Wyklad 5 - MS Word

WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
Informatyka w zarządzaniu
Zarządzanie, zaoczne, sem. 3
Wykład 5
MS Word – korespondencja seryjna
Grzegorz Bazydło
Cel wykładu
Celem wykładu jest omówienie wybranych
zagadnień dotyczących stosowania korespondencji
seryjnej w programie MS Word.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
Źródłem wiadomości zawartych w prezentacji jest
pomoc programu Microsoft Office Word 2007.
2
Korespondencja seryjna
Za pomocą narzędzia korespondencji seryjnej
moŜna utworzyć zestaw dokumentów (list, e-mail,
etykiety adresowe, koperty itp.) wysyłanych do
wielu klientów. KaŜdy list, e-mail, etykieta itp.
zawiera ten sam rodzaj informacji, ale ich treść jest
unikatowa.
Na przykład w korespondencji do klientów kaŜdy list
moŜe zostać spersonalizowany tak, aby zawierał
imienny zwrot do kaŜdego klienta, jego adres itp.
Unikatowe informacje w kaŜdym liście lub na
etykiecie pochodzą z pozycji źródła danych.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
3
1
Etapy tworzenia
Proces tworzenia korespondencji seryjnej składa się
z kilku kroków:
1. Konfigurowanie dokumentu głównego.
2. Łączenie dokumentu ze źródłem danych.
3. Modyfikowanie listy adresatów lub elementów.
4. Dodawanie do dokumentu symboli zastępczych,
zwanych polami korespondencji seryjnej.
5. Wyświetlanie
podglądu
korespondencji seryjnej.
i
finalizowanie
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
4
Etapy tworzenia
Wygodnie jest skorzystać z kreatora (na karcie
Korespondencja w grupie Rozpoczynanie korespondencji
seryjnej):
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
5
1. Konfigurowanie dokumentu głównego
Dokument główny zawiera tekst i grafikę, które są
takie same dla kaŜdej wersji scalonego dokumentu.
MoŜe to być na przykład adres zwrotny lub zwrot
grzecznościowy w liście seryjnym lub mailu.
Rodzaje dokumentów głównych:
• Zestaw kopert
Adres docelowy jest unikatowy
dla kaŜdej z kopert, natomiast
adres zwrotny jest na wszystkich
jednakowy.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
6
2
1. Konfigurowanie dokumentu głównego
• Zestaw etykiet adresowych
KaŜda etykieta przedstawia imię, nazwisko i adres jednej osoby.
• Zestaw listów seryjnych lub wiadomości e-mail
Podstawowa treść jest jednakowa we wszystkich listach lub
wiadomościach, ale zawierają one informacje dotyczące
pojedynczego adresata, takie jak imię, nazwisko i adres lub inne
informacje.
• Wykaz lub katalog
Dla kaŜdego elementu jest wyświetlany ten sam rodzaj informacji,
taki jak nazwa i opis, ale w kaŜdym elemencie te dane są
unikatowe.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
7
2. Łączenie dokumentu ze źródłem danych
Aby scalić informacje do dokumentu głównego,
naleŜy połączyć dokument ze źródłem danych lub
plikiem danych. Jeśli plik danych nie został
wcześniej utworzony, moŜna go utworzyć podczas
tworzenia korespondencji seryjnej.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
8
2. Łączenie dokumentu ze źródłem danych
Źródło danych to plik zawierający informacje, które
mają być scalane w dokumencie. Mogą to być np.
imiona, nazwiska i adresy kaŜdego z adresatów.
Dane mogą pochodzić z kontaktów MS Outlook,
arkusza MS Excel, bazy danych MS Access, tabeli
w dokumencie HTML lub MS Word, pliku
tekstowego.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
9
3
3. Modyfikowanie listy adresatów
MS Word generuje kopię dokumentu głównego dla
kaŜdego elementu lub rekordu w pliku danych.
MoŜna wybrać, które rekordy dołączyć, aby
wygenerować
kopie
tylko
dla
określonych
elementów pliku danych.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
10
3. Modyfikowanie listy adresatów
MoŜliwe jest:
• Wybieranie
pojedynczych
rekordów
• Sortowanie
rekordów
• Filtrowanie
rekordów
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
11
4. Dodawanie do dokumentu pól
korespondencji seryjnej
Po połączeniu dokumentu głównego z plikiem
danych moŜna wpisywać treść dokumentu
i dodawać symbole zastępcze (pola korespondencji
seryjnej) wskazujące miejsce pojawiania się
unikatowych informacji w kaŜdej kopii dokumentu.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
12
4
4. Dodawanie do dokumentu pól
korespondencji seryjnej
1.
Kolumny w pliku danych reprezentują kategorie informacji.
Pola dodawane w dokumencie głównym są symbolami
zastępczymi dla tych kategorii.
2. Wiersze w pliku danych reprezentują rekordy informacji.
Podczas wykonywania korespondencji seryjnej program Word
generuje kopię dokumentu głównego dla kaŜdego rekordu.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
13
4. Dodawanie do dokumentu pól
korespondencji seryjnej
Umieszczenie pola w dokumencie głównym oznacza,
Ŝe w tym miejscu ma się znaleźć określona kategoria
informacji, na przykład imię, nazwisko lub adres.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
14
4. Dodawanie do dokumentu pól
korespondencji seryjnej
W programach baz danych i arkuszy kalkulacyjnych,
takich jak MS Access lub MS Excel, informacje
wpisane w komórkach są przechowywane jako
dane pierwotne. Zastosowane formatowanie
w programach Access lub Excel, na przykład
czcionki i kolory, nie jest przechowywane razem
z tymi danymi. Proces scalania informacji z pliku
danych do dokumentu programu Word obejmuje
tylko dane — bez formatowania.
Dane moŜna dowolnie formatować w dokumencie
głównym, w taki sam sposób, jak zwykły tekst.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
15
5
5. Wyświetlanie podglądu
i finalizowanie korespondencji seryjnej
Przed zakończeniem korespondencji seryjnej moŜna
wyświetlić
podgląd
scalonych
dokumentów
i wprowadzić zmiany. Jeśli podgląd spełnia
oczekiwania
uŜytkownika,
moŜna
zakończyć
korespondencję seryjną i dokonać scalenia
bezpośrednio na drukarkę lub do nowego
dokumentu (dla wiadomości e-mail, wynikiem
końcowym będzie próba wysłania wygenerowanych
wiadomości za pomocą domyślnego klienta poczty,
np. MS Outlook).
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
16
5. Wyświetlanie podglądu
i finalizowanie korespondencji seryjnej
NaleŜy pamiętać, Ŝe scalone dokumenty są
zapisywane oddzielnie od dokumentu głównego.
Warto zapisać dokument główny, jeśli uŜytkownik
planuje
uŜyć
tego
dokumentu
w
innej
korespondencji
seryjnej.
Dokument
główny
zapisywany jest wraz z jego połączeniem z plikiem
danych.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
17
Podsumowanie
• Narzędzie korespondencji seryjnej znacząco skraca czas
przygotowania listów, wiadomości e-mail, kopert itp.
dla większej ilości osób.
• Przygotowana korespondencja jest unikatowa, to
znaczy posiada cechy indywidualnie dopasowane do
adresata (np. imię, nazwisko, adres).
• Znajomość korespondencji seryjnej jest niezbędna
w firmach, które prowadzą bogatą korespondencję
z duŜą ilością swoich klientów lub pracowników
(wysyłanie poczty, drukowanie zaświadczeń itp.)
• Korzystając
z
korespondencji
seryjnej
naleŜy
przestrzegać zasad dotyczących niechcianej poczty
(spamu) oraz netykiety sieciowej.
WyŜsza Szkoła MenedŜerska w Legnicy
18
6