plik 56134

BDG.V.2511.42a.2015.JZ
Załącznik nr 1 do SIWZ
(po zawarciu umowy Załącznik nr 3 do umowy)
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na badanie ewaluacyjne pt.
"Ocena rezultatów działań informacyjno-promocyjnych w Programie Współpracy Transgranicznej
Południowy Bałtyk 2007-2013 "
I.
Wprowadzenie i wyjaśnienie badania ewaluacyjnego
Program Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007 - 2013 (zwany dalej Programem
Południowy Bałtyk lub Programem) jest wielostronnym programem współpracy transgranicznej na
granicach morskich południowej części regionu Morza Bałtyckiego. Swoim zasięgiem obejmuje
regiony: Danii, Litwy, Niemiec, Polski i Szwecji. Nadrzędnym celem Programu jest wzmocnienie
zrównoważonego rozwoju obszaru Południowego Bałtyku poprzez wspólne działania zwiększające
konkurencyjność i wspierające integrację pomiędzy ludźmi i instytucjami.
Szersze informacje o Programie dostępne są na stronie www.southbaltic.eu
Konieczność przeprowadzenia oceny działań informacyjno-promocyjnych, realizowanych zgodnie
z obowiązującym w Programie Planem Komunikacji, wynika z rozporządzenia Komisji (WE) nr
1828/2006 (Artykuł 4.2).
Wyniki niniejszego badania zostaną wykorzystane do sporządzenia sprawozdania końcowego
z realizacji Programu, które powinno zawierać rozdział poświęcony ocenie rezultatów działań
informacyjnych i promocyjnych pod kątem efektywności ścieżek dotarcia i skuteczności w budowaniu
świadomości społecznej o programach operacyjnych oraz o roli odgrywanej przez Wspólnotę.
II.
Zakres oceny
Przedmiotem badania są działania informacyjno-promocyjne podejmowane w ramach realizacji Planu
Komunikacji w perspektywie finansowej 2007-13.
Badanie realizowane będzie na obszarze objętym wsparciem Programu Południowy Bałtyk tj.:
- w Polsce podregiony: szczeciński, koszaliński, słupski, gdański, Gdańsk - Gdynia - Sopot i elbląski;
- w Danii: regionalny okręg Bornholm oraz Zealand;
- na Litwie: region Kłajpeda oraz Taurage i Telsiai;
- w Niemczech: w ramach kraju związkowego Meklemburgia/Pomorze Przednie: Greifswald,
Rostock, Stralsund, Wismar, Bad Doberan, Nordvorpommern, Nordwestmecklenburg,
Ostvorpommern, Rügen, Uecker-Randow;
- w Szwecji: regiony Kalmar, Blekinge, Skane oraz Kronoberg.
III.
Cel główny badania
Celem głównym badania jest ocena skuteczności i efektywności działań informacyjno-promocyjnych
przeprowadzonych od początku realizacji Programu, zgodnie z Planem Komunikacji.
Wykonawca powinien podsumować wszystkie działania informacyjno-promocyjne, jakie podjęto w
Programie, wskazując jednocześnie, które z nich były najbardziej efektywne i skuteczne
(uwzględniając poniesione nakłady do uzyskanych efektów), a które nie sprawdziły się w danych
realiach. Wykonawca przeprowadzając badanie powinien uwzględnić odmienność „kultury
komunikacji”, jaka istnieje w każdym z państw uczestniczących w Programie, jak również wartość
środków przeznaczonych na działania informacyjno-promocyjne w poszczególnych państwach
biorących udział w Programie.
Wnioski i rekomendacje sformułowane przez Wykonawcę, powinny dotyczyć przede wszystkim
wskazania możliwości zwiększenia skuteczności narzędzi komunikacji w nowym okresie
programowania 2014-2020.
Wnioski i rekomendacje sformułowane przez Wykonawcę jako rezultat przeprowadzonego badania
będą stanowiły podstawę do sporządzenia sprawozdania końcowego w zakresie
przeprowadzonych działań informacyjno-promocyjnych w Programie. Ponadto rekomendacje
powinny obejmować propozycje sposobów zwiększenia skuteczności i efektywności działań
informacyjno-promocyjnych w Programie INTERREG V-A Polska – Dania – Niemcy – Litwa – Szwecja
(Południowy Bałtyk) (kontynuacja Programu Południowy Bałtyk w perspektywie finansowej 20142020), w tym celu Wykonawca powinien zapoznać się ze Strategią Komunikacji nowej edycji
programu - na lata 2014-2020 i, jeżeli uzna za stosowne, zgłosić propozycje zmian do tego
dokumentu.
IV.
Cele szczegółowe badania
Uszczegółowieniu badania służą poniższe pytania badawcze.
Przedmiot oceny
Ogólna
Programu
znajomość
Podstawowe pytania ewaluacyjne
Proponowana metoda
a) Czy
narzędzia
i
działania
przewidziane w Planie Komunikacji
realizowały w sposób skuteczny i
efektywny cele Programu?
Desk research w tym:
analiza Planu
Komunikacji;
b) Czy cele Planu Komunikacji zostały
osiągnięte?
c) Czy koszty poniesione na realizację
celów Planu były adekwatne do
osiąganych rezultatów?
d) Które z działań informacyjnopromocyjnych
były
najbardziej
widoczne dla grup docelowych, a
które z nich nie przyniosły
zakładanego efektu?
e) Czy kanały dotarcia do grup
docelowych wskazanych w Planie
Komunikacji
zostały
trafnie
wybrane?
f) Czy informacja o Programie za
pomocą różnych narzędzi była
spójna?
g) Czy/w jakim stopniu informacje na
temat Programu oraz jego osiągnięć
(w
tym
best
practice)
rozpowszechniane na obszarze
wsparcia Programu oraz na obszarze
UE w odniesieniu do potencjalnych
beneficjentów oraz opinii publicznej
były skuteczne?
h) Czy podjęte działania przyczyniły się
do
trwałego
zwiększenia
Wywiady
świadomości
potencjalnych
beneficjentów o Programie i roli Unii
Europejskiej?
i) Czy
podejście
do
działań
informacyjno-promocyjnych
powinno ulec w przyszłości zmianie?
Jakie środki należy podjąć, aby
zwiększyć efektywność działań?
j) Jakie działania należy wprowadzić w
Programie Południowy Bałtyk 2014 2020?
Komunikacja on-line
k) Czy strona internetowa była
przyjazna dla użytkownika?
l) Czy wykorzystywano inne narzędzia
w komunikacji on-line? Czy były
skuteczne?
Znajomość publikacji oraz
materiałów informacyjnopromocyjnych Programu
m) Jaka jest ocena publikacji i
materiałów informacyjnopromocyjnych przez ich odbiorców?
Wywiady z
przedstawicielami grup
docelowych
Wywiady z
przedstawicielami grup
docelowych
n) Jaka jest skala postrzegania
tożsamości wizualnej (loga oraz inne
jednolite i identyfikowalne znaki
graficzne, które istnieją na poziomie
Programu oraz UE)?
o) Czy materiały przygotowane przez
różne instytucje zaangażowane w
Programie były ze sobą spójne?
Obecność Programu w
mediach
p) Czy współpraca z mediami była
efektywna?
q) Czy skala oraz sposób współpracy z
mediami były adekwatne do potrzeb
informacyjno-promocyjnych
Programu?
Komunikacja bezpośrednia
z beneficjentami w tym:
szkolenia, spotkania,
konsultacje i inne
r) Jaka była jakość organizowanych
spotkań/szkoleń/konsultacji?
s) Czy szkolenia/spotkania/konsultacje
spełniały oczekiwania uczestników?
Ilościowy i jakościowy
monitoring informacji
zamieszczonych w
mediach, w tym
artykułów
sporządzonych przez
Wspólny Sekretariat
Techniczny (WST) oraz
relacji z mediami
Wywiady z
przedstawicielami grup
docelowych;
Desk research opinii
uczestników
spotkań/szkoleń (analiza
ankiet wypełnionych
przez uczestników
spotkań/szkoleń)
Wykonawca może określić dodatkowe obszary badawcze oraz zaproponować dodatkowe pytania
badawcze, które będą ich dotyczyć lub też zaproponować dodatkowe pytania do obszarów
badawczych wskazanych przez Zamawiającego.
V.
Oczekiwania Zamawiającego odnośnie do metodologii badania
Wykonawca powinien zaproponować adekwatną i celową metodologię badania oraz zestaw metod,
technik badawczych, które wykorzysta do realizacji poszczególnych komponentów badania.
Przedłożona propozycja powinna uwzględniać co najmniej poniższe proponowane przez
Zamawiającego:
a)
CAWI lub CATI z polskimi, szwedzkimi, duńskimi, niemieckimi, litewskimi partnerami projektów;
b)
CAWI lub CATI z instytucjami - potencjalnymi beneficjentami - zlokalizowanymi na obszarze
wsparcia Programu, które nie aplikowały o środki finansowe w ramach Programu Południowy
Bałtyk;
c)
Wywiady pogłębione (IDI) z WST (kierownikiem oraz osobą odpowiedzialną za informację i
promocję), przedstawicielami Instytucji Zarządzającej (IZ);
d)
Analiza desk-research dokumentów w Programie, tj.:

Program Operacyjny;

Strategia Komunikacji;

Dane monitoringowe będące w dyspozycji IZ oraz WST;

Roczne Sprawozdania z Programu (2008 - 2014);

Raport końcowy z badania pn. Ocena skuteczności Programu Współpracy Transgranicznej
Południowy Bałtyk 2007- 2013 oraz wyzwania i cele programu w okresie 2014-2020;

Inne informacje i dokumenty dostępne na stronach internetowych: IZ, WST, Punktów
Kontaktowych, beneficjentów.
e)
Analiza studiów przypadku – wskazanie najlepszych praktyk działań informacyjno-promocyjnych
przeprowadzonych przez beneficjentów w zrealizowanych projektach (po trzy w każdej Osi
priorytetowej Programu).
W przypadku zbierania danych pierwotnych Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania
realizacji zaproponowanych w ofercie i metodologii narzędzi badawczych (podsumowania
wywiadów, wypełnione ankiety i inne narzędzia mają zostać przekazane Zamawiającemu1 na jego
życzenie).
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia założenia metodologiczne badania (w
szczególności scenariusze wywiadów, projekty ankiet, metody doboru próby).
Kwestionariusze, wywiady i inne narzędzia, które są oparte na bezpośrednim kontakcie
z beneficjentami oraz przedstawicielami instytucji Programowych muszą zostać przygotowywane,
a następnie przeprowadzane w języku programowym, którym jest język angielski. Wywiady IDI mogą
być przeprowadzane telefonicznie.
Metoda doboru próby oraz wszystkie kwestionariusze do badań ilościowych i jakościowych przed ich
przeprowadzeniem wymagają akceptacji Zamawiającego (bardziej szczegółowe informacje można
znaleźć w punkcie VI).
VI.
Prezentacja wyników badań
W oparciu o przeprowadzone badanie, Wykonawca dostarczy wyczerpujące i wiarygodne informacje.
Na ich podstawie przygotuje wnioski i rekomendacje (tabela rekomendacji), które będą stanowiły
podstawę do sporządzenia sprawozdania końcowego z realizacji Programu w zakresie wdrożenia
Planu Komunikacji. Rekomendacje pozwolą na ewentualną modyfikację strategii i planów działań
informacyjno-promocyjnych Programu 2014-2020, np. w zakresie doboru narzędzi komunikacji.
Wykonawca w ramach realizacji umowy sporządzi następujące dokumenty:
1
Z zachowaniem zasady poufności i ochrony anonimowości respondentów.
a)
Wstępną wersję raportu metodologicznego,
b)
Ostateczną wersję raportu metodologicznego,
c)
Wstępną wersję raportu końcowego,
d)
Ostateczną wersję raportu końcowego,
e)
Wkład do sprawozdania końcowego z realizacji Programu zawierający podsumowanie
rezultatów działań informacyjno-promocyjnych ( zgodnie z art. 4 pkt 2 rozporządzenia Komisji nr
1828/2006),
f)
Prezentację PPT zawierającą wnioski i rekomendacje z przeprowadzonego badania
ewaluacyjnego.
Wykonawca będzie przekazywał ww. dokumenty w terminach określonych w harmonogramie, o
którym mowa w punkcie VII.
Wszystkie dokumenty powinny być opracowane w języku angielskim. Prezentacja PPT powinna być
przygotowana w języku angielskim. Wszystkie mapy, tabele i wykresy powinny zostać przekazane
Zamawiającemu w wersji umożliwiającej edycję.
Wykonawca dostarczy dokumenty w wersji elektronicznej (w plikach z rozszerzeniem odpowiednio
doc, xls, ppt oraz pdf) oraz papierowej, kolorowej, oprawionej w 5 egzemplarzach.
Raport końcowy z badania powinien mieć poniższą strukturę:
1.
Streszczenie – zawierające najważniejsze wyniki, wnioski wraz z rekomendacjami (nie dłuższe niż
5 stron A4).
2.
Spis treści.
3.
Wprowadzenie (opis przedmiotu, głównych założeń i celów badania, opis okoliczności
towarzyszących badaniu).
4.
Opis wyników badania, analizę wyników i interpretację; rozdziały analityczne powinny zawierać
wnioski cząstkowe i podsumowania. Wyniki powinny być ilustrowane mapami w postaci
kartogramów, kartodiagramów oraz wykresami i tabelami.
5.
Wnioski i rekomendacje.
6.
Elementem podsumowującym będzie wypracowana przez Wykonawcę tabela rekomendacji
zawierająca zidentyfikowane problemy, wagę problemu, wnioski, proponowane rekomendacje
wraz ze sposobem ich wdrożenia, oczekiwany efekt, adresata, możliwy termin wdrożenia
rekomendacji oraz odniesienie do miejsca w raporcie.
7.
Aneksy przedstawiające zestawienia i analizę ilościową danych a także ewentualne wykresy,
schematy i mapy (w wersji edytowalnej).
8.
Opis wybranej i zastosowanej metodologii oraz źródła informacji wykorzystywanych w badaniu.
Na prośbę Zamawiającego, Wykonawca zaprezentuje wyniki badania ewaluacyjnego. Termin oraz
miejsce (Warszawa bądź jedna z miejscowości położona w obszarze wsparcia Programu) prezentacji
zostaną uzgodnione z Zamawiającym.
VII.
Organizacja pracy i harmonogram
Wykonawca zobowiązany jest do stałej roboczej współpracy z Zamawiającym. Realizacja badania
będzie przebiegać zgodnie z poniższym indykatywnym harmonogramem. Szczegółowy harmonogram
zostanie wypracowany z Wykonawcą do tygodnia od dnia zawarcia umowy, niemniej terminy
wskazane w poniższym harmonogramie są terminami maksymalnymi. Szczegółowy harmonogram
badania, uwzględniający zaangażowanie poszczególnych członków zespołu badawczego w kolejne
etapy badania ewaluacyjnego, zostanie przedstawiony w Raporcie metodologicznym.
Badanie zostanie zrealizowane do 16 listopada 2015 roku.
Data
Czynność
Szczegóły
do 10 dni kalendarzowych od
podpisania umowy
Wykonawca przekaże
Zamawiającemu wstępną wersję
raportu metodologicznego
Wstępna wersja raportu
metodologicznego
zostanie przekazana
Zamawiającemu w formie
elektronicznej w języku
angielskim
do 7 dni kalendarzowych od
otrzymania wstępnej wersji
raportu metodologicznego
Zamawiający przekaże Wykonawcy
uwagi do wstępnej wersji raportu
metodologicznego
Uwagi do wstępnej wersji
raportu metodologicznego
zostaną przekazane
Wykonawcy w formie
elektronicznej w języku
angielskim
do 7 dni kalendarzowych od
otrzymania uwag do wstępnej
wersji raportu
metodologicznego
Wykonawca przekaże
Zamawiającemu ostateczną wersję
raportu metodologicznego
Ostateczna wersja raportu
metodologicznego
zostanie przekazana
Zamawiającemu w formie
elektronicznej, a następnie
w wersji papierowej w
języku angielskim, jako
część raportu końcowego
do 90 dni kalendarzowych od
otrzymania ostatecznej wersji
raportu metodologicznego
przez Zamawiającego
Wykonawca przekaże
Zamawiającemu wstępną wersję
raportu końcowego
Wstępna wersja raportu
końcowego zostanie
przekazana
Zamawiającemu w formie
elektronicznej w języku
angielskim
do 10 dni kalendarzowych od
przekazania projektu raportu
końcowego Zamawiającemu
Zamawiający przekaże Wykonawcy
uwagi do wstępnej wersji raportu
końcowego
Uwagi do wstępnej wersji
raportu będą
przekazywane Wykonawcy
na bieżąco, ale nie później
niż do 10 dni
kalendarzowych od
przekazania
Zamawiającemu wstępnej
wersji raportu końcowego
do 10 dni kalendarzowych od
otrzymania przez Wykonawcę
uwag do wstępnej wersji
raportu końcowego, jednakże
nie później niż do 16 listopada
2015 r.
Wykonawca przekaże
Zamawiającemu ostateczną wersję
raportu końcowego oraz wkład do
sprawozdania końcowego
z realizacji Programu
Ostateczna wersja raportu
końcowego zostanie
przekazana
Zamawiającemu w formie
elektronicznej (.docx i .pdf)
w języku angielskim oraz w
wersji papierowej w języku
angielskim (5 kopii)
prezentacja PPT w języku
angielskim wraz z
wnioskami
i rekomendacjami
wynikającymi z badania
Wykonawca jest zobowiązany do stałej współpracy z Zamawiającym na wszystkich etapach realizacji
badania. Wykonawca będzie informował Zamawiającego na bieżąco o stanie badania i ewentualnych
problemach. W tym celu Wykonawca będzie sporządzał, co 2 tygodnie, roboczą informację o
postępie realizacji badania w tym z realizacji narzędzi badawczych. W ramach monitoringu postępu
prac Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o zorganizowanie spotkania informacyjnego.
VIII.
Dodatkowe informacje
1. Wszelkie przekazane przez Zamawiającego dane, Wykonawca ma obowiązek traktować jako
poufne, zarówno w trakcie realizacji Umowy, jak i po jej ustaniu.
2. Wykonawca zachowa poufność odnośnie jakichkolwiek informacji, czy dokumentów ujawnionych,
odkrytych, zgromadzonych lub opracowanych w trakcie przeprowadzania badania. Zobowiązuje
się, że informacje te będą wykorzystane jedynie do celów badania i nie zostaną ujawnione
osobom trzecim oraz, że zostaną zniszczone/usunięte po zakończeniu badania.
3. Wszystkie materiały (papierowe oraz elektroniczne) związane z realizacją zamówienia muszą
zawierać system identyfikacji wizualnej. Logotypy powinny być umieszczone w miejscu
widocznym.
Logotypy
są
dostępne
na
stronie
http://www.ewt.gov.pl/strony/oprogramach/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow-wprogramie/#Logotypy%20do%20pobrania
4. Zamówienie będzie finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
w ramach Pomocy Technicznej Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 20072013