Procedura informowania stron oraz wycofanie

POLANA Sp. z o.o.
Ochoża, 21-109
Uścimów
woj. lubelskie
Procedura informowania stron
oraz wycofanie wyrobu,
reklamacje.
P.4.7.3
Egzemplarz nr 1
Strona 1 z 3
Data: 01.01.2008
Wydanie 01 / 2008
Opracował:
Paweł Wawrysczuk
Zatwierdził:
Piotr Wiśniewski
Podpis
Data
1. Cel i zakres:
Celem procedury jest:
-
zapewnienie bezpieczeństwa żywnościowego w sytuacji gdy dostarczony produkt
został zidentyfikowany jako niezabezpieczający tego wymogu;
określenie sposobu powiadamiania zainteresowanych stron w przypadku
stwierdzenia, że dostarczone produkty nie spełniają warunków bezpieczeństwa
żywnościowego;
określenie sposobu załatwiania reklamacji ilościowych i jakościowych;
zapewnienie prawidłowego sposobu postępowania z produktami podlegającymi
reklamacji jakościowej i/lub ilościowej ,
określenie sposobu postępowania z reklamowanymi produktami.
Procedura obowiązuje wszystkie osoby objęte systemem HACCP.
2. Dokumenty związane:
Załącznik
Procedura
Procedura
Procedura
-
Procedura
Procedura
-
Wzór formularza reklamacji (Z.4.7.3.)
P.4.3. Procedura nadzoru nad dokumentacją i danymi
P.4.7.2. Procedura postępowania z produktem niezgodnym
P.4.7.4. Procedura nadzoru nad kontrolą, pomiarami i metodami
analitycznymi
P.4.8.2. Procedura komunikacji z Zespołem HACCP
P.4.8.3. Procedura weryfikacji systemu HACCP
3. Definicje:
Zgodne z definicjami zawartymi w zakładowej księdze HACCP.
4. Odpowiedzialność
Prezes zarządu – nadzór nad prawidłowością sposobu załatwiania reklamacji,
Szef zespołu HACCP – za realizację niniejszej procedury, oraz wycofanie wyrobu
niezgodnego, powiadamianie zainteresowanych stron w przypadku stwierdzenia, że
dostarczony produkt nie spełnia wymagań bezpieczeństwa żywnościowego,
Wszyscy pracownicy firmy – informowanie zespołu HACCP o otrzymanych informacjach
dotyczących reklamacji.
POLANA Sp. z o.o.
Procedura informowania stron
oraz wycofanie wyrobu,
reklamacje.
Ochoża, 21-109
Uścimów
woj. lubelskie
P.4.7.3
Egzemplarz nr 1
Strona 2 z 3
Data: 01.01.2008
Wydanie 01 / 2008
Opracował:
Paweł Wawrysczuk
Zatwierdził:
Piotr Wiśniewski
Podpis
Data
5. Postępowanie:
Reklamacje jakościowe
1. otrzymanie informacji telefoniczna od odbiorcy;
2. przyjęcie protokołu reklamacyjnego odbiorcy wraz z załączoną próbką reklamowanego
towaru;
3. przesłanie próbki reklamowanego towaru wraz z protokołem do producenta;
4. sprawdzenie zasadności reklamacji przez producenta;
5. w przypadku uznania reklamacji jakościowej przez producenta pozostawienie towaru
do dyspozycji producenta lub utylizacja przez wyspecjalizowaną firmę na jego koszt;
6. w przypadku nie uznania zasadności reklamacji przez producenta – utylizacja towaru
przez wyspecjalizowaną firmę;
7. dostawa nowej partii towaru do odbiorcy;
8. sporządzenie dokumentu reklamacyjnego (Załącznik Z.4.7.3.).
Reklamacje ilościowe
1. otrzymanie informacji telefoniczna od odbiorcy;
2. w przypadku zbyt dużej dostawy cofnięcie nadwyżki do magazynu, z którego towar
został wysłany.
3. w przypadku niedoboru niezwłoczne dostarczenie brakującej ilości.
4. wystawienie faktury korygującej,
5. sporządzenie dokumentu reklamacyjnego (Załącznik Z.4.7.3.).
Dokumenty reklamacyjne wypełniane są etapami. W pierwszej kolejności odnotowywany jest
fakt przyjęcia zgłoszenia reklamacyjnego. Ostatnim etapem jest zapisanie uwag odnośnie
konkretnego przypadku. Dokumenty te przechowywane są przynajmniej dwa lata i stanowią
część zapisów w systemie HACCP.
POLANA Sp. z o.o.
Ochoża, 21-109
Uścimów
woj. lubelskie
Procedura informowania stron
oraz wycofanie wyrobu,
reklamacje.
P.4.7.3
Egzemplarz nr 1
Strona 3 z 3
Data: 01.01.2008
Wydanie 01 / 2008
Opracował:
Paweł Wawrysczuk
Zatwierdził:
Piotr Wiśniewski
Podpis
Data
Identyfikacja produktów
W firmie prowadzone są oddzielne rejestry dla produktów przyjmowanych do magazynu i
produktów opuszczających magazyn. W rejestrach odnotowywane są: data przyjęcia
(wydania), ilość (litry, kilogramy), numer partii, odbiorca. Powyższe dane pozwalają dokładnie
prześledzić drogę każdego z produktów wprowadzanych do obrotu. Zapisy z przyjęcia i
wydania produktów są pod nadzorem Przewodniczącego zespołu HACCP, wchodzą w skład
dokumentacji systemowej i przechowywane są przez dwa lata.
Powiadamianie zainteresowanych stron w przypadku stwierdzenia, że dostarczony
produkt nie spełnia warunków bezpieczeństwa żywnościowego
W przypadku zaistnienia sytuacji, w której wysłany do odbiorcy produkt zidentyfikowany
został jako niezabezpieczający bezpieczeństwa żywnościowego o zaistniały fakcie
niezwłocznie powiadamia się odbiorcę, CMI oraz właściwe służby nadzoru sanitarnego. Za
niezwłoczne powiadomienie odpowiada Przewodniczący zespołu HACCP.
Numer kontaktowy do CMI: +441993885689