zmiana treści SIWZ_07_04

Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej
Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013
Instytucja Zarządzająca PROW 2007-2013 – Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi
ZP.272.25.2014
Łódź, dnia 07.04. 2014 r.
Zamawiający
Województwo Łódzkie
Prowadzący postępowanie
Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego
Biuro Zamówień Publicznych
al. Piłsudskiego 8
90-051 Łódź
ZMIANA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie
przetargu nieograniczonego na usługę organizacyjną, hotelowo-konferencyjną oraz
transportową związaną z organizacją V Europejskiego Forum Młodych Rolników
w 2014 roku
Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust. 1,2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.
Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 907 ze zm.) udziela odpowiedzi na
pytania Wykonawców oraz zmienia treść SIWZ zgodnie z zapisami w niniejszym
dokumencie;
1.W województwie łódzkim istnieje niewiele obiektów konferencyjnych – hoteli 3
gwiazdkowych, które spełniają wymagane przez Państwa warunki. Hotel w Słoku, gdzie
odbywało się poprzednie Forum ma termin sprzedany (takie informacje dostałam od
managera), a niestety pozostałe hotele są zbyt małe. Cz w związku z tym istnieje możliwość
zorganizowania Forum w innym województwie, jeśli tak to ewentualnie w jakiej odległości od
Łodzi? Byłabym wdzięczna za odpowiedź.
Odp.
Zamawiający nie dopuszcza organizacji wydarzenia w innym województwie.
Wymagana lokalizacja to teren województwa łódzkiego.
2. W odpowiedziach na pytania Zamawiający napisał, iż 9 czerwca Wykonawca ma
zapewnić tłumaczenie symultaniczne na język angielski i niemiecki przy zastosowaniu
podręcznego sprzętu do tłumaczenia, a później Zamawiający napisał iż Wykonawca ma
zapewnić również kabinę do tłumaczenia symultanicznego. Niestety te dwa zapisy się
wykluczają, bo podręczny sprzęt do tłumaczenia to infoporty, które stosuje się zamiast
kabiny do tłumaczeń. Jednakże przy takiej ilości osób lepsza byłaby kabina do tłumaczeń, a
nie infoporty. Proszę więc o informację co Wykonawca ma wycenić.
Odp.
W dniu 9 czerwca konieczne jest przeprowadzenie tłumaczenia symultanicznego z
wykorzystaniem kabiny do tłumaczeń.
3. Dla ilu osób w każdej z grup będzie potrzebne tłumaczenie w dniu 10.06.? Pytam
ponieważ tłumaczenie symultaniczne szeptane sprawdza się przy małych grupach max 3
osób, a nie przy grupach 50 osobowych. W tym miejscu natomiast sprawdziły by się
infoporty. Proszę o informację czy wycenić tłumaczenie szeptane czy infoporty, oraz ile osób
z każdej grupy będzie potrzebowało tłumaczenia.
Odp.
Liczebność grupy szacowana jest na 50 osób – przy założeniu że znaczna większość z
tych osób to Polacy, dla których nie jest konieczne prowadzenie tłumaczenia.
Zamawiający stoi na stanowisku iż liczba uczestników z zagranicy nie będzie tak
wysoka aby tłumaczenie szeptane było utrudnione lub niemożliwe do
przeprowadzenia.
Na chwilę obecną nie jest możliwe podanie dokładnej liczby obcokrajowców dla
każdej z grup ale Zamawiający zakłada, że liczba ta nie będzie wymagała
wykorzystania infoportów dla przeprowadzenia tłumaczenia.
Z tego względu dla wyceny tłumaczenia w tym dniu naeży przyjąć tłumaczenie
szeptane.
4. Proszę o informację dla ilu osób jest przewidziane tłumaczenie symultaniczne szeptane w
dn. 11 czerwca oraz czy przypadkiem Zamawiający nie miał na myśli jednak tłumaczenia
symultanicznego z kabiną do tłumaczeń i słuchawkami, a jeśli tak to dla ilu osób należy
zapewnić słuchawki w tym dniu?
Odp.
Zamawiający nie posiada danych o ilości gości zagranicznych, którzy będą obecni na
spotkaniu w dniu 11 czerwca. Z uwagi na specyfikę wydarzenia i tematykę wykładów w
dniu 11 czerwca dotyczącą głównie uczestników z Polski Zamawiający zakłada
przeprowadzenie tłumaczenia szeptanego – bez wykorzystana kabiny do tłumaczeń.
5. W dniu 10.06.2014 napisali Państwo, że potrzebujecie 2 tłumaczy na język angielski i
dwóch na język niemiecki. Czy interesuje Państwa usługa po czterech tłumaczy (dwóch z
każdego języka) na grupę – w sumie szesnastu, czy czterech tłumaczy w sumie – wtedy
dwie grupy miałyby dwóch tłumaczy angielskich i dwie grupy dwóch tłumaczy niemieckich.
Odp.
W dniu 10.06.2014 r. konieczne jest zapewnienie łącznie czterech tłumaczy – po
jednym na grupę.
6. Chciałabym również dowiedzieć się o przybliżoną liczbę znaków agendy. Ma to znaczenie
przy wycene usługi.
Jestem zainteresowana również odpowiedzią na pytanie ile znaków będzie liczyła agenda.
Odp. Zamawiający zakłada, że agenda nie przekroczy liczby 3.500 znaków bez spacji.
7. Kwestie dotyczące tłumaczenia symultanicznego szeptanego. Rozumiem, że w dn.
10.06.2014r. usługa jest tak zaplanowana, że każda z czterech grup ma swojego tłumacza?
Jak Państwo rozumieją określenie tłumaczenie symultaniczne szeptane?
Odp.
W dniu 10.06.2014 r. każda z grup ma mieć swojego tłumacza. Zamawiający wymaga
zapewnienia tłumaczenia szeptanego.
8. Ponadto proszę o informację jak mamy rozumieć określony limit kilometrów dotyczący
usługi transportowej – 30 km dla każdego z obiektów. Czy to oznacza, że hotel, w którym
będą nocować uczestnicy V EFMR ma być oddalony nie więcej niż 30 km od każdego z
obiektów wymienionych w punkcie 5 (Walewice, Łowicz, Skierniewice, Sulejów)?
Odp.
Wymóg przedstawiony w punkcie 5 SIWZ dotyczącym zapewnienia usługi
transportowej oznacza, że wykonawca musi przetransportować uczestników każdej z
grup na miejsce spotkania a po jego zakończeniu przewieźć ich z powrotem do
obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja.
Limit 30 KM dotyczy ewentualnych przejazdów z obiektów gdzie odbywać się będzie
spotkanie grupy do miejsc pokazowych.
Zapewnienie usługi transportowej dla każdej z grup należy rozumieć następująco:
trasa z miejsca konferencji do miejsca obiektu, powrót do miejsca konferencji +
ewentualne 30 KM dojazdu do sadu, poletek doświadczalnych itp.
9. W formularzu ofertowym w podpunkcie 4a należy podać cenę za pokój jednoosobowy,
proszę
o
informację
czy
ma
być
to
cena
za
dwie
doby?
Odp.
Sformułowanie w punkcie 4a formularza cenowego doprecyzowane zostało zgodnie ze
zmienionym formularzem cenowym stanowiącym Załącznik do niniejszego dokumentu
- należy wskazać cenę za pokój jednoosobowy w dniu 9.06.2014 r. W punkcie 4c
należy wskazać cenę za pokój jednoosobowy w dniu 10.06.2014.
10. W formularzu ofertowym w podpunkcie 4b należy podać cenę za osobę w pokoju
dwuosobowym. Zamawiający w tabeli podał, iż osób nocujących w pokojach dwuosobowych
będzie 180, tymczasem w opisie przedmiotu zamówienia jest informacja, iż z 09.06. 2014 r
na 10.06. 2014r. 180 osób będzie nocowało w pokojach dwuosobowych, 30 w pokojach
jednoosobowych, zaś z 10.06.2014r na 11.06.2014r. 120 osób będzie nocowało w pokojach
dwuosobowych, a 30 w pokojach jednoosobowych. Taki rozkład uniemożliwia podanie w
podpunkcie 4b ceny za nocleg 1 osoby w pokoju dwuosobowym za dwie doby. W związku z
powyższym formularz cenowy jest źle skonstruowany. Proszę wiec o zmianę tego zapisu.
Odp.
Formularz został zmieniony aby umożliwić podanie poprawnych cen. Wprowadzone
zostały podpunkty 4a, 4b, 4c i 4d rozwiązujące ten problem, określające ceny w
pokojach jedno i dwu osobowych w poszczególnych dniach.
Załącznik 1a do SIWZ – formularz cenowy przyjmuje brzmienie zgodnie z załącznikiem do
niniejszego dokumentu
Jednocześnie działając na podstawie art. 38 ust. 6 ustawy Pzp, Zamawiający
przedłuża termin składania ofert do 28.04.2014 r.
Dotychczasowe terminy: składanie ofert: 25.04.2014 r. godz. 09:00, otwarcie ofert:
25.04.2014 r. godz. 11:00
Nowe terminy: składanie ofert: 28.04.2014 r. godz. 09:00, otwarcie ofert: 28.04.2014 r.
godz. 11:00
W związku z powyższym modyfikacji ulegają wszystkie zapisy SIWZ dotyczące terminów
składania i otwarcia ofert.
ZATWIERDZAM
p.o. Dyrektora Biura Zamówień Publicznych
/-/ Adam Paluszkiewicz
(na podstawie Uchwały Nr 418/13 Zarządu Województwa Łódzkiego z
dnia 27.03.2013 r. oraz Uchwały Nr 658/13 Zarządu Województwa
Łódzkiego z dnia 21.05.2013)
Zał.1a do SIWZ
(Zał. 3 do umowy)
FORMULARZ CENOWY
LP
A
1
2
2a
2b
2c
2d
2e
3
3a
3b
3c
4
4a
4b
4c
4d
5
6
6a
7
7a
7b
7c
8a
8b
8c
PRZEDMIOT (zgodnie z opisem
przedmiotu
zamówienia
zawartym w Zał.7)
B
zaproszenie
materiały promocyjne
pendrive
teczka z notatnikiem i długopisem
smycz
identyfikator
roll-up
Usługa tłumaczeniowa
Usługa tłumaczeniowa w dniu
9.06.2014
Usługa tłumaczeniowa w dniu
10.06.2014
Usługa tłumaczeniowa w dniu
11.06.2014
Usługa hotelowa
Cena za pokój jednoosobowy w
dniu 09.06.2014
Cena za osobę w pokoju
dwuosobowym w dniu 09.06.2014
Cena za pokój jednoosobowy w
dniu 10.06.2014
Cena za osobę w pokoju
dwuosobowym w dniu 10.06.2014
Usługa transportowa
Usługa gastronomiczna w miejscu
wyjazdu
Usługa konferencyjna
Usługa gastronomiczna
Serwis kawowy
Obiad
Kolacja
Usługa konferencyjna w dniu
09.06.2014 (sala min. 300 osób)
Usługa konferencyjna w dniu
09.06.2014 (sala min. 15 osób)
Usługa konferencyjna w dniu
11.06.2014 (sala min. 150 osób)
CENA
JEDN.
BRUTTO
C
-
-
ILOŚĆ
D
400 szt
300 szt.
300 szt.
300 szt.
300 szt.
2 szt.
-
WARTOŚĆ
BRUTTO
(kol. C x kol.D)
E
-
-
1
1
1
-
-
-
30 pokoi
180 osób
30 pokoi
120 osób
1
200 osób
-
4 sale
285 porcji
280 porcji
420 porcji
-
1
1
1
………………..
RAZEM
1
Wykonawca w podanych cenach musi uwzględnić wszystkie elementy opisu przedmiotu zamówienia
oraz dodatkowe świadczenia dla danej pozycji formularza
………………………………..…………………………….
(pieczęć i podpis osób/osoby uprawnionej do reprezentowania
Wykonawcy i składania oświadczeń woli w jego imieniu)
1
Zsumowaną wartość należy wpisać w poz.1a Formularza oferty