Instrukcja postępowania przy pozyskiwaniu, zarządzaniu, monitor

Załącznik do Polecenia Nr 10/07
Starosty Raciborskiego z dnia 16.07.2007r.
Instrukcja postępowania Nr 13/OR/2007
w sprawie szczegółowych zasad postępowania obowiązujących w zakresie
przekazywania materiałów na posiedzenia Zarządu Powiatu Raciborskiego.
1. Cel
Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie szczegółowych zasad postępowania obowiązujących
w zakresie przekazywania materiałów na posiedzenia Zarządu Powiatu Raciborskiego.
2. Zakres
Instrukcja ustala terminy, sposób i procedurę postępowania obowiązujące w zakresie
przekazywania materiałów na posiedzenia Zarządu Powiatu Raciborskiego oraz określa rolę
poszczególnych
komórek organizacyjnych
Starostwa
Powiatowego
w
Raciborzu
w powyższym postępowaniu.
3. Terminologia
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
1) Powiecie – należy przez to rozumieć Powiat Raciborski;
2) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Powiatu Raciborskiego;
3) Zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Powiatu Raciborskiego;
4) Staroście – należy przez to rozumieć Starostę Raciborskiego;
5) Staroście resortowym – należy przez to rozumieć Starostę, Wicestarostę i Członka
Zarządu, którzy sprawują nadzór nad sprawami prowadzonymi przez poszczególne
komórki organizacyjne, zgodnie z podziałem kompetencji, o którym mowa w Zarządzeniu
Wewnętrznym Nr 7/07 Starosty Raciborskiego z dnia 25.01.2007r.,
6) Sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Powiatu Raciborskiego;
7) Skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Powiatu Raciborskiego;
1
8) Kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć naczelników wydziałów,
kierowników referatów, pełnomocników biur oraz osoby zatrudnione na samodzielnych
stanowiskach pracy;
9) Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wydziały, referaty, biura
oraz samodzielne stanowiska pracy;
10) Materiałach na posiedzenia Zarządu – należy przez to rozumieć materiały dot. tematów
wiodących sesji, projekty uchwał Rady oraz Zarządu, karty informacyjne do załatwienia
spraw przez Zarząd, karty informacyjne do określenia realizacji uchwał Rady, karty
informacyjne do określenia realizacji zaleceń z posiedzeń Zarządu;
11) Instrukcji – należy przez to rozumieć niniejszą instrukcję.
4. Termin
1) Materiały na posiedzenia Zarządu należy składać Sekretarzowi w 1 egzemplarzu
oraz
przesyłać
pocztą
elektroniczną
na
adres:
zarzą[email protected],
do piątku do godz. 10.00.
2) Do materiałów na posiedzenia Zarządu składanych w wersji pisemnej stosuje się
odpowiednio zasady wyrażone w ust. 5, z wyjątkiem pkt 4 lit. f.
3) Przy przesyłaniu materiałów na posiedzenia Zarządu pocztą elektroniczną należy zwrócić
uwagę, aby jedna wiadomość zawierała tylko jeden materiał. Nazwa pliku zawierającego
materiał musi składać się z symbolu komórki organizacyjnej oraz zwięzłego określenia
przedmiotu sprawy.
4) Materiały na posiedzenia Zarządu przesyłane są Członkom Zarządu przez wyznaczonego
pracownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich pocztą elektroniczną,
na jeden dzień przed posiedzeniem Zarządu do godz. 10.00.
5. Tryb postępowania w zakresie przekazywania materiałów na posiedzenia Zarządu
1) Materiały dot. tematów wiodących sesji
a) Informacja nt. terminów oraz planu pracy Rady na dany rok kalendarzowy przesyłana
jest przez pracowników Biura Rady pocztą elektroniczną, po przyjęciu uchwały
w w/w sprawie.
b) Informację o comiesięcznym terminie wysyłania materiałów do radnych można uzyskać
u pracowników Biura Rady.
2
c) Materiały dot. tematów wiodących sesji należy składać Sekretarzowi na pierwsze
posiedzenie Zarządu odbywające się w danym miesiącu.
d) Materiały dot. tematów wiodących sesji opracowywane przez komórki organizacyjne
powinny zostać zaparafowane przez kierowników komórek organizacyjnych,
a następnie przedłożone Staroście resortowemu, który akceptując treść, składa parafę
na ostatniej stronie materiału.
e) Sekretarz weryfikuje materiały dot. tematów wiodących sesji.
f) W przypadku braku zastrzeżeń Sekretarz akceptuje materiały, składając parafę
na ostatniej stronie materiału.
g) W przypadku konieczności naniesienia zmian materiały dot. tematów wiodących sesji
zostają przekazane właściwym komórkom organizacyjnym celem uzupełnienia.
h) Informacje o przyjęciu materiałów dot. tematów wiodących sesji przekazywane
są na podstawie pisemnej informacji kierowanej bezpośrednio do kierownika komórki
organizacyjnej oraz przesyłanego pocztą elektroniczną protokołu z posiedzenia Zarządu.
2) Projekty uchwał Rady
a) Opracowywane przez komórki organizacyjne projekty uchwał Rady, powinny zostać
przedłożone
wraz
z
uzasadnieniem
do
zaparafowania
kierownikom
komórek
organizacyjnych.
b) W uzasadnieniu należy wskazać potrzebę podjęcia uchwały, źródło sfinansowania
realizacji uchwały lub informację o skutkach finansowych jej realizacji.
c) Następnie projekty uchwał Rady opiniowane są co do ich zgodności z prawem
przez radcę prawnego.
d) Projekty uchwał Rady pociągające za sobą skutki finansowe dla budżetu Powiatu
wymagają akceptacji Skarbnika.
e) W dalszej kolejności projekty uchwał Rady przedkładane są Staroście resortowemu,
który akceptując treść, składa parafę pod uzasadnieniem.
f) Sekretarz weryfikuje projekty uchwał Rady.
g) W przypadku braku zastrzeżeń Sekretarz akceptuje projekty uchwał Rady, składając
parafę pod uzasadnieniem.
h) W przypadku konieczności naniesienia zmian projekty uchwał Rady zostają przekazane
właściwym komórkom organizacyjnym celem uzupełnienia.
3
i) Informacje o pozytywnym zaopiniowaniu projektów uchwał Rady przekazywane
są na podstawie pisemnej informacji kierowanej bezpośrednio do kierownika komórki
organizacyjnej oraz przesyłanego pocztą elektroniczną protokołu z posiedzenia Zarządu.
3) Projekty uchwał Zarządu
a) Do projektów uchwał Zarządu stosuje się odpowiednio zasady wyrażone w pkt 2 lit. a – h.
b) Informacje o podjęciu uchwał przez Zarząd przekazywane są na podstawie pisemnej
informacji
kierowanej
bezpośrednio
do
kierownika
komórki
organizacyjnej
oraz przesyłanego pocztą elektroniczną protokołu z posiedzenia Zarządu.
4) Karty informacyjne do załatwienia spraw przez Zarząd
a) Wzór karty informacyjnej do załatwienia sprawy przez Zarząd określony jest
w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji.
b) Karta informacyjna, zawierająca podpis kierownika komórki organizacyjnej przedkładana
jest do zatwierdzenia Staroście resortowemu. W przypadku spraw finansowych wymagana
jest akceptacja Skarbnika.
c) Sekretarz weryfikuje złożone karty informacyjne.
d) W przypadku braku zastrzeżeń Sekretarz akceptuje karty informacyjne, składając parafę.
e) W przypadku konieczności naniesienia zmian karty informacyjne zostają przekazane
właściwym komórkom organizacyjnym celem uzupełnienia.
f) W uzasadnionych przypadkach możliwe jest składanie kart informacyjnych, które
nie zostały zatwierdzone przez Starostę, bezpośrednio Sekretarzowi, zgodnie z terminem
określonym w ust. 4 pkt 1.
g) Realizacja spraw przez komórki organizacyjne odbywa się na podstawie pisemnej
informacji
kierowanej
bezpośrednio
do
kierownika
komórki
organizacyjnej
oraz przesyłanego pocztą elektroniczną protokołu z posiedzenia Zarządu.
5) Karty informacyjne do określenia realizacji uchwał Rady
a) Wzór karty informacyjnej do określenia realizacji uchwały Rady określony jest
w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji.
b) Karta informacyjna, zawierająca podpis kierownika komórki organizacyjnej przedkładana
jest do zatwierdzenia Staroście resortowemu. Do kart informacyjnych stosuje się
odpowiednio zasady wyrażone w pkt 4 lit. c- e.
4
c) Komórki organizacyjne składają karty informacyjne do określenia realizacji uchwał Rady
w terminie 14 dni od podjęcia uchwały Rady.
d) Informacje o zaakceptowaniu kart informacyjnych do określenia realizacji uchwał Rady
przekazywane są na podstawie pisemnej informacji kierowanej bezpośrednio
do kierownika komórki organizacyjnej oraz przesyłanego pocztą elektroniczną protokołu
z posiedzenia Zarządu.
6) Karty informacyjne do określenia realizacji zaleceń z posiedzeń Zarządu
a) Wzór karty informacyjnej do określenia realizacji zalecenia z posiedzenia Zarządu
określony jest w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji.
b) Zalecenia z posiedzeń Zarządu nie są związane z kartami informacyjnymi
i są przekazywane do bieżącej realizacji przez komórki organizacyjne
c) Zalecenia, o których mowa w pkt 6 lit. b, są przekazywane poszczególnym komórkom
organizacyjnym pocztą elektroniczną następnego dnia po posiedzeniu Zarządu.
d) Odpowiedzi na zalecenia należy przesyłać pocztą elektroniczną przed każdym
posiedzeniem Zarządu na adres: zarzą[email protected], zgodnie z terminem
określonym w ust. 4 pkt 1.
7) Przekazywane materiały na posiedzenia Zarządu po rozpatrzeniu stanowią załączniki
do protokołu i są przechowywane przez wyznaczonego pracownika Wydziału
Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
6. Nadzór
Nadzór nad prawidłowym przestrzeganiem instrukcji sprawuje Sekretarz.
Opracował:
Zatwierdził:
Kierownik Referatu
Starosta
Organizacyjno – Administracyjnego
Adam Hajduk
Andrzej Chwalczyk
MP
5