Pobierz - um.stargard.pl

Urząd Miejski
Wydział Kontroli
i Nadzoru Właścicielskiego
w Stargardzie Szczecińskim
Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5
w Stargardzie Szczecińskim.
Stargard Szczeciński
Daty skrajne od ...................do.........................
Urząd Miejski
w Stargardzie Szczecińskim
Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego
MK.w.3,6/0912-28/2008
- do uŜytku zewnętrznego -
Protokół
z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 5 w Stargardzie
Szczecińskim w okresie od 03 września 2008 roku do 15 września 2008 roku przez - inspektorów
Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upowaŜnienia nr
29/2008 z dnia 29 września 2008 roku wydanego przez Prezydenta Miasta Stargardu
Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli.
Zakres kontroli:
Koszty działalności za I półrocze 2008 roku.
2. Gospodarka kasowa w I kwartale 2008 roku.
1.
Dyrektorem Przedszkola Miejskiego Nr 5 w Stargardzie Szczecińskim jest Teresa Kubiak,
powołana Zarządzeniem Nr 199/2006 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia
25 maja 2006 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5
z Oddziałami Integracyjnymi w Stargardzie Szczecińskim, na okres od dnia 01 września
2006 roku do 31 sierpnia 2011 roku.
Główną księgową w Przedszkolu Miejskim nr 5 jest Teresa Kowbel, zatrudniona od 20 maja
1991 roku na ¾ etatu na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę.
W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali:
-
Teresa Kowbel – Główna księgowa.
2
Wnioski:
W wyniku kontroli stwierdzono uchybienia polegające na:
1.
Niespełnieniu wymogu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006
w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz
środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.)
w zakresie błędnej klasyfikacji wydatków w ewidencji księgowej na § 4210, § 4240, § 4270
i § 4300.
2.
Nieprzestrzeganiu Instrukcji kasowej w zakresie braku naleŜytej staranności przy
wypełnianiu źródłowych i zastępczych dowodów kasowych tj.:
- na dowodach wewnętrznych KP i KW brak podpisu osoby wystawiającej, co jest niezgodne
z § 4 pkt 5,
- przekroczeniu pogotowia kasowego, co jest niezgodne z Zarządzeniem Nr 6/2007
Dyrektora PM Nr 5 z dnia 23.08.2007 roku,
- brak chronologii zapisów w raportach kasowych (kolejność ich realizacji).
3. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń są niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów
z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków
i rozchodów oraz środków pochodzenia ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107 poz. 726
z późn. zm.). Na podstawie art. 10 ust. 1 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku
o rachunkowości j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm. aktualizacja przyjętych zasad
klasyfikacji zdarzeń spoczywa na kierowniku zakładu.
3
1.
Koszty działalności za I półrocze 2008 roku.
Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: faktury VAT, rachunki, raporty
kasowe, polecenia księgowania, urządzenia księgowe, plan przychodów i kosztów na rok
2008.
Ogółem środki przeznaczone na wydatki na I półrocze 2008 roku wyniosły 721.991,70 zł.
Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia następująca
tabela:
Plan ogółem
Plan działu 801
Plan rozdziału 80104
§ 3020 Wydatki osobowe niezliczone do
wynagrodzenia
§ 4010 Wynagrodzenia osobowe
pracowników
§ 4040 Dodatkowe wynagrodzenie
roczne
§ 4110 Składki na ubezpieczenia
społeczne
§ 4120 Składki na Fundusz Pracy
§ 4210 Zakup materiałów i wyposaŜenia
§ 4220 Zakup środków Ŝywności
§ 4240 Zakup pomocy naukowych,
dydaktycznych i ksiąŜek
§ 4260 Zakup energii
§ 4270 Zakup usług remontowych
§ 4280 Zakup usług zdrowotnych
§ 4300 Zakup usług pozostałych
§ 4350 Zakup usług dostępu do sieci
Internet
§ 4410 PodróŜe słuŜbowe
§ 4440 Odpisy na ZFŚS
1.502.273,00
1.502.273,00
1.497.273,00
Plan rozdziału 80146
§ 4300 Zakup usług pozostałych
§
4700
Szkolenia
pracowników
niebędących członkami korpusu słuŜby
cywilnej
5.000,00
3.500,00
10.000,00
893.399,00
66.400,00
148.624,00
19.800,00
30.000,00
104.000,00
6.367,00
100.000,00
30.00,00
500,00
15.000,00
1.000,00
500,00
71.683,00
1.500,00
Wydatki ogółem
Wydatki działu 801
Wydatki rozdziału 80104
§ 3020 Wydatki osobowe niezliczone do
wynagrodzenia
§ 4010 Wynagrodzenia osobowe
pracowników
§ 4040 Dodatkowe wynagrodzenie
roczne
§ 4110 Składki na ubezpieczenia
społeczne
§ 4120 Składki na Fundusz Pracy
§ 4210 Zakup materiałów i wyposaŜenia
§ 4220 Zakup środków Ŝywności
§ 4240 Zakup pomocy naukowych,
dydaktycznych i ksiąŜek
§ 4260 Zakup energii
§ 4270 Zakup usług remontowych
§ 4280 Zakup usług zdrowotnych
§ 4300 Zakup usług pozostałych
§ 4350 Zakup usług dostępu do sieci
Internet
§ 4410 PodróŜe słuŜbowe
§ 4440 Odpisy na ZFŚS
721.991,70
721.391,70
720.391,70
Wydatki rozdziału 80146
§ 4300 Zakup usług pozostałych
§
4700
Szkolenia
pracowników
niebędących członkami korpusu słuŜby
cywilnej
1.600,00
1.600,00
1.875,00
438.587,89
63.552,69
10.256,69
14.755,38
54.991,95
3.007,79
48.318,80
2.466,28
10.571,63
324,60
71.683,00
-
4
1.1.
Koszty działalności za I półrocze 2008 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie
rozdziale 80104 Przedszkola w badanym okresie na poszczególnych paragrafach
wyniosły:
60,88%
0,26%
9,95%
10,25%
1,51%
0,34% 6,71%
w ydatki osobow e
zakup materiałów i w yposaŜenia
zakup energii
odpisy na ZFŚS
1.1.1.
0,42%
7,63%
w ynagrodzenia
zakup środków Ŝyw ności
zakup usług remontow ych
2,05%
składki na ubezpieczenia i FP
zakup pomocy naukow ych
zakup usług pozostałych
§ 3020 Wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń ( plan 10.000,00 zł, wykonanie
1.875,00 zł), które obejmowały zakup świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów
BHP,.
- wyŜywienie personelu kuchni
- zakup obuwia
1.840,00 zł
35,00 zł
1.1.2.
§ 4010 Wynagrodzenia osobowe pracowników (plan – 893.399,00 zł, wykonanie –
438.587,89 zł), które obejmowały wynagrodzenia nauczycieli i obsługi.
1.1.3.
§ 4110 Składki na ubezpieczenia społeczne (plan – 148.624,00 zł, wykonanie –
63.552,69 zł), które obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na ubezpieczenia
społeczne.
1.1.4.
§ 4120 Składki na Fundusz Pracy (plan –19.800,00 zł, wykonanie – 10.256,69 zł), które
obejmowały potrącone z wynagrodzeń składki na Fundusz Pracy.
5
1.1.5.
§ 4210 Zakup materiałów i wyposaŜenia ( plan - 30.000,00 zł, wykonanie 14.755,38 zł), które obejmowały:
- zakup środków czystości na potrzeby bieŜące
(płyny, mleczka, pasty, myjki, ręczniki, ścierki,
mydło, worki na śmieci, worki do odkurzacza)
4.163,64 zł
- zakup materiałów na potrzeby konserwatora
(rozcieńczalnik, gips, taśma, walec, opaski, zamki,
węŜe do wody, śruby, farba, pędzle, filtr powietrza
do kosiarki, podkładki, listwy, wkręty, rury, zawory)
2.872,63 zł
- zakup sprzętu na wyposaŜenie (aparat fotograficzny
szafy kuchenne, kosiarka spalinowa, gaśnice)
5.718,80 zł
- zakup materiałów biurowych (druki, toner, tusz)
462,76 zł
- woda źródlana dla dzieci i rodziców
644,81 zł
- paliwo do kosiarki
132,90 zł
- papier ksero do drukarki i ksera
185,38 zł
- brystol, bloki techniczne, fartuszki dla dzieci na plastykę
559,50 zł
- dzierŜawa za minibarek
14,96 zł
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4210 – Zakup materiałów i wyposaŜenia kwotę 185,38 zł za
papier do ksera i drukarki, winno być na § 4740 – Zakup materiałów papierniczych do sprzętu
drukarskiego i urządzeń kserograficznych.
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4210 – Zakup materiałów i wyposaŜenia kwotę 559,50 zł za
brystol, bloki techniczne, fartuszki dla dzieci na plastykę, winno być na § 4240 – Zakup pomocy
naukowych, dydaktycznych i ksiąŜek.
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4210 – Zakup materiałów i wyposaŜenia kwotę 14,96 zł za
dzierŜawę za minibarek, winno być na § 4300 – Zakup usług pozostałych.
1.1.6.
§ 4220 Zakup środków Ŝywności (plan - 104.000,00 zł, wykonanie – 54.991,95 zł),
które obejmowały pełne wydatki na zakup produktów Ŝywnościowych dla osób
korzystających z przedszkola.
6
1.1.7.
§ 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŜek (plan – 6.367,00 zł,
wykonanie – 3.007,79 zł), które obejmowały:
- aktualizacja wydawnictwa Niezbędnik
Dyrektora Przedszkola
- zakup pomocy dydaktycznych (skrzynia,
wózek do zabaw, zabawki, bajki, autochodzik,
gry, układanki)
- woda źródlana dla rodziców i dzieci
- aktualizacja programu Kadry w oświacie
- opłata za transport programu
- miesięczny dostęp do Portalu kadrowego
589,02 zł
1.156,46 zł
74,42 zł
354,25 zł
20,00 zł
502,85 zł
- Monitor Prawny Dyrektora Szkoły
zł
- aktualizacja wydawnictwa DWP
- Kodeks Dziecka
67,83
83,96 zł
159,00 zł
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4240 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŜek
kwotę 74,42 zł za wodę źródlaną, kwotę 67,83 zł za Monitor Prawny Dyrektora Szkoły, kwotę
83,96 zł za aktualizację wydawnictwa DWP i kwotę 159,00 zł za Kodeks Dziecka, winno być na
§ 4210 – Zakup materiałów i wyposaŜenia.
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4240 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŜek
kwotę 20,00 zł za transport programu, kwotę 502,85 zł za miesięczny dostęp do Portalu
kadrowego, winno być na § 4300 – Zakup usług pozostałych.
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4240 – Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŜek
kwotę 354,25 zł za aktualizację programu Kadry w oświacie, winno być na § 4750 – Zakup
akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji.
1.1.8.
§ 4260 Zakup energii (plan - 100.000,00 zł, wykonanie – 48.318,80 zł), które
obejmowały:
- zakup energii elektrycznej
- zakup energii cieplnej
- zakup gazu
5.236,96 zł
41.184,60 zł
827,20 zł
7
- opłaty za wodę
1.1.9.
1.070,04 zł
§ 4270 Zakup usług remontowych (plan – 30.000,00zł, wykonanie – 2.466,28 zł), które
obejmowały:
- konserwacja dźwigu
300,00 zł
- naprawa kserokopiarki
476,98 zł
- naprawa magla
130,00 zł
- regeneracja gaśnic
555,10 zł
- naprawa ogrodzenia
180,00 zł
- naprawa odkurzacza
54,00 zł
- montaŜ kraty w oknie
561,20 zł
- przegląd szczelności instalacji gazowej
150,00 zł
- dorabianie kluczy
59,00 zł
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4270 – Zakup usług remontowych kwotę 150,00 zł za
przegląd szczelności instalacji gazowej, kwotę 59,00 zł za dorabianie kluczy, winno być na
§ 4300 – Zakup usług pozostałych.
1.1.10.
§ 4300 Zakup usług pozostałych (plan - 15.000,00, wykonanie – 10.571,63 zł), które
obejmowały:
- opłaty i prowizje bankowe
957,50 zł
- monitorowanie obiektu
636,46 zł
- przewóz gotówki
121,00 zł
- opłaty pocztowe
16,95 zł
- instalacja systemu alarmowego
- opłata abonamentu
- wywóz nieczystości
- wywóz odpadów kuchennych
2.348,62 zł
186,70 zł
1.909,04 zł
577,14 zł
8
- ścieki
2.148,65 zł
- zakup usługi podpisu elektronicznego
- zakup znaczków pocztowych
- opłata za rozmowy telefoniczne
- zakup biletów jednorazowych
437,98 zł
59,40 zł
1.082,09 zł
90,00 zł
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4300 – Zakup usług pozostałych kwotę 1.082,09 zł za
rozmowy telefoniczne, winno być na § 4370 – Opłaty z tytułu zakupu usług
telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej.
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4300 – Zakup usług pozostałych kwotę 59,40 zł za zakup
znaczków pocztowych, winno być na § 4210 – Zakup materiałów i wyposaŜenia.
Nieprawidłowo zaksięgowano na § 4300 – Zakup usług pozostałych kwotę 90,00 zł za bilety
jednorazowe, winno być na § 4410 – PodróŜe słuŜbowe krajowe.
1.1.11.
§ 4350 Zakup usług dostępu do sieci Internet (plan - 1.000,00 zł, wykonanie –
324,60 zł), które obejmowały opłaty za dostęp do Internetu.
1.1.12. § 4440 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (plan – 71.683,00 zł,
wykonanie – 71.683,00 zł), które obejmowały odpisy na ZFŚS za rok 2008.
1.2.
Koszty działalności za I półrocze 2008 roku w dziale 801 Oświata i wychowanie
rozdziale 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli w badanym okresie na
poszczególnych paragrafach wyniosły:
1.2.1.
§ 4300 Zakup usług pozostałych (plan – 3.500,00, wykonanie – 1.600,00 zł), które
obejmowały dofinansowanie studiów nauczycielom.
2. Gospodarka kasowa za I kwartał 2008 roku.
Temat ten zbadano w oparciu o raporty kasowe o numerach:
-
Raport kasowy 1/08 za okres 01-10.01.2008 roku
Raport kasowy 2/08 za okres 11-20.01.2008 roku
Raport kasowy 3/08 za okres 21-31.01.2008 roku
Raport kasowy 4/08 za okres 01-10.02.2008 roku
9
-
Raport kasowy 5/08 za okres 11-20.02.2008 roku
Raport kasowy 6/08 za okres 21-29.02.2008 roku
Raport kasowy 7/08 za okres 01-10.03.2008 roku
Raport kasowy 8/08 za okres 11-20.03.2008 roku
Raport kasowy 9/08 za okres 21-31.03.2008 roku
Gospodarka kasowa uregulowana jest w Instrukcji Kasowej z dnia 12 października.2007 roku.
Ustala jednolite zasady gospodarki kasowej. Zawarte w niej zasady i postanowienia dotyczą
kasjera i pracowników uczestniczących w kontroli i funkcjonowaniu kasy w ramach przypisanych
im imiennie zakresów czynności.
Zarządzeniem nr 6/2007 z dnia 23 sierpnia 2007 roku, dyrektor przedszkola ustaliła limit
pogotowia kasowego na kwotę 15.000,00 zł.
2.1.
Salda wskazane w raportach kasowych i ewidencji syntetycznej przedstawia poniŜsza
tabela:
Nr RK
data
1/2008
01-10.01.2008 r.
2/2008
11-20.01.2008 r.
3/2008
21-30.01.2008 r.
4/2008
01-10.02.2008 r.
5/2008
11-20.02.2008 r.
6/2008
21-29.02.2008 r.
7/2008
01-10.03.2008 r.
8/2008
11-20.03.2008 r.
9/2008
21-31.03.2008 r.
Przychody
Rozchody
Saldo
Saldo konta
101
Kwota
przekroczenia
pogotowia
kasowego
28.048,93
16.063,84
16.349,29
16.349,29
1.349,29
28.211,90
36.255,18
8.306,01
8.306,01
-
4.862,29
9.839,54
3.328,76
3.328,76
-
29.967,55
15.781,46
17.514,85
17.514,85
2.514,85
1.479,38
4.157,99
14.836,24
14.836,24
-
12.824,06
11.674,97
15.985,33
15.985,33
985,33
21.469,17
29.586,88
7.867,62
-
30.659,74
28.294,98
7.867,62
10.232,33
10.232,38
10.232,33
-
14.489,32
10.549,99
14.171,71
14.171,71
-
W wyniku analizy stwierdzono, Ŝe stany gotówki wykazane w raportach kasowych są zgodne ze
stanami gotówki wynikającymi z ewidencji syntetycznej.
W trakcie przeprowadzania kontroli dokumentów z kasy z dnia 31 marca 2008 roku RK nr 9,
ujawniono niedobór w kwocie 0,05 zł. Na polecenie Głównego księgowego niedobór został
uregulowany przez kasjera. Wyjaśnienie Głównego księgowego stanowi załącznik nr 1.
10
W raporcie kasowym nr 1, 4 i 6 nastąpiło przekroczenie pogotowia kasowego, co jest niezgodne
z Zarządzeniem Nr 6/2007 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 5 w Stargardzie Szczecińskim
z 23 sierpnia 2007 roku, w którym określono wysokość pogotowia na kwotę 15.000,00 zł.
2.2.
Prawidłowość pobrania gotówki z banku do kasy.
Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniŜsza tabela:
Nr RK
1/2008
2/2008
3/2008
4/2008
8/2008
9/2008
Data podjęcia gotówki
z banku
02.01.2008
14.01.2008
28.01.2008
01.02.2008
11.03.2008
28.03.2008
Kwota
9.000,00
14.000,00
3.000,00
11.700,00
21.700,00
13.200,00
Nr WB
0001/08
0007/08
0013/08
0015/08
0038/08
0049/08
Data przyjęcia
gotówki do kasy
02.01.2008
14.01.2008
28.01.2008
01.02.2008
11.03.2008
28.03.2008
Kwota
9.000,00
14.000,00
3.000,00
11.700,00
21.700,00
13.200,00
Podjęta z banku gotówka była wpłacana do kasy w dniu jej pobrania.
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono, co następuje:
1.
Raport kasowy słuŜy do dokumentowania operacji kasowych w kasie Przedszkola Miejskiego
nr 5. Umieszczane są w nim wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat. Do raportów
kasowych dołączono wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat w okresie za jaki są
sporządzone, raporty sporządzane są dekadowo. Raport zawiera ustalenie stanu gotówki
w kasie, podpisany jest przez kasjera i dyrektora przedszkola.
2. Do raportów kasowych dołączane są faktury VAT, rachunki, listy płac, rozliczenia i listy
płac, wnioski o udzielenie zaliczki, rozliczenia udzielonych zaliczek, kwitariusze
przychodowe, dowody kasowe KP i KW. Dowody kasowe KP i KW nie są opatrzone
podpisem osoby sporządzającej dokument.
3. Główny księgowy przeprowadza kontrole bieŜące kasy. Potwierdzeniem przeprowadzenia
kontroli jest wpis na raporcie kasowym.
4.
Dowody księgowe zwierają stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu
w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
5. Pobrane zaliczki rozliczane były w terminie.
6. Zapisy w raportach kasowych nie były dokonywane w sposób chronologiczny.
11
Na tym czynności kontrolne zakończono.
Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy z dnia 09 września 2008 roku.
Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 5 Teresa Kubiak została poinformowana o przysługującym
jej, na podstawie zarządzenia nr 586/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia
28 grudnia 2007 roku, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu – zastrzeŜeń
i dodatkowych wyjaśnień do protokołu.
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji
elektronicznej) – jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
W treści protokołu dokonano następujących poprawek:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Protokół podpisano bez zastrzeŜeń /z zastrzeŜeniami co do:
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................,
które włączono do protokołu.
Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŜki kontroli pod pozycją ................. .
Stargard Szczeciński, dnia ................................. 2008 roku.
12