PCW-OCZ Program certyfikacji wyrobów PCW-OCZ z dn

Transkrypt

Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 1/13
PROGRAM CERTYFIKACJI WYROBÓW PCW-OCZ
Opracował: Jakub Dering
1.
Zatwierdził: Przemysław Gałka
INFORMACJE OGÓLNE
Biuro Certyfikacji Wyrobów (CW) jest samodzielną komórką organizacyjną wydzieloną w
strukturze Polskiego Rejestru Statków S.A. w celu prowadzenia, jako wiodąca komórka
organizacyjna, procesów certyfikacji wyrobów na podstawie uzyskanej akredytacji nr AC 114
nadanej przez Polskie Centrum Akredytacji. Szczegółowy zakres akredytacji jednostki
certyfikującej wyroby nr AC 114 przedstawiono na stronie www.pca.gov.pl jak również jest on
dostępny w siedzibie jednostki. Program certyfikacji wyrobów PCW-OCZ Biura Certyfikacji
Wyrobów (CW) obejmuje dobrowolną certyfikację wyrobów na zgodność z wymaganiami
określonymi w normach lub innych dokumentach normatywnych. Dla wszystkich wyrobów
objętych niniejszym programem certyfikacji wydawane są certyfikaty zgodności. W przypadku
ubiegania się o certyfikację wyboru niniejszego programu certyfikacji dokonuje Wnioskodawca.
2.
CEL I ZAKRES PROGRAMU
Celem programu jest określenie zasad przebiegu procesu certyfikacji wyrobów stosowane w
Biurze Certyfikacji Wyrobów Polskiego Rejestru Statków S.A.. Program ten obejmuje działania
związane z udzieleniem certyfikacji, nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu, zmiany w
wymaganiach certyfikacyjnych oraz zasady dotyczące zawieszenia i cofnięcia certyfikacji.
Niniejszy program oferuje prowadzenie procesów certyfikacji w oparciu o opisany typ certyfikacji
1a według PN-EN ISO/IEC 17067. Obejmuje on badanie typu jednej lub więcej próbek
dostarczonych do badań. Kolejne wyprodukowane egzemplarze wyrobów nie są objęte udzieloną
certyfikacją. Program ma zastosowanie w stosunku do certyfikacji wyrobów z wymaganiami
norm polskich, europejskich i międzynarodowych oraz z wymaganiami specyficznych przepisów,
np. morskich przepisów PRS S.A.
Program składa się z następujących elementów:
a) wybór,
b) określenie właściwości przez badanie,
c) przegląd poprzez określenie, czy wyniki początkowej oceny oraz badania początkowe spełniają
wyspecyfikowane wymagania,
d) decyzję dotyczącą certyfikacji,
e) wydanie certyfikatu.
Wyroby objęte programem certyfikacji nr PCW-OCZ wraz z wymaganiami zgodności wymienione
są w zakresie akredytacji jednostki certyfikującej wyroby nr AC 114 stanowiącą integralną cześć
niniejszego programu.
Powiązania programu certyfikacji PCW-OCZ z grupami wyrobów i normami lub dokumentami
kryterialnymi, stanowiącymi podstawę badań i procesu certyfikacji można znaleźć w załączniku
3/PCW-OCZ oraz na stronie www.pca.gov.pl (zakres akredytacji jednostki certyfikującej wyroby
nr AC 114).
3.
OKREŚLENIA
Biuro Certyfikacji Wyrobów, Polski Rejestr Statków S.A., al. gen. Józefa Hallera 126, 80-416 Gdańsk
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 2/13
Certyfikacja wyrobu – proces, prowadzony na podstawie akredytacji Polskiego Centrum
Akredytacji (PCA), mający na celu potwierdzenie spełnienia wymagań norm i innych dokumentów
odniesienia określonych w zakresie akredytacji i wystawienie certyfikatu zgodności.
Odwołanie – zwrócenie się Producenta/Wnioskodawcy (zwanych również zamawiającym) nie
akceptującego decyzji lub działań podjętych przez PRS o ponowne rozpatrzenie sprawy i zmianę
lub uchylenie wydanej decyzji lub dokumentu.
Skarga – informacja zgłoszona przez klienta zewnętrznego (lub zastrzeżenie zgłoszone przez
klienta np. odnośnie przeprowadzenia oceny, ceny oferowanych usług) dotycząca usługi
realizowanej przez Biuro Certyfikacji Wyrobów, nie będąca odwołaniem.
Reklamacja – informacja zgłoszona Producentowi certyfikowanego wyrobu przez klienta
wyrażająca jego niezadowolenie z jakości wyrobu.
4.
PODSTAWY PRAWNE I DOKUMENTY ZWIĄZANE
Biuro Certyfikacji Wyrobów Polskiego Rejestru Statków S.A. prowadzi certyfikację wyrobów
objętych zakresem niniejszego programu certyfikacji na zasadach oceny wyrobów prowadzanej
przez stronę trzecią w oparciu o wymagania ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny
zgodności (tekst jednolity Dz. U. 2004 r. nr 138 poz. 935 z późn. zm.) oraz poniższych
dokumentów normatywnych:
•
normę PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 Ocena zgodności -- Wymagania dla jednostek
certyfikujących wyroby, procesy i usługi;
•
normę PN-EN ISO/IEC 17067:2014-01 Ocena zgodności -- Podstawy certyfikacji wyrobów
oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów.
•
PN-EN ISO/IEC 17025:2005 - Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów
badawczych i wzorcujących.
5.
PRZEBIEG PROCESU CERTYFIKACJI WYROBÓW
5.1
Wnioskowanie o certyfikację
5.1.1
5.1.2
Wszyscy zainteresowani uzyskaniem certyfikatów, w trakcie rozmów z pracownikami Biura
Certyfikacji Wyrobów otrzymują informacje na temat wymagań prawnych, zasad certyfikacji i
trybu postępowania. Na zapytanie o certyfikacje, Kierownik CW przekazuje Wnioskodawcy
Form. 1/PCW-OCZ/OCN – Wniosek o certyfikację wyrobu oraz ogólne informacje dotyczące
warunków certyfikacji. Niezależnie od ww. zapisów Kierownik CW może przekazać zapytanie
do właściwego eksperta, co potwierdzane jest dekretacją. Wniosek nie jest zobowiązaniem
do skorzystania z usług PRS S.A., stanowi jedynie podstawę do przygotowania oferty.
Podstawowe formularze związane z procesem certyfikacji są również dostępne na stronie
www.prs.pl.
Wypełniony Wniosek jest podstawą opracowania kompleksowej oferty certyfikacji. Wniosek
zawiera wnioskowany zakres certyfikacji oraz informacje niezbędne do oceny wyrobów,
które mają być certyfikowane. Wnioskodawca podaje również nazwę, adres i status prawny,
jak również określa wyroby, które mają być certyfikowane, normy, na zgodność z którymi
każdy z wyrobów ma być certyfikowany.
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 3/13
5.1.3
Wypełniony Wniosek jest przekazywany przez Wnioskodawcę do Kierownika CW w celu jego
zarejestrowania i przeglądu, tj. sprawdzenia:
•
•
•
•
kompletności informacji dla opracowania oferty,
czy PRS posiada akredytację na wnioskowany zakres certyfikacji,
czy wymagania dotyczące certyfikacji są jasno zdefiniowane, zrozumiałe,
czy PRS ma możliwość przeprowadzenia certyfikacji w odniesieniu do zakresu, miejsca,
środków i innych warunków,
• czy PRS posiada kompetentny personel do przeprowadzenia procesu certyfikacji,
• czy PRS podpisał stosowne umowy z podwykonawcami zewnętrznymi (laboratoriami),
• wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień pomiędzy jednostką certyfikującą i
klientem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm lub innych dokumentów
normatywnych, zostały rozwiązane.
Następnie Wniosek jest przekazywany do właściwego eksperta w celu opracowania
oferty/umowy.
5.1.4
W przypadku trudności w otrzymaniu wypełnionego Wniosku o certyfikację wyrobu, istnieje
możliwość przygotowania oferty bez otrzymania Wniosku. Fakt ten powinien zostać
odnotowany na Form. 5/PCW-OCZ/OCN - Formularzu przeglądu i realizacji zlecenia
certyfikacji wyrobu.
5.1.5
W przypadku zidentyfikowania przypadku w którym wniosek o certyfikację zawiera:
• typ wyrobu, lub
• dokument normatywny, lub
• program certyfikacji,
• z którym jednostka Biuro Certyfikacji Wyrobów nie miało wcześniejszych doświadczeń,
podejmowana jest analiza możliwości przeprowadzenia procesu certyfikacji pod kątem
zapewnienia kompetencji i możliwości do podjęcia wszystkich wymaganych działalności
certyfikacyjnych. W przypadku podjęcia się takiego procesu utrzymywane są zapisy
uzasadnienia decyzji dotyczącej podjęcia się certyfikacji. O fakcie takim informowany jest
Wnioskodawca.
5.1.6
W przypadku gdy proces certyfikacji wyrobów opiera się na certyfikacjach udzielonych
wcześniej Wnioskodawcy, wówczas jednostka certyfikująca powinna, w swoich zapisach,
odnieść się do istniejącej(-ych) certyfikacji i wówczas, istnieje możliwość pominięcia części
elementów procesu certyfikacji. Na życzenie klienta, należy Zamawiającemu dostarczyć
uzasadnienie pominięcia działań.
5.1.7
W przypadku braku możliwości przeprowadzenia procesu certyfikacji z jakiegokolwiek
powodu (np. brak kompetencji), Kierownik CW po akceptacji Dyrektora DC, powiadamia
wnioskodawcę o odmowie, podając przyczyny odmowy.
5.2 Przygotowanie oferty i umowy
5.2.1
Jeżeli istnieją możliwości przeprowadzenia certyfikacji, wyznaczony ekspert
po analizie Wniosku i uzgodnieniach z klientem przygotowuje Ofertę i Umowę o certyfikację
wyrobu. W przypadku gdy wymagane jest przeprowadzenie badań wyrobu przez
podwykonawców zewnętrznych (laboratoria), z którymi podpisane są odpowiednie
porozumienia o współpracy, wyznaczony ekspert przygotowując ofertę każdorazowo
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 4/13
sprawdza gotowość podwykonawcy do poprawnego wykonania zlecenia (sprawdza czy
zakres zlecenia pokrywa się z zakresem świadczonych usług, czy podwykonawca posiada
akredytację). Ofertę i Umowę o certyfikację wyrobu przekazuje do Kierownika CW. Kierownik
CW dokonuje przeglądu oferty, umowy i po zatwierdzeniu przez Dyrektora DC wysyła je do
Wnioskodawcy.
5.2.2
W przypadku, gdy do realizacji zadania został wyznaczony ekspert zewnętrzny, to po analizie
Wniosku przesłanego przez klienta i po uzgodnieniach z nim opracowuje on ofertę i
przekazuje do Kierownika CW. Ofertę i Umowę o certyfikację wyrobu sporządza Kierownik
CW, który po zatwierdzeniu przez Dyrektora DC, wysyła je do wnioskodawcy. Wysokość
opłaty oparta jest o aktualną taryfę opłat i wycenę kosztów badań przez podwykonawcę.
5.2.3
Po zaakceptowaniu Oferty przez wnioskodawcę i przesłaniu przez niego Umowy o
certyfikację wyrobu, jest ona rejestrowana przez Kierownika CW. Następnie Kierownik CW
przeprowadza przegląd zlecenia i wystawia Form. 5/PCW-OCZ/OCN - Formularz Przeglądu i
realizacji Zlecenia Certyfikacji Wyrobów i wyznacza ekspertów.
Podczas przeglądu zlecenia Kierownik CW określa czy:
• wykonano właściwą identyfikację zleceniodawcy i czy otrzymano podpisaną umowę?
• odpowiednio zdefiniowano przedmiot zlecenia?
• zidentyfikowano normy odniesienia, czy normy znajdują się w zakresie akredytacji AC
114?
• biuro dysponuje posiadającym kompetencje ekspertem? (patrz Zał. 2 do PCW-OCZ/OCN)
• określono termin realizacji?
• zleceniodawca zalega z płatnościami powyżej 60 dni?
Kierownik CW dokonuje odpowiednich zapisów na Form. 5/PCW-OCZ/OCN - Formularzu
przeglądu i realizacji zlecenia. W przypadku gdy nie jest spełnione jedno z ww. kryteriów i
Biuro Certyfikacji wyrobów nie jest w stanie wykonać zlecenia, wysyłana jest do
wnioskodawcy adekwatna informacja, fakt ten jest również odnotowywany w Form. 5/PCWOCZ/OCN.
Jako eksperci nie mogą być wyznaczeni pracownicy, którzy byli związani z jednostką lub
zatrudnieni przez jednostkę zaangażowaną w projektowanie, dostarczanie, instalowanie lub
konserwację tego rodzaju wyrobów w taki sposób lub w takim czasie, że mogłoby to zagrozić
ich bezstronności.
W procesie certyfikacji podczas którego badania wyrobów wykonywane są przez PRS,
przyjęto zasadę niezależności tzn. próby prowadzi i/lub nadzoruje ekspert inny niż ekspert
przeprowadzający proces certyfikacji.
Do przeprowadzenia procesu certyfikacji, Kierownik CW może zaangażować eksperta
zewnętrznego (zgodnie z procedurą PCW-02).
W przypadku decyzji wnioskodawcy o zamówieniu usługi certyfikacji wyrobu, powinien on:
• poczynić odpowiednie przygotowania do przeprowadzenia oceny, w tym zapewnić
możliwość sprawdzenia dokumentacji oraz dostęp do wszystkich obszarów, zapisów,
reklamacji i personelu,
•
spełnić wymagania PRS przedstawione w umowie o certyfikację wyrobu.
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 5/13
5.3
Realizacja zlecenia
5.3.1
Proces certyfikacji jest prowadzony w sposób bezstronny, w terminach uzgodnionych z
wnioskodawcą.
5.3.2
Do przeprowadzenia konkretnej oceny Kierownik Biura Certyfikacji Wyrobów wyznacza
pracowników o odpowiednich kwalifikacjach. Nie mogą być wyznaczeni pracownicy, którzy
byli związani z wnioskodawcą/ producentem lub zatrudnieni przez jednostkę zaangażowaną
w projektowanie, dostarczanie, instalowanie lub konserwację tego rodzaju wyrobów w taki
sposób lub w takim czasie, że mogłoby to zagrozić bezstronności prowadzonej oceny.
Zlecenia są realizowane przez ekspertów określonych w Rejestrze ekspertów uczestniczących
w certyfikacji wyrobów.
5.3.3
Przed rozpoczęciem procesu ekspert przygotowuje Plan oceny na form.8/PC-OCZ/OCN. Przy
planowaniu oceny uwzględnia wyniki oceny przeglądu nadesłanej dokumentacji. Plan
zawiera informację o wyznaczonym do przeprowadzania każdego działania związanego z
oceną personelu oraz poszczególne elementy oceny, takie jak: przegląd dokumentacji,
pobieranie próbek, badania, ocena procesu, przegląd procesu i decyzja.
5.3.4
Tam, gdzie jest to wymagane, przeprowadzane są badania wyrobu przez własne laboratoria
PRS lub podwykonawców, z którymi podpisane są odpowiednie porozumienia o współpracy.
Tam, gdzie ma to zastosowanie, wyrób powinien zostać przygotowany do badań zgodnie
z wytycznymi Zamawiającego, właściwe przygotowanie wyrobu powinno zostać
potwierdzone przez Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej. Próbki wyrobów
powinny być dostarczone przez Wnioskodawcę (Producenta lub Przedstawiciela) z bieżącej
produkcji w ilości wynikającej ze stosowanej normy lub specyfikacji technicznej.
5.3.5
Zlecenie przeprowadzenia prób na zewnętrz jest opracowane przez eksperta, akceptuje je
Kierownik CW i zatwierdza Dyrektor DC.
Uwaga:
1. Kierownik CW lub wyznaczona przez niego osoba prowadzi nadzór podwykonawców,
mający na celu potwierdzenie posiadanej akredytacji i zdolności do poprawnego
wykonywania badań. Podwykonawcy są oceniani okresowo, raz na rok, przez Kierownika CW
lub wyznaczone przez niego osoby wg kryteriów podanych na Form. 3/PCW-OCZ/OCN –
Arkusz oceny podwykonawcy. Prowadzony jest rejestr podwykonawców.
2. Zasady pobierania próbek do badań, w tym wielkość próbki, określa PRS S.A. Pobór próbek
do badań z przedstawionej do weryfikacji jednorodnej partii wyrobów ekspert wybiera
losowo. Liczność próbki określa się według odpowiedniej normy (ISO 2859).
3. Badania przeprowadzają akredytowane przez PCA lub uznane przez Polski Rejestr Statków
laboratoria badawcze, których kompetencje zostały ocenione wg wymagań normy PN-EN
ISO/IEC 17025. Polski Rejestr Statków w zawartej z podwykonawcami umowie określa
zasady współpracy, w tym zasady pobierania i identyfikacji próbek oraz zasady poufności.
Uznawanie ważności raportów z badań PRS S.A. określa każdorazowo w zależności od
wyrobu, jak i specyfiki badań.
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 6/13
5.4
Ocena
5.4.1
Ocena przeprowadzana jest poprzez określenie, czy wyniki początkowej oceny procesu
produkcji lub systemu jakości oraz badania początkowe oraz materiały zebrane podczas
procesu certyfikacji dot. wyrobu spełniają wyspecyfikowane wymagania.
5.4.1
Proces certyfikacji wyrobów odbywa się według norm i/lub przepisów, obejmujących zakres
podany we wniosku.
5.4.2
PRS S.A. deklaruje przeprowadzenie procesu certyfikacji w sposób bezstronny, w terminach
uzgodnionych z dostawcą lub jego upoważnionym przedstawicielem. Niezgodności
stwierdzone podczas oceny są dokumentowane, a przedstawiciel producenta (dostawcy)
potwierdza podpisem, że zrozumiał niezgodności i je przyjmuje.
5.4.3
Działania korygujące związane z niezgodnościami w procesie certyfikacji wyrobów powinny
być przeprowadzone przez producenta (dostawcę) i przyjęte do akceptacji przez Biuro
Certyfikacji Wyrobów, przed podjęciem decyzji o wydaniu certyfikatu.
5.5
Raport z oceny
5.5.1
Ekspert przeprowadzający ocenę danych wyrobów przygotowuje raport z wnioskami, co do
zgodności tych wyrobów ze wszystkimi wymaganiami stawianymi przy certyfikacji. W
raporcie uwzględnione jest sprawozdanie z badań, jeśli ma to zastosowanie.
5.5.2
Pełny raport zawiera wyniki oceny, identyfikuje każdą niezgodność (jeżeli mato
zastosowanie), którą należy usunąć w celu spełnienia wszystkich wymagań stawianych przy
certyfikacji oraz określa wymagany zakres dodatkowej oceny lub badań jeżeli Wnioskodawca
wyraża zainteresowanie kontynuowaniem procesu certyfikacji. Jeżeli Wnioskodawca
decyduje się na przeprowadzenie dodatkowych działań związanych z oceną i może wykazać,
że zostały podjęte działania zaradcze w celu spełnienia w określonym czasie wszystkich
wymagań, powtarzane są tylko niezbędne fragmenty pierwotnej procedury oceny.
5.6
Dokonanie przeglądu i decyzja o certyfikacji
5.6.1
Raport z przeprowadzonej oceny wraz z załączoną dokumentacją przekazywany jest przez
eksperta/audytora prowadzącego ocenę, ekspertowi/audytorowi niezaangażowanemu w
proces oceny i wyznaczonemu do dokonania przeglądu i/lub podejęcia decyzji dotyczących
certyfikacji.
5.6.2
Po przeprowadzeniu przeglądu przez wyznaczonego eksperta/audytora, Kierownik CW
podejmuje decyzję o wydaniu bądź nie wydaniu certyfikatu, który podpisuje Dyrektor DC. W
przypadku: braku kompetencji Kierownika CW w danym procesie lub w przypadku gdy
Kierownik CW dokonywał oceny w danym procesie, decyzję o wydaniu bądź nie wydaniu
certyfikatu podejmuje wyznaczony ekspert posiadający odpowiednie kwalifikacje (patrz Zał.
2/PCW-OCZ/OCN).
5.6.3
Kierownik CW w porozumieniu z ekspertem/audtorem sporządza certyfikat lub informuje
wnioskodawcę o odmowie jego wydania. Decyzja w sprawie wydania, odmowy wydania,
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 7/13
unieważnienia, zawieszenia, ograniczenia, rozszerzenia, przeniesienia prawa, odnowienia,
wznowienia ważności certyfikatu, wydawana jest przez Kierownika CW. Zapisy o decyzji
wystawienia certyfikatu są dokonywane na Form. 4/PCW-OCZ/OCN.
Każdy wydany certyfikat zawiera przynajmniej:
- nazwę i adres jednostki certyfikującej,
- datę wydania i okres ważności certyfikatu,
- identyfikację Producenta, certyfikowanego wyrobu,
- identyfikację mającego zastosowanie programu certyfikacji oraz norm lub dokumentów
normatywnych.
5.6.4
Decyzję wnioskodawca otrzymuje na piśmie. Decyzja o odmowie wydania certyfikatu jest
odpowiednio uzasadniona.
5.6.5
Certyfikat podpisywany jest przez Dyrektora DC i jest przekazywany do Kierownika CW.
Certyfikat wydany w programie, stwierdzający zgodność wyrobu z właściwymi dokumentami
odniesienia, wydawane jest na okres trzech lat.
5.6.6
Pismo przewodnie, bądź pismo informujące o nie wydaniu certyfikatu jest podpisywane
przez Kierownika CW i wysyłane do wnioskodawcy. Kopie dokumentów wraz z kopiami pism
przewodnich są przekazywane do Kierownika CW.
5.6.7
Nie później niż w ciągu 30 dni od wystawienia certyfikatu wyznaczony pracownik CW
uzupełnia wykaz certyfikatów na stronie internetowej PRS.
Wykaz zawiera przynajmniej:
- identyfikację Producenta, certyfikowanego wyrobu,
- datę wydania i okres ważności certyfikatu,
- identyfikację mającego zastosowanie programu certyfikacji oraz norm lub dokumentów
normatywnych.
5.6.8
Kierownikowi CW przysługuje prawo wyznaczania osoby mającej uprawnienia do
podejmowania decyzji w procesach certyfikacji w zastępstwie podczas jego nieobecności.
Dyrektorowi DC przysługuje prawo wyznaczania osoby mającej uprawnienia do
podpisywania certyfikatów.
UWAGI:
1. PRS S.A. uznaje raporty z badań wykonane w akredytowanych przez PCA lub uznanych
przez PRS S.A., w wyniku przeprowadzonych ocen, laboratoriach będących podwykonawcami
Polskiego Rejestru Statków S.A.. Informacje dotyczące laboratoriów badawczych, których
raporty PRS S.A. uznaje w procesach certyfikacji, są udostępniane na życzenie klienta. Próbki
do badań pobierają i identyfikują laboratoria będące podwykonawcami PRS S.A., w zakresie
posiadanej akredytacji, własnych procedur oraz uzgodnień z Biurem Certyfikacji Wyrobów
PRS S.A. Dopuszcza się możliwość pobierania próbek przez wytwórcę na zasadzie protokołu z
komisyjnego pobierania próbek, na warunkach uzgodnionych z PRS S.A.. Pobieranie próbek
obejmuje całą populację wyrobów.
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 8/13
2. PRS S.A. dopuszcza również możliwość uznania raportu z badań wykonanego przez
zagraniczne, akredytowane laboratorium na zasadzie wzajemności uznawania raportów, w
ramach UE, po sprawdzeniu zakresu badań i ważności akredytacji.
Uznawanie ważności raportów z badań jednostka określa każdorazowo w zależności od
wyrobu, jak i specyfiki badań.
3. PRS S.A. uznaje laboratoria, które wykonują badania, pomiary lub próby wykorzystywane
przez Biuro Certyfikacji Wyrobów (CW) w procesach certyfikacji na zgodność z IC-01 Instrukcją Uznawania Laboratoriów. Utrzymuję listę i prowadzi nadzór laboratoriów , którym
podzleca badania. W przypadku podzlecania badań w procesie certyfikacji, Zamawiający jest
o tym fakcie informowany w ofercie certyfikacji.
4. Certyfikaty w systemie 1a wydawane jest na okres 5 lat dla każdego wyrobu
reprezentowanego przez próbkę. Umowa zawierana z klientem określa warunki stosowania
certyfikatów lub znaków, w tym zobowiązania klienta do informowania o jakichkolwiek
zmianach w wyrobie, systemie wytwarzania czy zmianach własnościowych.
5. PRS S.A. prowadzi nadzór nad wykorzystaniem wydanych certyfikatów poprzez śledzenie
strony internetowej klienta, nadzoru rynku, jak i skarg oraz reklamacji na dostawcę, itp.
6. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez klienta warunków określonych w umowie PRS
S.A. podejmuje działania zgodnie z zasadami opisanymi w punkcie 4.9 niniejszego programu.
7. Jeżeli wymagania związane z wyrobami zostaną zmodyfikowane, to Biuro Certyfikacji
Wyrobów PRS S.A. powiadomi o tym fakcie Zamawiającego, podając datę wejścia w życie
nowych wymagań oraz zalecając dalsze kroki dotyczące dodatkowego sprawdzenia
wyrobów objętych certyfikacją.
5.7
Odwołania, skargi
5.7.1
Wnioskodawcy przysługuje prawo do złożenia odwołania od decyzji o wydaniu certyfikatu.
Odwołanie może dotyczyć sformułowania zakresu lub decyzji o nie wydaniu bądź cofnięciu
certyfikatu.
Odwołania oraz skargi powinny zawierać:
• nazwę wnioskodawcy lub posiadacza certyfikatu wraz z adresem,
• opis przedmiotu odwołania, skargi
• uzasadnienie odwołania , skargi .
Wszystkie odwołania od decyzji, jak i skargi Wnioskodawców i posiadaczy wydanych
certyfikatów na działalność, rozpatrywane są przez PRS S.A. bezstronnie, z zachowaniem
zasad ochrony interesów dostawców, przez osoby, które nie uczestniczyły w procesie
certyfikacji.
5.7.2
Odwołanie/skarga złożone przez Producenta/Wnioskodawcę jest rejestrowane przez
Dyrektora DC lub wyznaczonego pracownika i dalej przekazywane do Kierownika CW w celu
jego wstępnego przeglądu. Kierownik CW formalnie informuje składającego skargę lub
odwołanie o ich przyjęciu w ciągu 10 dni od otrzymania.
5.7.3
Za przekazanie pisemnej informacji zwrotnej (o wyniku i zakończeniu procesu postepowania
z odwołaniem/skargą) Producentowi/Wnioskodawcy w sprawie odwołania odpowiada
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 9/13
Dyrektor DC (podejmuje decyzję). Informacja ta przekazywana jest w nieprzekraczalnym
terminie 30 dni od daty otrzymania zgłoszenia.
5.7.4
Pisma zewnętrzne zawierające zastrzeżenia strony zewnętrznej co do wyników lub sposobu
wykonania usługi przez PRS przekazywane są do Kierownika CW, który dokonuje jej
odnotowania w Rejestrze skarg. Kierownik CW jest odpowiedzialny za zebranie i
zweryfikowanie wszystkich niezbędnych informacji (w stopniu, jaki jest możliwy).
5.7.5
Następnie Kierownik CW rozpatruje sprawę i podejmuje niezbędne działania w celu
wyjaśnienia sprawy. Po zakończeniu analizy przygotowuje projekt pisemnej odpowiedzi dla
klienta. Projekt pisma przedstawia Dyrektorowi DC, który nie później niż w ciągu 30 dni od
daty wpłynięcia pisma do Biura Certyfikacji Wyrobów podejmuję decyzję w sprawie
zgłoszenia i powiadamia pisemnie klienta o sposobie załatwienia skargi. Kopię odpowiedzi
przechowuje Dyrektor DC.
W przypadku gdy personel (w tym działający na stanowiskach kierowniczych) świadczył
konsultacje Wnioskodawcy lub był zatrudniony przez Niego, nie może być wykorzystywany
do przeglądu lub zatwierdzenia rozstrzygnięcia skargi lub odwołania tego Wnioskodawcy
przez okres dwu lat po zakończeniu konsultacji lub zatrudnienia.
5.7.6
Klient zgłaszający odwołanie/skargę może zakwestionować wynik jej rozpatrzenia przez
Biuro Certyfikacji Wyrobów. W takim przypadku pismo klienta przekazywane jest do Zarządu
PRS S.A. celem rozpatrzenia.
Uwagi:
W przypadku, gdy załatwienie skargi lub odwołania może przekroczyć 30 dni, przed upływem
tego czasu Kierownik CW informuje pisemnie klienta o spodziewanym terminie udzielenia
odpowiedzi.
5.8
Odnowienie certyfikacji
Jeżeli przed datą upływu ważności certyfikatu, dostawca zgłasza gotowość odnowienia
certyfikatu, Biuro Certyfikacji Wyrobów organizuje ponowny proces certyfikacji wyrobu.
Ocena przeprowadzana jest w terminie umożliwiającym zachowanie ciągłości ważności
certyfikatu. Jeżeli umowa nie była podpisana na czas nieokreślony, podpisywana jest nowa
umowa na kolejny okres ważności certyfikatu i wydawane są nowe dokumenty
certyfikacyjne.
5.9
Wykorzystywanie certyfikatu
5.9.1
PRS S.A. nadzoruje wykorzystywanie certyfikatow podczas oceny prowadzonej
w nadzorze, poprzez śledzenie informacji organów nadzoru rynku i innych wpływających do
Biura Certyfikacji Wyrobów, wyrywkową kontrolę informacji zawartych w dokumentach
reklamowych oraz w internecie. W przypadku natrafienia na przypadek niewłaściwego
powoływania się na system certyfikacji lub wprowadzające w błąd wykorzystywanie
certyfikatów, PRS podejmuje odpowiednie działania, np. działania korygujące, cofnięcie
certyfikatu, podanie do publicznej wiadomości informacji o wykroczeniu oraz jeśli byłoby to
konieczne, podjęcie działań prawnych.
5.9.2
W przypadku udostępniania stronom trzecim kopii dokumentów certyfikacyjnych
otrzymanych w wyniku realizacji niniejszej umowy, zobowiązuje się Dostawcę do kopiowania
dokumentów w całości.
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 10/13
5.9.3
Po zawieszeniu, cofnięciu lub zakończeniu certyfikacji, zobowiązuje się dostawcę do
zaprzestania stosowania działań reklamowych, które zawierają jakiekolwiek odniesienie do
certyfikacji
5.10 Rozszerzanie, ograniczanie i zawieszanie certyfikacji
5.10.1 Rozszerzanie zakresu certyfikacji odbywa się na postawie dodatkowego wniosku
Form.1/PCW-OCZ/OCN – Wniosek o certyfikację wyrobu,
Przy rozszerzeniu zakresu certyfikacji i występujących zmianach w wyrobach wpływających
na certyfikację,
obejmujących, jeżeli jest to wymagane:
• ocenę,
• przegląd,
• decyzję,
• wydanie zmienionych, formalnych dokumentów certyfikacyjnych,
• wydanie dokumentów certyfikacyjnych po przeprowadzeniu zmienionych działań
związanych z nadzorem.
5.10.2 Ograniczania zakresu certyfikacji nie przewiduje się.
5.10.3 Zawieszenie ważności certyfikatu może nastąpić w związku ze skargą dotyczącą
certyfikowanego wyrobu, która wpłynęła do PRS. Następuje ona na czas określony do
wyjaśnienia przyczyny skargi i przeprowadzenia działań korygujących. Informację o
zawieszonym certyfikacie podaje do publicznej wiadomości na stronie internetowej PRS S.A.
Ponadto, ww. informacja wraz z pisemnym uzasadnieniem przekazywana jest odpowiednim
organom nadzoru.
Osobą odpowiedzialną do sformułowania i zakomunikowania klientowi o:
• działaniach potrzebnych do zakończenia zawieszenia i przywrócenia certyfikacji
dotyczącej wyrobu(-ów) zgodnie z programem certyfikacji;
• wszystkich innych działaniach wymaganych przez program certyfikacji,
jest Kierownik CW.
W przypadku zakończenia działań korygujących związanych z reklamacją z wynikiem
pozytywnym ważność certyfikatu jest przywracana.
W przypadku braku działań korygujących w uzgodnionym terminie certyfikat unieważnia się.
5.11 Zasady unieważnienia (wycofania) certyfikatów
5.11.1 Unieważnienie certyfikatu może nastąpić w przypadku stwierdzenia postępowania dostawcy
niezgodnego z zawartą umową o certyfikację, a w szczególności, gdy certyfikowany
dostawca:
• zaprzestał wytwarzania wyrobów, dla których otrzymał certyfikat;
• nie spełnia zobowiązań finansowych wobec PRS S.A.;
• nie podjął w uzgodnionym terminie działań wynikających ze zmiany wymagań zawartych w
odnośnikach stanowiących podstawę certyfikacji;
• nie przeprowadził w uzgodnionym terminie działań związanych z reklamacją dotyczącą
certyfikowanego wyrobu, która wpłynęła do PRS SA,
• potwierdzono niezgodność wyrobu z wymaganiami certyfikacyjnymi, lub w inny sposób.
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 11/13
5.11.2 Unieważnienie certyfikatu jest poprzedzone pisemnym zawiadomieniem dostawcy o
okolicznościach uzasadniających unieważnienie. Decyzję o unieważnieniu certyfikatu
podejmuje Dyrektor DC. Unieważnienie certyfikatu może być poprzedzone zawieszeniem
jego ważności.
5.11.3 PRS S.A. rozwiązuje umowę o certyfikację. Dostawca zostaje o tym fakcie poinformowany na
piśmie, w którym podana jest data unieważnienia certyfikatu. Dostawca może odwołać się
od decyzji o cofnięciu certyfikatu zgodnie z p. 5.7.
5.11.4 Na oficjalnej stronie internetowej PRS S.A. podaje do publicznej wiadomości informację o
unieważnionym certyfikacie. Ponadto ww. informacja wraz z pisemnym uzasadnieniem
przekazywana jest odpowiednim organom nadzoru.
5.12 Reklamacje składane producentom
• PRS wymaga od producenta certyfikowanych wyrobów:
• przechowywania zapisów odnoszących się do wszelkich znanych mu reklamacji
dotyczących zgodności wyrobu z wymaganiami właściwej normy i udostępniania tych
zapisów na życzenie PRS,
• podejmowania odpowiednich działań w związku z tymi reklamacjami i wszelkimi
usterkami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na ich zgodność z wymaganiami
stawianymi przy Certyfikacji.
5.13 Skargi dotyczące certyfikowanego wyrobu wpływające do PRS
W przypadku wpłynięcia do PRS skargi dotyczącej certyfikowanego wyrobu PRS żąda od
producenta wyjaśnień oraz propozycji działań korygujących. Po akceptacji przez PRS działań
korygujących ustala się termin ich zakończenia.
Na czas działań korygujących może nastąpić zawieszenie ważności certyfikatu.
W przypadku nie przeprowadzenia w terminie skutecznych działań korygujących certyfikatu
unieważnia się .
5.14 Bezstronność
Polski Rejestr Statków S.A. jest jednostką prowadzącą certyfikacje jako strona trzecia (jednostka
typau A).
Bezstronność i prawidłowość przebiegu procesu certyfikacji wyrobów monitorowana jest przez
Komitet Chroniący Bezstronność, który działa w oparciu o własny regulamin. Komitet jest
strukturą niezależną od kierownictwa PRS S.A., jego skład zapewnia równowagę stron istotnie
zainteresowanych.
Zadania komitetu obejmują:
udział w opracowywaniu polityki dotyczącej bezstronności działalności certyfikacyjnej,
przeciwdziałanie ewentualnym tendencjom Biura Certyfikacji Wyrobów do tego, aby
jakiekolwiek czynniki komercyjne, finansowe lub inne zagrażały obiektywnemu prowadzeniu
działalności certyfikacyjnej,
doradzanie w sprawach wpływających na zaufanie do certyfikacji, łącznie z otwartością i
postrzeganiem przez opinię publiczną,
prowadzenie przeglądu, co najmniej raz w roku, bezstronności procesów auditowania,
certyfikacji i podejmowania decyzji przez Biuro Certyfikacji Wyrobów,
podejmowania działań w odpowiedzi na każde znane ryzyko dla bezstronności
wynikające z działalności innych osób, jednostek lub organizacji, podawania do wiadomości
publicznej poprzez stronę www.prs.pl wszystkich przypadków naruszenia bezstronności,
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 12/13
- podejmowanie niezależnych działań (np. poinformowanie organów władzy państwowej,
jednostek akredytujących, interesariuszy) w przypadku braku reakcji najwyższego kierownictwa
na otrzymywane dane ze strony Komitetu.
Biuro Certyfikacji Wyrobów jest całkowicie samo dzielną i niezależną jednostką zapewniającą
pełną bezstronność i wiarygodność. Nie prowadzi działalności projektowej, konsultacyjnej lub
produkcyjnej i sprzedaży wyrobów będących przedmiotem certyfikacji.
Zgodnie z pkt. 10 Artykułu R17 załącznika Nr 1 do Decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady Nr
768/2008/WE z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie wspólnych ram dotyczących wprowadzania
produktów do obrotu, uchylający decyzję Rady 93/465/EWG:
– pracownicy oceniający zgodność są zobowiązani dochować tajemnicy zawodowej w
odniesieniu do wszystkich informacji które uzyskają w trakcie wykonywania swoich zadań
zgodnie z przepisami prawa krajowego w danym zakresie (z wyjątkiem dochowania tajemnicy
wobec właściwych organów państwa członkowskiego, w którym realizowane są zadania). Prawa
własności podlegają ochronie.
Zagrożenia dla bezstronności są na bieżąco identyfikowane i określone w ramach instrukcji oceny
ryzyka IC-01 wraz z określonymi środkami je ograniczającymi lub eliminującymi.
5.15 Poufność
Osoby biorące udział w procesie certyfikacji zapewniają poufność wszelkich informacji
związanych z procesem certyfikacji. Wszelkie informacje przekazane przez naszych klientów
podczas procesu certyfikacji mają charakter poufny i nie są ujawniane stronie trzeciej bez ich
pisemnej zgody. Jeśli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji,
wnioskodawca jest powiadamiany o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym
przez odpowiednie dokumenty normatywne lub przepisy prawne.
Zapewnienie poufności realizowane jest również poprzez:
• ograniczony dostęp do dokumentacji wnioskodawcy od momentu zgłoszenia wyrobu do
certyfikacji aż do etapu archiwizacji,
• ewidencję dokumentacji powstałej w procesie certyfikacji i nadzoru (umowy, protokoły z
kontroli, sprawozdania z badań),
• archiwizowanie dowodów certyfikacji oraz wszelkiej dokumentacji wnioskodawcy
przekazanej podczas procesu certyfikacji.
Zobowiązanie do przestrzegania zasad konkurencji i poufności zawarte są w deklaracji,
zgodnie z którą pracownicy zobowiązują się do:
• przestrzegania ustalonych zasad, łącznie z zasadami dotyczącymi poufności i
niezależności od handlowych lub innych interesów,
• zachowania w tajemnicy wszelkich okoliczności i informacji, przekazanych im w związku z
wykonywaniem powierzonych obowiązków a w stosunku, do których podjęli niezbędne
działania w celu zachowania ich poufności i których ujawnienie mogłoby narazić PRS S.A. na
szkodę.
5.16 Odpowiedzialność prawna
Uzyskany certyfikat nie zwalnia z odpowiedzialności posiadacza certyfikatu za wyrób oraz
skutki wynikające z użytkowania wyrobu niewłaściwej jakości.
Indeks: PCW-OCZ
Edycja: 18.08.2015
Strona: 13/13
Proces certyfikacji nie obejmuje analizy dokumentacji przedmiotu oceny w świetle
obowiązujących ustaw o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz o prawie własności
przemysłowej.
5.17 Informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe można uzyskać w Sekretariacie Pionu Certyfikacji Polskiego Rejestru
Statków S.A., tel. +48 (058) 75 11 273, fax.: +48 (058) 341 77 69, e-mail: [email protected].
6
FORMULARZE
Formularze przywołane:
Nr formularza
Nazwa formularza
Data wydania
Form. 1/PCW-OCZ/OCN
Wniosek o certyfikację wyrobu/(EN) Application form
2015.07.28
Form. 2/PCW- OCZ/OCN
Umowa o certyfikację wyrobu (normy)/ (EN) Contract
for product certification (standards)
2015.07.28
Arkusz oceny podwykonawcy
2015.07.28
Ocena procesu certyfikacji wyrobu
2015.07.28
Form. 5/PCW-OCZ/OCN
Formularz Przeglądu i realizacji Zlecenia Certyfikacji
Wyrobów
2015.07.28
Certyfikatu zgodności
2015.07.28
Form.8/PCW- OCZ/OCN
Plan procesu certyfikacji wyrobu
2015.07.28
Form.11/PCW-OCN/OCZ
Sprawozdanie z oceny
2015-07-28
Wszystkie zapisy i dokumenty związane z certyfikowanym wyrobem przechowywane są przez
okres 10 lat po wyprodukowaniu ostatniego wyrobu.
7
ZAŁĄCZNIKI
Wprowadzone załączniki:
Zał. 1/PCW-OCZ – Schemat procesu certyfikacji wyrobów.
Zał. 2/PCW- OCZ – Wykaz personelu upoważnionego do podejmowania działań w procesach
certyfikacji.
Zał. 3/PCW-OCZ – Wykaz wyrobów i dokumentów kryterialnych.

PCW-OCZ Program certyfikacji wyrobów PCW-OCZ z dn

Transkrypt

Podobne dokumenty

Nazwa Symbol wyrobu Obręcze do koszykówki stałe MTB GROUP 4

Zobacz certyfikat. - WB Duet Kościerzyna

INSTYTUT WŁÓKIENNICTWA 92-103 Łódź, ul

poswiadcyenie nr 011-2007

CERTYFIKAT Nr IO4IAC 017

Certyfikat ISO 9001:2008