docKodeks Etyki i Praktyk Biznesowych
download 
Reklamacja Transkrypt
Kodeks Etyki i Praktyk Biznesowych
Kodeks Etyki i Praktyk Biznesowych Styczeń 2015 SPIS TREŚCI 4 PRZYJĘCIE ODPOWIEDNICH PRAKTYK BIZNESOWYCH 24 4.1 ANTYMONOPOL I KONKURENCJA 25 4.2 POLITYKA PRZECIWDZIAŁANIA PRZEKUPSTWU I KORUPCJI 25 4.2.1Gratyfikacje 26 4.2.2 Podarunki i gościnność 26 4.2.3 Pranie brudnych pieniędzy 4.3 STRONY TRZECIE NASZE WARTOŚCI 4 WIADOMOŚĆ OD PREZESA I DYREKTORA NACZELNEGO 6 1 REPREZENTOWANIE WARTOŚCI ZAWARTYCH W KODEKSIE 8 1.1 KAŻDY JEST ZAANGAŻOWANY 9 1.2 ZGODNOŚĆ Z PRAWEM 10 1.3 NARUSZENIE KODEKSU 11 1.4 NASZE OBOWIĄZKI 11 1.5 NASZE OCZEKIWANIA W STOSUNKU DO NASZYCH MENEDŻERÓW 1.6 ZOBOWIĄZANIA FIRMY SNC–LAVALIN 12 13 2 KONCENTRACJA NA PRACOWNIKACH I MIEJSCU PRACY 14 2.1 WZAJEMNY SZACUNEK W MIEJSCU PRACY 15 2.2 HIGIENA I BEZPIECZEŃSTWO 16 2.3 NARKOTYKI I ALKOHOL 17 2.5 INFORMACJE OSOBISTE I PRYWATNE 19 2.4 BEZPIECZEŃSTWO18 4.4 PARTNERZY BIZNESOWI 29 4.5 URZĘDNICY PAŃSTWOWI 30 4.5.1 Wpłaty na cele polityczne 31 4.5.2Lobbing 31 4.6 ADMINISTROWANIE OBROTEM TOWARAMI ORAZ NAKŁADANIE EMBARGO 33 4.7 PRZYJMOWANIE OBOWIĄZKU SPOŁECZNEGO W FIRMIE 34 4.7.1 Prawa człowieka 34 34 4.7.2 Zaangażowanie w działania społecznościowe 4.7.3 Darowizny i sponsoring 35 4.7.4 Ochrona środowiska 35 5 OCHRONA NASZYCH AKTYWÓW 5.1 ZASOBY ELEKTRONICZNE 20 36 37 5.2 POUFNOŚĆ INFORMACJI 38 5.4 WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA 40 5.6 KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA 43 6 ZGŁASZANIE NARUSZEŃ I SKARG 44 5.3 WYKORZYSTYWANIE POUFNYCH INFORMACJI DO TRANSAKCJI GIEŁDOWYCH39 5.5 PRAKTYKI RACHUNKOWE ORAZ PROWADZENIE KSIĄG 6.1 OBOWIĄZEK ZGŁASZANIA 3 ZAPOBIEGANIE KONFLIKTOM INTERESÓW 3.1 DODATKOWE ZATRUDNIENIE ORAZ DZIAŁANIA NIEZGODNE Z KODEKSEM 3.2 OSOBISTE RELACJE W MIEJSCU PRACY 27 28 41 45 6.2 DOCHODZENIA WEWNĘTRZNE 46 PODEJMOWANIE WŁAŚCIWEJ DECYZJI 47 DANE KONTAKTOWE 48 21 23 Uwaga: W niniejszym dokumencie odniesienie do „SNC–Lavalin” oznacza, zależnie od kontekstu, firmę SNC– Lavalin Group Inc. oraz wszelkie podmioty, nad którymi Firma sprawuje bezpośrednią lub pośrednią efektywną kontrolę, w tym poniższe podmioty: oddziały, jednostki biznesowe, oddziały regionalne i spółki zależne, a także wszelkie inne spółki, spółki joint venture, koncesje dla infrastruktury i konsorcja. W przypadku gdy firma SNC– Lavalin Group Inc. nie sprawuje lub nie może sprawować efektywnej kontroli nad określonym podmiotem lub gdy określony podmiot nie może przyjąć i wdrożyć zasad niniejszego Kodeksu ze względu na ograniczenia ustawowe lub prawne, firma SNC–Lavalin musi polecić takiemu podmiotowi przyjęcie i wdrożenie polityki o podobnym zakresie i zasadach. 3 Naszym obowiązkiem jest ochrona wszystkich, mających kontakt z naszą organizacją ETYKA I PRZESTRZEGANIE ZASAD Wytrwale dążymy do doskonałości w postępowaniu etycznym i przestrzeganiu zgodności DBAŁOŚĆ O KLIENTA Celem naszej działalności jest świadczyć usługi oraz dodawać długoterminowych wartości organizacjom naszych klientów ZWROT Z INWESTYCJI Dążymy do wynagradzania zaufania inwestorów poprzez zapewnianie konkurencyjnej pozycji na rynku oraz tworzenie ważnych projektów, które będą powodem do dumy PRACA ZESPOŁOWA I DOSKONAŁOŚĆ Jesteśmy innowacyjni, kompetentni, potrafimy współpracować oraz patrzymy przyszłościowo SZACUNEK Nieustannie demonstrujemy szacunek dla wszystkich naszych udziałowców, partnerów oraz dostawców KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH ZDROWIE, BEZPIECZEŃSTWO I ŚRODOWISKO SNC-LAVALIN NASZE WARTOŚCI 5 Gdy podejmujemy nowe wyzwania i rozszerzamy zasięg naszej obecności na coraz to bardziej złożone rynki — jedna rzecz nigdy nie może się zmienić: nasze niesłabnące zaangażowanie w utrzymanie najwyższych standardów etycznych postępowania w biznesie w relacjach z naszymi pracownikami, klientami, udziałowcami, partnerami i dostawcami. Uczciwe postępowanie przyczynia się do tworzenia miejsca, w którym wszyscy możemy z dumą pracować. Nasz Kodeks Etyki i Praktyk Biznesowych jest kompasem, który prowadzi nas we właściwym kierunku. Dzięki niemu transakcje biznesowe z nami są gwarancją uczciwej obsługi i przestrzegania zasad etycznych. Nie tylko znajomość kodeksu jest dla nas istotna, ale także postępowanie w duchu zasad Kodeksu. Kodeks nie zawiera opisu wszystkich prawdopodobnych sytuacji, z którymi możemy się spotkać, przedstawia jednak podstawowe zasady i standardy, których należy przestrzegać. Wierzę, że postępując z zachowaniem zdrowego rozsądku i zastosowaniem właściwej oceny sytuacji, pozostaniemy na właściwej ścieżce. Wartości propagowane w naszym Kodeksie dotyczą wszystkich pracowników i każdy pracownik jest zobowiązany ich przestrzegać. Chciałbym wyrazić swoje osobiste podziękowania każdemu z osobna i wszystkim razem za nieustające poświęcenie firmie SNC‑Lavalin i zaangażowanie w zachowywaniu standardów wytyczonych w naszym Kodeksie Etyki i Praktyk Biznesowych. Dzięki współpracy z Wami firma SNC‑Lavalin jest na dobrej drodze, aby stać się światowym liderem wśród dostawców bezpiecznych, trwałych, etycznych oraz zgodnych z Kodeksem projektów. ROBERT G. CARD PREZES ORAZ DYREKTOR NACZELNY SNC‑LAVALIN GROUP INC. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH W razie wątpliwości dotyczących tego, co zrobić w trudnej sytuacji, lub chęci uzyskania dalszych informacji, poproś o wsparcie. Nie wahaj się zwrócić o pomoc do swojego menedżera, Dyrektora ds. Przestrzegania Zasad, Przedstawiciela Działu Kadr lub do Centrum Konsultacji ds. Przestrzegania Zasad. Wszyscy mamy obowiązek zgłaszać, w dobrej wierze, wszelkie naruszenia niniejszego Kodeksu, o których wiemy, że mają miejsce lub które podejrzewamy. Kodeks zawiera listę kilku danych kontaktowych, które pozwolą zgłosić takie naruszenie, w tym anonimową infolinię ds. Etyki i Przestrzegania Zasad. SNC-LAVALIN Wiadomość od Prezesa i Dyrektora Naczelnego Przez swoją działalność firma SNC‑Lavalin codziennie ma wpływ na życie ludzi na całym świecie, oferując zróżnicowane projekty infrastruktury — wodnej, elektrycznej, drogowej oraz surowcowej. Jednak równie ważne jak to, co robimy, jest to, jak to robimy i jak postępujemy. Wykonując dobrą pracę we właściwy sposób, niezależnie od czasu i sytuacji, przyczyniamy się do zmiany krajobrazu biznesowego, a także otaczającego nas świata. 7 Każdy jest zaangażowany Kodeks etyki oraz praktyk biznesowych SNC–Lavalin („nasz Kodeks”) ma za zadanie promować uczciwość oraz przejrzystość w sposobie prowadzenia naszych działań biznesowych oraz w naszych relacjach z innymi. Niniejszy Kodeks obowiązuje wszystkich pracowników (stałych, dorywczych, tymczasowych, związanych kontraktem, pracujących na pełen etat lub na część etatu itd.), konsultantów1, pracowników pożyczonych, dyrektorów i członków Zarządu firmy SNC–Lavalin (od tej pory nazywanych: „Pracownicy” lub „My”). Przestrzeganie Kodeksu i zawartych w nim zasad i procedur stanowi część warunków współpracy z firmą SNC–Lavalin. Obowiązkowy będzie coroczny proces certyfikacji w celu zapewnienia, że Kodeks jest zrozumiały i w sposób właściwy przestrzegany w naszych codziennych działaniach. Od każdej strony trzeciej, z którą współpracujemy, oczekuje się podzielania naszych wartości i wysokich standardów postępowania etycznego. Z naszej strony podejmiemy odpowiednie starania, aby strony te były świadome naszych oczekiwań, a także zachęcimy je do przyjęcia zasad i praktyk porównywalnych z naszymi. Niniejszy Kodeks nie stanowi zbioru wszystkich zasad i nie jest możliwe, aby omawiał wszystkie sytuacje, ma jednak służyć jako pomoc podczas używania własnego osądu i zdrowego rozsądku w celu podjęcia właściwych decyzji. W przypadku wątpliwości należy zawsze konsultować się z menedżerem, Działem Etyki i Przestrzegania Zasad, Działem Prawnym lub Działem Kadr w celu uzyskania pomocy w wybraniu właściwego rozwiązania. Niniejszy Kodeks będzie stale aktualizowany lub uzupełniany w celu odzwierciedlenia zmian w prawie, procedurach oraz najlepszych praktykach. Najbardziej aktualna i obowiązująca wersja naszego Kodeksu jest dostępna na naszej stronie internetowej www.snclavalin.com/ethics. 1 Osoby fizyczne, samozatrudnione lub podmioty prawne, które świadczą usługi na mocy umowy o dzieło lub umowy zlecenia oraz które wystawiają fakturę firmie SNC‑Lavalin za wykonywaną pracę. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH REPREZENTOWANIE WARTOŚCI ZAWARTYCH W KODEKSIE 1.1 SNC-LAVALIN 1 9 1.3 Ponieważ działamy na skalę globalną, podlegamy prawom i przepisom obowiązującym w wielu jurysdykcjach. Naruszenie kodeksu Niezastosowanie się do Kodeksu lub zawartych w nim zasad i procedur może doprowadzić do wszczęcia czynności dyscyplinarnych, łącznie z zakończeniem stosunku pracy, wypowiedzeniem lub brakiem kontynuacji umowy i/lub krokami prowadzącymi do usunięcia dyrektora z Zarządu. Wszystkie działania biznesowe powinny być podejmowane w pełnej zgodzie ze wszystkimi ustawami i rozporządzeniami ma mocy jurysdykcji obowiązującej w miejscu prowadzenia działań. Postępowanie niezgodne z prawem jest surowo zabronione. W przypadku, gdy lokalne prawo lub przepisy dopuszczą zachowanie niezgodne z naszym Kodeksem, ów Kodeks będzie miał moc rozstrzygającą. Jeśli naruszenie Kodeksu obejmuje zachowanie niezgodne z prawem, sprawa może zostać przekazana odpowiednim organom ścigania, które mogą nałożyć na daną osobę fizyczną kary pieniężne przewidziane w prawie cywilnym i/lub karnym lub sankcje. Ponadto, firma SNC–Lavalin zastrzega sobie prawo do podjęcia dodatkowych kroków, w tym działań prawnych, przeciwko osobom fizycznym, które zaangażowały się w i/lub odnosiły korzyści z działań nielegalnych i/lub sprzecznych z naszym Kodeksem w celu uzyskania odszkodowania za wszelkie koszty poniesione przez firmę SNC–Lavalin oraz odzyskania kwot lub korzyści, które zostały bezprawnie wypłacone lub otrzymane. W przypadku wątpliwości dotyczących zastosowania lub interpretacji któregokolwiek prawa lub przepisu należy jak najszybciej zgłosić się do Działu Prawnego. 1.4 Nasze obowiązki Wszyscy ponosimy odpowiedzialność za: Postępowanie zgodnie z założeniami niniejszego Kodeksu oraz ukończenie corocznego procesu certyfikacji; Świadomość i przestrzeganie praw i przepisów obowiązujących jurysdykcji właściwej dla miejsca pracy; Kontrolowanie swojej znajomości i stosowanie zasad i procedur odpowiednich dla określonego dla nas indywidualnie zakresu pracy; Niezwłoczne poszukiwanie pomocy lub wskazówek u dostępnych źródeł w razie wątpliwości; Zgłaszanie wszelkich naruszeń lub potencjalnych naruszeń Kodeksu i zawartych w nim zasad i procedur; Pełną współpracę podczas wewnętrznego dochodzenia dotyczącego prawdopodobnych naruszeń Kodeksu; oraz Uczciwe postępowanie w każdej sytuacji, mające na celu zachowanie i promowanie naszej znakomitej reputacji we wszystkich naszych działaniach w dowolnym miejscu. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Zgodność z prawem SNC-LAVALIN 1.2 11 Nasze oczekiwania w stosunku do naszych menedżerów Jako menedżerowie osiągamy ten cel przez: Dawanie przykładu i stosowanie się do standardów Kodeksu w każdej sytuacji; Pomaganie podlegającym nam pracownikom w zrozumieniu i przestrzeganiu przedstawionych w Kodeksie standardów, procedur i praktyk, umożliwiając udział takich osób w odpowiednich szkoleniach oraz procesach certyfikacji oraz zachęcając je do tego; Zgodnie z Kodeksem nasi menedżerowie mają dodatkowe obowiązki. Są oni odpowiedzialni za propagowanie kultury przestrzegania zasad oraz uczciwości, w tym tworzenia pozytywnej atmosfery w miejscu pracy, w którym każdy będzie traktowany z godnością i szacunkiem. Wspieranie i ochronę osób, które w dobrej wierze wyrażają obawy lub zgłaszają potencjalne zachowanie nieetyczne lub niezgodne z Kodeksem — nawet wtedy, gdy wymagałoby to od nich wykroczenia poza drogę służbową; Reagowanie, gdy słyszymy lub podejrzewamy niewłaściwe postępowanie, i w żadnej sytuacji nieignorowanie podejrzanego zachowania; oraz Niepodejmowanie lub niedopuszczanie do działań odwetowych przeciwko osobie, która zgłasza obawy w dobrej wierze. Zobowiązania firmy SNC–Lavalin Firma SNC–Lavalin propaguje uczciwość i wysokie standardy postępowania etycznego we wszystkich aspektach działań biznesowych. Aby zapewnić stosowanie naszych wartości w życiu i zgodność ze zobowiązaniami wytyczonymi w niniejszym Kodeksie, firma SNC–Lavalin dokłada wszelkich starań w: Tworzeniu i promowaniu kultury uczciwości w firmie; Dbaniu o to, aby Pracownicy przeczytali Kodeks, zrozumieli zobowiązania z niego wynikające i wyrazili zgodę na przestrzeganie zasad w nim zawartych; Tworzeniu właściwej świadomości zasad Kodeksu na wszystkich poziomach; Ustanawianiu środków zapobiegania, wykrywania i reagowania na zachowania nieetyczne lub niezgodne z Kodeksem; Zapewnianiu globalnie dostępnego wsparcia, informacji i zasobów mających służyć jako pomoc w stosowaniu zasad niniejszego Kodeksu; oraz Ciągłym ulepszaniu panujących w firmie standardów zarządzania. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH 1.6 SNC-LAVALIN 1.5 13 Wzajemny szacunek w miejscu pracy W firmie SNC–Lavalin cenimy, tworzymy i dbamy o zróżnicowanie i globalność wśród pracowników. Do naszych codziennych obowiązków należy współpraca z osobami różnych grup etnicznych, kultur i religii, osobami o różnych przekonaniach politycznych, w różnym wieku, różnej płci, osobami niepełnosprawnymi oraz osobami o różnych orientacjach seksualnych i płciach. Wszyscy mamy prawo do tego, aby nasza osobista godność, prywatność i prawa były szanowane. Konsekwentni w wyznawaniu tych wartości zakazujemy zachowań oraz działań nacechowanych dyskryminacją, prześladowaniem i przemocą. DYSKRYMINACJA Dyskryminacja to zjawisko, w którym osoba lub grupa osób jest traktowana w inny sposób lub negatywnie ze względu na cechy charakteru, poglądy, przekonania lub z jakiegokolwiek innego powodu zakazanego przez prawo, w tym: pochodzenie narodowe lub etniczne, kulturę, religię, poglądy polityczne, wiek, niepełnosprawność umysłową lub fizyczną, płeć oraz orientację seksualną. Nie tolerujemy dyskryminacji. PRZEŚLADOWANIE Prześladowanie, czy to na tle seksualnym, psychicznym lub innym, ma miejsce wtedy, kiedy zachowanie względem drugiej osoby ma charakter szokujący lub obraźliwy i narusza godność osobistą drugiej osoby, jej zdrowie psychiczne lub fizyczne, czy też przyczynia się do szkodliwego środowiska pracy. Prześladowanie może przybierać formę ciągłego wrogiego lub niechcianego postępowania, komentarzy werbalnych, działań lub gestów, czy też pojedynczych poważnych przypadków prowadzących do zastraszającego, wrogiego, hańbiącego, poniżającego lub obraźliwego dla danej osoby środowiska pracy. Nie tolerujemy prześladowania. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH KONCENTRACJA NA PRACOWNIKACH I MIEJSCU PRACY 2.1 SNC-LAVALIN 2 15 Naszym celem jest zapewnienie ochrony zdrowia, bezpieczeństwa, i fizycznego samopoczucia naszych pracowników, poprzez wykrywanie niebezpieczeństw, ocenę ryzyka i eliminację zagrożeń w miejscu pracy. Tylko dzięki pełnemu zaangażowaniu jesteśmy w stanie osiągnąć ten cel. To w konsekwencji doprowadzi do braku obrażeń w środowisku pracy. Wszyscy pracownicy muszą dokładać starań, aby zmniejszyć częstotliwość i stopień odnoszonych obrażeń przez rozpoznawanie, zgłaszanie i eliminowanie niebezpiecznych lub ryzykownych warunków pracy. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo i higienę w miejscu pracy, każdy jest za nie odpowiedzialny. PRZEMOC Przemoc obejmuje użycie siły fizycznej, prowadząc lub mogąc doprowadzić do obrażeń fizycznych, czy też działania, zachowanie lub stwierdzenia, które mogłyby być zasadnie postrzegane jako zagrożenie dla bezpieczeństwa drugiej osoby. Nie tolerujemy przemocy. Fizyczne znęcanie się, groźby lub inne akty przemocy w miejscu pracy mogą zostać zgłoszone odpowiednim władzom. Higiena i bezpieczeństwo Bezpieczeństwo naszych pracowników jest sprawą najwyższej wagi we wszystkich naszych przedsięwzięciach. Firma SNC–Lavalin jest w pełni zaangażowana w zapewnianie bezpieczeństwa i dobrych warunków pracy we wszystkich naszych biurach i we wszystkich pozostałych miejscach pracy. Firma SNC–Lavalin zapewnia, iż prawo właściwe traktujące o bezpieczeństwie i higienie pracy stanowi podstawową normę we wszystkich obszarach, w których prowadzimy działalność. Narkotyki i alkohol Osoby, których zdolność wykonywania pracy została pogorszona przez narkotyki lub alkohol, mają negatywny wpływ na wykonywaną pracę, środowisko pracy oraz bezpieczeństwo naszych pracowników, stron trzecich i ogół społeczeństwa. Oficjalnie zabrania się zażywania, sprzedawania, nabywania lub posiadania nielegalnych narkotyków, czy też bycia pod wpływem alkoholu lub narkotyków w godzinach pracy. Co więcej, z wyjątkiem upoważnienia przez członka Komitetu Wykonawczego i zawsze w zgodzie z właściwym prawem lokalnym, nie wolno nam spożywać, sprzedawać, nabywać lub podawać napojów alkoholowych na terenie firmy SNC–Lavalin. Konkretne informacje na ten temat można znaleźć w zasadach i procedurach dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH 2.2 2.3 SNC-LAVALIN Jeśli jesteśmy ofiarami lub świadkami dyskryminacji, prześladowania lub przemocy w miejscu pracy, należy niezwłocznie zgłosić to menedżerowi, w Dziale Etyki i Przestrzegania Zasad lub Dziale Kadr, czy też poinformować o danej sytuacji, korzystając z innych dostępnych kanałów komunikacji, w tym infolinii Działu Etyki i Przestrzegania Zasad. W celu uzyskania dalszych informacji należy zapoznać się z zasadami i procedurami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa. 17 Dokładamy wszelkich starań, aby chronić naszych pracowników, nasze dobra i informacje, w dowolnym miejscu naszych działań. Naszym celem jest czuwanie nad wykrywaniem i usuwaniem zagrożeń bezpieczeństwa w celu zapewnienia naszym pracownikom bezpiecznego środowiska pracy. Od wszystkich pracowników oczekuje się wrażliwości na potencjalne zagrożenia bezpieczeństwa i reagowania na nie w zgodzie z odpowiednimi planami, protokołami lub procedurami bezpieczeństwa. Zabrania się świadomego angażowania we wszelkie potencjalne działania biznesowe niosące ze sobą zagrożenie bezpieczeństwa, których nie można odpowiednio i zasadnie wyeliminować. Zabrania się także prowadzenia działań biznesowych z dowolnym dostawcą usług bezpieczeństwa, który nie stosuje się do naszych zasad dotyczących bezpieczeństwa i praw człowieka. Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za przestrzeganie wytycznych firmy SNC–Lavalin w zakresie bezpieczeństwa. 2.5 Informacje osobiste i prywatne Firma SNC–Lavalin dokłada wszelkich starań w celu poszanowania naszych praw ochrony prywatności i ustaw w tym zakresie oraz podejmuje konieczne środki w celu zapewnienia rzetelności i bezpieczeństwa danych. Od wszystkich pracowników oczekuje się dbałości i dyskrecji w sytuacji posiadania danych osobowych innego pracownika. Wszelkie dane osobowe ujawnione lub zgromadzone przez firmę SNC–Lavalin w ramach wykonywanej przez nas pracy lub działań biznesowych, zostaną wykorzystane wyłącznie w sposób i do celów, dla których dane te zostały ujawnione lub zebrane (np. firma SNC–Lavalin może ujawnić swoim klientom dane osobowe zawarte w curriculum vitae pracownika w celu złożenia oferty przetargowej). Mogą również zaistnieć inne sytuacje, w których ujawnienie takich informacji osobistych stronom trzecim będzie wymagane lub w inny sposób dopuszczone przez prawo. Ujawnienie danych może być również wymagane na potrzeby zarządzania programem przez zewnętrzną firmę (np. na potrzeby zarządzania programem ubezpieczeniowym przez zewnętrznego dostawcę). W takich przypadkach firma SNC–Lavalin będzie wymagała od zewnętrznego dostawcy zagwarantowania wyłącznie takiego użycia danych, dla którego zostały one przekazane. Informacje osobiste mogą być również podawane firmom zewnętrznym w celach przeprowadzenia audytu. W innych sytuacjach firma SNC–Lavalin zapewni, aby przed wyjawieniem osobistych informacji pracownik wyraził na to zgodę. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Bezpieczeństwo SNC-LAVALIN 2.4 19 3 Rzeczywisty konflikt interesów ma miejsce, kiedy sytuacja ma negatywny wpływ na osąd, obiektywność lub niezależność danej osoby, ze względu na potencjalny dysonans pomiędzy interesem prywatnym danej osoby, a zawodowym lub publicznym. Potencjalny konflikt interesów występuje wtedy, kiedy istnieje uzasadniona możliwość konfliktu interesów w przyszłości. Rzekomy konflikt interesów występuje, gdy obserwator ma zasadne podstawy, aby twierdzić, że konflikt ma miejsce, nawet jeśli nie istnieje. ZAPOBIEGANIE KONFLIKTOM INTERESÓW Wszelkie działania, które mogłyby stanowić rzeczywiste, potencjalne lub rzekome konflikty interesów musimy niezwłocznie zgłaszać, wypełniając formularz zgłoszenia dostępny w strefie Infozone. W trakcie naszej pracy, lub prowadzenia działań biznesowych na rzecz firmy SNC–Lavalin musimy pamiętać o tym, aby w naszych działaniach mieć na uwadze jak najlepszy interes firmy SNC–Lavalin. Musimy unikać konfliktów interesów: rzeczywistych, potencjalnych, czy też nawet postrzeganych jako takie, w trakcie wykonywania naszych zawodowych obowiązków. Ocena tego, czy ujawniona sytuacja stanowi rzeczywisty, potencjalny lub rzekomy konflikt interesów, jest dokonywana przez naszego menedżera i Dział Kadr oraz w razie potrzeby w porozumieniu z Działem Etyki i Przestrzegania Zasad i/lub Działem Prawnym. Ujawnione dane będą traktowane jako poufne i będą dostępne wyłącznie tym osobom, które są bezpośrednio zaangażowane w proces oceny konfliktu interesów. Dodatkowe zatrudnienie oraz działania niezgodne z kodeksem Pracownicy mają obowiązek powiadamiać o rzeczywistym lub rozważanym podjęciu dodatkowej pracy w innej firmie lub przyjęciu stanowiska osoby zarządzającej w innej organizacji. Zabrania się pracownikom rozpoczynania lub kontynuowania takich czynności bez uprzedniego, pisemnego upoważnienia wydanego przez odpowiedniego menedżera i Dział Kadr. Członkowie zarządu mają obowiązek informować o fakcie pełnienia funkcji zarządzającej w firmie innej niż SNCLavalin oraz wykonywaniu innych istotnych działań biznesowych Wiceprezesa i Sekretarza Firmy. Pracownicy muszą także przeciwdziałać wykonywaniu lub angażowaniu się w działania niezgodne z pracą w firmie SNC–Lavalin. SNC-LAVALIN 3.1 KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Poniższe podrozdziały opisują niektóre najczęściej spotykane konflikty interesów. Wszyscy musimy jednak zawsze być czujni na sytuacje, w których może występować potencjalny, rzekomy lub rzeczywisty konflikt interesów. W przypadku najmniejszych wątpliwości co do kwestii rzeczywistego, potencjalnego lub rzekomego konfliktu interesów należy skonsultować się z Działem Etyki i Przestrzegania Zasad, Kadr lub Działem Prawnym. 21 Podejmowanie dodatkowej pracy, co ogranicza naszą zdolność do wypełniania obowiązków w firmie SNC–Lavalin; Przyjęcie stanowiska osoby zarządzającej w innej firmie bez uprzedniego poinformowania oraz otrzymania zgody od menedżera oraz z działu kadr lub, odpowiednio, zarządu; Posiadanie (bezpośrednio lub pośrednio) znacznego udziału finansowego w innym przedsiębiorstwie, które współpracuje z firmą SNC–Lavalin lub dąży do współpracy nią bądź jest jej konkurentem (dotyczy to szczególnie udziałów w nieruchomości oraz udziałów w branży surowców mineralnych); Zaangażowanie (bezpośrednie lub pośrednie) w działalność innej firmy lub podejmowanie działań finansowych, które stanowią lub mogłyby potencjalnie stanowić konkurencję dla firmy SNC–Lavalin; Zaangażowanie (bezpośrednie lub pośrednie) w działalność innej firmy, która świadczy usługi dla SNC–Lavalin lub współpracuje z nią, co mogłoby prowadzić do uprzywilejowanego traktowania ze względu na nasze stanowisko zajmowane w firmie SNC–Lavalin; oraz Prowadzenie działalności biznesowej w imieniu firmy SNC–Lavalin z członkiem naszej rodziny lub organizacją, z którą my lub członek naszej rodzimy mamy powiązania, co mogłoby być postrzegane jako konflikt interesów, o ile takie działania nie zostały ujawnione naszemu menedżerowi oraz Działowi Kadr lub, odpowiednio, Zarządowi przed zawarciem jakiejkolwiek umowy, i o ile nie została na nie wydana specjalna zgoda. Osobiste relacje w miejscu pracy Firma SNC–Lavalin zezwala na zatrudnianie osób z tej samej rodziny lub osób, które pozostają w osobistych relacjach z innym pracownikiem, o ile nie zachodzi w takiej sytuacji rzeczywisty lub rzekomy konflikt interesów. W takim kontekście poniższe sytuacje są przykładami rzeczywistego, potencjalnego lub rzekomego konfliktu interesów: Podleganie bezpośrednio lub pośrednio członkowi rodziny lub osobie, z którą pozostajemy w osobistych relacjach; Wywieranie wpływu na innym pracowniku na korzyść lub na szkodę członka rodziny bądź osoby, z którą pozostajemy w osobistych relacjach; oraz Pełnienie obowiązków bezpośredniego lub pośredniego przełożonego członka rodziny bądź osoby, z którą pozostajemy w osobistych relacjach; Jesteśmy świadomi, iż rozwój SNC–Lavalin po części zawdzięczamy nabywaniu rodzinnych firm. Relacje rodzinne lub osobiste mające miejsce w takich firmach mogą przyczyniać się do powstawania rzeczywistych lub rzekomych konfliktów, które, jako korporacja notowana na giełdzie, zobowiązujemy się eliminować w należyty sposób. W przypadku wątpliwości dotyczących rzeczywistych, potencjalnych lub rzekomych konfliktów interesów wynikających z relacji z innym pracownikiem stanowczo zaleca się kontakt z Działem ds. Etyki i Przestrzegania Zasad, Działem Kadr lub Prawnym w celu uzyskania pomocy. W przypadku powstania rzeczywistych, potencjalnych lub rzekomych konfliktów interesów z powodu relacji rodzinnych lub osobistych, naszym obowiązkiem jest niezwłoczne zgłoszenie takiego konfliktu, przez wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego w strefie Infozone. Zgłoszenie o osobistej relacji zostanie przyjęte przez Dział Kadr w atmosferze największej dyskrecji i poufności. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Wykonywanie działań lub zadań konfliktowych lub w inny sposób niezgodnych ze sobą, w czasie pracy w firmie SNC–Lavalin (np. osoba odpowiedzialna za zamówienia dóbr lub usług jest także osobą zatwierdzającą transakcje w ramach zamówienia); 3.2 SNC-LAVALIN Poniższe sytuacje są niektórymi z przykładów rzeczywistego, potencjalnego lub rzekomego konfliktu interesów związanego z dodatkowym zatrudnieniem i konfliktowymi/niezgodnymi działaniami: 23 4 Antymonopol i konkurencja W firmie SNC–Lavalin musimy stosować uczciwe praktyki konkurencji biznesowej, zgodne z właściwym prawem regulującym kwestie antymonopolowe i konkurencję, obowiązującym w jurysdykcjach, w których prowadzimy działalność biznesową. Choć te prawa i przepisy mogą być różne w różnych obszarach jurysdykcji, ich ogólnym przeznaczeniem jest podtrzymanie zasad wolnej i otwartej konkurencji rynkowej. Zachowania zabronione na mocy tego prawa, to m.in.: rozmowy, zmowy lub umowy z konkurencyjnymi firmami dotyczące: Ustalania lub kontrolowania cen, postanowień lub warunków; Ograniczania konkurencji lub kontaktów z dostawcami i klientami; Rozdzielania lub przydzielania klientów, rynków lub terytorium pomiędzy firmę snc–lavalin i naszych konkurentów; Wpływania na wysokość cen odsprzedaży pobieranych przez naszych nabywców; lub Nieskładania ofert, wycofywania ofert lub składania fałszywej oferty, czy też przegrywania przetargu. 4.2 Polityka przeciwdziałania przekupstwu i korupcji Firma SNC–Lavalin dąży do prowadzenia uczciwej działalności biznesowej i zakazuje korupcji oraz przekupstwa w każdej formie. Zabrania się pracownikom — bezpośrednio bądź pośrednio — przyjmować, proponować, obiecywać, przyznawać lub zezwalać na wręczanie łapówek, „działek”, zapłaty lub innych rzeczy, które mogą być postrzegane jako wyżej wymienione (podarunków, rozrywki, zatrudnienia, umów lub wszelkiego rodzaju korzyści), stronom trzecim w celu wymuszenia lub celu sprawiającym wrażenie wymuszenia działania, braku działania lub decyzji, z zamiarem uzyskania nieuczciwej przewagi. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Zabrania się pracownikom angażowania się w działania, które można zasadnie określić jako antymonopolowe, obraźliwe lub nieuczciwe. Zabrania się dążyć do zdobywania informacji o konkurencji przez niezgodne z prawem praktyki (szpiegostwo przemysłowe, przekupstwo, kradzież, korzystanie z podsłuchów elektronicznych itd.), a pracownicy są zobowiązani do powstrzymywania się przed wydawaniem fałszywych lub wprowadzających w błąd oświadczeń dotyczących konkurencji lub usług oferowanych przez konkurencję. SNC-LAVALIN PRZYJĘCIE ODPOWIEDNICH PRAKTYK BIZNESOWYCH 4.1 25 Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za zdobywanie umiejętności rozpoznawania korupcji i nieangażowanie się w tego typu działania, bezpośrednio lub pośrednio. Mogłyby być interpretowane jako łapówka lub „działka”; W celu uzyskania dalszych wskazówek należy skontaktować się z Działem Etyki i Przestrzegania Zasad. Mogłyby być w uzasadniony sposób interpretowane jako nagroda za preferencyjne traktowanie, faktyczne bądź pozorne, lub tworzące zobowiązanie w stosunku do drugiej strony; Wręczanie gratyfikacji jest surowo zabronione. Jeśli jednak pracownik nie będzie miał wyboru i będzie musiał dokonać zapłaty w celu ochrony siebie przed bezpośrednim, poważnym zagrożeniem życia, bezpieczeństwa lub dobrobytu, żądana płatność nie zostanie uznana za gratyfikację, będzie zatem dozwolona. Wszelkie płatności dokonane w takich wyjątkowych okolicznościach należy szczegółowo przedstawić menedżerowi, Dyrektorowi ds. Przestrzegania Zasad i odpowiedniemu Dyrektorowi Regionalnemu ds. Bezpieczeństwa , aby dostarczyć odpowiednim władzom dokładne księgi, zapisy oraz prawidłowo ujawnione informacje. 4.2.2 PODARUNKI I GOŚCINNOŚĆ Nie zakazuje się oferowania ani przyjmowania dobrowolnych, okolicznościowych podarunków, posiłków lub form rozrywki o rozsądnej wartości, które są zgodne z lokalnym prawem, niniejszym Kodeksem i zawartymi w nim zasadami i procedurami. Zabrania się jednak oferowania, przyjmowania lub wymieniania podarunków, posiłków lub form rozrywki, jeśli: Są one w formie gotówki lub jej odpowiedników, np. Kart podarunkowych, bonów, kuponów, voucherów, pożyczek, akcji, opcji zakupu akcji itp.; Są wystawne lub kosztowne; Są obraźliwe, w złym guście lub w inny sposób naruszają nasze zobowiązanie do wzajemnego szacunku; Stanowią pogwałcenie jakiegokolwiek prawa, przepisu lub zasady, czy też są sprzeczne ze standardami lub zasadami organizacji odbiorcy; Czynność taka mogłaby zostać zinterpretowana jako próba wpłynięcia na trwający proces zamówień lub podjęcie decyzji biznesowej; Mają miejsce często. Musimy zachować szczególną ostrożność, przekazując biznesowe wyrazy wdzięczności urzędnikom państwowym, ponieważ podlegają oni dużo bardziej surowym zasadom, przepisom i prawom. Patrz Rozdział 4.5 – Urzędnicy państwowi, aby uzyskać więcej informacji. Zabrania się korzystania z własnych funduszy w celu oferowania podarunków, posiłków lub form rozrywki stronom trzecim, jeśli na takie formy wdzięczności zakazuje się przeznaczania środków firmy SNC–Lavalin. Wszelkie podarunki i zaproszenia oferowane przez naszych pracowników stronom trzecim należy w pełni i dokładnie rejestrować w księgach i ewidencjach firmy SNC–Lavalin. W każdej sytuacji należy odnosić się do zasad i procedur dotyczących podarunków i zaproszeń przed zaoferowaniem lub przyjęciem podarunków, posiłków lub form rozrywki. W celu uzyskania dalszych wskazówek należy skontaktować się z Działem Etyki i Przestrzegania Zasad. 4.2.3 PRANIE BRUDNYCH PIENIĘDZY Pranie brudnych pieniędzy to metoda ukrywania pochodzenia pieniędzy pozyskiwanych lub generowanych na drodze działań niezgodnych z prawem (np. handel narkotykami, przemyt, naruszenie praw autorskich, piractwo oraz korupcja) poprzez korzystanie z pośrednictwa legalnie działających instytucji finansowych i przedsiębiorstw. Pranie brudnych pieniędzy to globalny problem o konsekwencjach szkodliwych dla gospodarki i społeczeństwa. Od wszystkich pracowników oczekuje się przestrzegania praw i przepisów zapobiegających praniu brudnych pieniędzy. Podejmując wszelkie działania należy zachować ostrożność, aby chronić firmę SNC–Lavalin przed udziałem w praniu brudnych pieniędzy lub innych działaniach kryminalnych, czy też przed wykorzystaniem firmy w tym celu. Przed rozpoczęciem relacji z klientem lub innymi stronami trzecimi musimy zatem stosować odpowiedni poziom należytej staranności. Wymaga się od nas także rozpoznawania i monitorowania potencjalnych sygnałów ostrzegawczych, które mogłyby pomóc wykryć nietypowe i podejrzane działania. Wszelkie wątpliwe działania, które mogą być związane z praniem brudnych pieniędzy lub innymi czynnościami przestępczymi, należy niezwłocznie zgłaszać naszemu menedżerowi lub Dyrektorowi ds. Przestrzegania Zasad. W celu uzyskania dalszych informacji należy skontaktować się z Działem Etyki i Przestrzegania Zasad. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Gratyfikacje to drobne, nieoficjalnie przyznawane kwoty (w odróżnieniu od zgodnych z prawem, oficjalnych opłat lub podatków) wręczane osobom w celu zabezpieczenia lub przyspieszenia prowadzonych rutynowych działań państwowych, do których osoba lub firma dokonująca płatności ma już prawo. Mogłyby mieć wpływ na odbiorcę lub organizację odbiorcy w jakichkolwiek kontaktach biznesowych; lub SNC-LAVALIN 4.2.1 GRATYFIKACJE Są częścią umowy (formalnej lub domyślnej) na wykonanie lub otrzymanie czegoś w zamian; 27 Strony trzecie Chcemy pracować z tymi stronami trzecimi, które podzielają nasze wartości i kulturę uczciwości na wysokim poziomie. W związku z tym, oczekujemy, że strony trzecie będą przyjmować i wdrażać praktyki, które są zgodne z niniejszym Kodeksem, oraz będą: „Strona trzecia” oznacza osobę indywidualną lub organizację, z którą możemy mieć kontakt w ciągu pracy i prowadzenia działań biznesowych. Przestrzegać wszelkich obowiązujących praw i przepisów; Pzeciwdziałać łapówkarstwu, „działkom” i innym formom korupcji; Nie brać udziału w praniu pieniędzy oraz działaniach wspierających finansowo terroryzm; Strony trzecie, z którymi nasza firma zazwyczaj ma kontakt, to np.: Są odpowiedzialne za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników; Klienci; Szanować prawa człowieka swoich pracowników; Konkurencja; Dążyć do propagowania zrównoważonego lokalnego rozwoju; Urzędnicy państwowi; oraz Dążyć do zapewnienia, iż działalność biznesowa prowadzona jest w sposób ekologicznie odpowiedzialny; oraz Partnerzy biznesowi (opisani szczegółowo w rozdziale 4.4 – Partnerzy biznesowi). Promować i odzwierciedlać nasze zaangażowanie na rzecz jakości wykonywanej pracy. W firmie SNC–Lavalin dążymy do prowadzenia transparentnych i poprawnych transakcji ze stronami trzecimi. Mamy prawo zakończyć każdą relację biznesową ze stroną trzecią, której zachowanie jest niezgodne z naszymi wartościami i praktykami. W celu uzyskania dalszych informacji i wskazówek należy skontaktować się z Działem Prawnym oraz Działem Etyki i Przestrzegania Zasad. 4.4 Partnerzy biznesowi Działania wykonywane przez innych w celu zapewnienia nam pomocy w działalności biznesowej mają na nas bezpośredni wpływ. Zgodnie z prawem ponosimy odpowiedzialność za czynności wykonywane przez naszych partnerów biznesowych w naszym imieniu, tak jakbyśmy te czynności wykonali sami. Musimy się więc upewnić, czy dane osoby lub organizacje działające w naszym imieniu zachowują się i postępują w sposób oczekiwany od nas samych. W firmie SNC–Lavalin przez „partnera biznesowego” rozumiemy jakąkolwiek stronę trzecią, która w zależności od kontekstu, działa w imieniu firmy SNC–Lavalin lub z którą firma SNC–Lavalin współpracuje w celu realizacji określonego zadania. Każdy pracownik jest odpowiedzialny za zachowywanie należytej staranności oraz sumienne nadzorowanie zgodności zachowań poszczególnych partnerów biznesowych, z którymi współpracuje. Nasze obowiązki rozpoczynają się od starannego doboru naszych partnerów biznesowych i upewnienia się, że podzielamy te same wartości oraz zasady prowadzenia działań biznesowych. Przez cały okres trwania relacji biznesowej musimy nieustannie i właściwie monitorować naszych partnerów biznesowych w celu uniknięcia niewłaściwych zachowań. W celu uzyskania dalszych informacji należy zapoznać się z zasadami i procedurami dotyczącymi partnerów biznesowych. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Dostawcy; SNC-LAVALIN 4.3 29 Biorąc pod uwagę charakter naszej działalności, regularnie mamy kontakt z urzędnikami państwowymi na całym świecie, bezpośrednio czy też pośrednio. Przez „urzędnika państwowego” rozumie się urzędników lub pracowników bądź też wszelkie osoby występujące w imieniu lub reprezentujące: Wszelkie szczeble rządowe (federalne, państwowe, wojewódzkie, miejskie lub inne); Partie polityczne, funkcjonariuszy partyjnych oraz kandydatów na stanowiska polityczne; Jednostki w całości lub częściowo należące do określonego szczebla rządowego lub przez niego nadzorowane; Międzynarodowe lub międzyrządowe organizacje publiczne; lub Osobę sprawującą urząd w organach władzy ustawodawczej, administracyjnej, sądowniczej lub wojskowej. Pracownicy będący w kontakcie z urzędnikami państwowymi mają obowiązek znajomości i ścisłego przestrzegania prawa, przepisów lub zasad, obowiązujących w przypadku takich relacji z urzędnikami państwowymi lub z rządowymi podmiotami zamawiającymi. W takich sytuacjach: Należy uczciwie, skrupulatnie i transparentnie współpracować z urzędnikami państwowymi; Nigdy nie należy niczego oferować urzędnikom państwowym, chyba że obowiązujące prawa i przepisy na to wyraźnie zezwalają i jest to w pełni zgodne z naszym Kodeksem i zawartymi w nim zasadami i procedurami; Należy powstrzymywać się od wręczania jakichkolwiek rzeczy wartościowych dowolnej osobie, jeśli mamy powód sądzić, iż zostaną one przekazane urzędnikowi państwowemu; oraz Nigdy nie należy korzystać z możliwości potencjalnego zatrudnienia przez obecnego lub poprzedniego urzędnika państwowego lub jego/jej członka rodziny bez wcześniejszej konsultacji z Działem Kadr. Działania, które mogą być do przyjęcia podczas współpracy z pracownikami firm z prywatnego sektora, mogą być niewłaściwe lub niezgodne z prawem w przypadku współpracy z urzędnikami państwowymi, dlatego oczekuje się od nas zachowania szczególnej ostrożności podczas takiej współpracy. 4.5.1 WPŁATY NA CELE POLITYCZNE Zgodnie z ograniczeniami obowiązującego prawa lub przepisów, chyba że zostanie uzyskana wstępna oficjalna zgoda Komitetu ds. zgodności wpłat na cele polityczne, zabrania się nam czynienia jakichkolwiek wpłat na cele polityczne w imieniu firmy SNC–Lavalin na rzecz kandydatów politycznych, partii, organizacji lub innego podmiotu politycznego, na dowolnym szczeblu rządowym. Firma SNC–Lavalin nie dokonuje zwrotów kosztów, bezpośrednio lub pośrednio, wpłat na cele polityczne, chyba że taka wpłata została wcześniej zatwierdzona przez Komitet ds. zgodności wpłat na cele polityczne. Pracownicy mogą angażować się w działania polityczne we własnym zakresie pod warunkiem, że odbywać się to będzie poza godzinami pracy w firmie SNC–Lavalin i bez wykorzystania jej funduszy, własności, zasobów lub list pracowników oraz bez nakłaniania w godzinach pracy naszych pracowników do wpłat na cele polityczne. W celu uzyskania dalszych informacji należy zapoznać się z zasadami i procedurami dotyczącymi wpłat na cele polityczne. 4.5.2 LOBBING Choć lobbing jest zgodną z prawem drogą dostępu do instytucji ustawodawczych, rządowych i miejskich, wiele obszarów jurysdykcji wprowadziło prawa i przepisy wymagające różnego poziomu ujawniania informacji na temat działalności lobbingowej. Charakter działalności SNC–Lavalin dopuszcza angażowanie się w działalność lobbingową, poprzez rozmowy telefoniczne, korespondencję pisemną lub spotkania z osobami zajmującymi urzędy publiczne. Ponieważ zasady dotyczące lobbingu różnią się w poszczególnych obszarach jurysdykcji, musimy mieć na uwadze obowiązujące przepisy i dopilnować pełnej zgodności z nimi. Kontakt z urzędnikami państwowymi lub organem ustawodawczym może, w niektórych przypadkach, być uznawany za „prowadzenie działalności lobbingowej”. W związku z tym, naszym obowiązkiem jest dopilnowanie pełnej zgodności ze wszystkimi wymogami rejestracyjnymi lub zgłoszeniowymi i niezwłoczne powiadamianie Wiceprezesa Wykonawczego ds. Strategii, Marketingu i Stosunków Zewnętrznych, że spełnili te wymogi. W celu uzyskania dalszych informacji należy skontaktować się z Działem Prawym lub Działem Etyki i Przestrzegania Zasad. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Urzędnicy państwowi SNC-LAVALIN 4.5 31 Administrowanie obrotem towarami oraz nakładanie embargo Istotne jest, aby wszystkie działania firmy SNC–Lavalin były w pełni zgodne z prawami i przepisami dotyczącymi kontroli eksportu, ceł oraz przepisów antybojkotowych na terenach jurysdykcji, na których prowadzimy działalność. Przepisy dotyczące kontroli eksportu narzucają ograniczenia w zakresie przewozu towarów, usług, sprzętu, oprogramowania lub technologii przez określone granice państwowe bez zezwoleń wymaganych zgodnie ze stosownymi przepisami dotyczących kontroli eksportu. Ponadto musimy zapewnić, że postępujemy zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w przypadku krajów, w których zostały nałożone sankcje gospodarcze. Przepisy prawa handlowego są złożone, i w razie ich nieprzestrzegania, odpowiednie organy mogą nałożyć karę grzywny i/lub zakazać prowadzenia działalności w niektórych krajach. Musimy również unikać włączania do umów wszelkich klauzul, które mogłyby skutkować bezprawnym bojkotem handlu z danym krajem. Wszelkie prośby o włączenie takich klauzul należy zgłaszać do działu prawnego nawet wtedy, gdy firma SNC–Lavalin nie składa oferty przetargowej na dany projekt lub nie zawiera umowy. Firma SNC–Lavalin oraz strony trzecie mogą podlegać surowym karom w przypadku naruszenia tych praw i przepisów. Do konsekwencji należą wysokie grzywny oraz wycofanie uproszczonych procedur importu i eksportu w poszczególnych krajach, w których prowadzimy działalność. Więcej informacji można uzyskać kontaktując się z Działem zamówień o zasięgu globalnym. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Przykładem kwestii podlegającej przepisom kraju urzędowania, która może wymagać licencji eksportowej lub licencji na ponowny import, to oprogramowanie komputerowe zawierające określone standardy szyfrowania lub wydajności. SNC-LAVALIN 4.6 33 4.7.1 PRAWA CZŁOWIEKA Wierzymy, że wszyscy ludzie powinni być traktowani z godnością, sprawiedliwością i szacunkiem. Firma SNC–Lavalin dokłada wszelkich starań, aby wspierać ochronę i przestrzeganie praw człowieka w trakcie wszystkich działań na całym świecie i upewniać się, że nie bierze udziału w działaniach związanych z łamaniem praw człowieka. Pracownikom zabrania się angażowania w działania zachęcające do łamania praw człowieka, wspierające handel ludźmi lub korzystające z pracy dzieci lub pracy przymusowej. Ponadto zabrania nam się współpracy biznesowej z osobami, które nie przestrzegają naszych zasad związanych z prawami człowieka lub które biorą udział w łamaniu prawa człowieka lub korzystających z pracy dzieci. 4.7.2 ZAANGAŻOWANIE W DZIAŁANIA SPOŁECZNOŚCIOWE Firma SNC–Lavalin dokłada starań, aby maksymalnie zwiększać zrównoważone korzyści dla lokalnych społeczności, w których żyjemy i pracujemy na całym świecie. Wsłuchując się w potrzeby i oczekiwania społeczności oraz szanując unikalność poszczególnych społeczności, tworzymy silne i trwałe relacje. Współpracujemy z lokalnymi organizacjami pozarządowymi, administracją oraz partnerami z prywatnego sektora w celu projektowania i wdrażania trwałych programów dotyczących naszych projektów. Wzbogacamy wiedzę lokalnych pracowników, firm i społeczności, poprzez zapewnianie szkoleń, opieki mentorów oraz budowanie umiejętności, przenosząc na nich cenną wiedzę profesjonalną oraz wdrażając inicjatywy w celu zwiększenia liczby osób zatrudnionych przy projekcie oraz możliwości zamówień. 4.7.3 DAROWIZNY I SPONSORING Pojęcie darowizny oznacza dobrowolne wsparcie: finansowe lub niepieniężne, zapewniane przez firmę SNC–Lavalin organizacjom charytatywnym lub niedochodowym w celu zapewniania korzyści dla społeczeństwa lub społeczności. Pojęcie sponsoringu oznacza umowę biznesową, w której firma SNC–Lavalin zobowiązuje się dokonać płatności na rzecz organizacji, w zamian za wynegocjowane uprawnienia do promowania firmy SNC–Lavalin i jej działalności (np. reklamy, widoczności marki itd.) Firma SNC–Lavalin dokłada wszelkich starań, aby wypełniać obowiązki firmowe poprzez zarówno różne formy sponsoringu, jak i darowizny na rzecz różnych organizacji, starannie wyselekcjonowanych na obszarach, na których nasze działania mogą uczynić największą różnicę. Dla firmy SNC–Lavalin najważniejsze są prośby o donacje lub sponsoring, które są w zgodzie z wartościami firmy i jej rolą dobrego obywatela-korporacji oraz które odzwierciedlają zaangażowanie firmy SNC–Lavalin w tworzenie etycznego środowiska biznesowego. Darowizny i sponsoring są dozwolone tylko wtedy, gdy są w zgodzie z obszarami i strategiami uznawanymi za najważniejsze dla firmy SNC–Lavalin oraz w pełnej zgodzie z naszym Kodeksem i zawartymi w nim zasadami i procedurami. Niezależnie od sytuacji należy być świadomym faktu, że darowizny i sponsoring mogą wiązać się z ryzykiem korupcji i mogą być postrzegane jako dążenie do uzyskania lub pozyskiwanie nieuczciwej przewagi. W razie wszelkich wątpliwości dotyczących stosowności dokonywanych darowizn lub sponsoringu należy skontaktować się z Działem Etyki i Przestrzegania Zasad. W celu uzyskania dalszych informacji należy zapoznać się z zasadami i procedurami dotyczącymi darowizn i sponsoringu. 4.7.4 OCHRONA ŚRODOWISKA Firma SNC–Lavalin jest zaangażowana w ochronę środowiska i podejmuje się prowadzić działalność w sposób ekologicznie odpowiedzialny. Takie cele można osiągnąć tylko dzięki pełnemu wsparciu i udziale wszystkich naszych pracowników przy skutecznym zarządzaniu naszych menedżerów. Wszyscy musimy zawsze stosować się do obowiązującego prawa oraz standardów i praktyk dotyczących ochrony środowiska przyjętymi przez firmę SNC–Lavalin. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Przyjmowanie obowiązku społecznego w firmie SNC-LAVALIN 4.7 35 Osobistym obowiązkiem każdego z nas jest ochrona aktywów firmy SNC–Lavalin oraz zadbanie o to, aby nie zostały one uszkodzone, wykorzystane w złym celu lub zmarnowane. „Aktywa” obejmują własność fizyczną i intelektualną, czas, informacje prawnie zastrzeżone i prywatne oraz dane osobowe, a także firmowe zasoby i możliwości. Zabrania się korzystania z aktywów firmy SNC–Lavalin w jakimkolwiek celu niezgodnym z prawem, nieetycznym lub nieuczciwym, ani też na własną korzyść lub zysk czy też korzyść lub zysk strony trzeciej. Należy zawsze przestrzegać obowiązującego prawa, wewnętrznych wymów, zasad i procedur, dotyczących korzystania z aktywów firmy SNC–Lavalin. Zasoby elektroniczne Firma SNC–Lavalin zapewnia zasoby elektroniczne wymagane w celu prowadzenia działalności biznesowej. „Zasoby elektroniczne” obejmują pocztę e-mail, systemy informatyczne oraz sprzęt elektroniczny, oprogramowanie, a także dostęp do Internetu i sieci. Nie zachęcamy do korzystania z prywatnego lub osobistego adresu e-mail w celach biznesowych i takie korzystanie należy ograniczyć do wyjątkowych wypadków i okoliczności. O ile umiarkowane korzystanie z zasobów elektronicznych firmy SNC–Lavalin dla celów prywatnych jest dozwolone, jeśli nie zakłóca obowiązków pracowniczych, o tyle nadużywanie tego przywileju jest uznawane za wykroczenie służbowe. Zasoby elektroniczne zapewniane pracownikom przez firmę SNC–Lavalin pozostają wyłączną własnością firmy SNC–Lavalin i należy ich używać w sposób odpowiedzialny, właściwy i zgodny z zasadami etycznymi. Zabrania się korzystania z zasobów elektronicznych firmy SNC–Lavalin w celu wymiany, przechowywania lub przetwarzania zawartości, która: Jest zakazana przez prawo (np. nielegalne pobieranie treści chronionych prawem autorskim); Propaguje lub zachęca do prześladowania; Mogłaby być uznana za rasistowską, zniesławiającą, dyskryminującą, agresywną, nieludzką, seksistowską lub pornograficzną; lub Mogłaby splamić dobre imię firmy SNC–Lavalin. Podczas korzystania z zasobów elektronicznych należy w każdej sytuacji podejmować odpowiednie środki ostrożności, aby nie dopuścić do naruszenia integralności sprzętu lub systemów firmy SNC–Lavalin, czy też ujawnienia informacji prywatnych lub poufnych. Firma SNC–Lavalin, korzystając ze swoich praw nadzoru, może kontrolować korzystanie z zasobów elektronicznych, i zastrzega sobie prawo do monitorowania i przeglądania zawartości wymienianej, przechowywanej lub przetwarzanej w zasobach elektronicznych firmy SNC–Lavalin w stopniu dozwolonym przez prawo. Z tego względu zakłada się, że w trakcie trwania stosunku pracy i prowadzenia działań biznesowych dla firmy SNC–Lavalin oraz w stopniu dozwolonym przez prawo, zrzekamy się wszelkich praw do prywatności, które mogą nam przysługiwać w związku z wymianą, przechowywaniem lub przetwarzaniem wszelkich informacji za pośrednictwem zasobów elektronicznych firmy SNC–Lavalin. Przyjmujemy, że takie informacje mogą także zostać ujawnione organom ścigania. W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących dozwolonego korzystania z zasobów elektronicznych firmy SNC–Lavalin należy zaznajomić się z zasadami i procedurami Globalnego Działu IT. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH OCHRONA NASZYCH AKTYWÓW 5.1 SNC-LAVALIN 5 37 Jesteśmy wszyscy świadomi, iż w czasie pracy i prowadzenia działań biznesowych z firmą SNC–Lavalin, możemy mieć kontakt z informacjami uznawanymi za tajne i poufne, a także nieznane publicznie (zobacz również Rozdział 5.3 – Wykorzystywanie poufnych informacji do transakcji giełdowych). Tajemnice lub niepubliczne informacje poufne należące do firmy SNC–Lavalin mogą obejmować m.in.: Szczegóły dotyczące naszej organizacji, klientów, dostawców, cen, rynków, wyposażenia, sprzedaży, zysków, danych z raportów wewnętrznych oraz inne informacje dotyczące naszej działalności; Informacje na temat badań i rozwoju; Dane techniczne dotyczące naszych produktów, usług oraz procesów; Informacje odnoszące się do naszych strategii marketingowych oraz strategii świadczenia usług; Szczegóły dotyczące aktualnych oraz potencjalnych fuzji, nabyć lub sprzedaży i zakupu aktywów; oraz Informacje na temat pracowników oraz Działu Kadr. Nie należy zatem dopuszczać do ujawniania, czy tez nieodpowiedniego lub nieupoważnionego dostępu do takich tajemnic lub niepublicznych informacji poufnych, należących do firmy SNC–Lavalin lub powierzonych nam przez strony trzecie. Nasze zobowiązanie do strzeżenia poufności informacji jest dotyczy okresu pracy i prowadzenia działań biznesowych dla firmy SNC–Lavalin i jego zakończeniu. 5.3 Wykorzystywanie poufnych informacji do transakcji giełdowych W czasie trwania naszego stosunku pracy z firmą SNC–Lavalin, możemy spotkać się z „informacjami poufnymi”, które jeszcze nie zostały podane do wiadomości publicznej, i które — w przypadku wyjawienia — mogłyby wpłynąć na cenę papierów wartościowych oraz instrumentów pochodnych (w tym opcji na zakup akcji) firmy SNC–Lavalin, naszych klientów, dostawców lub spółek joint venture, będących w obrocie na rynkach papierów wartościowych. Informacja poufna może obejmować niejawne informacje finansowe; dane dotyczące sprzedaży i zysków; plany opisujące zmiany w wypłacaniu dywidend bądź informacje na temat nowych sposobów finansowania; nabyć; nowo zawieranych, dużych kontraktów lub innych kwestii finansowych itp. Obracanie papierami wartościowymi lub instrumentami pochodnymi firmy SNC–Lavalin lub dowolnego z naszych klientów, dostawców lub spółek joint venture — czy też doradzanie innym takich działań — będąc w posiadaniu informacji poufnych dotyczących takiej firmy jest nie tylko zabronione przez nasz Kodeks, ale również niezgodne z prawem i może zostać uznane za poważne przestępstwo. Wyższe kierownictwo firmy SNC–Lavalin jest prawnie zobowiązane do zgłaszania jakichkolwiek transakcji przeprowadzanych z udziałem papierów wartościowych SNC–Lavalin i zgodnie z prawem właściwym ma zakaz obrotu opcjami kupna i sprzedaży firmy SNC–Lavalin. Ponadto zabrania się nam nabywania aktywów (w tym nieruchomości) lub papierów wartościowych firmy, o których wiemy, że mogą zostać potencjalnie nabyte przez firmę SNC–Lavalin. Co więcej, w przypadku posiadania informacji poufnych, nie wolno nam używać tych informacji do nabycia jakiejkolwiek pobliskiej nieruchomości w celach spekulacyjnych lub inwestycyjnych bez uprzedniej zgody Wiceprezesa oraz Sekretarza Spółki lub Wiceprezesa Wykonawczego oraz Radcy Prawnego. Wszyscy jesteśmy odpowiedzialni za to, aby informacje poufne nie zostały ujawnione stronom trzecim, w tym klientom, konsultantom, rodzinie, przyjaciołom, analitykom finansowym oraz dziennikarzom. Takie informacje powinny pozostać w kręgu pracowników firmy SNC–Lavalin i być ujawniane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione. Informacji dotyczących właściwych procedur dotyczących definicji informacji poufnych lub wykorzystywania ich do transakcji giełdowych można zaczerpnąć od Wiceprezesa i Sekretarza Spółki lub Wiceprezesa Wykonawczego i Radcy Prawnego. W celu uzyskania dalszych informacji należy skontaktować się z Działem Prawnym. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Poufność informacji SNC-LAVALIN 5.2 39 Prawa autorskie, znaki handlowe, projekty, nazwy, loga, wynalazki, ulepszenia, zdjęcia, filmy, odkrycia oraz wszelkie inne formy własności intelektualnej (w tym protokoły, procedury, procesy techniczne, metodyka badań itp.) stworzone lub zmodyfikowane w czasie trwania pracy i w trakcie prowadzenia działań biznesowych dla firmy SNC–Lavalin pozostają wyłączną własnością firmy SNC–Lavalin. Ponadto intelektualna własność powstała poza stosunkiem pracy z SNC–Lavalin należy do firmy SNC–Lavalin w przypadku, gdy podstawą do jej powstania były poufne informacje uzyskane w trakcie pracy i prowadzenia działań biznesowych dla firmy SNC–Lavalin. Pracownicy firmy są zobowiązani chronić własność intelektualną firmy SNC–Lavalin, w takim samym stopniu jak swoją. Kopiowanie, przejmowanie lub niszczenie dowolnej własności intelektualnej firmy SNC–Lavalin po zakończeniu stosunku pracy z firmą SNC–Lavalin jest niezgodne z prawem. Mimo że możemy być przekonani, że przyczyniliśmy się do takiej pracy w trakcie okresu zatrudnienia i chcielibyśmy skorzystać z niej w następnym miejscu zatrudnienia, praca ta stanowi wyłączną własność firmy SNC–Lavalin i nie można z niej korzystać w innych celach oraz dla innego pracodawcy. Co więcej firma SNC–Lavalin surowo zabrania nieupoważnionego użytkowania, kradzieży lub niewłaściwego użycia własności intelektualnej należącej do stron trzecich. 5.5 Praktyki rachunkowe oraz prowadzenie ksiąg Dokładne, kompletne i rzetelne prowadzenie ksiąg jest kluczowe dla naszej działalności, ponieważ stanowią one dla nas wsparcie w podejmowaniu decyzji biznesowych oraz planowaniu strategii. Stanowią one podstawę naszych raportów finansowych i są wymagane do wypełnienia zobowiązania wobec firmy SNCLavalin do ujawnienia pełnych i uczciwych informacji inwestorom, udziałowcom i organom ustawowym. W związku z tym wszelka dokumentacja księgowa musi być kompletna, dokładna i rzetelna oraz przygotowana zgodnie z obowiązującym prawem i przepisami, a także z zasadami i procedurami firmy SNC–Lavalin dotyczącymi księgowości i składania raportów. Każdy z nas musi poczynić następujące zobowiązania w odniesieniu do naszych ksiąg i wszelkiej dokumentacji księgowej, bez względu na cel użycia informacji: Ewidencja handlowa, zestawienie wydatków, faktury, rachunki, listy płac, dokumentacja pracownicza oraz inne dokumenty będą sporządzane starannie, uczciwie i terminowo; Wszelkie transakcje będą przeprowadzane na mocy uprawnień wymaganych przez nasze zasady i procedury oraz w zgodzie z obowiązującym prawem, zasadami, standardami oraz przepisami; Żadna transakcja, składnik aktywów, zobowiązanie lub inna informacja dotycząca finansów nie zostanie ukryta przed kadrą kierowniczą (w tym przed Działem Prawnym lub Finansowym) bądź przed wewnętrznymi lub zewnętrznymi audytorami; Poczynione zostaną należyte starania w celu wyjaśnienia wszelkich kwestii i obaw podniesionych w sprawozdaniach z wewnętrznych i zewnętrznych audytów; Wszelkie niezarejestrowane fundusze lub aktywa, podejrzana rachunkowość lub fałszywe pozycje w naszych książkach i rejestrach, będą niezwłocznie zgłaszane do Działu Etyki i Przestrzegania Zasad lub Działu ds. Audytu Wewnętrznego; Wszelkie znane nieścisłości, błędne informacje lub pominięcia zostaną ujawnione odpowiednim zainteresowanym stronom i niezwłocznie skorygowane w formie zapisu na dobro rachunku, zwrotu lub innych wzajemnie akceptowanych środków; Wszelkie dokumenty wydane i opatrzone podpisem są, według naszej najlepszej wiedzy, dokładne i zgodne z prawdą; W żadnym celu nie będą utajane ani zachowywane żadne niezarejestrowane środki pieniężne lub aktywa; Dostęp do informacji wrażliwych lub poufnych jest ograniczony w celu zapewnienia, że nie zostaną one przypadkowo lub celowo ujawnione, zmodyfikowane, niewłaściwie użyte lub zniszczone. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Własność intelektualna SNC-LAVALIN 5.4 41 Komunikacja zewnętrzna Zapytania o opinie lub informacje zadawane firmie SNC–Lavalin przez zewnętrzne grupy lub organizacje, dotyczące jej działalności biznesowej, powinny być kierowane za pośrednictwem Globalnego Działu ds. Komunikacji Korporacyjnej (Global Corporate Communications — GCC) w celu udzielenia odpowiedzi. Dział ds. Komunikacji Korporacyjnej jest oficjalnym punktem kontaktowym dla wszelkich przedstawicieli mediów, chcących uzyskać wywiad, opinię, komentarz lub sugestię dotyczącą jakichkolwiek kwestii związanych z działalnością firmy SNC–Lavalin. Wszelkie prośby ze strony mediów, nawet te uznane za prośby o prywatne opinie lub perspektywy, muszą być kierowane do działu ds. komunikacji korporacyjnej. O ile kontakt z mediami nie ma miejsca na wniosek lub pod nadzorem Działu ds. Komunikacji Korporacyjnej, musi mieć charakter występu osoby prywatnej. Wszelki udział w charakterze prelegenta na konferencji, panelu dyskusyjnym lub w jakiejkolwiek formie mediów — telewizji, radiu, Internecie, medium społecznościowym, w druku lub innym — wymaga zgody menedżera i wcześniejszego zgłoszenia w miarę możliwości Działowi ds. Komunikacji Korporacyjnej. W przypadku zaistnienia takiego niezaplanowanego udziału należy niezwłocznie po zdarzeniu poinformować o tym Dział ds. Komunikacji Korporacyjnej. Osobom wyrażającym opinie podmiotom zewnętrznym, które nie są związane z działalnością firmy SNC–Lavalin, przypomina się, że takie komentarze są w pełni prywatne oraz, żeby w żaden sposób nie angażować oraz nie przedstawiać firmy SNC–Lavalin w negatywnym świetle. Korzystając z mediów społecznościowych lub innych środków komunikacji, zabrania się wykorzystywania marki i tożsamości firmy SNC–Lavalin, odnoszenia się do nich lub ujawniania informacji, do których możemy mieć prywatny dostęp, ponadto mamy obowiązek przestrzegać wszelkich zasad przedstawionych w Rozdziale 5.2 – Poufność informacji. W celu uzyskania informacji na temat komunikacji zewnętrznej należy skontaktować się z Działem ds. komunikacji korporacyjnej. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH W celu uzyskania dalszych informacji należy zapoznać się z zasadami Poziomy uprawnień oraz Ominięcie procedur na poziomie zarządzania, lub skonsultować z Działem Finansowym. 5.6 SNC-LAVALIN Korzystanie z funduszy firmy SNC–Lavalin lub innych aktywów w celu niezgodnym z prawem lub nieodpowiednim jest surowo zabronione, tak jak i fałszywe lub wprowadzające w błąd dane oraz niezarejestrowane konta bankowe, do wszelkich celów — czy to do sprzedaży, zakupu, czy innej czynności, a także niewłaściwe lub nietypowe umowy finansowe ze stroną trzecią (np. zawyżanie lub zaniżanie wartości faktury). Od kadry kierowniczej oraz dyrektorów, jak również osób odpowiedzialnych za rachunkowość oraz inne funkcje księgowe, oczekuje się czujności nie tylko w zapewnianiu, że ów zakaz jest przestrzegany, lecz również w nadzorowaniu prawidłowego korzystania z aktywów firmy SNC–Lavalin. 43 Obowiązek zgłaszania Obowiązkiem nas wszystkich i każdego z osobna jest zapewnianie postępowania według wartości firmy SNC–Lavalin oraz naszego Kodeksu. Wszyscy jesteśmy zobowiązani do i odpowiedzialni za zgłaszanie w dobrej wierze wszelkich znanych lub podejrzewanych naruszeń niniejszego Kodeksu i zawartych w nim zasad i procedur, a także naruszeń obowiązujących praw, przepisów lub regulacji, bądź wszelkich zaobserwowanych przypadków niewłaściwego postępowania lub presji wywieranej w celu naruszenia norm etycznych Firmy. W zależności od obowiązującego lokalnego prawa niezgłoszenie ich może prowadzić do działań dyscyplinarnych, do zwolnienia z pracy włącznie. Jeżeli zostaliśmy zaangażowani w sytuację lub uświadomiliśmy sobie, że dana sytuacja stanowi lub może stanowić naruszenie Kodeksu i zawartych w nim zasad, należy niezwłocznie to zgłosić za pośrednictwem dowolnej z poniższych form kontaktu: Infolinia Działu Etyki i Przestrzegania Zasad (patrz rozdział zatytułowany Dane kontaktowe). Nasz menedżer; Nasz Dyrektor ds. Przestrzegania Zasad; Dział Kadr; Dział Finansowy i Audytu Wewnętrznego; Dział Prawny; lub Centrum Konsultacji ds. Przestrzegania Zasad: [email protected]. Wszelkie obawy lub zgłoszenia będą traktowane jako informacje poufne oraz chronione przed wszelkimi formami odwetu lub dyskryminacji. Firma SNC–Lavalin dokłada wszelkich starań, aby tworzyć środowisko, w którym każda osoba, której dotyczy nasz Kodeks, może swobodnie zgłaszać działania lub przypadki z podejrzeniem naruszenia Kodeksu lub zawartych w nim zasad i procedur, lub zapytać, czy dane działanie lub przypadek obejmuje naruszenie. Firma SNC–Lavalin surowo zabrania podejmowania działań odwetowych przeciw osobie, która w dobrej wierze zgłosi naruszenie Kodeksu i zawartych w nim zasad i procedur, a także jakiekolwiek naruszenie obowiązujących praw, przepisów lub regulacji. Jeśli sądzimy, że doświadczyliśmy działań odwetowych, powinniśmy to zgłosić, tak jak zgłasza się każde inne naruszenie. W razie wątpliwości dotyczących naszego obowiązku zgłaszania i/lub odwetu należy skontaktować się z Działem Etyki i Przestrzegania Zasad. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH ZGŁASZANIE NARUSZEŃ I SKARG 6.1 SNC-LAVALIN 6 45 Dochodzenia wewnętrzne Firma SNC–Lavalin podchodzi poważnie do wszystkich zgłoszeń i zakłada, iż wszystkie zgłoszenia niewłaściwego postępowania i wszystkie obawy i zgłoszenia przekazane są w dobrej wierze oraz są prawdziwe i uzasadnione. Dochodzenia w sprawie zarzutów dotyczących potencjalnego zachowania niezgodnego z zasadami etyki lub niezgodnego z prawem będą prowadzone wyłącznie przez Dział Dochodzeń w sprawie Zgodności i/lub Dział Kadr, przy użyciu różnych sposobów i technik dochodzeniowych, zgodnie z procedurami wewnętrznymi, w tym Protokołem Dochodzeniowych, aby zapewnić uczciwy tok dochodzenia na wysokim poziomie. Dochodzenie zostanie przeprowadzone w rozsądnych ramach czasowych, z należytym szacunkiem, dyskrecją i ochroną prywatności oraz będzie utrzymane w tajemnicy do takiego stopnia, jaki jest potrzebny firmie SNC–Lavalin do dogłębnego zbadania sprawy. Jeśli Dział Dochodzeń w sprawie Zgodności odkryje działania przestępcze lub inne niestosowne działania, firma SNC–Lavalin może zgłosić takie działanie do odpowiednich organów państwowych, organów ścigania lub organów ustawowych. PODEJMOWANIE WŁAŚCIWEJ DECYZJI Niektóre decyzje łatwo jest podejmować. Jednak niezależnie od tego, czy jesteśmy niepewni działań lub decyzji związanych z pracą, musimy sobie zadać następujące pytania: Czy działanie to jest zgodne z prawem? Czy działanie to jest w zgodzie z wartościami firmy SNC–Lavalin i naszym Kodeksem oraz zawartymi w nim zasadami i procedurami? Czy działanie to jest uczciwe, etyczne i moralne? Co podpowiada mi moja „intuicja”? Jakby to wyglądało, gdyby działanie to zostało ogłoszone w wiadomościach lub na innym forum publicznym? Czy moja reputacja lub reputacja firmy SNC–Lavalin ucierpiałaby na tym? • Czy ktokolwiek mógłby postrzegać to działanie jako konflikt interesów? • Czy moje działanie (lub brak działania) mogłoby spowodować zagrożenie dla czyjegoś zdrowia, bezpieczeństwa lub samopoczucia? Jeśli odpowiedź na dowolne z powyższych pytań nie jest oczywista lub jeśli czujesz się ze swoją odpowiedzią niekomfortowo, należy ją skonsultować z jednym z dostępnych kontaktów wymienionych w sekcji zatytułowanej Dane kontaktowe. KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Od nas wszystkich oczekuje się pełnej, uczciwej i transparentnej współpracy z Działem Dochodzeń w sprawie Zgodności, poprzez zapewnianie wszystkich żądanych dokumentów i informacji. Zabrania się blokowania, utrudniania lub opóźniania dochodzenia wewnętrznego. Brak współpracy z Działem Dochodzeń w sprawie Zgodności może prowadzić do działań dyscyplinarnych, włącznie z zakończeniem stosunku pracy. SNC-LAVALIN 6.2 47 DANE KONTAKTOWE INFOLINIA DZIAŁU ETYKI I PRZESTRZEGANIA ZASAD W razie pytania lub chęci zgłoszenia wątpliwości należy najpierw skonsultować się z osobą, która najlepiej rozumie naszą pracę i obszar odpowiedzialności: z naszym menedżerem. Bezpieczny system zgłoszeniowy, obsługiwany przez niezależną stronę trzecią (EthicsPoint), służący do zgłaszania wątpliwości związanych z decyzją lub działaniem, które nie jest lub wydaje się nie być w zgodzie z naszym Kodeksem i zawartych w nim zasad i procedur. Umożliwia anonimowość zgłoszeń. JEDNOSTKA BIZNESOWA LUB REGIONALNI DYREKTORZY DS. PRZESTRZEGANIA ZASAD Osoby przydzielone do poszczególnych jednostek biznesowych i regionów firmy SNC–Lavalin, odpowiedzialne za sprawy związane z przestrzeganiem zasad i inicjatywy w ramach odpowiedniej jednostki biznesowej lub regionu. Łącze do listy Dyrektorów ds. Przestrzegania Zasad: http://eww/ethics-compliance/global-compliance-team_en.asp lub telefonicznie pod następujące numery: Brazylia: 0800.8911667 Kanada: 1.855.350.9393 Chile: 1230.020.5771 Chiny (południowe): 10.800.712.1239 Chiny (północne): 10.800.120.1239 Kolumbia: 01800.9.155860 Francja: 0800.902500 Indie: 000.800.100.1071 lub 000-800-001-6112 CENTRUM KONSULTACJI DS. PRZESTRZEGANIA ZASAD Eksperci ds. przestrzegania zasad, mogą zapewnić informacje lub służyć radą osobom, które mają pytania lub wątpliwości dotyczące sposobu postępowania w sprawach etycznych i antykorupcyjnych, które mogą wyniknąć w trakcie działalności biznesowej oraz zapewniania zgodności z Kodeksem i zawartymi w nim zasadami i procedurami. Holandia: 0800.0226174 [email protected] Stany Zjednoczone: 1.855.420.8647 STRONA INFOZONE DZIAŁU ETYKI I PRZESTRZEGANIA ZASAD Strona zapewniająca dostęp do różnych zasobów dotyczących etyki oraz zgodności, np: Wielka Brytania: 0800.032.8483 Kodeks Etyki oraz Praktyk Biznesowych Zasady i procedury Lista Dyrektorów ds. Przestrzegania Zasad i odpowiednich głównych osób kontaktowych Materiały i prezentacje szkoleniowe Często zadawane pytania (FAQ) Narzędzie zapewniające należytą staranność przy ocenie zgodności zachowań partnerów biznesowych (Narzędzie-BPC) Centrum Konsultacji ds. Przestrzegania Zasad http://eww/ethics-compliance/default_en.asp Norwegia: 800.15654 Rosja: 8.10.8002.6053011 RPA: 080-09-92604 Dodatkowe numery telefonów zostaną podane na stronie www.snclavalin.ethicspoint.com KODEKS ETYKI I PRAKTYK BIZNESOWYCH Mogą wystąpić sytuacje, w których wolimy zadać pytanie, omówić wątpliwości, zgłosić problem, skargę lub podejrzenie naruszenia osobie spoza naszego bezpośredniego środowiska pracy. W takich przypadkach firma SNC–Lavalin oferuje różne kanały komunikacji każdej osobie, która chciałaby otrzymać pomoc: Uzyskaj dostęp do systemu online: www.snclavalin.ethicspoint.com SNC-LAVALIN Możemy także porozmawiać z wcześniej ustanowionymi kontaktami w ramach naszej funkcji w Firmie lub jednostki biznesowej. Szczegółową listę danych kontaktowych można znaleźć na stronie Działu Etyki i Przestrzegania Zasad w strefie Infozone lub można ją zdobyć od przedstawiciela Działu Kadr. 49
