Zapytanie ofertowe - ECORYS Polska Sp. z oo

ECORYS Polska Sp. z o.o.
Warszawa, 05.09.2014 r.
ul. Łucka 2/4/6
00-845 Warszawa
Zapytanie ofertowe
na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej Grantu Blokowego
Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz stworzenie i administrowanie bazą projektów
Grantu.
I. ZAMAWIAJĄCY
ECORYS Polska Sp. z o.o.
ul. Łucka 2/4/6
00-845 Warszawa
Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest realizowane przy wsparciu
Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii
Europejskiej.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ SPOSÓB I TERMIN WYKONANIA USŁUGI
1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjnopromocyjnej Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym:

Stworzenie i administrowanie portalem informacyjnym (online’ową bazą projektów Grantu
Blokowego);

Zrealizowanie i emisja radiowego spotu reklamowego;

Działania PR nakierowane na zaaranżowanie cyklu audycji radiowych związanych ze
zrealizowanymi projektami FOP i FP;

Zrealizowanie dwujęzycznej publikacji pamiątkowej składającej się z artykułów dotyczących
zrealizowanych projektów FP.
2. Informacja o Grancie Blokowym
Grant Blokowy Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej
pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 11
innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach 2004–2007.
Operatorem Grantu Blokowego jest firma ECORYS Polska sp. z o.o.
Grant Blokowy składa się z dwóch Funduszy: Funduszu dla Organizacji Pozarządowych (FOP) oraz
Funduszu Partnerskiego (FP). Celem Funduszu dla Organizacji Pozarządowych jest wsparcie rozwoju
społeczeństwa obywatelskiego w Polsce i zwiększenie aktywnego udziału obywateli w życiu
publicznym. Cel Funduszu Partnerskiego to promowanie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy
polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
1
społecznymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub
podregionu.
Łączna kwota przeznaczona na regranting w obu Funduszach to 29,8 mln franków szwajcarskich.
W latach 2011-2013 Operator Grantu Blokowego przeprowadził łącznie 8 naborów wniosków o
dofinansowanie: 6 w ramach FOP oraz 2 w ramach FP. Efektem tych naborów jest dofinansowanie
łącznie 358 projektów o różnorodnej tematyce, skierowanych do różnych grup docelowych (337
projektów FOP oraz 21 projektów FP).
Beneficjentami Grantu Blokowego są podmioty z terenu całego kraju: organizacje pozarządowe (FOP)
oraz jednostki samorządu terytorialnego i instytucje wraz z partnerami szwajcarskimi (FP).
Więcej informacji o programie można znaleźć na oficjalnej stronie www.swissgrant.pl. Informacje o
dofinansowanych projektach znajdują się w zakładkach „Nabory wniosków” każdego z Funduszy.
3. Cele działań informacyjno-promocyjnych
Nadrzędnym celem działań promocyjnych dla Grantu jest pokazywanie sposobów na osiąganie
korzyści z aktywnej postawy obywatelskiej. Rezultaty zrealizowanych projektów zostaną
wykorzystane jako przykłady - narzędzia, a kampania będzie odpowiadać na bieżące potrzeby
odbiorców. Przede wszystkim celem projektowanych dodatkowych działań promocyjnych będzie
pokazanie skuteczności nabytych kompetencji społecznych oraz wskazywanie możliwości ich
bezpośredniego wykorzystania lub powielenia.
Tak zrealizowane działania będą jednocześnie wspierać i realizować cele Grantu Blokowego.
W ten sposób projektowana kampania promocyjna zrealizuje wyznaczone cele promocji Funduszu
dla Organizacji Pozarządowych:
•
Poprawienie rozpoznawalności FOP poprzez zebranie jego rezultatów i zaprezentowanie ich
środowisku organizacji pozarządowych oraz opinii publicznej;
•
Utrwalenie rezultatów FOP;
•
Zwiększenie aktywności beneficjentów FOP;
•
Podsumowanie Programu;
oraz cele Funduszu Partnerskiego:
• promowanie, tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi a szwajcarskimi
władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi oraz tworzenie i
wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich władz lokalnych i regionalnych,
instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu
zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu;
• Zebranie i utrwalenie rezultatów Funduszu Partnerskiego i podsumowanie Programu.
4. Grupy docelowe kampanii:

Główna grupa docelowa kampanii: ogół społeczeństwa, kobiety i mężczyźni, różnorodna
grupa w wieku powyżej 20 r. ż, szczególnie z miast i miasteczek powyżej 20 tys. mieszkańców,
o wykształceniu średnim i wyższym. Mają świadomość istnienia w Polsce różnych
mechanizmów dotacyjnych oraz podstawową wiedzę dotyczącą sektora organizacji
pozarządowych, ale nie dysponują pogłębioną wiedzą na temat roli 3 sektora w budowaniu
społeczeństwa obywatelskiego, ani na temat działalności organizacji pozarządowych w ich
okolicy.
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
2

Odbiorcy informacji o realizacji kampanii: media branżowe, media o charakterze
opiniotwórczym i społecznym, przedstawiciele organizacji trzeciego sektora w Polsce.
5. Zadania do realizacji w ramach kampanii
A) Założenia wstępne: głównym celem Grantu Blokowego jest aktywizacja i budzenie w różnych grupach
docelowych poczucia odpowiedzialności obywatelskiej. To determinuje wybór narzędzi promocyjnych.
Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie planu i harmonogramu realizacji poszczególnych działań z
wykorzystaniem zintegrowanego podejścia. Realizowany Grant Blokowy jest elementem zmiany
społecznej i procesu: aktywizacji obywatelskiej – stąd konieczność prezentacji różnorodnych kontekstów
społecznych. Oznacza to także, że z punktu widzenia odbiorcy działań promocyjnych, podział grantu na
zadania realizowane przez dwie odrębne grupy podmiotów (NGOs i samorządy) jest wtórny do jego
nadrzędnego celu i jako taki nie powinien być podkreślany w promocji. Z punktu widzenia odbiorcy liczy
się przede wszystkim cel działań i sens (atrakcyjnie zaprezentowany), a w drugiej kolejności - jaki typ
organizacji wykonywał działanie. Z tego punktu widzenia wykorzystanie informacji o aktywnościach z
obu Funduszy pod względem komunikacyjnym powinno być zintegrowane w zaplanowanych
działaniach.
Dla wszystkich produktów kampanii należy zastosować jedną linię graficzną uwzględniającą wytyczne w
sprawie informacji i promocji Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.
B) Zadania do realizacji – Fundusz dla Organizacji Pozarządowych
Stworzenie i administrowanie portalem informacyjnym (online’ową bazą projektów) - Mapą
projektów obywatelskich – ma pokazać całokształt przedsięwzięcia jakim jest Grant Blokowy i
stanowić źródło cennych i konkretnych informacji dla zainteresowanych osób niezwiązanych
bezpośrednio z realizacją projektów. Mapa pokaże w jaki sposób Grant Blokowy przyczynił się do
wspierania rozwoju społeczeństwa obywatelskiego w Polsce. Będzie również cennym źródłem
informacji dla mediów.
Informacje ze zrealizowanych projektów będą mieć również walor edukacyjny dla nowego odbiorcy i
pomogą mu zrealizować projekt na podstawie dobrych praktyk innych organizacji. W ten sposób
mapa stanie się praktycznym narzędziem dla organizacji zainteresowanych działaniem na tym polu
oraz drogowskazem dla wszystkich zainteresowanych tematyką aktywizacji obywatelskiej. Projekty
zostaną zaprezentowane w podziale na regiony geograficzne, ale także skategoryzowane wedle
osiągniętych wyników i wykonanych projektów, tak aby powstała tematyczna baza dobrych praktyk
do rozwiązywanie konkretnych problemów z danych dziedzin.
Zadania Wykonawcy:
• Wykonawca stworzy dwujęzyczny (w języku polskim i angielskim) portal poświęcony
projektom (z)realizowanym w ramach FOP w formie bazy dofinansowanych projektów
(rezerwacja domeny, stworzenie linii graficznej, zaprojektowanie i wykonanie
funkcjonalności portalu).
•
Wykonawca stworzy fiszkę każdego dofinansowanego projektu i umieści ją na mapie Polski.
Fiszka projektu będzie zawierać podstawowe informacje dostarczone przez Zamawiającego
(nazwa beneficjenta, wysokość dofinansowania, obszar tematyczny, grupa docelowa,
streszczenie projektu) oraz dostarczone produkty dofinansowanych projektów (stworzone
publikacje w formacie pdf, filmiki promocyjne, galerię zdjęć projektu). Fiszki zostaną
stworzone na podstawie opisów o maksymalnej objętości do 1 000 znaków dostarczonych
przez Zamawiającego.
•
Wykonawca wykona tłumaczenie fiszek na potrzeby anglojęzycznej wersji strony.
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
3
•
Wykonawca we współpracy z Zamawiającym dokona atrakcyjnego skategoryzowania i
usystematyzowania treści dla odbiorcy jako dobrej praktyki w zakresie rozwiązywania
ciekawych zadań z danego obszaru tematycznego (np. „Liderki wiejskie” – zobacz jak robią to
inni) oraz wyposaży portal w narzędzia wyszukiwania pozwalające wyszukać projekty po ich
lokalizacji, grupie docelowej, tematyce.
•
O wybranych projektach Wykonawca zrealizuje dodatkowe materiały (w języku polskim i
angielskim), które w atrakcyjny sposób przybliżą ich problematykę, ich realizatorów oraz
odbiorców (np. reportaże, filmy promocyjne, wywiady z realizatorami czy uczestnikami
projektu). Powstanie co najmniej 40 takich materiałów, a Wykonawca będzie sukcesywnie
zamieszczał je na portalu. Portal zostanie wyposażony we wtyczki społecznościowe
umożliwiające interakcje z użytkownikami (komentowanie, dzielenie się zamieszczonymi
treściami). Do obowiązków Wykonawcy będzie należeć również moderowanie komentarzy
przed ich opublikowaniem.
•
Jednym z dodatkowych materiałów, które zrealizuje Wykonawca, będzie krótki klip
promocyjny prezentujący przedsięwzięcie jakim jest Grant Blokowy. Wykonawca stworzy
scenariusz ok. 3-minutowego klipu i zrealizuje go (wykorzystując własny materiał filmowy
i/lub animacje, infografiki oraz materiały dostarczone przez Zamawiającego – w tym zdjęcia
lub materiały filmowe zrealizowane przez Beneficjentów Grantu Blokowego, zależnie od
potrzeb scenariusza). Wykonawca przekaże Zamawiającemu spot na nośniku danych. Klip
zostanie zamieszczony na portalu oraz w serwisach takich jak youtube czy vimeo.
•
Wykonawca będzie promował portal wśród grupy docelowej kampanii poprzez
pozycjonowanie strony oraz wśród mediów branżowych.
•
Wykonawca zintegruje działania promujące portal z pozostałymi działaniami w ramach
kampanii (portal zostanie uruchomiony przed rozpoczęciem emisji spotu radiowego oraz
przed rozpoczęciem działań PR zmierzających do zaaranżowania audycji radiowych).
Zrealizowanie i emisja radiowego spotu reklamowego - Wykonawca zobowiąże się do stworzenia
scenariusza, produkcji i emisji 1 spotu reklamowego (czas trwania spotu – ok. 30 sekund)
promujących Grant Blokowy i portal Mapa projektów obywatelskich, w szczególności:





Wykonawca opracuje i wyprodukuje spoty radiowe w standardzie umożliwiającym
wielokrotną emisję na antenach rozgłośni radiowych.
Wykonawca zapewnieni profesjonalną jakość wyprodukowanych spotów radiowych.
Wykonawca zapewni kompleksowy montaż i udźwiękowienie spotów.
Wykonawca zapewni łącznie min. 320 emisji spotu reklamowego na antenach regionalnych
rozgłośni radiowych we wszystkich województwach.
Sieć regionalnych rozgłośni radiowych, w których zostaną wyemitowane spoty reklamowe,
musi spełniać następujące warunki: zrzeszać minimum 16 rozgłośni regionalnych, posiadać
co najmniej jedną rozgłośnię regionalną w każdym z województw.
Działania PR nakierowane na zaaranżowanie cyklu audycji radiowych - związanych ze
(z)realizowanymi projektami organizacji, z udziałem beneficjentów i osób organizujących te działania:
•
Wykonawca przygotuje plan komunikacji dla tego zadania.
•
Wykonawca wykona działania nakierowane na zaaranżowanie audycji w wybranych stacjach
radiowych w każdym województwie - w każdym minimalnie 1 do 2 audycji oscylujących
wokół tematyki projektów obywatelskich (w trakcie których zostaną przeprowadzone krótkie
konkursy dla słuchaczy odsyłające do Mapy projektów obywatelskich) oraz przygotuje
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
4
drobne nagrody (w formie atrakcyjnych gadżetów uwzględniających wytyczne dotyczące
informacji i promocji w ramach SPPW).
•
Wykonawca przygotuje osoby, które będą wypowiadać się na temat projektów (w zależności
od stopnia doświadczenia w kontaktach z mediami).
C) Zadania do realizacji – Fundusz Partnerski
Działania PR nakierowane na zaaranżowanie cyklu audycji radiowych - związanych ze
(z)realizowanymi projektami partnerskimi, z udziałem beneficjentów i osób organizujących te
działania:
•
Wykonawca przygotuje plan komunikacji dla tego zadania.
•
Wykonawca wykona działania nakierowane na zaaranżowanie audycji w 5 lokalizacjach
wybranych przez Zamawiającego (będą to lokalizacje zbliżone do obszarów, na których
realizowano projekty FP). Audycje na temat FP dopełnią audycje dotyczące FOP w taki
sposób, aby średnio na każde województwo przypadły łącznie dwie audycje poświęcone FOP
i/lub FP. Wykonawca wykona działania nakierowane na zaaranżowanie krótkich konkursów
dla słuchaczy odsyłających do Mapy projektów obywatelskich oraz przygotuje drobne
nagrody (w formie atrakcyjnych gadżetów uwzględniających wytyczne dotyczące informacji i
promocji w ramach SPPW).
•
Wykonawca przygotuje osoby, które będą wypowiadać się na temat projektów (w zależności
od stopnia doświadczenia w kontaktach z mediami).
Publikacja pamiątkowa - w celu zebrania i utrwalenia rezultatów FP Wykonawca stworzy i wyda
dwujęzyczną publikację pamiątkową w formie albumu podsumowującego zrealizowane projekty
Funduszu Partnerskiego. Album o objętości min. 80 stron będzie się składać z artykułów dotyczących
zrealizowanych projektów oraz artykułu przybliżającego Fundusz Partnerski i zostanie wydrukowany
w 300 egzemplarzach. Do Wykonawcy należy zaproponowanie i przygotowanie treści albumu na
podstawie materiałów i informacji dostarczonych przez Zamawiającego, opracowanie graficzne
(m.in. przy użyciu fotografii dostarczonych przez Zamawiającego oraz pozyskanych przez
Wykonawcę), wykonanie tłumaczenia na język angielski, druk oraz dystrybucja albumu. Część
materiału (fragmenty artykułów, zdjęcia, relacje uczestników) będzie sukcesywnie publikowana na
stworzonym portalu „Mapa projektów obywatelskich”, zapowiadając cały materiał. Publikacja
zostanie wydana drukiem nie później niż 31 marca 2015 roku na wysokiej jakości papierze
ekologicznym.
6. Termin wykonania usługi: Usługa będzie realizowana w terminie od 1 października 2014 r. do 15
czerwca 2015 r.
III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do
wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania
takich uprawnień oraz którzy:
1. Spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia: w okresie ostatnich trzech
lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli termin prowadzenia działalności jest
krótszy – to w tym okresie) przygotowali i zrealizowali:
a. co najmniej 2 kampanie informacyjno-promocyjne o wartości powyżej 100 000 PLN
brutto;
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
5
b. co najmniej 2 internetowe bazy danych.
Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wyżej wskazanego warunku na
podstawie danych i informacji zawartych w załączniku nr 1 do złożonej oferty.
2. Spełniają warunki dotyczące dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie
podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania
zamówienia tj. osób mających pełnić następujące funkcje w realizacji zamówienia:
a. Zarządzający projektem - posiadający minimum 3 lata doświadczenia zawodowego na
stanowiskach kierowniczych związanych z zarządzaniem projektami i działaniami z
zakresu promocji;
b. Copywriter - posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w branży usług
reklamowych na stanowisku związanym z tworzeniem konceptów i tekstów
reklamowych;
c. Media Planner/Buyer – posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego na
stanowisku związanym z planowaniem i/lub zakupem emisji w mediach;
d. DTP Operator- posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w branży
usług reklamowych na stanowisku związanym z projektowanie graficznym i obróbką
komputerową materiałów graficznych do druku;
e. Tester Aplikacji - posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego na
stanowisku związanym między innymi z testowaniem nowych aplikacji
internetowych;
f. Administrator Bazy - posiadający minimum 2 lata doświadczenia zawodowego w
administrowaniu bazami danych.
Dopuszcza się sytuację, w której zaproponowana osoba spełniająca wymagane warunki,
może pełnić więcej niż jedną funkcję w kampanii.
Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców wyżej wskazanego warunku na
podstawie danych i informacji zawartych w załącznikach nr 2 i 3 do złożonej oferty.
IV. KRYTERIA OCENY OFERTY
Przy ocenie oferty brane będą pod uwagę następujące elementy: 20% cena oferty, 40%
zaproponowana strategia komunikacyjna, 40% portal informacyjny (online’owa baza projektów).
Oferta powinna zawierać cenę brutto z podatkiem VAT. Zaproponowana cena powinna obejmować
wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
Zamówienie zostanie udzielone oferentowi, którego oferta zdobędzie największą ilość punktów.
1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i
ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach:
Lp.
Kryterium
Liczba punktów (waga)
1.
Cena
20
2
Zaproponowana strategia komunikacyjna
40
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
6
3.
Portal informacyjny (online’owa baza projektów)
40
Razem:
100
2. W ramach kryterium „Cena” Oferentowi zostaną przyznane punkty w skali od 0 do 20 pkt przy
czym do porównania cen zostanie przyjęta podana w ofertach całkowita cena brutto za wykonanie
niniejszego zamówienia. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, a
każda następna według poniższego wzoru:
cena najniższa
liczba punktów oferty ocenianej = ---------------------------------------------------------------- x 20 pkt
cena oferty ocenianej
3. Kryterium „Zaproponowana strategia komunikacyjna” zostanie ocenione w skali punktowej do 40
pkt w oparciu o następujące kryteria:
Ogólna ocena strategii – maksymalnie 6 punktów, gdzie ocenione zostaną:
•
wizja artystyczna przekazu kampanii oraz jej spójność – 0-2 pkt,
•
koncepcja kampanii – 0-2 pkt,
•
intensywność kampanii i jej rozłożenie w czasie (oceniona zostanie sekwencja następowania
po sobie zdarzeń w ramach kampanii oraz dopasowanie harmonogramu do wymogów
Zamawiającego) – 0-2 pkt.
Zrealizowanie i emisja spotu radiowego – maksymalnie 6 punktów, gdzie ocenione zostaną:

propozycja scenariusza spotu – jego nowatorstwo, wizja artystyczna – 0-4 pkt,

dostosowanie stylu spotu (lektor, podkład muzyczny) do tematyki i rangi Programu oraz
grupy docelowej kampanii – 0-2 pkt,
Zaaranżowanie cyklu audycji radiowych – maksymalnie 6 punktów, gdzie ocenione zostaną:
•
plan działania – 0-2 pkt,
•
proponowane konkursy dla słuchaczy, w szczególności ich atrakcyjność i zbieżność z celami
kampanii i Programu – 0-2 pkt,
•
propozycja przygotowania do wystąpień medialnych uczestników – 0-2 pkt
Layout publikacji pamiątkowej – maksymalnie 4 punkty, gdzie ocenione zostaną:
•
spójność, czytelność i przejrzystość layoutu – 0-2 pkt,
•
estetyka layoutu – 0-2 pkt.
Działania PR – maksymalnie 7 punktów, gdzie ocenione zostaną:
•
zasady i częstotliwość komunikacji z mediami – 0-2 pkt,
•
spójność i konsekwencja podejmowanych działań PR – 0-2 pkt,
•
dostosowanie zaproponowanych działań PR do celów kampanii – 0-2 pkt,
•
przedstawienie dziennikarzy branżowych, do których będzie kierowana komunikacja – 0-1
pkt.
Monitorowanie i ewaluacja skuteczności działań – maksymalnie 4 punkty, gdzie oceniany będzie
adekwatny do podjętych działań sposób oceny ich skuteczności.
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
7
Propozycja działań dodatkowych – maksymalnie 7 punktów, gdzie oceniona zostanie:

oryginalność dodatkowo zaproponowanych działań – 0-3 pkt,

spójność dodatkowo zaproponowanych działań z pozostałymi elementami niniejszego
zamówienia – 0-2 pkt,

uwzględnienie aspektu skutecznego zwiększania poziomu zaangażowania grupy docelowej
kampanii – 0-2 pkt.
4. Kryterium „Portal informacyjny (online’owa baza projektów) zostanie ocenione w skali punktowej
do 40 pkt w oparciu o następujące kryteria:
•
kompletność, funkcjonalność internetowej bazy projektów, łatwość nawigacji oraz
intuicyjność poruszania się po stronie internetowej: 0-10 pkt,
•
propozycja rozwiązań technicznych, w tym propozycja zarządzania i obsługi strony
internetowej oraz bazy projektów – 0 – 10 pkt.
•
estetyka layoutu strony internetowej: 0-9 pkt.
•
Proponowana lista słów kluczowych pozycjonowania portalu projektów obywatelskich w
wyszukiwarkach – 0-5 pkt
•
termin uruchomienia portalu - 0-6 punktów, gdzie ocenę najwyższą otrzyma oferta
zawierająca najwcześniejszą datę oddania do użytku portalu, a pozostałe oferty otrzymają
punktację proporcjonalnie zmniejszoną o 0,5 punktu za każde dodatkowe 10 dni w
porównaniu do oferty podającej najwcześniejszą datę oddania bazy. Oferta zawierająca datę
o 120 lub więcej dni późniejszą od oferty podającej najwcześniejszą datę uruchomienia
portalu otrzyma 0 punktów.
5. Ocena będzie dokonana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
6. Punkty otrzymane przez daną ofertę podczas oceny indywidualnej zostaną do siebie dodane.
Wynik będzie liczbą punktów, jaką otrzymała dana oferta w danym kryterium.
7. Następnie punkty przyznane w poszczególnych kryteriach danej oferty zostaną do siebie dodane.
8. Zamawiający wybierze Oferenta, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
V. ZAWARTOŚĆ OFERTY
Kompletna oferta powinna zawierać:
•
formularz ofertowy według załączonego wzoru oraz załączniki nr 1, 2, 3 wg załączonego
wzoru,
•
strategię komunikacji oraz 1 propozycję layoutu i rozwiązań technicznych na portalu
(online’owej bazie projektów), 1 propozycję scenariusza spotu radiowego, 1 propozycję
layoutu publikacji - opracowane zgodnie z wymogami punktów II (Opis przedmiotu
zamówienia) oraz IV (Kryteria oceny oferty),
•
kserokopię aktualnego (tj. wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem
terminu składania ofert) odpisu z właściwego rejestru / zaświadczenia o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej.
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
8
VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERTY
Prosimy o złożenie oferty wyłącznie na formularzu załączonym do niniejszego Zapytania wraz z
załącznikami nr 1, 2, 3 oraz proponowaną strategią komunikacji, propozycją layoutu i rozwiązań
technicznych na portalu (online’owej bazie projektów), propozycją scenariusza spotu radiowego oraz
propozycją layoutu publikacji w terminie do 22.09.2014 (poniedziałek) do godz. 17 w Biurze
Operatora Grantu Blokowego w Warszawie, drogą pocztową, przesyłką kurierską lub osobiście.
Koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana:
ECORYS Polska Sp. z o.o.
ul. Łucka 2/4/6
00-845 Warszawa
Z dopiskiem: Oferta na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej Grantu
Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz stworzenie i administrowanie portalem
informacyjnym (online’ową bazą projektów)
VII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM
Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest Karolina Malińska,
[email protected], tel. 22/ 339 36 54.
VIII. UWAGI KOŃCOWE
1. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać pod warunkiem, że uczyni to
przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają
zachowania formy pisemnej.
2. Oferta zostanie odrzucona, jeśli:
• jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
• jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji,
• złożona oferta jest niekompletna, tj.: 1) nie została przygotowana w oparciu o formularz
ofertowy, 2) nie zawiera wszystkich części wymaganych wzorem oferty (zał. 1, 2 oraz 3), 3) nie
załączono kserokopii odpisu z właściwego rejestru / zaświadczenia o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej,
• oferta nie została podpisana,
 oferta została złożona po terminie.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty
lub do unieważnienia niniejszego postępowania bez podawania przyczyn.
4. Oferenci uczestniczą w postępowaniu na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia
z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania, ani z tytułu odrzucenia oferty.
5. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie
analizy dokumentów i materiałów jakie Oferent zawarł w swej ofercie.
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
9
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności
przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji ze składającym ofertę, którego oferta
zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w
wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji.
8. W szczególności, w związku z finansowaniem zamówienia z budżetu projektu współfinansowanego
ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, Zamawiający zastrzega sobie prawo nie
podpisywania umowy z Oferentem, jeżeli mimo przeprowadzenia negocjacji proponowana przez
niego cena świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia przekracza kwotę przewidzianą na
ten cel w budżecie projektu lub wystąpią inne nieprzewidziane okoliczności związane z
prowadzeniem Grantu Blokowego.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia kryteriów oceny ofert w trakcie trwania
negocjacji.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych
negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec
Zamawiającego.
11. Szczegółowe warunki wykonywania zamówienia zostaną doprecyzowane w drodze umowy z
Oferentem niezwłocznie po zakończeniu negocjacji.
Zapraszamy do współpracy
Z poważaniem,
Karolina Malińska
Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami
członkowskimi Unii Europejskiej
10