można rozpisać na pierwszą czy też ostatnią dostawę lub
pozostawić na bieżącej dostawie.
Cecha dostawy
W magazynie typu DOSTAWY wyświetlana jest wartość pola Cecha dostawy
— jeżeli dla danego materiału jest przypisany wzorzec atrybutów.
Pole Cecha dostawy nie jest dostępne do redakcji po wybraniu akcji Wg
spisu.
Jeżeli do arkusza dodawana jest nowa dostawa (akcja Dołącz), w magazynie
typu DOSTAWY pole Cecha dostawy będzie dostępne do redakcji.
Jeżeli w definicji materiału w kartotece materiałowej (I.14.4), zostanie wypełnione pole Wzorzec atrybutów cech, w magazynie typu DOSTAWY system wymusi aby pole było wypełnione.
Po wypełnieniu pola Cecha, zostaną wyświetlone wartości atrybutów
w sekcji Atrybuty cechy dostawy.
Istnieje również możliwość wprowadzania wartości bezpośrednio w pola
sekcji Atrybuty cechy dostawy. Podczas zatwierdzania okna system kontroluje,
czy wartości wprowadzone są dla wszystkich zdefiniowanych atrybutów.
Na temat redakcji atrybutów w pozycji dokumentów czytaj w punktach:
— Ogólne zasady wprowadzania cech w pozycjach dokumentów,
— Edycja pola Cecha w pozycjach dokumentów,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
227
Podczas redagowania inwentaryzacji można skorzystać z funkcji Zgodny. Zgodny
Funkcja jest wykorzystywana w przypadku jeżeli ilość danego materiału według spisu jest taka sama jak ilość według dokumentu. Wybór tej akcji powoduje wpisanie w pole Stan ze spisu wartości znajdującej się w polu Stan z ewidencji. Działanie funkcji Zgodny ma znaczenie tylko dla pozycji, które mają
wartość w polu Stan z ewidencji.
Akcję Zgodny wg kryterium można natomiast wykonać jednocześnie dla
grupy pozycji arkusza. Po wybraniu tego polecenia należy wybrać jedną z opcji:
— uzgadnianie dla wskazanego indeksu materiałowego — wówczas funkcja zostanie wykonana dla wszystkich dostaw danego materiału,
— dla grupy materiałowej, w której znajduje się wskazany towar,
— dla wszystkich pozycji arkusza.
Uzgodnienie według kryterium może polegać na:
— uzgadnianiu stanów według spisu ze stanami z ewidencji,
— zerowaniu pola Stan ze spisu,
— inwersji — czyli w zależności od wcześniej wybranej opcji — zerowaniu
lub uzgadnianiu.
Każda zmieniana pozycja uzyska znacznik akceptacji, czyli kolumna A
w oknie Pozycje inwentaryzacji będzie zaznaczona. Pozycje zaakceptowane będą pomijane w trakcie wykonywania akcji Zgodny wg kryterium. Również akcje
Zgodny można stosować tylko dla niezaakceptowanych pozycji.
Może się zdarzyć, że podczas spisu znajdzie się pozycja dotąd nie zarejestrowana. Należy ją wówczas wprowadzić przy pomocy funkcji Dołącz.
Jeżeli arkusz nie był w ogóle generowany i wszystkie pozycje będą wprowadzane przy pomocy funkcji Edytuj arkusz, aby dodać pierwszą i kolejne pozycję
wybierz polecenie Dołącz.
Wprowadzając nową dostawę, oprócz indeksu materiału i ilości wg spisu
należy podać również cenę dostawy.
Istnieje możliwość wydrukowania różnic poinwentaryzacyjnych po wybraniu [Magazyny|Inwentaryzacja|Drukuj|Różnice poinwentaryzacyjne].
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
228
Wprowadzanie inwentaryzacji poprzez arkusze pomocnicze
Istnieje możliwość przypisania do arkusza spisowego arkuszy pomocniczych.
Użytkownik może zarejestrować arkusz inwentaryzacyjny na trzy sposoby:
— ręczne wprowadzenie spisu z natury,
— generacja, aktualizacja arkusza na podstawie arkuszy pomocniczych,
— generacja, aktualizacja arkusza z wykorzystaniem urządzeń mobilnych
na podstawie arkuszy pomocniczych.
Jeżeli do danego arkusza spisowego został dołączony chociaż jeden arkusz
pomocniczy, blokowana jest edycja pozycji arkusza spisowego. Jego aktualizacja następuje poprzez przeniesienie danych z arkuszy pomocniczych przy
pomocy akcji [Magazyny|Inwentaryzacja|Arkusze pomocnicze|Przenieś na arkusz].
Akcja Przenieś na arkusz dostępna jest również dla zaznaczonych arkuszy
pomocniczych.
Przeniesienie danych z arkuszy pomocniczych jest realizowane według jednego z wybranych schematów:
Od pierwszej dostawy pozycje dla danego indeksu materiałowego są uzgadniane kolejno od pierwszej do ostatniej dostawy — w przypadku nadmiaru (większa ilość wg spisu niż ewidencji w systemie) jej ilość dopisywana jest do ostatniej dostawy wyszczególnionej na arkuszu spisowym,
Od ostatniej dostawy działanie analogiczne jak opisane powyżej, z tym, że
zmieniona jest kolejność aktualizowania pól - od ostatniej do pierwszej
dostawy,
Od pierwszej dostawy nadmiar jako nowa pozycja operacja analogiczna jak
dla od Pierwszej dostawy - w przypadku nadmiaru wpisywany jest on
jako nowa pozycja na arkuszu spisowym,
Od ostatniej dostawy nadmiar jako nowa pozycja działanie analogiczne jak
opisane powyżej, z tym, że zmieniona jest kolejność aktualizowania pól
- od ostatniej do pierwszej dostawy.
Jeśli do arkusza zostanie dodana nowa pozycja to należy uzupełnić jej cenę
i datę dostawy korzystając z akcji na arkuszu spisowym Uzupełnij dane. Przy
akceptacji inwentaryzacji kontrolowane jest uzupełnienie ceny i daty dostawy
dla nowych dostaw.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
229
Aktualizacja arkusza dostępna jest każdorazowo po uruchomieniu akcji
Przenieś na arkusz.
Wszystkie informacje przeniesione do arkusza przy pomocy akcji Przenieś
na arkusz mogą być wycofane poprzez polecenie Wyzeruj arkusz.
W oknie Arkusze pomocnicze dostępne jest polecenie Kontrola identyfika- Inwentaryzacja a
cji, a w pozycji arkusza pomocniczego widoczne jest pole Kod identyfikujący identyfikacja dostaw
dostawę.
Zarówno akcja jak i pole mają znaczenie tylko w magazynach z obsługą
wymiarów dla indeksów z określoną identyfikacją — patrz podręcznik do systemu Xpertis Logistyka.
Dokumenty poinwentaryzacyjne
Polecenie Akceptuj akceptuje inwentaryzację.
Po zakończeniu wypełniania arkusza inwentaryzacyjnego i sprawdzeniu
poprawności wprowadzonych danych, aby zakończyć inwentaryzację należy
wybrać funkcję Akceptuj. Po wybraniu tego polecenia należy podać datę zakończenia inwentaryzacji. Data zakończenia inwentaryzacji nie może być mniejsza
od daty rozpoczęcia inwentaryzacji, może natomiast zawierać się w kolejnym
okresie. Polecenie Akceptuj zakończy redagowaną inwentaryzację i utworzy
dokumenty poinwentaryzacyjne. Data tych dokumentów jest to data zakończenia inwentaryzacji. Jeżeli w wyniku inwentaryzacji wykryte zostały fizyczne niedobory towarów w magazynie, powstanie dokument rozchodowy INWzawierający te pozycje towarowe, dla których zaistniały niedobory. Akceptacja tego dokumentu spowoduje, że stany ewidencjonowane w bazie danych
programu zostaną odpowiednio pomniejszone i tym samym dostosowane do
stanów rzeczywistych. Analogicznie, jeżeli inwentaryzacja wykazała nadwyżki
towarów w magazynach, powstanie dokument przychodowy INW+ z pozycjami, dla których wykryto nadwyżki. Pozwoli to uwzględnić ilości towarów
dotąd niewykazywane w ewidencji komputerowej.
W zależności od parametryzacji, jak w przypadku innych dokumentów Akceptacja
magazynowych, akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych może nastą- dokumentów poinpić w chwili akceptacji inwentaryzacji, lub też dokumenty poinwentaryzacyjne wentaryzacyjnych
mogą być zaakceptowane później.
Decyduje o tym parametr 600002 Czy akceptować dokumenty poinwentaryzacyjne po akceptacji inwentaryzacji? (patrz punkt I.7).
— N — po zaakceptowaniu inwentaryzacji dokumenty poinwentaryzacyjne
nie będą akceptowane.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
230
— T — po zaakceptowaniu inwentaryzacji dokumenty poinwentaryzacyjne
będą zaakceptowane automatycznie.
— P — akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych będzie warunkowa,
zależna od decyzjo użytkownika. Z chwilą akceptacji inwentaryzacji będzie wyświetlone pytanie: Akceptować dokumenty poinwentaryzacyjne?
W zależności od ustawienia parametru 600002 akceptowane będą również
dokumenty różnic w magazynie z obsługą wymiarów.
Parametr dostępny jest po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn].
Jeżeli dokumenty nie będę zaakceptowane bezpośrednio po zamknięciu inwentaryzacji, nie od razu będą korygowane stany magazynowe.
Akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych przebiega identycznie jak
innych dokumentów magazynowych — z modułu magazynowego należy wybrać funkcję Redagowanie dokumentów a następnie wskazać odpowiednio
INW+ i INW-. Należy pamiętać, że jeżeli data zakończenia inwentaryzacji jest
datą z kolejnego okresu, przed wybraniem dokumentów do akceptacji należy
zmienić okres rozliczeniowy w parametrach pracy.
Istnieje również możliwość akceptowania dokumentów bezpośrednio z
okna inwentaryzacji. Po wybraniu akcji Powiązane dokumenty dla zaakceptowanego arkusza zostanie wyświetlona lista dokumentów różnicowych. Dostępne są dla listy dwie akcje (również grupowe):
— Akceptuj — akceptacja danego dokumentu lub zaznaczone dokumentów,
— Wycofaj — wycofanie akceptacji danego dokumentu lub zaznaczonych
dokumentów.
Akceptacja dokumentów poinwentaryzacyjnych w chwili akceptacji inwentaryzacji ograniczy pobrania materiałów podlegających inwentaryzacji.
Dla pozycji odnalezionych w wyniku inwentaryzacji i wprowadzonych od
nowa, zostanie utworzony dokument INW+. Dla takich towarów data dokumentu INW+ będzie datą dostawy.
Numery i symbole dokumentów poinwentaryzacyjnych widoczne są w odpowiednich kolumnach w oknie z listą nagłówków inwentaryzacji.
Dokumenty poinwentaryzacyjne nie są dostępne do redakcji.
Jeżeli podczas inwentaryzacji wykazano dostawy, dla których wystąpiły
różnice, to akceptacja rozchodowych dokumentów inwentaryzacyjnych dla
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
231
magazynów typu FIFO i LIFO spowoduje rozchód towarów ze wskazanych
dostaw (nie według zasady FIFO lub LIFO).
Na dzień zakończenia inwentaryzacji nie można wprowadzać dokumentów magazynowych.
Wycofanie inwentaryzacji
Po zakończeniu inwentaryzacji można ją wycofać. Jeżeli dokumenty poinwentaryzacyjne nie są jeszcze zaakceptowane, wystarczy użyć funkcji Wycofaj. Jeżeli dokumenty zaakceptowano, najpierw należy anulować akceptację dokumentów, a następnie wykonać akcję Wycofaj, bądź to po wybraniu polecenia
Powiązane dokumenty lub też z poziomu redakcji dokumentów.
Na temat anulowania akceptacji dokumentów magazynowych czytaj
w punkcie II.5.1.
Dokumentów poinwentaryzacyjnych, nawet niezaakceptowanych nie
można usunąć poprzez standardową akcję Usuń. Funkcja Wycofaj dla zaakceptowanej inwentaryzacji spowoduje usunięcie dokumentów i wyzerowania pola
Data zakończenia.
Rozliczenie inwentaryzacyjnych
Funkcja Inwentaryzacja pozwala dodatkowo wydrukować arkusz różnic inwentaryzacyjnych. Różnice inwentaryzacyjne można drukować używając polecenia Drukuj a następnie wskazując pozycję Rozliczenie inwentaryzacji. Wydruk sporządza się, aby udokumentować przeprowadzoną inwentaryzację lub
zweryfikować dane.
10.2 Przecena
Przecena umożliwia zmianę ceny ewidencyjnej lub ustalenie tej ceny, jeżeli na
dany materiał nie był wprowadzony jeszcze żaden dokument.
Przecena może być przeprowadzona tylko w magazynie prowadzonym według cen ewidencyjnych. Przecena może dotyczyć wszystkich towarów znajdujących się w magazynie (np. o zadany procent) lub tylko wybranych.
Aby dokonać przeceny należy wybrać [Magazyny|Funkcje pomocnicze|
Przecena]. Funkcja jest widoczna tylko w magazynie typu EWIDEN. Przy pomocy polecenia Dołącz rozpoczniesz redagowanie danych dotyczących przeceny. Pierwszą informacją jaką podasz na temat przeceny będzie jej data. Data
przeceny musi się różnić od daty poprzednich cenników. Nie jest też możliwe
wprowadzenie przeceny z datą wcześniejszą niż poprzednie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
232
Po podaniu daty cennika możesz przystąpić do wprowadzania nowego cennika cen magazynowych.
Bezpośrednio po wprowadzeniu nagłówka przeceny zostanie wyświetlone
puste okno arkusza przeceny. Jeżeli cennik redagujesz nie od razu po zredagowaniu nagłówka, w celu wyświetlenia okna z pozycjami przeceny wybierz
polecenie Arkusz przecen.
W oknie Ceny materiałów, wykonując polecenie Generuj arkusz lub Dołącz
rozpoczniesz redagowanie cennika.
Wybór opcji Generuj arkusz spowoduje zawsze usunięcie wszystkich wartości z cennika, dlatego nie należy z niej korzystać, kiedy korygowany jest zredagowany wcześniej cennik.
Po wybraniu Generuj arkusz pozycje przeceny można wygenerować automatycznie, pobierając towary z kartoteki materiałowej lub z kartoteki stanów.
Można wybrać jedną z czterech opcji generowania arkusza:
— Wg stanów — po zaznaczeniu tej opcji w oknie Ceny materiałów znajdą
się tylko towary, które aktualnie znajdują się w danym magazynie lub
jeżeli kiedykolwiek były do magazynu przyjęte.
— Zakres od.. do.. — wskazanie tej opcji umożliwia wybór materiałów według zakresu indeksów lub grup materiałowych. W szczególnym wypadku można wybrać wszystkie towary.
— Wg maski — po wybraniu tej opcji można podać fragment grupy lub indeksu materiałowego, resztę uzupełniając znakami zapytania. Przykładowo jeżeli zaznaczysz pole Wg indeksu i wpiszesz 00??????????????????
w cenniku zostaną wyświetlone wszystkie materiały o kodzie rozpoczynającym się od 00.
— Z wyborem — po wybieraniu tej opcję zostanie wyświetlone okno z listą wszystkich materiałów. Na liście wskazujesz materiały, dla których
chcesz przeprowadzić przecenę (polecenie Wybierz). Po naciśnięciu klawisza Esc wybrane materiały zostaną przepisane do okna cennika.
W wygenerowanym cenniku można poprawiać poszczególne pozycje.
Pozycje cennika
Po wygenerowaniu arkusza zostanie wyświetlone okno z pozycjami cennika.
Na każdą z nich składają się informacje:
— Indeks –– unikalny indeks materiału,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
233
— Nazwa –– pełna nazwa materiału,
— Stara cena — w polu znajduje się cena ewidencyjna obowiązująca
w chwili dodawania pozycji.
— Nowa cena — nowa cena magazynowa materiału. Po wygenerowaniu arkusza, przepisywana jest tu dotychczasowa cena.
— Jm — jednostka miary.
— Grupa mat. — grupa materiałowa.
Nową cenę można podać wybierając dla każdej pozycji akcję Popraw. Aby
móc wprowadzić propozycje cen globalnie, tj. dla wybranego zakresu materiałów, wskazuje się funkcję Ceny wg kryterium. Polecenie to umożliwia, w zależności od wskazania odpowiedniego przycisku, zmianę ceny jednocześnie dla:
— dla wskazanego indeksu materiałowego,
— dla grupy materiałowej, w której znajduje się wskazany towar,
— dla wszystkich pozycji arkusza.
Po wybraniu zakresu materiałów dla których zastosowane będzie kryterium zmiany ceny można wybrać jedną z opcji:
— Procent — umożliwia wprowadzenie procentu o jaki mają zostać zmienione ceny wybranych towarów w magazynie.
— Przepisz cenę — powoduje przepisanie starej ceny w pole Nowa cena.
Może się również zdarzyć, że podczas redagowania cennika chcesz dodać
nową pozycję materiałową, dla której chcesz zmienić lub ustalić cenę. Należy
ją wówczas wprowadzić przy pomocy funkcji Dołącz.
Istnieje kontrola wprowadzania dokumentów w magazynach typu CENY
EWIDENCYJNE w przypadku istnienia w tym magazynie arkuszy przeceny.
Data dokumentu nie może być mniejsza lub równa od daty przeceny. Kontrola dotyczy wprowadzanych indeksów materiałowych. W przypadku stwierdzenia, że dany indeks materiałowy został wprowadzony na arkusz przecen,
blokowana jest możliwość wprowadzenia go na pozycję dokumentu (jeśli data
dokumentu jest mniejsza lub równa od znalezionego arkusza przecen).
Opisana kontrola dotyczy również dokumentu przesunięć magazynowych
z danego magazynu do magazynu typu CENY EWIDENCYJNE (sprawdzane
tam jest istnienie arkuszy przecen pod kątem wprowadzonych indeksów na
pozycjach dokumentu).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
234
Zakończenie przeceny
Wartość przeceny jest obliczana po uruchomieniu polecenia Akceptuj. Podstawą do wyliczenia wartości przeceny są stany magazynowe, obowiązujące
w chwili uruchomienia funkcji Akceptuj, a także stara cena magazynowa i nowa cena.
Pozycje przeceny, które nie miały ustalonej ceny ewidencyjnej (cena ewidencyjna równa 0), nie wypływają na wartość przeceny.
W wyniku zakończenia przeceny zostaną wygenerowane dwa dokumenty:
— PRC- — wydanie materiałów po starej cenie;
— PRC+ — przyjęcie materiałów po nowej cenie.
Numery i symbole tych dokumentów będą wyświetlane w oknie z nagłówkami przeceny.
W oknie z nagłówkami przecen znajduje się polecenie Powiązane dokumenty. Po wybraniu tej akcji dla zaakceptowanego arkusza zostanie wyświetlona lista dokumentów różnicowych. Dostępne są dla listy dwie akcje (również
grupowe):
— Akceptuj — akceptacja danego dokumentu lub zaznaczone dokumentów,
— Wycofaj — wycofanie akceptacji danego dokumentu lub zaznaczonych
dokumentów.
Akceptacja dokumentów przeceny może nastąpić w chwili akceptacji arkusza przeceny, w celu ograniczenia pobrań materiałów podlegających przecenie.
Dokumenty przeceny mogą również być akceptowane później.
Kiedy dokumenty mają być akcentowane uzależnione jest od ustawienia
parametru 600012 Czy akceptować dokumenty przeceny po akceptacji arkusza
przeceny? (patrz punkt I.7)
— N — po zaakceptowaniu przeceny dokumenty przeceny nie będą akceptowane.
— T — po zaakceptowaniu przeceny dokumenty będą zaakceptowane automatycznie.
— P — akceptacja dokumentów przeceny będzie warunkowa, zależna od
decyzjo użytkownika. Z chwilą akceptacji przeceny będzie wyświetlone
pytanie: Akceptować dokumenty przeceny?
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
235
Parametr dostępny jest po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn ].
Zakończoną przecenę można wycofać wybierając akcję Wycofaj. Aby przecena mogła być anulowana dokumenty przeceny nie mogą być zaakceptowane.
Po zakończeniu przeceny można wykonać wydruk wykazujący szczegółowe dane o przecenie jak również wartość przeceny. W tym celu należy wybrać
[ Magazyny|Funkcje pomocnicze|Przecena|Drukuj].
Nie będzie można zaakceptować arkusza przecen, jeżeli w magazynie są
niezaakceptowane dokumenty z datą wcześniejszą lub zaakceptowane dokumenty z datą późniejszą.
Jeżeli jednak, dokumenty będą wystawione na materiały, których nie będzie arkuszu spisowym, przecenę można zakończyć.
10.3 Uzgadnianie i odtwarzanie stanów materiałowych
Uzgadnianie stanów to funkcja kontrolna, pozwalająca sprawdzić zgodność stanów magazynowych z dokumentami zarejestrowanymi w programie. Nie powoduje ona żadnych działań w magazynie, a jedynie dostarcza informacji o jego spójności. Zalecane jest aby wykonać tą funkcję przed zamknięciem okresu
dla wybranego magazynu w celu uniknięcia niezgodności i błędów. Po wybraniu [ Magazyny|Funkcje pomocnicze|Uzgadnianie stanów] zostanie wyświetlone okno, zawierające następujące informacje:
Indeks indeks materiału, dla którego występują niezgodności;
Il. wg dok. naliczona podczas wykonywania funkcji ilość materiału w magazynie wynikająca z zarejestrowanych i zaakceptowanych dokumentów;
Il. wg. dostaw naliczona podczas wykonywania funkcji ilość materiału w magazynie wynikająca z poszczególnych dostaw;
Il. wg. stanów zb. ilość materiału, jaką program przechowuje jako aktualny
stan towaru w magazynie;
Il. wg. stanów r. ilość materiału według stanów rocznych;
Wart. wg. dok. naliczona podczas wykonywania funkcji wartość materiału
w magazynie wynikająca z zarejestrowanych i zaakceptowanych dokumentów;
Wart. wg. dostaw. naliczona podczas wykonywania funkcji wartość materiału w magazynie wynikająca z poszczególnych dostaw.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
236
Polecenie Uzgodnij stan spowoduje naliczenie stanu według dokumentów
dla wskazanego indeksu. Jeżeli lista niezgodności jest długa zalecane jest aby
uruchomić funkcję Odtworzenie stanów.
Jeżeli w wyniku wykonania funkcji Uzgadnianie stanów nie zostaną wykryte żadne niezgodności, zostanie wyświetlona odpowiednia informacja i okienko wykazujące różnice nie zostanie wyświetlone.
Funkcja Uzgadnianie stanów jest niedostępna jeśli w magazynie wystawiono dokumenty korekty przychodowych dokumentów magazynowych — patrz
punkt II.7.
Funkcja Odtwarzanie stanów przeznaczona jest do odtwarzania stanów materiałowych i dostaw na podstawie dokumentów. Uruchamiana będzie po wybraniu z modułu Magazyny funkcji Funkcje pomocnicze, a następnie pozycji Odtwarzanie stanów [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Odtwarzanie stanów].
Funkcja działa tylko dla magazynu wskazanego w parametrach pracy.
Funkcje Uzgadnianie stanów i Odtwarzanie stanów dostępne będą dla użytkownika po ustawieniu parametru Funkcje pomocnicze — dostępne odtwarzanie, uzgadnianie stanów z listy parametrów użytkownika na T. Parametr jest
dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] — patrz punkt I.8.7.
10.4 Regulacja magazynu
W każdym z typów magazynów może zdarzyć się sytuacja, że dokumenty
z wcześniejszą datą mogą być zarejestrowane później. Użytkownik może też
wycofać akceptację dokumentu i ponownie go zaakceptować. Tego typu sytuacje (a mogą się zdarzyć w warunkach rzeczywistej pracy) powodują w magazynach typu FIFO i LIFO zaburzenie kolejki (odpowiednio FIFO czy LIFO),
a w magazynach typu ŚREDNIE wpływają na zmianę ceny.
Funkcja Regulacja magazynu, dostępna po wybraniu [Magazyny|Funkcje
pomocnicze|Regulacja magazynu] powoduje odtwarzanie kolejki w magazynach FIFO i LIFO, natomiast dla magazynu typu ŚREDNIE w wyniku działania
funkcji cena średnia zostanie wyliczona na nowo.
Funkcja dostępna jest tylko dla magazynu typu FIFO, LIFO i ŚREDNIE.
Aby użytkownik miał dostęp do tej funkcji, parametr Funkcje pomocnicze - dostępna regulacja magazynów typu FIFO, LIFO, ŚREDNIE z listy parametrów użytkownika, należy ustawić na T. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] —
patrz punkt I.8.7.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
237
W wyniku działania funkcji Regulacja magazynu mogą zmieniać się wartości magazynowe dokumentów rozchodowych, w związku z tym funkcję należy
uruchomić każdorazowo przed księgowaniem dokumentów magazynowych,
jak również przed funkcjami obliczającymi marże.
Jeśli w regulowanym magazynie występowały dokumenty przesunięć magazynowych do innych magazynów, to po zakończeniu regulacji wymagane
będzie uruchomienie funkcji Sprawdzenie wartości na przesunięciach magazynowych [Magazyn|Funkcje pomocnicze|Sprawdzenie wartości na przesunięciach magazynowych] (patrz punkt II.10.5).
10.5 Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych
Funkcja [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych] sprawdza czy wartości na dokumentach MM i wygenerowanych z nich MP są zgodne. Jeżeli okaże się, że są niezgodności, funkcja
ponownie wyceni dokument MP.
Aby użytkownik miał dostęp do tej funkcji, parametr Funkcje pomocnicze — dostępne sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych
z listy parametrów użytkownika, należy ustawić na T. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] —
patrz punkt I.8.7.
Funkcja Sprawdzanie wartości na przesunięciach międzymagazynowych wyszukuje i wyświetla niezgodności pomiędzy dokumentami przesunięć magazynowych. Niezgodności mogą powstać w wyniku rozpisania dokumentu rozchodowego według nowej kolejki FIFO. Możliwe są różnice wartościowe lub
niezgodności pozycji między dokumentami. Funkcja umożliwia wycenę dokumentu powiązanego oraz odtworzenie niezgodnych pozycji.
Uzgodnienie pozycji nie będzie możliwe i wycena nie powiedzie się, jeśli
dla odtwarzanego magazynu wprowadzony został arkusz inwentaryzacyjny.
10.6 Generowanie dokumentów wartościowych
W systemie Logistyka dostępny jest mechanizm dostarczający użytkownikowi
możliwość wygenerowani dokumentu kompensującego różnice między wartością stanu a wartością dokumentów wynikające z zaokrągleń wartości. Dodatkowo istnieje możliwość sparametryzowania automatycznej dekretacji wygenerowanych dokumentów kompensujących zaokrąglenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
238
Aby prawidłowo działała funkcja generowania dokumentu rozliczającego
zaokrąglenia należy odpowiednio przygotować program. W tym celu należy:
— Sprawdzić w [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych] (patrz
punkt I.10.3) czy występuje dokument rozliczający zaokrąglenia magazynowe. Jeżeli nie należy dodać nowy typ dokumentu o następujących
parametrach:
– Typ — np. KRW;
– Nazwa — np. Korekta wartości - indeksów
– Typ dokumentu — Rozchodowy;
– Rodzaj dokumentu — Wewnętrzny
– Rodzaj dokumentu — Wartościowy
— Ustawić parametr Funkcje pomocnicze — Generowanie dokumentów
wartościowych z listy parametrów użytkownika na T. Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Magazynowe] — patrz punkt I.8.7.
Gdy program jest prawidłowo przygotowany, można przystąpić do generowania dokumentu rozliczającego zaokrąglenia w magazynie. W tym celu należy wybrać [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Generowanie dokumentów wartościowych].
Po wykonaniu funkcji, w przypadku, gdy występowały różnice wynikające z zaokrągleń zostanie wygenerowany dokument. Jeżeli nie było różnic wynikających z zaokrągleń dokument nie zostanie wygenerowany i zostanie wyświetlona informacja, że nie stwierdzono odchyleń wynikających z zaokrągleń.
Po wygenerowaniu i zaakceptowaniu dokumentu, różnice wynikające z zaokrągleń zostaną zniwelowane.
Funkcja [Magazyny|Funkcje pomocnicze|Weryfikacja cen rozchodów i powiązanych dostaw] sprawdza czy wartość przychodu jest zgodna z wartością
rozchodu i wyświetla informacje w oknie.
11 Kompletowanie wyrobów
W ramach gospodarki materiałowej prowadzonej z użyciem programu Logistyka możliwe jest ewidencjonowanie obrotu towarami, w których skład wchodzą
inne towary wykazywane w ramach stanów magazynowych. W takim przypadku mówić będziemy o kompletach (produktach finalnych) oraz o komponentach (elementach składowych). Zarówno komplety jak i elementy, które się
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
239
II.11. Kompletowanie wyrobów
na nie składają, funkcjonują w programie na podobnych zasadach jak pozostałe towary. Na bieżąco rejestrowane i wykazywane są ich stany ilościowe oraz
wartościowe, ewidencjonowany obrót magazynowy i sprzedaż.
Warto zauważyć, że w ramach programu możliwy jest niezależny obrót elementami składowymi kompletów. Mogą one być wydawane z magazynu (na
przykład sprzedaż) niezależnie od wydań produktów finalnych, na takich samych prawach jak wszystkie pozostałe towary.
Rejestrowany w programie proces kompletowania wyrobów gotowych Etapy kompletowania
rozpoczyna się od wprowadzenia na stan magazynowy odpowiedniej ilości wyrobów
materiałów potrzebnych do skompletowania wyrobu. Następnym etapem jest
zarejestrowanie przychodu produktu finalnego z jednoczesną rejestracją rozchodu odpowiednich ilości komponentów. Jednak zanim będzie możliwe prowadzenie ewidencji przychodu i rozchodu produktów finalnych, należy zdefiniować ich strukturę, określając tworzące je elementy składowe. W kolejnych punktach znajdziesz wszystkie informacje na temat definiowania struktury kompletów oraz zasad, według których ewidencjonowany jest przychód
i rozchód kompletów z magazynu.
11.1 Struktura wyrobów
Elementy składowe
Zarówno komplety, jak i ich składowe rejestrowane są w kartotece materiałów
jako odrębne pozycje. Ponieważ, jak wspomniano, możliwy jest niezależny obrót magazynowy elementami kompletów, towary te są definiowane w kartotece jak wszystkie inne pozycje. Należy zatem zredagować takie ich atrybuty jak
przynależność do grupy materiałowej, jednostka miary, stawka VAT.
Jeżeli materiały składowe podlegają sprzedaży niezależnie od kompletów,
można również zredagować dane dotyczące cen sprzedaży.
Liczba elementów składających się na komplet może być dowolna, zależy
to wyłącznie od stopnia złożoności wyrobu.
W kartotece towarów wszystkie komplety — towary, dla których zdefiniowano przynajmniej jeden element składowy — zostały wyróżnione graficznie.
W trakcie pracy z programem definicję struktury kompletów można dowolnie modyfikować, usuwając zbędne lub dodając nowe elementy, zmieniając
proporcje ilościowe etc. Każda zmiana będzie miała wpływ jedynie na operacje
magazynowe realizowane po jej wprowadzeniu (nie jest możliwe dokonywanie
zmian ze skutkiem wstecznym).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
240
Nanoszenie danych o wyrobach gotowych
Gdy do kartoteki zostaną wprowadzone wszystkie pozycje, które stanowić będą części składowe, można przystąpić do redagowania definicji towarów stanowiących komplety. Także w tym przypadku, podobnie jak dla składowych,
jest to standardowy zestaw atrybutów każdego towaru.
Szczegóły na temat redagowania danych o materiałach znajdziesz w punkcie I.14.4. Informacje tam zawarte mają zastosowanie także dla kompletów
i składowych.
Definiowanie struktury kompletu
Po zredagowaniu wszystkich danych ogólnych opisujących materiał można
przystąpić do definiowania struktury kompletu. W tym celu w kartotece materiałów wybierz towar, który ma stanowić komplet, a następnie wybierz akcję
Kartoteki i wykonaj polecenie Składowe [Definicje|Słownik materiałów|Kartoteki|Składowe].
Składowe można wprowadzać tylko dla materiału będącego wyrobem gotowym lub półproduktem, natomiast składowymi mogą być towary zdefiniowane jako surowiec lub półprodukt.
Wybór polecenia Składowe spowoduje wyświetlenie okna, które zawiera
tabelę specyfikującą poszczególne części składowe danego wyrobu. Aby wprowadzić pierwszy, a następnie każdy kolejny element kompletu, wykonaj standardowe polecenie Dołącz i w poszczególne rubryki tabeli wprowadź następujące dane:
Lp.
numer kolejnej składowej. Pole wypełniane jest przez program i nie jest
Materiał indeks materiału stanowiącego element wyrobu finalnego. Redagując to pole możesz posłużyć się słownikiem, w którym znajdziesz wszystkie materiały wprowadzone do kartoteki wraz z ich jednostkami miary.
Jako element składowy może być wskazany każdy towar, który jest surowcem lub półproduktem, niezależnie od jego przynależności do grupy
towarowej. Indeks wprowadzonej składowej nie może być taki sam jak
indeks kompletu. Następne pole to nazwa materiału będącego elementem kompletu. Jest ona uzupełniana automatycznie na podstawie kodu.
Ilość ilość jednostek miary towaru stanowiącego część składową przypadająca
na jedną jednostkę miary towaru stanowiącego komplet. W następnym
polu znajduje się jednostka miary. Wartość ta jest uzupełniana automatycznie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
241
Opis dowolny, dodatkowy opis składowej. Pole nie musi być wypełnione.
Tak zdefiniowana struktura decyduje o udziale poszczególnych elementów
w komplecie w odpowiednich proporcjach. Jest to niezbędne dla rozliczeń ilościowych — przychód kompletu powoduje proporcjonalny rozchód jego składowych.
W oknie przeglądania składowych, kolumna W oznacza rodzaj materiału: wyrób zewnętrzny (H), Wyrób gotowy (W), Półprodukt (P), Surowiec (S).
W ten sposób można utworzyć kilka poziomów składowych.
Przy pomocy polecenia Składowe można wprowadzać kolejne składowe dla
danego materiału.
Po zdefiniowaniu kompletu, w oknie Słownik materiałów w kolumnie S zostanie umieszczona liczba składowych.
Wykorzystanie składowej
Wybór
polecenia
[Definicje|Słownik materiałów|Kartoteki|Wykorzystanie ] umożliwia wyświetlenie okna Wykorzystanie materiału jako składowej.
Jeżeli dany materiał stanowi składową dla wyrobu czy wyrobów w oknie wyświetlona zostanie lista tych wyrobów. Dla każdego wyrobu wyświetlany jest
indeks, nazwa, ilość składowej przypadająca na jedną jednostkę miary materiału stanowiącego komplet, jednostka miary wyrobu.
11.2 Definicja dokumentów tworzących komplety
Do prowadzenia prawidłowych rozliczeń ilościowych i wartościowych towarów będących kompletami i ich składowych niezbędne jest odpowiednie zdefiniowanie dokumentów magazynowych. Rejestrowanie przychodu materiałów
składających się na wyroby gotowe odbywa się w oparciu o dokument przychodowy (przychód kompletu).
Aby mógł zostać zarejestrowany przychód w przypadku kompletów, należy wcześniej zdefiniować również typ dokumentu, taki który pozwoli ująć
w ramach jednej operacji magazynowej odpowiedni rozchód części składowych kompletu (rozchód tworzący komplet).
Definiowanie dokumentów przebiega zgodnie z zasadami opisanymi
w punkcie I.10.
Dokument rozchodowy tworzący komplet jest to wewnętrzny dokument
magazynowy rozchodowy powodujący rozchód towarów składowych. Redagując definicję takiego dokumentu należy więc zaznaczyć pola: Rozchodowy
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
242
Wewnętrzny, Zwykły. W pole Typ dokumentu można wpisać np. RKOM, w pole
Nazwa — Rozchód tworzący komplet.
Definiując dokument przychodowy, który stanowi przychód kompletu należy zaznaczyć pola:
— Przychodowy
— Przychód kompletu
— Wewnętrzny
— Zwykły
W pole Typ dokumentu można wpisać np. PKOM, w pole Nazwa — Przychód
kompletu.
W polu Tworzy dokument należy podać symbol typu dokumentu rozchodowego — rozchodu tworzącego komplet. W zależności czy tworzony dokument ma być zaakceptowany automatycznie, należy odpowiednio ustawić pole
Zaakceptowany.
Dokument taki będzie automatycznie tworzony po zredagowaniu dokumentu dotyczącego kompletów.
11.3 Redagowanie dokumentów dotyczących kompletacji wyrobów
Aby w programie odzwierciedlić proces kompletowania wyrobów gotowych,
należy zredagować dokument transakcji związanej z kompletowaniem (definicja takiego dokumentu została opisana w poprzednim punkcie), co jest równoznaczne z zarejestrowaniem dokumentu przychodowego dla wyrobów i utworzeniem dokumentu rozchodowego dla składników. W wyniku tych operacji
stany magazynowe składników zostaną zmniejszone, a stany kompletów odpowiednio wzrosną.
Rejestrowany w programie proces kompletacji wyrobów można przedstawić według następujących kroków:
1. W parametrach pracy ustawić magazyn, do którego mają być przyjęte
tworzone wyroby [Magazyny|Parametry pracy].
2. Zredagowanie dokumentu dotyczącego kompletowania. Aby zredagować ten dokument, z menu Magazyny wybierz funkcję Redagowanie dokumentów. Następnie wybierz odpowiedni typ dokumentu będący przychodem kompletu (np. PKOM) i — po wyświetleniu listy dotychczas
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
243
wprowadzonych zapisów — polecenie Dołącz. Na ekran zostanie wywołane standardowe okno redagowania danych nagłówkowych. Należy umieścić w nim odpowiednie dane kierując się ogólnymi zasadami
redagowania nagłówków wewnętrznych dokumentów magazynowych.
Zasady te zostały opisane w punkcie II.4. W przypadku dokumentu będącego przychodem kompletu należy wypełnić pole Pobierz z magazynu.
W polu tym należy wskazać magazyn, w którym znajdują się materiały
będące składowymi danego kompletu.
3. Po zredagowaniu danych nagłówkowych dokumentu można przejść do
nanoszenia jego pozycji. W tym przypadku zasady postępowania są podobne jak w przypadku pozostałych dokumentów. Użytkownik redaguje
pozycję wpisując dane odnoszące się do wyrobu.
4. Po wykonaniu polecenia Dołącz na ekranie wyświetlone zostanie okno
redagowania pozycji dokumentu. W polach tego okna należy umieścić
informacje dotyczące kompletu:
— Indeks — indeks materiału stanowiącego kompletowany wyrób.
Redagując to pole możesz posłużyć się słownikiem.
— Ilość — ilość wyrobów gotowych, które powstaną w wyniku kompletacji. Pamiętaj, że ilość tę determinuje aktualny stan składników
we wskazanym w nagłówku magazynie.
— Cena — cena wyrobu. W zależności od parametryzacji programu,
cenę można podać lub cena będzie wyliczona przez program na
podstawie rozchodowanych składowych.
Za wycenę kompletu odpowiada parametr 600300 Czy wycena
kompletu wg składowych?. Parametr może przyjmować wartości:
– T — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych
— wartość pozycji obliczona jest jako iloczyn ceny i ilości:
Wartość wyrobu = Cena wyrobu × Ilość wyrobu
Cena wyrobu obliczona jest na podstawie wartości składowych;
– W — wyrób jest wyceniany na podstawie wartości składowych
— wartość pozycji jest równa wartości pozycji składowych
(nie dotyczy to magazynów typu ceny ewidencyjne):
Wartość wyrobu = Suma wartości wg składowych
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
244
– N — wyrób nie jest wyceniany.
Jeżeli cena będzie ustawiony na T lub W, cena nie będzie dostępna
do redakcji. W chwili akceptacji dokumentu cena będzie wyliczana
przez system. Nie będzie zmieniana mimo np. ponownej wyceny
dokumentu RKOM czy też regulacji magazynu.
Podczas wystawiania dokumentów PKOM i RKOM pomiędzy dokumentami mogą powstawać różnice groszowe wynikające z zaokrągleń.
Po odpowiednim sparametryzowaniu programu, dla zaakceptowanego dokumentu PKOM cenę będzie można poprawić — patrz
punkt II.7.
Po ustawieniu parametru na N cena przyjmowanego kompletu musi być wprowadzona przez użytkownika.
Parametr jest dostępny po wybraniu [Definicje|Parametry|Formuły] i wskazaniu zakładki Magazyn (patrz punkt I.7).
5. Każdy dokument kompletowania wyrobów może dotyczyć jednego bądź
wielu wyrobów gotowych.
6. Wykonanie polecenia akceptacji dokumentu. Jeśli stany ilościowe składników pozwalają na zaakceptowanie dokumentu, w kolejnym etapie
tworzony jest odpowiedni dokument rozchodowy (np. RKOM), powodujący rozchód materiałów — składowych danego kompletu. Dokument
powstanie w magazynie wskazanym w nagłówku dokumentu stanowiącego przychód kompletu. Każda pozycja utworzonego dokumentu opisuje jeden składnik wyrobu zgodnie z definicją jego struktury. W polu
Ilość dla składowych jest to łączna ilość każdego z elementów użytego do
skompletowania wskazanej ilości danego wyrobu.
Jak już wspomniano, ceny w dokumencie przyjęcia wyrobu, w zależności
od parametryzacji, mogą być skalkulowane przez program na podstawie
cen składników.
Po zaakceptowaniu dokumentu przyjęcia stan magazynu zostanie powiększony o odpowiednią ilość wyrobów.
Zaakceptowany dokumentu PKOM, po odpowiedniej parametryzacji będzie można poprawiać jak inne dokumenty przychodowe — patrz punkt II.7.1.
Oprócz ceny można poprawić ilość. Zmiana ilości na zaakceptowanym dokumencie PKOM nie będzie miała wpływu na zmianę ilości w dokumencie RKOM.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
II.12. Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności
12 Lokalizacja towarów w magazynie i termin ważności
W systemie Logistyka podczas wprowadzania dokumentów, istnieje możliwość
rejestracji miejsca składowania (lokalizacji) materiałów w danym magazynie,
a także wprowadzanie terminu ważności. Wymienione pojęcia nazywane będą
w dalszej części opisu wymiarami.
Funkcjonalność daje możliwość:
— odizolowanie lokalizacji od dostaw,
— możliwość rejestracji zmian na lokalizacji wg stanów rzeczywistych
(m.in. możliwość rejestracji stanu ujemnego na lokalizacji),
— reorganizacja magazynu od strony magazynu.
W systemie jest możliwość również analizy wartościowej przeterminowanych materiałów w aktywnym magazynie na zadaną datę [Magazyny|Zapytania
SQL | Materiały przeterminowane].
12.1 Parametryzacja
Aby funkcjonalność związana z obsługą wymiarów była dostępna w systemie,
program należy odpowiednio sparametryzować.
— Lokalizacja i termin ważności ściśle związane są z magazynem. W definicji magazynu [Definicje|Miejsca wystawiania|Magazyny] znajdują się
parametry związane z obsługą wymiarów — sekcja Wymiary w magazynie. Aby w magazynie dostępna była lokalizacja czy terminy ważności
należy zaznaczyć pole Stosować wymiary. Na temat znaczenia poszczególnych parametrów czytaj w punkcie I.12.
— W definicji materiału [Definicje|Słownik materiałów|Dołącz/Popraw]
znajduje się pole Wymagany termin ważności. W przypadku zaznaczenia
tego parametru, przy akceptacji dokumentu przychodowego jest kontrolowane rozpisanie danej pozycji dokumentu na wymiary posiadające
niezerowe terminy ważności. Brak poprawnego rozpisania danej pozycji dokumentu, skutkuje niemożliwością zaakceptowania danego dokumentu (informacja o akceptacji dokumentu).
Na temat słownika materiałów czytaj w punkcie I.14.4.
— Na liście parametrów systemu [Definicje|Parametry|Formuły|Magazyn]
znajduje się parametr 600103 Czy spis lokalizacji z uzupełnieniem terminów ważności?. Parametr ten dotyczy rozpisania spisu danej lokalizacji
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
245
246
(reorganizacji) na podstawie odczytów z urządzeń mobilnych. Parametr
będzie brany pod uwagę tylko w sytuacji kiedy terminy ważności z czytnika będą zerowe.
– T — przy zerowym terminie ważności z czytnika, system będzie
próbował go uzupełnić według zarejestrowanych par wymiarów lokalizacja i termin ważności;
– N — przy zerowym terminie ważności z czytnika, termin ważności
nie będzie uzupełniany;
– P — przy zerowym terminie ważności z czytnika, wyświetlane będzie pytanie czy termin uzupełniać.
Na temat ustawiania parametrów w programie czytaj w punkcie I.7.
12.2 Stany magazynowe według wymiarów
W systemie dostępna jest funkcja Stany magazynowe wg wymiarów. Dla magazynów, które w definicji mają zaznaczony parametr Stosować wymiary, funkcję
można uruchomić wybierając [Magazyny|Stany magazynowe wg wymiarów].
Na podstawie zarejestrowanych dokumentów magazynowych i dokumentów reorganizacji, operator ma możliwość przeglądania stanów magazynowych wraz z przypisaną lokalizacją i terminem ważności dostawy. Nie są wykazywane stany zerowe na lokalizacjach.
Podgląd stanów według wymiarów skonstruowany jest z trzech okienek
podglądu wzajemnie się aktualizujących na podstawie aktualnej pozycji kursora:
— okienko Stany — wykazywane są wszystkie niezerowe stany według wymiarów w magazynie;
— okienko Stan lokalizacji — wykazywane są wszystkie niezerowe stany
materiałów na danej lokalizacji;
— okienko Stan materiału — wykazywane są wszystkie niezerowe stany na
wymiarach danego materiału.
W oknie Stany dostępne są akcje:
Operacje akcja umożliwia podgląd operacji (dokumenty magazynowe, dokumenty reorganizacji) związanych z danymi wymiarami i danym indeksem materiałowym.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
247
II.13. Kwalifikacja dostaw
Identyfikacja dostaw akcja umożliwia podgląd kodów identyfikacyjnych dostaw związanych z danym zestawem wymiarów. Po jej wyborze zostanie
wyświetlone okno z listą kodów identyfikujących dostawy i ilościami według danego kodu.
Funkcja Stany magazynowe wg wymiarów dostępna jest również w module
Firma. Funkcja uruchamiana z modułu Firma dotyczy wszystkich magazynów
w systemie.
Więcej na temat stosowania wymiarów w magazynie czytaj w podręczniku
do systemu Xpertis Logistyka.
13 Kwalifikacja dostaw
Dla magazynów typu Dostawy istnieje możliwość stosowania jakościowej kwalifikacji dostaw. Jakościowa kwalifikacja dostaw polega na nadaniu poszczególnym pozycjom przychodowych dokumentów magazynowych statusu, który ma wpływ na dostępność danej dostawy dla wydań.
13.1 Parametryzacja związana z kwalifikacją dostaw
Poniżej opisane jest jak należy sparametryzować system, aby możliwe było stosowanie kwalifikacji dostaw.
Słownik dostępnych statusów dostaw Przed przystąpieniem do pracy
należy zdefiniować słownik statusów. Słownik jest dostępny po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Parametry dodatkowe|Statusy dostaw].
Domyślnie w systemie zdefiniowane są trzy statusy:
— Zgodny,
— Niezgodny
— nieOkreślony.
Status definiowany jest przez następujące parametry:
— Nazwa statusu,
— Ikona, która będzie wyświetlana przy ilości wg danego statusu,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
248
— Rodzaj statusu (Nieokreślony, Zgodny, Niezgodny),
— Aktywny — parametr można dołączać do zestawów tylko gdy jest aktywny.
Znaczenie Rodzaj statusu jest następujące:
— Zgodny — dostawa zgodna pod względem jakościowym — możliwe wydanie z magazynu,
— Niezgodny — dostawa niezgodna pod względem jakościowym — niemożliwe wydanie z magazynu dokumentem zewnętrznym, możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym,
— Nieokreślony — dostawa jeszcze niezweryfikowana — niemożliwe wydanie z magazynu dokumentem zewnętrznym, możliwe wydanie z magazynu dokumentem wewnętrznym.
Definicja magazynu - Domyślny status dostawy W definicji magazynu
znajduje się pole Domyślny status dostawy. Dla magazynu typu Dostawy pole
musi być wypełnione. Podany status będzie brany pod uwagę, podczas ustalania statusów pozycji dokumentów przychodowych w danym magazynie.
Materiały przypisane do magazynu - Domyślny status Po wybraniu
[Definicje|Miejsce wystawienia|Magazyny|Materiały|Popraw], w oknie Indeks
materiałowy dla magazynu dostępne jest pole Domyślny status. Pole umożliwia
zdefiniowanie statusu, gdy dla danego materiału przypisanego do magazynu,
domyślny status ma być inny niż domyślny status w definicji magazynu.
Typ dokumentu magazynowego - Rodzaj statusu dostaw dla wydań Definicja typu rozchodowego dokumentu magazynowego [Definicje|Typy dokumentów|Magazynowych], umożliwia określenie rodzaju statusów dostaw, które mogą zostać wydane z wykorzystaniem danego typu dokumentu. Dokumenty zewnętrzne muszą mieć status Zgodny. Dokumenty wewnętrzne muszą
mieć co najmniej jeden ze statusów: Zgodny, Niezgodny, Nieokreślony.
13.2 Funkcjonalność związana z kwalifikacjami dostaw
Akceptacja przychodowych dokumentów magazynowych Podczas akceptacji dokumentów przychodowych w magazynie typu DOSTAWY, system każdej
pozycji bez statusu, nadaje status określany na podstawie domyślnego statusu
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
II.14. Zestawienia dotyczące danych magazynowych
przypisanego dla materiału w magazynie, a gdy ten nie został zdefiniowany, to
domyślnego statusu dla danego magazynu.
Na temat nadawania statusów dla magazynu i materiałów czytaj w rozdziale II.13.1.
Dostępne stany magazynowe W stanach magazynowych w magazynie typu DOSTAWY [Magazyny|Stany magazynowe] znajduje się informacja o stanie
dostaw dla rodzaju statusu Niezgodny oraz rodzaju Nieokreślony. Stan dostępny
w takim magazynie pomniejszany jest również o wartość wyżej wymienionych
pól.
Widok statusu dostawy Status dostawy jest uwidoczniony w postaci ikony
w polu Ilość. Ikona jest widoczna w podglądzie pozycji rozchodowych dokumentów magazynowych oraz stanów cenowych.
14 Zestawienia dotyczące danych magazynowych
W module magazynowym dostępne są opisane poniżej raporty i zestawienia.
Ich lista może być poszerzona zarówno przez wytwórcę programu, jak i jego
administratora. Wydruk według wybranego wzorca uzyskasz, gdy z menu Magazyny uruchomisz funkcję Wydruki, a następnie wskażesz odpowiednią pozycję [ Magazyny|Wydruki].
Przed każdym z wydruków należy podać odpowiednie parametry wydruków, np. zakres dat w którym mają być drukowane dokumenty. Parametry drukowane są na każdej stronie.
Dokładny opis poszczególnych zestawień znajdziesz w podręczniku do systemu Xpertis Logistyka w rozdziale Zestawienia i wydruki.
W systemie dostępne są następujące wydruki związane z gospodarką magazynową:
Aktywny stan magazynowy na podany dzień wydruk umożliwiający uzyskanie historycznych danych o stanie magazynowym, na wybrany dzień.
Skrócone zestawienie obrotów magazynowych wydruk obrotów w magazynie w zakresie dat.
Szczegółowe zestawienie obrotów magazynowych wydruk obrotów w magazynie wraz z dokumentami w zakresie dat.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
249
250
Skrócony raport magazynowy wydruk zestawiający dokumenty magazynowe pogrupowane według typów, zarejestrowane w określonym przy zadawaniu parametrów wydruku przedziale czasowym.
Szczegółowy raport magazynowy wydruk zestawiający dokumenty magazynowe zarejestrowane w określonym przy zadawaniu parametrów wydruku przedziale czasowym.
Towary zalegające w magazynie powyżej ? dni drukowany tu będzie wykaz
towarów z podaniem stanu ilościowo-wartościowego obliczonego na
podany dzień.
Towary zalegające w magazynie - wg okresu zalegania przed
wydrukiem należy nałożyć przedziały czasowe podawane w dniach zalegania.
Obliczony stan na podany dzień zostanie umieszczony w odpowiednim
przedziale.
Skrócone zestawienie obrotów na kontach raport umożliwiający obliczanie
obrotów na wszystkich kontach, w podanym zakresie dat.
Szczegółowe zestawienie obrotów na kontach raport umożliwiający obliczanie obrotów na wskazanych kontach księgowych, w podanym zakresie dat, z wyszczególnieniem dokumentów magazynowych.
Odchylenia od stanów minimalnych lub maksymalnych wydruk
zawiera dane o towarach, których aktualny stan jest niezgodny z określoną
poprzez minimum i maksimum normą.
Wskaźnik rotacji zestawienie przedstawia obliczony wskaźnik rotacji, w
dniach lub razach, ilościowy lub wartościowy (opcja wyboru) dla
wszystkich materiałów z danego magazynu.
Stany dostaw na dzień wydruk prezentuje stany ilościowe lub ilościowowartościowe poszczególnych dostaw na podany dzień.
Stany dostaw w przedziale czasowym wydruk prezentuje stany ilościowe
lub ilościowo-wartościowe poszczególnych dostaw w podanym zakresie
dat.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Rozdział III
Zarządzanie wyposażeniem
1 Ewidencja wydań wyposażenia
Podstawową funkcją programu jest prowadzenie kartotek wydań wyposażenia
pracownikom lub kontrahentom oraz rozliczenia się ich z wydanego sprzętu.
Wszystkie rodzaje ewidencji wydań dostępne są w menu Kartoteki. Znajdują
się tam dostępy do różnych zakresów ewidencji.
1.1 Stany wyposażenia
Funkcja Stany wyposażenia dostępna jako [Kartoteki|Stany wyposażenia] pokazuje bieżący stan wyposażenia na wybranym w parametrach magazynie. Aby
zobaczyć gdzie znajdują się elementy wyposażenia nieobecne na magazynie,
należy wybrać opcję Szczegóły. W nowym oknie pokazane jest wyposażenie
znajdujące się u pracowników i u kontrahentów.
1.2 Rejestr wydań
Po wyborze opcji [Kartoteki|Rejestr wydań] program daje dostęp do okna zarządzania kartoteką wydań wyposażenia pracownikom oraz kontrahentom.
Wybór jednej z tych dwóch opcji zależy od zakładki na lewym panelu okna. W
zależności od tego, czy aktywne jest okno pracowników (zakładka Pracownicy), czy kontrahentów (zakładka kontrahenci) inna jest zawartość pozostałych
dwóch paneli. Jednak okna na panelu środkowym zawsze pokażą stan wyposażenia u kontrahenta lub pracownika (okno górne), historię wydań (środkowe)
i historię rozliczeń (dolne). Działanie środkowego panelu szczegółowo opisano
niżej. W prawym panelu widoczne są okna z danymi uzupełniającymi.
251
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
252
Rozdział III. Zarządzanie wyposażeniem
W zależności od parametrów widoku kartoteki w uprawnieniach użytkownika [Definicje|parametry|użytkownicy] i po wskazaniu użytkownika akcja Formuły. Jeżeli parametr 6500 jest włączony (wartość T) to użytkownik
ma dostęp do okna zarządzania kartoteką w oparciu o rodzaje wyposażenia.
Wszystkie funkcje dane z normatywów oraz wykorzystują kontrolę ilości. Dostępna jest także generacja pozycji wydań na podstawie poleceń wydania wyposażenia oraz okno wymagań osoby.
Jeżeli parametr 6500 ustawiony jest na N, to użytkownik pracuje na widoku
kartoteki wydań wyposażenia pracownikom, którego funkcje w oparciu o materiały. Rodzaje wyposażenia oraz związane z nimi normatywy oraz kontrola
ilości nie są używane.
Prowadzenie kartoteki wg. rodzajów wyposażenia możliwe jest tylko w rozszerzonym oknie zarządzania kartoteką (parametr 6500=T). Poniżej pokazano
widok tego okna z przykładowymi danymi.
Ekran III.1
Rysunek III.2 przedstawia widok okna kartoteki wydań w przypadku przeglądania jej według materiałów i atrybutów.
Wykaz pracowników W prezentowanym w lewym panelu oknie widoczne
są pozycje reprezentujące pracowników, do których bieżący użytkownik jest
uprawniony. Dodatkowo lista może być ograniczona w zależności od bieżących ustawień obszaru roboczego oraz wydziału wybranego w parametrach
pracy. W przykładzie widoczna jest lista pracowników z uwzględnieniem również tych, których okres zatrudnienia upłynął (pozycje na przyciemnionym
tle). Inne kolory w oknie oznaczają różne rodzaje zatrudnień (umowy o pracę,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
253
III.1. Ewidencja wydań wyposażenia
Ekran III.2
zlecenia, inne). Znaczenie kolorów można podejrzeć po wyborze akcji Legenda. Redagowanie danych pracowników w tym oknie jest niemożliwe. Oprócz
nazwiska i imienia widać daty początku i końca zatrudnienia oraz najważniejsze informacje o rodzaju zatrudnienia. Jedna i ta sama osoba może w tym wykazie wystąpić wielokrotnie, jeżeli zatrudniona jest (lub była) na kilku stosunkach pracy.
Jeżeli użytkownik uaktywni to okno (kliknie na nim myszą) to dostępne są
akcje pozwalające obejrzeć i wydrukować normatyw wynikowy pracownika i
normatyw wynikowy osoby. Widok danych na pozostałych panelach zależy od
pracownika wybranego w tym oknie.
Wyposażenie wydane pracownikowi Na środkowym panelu, w trzech
oknach prezentowana jest informacja dotycząca wyposażenia wydanego pracownikowi pokazywanemu na lewym panelu. Panel ten posiada cztery zakładki, na których układ okien jest taki sam. Zawartość okien może być jednak inna, gdyż te na zakładkach Wyposażenie, Rodzaje wyposażenia pokazują dane
dotyczące wydań wyposażenia pracownikowi i rozliczenia z tego wydanego ze
wszystkich magazynów łącznie. Natomiast na pozostałych pokazane są dane
wynikające z wydanego wyposażenia z magazynu wybranego przez użytkownika w parametrach pracy.
Zakładki Wyposażenie i Wyposażenie - bieżący magazyn pokazują stan wg
materiałów. Pole indeks - indeks materiałowy, Nazwa - nazwa materiału i ilość
- ilość aktualna na stanie pracownika. Zakładki Rodzaje wypos. i Rodzaje bieżący magazyn pokazują ten sam stan, ale z podziałem na rodzaje wyposażenia.
Wtedy stan wyposażenia, które nie jest związane z żadnym rodzajem wyposa-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
254
żenia (w definicji materiału nie wypełniono pola Rodzaj wyposażenia) pokazywane jest w jednej pozycji - Inne wyposażenie. Kolumny Kod - kod rodzaju
wyposażenia i Nazwa - nazwa rodzaju wyposażenia oraz Ilość - łączna ilość
danego rodzaju wyposażenia na stanie.
Zawartość w polu ilość pokazuje wyłącznie stan wg zatwierdzonych pozycji wydań i rozliczeń pokazywanych w oknach poniżej. Użytkownik może mieć
do wyboru wszystkie zakładki, lub tylko dwie z nich. Decyduje o tym parametr
6501 (Dostęp do zakładek widoku stanu kartoteki wydań.) w jego uprawnieniach.
Obsługa kartoteki na obu zakładkach przeprowadzana jest identycznie. Jeżeli okno jest aktywne, to akcja Legenda pokazuje znaczenie kolorów, którymi
wyróżniane są rekordy.
Ważniejsze akcje dostępne w tym oknie:
Dołącz umożliwia dopisanie pozycji wydania dowolnego rodzaju wyposażenia, w którego definicji nie zaznaczono pola tylko wg poleceń lub automatycznie. Akcja nie będzie dostępna dla użytkownika, w którego
uprawnieniach wyłączono możliwość samodzielnego dopisywania pozycji do kartoteki (parametr 6510 ma wartość T).
Stan wyposażenia osoby wyświetla okno z wyliczonym bieżącym stanem
wyposażenia osoby, czyli sumą bieżących stanów wyposażenia wszystkich zatrudnień danej osoby w firmie. Tam akcja drukuj pozwala wydrukować te dane.
Wydruk akcja drukuje zawartość okna stanu wyposażenia pracownika.
Podczas dołączania nowej pozycji program wyświetla okno redakcji pokazane na ekranie III.3.
Ekran III.3
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
255
Jeżeli w parametrach programu ustawiono wartość parametru 6500 - Widok kartoteki stanów wyposażenia pracowników wg rodzajów wyposażenia jest
ustawiona na T, to w oknie dostępne są pola dotyczące rodzajów wyposażenia.
W tym przypadku może również być użyta kontrola ilości. W tym przypadku
w polu Kod można wskazać (wybrać ze słownika rodzajów wyposażenia) tylko takie rodzaje, które w swojej definicji nie mają zaznaczonego pola Tylko wg
poleceń lub automatycznie. Po wskazaniu rodzaju wyposażenia w polu Kod pozostałe pola program próbuje wypełnić automatycznie. Ilość wydana obliczana
jest na podstawie normatywu wynikowego i stanu pracownika. Przy włączonej
kontroli ilości, jeżeli w definicji rodzaju wyposażenia zaznaczono, że podlega kontroli ilości (na poziomie pracownika lub osoby), program podpowiada
maksymalną ilość jaka jest możliwa do wydania w danej chwili. Jeżeli rodzaju
nie ma w normatywie pracownika to program zasygnalizuje to odpowiednim
komunikatem.
W pole Data wydania program podpowiada bieżącą datę. Jeżeli w parametrach programu ustawiono wartość parametru 6500 - Widok kartoteki stanów
wyposażenia pracowników wg rodzajów wyposażenia jest ustawiona na T, to w
polu Data przewidywanego zużycia podpowiadana jest data późniejsza od daty
wydania o tyle dni ile dla tego rodzaju podaje normatyw wynikowy pracownika, a jeśli wyposażenie nie występuje w normatywie, to wg danych z definicji
tego rodzaju wyposażenia. Wartości pól +- i sposób rozliczenia obliczane są
na również na podstawie tych samych źródeł. Jeżeli w polu Sposób rozliczenia
ustawiono Zwrot bez terminu zużycia, to wartości w polach Data przewidywanego zużycia i +- są zerowane.
Jeżeli w parametrach programu ustawiono wartość parametru 6500 - Widok
kartoteki stanów wyposażenia pracowników wg rodzajów wyposażenia jest ustawiona na T, to wydanie wyposażenia, które nie występuje w normatywie pracownika jest możliwe tylko dla tych rodzajów, które mają wyłączoną kontrolę
ilości w swojej definicji lub przy centralnie wyłączonej funkcji kontroli ilości
(parametr 700510 ustawiony na N). Również tylko w takiej sytuacji możliwe
jest wydanie takiej ilości wyposażenia, że jego stan u pracownika przekroczy
ilość zadaną w normatywie wynikowym. Jeżeli przy włączonej kontroli ilości
w definicji rodzaju wyposażenia wybrano kontrolę ilości na poziomie osoby, to
dodatkowo program nie pozwoli przekroczyć ilości wynikającej z normatywu
wynikowego obliczonego na tym poziomie.
Jeżeli w parametrach programu ustawiono wartość parametru 6500 - Widok kartoteki stanów wyposażenia pracowników wg rodzajów wyposażenia jest
ustawiona na T, to wartość w polu Materiał wypełniana jest automatycznie danymi materiału domyślnego dla tego rodzaju wyposażenia. Jeżeli użytkownik
ma uprawnienia do zmiany materiału domyślnego (parametr 6511 Dozwolona
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
256
zmiana w historii kartoteki wg rodzajów wyposażenia — ma ustawioną wartość
T) to pole to dostępne jest do redakcji. Wtedy użytkownik może zmienić materiał na inny, jednak program pozwoli wybrać tylko taki, którego schemat atrybutów zawiera wszystkie atrybuty, które zawiera schemat atrybutów danego
rodzaju wyposażenia. Przy wartości parametru 6500 ustawionej na N, to pole
Materiał jest wypełniane ręcznie poprzez wybór ze słownika.
Pole Uwaga pozostawione jest do dyspozycji użytkownika.
Pola Magazyn i Użytkownik wypełniane są automatycznie i nie można ich
redagować. Pierwsze zawiera informację o stanowisku, z którego następuje wydanie - czyli symbol stanowiska wybranego w parametrach pracy, a drugie dane użytkownika, który jest zalogowany w programie.
Pole Symbol polecenia wydania pozostaje niewypełnione, gdyż pozycja dołączana jest „ręcznie”. Pole to wypełnia się automatycznie dla pozycji wygenerowanych w kartotece na podstawie Polecenia wydania wyposażenia.
W przypadku, gdy wartość parametru 6500 - Widok kartoteki stanów wyposażenia pracowników wg rodzajów wyposażenia jest ustawiona na N, to w oknie
nie jest obecne pole dotyczące rodzajów wyposażenia. Jego miejsce zajmuje
pole Materiał.
Środkowe okno na tym panelu pokazuje historię wydań wyposażenia
wskazywanego w górnym oknie. Kolejność pozycji jest taka, że najwyżej pokazywane są dane wydań najpóźniejszych. Poszczególne kolumny oznaczają:
— Wydano — datę rejestracji wydania,
— Ilość — jaka ilość została wydana pracownikowi w tym wydaniu,
— Zwróc. — jaka ilość z tego wydania została zwrócona,
— P.Zuż. — jaka ilość z tego wydania została zużyta przedwcześnie - czyli w
sposób niezgodny z wcześniejszymi założeniami.
Suma wartości pól Zwróc. i P.Zuż. nie może przekroczyć wartości z pola Ilość.
— Przew.Zwrot — podaje datę zużycia wyposażenia z tego wydania,
— Z — sposób rozliczenia się z wydanego wyposażenia przez pracownika
(znaczenie symboli takie samo jak w normatywach),
— S — status - może przyjmować 4 różne wartości.
Statusy pozycji kartoteki:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
257
— N — pozycja niezaakceptowana — możliwe jest dowolne modyfikowanie
danych pozycji z ewentualnymi ograniczeniami wynikającymi z kontroli
ilości i danych polecenia (jeżeli pozycja była generowana na podstawie
polecenia); może być też usunięta; możliwe jest przełączenie pozycji w
stanT akcją Akceptuj.
— T — pozycja zaakceptowana - nie jest możliwa zmiana jej danych, natomiast możliwe jest rejestrowanie do niej rozliczeń; po spełnieniu pewnych warunków możliwe jest przełączenie pozycji w każdy z pozostałych
stanów.
— D — wygenerowano dokument magazynowy na podstawie pozycji.
— X — pozycja nie może być przeniesiona na dokument magazynowy.
Z oknem związane są różne akcje, z których najważniejsze opisane są niżej.
Legenda wyjaśnia znaczenie kolorów, którymi wyróżniane są rekordy w
oknie.
Dołącz pozwala na dołączenie nowej pozycji do historii wydań. Akcja nie będzie dostępna dla użytkowników, którzy mogą rejestrować wydania tylko na podstawie poleceń wydania wyposażenia (opisano szczegółowo w
rozdziale Kontrola ilości). Po wybraniu tej akcji pojawia się okno redagowania takie samo jak po akcji Dołącz górnego okna. Różnica będzie taka,
że pola Kod i Nazwa rodzaju wyposażenia będą już wypełnione danymi
wyposażenia, którego historia jest redagowana i nie będzie możliwa ich
zmiana. Pozostałe dane podpowiadane są na podstawie normatywu lub
danych z definicji rodzaju wyposażenia, jeżeli tego rodzaju wyposażenia
nie ma w normatywie pracownika. Dane te można redagować zgodnie z
regułami opisanymi dla akcji Dołącz okna stanu.
Popraw pozwala poprawić dane niezaakceptowanej pozycji. Możliwość modyfikacji danych ograniczana jest przez funkcje kontroli ilości (jeżeli jest
włączona) oraz sposób powstania pozycji. Jeżeli pozycja powstała na
podstawie polecenia (wypełnione pole Symbol polecenia wydania), to
ilość łącznie wydana na podstawie tego polecenia nie może przekroczyć
ilości zadanej na pozycji polecenia, z której dana pozycja kartoteki była
wygenerowana.
Ponadto w danych pozycji wygenerowanej z polecenia nie można zmienić sposobu rozliczenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
258
Usuń usunięcie pozycji jest możliwe tylko wtedy, gdy nie jest zaakceptowana
(ma status N).
Akceptuj funkcja możliwa do wykorzystania tylko gdy pozycja nie jest zaakceptowana. Podczas akceptacji działają funkcje kontroli ilości, i akcja się
nie powiedzie, jeżeli w jej wyniku przekroczony zostałby normatyw pracownika (pod warunkiem, że kontrola ilości jest włączona i dotyczy tego
rodzaju wyposażenia). W wyniku akceptacji zwiększa się stan wyposażenia pracownika i blokowane są możliwości zmian danych tej pozycji.
Pozycja przechodzi w status T. Dodatkowo do pozycji możliwe staje się
dopisanie rozliczeń (w najniższym oknie tego panelu).
Wycofaj wycofuje akceptację pozycji i przywraca ją do statusu N. Jest możliwe tylko dla pozycji w statusie T, nierozliczonych, i którym w rejestrze
rozliczeń nie dopisano żadnej pozycji.
Szybkie rozliczenie funkcja umożliwia automatyczne utworzenie w rejestrze
rozliczeń danego wydania zaakceptowanej pozycji zwrotu całej nierozliczonej z tego wydania ilości. Tworzona pozycja rozliczenia będzie od
razu zaakceptowana. Akcja ma ułatwić pracę operatorowi, przez zminimalizowanie liczby czynności prowadzących do całkowitego rozliczenia
pozycji. Akcje: akceptuj, wycofaj i szybkie rozliczenie działają również
grupowo.
Akcja Szybkiego rozliczenia może być wykonana dodatkowo mechanizmem przeciągnij i upuść, poprzez przeciągnięcie jednej lub kilku (po
ich wcześniejszym zaznaczeniu) pozycji z okna historii wydań do okna
rozliczeń.
Rejestr rozliczeń Najniższe okno na panelu pokazuje w jaki sposób pracownik rozliczył się z wyposażenia wydanego na pozycji zaznaczonej w środkowym oknie (historii wydań). Jest ro rejestr rozliczeń danego wydania. Zatem
zawartość wyświetlana w tym oknie zmienia się po każdej zmianie pozycji w
oknie historii wydań.
Dopisanie i zaakceptowanie pozycji w tym oknie powoduje zmianę wartości pola Zwróc., lub P.Zuż. w pozycji wskazywanej w historii wydań (okno
środkowe) i zmniejsza ilość na stanie pracownika dla tego rodzaju wyposażenia widoczną w oknie stanu (górne okno). Dopisanie nowej, lub poprawy
danych pozycji rozliczenia pojawia się okno pokazane poniżej:
Znaczenie pól wyświetlanych w oknie rozliczeń jest następujące:
— Data — data rejestracji rozliczenia,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
259
Ekran III.4
— Ilość — ilość rozliczana,
— Typ — znacznik pokazujący, czy pozycja została zwrócona — wartość
Z, czy przedwcześnie zużyta (np. w wyniku zgubienia lub kradzieży) —
wartość P,
— Powód przedwczesnego zużycia — pole pokazujące kod powodu wcześniejszego zużycia, który musi być podany dla pozycji rozliczanych jako
przedwcześnie zużyte; wartość dla tego pola wybiera się ze słownika powodów przedwczesnego zużycia,
— Numer protokołu — miejsce na podanie symbolu dokumentu, który
zgodnie z prawem musi być sporządzony w sytuacji przedwczesnego zużycia. Pola Powód przedwczesnego zużycia i Numer protokołu są dostępne
do redakcji tylko dla pozycji zaznaczonych jako zużyte przedwcześnie.
— Uwaga — pole na dowolną uwagę użytkownika.
— Stanowisko i Użytkownik — pola nieredagowalne, wypełniane automatycznie przez program.
Poza tym pozycja rozliczenia może przyjmować jeden ze statusów opisanych
wyżej dla pozycji historii wydań.
Najważniejsze akcje dostępne w rejestrze rozliczeń to:
— Dołącz — pozwala dołączyć nową pozycję rozliczenia.
— Popraw — pozwala poprawić dane rozliczenia, gdy nie zostało jeszcze
zaakceptowane.
— Usuń — usuwanie niezaakceptowanej pozycji.
— Akceptuj — akceptacja pozycji blokująca możliwość zmiany danych. Powoduje przełączenie pozycji ze statusu N do T oraz zmniejszenie ilości
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
260
na stanie pracownika o ilość podaną na tej pozycji. Jeżeli pozycja oznacza zwrot, to zmniejszana jest wartość w polu Zwróc., a jeżeli przedwczesne zużycie, to zmniejszana jest wartość w polu P.Zuż. pozycji wydania,
którego akceptowane rozliczenie dotyczy.
— Wycofaj — wycofanie akceptacji pozycji - przełączenie ze statusu T do N.
— Legenda — wyjaśnia znaczenie kolorów wyróżniających dane.
Pozycje, które mają zaznaczony sposób rozliczenia typu Niewymagany
zwrot uważane są przez program za rozliczone po upływie terminu ich przewidywanego zwrotu. Taka sytuacja może dotyczyć np. środków czystości. Po tym
terminie nie można utworzyć pozycji rozliczenia dla takiego wydania. Oznacza to, że nawet gdy rejestr rozliczeń takiej pozycji pozostaje pusty, to jest ona
uznawana przez program za rozliczoną.
Prezentowany w najwyższym oknie panelu stan wyposażenia pracownika
obliczany jest wyłącznie na podstawie zatwierdzonych pozycji rejestrów historii wydań i rozliczeń. Jeżeli z pozycją stanu związana jest niezaakceptowana
pozycja wydania lub rozliczenia, to jest to sygnalizowane kolorem.
Panel z danymi uzupełniającymi Panel zawiera 3 zakładki z których pierwsza — Stany magazynowe — pokazuje stany na wybranym w parametrach magazynie. Poniżej znajduje się okno z cechami, czyli zestawami atrybutów.
W górnej części pozostałych dwóch zakładek prawego panelu znajduje się
okno z wymaganiami osoby, która pokazywana jest w oknie wykazu pracowników na lewym panelu. Dzięki temu użytkownik od razu jest informowany o
wymaganiach osoby, co może być przydatne podczas wydawania wyposażenia.
Dane tych wymagań można tutaj poprawiać. Sposób redagowania tych danych
opisano w rozdziale I.17.3. Zawartość i znaczenie danych oraz akcji jest takie
samo jak w tamtej funkcji.
Z punktu widzenia obsługi kartoteki dane bardziej istotne znajdują się na
dwóch zakładkach w dolnej części prawego panelu.
Pierwsza z nich — Rodzaje — zawiera wykaz rodzajów wyposażenia, które
mogą być wydane niezależnie od poleceń - czyli mają w definicji wyłączoną
opcję Tylko wg poleceń.
Druga — Polecenia — może zawierać niewykorzystane polecenia wydania
wyposażenia przeznaczone dla pracownika wskazywanego na lewym panelu.
Podzielona jest na 2 części. W górnej zatytułowanej Niewykorzystane polecenia wydania pokazywane są zaakceptowane polecenia, które nie mają wypełnionej daty generacji. Widać tam datę utworzenia polecenia, datę wydania i
symbol. W oknie zatytułowanym Zawartość polecenia pokazywane są dane z
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
261
pozycji polecenia wskazywanego powyżej. W kolumnie Kod pokazany jest kod
rodzaju wyposażenia, w kolumnie Wydać ilość z pozycji polecenia jaką należy
wydać, a w kolumnie Wydano - ilość jaką już wydano (wygenerowano pozycje
w kartotece).
Dane z obu tych wykazów mogą być przez uprawnionego użytkownika wykorzystane do szybkiego dodawania pozycji w rejestrze wydań.
Należy zaznaczyć, że jeżeli użytkownik ma w swoich uprawnieniach odebraną możliwość wydawania wyposażenia bez poleceń (wartość T parametru
6510 Wydania tylko wg poleceń lub automatycznie), to zakładka Rodzaje wyposażenia nie będzie dostępna.
Jeżeli w systemie będzie niewykorzystane polecenie wydania wyposażenia
dla danego pracownika, to zakładka Polecenia wyświetlana będzie na wierzchu.
Dane z zakładek prawego panelu można wykorzystać do generacji nowych
pozycji wydania w kartotece poprzez przeciągnięcie (muszą) odpowiednich
pozycji z zakładki do górnego lub środkowego okna środkowego panelu.
Przeciągniecie pozycji z zakładki Rodzaje wyposażenia można wykonać
pojedynczo lub grupowo (po wcześniejszym zaznaczeniu kilku pozycji na zakładce). Po upuszczeniu przeciąganych pozycji na górne lub środkowe okno
środkowego panelu uruchamia się funkcja, która automatycznie dopisuje w historii wydań wyposażenia pracownikowi wskazanemu w lewym panelu nowe
pozycje. Dane pozycji takie jak czas, tolerancja i sposób rozliczenia pobierane są z normatywu wynikowego pracownika. Ilość obliczana jest na podstawie normatywów wynikowych w zależności od wymagań dla danego rodzaju
wyposażenia, oraz brany jest pod uwagę stan wyposażenia u pracownika. W
szczególności program nie dopisze pozycji, jeżeli wymagana jest dla niej kontrola ilości, a pozycja nie występuje w normatywie wynikowym pracownika.
Jeżeli występuje, to ilość z normatywu zmniejszana jest o stan wyposażenia u
pracownika (i jeśli trzeba to również stan u osoby).
Jeżeli pozycja nie wymaga kontroli ilości ale znajduje się w normatywie
wynikowym, to ilość oblicza jest na podstawie danych z normatywu. Jeżeli pozycja nie występuje w normatywie to program wpisuje w polu Ilość wartość
1. Podobne będzie zachowanie funkcji programu w przypadku, gdy kontrola
ilości będzie wyłączona centralnie. W tej ostatniej sytuacji nowe pozycje powstaną dla każdego przeciąganego z prawego panelu rodzaju wyposażenia.
Na koniec użytkownik otrzymuje raport z informacjami jakie są skutki
działania procedury.
Przeciągniecie jednego lub grupy pozycji z okna Niewykorzystane polecenia wydania do górnego lub środkowego okna środkowego panelu uruchomi
procedurę generacji pozycji wydania w kartotece na podstawie polecenia. Podczas generacji działają takie same mechanizmy kontrolne związane z kontro-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
262
lą ilości, jak podczas przeciągania z zakładki Rodzaje wyposażenia. Są jednak
różnice:
— dane dotyczące czasu użytkowania, tolerancji i sposobu rozliczenia pobierane są z pozycji polecenia a nie z normatywu,
— ilość wydawana jest różnicą pomiędzy wartościami kolumn Wydać a
Wydano; w szczególności jeżeli obie te wartości są równe, to nowa pozycja w kartotece nie będzie tworzona; wyliczona w ten sposób ilość może
być dodatkowo zmniejszona na skutek działania procedur kontroli ilości,
— procedura generacji danych z danego polecenia może się odbyć nie
wcześniej niż w dniu podanym w kolumnie Data wydania tego polecenia, gdyż jest to zadana przez twórcę polecenia najwcześniejsza data
wydania wyposażenia pracownikowi.
Pozycje polecenia, które nie zostały jeszcze w pełni wykorzystane wyróżniane są przez program kolorem.
Innym sposobem wygenerowania pozycji w kartotece na podstawie polecenia jest użycie akcji Wydaj dostępnej w okienku Niewykorzystane polecenia
wydania po kliknięciu w to okienko (uaktywnieniu go). Działanie funkcji nie
różni się do opisanego wcześniej przeciągania myszą.
Jeżeli na podstawie polecenia zostanie w kartotece utworzona chociaż jedna pozycja, to polecenie znika z wykazu na opisywanej zakładce. Zależnie od
uprawnień użytkownika i parametryzacji programu możliwe jest lub nie ponowne użycie polecenia do generacji danych w kartotece. Wtedy generacja będzie dotyczyła niewydanych jeszcze ilości z pozycji tego polecenia. O tym w
jaki sposób umożliwić ponowną generację z wykorzystanego wcześniej częściowo polecenia napisano w rozdziale Polecenia wydania wyposażenia.
Wszystkie nowe pozycje wygenerowane opisanymi tu funkcjami przyjmują
początkowy status N - niezaakceptowana. Usunięcie pozycji wygenerowanej z
polecenia powoduje natychmiast zmniejszenie ilości w kolumnie wydano odpowiedniej pozycji tego polecenia.
1.3 Wydruki zbiorcze danych kartoteki
Po wybraniu z menu głównego [Kartoteki|Wydruki] pojawia się lista zestawień
zbiorczych jakie można wydrukować na podstawie danych z kartoteki. Pierwsze cztery mają za zadanie szybkie wskazanie użytkownikowi nieprawidłowości wyposażenia pracowników.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
263
Zastawienie nr 1. Niedobory na bieżących stanach wyposażenia pracowników - pokaże listę wyposażenia jakie jeszcze należy wydać pracownikom aby
stan ich wyposażenia był zgodny z normatywem.
Zestawienie nr 2. Nadmiary na bieżących stanach wyposażenia pracowników - pokazuje którzy pracownicy mają na stanie wyposażenie (jakie i w jakich
ilościach) już im niepotrzebne.
Zestawienie nr 3. Stany wyposażenia u pracowników zwolnionych - pokazuje, jakie wyposażenie nie zostało zwrócone przez pracowników, których
okres zatrudnienia zakończył się.
Zestawienie nr 4. Wykaz nierozliczonych pozycji wydania, których termin
zwrotu upłynął - dotyczy wyłącznie pozycji wydanych w trybie wymaganego
zwrotu, gdyż pozycje wydane w trybie niewymaganego zwrotu rozliczają się
automatycznie, a te, które nie mają podanego terminu rozliczenia nie mogą się
przeterminować. Dzięki danym z tego zestawienia użytkownik może dowiedzieć się, czy pracownicy używają potencjalnie niesprawnego wyposażenia.
Celem zestawienia nr 5. Wykaz niezatwierdzonych pozycji kartoteki jest
pomoc użytkownikowi w upewnieniu się, czy nie pozostawił gdzieś niezatwierdzonej pozycji wydania lub rozliczenia.
Wszystkie powyższe wydruki przeglądają dane wyłącznie tych pracowników, do których bieżący użytkownik jest uprawniony. Uwzględniane jest dodatkowo ograniczenie do wydziału, jeżeli zostało ustawione w obszarze roboczym sesji.
1.4 Obrót wyposażeniem przy użyciu technologii RFID
Funkcja [Obrót|Szybkie wydanie] umożliwia zarejestrowanie wydania wyposażenia przy uzyciu czytnika RFID. Pozwala to na przyspieszenie czasu redakcji
formularza oraz minimalizację błędów. Po wywołaniu funkcji pokaże się okno
widoczne na rysunku poniżej:
Po przejściu do pola Pracownik system sprawdza, czy do komputera jest
podłączony czytnik RFID. Jeżeli czytnik jest podpięty, to mozna uzyć karty
zbliżeniowej w celu wskazania pracownika. Jeżeli czytnik nie jest podłączony,
to system wyświetli słownik pracowników.
Analogicznie działa funkcja [Obrót|Szybki zwrot]. Wywołanie jej powoduje wyświetlenia formularza do zredagowania zwrotu wyposażenia. Pole pracownik mozna wypełnić z wykorzystaniem kart zbliżeniowych.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
264
Ekran III.5
1.5 Wydanie kontrahentowi
Funkcja [Obrót|Wydanie kontrahentowi] pozwala na zarejestrowanie faktu wydania wyposażenia kontrahentowi bezpośrednio w oknie wywoływanym tą
funkcją. Nie ma zatem potrzeby otwierania panelu Ewidencji wydań.
Ekran III.6
W polu Kontrahent należy wybrać ze słownika tego kontrahenta, któremu
wydajemy wyposażenie. Wartość w polu Materiał również wybierana jest ze
słownika. Należy tu wskazać wyposażenie, które jest wydawane. W polu Ilość
wydana powinna być wpisana ilość wydawanego wyposażenia. W polu Data
wydania program podpowiada bieżącą datę. W polu Data przewidywanego zużycia można okreslić taki termin. Wartość w polu +- oznacza tolerancję podawaną w dniach dla terminu zwrotu. W polu sposób rozliczenia obliczane należy
wybrać opcję zgodna z tym, czy oczekuje się zwrotu wyposażenia. Jeżeli w polu
Sposób rozliczenia ustawiono Zwrot bez terminu zużycia, to wartości w polach
Data przewidywanego zużycia i +- są zerowane. Pole Uwaga pozostawione jest
do dyspozycji użytkownika.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
265
redagować. Pierwsze zawiera informację o stanowisku, z którego następuje wydanie - czyli symbol stanowiska wybranego w parametrach pracy, a drugie dane użytkownika, który jest zalogowany w programie. Pole Symbol polecenia
wydania pozostaje niewypełnione.
1.6 Wydanie do likwidacji
Funkcja [Obrót|Szybkie wydanie] pozwala na zarejestrowanie faktu wydania
wyposażenia pracownikowi przeznaczonego do likwidacji. Nie jest oczekiwany zwrot takiego wyposażenia.
Ekran III.7
W polu Pracownik należy wybrać ze słownika tego osobę, której wydajemy
wyposażenie do likwidacji. Wartość w polu Materiał również wybierana jest ze
słownika. Należy tu wskazać wyposażenie, które jest wydawane. W polu Ilość
likwidowana powinna być wpisana ilość wydawanego wyposażenia. W polu
Data likwidacji program podpowiada bieżącą datę. W polu Powód przedwczesnego zużycia należy wybrać ze słownika powód likwidacji wyposażenia. Pola
Numer protokołu i Uwaga pozostawione jest do dyspozycji użytkownika.
redagować. Pierwsze zawiera informację o stanowisku, z którego następuje wydanie - czyli symbol stanowiska wybranego w parametrach pracy, a drugie dane użytkownika, który jest zalogowany w programie. Pole Symbol polecenia
wydania pozostaje niewypełnione.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
266
2 Kartoteka zasobów
2.1 Ewidencja zasobów
Wybierając polecenie [Kartoteki|Ewidencja zasobów] można wskazać, które
elementy wyposażenia będą brały udział w zdarzeniach remontowych. Moduł ten jest wspólny z systemem Xpertis Gospodarka Remontowa. Wyposażenie jest traktowane w ewidencji remontowej jako sprzęty zewnętrzne. Po wybraniu [Kartoteki|Ewidencja zasobów], w oknie pojawia się lista wyposażenia
oznaczonego jako zasoby dla gospodarki remontowej.
Za pomocą polecenia Dołącz możliwe jest dopisanie do listy wyposażenia,
na którym będą realizowane zdarzenia Gospodarki Remontowej. Od strony
systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia można jedynie dodawać definicje remontów, przeglądów, ubezpieczeń i gwarancji. Cała ich obsługa jest realizowana po stronie systemu Xpertis Gospodarka Remontowa.
3 Monitoring zasobów
Menu [Kartoteki|Monitoring zasobów] wyświetla okno monitoringu dostępne
dla uprawnionych użytkowników użytkowników. W oknie tym wyświetlone
zostają wszystkie zdarzenia, które miały lub będą miały miejsce w określonym przedziale czasowym. Domyślny przedział czasowy przy pierwszym starcie systemu jest określony na +-14 dni od daty bieżącej. Oznacza to, że wszystkie zdarzenia do czternastu dni włącznie przed i po dniu obecnym zostaną
uwzględnione w oknie monitoringu. Zasięg przedziału czasowego można na
bieżąco (w trakcie pracy w oknie monitoringu) zmienić dzięki funkcji paraMetry.
Zdarzenia w oknie podzielone są na sekcje: Koniec ubezpieczeń, Nowe
zgłoszenia, Zdefiniowane przeglądy cykliczne, Zdefiniowane remonty cykliczne, Upływające gwarancje, Przeglądy w trakcie wykonywania, Remonty w
trakcie wykonywania.
4 Funkcja kontroli ilości
Zadaniem kontroli ilości jest niedopuszczenie do zarejestrowania wydań wyposażenia przekraczających normatywy. Funkcja działa w oparciu o dane zawarte w definicjach poszczególnych rodzajów wyposażenia ([Definicje|Rodzaje
wyposażenia|Wykaz rodzajów wyposażenia]), normatywy wynikowe pracowników i osób ([Definicje|Normy]) oraz wydań i rozliczeń zarejestrowanych w
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
267
III.4. Funkcja kontroli ilości
kartotekach ([Kartoteki|Rejestr wydań]). Należy pamiętać, że normy zawarte
w normatywach dotyczą rodzajów wyposażenia, a nie materiałów, więc efekty funkcji pojawiają się wyłącznie w tych elementach programu, które dotyczą
zarządzania stanem wyposażenia u pracowników wg rodzajów wyposażenia.
Funkcja nie ma żadnego zastosowania do wydań wyposażenia kontrahentom.
Dla każdego rodzaju wyposażenia można określić opcję kontroli poprzez
wybór w polu Kontrola ilości:
— Brak — brak kontroli — niezależnie od innych parametrów, w stosunku
do danego rodzaju wyposażenia kontrola ilości nie będzie przeprowadzana; użytkownik w każdej chwili będzie mógł wydać dowolną ilość
tego wyposażenia.
— Na poziomie pracownika — program uniemożliwi przekroczenie stanu
tego elementu wyposażenia u pracownika powyżej ilości zadanej w normatywie wynikowym pracownika.
— Na poziomie osoby — jedna i ta sama osoba może w firmie być zatrudniona na kilku różnych etatach lub zleceniach (mieć kilka różnych zatrudnień), kontrola na poziomie pracownika sprawdza czy normatyw
nie został przekroczony w danym zatrudnieniu, ale nie sprawdza, czy nie
przekroczy we wszystkich zatrudnieniach razem; kontrola na poziomie
osoby w pierwszej kolejności wykonuje kontrolę na poziomie pracownika a następnie sprawdza, czy normatyw nie zostanie przekroczony po
zsumowaniu stanów w ramach wszystkich aktualnych zatrudnień danej
osoby. Do wyliczania maksymalnej ilości wyposażenia jaką może mieć
na stanie dana osoba wykorzystywane są kryteria automatycznego doboru najkorzystniejszej normy.
W praktyce kontrola na poziomie osoby zablokuje wielokrotne wydanie
tego samego rodzaju wyposażenia osobie, która jednocześnie jest zatrudniona
na podstawie kilku różnych stosunków pracy, a dane wyposażenie wymagane
jest na każdym z nich. Najlepiej wytłumaczyć to na przykładzie.
Przykład wyjaśniający różnicę działania kontroli ilości na poziomie pracownika i osoby: Osoba zatrudniona na stałe na pół etatu czasowo przejmuje
na siebie obowiązki innego pracownika. W związku z tym podpisana z nią została druga umowa o pracę (na zastępstwo) w wymiarze pół etatu. Dodatkowo osoba ta, dla tej samej firmy, wykonuje prace na zasadzie umowy zlecenia.
Czyli w wykazie pracowników występuje trzykrotnie. Na każdym z tych trzech
stanowisk pracownik posługuje się laptopem służbowym oraz należy mu się 1
kostka mydła na miesiąc.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
268
Jeżeli rodzaj wyposażenia — laptop — będzie miał w definicji wybraną
kontrolę ilości na poziomie pracownika, to program pozwoli wydać tej osobie 3 laptopy — każdy w związku z innym zatrudnieniem. Taka sytuacja raczej
w praktyce nie ma sensu.
Jeżeli wybrana będzie kontrola na poziomie osoby, to mimo że w normatywach wynikowych każdego z tych zatrudnień będzie się znajdowała norma na
1 laptop, program pozwoli wydać tej osobie tylko jeden egzemplarz. W przypadku mydła bardziej poprawne będzie wybranie kontroli ilości na poziomie
pracownika, ponieważ dodatkowe obowiązki mogą powodować większą potrzebę jego używania. Wtedy ilość mydła wydawana pracownikowi automatycznie zmniejszy się po wygaśnięciu któregoś z tych zatrudnień.
Dodatkowym parametrem wpływającym na działanie kontroli ilości jest
formuła 700510 Kontrola ilości aktywna?. Wyłączenie parametru (wartość N)
powoduje takie działanie programu, jakby wszystkim rodzajom wyposażenia
ustawiono brak kontroli ilości.
Program automatycznie uważa za rozliczoną i zdejmuje ze stanu pracownika pozycję, którą wydano z zaznaczeniem sposobu rozliczenia Niewymagany
jest zwrot, jeżeli upłynie termin jej przewidywanego zużycia. Funkcja kontroli jednak pozwala wydać nowe wyposażenie tego samego rodzaju o tyle dni
wcześniej od tego terminu, ile podano w polu tolerancja tego wydania.
Inną funkcją programu wspomagającą kontrolę nad wyposażeniem wydawanym pracownikom są polecenia wydania wyposażenia. Dla każdego rodzaju wyposażenia możliwe jest zaznaczenie opcji, że może być wydane tylko na
podstawie polecenia osoby nadzoru. Wtedy użytkownik obsługujący kartotekę nie będzie mógł samodzielnie wydać tego wyposażenia (używając akcji Dołącz). Do wydania takiego sprzętu pracownikowi potrzebne będzie polecenie,
z którego użytkownik będzie mógł wygenerować nowe pozycje w rejestrach
wydań kartoteki. Do ustawienia ograniczenia tego rodzaju służy pole Wydanie
tylko wg poleceń lub automatycznie w definicji rodzaju wyposażenia.
W uprawnieniach każdego użytkownika niezależnie można wskazać, czy
użytkownik może tworzyć nowe pozycje w kartotece niezależnie od poleceń,
czy tylko poprzez generację z nich. Decyduje o tym wartość parametr 6510 Wydania tylko wg poleceń lub automatycznie? Jeżeli parametr jest włączony (wartość T), to w stosunku do tego użytkownika działanie programu będzie takie,
jakby wszystkie rodzaje wyposażenia miały włączone wydawanie wyłącznie
według poleceń.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
269
III.5. Polecenia wydania wyposażenia
5 Polecenia wydania wyposażenia
Funkcja poleceń wydania wyposażenia w programie ma dwa główne cele:
— umożliwienie dokładniejszej kontroli wydań wyposażenia pracownikom,
— ułatwienie tworzenia nowych pozycji wydań w kartotece pracownika.
Polecenia działają wyłącznie w oparciu o rodzaje wyposażenia. To znaczy, że
na pozycjach polecenia mogą znaleźć się rodzaje wyposażenia, a nie materiały.
Redagowanie poleceń możliwe jest po wybraniu z menu głównego [Obrót|
Polecenia wydania lub Obrót|Polecenia użytkownika]. Pierwsze wywołanie daje dostęp do wszystkich poleceń, natomiast drugie, do poleceń utworzonych
przez bieżącego użytkownika. Poza tym obsługa i działanie funkcji w obu tych
miejscach niczym się nie różni.
Przed utworzeniem pierwszego polecenia należy zdefiniować i grupę numeracji i wskazać ją na zakładce Numeracja w parametrach głównych programu.
Lista poleceń prezentowana jest w oknie pokazanym poniżej.
Ekran III.8
W górnej części widoczna jest lista nagłówków, a w dolnej lista pozycji wybranego polecenia.
Każde polecenie ma nadawany unikalny symbol i numer wg wybranej w
parametrach grupy numeracji. Każde polecenie wystawiane jest na rzecz jednego pracownika, którego dane wpisywane są do nagłówka. Nowe polecenie
może być utworzone za pomocą akcji Dołącz lub generacji. Okno redakcji danych nagłówka pokazano poniżej.
Numer i Symbol program nadaje automatycznie. W zależności od parametryzacji grupy numeracji, jeżeli w numeracji występują wolne numery to
użytkownik może zostać poproszony o wybór numeru z listy wolnych. Najczęściej jednak numer i symbol będą wypełnione samoczynnie i użytkownik
nie będzie mógł ich zmienić.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
270
Ekran III.9
Jeżeli polecenie dodawane jest poprzez akcję Dołącz, w pierwszej kolejności trzeba wskazać pracownika z listy pracowników aktywnych, do których
użytkownik jest uprawniony. Program respektuje ustawienia obszaru roboczego w zakresie ewentualnego ograniczenia do wybranego w parametrach pracy
wydziału. Lista pracowników dostępnych dla użytkownika pojawi się po wciśnięciu klawisza F3 na polu Nazwisko i imiona. Po wyborze pracownika pole
Charakter zatrudnienia wypełni się samo i nie jest dostępne do redakcji. Dopóki do polecenia nie wpisano żadnej pozycji można zmienić wskazanie pracownika w nagłówku. Po dopisaniu pierwszej pozycji z danymi pracownika nie
będzie dostępne do redakcji.
Data wystawienia wypełniana jest bieżącą datą i podobnie Data wydania.
Użytkownik może zmienić wartości w obu polach, jednak program nie pozwoli, aby data wydania była wcześniejsza od daty wystawienia. Data wydania jest
bardzo istotna z dwóch powodów:
— jest to najwcześniejsza data ewentualnej realizacji polecenia - czyli użycia go do generacji nowych pozycji w kartotece,
— kontrola ilości i procedury generacji pozycji polecenia wyliczają przewidywane normatywy wynikowe i stany kartoteki pracownika i osoby w
dniu podanym w tym polu.
Ta druga właściwość oznacza, że można wystawić polecenie na wiele dni
naprzód z założeniem, że wtedy skończą się czasy użytkowania niektórych elementów wyposażenia znajdujących się na stanie pracownika w chwili tworzenia polecenia i pracownik zdąży się z nich w wymagany sposób rozliczyć. Ponadto program uwzględni ewentualną zmianę stanowiska lub wydziału, jeśli
w podanym dniu pracownik zmieni charakter pracy. Może to mieć wpływ na
wynikowy normatyw wyposażenia.
Pole Generacja w kartotece wydań jest wypełniane automatycznie, jeżeli polecenie zostanie użyte do wygenerowania nowych pozycji w kartotece i
generacja się powiedzie choćby tylko dla części pozycji polecenia. W nowym
poleceniu pole to jest niewypełnione i niedostępne do redakcji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
271
III.5. Polecenia wydania wyposażenia
Pozostałe pola mają charakter informacyjny i wypełniają się automatycznie.
Po zredagowaniu nagłówka można przystąpić do tworzenia pozycji polecenia. Można to robić za pomocą akcji Dołącz w oknie pozycji, lub wykorzystać
funkcję generacji pozycji, która opisana jest dalej. Poniżej pokazano okno redagowania pozycji polecenia, które pojawi się po wywołaniu akcji Dołącz.
Ekran III.10
Po wybraniu rodzaju wyposażenia, w pozostałych polach dane są podpowiadane. Ilość wyznaczana jest na podstawie normatywu pracownika w dniu
wydania wpisanym w nagłówku. Jeżeli dla tego rodzaju wyposażenia nie działa kontrola ilości lub jest wyłączona można wpisać dowolną ilość większą od
zera. W innym wypadku program pozwala dopisać co najwyżej ilość wynikającą z normatywu pracownika w dniu wydania. Jeżeli dla rodzaju wyposażenia
kontrola ilości działa na poziomie osoby, to ilość może być dodatkowo zmniejszona, jeśli będzie większa od normatywu przewidzianego dla osoby.
Wartości pól Na ile dni, +- oraz Sposób rozliczenia podpowiadane są na
podstawie danych z normatywu pracownika, a jeżeli wyposażenie tam nie występuje, to na podstawie danych z definicji tego wyposażenia. Użytkownik może je zmienić.
Jeżeli w polu Sposób rozliczenia ustawiono Zwrot bez terminu zużycia, to
wartości w polach Data przewidywanego zużycia i +- są zerowane.
Wygodniejszym sposobem wypełniania pozycji polecenia jest generacja.
Akcja Generuj w oknie pozycji jest dostępna tylko wtedy gdy jest puste - do polecenia nie wpisano żadnej pozycji. Wywołanie tej akcji spowoduje odczytanie
przez program normatywu wynikowego pracownika jaki będzie obowiązywał
w dniu wydania i na tej podstawie wygenerowanie pozycji. Pole ilość przyjmie
maksymalną możliwa wartość a pozostałe pola przyjmą dane z normatywu.
Dodatkowo w zależności od wartości parametru 700511 - Uwzględnić stany
u pracowników podczas generacji poleceń? program może zmniejszyć ilość
wynikającą z normatywu w dniu wydania o przewidywany stan wyposażenia
pracownika wyliczony na ten dzień na podstawie zawartości kartoteki. Dzieje
się tak wtedy, gdy wartość parametru jest równa ’T’. Gdy sprawdzanie stanów
podczas generacji pozycji poleceń jest wyłączone (wartość ’N’), to stan nie jest
sprawdzany i proponowana ilość nie będzie pomniejszana.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
272
W przypadku uwzględniania stanu do jego wyliczenia brane są również
niezatwierdzone pozycje wydań i rozliczeń w Kartotece, gdyż zakłada się, że
do czasu realizacji polecenia zostaną zatwierdzone i wpłyną na stan.
Po wygenerowaniu pozycji użytkownik może je poprawić usunąć lub dołączyć nowe. Podczas poprawiania pozycji wygenerowanej program pozwoli zwiększyć ilość do maksymalnej wynikającej z normatywu. Oznacza to, że
mimo zasugerowanych przez procedurę generacji wartości uwzględniających
stan w dniu wydania użytkownik może ”ręcznie” skorygować je do wysokości
normatywu tak jakby stan był zerowy.
Aby zabezpieczyć polecenie przed zmianami, należy je zaakceptować akcją
Akceptuj dostępną w oknie z listą nagłówków. Dopóki polecenie nie zostanie
użyte do generacji w kartotece można wycofać jego akceptację za pomocą akcji
Wycofaj.
Polecenie można wydrukować poprzez wywołanie akcji Wydruk. W obu
oknach znajduje się akcja Legenda, która wyjaśnia znaczenie kolorów w wyróżnieniach rekordów.
Akcje Akceptuj, Wycofaj i Usuń mogą być wywołane dla grupy zaznaczonych elementów.
Oprócz ręcznego dołączania pojedynczego polecenia program pozwala
wygenerować wiele poleceń dla pracowników, do których użytkownik jest
uprawniony. Służy do tego akcja Generuj w oknie nagłówków. Po jej uruchomieniu użytkownik musi w specjalnym oknie podać datę utworzenia oraz datę
wydania, które zostaną wpisane w odpowiednich polach wszystkich generowanych poleceń. Oprócz tego program pozwala ograniczyć generację do wskazanej grupy pracowników oraz asortymentu. Jeżeli pole grupa pracowników
będzie wypełnione, to program spróbuje utworzyć polecenia dla wszystkich
pracowników należących do tej grupy, do których bieżący użytkownik programu jest uprawniony. Dodatkowo brane są pod uwagę ustawienia obszaru roboczego. Polecenia generowane są tylko dla pracowników aktywnych w chwili
uruchomienia tej funkcji.
Jeżeli użytkownik wypełni pole Asortyment, to na wygenerowanych pozycjach poleceń znajdą się wyłącznie rodzaje wyposażenia należące do wskazanego asortymentu. Gdy pole jest puste, to generowane będą pozycje dla wszystkich rodzajów wyposażenia.
Generacja pozycji poleceń wykonywana jest na takich samych zasadach jak
w opisanej wyżej funkcji generacji pozycji pustego polecenia.
Polecenie dla pracownika powstanie, jeżeli będzie możliwe utworzenie w
nim chociaż jednej pozycji (zależy to od zawartości normatywy wynikowego
pracownika i wyników kontroli ilości oraz ewentualnie stanu w dniu wydania).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
273
III.6. Listy zapotrzebowania
W rozdziale Zarządzanie kartoteką wydań wyposażenia pracownikom wg
rodzajów wyposażenia opisano jak wykorzystać polecenie do generowania nowych pozycji w historii wydań. Tu zostanie opisane jak zmienia ją się dane polecenia, z którego wykonano generację.
Jeżeli generacja danych kartoteki z polecenia się powiedzie - czyli na jego
podstawie powstanie chociaż jedna pozycja w historii wydań kartoteki, to w
polu Generacja w kartotece wydań program wpisze datę wykonania tej generacji. Pojawienie się tego wpisu automatycznie blokuje możliwość ponownego
użycia polecenia w generacji. Ponadto w polu Wydano pozycji polecenia pojawią się wartości odpowiadające ilości na wygenerowanych pozycjach kartoteki. Ewentualne usunięcie wygenerowanej pozycji z kartoteki lub zmniejszenie
ilości na niej skutkuje odpowiednią zmianą wartości w tym polu. Polecenie
pozostanie oznaczone jako wykorzystane (wpisana data w polu Generacja w
kartotece wydań nagłówka) nawet jeżeli zostaną usunięte wszystkie wygenerowane z niego pozycje w kartotece.
Jeżeli parametr 700512 - Możliwe ponowne wykorzystanie polecenia w generacji? jest włączony (wartość T), to możliwe jest ponowne udostępnienie
polecenia do generacji pozycji w kartotece. Wykonuje się to za pomocą akcji
Wycofaj w oknie nagłówków poleceń. W wyniku użycia tej akcji i potwierdzeniu zamiaru przez użytkownika program wyzeruje datę w polu Generacja w
kartotece wydań co spowoduje, że polecenie znowu będzie gotowe do użycia.
Jednak ewentualna ponowna generacja uwzględni ilości podane w polu Wydano. Czyli niemożliwe jest wygenerowanie z polecenia pozycji kartoteki na
większe ilości niż zadane w polu Wydać.
Jeżeli polecenie zostanie całkowicie wykorzystane, to znaczy - na wszystkich jego pozycjach wartości w polach Wydać i Wydano są równe, to nie da się
go udostępnić do ponownego wykorzystania (data w polu Generacja w kartotece wydań nie zostanie wyzerowana).
6 Listy zapotrzebowania
Tworzenie z wyprzedzeniem List Zapotrzebowania jest funkcją, która ma ułatwić pracę osobom odpowiedzialnym za terminowe zaopatrywanie zakładu w
wyposażenie wydawane pracownikom. Dzięki niej unika się żmudnego przeglądania kartotek w celu ustalenia jakie ilości należy sprowadzić dla pracowników na określony dzień, aby nie dopuścić do sytuacji, kiedy będą zmuszeni
pracować przy użyciu nadmiernie zużytego wyposażenia.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
274
Dużą zaletą funkcji jest uwzględnienie parametrów (rozmiarów) pracowników. Ta właściwość programu powoduje, że Lista Zapotrzebowania zawiera
ilościowy wykaz wyposażenia do zamówienia w rozbiciu na atrybuty.
Dzięki dostępowi do rejestrów umów o pracę, oraz przerw w pracy (program KADRY) procedura na ile możliwe unika sprowadzenia wyposażenia potrzebnego na zbyt krótki okres czasu (np. dla pracownika, którego umowa o
pracę wygaśnie w kilkanaście dni po sprowadzeniu dla niej nowego wyposażenia).
Istotne znaczenie dla list ma parametr czasu realizacji zamówienia/dostawy. Dana ta określa ile maksymalnie dni upływa od złożenia zamówienia u dostawców wyposażenia do dostarczenia go do zakładu. Informacja
ta zapisywana jest w parametrach [Definicje|parametry|formuły] zakładka Wyposażenie, parametr 700520: Domyślna liczba dni na realizację zamówienia.
Ponadto przy włączonym parametrze 700521: Uwzględnić czas realizacji dostawy od dostawców domyślnych (dla materiału, który jest domyślny dla danego rodzaju wyposażenia) w pierwszej kolejności brana jest ta liczba dni. Lista
zapotrzebowania może się znajdować w jednym z trzech stanów.
Stany List Zapotrzebowania:
— Niezatwierdzona — N — lista w trakcie przygotowanie, wszystkie opisane dalej operacje edycyjne, wraz z ewentualnym kasowaniem całej listy
są dozwolone.
— Zaakceptowana — T — lista nie może być modyfikowana.
— Zamknięta — Z — nie można listy modyfikować - ten stan może być
nadawany dodatkowo ręcznie dla odróżnienia list na które dotarły dostawy.
Istnieją dwa sposoby tworzenia listy: automatyczny i ręczny. Tylko sposób automatyczny pozwala na pełne wykorzystanie możliwości programu.
6.1 Ręczne tworzenie listy
Ręczne tworzenie listy pełni w programie rolę pomocniczą. Tą możliwość
wprowadzono w celu rejestracji zapotrzebowania na wyposażenie niezależnie
od potrzeb zakładu. Nie jest to sposób preferowany. Użytkownik ma pełną dowolność w określaniu potrzeb ilościowych rodzajów wyposażenia z uwzględnieniem parametrów.
Podczas tworzenia nagłówka nowej listy program automatycznie wpisuje
wszystkie informacje i proponuje datę dostawy późniejszą od bieżącej o podany w parametrach czas realizacji zamówienia. Datę tą można zmieniać.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
275
Następnie można wpisywać pozycje listy, czyli jakie rodzaje mienia, w jakich ilościach i z jakimi wartościami atrybutów mają być sprowadzone.
Po dopisaniu nowej pozycji (wybór rodzaju wyposażenia i podanie jaka
ilość jest potrzebna) można zredagować jej parametry (dla odzieży będą to
rozmiary, dla innego wyposażenia inne dane). Wykonuje się to przez wygenerowanie parametrów funkcją Uzupełnij w okienku Parametry. Następnie poprawiając każdą pozycję (Popraw) kolejno podaje się wartości kolejnych parametrów. Akcja uzupełnij jest jedynym sposobem utworzenia listy parametrów.
Program porównuje istniejącą listę z listą atrybutów wymaganych przy rodzaju
wyposażenia i ewentualnie dopisuje brakujące pozycje.
Możliwe jest usunięcie pozycji akcją Usuń.
Po edycji parametrów przy pozycji listy odświeżana jest zawartość pola Parametry na pozycji listy. Program nie pozwoli utworzyć dwóch różnych pozycji
taj samej listy, na ten sam rodzaj wyposażenia, o identycznych parametrach.
Dodatkowo można edytować ręcznie listę pracowników, dla których dana
pozycja jest przeznaczona. przez dołączanie usuwanie i poprawianie (zmiana
ilości potrzebnej dla danego pracownika). Podczas dopisywania pracownika
program sprawdza, czy jest on zatrudniony, czy jego parametry (rozmiary) są
zgodne z wartościami parametrów tego elementu listy. Powiadamia operatora,
ale nie blokuje możliwości dopisania.
Pozycje listy i nazwiska pracowników dopisane ręcznie wyświetlane są na
zmienionym tle.
6.2 Automatyczna generacja listy
Preferowanym sposobem tworzenia listy jest jej automatyczna generacja. Wtedy działają wszystkie funkcje analityczne, które na podstawie danych zawartych w programie układają wykaz mienia jaki należy dostarczyć do zakładu na
podany w nagłówku listy dzień, z rozbiciem na rodzaje wyposażenia, ich ilości
i parametry.
Pierwszą informacją jaką żąda program po uruchomieniu generacji listy
jest data sprowadzenia mienia do zakładu (podpowiadana jest data późniejsza
od bieżącej o liczbę dni czasu realizacji zamówienia - parametr 700520). Data
ta musi być bieżąca lub przyszła. W odróżnieniu od list tworzonych ręcznie,
nie będzie można jej potem zmienić. Wg niej pracuje procedura analizująca
potrzeby zakładu w podanym dniu. Analiza nie ogranicza się jednak tylko do
tego dnia, lecz wybiega dalej w przyszłość o liczbę dni równą czasowi realizacji zamówienia. Dzięki temu program sprawdza, czy w czasie potrzebnym
na realizację następnego zamówienia, w zatrudnieniu pracowników nie zajdą
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
276
zmiany, które powinny być uwzględnione już na tworzonej Liście Zapotrzebowania.
Może się okazać, że krótko po planowanej dacie sprowadzenia mienia niektórzy pracownicy odejdą z zakładu, a zadane tolerancje czasu użytkowania,
którą mają na stanie pozwalają na wykorzystanie go do końca zatrudnienia.
Wtedy takie mienie nie powinno znaleźć się na liście. Podobnie program musi
postąpić, jeśli pracownik wkrótce po dacie dostawy zmienia wydział lub stanowisko, i część z wyposażenia, które powinien w tej dostawie otrzymać nie
będzie mu potrzebne. Gdy tolerancja czasu używania tego mienia pozwala na
wydłużenie jego eksploatacji do dnia, kiedy nie będzie już potrzebne, to nie
znajdzie się na liście.
Podczas opisywanej analizy uwzględniane są również dłuższe przerwy w
pracy zaplanowane lub trwające (urlopy bezpłatne).
Procedura z dużym prawdopodobieństwem zapewnia, że na Liście Zapotrzebowania znajdzie się wyposażenie, które na pewno zostanie wykorzystane.
Czyli jest optymalizowana w taki sposób, aby zakład nie sprowadził towarów,
które będą zalegały w magazynie.
Pozostałe dane, które można podać podczas generacji listy są opcjonalne:
asortyment - pozwala wskazać Grupę rodzajów wyposażenia dla której wykonana zostanie lista. Na liście znajdzie się wyłącznie zaopatrzenie z wybranego
asortymentu. Jeśli pole zostanie puste, to rozpatrzone zostaną wszystkie rodzaje. Grupa pracowników - pozwala wybrać jedną z grup pracowników dla których ma zostać utworzona lista. Pozostali będą pominięci. Nie podanie grupy spowoduje, że program wykona obliczenia dla wszystkich pracowników.
Niezależnie od powyższych ustawień program weźmie pod uwagę wyłącznie
pracowników z wybranego w parametrach obszaru roboczego. Dodatkowo zawsze zostaną pominięte wszystkie osoby i pracownicy wyszczególnione na liście osób/pracowników wykluczonych z procesu automatycznej generacji list.
Poniżej przedstawiono warunki, które decydują o umieszczeniu wyposażenia na liście. Występujące w opisach pojęcie okresu analizy oznacza czas od
podanej na początku generacji listy przewidywanej daty dostarczenia wyposażenia, do dnia, który wynika z dodania do tej daty liczby dni potrzebnych
na realizację zamówienia. Ten dzień nazywany będzie dniem końca analizy w
odróżnieniu od dnia początku analizy, którym jest data sprowadzenia mienia.
Dzień końca analizy jest zawsze późniejszy od dnia początku.
Innymi pojęciami będą: minimalny okres użytkowania wyposażenia dzień, którego data wynika z zapisanej w pozycji Kartoteki daty końca użytkowania minus liczba dni zapisana w tolerancji czasu użytkowania dla tej pozycji; maksymalny okres użytkowania - dzień który wynika z dodania do w/w
daty końca użytkowania liczby dni zapisanej w tolerancji czasu użytkowania.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
277
Wszystkie te wartości dotyczą zapisu w konkretnej pozycji Kartoteki pracownika, i dla każdej z nich rozpatrywane są oddzielnie.
Spełnienie dowolnego z poniższych warunków powoduje umieszczenie
wyposażenia na Liście Zapotrzebowania:
— Rodzaj wyposażenia jest w normatywie pracownika na początku okresu
analizy, ale pracownik nie ma go na stanie.
— Rodzaj wyposażenia jest w normatywie pracownika na początku analizy, pracownik ma je na stanie, ale jego maksymalny okres użytkowania
upłynie przed dniem początku analizy.
— Rodzaj wyposażenia jest w normatywie pracownika na początku i na
końcu analizy, pracownik ma je na stanie, ale jego maksymalny okres
użytkowania upływa przed dniem końca analizy.
Na liście nie znajdzie się wyposażenie, które nie będzie potrzebne na końcu
okresu analizy, jest na stanie pracownika i jego maksymalny okres użytkowania
nie upływa przed dniem końca analizy.
Wykorzystanie parametrów Każda pozycja tworzonej automatycznie Listy
Zapotrzebowania związana jest z określonym rodzajem wyposażenia i przynajmniej jednym pracownikiem. Każdy rodzaj mienia może być dostarczany
w wielu różnych wersjach (np. rozmiarach w przypadku odzieży). Każda osoba
której wydawane jest wyposażenie powinna mieć zapisana w programie swoje
wymagania. Dzięki temu tworzona lista uwzględnia różne wymagania pracowników.
Każdemu rodzajowi wyposażenia może na liście odpowiadać wiele pozycji
różniących się parametrami. W ramach tych samych parametrów ilości są grupowane. Dodatkowo program podaje, dla których pracowników przewidział
sprowadzenie mienia z danej pozycji.
Jeżeli podczas automatycznej generacji listy program natrafi na pracownika, który nie ma podanego kompletu parametrów wymaganych przez jakiś
rodzaj wyposażenia, to informuje o tym operatora. Podczas generacji wyświetlana jest lista brakujących parametrów pracowników, którą można wydrukować. Po wyświetleniu tej listy program prosi o decyzję, czy ma kontynuować
procedurę, i jeśli tak to dodatkowo wyświetla listę wyposażenia (wraz z ilościami) jaka ze względu na brak tych danych nie zostanie umieszczona w wyniku.
Tą listę również można wydrukować. Tu również operator proszony jest o decyzję, czy zgadza się na utworzenie listy zapotrzebowania mimo tych braków.
Jeśli wyrazi zgodę, to lista jest tworzona. Gdy nie zgodzi się, to cała generacja
jest anulowana.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
278
6.3 Modyfikacja listy utworzonej automatycznie
Lista wygenerowana automatycznie jest prezentowana w taki sposób, aby operator mógł odróżnić dane pochodzące z generacji od danych wprowadzonych
do niej ręcznie.
Nie można modyfikować nagłówka listy. Data dostawy, asortyment i grupa pracowników były podstawowymi parametrami podczas jej tworzenia i nie
mogą być zmienione, wszystkie inne informacje z nagłówka zapisywane są automatycznie.
Można modyfikować pozycje. Każda pozycja rodzaju wyposażenia wygenerowana automatycznie związana jest z listą pracowników dla których ma
być sprowadzony. W takiej pozycji można tylko redagować pole Dodatkowa
(ilość), czyli ile dodatkowo jednostek należy zamówić ponad określone potrzeby pracowników. Widać też wykaz szczegółowy dla tej pozycji, gdzie program
wyliczył dla kogo (personalnie), ile towaru potrzeba. Można ten wykaz edytować. Podczas dopisywania pracownika do tej listy program sprawdza, czy
pracownik jest zatrudniony i czy jego parametry zgadzają się z wartościami
parametrów danego elementu wyposażenia, czy nie należy do osób lub pracowników wykluczonych z procesu automatycznego generowania listy, oraz
jeśli lista generowana była dla wybranej grupy pracowników, to czy pracownik należy do tej grupy. W każdym wypadku powiadamia użytkownika ale nie
blokuje możliwości dopisania.
Pracownicy dopisani ręcznie wyświetlani są na zmienionym kolorze tła.
Dodatkowo odróżnia się kolorem pracowników niezatrudnionych.
Do listy wygenerowanej automatyczne można dopisywać nowe pozycje rodzajów wyposażenia lub usuwać (wraz z rozmiarami i listą pracowników). Jakakolwiek ingerencja w parametry pozycji jest możliwa, jeśli nie została dopisana ręcznie.
6.4 Osoby i pracownicy wykluczeni z procesu automatycznej generacji listy zapotrzebowania
Niejednokrotnie zdarza się, że niektórzy pracownicy lub osoby, nie powinni
podlegać procesowi automatycznego generowania listy. Aby uniknąć konieczności korygowania indywidualnego normatywu dla tych pracowników, w celu
wyeliminowania potrzeb pochodzących od normatywów wydziałowych i stanowiskowych, można wprowadzić te osoby na specjalną listę. Lista osób i pracowników wykluczonych z generacji list zapotrzebowania [Zaopatrzenie|Pracownicy pomijani] zawiera osoby, które podczas tworzenia tych list mają zostać
pominięte. Wtedy bez względu na normatywy tych pracowników oraz stano-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
279
wisk i wydziałów czy grupy pracowników, do których należą, żadne wyposażenie dla nich nie znajdzie się na liście.
W oknie listy znajdują się dwie zakładki. W oknie na pierwszej można
umieszczać pracowników, na drugiej osób. Jeżeli na tej ostatniej zakładce zostanie umieszczona jakaś pozycja, to program nie uwzględni potrzeb wynikających z wszystkich zatrudnień tej osoby.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
280
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Rozdział IV
Współpraca programu
Wyposażenie z innymi
programami systemu Xpertis
Program Xpertis Ewidencja wyposażenia może działać samodzielnie. Inne programy pakietu Xpertis nie muszą być zainstalowane, jednak wówczas funkcjonalność programu Xpertis Ewidencja wyposażenia zostanie ograniczona. Na
przykład jeśli nie zainstalujesz programu finansowo-księgowego Xpertis Finanse i księgowość, to nie będziesz mógł automatycznie księgować dokumentów.
Jeżeli nie zainstalujesz programu Kadry i Płace, to będziesz mógł ręcznie
dodawać osoby i rejestrować dla nich obrót wyposażeniem, ale na przykład
nie będziesz mógł zdefiniować normatywów ich stanowisk.
Program Xpertis Ewidencja wyposażenia korzysta z wielu elementów jakie Elementy wspólne
są dostępne w innych systemach pakietu. Dotyczy to przede wszystkim:
— Słownika osób i pracowników systemów Kadry i płace i Rozliczanie czasu
pracy, o ile te są zainstalowane;
— Słowników materiałów, magazynów, grup materiałowych, atrybutów itp.
— istnienie tych słowników zapewnia wykorzystywanie tych samych danych co w pozostałych programach systemu Xpertis;
— Bazy sprzętów zewnętrznych i baz zdarzeń ewidencji remontowej dostępnych w systemie Gospodarka remontowa.
1 Xpertis Alerty Biznesowe
W programie Xpertis Ewidencja wyposażenia możliwe jest zaprogramowanie
zdarzeń, po natrafieniu na które program wyśle powiadomienia do zaintereso-
281
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
282
Rozdział IV. Współpraca programu Wyposażenie z innymi programami systemu Xpertis
wanych odbiorców. Możliwe jest również zaprogramowanie zadań do automatycznego wykonania przez system według określonego harmonogramu. Zadania i zdarzenia definiowane są w programie Xpertis Ewidencja wyposażenia, ale
ich przetwarzaniem zajmuje się osobny moduł pakietu Xpertis — Alerty Biznesowe. Po szczegóły konfiguracji i obsługi tego programu odsyłamy do podręcznika programu Alerty biznesowe. Tutaj jedynie podamy informacje charakterystyczne dla programu Xpertis Ewidencja wyposażenia.
Definicji zdarzeń i zadań dokonuje się przez wybranie polecenia
[Administracja|Alerty biznesowe|Definicje]. Spowoduje to uruchomienie programu ALERT, w którym można zdefiniować dla poszczególnych zdarzeń listy
odbiorców. Dodanie nowych zdarzeń wymaga interwencji programisty.
Zdarzenia mogą zostać dodane w trakcie wdrażania systemu. Redagowanie
zdarzeń jest zasadniczo przeznaczone dla administratora systemu i jest opisane
w podręczniku do programu ALERT.
Po wystąpieniu zdarzenia system automatycznie wyśle informację w postaci e-maila do odbiorców. Przed wysłaniem wszystkie komunikaty zostaną
zgromadzone w kolejce pocztowej, którą można redagować.
1.1 Zadania uruchamiane automatycznie
Zadanie jest to procedura w programie uruchamiana automatycznie bez potrzeby ingerencji użytkownika.
Zadania do periodycznego wykonywania definiowane są w oknie dostępnym po wywołaniu: [Administracja|Alerty biznesowe-definicje]. Podobnie jak
w przypadku zdarzeń pozwolimy sobie odesłać użytkownika do podręcznika
do systemu ALERT po szczegółowy opis, tutaj podajemy jedynie zadania charakterystyczne dla programu Xpertis Ewidencja wyposażenia.
Nowe zadania mogą być dodane tylko na drodze programowej przez użytkownika doskonale znającego system od środka.
2 Xpertis CMS. Portal pracowniczy
Część informacji przetwarzanych w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia
jest dostępna na portalu pracowniczym. Więcej na temat konfigurowania i obsługi portalu Xpertis CMS przeczytasz w podręczniku do programu Xpertis Kadry i płace.
Dane pochodzące z systemy Xpertis Ewidencja wyposażenia są wyświetlane
na portalu w zakładkach Normy wyposażenia oraz Powierzone mienie.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
283
IV.2. Xpertis CMS. Portal pracowniczy
2.1 Normy wyposażenia
Normatyw
Normatywy określają, jakie wyposażenie, w jakich ilościach powinien mieć
na stanie pracownik we wskazanym dniu. Normatyw zawiera też informację
o tym, jak pracownik powinien rozliczyć się z wydanego mienia i po jakim
czasie należy mu się jego wymiana. Norma dotyczy ilości wydanej, czasu zużycia, tolerancji czasu użycia i sposobu rozliczenia. Informacje są redagowane
w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia . Na portalu możliwy jest tylko ich
podgląd.
Ekran IV.1
Wymagania
Wymagania pracowników określają, jakie cechy musi posiadać wydawane im
wyposażenie. Najczęściej wymaganiem są rozmiary odzieży roboczej. Informacje są redagowane w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia . Na portalu
możliwy jest tylko ich podgląd.
2.2 Powierzone mienie
W portalu w serwisie pracowniczym pracownik może zobaczyć swoją historię
wydań i zwrotów wyposażenia. Przełożony ma możliwość przeglądania również historii swoich podwładnych. Dane pochodzące z systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia są widoczne w zakładce Wyposażenie.
Operator może wybrać:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
284
Aktualnie na wyposażeniu wyświetlone są wszystkie pozycje znajdujące się
aktualnie na stanie pracownika. Innymi słowy wyświetlone są zaakceptowane wydania, do których jeszcze nie zarejestrowano zwrotów.
Wszystkie wyświetlona jest cała historia wydań i zwrotów wyposażenia dotyczących danego pracownika.
W obu przypadkach lista jest zaprezentowana w postaci drzewa. Znaczenie
pól jest następujące:
Nazwa nazwa materiału, a po rozwinięciu — rodzaj operacji (wydanie, zwrot);
Kod kod materiału;
Data data operacji — wydania lub zwrotu;
Data przewidywanego zwrotu/zużycia data, kiedy materiał będzie zwrócony
lub zużyty;
+-dni tolerancja dla daty przewidywanego zwrotu/zużycia;
Status czy operacja jest zaakceptowana;
Sztuk ilość wyposażenia na stanie pracownika, a po rozwinięciu — ilość pochodząca z danej operacji.
Informacje są redagowane w systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia . Na portalu możliwy jest tylko ich podgląd.
Ekran IV.2
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
285
IV.3. Załączniki i podpis elektroniczny
3 Załączniki i podpis elektroniczny
W systemie Xpertis Ewidencja wyposażenia istnieje możliwość powiązania
i materiałów z kartoteki materiałowej z plikami zewnętrznymi dowolnego formatu.
Takie powiązane pliki w programie nazywamy załącznikami.
Dokumentami mogą być np. pliki graficzne (bmp, jpg), pliki tekstowe (doc,
pdf), lub dowolne inne pliki.
Załączniki można przypisać do
— dokumentu magazynowego po wybraniu [Magazyny|Redagowanie dokumentów|Pobrane załączniki],
— materiału po wybraniu [Definicje|Słownik materiałów|Załączniki].
Wskazanie polecenia Załączniki powoduje wyświetlenie okna z listą podpiętych załączników jak również umożliwia przypisanie kolejnych dokumentów.
Aby dołączyć nowy załącznik należy wybrać standardowe polecenie Dołącz. W oknie Załącznik, w polu Dokument po naciśnięciu klawisza F3 na ekranie otrzymasz standardowe okno, z którego można wybrać plik i podłączyć go
do systemu.
Jeżeli wartość pola Dostępny na portalu zostanie ustawiona na T, załącznik
będzie widoczny przy danym dokumencie wyświetlanym na portalu. Pole dostępne jest dla załączników faktur sprzedaży.
W oknie Załączniki dostępne są polecenia:
Dołącz dok.Lotus akcja służy do wprowadzenia powiązania do danych w systemach Lotus Notes. Przed wybraniem tej akcji należy skopiować link
do dokumentu w systemie na platformie Lotus Notes Domino (poprzez
użycie akcji Kopiuj jako łącze do dokumentu z poziomu dokumentu).
Istnieje możliwość dodawania załączników typu www. Załącznik zostanie utworzony pod warunkiem, że link zawiera frazę wpisaną w polu Nazwa hosta dostępnym [Definicje|Parametry|Parametry pracy?|Lotus Notes] w sekcji Współpraca z systemami Lotus Notes poprzez WEB browser.
Pokaż za pomocą tej funkcji system wyświetli plik w domyślnej przeglądarce
plików z danym rozszerzeniem, która jest ustawiona w systemie Windows.
Zapisz funkcja służy do skopiowania pliku z serwera w dowolnie wybrane
miejsce.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
286
Podpis polecenie widoczne jest tylko w przypadku, jeżeli parametr dla użytkownika Podpis elektroniczny załączników ([Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma]) ustawiony jest na T.
Wybranie opcji Podpisz umożliwia podpisanie pliku dowolnego formatu
przechowywanego w funkcji Załączniki. Dodatkowo można zweryfikować poprawność podpisu używając funkcji [Weryfikuj].
Na temat podpisu elektronicznego plików czytaj poniżej w punkcie IV.3.1.
Wysyłanie Funkcja pozwala na wysłanie pliku, za pomocą systemu Alerty biznesowe pod podany adres email. Po wybraniu tego polecenia dostępne
są kolejne akcje:
Wysyłanie dzięki tej funkcji użytkownik może przekazać plik do systemu Alerty biznesowe. Za pomocą systemu Alerty biznesowe dokument zostanie przesłany pod wskazany adres e-mail.
Odblokow. znacznika funkcja pozwala na odblokowanie znacznika
Wysłano. Po odblokowaniu znacznika dokument będzie mógł być
ponownie wysłany.
Adres E-mail przy pomocy tej funkcji należy wprowadzić adres e-mail,
pod który ma być wysyłany dany załącznik.
Log wysyłki funkcja umożliwia śledzenie log-ów indywidualnie dla
każdej wiadomości.
Aby funkcja była dostępna, w systemie Xpertis Alerty biznesowe parametr 700007 Zapisywanie raportów z wysyłania powiadomień email należy ustawić na I.
Jeśli załącznik zostanie przekazany do wysyłki e-mailem, nie można go już modyfikować, usuwać lub przesyłać ponownie.
Jeśli załącznik zostanie przekazany do wysyłki to zawartość pola Opis w emailu zostanie wpisana jako temat, a zawartość pola Szczegóły jako treść wiadomości.
Więcej informacji na temat wysyłania wiadomości za pomocą poczty elektronicznej, a także współpracy systemu Xpertis Ewidencja wyposażenia z systemem Alerty biznesowe znajduje się w punkcie IV.1.
Wskazując okno Kategorie można przypisać kategorie danego dokumentu. W tym celu należy wybrać standardową funkcję Dołącz. Uzupełniane przez
użytkownika pole jest polem słownikowym — po naciśnięciu F3 pojawi się
okno, z którego będzie można wybrać daną kategorię, bądź dołączyć nową.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
287
IV.3. Załączniki i podpis elektroniczny
W oknie Załączniki oprócz numeru, symbolu i nazwy załącznika wyświetlane są pola:
— Wysłano — jeżeli pole to jest zaznaczone, to znaczy, że dany załącznik
został wysłany pocztą e-mail.
— Podpisano — znacznik w tym polu oznacza, że dokument został podpisany elektronicznie.
— Typ — litera L w tym polu oznacza, że dołączony dokument jest dokumentem pochodzącym z systemu Lotus Notes, natomiast litera D wpisywana jest dla pozostałych dokumentów.
3.1 Podpis elektroniczny plików
Istnieje możliwość podpisywania elektronicznego plików przechowywanych
w funkcji Załączniki przy pomocy oprogramowania KIR.
Funkcja umożliwia również weryfikację podpisu załączników dokumentów.
Aby funkcja była dostępna należy ustawić parametr dla użytkownika
Podpis elektroniczny załączników na T. Parametr jest dostępny po wybraniu
[ Definicje|Parametry|Użytkownicy|Formuły|Firma].
Funkcja umożliwia podpisanie pliku dowolnego formatu przechowywanego w funkcji Załączniki.
Do podpisania dokumentu należy użyć funkcji [Podpis|Podpisz]. Użycie akcji
ma tylko sens, jeżeli podłączony jest czytnik kart kryptograficznych. Po wybraniu polecenia Podpisz, jeżeli system jest odpowiednio przygotowany, następuje połączenie systemu Logistyka z czytnikiem. Operacja powoduje utworzenie
dodatkowego pliku zawierającego podpis wraz z oryginalną treścią dokumentu. Utworzony plik z podpisem można wysłać za pomocą systemu Alerty biznesowe (patrz punkt IV.1).
Dodatkowo można zweryfikować poprawność podpisu używając funkcji
[ Podpis|Weryfikuj].
Po podpisaniu, w oknie Załączniki pole Podpisano zostanie zaznaczone.
Podpis elektroniczny nie jest obsługiwany na platformie Linux.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
288
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Rozdział V
Wspólne elementy pakietu
Pakiet Xpertis jest kompleksowym rozwiązaniem wspomagającym realizację
celów biznesowych. Obejmuje wszystkie obszary zarządzania przedsiębiorstwem. Xpertis to rodzina programów, które mogą funkcjonować niezależnie,
ale wszystkie ich zalety można poznać dopiero, gdy współpracują ze sobą.
Ogólne zasady obsługi poszczególnych części pakietu Xpertis są identyczne. Oczywiste jest, że dzięki temu obsługa całego systemu staje się prostsza,
a praca przebiega sprawniej. Także zarządzanie bazą danych jest wydajniejsze
— informacje są skonsolidowane, w wielu przypadkach wspólne dla wszystkich programów.
Aby zapewnić synchronizację między poszczególnymi modułami, obsługa
pewnych danych lub funkcji jest wspólna. Niektóre rozwiązania mogą przedstawiać bardziej szczegółowe dane ze względu na specyfikę przeznaczenia danej aplikacji. Na przykład definiowanie i obsługa sprawozdań w systemie Xpertis Informacja finansowa jest bardziej obszerne niż w innych aplikacjach (ze
względu na przeznaczenia tego systemu dla celów zarządczych i analitycznych).
Nie wszystkie opisane w tym rozdziale funkcje dotyczą wszystkich systemów pakietu. Rozdział ten opisuje funkcje wspólne dla wielu systemów, ale
wszystkie te funkcje nie mogą znaleźć się w każdym systemie w identycznym
zakresie ze względu na przeznaczenie i specyfikę każdego systemu.
1 Lista parametrów
Ustawienia na liście parametrów decydują o wielu szczegółach działania programów, a dopasowanie parametrów do specyfiki przedsiębiorstwa i organizacji usprawnia pracę z aplikacją. Program jest dostarczany z domyślnie zdefiniowanymi wartościami parametrów, administrator może je jednak zmienić
289
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
290
Rozdział V. Wspólne elementy pakietu
po wybraniu z menu głównego [Administracja|Lista parametrów]. Lista zawiera
wszystkie parametry stosowane w pakiecie Xpertis.
1.1 Wprowadzanie i zmienianie parametrów
Parametry powinny być ustawione na początku pracy z programem, zanim
użytkownik przystąpi do wystawiania dokumentów. Jeżeli jednak trzeba będzie
zmieniać parametry w trakcie pracy z programem (kiedy zarejestrowano już
dane), zmiany muszą być wykonywane szczególnie ostrożnie. Każda zmiana
parametrów może spowodować złą pracę programu.
Wprowadzanie zmian w wartościach parametrów systemowych należy dokonywać świadomie. Zmiany ustawień maja bezpośredni wpływ na działanie
programu.
Wprowadzając parametry należy w oknie Parametry systemu wypełnić następujące pola:
Numer kolejny numer parametru;
Treść wartość parametru, w zależności od parametru może to być liczba lub
napis (szczegóły przy poszczególnych parametrach, punkt V.1.3)
Opis opis parametru.
Po użyciu polecenia POPRAW można zmienić wartości parametrów.
Wszystkie zmiany będą widoczne w bieżącej sesji systemu, nie ma konieczności ponownego uruchamiania programu.
1.2 Parametry w wersjach wielofirmowych
W wersji wielofirmowej występują parametry:
lokalne obowiązujące dla jednej firmy. Domyślnie dla parametrów lokalnych
ustawiona jest wartość wzorcowa. Wartość wzorcowa może być zmieniona dla każdej z firm — parametr przyjmuje wówczas wartość indywidualną.
Wprowadzenie zmiany we wzorcu zmieni ustawienie parametru we
wszystkich firmach, w których nie ma indywidualnie ustalanych wartości.
globalne obowiązują dla wszystkich powiązanych firm. Ich wartość można
zmienić wyłącznie w trybie administratora. Parametry globalne są wyróżnione kolorem na liście parametrów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
291
V.1. Lista parametrów
Zmiana wartości parametrów indywidualnych
Ustawienie parametrów indywidualnych dla danej firmy odbywa się z poziomu
dowolnej aplikacji danej firmy.
Popraw jeśli operator wywoła tę akcję na wskazanym parametrze i zapisze go
(nawet nie modyfikując wartości), zredagowany parametr staje się indywidualnym dla danej firmy. Ustawienie takie staje się niewrażliwe na
zmiany w innych firmach oraz na zmiany we wzorcach.
Ekran V.1
Przełącz na wzorzec umożliwia ponowne przełączenie parametru indywidualnego na wzorcowy. Wywołanie akcji spowoduje usunięcie wartości indywidualnej dla danej firmy. Akcja przełącz na Wzorzec jest widoczna
tylko jeśli bieżący parametr jest indywidualnym. Aby zabezpieczyć się
przed przypadkowym przełączeniem, należy w polu tekstowym wpisać
bieżącą wartość parametru.
Modyfikacja parametrów wzorcowych. Tryb administratora
Parametry wzorcowe to wspólne, domyślne ustawienia dla wszystkich firm.
Aby je zmodyfikować, należy w oknie listy parametrów wywołać akcję Tryb
administratora.
Tryb administratora w trybie administratora widoczne są parametry wzorcowe. Każda zmiana w wartościach parametrów dokonywana jest jedynie
w parametrach wzorcowych. Jeśli firma posiada parametr ustalany indywidualnie, zmiana nie spowoduje zmiany działania programu.
Wyjście z trybu administratora następuje po wywołaniu akcji tryb Użytkownika bądź po opuszczeniu okna listy parametrów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
292
Parametry obowiązujące podczas pracy
Wartości parametrów wykorzystywane w trakcie działania programu ustalane
są przy starcie systemu. W większości przypadków wartości te pozostaną niezmienione w całej sesji użytkownika, nawet jeśli inny użytkownik wprowadził
zmiany w ustawieniach (bez względu na to czy parametr jest ustalany globalnie
czy jest indywidualny dla firmy).
Istnieją jednak sytuacje w trakcie działania programu, gdy zawartość bufora z parametrami jest aktualizowana. W takich przypadkach następuje ponowny odczyt wszystkich parametrów, a więc wszystkie zmiany w ustawieniach zostaną zaktualizowane do wartości zachowanych w bazie danych. Aktualizacja
taka odbywa się m.in. podczas wejścia do listy parametrów czy wprowadzenia
w nich zmian (dla bieżącej sesji). Niektóre funkcje wewnętrzne (np. modyfikujące) wymagają aktualizacji zawartości bufora parametrów.
1.3 Parametry
1 Domyślna jednostka księgowa jednostka księgowa dostępna bezpośrednio
po uruchomieniu programu.
2 Aktywny moduł Finanse i księgowość jeżeli wartość parametru będzie N,
okresy obrachunkowe będzie można definiować w innych niż Finanse
i księgowość modułach systemu Xpertis.
3 Aktywny moduł Kasa włącza współpracę z systemem Kasa.
4 Aktywny moduł Logistyka włącza współpracę z systemem Logistyka.
5 Aktywny moduł Alerty biznesowe włącza współpracę z programem Alerty
biznesowe.
6 Aktywny moduł Bankowość elektroniczna włącza współpracę z programem Bankowość elektroniczna.
7 Aktywny moduł Kadry i płace współpraca z programem Kadry i płace.
8 Wzorzec kalendarza parametr lokalny odpowiedzialny za wykorzystanie
kalendarza systemowego, należy wybrać odpowiedni, wcześniej zdefiniowany wzorzec.
9 Czy dopuszczalne waluty państw z unii walutowej parametr
decyduje o tym, czy możliwe będzie stosowanie walut narodowych państw
tworzących Europejską Unię Walutową.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
293
N w programie nie będzie można wprowadzić nowych operacji w walutach tych krajów, a jedynie w euro. Przed wstawieniem N należy
przeliczyć istniejące zapisy i rozrachunki na euro, bo później w systemie Finanse i księgowość nie będzie można zaakceptować ani wprowadzić dokumentu, w którym w nagłówku lub w pozycjach będzie
figurowała waluta narodowa.
T będzie możliwe rejestrowanie operacji w walutach narodowych
(np. DEM bądź ATS).
10 Tryb podpowiedzi kodu kontrahenta
T program będzie automatycznie proponował numer kolejny dla dodawanego kontrahenta,
N numer kontrahenta nie będzie podpowiadany.
11 Aktywny moduł Gospodarka remontowa zaznaczenie
współpracę z systemem Gospodarka remontowa.
opcji
włącza
12 Aktualizacja danych sprawozdań definiowalnych dla jednostek księgowych definiowalnych dla jednostek księgowych: parametr odpowiedzialny za proces aktualizacji danych sprawozdań definiowalnych dla
wszystkich jednostek księgowych. Jeżeli parametr będzie miał wartość
N, nie będzie można korzystać z schematu podziału struktury organizacyjnej firmy.
13 Data rozpoczęcia rejestracji operacji na danych osobowych w treści parametru należy wpisać datę rozpoczęcia rejestracji operacji na danych
osobowych.
14 Sprawozdania definiowalne (algorytmy wierszy podstawowych) - separator konta analitycznego traktowany jak znak maski (’?’) parametr
wykorzystywany podczas obliczania obrotów kont według masek w
sprawozdaniach definiowalnych. Podczas definiowania analityki zostanie użyty znak separatora w rozwinięciu analitycznym, jeśli parametr ma
wartość T, znak separatora będzie traktowany jak znak maski ?, zastępujący dowolny pojedynczy znak.
15 kontrola poprawności symbolu NIP po wpisaniu T program będzie sprawdzał poprawność numeru identyfikacji podatkowej, podawanego w danych kontrahenta. W przypadku wstawienia błędnego numeru NIP zostanie wyświetlony komunikat i użytkownik będzie mógł zadecydować,
czy zostawić istniejący numer czy go poprawić.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
294
16 Kontrola poprawności symbolu konta z formatem IBAN po wpisaniu T
program będzie kontrolował, czy podany numer konta bankowego jest
zgodny z formatem IBAN. Po włączeniu tego parametru będzie można
podawać również numery wg starego formatu.
17 Aktywny moduł Środki trwałe parametr odpowiedzialny za współpracę
z programem Środki trwałe.
18 Kontrola poprawności symbolu konta analitycznego wpisanie w treści
parametru wartości T spowoduje włączenie kontroli poprawności symbolu konta analitycznego.
19 Xpertis Controlling - współpraca z PROPHIX parametr
wykorzystywany podczas stosowania analiz controllingowych. W zależności od
ustawienia tego parametru systemu schematy danych i dane wartościowe będą eksportowane w formacie przystosowanym bądź to do systemu
PROPHIX w wersji SQL (domyślnie), bądź w wersji Enterprise. Podobnie w zależności od ustawienia tego parametru będa tworzone symbole
dla systemu PROPHIX podczas edycji elementów schematów danych.
Należy wybrać wartość parametru E w przypadku użycia prophix enterprise lub S gdy używany jest prophix sql.
21 Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - kartoteka kontrahentów nadanie parametrowi wartości T umożliwia wprowadzanie danych kontrahentów zarówno w systemie Xpertis jak również
za pomocą systemów Lotus Notes. Informacje rejestrowane w jednym z
obszarów będą automatycznie widoczne w drugim.
Należy zwrócić uwagę, że przy włączonej synchronizacji nie można usuwać kontrahentów z kartoteki.
Dodatkowo podczas redakcji wymagane jest wypełnienie informacji adresowych kontrahenta: Kraj, Miasto, Ulica, Kod pocztowy.
22 Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - obieg faktur zakupu nadanie parametrowi wartości T umożliwia rejestrowanie i
akceptację dokumentów w obiegu za pomocą systemów Lotus Notes.
Wówczas dokumenty te są widoczne w systemie Xpertis Finanse i księgowość, ale nie ma możliwości ich redakcji. Możliwa jest wtedy tylko
ich dekretacja.
23 Dokumenty w obiegu - wysyłanie wiadomości e-mail nadanie
parametrowi wartości T spowoduje możliwość otrzymywania wiadomości
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
295
e-mail o przekazaniu dokumentów przez operatorów uprawnionych do
obsługiwania dokumentów w obiegu.
24 Zapotrzebowania - wysyłanie wiadomości e-mail aby operator uprawniony do obsługiwania dokumentów w obiegu mógł otrzymywać wiadomość e-mail o przekazaniu dokumentów należy nadać temu parametrowi wartość T.
25 Kontrola unikalności NIP kontrahenta po ustawieniu parametru na wartość T spowoduje, że do kartoteki kontrahentów nie będzie można dodać
kontrahenta, jeżeli w pole NIP wprowadzony zostanie NIP, który posiada
już inny kontrahent.
Nadanie parametrowi wartość N powoduje, że jeżeli w pole Nip zostanie
wprowadzony NIP już istniejący, użytkownik zostanie o tym poinformowany, ale kontrahenta do kartoteki będzie mógł dołączyć.
26 Korekta terminu płatności według kalendarza podczas generowania korespondencji seryjnej nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną korektę terminów płatności podczas generowania korespondencji seryjnej według przyjętego w parametrze numer 8 wzorca kalendarza.
27 Automatyczne wchodzenie w pozycje ostatniej analizy (pulpit windykatora) nadanie parametrowi wartość T powoduje wyświetlanie pozycji
ostatnio utworzonej analizy.
28 Automatyczne zapisywanie wartości algorytmów sprawozdań nadanie
wartości T spowoduje automatyczne zapisywanie wartości algorytmów
sprawozdań.
29 Rejestracja operacji w bazie informacji o płatnościach wpisanie w treści
parametru wartości T spowoduje włączenie mechanizmu rejestracji operacji związanych z płatnościami. Wyłączenie tego parametru spowoduje
nie tylko zaprzestanie rejestrowania danych w bazie ale także usunięcie
z niej wszystkich danych.
30 Liczba kontrahentów lub wystawców których dane są w jednej masce
bazy informacji o płatnościach parametr przyjmuje wartość liczbową
z przedziału 1-1000 (domyślnie 200). Informuje on o liczbie kontrahentów lub wystawców, których dane dotyczące rozliczeń są przechowywane w jednej masce tabeli rozliczeń. Jeśli licencjobiorca prowadzi rozliczenia z dużą liczbą podmiotów (często jednorazowo) to parametr ten
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
296
może przyjmować większe wartości. W przypadku, gdy licencjobiorca
prowadzi dużą liczbę rozliczeń z niewielką liczbą podmiotów to parametr ten powinien przyjmować niższe wartości. Parametr powinien zostać ustawiony przez wdrożeniowca bądź administratora systemu.
31 Czy aktywna kontrola kwoty zamówienia z realizacją wpisanie w treści
parametru wartości T spowoduje włączenie kontroli.
32 Sprawdzenie przerw w numeracji po redakcji dokumentu księgowego
nadanie parametrowi wartości T udostępnia możliwość sprawdzania
przerw w numeracji podczas dołączania dokumentu, po redakcji pola
z numerem dokumentu w rejestrze księgowym.
33 Wyświetlanie i wydruk obrotów kont wg podanego kursu? nadanie parametrowi wartość T spowoduje możliwość wyświetlania oraz przeliczania wartości obrotów kont według podanej waluty.
34 Forma działalności licencjobiorcy: parametr może przyjmować wartości:
Z spółka z o.o.
A spółka akcyjna lub komandytowo – akcyjna
P pozostałe formy
Podczas wprowadzania danych licencjobiorcy dla spółki akcyjnej należy
wprowadzić kapitał zakładowy i wpłacony, dla spółki z.o.o. wymagalny
jest kapitał zakładowy.
Podczas wprowadzania danych licencjobiorcy, jeżeli parametr 34 ustawiony jest na P, pola związane z kapitałem nie będą dostępne do redakcji.
Informacje o kapitale zakładowym i wpłaconym, jeżeli wymagane są dla
danego licencjobiorcy, drukowane będą na dokumentach handlowych.
35 Czy udostępniać wyróżniki klasyfikacyjne jeżeli parametr zostanie ustawiony na T, możliwe będzie definiowanie dodatkowych wyróżników klasyfikacyjnych dla kont analitycznych, N — stosowanie wyróżników nie
będzie dostępne. Wyróżniki umożliwiają stosowanie dodatkowej klasyfikacji zapisów na kontach księgowych (szerzej w punkcie V.15.1).
36 Czy redakcja wyróżników podczas dekretowania parametr 36 jest ściśle
związany z poprzednim: jeżeli 35 ustawiono na N, wówczas ustawienia
parametru 36 nie mają znaczenia, bo i tak wyróżniki nie są w programie
stosowane. Dla wartości T parametru 35 parametr 36 może przyjmować
następujące wartości:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
297
T podczas dekretowania dokumentów księgowych operator będzie
mógł określić również wyróżniki;
N podczas dekretowania dokumentów wyróżniki będą niedostępne,
ale jeżeli parametr 35 został ustawiony na T, można uzupełniać wyróżniki do momentu zamknięcia okresu obrachunkowego.
37 Data zapisu zgodna z datą dokumentu? parametr decyduje o tym, z jaką
datą rozliczenia będzie zapamiętywany zapis dla rozrachunku. Po podaniu T przyjmowana jest data wystawienia dokumentu, w którym powstał
zapis na rozrachunku. Jeżeli parametr zostanie ustawiony na N, do zapisu
rozrachunkowego będzie pobierana data operacji z nagłówka dokumentu.
38 Dozwolony termin płatności mniejszy niż data dokumentu? parametr
może przyjmować wartości T lub N:
— po ustawieniu parametru na T, podczas wprowadzania faktur można w dokumencie podać termin płatności niższy niż data dokumentu — nie ma kontroli daty płatności ani względem daty wystawienia dokumentu ani daty sprzedaży.
Podobnie w pozycjach każdego dokumentu termin płatności może
być wcześniejszy niż data otwarcia.
— po ustawieniu parametru na N, termin płatności na fakturze nie
może być wcześniejszy od daty wystawienia faktury. System nie
kontroluje natomiast terminu płatności względem daty sprzedaży
— termin płatności może być wcześniejszy niż data sprzedaży.
39 Dwuwalutowość na wydrukach parametr wykorzystywany przy niektórych zestawieniach. Może przyjmować jedną z trzech wartości:
T wydruki będą zawierać dane związane z walutą obcą (np. symbol
waluty obcej, kurs, wartość w walucie),
N na wydrukach nie będą prezentowane dane związane z walutą obcą,
W podczas drukowania zestawienia użytkownik wybiera, czy na wydruku będą prezentowane informacje walutowe.
Kolumny z walutą mogą być pominięte (po ustawieniu parametru 39)
dla następujących zestawień:
— Wydruk dokumentu źródłowego
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
298
— Wydruk dokumentu księgowego — pełny
— Wydruk dziennika księgowego
— [Rozrachunki|Zestawienia i wydruki]:
– Zestawienie rozrachunków
– Spodziewane wpływy i wydatki
— [Księgi rachunkowe|Wydruki kartoteki księgowań]:
– Miesięczna kartoteka księgowań
– Roczna kartoteka księgowań
— [Księgi rachunkowe|Konta|Drukuj]:
– Kartoteka zapisów księgowych w bieżącym okresie
– Kartoteka zapisów księgowych we wskazanym przedziale
okresów.
— [Księgi Rachunkowe|Wyświetlanie księgowań]
— [Ewidencje pomocnicze|Umowy długoterminowe]:
– Zapisy na koncie „Rozliczenie umowy”.
40: Oddzielne potwierdzenie sald dla waluty obcej i narodowej (T/N)
T — przy generowaniu sald w walucie narodowej system omija te rozrachunki, dla których istnieje rozrachunek źródłowy w innej walucie.
41 Kwartalne rozliczenie podatku VAT-UE T — kwartalne rozliczenie podatku VAT-UE, N — rozliczenie miesięczne.
42 Identyfikacja rozrachunków w podziale na lata ich otwarcia dostępne
wartości parametrów to T — tak, N — nie, F — tylko dla faktur.
46 Korespondencja seryjna rozróżnianie rozrachunków dwuwalutowych
odpowiednie stosowanie parametru pozwoli na wykluczenie podwójnego generowania korespondencji seryjnej w przypadku rozrachunków
dwuwalutowych.
N — domyślna wartość parametru, system nie sprawdza zapisów w innej
walucie.
T — system podczas generowania korespondencji seryjnej (wezwania,
noty odsetkowe, potwierdzenia sald) weryfikuje istnienie dla rozrachunku równoległego zapisu w drugiej walucie, oraz istnienie korespondencji
danego typu na dzień generowania korespondencji, wygenerowanej dla
tej waluty.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
299
Jeżeli dla rozrachunku dwuwalutowego istnieje wygenerowana korespondencja danego typu, to podczas generowania korespondencji na ten
sam dzień w drugiej walucie, system pominie ten rozrachunek i nie wygeneruje drugi raz korespondencji dla takiego rozrachunku. Lista pominiętych z tego powodu rozrachunków jest wyświetlana po zakończeniu
generowania.
48 wydruk deklaracji VAT na podstawie plików PDF użytkownik może wybrać graficzny sposób prezentacji danych z e-deklaracji i deklaracji VAT:
T — dane będą prezentowane na tle formularza aktualnie obowiązującego wzorca deklaracji (druki POLTAX z Ministerstwa Finansów, wczytane jako pliki PDF); N — dane nie będą prezentowane na tle pliku PDF.
49 Uwzględnienie przeterminowanych należności/zobowiązań w deklaracji VAT7 B — nie uwzględniać, N — tylko należności, Z — tylko zobowiązania, W — należności i zobowiązania.
Parametry zastrzeżone parametry techniczne (np. wyznaczające maskę dla
tabel pomocniczych stosowanych podczas automatycznej dekretacji),
których użytkownik programu nie może modyfikować:
50 Informacja Finansowa: Parametr zastrzeżony wartość 0/1/2 w momencie aktualizacji sprawozdań parametr używany przez system, użytkownik nie może poprawić tego parametru.
51 Informacja finansowa: Czy przypominać o aktualizacji danych? przy
wartości T program będzie cyklicznie informował o potrzebie aktualizacji danych.
52 Informacja finansowa: częstotliwość aktualizacji danych (w dniach)
należy wpisać co ile dni dane będą aktualizowane.
53 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu
Finanse i księgowość nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Finanse i
księgowość, podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie
Informacja finansowa.
54 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Logistyka nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną
aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Logistyka, podczas
aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja finansowa.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
300
55 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Umowy i zgłoszenia nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Umowy
i zgłoszenia, podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie
Informacja finansowa.
56 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Kadry i płace nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Kadry i płace,
podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja
finansowa.
57 Informacja finansowa: Prezentacja kokpitu menadżerskiego na portalu
nadanie parametrowi wartości T powoduje dostępność funkcji kokpitu
menadżerskiego na portalu internetowym Xpertis 24.
58 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Fakturowanie nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Fakturowanie, podczas aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja finansowa.
59 Informacja finansowa: Aktualizacja sprawozdań definiowalnych systemu Produkcja nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczną
aktualizację sprawozdań zdefiniowanych w systemie Produkcja, podczas
aktualizacji sprawozdań dokonywanych w systemie Informacja finansowa.
60 Informacja finansowa: Pomijać miesięczne okresy raportowania
BO
i BZ w kokpicie nadanie parametrowi wartości T powoduje pomijanie
okresów raportowania BO i BZ w kokpicie menadżerskim.
61 Informacja finansowa: Planowanie wartości sprawozdań dla jednostek
księgowych? jeśli parametr ma wartość T prezentacja zestawu wskaźników lub sprawozdań odbywa się w podziale na poszczególne jednostki.
64 Generowanie subkonta dla kontrahenta? odpowiednie ustawienie parametru umożliwia automatyczną generację subkonta dla kontrahenta.
— N — subkonto nie będzie generowane automatycznie;
— T — subkonto będzie zawsze generowane automatycznie;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
301
— P — subkonto zostanie wygenerowany jeżeli operator tak zdecyduje.
65 Czy udostępniać mechanizm subkont T — licencjobiorca może zdefiniować subkonta dla poszczególnych kontrahentów (szczegóły w punkcie V.10.4).
66 Czy redakcja rachunku bankowego podczas dekretowania po wpisaniu
T podczas wystawiania dokumentu sprzedaży operator będzie mógł wypełnić pole rachunku bankowego lub subkonta.
67 Czy zatwierdzać tworzone przelewy elektroniczne? nadanie parametrowi wartości T powoduje automatyczne zatwierdzania utworzonych przelewów elektronicznych.
68 Dostępne tworzenie przelewów walutowych? parametr określający czy
w systemie mają być dostępne przelewy walutowe. Ustawienie wartości tego parametru na N spowoduje ukrycie pozycji menu, związanych
z przelewami walutowymi.
69 Strona ponosząca koszty przelewów zagranicznych wartość parametru
wskazuje stronę, obciążaną kosztami przelewu walutowego. Dostępne
są trzy możliwości:
K opłatę poniesie kontrahent,
Z opłatę poniesie zleceniodawca,
P opłatę poniosą w częściach, odpowiednio: koszty banku krajowego
– zleceniodawca, koszty banku zagranicznego – kontrahent.
71 Dekretowanie płatności z systemu Kadry i płace nadanie
parametrowi wartość T oznacza włączenie mechanizmu dekretowania
płatności z systemu Kadry i płace.
72 Sprawdzanie wystąpienia symbolu dokumentu źródłowego? nadanie
parametrowi wartość T powoduje kontrolę powtarzalności symbolu dokumentu źródłowego.
78 Sposób czasowej kwalifikacji niezapłaconych faktur do korekty CIT
zgodnie z ustawą deregulacyjną D — w dniu upłynięcia terminu, N —
następny dzień po upłynięciu terminu. Domyślnie parametr ma wartość
N.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
302
79 Sposób czasowej kwalifikacji niezapłaconych faktur do korekty VAT
zgodnie z ustawą deregulacyjną D — w dniu upłynięcia terminu, N —
następny dzień po upłynięciu terminu. Domyślnie parametr ma wartość
N.
80 Czy dostępna ewidencja podziałów controllingowych nadanie parametrowi wartość T powoduje udostępnienie mechanizmu kontroli kosztów.
81 Akceptacja podziałów dla controllingu przy akceptacji
dokumentów źródłowych? nadanie parametrowi wartość T powoduje
akceptację podziałów dla kontrolingu przy akceptacji dokumentów źródłowych.
82 E-dokumenty i załączniki dla zaksięgowanych dokumentów domyślnie
wartość N — nie jest możliwa modyfikacja e-dokumentu i załączników.
Po ustawieniu wartości parametru na T można zmieniać e-dokument
i załączniki, nawet dla dokumentów zaakceptowanych i zaksięgowanych.
89 Pobieranie danych z Krajowego Rejestru Długów N – nieaktywne, nie
można pobierać danych;
T – pobieranie danych z bramki testowej (czyli rzeczywiste dane z KRD
nie będą pobierane);
P – pobieranie danych z bramki produkcyjnej KRD.
90 Kasa: wprowadzanie dokumentów VAT nadanie parametrowi wartość T
umożliwia wprowadzanie dokumentów VAT w systemie Kasa.
91 Kasa: wyświetlanie cech dodatkowych podczas dołączania pozycji dokumentów nadanie parametrowi wartość T umożliwia wyświetlanie
cech dodatkowych podczas dołączania pozycji dokumentów.
100 Aktywny moduł Projekty zaznaczenie opcji włącza współpracę z systemem Projekty.
101 Projekty: oddział systemu Logistyka współpracujący z systemem Projekty w treści parametru należy wybrać jeden oddział systemu Logistyka
współpracujący z systemem Projekty.
102 Projekty: współpraca z systemem Produkcja nadanie parametrowi wartość T umożliwia współpracę z systemem Produkcja.
103 Projekty: domyślna ilość dni na rezerwację liczba
dni
podpowiadana przez system podczas czynności rezerwowania zasobów w
systemie Produkcja.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
303
120 Gospodarka remontowa: obsługa przeglądów dla zasobów zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm przeglądów
dla zasobów zewnętrznych
121Gospodarka remontowa: obsługa gwarancji dla
zasobów zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm
obsługi gwarancji dla zasobów zewnętrznych
122 Gospodarka remontowa: obsługa ubezpieczeń dla zasobów zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm obsługi ubezpieczeń dla zasobów zewnętrznych
123 Gospodarka remontowa: obsługa remontów cyklicznych dla zasobów
zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm obsługi remontów cyklicznych dla zasobów zewnętrznych
124 Gospodarka remontowa: obsługa przeglądów cyklicznych dla zasobów zewnętrznych nadanie parametrowi wartości T włącza mechanizm
obsługi przeglądów cyklicznych dla zasobów zewnętrznych
140 Logistyka: Indeks dla materiałów i usług tworzony wg słowników? parametr decyduje czy w systemie Logistyka dostępna będzie funkcjonalność polegająca na tworzeniu indeksów materiałowych według atrybutu
indeksu.
— T — w systemie będzie dostępna funkcjonalność tworzenia indeksów według słowników.
— N — w systemie funkcjonalność tworzenia indeksów według słowników będzie wyłączona.
— P — w systemie będzie dostępna funkcjonalność tworzenia indeksów według słowników, z możliwością poprawy indeksu.
141 Logistyka: obsługa rolnictwa ustawienie pola na T spowoduje inną obsługę dokumentów magazynowych i inne działanie modułu badań.
142 Logistyka: obsługa pola Gatunek dla kartoteki materiałowej
ustawienie parametru ma znaczenie przy obsłudze pola Gatunek w kartotece materiałowej. Parametr może przyjmować wartości:
— N — obsługa niezależna — oznacza to, że słownik nie jest ograniczony do grupy, ani do podgrupy materiałowej, jest to dodatkowa
informacja o indeksie materiałowym;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
304
— G — słownik grupy materiałowej — oznacza to, że każda grupa
materiałowa, może posiadać różne słowniki gatunków materiałowych, dodatkowo są one ograniczone do każdej z grup, co pozwala
na przejrzysty widok podczas tworzenia kolejnych indeksów materiałowych;
— P — słownik podgrupy materiałowej — analogiczne zachowanie,
jak parametr o wartości G z tą różnicą, że słownik gatunków będzie
zależny od podgrupy materiałowej;
— B — niedostępne do edycji.
143 Logistyka: obsługa pola Odmiana dla kartoteki materiałowej
ustawienie parametru ma znaczenie przy obsłudze pola Odmiana w kartotece materiałowej. Parametr może przyjmować wartości:
— N — obsługa niezależna — oznacza to, że słownik nie jest ograniczony do grupy, ani do podgrupy materiałowej;
— G — słownik grupy materiałowej — oznacza to, że każda grupa materiałowa, może posiadać różne słowniki odmian materiałowych,
dodatkowo są one ograniczone do każdej z grup, co pozwala na
przejrzysty widok podczas tworzenia kolejnych indeksów materiałowych;
— P — słownik podgrupy materiałowej — analogiczne zachowanie
jak parametr o wartości G, z tą różnicą, że słownik odmian będzie
zależny od podgrupy materiałowej;
— B — niedostępne do edycji;
— O — powiązane z gatunkiem — oznacza to, że słownik odmian jest
zależny od nadrzędnego słownika gatunku, z jednoczesnym ograniczeniem do gatunku — każdy gatunek w słowniku Odmiana będzie posiadał tylko odmiany dotyczące danego gatunku.
182 Kadry i płace: kontrola unikalności kodu i jednostki księgowej zleceniobiorcy nadanie parametrowi wartość T włącza kontrolę unikalności
kodu i jednostki księgowej zleceniobiorcy.
184 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o końcu umowy o pracę w
programie Kadry i płace możliwe jest przygotowanie i wysłanie do wskazanych odbiorców listy osób, którym za określaną tym parametrem liczbę dni (domyślnie 0), od daty bieżącej wygasają umowy zawarte na okres
próbny, czas określony lub na zastępstwo.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
305
185 Kadry i płace: początek okresu kontroli nieaktualnych badań i szkoleń
w programie Kadry i płace możliwe jest przygotowanie i wysłanie do
wskazanej listy osób, którym za określaną tym parametrem liczbę dni
(domyślnie 0), od daty bieżącej wygasa ważność szkoleń BHP i PPOZ.
186 Kadry i płace: koniec okresu kontroli nieaktualnych badan i szkoleń w
opcji parametr wyznaczający koniec dokonywania kontroli nieaktualnych badań i szkoleń w opcji.
187 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o przekroczeniu 4 miesięcy choroby moduł Kadry i płace poprzez uruchomienie odpowiedniego zadania z systemu Alerty biznesowe może kontrolować, czy w danym
okresie jakiś pracownik nie przekracza 4 miesięcy zwolnienia lekarskiego. Okres ten jest domyślnie ustawiony w tym parametrze na 14 dni od
daty bieżącej. Ponieważ funkcja sprawdza dane tylko tych pracowników,
którzy w danym okresie przekraczają 4 miesiące, dlatego zaleca się identyczne ustawienie parametru nr 187 oraz częstotliwości wykonywania
zadania w systemie Alerty biznesowe.
188 Kadry i płace: blokowanie wyświetlania danych osobowych
nadanie parametrowi wartości T oznacza nadanie blokady dostępu do
kartoteki osób.
189 Kadry i płace: data zmiany przepisów odnośnie zasiłków parametr wykorzystywany w poprzednich wersjach systemu.
190 Kadry i płace: formuły obliczeniowe modułu umów cywilno-prawnych
typ formuł obliczeniowych wykorzystywany do rozliczenia umów
cywilno-prawnych.
191 Kadry i płace: wyświetlanie komunikatów przy obliczaniu listy płac
nadanie parametrowi wartości T powoduje przy obliczaniu listy płac
wyświetlanie komunikatów o ewentualnych nieprawidłowościach, natomiast nadanie wartości N powoduje wyświetlanie zbiorczego komunikatu o nieprawidłowościach po zakończeniu procesu liczenia listy płac.
192 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o automatycznym naliczeniu listy płac parametr, w którym należy wpisać ilość dni wyprzedzenia
z jakim użytkownik otrzymuje powiadomienie o automatycznym naliczeniu listy płac.
193 Kadry i płace: drukowanie każdej zbiorówki jednostki org. na nowej
stronie podczas drukowania listy płac nadanie parametrowi wartości T
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
306
powoduje podczas drukowania listy płac każda zbiorówka dla jednostki
organizacyjnej drukowana jest na osobnej stronie.
194 Kadry i płace: optymalizacja na koncie według rubryki listy płac jeśli
zostanie zaznaczone pole Optymalizacja podczas definiowania schematu
dekretowania oraz parametr 194 ma wartość T, to podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą zoptymalizowane według rubryki listy płac (pole Typu dokumentu). Jeżeli parametr 194 ma
wartość N, to podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą zoptymalizowane według konta księgowego.
195 Kadry i płace: automatyczne wyliczanie wyrównania do minimalnego
wynagrodzenia nadanie parametrowi wartości T powoduje przy obliczaniu listy płac automatyczne wyliczanie wyrównania do minimalnego
wynagrodzenia.
196 Kadry i płace: współpraca z systemem Rozliczanie czasu pracy
nadanie parametrowi wartości T powoduje włączenie współpracy z systemem Rozliczanie czasu pracy.
197 Kadry i płace: Wysyłanie e-maili o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika nadanie parametrowi wartości T powoduje włączenie mechanizmu rozsyłania wiadomości e-mail o zatrudnieniu lub zwolnieniu pracownika do osób wpisanych do listy mailingowej.
198 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o przekroczeniu okresów
chorobowych/zasiłkowych w treść parametru należy wpisać ilość dni
wyprzedzenia, z którym będą rozsyłane wiadomości o przekroczeniu
okresów chorobowych lub zasiłkowych do odpowiednich osób wpisanych do listy mailingowej.
199 Kadry i płace: współpraca z systemami opartymi na platformie Lotus
Notes Domino w obszarze HR zasadniczym warunkiem współpracy systemu Kadry i płace z programami opartymi na technologii IBM Lotus
jest nadanie temu parametrowi wartości T. Spowoduje to zablokowanie możliwości wprowadzania tych samych danych z poziomu programu
Xpertis Kadry i płace, co zapewni uzgodnienie wprowadzanych danych.
200 Środki trwałe: Podpowiadanie numerów inwentarzowych w ramach
jednostki księgowej nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie podpowiedzi numerów inwentarzowych w ramach jednostki
księgowej.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
307
201 Środki trwałe: Wyświetlanie cech dodatkowych podczas dołączania
dokumentu wartościowego nadanie parametrowi wartość T umożliwia
wyświetlanie cech dodatkowych podczas dołączania pozycji dokumentów.
202 Środki trwałe: Uwzględnianie dotacji podczas dekretowania amortyzacji podatkowej nadanie parametrowi wartości T powoduje uwzględnienie przewidzianej na dany środek dotacji podczas dekretowania
amortyzacji podatkowej
203 Środki trwałe: Uwzględnianie dotacji podczas dekretowania amortyzacji finansowej nadanie parametrowi wartości T powoduje uwzględnienie przewidzianej na dany środek dotacji podczas dekretowania
amortyzacji finansowej.
204 Środki trwałe: W definicjach podziałów controllingowych widoczny
opis elementu drzewa nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie podczas tworzenia podziałów kontrolingowych opisu elementu drzewa.
205 Środki trwałe: Wyświetlanie zakładek u dołu okna Kartoteki Środków
nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie zakładek u dołu okna zawierającego kartotekę środków trwałych. Nadanie parametrowi wartości N powoduje wyświetlanie zakładek u góry okna, zaś zakładki elementów i dokumentów są kolejnymi w stosunku do zakładki z listą
środków.
210 Kasa: Optymalizacja dekretacji według dokumentów i kont lub według kont jeśli zostanie zaznaczone pole Optymalizacja podczas definiowania schematu dekretowania oraz parametr 210 ma wartość D, to
podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą
zoptymalizowane według dokumentów i kont. Jeżeli parametr 210 ma
wartość K, to podczas automatycznej dekretacji tworzone pozycje dokumentu będą zoptymalizowane według konta księgowego.
220 Bankowość elektroniczna: Wysyłanie e-maili dla kontrahentów o wykonanych przelewach nadanie parametrowi wartości T powoduje włączenie mechanizmu rozsyłania wiadomości e-mail do kontrahentów
o wykonanych przelewach.
221 Bankowość elektroniczna: Parametry budżetowe do przelewów
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
308
230 Kadry i płace: Moduł potrąceń aktywny nadanie
parametrowi wartości T powoduje włączenie modułu potrąceń zaliczek
poprzez listę płac.
231 Kadry i płace: powiadom z wyprzedzeniem o założeniu planów urlopowych
w treść parametru należy wpisać liczbę dni wyprzedzenia, z którym będą
rozsyłane wiadomości o założeniu planów urlopowych. Data graniczna
złożenia planów urlopowych jest podana w stałych systemu programu
Kadry i płace.
232 Kadry i płace: Wyszukiwanie zależności służbowych według struktury
organizacyjnej dla zależności służbowych parametr określa, czy podczas składania wniosku urlopowego ma być wykorzystywana alternatywna struktura hierarchiczna, która tworzy się w przypadku gdy standardowa struktura organizacyjna (służąca do agregowania i przeglądania danych) nie jest w stanie odzwierciedlić faktycznego obiegu wniosków urlopowych w firmie.
233 Kadry i płace: data obowiązywania orzeczenia TK —
ponowne wyliczenie podstawy (tylko dla pierwszej nieobecności) data wejścia w życie orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego stanowiącego
o ponownym przeliczeniu podstawy wymiaru zasiłków chorobowych w
szczególnych przypadkach.
234 Kadry i płace: ponowne wyliczenie podstawy po orzeczeniu TK
parametr stanowi o ponownym wyliczeniu podstawy wynikającym z
orzeczenia Trybunału Konstytucyjnego w sprawie przeliczenia podstawy zasiłku.
235 Kadry i płace: maksymalna liczba poziomów przy ustalaniu zależności
służbowych wpisana liczba określa, ile stopni struktury zależności pomiędzy stanowiskami ma być wykorzystywanych do ustalenia zależności
pomiędzy przełożonym a podwładnym.
236 Kadry i płace: przeglądanie kartotek kredytów i nieobecności w porządku malejącym jeżeli parametr ma wartość T, zapisy w kartotekach
kredytów i nieobecności są uporządkowane od najmłodszej do najstarszej.
237 Kadry i płace: weryfikacja numeru dowodu osobistego przy wprowadzaniu danych osobowych
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
309
238 Kadry i płace: weryfikacja numeru PESEL przy wprowadzaniu danych
osobowych
239 Kadry i płace: weryfikacja poprawności numeru REGON
300 Dekretacja z systemu Kasa nadanie parametrowi wartości T powoduje
udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Kasa.
301 Dekretacja z systemu Logistyka nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Logistyka.
302 Dekretacja z systemu Kadry i płace nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Kadry i płace.
303 Dekretacja z systemu Środki trwałe nadanie parametrowi wartości T
powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu
Środki trwałe.
304 Dekretacja z systemu Fakturowanie nadanie parametrowi wartości T
powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu
Fakturowanie.
305 Dekretacja z systemu Umowy i zgłoszenia nadanie parametrowi wartości T powoduje udostępnienie mechanizmu wspólnej dekretacji dla systemu Umowy i zgłoszenia.
307 Dekretacja paragonów - rodzaj raportów parametr odpowiada za sposób działania dekretacji paragonów dla ustawionego parametru. D —
program będzie dekretował paragony z jednego dnia dla jednej drukarki
fiskalnej; M — program będzie dekretował paragony z jednego miesiąca
dla jednej drukarki fiskalnej.
308 Czy uwzględniać datę dostawy towaru w rejestracji i dekretacji sprzedaży?
parametr umożliwia włączenie funkcjonalności uwzględniającą datę dostawy towaru w rejestracji i dekretacji sprzedaży.
314 Kadry i płace: dekretacja umów zleceń wg daty: R — Rachunku, W —
Wypłaty. Zmieniając parametr 314 można zmienić sposób dekretacji
wszystkich umów zleceń.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
310
400-422 Parametry związane z obsługą programu Xpertis Zarządzanie kapitałem ludzkim, od których zależy sposób definiowania profili ocen i sposobów oceny pracownika. Parametry od 400 do 422 można modyfikować
tylko w programie Xpertis Zarządzanie kapitałem ludzkim.
451 Aktywny moduł: Produkcja zaznaczenie opcji włącza współpracę z systemem Produkcja.
452 Aktywny moduł: Ewidencja wyposażenia
zaznaczenie opcji włącza współpracę z systemem Ewidencja wyposażenia.
454 Faktury wydatkowe dekretować w tym samym okresie co delegacje?
T – system zadekretuje faktury wydatkowe w wybranym okresie tak jak
delegacje. W przypadku zaznaczenia grupy delegacji, delegacje z datą
rozliczenia niezgodną z bieżącym okresem będą pomijane.
N – program będzie dekretował faktury zgodnie z ich datą sprzedaży/otrzymania.
2 Użytkownicy
2.1 Administrator programu
Szczególnym użytkownikiem jest użytkownik zwany administratorem systemu. Tylko ten użytkownik programu, który ma uprawnienia administratora
programu, może mieć dostęp do funkcji związanych z parametryzowaniem
pracy systemu, np. ustawiania parametrów globalnych. Uprawnienia administratora mają ci operatorzy, którzy zostali zdefiniowani w programie MacroPass
w grupie Wdrożenia.
2.2 Ograniczanie dostępu
Polecenie [Ograniczenie] służy do nadawania dla danego użytkownika, w zależności od opcji, blokad dostępu do obsługi systemu w ramach jednostek
księgowych lub blokad dostępu do rachunków bankowych przedsiębiorstwa.
Funkcja [Ograniczenie|Jednostki księgowe] działa jak przełącznik i pozwala
administratorowi na ustawienie lub zdjęcie praw do wszystkich jednostek dla
wybranego użytkownika.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
311
V.2. Użytkownicy
2.3 Jednostki księgowe
Funkcja [JEDNOSTKI KSIĘGOWE] umożliwia nadawanie użytkownikom uprawnień do poszczególnych jednostek księgowych. W tym miejscu każdy operator
może sprawdzić, do których jednostek księgowych ma prawo dostępu. Użytkownik mający prawa do jakiejś jednostki, ma dostęp do danych dotyczących
tej jednostki. Funkcja [Ograniczenie|Jednostki księgowe] pozwala administratorowi (czyli użytkownikowi należącemu do grupy admin) ustawić prawa do
wszystkich jednostek dla wybranego użytkownika lub ich zdjęcie. Natomiast
poleceniem [JEDNOSTKI KSIĘGOWE|Dołącz] administrator może nadać użytkownikom dostęp do wybranych jednostek księgowych.
Jeśli dla danego użytkownika parametr Bl. ks. nie jest zaznaczony oznacza
to, że taki operator ma dostęp do danych całego przedsiębiorstwa (jednocześnie widzi dane zawarte we wszystkich jednostkach), chociaż może także przeglądać dane pojedynczej interesującej go akurat jednostki.
Użytkownik z grupy admin ma uprawnienia do wszystkich jednostek księgowych.
Administrator ma uprawnienia do obsługi wszystkich jednostek księgowych. Kiedy rejestruje się użytkownik, który nie jest administratorem, system wymusza na nim wybór jednostki księgowej z listy jemu przydzielonych,
w którym będzie pracował. Jeśli użytkownik nie ma przypisanej żadnej jednostki, system zakończy działanie programu. Administrator musi wtedy przypisać jednostkę(i) danemu użytkownikowi.
2.4 Rachunki bankowe
Analogicznie działa funkcja [Rachunki bankowe]. W menu [Ograniczenie|Rachunki bankowe] administrator może wyłączyć lub włączyć dla danego użytkownika prawa do wszystkich rachunków bankowych przedsiębiorstwa, natomiast za pomocą polecenia menu [rachunki Bankowe|Dołącz] administrator
przydziela danemu użytkownikowi dostęp do wybranych rachunków.
2.5 Sprawdzanie KRD
Jeśli licencjobiorca ma dostęp do odpowiedniej usługi w Krajowym Rejestrze Długów, uprawnieni użytkownicy mogą sprawdzać dane kontrahentów
w KRD. Aby dany użytkownik mógł pobierać dane o zadłużeniu kontrahenta, należy wskazać dla niego plik certyfikatu po wybraniu z menu głównego
[ Definicje|Lista użytkowników|Lista użytkowników].
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
312
Alternatywnie plik certyfikatu i hasło można podawać każdorazowo przy
sprawdzaniu wiarygodności kontrahenta — szczegóły w punkcie V.10.4.
2.6 Internetowi użytkownicy
Aby można było używać funkcji internetowych, użytkownik musi posiadać
rozwiązanie Xpertis CMS - Obszary biznesowe. Wszystkie możliwości wykorzystywania internetu zawiera standardowa wersja modułów rozwiązania Xpertis,
podczas wdrożenia mogą one być zmieniane i rozbudowywane. Każdy moduł
musi być odpowiednio przygotowany, aby wymiana danych między modułem
a portalem była możliwa.
Po wybraniu z menu głównego [Definicje|Funkcje internetowe|Wszyscy
użytkownicy] na ekranie pojawia się wielofunkcyjny panel.
Zakładka Wg użytkowników Zakładka zawiera listę wszystkich użytkowników portalu wraz z przypisanymi rolami, porównaj ekran V.2. W tej zakładce
można dołączyć nowego użytkownika. Aby mógł on zalogować się na stronie internetowej, należy zaznaczyć pole Logowanie przez portal. Użytkownikowi trzeba nadać hasło (polecenie [Hasło]). Następnie dla każdego operatora
wskazane jest przypisanie odpowiednich ról w oknie Role użytkownika. Dołączanie ról odbywa się za pomocą polecenia [Dołącz]. Po naciśnięciu klawisza
F3 z listy należy wybrać odpowiednią. Dana rola może być ustawiona jako
nieaktywna, co oznacza, że użytkownik nie korzysta z uprawnień związanych
z tą rolą.
Niektóre role użytkowników są tworzone automatycznie na starcie systemu. Dostępne one są podczas dołączania nowego użytkownika lub widoczne
są w opcji [Definicje|Funkcje internetowe|Role użytkowników].
Uwaga Funkcje internetowe są tworzone automatycznie przez system, dlatego też są one zastrzeżone i nie podlegają modyfikacji.
W dolnym panelu można wybrać akcję Edycja grupowa.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
313
V.2. Użytkownicy
Ekran V.2
Zakładka Wg grup Można założyć nową grupę użytkowników nadając jej
nazwę identyfikującą grupę. W dolnym panelu Użytkownicy portalu należy
wybrać odpowiednią osobę, która będzie należeć do nowej grupy oraz myszką
przeciągnąć do okna Użytkownicy portalu. Wraz z nowym uczestnikiem przenoszą się przypisane mu role, które można oglądać w oknie obok. W oknie
można użytkownikowi dodać rolę, a także obejrzeć parametry już przypisanych ról, można również uaktywnić lub dezaktywować rolę.
W zakładce dostępna jest akcja Edycja grupowa.
Zakładka Wg ról W zakładce można przeglądać wszystkie role na portalu
oraz przypisanych do niej użytkowników.
Edycja grupowa uprawnień
Za pomocą akcji Edycja grupowa można zdefiniować bądź zmodyfikować
uprawnienia użytkowników portalu internetowego. Po jej wybraniu pojawi się
okno Grupowe nadawanie uprawnień V.3, w którym należy wybrać rolę.
Ekran V.3
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
314
Jeżeli rola ma parametry, w następnym oknie będzie można je ustawić.
Przykładowe okno z parametrami pokazano na ekranie V.5. Jeżeli do roli nie
są przypisane parametry, od razu pojawi się okno, w którym wybiera się osoby
przypisane do wskazanej roli, V.4.
Ekran V.4
Jeśli w pakiecie jest ustawiona współpraca z systemem Xpertis Kadry i płace
(parametr globalny nr 7 ma wartość T), można wybierać tylko wśród osób aktualnie zatrudnionych. W przeciwnym wypadku dostępna jest cała baza osób
zarejestrowanych w systemie Xpertis.
W roli Fkdob (dokumenty w obiegu) niezależnie definiowane są uprawnienia dla:
— delegacji, ekran V.5
— faktur w obiegu,
— wniosków.
Ekran V.5
Dla roli Pracownicy, jeśli pracownik posiada stanowisko kierownicze, to
oprócz roli KApracownik zakładana jest rola KAkierownik-U. Możliwe jest również niezależne zakładanie grupowo roli KAkierownik-U.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
315
V.2. Użytkownicy
Ekran V.6 Okno umożliwiające wybór osób dla roli Pracownik
Rolę z określonymi parametrami można przypisać do kilku osób używając
klawisza Insert . Jeżeli dana osoba nie jest zdefiniowana jako użytkownik portalu, system tworzy użytkownika internetowego z przyporządkowanym wstępnie losowym hasłem.
2.7 Kopiowanie uprawnień użytkowników
W całym pakiecie Xpertis istnieje możliwość przypisania uprawnień dostępu
i parametrów użytkownika na podstawie uprawnień (parametrów) innych dostępnych użytkowników.
Nowe wybrane uprawnienia nadpisują poprzednie (innymi słowy poprzednie uprawnienia są usuwane).
Kopiowanie uprawnień dostępu i parametrów użytkownika na podstawie
uprawnień (parametrów) innych dostępnych użytkowników odbywa się dla
wersji wielofirmowej tylko w obrębie danej uruchomionej firmy.
W oknach listy użytkowników systemów dostępna jest akcja Kopia uprawnień. Operacja kopiowania uprawnień realizowana jest dla aktualnie wybranego użytkownika systemu (dana pozycja na liście).
Po jej wybraniu dostępne są następujące opcje kopiowania uprawnień dla
danego użytkownika:
— Xpertis Finanse (oddziały, rachunki bankowe) — przeniesienie uprawnień do jednostek księgowych, przeniesienie uprawnień do rachunków
bankowych,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
316
— Xpertis Logistyka (oddziały, magazyny, itp.) — przeniesienie uprawnień
do oddziałów, magazynów, stanowisk itp.,
— Menu użytkownika (z blokadami) — przeniesienie blokad dla menu
użytkownika, przeniesienie menu użytkownika,
— Xpertis Produkcja (zatwierdzenia kart technologicznych) — przeniesienie uprawnień do zatwierdzeń kart technologicznych,
— Xpertis Produkcja (zatwierdzenia zleceń produkcyjnych) — przeniesienie
uprawnień do zatwierdzeń zleceń produkcyjnych,
— Xpertis Kasa (stanowiska kasowe) — przeniesienie uprawnienia do stanowisk kasowych,
— Xpertis Informacja Finansowa (sprawozdania, kokpity, itp) — przeniesienie uprawnień sprawozdań definiowalnych, przeniesienie uprawnień do
planowania płynności, przeniesienie uprawnień kolumn do analizy planów, przeniesienie uprawnień do definicji kokpitu, przeniesienie uprawnień do rodzajów wykresów, przeniesienie uprawnień dla rodzaju wykresu,
— Xpertis (formuły użytkownika) - przeniesienie formuł użytkownika.
Chcąc przypisać daną grupę uprawnień należy wskazać użytkownika systemu, którego uprawnienia zostaną przekopiowane. Nie wypełnienie pola Wg
uprawnień użytkownika jest równoznaczne z pominięciem danej sekcji przy
kopiowaniu uprawnień. Kopia uprawnień umożliwia skopiowanie uprawnień
na podstawie uprawnień różnych użytkowników. Każda z powyższych opcji
jest dostępna tylko i wyłącznie wtedy, jeżeli w pakiecie Xpertis istnieje choć
jeden użytkownik, który posiada dane uprawnienia (z wyłączeniem danego
użytkownika, któremu te uprawnienia będą zmieniane). Pozycje niedostępne
są zablokowane. Kontrolowana jest poprawność podanego kodu użytkownika
(m.in. czy posiada uprawnienia dla danej pozycji).
Istnieje możliwość nadania wszystkich dostępnych uprawnień na podstawie tylko jednego użytkownika. W tym celu należy podać tylko jednego użytkownika i zaznaczyć opcję Wszystkie dostępne uprawnienia wybranego użytkownika.
Zaznaczenie opisywanej opcji nie jest uwzględniane w przypadku, gdy wypełnione są przynajmniej dwa pola Wg uprawnień użytkownika. Dodatkowo,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
317
V.2. Użytkownicy
jeżeli jest zaznaczony, a na liście do kopiowania będzie tylko jedno wypełnione pole Wg uprawnień użytkownika to automatycznie te uprawnienia zostaną
powielone.
Wykonywanie operacji kopiowania uprawnień dla kolejnych użytkowników zapamiętuje ostatnie ustawienie opisywanej opcji.
Zatwierdzenie kopiowania uprawnień dla danego użytkownika odbywa się
po naciśnięciu przycisku Kopiuj uprawnienia lub naciśnięciu klawisza zatwierdzenia ( F2 ). Operator zostanie poinformowany, które uprawnienia zostały
przekopiowane.
W przypadku uprawnień internetowych dany użytkownik nie może posiadać użytkownika internetowego w systemie.
2.8 Zmiana hasła
Po pierwszym zalogowaniu operator powinien zmienić hasło, nadane przez
administratora podczas definiowania listy użytkowników. W oknie, które pojawi się na ekranie po wybraniu funkcji [Definicje|Zmiana hasła], należy podać stare i nowe hasło. Program wymaga powtórnego wpisania nowego hasła,
aby wykluczyć pomyłki. Zmienione hasło należy zapamiętać, bo bez podania
Ekran V.7
właściwego hasła użytkownik nie będzie mógł rozpocząć pracy z programem.
Hasło umożliwia weryfikację uprawnień osoby operatora, dlatego należy zadbać, aby nie był to ciąg znaków łatwy do odgadnięcia. Aby uchronić się przed
złamaniem haseł przez intruzów, warto stosować w praktyce trzy podstawowe
zasady:
1. hasła nie powinny być zapisywane, lecz zapamiętywane;
2. nie powinno się projektować haseł oczywistych (inicjały, imiona własne
użytkowników etc.);
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
318
3. hasła powinny być okresowo zmieniane.
3 Grupy użytkowników
Istnieje możliwość redagowania grup użytkowników.
W zależności od systemu należy wybrać:
— [Definicje|Parametry|Grupy użytkowników],
— [Definicje|Lista użytkowników|Grupy użytkowników],
— [Definicje|Grupy użytkowników].
Grupa posiada następujące informacje:
— Kod — kod/symbol grupy,
— Dane (nazwa+opis) — nazwa/opis grupy,
— Kod w ochronach — kod grupy zdefiniowany w systemie MacroPASS.
Przy pomocy systemowej funkcji Wstaw kolumnę można dołączyć pole
Priorytet oznaczający priorytet grupy (niższa wartość oznacza wyższy priorytet).
W oknie Grupy użytkowników dostępne są akcje:
— Podstawowe akcje redakcyjne: Dołącz, Popraw, Usuń.
— Członkowie grupy — zarządzanie listą użytkowników wchodzących w
skład grupy.
— Formuły - zarządzanie formułami grupy. Akcja nie jest dostępna dla
wszystkich aplikacji. Formuły tu wyświetlane, definiowane są w każdej
aplikacji osobno.
— Aktualizuj — aktualizacja listy. Dodanie grup na podstawie danych zawartych w pliku ochron (.psw).
Przy pomocy standardowej akcji Dołącz można zdefiniować grupę, która
nie jest zdefiniowana w systemie MacroPASS. Wówczas pole Kod w ochronach
nie będzie wypełnione.
Dla członków grupy dodanej na podstawie pliku .psw, jest możliwe wykonanie akcji Z ochron, która wczyta listę użytkowników przypisanych do danej
grupy z pliku ochron.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
319
V.4. Okres obrachunkowy
4 Okres obrachunkowy
Wybór aktywnego okresu obrachunkowego stanowi rodzaj parametryzowania
bieżącej pracy programu. Każdy użytkownik, nim przystąpi do pracy, przygotowuje środowisko programu w poszczególnych modułach stosownie do własnych potrzeb.
We wszystkich modułach wybierany jest okres aktualnej pracy. W zależności od programu parametry pracy mogą się różnić.
5 Definiowanie schematów danych hierarchicznych
Mechanizm schematów danych hierarchicznych umożliwia rejestrowanie danych, które są ze sobą wzajemnie powiązane. Powiązania te tworzą strukturę hierarchiczną (drzewiastą). Przykładem może być struktura organizacyjna
przedsiębiorstwa.
Definiowanie hierarchicznych schematów danych można rozpocząć po
wybraniu [Funkcje techniczne|schEmaty danych]. Okno, które wyświetli się po
wybraniu tej funkcji, składa się z następujących paneli:
— Typy wykorzystywane w systemie,
— Schematy,
— Definicja schematu,
— Uprawnienia.
Ekran V.8
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
320
Panel Typy wykorzystywane w systemie zawiera listę typów danych, które są
wykorzystywane przez funkcje programu. Istnienie niektórych zapisów w kartotece Typy wykorzystywane w systemie jest wymagane do prawidłowego funkcjonowania programu. W przypadku ich braku, zostaną utworzone automatycznie podczas uruchamiania programu i nie będą mogły być wtedy poprawione ani usunięte przez użytkownika.
Dołączenie nowego zapisu do listy powiedzie się tylko w przypadku, gdy
podany zostanie symbol istniejącego już typu schematów i gdy podany symbol
nie występuje jeszcze na liście typów wykorzystywanych w systemie.
Wszystkie istniejące typy danych, które zostały zdefiniowane do wykorzystania w programach pakietu Xpertis, dostępne są po wywołaniu funkcji Dołącz
w panelu Typy wykorzystywane w systemie i naciśnięciu klawisza F3 . Na definicję typu danych składają się:
Symbol unikalny identyfikator typu,
Opis dodatkowy opis użytkownika,
Wymagana długość unikalnego identyfikatora elementu wartość z przedziału od 0 do 16,
Wymagana informacja o poziomie elementu w strukturze znacznik powinien być zaznaczony wtedy, gdy istotną dla użytkownika jest informacja
o tym, jakie umowne miejsce zajmuje element w strukturze powiązań.
Ograniczenie dostępu użytkowników do listy elementów
znacznik powinien być zaznaczony tylko wtedy, gdy dostęp użytkowników do informacji powiązanych z elementami danego typu powinien
być z jakichś względów ograniczony. Parametr jest obsługiwany tylko w
module Kadry i płace.
W panelu Schematy widoczne są wszystkie utworzone schematy danych typu aktualnie wskazywanego w panelu Typy wykorzystywane w systemie. Opis
schematu danych składa się z unikalnego symbolu i opisu użytkownika. W
przypadku braku schematu, który jest niezbędny dla prawidłowego działania
programu (podobnie jak dla typów wykorzystywanych w systemie), zostanie
on utworzony automatycznie podczas uruchamiania programu.
Panel Definicja schematu w formie drzewka prezentuje zależności tworzące
schemat, który jest aktualnie wskazywany w panelu Schematy. Informacje zawarte w panelu określają relacje wzajemnych powiązań elementów. Dołączenie
nowego zapisu do definicji schematu realizowane jest przez wywołanie funkcji
Dołącz i wskazanie elementu. Dodawany element domyślnie będzie powiązany
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
V.5. Definiowanie schematów danych hierarchicznych
Ekran V.9
z tym, który jest aktualnie wskazywany. Gdy natomiast zaznaczony został parametr Utwórz jako element główny, w takim przypadku nowy element będzie
umieszczony na pierwszym poziomie hierarchii. Jeśli w panelu Typy wykorzystywane w systemie zaznaczona została opcja Wymagana informacja o poziomie
elementu w strukturze dodatkowo dla odpowiednich typów schematów (patrz
punkt V.5), należy podać informację o poziomie elementu. Po wciśnięciu klawisza F3 w polu Poziom zostanie wyświetlona lista dotychczas zdefiniowanych
poziomów. Poziom opisywany jest przez numer, który jednocześnie porządkuje zapisy na liście, i opis użytkownika. Dołączenie lub poprawienie zapisu w
kartotece powiedzie się tylko wtedy, gdy pola te zostaną uzupełnione i podane
wartości nie występują jeszcze na liście.
Spis wszystkich elementów, które mogą być wykorzystywane w definicji
schematu dostępna jest po naciśnięciu klawisza F3 w polu Element okienka
redakcji kartoteki Definicja schematu. Wyświetlona lista uwzględnia wszystkie
elementy, które mogą być wykorzystane w definicji schematów danych określonego typu. Element opisywany jest przez:
Symbol unikalny identyfikator elementu, uzupełnienie pola obowiązkowe.
Opis dowolny opis użytkownika, uzupełnienie pola jest obowiązkowe.
Wykorzystywany w ewidencji danych brak zaznaczenia pola spowoduje, że
podczas edycji danych w kartotekach programu, element taki nie będzie
mógł być wybrany z listy do redagowanego zapisu kartoteki, pomimo iż
będzie on widoczny na liście.
Aktywny odznaczenie pola spowoduje, że od tej pory danego elementu nie
będzie można wykorzystywać w ewidencji danych i nie będzie on widoczny na liście wyboru elementów.
Jednostka księgowa skrót oraz pełna nazwa jednostki księgowej.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
321
322
Ekran V.10
Nadawanie uprawnień użytkownikom systemu do obsługi schematów danych Jeśli dla typu schematów znacznik Ograniczenie dostępu użytkowników
do listy elementów został włączony, to dla każdego z zapisów uwzględnianych
w definicji schematu w panelu Uprawnienia prezentowana będzie lista użytkowników programu wraz z ich prawem dostępu do informacji związanych z
danym elementem. Zmiana uprawnień następuje po wywołaniu funkcji Zmień.
Przyznane uprawnienia są wykorzystywane do przeglądania danych, zarówno
w okienkach (ekran V.11) jak i podczas sporządzania wydruków.
Ekran V.11
6 Jednostka księgowa
Jednostką księgową jest odrębny dział księgujący operacje dotyczące danej jednostki organizacyjnej. Każda jednostka organizacyjna powinna mieć przypi-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
323
V.6. Jednostka księgowa
saną jednostkę (dział), która będzie prowadzić dla niej księgowość. W trakcie
wyboru obszaru roboczego wybór jednostki oznacza wybór jednostki księgującej. Należy też pamiętać, że podczas wprowadzania do ewidencji różnego rodzaju danych, będą one wprowadzone w ramach wybranego obszaru roboczego. Jeżeli program funkcjonuje w ramach pakietu Xpertis, informacje zawarte
w słowniku jednostek księgowych są współdzielone przez wszystkie programy
systemu. Oznacza to, że są one redagowane przez operatora jednego programu (np. przez operatora programu Xpertis Finanse i księgowość), a następnie
udostępnione dla operatorów pozostałych programów (np. Xpertis Kadry i płace, Xpertis Środki trwałe). Aby włączona została współpraca programów, muszą
być zaznaczone odpowiednie parametry na liście parametrów ([Administracja|
Lista parametrów]). Jeżeli program ma współpracować z programem Xpertis Finanse i księgowość, należy nadać parametrowi nr 2 wartość T [Administracja|
Lista parametrów]. Po odpowiednim zaznaczeniu tego parametru, obsługując ewidencję można w pełni wykorzystywać dane o jednostkach, jednak bez
możliwości ich redagowania. Jeśli natomiast program funkcjonuje niezależnie,
słownik jednostek powinien zostać zredagowany przez operatora programu.
Redagowanie słownika jednostek księgowych Redakcja słownika jednostek księgowych jest możliwa po wybraniu polecenia [Jednostki księgowe]. Na
ekranie pojawi się wówczas okno słownika (patrz ekran V.12). Słownik jed-
Ekran V.12
nostek księgowych można modyfikować w programach pakietu Xpertis tylko wówczas, jeżeli nie współpracują one z programem Xpertis Finanse i księgowość. Metoda uzupełniania i modyfikowania zawartości tego słownika jest
identyczna, jak w przypadku innych słowników redagowanych przez użytkownika. Dostępne są standardowe polecenia Dołącz, Popraw, oraz Usuń, przy czym
nie jest możliwe usunięcie pozycji wcześniej wykorzystanej w trakcie redagowania danych.
Redagowanie słownika jednostek organizacyjnych Słownik jednostek organizacyjnych można modyfikować tylko wówczas, jeżeli program nie współpracuje z Xpertis Finanse i księgowość. Redakcja słownika ma miejsce przy pomocy menu [Schematy danych] (patrz punkt V.5).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
324
7 Parametryzacja wydruków
Użytkownik może dostosować wygląd niektórych wydruków do swoich potrzeb. Parametry globalne wydruków wczytywane podczas rozpoczynania każdej sesji z programem, obowiązują dla wszystkich użytkowników.
Każdy użytkownik może również ustawić własne parametry — parametry
wydruków użytkownika. Wówczas po zalogowaniu danego użytkownika tworzone przez niego wydruki będą zgodne z indywidualnymi ustawieniami. Jeżeli nie zdefiniowano parametrów dla danego użytkownika, podczas jego pracy
z programem obowiązują parametry globalne.
Ekran V.13
Zestaw parametrów globalnych i użytkownika jest taki sam. Są to:
Czy drukować?
nagłówek — na wydruku pojawi się tytuł wydruku, miejscowość oraz
data;
numerację stron — strony będą ponumerowane kolejno, widoczna będzie też informacja o ogólnej liczbie stron;
czas — godzina i minuty sporządzenia wydruku;
logo — graficzny znak licencjobiorcy (plik o nazwie logo.bmp powinien
być umieszczony w katalogu zgodnym z deklaracją ścieżek dla plików
graficznych);
sygnaturę — na dole strony pojawi się wiersz zawierający nazwę producenta programu, ścieżkę do wydruku oraz numerację stron;
separator rekordów — przy niektórych wydrukach można zrezygnować
z drukowania linii oddzielających poszczególne wiersze;
używana czcionka:
dla tekstu „wolnego” — tekst poza tabelą;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
325
V.8. Schematy kolorów
dla tekstu w tabeli.
W polach określających krój czcionki po naciśnięciu klawisza F3 w systemie Windows dostępne jest systemowe okienko wyboru czcionki.
nazwa miejscowości nazwa, która pojawi się w nagłówku (jeżeli nie zostanie
podana, w nagłówku będzie widoczna miejscowość z danych licencjobiorcy);
procent wyszarzenia nagłówka intensywność koloru nagłówka.
8 Schematy kolorów
W zależności od właściwości (stanu, statusu) danego wiersza możliwe jest zaznaczanie wierszy wieloma kolorami w jednym okienku. Dodatkowo można
zaznaczyć kolorami wybrane pola w okienkach. Ułatwia to przeglądanie danych, szybsze znajdowanie wybranych pozycji, łatwiejszą analizę danych. Aby
to uczynić należy:
1. Zdefiniować schematy kolorów. Po wybraniu z menu [Administracja|
usTawienia kolorów|Schematy kolorów] mamy możliwość zdefiniowania
schematów kolorów czcionki i tła dla zalogowanego użytkownika. Wybierając akcję Dołącz wprowadzamy nazwę schematu, a za pomocą akcji kolor Czcionki i kolor Tła można zdefiniować ustawienia kolorów dla
schematu. Można też od razu zobaczyć w polu Nazwa schematu jak wyglądają pozycje wyróżnione tak zdefiniowanym schematem. Niemożliwe jest poprawienie nazwy ani też usuwanie tzw. schematów systemowych czyli tych, których nazwa zaczyna się od znaku „~”. Możliwa za to
jest zmiana ich parametrów tzn. czcionki i tła.
2. Wybrać miejsca wykorzystania schematów kolorów w systemie. Po wybraniu z menu [Administracja|usTawienia kolorów|Miejsca wykorzystania] wyświetlają się wszystkie miejsca w systemie, gdzie można zdefiniować (bądź wyłączyć całkowicie) kolorowanie rekordów. Każdy zalogowany użytkownik do systemu może oddzielnie zdefiniować schematy
kolorów dla poszczególnych miejsc wykorzystania a także w razie potrzeby zmodyfikować podpiętą formułę i opis. Przyporządkowania schematów kolorów do poszczególnych miejsc wykorzystania można skopiować od innego użytkownika systemu (akcja Kopiuj ustawienia) lub
przywrócić domyślne, startowe ustawienia (akcja Domyślne).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
326
3. W przypadku zerowego startu systemu lub pierwszego startu po transferze z poprzedniej wersji do wszystkich akcji podpinane są tzw. schematy
systemowe (startowe). Można wtedy wyłączyć je w poszczególnych pozycjach lub zmienić te schematy na inne.
Po usunięciu wszystkich powiązań miejsc wykorzystania z kolorami
(gdy istnieją tylko schematy systemowe kolorów dla użytkownika), po
ponownym uruchomieniu systemu do wszystkich miejsc wykorzystania
dopną się domyślne schematy startowe. Jeśli więc użytkownik chce, by
wszystkie możliwe miejsca wykorzystywania schematów kolorów były
wyłączone musi odłączyć schematy kolorów od tych miejsc ale zostawić
w systemie co najmniej jeden zdefiniowany niesystemowy kolor.
W oknach zawierających ikony i kolorowane wiersze można użyć polecenia
Legenda. Służy ono do prezentacji opisu użytych kolorów wierszy i ikon. Dodatkowo dostępna jest akcja Schemat kolorów, za pomocą której użytkownik
może zmienić kolor dla danego miejsca wykorzystania (podobnie jak z menu
[Administracja|ustawienIa kolorów|Miejsca wykorzystania w systemie]).
9 Słowniki użytkownika
Słowniki to rodzaj kartotek, które można wywoływać w trakcie pracy programu i wykorzystywać ich zawartość w charakterze podpowiedzi. Poza funkcją
pomocniczą słowniki odgrywają bardzo istotną rolę — umożliwiają wszystkim
operatorom korzystanie w trakcie pracy z programem z jednolitej bazy informacji — o kontrahentach, bankach, stawkach podatkowych oraz z innych danych, do których dostęp jest niezbędny w trakcie obsługi każdego stanowiska.
Dane zawarte w słownikach mogą być wielokrotnie wykorzystywane przy rejestrowaniu dokumentów, bez konieczności powielania tych samych zapisów.
Słowniki użytkownika definiowane są przez operatora programu, co oznacza,
że nie tylko ich zawartość, ale także forma może być dowolnie kształtowana.
Pozwala to dostosować system słowników do indywidualnych warunków organizacji pracy przedsiębiorstwa. Użytkownik, tworząc własne słowniki, sam
określa, jakie dane powinny się w nich znaleźć oraz w jakim formacie dane te
będą przechowywane.
9.1 Wzorce systemu
Słowniki użytkownika budowane są według różnych struktur słownikowych
— tak zwanych wzorców systemu. Wzorzec określa format danych, które zawierać będzie słownik według tego wzorca zbudowany. W programie funkcjonuje
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
327
V.9. Słowniki użytkownika
wzorzec podstawowy, który umożliwia wprowadzenie do słownika kodu oraz
nazwy (treści) pozycji, a także wzorce specyficzne — niestandardowe. Pozwalają one wprowadzać do słowników bogatszy zestaw informacji, odpowiednio
dostosowany do rodzaju danych w nim przechowywanych.
W standardowej wersji programu dostępne są między innymi następujące
wzorce (formaty danych):
Kontrahent format przeznaczony do przechowywania danych o kontrahentach firmy. Umożliwia on wprowadzenie do słownika informacji takich
jak nazwa kontrahenta, dane adresowe, dane dotyczące identyfikacji podatkowej, numer konta bankowego. Można w nim określić domyślną
formę płatności, najczęściej stosowaną w rozliczeniach z kontrahentem
oraz — w odniesieniu do odbiorców towarów i usług — wskazać stały próg rabatowy. Format ten będzie wykorzystywany do konstrukcji
wszystkich słowników zawierających dane o dostawcach, odbiorcach,
producentach towarów, ewentualnie także o bankach.
Bank format pozwalający przechowywać dane dotyczące banków, łącznie
z ich numerami identyfikacyjnymi. Jest on wykorzystany w budowie
słownika banków, którego istnienie jest niezbędne, jeśli w programie będzie prowadzona księgowość wielowalutowa.
Kartoteka osób format umożliwiający utworzenie słowników użytkownika
opartych bezpośrednio na kartotekach osób określających dane osobowe.
Urząd skarbowy format pozwalający rejestrować dane adresowe oraz dane
dotyczące numeru konta bankowego urzędów skarbowych.
Pracownik format wspólny dla wszystkich programów wchodzących w skład
zintegrowanego pakietu. Na tym formacie oparte są tabele źródłowe,
w których przechowywane są dane na temat zatrudnionych pracowników. Dane te są ogólnodostępne dla wszystkich programów, a pochodzą
z kartoteki osobowej prowadzonej w programie Kadry i płace.
Osoba format pozwalający określić dane osobowe. Umożliwia wprowadzenie
do słownika informacji o osobach fizycznych, czyli dane osobowe (imię,
nazwisko, pesel) oraz dane adresowe. Format może być wykorzystywany
do konstrukcji słowników zawierających dane o osobach — wystawcach
i odbiorcach dokumentów, dla danych gromadzonych niezależnie od tabel współdzielonych przez programy pakietu Xpertis.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
328
Waluta format pozwalający określić walutę: kraj danej waluty, jej nazwa, symbol oraz jednostka, która będzie używana w programie.
Wydział format pozwalający wprowadzić kod wydziału i wpisać treść określającą go — np. nazwę wydziału.
Kraj format pozwalający pozwalający na wprowadzanie słownika krajów.
Słownik oparty na tym wzorcu umożliwi na wprowadzenie kodu i nazwy kraju.
Rachunki bankowe format umożliwia wprowadzenie numeru konta bankowego.
Zlecenia wzorzec słownika pozwalający na stosowanie ewidencji zdarzeń
w podziale na zlecenia.
Zleceniobiorca wzorzec słownika, dzięki któremu można definiować słowniki zleceniobiorców z programu Kadry i płace. Wzorzec można używać do
budowy analityk kont służących do dekretacji zdarzeń dotyczących poszczególnych zleceniobiorców. Dane zleceniobiorców są modyfikowane
wyłącznie w programie Kadry i płace.
fiks jest to format ogólny, systemowy. Pozwala na wprowadzenie do słownika
kodu oraz nazwy pozycji. Jest on uniwersalny, może służyć do konstrukcji na przykład słowników wydziałów, rodzajów wykonywanych usług
itp. Format ten najczęściej wykorzystywany będzie przy definiowaniu
słowników analityki. Poprawiając dane pozycji słownika analitycznego
pole Kod dostępne jest do redakcji tylko w przypadku braku użycia danej pozycji w jakimkolwiek koncie analitycznym
Podczas definiowania słownika użytkownika opartego na wzorcu fiks istnieje możliwość odznaczenia parametru Kontrola długości kodu. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że dla słownika w którym jest wyłączona
kontrola długości kodu można wprowadzać kody o różnej długości. Jeżeli odznaczymy parametr, to podczas wprowadzania pozycji słownika
program pozwala nam na wprowadzenie kodu pozycji o dowolnej długości (do 8 znaków). Możliwość redakcji pola Kontrola długości kodu
występuje jedynie dla słowników oparty na wzorcu fiks oraz nie użytych
do budowy planu kont w systemie Xpertis Finanse i księgowość. Słowniki z wyłączoną kontrolą długości kodu nie mogą być użyte do budowy
planu kont i podczas tworzenia planu kont, nie będą widoczne na liście
słowników do wyboru słownika analityki. Dodatkowo, jeżeli podczas
budowania planu kont wskażemy słownik z włączoną kontrolą długości
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
329
kodu, to w takim słowniku nie będzie możliwości wyłączenia kontroli
długości kodu.
Przychody/koszty umożliwia rejestrację różnic w kosztach i przychodach
między zestawieniami podatkowymi i bilansowymi.
W programie istnieje możliwość tworzenia hierarchicznych schematów
danych, które zawierają informacje o strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa i pozwalają na tworzenie wielopoziomowych kartotek wykorzystywanych
do rejestracji np. podziałów controllingowych.
Najważniejszą czynnością jest podanie typu schematów danych np jeżeli
budujemy strukturę organizacyjną to w polu Typ wybieramy PODZORG - Podziały organizacyjne. Uzupełniając pole Tabela można wybrać:
UD_SKL wybierając tę opcję, do słownika można dołączyć elementy z listy
składników wskazanego typu (np. za wszystkich jednostek organizacyjnych).
UD_DEF wybierając tę opcję, można dodać do słownika te elementy, które zostały wskazane w schemacie (pole Schemat).
Ekran V.14
9.2 Wzorce dodatkowe i niestandardowe
Obok wzorców opisanych powyżej użytkownik programu może wykorzystywać także inne wzorce wspólne dla programów wchodzących w skład pakietu
Xpertis, np. wzorzec urząd skarbowy, umożliwiający gromadzenie danych dotyczących urzędów skarbowych, wzorzec pracownik, umożliwiający przechowywanie podstawowych danych osobowych (np. numer teczki w dziale kadr)
i inne.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
330
Podczas wdrażania programu możliwe jest także zdefiniowanie innych
wzorców słowników, indywidualnie dostosowanych do potrzeb użytkownika.
Wzorce funkcjonujące w programie można przeglądać, używając w tym celu funkcji Rodzaje wzorców [Wzorce|Rodzaje wzorców]. Funkcja ta wywołuje
tabelę z listą zdefiniowanych wzorców, zawierającą:
1. nazwę wzorca;
2. akronim tabeli źródłowej, której rekordy dostępne będą podczas redagowania pozycji słownika o danym wzorcu;
3. akronim pola wybranej tabeli źródłowej, którego zawartość będzie wypełniać pole Kod w słowniku zdefiniowanym według wzorca;
4. określenie treści pozycji danego słownika zdefiniowanego według wzorca; treść może być w tym polu wskazana bezpośrednio lub stanowić wynik wykonania formuły, może także w ogóle nie być zdeterminowana
przez wzorzec.
5. typ — typ węzłów wykorzystywanych do tworzenia schematów danych,
np. struktury organizacyjnej. Dotyczy wzorców opartych na tabelach
UD_SKL i UD_DEF.
6. schemat — dotyczy wzorców opartych na tabelach UD_SKL i UD_DEF,
czyli struktur hierarchicznych schematów danych. Wskazuje się konkretny schemat danych używany do obsługi definiowanego wzorca słowników.
7. rodzaj — pole używane do określenia formy zatrudnienia osób, używane w danym wzorcu słowników (np. umowa o pracę, umowa-zlecenie).
Pole jest dostępne jedynie dla wzorców opartych na tabeli SLO_OSOB.
Po wciśnięciu klawisza F3 są dostępne zdefiniowane w systemie Xpertis
Kadry i płace formy zatrudnienia.
Aby zdefiniować wzorzec dla Zleceniobiorcy, należy wskazać tabele
SLO_OSOB (Obsługa pracowniczych słowników użytkownika) i wybrać
rodzaj Z.
Na przykład we wzorcu Osoba treścią słownika będzie wynik następującej
formuły: IM+’ ’+NAZ, czyli zawartość pól Imię i Nazwisko tabeli źródłowej.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
331
9.3 Słowniki z parametrami
Wzorce słowników ~Płatności, ~Rozliczenie VAT nie opierają się na żadnej kartotece (np. kontrahentów). Pola Kod i Treść są w tych słownikach wprowadzane
ręcznie przez operatora. Dla każdego słownika można wprowadzić dodatkowe
parametry. Lista parametrów jest określona dla każdego zastrzeżonego wzorca.
Widać ją po wybraniu polecenia Parametry.
9.4 Wzorce wykorzystywane w programie
W trakcie bieżącej pracy z programem nie wszystkie zdefiniowane wzorce
muszą być wykorzystywane. Listę wzorców przeznaczonych do wykorzystania
przy definiowaniu słowników można przeglądać przy pomocy funkcji Wzorce
systemu [Wzorce|Wzorce systemu]. Listę tę można także modyfikować dodając
(tylko spośród wzorców zdefiniowanych) lub usuwając wybrane pozycje. Warto przy tym pamiętać, że jedynie wzorce obecne na tej liście mogą posłużyć do
tworzenia nowych słowników użytkownika.
Zadanie definiowania wzorców oraz wskazywania wzorców aktywnych
proponujemy powierzyć administratorowi programu.
9.5 Tabele źródłowe
Wszystkie dane pochodzące ze słowników o jednolitym wzorcu przechowywane są w jednej tabeli, którą nazwać można tabelą źródłową. Redagując zawartość nowego słownika lub uzupełniając zawartość słownika już istniejącego,
będziesz miał do dyspozycji wszystkie dotąd wprowadzone dane według wybranego wzorca. Na przykład redagując dane dotyczące dostawców, dysponujesz wprowadzonymi danymi wszystkich kontrahentów. Jeśli jeden kontrahent
występuje jako dostawca i jako klient, unikniesz dwukrotnego wprowadzania
tych samych informacji. Gdy danych dotyczących dostawcy nie ma wśród danych wszystkich kontrahentów, możesz je wprowadzić. Pozostaną one w tabeli
źródłowej i będą mogły być wykorzystane przy redagowaniu zawartości innego
słownika. Taki system gromadzenia danych pozwala je dowolnie pogrupować,
a jednocześnie uniknąć dublowania zapisów.
Definiując słownik użytkownika, poza wyborem wzorca użytkownik nadaje nazwę, określa zbiór informacji, jaki znajdzie się w danym słowniku, a także,
decydując o obowiązującej w danym słowniku długości kodu, określa ilość jego
pozycji. Dla słowników mających kod jednoznakowy, liczba pozycji nie będzie
mogła przekroczyć 10, odpowiednio przy kodach dwuznakowych liczba ta nie
będzie mogła być większa niż 100 itd.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
332
9.6 Słowniki zastrzeżone
W programie obok słowników użytkownika funkcjonują także słowniki zastrzeżone — systemowe. Są one niezbędne do prawidłowej pracy, ich forma i zawartość muszą pozostać niezmienne. Zapisy przechowywane w tych
słownikach można przeglądać uruchamiając funkcję Słowniki użytkownika
[deFinicje|słowniki Użytkownika]. Słowniki systemowe od pozostałych wyróżnione zostały początkowym znakiem nazwy, którym jest tzw. tylda. Są to następujące słowniki:
Grupy podatkowe słownik ten zawiera listę grup podatkowych VAT. Będzie
on wykorzystywany przy rejestrowaniu dokumentów źródłowych oraz
sporządzaniu deklaracji VAT-7. Jedną lub więcej pozycji tego słownika
należy przypisać do rejestru źródłowego, w którym wprowadzane są dokumenty VAT. Zawartość słownika stanowią między innymi następujące
grupy podatkowe: sprzedaż dla konsumentów finalnych, sprzedaż podstawowa, sprzedaż dla jednostek gospodarczych, zakupy inwestycyjne
do sprzedaży opodatkowanej, zakupy inwestycyjne do sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej, przekazanie na potrzeby reprezentacji i reklamy, darowizna i inne.
Rodzaje dokumentów słownik ten zawiera listę rodzajów dokumentów, które mogą funkcjonować w programie. Na podstawie tych rodzajów użytkownik tworzy własne typy dokumentów i przypisuje je do odpowiednich rejestrów źródłowych.
Definiując własne typy dokumentów dysponować będziesz następującymi rodzajami — wzorcami systemowymi:
— Bilans otwarcia — rodzaj dokumentu zastrzeżony do wprowadzania
bilansu otwarcia na początku roku bilansowego; w kolejnym roku
pracy programu dokumenty tego rodzaju generowane są automatycznie
— Dokument prosty
— Dokument VAT
— Dokument SAD
Od rodzaju (wzorca) dokumentu zależy, jaki zestaw danych będzie
wprowadzany przy rejestrowaniu dokumentu źródłowego. W trakcie zapisu dokumentów rodzaju VAT i SAD wprowadzane będą, poza podstawowymi danymi, także dane dotyczące ewidencji podatkowej i celnej.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
333
Rodzaje ewidencji VAT klasy ewidencji VAT. Słownik ten jest niezbędny przy
sporządzaniu deklaracji VAT-7 i innych wydruków z rejestrów VAT. Klasy ewidencji stanowią wyznacznik definicji rejestrów VAT. W rejestrze,
do którego przypisana jest wybrana pozycja słownika, znajdą się tylko
zapisy mieszczące się w odpowiedniej klasie ewidencji. Słownik ten zawiera listę rodzajów ewidencji VAT, a mianowicie:
— Import towarów;
— Import usług;
— Sprzedaż detaliczna;
— Sprzedaż fakturowana;
— Zakupy krajowe;
— Brak — wybór tej pozycji oznacza, że rejestrowana operacja gospodarcza nie podlega ewidencji VAT.
Rodzaje kwot słownik ten zawiera rodzaje kwot, wykorzystywane podczas
wprowadzania dokumentów źródłowych, np. brutto, netto, kwota cła,
koszty manipulacyjne i inne.
Rodzaje podatku VAT słownik ten zawiera rodzaje podatku VAT, np. podatek
należny, podatek naliczony i inne. Jego zawartość będzie wykorzystywana w trakcie rejestrowania zapisów związanych z podatkiem od towarów
i usług.
Stawki VAT jest to słownik obowiązujących stawek VAT. Przypisanie do rejestru VAT jednej z pozycji tego słownika sprawi, że rejestr przeznaczony
będzie do ewidencjonowania operacji tylko we wskazanej stawce. Stawki VAT mogą stanowić, podobnie jak klasy ewidencji VAT, wyznacznik
definicji rejestrów VAT. W rejestrze, do którego przypisana jest wybrana
pozycja słownika, znajdą się tylko zapisy mieszczące się w odpowiedniej
stawce podatkowej.
Typy różnic systemowy słownik zawierający typy różnic w przychodach
i kosztach między prawem bilansowym a podatkowym.
9.7 Słowniki pomocnicze
Redagowanie pozostałych słowników, poza wymienionymi słownikami systemowymi, przypada w udziale użytkownikowi. Słowniki przez niego tworzone
podzielić można na dwie grupy:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
334
1. słowniki pomocnicze
2. słowniki analityczne
Słowniki pomocnicze Słowniki pomocnicze przeznaczone są z reguły do
gromadzenia danych opisujących dokument. Zazwyczaj będą to informacje
o wystawcy dokumentu w przypadku dokumentów zewnętrznych lub jego odbiorcy w przypadku dokumentów własnych. W przedsiębiorstwach wielojednostkowych istotna okaże się informacja, z której jednostki pochodzi dokument, dlatego również słownik zawierający nazwy wydziałów może być zredagowany jako słownik pomocniczy.
Słownikami pomocniczymi mogą być także słowniki zawierające dane pracowników oraz wszelkie inne dane, w zależności od zapotrzebowania przedsiębiorstwa. Tylko słownik określony jako słownik pomocniczy będzie mógł
zostać wskazany w trakcie redagowania danych nagłówkowych, takich jak dane dotyczące kontrahenta.
Słowniki pomocnicze mogą służyć do budowania analityki kont. Każda
z pozycji takiego słownika może być wykorzystana w programie jako część
konta analitycznego.
Metoda konstruowania kont na bazie słowników ma tę zaletę, że pozwala
wykorzystać ten sam słownik do budowy więcej niż jednego konta.
Na przykład słownik zawierający dane pracowników przedsiębiorstwa:
w trakcie redagowania zapisów dotyczących rozliczeń wynagrodzeń będzie
wykorzystany przy wprowadzaniu informacji o kontrahencie, a jednocześnie
może służyć jako słownik konta ewidencjonującego rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń.
Praktyka pracy z programem wskazuje, że najwygodniejsze jest wprowadzenie danych do słowników przed rozpoczęciem rejestrowania dokumentów,
a nawet przed przystąpieniem do definiowania analityki kont. Pozwoli to na
ciągłą, nieprzerwaną pracę przy konstruowaniu planu kont, bez konieczności
rozpraszania się na czynności związane z uzupełnianiem słowników.
Wygodne okaże się także wprowadzenie informacji o dostawcach, odbiorcach, pracownikach itp. do odpowiednich słowników pomocniczych. W ten
sposób wstępnie przygotowane kartoteki danych mogą być modyfikowane
i uzupełniane w trakcie bieżącej pracy z programem. Redagując pola służące
do wprowadzania informacji o kontrahencie w oparciu o wcześniej wskazany
słownik (pola zawierające kod oraz nazwę kontrahenta), najłatwiej jest wskazać istniejącą już pozycję. Jeśli jednak interesujących Cię danych nie znajdziesz
w słowniku, zawsze możesz je dodać. Możesz także poprawić dane wprowa-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
335
dzone, pod warunkiem, że korygowana pozycja nie została wcześniej wykorzystana w innych tabelach programu.
Znacznie ułatwi pracę z programem zdefiniowanie wszystkich niezbędnych słowników przed rozpoczęciem dekretowania i księgowania dokumentów. Zawartość słowników najlepiej w miarę możliwości wprowadzić od razu
po ich zdefiniowaniu, jednak w trakcie pracy można także wprowadzać nowe pozycje lub korygować istniejące. Program nie dopuści do modyfikacji ani
usunięcia tych rekordów, które występują jako otwarte konta analityczne.
9.8 Definicja słowników użytkownika
Do definiowania słowników użytkownika służy funkcja słowniki Użytkownika,
którą znajdziesz w menu deFinicje [deFinicje|słowniki Użytkownika]. Po jej wybraniu na ekranie zostanie wyświetlona lista zdefiniowanych w programie
słowników wraz ze słownikami systemowymi.
Aby dołączyć do niej nowy słownik, wybierz polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno przeglądania, zawierające listę wszystkich rodzajów słowników użytkownika zdefiniowanych w pakiecie Xpertis. Znajdziesz na niej obok
siebie zarówno słowniki charakterystyczne dla programu Finanse i księgowość,
jak i słowniki prowadzone w ramach innych programów, np. słowniki z programów Logistyka i Kadry i płace.
Jeśli wśród słowników systemu znajdziesz ten, który jest Ci aktualnie potrzebny, a nie był on dotychczas wykorzystywany w programie, wystarczy
wskazać go kursorem i wykonać polecenie Ten (naciskając klawisz Enter lub
przycisk ten). Wybrany słownik zostanie udostępniony w programie magazynowym wraz z jego zawartością.
W przypadku, gdy brak potrzebnego słownika, możesz dołączyć nowy po
raz drugi wykonując polecenie Dołącz. Zostanie wówczas otwarte okno reda-
Ekran V.15
gowania definicji słownika (por. ekran V.15). Jego pola mają następujące znaczenie:
Nazwa słownika dowolna nazwa, nadawana przez użytkownika. Maksymalnie może być to 20 znaków alfanumerycznych. Nazwą słownika posłu-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
336
giwać się będziesz budując strukturę analityczną kont, a także w czasie
redagowania dokumentów. Pole to musi zostać wypełnione.
Opis słownika dowolny tekst opisujący zawartość słownika. Pole ma znaczenie informacyjne.
Wzorzec wzorzec systemowy wybrany dla definiowanego słownika. Może być
to jeden z wyżej opisanych wzorców lub inny, wprowadzony indywidualnie w trakcie wdrażania programu. Wzorzec decyduje o formacie danych, które znajdą się w słowniku. Redakcję pola ułatwi tabela wyboru,
zawierająca nazwy wszystkich wzorców systemu. Zawartość tego pola
jest jednym z wyznaczników definicji słownika, dlatego musi być ono
wypełnione. Na temat wzorców systemu i ich zastosowania w definiowaniu słowników użytkownika patrz punkt V.9.1.
Długość kodu cyfra wprowadzona w tym polu określa, ile znaków kodu będą
miały poszczególne rekordy słownika. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia struktury kont, ponieważ kody pozycji słowników zdefiniowanych jako analityczne stanowią część symboliki konta. Wprowadzona
wartość powinna mieścić się w przedziale od 1 do 8. Zero oznacza, że
długość kodu nie została określona.
Słownik pomocniczy zawartość tego pola decyduje, czy słownik będzie mógł
służyć do redagowania danych o kontrahencie (wystawcy dokumentu)
w nagłówku dokumentu. Pole to należy wypełnić jednym z dwóch znaków: T lub N. Zdefiniowanie słownika jako słownika analitycznego nie
wyklucza możliwości, by był to także słownik pomocniczy.
Na ekranie V.16 przedstawiono okno zawierające fragment listy zdefiniowanych słowników.
Kod pozycji dla słowników służących do budowania analityki kont wejdzie
w skład symbolu konta. W związku z tym wyznaczając liczbę znaków przeznaczonych na kod w każdym słowniku oraz redagując kody poszczególnych
pozycji należy wziąć pod uwagę ograniczenia wynikające z budowy symbolu
kont analitycznych oraz wygodę w dekretowaniu dokumentów na konta analityczne.
Definicję słownika można skorygować wykonując polecenie Popraw, można także usunąć słownik z listy. Jednak nie odnosi się to ani do słowników
systemowych, ani do słowników analitycznych wykorzystanych w strukturze
konta, zwłaszcza konta otwartego. Jeśli zawartość słownika jest wykorzystana
do budowy konta, na którym dokonano już księgowań, próba jego usunięcia
zakończy się wyświetleniem odpowiedniego komunikatu ostrzegawczego.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
337
V.10. Słownik kontrahentów
Ekran V.16
9.9 Słowniki jako kartoteki pomocnicze
Każdy słownik redagowany przez użytkownika stanowi kartotekę danych wykorzystywanych w pracy z programem. Będą to odpowiednio dane o kontrahentach, wydziałach przedsiębiorstwa, dane personalne dotyczące pracowników itd. Kartotekami w programie mogą być słowniki pomocnicze. Na przykład słownik stanowiący kartotekę środków trwałych może być wykorzystany
do kodowania analityk kont zespołu „0”.
Liczba rekordów w słowniku oraz ich zawartość w pełni zależą od użytkownika. Format, jaki będą miały dane w każdej kartotece — słowniku, zależy
od rodzaju wybranego wzorca.
10 Słownik kontrahentów
W przypadku redakcji kartoteki utworzonej według wzorca Kontrahent, dostępne są wszystkie istniejące w programie rekordy zgodne ze wzorcem niezależnie od tego, w którym słowniku zostały one umieszczone. Odpowiedni
wiersz można wybrać z tabeli źródłowej o nazwie Kontrahenci, która zostanie
wyświetlona na ekranie w oknie przeglądania.
10.1 Pobranie danych kontrahenta z GUS
Najprostszym sposobem wprowadzenia nowego kontrahenta jest podanie jego numeru NIP bądź REGON i pobranie pozostałych danych z bazy przedsiębiorstw prowadzonej przez Główny Urząd Statystyczny. Pobierane są NIP i
REGON, nazwa kontrahenta, adres siedziby, numer KRS oraz data otrzymania
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
338
REGONu. Pozostałe dane należy uzupełnić w oknie redagowania V.18. Po wybraniu Pobierz dane z GUS pojawi się okno V.17, w którym należy wprowadzić
NIP lub REGON kontrahenta oraz przepisać kod z obrazka.
Ekran V.17 Jeśli kod z obrazka jest nieczytelny, kliknij w obrazek by pobrać inny
Jeśli dane kontrahenta znajdują się w bazie GUS, zostaną pobrane i wpisane w odpowiednie pola okna danych kontrahenta. Następnie należy zatwierdzić dane w oknie redagowania, by zostały zapisane.
Połączenie z Internetem Aby połączyć się z systemu Xpertis z bazą danych
GUS, konieczny jest dostęp do Internetu. Jeśli do połączenia z Internetem używa się proxy, należy odpowiednio skonfigurować łącze (patrz punkt V.22). Gdy
wymagana jest autoryzacja do proxy, użytkownik zostanie poproszony o podanie hasła do proxy. Hasło będzie ważne do końca pracy z jTermem.
10.2 Ręczne wprowadzanie danych kontrahenta
Aby wprowadzić dane do słownika, należy wybrać polecenie Zawartość.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno przeglądania z zawartością — wszystkimi aktualnymi wierszami słownika. Dla nowo zdefiniowanego słownika okno
to będzie puste. Pierwszą lub kolejną pozycję do słownika dodasz, wykonując
polecenie [Dołącz]. Jeśli nie ma odpowiedniego kontrahenta na liście, można
jego dane dołączyć, ponownie wybierając polecenie Dołącz. Wyświetlone zostanie okno redagowania danych kontrahenta, jak pokazano na ekranie V.18.
W okienku należy wypełnić dane pogrupowane wg zakładek: Dane ogólne,
Adresy siedziby oraz korespondencyjny, Dane Logistyczne, Kontakt, Dane handlowca, Inne dane, Opis.
Redagując poszczególne pola nie można pominąć tych informacji, które
służą identyfikacji rekordu, a więc: kodu, skrótu, nazwy, informacji adreso-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
339
Ekran V.18
wych. Kod kontrahenta jest umownym numerem lub wewnętrzny symbolem
kontrahenta, wchodzi on w skład symbolu odpowiednich kont analitycznych.
Nazwa pełna kontrahenta będzie stosowana na wydrukach zewnętrznych
(wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald, noty odsetkowe itp.), a także w planach umów (kompensata, sprzedaż wierzytelności, faktoring).
Nazwa skrócona jest stosowana w wydrukach przeznaczonych do użytku wewnętrznego. Po wpisaniu nazwy pełnej program podpowiada nazwę
skróconą (60 pierwszych znaków nazwy pełnej), ale operator może
zmienić ciąg znaków w polu Nazwa skrócona.
Osoba fizyczna pole należy zaznaczyć jeśli kontrahent nie jest przedsiębiorstwem (osobą prawną).
Kontrola unikalności NIP Po włączeniu parametru 15 (por. pkt V.1.3) program będzie kontrolował unikalność symbolu NIP kontrahenta i wyświetli
ostrzeżenie, jeżeli numer identyfikacji podatkowej występuje już w danych innego kontrahenta. Program będzie sprawdzał również poprawność NIP.
Kontrahent w spółkach grupy kapitałowej Jeżeli następuje dodawanie nowego kontrahenta dla spółek należących do grupy kapitałowej, to wartości pól
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
340
Blokada, Rabat %, Wysokość limitu, Kontrola limitów dla kontrahenta są określane w każdej firmie grupy niezależnie. Etykiety tych pól w oknach redakcji są
podświetlane innym kolorem.
Rolnik ryczałtowy Jeżeli kontrahent jest rolnikiem, który nie płaci podatku
VAT, wówczas należy podać dodatkowe dane, konieczne w związku z wprowadzeniem ustawy o podatku VAT w rolnictwie.
Ekran V.19
Branże Polecenie umożliwia przypisanie branż do kontrahenta. Po wybraniu w zależności od widoku kontrahentów [Więcej danych|Branże] czy [Inne|
Branże] i standardowej akcji Dołącz, dla wybranego kontrahenta można podać
dowolną ilość branż. Branże wybierane są ze słownika.
Import danych kontrahenta Można zaimportować danych kontrahenta poprzez plik tekstowy. W tym celu należy utworzyć taki plik tekstowy o zdefiniowanym formacie (patrz punkt V.21.2) oraz wybrać polecenie [Dokumenty|
Import], a następnie formułę KH — Import kartoteki kontrahentów.
10.3 Sprawdzanie NIP UE w systemie VIES
Wybierając akcję Sprawdź NIP UE, dostępną w oknie z danymi kontrahenta
V.18, można skontrolować, czy wprowadzony ciąg cyfr jest aktywnym numerem NIP UE. Numer jest sprawdzany w europejskim Systemie Wymiany Informacji o VAT http://ec.europa.eu/taxation˙customs/vies/.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
341
Ekran V.20 Gdy NIP UE jest aktywny, dostępna jest nazwa i adres kontrahenta.
10.4 Inne dane dotyczące kontrahentów
Rachunki bankowe kontrahenta
Dane na temat banku i numeru konta powinny być wypełnione dla potrzeb drukowania poleceń przelewów, wezwań do zapłaty, not odsetkowych.
Dla każdego kontrahenta można wprowadzić dowolną liczbę jego rachunków
bankowych. Podczas przeglądania listy kontrahentów dostępne jest polecenie [ Rachunki bankowe|kontrahenta]. Po wybraniu tego polecenia wyświetli
się okno ze zdefiniowanymi dla kontrahenta rachunkami bankowymi. Kolejny
rachunek można dodać wybierając Dołącz.
Jeden z rachunków bankowych kontrahenta można oznaczyć jako domyślny (symbol T w kolumnie D w oknie przeglądania rachunków bankowych).
W sytuacji, kiedy potrzebny jest rachunek bankowy kontrahenta (np. drukowanie przelewu), program podpowiada rachunek oznaczony jako domyślny.
Jeżeli kontrahent ma kilka rachunków i żaden z nich nie został oznaczony jako
domyślny, operator musi wybrać odpowiedni rachunek z listy (klawisz F3 ).
Subkonta kontrahentów
Dzięki subkontom można ewidencjonować dane związane z dokonywaniem
płatności przez kontrahentów na specjalnie wydzielone dla nich subkonta,
prowadzone dla rachunku bankowego licencjobiorcy. W oknie przeglądania
rachunków bankowych licencjobiorcy [Definicje|Rachunki bankowe] dostępna jest pozycja Subkonta. Po jej wybraniu wyświetli się lista zdefiniowanych
dla rachunku subkont.
Definiowanie subkont możliwe jest również podczas przeglądania słownika kontrahentów [Definicje|Słowniki użytkownika|[kontrahenci]|Rachunki bankowe |Subkonta].
Redagowanie subkont jest możliwe tylko wtedy, jeżeli odpowiednio ustawiono parametr 65 (szczegóły w punkcie V.1.3).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
342
Załączniki dotyczące kontrahenta
Do danych każdego kontrahenta można dołączyć listę załączników. Każdy załącznik ma swój opis i zawiera albo plik (np. z opisem, skanem) albo powiązanie do dokumentu przechowywanego w systemach Lotus Notes. Dzięki temu można szybko uzyskać dodatkowe informacje o operacji lub kontrahencie.
Mechanizm dołączania załączników dla kontrahenta działa w podobny sposób
jak mechanizm dołączania załączników dla dokumentów źródłowych opisany
w podręczniku Finanse i księgowość.
Polecenie [DOŁĄCZ DOK. LOTUS] służy do wprowadzenia powiązania do danych w systemach Lotus Notes. Przed wybraniem tej akcji należy skopiować
łącze do dokumentu w systemie na platformie Lotus Notes Domino. Polecenie
[dołącz Inny dok.] pozwala na dołączenie załącznika zawierającego wskazany
plik.
Zgoda kontrahenta na wymianę dokumentów drogą elektroniczną
Podczas wymiany elektronicznej dokumentów wymagane jest posiadanie zgody obydwu stron podlegających tej wymianie. Rejestracja udzielonej zgody odbywa się poprzez wybranie polecenia [Rozrachunki|Baza kontrahentów|Kontrahenci|Inne|Elektr. wym. danych].
Ekran V.21
Sprawdzanie wiarygodności kontrahenta w KRD
Licencjobiorcy, którzy nabyli odpowiednią usługę w Krajowym Rejestrze Długów, mogą przeglądać dane o zadłużeniu kontrahentów, ujawnionym w tym
rejestrze. Aby możliwe było sprawdzanie danych kontrahenta w bazie KRD,
należy ustawić wartość P dla parametru 89 Pobieranie danych z Krajowego Rejestru Długów (patrz punkt V.1.3).
Aby sprawdzić zadłużenie kontrahenta, należy wskazać plik certyfikatu
(*.pfx) otrzymany z KRD [Definicje |Lista użytkowników|Lista użytkowników].
Ścieżkę do pliku z certyfikatem można również wskazać w oknie przeglądania
kontrahentów (akcja Certyfikat KRD).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
343
W oknie przeglądania kontrahentów dostępna jest akcja [Inne|Dane w
KRD ]. Umożliwia ona przeglądanie zapisów w KRD, dotyczących danego kontrahenta. W oknie, które się pojawi, należy wskazać polecenie [Pobierz dane].
Ekran V.22 Przykładowe okno prezentujące zapisy z KRD. W kolumnie Zaległość widoczna jest kwota zadłużenia w momencie tworzenia raportu.
Raport o zadłużeniu jest zapisywany w danych aplikacji pod warunkiem,
że przyjęto poprawny komunikat o zadłużeniu (lub jego braku). Akcja Szczegóły (spacja) udostępnia okno ze szczegółowymi informacjami pochodzącymi
z raportu.
Aby podejrzeć raport wysłany z KRD, należy uruchomić akcję Podgląd. Zostanie otwarty plik XML z treścią raportu.
Listę wszystkich wykonanych zapytań można wyświetlić po wybraniu
z menu głównego [Administracja|Pobrane dane z KRD].
10.5 Przeglądanie listy kontrahentów wg widoków
W rozwiązaniu Xpertis możliwe jest przeglądanie listy kontrahentów według
wcześniej zaprojektowanego rozkładu graficznego dostępnych danych o kontrahencie. Do zdefiniowanego widoku danych mogą być przypisane określone
osoby. Dla każdego użytkownika można również osobno zdefiniować indywidualny rozkład i ilość komponentów w widoku (np. zakładek) oraz dostęp do
wybranych funkcji, tak aby zalogowany użytkownik przeglądając listę kontrahentów widział tylko te wiadomości, które są mu potrzebne do wykonywania
pracy. Operator, dla którego zaprojektowano co najmniej dwa widoki, może
podczas przeglądania listy kontrahentów wybrać ten, na którym będzie pracował (polecenie [Widok]). Poza tym istnieje możliwość zmiany parametrów
(aktywny oddział i okres obrachunkowy) w widokach kontrahenta. Służy do
tego opcja [Parametry pracy], dostępna w oknie wyboru widoku.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
344
Jeśli zalogowany użytkownik ma zdefiniowany tylko jeden widok, pracując
w systemie np. Xpertis Finanse i księgowość, wybierając polecenie [Rozrachunki|
Baza kontrahentów|Kontrahenci] ( w innych systemach menu [Firma|Kontrahenci]), zostaje on automatycznie przełączony przez system na zdefiniowany
widok i widzi wszystkie dane według szablonu, do którego został przypisany.
Po uruchomieniu polecenia [Widoki] na ekranie pojawia się okno parametrów, w którym można zmienić aktywny oddział i okres obrachunkowy. Widok
to prezentacja kartoteki kontrahenta w układzie okna składającego się z paneli:
— kategorie,
— kartoteka kontrahentów,
— zakładki.
Pierwszy panel prezentuje kategorie, które można wykorzystać do filtrowania
kartoteki kontrahenta. W zależności od wybranego filtra okno automatycznie
ogranicza widok danych w oknie.
Panel kategorii zawiera następujące elementy:
Grupy kontrahentów po rozwinięciu elementu widoczne są wszystkie grupy
zdefiniowane w systemie.
Handlowców po rozwinięciu elementu widoczni są wszyscy handlowcy zdefiniowani w systemie.
Branże po rozwinięciu elementu widoczne są tylko te branże, które wcześniej
zostały przypisane kontrahentom.
Drugi panel zawiera kartotekę kontrahentów. Ostatni panel umieszczony w
dolnej części okna, zależnie od definicji widoku, w kolejnych zakładkach prezentuje informacje związane z kontrahentem np. dla systemu Xpertis Finanse i
księgowość są to rozliczenia i przelewy (patrz ekran V.23).
Jeśli użytkownicy nie mają przypisanego żadnego widoku danych, przeglądając listę kontrahentów, każdy z nich widzi całą kartotekę kontrahentów z
wszystkimi dostępnymi funkcjami programu.
Definiowanie widoków Definiowanie widoków danych na temat kontrahentów ma miejsce w menu [Definicje]. Definiowanie widoków powinno być
czynnością zarezerwowaną dla administratora systemu lub konsultanta działu
usług. Uruchomiając funkcję [Widoki kartoteki kontrahentów] na ekranie pojawia się okno definicji widoków. Składa się ono z następujących obszarów:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
345
Ekran V.23
— Nagłówki
— Pozycje
— Uprawnieni
— Użytkownicy
— Widoki użytkownika
— Akcje do wygaszenia
Obszar Nagłówki zawiera listę nazw zdefiniowanych widoków. W obszarze
można dodać, poprawić, usunąć nagłówek widoków. Obszar Pozycje odpowiada za to jakie kolejne zakładki prezentują informacje związane z kontrahentem
dla danego widoku.
Dodawanie pozycji, zmiana kolejności pozycji możliwe jest z wykorzystaniem myszki za pomocą której, można dany wiersz chwycić i upuścić w dowolnym miejscu na liście. W przypadku dołączania pozycji można to zrobić
na dwa sposoby. Pierwszy umożliwia dodanie pozycji w ramach definiowanego widoku przez przeciągnięcie wybranej pozycji na pusty obszar za ostatnią
pozycję w oknie. Drugi polega na dodaniu wybranej pozycji do innego widoku
przez upuszczenie jej na docelowym nagłówku (widoku). Dostępne jest również polecenie Dołącz.
Z panelu zawierającego listę wszystkich użytkowników pakietu Xpertis
(okno Użytkownicy), możliwe jest za pomocą myszki przenoszenie wybranych
operatorów systemu do okna Uprawnieni, w ten sposób nadając im prawa do
widoków.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
346
Panel Widoki użytkownika pokazuje do jakich wszystkich widoków operator, zaznaczony w oknie Użytkownicy, ma uprawnienia. W panelu Akcje do wygaszenia znajdują się lista funkcji, które nie występują w danym widoku dla
operatora systemu zaznaczonego w oknie Użytkownicy.
Import eksport definicji widoków kartoteki kontrahentów Zdefiniowane
widoki można zapisać w pliku tekstowym ([Administracja|Import tabel|Definicje widoków kartoteki kontrahenta]) i wykorzystać importując ([Administracja|
Eksport tabel|Definicje widoków kartoteki kontrahenta]) np. standardowe widoki dostarczane z danymi demo.
10.6 Ewidencja kontaktów z kontrahentem
Dla każdego kontrahenta można prowadzić rejestr kontaktów np. telefonów,
informacji o spotkaniach, dokumentach lub innych informacji przechowywanych elektronicznie. Kontakty są dostępne wraz z innymi danymi kontrahenta
i mogą być skategoryzowane, aby umożliwić ich łatwiejsze wyszukiwanie. Ewidencję kontaktów z kontrahentem prowadzi się w menu [Kontrahenci|Kontakty]. Każdy kontakt jest automatycznie numerowany i opisywany identyfikatorem operatora, który go zarejestrował. W ramach danych o kontakcie przechowywane są następujące informacje:
Data data kontaktu.
Czas czas kontaktu.
Zdarzenie czego dotyczy kontakt (dostępny jest słownik, każde zdarzenie może mieć przypisaną ikonę).
Osoba kontaktowa osoba do kontaktu. Po użyciu klawisza F3 dostępny jest
słownik wprowadzonych osób do kontaktu. Do słownika można dodać osobę przez wybranie polecenia [Dołącz]. Osoby do słownika można również dodać z poziomu listy kontrahentów wybierając polecenie
[Inne|Osoba kontaktowa].
Dokument dokument w postaci załącznika.
Opis krótki opis kontaktu.
Szczegóły szczegóły kontaktu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
347
V.11. Słowniki osób
Funkcje ewidencji kontaktów Funkcjami służącymi do zarządzania bazą
kontaktów są:
Dołącz pozwala na dołączenie nowego kontaktu
Usuń jest funkcją potrzebną do usuwania kontaktu
Popraw pozwala na poprawienie danych na temat kontaktu
Kategorie umożliwia kategoryzowanie kontaktu (każda kategoria może mieć
przypisaną ikonę)
Pokaż wyświetla załącznik w skojarzonym programie
Zapisy zapisuje załącznik we wskazanej lokalizacji
Wysyłanie wysyła załącznik kontaktu na e-mail kontrahenta
Podpis umożliwia podpis elektroniczny załącznika i jego weryfikację
Legenda pokazuje znaczenie kolorów i ikon
11 Słowniki osób
Słowniki zawierające dane o osobach (między innymi o pracownikach, zleceniobiorcach, operatorach programu) redagowane są na podstawie odpowiedniego wzorca. W oparciu o słowniki tego typu prowadzone będą między innym
rozrachunki z pracownikami. Słowniki, których struktura oparta jest na wzorcu Pracownik redagowane są w programie kadrowo-płacowym, a jego zapisy
są jedynie udostępniane w pozostałych programach. Znajdują się tam, poza
podstawowymi danymi personalnymi, także dane pozwalające zidentyfikować
rekord w kartotece osobowej. W programie Finanse i księgowość, jeśli nie będzie on współpracował z programem Kadry i płace, dane osobowe powinny być
przechowywane w słownikach o wzorcu Osoba. Informacje na temat rejestracji
operacji na danych osobowych znajdują się w punkcie V.11.1.
Pełne dane osobowe są widoczne w systemach związanych z obsługą kadr
i płac. W pozostałych systemach - z danych osobowych wprowadzonych w
kadrach są prezentowane tylko: imię, nazwisko oraz wewnętrzny identyfikator osoby. Informacje te widoczne są w kolumnach okienek przeglądania danych osób, bez możliwości dołączania kolumn oraz bez wyświetlania danych
dodatkowych w okienkach redakcyjnych po użyciu klawisza spacji. W przypadku systemów planowania i rozliczania prac np. Xpertis Produkcja, Xpertis
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
348
Projekty, Xpertis Gospodarka remontowa - dopuszcza się prezentowanie dodatkowych danych osób związanych z wykonywanymi zadaniami np. stanowisko,
zawód, data zwolnienia, komórka organizacyjna, w której pracownik jest aktualnie zatrudniony. W systemach poza kadrowo-płacowych istnieje możliwość
dołączania danych osób poza kartoteką pracowników. Jeśli operator ma uprawnienia dołączania danych do kartoteki osób to będzie je mógł wprowadzić, a
potem obejrzeć poprzez wywołanie akcji Popraw.
Redagowanie słownika osób Po wywołaniu słownika osób i wykonaniu polecenia Dołącz na ekranie wyświetlone zostanie okno redagowania.
W zakładce Dane ogólne należy uzupełnić:
Nazwisko nazwisko aktualne, rodowe oraz nazwisko matki;
Imię imię pierwsze ewentualnie drugie, imię matki i ojca;
Płeć płeć osoby;
Dokument tożsamości pola związane z dowodem osobistym i paszportem;
Dane ewidencyjne numer PESEL oraz NIP;
W zakładce Informacje dodatkowe należy uzupełnić:
Urodzenie dane związane z miejscem i datą urodzenia;
Pochodzenie dane związane z określeniem pochodzenia danej osoby.
11.1 Rejestracja operacji na danych osobowych
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, program
pakiet programów Xpertis:
— zapewnia rejestrację operacji na danych osobowych, która jest dokonywana automatycznie po wprowadzeniu bądź zmodyfikowaniu danych
osobowych lub na życzenie operatora w przypadku ich przekazywania.
— umożliwia przeglądanie operacji dokonywanych na danych osobowych
podczas przeglądania kartotek osób, zleceniobiorców i pracowników
a także kartotek kontrahentów. Do tego celu służy polecenie oPeracje na
danych.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
349
V.12. Inne słowniki
— umożliwia wydruk przechowywanych danych osobowych wraz z historią operacji na nich dokonywanych (polecenie Wydruk).
W okienku redakcyjnym (ekran V.24) dla operacji na danych osobowych
w zakładce Informacje widoczne są pola zawierające datę operacji na danych
osobowych i kod operacji.
W polu dotyczącym kodu operacji dostępne są następujące podpowiedzi:
W
zarejestrowanie w bazie danych,
M
modyfikacja zapisu w bazie danych,
U
przekazanie danych
I
udzielenie informacji osobie zainteresowanej o zakresie przetwarzania
jej danych osobowych,
Z
wyrażenie zgody na udostępnianie danych,
Q
sprzeciw na przetwarzanie danych osobowych.
Natomiast w zakładce Szczegóły widoczne są dane operatora dokonującego
operacji a także opis słowny.
Ekran V.24
Podczas tworzenia nowych przelewów dla kontrahentów (zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej) można zarejestrować przekazanie danych osobowych w historii operacji na danych osobowych dla danego kontrahenta będącego osobą fizyczną. Należy zaznaczyć opcję Rejestrować przekaz. danych osobowych i podać datę przekazania w oknie parametrów
przelewu.
12 Inne słowniki
12.1 Redagowanie danych w słownikach walut i banków
Do prawidłowego prowadzenia księgowości wielowalutowej konieczne jest
wprowadzenie danych do słowników walut i banków. Słowniki banków re-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
350
dagowane są identycznie jak słowniki kontrahentów, według wzorca Kontrahent lub według wzorca Bank. Kartoteka banków zawiera pole dotyczące kraju
banku (słownik krajów) oraz kod SWIFT (BIC) banku. Podczas redagowania
sprawdzana jest długość wprowadzonego SWIFT (dopuszczalne 8 lub 11 znaków). Wartość tego pola będzie podpowiadana podczas redakcji przelewu po
wybraniu rachunku bankowego kontrahenta dla płatności walutowych.
Ekran V.25
Dla słowników walut przeznaczony jest odrębny wzorzec: Waluta.
Dane w tym słowniku obejmują informacje dotyczące kraju danej waluty,
jej nazwę, symbol stosowany w bankach (np. ATS dla szylinga austriackiego,
DEM dla marki niemieckiej itp.), jednostkę stosowaną do przeliczeń kursu.
Każda waluta wprowadzona do słownika posiada także własny kod. Jest to kod
pozycji w słowniku i nie należy go mylić z symbolem waluty. Wszystkie uwagi
dotyczące kodowania pozycji w innych słownikach odnoszą się także do słownika walut. W słowniku tym musi znaleźć się waluta narodowa (złoty polski).
12.2 Słownik form płatności
Zdefiniowanie słownika form płatności pozwala przypisać każdemu kontrahentowi domyślną formę płatności. Jeżeli do kontrahenta zostanie przypisana
forma płatności, to będzie ona podpowiadana podczas redagowania nagłówka
dokumentu VAT. Jeżeli formy płatności dla kontrahentów nie zostaną zdefiniowane, program będzie podpowiadał datę płatności zgodnie z ustawieniem
liczby dni płatności w stałych systemu.
Słownik typów płatności musi zostać utworzony (jeśli nie istnieje) na bazie
wzorca ~Płatności (por. punkt V.9.3). W parametrach poszczególnych rodzajów płatności (parametr nr 2) należy podać odpowiednią liczbę dni płatności.
12.3 Redagowanie danych w pozostałych słownikach
Nie wszystkie informacje wprowadzane do kartotek, jakimi są słowniki użytkownika, wymagają tak rozbudowanej struktury, jak dane redagowane według
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
351
V.12. Inne słowniki
wzorców Kontrahent, Osoba, Waluta. Dla większości wystarczający jest podstawowy wzorzec fiks, który umożliwia wprowadzenie do słownika kodu oraz
nazwy (treści) pozycji. Według tego wzorca mogą być redagowane na przykład kartoteki środków trwałych. Sposób redagowania zawartości słowników
o wzorcu fiks jest taki sam, jak dla wszystkich innych słowników.
12.4 Drukowanie zawartości słowników
Jak już wspomniano, słowniki użytkownika stanowią rodzaj kartotek przechowujących informacje wielokrotnie wykorzystywane w programie w różnych
momentach pracy. Zawartość tych kartotek — wszystkie dane zgromadzone
w słownikach — można wydrukować. Do tego celu służą wzorce sprawozdań udostępnione w module deFinicje. Aby wydrukować zawartość dowolnego
słownika użytkownika, z menu deFinicje wybierz pozycję wyDruki. Na ekranie
zostanie wyświetlona lista dostępnych wzorców wydruków, w tym między innymi wzorzec wydruku słowników zawierających dane kontrahentów, walut,
banków, urzędów skarbowych i inne. Aby wydrukować zawartość dowolnego
słownika, w tym również słownika analitycznego, wybierz wzorzec wydruku
o nazwie inne słowniki. Na ekranie zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych w programie słowników użytkownika, z której możesz wybrać dowolny słownik.
Użytkownik może też tworzyć własne zestawienia przy pomocy wydruku uniwersalnego. Wydruki uniwersalne umożliwiają tworzenie różnorodnych
zestawień, list i wykazów (np. rachunki bankowe właściciela systemu, słownik grup kontrahentów, obszarów sprzedaży). Dzięki wydrukom uniwersalnym można zestawiać informacje zgromadzone w bazach danych programu,
nawet jeżeli w standardowej wersji danej aplikacji nie przygotowano takiego
zestawienia. Opis wydruków uniwersalnych znajdziesz w podręczniku Obsługa systemów użytkowych.
12.5 Wyznaczanie słowników systemu
Słownikami systemu są te słowniki użytkownika, które wskażesz parametryzując pracę programu przy pomocy funkcji Parametry systemu, klikając kursorem na zakładkę Słowniki systemu [deFinicje|Parametry systemu]. Użytkownik
(administrator programu) został zobligowany do wyznaczenia następujących
słowników systemu:
Słownik wydziałów Jeżeli dokumenty własne przedsiębiorstwa pochodzą
z wielu jego wydziałów, a w programie ma zostać zachowany podział
zapisów, należy stworzyć odpowiedni słownik.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
352
Słownik banków Istnienie systemowego słownika banków jest konieczne, gdy
program będzie wykorzystywany do prowadzenia księgowości wielowalutowej. Rejestrując źródłowy dokument walutowy należy wskazać odpowiedni bank. Z tabeli kursów walut tego banku zostanie pobrany aktualny kurs waluty, który posłuży do dalszych przeliczeń.
Ustalając parametry pracy programu dotyczące prowadzenia ewidencji
wielowalutowej należy, poza systemowym słownikiem banków i walut, wskazać także walutę narodową. Wartość w polu Waluta narodowa okna redagowania o nazwie Słowniki systemu to jedna z pozycji słownika walut. Może nią być
na przykład złoty polski.
13 Filtrowanie danych ze słowników
W systemie Xpertis Finanse i księgowość istnieje funkcja filtrowania, która pozwala szybko wyodrębnić dane spełniające podane kryteria. Funkcja ta znacznie przyspiesza wyszukiwanie informacji, szczególnie w przypadku korzystania z dużych kartotek (np. kontrahentów). Parametryzacja filtra pozwala na
ustalenie kryteriów dla danego słownika.
13.1 Definiowanie filtra
W opcji [Administracja|definiCje filtrów] można definiować filtry, podając nazwę, akronim przeszukiwanej tabeli oraz akronim pola, którego wartość ma
być zwrócona. W przypadku, gdy filtr będzie działał na słowniku użytkownika, wówczas jako akronim należy podać akronim tabeli, która jest wzorcem
dla słownika, a akronim pola jako akronim tabeli SLO. Ustalenie pól kryte-
Ekran V.26
riów do filtrowania możliwe jest dla filtra funkcją POLA FILTRA. Podać należy
między innymi:
— akronim pola,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
353
V.13. Filtrowanie danych ze słowników
— nazwę (będzie widoczna w okienku podczas wyszukiwania),
— czy pole ma być uwzględnione przy podawaniu kryteriów (pole Wskaźnik
kryterium – wartość T/N),
— czy pole ma być widoczne w okienku wyniku wyszukiwania (pole Wskaźnik okienka – wartość T/N),
— alias dla pola, jeśli w polach filtra występowałyby pola o takim samym
akronimie,
— w przypadku pola złączeniowego należy podać akronim reprezentanta
— czy tabela ma być łączona lewostronnie (pole Wskaźnik left join – wartość
T/N).
W przypadku wybrania wyszukiwania według początkowych znaków (pole
Początkowe znaki z wartością T), za zgodne z kryterium zostaną uznane pola,
których zawartość rozpoczyna się od ciągu znaków podanego jako kryterium.
W przeciwnym wypadku badane będzie, czy ciąg znaków stanowiących kryterium występuje w wartości pola, niezależnie od pozycji wystąpienia. Parametr
ten ma znaczenie tylko dla pól typu STRING.
Pole Szerokość umożliwia podanie szerokości kolumny w oknie selekcyjnym wyniku filtrowania. Podpowiadana jest w polu szerokość pola. Dla pól
typu STRING będzie to długość najdłuższej wartości pola w tabeli – maksymalnie zdefiniowana w bazie danych długość pola (np. pole Miejscowość ma
szerokość 40 znaków, a najdłuższa występująca w danych nazwa miejscowości
ma 24 znaki — podpowiedziana jest wartość 24).
13.2 Używanie filtra
Akcja Filtr umożliwia wyszukiwanie. Należy podać kryteria, według których
prowadzone będzie filtrowanie. Nie są rozróżniane małe i wielkie litery. W tabeli wyniku wyszukiwania dostępna jest akcja Filtr, która umożliwia rozpoczęcie wyszukiwania od początku, akcja filtruj Wynik, która umożliwia przeszukiwanie wyniku wcześniejszego filtrowania oraz akcja TEN, która zatwierdza
wybór. W przypadku wyszukiwania przez słownik użytkownika, wyboru z kartoteki rekordu, który nie występuje w słowniku, proponowane jest dołączenie
rekordu do słownika. Jeśli użytkownik zrezygnuje z dołączenia do słownika,
akcja F3 nie zostanie zakończona, umożliwiając dokonanie wyboru.
Mechanizm dostępny jest dla kartotek/słowników banków, kontrahentów,
osób, pracowników i towarów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
354
14 Kursy walut
Podczas rejestrowania dokumentów równolegle w walucie obcej i narodowej
lub w dwóch różnych walutach obcych, użyteczna jest możliwość automatycznego przeliczania kursów. Do tego celu konieczne jest zredagowanie tabel kursów walut.
Użytkownik sam określa liczbę redagowanych tabel, wyznacza banki, z których kursy walut są pobierane, decyduje o tym, które waluty będą uwzględniane w tabelach oraz jak często będą uaktualniane ich kursy. Oznacza to, że kurs
walut nie musi być weryfikowany codziennie, lecz tylko wówczas, gdy zachodzi taka potrzeba, a dane gromadzone w tabelach mogą się ograniczać tylko
do tych walut, w których są wystawiane lub przyjmowane dokumenty. W wielu przypadkach może okazać się wystarczające prowadzenie tabel kursów zaczerpniętych z jednego banku.
14.1 Tabele kursów walut
Do redagowania tabel kursów walut niezbędne jest założenie w programie
słowników przechowujących nazwy walut oraz dane banków.
Słowniki walut oraz banków redagowane są na takich samych zasadach jak
pozostałe słowniki użytkownika. Słownik walut budowany jest według specyficznego wzorca waluta, który umożliwia wprowadzenie nazwy waluty, jej międzynarodowego symbolu, kraju pochodzenia oraz jednostki (będzie to miało
zastosowanie np. dla rozliczeń kasowych w nowej walucie euro). Do budowy
słownika banków można wykorzystać wzorzec bank lub kontrahent.
Kolejne kroki redagowania tabel Aby rozpocząć definiowanie tabel kursów
funkcję [Tabele kursów walut]. Na ekranie wyświetlona zostanie lista banków,
przechowywana w słowniku użytkownika wskazanym w programie jako systemowy słownik banków. Dla każdego banku można zdefiniować odrębnie tabelę kursów walut. Na jeden dzień dla jednego banku można wprowadzić kilka
tabel kursów z identyfikatorami takimi jak wprowadzają je w swoich tabelach
banki. Po wybraniu banku uruchom funkcję Tabele kursów. Na ekranie wyświetlona zostanie lista dotychczas zdefiniowanych tabel kursów dla wybranego banku. Przy pomocy standardowych poleceń Dołącz, Usuń, Popraw możesz
listę tę zmodyfikować.
Wprowadzając nową tabelę kursów, należy zredagować następujące dane:
Symbol tabeli musi być unikalny, tzn. nie może występować dla jednego banku więcej niż jedna tabela o tym samym symbolu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
355
V.14. Kursy walut
Data data obowiązywania tabeli kursów. Data tabeli, podobnie jak symbol,
musi być unikalna.
Czas kursu godzina emisji tabeli.
Ekran V.27
Dodatkowo możliwe jest wprowadzanie kursów średnich — pole to wyliczane jest z kursów zakupu i sprzedaży tylko w przypadku gdy jest puste.
Po zredagowaniu opisanych wyżej danych na ekranie pojawia się zapytanie
czy kopiować kursy z poprzedniej tabeli.
Nie wszystkie kursy walut zmieniają się codziennie i dlatego łatwiej jest
modyfikować poprzednie kursy niż wszystkie informacje wprowadzać od nowa. Aby uaktualnić istniejącą tabelę, wybierz odpowiednią tabelę i w obszar
dotyczącym tej tabeli. Możliwe jest tutaj za pomocą poleceń Dołącz, Usuń, Popraw przeprowadzenie modyfikacji kursów. Dla każdego kursu należy podać
następujące dane (por. ekran V.28):
Ekran V.28
Waluta kod waluty redagowany przy pomocy słownika walut zdefiniowanego
w programie.
Kraj kraj, w którym emitowana jest wybrana waluta. Pole to wypełniane jest
na podstawie danych zawartych w słowniku walut.
Jednostka jednostka waluty, której dotyczą wartości kursów. Pole to wypełniane jest automatycznie na podstawie danych zawartych w słowniku
walut.
Kupno kurs kupna waluty.
Sprzedaż kurs sprzedaży waluty.
Średni średni kurs waluty. Program wylicza wartość średnią na podstawie
kursu kupna i kursu sprzedaży. Wartość podpowiadaną przez program
można modyfikować.
Celny kurs potrzebny do ustalania wartości celnej.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
356
Kojarzenie aktualnych kursów Codzienne uaktualnianie tabeli kursów walut byłoby czynnością zbyt pracochłonną. Dlatego też zastosowano w programie mechanizm odnajdywania kursów najbliższych dacie rejestrowanych
transakcji walutowych. Jeżeli nie zostanie znaleziony kurs z dnia wystawiania dokumentu, pobrany będzie ostatni kurs poprzedzający tę datę. Jednak
aby uniknąć błędów wynikających z zastosowania niewłaściwego kursu, należy przed rozpoczęciem wprowadzania dokumentów walutowych upewnić się,
że ostatnio zarejestrowane w programie kursy nadal obowiązują, lub odpowiednio uzupełnić tabelę. Będzie to miało szczególnie istotne znaczenie dla
rozliczeń rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi.
15 Konta syntetyczne
Na system ewidencji księgowej składają się konta syntetyczne, zbiorcze (konta
księgi głównej) i konta analityczne (konta księgi pomocniczej), służące uszczegółowieniu zapisów na kontach syntetycznych. Konta syntetyczne są to konta
ujmujące w zbiorczych zapisach operacje dotyczące całych grup środków gospodarczych i źródeł ich pochodzenia. Z tych kont wynikają na ogół informacje, które wykazywane są w bilansie i innych sprawozdaniach. Na kontach
syntetycznych obowiązuje zasada podwójnego zapisu.
Do wybranych kont syntetycznych prowadzone są zespoły kont analitycznych. Konta analityczne są wykorzystywane do szczegółowego rozwinięcia obrotów danego konta syntetycznego. Na kontach analitycznych obowiązuje tzw.
zapis powtarzany
Różnica zapisu między kontami syntetycznymi a analitycznymi polega na
tym, że na kontach syntetycznych zawsze obowiązuje zasada podwójnego zapisu, a na kontach analitycznych obowiązuje zasada jednostronna, gdyż zapisy
są tu tylko powtórzeniem zapisu z konta syntetycznego.
W opcji Xpertis|Przegląd kont syntetycznych możliwe jest przeglądanie
wszystkich utworzonych na dany rok kont syntetycznych wraz z ich analitycznym rozwinięciem.
Wartości poszczególnych pól tego okna pozwalają określić cechy definiowanego konta.
Symbol symbol konta, który jest przywoływany w trakcie dekretacji dokumentów. Jeżeli konto posiada rozbudowaną strukturę analityczną, symbol ten przywoływany będzie jako pierwszy element pełnego symbolu
analityki.
Nazwa dowolna nazwa nadana dla definiowanego konta.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
357
V.15. Konta syntetyczne
Typ konta konto może być Bilansowe, Pozabilansowe, Wynikowe, Bezwynikowe bądź Pozabilansowe jednoroczne.
Charakter salda charakter salda może być: Aktywne, Pasywne lub Aktywno-pasywne.
Rodzaj do kontroli kręgu kosztowego rodzaj
dla
kont
biorących udział w ewidencji kosztów, które będą uwzględniane w kontroli
spójności kręgu kosztowego:
— koszty wg rodzajów,
— rozliczenie kosztów,
— koszty wg działalności,
— koszty wg sprzedaży,
— koszty zarządu,
— produkty i produkcja w toku,
— rozliczenia międzyokresowe kosztów, rezerwy,
— koszt wytworzenia,
— koszty i obroty wewnętrzne,
— wynik.
Rodzaj wartości dla podziałów kontrolingowych rodzaj wartości dla podziałów kontrolingowych. Pole to jest wypełnione w przypadku, gdy w
przedsiębiorstwie prowadzony jest kontroling kosztów.
Ident. rozrachunku w zależności od wskazanej opcji, podczas wprowadzania
pozycji dokumentu źródłowego będzie sprawdzane wypełnienie Identyfikatora rozrachunku:
— Obowiązkowy — wpisanie identyfikatora będzie konieczne podczas wprowadzania pozycji dokumentu źródłowego,
— Nieobowiązkowy — podczas wprowadzania pozycji identyfikator
rozrachunku można pominąć,
— Zabroniony — po wybraniu tej opcji operator nie będzie mógł podać identyfikatora rozrachunku dla pozycji dokumentu źródłowego.
Wielowalutowe po zaznaczeniu pola na dane konto będą wprowadzane zapisy w walutach innych niż waluta narodowa (złoty polski).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
358
Stały typ pole można zaznaczyć pod warunkiem, że w definicji konta identyfikator rozrachunku jest oznaczony jako Obowiązkowy bądź Nieobowiązkowy i podano domyślny typ identyfikatora rozrachunku. Podczas wprowadzania pozycji dokumentu źródłowego z kontem, które ma zdefiniowany stały typ identyfikatora rozrachunku system nie wpuszcza operatora do pola zawierającego typ identyfikatora ale wypełnia je automatycznie wartością z definicji konta. Jeśli w definicji konta jest Nieobowiązkowy identyfikator rozrachunku, to użytkownik może albo wprowadzić
rozrachunek z jedynym możliwym typem albo pozostawić pola rozrachunkowe puste.
15.1 Wyróżniki — dodatkowa klasyfikacja zapisów księgowych
Wyróżnik to dodatkowa cecha konta, zdefiniowana i przypisana przez użytkownika programu. Dzięki stosowaniu wyróżników możliwe jest grupowanie
zapisów z różnych kont, a więc dodatkowe podziały i zestawienia według kryteriów ustalonych przez użytkownika. Wyróżniki można stosować, o ile administrator odpowiednio ustawił parametry dotyczące wyróżników.
Dla każdego konta syntetycznego można zdefiniować maksymalnie 6 wyróżników. Niektóre z wyróżników mogą być użyte także w analitykach kont
księgowych (np. miejsca powstawania kosztów), można je więc uzupełniać automatycznie na podstawie analityki konta.
Jeżeli pewne konta analityczne będą zawsze związane z tym samym wyróżnikiem klasyfikacyjnym, można zdefiniować dla danego wyróżnika stałą
wartość, podpowiadaną podczas rejestracji dokumentów księgowych. Wyróżniki dla danego konta systematycznego można przeglądać po użyciu polecenia
[WYRÓŻNIKI].
16 Lata bilansowe
Poprzez termin rok obrachunkowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny
okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany
również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut
lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można
księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być
dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
359
V.17. Wzorce kalendarzy
Okres sprawozdawczy to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe. Zgodnie z obowiązującą zasadą periodyzacji zdarzeń gospodarczych,
w programie zastosowano nadrzędny podział wszystkich zapisów na lata bilansowe. Informacje pochodzące z dowodów księgowych gromadzone są w bazie
danych programu w układzie rocznym, a w obrębie roku z podziałem na okresy sprawozdawcze. Oznacza to, że księgi rachunkowe programu podzielone są
na kartoteki obejmujące zapisy z jednego okresu.
16.1 Podział roku bilansowego
Podział roku bilansowego na okresy może (ale nie musi) pokrywać się z podziałem na miesiące kalendarzowe. Funkcje programu umożliwiają także niestandardową periodyzację roku bilansowego, dopuszczając jego podział nawet
na 22 okresy.
Wykorzystując te możliwości użytkownik programu, stosownie do indywidualnych warunków prowadzenia rachunkowości, decyduje o ilości okresów
obrachunkowych, ustala ich nazwy oraz zakres dat.
W ten sposób elastycznie skonstruowana definicja roku bilansowego pozwala także na rozpoczęcie prowadzenia ksiąg przy użyciu programu w dowolnym momencie roku kalendarzowego.
17 Wzorce kalendarzy
Pełna obsługa kalendarzy funkcjonuje w systemach Xpertis Kadry i płace, Xpertis Produkcja, Xpertis Gospodarka remontowa oraz Xpertis Projekty.
W innych systemach rozwiązania Xpertis możliwe jest wykorzystanie wzorców kalendarzy (na przykład z programu Kadry i płace) lub zdefiniowanie własnych wzorców. Na ich podstawie można wyznaczyć prawidłową datę określającą termin płatności zgodnie z kodeksem cywilnym. W przypadku, gdy data
płatności przypadać będzie w dzień ustawowo wolny od pracy, termin płatności podczas naliczania odsetek zostanie odpowiednio przesunięty na pierwszy
dzień roboczy. Dostęp do wzorców kalendarzy (podgląd i redakcja) jest możliwy po wybraniu w menu pozycji [deFinicje|Wzorce kalendarzy].
Wzorzec kalendarza opisany jest przez nazwę. Z każdym wzorcem powiązana jest lista rekordów definiująca poszczególne dni tygodnia oraz wszystkie
ustawowo wolne od pracy dni w roku (święta). Dostęp do nich jest możliwy
po wybraniu z menu polecenia Redakcja. Domyślnie wyświetlana jest lista dni
świątecznych dla aktualnego roku bilansowego (co jest uwidocznione w tytule
okienka). Jeżeli chcemy obejrzeć dni ustawowo wolne od pracy w innych la-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
360
tach możemy to zrobić wybierając z menu polecenia Następny bądź poprZedni.
Użytkownik może zmodyfikować tę listę, tzn. dodać nowe pozycje, usunąć lub
modyfikować już istniejące. Nie można zmienić pierwszych siedmiu rekordów,
które opisują kolejne dni tygodnia, od poniedziałku do niedzieli włącznie.
Nazwa systemowego kalendarza (jedynego uwzględnianego w obliczeniach odsetek), jest określona w parametrze nr 8 Wzorzec kalendarza (menu
[Administracja|Lista parametrów]) .
18 Sprawozdania definiowalne
Użytkownik programów pakietu Xpertis może definiować własne sprawozdania. Zdefiniowane w jednym systemie sprawozdania mogą być widoczne w
innych systemach, gdy systemy ze sobą współpracują. Przykładem mogą być
sprawozdania finansowe definiowane w programie Finanse i księgowość, które
mogą być wykorzystywane w programie Informacja Finansowa. Wiersze podstawowe, wskaźniki i grupy wskaźników zdefiniowane w programie Finanse i
księgowość będą widoczne w systemie Informacja Finansowa.
18.1 Definiowanie sprawozdania
Definiowanie sprawozdań finansowych można podzielić na następujące etapy
(szczegółowo opisano je w kolejnych punktach tego rozdziału):
1. Zdefiniowanie nagłówków, wierszy (nazywanych w systemie Informacja
Finansowa wskaźnikami) oraz kolumn sprawozdania.
2. Określenie sposobu obliczania (algorytmu) poszczególnych pozycji
sprawozdania.
18.2 Nagłówek sprawozdania
Aby stworzyć nowe sprawozdanie należy w oknie z listą sprawozdań należy
dołączyć nagłówek nowego sprawozdania poprzez użycie polecenia [DOŁĄCZ].
Zostanie wyświetlone wtedy okienko definiowania nagłówka sprawozdania. Do okienka należy wpisać kod sprawozdania, jego nazwę, domyślny
wskaźnik zaokrąglenia, domyślną dokładność miejsca po przecinku. Po wpisaniu powyższych wartości trzeba zatwierdzić dane klawiszem Enter lub F2 .
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
361
V.18. Sprawozdania definiowalne
Ekran V.29
Ekran V.30
18.3 Kolumny
Każde sprawozdanie składa się z kolumn. W kolumnach są wartości zależące
od formuł zdefiniowanych dla każdej kolumny.
Numer kolumny ma znaczenie przy definiowaniu wierszy sprawozdania:
definiując wiersz należy określić kolumnę, której wartość będzie brana pod
uwagę przy jego obliczaniu.
Przeglądanie i dodawanie kolumn dla danego wiersza umożliwia polecenie
Kolumny.
Definiwanie kolumny
Definicję kolumny sprawozdania określa algorytm. Algorytm determinuje jakiego typu będzie wykonane obliczenie:
F
kolumna podstawowa - bez algorytmu
S
suma wartości innych kolumn - wartość będzie sumą wartości innych
kolumn
I
iloczyn wartości innych kolumn - wartość będzie iloczynem wartości
innych kolumn
W
stosunek wartości innych kolumn - wartość będzie stosunkiem sum kolumny typu L (licznik) do kolumn typu M (mianownik)
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
362
Ekran V.31
Jeśli wybrano algorytm inny niż F dostępne będą do redakcji dodatkowe pola:
wartość zaokrąglenia i dokładność. Wartość zaokrąglenia np. 1000 oznacza prezentację wartości kolumny w tysiącach. Dokładność np. 2 oznacza, prezentację
wartości z dwoma miejscami po przecinku.
Definiowanie algorytmu dla kolumny
Po zdefiniowaniu kolumny z algorytmem innym niż F można przystąpić do
wprowadzaniu składników algorytmu. Służy do tego akcja [Algorytm]. Definicja pozycji algorytmu składa się z typu - w przypadku algorytmu typu W, typ
pozycji to L (licznik), M (mianownik). W przypadku pozostałych algorytmów
typ pozycji jest taki sam jak algorytmu (pole nie jest dostępne do redakcji). Pozostałe dane pozycji algorytmu to kolumna, z której będą pochodzić wartości
do obliczeń; wiersz - gdy wypełniony wartości będzie pochodziła dokładnie z
kolumny i wiersza, brak wiersza oznacza ze wartość będzie pochodziła z wiersza dla którego wykonywane jest obliczenie; współczynnik (mnożnik) przez
jaki zostanie wymnożona wartość zanim weźmie udział w dalszych obliczeniach.
Aktualizacja danych dla kolumn
Wykonanie aktualizacji danych sprawozdań spowoduje obliczenie w pierwszej
kolejności wartości dla wierszy i kolumn typu F. Kolejną operacją będzie obliczenia wartości kolumn typu innego niż F. Dla każdego wiersza sprawozdania
wykonany zostanie algorytm dla kolumn. Jeśli nie podano wiersza w algorytmie do obliczenia zostanie wzięta wartość z bieżącego wiersza i kolumny wskazanej w algorytmie. Jeśli podano wiersz wówczas wartość zostanie wzięta z tego
wiesza i kolumny algorytmu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
363
18.4 Wiersze sprawozdania
Dla każdego sprawozdania należy zdefiniować wiersze sprawozdania (wymiennie nazywane wskaźnikami). Za pomocą polecenia [wiErsze|Dołącz] możesz odpowiednio je nazwać. Podczas wprowadzania wierszy do sprawozdania
Ekran V.32
użytkownik wybiera rodzaj dodawanego wiersza (wskaźnika):
ze słownikiem użytkownika wiersz podstawowy lub ręczny ze słownikiem
użytkownika;
z dowolną kartoteką wiersz podstawowy lub ręczny z dowolną kartoteką;
zwykły wiersz wiersz podstawowy (F) lub ręczny (R) opisany algorytmem albo składający się z innych wierszy (typu S, I, W) bądź będący wierszem
pustym bez algorytmu (P).
18.5 Wskaźnik podstawowy (nie związany ze słownikiem użytkownika ani z kartoteką)
Wartość wskaźników zwykłych zależy od przypisanej do nich formuły i ich parametrów. Ważnym parametrem jest symbol konta, bo do obliczenia wskaźnika wykorzystywane są na ogół obroty kont księgowych. Wynikiem obliczenia
wskaźnika jest jedna wartość dla każdej kolumny, podczas gdy dla kategorii
związanych ze słownikiem lub kartoteką wartość jest podawana w wielu wierszach.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
364
Ekran V.33
Ekran V.34
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
365
W dostarczanych z programem wskaźnikach za podstawę definiowania
przyjęto wzorcowy plan kont. W praktyce przedsiębiorstwa stosują własne plany kont, uwzględniające specyfikę branży i potrzeby firmy, dlatego też należy dostosować zdefiniowane kategorie podstawowe do zakładowego planu
kont. Aby ułatwić definiowanie wskaźnika, w danych początkowych zaproponowano wszystkie niezbędne definicje, zgodne z wzorcowym planem kont.
Ich dopasowanie do zakładowego planu kont będzie polegało na podaniu właściwego symbolu konta (o ile symbol ten jest inny niż we wzorcowym planie
kont).
Definiowanie i modyfikowanie wskaźników zwykłych Wśród dostarczonych z programem wskaźników podstawowych są wszystkie niezbędne do zdefiniowania takich sprawozdań jak: bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale, deklaracje CIT, F-01 i wiele innych. Przed ich wykorzystaniem użytkownik musi jedynie dostosować wykorzystywane w nich symbole kont do swojego zakładowego planu kont. Jeżeli obszar roboczy został ograniczony do wybranej jednostki
księgowej, wskaźniki podstawowe będą wprowadzane tylko dla tej jednostki.
Jeżeli użytkownik pracuje na danych wszystkich jednostek, będzie mógł podać
wartości wskaźników podstawowych dla całego przedsiębiorstwa bądź dla każdej z jednostek. Jeżeli parametr nr 12 będzie ustawiony na wartość domyślną N,
nie będzie można korzystać z systemu podziału przedsiębiorstwa na jednostki
księgowe.
Parametry każdego wskaźnika podstawowego obowiązują dla wskazanego
roku, w związku z tym po zmianie roku należy uzupełnić parametry na nowy
rok. Ułatwia to polecenie Kopia. Można skopiować:
— bieżące sprawozdanie,
— parametry wskaźników podstawowych w bieżącym sprawozdaniu,
— parametry wskaźników podstawowych we wszystkich sprawozdaniach.
18.6 Wskaźniki podstawowe związane ze słownikiem użytkownika
bądź kartoteką
Algorytm wskaźników opartych na słowniku lub kartotece, oprócz funkcji liczących i ich parametrów, wymaga listy elementów (słownik, kartoteka).
Definiując wskaźnik oparty na słowniku użytkownika należy wskazać nazwę słownika (klawisz F3 ) i ewentualnie maskę dla kodów elementów słownika.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
366
W przypadku wskaźnika związanego z dowolną kartoteką, w nagłówku
wskaźnika należy podać akronim tabeli, indeks (ewentualnie formułę ustalającą prefiks tabeli), formuły określające kody i treść elementów kartoteki. Można
ograniczyć elementy kartoteki, podając wybrane znaki (maskę) dla kodów elementów.
Wynikiem obliczenia takiego wskaźnika jest zbiór wartości obliczonych dla
wskazanej listy elementów oraz suma tych wartości, traktowana jako główna
wartość wskaźnika. Na liście wartości słownika umieszczany jest kod i opis
elementu wraz z jego niezerową wartością (jeżeli wyliczona wartość wynosi
zero, nie jest ona zapisywana).
18.7 Wskaźniki podstawowe, wypełniane ręcznie
Jeżeli wskaźnik zostanie zdefiniowany jako wprowadzany przez operatora,
a nie obliczany przez system, wartości wskaźnika są wprowadzane jako wartości elementów składowych. W tym celu wybierz Księgi rachunkowe a następnie
[Sprawozdania finansowe |Redakcja wartości ręcznych|WIERSZE].
W przypadku poprawiania wartości dla wierszy nie związanych ze słownikiem (kartoteką) użyj polecenia POPRAW.
Jeżeli poprawiany wiersz dotyczy słownika lub kartoteki zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
W tym przypadku należy użyć polecenia Wartości słownika wybierając odpowiednią kolumnę (kolumna A/B, Nast. kol.>, <Poprz. kol.), a następnie wybierz odpowiednie polecenie.
Wartość główna wskaźnika jest wyliczana automatycznie jako suma wartości składowych.
Jeżeli system podziału przedsiębiorstwa na jednostki księgowe jest wyłączony, wartości elementów składowych można wprowadzać w poszczególnych
jednostkach, ale nie są one sumowane do listy składowych dla wszystkich jednostek.
Każde poprawienie wiersza spowoduje automatyczne przeliczenie wartości
w wierszach, w których algorytmach ten wiersz podstawowy został wykorzystany.
18.8 Algorytmy
Po uzupełnieniu danych (nagłówka, wiersza oraz kolumny) należy przypisać
każdemu wierszowi w każdej kolumnie odpowiedni algorytm. Do tego celu
wybierz polecenie Algorytm a następnie pokaże się okno wyboru kolumny, jeżeli dla danego wiersza zdefiniowano więcej niż jedną kolumnę.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
367
W przypadku wierszy typu F do każdej kolumny są przypisane formuły
i ich parametry. Po wskazaniu (Ten) odpowiedniej kolumny pojawi się okno
z listą formuł. Dokładna definicja formuły wyświetli się na ekranie po wciśnięciu spacji. Wybranie polecenia Dołącz umożliwia określenie parametrów
nowej formuły.
Za pomocą polecenia TEN wybierz odpowiednią a później użyj polecenia
DOŁĄCZ oraz wpisz pasującą formułę.
Aby uzgodnić daną formułę z zakładowym planem kont, należy wstawić
w polu Maska konta odpowiedni symbol z planu kont stosowanego w przedsiębiorstwie.
Naciskając klawisz F3 można wybrać konto wraz z analityką z odpowiednich słowników.
W polu Współczynnik należy podać liczbę, przez którą będzie mnożona
wartość parametru podczas aktualizacji danych do sprawozdań.
Jako maskę konta warto podawać prefiks (początkowe cyfry symbolu konta, np. 40?- lub 7??-), gdyż znacznie skróci to aktualizację danych do sprawozdania.
Możliwe jest definiowanie grup wskaźników poprzez zbiorcze wprowadzanie algorytmów dla wierszy typu F i S.
18.9 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu F
Po uruchomieniu funkcji dołącz Zbiorczo [wiErsze|Algorytm] wyświetlana jest
lista kont analitycznych zdefiniowanych na podstawie aktualnego planu kont
oraz zgodnie z parametrami zadanymi przez użytkownika. Po wskazaniu konta (grupy zaznaczonych kont) przy użyciu polecenia WCZYTAJ, należy podać
funkcję algorytmu, a następnie uzupełnić jej parametry. Operację wskazywania kont można powtarzać wielokrotnie. Przy następnym tworzeniu składnika
algorytmu (obowiązującego dla tego samego roku) podpowiadana jest ostatnio użyta funkcja, a w przypadku jej wyboru również ostatnie parametry tej
funkcji. Zbiorczo dołączane składniki dopisywane są na końcu algorytmów
wskaźnika podstawowego.
Lista kont może zostać powtórnie utworzona poprzez użycie polecenia Aktualizacja kont z poziomu przeglądania listy.
Lista kont może zawierać trzy tryby podświetlania linii:
— brak podświetlenia — konto nie zostało użyte w definicji algorytmów
wiersza;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
368
— podświetlenie kolorem określonym w miejscach wykorzystania kolorów
pod nazwą Zaznaczone elementy z różnych list wyboru (kolor 1) — konto
występuje w definicji;
— podświetlenie kolorem określonym w miejscach wykorzystania kolorów
pod nazwą Zaznaczone elementy z różnych list wyboru (kolor 2) — konto
w definicji zawiera się w masce określonej w tabeli tymczasowej.
18.10 Zbiorcze dodawanie algorytmów dla wiersza typu S
W oknie składników algorytmów po uruchomieniu funkcji dołącz Zbiorczo
[Sprawozdania|wiErsze|Algorytm], w formie kilkupoziomowego rozwijalnego
schematu prezentowana jest definicja wszystkich sprawozdań. Podświetlone
wiersze w okienku wskazują na nazwę sprawozdania lub kolumnę sprawozdania. W przypadku, gdy wskazana pozycja zostaje wczytana, zmienia ona kolor,
na określony w miejscach wykorzystywania kolorów pod nazwą Zaznaczone
elementy z różnych list wyboru (kolor 2).
Dołączania składników można dokonywać pojedynczo lub zbiorczo (polecenie Wczytaj).
Zasada wczytywania składników algorytmu:
— dla wskazanego wiersza sprawozdania wczytany jest jeden składnik;
— dla wskazanej kolumny wczytane są składniki wszystkich wierszy sprawozdania ze wskazaniem na tę kolumnę;
— dla wiersza wskazującego na nazwę sprawozdania, wczytywane są składniki wszystkich wierszy zwielokrotnione o liczbę kolumn, ze wskazaniem na daną kolumnę.
Funkcja ZWIŃ/ROZWIŃ umożliwia zwinięcie (rozwinięcie) poziomu drzewa.
Funkcja zwiń/Rozwiń całość rozwija lub zwija wszystkie poziomy analizy.
Składniki dodawane są ze współczynnikiem o wartości 1, który może być
zmieniony przy pomocy akcji wsPółczynnik. Informacja o aktualnie wskazanym współczynniku dostępna jest w prawej części pasku stanu.
W przypadku wierszy typu S, I, W po wybraniu odpowiedniej kolumny (jeżeli dla danego wiersza zdefiniowano więcej niż jedną kolumnę) należy określić wszystkie składowe danego wskaźnika. Przykładowe okno wiersza typu S
prezentowane jest na ekranie V.35.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
369
Ekran V.35
18.11 Kopiowanie algorytmów
W mechanizmie wprowadzania definicji sprawozdań finansowych istnieje
możliwość kopiowania algorytmów już istniejących do wybranych wierszy ze
wskazanej (źródłowej) kolumny do innej (docelowej) kolumny.
Po wyborze akcji wiErsze w okienku wertowania pozycji sprawozdania widoczna jest opcja kopia alGorytmów. Funkcja jest dostępna dla sprawozdań niezaakceptowanych, które posiadają więcej niż jedną kolumnę.
Akcja kopiowania może być wywoływana dla pojedynczego wiersza jak i
dla zaznaczonych wierszy (w szczególności wszystkich wierszy sprawozdania).
— Jeśli akcja wykonywana jest dla pojedynczego wiersza - to w zależności od jego typu (czy jest wierszem prostym, czy też będący wynikiem
działania na innych wierszach) wyświetlane jest odpowiednie okienko z
parametrami funkcji.
Dla wiersza prostego jak również dla wiersza złożonego należy podać
kolumnę źródłową i docelową oraz zaznaczyć, czy podczas kopiowania
mają być usuwane istniejące algorytmy kolumny docelowej.
Dodatkowo dla wierszy prostych należy podać rok obowiązywania kopiowanych algorytmów.
— Jeśli akcja jest wywoływana dla zaznaczonych wierszy, w oknie parametrów należy zaznaczyć jakiego typu wiersze mają być uwzględniane
podczas kopiowania.
Można zaznaczyć wszystkie wiersze sprawozdania, ale kopiowanie przeprowadzić tylko dla wierszy prostych.
Podczas kopiowania algorytmów dla wierszy prostych pojawia się lista
wszystkich stosowanych w tych algorytmach funkcji obliczeniowych. Operator może określić w jaki sposób funkcja obliczająca w algorytmach kolumny
źródłowej ma być zamieniana w algorytmach kolumny docelowej np. funkcja
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
370
BO stosowana dla algorytmów kolumny stanu początkowego może być zamieniana na funkcję SALDO1 w algorytmach kolumny docelowej. Jeśli dla formuły
nie zostanie przypisana formuła - wówczas nie będzie ona zmieniania podczas
kopiowania z algorytmów kolumny źródłowej.
Jeśli kopiujemy algorytm wiersza jednej kolumny do innej kolumny, to
numer kolumny w kopiowanym algorytmie jest automatycznie zamieniany
na numer kolumny docelowej. Jeśli kopiujemy algorytm pierwszego wiersza
pierwszej kolumny do kolumny drugiej to numer kolumny kopiowanego algorytmu automatycznie zostanie zmieniony na 2.
18.12 Akceptacja grupy wskaźników – kolejność obliczania
Po zdefiniowaniu nowych wskaźników należy zawsze wykonać funkcję Akceptacja, aby ustalić kolejność obliczania wskaźników. Dla grup niezaakceptowanych program nie naliczy automatycznie aktualnych wartości wskaźników. Po zaakceptowaniu grupy nie można w niej dodawać, usuwać ani poprawiać wskaźników. W okienku przeglądania definicji sprawozdań po zaznaczeniu odpowiednich, możliwe jest ich zbiorcze zaakceptowanie, anulowanie
akceptacji lub usunięcie zaznaczonych sprawozdań. Wartości wskaźników są
Ekran V.36
liczone według następującego porządku:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
371
1. wskaźniki typu formuła będą liczone w pierwszej kolejności (kolejność
obliczeń =0),
2. wskaźniki typu suma, które są suma tylko wskaźników typu formuła będą liczone w drugiej kolejności (kolejność obliczeń =1),
3. wskaźniki typu suma, które są suma wskaźników typu formuła oraz
wskaźników liczonych w drugiej kolejności będą liczone w trzeciej kolejności (kolejność obliczeń =2) itd.
Grupy zaakceptowane zostaną wyświetlone w oknie Sprawozdania(Grupy
wskaźników) ze znakiem T (tak) w polu Akceptacja (ekran V.36). Grupy, których
definicje nie są poprawne (nie zostały zdefiniowane kolumny bądź algorytmy
dla poszczególnych wskaźników), nie zostaną zaakceptowane (w kolumnie Akcept. będzie widoczny znak N). Jeżeli dla danej grupy nie zostały zdefiniowane
kolumny, będą one dodatkowo wyróżnione kolorem.
Wykonanie akceptacji dla niezaakceptowanego sprawozdania spowoduje
jego zatwierdzenie oraz w przypadku, gdy posiada ono zależne sprawozdania
powstałe w innym programie, także ich zatwierdzenie po wyborze opcji Tak z
powiązanymi. Jeśli jedno ze sprawozdań powiązanych nie może być zaakceptowane, wówczas nie zostanie zatwierdzone żadne ze sprawozdań.
Wykonanie akcji aNulowanie akcept. dla zaakceptowanego sprawozdania
spowoduje anulowanie akceptacji wybranego sprawozdania oraz tych wszystkich sprawozdań, które zależą od niego. Jeśli jakiekolwiek z powiązanych zaakceptowanych sprawozdań zostało utworzone w innym systemie, wybranie polecenia nie spowoduje anulowania akceptacji dla żadnego sprawozdania. Należy wówczas ponownie wybrać polecenie w systemie Informacja finansowa lub
anulować akceptację sprawozdań powiązanych w innych systemach.
Na życzenie użytkownika może być wyświetlona lista przyczyn nieudanych
akceptacji.
Tylko zaakceptowane sprawozdania można będzie wydrukować.
18.13 Kontrola definicji sprawozdania wg kont
Użytkownik programu Finanse i księgowość może sprawdzić powiązania
kont analitycznych z algorytmami obliczeniowymi wybranego sprawozdania,
a dzięki temu również poprawność wprowadzonych definicji. Ułatwia to definiowanie sprawozdań, gdyż zestawia konta analityczne niepowiązane z algorytmami sprawozdania. Może to mieć duże znaczenie podczas sprawdzania
kompletności elementów sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków
i strat).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
372
Po wybraniu polecenia [definicje|Sprawozdania finansowe|Kontrola definicji wg kont] i wskazaniu odpowiednich typów kont (patrz ekran nr V.37), program generuje tabelę z listą kont użytych w istniejących sprawozdaniach. Lista
ta jest tworzona w opcji kontroli definicji według kont lub podczas zbiorczego
dołączania algorytmów wierszy podstawowych i nie jest usuwana aż do momentu zakończenia działania systemu, zmiany aktywnego roku bilansowego
lub wywołania aktualizacji kont (polecenie Aktualizacja kont z poziomu przeglądania listy). Okno parametrów tworzenia listy kont podpowiada ostatnio
użyte wartości (w przypadku startu systemu, okno parametrów będzie miało
zaznaczone wartości domyślne), dzięki temu poprzez użycie polecenia Aktualizacja kont można obejrzeć aktualne parametry listy kont.
Ekran V.37
W tabelce podświetlane są konta, które zostały użyte przy definiowaniu
algorytmów wybranego sprawozdania.
Polecenie Konta pow./wszystkie umożliwia ograniczenie kont do pozycji
powiązanych z danym sprawozdaniem lub wyświetlenie wszystkich kont listy.
Użycie polecenia Dodaj parametr z poziomu przeglądania powiązań do konta
umożliwia dodawanie algorytmów dla wiersza podstawowego. Operacja dodania parametru opiera się na wskazaniu funkcji, a następnie jej parametrów.
Akcja jest dostępna dla niezaakceptowanych sprawozdań.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
373
18.14 Zaokrąglenia
Zgodnie z ustawą o rachunkowości niektóre sprawozdania finansowe mogą
być sporządzane w tysiącach złotych. Program umożliwia zdefiniowanie dowolnej jednostki, w jakiej będą wykazywane liczby w sprawozdaniu. Dla każdego sprawozdania określa się:
1. wskaźnik zaokrąglenia pozycji sprawozdania (wierszy). Wskaźnik zaokrąglenia może przyjmować wartości: 1, 10, 100, 1 000, 10 000, 100 000,
1 000 000.
2. dokładność (liczbę miejsc po przecinku) dla zaokrąglonej wartości.
Pole to może przyjmować wartości 0, 1, 2.
Jeżeli wzorzec urzędowy ma zdefiniowany wskaźnik zaokrąglenia wartości 1
i dokładności 2, to zestawienie zostanie wygenerowane automatycznie w wartościach rzeczywistych.
Podczas definiowania sprawozdań z grupy CIT można wprowadzić wyłącznie wskaźnik zaokrąglenia 1 i dokładność 2.
Zaokrąglenia są wykonywane dopiero po obliczeniu wartości. Niezależnie
od tego, jakie zaokrąglenia wybrano, program przechowuje wartości sprzed zaokrągleń. Podczas generowania wydruków można wybrać rodzaj prezentowanych danych — dane rzeczywiste (sprzed zaokrągleń) bądź dane zaokrąglone
(nie dotyczy to sprawozdań z grupy CIT). Jeżeli wybrano wartości zaokrąglone,
na wydruku widoczna jest kolumna zawierająca zastosowany sposób zaokrąglenia i dokładność.
Poszczególne wiersze sprawozdania przyjmują jako wartość początkową
przyjmują to, co użytkownik zadeklarował w nagłówku sprawozdania. Można jednak dla każdego wiersza sprawozdania określić inne zaokrąglenia.
Po zmianie wskaźnika zaokrągleń lub dokładności dla nagłówka sprawozdania możliwa jest automatyczna zmiana wskaźnika zaokrągleń, dokładności
dla wszystkich wierszy sprawozdania (operator decyduje o zmianie poprzez
odpowiedź na pytanie).
W przypadku danych zaokrąglonych program porównuje wskaźniki zaokrąglenia i dokładności dla całego sprawozdania i poszczególnych jego wierszy. Po stwierdzeniu różnic można je wyświetlić.
18.15 Tłumaczenie sprawozdań
Jeżeli istnieje potrzeba przeglądania sprawozdań w języku obcym, każde sprawozdanie można przetłumaczyć na dowolny język obcy operujący alfabetem
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
374
łacińskim, np. na język angielski. Aby uruchomić tę funkcjonalność należy odpowiednio przeprowadzić parametryzację systemu. Najpierw należy zdefiniować język na jaki będą tłumaczone sprawozdania.
W oknie parametrów działania systemu, w polu Słownik języków tłumaczeń, należy wskazać zdefiniowany słownik języków. Później należy dokonać
tłumaczenia wybranego sprawozdania na właściwy język. Aby tego dokonać
trzeba wybrać sprawozdanie, które będzie tłumaczone a następnie polecenie
[Wielojęzyczność]. Polecenie to posiada opcje Język oraz Tłumaczenie.
Po użyciu funkcji Język i wybraniu odpowiedniego, na ekranie pojawiają się
nagłówki sprawozdań według wybranego języka. Jeśli nazwa sprawozdania nie
została przetłumaczona to przed nazwą znajduje się ikona z wykrzyknikiem (!).
Akcja Tłumaczenie wyświetla okno z tłumaczeniami bieżącej nazwy sprawozdania. Jeśli wybrany jest język tłumaczeń można ich również dokonać po
przez akcję [Dołącz] lub [Popraw]. Podobna obsługa występuje dla kolumn i
wierszy sprawozdań.
Tłumaczenie powinno przebiegać na niezaakceptowanych sprawozdaniach. Wycofanie akceptacji może odbywać się za pomocą polecenia aNulowanie akcept..
Tłumaczenie etykiet uniwersalnych wydruków sprawozdań Przed wykonaniem wydruków sprawozdań w wybranym języku należy dokonać tłumaczenia jego etykiet czyli nazw kolumn, parametrów itp. W tym celu należy wybrać z menu polecenie [tłUmaczenia]. W oknie Definicje tłumaczeń dla wiersza
o kodzie [Wydruki sprawozdań] należy zdefiniować etykiety w wybranym języku.
18.16 Akceptacja zdefiniowanego sprawozdania
Po zdefiniowaniu nowych sprawozdań wskaźnikowych należy zawsze wykonać funkcję Akceptacja, aby ustalić kolejność obliczania wskaźników. Dla grup
niezaakceptowanych program nie naliczy automatycznie aktualnych wartości
wskaźników. Tylko zaakceptowane sprawozdanie można wydrukować. Polecenie Akceptacja dostępne jest w oknie z listą zdefiniowanych sprawozdań.
W okienku przeglądania definicji sprawozdań, po zaznaczeniu odpowiednich sprawozdań możliwe jest ich zbiorcze zaakceptowanie, anulowanie akceptacji oraz usunięcie wierszy (akcja Wiersze) lub zaznaczonych algorytmów
(akcja Algorytmy). Zaakceptowane definicje mają znacznik Tw polu Akceptacja.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
375
18.17 Formuły uniwersalne
Zdefiniowane
formuły można przeglądać po wybraniu polecenia [sprawozDania definiowalne|
Formuły uniwersalne]. Formuły uniwersalne można dodać używając polece-
Ekran V.38
nia dołącz Automatycznie. Każda formuła ma własne parametry.
Nowe formuły uniwersalne Użytkownicy programu znający język Formula+ mogą definiować własne formuły, obliczające określone wartości na podstawie danych z programu. Aby wprowadzić nową formułę, wybierz polecenie
Dołącz i wprowadź odpowiednie dane (por. ekran V.39).
Ekran V.39
Rodzaj formuły znak # (symbol dla formuł związanych z wskaźnikami podstawowymi),
Skrót, Nazwa formuły skrócona i pełna nazwa formuły,
Treść formuły odpowiednie wyrażenie w języku Formula+.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
376
18.18 Aktualizacja danych
Przed wykonaniem zdefiniowanego sprawozdania należy wykonać aktualizację danych. Aktualizacja rozpocznie się po wybraniu [Aktualizacja danych do
sprawozdań]. Dane są aktualizowane dla wyznaczonego przez operatora programu zakresu czasowego — najlepiej więc przeprowadzić aktualizację dla tych
okresów, dla których będzie drukowane sprawozdanie. Oprócz aktualizacji
wartości wskazanego sprawozdania może być również uaktualnienie wartości sprawozdań, od których zależą wartości wybranego sprawozdania. Warunkiem takiej aktualizacji jest zaznaczenie w parametrach aktualizacji opcji Z powiązanymi dla wskazanego sprawozdania. Wywołanie aktualizacji dla spra-
Ekran V.40
wozdania powoduje zawsze usunięcie dotychczasowych wartości składników.
Operator może decydować o zapisywaniu wartości składników wierszy. Zaznaczenie pola Czy zapisywać wartości algorytmów? spowoduje zapisanie obecnych
wartości składników.
Operacja ta spowoduje możliwość analizy wartości poszczególnych składników algorytmu oraz badania wpływu poszczególnych składowych na wynik
obliczeń. Wartości wierszy (dla wybranej kolumny) w rozbiciu na składniki
algorytmu są prezentowane na wydruku dostępnym w opcji Wartości algorytmów lub bezpośrednio po zakończeniu aktualizacji (jeśli operator zadecydował o naliczaniu wartości algorytmów). Na wydruku wartości algorytmów mogą być również prezentowane wartości składników dla wierszy złożonych (tzn.
obliczanych na podstawie innych wierszy). W takim przypadku należy pamiętać, że jeśli składniki pochodzą z innego sprawozdania, które było aktualizowane w innym czasie, zapisane wartości składowych mogą nie być zgodne z
wartością wiersza.
18.19 Drukowanie zestawień
Zdefiniowane i zaakceptowane zestawienia można wydrukować. Zestawienie,
które nie zostało zaakceptowane, nie będzie widoczne na liście, a więc nie będzie możliwy jego wydruk. Przed wykonaniem zestawienia warto wykonać aktualizację danych (patrz punkt V.18.18). Z aktualizacji można zrezygnować,
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
377
V.19. Opcja importu danych startowych
jeżeli masz pewność, że dane gromadzone w programie nie zmieniły się od
ostatniej aktualizacji.
Ponieważ do sprawozdania zawsze brane są wartości z ostatniego okresu,
dla którego wykonywane jest sprawozdanie, zaleca się przy tworzeniu sprawozdania za cały rok podawanie zakresu dat od grudnia do grudnia, co spowoduje przyspieszenie działania funkcji i oszczędzi wykonywania niepotrzebnych
operacji.
Aby wydrukować sprawozdanie w na formularzu uniwersalnym czyli takim, który jest jednakowy dla wszystkich sprawozdań wybierz polecenie
[ Wydruk uniwersalny].
W zależności od wartości parametru globalnego nr 33 sprawozdanie może
być prezentowane w walucie narodowej lub w dowolnej walucie obcej.
Wartości w wierszach powstają w wyniku przeliczenia przez wybrany kurs
walutowy wszystkich wierszy będących podstawą do późniejszego zsumowania. Kolejne sumy wierszy powstają poprzez dodanie wartości już przeliczonych wartości wierszy.
Wartości wierszy (dla wybranej kolumny) w rozbiciu na składniki algorytmu są prezentowane na wydruku dostępnym w opcji Wartości algorytmów lub
bezpośrednio po zakończeniu aktualizacji (jeśli operator zadecydował o naliczaniu wartości algorytmów). Na wydruku wartości algorytmów mogą być
również prezentowane wartości składników dla wierszy złożonych (tzn. obliczanych na podstawie innych wierszy). W takim przypadku należy pamiętać,
że jeśli składniki pochodzą z innego sprawozdania, które było aktualizowane
w innym czasie — zapisane wartości składowych mogą nie być zgodne z wartością wiersza.
19 Opcja importu danych startowych
Istnieje możliwość dla systemów pakietu Xpertis importu danych startowych.
W menu [Administracja] opcja [Import danych] służy do zaimportowania definicji potrzebnych na starcie systemu. Opcja ta powinna być wywoływana świadomie przez osoby wdrażające rozwiązanie, należy ograniczać dostęp do tej
opcji dla innych operatorów.
20 Import danych z innych systemów
Do aplikacji z pakietu Xpertis można wczytać dane wygenerowane w innych niż
Xpertis systemach. Dane do importu należy przygotować zgodnie ze specyfikacją określoną w punkcie V.20.1. Funkcje związane z importem są dostępne po
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
378
wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych|Mechanizm importów]. Mechanizm importów składa się z dwóch sekcji:
— definicji importu [ |Definicje],
— rejestru wykonanych importów danych [ |Import].
20.1 Ogólne zasady przygotowania danych wejściowych
Zdefiniowanie (lub modyfikacja) poprawnej struktury do importu wymaga od
użytkownika dobrej znajomości struktury definicji tabel systemu oraz języka
programowania Formula+. Z tego powodu zaleca się, aby modyfikacje przeprowadzano przy asyście wdrożeniowej pracownika firmy Macrologic.
1. Import dostępny jest dla wybranych kartotek danych.
2. Modyfikacja definicji kluczowych pól importu (pola wymagalne), np.
ich usunięcie może mieć wpływ na poprawność importu.
3. Dane do importu powinny spełniać wszystkie kryteria wpisane w definicję struktury importu.
4. Istotna jest kolejność importowanych kartotek (w przypadku braku kartoteki nadrzędnej import się nie powiedzie).
5. Możliwe jest zdefiniowanie lub zmodyfikowanie standardowych importów pod potrzeby danego klienta (np. dodanie nowych pól, dodanie nowych komunikatów).
6. Wszystkie schematy importów zdefiniowane są dla struktury danych typu flat file (wykorzystywanej w komunikatach EDI) odczytywane z plików typu CSV (Microsoft Excel).
20.2 Definiowanie importów
Po wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych|Mechanizm importów| Definicje] uzyskamy dostęp do schematu zdefiniowanych importów danych, przedstawionych w strukturze hierarchicznej („drzewko”), w podziale na kluczowe
systemy pakietu Xpertis.
W oknie dodatkowym wyświetlana jest definicja konkretnej struktury importu. Daną strukturę można skopiować |Kopiuj. Definicję importu można
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
379
V.20. Import danych z innych systemów
również usunąć wraz z całą jego strukturą używając polecenia Usuń. Definicję importu można usunąć tylko wtedy, jeśli dana struktura nie była wcześniej
wykorzystywana do importu.
Uwaga W widoku pokazywane są wszystkie definicje importów, jednakże
modyfikować można wyłącznie definicje dotyczące danego systemu oraz całego pakietu Xpertis.
[ | Przełącz na importy] umożliwia przeglądanie wczytanych danych.
Można zmienić kolejność definicji importu, używając metody „przeciągnij
i upuść”. Zaznaczone rekordy (rekord) należy przenieść do miejsca, w którym
chcemy je umieścić. Automatycznie zostaną przenumerowane pozycje definicji importu.
Aby uporządkować numerację pozycji definicji (np. po usunięciu pozycji)
należy zastosować funkcję [Pomocnicze|Renumeracja pozycji].
Kody informacyjne umożliwia automatyczne dodanie wybranych kodów informacyjnych do definicji importu. Kody dodawane są kolejno. Dokładny opis stosowanych kodów informacyjnych znajdziesz w punkcie
V.20.3.
Renumeracja pozycji umożliwia uporządkowanie pozycji definicji importu
(przenumerowanie pozycji);
Eksport definicji umożliwia wyeksportowanie wszystkich definicji mechanizmu importów do pliku tekstowego. Plik znajduje się w katalogu
work\xpertis\mimpdef.txt.
Import definicji umożliwia zaimportowanie wszystkich definicji importów z
pliku tekstowego (plik w katalogu work\xpertis\mimpdef.txt).
Specyfikacja umożliwia wygenerowanie pliku o rozszerzeniu csv (struktura
kolumn do wypełnienia wczytywanymi danymi). Można wygenerować
kilka plików csv: należy zaznaczyć odpowiednie importy. W przypadku
wybrania funkcji dla konkretnego systemu zostaną wygenerowane pliki
struktury importu dotyczące tego systemu.
Drukuj (zaznaczone definicje importów lub dany import) umożliwia
wydrukowanie pojedynczej definicji importu (lub kilku zaznaczonych).
Wydrukuje się informacja o parametrach wypełnienia importowanych
pól.
Drukuj (dany import lub system) umożliwia
wydrukowanie
zestawienia wszystkich zdefiniowanych definicji importów w podziale
na systemy.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
380
Wydruk zostanie wykonany tylko wtedy, gdy dana definicja zawiera
przynajmniej jeden kod o Miejscu odniesienia typu P pozycje.
Odśwież definicję aktualizuje „drzewko” aktualnie zdefiniowanych importów.
Legenda informacja o znaczeniu ikon widocznych w okienku przeglądania.
ZAMIENIAĆ NA WIELKIE LITERY zaznaczenie parametru spowoduje w trakcie
importu zamianę liter w importowanym tekście na wersaliki. Parametr
dotyczy tylko importowanych danych typu tekst.
Nagłówek importu Nagłówek można zdefiniować po wybraniu [Dołącz].
LP
liczba porządkowa. Pole umożliwia uporządkowanie definicji importów
danych wg kolejności wykonania.
Kod kod importu. Unikalna wartość oznaczenia importu.
Nazwa nazwa importu.
Formuła odczytu formuła wykonująca odczyt danych, napisana w języku programowania Formula+. Jeżeli operator korzysta ze standardowej formuły, czyli exec{’read_slo’,edison’,,’KOD’}, należy jako
pierwsze pole w imporcie ustawić pole KOD(czyli 2. parametr formuły
musi pokrywać się z akronimem pierwszego pola w strukturze importu).
Opis dodatkowe informacje o zdefiniowanym imporcie (pole może postać puste).
Jeżeli zostały wypełnione wszystkie wymagane pola definicji, nagłówek importu zostaje zapisany. Po jego rejestracji użytkownik definiujący import może
przypisać wywołanie danego importu do programów wybranych z listy. Jeżeli
import nie zostanie przypisany do żadnego z programów, będzie dostępny dla
całego pakietu Xpertis.
Pozycje importu W oknie Definicja importu – pozycje definiowanej struktury
importu należy wybrać [Dołącz] lub [Popraw] — jeżeli chcemy wykonać modyfikację.
LP
liczba porządkowa. Pole umożliwia uporządkowanie pól importu danych wg ich kolejności wykonania.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
381
Kod komunikatu unikalny (w obrębie definicji jednego importu) ciąg znaków. Oznaczenie importowanej wartości.
Opis komunikatu opis pozycji importu (co jest wczytywane w danej pozycji).
Miejsce odniesienia czego dotyczy dana definicja pozycji importu. Dostępne
są 4 oznaczenia, ale do importów stosuje się tylko P i I.
P
pozycja. Deklaruje jedną kolumnę importu. Podstawowe pole w
definicji importów.
I
informacja. Kody informacyjne, pomocnicze (np. ustawiające wartości początkowe importu). Ich znaczenie opisano w punkcie
V.20.3.
UwagaOznaczenia N nagłówek oraz S podsumowanie zasadniczo nie powinny być stosowane w mechanizmie importów.
Tabela tabela systemu, do której ma zostać wpisana importowana wartość.
Pole pole wskazanej tabeli systemu, do której ma zostać wpisana importowana wartość.
Formuła pola wyrażenie w języku Formula+ na wartość pola (na podstawie
importowanej wartości).
Formuła logiczna formuła w składni języka Formula+. Warunek logiczny na
importowaną wartość.
Typ wyniku określenie typu importowanej wartości.
Numeryczny wartość liczbowa (zarówno całkowita i rzeczywista),
Tekst ciąg znaków,
Data pole typu data, format rrrr/mm/dd.
Godzina pole typu czas, format gg:mm:ss.
Długość pola tekstowego maksymalna długość importowanej wartości,
kontrolowana podczas importu danych.
Wymagane wypełnienie wartości? podczas importu program będzie sprawdzał, czy została podane wartość w danym polu.
Opis dodatkowe informacje dotyczące importowanej wartości.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
382
20.3 Kody informacyjne
_FILE zawiera nazwę i rozszerzenie pliku importu danych w formacie csv (dane oddzielane znakami średnika).
_UKEYn unikalny klucz importowanych danych, gdzie n oznacza kolejny numer. W polu Formuła pola kodu należy umieścić kolejno oddzielane
przecinkami kody pól będące w kluczu unikalnym. Wartości nie powinny się powtarzać w żadnej linii danych importu.
Przykład Do zaimportowania są następujące dane:
KOD
01
02
01
NAZ
WARSZAWA
KATOWICE
WARSZAWA
OPIS
LP
stolica 1
miasto 2
miasto 3
Przy różnych kluczach unikalnych różny będzie wynik importu:
1. _UKEY o wartości KOD,NAZ. Dane nie zostaną zaimportowane, ponieważ linie 1 i 3 są identyczne dla wartości KOD i NAZ.
2. _UKEY o wartości LP, KOD. Dane zostaną zaimportowane.
_DLG zawiera informację, które z kodów należy zweryfikować pod kątem dokładnej zadeklarowanej długości. Kolejne kody oddzielane są przecinkami.
_INI wykonuje operacje pomocnicze przed importem danych.
_BL_ wartości początkowe danego importowanego rekordu.
_AKT dodanie, aktualizacja i zatwierdzenie importowanego rekordu. Ewentualna informacja, dlaczego rekord nie został zarejestrowany.
_END wartości końcowe danego importowanego rekordu (np. aktualizacja innych powiązanych danych w systemie).
Uwaga Opisane wartości kodów informacyjnych należy wpisać w pole Formuła pola dla danego kodu.
Poprawna definicja importu powinna zawierać następujące informacje:
1. kod informacyjny _FILE — plik importu danych (zawierający importowane dane);
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
383
2. przynajmniej jeden kod o Miejscu odniesienia typu P — pozycje — jedna
kolumna (wartość) importu danych;
3. dodatkowo zalecane jest zdefiniowanie chociaż jednego klucza unikalnego _UKEY.
Uwaga Zarówno wydruk definicji importu, jak i specyfikacja (plik o rozszerzeniu csv) uwzględniają jako kolumny (wartości) importu tylko kody o Miejscu odniesienia typu P — pozycje.
20.4 Wczytanie danych
Po wybraniu polecenia [Administracja|Modyfikacje danych|Mechanizm importów | Import] otworzy się okno przeglądu zdefiniowanych importów. W oknie
Dziennik importów V.41 importy są podzielone na zakładki lat — kolejne i poprzednie lata uwzględniając aktualny rok, według daty systemu. Maksymalna
liczba lat pokazywanych w zakładkach wynosi 10.
Ekran V.41
Struktura drzewa przedstawia schemat zdefiniowanych importów danych
w podziale na kluczowe systemy pakietu Xpertis. W okienku dodatkowym wyświetlana jest informacja o wykonanych importach danej struktury.
UwagaW widoku pokazywane są wszystkie definicje importów, jednak
można wykonać wyłącznie import definicji dotyczących danego systemu oraz
całego pakietu Xpertis.
Kolejność uruchamiania Istotna jest kolejność uruchamiania zdefiniowanych importów. Dane wcześniej zaimportowane wykorzystywane są w kolejnych definicjach importów. Dlatego warto numerować je według kolejności ich
wykonywania. Zaleca się importowanie najpierw danych związanych z całym
systemem Xpertis, a następnie z danym systemem, do którego importujemy
dane.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
384
Importowane dane są kontrolowane w dwóch krokach:
1. Kontrola danych z definicją importu:
— maksymalna długość pola,
— wymagalność pola,
— dokładna długość pola,
— zadeklarowany typ pola z podaną wartością (Numeryczny, Data, Godzina);
— niespełnienie kryterium unikalności kluczy.
Na tym etapie nie ma żadnej ingerencji w bazy systemu. Sprawdzana jest
poprawność przekazanych do importu danych pod kątem definicji importu. Jeżeli okaże się, że dane są niepoprawne, import danych zostanie
przerwany.
2. kontrola rejestrowanych danych:
— istnienie rekordu o unikalnych kluczach,
— zarejestrowanie rekordu w systemie.
Na tym etapie odbywa się rejestracja importowanych danych bezpośrednio w systemie.
Polecenie [Specyfikacja ] umożliwia wygenerowanie pliku o rozszerzeniu
csv, zawierającego strukturę importu, czyli kolumny do wypełnienia (kody o
Miejscu odniesienia typu P — pozycje).
Definicje importu można wydrukować [Drukuj]. Na wydruku znajdzie się
informacja o parametrach wypełnienia importowanych pól.
Można też wydrukować zestawienie wszystkich zdefiniowanych definicji
importów w podziale na systemy.
Po wykonanym imporcie w dzienniku importów tworzy się wpis, można
też obejrzeć log importu oraz plik, który został zaimportowany.
20.5 Import definicji
Do systemu Xpertis można wczytać schematy definicji importów. Umożliwia
to funkcja [Definicje|Pomocnicze|Import definicji]. Dane do definicji importów
odczytywane są z pliku work\xpertis\mimpdef.txt.
W oknie można wybrać definicję importu do wczytania. Każda z definicji
opisana jest następującymi polami:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
385
KOD kod definicji importu
NAZWA nazwa definicji importu;
JEST zaznaczenie oznacza, że w systemie istnieje już definicja importu o podanym kodzie;
UŻYWANY zaznaczenie oznacza, że definicja importu o podanym kodzie była
używana w systemie (wykonano importy na jej podstawie);
WYBÓR zaznaczenie oznacza czy definicja importu ma zostać zaimportowana
do systemu;
NOWY KOD nowy kod importowanej definicji importu. Pole dostępne tylko
dla definicji importów o zaznaczonym polu UŻYWANY.
W głównym oknie dostępne są następujące działania:
Akceptuj akceptacja wyboru definicji importów do zaimportowania do systemu;
Popraw umożliwia nadanie importowanej definicji importu nowego kodu (jeśli taka definicje już istnieje w systemie i zarejestrowano importy danych
na jej podstawie). Akcja dostępna tylko dla definicji o zaznaczonym polu
UŻYWANY;
Wybór umożliwia wybranie definicji importów do wczytania ich do systemu;
Rezygnacja umożliwia rezygnację z zaznaczenia wybranych definicji importów.
Uwaga Do systemu zostaną zaimportowane tylko wybrane definicje importów.
Jeżeli istnieją definicje importu o identycznym kodzie, na podstawie których
nie był wykonywany import, definicja zostanie zastąpiona nową strukturą.
W przypadku istnienia definicji importu używanej wcześniej w systemie,
definicja zostanie zaimportowana jako nowa (z kodem podanym w polu NOWY KOD).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
386
21 Eksport i import dokumentów
Może zaistnieć sytuacja, że dane pomiędzy systemami będą przekazywane za
pośrednictwem plików tekstowych o odpowiedniej strukturze. Program udostępnia mechanizm definiowania struktury zbiorów, zarówno wysyłanych jak
i przysyłanych. Zadanie definiowania plików najlepiej powierzyć administratorowi programu.
Dane wysyłane są bezpośrednio do pliku tekstowego, natomiast przyjmowanie danych odbywa się w dwóch etapach: najpierw dane są przechowywane
w odpowiednio zdefiniowanej tabeli, a następnie przenoszone do tabel docelowych. W przypadku pól słownikowanych dla kolumny przyjmowanych danych można zdefiniować zamiennik, który wyszuka w sposób określony przez
użytkownika odpowiednik w tabeli słownika i doda go do słownika (jeżeli odpowiednik nie zostanie znaleziony automatycznie, użytkownik będzie musiał
go wskazać).
Aby można było przekazać dane, najpierw należy zdefiniować odpowiednio pliki tekstowe. Pliki tekstowe tworzymy w module deFinicje po wybraniu
pozycji Exp./import dokumentów. W module Dokumenty dostępne są funkcje
Import i Eksport.
— Definicja zbiorów tekstowych powinna jednoznacznie opisywać format
zbioru (kolumny, typy i długości pól).
— Definicja interfejsu wyjściowego:
– skąd i jak czerpać dane (tabele wyjściowe, algorytm przetwarzania),
– jak wiązać dane z kolumnami zbioru tekstowego.
— Definicja interfejsu wejściowego:
– z jaką definicją zbioru txt jest związany interfejs,
– do jakiego bufora wprowadzać dane,
– jak wiązać pola bufora z polami zbioru TXT.
— Definicja mechanizmu zamienników:
– powiązanie pola bufora z definicją zamiennika,
– algorytm automatycznego wyszukiwania zamiennika.
— Definicja buforów (tabel) dla importowanych dokumentów:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
387
V.21. Eksport i import dokumentów
– struktura makrogenowa,
– określanie algorytmu odtwarzania danych pierwotnych na podstawie bufora.
21.1 Import i eksport — krok po kroku
1. Definiowane interfejsów:
— wysyłającego,
— przyjmującego,
— zbioru TXT.
2. Wysyłanie danych.
3. Przyjmowanie danych i weryfikacja.
4. Odtwarzanie przyjętych dokumentów.
21.2 Definicje interfejsów
Ponieważ komunikacja odbywa się przez pliki tekstowe, należy zdefiniować
format pliku. Funkcja Definicje interfejsów [deFinicje|Exp./import dokumentów ] umożliwia zdefiniowanie pełnego, tekstowego interfejsu wejściowego
bądź wyjściowego. W skład definicji wchodzą informacje ogólne (nagłówek
definicji) i szczegółowe (definicje kolumn pliku tekstowego). Nagłówek definicji zawiera następujące pola:
Nazwa dowolny tekst opisujący interfejs. Określa co dany plik będzie zawierał,
np. Dokumenty z okresu;
Skrót nazwa skrócona. Jest to ośmioznakowe pole tekstowe, unikalne w obrębie danej aplikacji, które jednoznacznie identyfikuje interfejs;
Zbiór tekstowy formuła na domyślną nazwę zbioru tekstowego wysyłanego
lub przyjmowanego. Formuła wysyłająca lub przyjmująca może ją zmienić. Po naciśnięciu klawisza F3 dostępny jest słownik formuł;
Formuła wysyłająca podłączenie do formuły eksportującej;
Separator separator pól w zbiorze tekstowym;
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
388
Tabela przyjmująca akronim tabeli (bufora), do której wczytywane są dane
ze zbioru tekstowego. Następnie specjalnymi formułami dane rozprowadzane są do odpowiednich baz;
Formuła przyjmująca podłączenie do formuły importującej. W wyniku działania tej formuły dane importowane są do bufora (tabeli przyjmującej)
podanego w polu Tabela przyjmująca;
Formuła odtwarzająca podłączenie do formuły odtwarzającej. W wyniku tej
formuły dane odtwarzane są z bufora i rozprowadzane są do odpowiednich baz znajdujących się w systemie.
Polecenie Definicje kolumn, w okienku definicji nagłówka, służy do zdefiniowania kolumn, określenia ich długości i zawartości. Definicja kolumn zawiera pola:
Nr kolumny numer wyznaczający kolejność opisywanego pola w zbiorze tekstowym. Jest on wprowadzany przez użytkownika. Nie musi być to numer kolejny, system uszereguje poszczególne kolumny według tej numeracji;
Nazwa pola dowolny tekst opisujący pole;
Typ pola typ pola wybierany jest po naciśnięciu klawisza F3 . Możliwe są następujące typy:
S
D
T
N
string,
data,
czas,
liczba;
Długość długość pola;
Format numer formatu dla daty lub czasu, a cyfry po przecinku dla liczb;
Pole tabeli wejściowej akronim pola tabeli przyjmującej, określonej w nagłówku definicji (dla interfejsu wejściowego);
Zamiennik wskazanie na zamiennik (dla interfejsu wejściowego). Pole wypełniane jest jeżeli nazwa pola w centrali jest inna niż w oddziale. Po naciśnięciu klawisza F3 dostępny jest słownik zamienników. Definicje zamienników opisane są poniżej;
Wartość pola formuła zwracająca wartość pola (dla interfejsu wyjściowego).
Może to być np. akronim pola w odpowiedniej tabeli.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
389
21.3 Definicje zamienników
Funkcja definicje Zamienników pozwala na zdefiniowanie zamiennika dla pola (kolumny zbioru wejściowego). Pewne kolumny przesyłanych danych mogą
być związane ze słownikami. Dla takich kolumn użytkownik może zdefiniować sposób wyszukiwania odpowiedników w słowniku, a także sposób postępowania w razie braku odpowiednika. Aby poprawnie odtworzyć dokumenty
należy prawidłowo wypełnić pola słownikowe. Zakładamy, że pola nie muszą
otrzymać takiej samej wartości, jak w systemie jednostki. Można będzie uzyskać efekt mapowania symboli jednostki w symbole centrali. Mechanizm będzie sam próbował odnaleźć odpowiedniki w słowniku centrali, będzie próbował dołączyć nowe (jeśli pozwolimy na to) lub będzie czekał na akceptację
operatora. Mapowanie raz skojarzonego systemu będzie przechowywane i następne odwołanie do tego symbolu, spowoduje automatyczne skojarzenie. Mechanizm zamienników korzysta z dwóch tabel: definicji zamienników i tabeli
zamienników.
Tabela definiująca zamienniki zawiera następujące pola:
Nazwa dowolny tekst opisujący zamiennik;
Skrót ośmioznakowe pole tekstowe, unikalne w obrębie danej aplikacji, jednoznacznie definiuje zamiennik;
(Tabela słownika) Akronim akronim tabeli słownika, w której wyszukiwany
będzie zamiennik;
(Tabela słownika) Maska słownika jeżeli tabela jest maskowalna należy podać nazwę maski;
(Tabela słownika) Index indeks w tabeli, jest to indeks według którego wyszukiwany będzie zamiennik;
(Tabela słownika) Okno wyboru akronim okna wertowania wyświetlanego
w przypadku gdy wymagane jest wskazanie odpowiedniego zamiennika przez operatora. Okno to musi mieć akcję Ten;
(Tabela słownika) Prefiks dla słownika można wybrać odpowiedni prefiks
dla słownika za pomocą klawisza F3 ;
(Tabela słownika) Pole słownika akronim pola w tabeli. Pole to porównywane jest z symbolem wejściowym (dla którego chcemy znaleźć odpowiednik);
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
390
(Tabela słownika) Słownik użytkownika nazwa słownika użytkownika. Nazwa ta wybierana jest z listy słowników użytkownika po naciśnięciu klawisza F3. Pole to wypełniamy, jeżeli dany słownik związany jest ze strukturą słownika użytkownika;
(Obsługa) Autowyszukanie dozwolone są tu znaki T lub N. Algorytm szukający zamiennika wyszukuje zawsze w tabeli zamienników, jeżeli dany symbol wejściowy pojawia się pierwszy raz i w tabeli zamienników nie ma
go, nastąpi próba wyszukania w tabeli słownika (Autowyszukanie ustawione na T), lub zostanie wyświetlone okno słownika (Autowyszukanie
ustawione na N) aby operator sam wybrał odpowiednik.
(Obsługa) Autododawanie dozwolone są tu znaki T lub N. Parametr ma znaczenie, jeżeli pole Autowyszukanie ustawione jest na T. Jeżeli Autododawanie ustawione jest na T, to w przypadku braku odpowiednika w słowniku program będzie próbował go dodać;
(Formuły) Symbol do szukania formuła zwracająca symbol wejściowy do wyszukania. Jeżeli pole jest puste to jako symbol wejściowy przyjmuje się
wartość pola tabeli;
(Formuły) Wyszukiwanie w słown. formuła wyszukująca odpowiednik w tabeli. Jeżeli pole jest puste, następuje wyszukiwanie standardowe, według
parametrów określonych w parametrach tabeli słownika;
(Formuły) Dodawanie do słown. formuła uzupełniająca pola w słowniku.
Wykonywana jest przed dodaniem rekordu w tabeli słownika, ma znacznie tylko jeśli pole Autododawanie ustawione jest na T.
Po wybraniu polecenia Zamienniki wyświetlona zostanie tabela zamienników.
Zawiera ona następujące pola:
Jednostka księgowa jednostka, z którego pochodzi symbol wejściowy;
Symbol jednostki księgowej pole tekstowe zawierające symbol wejściowy;
Symbol u nas pole tekstowe. Po naciśnięciu klawisza F3 można wybrać odpowiedni symbol z tabeli słownika zdefiniowanej w definicji zamiennika.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
391
Ekran V.42
21.4 Formuły eksportujące i importujące
Funkcja Formuły eksportujące umożliwia redagowanie formuł wysyłających
dane tekstowe. Funkcja formuły Importujące umożliwia redagowanie formuł
przyjmujących dane tekstowe.
21.5 Eksport
Wywołanie formuły eksportującej dane, to wybór spośród formuł zdefiniowanych w Formułach eksportujących. Zdefiniowano dwa automaty wysyłające
dane:
SELEKCJA wysyła wybrane z danego okresu dokumenty księgowe. Po wyborze tej formuły należy wybrać okres obrachunkowy (tak jak przy księgowaniu dokumentów), a następnie kolejno wskazywać dokumenty do
wysłania.
WSZYSTKIE wysyła wszystkie dokumenty księgowe z danego okresu. Po wyborze tej formuły należy wybrać okres obrachunkowy. Zostaną wyeksportowane wszystkie dokumenty z wybranego okresu.
Obydwa automaty oparte są na interfejsie DOKUMENT. Formuły są uruchamiane po wybraniu polecenia Ten.
21.6 Import
Funkcja Import służy do odczytania pliku tekstowego i zapisania danych pochodzących z tego pliku. Należy wybrać jedną spośród formuł zdefiniowanych
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
392
w formułach Importujących (polecenie Ten). Import dzieli się na następujące
etapy:
1. kasowanie zawartości bufora,
2. wczytywanie nowych danych do bufora,
3. odtwarzanie zawartości bufora — wpisanie danych do odpowiednich tabel.
Dostępny jest automat DOKUMENTY rejestrujący dokumenty księgowe
z pliku tekstowego. Po wybraniu tego automatu dane są pobierane z pliku tekstowego określonego w definicji interfejsu. Po wprowadzeniu danych do tabeli
pomocniczej, tabela ta jest prezentowana, a użytkownik decyduje, czy na pewno chce zarejestrować wprowadzone dokumenty. Po akceptacji użytkownika
następuje księgowanie.
22 Serwer proxy
W systemie Xpertis można komunikować się poprzez proxy bez autoryzacji
oraz z użyciem autoryzacji typu Basic.
Ustawienia
proxy
są
dostępne
po
wybraniu
z
menu głównego [Administracja|ustawienia proXy] w każdej aplikacji systemu
Xpertis.
22.1 Ustawienia globalne proxy
Ekran V.43
Standardowo dostępne są opcje ustawień globalnych (por. ekran V.43):
Czy korzystać z serwera proxy decyzja użytkownika
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
393
V.22. Serwer proxy
Host adres serwera
Port port serwera
Wymagana autoryzacja pole należy zaznaczyć, jeśli proxy wymaga autoryzacji. Podczas próby pobrania pliku z Internetu konieczne będzie wówczas
podanie loginu i hasła do serwera proxy. Parametry te zostaną zapamiętane na czas sesji.
Logowanie do systemu Okno logowania zawiera dwa pola:
login pole może zostać wypełnione automatycznie (w przypadku zapisania
danych dla użytkownika),
hasło w polu wyświetlane są gwiazdki, hasło jest niewidoczne podczas wpisywania.
Zakres stosowania ustawień globalnych Ustawienia globalne obowiązują
dla wszystkich użytkowników nie posiadających ustawień własnych.
Ustawienia globalne obowiązują także dla użytkowników którzy mają zapisane ustawienia indywidualne, ale z opcją Czy korzystać z serwera proxy = Tak,
wg ustawień globalnych.
22.2 Ustawienia indywidualne proxy
Ekran V.44
Opcja [Administracja|ustawienia Globalne|ustawienia dla Użytkownika] pozwala ustawić indywidualne ustawienia proxy dla bieżącego użytkownika.
Okno, w którym podaje się ustawienia indywidualne (por. ekran V.44), jest podobne do okna ustawień globalnych. W przypadku proxy z autoryzacją można
podać login, który podczas pobierania pliku będzie podpowiadany w oknie logowania do proxy.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
394
Użytkownik może również zdecydować, że chce korzystać z ustawień globalnych systemu.
Lista użytkowników z indywidualnymi ustawieniami
Po wybraniu z menu głównego [Administracja|ustawienia proXy|Lista ustawień
indywidualnych] wyświetli się lista użytkowników, którzy posiadają indywidualne ustawienia proxy (por. ekran V.45).
Ekran V.45
Akcje w oknie wertowania pozwalają na edycję ustawień użytkownika, dodawanie ustawień indywidualnych dla użytkownika, który dotąd ich nie miał,
lub też usunięcie ustawień.
Uprawnienia dla użytkownika
Okno dodawania użytkownikowi ustawień proxy posiada dodatkowo pole z
możliwością wyboru użytkownika systemu (por. ekran V.46).
Ekran V.46
22.3 Opcje dla Alertów biznesowych
W aplikacji Xpertis Alerty biznesowe dostępna jest dodatkowa opcja ustawień
proxy. Jest dostępna po wybraniu z menu głównego [Administracja|ustawienia
proXy|ustawienia dla zadań Alertowych].
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
V.23. Rejestrowanie modyfikacji danych w kartotekach
Ekran V.47
Opcja ta dotyczy pobierania plików z internetu w trakcie przetwarzania
zadań alertowych.
Zapisanie loginu i hasła Oprócz informacji konfiguracyjnych (host, port)
niezbędne jest podanie i zapisanie loginu użytkownika proxy i hasła — zadania
alertowe przetwarzane są automatycznie przez serwer aplikacji bez interakcji
z użytkownikiem. W oknie parametrów hasło dla uniknięcia błędów należy
wprowadzić dwa razy. Login i hasło przechowywane są w bazie danych, w szyfrowanej tabeli.
22.4 Wersja wielofirmowa
W przypadku systemów Xpertis w wersji wielofirmowej należy pamiętać, że
ustawienia proxy są lokalne dla firmy.
23 Rejestrowanie modyfikacji danych w kartotekach
Wszystkie zmiany danych (dołączenie, poprawienie, usunięcie) w kartotekach
programów Xpertis mogą być rejestrowane w systemie. Zapisywane są zarówno
modyfikacje wprowadzone bezpośrednio przez użytkownika (podczas edytowania danych) oraz te, które zapisują się w wyniku wykonania funkcji programu. Możliwe jest przeglądanie historii modyfikacji:
— wybranego zapisu kartoteki,
— wszystkich zapisów wybranego zbioru kartoteki,
— wprowadzonych przez wybranego użytkownika we wskazanym zbiorze
wybranej kartoteki.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
395
396
Informacja o modyfikacji danych zawiera:
—
—
—
—
—
—
—
—
identyfikator użytkownika,
datę operacji,
godzinę operacji,
znacznik czasowy operacji,
nazwę zbioru, w którym dokonano zmian,
identyfikator wykonanej operacji,
numer zapisu, na którym została wykonana operacja,
wartości modyfikowanych pól.
23.1 Włączanie i wyłączanie rejestracji dla pól kartoteki
Uprawniony użytkownik programu może włączyć lub wyłączyć rejestrowanie
modyfikacji dla wybranych bądź wszystkich pól kartoteki. Skutkuje to jednakowym działaniem we wszystkich programach Xpertis korzystających z danej
kartoteki — nie jest możliwe rejestrowanie zmian w kartotece tylko jednym
programie (ani wyłączenie rejestracji tylko w jednym programie). Zapisywanie
modyfikacji może być włączona dla wybranych (w szczególności wszystkich)
pól dowolnej kartoteki wykorzystywanej przez program.
Informacje o polach, których modyfikacje są rejestrowane, są wspólne dla
wszystkich użytkowników aplikacji (niezależnie od tego, który użytkownik dokonuje modyfikacji danych, informacja o tym fakcie zostanie zarejestrowana).
Zmiany w konfiguracji nie mają wpływu na funkcjonowanie aplikacji uruchomionych przed wprowadzeniem zmian. Te aplikacje działają zgodnie z
ustawieniami właściwymi dla momentu ich uruchomienia.
23.2 Parametry
Po wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych|Parametry pracy] pojawi się
okno, w którym można określić parametry rejestrowania zmian. Zawiera ono
listę kartotek i ich pól obsługiwanych przez wszystkie współpracujące ze sobą
programy oraz historię zmian w ustawieniach. Dla każdego z elementów listy
prezentowane są identyfikator i opis kartoteki, pola lub zdarzenia oraz data,
czas i identyfikator użytkownika właściwe dla ostatniej zmiany ustawień.
Lista ma postać drzewa. Na pierwszym poziomie drzewa widoczne są dane
kartotek uporządkowane według ich identyfikatorów. Rozwinięciem elementu pierwszego poziomu (właściwego dla kartoteki) jest lista pól występujących
w kartotece uporządkowana według ich identyfikatorów. Rozwinięciem elementu drugiego poziomu (właściwego dla pola) jest lista zmian w konfiguracji
uporządkowana według identyfikatorów zdarzeń.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Dla elementów pierwszego i drugiego poziomu w menu okna konfiguracji
dostępna jest akcja Zmień. Wywołanie akcji Zmień powoduje:
— dla elementu odpowiadającego kartotece:
– jeśli choć dla jednego pola włączono rejestrację zmian — wyłączenie rejestracji dla wszystkich pól tabeli,
– jeśli rejestracja nie została włączona dla żadnego z pól — włączenie
rejestracji dla wszystkich pól,
— dla elementu odpowiadającego polu:
– jeśli rejestracja jest włączona — wyłączenie rejestracji,
– jeśli rejestracja jest wyłączona — włączenie rejestracji.
Historia modyfikacji wybranego zbioru tabeli
Po wybraniu z menu [Administracja|Modyfikacje danych|zmiany w Tabeli] wyświetli się okno zawierające listy kartotek i ich zbiorów oraz historię zmian
wprowadzonych w wybranym zbiorze. Pozycja listy tabel zawiera identyfikator i opis tabeli. Zapisy na liście uporządkowane są według identyfikatorów.
Zmiana pozycji kursora na liście kartotek powoduje odświeżenie listy zbiorów kartotek. Zmiana pozycji kursora na liście zbiorów powoduje odświeżenie
historii zmian wprowadzonych we wskazywanym zbiorze.
Przeglądanie modyfikacji wprowadzonych przez wybranego użytkownika
Po wybraniu z menu głównego [Administracja|Modyfikacje danych|zmiany
Użytkownika] wyświetla się okno zawierające listy użytkowników, kartotek i ich
zbiorów oraz historię wprowadzonych zmian. Można w nim przeglądać modyfikacje wprowadzone przez wybranego użytkownika we wskazanym zbiorze
wybranej kartoteki.
Pozycja listy użytkowników zawiera identyfikator i opis użytkownika. Zapisy na liście uporządkowane są według identyfikatorów. Pozycja listy kartotek
zawiera identyfikator i opis kartoteki. Zapisy na liście uporządkowane są według identyfikatorów.
Zmiana pozycji kursora na liście użytkowników powoduje odświeżenie historii zmian wprowadzonych przez wskazywanego użytkownika w aktualnie
wskazywanym zbiorze kartoteki. Zmiana pozycji kursora na liście kartotek powoduje odświeżenie listy zbiorów kartotek. Zmiana pozycji kursora na liście
zbiorów powoduje odświeżenie historii zmian wprowadzonych we wskazywanym zbiorze przez aktualnie wskazywanego użytkownika.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
397
398
23.3 Przeglądanie historii modyfikacji wybranego zapisu kartoteki
W wybranych okienkach dla wskazywanego zapisu udostępniona jest funkcja
Zmiany. Po jej wywołaniu prezentowana jest lista zawierająca historię modyfikacji zapisu.
23.4 Synchronizacja danych w ramach pakietu Xpertis
Dzięki mechanizmowi zapisywania zmian we wskazanych danych rejestrowanych w Xpertis przy synchronizacji danych z systemami zewnętrznymi (np. do
obsługi urządzeń mobilnych) przesyłane są tylko zmienione elementy. Unika
się dzięki temu czasochłonnego przesyłania wszystkich danych z wybranego
zakresu.
Wprowadzono możliwość definiowania, śledzenia i zapisywania wprowadzonych zmian w danych systemu Xpertis. Przygotowano mechanizm do zdefiniowania jakich danych (tabel, pól) dotyczy zapisywanie zmian.
Wprowadzone zmiany ustawień w definicjach synchronizacji zaczynają
działać po ponownym uruchomieniu programu (dla każdego z użytkowników).
Definiowanie zmian w danych
Definiowanie zmian w danych jest dostępne po wybraniu z menu głównego
[Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] Definiowanie można rozpocząć po wybraniu dołącz nagłówek.
Nagłówek Nagłówek definicji jest unikalną nazwą grupującą poszczególne
pozycje definicji. Nazwa nagłówka powinna wskazywać dla jakiego celu zapisywane są zmiany w danych. Na przykład nagłówek MOBIL służy do oznaczenia
definicji wymiany danych z urządzeniami mobilnymi.
Pola zmieniane Następnie należy przystąpić do definiowania informacji o
zmianach w polach tabel, które będą śledzone. Dodanie pola do śledzenia
zmian wymaga wykonania poniższych czynności.
1. Określamy akronim tabeli (lista tabel systemu jest dostępna poprzez
F3 ).
2. Określamy akronim pola (akronim pola nie musi pokrywać się z akronimami pól w tabelach systemu Xpertis).
3. Określamy numer pola.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
4. Określamy formułę, która będzie wypełniać wartość pola (posługując się
językiem programowania Formula+).
5. Określamy typ danych (aby system, który będzie dane odczytywał, właściwie je rozpoznał).
6. Po zdefiniowaniu pola w okienku po lewej stronie widoczna jest lista pól
tabeli o podanym podczas definiowania akronimie. Na liście pól określamy dla których pól zmiana wartości ma powodować zapis informacji.
Aby mechanizm synchronizacji został uaktywniony, musi być włączony
znacznik aktywności przynajmniej dla jednego z pól tabeli, dla które zdefiniowano zapisy. Zapisy będą tworzone tylko dla pól (w ustawieniach do synchronizacji) które mają ustawiony znacznik aktywności.
Repliki
Dla każdej z definicji synchronizacji istnieje możliwość zdefiniowania nazw
replik danych. Repliki danych mogą zostać wykorzystane do przygotowania
więcej niż jednego kompletu danych. Przykładem wykorzystania może być definiowanie replik danych dla urządzeń mobilnych (replikę można stworzyć oddzielnie dla każdego urządzenia).
W oknie przeglądu Definicje danych do synchronizacji ([Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami]) dostępna jest funkcja
Repliki.
Do każdej rodzaju wymiany danych można przypisać dowolną ilość replik.
W aktualnej wersji systemu ma to zastosowanie dla wymiany danych MOBIL.
Jeżeli zostanie dodana przynajmniej jedna replika danych, zapisy tworzone w
synchronizacji będą dotyczyły repliki.
Po wybraniu akcji Repliki dostępne są następujące funkcjonalności:
Dołącz dodanie nowej definicji repliki (wymaga wypełnienia pola Nr (numer),
pole Nazwa repliki jest opcjonalne).
Popraw akcja umożliwia modyfikację pola Nazwa repliki (pole Nr nie jest dostępne do edycji).
Usuń usunięcie definicji repliki — wraz z usunięciem definicji usuwane są
wszystkie zapisy w tabeli synchronizacji związane z daną repliką.
Generuj automatyczna generacja definicji repliki:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
399
400
— Zakres od nr ... do nr .. — należy podać ile replikacji ma być automatycznie utworzonych w podanym zakresie numerów (pole Nazwa repliki wypełniane jest wartością Urządzenie nr <nr>),
— Wg numerów urządzeń — opcja dostępna o ile istnieją w systemie zdefiniowane aktywne urządzenia mobilne (menu [Definicje|
Słowniki dodatkowe|Czytniki kodów]), które mają nadane numery
rozbieżne z aktualnie podanymi numerami replik.
Repliki automatycznie zostaną utworzone na podstawie zdefiniowanych urządzeń mobilnych (pole Nazwa repliki dziedziczy pole
Opis/nazwa.
Zapisy opcja dostępna z poziomu tabel związanych z synchronizacją — umożliwia podgląd wygenerowanych danych do synchronizacji dla danej repliki (z podziałem na maski synchronizacji danych).
Zapis w każdej z replik otrzymuje swoje indywidualne ID.
W procedurach obsługujących mechanizm wymiany danych, znajdują się
parametry, poprzez które można odwołać się do konkretnej repliki danych.
Warunek
W oknie Definicje danych do synchronizacji ([Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami])dostępna jest funkcja Warunek.
Służy ona do ograniczenia ilości zapisywanych danych.
Po wybraniu akcji dostępne są dwa pola warunku:
— Warunek zapamiętywania zmian — warunek musi być zdefiniowany w języku Formula+. Funkcja zwraca wartości 0 — gdy warunek nie jest prawdziwy, wartość 1 — gdy warunek jest prawdziwy.
— Akronim pola numeru replikacji — akronim pola danej tabeli, wg którego
sprawdzany jest numer replikacji (w przypadku wypełnienia najczęściej
jest to numer urządzenia mobilnego).
Zdefiniowany warunek dotyczy definicji całej tabeli (tak jak ustawienia dotyczące firmowości). Może służyć np. do wykluczenia zapisów dotyczących danych archiwalnych, gdy warunek będzie badał określone maski tabel (przykład: EANP.name+2=’__’). W przypadku jego definiowania należy zadbać o
odpowiednie konteksty oraz poprawność składni. Nie zaleca się zdefiniowania
warunków innych niż maska tabeli, ponieważ może to zaburzyć historię od
dodania rekordu, poprzez jego modyfikację, aż do usunięcia rekordu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Zapisywanie informacji do synchronizacji
Po zdefiniowaniu powyższych informacji system zacznie zapisywać informacje
o zmianach wprowadzonych w zdefiniowanych tabelach. System monitoruje
wszystkie zmiany wprowadzane do tabel, niezależnie od sposobu ich wprowadzenia (zmiany wprowadzone przez użytkowników systemu, zmiany wprowadzone w wyniku działania formuł, itp.). Monitorowane są trzy rodzaje akcji:
1. dołączanie — zawsze tworzony jest zapis;
2. modyfikacja — zapis jest tworzony, jeżeli nastąpiła zmiana wartości w
jednym z pól, dla którego są śledzone zmiany;
3. usuwanie — zawsze tworzony jest zapis.
Przeglądanie zapisów
Zapamiętane zapisy są dostępne po wybraniu polecenia Zapisy. Zapamiętywane są następujące informacje:
1. symbol przeznaczenia danych,
2. rodzaj operacji (dodatnie, skasowanie, modyfikacja),
3. data operacji,
4. czas operacji,
5. użytkownik,
6. identyfikator rekordu,
7. treść — informacje o danych, jakie zostały dodane lub zmienione. Dla
danych usuwanych treść nie jest wypełniana.
Niezależnie od miejsca, z którego zostanie wywołana akcja Zapisy, zostaną
wyświetlone wszystkie zapisy dla danej tabeli.
Wymuszona synchronizacja
Pakiet Xpertis umożliwia wysyłanie danych niezależnie od zarejestrowanych
modyfikacji. Po wybraniu [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi systemami] można wybrać w oknie polecenie wYślij, które umożliwia wymuszenie wysłania danych do synchronizacji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
401
402
Dodatkowo dla tabel maskowalnych istnieje możliwość zaznaczenia poszczególnych masek tabel. Po zaznaczeniu wysłane zostaną tylko dane z zaznaczonych masek tabel. Wysłane dane będą przygotowane zgodnie z definicjami.
W funkcji Zapisy dodano możliwość usuwania zapisów (Usuń), dla pojedynczego rekordu oraz grupy rekordów. Włączono możliwość szukania, kolejności oraz filtrów użytkownika.
W funkcji importu ustawień dodano możliwość usuwania poprzednich
ustawień przed importem. W funkcji importu ustawień dodano zabezpieczenie przed możliwością dodawania ustawień które są już definiowane w systemie.
W oknie przeglądania dodano funkcje Import definicji oraz Eksport definicji,
służące do importu i eksportu ustawień synchronizacji.
24 Współpraca z programami opartymi na technologii
IBM Lotus
Współdziałanie programów pakietu Xpertis oraz systemów IBM Lotus zapewnia łatwość wprowadzania wspólnych danych.
24.1 Współpraca z systemem Kadry i płace
Zasadniczym warunkiem współpracy systemu Xpertis: Kadry i płace z programami opartymi na technologii IBM Lotus jest nadanie parametrowi 199 Kadry
i płace: współpraca z systemami opartymi na platformie Lotus Domino w obszarze
HR wartości T ([Administracja|Lista parametrów]). Nadanie parametrowi nr 199
tej wartości spowoduje zablokowanie możliwości wprowadzania tych samych
danych z poziomu programu Xpertis: Kadry i płace, co zapewni uzgodnienie
wprowadzanych danych. Edycja danych przez użytkownika programów IBM
Lotus możliwa jest po nadaniu operatorowi programu IBM Lotus odpowiednich uprawnień w systemie Xpertis: Kadry i płace.
Za pomocą programów IBM Lotus można wprowadzić wspólne dane następujących rodzajów:
— Struktura organizacyjna. Za pomocą programów IBM Lotus możliwe
jest uzupełnianie informacji dotyczącej budowy organizacyjnej przedsiębiorstwa wliczając redakcję wszystkich jednostek wchodzących w jej
skład oraz tworzenie odpowiedniego schematu drzewa przedstawiającego tę strukturę.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
V.24. Współpraca z programami opartymi na technologii IBM Lotus
— Stanowiska. Używając programów IBM Lotus można dodawać nowe stanowiska oraz przypisać im obsługę odpowiednich jednostek organizacyjnych. Możliwe jest również budowanie schematu zależności służbowej w przedsiębiorstwie.
— Nieobecności. Operator programów IBM Lotus może dodawać i usuwać
nieobecności związane z urlopami pracownika.
— Dane adresowe. Dodawanie lub zmiana adresu pracownika przez użytkownika programu IBM Lotus spowoduje automatycznie odświeżenie
danych w innych systemach pakietu Xpertis.
— Rachunki bankowe. Dodawanie lub zmiana rachunku bankowego pracownika przez użytkownika programu IBM Lotus spowoduje automatycznie odświeżenie danych w innych systemach pakietu Xpertis.
24.2 Współpraca z innymi systemami pakietu
Możliwa jest także wymiana danych systemów pakietu Xpertis oraz systemów
IBM Lotus w zakresie pewnych informacji na temat kontrahentów. Mechanizm
synchronizacji jest dwustronny tzn. kartotekę można aktualizować w ERP i
CRM, a dane poprawiane w jednym z obszarów będą widoczne w drugim.
Zwrócić należy uwagę, że zakres aktualizowanych danych nie dotyczy wszystkich informacji dotyczących kontrahenta a jest ograniczony do zbioru danych
niezbędnych do funkcjonowania obu obszarów.
Uruchomienie współpracy z systemami na platformie Lotus Notes Domino
Zasadniczym warunkiem synchronizacji z programami opartymi na technologii IBM Lotus w zakresie danych kontrahenta jest nadanie parametrowi 21
Współpraca z systemami na platformie Lotus Notes Domino - kartoteka kontrahentów wartości T ([Administracja|Lista parametrów]).
W celu zachowania zgodności działania obu obszarów, po włączeniu parametru 21, aktywowana jest kontrola unikalności NIP. Bardzo ważnym elementem przed uruchomieniem współpracy systemów jest to, żeby samodzielnie
zadbać o unikalność NIP w kartotece kontrahentów.
Operator musi również uzupełnić w menu [Definicje] zakładkę Lotus Notes
podając parametry pracy programów:
Ścieżka do widoku kontrahentów ścieżka do dokumentów na platformie Lotus Notes Domino, np. Notes://serwer/replica˙id/view˙id/.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
403
404
URL do synchronizacji kontrahentów adres serwera na platformie Lotus Notes Domino, który odpowiada za aktualizację danych między systemami
pakietu Xpertis oraz systemami platformy Lotus Notes, np. http://serwer.
domino/baza.nsf/Agent?OpenAgent.
Operator systemu musi również wysłać synchronizowane dane. W tym
celu w menu [Administracja|Modyfikacje danych|Wymiana danych z innymi
systemami], ustawiając się na wierszu LOTUS użytkownik uruchamia funkcję
[Wyślij].
25 Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe
Portal internetowy jest rodzajem serwisu informacyjnego, dla którego nośnikiem jest Internet. Cechą charakterystyczną portalu jest zgromadzenie w jednym miejscu dostępu do różnorodnych usług.
Zazwyczaj portal zawiera informacje będące przedmiotem zainteresowania szerokiego grona odbiorców.
Portal może stanowić system informatyczny wspomagający kluczowe dziedziny zarządzania działalnością organizacji stanowiący jednolite środowisko
pracy dla wszystkich jej uczestników dynamicznie adaptowane do wymagań
ról i preferencji osobistych użytkowników.
Jego rolą może być rozszerzenie zakresu automatyzacji realizowanych procesów biznesowych poza granice biura (pracownicy w terenie, partnerzy,
klienci, dostawcy) – poprzez zapewnienie możliwości bezpośredniej interakcji
z wybranymi funkcjami obsługiwanymi wewnątrz przedsiębiorstwa.
Portal korporacyjny jest systemem do uporządkowanego, powszechnego i
skutecznego zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie Xpertis CMS
Obszary biznesowe spełnia powyższe funkcje.
Zarządzanie treścią
Zasadniczym elementem, który potrzebny jest do działania rozwiązania Xpertis CMS Obszary biznesowe jest system zarządzania treścią Xpertis CMS. System zarządzania treścią (Content Management System) jest to jedna lub zestaw aplikacji pozwalających na łatwe utworzenie oraz późniejszą aktualizację
i rozbudowę serwisu WWW przez redakcyjny personel nietechniczny. Kształtowanie treści i sposobu ich prezentacji w serwisie zarządzanym poprzez CMS
odbywa się za pomocą prostych w obsłudze interfejsów użytkownika, zazwyczaj w postaci stron WWW zawierających rozbudowane formularze i moduły.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
V.25. Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe
Za pomocą systemu Xpertis CMS Obszary biznesowe użytkownik może sam zarządzać wyglądem portalu. Ekran V.48 przedstawia przykładowy widok strony
głównej portalu.
Ekran V.48
Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe składa się z następujących obszarów:
Strona główna
– Xpertis CMS
– Kontakt
– Mapa serwisu
– Informacje prawne
Obsługa klientów
– Oferta
– Zamówienie
– Obsługa zgłoszeń
– Dokumenty sprzedaży
– Rozliczenia
– Rozrachunki kontrahentów handlowca
Obsługa pracowników
– Akta
– Płace
– Karty pracownika
– Urlopy
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
405
406
– Czas pracy
– Plany urlopowe
– Zaliczki
– Zgłoszenia napraw
– Zarządzanie kompetencjami
Kompetencje
Zarządzanie zakupami
– Oceny
– Zapotrzebowania
– Dokumenty w obiegu
Controlling
– Rejestracja godzin pracy pracowników
– Rejestracja godzin pracy maszyn
– Rejestracja godzin pracy pracowników (projekty)
– Rejestracja godzin pracy maszyn (projekty)
– Harmonogramy
– Raporty
Serwis menadżerski
– Kokpit menadżerski
– Sprawozdania finansowe
– Sprawozdania finansowe wg okresów
– Analiza odchyleń od planów
Po zalogowaniu do Xpertis CMS Obszary biznesowe w górnym menu należy wybrać odpowiedni obszar.
Obszar Obsługa klientów służy do komunikacji z kluczowymi kontrahentami klasy B2B (Business to business). Za jego pomocą nasi klienci mogą przeglądać udostępnioną ofertę towarową, składać zamówienia na wybrane towary,
przeglądać wystawione dla niego faktury sprzedaży oraz obejrzeć własne rozliczenia.
W rozwiązaniu Xpertis CMS Obszary biznesowe jednym z modułów jest moduł serwisu pracowniczego. Obszar ten może być obsługiwany przez zwykłego
pracownika oraz przez jego przełożonego. W zależności od roli użytkownika
udostępnione są odpowiednie funkcjonalności programu.
Obszar Zarządzanie zakupami to moduł wspomagający proces planowania
oraz obiegu dokumentów zakupu. Wspiera rejestrowanie zapotrzebowań na
zakupy oraz opis i akceptację merytoryczną faktur.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
V.25. Rozwiązanie Xpertis CMS Obszary biznesowe
Obszar Informacja controllingowa (zakładka Controlling) przeznaczony jest
dla osób odpowiadających za zużycie zasobów (maszyn albo czasu pracy pracowników). Mogą one skorzystać z tego obszaru w celu ewidencji na rzecz poszczególnych centrów kosztowych. Ewidencja kosztów dostępna jest tylko dla
roli Ekkierownik (patrz punkt V.25.1).
Zakładka Controlling przeznaczona jest także dla uczestników procesu budżetowania. Po jej wybraniu uprawnieni użytkownicy mogą prowadzać dane
do planów budżetowych oraz oglądać sporządzone raporty.
Moduł Serwis menadżerski służy do analizy wskaźnikowej.
Analiza wskaźnikowa obejmuje badanie i ocenę grup wskaźników:
— aktywności (efektywność gospodarowania majątkiem),
— płynności,
— zyskowności (rentowności),
— zadłużenia i rynku kapitałowego.
W zależności od potrzeb podmiotu dokonującego analizy i oceny sytuacji finansowej wachlarz wskaźników może być dowolnie kształtowany. Ocena uzyskanych wskaźników jest uzależniona od specyfiki branży czy sposobu
działania przedsiębiorstwa.
25.1 Użytkownicy rozwiązania Xpertis CMS Obszary biznesowe
Xpertis CMS Obszary biznesowe spełnia wiele funkcji. Obsługiwany jest przez
wiele osób realizujących różne zadania. Nie każdy powinien posiadać te same prawa do wykonywania pewnych operacji i przeglądania wszystkich informacji. Z tych powodów należy nadawać każdemu operatorowi odpowiednie
uprawnienia.
Istniejące role to:
EKkierownik rola zarezerwowana dla osoby rejestrującej czas pracy pracowników lub czas pracy maszyn.
EMklient rola pozwalająca na sprawdzenie oferty, złożenie zamówienia, przeglądanie faktur sprzedaży.
EMzamowienia rola pozwalająca na rejestrację i przegląd zamówień wewnętrznych.
EMumowy rola pozwalająca na rejestrację umów oraz zgłoszeń.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
407
408
EMmobilny-handlowiec rola umożliwiająca dostęp do aplikacji Xpertis Mobilny Handlowiec.
FKdob operator dokumentów w obiegu.
FKzalicz operator zaliczek.
OBKontakty operator kontaktów.
OBUmowy operator umów.
FKhandlowiec rola pozwalająca na przeglądanie rozrachunków kontrahentów, obsługiwanych przez danego handlowca.
FKrozlicz rola pozwalająca operatorowi przeglądanie rozliczeń klienta.
EMrozlicz rola, którą pełni osoba rozliczająca rozrachunki u klienta, mająca
uprawnienia do oglądania korespondencji seryjnej.
IFManager rola przeznaczona dla odbiorcy serwisu menadżerskiego obsługującego kokpit menadżerski.
KAkierownik - DG rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać dane o godzinach pracy.
KAkierownik - DO rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać dane osobowe.
KAkierownik - DP rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać dane płacowe.
KAkierownik - U rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym,
który może przeglądać oraz zatwierdzać urlopy swoich podwładnych.
KApracownik rola dla użytkownika serwisu pracowniczego nie pełniącego
obowiązków kierowniczych.
PJkierownik rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym, który
jest odpowiedzialny za rejestracje godzin pracowników.
REkierownik rola przeznaczona dla osoby na stanowisku kierowniczym, który zarządza gospodarką remontową firmy.
REopiekun rola przeznaczona dla osoby, który jest opiekunem kategorii zasobów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
409
V.26. Menu użytkownika
REpracownik zwykły pracownik zgłaszający awarie zasobów.
portalAdmins rola przeznaczona dla administratora portalu internetowego.
portalEditors rola przeznaczona dla osoby, która może redagować tylko treść
strony portalowej.
portalManagers rola zarezerwowana dla osoby pełniącej funkcję techniczną,
redagującej ogólny wygląd strony internetowej.
Nadawanie uprawnień do wykonywania wybranych operacji poszczególnym użytkownikom odbywa się w każdym programie w menu [deFinicje|funkcJe internetowe|Użytkownicy] (patrz punkt V.2.6). Podczas pracy wszystkie informacje na portalu są odświeżane w zakładkach w momencie redakcji wiersza
nadrzędnego lub operacji wykonywanej w danej zakładce (dodawanie, edycja,
usuniecie).
25.2 Zmiana hasła w systemie Xpertis CMS Obszary biznesowe
Użytkownik pracujący w systemieXpertis CMS Obszary biznesowe może zmienić swoje hasło w zakładce [Strona główna|Obsługa konta].
26 Menu użytkownika
Mechanizm Menu użytkownika pozwala operatorowi systemu na dodatkową
parametryzację funkcjonalności systemu. Funkcja ta ma na celu pogrupowanie często wykonywanych przez użytkowników operacji i ulokowanie ich w
jednym miejscu w programie. Funkcja meNu użytkownika zapewnia szybki dostęp do wykonywania tych czynności w ramach nadanych uprawnień.
Definicja menu dostępna jest w module definicyjnym [deFinicje|Parametry | mEnu użytkowników]. Menu definiowane jest poprzez wprowadzenie oznaczenia kodowego oraz jego nazwy. Znacznik akceptacji w polu Aktywne umożliwi wyłączenie menu z użycia, bez potrzeby jego usuwania. Zaznaczając opcję
Dostępne pozycje wyliczeniowe oznacza, że pozycje wyliczeniowe będą wyznaczane w trakcie działania menu. Pole Schemat oznaczania odchyleń to domyślny schemat oznaczania odchyleń stosowany w menu.
Definiowanie pozycji menu dostępne jest przy pomocy funkcji POZYCJE.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
410
26.1 Pozycje menu użytkownika
Pozycje menu powinny być pogrupowane według czynności jakie można wykonywać w programie. Pozycja może też mieć charakter grupujący inne funkcje umożliwiając zebranie szeregu funkcji w odrębny temat. Podczas definio-
Ekran V.49
wania pozycji menu, operator ma możliwość wskazania, czy dana pozycja ma
być pozycją uruchomieniową, wyliczeniową czy jednocześnie uruchomieniową i wyliczeniową. Wybór zachowania pozycji odbywa się poprzez zaznaczenie odpowiednio Uruchomienie lub Wyliczenie wartości pozycji. Dzięki takiemu
działaniu możliwe jest wyłączenie funkcji wybranego komponentu w zależności od miejsca wykorzystania.
W programie możliwe jest zdefiniowanie ikonek symbolizujących określone czynności. Dla grupy tematycznej i pozycji grupującej można zdefiniować
ikonę przed rozwinięciem drzewa oraz po jego rozwinięciu. Dla pozycji wykonującej funkcję, można zdefiniować tylko jedną ikonę.
Dla pól w części okna Wskazanie na ikonę w pliku jest możliwość predefiniowania ikon pozycji, gdy komplet dodawany jest do pozycji menu, a gdy w
pozycji nie zostały jeszcze wybrane odpowiednie ikony, system zaproponuje
zdefiniowane w komplecie, po wybraniu F3 pojawia się słownik wszystkich
ikon zdefiniowanych w pliku xpertis.bmp.
Wartości pól takich jak Liczba sekund między odświeżeniami, szerokość wyniku, po przecinku, ikona przed rozwinięciem, ikona po rozwinięciu podpowiadane są na podstawie wartości odpowiadających im pól w komplecie formuł.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
411
V.26. Menu użytkownika
Ekran V.50
Przy definiowaniu pozycji niegrupującej należy określić komplet formuł.
Komplet formuł zawiera w sobie formułę warunku, wyszarzenia, przed wykonaniem, uruchomieniową oraz po wykonaniu. Formuły: warunku, wyszarzenia, przed i po wykonaniu są opcjonalne.
Formuła warunku decyduje czy pozycja pojawi się w menu. Formuła przed wykonaniem jest wywoływana przed formułą uruchomieniową. Formuła po jest
wykonywana po formule uruchamiającej funkcję. Formuły przed i po wykonaniu można użyć do zapisania parametrów, wykorzystywanych przez formułę
uruchomieniową. Formuła wyszarzenia jest opcjonalna i pozwala na wyszarzenie i zablokowanie wywołania formuły uruchomieniowej. Jeżeli ustawiono
Formułę wyszarzenia dla pozycji grupującej, wówczas dotyczy ona również pozycji zgrupowanych poniżej. Formuła opisu to osobna formuła wyznaczająca
opis (nazwę) pozycji menu.
Formuła podczas tworzenia jest osobną formułą wykonywaną podczas tworzenia menu, która wykonywana jest pod warunkiem zaznaczonej opcji pozycji menu Wykonać formułę podczas tworzenia menu?. Pole wyboru Czy formuła
wykonywana podczas tworzenia menu? umożliwia wykonanie formuły uruchomieniowej tylko raz, przy wyświetleniu menu. Redagując formuły, użytkownik
ma dostępny słownik (klawisz F3 ) ze zmiennymi udostępnionymi przez mechanizm menu, które może wykorzystać w redagowanych wywołaniach formuł.
Formuła wyliczenia wartości pozycji może być wykorzystana do wyznaczania wartości pól: wartość obliczona, wartość oczekiwana, jednostka miary, nazwa pozycji. Formuła ta wykonywana jest nie częściej niż Liczba sekund między
odświeżeniami. Podanie w polu Liczba sekund między odświeżeniami wartości
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
412
-1 oznacza, że formuła będzie wykonywana przy każdej możliwej okazji, natomiast wartość 0, że formuła zostanie wykonana tylko podczas otwierania menu. Wyniki wyświetlane są w polach Wartość obliczona i ewentualnie Wartość
oczekiwana. Minimalną szerokość wyniku definiuje pole szerokość wyniku, a
dokładność po przecinku. Oznaczenie odchyleń wyniku odbywa się w oparciu
o mechanizm oznaczania odchyleń (patrz podręcznik Xpertis Informacja finansowa). Wybór schematu oznaczenia obliczeń dostępny jest w polu Schemat
wyświetlania odchyleń. Wynikiem formuły wyliczeniowej musi być zmienna
takiego typu jak_rescalc, którą dostępna jest jako parametr formuły (klawisz
F3 ). Zmienna przed udostępnieniem do formuły jest wypełniana aktualnymi
wartościami z pozycji menu, a po wykonaniu formuły wartości pól przenoszone są do pozycji menu. Dzięki takiemu mechanizmowi możliwe jest dynamiczne zachowanie: nazwy pozycji, wartości wyliczeniowej, wartości planowanej
oraz jednostki w której podawany jest wynik.
Menu użytkownika wywoływane z okien wertowania może wyglądać inaczej dla grupowego zaznaczania wierszy. Aby określić, czy pozycja ma być
widoczna dla grupowego czy dla pojedynczego zaznaczania wierszy, czy dla
wszystkich, zaznacz odpowiednią opcję. W przypadku gdy funkcja powinna
być widoczna przy braku grupowego zaznaczenia, należy zaznaczyć pole Dla
pojedynczego rekordu, przy grupowym zaznaczeniu — pole Dla grupy rekordów. W przypadku gdy funkcja powinna być widoczna w obydwu przypadkach należy zaznaczyć Dla grupy rekordów.
26.2 Miejsca użycia menu użytkownika
Funkcja Wywołania definiuje miejsca jego użycia. Menu można wyświetlić z
menu głównego systemu lub z danego okna wertowania tabeli (jeśli ma zdefiniowane polecenie meNu użytkownika).
W polu Akronim tabeli po naciśnięciu klawisza F3 pojawia się słownik
akronimów tabel zdefiniowanych w systemie.
Ekran V.51
Formuły wyliczeniowe zdefiniowane w pozycjach menu odświeżane są nie
częściej niż wartość wpisana w pole Liczba sekund między odświeżeniami w następujących okolicznościach:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
413
V.27. Wydruk uniwersalny
— podczas ruchu kursorem w oknie menu;
— po zadanym czasie bezczynności;
— po wybraniu akcji [Odśwież].
26.3 Nadawanie uprawnień do menu użytkownika
Każdy użytkownik w systemie ma określone prawa do przeglądania danych
przyznane przez administratora systemu.
Funkcja użyTkownicy ([deFinicje|Parametry|mEnu użytkowników]) wyświetla wszystkich użytkowników przypisanych do zdefiniowanego menu
użytkownika.
W systemie możliwe jest blokowanie dostępu dla określonych użytkowników do wybranych pozycji menu użytkownika. W menu [deFinicje|Parametry | mEnu użytkownika|POZYCJE], w oknie Pozycje wybierając wiersz z pozycją
menu, a następnie w oknie Użytkownicy określonego użytkownika oraz uruchomiając funkcję [Blokada], możliwe jest zablokowanie dla tego użytkownika
dostępu do wybranej pozycji menu. Aby usunąć utworzoną blokadę należy w
oknie Pozycje wybierając wiersz z pozycją menu, a następnie w oknie Użytkownicy określonego użytkownika, przejść do okna Blokady - Pozycje niedostępne
dla użytkowników oraz użyć polecenie [Usuń].
27 Wydruk uniwersalny
Dzięki wydrukom uniwersalnym można zestawiać informacje zgromadzone
w bazach danych programu, nawet jeżeli w standardowej wersji danej aplikacji
nie przygotowano takiego zestawienia.
Wszystkie informacje wprowadzane do programu są zapisywane w tabelach. Każda tabela ma swój akronim — skrót umożliwiający jej identyfikację.
Zestawienie istotnych akronimów zamieszczono w podręcznikach do poszczególnych programów.
27.1 Tworzenie wydruku uniwersalnego
Tworzenie wydruku uniwersalnego polega na wskazaniu tabeli, a potem pól
z tej tabeli, które mają być uwzględnione w zestawieniu. Użytkownik może
określić sposób sortowania rekordów z tabeli, a także uwzględnić w zestawieniu tylko pola spełniające określone warunki (czyli nałożyć ograniczenia na
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
414
poszczególne pola). Przygotowane zestawienie można wydrukować bądź zapisać w pliku tekstowym.
Wybór tabeli Po wybraniu z menu [Administracja|Wydruk uniwersalny] pojawia się okno z listą tabel dostępnych w danym systemie. Należy z niej wybrać
tabelę, dla której ma być wykonany wydruk. Zamiast wskazywać tabelę, można
wczytać zapisane wcześniej ustawienia wydruku — polecenie Wczytaj.
Wybór pól Po wybraniu tabeli pojawia się okienko, w którym można wskazać pola tabeli widoczne na wydruku. Dla każdego pola można zmienić domyślny tytuł i szerokość, a dla liczb rzeczywistych — precyzję. Kolejność
w oknie odpowiada kolejności na wydruku. Każde z pól można przemieścić
używając poleceń W górę i W dół.
Oprócz pól, które nie są związane z żadną tabelą, w programach są też pola
złączeniowe, czyli takie, które zawiera wartości pochodzące z istniejącej tabeli bądź słownika. Jeżeli chcesz wykorzystać na wydruku uniwersalnym pole
złączeniowe, pojawi się okno z tabelą powiązaną, z której należy wybrać odpowiednie pole (w tytule okna znajduje się akronim bieżącej tabeli). Jeżeli zostanie wybrane pole złączeniowe (będzie ono wyróżnione kolorem), należy jeszcze wskazać pole z nim połączone poprzez wybranie polecenia Złączenie. Jeżeli
wybrane pole będzie również typu złączeniowego, to należy wskazać kolejne
pole w złączeniu.
Dla pól numerycznych można określić — po wybraniu z menu polecenia
Sumuj — czy pole ma być podsumowane na wydruku. Pod sumowaną kolumną na każdej stronie będzie podsumowanie strony, zaś na końcu suma całości.
Określenie warunków Dla każdego wydruku można dodać warunki, po
spełnieniu których rekord zostanie umieszczony na wydruku. Po wybraniu
[Funkcje|Warunki] pojawi się okienko, w którym można będzie określić wartości dla pól. Przy dołączaniu pola do warunku trzeba będzie podać przynajmniej
jedną wartość (pozostałe pola mogą pozostać puste):
Wartość wartość pola musi być równa podanej,
Od
wartość pola musi być większa lub równa podanej,
Do
wartość pola musi być mniejsza lub równa podanej.
Można podawać ograniczenia dla wielu pól. Rekord znajdzie się na wydruku, jeżeli pole spełni warunek przynajmniej jednej grupy. Aby utworzyć nową
grupę, należy z menu wybrać pozycję Nowa sekcja. W oknie pojawi się wtedy
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
415
V.28. Zapytania SQL
separator grup rekordów (z wyróżnionym atrybutem oraz wartością OR jako
akronim pola). Warunki dodawane poniżej separatora będą już w nowej grupie.
Wydruk sprawozdania Po określeniu tabel, pól i warunków można przystąpić do sporządzenia sprawozdania. Po wybraniu w oknie z polami [Funkcje|
Drukuj] pojawi się panel wydruku, w którym można wybrać np. domyślny rozmiar czcionki używanej w sprawozdaniu. Następnie można określić kolejność,
w jakiej mają się pojawiać rekordy na wydruku. Na koniec należy podać tytuł
okna, określić czy tytuły kolumn i linie oddzielające podsumowania mają być
drukowane na jasnoszarym tle (pole Kolor) oraz czy w sygnaturze wydruku ma
się pojawić zdefiniowany warunek ograniczający.
Przygotowane zestawienie można również zapisać w formacie HTML
bądź XML. W oknie wyboru tabel, w menu Funkcje znajdziesz polecenia Drukuj do Html i Drukuj do Xml.
Zapisanie definicji sprawozdania Przy określaniu parametrów wydruku zawsze można zapisać do pliku aktualny stan. Po wybraniu [Funkcje|Zapisz] (lub
przy opuszczaniu sprawozdania, jeżeli coś w nim zmieniono) pojawi się okno,
w którym należy wpisać nazwę pliku (bez polskich znaków) oraz tytuł sprawozdania. Tytuł będzie wartością domyślną przy tworzeniu wydruku. Lista
zdefiniowanych sprawozdań jest dostępna w oknie wyboru tabel po wybraniu
polecenia Wczytaj.
28 Zapytania SQL
Język SQL (Structured Query Language) jest najbardziej znanym językiem zapytań, zaimplementowanym w praktycznie wszystkich istniejących na rynku
systemach relacyjnych baz danych. SQL jest używany jako samodzielny język
służący do interakcyjnych zapytań, tworzenia i aktualizacji relacyjnej bazy danych.
Jeżeli zapytanie zostanie zapisane przez administratora programu, można
je będzie wykonać również podczas kolejnej pracy z programem. Dzięki temu
zapytania zdefiniowane w SQL stają się dostępne także dla użytkowników nie
znających składni tego języka.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
416
28.1 Selekcjonowanie rekordów odpowiadających zdefiniowanym
warunkom
1. Wybierz [Administracja|Wyrażenie SQL]. W oknie wpisz treść zapytania
i zatwierdź (klawisz Enter ). Przykładowe zapytanie:
select * from KH where KH.NAZ like ’A\%’ order by KH.NIP
ma wyszukać wśród kontrahentów tych, których nazwy zaczynają się na
literę A i uporządkować wyniki według NIP.
2. Jako wynik formuły pojawią się rekordy spełniające podane warunki w
formie okna lub wydruku.
3. Aby wydrukować wybrane rekordy, należy wcisnąć Esc i w oknie V.52
wybrać przycisk Okno/Wydruk. Działa on jak przełącznik. O tym, czy rezultat zapytania pojawi się w formie tabeli w oknie, czy na wydruku, informuje napis w nagłówku okna V.52.
Ekran V.52
28.2 Zapamiętywanie zapytań SQL
Zapytanie SQL można zapisać i wywołać podczas kolejnej sesji z programem.
Aby zapisać zapytanie SQL, należy:
1. Utworzyć plik z zapytaniem SQL i umieścić go w katalogu plików *.sql,
wskazanym w pliku *.pth. Utworzony plik powinien zawierać poprawnie
zapisane zapytanie SQL.
2. Wybrać [Administracja|Definicje zapytań SQL] i dołączyć nagłówek zapytania dla utworzonego wcześniej pliku, czyli podać obszar funkcjonalny,
z którym jest związane zapytanie, nazwę zapytania i nazwę pliku, w którym zostało zapisane zapytanie (bez kropki i rozszerzenia).
Dodatkowo istnieje możliwość zdefiniowania formuł, wykonywanych
przed wykonaniem zapytania, po zapytaniu przed wyświetleniem wyniku oraz na Rekord przed.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
417
V.28. Zapytania SQL
Przykładowo, można dla zapytania utworzyć rekord w tabeli, zawierający podsumowanie dla kolumn, wskazanych w definicji zapytania.
Powyższe zadanie zrealizuje funkcja exec(’sqlr_sum’,’skid_sql’), wywołana jako Formuła po. Dodatkowo, w celu wyróżnienia rekordu podsumowania można zastosować formułę na Rekord przed w postaci
exec(’rb_sqlrs’,’skid_sql’).
Ekran V.53
3. Jeżeli zapytanie wymagać będzie podania parametrów, w oknie definicji zapytań należy wybrać polecenie Parametry. Można zdefiniować do
10 występujących kolejno parametrów (por. ekran V.55), podając:
— Nazwę parametru,
— Rodzaj parametru:
–
–
–
–
–
S — string,
I — liczba całkowita,
R — liczba rzeczywista,
D — data,
F — formuła.
Ekran V.54
Uzależniono szerokość kolumny Lp. od ilości rekordów w wyniku zapytania, tak by kolumna nie była szersza niż potrzeba. Nie należy tworzyć
indeksów zawierających pole Lp. w związku z możliwością wyboru sposobu sortowania i zmiany kolejności rekordów (akcja Kolejność w okienku przeglądania wyniku zapytania).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
418
4. Długość parametru — pola w okienku redagowania parametrów, określa
długość pola w okienku redagowania parametrów dla parametrów typu
S lub precyzję (liczbę miejsc dziesiętnych) dla parametrów typu R.
Ekran V.55
5. Dla pewnych kolumn liczbowych można podać inną niż standardowa
liczbę miejsc dziesiętnych (standardowo dwa miejsca po przecinku).
Aby zdefiniować dokładność dla liczb, należy w oknie definicji zapytań SQL wybrać polecenie Wartości, wprowadzić numer kolumny i wymaganą dokładność (np. dla kolumny zawierającej kurs waluty — dokładność 4). W polu Szerokość kolumny można podać szerokość kolumny, jaka ma być zastosowana dla danej kolumny w tabeli i na wydruku.
Podanie wartości równej 0 (zero) oznacza, że pole szerokość pola zostanie ustalona automatycznie.
W polu Sumować można wskazać, czy kolumna ma być sumowana na
wydruku (znak T, jeżeli tak).
Podając parametry zapytania nie należy pozostawiać pustych pól parametrów, gdyż spowoduje to wyszukiwanie rekordów z niewypełnionym polem
w bazie danych (a więc najprawdopodobniej nie zostaną znalezione żadne rekordy). Jeśli zapytanie skonstruowano tak, że można podać część poszukiwanej nazwy (np. maskę konta), a nie dokładną wartość, wówczas należy pamiętać, aby zbudować poszukiwany wzorzec zgodnie ze składnią SQL:
— znakowi _ (podkreślenie) może odpowiadać jeden dowolny znak;
— znakowi % (procent) może odpowiadać dowolny ciąg znaków.
System poprawnie zinterpretuje również maskę zapisaną przy użyciu tradycyjnej notacji, gdzie ? reprezentuje pojedynczy znak, a * dowolną liczbę znaków.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
419
V.28. Zapytania SQL
28.3 Grupowanie wyników zapytań SQL
Grupowanie wyników zapytań SQL z częściowymi podsumowaniami pozwala
na samodzielne definiowanie sposobu wyświetlania danych.
28.4 Definiowanie zapytania z grupowaniem poziomów
Aby po zastosowaniu zapytania SQL został wyświetlony wynik w wersji z grupowaniem danych należy w opcji [Administracja|definicje zapytań SQL] w parametrach zapytania nadać polu Analiza drill-down? wartość T, (ekran nr V.53).
Wszystkie zestawy dla danego zapytania SQL zapisane są w pliku [nazwa
pliku z zapytaniem].sqg.
Jeden ze zdefiniowanych sposobów grupowania danych, utworzonych
podczas analizowania wyników zapytania, można uczynić domyślnym dla zapytania. W tym celu w oknie z parametrami zapytania SQL należy wypełnić
pole Domyślne Grupowanie (wybór z listy wyświetlonej klawiszem F3 ). Wówczas po uruchomieniu zapytania parametry z podanego pliku zostaną wczytane automatycznie.
W definicji zapytania z analizą drill-down nie może występować ’formuła po’: exec(’sqlr_sum’,’skid_sql’), gdyż dodaje ona do wyniku zapytania SQL
wiersz z podsumowaniem. Zapytanie z drill-down ma własne podsumowanie
i tej sytuacji dojdzie do podwojenia sum.
Dla zapytań z nazwami pól przekazywanych dynamicznie przez parametry (np.: "select 0 as LP, T.KOD as KTM, KPOZK1.WART as
":˙g", KPOZK2.WART as ":˙h" from KKTL") nie ma możliwości
zapisania i wczytania zestawów parametrów grupowania.
Definiowanie parametrów grupowania możliwe jest także już w momencie
tworzenia zapytania SQL. W polu Domyślne Grupowanie klawisz F3 wywołuje listę już zdefiniowanych zestawów parametrów z opcją tworzenia nowych
i modyfikacji istniejących. Ważne, by w momencie definiowania parametrów
grupowania istniało już zapytanie SQL. W przeciwnym wypadku nie będzie
możliwe ustalenie struktury pól wyniku zapytania.
28.5 Wykonanie zapytania
Po wykonaniu zapytania z opcją drążenia danych, wyświetlone zostanie okno
definiowania parametrów grupowania (kolumn i poziomów grupowania).
Będzie ono wypełnione, jeśli wcześniej podano nazwę domyślnego zestawu parametrów. Kryteriami grupowania mogą być wszystkie pola typu STRING
z tabeli będącej wynikiem zapytania SQL. Jeśli chcemy grupować po polu typu
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
420
DATA, TIME, INTEGER trzeba w zapytaniu SQL dokonać konwersji na typ tekstowy, poprzez instrukcje to_string lub CAST(pole AS STRING_TYPE)). Pola
typu REAL domyślnie traktowane są jako kolumny do sumowania (pola tego typu wyróżnione są kolorem). Możliwe jest także sumowanie pól typu INTEGER,
po konwersji (CAST(pole as REAL_TYPE) i ustaleniu podczas definiowania
parametrów grupowania dokładności dla tego pola równej 0 (zero).
Funkcje w oknie definiowania parametrów grupowania Polecenie Dołącz
dodaje nowy poziom grupowania lub kolumnę do podsumowań. Funkcja Usuń
usuwa bieżący parametr grupowania.
Polecenia w Lewo/górę, w Prawo/dół pozwalają przestawiać kolejność poziomów i kolumn. Dla poziomów grupowana wartość poziomu i kolumny powinna być zgodna, chyba że definiowany jest układ z kilkoma kolumnami na
tym samym poziomie.
Uruchomienie akcji doKładność zmienia precyzję wyświetlania wyniku dla
kolumn z sumą.
Wybranie funkcji zapiSz jako obsługuje zapisywanie bieżącej konfiguracji
(zestawu parametrów) w pliku (*.sqg — przechowywane w katalogu work∖sql
danej aplikacji, plik sqg przechowuje wszystkie zastawy parametrów dla zapytania sql).
Funkcja Wczytaj obsługuje wczytywanie już zapisanych zestawów parametrów z pliku, natomiast funkcja Czyść — czyszczenie aktywnego widoku (usuwa wszystkie parametry z okienka definiowania parametrów).
Po zdefiniowaniu kryteriów grupowania wykonanie analizy można uruchomić poleceniem Wykonaj. W wyniku wyświetlony zostanie pierwszy poziom grupowania. Jeśli istnieją kolejne poziomy w drugiej kolumnie wyświetlonej tabeli pojawi się znak +. W takim przypadku możliwe jest przejście do
kolejnego poziomu analizy poprzez użycie polecenia POZYCJE. Na każdym poziomie możliwe jest wydrukowanie tabeli z aktualnym stanem analizy (polecenie Drukuj). Zakończenie analizy następuje po opuszczeniu okienka z definicją
parametrów grupowania.
29 Zapytania parametryzacyjne
W systemie Xpertis można szybko sprawdzić, jaką parametryzacje wykonano w
danych. Zapytania paramtryzacyjne mogą być wykorzystywane do dokumentowania prac wdrozeniowych u klienta. Zapytania są dostępne po wybraniu z
menu głównego [Definicje|zapytanIa SQL].
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
421
V.29. Zapytania parametryzacyjne
29.1 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Finanse i księgowość
Lista automatów księgowych Zapytanie wyświetla listę automatów księgowych z roku wybranego w stałych systemu. Dane prezentowane są w
dwóch kolumnach: Nazwa automatu oraz Opis automatu.
Plan kont Zapytanie wyświetla dane odnośnie planu kont z roku wybranego w
stałych systemu, w podziale na konta syntetyczne oraz analityczne. Prezentowane dane przedstawione są w formie tabeli zawierającej następujące informacje: Symbol konta, Nazwa konta, Typ konta, Walutowość konta, Typ rozrachunku, Rodzaj do kontroli kręgu kosztowego oraz dane dla
analityk takie jak: Poziom anaityki, Nazwa słownika wybrana dla danego
poziomu analityki, Długość oraz Opis słownika analitycznego.
Rejestry VAT w powiązaniu z rejestrami księgowymi Wynik
zapytania
przedstawia tabelę z rejestrami VAT w powiązaniu z rejestrami księgowymi. Dane prezentowane w tabeli przedstawiają Jednostkę księgową z
której pochodzą rejestry VAT, Symbol rejestu VAT, Nazwę rejestru VAT
oraz Symbol i Nazwę rejestru księgowego.
Rejestry z typami dokumentów i schematami dekretacji Wynikiem zapytania jest tabela przedstawiająca dane o rejestrach księgowych wraz z podpiętymi pod dany rejestr dokumentami oraz przypiętymi do tych dokumentów schematami dekretacji VAT.
Dane prezentowane w tabeli zawierają: Jednostkę, Kod rejestru, Nazwę rejestru, wskazanie na walutowość, Rodzaj dokumentu, Nazwę dokumentu
oraz Kod i Nazwę schematu dekretacji VAT, powiązanego z danym typem
dokumentu.
Schematy dekretacji Wynikiem zapytania jest tabela przedstawiająca aktualne (względem wybranego roku w stałych systemu) schematy dekretacji w podziale na systemy i dokumenty. Dane zawarte na sprawozdaniu
przedstawiają: System, Rok, Rodzaj schematu dekretacji, Dekrety po stronie Wn i Ma oraz współczynnik.
Schematy dekretacji VAT z pozycjami W wyniku zapytania operator uzyska
tabelę z nagłówkami oraz pozycjami schematów dekretacji VAT, gdzie
wyszczególnione będą: Kod oraz Opis schematu dekretacji VAT oraz poszczególne pozycje schematów (wśród nich strona, konto oraz rodzaj
kwoty).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
422
Schematy windykacyjne z trybami monitorowania W
wyniku
zapytania operator otrzyma tabelę ze schematami windykacji oraz trybami
monitorowaniwa występującymi w tych schematach (wśród nich podstawowe wiadomości na temat ilości dni zwłoki, typu trybu).
Sprawozdania finansowe W wyniku zapytania zostaną zwrócone wszystkie definiowalne sprawozdania finansowe ze wszystkich systemów oraz
wszystkich firm. Zapytanie zwraca wyłacznie takie dane jak: System,
Skrót (kod zapytania), Nazwę zapytania oraz Symbol firmy z jakiej pochodzi dane zapytanie.
29.2 Zapytania parametryzacyjne w systemie Xpertis Środki trwałe
Metody amortyzacji finansowej
Metody amortyzacji podatkowej
Typy dokumentów pozostałych
Typy dokumentów wartościowych
30 Schematy dekretacji Xpertis
Schematy dekretowania to definicje procedur, które umożliwiają tworzenie zapisów w ewidencji księgowej dla różnego rodzaju dokumentów.
Do każdego typu dokumentu można przypisać odrębny schemat. Gdy operator programu uruchomi funkcję automatycznego dekretowania, dla każdej
pozycji każdego dokumentu określonego typu, pochodzącego z aktywnego
okresu obrachunkowego zostaną utworzone odpowiadające jej pozycje dokumentu księgowego. Będą one zadekretowane zgodnie z tym, jak zdefiniowano
wzorzec dekretowania.
Przykładowy zestaw schematów dekretowania dla podstawowych typów
dokumentów dołączono do standardowej wersji programu.
Gdy wszystkie systemy pakietu Xpertis mają włączony parametr współpracy z systemem Xpertis Finanse i księgowość w zakresie dekretacji, możliwe jest
wtedy definiowanie w jednym miejscu schematów dekretacji dla całego pakietu Xpertis. Funkcje uruchamiania dekretacji inicjuje się wtedy z poziomu
rejestrowania dokumentów w systemie Xpertis Finanse i księgowość.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
423
V.30. Schematy dekretacji Xpertis
30.1 Kopiowanie schematów dekretacji i wyróżników
Podczas definiowania pozycji schematów dekretacji (np. dla systemu Xpertis
Kadry i Płace) można kopiować pozycje z wyróźnikami.
Podczas kopiowania pojedynczej pozycji z z przypisanymi wyróżnikami,
po uruchomieniu funkcji kopIa można wybrać, czy kopiowane będą pozycje z
wyróżnikami czy bez.
Jeżeli kopiujemy cały schemat dekretacji (akcja kopiA), wtedy domyślnie
kopiują się wszystkie wyróżniki przypisane do pozycji wszystkich pozycji tego
schematu.
30.2 Definiowanie schematów dla każdego systemu
Warunkiem koniecznym definiowania wspólnych schematów dla pakietu
Xpertis jest włączenie współpracy z systemem Xpertis Finanse i księgowość (parametr nr 2 na liście parametrów, [Administracja|Lista parametrów]) oraz włączenie parametru wspólnej dekretacji systemu Xpertis Finanse i księgowość z
danym systemem (parametry od nr 300 do 305 w zależności od systemu,
[ Administracja|Lista parametrów]).
W przypadku braku instalacji modułu Xpertis Finanse i księgowość i ustawienia parametru na liście parametrów parametru Współpraca z systemem Finanse i księgowość na wartość N (menu [Administracja|Lista parametrów]) istnieje możliwość dekretacji z poszczególnych modułów w przypadku gdy właściwie są ustawione parametry od 300 do 305, odpowiednio są sparametryzowane struktury księgowe ([Xpertis|struktury księgowe]) oraz schematy dekretacji dla wybranego roku ([Xpertis|struktury księgowe|schematy dEkretacji]).
W przypadku takiej konfiguracji automatyczna dekretacja jest uruchamiana
z menu [Xpertis|Dokumenty księgowe|[wybrany okres]|Rejestruj|Automatycznie ].
O definiowaniu struktur księgowych przeczytasz w podręczniku zatytułowanym Xpertis Finanse i księgowość.
W menu [deFinicje|struktury Księgowe|schematy dEkretacji] użytkownik
definiuje schematy dekretacji dla wybranego roku. Z lewej strony okna, dostępne są systemy, dla których będzie odbywać się definiowanie wspólnych
mechanizmów dekretujących.
Dla wszystkich schematów dekretacji definiowanie polega na ustawieniu
odpowiednich parametrów nagłówka (będącymi danymi potrzebnymi do wypełnia nagłówka dokumentu księgowego) oraz parametrów pozycji (będącymi
danymi potrzebnymi do wypełnienia pozycji dokumentu księgowego).
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
424
Ekran V.56
Dodatkowo dla prawidłowego działania automatycznej dekretacji potrzebne jest odpowiednie wypełnienie zmiennych (zakładka Zmienne dla formuł),
tak aby właściwie był wypełniane nagłówek oraz pozycje dokumentu księgowego. Zmienne dla formuł są zmiennymi pomocniczym aktualizowanymi w
odpowiednich etapach przygotowania danych do dokumentu księgowego.
Tworząc wzorce dekretacji użytkownik decyduje o parametrach, według
których generowane będą zapisy księgowe. Zestaw danych dotyczących pojedynczego zapisu księgowego — zawierającego informację o kwocie pozycji
oraz wskazanie odpowiedniego konta analitycznego — nazwany jest w programie dekretem.
Schematy dekretowania w zależności od dokumentów mogą się różnić.
Schematy dekretowania z jednego roku mogą być kopiowana do innych
lat. W tym celu należy wybrać w systemie [Xpertis|struktury księgowe|schematy dEkretacji] wskazać rok bilansowy i wybrać akcję Kopiuj. Kopiować można
pojedynczy schemat lub zaznaczone schematy.
30.3 Schematy dekretacji dla systemu Kasa
Z systemu Xpertis Kasa definiowane są dokumenty kasowe będące pozycjami
raportów kasowych. Dokument kasowy może być prostą operacją zmiany stanu kasy lub fakturą VAT dokumentującą zakup gotówką.
Schemat - Dokumenty VAT Schemat dekretacji dokumentu VAT wymaga
większej liczby parametrów ponieważ oprócz zapisów księgowych uzupełnia
informacje do rozliczenia VAT.
Dla schematu Dokumenty VAT należy w nagłówku wypełnić pola:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
425
Ekran V.57
Transakcja kasowa pole jest wymagane i identyfikuje schemat dekretacji z
wybraną transakcją kasową. Dodatkowo w polu występuje kontrola rodzaju transakcji kasowej. W ten sposób nie można wybrać transakcji, dla
której nie występuje możliwość wprowadzania pozycji VAT.
Rejestr księgowy pole umożliwia wybranie stałego rejestru księgowego, dla
każdej z osobna jednostki księgowej lub wpisania formuły. Wynikiem
działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rejestru księgowego.
Gdy wartość tego pola zostanie wyznaczona jako stała należy uzupełnić
okno stałych dla jednostek księgowych. W oknie tym oprócz podania
jednostki, należy przypisać rejestr księgowy oraz rodzaj dokumentu dla
tego rejestru. Jeśli nie zostanie przypisany dokument, można to zrobić w
poniższym polu Rodzaj dokumentu.
Rodzaj dokumentu w polu można wybrać stały rodzaj dokumentu lub napisać formułę określającą ten rodzaj. Stały rodzaj dokumentu to pole
powiązane z polem Rejestr księgowy. Jeśli rejestr księgowy zostanie wybrany jako stała oraz zostanie uzupełnione okno stałych dla jednostek
księgowych, wartość tego pola będzie pochodziła z okna stałych dla jednostek księgowych. Jeśli w oknie stałych dla jednostek księgowych nie
został wpisany rodzaj dokumentu można go przypisać w tym polu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
426
Można również wypełnić formułę na rodzaj dokumentu. Wynikiem
działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rodzaju dokumentu.
Rejestr VAT pole należy wypełnić, jeśli dokument księgowy jest związany
z ewidencją VAT. Pole możemy wypełnić stałym rejestrem VAT wypełnianym z słownika lub formułą na rejestr VAT. Wynikiem działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rejestru VAT. Priorytetem w polu
Rejestr VAT jest, że wartość tego pola pobierana jest z dokumentu kasowego, jedynie w sytuacji awaryjnej informacja ta pobierana jest z pola
Rejestr VAT dla schematu dekretacji.
Słownik kontrahentów użytkownik może wypełnić to pole opcjonalnie.
W polu można wskazać formułę, której wynikiem jest wybór słownika
kontrahentów. Priorytetem w polu Słownik kontrahentów jest, że wartość tego pola pobierana jest z dokumentu kasowego, jedynie w sytuacji
awaryjnej informacja ta pobierana jest z pola Słownik kontrahentów dla
schematu dekretacji.
Okres VAT wypełniamy formułą, która powinna zwrócić złączenie do konkretnego rekordu okresu VAT jaki ma być przypisany do dokumentu.
Priorytetem w polu Okres VAT jest, że wartość tego pola pobierana jest
z dokumentu kasowego, jedynie w sytuacji awaryjnej informacja ta pobierana jest z pola Okres VAT dla schematu dekretacji.
Warunek logiczny pole wpisujemy warunek logiczny w postaci formuły lub
zmiennej dla formuł.Warunek logiczny może wykorzystywać Zmienne
dla formuł, które definiuje się na drugiej zakładce podczas definiowania
schematów dekretacji dla konkretnego systemu.
Obsługa błędów parametr określający w jaki sposób system ma kontrolować
sposób generowania dokumentu. Do wyboru są opcje takie jak:
— Pełna opcja oznacza pełną kontrolę generowania dokumentu. System po zaznaczeniu tej opcji kontroluje żeby były wypełnione
wszystkie dane potrzebne do akceptacji dokumentu.
— dopuszczaj niepełny Dekret po zaznaczeniu tej opcji, system nie będzie zgłaszał błędów w wyniku wypełnienia dokumentów bez pewnych danych potrzebnych do akceptacji dokumentu oraz dopuszcza w związku z tym występowanie niepełnej dekretacji. Jeżeli zaznaczone zostanie pole dopuszczaj niepełny dekret brane pod uwa-
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
427
gę będą również dekrety w których strony Winien i Ma nie są zbilansowane.
— Brak opcja oznacza brak kontroli generowania dokumentu. System
pozwala wygenerować dokument bez wszystkich potrzebnych informacji.
Po zadekretowaniu dokumentów wyświetlana będzie tabela zawierająca
listę błędów. Lista będzie zawierała spis dokumentów, których nie udało
się zarejestrować i przyczynę dla której dany dokument nie został zadekretowany, np. brak definicji dekretu dla typu dokumentu czy nieuzupełnione ceny w pozycjach dokumentu.
Pozycje Zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, każdy schemat powinien zawierać dwa dekrety:
— dekret określający konto, które zostanie uznane w wyniku zarejestrowania transakcji (dekret po stronie Ma);
— dekret określający konto, które zostanie obciążone w wyniku zarejestrowania transakcji (dekret po stronie Winien).
Dekret Wn w pole należy wpisać konto księgowe, strona Wn. Po wybraniu
klawisza F3 w oknie można wybrać dołączone do danych demonstracyjnych dekrety lub utworzyć własne (polecenie [Dołącz] patrz rozdział
V.30.8). Jeśli użytkownik sam chce zdefiniować dekret musi wypełnić takie okno jak ekran V.62.
Dekret Ma w pole należy wpisać konto księgowe, strona Ma.
Warunek logiczny pole może zostać puste. Jeśli istnieje sytuacja, w której definiowany schemat dekretacji ma zachować się w inny sposób, należy w
tym polu wypisać warunek określający działanie schematu w takich sytuacjach.
Współczynnik definiujemy mnożnik wartości dla zdefiniowanych kont strony
Wn/Ma.
Optymalizacja po zaznaczeniu tego pola, jeśli dla jednego schematu dekretowania wystąpi kilka zapisów na jednym koncie, o tej samej walucie,
stronie i symbolu identyfikatora i takich samych wyróżnikach, powstałe
zapisy będą łączone w jeden, a ich kwoty sumowane. Jeżeli pole wyboru
Optymalizacja pozostanie niezaznaczone, każdy utworzony przez formułę zapis będzie odrębną pozycją dekretu.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
428
Ekran V.58
Schemat - Raporty kasowe bez VAT Dla schematu Raporty kasowe bez VAT
należy w nagłówku wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów (patrz ekran V.59).
Ekran V.59
Dla schematu Raporty kasowe bez VAT należy w oknie pozycji schematu
dekretacji wypełnić pola Transakcja kasowa, Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja (patrz ekran V.60).
Ekran V.60
30.4 Schematy dekretacji dla systemu Środki trwałe
Z systemu Xpertis Środki trwałe dekretowane są wartości amortyzacji finansowej i podatkowej a także dokumenty zmiany wartości środków oraz dokumenty OT.
Schemat - Amortyzacja Dla nagłówka schematu Amortyzacja finansowa lub
Amortyzacja podatkowa należy oprócz pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów wypełnić dodatkowo pole:
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
429
Data operacji w polu istnieje możliwość ustawienia stałej daty operacji liczenia amortyzacji (K – koniec miesiąca, P – początek miesiąca) lub wpisania formuły określającą datę operacji.
Dla pozycji schematu Amortyzacja finansowa lub Amortyzacja podatkowa
oprócz pól Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja należy wypełnić dodatkowo pole:
Grupa rodzajowa pole opcjonalne, w którym możemy ustawić ograniczenie
do wybranej z grup rodzajowych przez wpisanie pierwszych liter lub całości kodu grup, dla których ma zostać stworzony dekret. W przypadku
nie wypełnienia pola dana pozycja będzie przypisana dla grup rodzajowych, dla których nie wypełniono schematu dekretacji.
Schemat - Dokumenty wartościowe Dla nagłówka schematu Dokumenty
wartościowe należy oprócz pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek
logiczny, Obsługa błędów wypełnić dodatkowo pole:
Typ dokumentu pole wymagane identyfikuje schemat dla konkretnego typu
dokumentu wartościowego.
Dla schematu Dokumenty wartościowe należy w oknie pozycji schematu
dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja.
Schemat - Dokumenty OT Dla nagłówka schematu Dokumenty OT należy
wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów.
Dla schematu Dokumenty OT należy w oknie pozycji schematu dekretacji
wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja.
30.5 Schematy dekretacji dla systemu Logistyka
Z systemu Xpertis Logistyka dekretowane są wartości dokumentów magazynowych, dokumentów sprzedaży oraz zakupu.
Schemat - Dokumenty magazynowe Dla nagłówka schematu Dokumenty
magazynowe należy wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ dokumentu.
Dla schematu Dokumenty magazynowe należy w oknie pozycji schematu
dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
430
Schemat - Dokumenty sprzedaży i zakupu Dla nagłówka schematu Dokumenty sprzedaży lub Dokumenty zakupu należy wypełnić pola Rejestr księgowy,
Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ dokumentu. Dodatkowo należy uzupełnić pola:
Rejestruj wg daty Data wystawienia oraz Data operacji to daty zgodne z tym,
jak datowany jest dokument źródłowy. Wprowadzając ewentualne korekty pamiętaj, ze muszą one zawierać się w wybranym wcześniej okresie
obrachunkowym.
Data otrzymania dokumentu sprzedaży jest to data ważna dla dokumentów VAT, wskazuje na miesiąc rozliczenia VAT. Dla dokumentów magazynowych pole to nie ma znaczenia.
Sposób tworzenia pozycji VAT należy dla pola zaznaczyć jedną z opcji:
— podstawowy — bazuje na tabeli wartości VAT,
— rozszerzony — wyliczany według pozycji danego dokumentu.
Grupa podatkowa pole należy wypełnić, jeśli dokument księgowy jest związany z ewidencją VAT. Pole możemy wypełnić stałą grupą podatkową
wypełnianą z słownika lub formułą na grupę podatkową. Wynikiem
działania formuły jest napis odpowiadający nazwie grupy podatkowej.
Rejestr VAT pole należy wypełnić, jeśli dokument księgowy jest związany
z ewidencją VAT. Pole możemy wypełnić stałym rejestrem VAT wypełnianym z słownika lub formułą na rejestr VAT. Wynikiem działania formuły jest napis odpowiadający nazwie rejestru VAT.
Słownik kontrahentów użytkownik może wypełnić to pole opcjonalnie. W
polu można wskazać formułę, której wynikiem jest wybór słownika kontrahentów.
Okres VAT wypełniamy formułą, która powinna zwrócić złączenie do konkretnego rekordu okresu VAT jaki ma być przypisany do dokumentu.
Dla schematu Dokumenty sprzedaży lub Dokumenty zakupu należy w oknie
pozycji schematu dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja oraz pole:
Bez zaliczek, Z zaliczkami, Tylko zaliczka, Rozliczenie W pozycji dekretu
należy zaznaczyć opcję czy dana pozycja dotyczy zaliczki.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
431
Ekran V.61
Grupa podatkowa jeżeli pozycja VAT może mieć różne grupy podatkowe
w polu Grupa podatkowa należy zaznaczyć pole Stała lub Formuła.
Okres Vat przy definiowaniu pozycji schematu dekretacji istnieje również
możliwość podania formuły wyliczającej Okres Vat (analogicznie jak
okres wyliczany w nagłówku schematu). Podczas księgowania pozycje
VAT grupowane są kolejno wg priorytetów:
— najpierw Okres Vat z pozycji schematu,
— potem Okres Vat z nagłówka schematu.
Paragony zbiorczo, Korekty zbiorczo jednym dokumentem ksiegowym
można zadekretować zbiorczo:
paragony drukowane na jednej drukarce fiskalnej w systemie dziennym/miesięcznym
korekty zbiorcze.
Parametryzowanie schematów dekretacji wygląda podobnie jak dla dokumentów sprzedaży z systemu Logisyka, z wyjątkiem ustawiania wg jakiej daty mają sie dekretować dokumenty oraz sposób tworzenia pozycji
VAT — te dwie opcje dla paragonów zbiorczo i korekt zbiorczych są wyłączone.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
432
Rodzaj raportów (dzienne, miesięczne) zależy od ustawienia parametru
nr 307.
30.6 Schematy dekretacji dla systemu Obsługa umów i zgłoszeń
oraz Fakturowanie
Z systemu Xpertis Umowy i zgłoszenia oraz Xpertis Fakturowanie dekretowane
są wartości dokumentów sprzedaży. Definiowanie schematów dekretacji tych
dokumentów zostało opisane w punkcie V.30.5.
30.7 Schematy dekretacji systemu Kadry i płace
Z systemu Xpertis Kadry i płace dekretowane są listy płac oraz wartości wynikające z umów zleceń.
Schemat - Listy płac Dla nagłówka schematu Listy płac należy wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ
dokumentu oraz pole:
Typ listy płac pole jest opcjonalne. Pozwala ustalić schematy dekretacji dla
wskazanego typu listy płac. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać
typ listy płac, dla której będzie tworzony schemat.
Data operacji data może być ustalona na stałe jako początek lub koniec miesiąca. Data ta może być również ustalona formułą.
Dla schematu Listy płac należy w oknie pozycji schematu dekretacji wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja oraz
pole:
Rubryka pole jest polem wymagalnym. Oznacza składnik płacowy, dla którego określany będzie schemat dekretacji.
Schemat — Umowy zlecenia Dla nagłówka schematu Umowy zlecenia należy wypełnić pola Rejestr księgowy, Rodzaj dokumentu, Warunek logiczny, Obsługa błędów, Typ dokumentu, Data operacji oraz pole:
Typ umowy pole jest opcjonalne. Pozwala ustalić schematy dekretacji dla
wskazanego typu umowy. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać typ
umowy, dla której będzie tworzony schemat.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
433
Dla schematu Umowy zlecenia należy w oknie pozycji schematu dekretacji
wypełnić pola Dekret Wn/Ma, Współczynnik, Warunek logiczny, Optymalizacja
oraz Rubryka.
30.8 Dekret Wn lub Dekret Ma
Zestaw parametrów składających się na pojedynczy dekret redagowany jest
w odrębnym oknie definicji dekretu. Okno to otworzysz posługując się klawiszem lub przyciskiem wywołującym słownik po umieszczeniu kursora w polu
Dekret Wn lub Dekret Ma.
W poszczególnych polach okna definicji dekretu znajdują się nazwy formuł. Wartości otrzymane w wyniku ich wykonania umieszczane są w odpowiednich polach okna pozycji dokumentu księgowego, utworzonej automatycznie zgodnie ze schematem. Poszczególne pola okna definicji dekretu mają
następujące znaczenie:
Konto txt pole tekstowe. W polu należy wpisać symbol bądź nazwę konta syntetycznego, na którym ujęty zostanie zapis.
Identyfikator identyfikator dekretu. Dodatkowe pole informacyjne zapewniające unikalność dekretu. Dzięki temu oznaczeniu można wprowadzić
na to samo konto dwa różne dekrety. System nie pozwala wprowadzić
kilku takich samych dekretów o takim samym identyfikatorze.
Konto formuła określająca konto analityczne do zaksięgowania danego dokumentu (na przykład analityka może być ustalana na podstawie kontrahenta, dla którego wystawiono dokument sprzedaży).
Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi
demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Kwota PLN formuła określająca kwotę PLN do zaksięgowania na poszczególne konto po stronie Wn lub Ma. Na postawie tej formuły system pobiera dane do zaksięgowania z określonego miejsca. Zazwyczaj będzie to
wartość zgodna z wartością pozycji dokumentu źródłowego.Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Treść formuła określająca automatycznie wpisującą się treść lub opis w polu
Opis dokumentu w oknie pozycji dokumentu księgowego Po wybraniu
klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
434
Kwota wal. jeśli dokument jest dokumentem walutowym to należy wpisać
formułę określającą kwotę w walucie. Formuła pozwala ustalić, jaka wartość walutowa zostanie zadekretowana na odpowiednie konto po stronie Wn lub Ma. Zazwyczaj będzie to wartość zgodna z wartością pozycji
dokumentu źródłowego. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy
dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Waluta jeśli dokument jest dokumentem walutowym to należy wpisać formułę określającą walutę. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy
dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Kurs jeśli dokument jest dokumentem walutowym to należy wpisać formułę określającą kurs przeliczający kwoty w dokumentach walutowych. Po
wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Rozrachunek w przypadku, gdy dany zapis wykazywany jest w księgach rozrachunkowych, wykonanie formuły wskazanej w tym polu pozwala określić rozrachunek. Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Rodzaj rozr. w przypadku, gdy dany zapis wykazywany jest w księgach rozrachunkowych, wykonanie formuły wskazanej w tym polu pozwala określić typ rozrachunku (należność lub zobowiązanie).Po wybraniu klawisza F3 można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi
przykładowe formuły.
Data nawa formuły umożliwiająca zdefiniowanie dat dla rozrachunku. Formuła, w zależności od dokumentu, może określać na przykład termin
płatności, datę operacji, datę dokumentu. Po wybraniu klawisza F3
można wybrać z listy dostarczone z danymi demonstracyjnymi przykładowe formuły.
Każdą z formuł parametryzujących określony typ zapisu księgowego można redagować, dostosowując do indywidualnych potrzeb użytkownika programu. Zasady redagowania wyrażeń składających się na formuły są jednorodne
w całym systemie Xpertis.
Zasadom języka Formula+ poświęcono odrębny podręcznik, zatytułowany Język FORMULA+. Jest to podręcznik przeznaczony dla administratorów
systemu.
Wszystkim użytkownikom, dla których zasady konstruowania instrukcji
w języku Formula+ są całkowicie obce, zdecydowanie odradzamy ingerowanie
w istniejące definicje schematów automatycznej dekretacji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
435
Ekran V.62
30.9 Zmienne dla formuł
Dla każdego schematu dekretacji w zakładce Zmienne dla formuł możliwe jest
zdefiniowanie zmiennych wykorzystywanych w formułach dla schematów danego systemu.
W celu zdefiniowania zmiennej należy uzupełnić następujące pola:
Kod nazwa zmiennej.
Opis słowny opis zmiennej.
Formuła formuła definiująca zmienną.
Typ danej typ zmiennej, do wyboru: wartość tekstowa, data, wartość liczbowa.
Dotyczy Vat pole należy zaznaczyć w przypadku gdy zmienna jest wykorzystywana w schematach dekretacji Vat.
Sposób obliczenia sposób obliczania zmiennej. Do wyboru parametr: ogólny,
nagłówek, pozycja, dekret
Rodzaj kwoty rodzaj kwoty, do wyboru: nie dotyczy, wartość netto, wartość
podatku Vat, wartość brutto, wartość w walucie.
30.10 Wyróżniki zapisów księgowych
Wyróżniki umożliwiają dodatkowe oznaczanie zapisów księgowych (opisano
je szczegółowo w podręczniku do programu finansowo-księgowego). W programach pakietu Xpertis można definiować wyróżniki dla np poszczególnych
grup środków trwałych (system Xpertis Środki trwałe), oddzielnie dla strony
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
436
Ekran V.63
Winien i Ma, po wybraniu [Xpertis|struktury księgowe|schematy dEkretacji],
w zakładce Pozycje należy wskazać polecenie [Wyróżniki]. Wyróżniki można
uzupełniać i zmieniać podczas edytowania dokumentu księgowego [Xpertis|
Dokumenty księgowe].
Tak jak w programie Finanse i księgowość, zapis księgowy na koncie może być przypisany do sześciu słowników wyróżników. Wartość zapisu można
rozdzielić, przypisując poszczególnym częściom różne kody ze słownika wyróżników.
Wyróżniki a automaty dekretujące
Kod wyróżnika z wybranego słownika może być ustalany nie tylko jako stały
element słownika lub wynik formuły, ale również jako seria kodów wszystkich
elementów słownika.
Formuła wyznaczająca kwotę dla wyróżnika jest wykonywana dla wskazanych kodów wyróżników (przez kod stały, formułę lub wszystkie elementy
słownika). Dla schematów dekretacji istnieje możliwość określenia kwoty tworzonego dekretu przypadającej na wskazany wyróżnik. Podczas tworzenia listy
uzupełnień wyróżników (w akcji Wyróżniki) umożliwiono określenie procentu
dekretowanej kwoty (pole: % dekretowanej kwoty) dla wskazanego słownika i
kodu wyróżnika podanego w polu Stały lub ustalanego poprzez formułę wpisaną w polu Wyznaczany formułą. W definicji dekretu można podać kilka wyróżników z przypisanym podziałem procentowym. Podział procentowy kwoty
dekretu dla kilku wyróżników ma zastosowanie tylko dla wyróżników konta
ze zdefiniowanym rozdzielnikiem.
30.11 Dekretacja
Dekretacja odbywa się od strony modułu Xpertis Finanse i księgowość w menu [Dokumenty|Rejestrowanie|dEkretuj]. Jeśli nie ma modułu Xpertis Finanse i
księgowość wywołanie odbywa się w menu [Xpertis|Dokumenty księgowe|Rejestruj automatycznie]. Po wybraniu odpowiedniego polecenia wyświetla się
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
437
drzewko z dostępnymi mechanizmami automatycznej dekretacji. Menu to jest
tworzone dynamicznie i jest zależne od tego czy dane schematy dekretacji zostały wprowadzone. Po uruchomieniu wybranej automatycznej dekretacji mogą wystąpić pytania o dodatkowe parametry według których będą generowane
dokumenty.
Przykład dekretacji dokumentu OT Dekretując dokument OT należy się zastanowić, gdzie dany środek zostanie przyjęty do użytkowania, na jakie konto i w jakim rejestrze. W tym przypadku środek trwały zostanie przyjęty do
użytkowania w jednostce Centrala, w rejestrze Polecenie księgowania, rodzajem dokumentu jest Polecenie księgowania, na konto Wn 011 oraz konto Ma
260-04-PLN.
W menu [deFinicje|struktury Księgowe] użytkownik wybiera rok, dla którego definiuje schemat dekretacji. Następnie należy wybrać polecenie [schematy
dEkretacji].
Po lewej stronie okna w panelu Systemy i rodzaje użytkownik wybiera system Xpertis Środki Trwałe i Dokument OT. W oknie Schematy Xpertis Środki
Trwałe należy dołączyć nagłówek schematu dekretacji dla operacji przyjęcia
środka trwałego. Należy wybrać rejestr i dokument księgowy przypisany do tej
operacji. Można wybrać rejestr stały. W polu Rejestr księgowy w tym przypadku należy zaznaczyć parametr Stały. Obok w polu należy wybrać klawisz F3
i w oknie Stałe dla jednostek księgowych użytkownik wybiera rejestr Polecenie
księgowania oraz rodzaj dokumentu Polecenie księgowania.
Ekran V.64
Zatwierdzając dane w tym oknie klawiszem F2 , wszystkie wprowadzone
informacje znajdą się w zakładce Stałe, znajdującej się w dolnej części okna,
pod utworzonym nagłówkiem schematu dekretującego.
Po wprowadzeniu nagłówka następnym krokiem jest wprowadzenie pozycji dekretu.
W tym celu należy w zakładce Pozycje wybrać polecenie [Dołącz].
Należy wybrać w polu Dekret Wn wybrać dekret konta 011, w polu Dekret
Ma dekret konta 260-04-PLN.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
438
Ekran V.65
31 Aktualizator — automatyczne aktualizowanie
Automatyczne aktualizowanie aplikacji (zmian legislacyjnych i poprawek błędów) zwiększa efektywność programów i ogranicza opiekę powdrożeniową.
Aktualizator wspomaga aktualizację, ale nie zastępuje prac aktualizacyjnych.
W dalszym ciągu można aktualizacje i poprawki wprowadzać ręcznie.
Aktualizator jest dostępny tylko dla operatorów z grupy wdrożenia.
Aktualizację może wykonywać tylko jeden operator w tym samym czasie.
Definicja systemu (plik *.DEF) nie jest aktualizowana.
Elementy systemu MacroBASE są obsługiwane przez własny, niezależny kanał
aktualizacji (program mupdate.exe).
Rodzaje aktualizacji
P
poprawka błędu z systemu Spis,
A
aktualizacja związane ze zmianami prawa.
Podstawowe pojęcia
Format UPD zaszyfrowane archiwum zip.
Paczka aktualizacyjna plik w formacie UPD zawierający zestaw plików do
przeprowadzenia aktualizacji.
Archiwum centralne serwer firmy Macrologic udostępniający listy uaktualnień i poprawek oraz paczki aktualizacyjne.
Zarządca aktualizacji moduł dostępny w każdej aplikacji systemu Xpertis,
pozwalający na synchronizację z archiwum centralnym i przeprowadzenie procesu aktualizacji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
V.31. Aktualizator — automatyczne aktualizowanie
31.1 Sposób działania Aktualizatora
Po zatwierdzeniu poprawki błędu operator systemu Spis przygotowuje zawartość paczki aktualizacyjnej, wprowadza poprawkę na listę dostępnych aktualizacji. System Spis pakuje i szyfruje zawartość paczki oraz wgrywa ją do archiwum centralnego. Lista dostępnych aktualizacji jest odświeżana automatycznie
co 15 minut.
Operator uruchamia Zarządcę aktualizacji w systemie klienta. Dokonuje
synchronizacji listy dostępnych aktualizacji z archiwum centralnym Macrologic [ Synchronizuj]. W przypadku pojawienia się nowych aktualizacji pobiera
je z archiwum [Pobierz].
Po pobraniu Zarządca aktualizacji odszyfrowuje i rozpakowuje paczkę,
wczytuje opis i listę zadań dla aktualizacji, analizuje zadania sprawdzając
możliwość automatycznego naniesienia aktualizacji. Jeżeli aktualizację można
przeprowadzić całkowicie automatycznie, operator może uruchomić ten proces.
Gdy tylko część zadań może zostać wykonana automatycznie, operator
może uruchomić wybrane zadania z poziomu okna z listą zadań, a pozostałe wprowadzić ręcznie. Zarządca aktualizacji wspomaga konsultanta, weryfikując listę aktualizacji dla danego pliku (sprawdza, czy wcześniejsze aktualizacje
zostały naniesione) oraz analizując różnice dla plików fml.
31.2 Archiwum centralne
Archiwum centralne jest udostępnione na serwerze
spis.macrologic.pl\update
Zawiera ono:
1. listy dostępnych aktualizacji dla poszczególnych wersji,
2. paczki z aktualizacjami (pliki *.upd),
3. pliki *.sha dla paczek, umożliwiające kontrolę poprawności pobrania
paczki).
31.3 Aktualizacja off-line
W przypadku braku dostępu do archiwum centralnego, można wykonać aktualizację off-line na dwa sposoby.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
439
440
1. Ściągnięcie wcześniej pliku z listą aktualizacji i paczek aktualizacyjnych
*.upd i wskazanie ich w module Zarządcy aktualizacji. Wówczas system
potraktuje wskazaną lokalizację (np. pendrive) jak archiwum centralne.
2. Wgranie (ściągniętych wcześniej) samych paczek aktualizacyjnych bezpośrednio na serwer z systemem Xpertis do katalogu zawierającego plik
*.upd według pth (standardowo katalog update równoległy do katalogu
xpertis.
Po uruchomieniu modułu Zarządcy aktualizacji system odnajdzie nieznane
wcześniej paczki i zaproponuje ich rozpakowanie i użycie.
31.4 Kolejność zadań aktualizatora
Po rozpakowaniu paczki system uzupełnia szczegóły związane z dana aktualizacją: szczegółowy opis i listę zadań do wykonania w ramach aktualizacji. Każde z zadań posiada właściwe dla siebie parametry niezbędne do jego uruchomienia (np. nazwę pliku, nazwę formuły). Istotna jest kolejność wykonywania
zadań z listy.
Aktualizacja pliku Zadanie wymaga wcześniejszej analizy i porównania pliku
dostarczonego w paczce z plikiem obecnym w systemie klienta.
Wgranie nowego pliku Mechanizm aktualizacji skopiuje dostarczony nowy
plik do systemu Xpertis (według pth).
Bezwzględne nadpisanie istniejącego pliku Lokalny plik zostanie nadpisany wersją dostarczoną w paczce, bez porównań.
Wykonanie formuły Uruchomiona zostanie formuła (np. formuła naprawcza
lub polecenie kompilacji raportu). Formuły muszą zwracać wartość 1 w
przypadku powodzenia, 0 — w przypadku błędu.
Zadanie manualne Zadanie, które nie może być wykonane automatycznie.
Jedyny parametr tego zadania to krótki opis. Szczegółowy opis w razie
potrzeby można zamieścid w szczegółowym opisie całej paczki aktualizacyjnej lub w dostarczonej w paczce nocie emisyjnej.
Usunięcie pliku Wskazany plik zostanie usunięty.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
V.31. Aktualizator — automatyczne aktualizowanie
31.5 Zadania nie wykonywane automatycznie
W trakcie wczytywania listy zadań z paczki Zarządca aktualizacji sprawdza, czy
cała aktualizacja może zostać wykonana automatycznie. Jeśli tak to proponowana jest aktualizacja automatyczna, jeśli nie — wyświetlona zostanie lista zadań, z których część można wykonać automatycznie, część nie. W przypadku zadań, których nie można wykonać automatycznie, operator musi dokonać
ręcznej aktualizacji i zapisać ten fakt w module Zarządcy aktualizacji.
Weryfikacja dotyczy przede wszystkim zadań typu Aktualizacja pliku. W dostarczonej paczce aktualizacyjnej znajdują się dwie wersje pliku:
1. nowa z poprawionym kodem źródłowym,
2. oraz dotychczasowa (z dodanym rozszerzeniem *.old).
Mechanizm aktualizacji porównuje sumy kontrolne pliku old z plikiem
obecnym w systemie Xpertis. W przypadku stwierdzenia zgodności aktualizacja automatyczna jest możliwa (pole Auto? w oknie z listą zadań będzie zaznaczone). Niezgodność może wynikać z niestandardowych modyfikacji pliku
klienta lub pominięcia wcześniejszej aktualizacji.
Każda z paczek aktualizacyjnych posiada globalny (dla wersji Xpertis) numer paczki aktualizacyjnej. Zarządca aktualizacji buduje indeks wersji plików.
W przypadku niezgodności można stworzyć listę aktualizacji, które dotyczą
danego pliku i zweryfikować czy zostały wprowadzone do systemu klienta.
Dla plików fml, których nie można zaktualizować automatycznie (np. z
powodu niestandardowych modyfikacji) przewidziano możliwość dodatkowej
analizy różnic: program porówna sumy kontrolne formuł z pliku klienta i pliku old, następnie wyświetlona zostanie lista formuł z zaznaczonymi formułami
zmienionymi, dodanymi i usuniętymi (w stosunku do standardu). W oknie z
taką listą będzie również funkcja porównująca treść zmodyfikowanej formuły
z zaznaczonymi kolorem różnicami. Znaczenie tej funkcji (analizy różnic dla
plików fml) jest jedynie pomocnicze. Zmiany wynikające z aktualizacji należy
wówczas nanieść ręcznie i zapisać ten fakt w module Zarządca aktualizacji.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
441
442
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
Rozdział VI
Wielofirmowość w Xpertis
Rozwiązanie Xpertis dla wielu firm ma służyć grupom kapitałowym czyli jednostkom odrębnym jako podmioty prawne ale powiązanym kapitałowo. Z
punktu widzenia grupy potrzebne są informacje zarządcze i finansowe w
związku z tym niezbędny jest szkielet informacyjny dla całej grupy bazujący na
wspólnych klasyfikacjach finansowych, controllingowych i innych kartotekach
wykorzystywanych w obsłudze ewidencji grupy (np. dane osób, kontrahenci,
kartoteka towarowo-usługowa).
W rozwiązaniu dla grupy niektóre dane są dostępne dla wszystkich firm.
Wprowadzenie do nich zapisów w jednej z firm spowoduje, że zapis będzie widoczny także w innych firmach grupy bez konieczności jego ponownego wprowadzania.
Każda ze spółek ma swój zestaw danych lokalnych zawierających słowniki
własne, operacje i zdarzenia oraz dysponuje katalogiem kartotek z definicjami
wspólnymi dla grupy.
1 Wspólne definicje dla grupy firm
Rozwiązanie uwzględnia obsługę wspólnych kartotek wymienionych poniżej:
Kartoteka osób wraz ze słownikami powiązanymi tj. wykształcenie, zawody,
urzędy, adresy, dane wojskowe. Dzięki temu raz wprowadzone dane osoby mogą posłużyć do rejestrowania lokalnych danych pracowników, zleceniobiorców w różnych firmach.
Definicje wspólne związane z pracownikiem tj.
stanowiska pracownicze, opisy charakteru pracy, opis zmiany w zatrudnieniu,
definicje kartotek dodatkowych.
443
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
444
Rozdział VI. Wielofirmowość w Xpertis
Wspólne definicje i wskaźniki do rozliczeń płacowych tj. skala podatkowa
do obliczeń płacowych, współczynniki waloryzacji, kody w dokumentach ZUS.
Struktura organizacyjna obejmująca całą grupę w postaci jednej struktury
drzewiastej. Poszczególne firmy stanowią oddzielne gałęzie drzewa. Dla
potrzeb prezentacji danych - podczas pracy w wybranej firmie operator, otrzymuje widok struktury organizacyjnej ograniczony do wybranej
spółki. Konsekwencją tego rozwiązania jest wymóg istnienia unikalnych
oznaczeń komórek organizacyjnych w ramach grupy.
Słownik oznaczeń rubryk płacowych Ze względu na możliwość stosowania
indywidualnego systemu wynagradzania, w każdej z firm składniki płacowe są odrębne dla firmy. Dla potrzeb analiz płacowych w ramach grupy jest utworzony wspólny słownik oznaczeń rubryk płacowych przypisywany do lokalnych rubryk firmy. Część składników płacowych obowiązujących dla całej grupy wprowadzana jest raz, odpowiednio oznaczana a potem dystrybuowana do lokalnych danych firm.
Zawartość formuł obliczeniowych list płac Analogiczne rozwiązanie jak dla
rubryk płacowych jest wprowadzone do obsługi formuł obliczeniowych
list płac tzn. zawartość wspólnych formuł stanowi podstawę do zmiany
zawartości w lokalnych formułach firm.
Słowniki i ich typy wykorzystywane do ewidencji kadrowo-płacowej
słowniki definiowane na potrzeby ewidencji kadrowo-płacowej ich typy(np. typy wyróżnień, załączników).
Kartoteka kontrahentów wraz ze słownikami powiązanymi tj. grupy kontrahentów, obszary sprzedaży, branże, osoby kontaktowe, odbiorcy kontrahenta, miejsca dostaw, NIPY UE, rachunki bankowe, limity kredytowe. Niektóre dane kontrahenta są przeniesione do lokalnych danych firmy jak np. domyślny sposób płatności, przypisany handlowiec. Podczas
redagowania danych kontrahenta operator ma wyróżnione informacje,
które dotyczą firmy a które całej grupy.
Handlowcy wspólna kartoteka, która umożliwia analizy sprzedaży według
handlowców grupy
Kartoteka materiałów, towarów wraz ze słownikami powiązanymi tj. grupy, podgrupy materiałów, klasyfikacja PKWiU, domyślne stawki VAT dla
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
445
VI.1. Wspólne definicje dla grupy firm
towarów i kontrahentów, historia stawek VAT towarów, stawki cła, kody CV, opakowania towarów, przeliczniki miary towarów, kody kreskowe towarów, zamienniki towarów, definicje atrybutów towarów, rodzaje
usług.
Jednostki miary
Słowniki użytkownika definiowane na potrzeby ewidencji księgowej które
są wykorzystywane do analityk kont i słowników wyróżników
Definicje księgowe przyjęto następujące założenia do ewidencji księgowej na
potrzeby sprawozdawczości grupy i konsolidacji sprawozdań:
— Zakłada się, że lata i okresy obrachunkowe mogą być różne dla firm
— Każda firma ma możliwość podziału ksiąg na własne jednostki
księgowe (oddziały).
— Plan kont w każdej z firm jest definiowany na jeden z poniższych
sposobów:
1. jako przyjęty wspólny plan kont dla grupy,
2. definiowanie odrębnego planu kont.
Definicje struktur księgowych jeśli dla firmy przyjmowany jest wspólny plan
kont grupy to wspólne są również wszystkie definicje struktur księgowych dotyczące formuł automatycznej dekretacji, schematów VAT.
Definicje związane z obsługa środków trwałych kartoteka grup środków ze
stawkami, słownik grup bilansowych środków, definicje metod amortyzacji, definicje klasyfikacji dodatkowych, typy dokumentów ewidencyjnych i wartościowych, pozostałych, wzorce wydruków dokumentów,
rodzaje przychodu środków.
Rodzaje zasobów w projektach klasyfikacja zasobów typu rodzaje wykonawców, podwykonawców, maszyn.
Definicje związane z obsługą remontów rodzaje weryfikacji zgłoszeń, definicje czynności remontowych, rodzaje remontów i przeglądów.
Urzędy skarbowe, wersje deklaracji podatkowych
Banki organizacje bankowe i oddziały bankowe.
Definicje wymiany danych z bankami specyfikacje związane z przelewami,
wyciągami bankowymi, tabelami kursów.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
446
Rozdział VI. Wielofirmowość w Xpertis
Waluty, tabele kursowe
Kraje, Województwa, powiaty, miasta
Kartoteka użytkowników Xpertis .
Ustawienia użytkownika ustawienia kolorowania w okienkach, menu użytkownika, widoki kontrahentów.
Kartoteka użytkowników internetowych chociaż role i uprawienie użytkowników będą odrębne dla firm.
Obsługa aktualizatora wersji w związku ze wspólnymi definicjami dla firm
— aktualizacja wersji o poprawki czy aktualizacje prawne odbywa się
raz dla grupy.
Definicje urządzeń zewnętrznych typu czytniki kodów kreskowych.
2 Funkcjonalności dla potrzeb grupy firm
Wspólne słowniki dają możliwość prowadzenia wspólnego układu informacyjnego, który pozwala na wielowymiarowe raportowanie (analizy OLAP) w
ramach grupy np. uzyskanie obrotów sprzedaży z kontrahentem w ramach
grupy (w podziale na spółki itp.), wartość składnika płacowego w ramach grupy itd.Analizy OLAP są dostosowane w taki sposób, aby można było przeglądać dane wybranej firmy lub dane całej grupy kapitałowej.
W systemie Xpertis Informacja finansowa możliwe jest sporządzanie skonsolidowanego sprawozdania dla grupy kapitałowej. W celu uzyskania niezbędnych informacji do sporządzenia sprawozdania skonsolidowanego, wszystkie
dane finansowe są pobierane z poszczególnych spółek. System Xpertis Informacja finansowa zapewnia sporządzenie sprawozdań jednostkowych, wprowadzenie korekt dla operacji wewnątrz grupy oraz docelowo uzyskanie informacji
do sporządzenia sprawozdania skonsolidowanego. Umożliwia wprowadzenie
układu hierarchicznego jednostek wchodzących w skład grupy z uwzględnieniem powiązań kapitałowych i potrzeby kilku stopni konsolidacji.
System Xpertis Controlling zapewnia pobieranie danych z poszczególnych
spółek tak aby umożliwić sporządzanie analiz zarządczych dla całej grupy np.
ustalenie rentowości rodzajów działalności w grupie. W rozwiązaniu zakłada
się wykorzystanie wspólnych modeli controllingowych.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014
447
VI.2. Funkcjonalności dla potrzeb grupy firm
Zakłada się, że w ramach grupy będzie wykorzystywany wspólny system
CRM ze wspólną kartoteką kontrahentów i bazą dokumentów agregującą wpisy wszystkich członków grupy. Uprawnienia do dokumentów będą mogły być
uzależnione od tego, gdzie zatrudniony jest dany użytkownik.
Xpertis 360°plus
wrzesień 2014

Macrologic ERP Wyposażenie

Transkrypt

Podobne dokumenty

Firma "Alti Plus" jest spółką akcyjną, prowadzi dzialalność handlową

Plus Model 346 - Pub (1:35)

Piec konwekcyjno- parowy cheflux 5 gn 1/1 Unox Piec konwekcyjno

Polskie Wydawnictwo Muzyczne zatrudni: Specjalistę ds

Nr 14-08 ZXPlus

Godło - Senopalmach Znów wrzesień Nie zapowiedzieli, tym razem

Kuchenka turystyczna CAMPINGAZ Bleuet Micro Plus

Khasiat Vigrx Oil - Jual Obat Vigrx Plus