ADP Anti-Bribery Policy – Frequently Asked Questions

ADP Anti-Bribery Policy – Frequently Asked Questions

Polityka Antykorupcyjna ADP – Najczęściej zadawane pytania
OCHRONA TAJEMNICY ZAWODOWEJ W RELACJACH POMIĘDZY
PRAWNIKIEM A KLIENTEM
Niniejszy dokument zawiera pytania, które mogą pojawić się przy zaznajamianiu się
pracownika z Polityką Antykorupcyjną ADP. Zawiera on także wskazówki dotyczące
procesu due diligence oraz zalecane postanowienia kontraktowe do stosowania w
umowach z potencjalnymi agentami, którzy mogą pomagać ADP przy przeprowadzaniu
transakcji z agencjami lub jednostkami rządowymi, oraz przy potencjalnych przejęciach
spółek.
Możliwe pytania dotyczące prawa stanowiącego podłoże Polityki:
Pyt.: Jakich działań zabrania Polityka?
Zabrania się firmie ADP i jej pracownikomprowadzenia działań korupcyjnych w
stosunku do urzędników państwowych. Oprócz faktycznych płatności lub darowania
wartościowych prezentów, Polityka zakazuje przedstawiania i upoważniania do
przedstawiania ofert lub obietnic zapłaty. Ponieważ Ustawa o Zagranicznych Praktykach
Korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”)) nie określa, co (inne niż
gotówka) stanowi „wartościowy” prezent, firma ADP całkowicie zakazuje dawania
prezentów (innych niż przedmioty z logo opisane poniżej).
Pyt.: Czy rejestrowanie danych ze wszystkich transakcji jest wymagane wyłącznie po to,
aby ujawnić niedozwolone transakcje?
Nie. Wymaganie Polityki, aby protokołować wszystkie wydatki ADP i transfery
aktywów ADP ma zastosowanie do wszystkich transakcji. Prawdą jest, że pracownik
może ponieść zgodny z prawem wydatek w imieniu ADP (na przykład rozsądne wydatki
związane z wizyta potencjalnego klienta rządowego w placówekach ADP), ale jeśli
wydatki zostaną udokumentowane w niewłaściwy sposób, pracownik (oraz firma ADP)
mogą ponieść kryminalne sankcje na mocy ustawy FCPA.
Pyt.: Czy ADP może przeprowadzać transakcje biznesowe z jednostkami rządowymi?
Tak. Prawno nie zakazuje ADP angażowania się w legalne transakcje biznesowe z
jednostkami rządowymi. Polityka koncentruje się na nielegalnych płatnościach lub
prezentach darowanych indywidualnym urzędnikom państwowym celem pozyskania lub
utrzymania perspektyw biznesowych.
Pyt.: Czy możliwe jest przeprowadzanie interesów z „urzędnikami państwowymi” lub
jednostkami, które są współposiadane przez urzędników rządowych?
Tak, jest to możliwe. Jednakże ADP i jej pracownicy muszą być bardzo uważni w
kierowaniu takich relacji biznesowych i muszą mieć pewność, że tego rodzaju relacje nie
spowoduja pogwałcenia zasad Polityki przez naszych pracownikow. Wskutek tego
Polityka wymaga, że pracownicy są zobowiązani do omawiania takich transakcji z
działem prawnym jeszcze przed rozpoczęciem transakcji.
Pyt.: Czy ADP jest odpowiedzialne za działania swoich agentów lub przedstawicieli stron
trzecich?
Tak. Na mocy ustawy FCPA w Stanach Zjednoczonych i odpowiednich praw lokalnych
poza Stanami Zjednoczonymi, ADP może ponieść konsekwencje wszelkich praktyk
korupcyjnych prowadzonych w imieniu ADP przez agenta, przedstawiciela lub stronę
trzecią. Jeśli okaże się, że ADP „przymknęło oko” na zachowanie, które narusza
postanowienia ustawy FCPA, firma ADP oraz jej pracownicy mogą zostać oskarżeni o
posiadanie wiedzy o niezgodnym z prawem zachowaniu. Wszyscy pracownicy mają
obowiązek przeprowadzania dochodzeń, jeśli pojawjaja sie swiatla ostrzegawcze (na
przykład w przypadku prośby agenta o nadzwyczajnie wysoką prowizję lub prośby o
wykonanie zapłaty w gotówce lub przelewem na konta poza krajem, w którym odbywa
się transakcja). Należy zauważyć, że, pomimo iż ustawa FCPA nie posiada definicji
„agenta” ani „przedstawiciela”, pracownicy ADP powinni uważać każdą osobę lub
jednostkę, która wykonuje usługi dla ADP, za „agenta” lub „przedstawiciela” (na
przykład jednostka, która odsprzedaje produkty ADP za pobraniem prowizji, posiadając
umowę z ADP, powinna być uważana za agenta lub przedstawiciela w niniejszym kraju).
Pyt.: Czy ADP zapłaci za mnie grzywnę lub opłaty sądowe, jeśli naruszę postanowienia
ustawy FCPA?
Nie. Polityka wyraźnie mówi o tym, że prawo zabrania firmie ADP ponoszenia opłat
sądowych za pracowników oraz opłat związanych z karami grzywny. Dodatkowo taki
pracownik będzie podlegał karze dyscyplinarnej ze strony ADP, włączając możliwe
zwolnienie z pracy.
Możliwe pytania pracowników dotyczące stosowania Polityki:
Pyt.: Urzędnik państwowy wspomniał, że „sprawy potoczą się szybciej”, jeśli udzieliłbym
mu dodatkowej zapłaty „na boku”. Czy mogę to zrobić?
Nie. Wszystkie płatności muszą być bezpośrednio związane z produktami i usługami
zawartymi w odpowiedniej umowie z agencją rządową (oraz związane z tym plany
kosztów/opłat), a także muszą zostać dostarczone bezpośrednio do agencji rządowej, a
nie do urzędnika, bez względu na wielkość takiej zapłaty.
Pyt.: Jeśli dam niewielką łapówkę urzędnikowi państwowemu, będę w stanie wywiązać
się z zadania w terminie i zaoszczędzić kilka tysięcy dolarów dla ADP. Czy w takich
okolicznościach mogę dać łapówkę?
Nie. W żadnym wypadku nie wolno dawać łapówek. Nie zaoszczędzisz żadnych
pieniędzy dla ADP - w rzeczywistości twój udział w nielegalnym interesie może
kosztować ADP miliony dolarów w postaci grzywien i opłat sądowych, a twoje działania
mogą negatywnie wpłynąć na reputację ADP w świecie biznesu. ADP może wszcząć
postępowanie dyscyplinarne, w tym może rozwiązać umowę pracy oraz możesz zostać
poddany postępowaniu karnemu.
Pyt.: Próbuję wygrać przetarg na potencjalny biznes z wielką agencją rządową z kraju w
rejonie Azja-Pacyfik. Chcę, aby starszy ranga przedstawiciel agencji i odwiedził nasze
placówki w Stanach Zjednoczonych, poniewaz taka wizyta moze pomoc mu w podjeciu
decyzji. Potencjalna umowa, którą mamy podpisać jest na bardzo wysoką kwotę, więc
życzę sobie, aby ADP zapewniło przedstawicielowi i jej małżonkowi bilety lotnicze w
pierwszej klasie, zwrot za wydatki dzienne i najlepsze hotele oraz posiłki. Czy sytuacja ta
stanowi pogwałcenie zasad Polityki?
Tak. Byłoby to pogwałceniem zasad Polityki i ustawy FCPA. Jeśli podróż do placówek w
Stanach Zjednoczonych jest bezpośrednio związana ze sprzedażą produktu lub usługą
ADP, wtedy nasza Polityka dopuszcza ponoszenie rozsądnych kosztów podróży do i
podejmowania w USA starszych ranga przedstawicieli rzadowych. Polityka nie zezwala
jednak na opłacanie podróży pierwszą klasą i hoteli najwyzszych kategorii, oraz nie
zezwala na zwrot wydatków dziennych, ani zadnych wydatków poniesionych przez
małżonka przedstawiciela. Aby mieć pewność, że twoje plany są zgodne z zasadami
Polityki, zalecamy, aby przed każdym zamiarem zorganizowania podróży, najpierw
uzyskać zgodę swojego Dyrektora Finansowego.
Pyt.: Pracuję w kraju, gdzie łapówkarstwo występuje na porządku dziennym - urzędnicy
państwowi oczekują dodatkowych opłat i uważa się, że są one konieczne do prowadzenia
działalności biznesowej. Ponieważ wydaje się, że każda inna firma prowadzi takie
praktyki i nie sądzę, aby ponosiła za to jakiekolwiek konsekwencje w postaci grzywien lub
kar, zakładam, że nieznaczne wpłaty na rzecz urzędników państwowych są dopuszczalne.
Czy mam rację?
Nie. Łapówkarstwo nie jest dopuszczalne w żadnym wypadku. Fakt, że każda osoba na
rynku lokalnym daje łapówki, nie oznacza, że jest do legalne i dlatego nasi pracownicy w
żadnym wypadku nie mogą łamać przepisów. Wykonanie takiej wpłaty jest jednoznaczne
z pogwałceniem postanowień ustawy FCPA i Polityki, oraz jest bardzo prawdopodobne,
że stanowi to także naruszenie prawa lokalnego.
Pyt.: Jestem obywatelem kraju poza USA i nigdy nie wyjeżdżałem do USA. W raporcie z
wydatków jako koszt podróży wpisałem niewielkie prezenty pieniężne dla urzędnika
państwowego . Nie poinformowałem o tym menadżera, ale dzięki tym prezentom mogę
sprawnie prowadzić interes, bez zbytniej ingerencji ze strony rządu. Ponieważ mój
menadżer nie zna szczegółów i nie jestem obywatelem USA, czy mimo to naruszam
zasady Polityki?
Tak. Pomimo że nie jesteś obywatelem USA, ADP jest firmą amerykańską i wymaga,
aby wszyscy pracownicy na całym świecie przestrzegali postanowień ustawy FCPA.
Prezenty, które dajesz nie tylko stanowią pogwałcenie przepisów antykorupcyjnych
Polityki (oraz FCPA), ale także przepisów Polityki (i FCPA) o dokładnym rejestrowaniu
danych. Ponadto, oprócz możliwości posinienia kary na mocy FCPA, możesz także
postawić własnego menadżera w sytuacji, w której okaże się, że on także narusza zasady
Polityki i FCPA.
Pyt.: Pracuję w kraju, w którym lokalny urzędnik podatkowy poprosił mnie o
sporadyczne zapewnianie mu voucherów podróżnych lub, jeśli nie jest to możliwe, aby
ADP ponosiło koszty jego podróży (dotyczy podróży niezwiązanej z załatwianiem spraw z
ADP), w zamian za pomoc w sprawach podatkowych na poziomie lokalnym. Nie
zawieramy umowy z agencją podatkową urzędnika na żadną usługę ADP, czy zatem taka
wpłata/prezent są dozwolone zgodnie z zasadami Polityki?
Nie. Pomimo iż wydaje się, że sprawa nie jest bezpośrednio związana z nawiązaniem lub
utrzymaniem umowy z agencją podatkową urzędnika, ADP może odnieść korzyści
finansowe dzieki preferencyjnemu traktowaniu zobowiazan podatkowych, których
mogłaby nie uzyskać, jeśli nasz pracownik nie zapłaciłby lub nie wręczyłby prezentu.
Niektóre sądy uznają taki czyn, zgodnie z zasadami prawa, za nielegalną łapówkę i
dlatego Polityka takich czynów zabrania.
Pyt.: Czy istnieją okoliczności, w których mogę wręczyć prezent urzędnikowi
państwowemu?
Tak. Polityka zezwala na wręczanie przedmiotów z logo (takich jak zestawy pióra i
ołówka z logo ADP, koszulek, czapek i innych podobnych przedmiotów) jako skromnych
prezentów w zwykłej praktyce biznesowej, pod warunkiem, że natychmiast zgłosisz taki
fakt swojemu Dyrektorowi Finansowemu. W żadnym wypadku przedmiot z logo ADP
nie może przekraczać sumy $25. Ponadto w danym roku kalendarzowym pracownik ADP
może wręczyć co najwyżej jeden prezent danemu urzędnikowi państwowemu.
DUE DILIGENCE STRON TRZECICH I PRZEJMOWANYCH SPOLEK
Zgodnie z amerykańską Ustawą o Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych oraz
podobnymi przepisami innych krajow, w których ADP prowadzi interesy, ADP ponosi
odpowiedzialność za działalność swoich czlonkow zarzadu, rad nadzorczych,
kierowników orz pracownikow,oraz za działalność spolek zależnych (bez względu na to,
czy są posiadane w całości czy częściowo). ADP może nawet ponosić odpowiedzialność
prawną za działania agentów (takich jak konsultanci i przedstawiciele), występujących w
imieniu ADP. Innymi słowy, ADP nie tylko może ponieść konsekwencje działań swoich
czlonkow zarzadu, rad nadzorczych, kierowników, pracowników i spolek, ale także
konsekwencje działań stron trzecich, pomimo iż ADP nie posiada nad nimi bezpośredniej
kontroli.
Agenci
Biorąc pod uwagę zakres potencjalnej odpowiedzialności ADP, zmuszeni jesteśmy do
podejmowania specjalnych procedur przed zatrudnieniem agentów, w szczególności, jeśli
takie zatrudnienie będzie obejmowało interakcję z lokalnymi władzami rządowymi.
Pracownicy ADP, odpowiedzialni za wybór agentów, powinni przeprowadzić due
diligence konieczną do określenia, czy dana jednostka lub osoba, którą ADP zamierza
zatrudnić jako swojego agenta, posiada dobrą reputację i będzie przestrzegać zasad
ustawy FCPA oraz Polityki Antykorupcyjnej ADP. Pytanie, „w jakim stopniu” due
diligence zostanie przeprowadzona, będzie bezpośrednio związane z ilością pracy
związanej z organami rządowymi, którą agent ma wykonywać w imieniu ADP, i
połączone z analizą względnego ryzyka przeprowadzania interesów w kraju, o którym
mowa (prosimy o zapoznanie się z corocznie uaktualnianym raportem organizacji
Transparency International „Corruption Perception Index”) (Wskaźnik poziomu ryzyka
korupcji): http://www.transparency.org/policy_research/surveys_indices/cpi. Kontrolę z
należytą starannością należy zawsze przeprowadzać wraz z Dyrektorem Finansowym
swojej jednostki biznesowej oraz z prawnikiem ADP odpowiedzialnym za dany kraj.
Oprócz obowiązkowego due diligence, przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy z
agentem, ADP wymaga, aby agent poświadczył, że rozumie założenia Polityki
Antykorupcyjnej oraz że zobowiązuje się do przestrzegania jej postanowień. ADP zaleca
także, aby wszyscy pracownicy, mający kontakt z prawnikiem ADP odpowiedzialnym za
ich kraj, wprowadzili w życie przepisy kontraktowe opisane w kolejnej części
dokumentu.
Przejęcia
Obawy związane z potencjalnymi konsekwencjami ponoszonymi przez ADP są jeszcze
większe w przypadku przejęc spolek, poniewaz ADP ponosi absolutną odpowiedzialność
za wszystkie swoje działania biznesowe i za dzialania swoich spolek zaleznych na całym
świecie. Dlatego tez, zalecenia przedstawione powyżej dotyczące due diligence, muszą
być stosowane z jeszcze większą starannością w przypadku firmy, ktora jest kandydatem
do przejęcia. Umowy prawne dokumentujace przejeciapowinny zawierać odpowiednie
postanowienia ze strony sprzedawców, wykorzystując postanowienia zamieszczone w
dalszej części dokumentu.
PODSTAWOWE PRZEPISY KONTRAKTOWE
W przypadku transakcji z kontrahentami, agentami lub przedstawicielami strony trzeciej
oraz w przypadku przejęć wszelkiego rodzaju, pracownicy są zobowiązani do współpracy
z lokalnymi prawnikami ADP, aby umowy prawne zawieraly postanowienia, które
zapewnią postępowanie zgodne zasadami Polityki Antykorupcyjnej ADP. ADP zaleca
wykorzystanie następujących postanowien w umowie z taką jednostką lub jako wiążący
załącznik lub aneks do umowy.
(a) Stosowanie i Przestrzeganie Polityki Antykorupcyjnej
Strony uznają, że [ADP] 1 i wszyscy jej pracownicy, czlonkowie rady nadzorczej i
zarzadu, kierownicy i przedstawiciele podlegają amerykańskiej Ustawie o
Zagranicznych Praktykach Korupcyjnych („FCPA”), oraz że wszystkie działania
[Drugiej Strony] 2 związane z niniejszą Umową podlegają postanowieniom
ustawy FCPA. Druga Strona zaręcza, że przeczytała i zrozumiała cały tekst FCPA
oraz Politykę Antykorupcyjną [ADP] ("Politykę"). Ponadto [Druga Strona]
gwarantuje i potwierdza, że zarówno ona, jak i wszelkie osoby działające w jej
imieniu będą przestrzegać wszystkich przepisów ustawy FCPA oraz Polityki,
wlacznie ze wszystkimi zmianami ktore moga miec miejsce po wejsciu w zycie
tej Umowy, w związku z wszystkimi ich działaniami wynikającymi lub
związanymi z niniejszą Umową. Szczególnie zaś [Druga Strona] potwierdza i
zgadza się, że ani ona ani inna osoba, działająca w jej imieniu, nie zapłaci, nie
przedstawi oferty zapłaty ani nie wręczy wartościowego przedmiotu urzędnikowi
państwowemu, partii politycznej lub kandydatowi politycznemu, ani także
publicznej organizacji rządowej lub jakiejkolwiek innej osobieposiadajacej
wiedzę o fakcie, że wpłata, obietnica zapłaty lub prezent, w całości lub
częściowo, mają zostać przekazane w/w osobom celem wpłynięcia na oficjalną
decyzję, która pomoże [ADP] lub [Drugiej Stronie] w zabezpieczeniu
niedozwolonej korzyści lub w zawarciu lub utrzymaniu interesów, lub w
przekierowaniu interesu na inną osobę lub jednostkę. [Druga Strona] przyjmuje
do wiadomości, że żaden pracownik, kierownik ani inny przedstawiciel [ADP] nie
ma prawa do uchylenia stosowania niniejszej Sekcji Umowy do [ADP].
(b) Ograniczenia związane z Własnością, Usługami Rządowymi i Działalnością
Polityczną
[Druga strona] ujawniła [ADP] na piśmie nazwiska wszystkich osób i jednostek,
które sa wlascicielami akcji lub udzialow [Drugiej Strony]. [Druga Strona] jest
zobowiązana do natychmiastowego poinformowania [ADP] na piśmie o każdym
przypadku, kiedy zmiana wlasnosci akcji lub udzialow nastąpiła albo ma nastąpić.
[ADP] posiada prawo do rozwiązania umowy z ważnej przyczyny w trybie
natychmiastowym po otrzymaniu każdego z takich powiadomień, jeśli
kontynuowanie wspolpracy przez [ADP] z [Drugą Stroną] w zgodzie z niniejszą
1
2
Wprowadzić odpowiednią jednostkę prawna ADP.
Wprowadzić odpowiednią nazwę partnera transakcji.
umową, po nastąpieniu rzeczywistej lub zaproponowanej zmiany w strukturze
wlasnosci[Drugiej Strony], będzie stanowiło naruszenie postanowień FCPA lub
Polityki. [Druga Strona] oświadcza i gwarantuje, że ani ona ani inna osoba,
działająca w jej imieniu, nie jest lub, w czasie trwania Umowy, nie będzie, z
wyjątkiem wcześniejszej pisemnej zgody [ADP], jednostką rządową, urzędnikiem
państwowym, partią polityczną, kandydatem politycznym, publiczną organizacją
międzynarodową lub urzędnikiem publicznej organizacji międzynarodowej.
[ADP] ma prawo do rozwiązania niniejszej Umowy z ważnej przyczyny (i bez
konsekwencji finansowych) w przypadku jakiegokolwiek naruszenia wszelkich z
wyżej wymienionych postanowień.
(c) Dokładność Dokumentów
[Druga Strona] uznaje, że wszystkie faktury, raporty, oświadczenia, księgi inne
dane, które ona lub inna osoba czy też jednostka, występująca w jej imieniu,
przygotuje lub przedłoży do [ADP], będą zgodne z prawdą i dokładne pod
każdym względem, będą w pełni i wyczerpująco opisywać świadczone usługi
oraz naturę i odbiorcę wydatków oraz wykonanych wpłat oraz, że przedstawi
wszelkie wazne informacje konieczne [ADP] do dokładnego prowadzenia
księgowości i protokołów. [ADP] ma prawo do rozwiązania niniejszej Umowy z
ważnej przyczyny w przypadku jakiegokolwiek naruszenia każdego z wyżej
wymienionych zobowiązań.
(d) Współpraca z Kontrolą Audytową [stosownie do sytuacji]
[Druga Strona] powinna utrzymywać dokładnie wypełnione księgi i protokoły
obejmujące wszystkie wykonywane działania wynikające z niniejszej Umowy.
[ADP] ma prawo do przeprowadzania audytów ksiąg i protokołów [Drugiej
Strony], wykonywanych przez niezależnego rewidenta księgowego w każdym
momencie trwania Umowy, powiadamiając [Drugą Stronę] o audycie z należytym
wyprzedzeniem. [Druga strona] zobowiązuje się współpracować z niezależnym
rewidentem księgowym.
(e) Mechanizmy Zapłaty [stosownie do sytuacji]
Płatności wykonywane przez [ADP] na rzecz [Drugiej Strony] zgodnie z niniejszą
umową będą wykonywane przelewem pieniężnym na konto bankowe [Drugiej
Strony], do kraju, w którym dane usługi są wykonywane i ktory zostal określony
na piśmie w Załączniku do niniejszej Umowy.