Sekretariat w chmurze E-Office Sekretariat

Windows Azure
Studium Przypadku
Sekretariat w chmurze
E-Office Sekretariat
Klient: Talex S.A.
Strona internetowa: www.talex.pl
Wielkość firmy: średnia
Kraj: Polska
Branża: IT
Dostęp do wersji demo:
http://eoffice.cloudapp.net
Profil klienta:
Talex jest integratorem technologii
informatycznych oferującym usługi
integracji, produkcji oprogramowania
oraz outsourcingu IT.
Potrzeby biznesowe:
Opracowanie nowej wersji systemu
obsługi pism przychodzących i
wychodzących Sekretariat, dostosowanej
do modelu sprzedaży w chmurze.
Rozszerzenie grupy docelowych
użytkowników na małe i średnie
przedsiębiorstwa. Minimalizacja kosztów
opracowania oprogramowania i
udostepnienia aplikacji.
Korzyści:
• możliwość wykorzystanie posiadanej
wiedzy do budowy aplikacji w oparciu
o nowe technologie,
• brak konieczności opracowywania
mechanizmów automatycznego
skalowania aplikacji (zapewnia Azure),
• niskie koszty prac programistycznych,
• wykorzystanie standardowej platformy
programistycznej Microsoft pozwala na
łatwe przeniesienie aplikacji do chmury
prywatnej dla dużych przedsiębiorstw.
Wykorzystane technologie:
• Windows Azure Platform.
Niemal każda firma prowadząc swoją działalność
zmuszona jest do bezpiecznego przechowywania
korespondencji. Dzięki nowoczesnej technologii
Microsoft nowoczesny sekretariat może być łatwy w
obsłudze, tani w użytkowaniu i bezpieczny. Łatwe do
oszacowania koszty utrzymania usługi oraz znikome
koszty administracji systemem pozwoliły zaoferować tę
usługę w niezwykle atrakcyjnej cenie.
Technologie Microsoft i Windows Azure Platform umożliwiły
stworzenie dostępnego online systemu elektronicznego
przechowywania i obsługi pism przychodzących i wychodzących.
Zastosowanie nowoczesnych technologii sprawiło, że działający
w chmurze obliczeniowej system wygląda i zachowuje się jak
tradycyjna aplikacja.
Potrzeby biznesowe
Rejestrowanie, przechowywanie i
wyszukiwanie pism przychodzących i
wychodzących z firmy to jedno z
najbardziej czasochłonnych zadań
pracowników sekretariatu w firmie.
Wiele małych i średnich przedsiębiorstw
nie posiada dedykowanych ku temu
systemów polegając na budowaniu
papierowych kartotek. Przechowywanie
pism w postaci papierowej jest nie tylko
nieefektywne w kontekście składowania,
ale również powoduje problemy z ich
zarządzaniem. Wyszukanie potrzebnej
informacji zajmuje sporo czasu, a ustalenie
kto wysłał dane pismo oraz czy dotarło
ono do adresata nie jest łatwe. Wiele
małych i średnich przedsiębiorstw ma w
planach wprowadzenie elektronicznego
obiegu dokumentów w tym zakresie i
wyposażenie pracowników sekretariatu w
system wspomagania obsługi pism
przychodzących i wychodzących. Niestety
często przeszkodą w realizacji tych
zamierzeń są koszty licencji i sprzętu, a
jeszcze częściej konieczność zatrudnienia
administratora nowego systemu.
Sumaryczne koszty wdrożenia i
użytkowania takiego systemu często
powodują, że firma porzuca swoje plany.
Wraz z pojawieniem się idei przetwarzania
w chmurze sytuacja zmieniła się. Pojawiła
się możliwość wyprodukowania rozwiązania
na tyle taniego i bezobsługowego, aby było
ono dostępne dla każdego
przedsiębiorstwa. Dzięki wykorzystaniu
Windows Azure jako platformy dla
oprogramowania E-Office Sekretariat klienci
mają możliwość nabycia w atrakcyjnej cenie
rozwiązania wspomagającego pracę biura,
które do tej pory było dla nich niedostępne.
Rozwiązanie
System wspomagania pracy sekretariatu
E-Office Sekretariat jest już trzecią odsłoną
tej aplikacji zaimplementowaną przez Talex.
Jest to jednocześnie pierwsza wersja
systemu udostępniona w chmurze
obliczeniowej. Dzięki zaawansowanym
technologiom Microsoft system uzyskał
nowe funkcjonalności oraz odświeżony
wygląd zgodny z obecnie panującymi
standardami. Dzięki możliwościom
załączania dokumentów w postaci
elektronicznej system pozwala na budowę
centralnego repozytorium korespondencji
dla całej organizacji. Zarówno pisma
przychodzące do firmy, jak również
korespondencja wychodząca, są
katalogowane i rejestrowane w określonych
kategoriach. Aplikacja Sekretariat posiada
wygodny interfejs umożliwiający szybkie
wyszukiwanie konkretnego pisma według
dowolnie określonych warunków, np. nazwy
kontrahenta, daty wpływu dokumentu,
tematu pisma, itp.
Funkcjonalność systemu obejmuje:
• ewidencjonowanie elektronicznych kopii
wszystkich pism wchodzących i
wychodzących,
• wyszukiwarkę pism pozwalającą na
przeszukiwanie archiwum dokumentów,
• możliwość opisu dokumentu za pomocą
słów kluczowych,
• rejestrowanie daty i godziny ostatniej
modyfikacji stanu dokumentu wraz z
informacją o autorze zmian,
• prowadzenie katalogu kontrahentów,
• webowy interfejs - dostęp do pełnej
funkcjonalności systemu za
pośrednictwem przeglądarki internetowej,
• możliwość wysyłania automatycznych
powiadomień za pośrednictwem poczty
elektronicznej.
Rozpoczęcie pracy z systemem jest bardzo
proste i wymaga od użytkownika jedynie
krótkiej konfiguracji aplikacji tak, aby
struktura obszarów i lista kontrahentów
odpowiadała realiom danej firmy.
Operator systemu (pracownik klienta) sam
może dodawać obszary (miejsca
przechowywania i kierowania
dokumentów), użytkowników (osoby, które
są odbiorcami lub nadawcami
dokumentów) czy kontrahentów firmy.
Realizowane przez aplikację
funkcjonalności powiadamiania
użytkowników o nowych dokumentach nie
wymagają żadnych dodatkowych
komponentów, czy posiadania własnych
systemów pocztowych. Mogą być tu
wykorzystane np. skrzynki pocztowe
oferowane przez Microsoft w ramach usług
Exchange Online.
Korzyści
Grupą docelową dla E-Office mają stać się
małe i średnie przedsiębiorstwa dlatego
też szczególną uwagę poświęcono
optymalizacji kosztów wdrożenia systemu.
Szczególny nacisk położony został na
możliwość ograniczenia kosztów zakupu
aplikacji poprzez przeniesienie jej do
chmury i oferowanie jej w modelu
abonamentowej usługi. Dzięki temu klienci
nie ponoszą kosztów związanych z budową
środowiska teleinformatycznego
niezbędnego do uruchomienia systemu, a
korzystają od razu z pełnej funkcjonalności
oferowanej przez aplikację. Administracja
infrastrukturą pozostaje po stronie
właściciela chmury – firmy Microsoft.
Jednocześnie, dzięki spójności technologii
Microsoft wykorzystanej do budowy EOffice, bardziej wymagający klienci mogą
skorzystać z możliwości uruchomienia
aplikacji we własnej, prywatnej chmurze
udostępnianej w Talex Data Center. W ten
sposób zyskują gwarancję pełnej separacji
fizycznejprzy zachowaniu elastyczności i
wysokiego poziomu bezpieczeństwa
oferowanego przez wirtualne środowiska
chmury obliczeniowej.
Niewątpliwą zaletą platformy Azure jest jej
nieograniczona skalowalność, co pozwala
w bardzo krótkim czasie reagować na
zwiększenie potrzeb klientów. Dzięki temu
otrzymują oni zawsze rozwiązanie idealnie
dopasowane do bieżących potrzeb.
Talex wybrał platformę Azure ze względu
na niskie koszty przygotowania aplikacji.
Doświadczona grupa programistów z
kompetencjami w zakresie technologii
Microsoft w krótkim czasie zaadoptowała
system Sekretariat do nowej platformy.
Praca w Windows Azure już po krótkim
przeszkoleniu przebiegała sprawnie, a
proces tworzenia aplikacji w tej technologii
okazał się być intuicyjny.
© 2011 Microsoft Corporation. Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejsze studium przypadku ma charakter wyłącznie informacyjny. Firma Microsoft nie
udziela w niniejszym dokumencie jakichkolwiek wyraźnych lub dorozumianych gwarancji. Microsoft [lista innych użytych znaków towarowych} są
zarejestrowanymi znakami towarowymi lub znakami towarowymi Korporacji Microsoft w Stanach Zjednoczonych i/lub innych krajach. Wszystkie
pozostałe znaki towarowe należą do ich właścicieli.
Dokument opublikowany w dniu ………