Podstawy nadzoru archiwalnego. Teoria i praktyka

Transkrypt

Departament Kształtowania
Narodowego Zasobu Archiwalnego
Podstawy nadzoru archiwalnego.
Teoria i praktyka
Materiały dla uczestników szkolenia
Warszawa, 21-23 czerwca 2010 r.
tom I
ul. Rakowiecka 2D
02-517 Warszawa
www.archiwa.gov.pl
e-mail: [email protected]
1
WYBÓR OBOWIĄZUJĄCYCH AKTÓW PRAWNYCH
Z ZAKRESU PRAWA ARCHIWALNEGO
ORAZ POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
Lp.
Tytuł aktu
ustawa
1.
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)
zakres działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
2.
Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki
z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz. U. Nr 41, poz.
218)
postępowanie z dokumentacją
3.
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania
i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
Numer
strony
4
27
29
4.
Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego
z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu
gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz
udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek
publicznej radiofonii i telewizji (Dz. U. Nr 98, poz. 680)
65
5.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lutego 2010 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych
wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa
(Dz. U. Nr 34, poz. 181)
75
6.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu
postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz.
1518)
78
7.
z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów
struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517)
85
z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów
zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych
(Dz. U. Nr 206, poz. 1519)
udostępnianie
9.
z dnia 29 lipca 2008 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków
i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych
87
8.
2
98
(Dz. U. Nr 156, poz. 970)
przechowalnictwo
10.
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie
warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284)
100
11.
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r.
w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za
specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki
zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności
związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. Nr
68, poz. 596)
102
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r.
w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie
odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania
(Dz. U. Nr 28, poz. 240)
tworzenie i likwidacja archiwów państwowych
13.
Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12
marca 1985 r. w sprawie likwidacji archiwów państwowych
w Skierniewicach i Tarnobrzegu (Dz. U. Nr 15, poz. 64)
103
14.
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 1 lutego 1991 r. w
sprawie likwidacji Archiwum Państwowego w Jeleniej Górze
(Dz. U. Nr 15, poz. 67)
----
15.
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 czerwca 1994 r.
w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego w Częstochowie (Dz.
U. Nr 73, poz. 328)
----
16.
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 lipca 1994 r. w
sprawie utworzenia Archiwum Państwowego w Płocku (Dz. U. Nr 92,
poz. 437)
----
17.
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 grudnia 1994 r.
w sprawie likwidacji Archiwum Państwowego w Słupsku. (Dz. U. Nr
140, poz. 785)
----
18.
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 czerwca 2004 r.
w sprawie utworzenia Archiwum Państwowego Dokumentacji
Osobowej i Płacowej (Dz. U. Nr 142, poz. 1503)
----
19.
z dnia 29 listopada 2005 r. w sprawie utworzenia Archiwum
Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim (Dz. U. Nr 239, poz. 2016)
----
20.
z dnia 6 lutego 2008 r. w sprawie zmiany nazwy i zakresu działania
Archiwum Dokumentacji Mechanicznej w Warszawie (Dz. U. Nr 29,
poz. 167)
----
12.
----
3
USTAWA
z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(tekst jednolity)
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Art. 1. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego,
zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,
korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie,
filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w
rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz.
65 i Nr 73, poz. 501) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia,
mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa
Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych
oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o
organizacji
działalności
o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym,
o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu
terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości
i powstająca współcześnie.
Art. 2. 1. Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz
potrzebom obywateli.
2. Narodowy zasób archiwalny, w zależności od stosunku własności materiałów
archiwalnych, dzieli się na:
1) państwowy zasób archiwalny;
2) niepaństwowy zasób archiwalny.
Art. 3. Materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się
wieczyście.
Art. 4. 1. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do
spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych.
2. Zadania, o których mowa w art. 51b, art. 51f ust. 2, art. 51g ust. 1, 2, 4 i 5, art. 51h
oraz art. 51j ust. 1 i 2, są zadaniami z zakresu administracji rządowej.
4
Rozdział 2
Postępowanie z materiałami archiwalnymi
Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją1
Art. 5. 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych
jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i
samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana
przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia
zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:
1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych
archiwów państwowych;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w drodze rozporządzenia, ustala zasady
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania
oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a
także zasady i tryb brakowania innej dokumentacji.
2a. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, niezbędne elementy
struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w podmiotach, o których
mowa w ust. 1, uwzględniając minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany
informacji
w formie elektronicznej, a także potrzebę zapewnienia integralności dokumentów
elektronicznych.
2b. Minister właściwy do spraw informatyzacji, po zasięgnięciu opinii Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy sposób
postępowania z dokumentami elektronicznymi w podmiotach, o których mowa w ust. 1,
w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów
elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia
integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania.
2c. Minister właściwy do spraw informatyzacji, w porozumieniu z ministrem właściwym
do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych, określi, w drodze rozporządzenia, wymagania techniczne, jakim
powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu
przepisów
ustawy
z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
publiczne, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych
utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
3. Sprawy, o których mowa w ust. 1, 2 i 2c, reguluje, w drodze zarządzenia, w
odniesieniu do:
1) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej;
2) Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;
3) Senatu Rzeczypospolitej Polskiej - Szef Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;
1
Tytuł rozdziału 2 zostanie zmieniony przez art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40,
poz. 230) z dniem 1 stycznia 2011 r.
5
4) Rady Ministrów - Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
4a) Biura Bezpieczeństwa Narodowego - Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
5) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra
Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego
do spraw zagranicznych, oraz w odniesieniu do komórek organizacyjnych wykonujących
czynności w zakresie wywiadu skarbowego w jednostkach organizacyjnych podległych i
nadzorowanych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych, a także w
odniesieniu do komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania
praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra
właściwego do spraw instytucji finansowych - ministrowie, którym podlegają oraz przez
których są nadzorowane te organy i jednostki organizacyjne;
6) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa
Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;
6a) Agencji Wywiadu - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa Agencji Wywiadu;
6b) Centralnego Biura Antykorupcyjnego - Prezes Rady Ministrów na wniosek Szefa
Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
7) Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu
- Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi
Polskiemu.
4. Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, dla komórek
organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa,
utworzonych w urzędach obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach
organizacyjnych, innych niż wymienione w ust. 3, oraz w urzędach obsługujących organy
jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych:
1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej
przechowywania,
2) sposób:
a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,
b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne
nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji oraz potrzebę jej ochrony przed
nieuprawnionym ujawnieniem.
5. Zarządzenia dotyczące określenia sposobu kwalifikowania dokumentacji ze względu
na okresy jej przechowywania, w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz w Agencji
Wywiadu, stanowią tajemnicę państwową.
Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek
samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są
zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem,
zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
2. W organach i jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne
wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, instrukcja określająca zasady i tryb
postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust. 1, wymaga zatwierdzenia przez
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
6
2. W organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych
i samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyłączeniem wymienionych w ust. 2a,
instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją, o której mowa w ust.
1, wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów
państwowych do zatwierdzania instrukcji.
2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:
1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy
i związki;
2) organów powiatu i starostw powiatowych;
3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich;
4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów
obsługujących
te organy.
2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji
publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków
międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych
rzeczowych wykazów akt;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.
2c. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę
zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania
dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed
uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.2
3. W odniesieniu do organów posiadających archiwa wyodrębnione nie ma zastosowania
przepis ust. 2.
Art. 7. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą
być zbywane; nie mogą być też, poza wypadkami określonymi w ustawie, przekazywane
innym jednostkom organizacyjnym niż określone w art. 22.
Art. 8. Materiały archiwalne wchodzące do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu
archiwalnego nie mogą być zbywane; ich przejście na własność Państwa następuje zgodnie z
art. 44.
Art. 9. 1. Materiały archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego
zasobu archiwalnego mogą być zbywane. W razie ich zbywania w drodze umowy kupnasprzedaży, archiwom państwowym oraz archiwom państwowym wyodrębnionym przysługuje
prawo pierwokupu tych materiałów, zależnie do właściwości tych archiwów. Do pierwokupu
tych materiałów mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Prawo pierwokupu, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania, jeżeli materiały
archiwalne wchodzące do nieewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego są
2
ust. 2 zmieniony, natomiast ust. 2a-2c dodane przez art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40,
poz. 230) z dniem 1 stycznia 2011 r.
7
oferowane do nabycia jednostkom organizacyjnym, o których mowa w art. 22 ust. 2, jeżeli
materiały te uzupełniają aktualnie posiadany archiwalny zasób historyczny tych jednostek.
Art. 10. (uchylony).
Art. 11. Jednostki organizacyjne państwowej sieci archiwalnej mogą przyjmować na
przechowanie materiały archiwalne będące własnością bądź na podstawie innego tytułu
pozostające w posiadaniu niepaństwowych jednostek organizacyjnych oraz osób fizycznych.
Art. 12. Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek
samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne, partie polityczne,
organizacje polityczne, spółdzielcze i inne organizacje społeczne oraz inne niepaństwowe
jednostki organizacyjne, a także kościoły i związki wyznaniowe, u których powstają bądź
które przechowują materiały archiwalne, są obowiązane zapewnić należyte warunki ich
przechowywania, chronić je przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą oraz zapewnić
konieczną konserwację tych materiałów.
Art. 12a. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wydać decyzję
o zabezpieczeniu materiałów archiwalnych wchodzących do narodowego zasobu
archiwalnego przez przeniesienie ich do tego archiwum w celu przechowania, aż do czasu
ustania zagrożenia, jeżeli istnieje uzasadniona obawa ich zniszczenia, uszkodzenia lub utraty,
w szczególności przez wywiezienie za granicę bez zezwolenia, o którym mowa w art. 14.
Art. 13. Sprawy, o których mowa w art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz w art. 12, w
odniesieniu do partii politycznych, organizacji politycznych, spółdzielczych i innych
organizacji społecznych oraz innych niepaństwowych jednostek organizacyjnych, a także
kościołów i związków wyznaniowych, regulują we własnym zakresie partie polityczne,
organizacje i jednostki organizacyjne oraz kościoły i związki wyznaniowe.
Art. 14. 1. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych stanowiących narodowy zasób
archiwalny jest zabroniony.
2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może zezwolić na czasowy wywóz za
granicę materiałów archiwalnych, jeżeli za udzieleniem zezwolenia przemawia ważny interes
społeczny lub indywidualny.
3. Wywóz za granicę materiałów archiwalnych niewchodzących do narodowego zasobu
archiwalnego w rozumieniu ustawy jest dopuszczalny pod warunkiem stwierdzenia jego
charakteru przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
4. Przepisy ust. 1-3 nie mają zastosowania do materiałów archiwalnych przywiezionych
do kraju z zastrzeżeniem ich zwrotu.
Art. 14a. Do zwrotu, znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
i wywiezionych niezgodnie z prawem z terytorium państwa członkowskiego Unii
Europejskiej, materiałów archiwalnych, od wytworzenia których upłynęło:
1) więcej niż 50 lat,
2) 50 lat lub mniej, jeżeli stanowią państwowy zasób archiwalny
- stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 6 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie
zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 96, poz. 959 i Nr
238, poz. 2390 oraz z 2006 r. Nr 50, poz. 362), z tym że organem właściwym do prowadzenia
postępowania dotyczącego zwrotu materiałów archiwalnych jest Naczelny Dyrektor
8
Art. 14b. Przepis art. 14a nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Rzeczpospolitą
Polską zwrotu, na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych, wywiezionych
niezgodnie z prawem polskim z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej materiałów
archiwalnych innych niż określone w art. 14a.
Rozdział 3
Państwowy zasób archiwalny
Art. 15. 1. Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i
powstające w wyniku działalności:
1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;
1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek
organizacyjnych;
2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek
organizacyjnych i organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek
wojskowych, jeżeli materiały te znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Państwowy zasób archiwalny tworzą również materiały archiwalne powstałe w wyniku
działalności:
1) partii politycznych oraz innych organizacji o charakterze politycznym, społecznym,
zawodowym i gospodarczym,
2) kościołów i związków wyznaniowych,
3) innych niepaństwowych organizacji i jednostek organizacyjnych,
4) działaczy politycznych, społecznych i gospodarczych, twórców w dziedzinie nauki i
techniki, kultury i sztuki oraz innych osób, które wniosły swój historyczny wkład do
rozwoju Państwa Polskiego, życia politycznego, społecznego i gospodarczego oraz do
rozwoju nauki i techniki oraz kultury i sztuki,
5) rodzin i rodów, które wywierały historyczny wpływ na sprawy państwowe, stosunki
polityczne, gospodarcze i społeczne, a także dotyczące ich majątków, przedsiębiorstw i
innej aktywności gospodarczej,
jeżeli materiały te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej
drodze.
3. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1 i 2, znajdujące się poza granicami
Państwa w posiadaniu obcych organów lub organizacji są uważane za państwowy zasób
archiwalny, jeżeli na podstawie prawa lub zwyczajów międzynarodowych powinny być
przekazane Rzeczypospolitej Polskiej.
Art. 16. 1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i
obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki. Udostępnianie materiałów
archiwalnych dla powyższych potrzeb jest bezpłatne.
2. (uchylony).
2a. Archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania,
prowadzenia kwerend, kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu
systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych oraz konserwacji
materiałów archiwalnych na potrzeby, o których mowa w ust. 1. Archiwa państwowe mogą
również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i
konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji
osobowej i płacowej pracodawców.
2b. (uchylony).
2c. (uchylony).
2d. (uchylony).
9
2e. (uchylony).
3. (uchylony).
4. (uchylony).
Art. 17. 1. Materiały archiwalne są udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia.
1a. Niezależnie od wieku materiałów archiwalnych można, w drodze decyzji, odmówić
ich udostępnienia, jeżeli:
1) ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie;
2) udostępnienie miałoby spowodować naruszenie:
a) prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli,
b) tajemnic ustawowo chronionych.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze
rozporządzenia, może określić szczególne wypadki i tryb wcześniejszego udostępniania
materiałów archiwalnych, uwzględniając wymogi, o których mowa w ust. 1a pkt 2.
3. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, sposób i tryb udostępniania
materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem
archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni
przeciwko Narodowi Polskiemu, w tym:
1) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi zawierającymi informacje stanowiące
tajemnice ustawowo chronione, w szczególności tajemnicę państwową lub służbową albo
dane osobowe podlegające ochronie,
2) zakres udostępniania dokumentacji dotyczącej osób fizycznych tym osobom dla celów
własnych,
3) szczególne wypadki wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych,
4) odpłatność za udostępnianie materiałów archiwalnych w przypadku ponoszenia przez
archiwum dodatkowych kosztów z tego tytułu,
5) odpłatność za sporządzenie reprodukcji materiałów archiwalnych
- uwzględniając szczególny charakter dokumentacji i potrzebę jej ochrony przed
nieuprawnionym ujawnieniem oraz wysokość wydatków ponoszonych w związku
z udostępnieniem materiałów archiwalnych.
4. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego po
zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji ustali, w drodze rozporządzenia,
szczegółowe zasady i tryb gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz
udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i
telewizji, uwzględniając:
1) szczególny zakres i sposób działania radia i telewizji;
2) potrzebę szczególnej ochrony materiałów archiwalnych przed utratą lub zniszczeniem.
Art. 18. 1. Centralnym organem administracji rządowej w sprawach państwowego
zasobu archiwalnego jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje Prezes Rady Ministrów, na
wniosek ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, spośród
osób wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru.
3. Prezes Rady Ministrów odwołuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
4. Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołuje, spośród osób
wyłonionych w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru, minister właściwy do spraw
kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
odwołuje, na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jego zastępców.
5. Nadzór nad Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych sprawuje minister
właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
10
Art. 18a. 1. Stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych może zajmować
osoba, która:
1) jest obywatelem polskim;
2) korzysta z pełni praw publicznych;
3) nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne
przestępstwo skarbowe;
4) posiada kompetencje kierownicze.
2. Osoba, o której mowa w ust. 1, powinna ponadto posiadać:
1) tytuł zawodowy magistra lub równorzędny i co najmniej 5-letni okres zatrudnienia na
stanowiskach kierowniczych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych lub
archiwach państwowych lub
2) stopień naukowy doktora habilitowanego w zakresie nauk związanych z działalnością
archiwów, lub
3) tytuł naukowy w zakresie nauk związanych z działalnością archiwów.
Art. 18b. 1. Informację o naborze na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, ogłasza się przez umieszczenie ogłoszenia w miejscu powszechnie dostępnym
w siedzibie urzędu obsługującego Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz
Biuletynie Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa
Rady Ministrów. Ogłoszenie powinno zawierać:
1) nazwę i adres urzędu;
2) określenie stanowiska;
3) wymagania związane ze stanowiskiem wynikające z przepisów prawa;
4) zakres zadań wykonywanych na stanowisku;
5) wskazanie wymaganych dokumentów;
6) termin i miejsce składania dokumentów;
7) informację o metodach i technikach naboru.
2. Termin, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, nie może być krótszy niż 10 dni od dnia
opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady
Ministrów.
Art. 18c. 1. Nabór na stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
przeprowadza zespół, powołany przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony
dziedzictwa narodowego, liczący co najmniej 3 osoby, których wiedza i doświadczenie dają
rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów.
2. W toku naboru ocenia się doświadczenie zawodowe kandydata, wiedzę niezbędną do
wykonywania zadań na stanowisku, na które jest przeprowadzany nabór, oraz kompetencje
kierownicze.
3. Ocena wiedzy i kompetencji kierowniczych, o których mowa w ust. 2, może być
dokonana na zlecenie zespołu przez osobę niebędącą członkiem zespołu, która posiada
odpowiednie kwalifikacje do dokonania tej oceny.
4. Członek zespołu oraz osoba, o której mowa w ust. 3, mają obowiązek zachowania
w tajemnicy informacji dotyczących osób ubiegających się o stanowisko, uzyskanych w
trakcie naboru.
5. W toku naboru zespół wyłania nie więcej niż 3 kandydatów, których przedstawia
ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
Art. 18d. 1. Z przeprowadzonego naboru zespół sporządza protokół zawierający:
2) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, oraz liczbę kandydatów;
11
3) imiona, nazwiska i adresy nie więcej niż 3 najlepszych kandydatów uszeregowanych
według poziomu spełniania przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze;
4) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru;
5) uzasadnienie dokonanego wyboru albo powody niewyłonienia kandydata;
6) skład zespołu.
2. Wynik naboru ogłasza się niezwłocznie przez umieszczenie informacji w Biuletynie
Informacji Publicznej urzędu i Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady
Ministrów.
3. Informacja o wyniku naboru zawiera:
2) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór;
3) imiona, nazwiska wybranych kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania w rozumieniu
przepisów Kodeksu cywilnego albo informację o niewyłonieniu kandydata.
4. Umieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów
ogłoszenia o naborze oraz o wyniku tego naboru jest bezpłatne.
Art. 18e. 1. Zespół przeprowadzający nabór na stanowiska, o których mowa w art. 18
ust. 4, powołuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
2. Do sposobu przeprowadzania naboru na stanowiska, o których mowa w art. 18 ust. 4,
stosuje się odpowiednio przepisy art. 18a-18d.
Art. 19. 1. Właściwymi organami w sprawach archiwów wyodrębnionych w zakresie
określonym przepisami ustawy są odpowiednio:
1) Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister
właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych i
minister właściwy do spraw instytucji finansowych;
2) Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Szef Agencji Wywiadu;
3) Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
4) Szefowie: Kancelarii Sejmu, Kancelarii Senatu, Kancelarii Prezydenta Rzeczypospolitej
Polskiej i Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;
5) Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego.
2. Właściwym organem w sprawach archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci
Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu w zakresie
określonym przepisami ustawy jest Prezes Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania
Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.
3. Minister Obrony Narodowej jest organem właściwym w sprawach kontroli archiwów
wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. d, z wyjątkiem archiwów
wyodrębnionych utworzonych w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Agencji
Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.
Minister Obrony Narodowej może upoważnić do wykonywania kontroli Szefa Centralnego
Archiwum Wojskowego.
Art. 20. 1. Przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych działa Rada
Archiwalna jako organ doradczy i opiniodawczy.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego powołuje
członków Rady Archiwalnej na wniosek Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych,
przedstawiony w porozumieniu ze Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.
3. Kadencja Rady Archiwalnej trwa trzy lata.
Art. 21. 1. Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych należy:
1) koordynowanie działalności archiwalnej na terenie Państwa;
12
2) (uchylony);
3) wydawanie zezwoleń na czasowy wywóz określonych materiałów archiwalnych;
4) nadzór
nad
gromadzeniem,
brakowaniem,
ewidencją,
przechowywaniem,
opracowywaniem, udostępnianiem i zabezpieczaniem materiałów archiwalnych;
5) nadzór nad działalnością naukową i wydawniczą prowadzoną w archiwach państwowych;
6) prowadzenie współpracy międzynarodowej w zakresie spraw archiwalnych;
7) (uchylony);
8) prowadzenie ewidencji przechowawców akt osobowych i płacowych.
1a. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 1
pkt 1 i 4, dotyczących podległych mu archiwów państwowych, może wydawać zarządzenia.
2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli jednostek
organizacyjnych wchodzących w skład państwowej sieci archiwalnej w zakresie
wykonywania przepisów ustawy.
3. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze
rozporządzenia, określi szczegółowy zakres działania Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych.
4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do archiwów wyodrębnionych.
Art. 22. 1. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego
prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:
1) archiwa państwowe;
2) archiwa wyodrębnione;
3) archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek
organizacyjnych;
3a) archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych
jednostek organizacyjnych;
4) (uchylony).
2. Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzą
ponadto:
1) jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;
2) biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego
zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 materiały archiwalne
stanowiące państwowy zasób archiwalny:
a) których organizatorem jest:
– minister lub kierownik urzędu centralnego,
– jednostka samorządu terytorialnego,
– państwowa jednostka organizacyjna,
b) działające w państwowych jednostkach organizacyjnych i w samorządowych
jednostkach organizacyjnych.
Art. 23. Działalność archiwalna obejmuje gromadzenie, ewidencję, przechowywanie,
opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie
działalności informacyjnej.
Art. 24. 1. Archiwa państwowe tworzy i likwiduje minister właściwy do spraw kultury
i ochrony dziedzictwa narodowego, w drodze rozporządzenia, na wniosek Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych.
2. Archiwa państwowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
3. Działalnością archiwów państwowych kierują dyrektorzy powoływani przez
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
13
4. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przy archiwach państwowych może
powołać radę naukowo-programową jako organ doradczy i opiniodawczy. Dyrektor
archiwum państwowego, w razie powołania rady naukowo-programowej, ustala jej skład
osobowy.
Art. 25. 1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym obejmują zasięgiem działania
obszar całego Państwa.
2. Zasób archiwalny archiwów określonych w ust. 1 stanowią materiały archiwalne
powstałe w wyniku działalności naczelnych i centralnych organów władzy i administracji
rządowej oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także materiały archiwalne
zgromadzone przez te archiwa w przeszłości (zasób historyczny).
Art. 26. 1. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego obejmują zasięgiem
działania obszar jednego lub kilku województw.
2. Zasób archiwalny archiwów państwowych określonych w ust. 1 stanowią materiały
archiwalne powstałe na terenie ich działania, a także ich zasób historyczny, z wyłączeniem
materiałów archiwalnych wchodzących do zasobu archiwalnego archiwów państwowych
o charakterze centralnym.
Art. 27. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w uzasadnionych wypadkach,
z uwagi na potrzeby nauki, kultury i gospodarki narodowej oraz w celu zabezpieczenia
zasobów archiwalnych, może po zasięgnięciu opinii Rady Archiwalnej wprowadzić
odstępstwa od zasad ich rozmieszczenia określonych w art. 25 i 26.
2. Przepis ust. 1 nie ma zastosowania do zasobów archiwalnych archiwów
wyodrębnionych.
Art. 28. Do zakresu działania archiwów państwowych należy w szczególności:
1) kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego;
2) (uchylony);
3) ewidencja, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów
archiwalnych należących do ich zasobu archiwalnego;
4) kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego
zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz jednostkach
organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym;
5) wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji
przechowywanych materiałów, a także zaświadczeń na podstawie tych materiałów;
6) prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie archiwistyki i dziedzin
pokrewnych;
7) popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych i archiwach oraz prowadzenie
działalności informacyjnej;
8) wykonywanie zadań określonych w ustawie lub w odrębnych przepisach.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
14
Art. 29. 1. Archiwami wyodrębnionymi są:
archiwum Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej;
archiwum Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;
archiwum Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;
(33)
archiwum Rady Ministrów;
archiwum Biura Bezpieczeństwa Narodowego;
archiwa:
a) urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej oraz organów i jednostek
organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez tego Ministra - w zakresie działu
administracji rządowej obrona narodowa,
b) urzędów obsługujących ministra właściwego do spraw wewnętrznych i ministra
właściwego do spraw zagranicznych oraz organów i jednostek organizacyjnych
podległych i nadzorowanych przez tych ministrów - w zakresie działów administracji
rządowej sprawy wewnętrzne i sprawy zagraniczne,
c) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego
w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra
właściwego do spraw finansów publicznych - w zakresie tych czynności,
d) komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i
bezpieczeństwa państwa, utworzonych w innych niż wymienione w lit. a i b urzędach
obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w
urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i innych
samorządowych jednostkach organizacyjnych - w zakresie tych zadań,
e) komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu
pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra
właściwego do spraw instytucji finansowych - w zakresie tych zadań;
7) archiwa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencji Wywiadu;
8) archiwum Centralnego Biura Antykorupcyjnego;
9) archiwum Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi
Polskiemu.
2. Archiwa wyodrębnione obejmują zasięgiem działania obszar całego Państwa lub jego
część.
3. Minister Obrony Narodowej, minister właściwy do spraw wewnętrznych, minister
właściwy do spraw zagranicznych, minister właściwy do spraw instytucji finansowych,
minister właściwy do spraw finansów publicznych, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,
Szef Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szef Agencji Wywiadu i Szef Centralnego
Biura Antykorupcyjnego w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony
dziedzictwa narodowego określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich
nadzorowanych archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich
działania.
4. Szef Kancelarii Sejmu, Szef Kancelarii Senatu, Szef Kancelarii Prezydenta
Rzeczypospolitej Polskiej, Szef Biura Bezpieczeństwa Narodowego oraz Prezes Instytutu
Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, po
zasięgnięciu opinii ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,
określą, w drodze zarządzeń, organizację podległych im i przez nich nadzorowanych
archiwów wyodrębnionych, uwzględniając w szczególności zakres ich działania.
5. Do spraw nieuregulowanych w przepisach wydanych na podstawie ust. 3 i 4 stosuje się
odpowiednio przepisy dotyczące archiwów państwowych.
6. Kierownicy jednostek organizacyjnych, w których działają archiwa wyodrębnione,
o których mowa w ust. 1 pkt 6 lit. d, z wyjątkiem archiwów wyodrębnionych w Kancelarii
Prezesa Rady Ministrów, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu i
Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, tworzą i określają ich organizację, w drodze
zarządzeń, po zasięgnięciu opinii Ministra Obrony Narodowej.
Art. 30. 1. Zasób archiwalny archiwów: Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej, Senatu
Rzeczypospolitej Polskiej i Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej stanowią materiały
archiwalne powstałe i powstające w toku ich działalności, a także ich zasób historyczny.
15
2. Zasób archiwalny archiwum Rady Ministrów stanowią materiały archiwalne Prezesa
Rady Ministrów, Rady Ministrów oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, powstałe i
powstające w toku ich działalności, a także zasób historyczny Rady Ministrów.
Art. 31. 1. Zasób archiwalny archiwów wyodrębnionych, o których mowa w art. 29 ust. 1
pkt 5-8, stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w toku działalności:
1) (uchylony);
2) organów i jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra
Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ministra właściwego
do spraw zagranicznych, Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefa Agencji
Wywiadu, Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego i Szefa Biura Bezpieczeństwa
Narodowego;
3) urzędów obsługujących Ministra Obrony Narodowej, ministra właściwego do spraw
wewnętrznych i ministra właściwego do spraw zagranicznych;
4) komórek organizacyjnych wykonujących czynności w zakresie wywiadu skarbowego
w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez ministra właściwego
do spraw finansów publicznych;
5) komórek organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa
państwa, utworzonych w innych niż wymienione w art. 29 ust. 1 pkt 6 lit. a i b urzędach
obsługujących organy państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w
urzędach obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych
jednostkach organizacyjnych - w zakresie tych zadań;
6) komórki organizacyjnej wykonującej zadania w zakresie przeciwdziałania praniu
pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w urzędzie obsługującym ministra właściwego
do spraw instytucji finansowych.
2. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego ministrowi właściwemu do
spraw zagranicznych, obejmuje również dokumenty przesyłane i składane przez obce
podmioty prawa międzynarodowego.
3. Zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego, podległego Prezesowi Instytutu Pamięci
Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, stanowią materiały
archiwalne określone w ustawie z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz. 424),
a także powstałe w toku działalności tego Instytutu.
Art. 32. 1. Archiwa wyodrębnione przekazują do archiwów państwowych o charakterze
centralnym materiały archiwalne, znajdujące się dotychczas w ich zasobie, po ustaniu
okoliczności uzasadniających ich przechowywanie w archiwach wyodrębnionych, nie później
jednak niż po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia, o ile nie narusza to prawnie
chronionych interesów Państwa i obywateli.
2. Materiały archiwalne dotyczące wykonywania zadań w zakresie obronności
i bezpieczeństwa państwa, wytworzone i zgromadzone w komórkach organizacyjnych, o
których mowa w art. 5 ust. 4, są przekazywane do Centralnego Archiwum Wojskowego.
3. Materiały archiwalne wytworzone i zgromadzone w komórkach organizacyjnych
wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w
urzędach obsługujących organy, o których mowa w art. 5 ust. 3, oraz w jednostkach i
komórkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 3 pkt 5, podlegają przekazaniu do
archiwów państwowych na zasadach określonych w ust. 1.
Art. 33. 1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych
oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach
16
organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach
tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.
2. Jeżeli jednostką, o której mowa w ust. 1, jest ministerstwo, archiwum zakładowe
tworzy się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, określonego w przepisach
odrębnych.
3. Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:
1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;
2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.
Art. 34. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33,
obowiązani są zapewnić:
1) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie
materiałów archiwalnych tworzących zasób archiwalny podległych im archiwów
zakładowych;
2) klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów określonych w pkt 1, a także
przekazywanie ich właściwym archiwom państwowym.
2. Kierownicy tych jednostek obowiązani są ponadto przed zlecaniem prac projektowych
wykorzystać odpowiedni materiał archiwalny.
3. Jeżeli jednostką organizacyjną jest urząd administracji rządowej, kierownik jednostki
wykonuje zadania określone w ust. 1 i 2 poprzez dyrektora generalnego tego urzędu,
powołanego na podstawie przepisów odrębnych.
Art. 35. 1. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w
której zostały utworzone.
2. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe
i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały
utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego; nie dotyczy to
archiwów szkół wyższych.
3. Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których
archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne
jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.
Art. 36. 1. W państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż
określone w art. 33 powstałą w nich i powstającą dokumentację, niemającą już zastosowania
w ich działalności, gromadzi się w składnicach akt.
2. Kierownicy jednostek określonych w ust. 1 obowiązani są:
1) zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w
składnicach akt;
2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji
przechowywanej w składnicach akt;
3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
3. Dokumentacja przechowywana w składnicach akt służy potrzebom jednostek, w
których składnice te zostały utworzone. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana
osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje
składnica akt.
17
Art. 38. Jednostkom organizacyjnym, z uwagi na ich szczególny charakter lub zadania,
na ich wniosek, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może powierzyć na stałe lub na
czas określony gromadzenie i przechowywanie materiałów archiwalnych, określając przy tym
warunki powierzenia.
Art. 39. 1. Biblioteki i muzea wymienione w art. 22 ust. 2 pkt 2, które gromadzą
i przechowują materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego,
w zakresie tych materiałów pełnią funkcje jednostek państwowej sieci archiwalnej.
2. Jednostki organizacyjne określone w ust. 1 w zakresie posiadanego zasobu
archiwalnego podlegają przepisom ustawy.
Art. 40. 1. Do pracowników działalności podstawowej zatrudnionych w Naczelnej
Dyrekcji Archiwów Państwowych i w archiwach państwowych mają zastosowanie przepisy
o pracownikach urzędów państwowych.
2. Do pracowników naukowo-badawczych zatrudnionych w Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych i w archiwach państwowych mają zastosowanie przepisy o
pracownikach instytutów naukowo-badawczych.
Rozdział 4
Niepaństwowy zasób archiwalny
Art. 41. 1. Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie
wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego.
2. Zasób ten jest:
1) ewidencjonowany;
2) nieewidencjonowany.
3. (uchylony).
Art. 42. Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne
powstałe i powstające w wyniku działalności:
1) partii politycznych,
2) organizacji politycznych, spółdzielczych i innych organizacji społecznych,
3) kościołów i związków wyznaniowych,
4) innych niż wymienione w pkt 2 niepaństwowych jednostek organizacyjnych
oraz stanowiące ich własność.
Art. 43. 1. Własność materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 42, nie może być
przedmiotem obrotu; jest ona ponadto ograniczona przepisami art. 6 oraz art. 8.
2. (uchylony).
3. (uchylony).
Art. 44. 1. Z chwilą ustania działalności jednostek organizacyjnych, o których mowa w
art. 42, ich materiały archiwalne stają się własnością Państwa i wchodzą do państwowego
zasobu archiwalnego. Podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci
archiwalnej wskazanej decyzją Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
2. Materiały, o których mowa w art. 42, mogą stać się własnością Państwa, z
następstwami określonymi w ust. 1, na mocy decyzji właściwych organów niepaństwowych
jednostek organizacyjnych.
3. Materiały, o których mowa w ust. 2, mogą być przekazywane w depozyt archiwom
państwowym.
18
Art. 45. 1. Organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych obowiązane są do
ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczenia materiałów archiwalnych wchodzących
w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.
2. Organy, o których mowa w ust. 1, określają zasady i tryb udostępniania materiałów
archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.
3. Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych mogą obejmować również zasób
historyczny w rozumieniu art. 25 ust. 2.
4. Współpracę archiwów niepaństwowych jednostek organizacyjnych, o których mowa
w art. 42, z państwową siecią archiwalną określają porozumienia zawarte między ich
właściwymi organami a ministrem właściwym do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
narodowego.
Art. 46. Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały
powstałe
i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich
prawnych następców.
Art. 47. 1. Prawo własności przysługujące osobom, o których mowa w art. 46, jest
ograniczone tylko przepisami art. 14.
2. Materiały archiwalne określone w art. 46 mogą być przedmiotem obrotu odpłatnie
i nieodpłatnie, z zastrzeżeniem ograniczenia, o którym mowa w ust. 1 oraz w art. 9.
3. Przeniesienie własności w drodze kupna-sprzedaży materiałów, o których mowa w art.
46, na rzecz Państwa jest zwolnione od podatku od nabycia praw majątkowych oraz od opłat
notarialnych.
4. Przeniesienie własności materiałów, o których mowa w art. 46, w drodze spadku lub
zapisu jest zwolnione od podatku od spadków oraz od opłat notarialnych.
5. Przepis art. 44 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 4a
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców o czasowym okresie przechowywania
Art. 51a. 1. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej
i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją",
jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o
swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1807, z późn. zm.1)), wykonywaną
przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych
i płacowych, zwanego dalej "rejestrem".
2. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana także przez:
2) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
19
3. Działalność, o której mowa w ust. 1, może być wykonywana tylko przez
przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą
osobowości prawnej.
Art. 51aa. (uchylony).
Art. 51ab. Związki rewizyjne zrzeszające spółdzielnie oraz Krajowa Rada Spółdzielcza
przechowują dokumentację wytworzoną przez zlikwidowane spółdzielnie i organizacje
spółdzielcze w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 129 ustawy z dnia
16 września 1982 r. - Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2003 r. Nr 188, poz. 1848, z 2004 r. Nr 99,
poz. 1001, z 2005 r. Nr 122, poz. 1024 oraz z 2006 r. Nr 94, poz. 651).
Art. 51b. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze
względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Rejestr może być prowadzony
w systemie informatycznym.
Art. 51c. 1. Wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie pisemnego wniosku
przedsiębiorcy zawierającego następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;
2) numer w rejestrze przedsiębiorców;
3) numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile przedsiębiorca taki numer posiada;
4) imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
5) określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
6) określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem
i daty jej rozpoczęcia;
7) oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
a) nie ma zaległości podatkowych,
b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego.
2. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca składa oświadczenie
następującej treści:
"Oświadczam, że:
1) dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
są kompletne i zgodne z prawdą;
2) znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie
przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach.".
3. Oświadczenie powinno również zawierać:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;
2) oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
3) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia
i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
Art. 51d. 1. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa w art. 51a ust. 1, są:
1) posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej zapewniającej warunki
przechowywania dokumentacji określone w art. 51n oraz właściwe warunki jej
udostępniania;
2) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach
działalności objętej wpisem;
20
3) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą
dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
2. W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za
przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Art. 51e. Wpisowi do rejestru podlegają dane określone w art. 51c ust. 1 pkt 1-6 oraz
informacja o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
Art. 51f. 1. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie
zawierające następujące dane:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) zakres działalności gospodarczej objętej wpisem;
3) miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem;
4) datę rozpoczęcia działalności gospodarczej.
2. Przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa
wszelkie zmiany danych, o których mowa w art. 51c ust. 1 pkt 1-6, a także informacje
o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
Art. 51g. 1. O wpisaniu przedsiębiorcy do rejestru marszałek województwa zawiadamia
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w terminie miesiąca od dnia dokonania
wpisu, podając dane, o których mowa w ust. 4 pkt 1-4.
2. Na podstawie informacji uzyskanych od marszałków województw i przedsiębiorców
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prowadzi ewidencję przechowawców akt
osobowych i płacowych, zwaną dalej "ewidencją".
3. Ewidencja jest jawna.
4. Do ewidencji wpisuje się:
1) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres;
2) zakres i miejsce (miejsca) wykonywania działalności;
3) informacje o wykreśleniu wpisu z rejestru oraz o zawieszeniu lub zakończeniu
wykonywania działalności objętej wpisem;
4) informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości;
5) oznaczenie marszałka województwa, który dokonał wpisu do rejestru;
6) informacje, o których mowa w ust. 6.
5. Marszałek województwa zawiadamia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
o zmianie danych wymienionych w ust. 4 pkt 1-4 w terminie miesiąca od dnia powzięcia o
nich wiadomości.
6. Przedsiębiorca przekazuje do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz
Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których
dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z
jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca
kalendarzowego.
Art. 51h. Marszałek województwa wykreśla z urzędu, w drodze decyzji, wpis w rejestrze
w przypadku:
1) wydania decyzji, o której mowa w art. 71 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie
działalności gospodarczej;
2) wydania prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy wykonywania
działalności objętej wpisem;
3) gdy wobec przedsiębiorcy ukończono postępowanie likwidacyjne albo upadłościowe
obejmujące likwidację majątku upadłego.
21
Art. 51i. Uprawnienia wynikające z wpisu do rejestru:
1) są niezbywalne;
2) spółki przejmowanej albo którejkolwiek ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej
spółki, a także spółki podlegającej podziałowi, nie przechodzą na spółkę przejmującą lub
nowo zawiązaną;
3) spółdzielni pracy podlegającej podziałowi lub połączeniu z inną spółdzielnią, nie
przechodzą na spółdzielnie powstałe w wyniku podziału lub połączenia.
Art. 51j. 1. Kontrolę działalności gospodarczej w zakresie objętym wpisem do rejestru
przeprowadza marszałek województwa.
2. Do przeprowadzania kontroli działalności przedsiębiorcy wpisanego do rejestru
marszałek województwa może upoważnić inny organ państwowy lub państwową jednostkę
organizacyjną wyspecjalizowaną w kontroli danego rodzaju działalności, zawierając z takim
organem lub jednostką porozumienie określające zasady przeprowadzenia kontroli, w tym
zasady jej finansowania.
3. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później
niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu.
Art. 51k. 1. Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia
usług, określającego w szczególności:
1) zakres świadczonych usług;
2) zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i
przechowywania;
3) ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi;
4) miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;
5) tryb przyjmowania interesantów;
6) sposób i terminy udostępniania dokumentacji;
7) wysokość opłat pobieranych za usługi;
8) procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.
2. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym
przyjmowani są interesanci.
Art. 51l. Do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru stosuje się przepisy
Kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2.
Art. 51m. 1. Jeżeli w związku z działalnością gospodarczą objętą wpisem do rejestru są
wykonywane czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu
i zabezpieczeniu dokumentacji oraz na wydawaniu z niej odpisów i kopii, przedsiębiorca jest
obowiązany zatrudniać przy tych czynnościach osoby posiadające specjalistyczne
wykształcenie
i praktykę zawodową.
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w
drodze rozporządzenia, rodzaje wykształcenia uznanego za specjalistyczne w rozumieniu ust.
1 oraz dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej, z uwzględnieniem w
szczególności przydatności poszczególnych rodzajów wykształcenia do wykonywanych
czynności, a także sposobu dokumentowania posiadania praktyki zawodowej, w tym rodzaje
dokumentów.
Art. 51n. 1. Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających
jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.
22
2. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego określi, w
drodze rozporządzenia, warunki, w jakich dokumentacja może być przechowywana, z
uwzględnieniem w szczególności jej ochrony przed wilgocią, zmianami temperatury oraz
szkodliwym oddziaływaniem światła.
Art. 51na. Na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, przedsiębiorca:
1) przekaże kopie lub odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny wskazany przez
żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres, powiększając kwotę należności za
usługę o poniesione koszty tego przekazania, albo
2) zapewni żądającemu wgląd w dotyczącą go dokumentację w miejscu znajdującym się na
terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Art. 51o. 1. Minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego
określi, w drodze rozporządzenia, maksymalną wysokość opłat pobieranych przez podmioty,
o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2, za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej
dokumentacji, uwzględniając ponoszone przez te podmioty koszty związane z
przechowywaniem dokumentacji i sporządzaniem jej odpisów lub kopii, w szczególności
koszty:
1) wyszukania dokumentów;
2) przygotowania dokumentów do sporządzenia odpisu lub skopiowania;
3) sporządzenia odpisu lub kopii;
4) zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji.
2. Przepisy wydane na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 1 stosuje się także do
podmiotów innych niż wymienione w art. 51a ust. 1 i 2 przechowujących dokumentację.
Art. 51p. 1. W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia
jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę,
któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten
cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej
dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę
wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości
środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym.
2. Przechowawca, o którym mowa w ust. 1, powinien przed przejęciem dokumentacji
uzyskać wpis do rejestru.
3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek likwidatora lub syndyka
masy upadłości, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania,
dokumentację przejmuje podmiot nadzorujący jednostkę organizacyjną, do której
dokumentacja należała, a w razie braku takiego podmiotu - archiwum państwowe właściwe
miejscowo lub wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Przed
wydaniem postanowienia sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego
miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy o jego stanie majątkowym.
4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu
przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy nastąpi wykreślenie
przedsiębiorcy z rejestru.
5. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio, jeżeli przed upływem okresu
przechowywania dokumentacji znajdującej się u przedsiębiorcy zaprzestanie on
wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru.
6. W przypadku ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, środki, o których mowa w ust. 1,
stanowią daninę publiczną w rozumieniu art. 342 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. Nr 60, poz. 535, z późn. zm.2)).
23
7. Do środków na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji przez archiwum
państwowe, które przejęło ją w trybie określonym w ust. 3, stosuje się odpowiednio przepisy
działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8,
poz. 60, z późn. zm), z tym że uprawnienia organu podatkowego, przewidziane w tych
przepisach, przysługują dyrektorowi archiwum państwowego. Jeżeli egzekucja kosztów
przechowywania dokumentacji przejętej przez archiwum państwowe okaże się bezskuteczna,
wówczas koszty te są pokrywane ze środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora
8. Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów, o których mowa w ust. 7, ustala
dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki
związane z przechowywaniem dokumentacji.
9. Do postępowania w sprawie ustalenia kosztów, o których mowa w ust. 7, stosuje się
przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U.
z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.).
Art. 51r. W przypadkach, o których mowa w art. 51p ust. 1 i 3-5, wraz z dokumentacją
jest przekazywana pozostała dokumentacja o czasowym okresie przechowywania.
Art. 51s. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania w trybie
określonym
w art. 51p ust. 1 lub 3-5 powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania
dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z
wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym
numerem.
Art. 51t. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym rozdziale stosuje się przepisy
ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.
Rozdział 4b
Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości
pracodawcy
Art. 51u. 1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego
upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie
przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego
przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:
1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
2) od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.
2. Określony w ust. 1 obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz
zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają
zastosowanie przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2.
3. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy
podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności
gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania,
dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra
właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
4. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3, sąd
zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy
o jego stanie majątkowym.
24
5. Przepisy art. 51p ust. 6-9 stosuje się odpowiednio.
6. Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna
być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji stosuje się
odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2, z wyłączeniem obowiązku
opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.
Art. 51w. Do zadań archiwum państwowego, o którym mowa w art. 51u ust. 3, należy w
szczególności ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej
dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii; archiwum może wykonywać także inne
zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.
Art. 51z. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję
nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego
Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie
we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w
szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego
działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi
do dalszego przechowywania.
2. Przed wydaniem decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny
dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje.
3. Decyzji, o której mowa w ust. 1, nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.
4. Do wykonania przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych czynności
związanych z oceną, o której mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia
17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229,
poz. 1954, z późn. zm.), dotyczące zabezpieczenia wykonania obowiązków o charakterze
niepieniężnym.
5. Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez
archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu
zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub
ewidencji działalności gospodarczej.
6. Przepisy art. 51p ust. 6-9 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 5
Przepisy karne
Art. 52. 1. Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych,
uszkadza je lub niszczy,
podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,
podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Art. 53. 1. Kto bez zezwolenia wywozi materiały archiwalne za granicę lub po
wywiezieniu za granicę nie sprowadza ich do kraju w terminie ustalonym w zezwoleniu,
2. Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,
3. Sąd może orzec przepadek materiałów archiwalnych stanowiących przedmiot
przestępstwa.
25
Art. 54. 1. Kto zbywa, pomaga w zbyciu lub nabyciu materiałów archiwalnych
wchodzących w skład narodowego zasobu archiwalnego, jeżeli wiedział, że nabywca chce je
wywieźć za granicę bez zezwolenia,
2. Jeżeli sprawca działał nieumyślnie,
Rozdział 6
Zmiany w przepisach obowiązujących
Art. 56. W ustawie z dnia 15 lutego 1962 r. o ochronie dóbr kultury i o muzeach (Dz. U.
Nr 10, poz. 48) wprowadza się następujące zmiany: (zmiany pominięte).
Rozdział 7
Przepisy przejściowe i końcowe
Art. 57. 1. Organy prowadzące na podstawie ustawy z dnia 15 lutego 1962 r. o ochronie
dóbr kultury i o muzeach (Dz. U. Nr 10, poz. 48) rejestr zabytków sporządzą i przekażą dane
oraz dokumentację dotyczące materiałów archiwalnych zarejestrowanych w rejestrze
zabytków - Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.
2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, wpisane dotychczas do rejestru
zabytków ulegają skreśleniu z tego rejestru i podlegają wpisowi odpowiednio do właściwego
rejestru, zgodnie z przepisami ustawy.
3. Termin i tryb przekazania Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych danych
i dokumentacji, o których mowa w ust. 1, określają Ministrowie Nauki, Szkolnictwa
Wyższego
i Techniki oraz Kultury i Sztuki.
4. W stosunku do materiałów archiwalnych znajdujących się w rejestrze zabytków do
chwili przekazania danych i dokumentacji, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio
przepisy o ochronie zabytków.
Art. 58. 1. Działające dotychczas na podstawie aktów wykonawczych do dekretu z dnia
29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149 oraz z 1975 r. Nr 16,
poz. 91) centralne i wojewódzkie archiwa państwowe stają się z dniem wejścia w życie
ustawy archiwami państwowymi w rozumieniu ustawy.
2. Minister Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki oraz Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych, w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, dostosują
organizację i zakres działania archiwów, o których mowa w ust. 1, do przepisów tej ustawy.
3. W stosunku do archiwów państwowych wyodrębnionych Sejmu Polskiej
Rzeczypospolitej Ludowej oraz Rady Państwa przepisy ustawy wchodzą w życie w terminach
ustalonych odpowiednio przez Szefów: Kancelarii Sejmu oraz Kancelarii Rady Państwa.
Art. 59. Traci moc dekret z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr
19, poz. 149 oraz z 1975 r. Nr 16, poz. 91).
Art. 60. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1984 r.
26
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA NAUKI, SZKOLNICTWA WYŻSZEGO I TECHNIKI
w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych.
(Dz. U. z dnia 31 sierpnia 1984 r.)
Na podstawie art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kieruje Naczelną Dyrekcją
2. Do zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych należy
w szczególności koordynowanie oraz nadzorowanie działalności archiwalnej w sprawach:
1) organizacji i funkcjonowania archiwów państwowych:
a) występowanie z wnioskami o tworzenie lub likwidację archiwów państwowych,
b) nadawanie statutów archiwom państwowym,
c) określanie zasad i trybu brakowania akt w archiwach państwowych;
2) państwowego zasobu archiwalnego:
a) określanie form i metod gromadzenia, przechowywania, brakowania, ewidencji,
opracowywania, udostępniania i zabezpieczania materiałów archiwalnych,
b) ustalanie państwowych jednostek organizacyjnych o ogólnokrajowym zasięgu
działania, obowiązanych do tworzenia archiwów zakładowych,
c) powierzanie państwowym jednostkom organizacyjnym o szczególnym charakterze, na
stałe lub na czas określony, uprawnień do gromadzenia i przechowywania materiałów
archiwalnych,
d) określanie sposobów udostępniania państwowego zasobu archiwalnego,
e) prowadzenie centralnej ewidencji państwowego zasobu archiwalnego, z wyłączeniem
zasobu archiwalnego archiwów państwowych wyodrębnionych,
3) niepaństwowego zasobu archiwalnego:
a) określanie zasad współpracy państwowej sieci archiwalnej z archiwami
niepaństwowych jednostek organizacyjnych,
b) określanie zasad i trybu rejestracji niepaństwowego zasobu archiwalnego,
c) określanie zasad i warunków konserwacji materiałów archiwalnych wchodzących w
skład niepaństwowego zasobu archiwalnego, wpisanych do rejestru;
4) polityki naukowej i wydawniczej archiwów państwowych:
a) zatwierdzanie planów prac naukowych prowadzonych w archiwach państwowych,
b) prowadzenie polityki w zakresie kształcenia i doskonalenia kadr naukowych w
dziedzinie archiwistyki,
c) współpraca z instytutami naukowo-badawczymi i szkołami wyższymi w zakresie
badań dotyczących archiwistyki,
d) zatwierdzanie planów wydawniczych,
e) współpraca ze szkołami wyższymi w zakresie kształcenia kadry oraz z innymi
zakładami szkolenia zawodowego archiwistów;
5) wzbogacania narodowego zasobu archiwalnego:
27
a) określanie warunków nabywania i przejmowania materiałów archiwalnych
stanowiących niepaństwowy zasób archiwalny,
b) gromadzenie informacji o materiałach archiwalnych dotyczących dziejów państwa
i narodu polskiego, znajdujących się poza granicami państwa, oraz przygotowywanie
wniosków i prowadzenie spraw związanych z uzyskaniem lub odzyskaniem tych
materiałów;
6) współpracy międzynarodowej:
a) zawieranie umów i porozumień o współpracy archiwalnej z zagranicznymi organami
i instytucjami oraz międzynarodowymi organizacjami działającymi w dziedzinie
archiwistyki, a także nadzór nad realizacją wynikających z nich zadań,
b) organizowanie wymiany kadr naukowych i specjalistów,
c) określanie charakteru materiałów archiwalnych przewidzianych do wywiezienia za
granicę oraz udzielanie zezwoleń na czasowy wywóz za granicę materiałów
archiwalnych.
§ 2. W celu realizacji zadań określonych w § 1 Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych:
1) opracowuje wnioski w zakresie polityki archiwalnej,
2) opracowuje i wydaje przepisy w sprawach archiwalnych w zakresie przyznanych
uprawnień,
3) opracowuje programy i plany działalności archiwalnej,
4) prowadzi politykę kadrową,
5) prowadzi działalność w zakresie informacji oraz organizuje systemy informacyjne w
ramach państwowej sieci archiwalnej,
6) opracowuje statut Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i przedstawia do
zatwierdzenia Ministrowi Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki,
7) powołuje komisje i zespoły.
§ 3. W sprawach, o których mowa w § 1 i 2 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
współdziała z właściwymi organami administracji państwowej, z organizacjami społecznymi,
politycznymi i spółdzielczymi oraz ze związkami zawodowymi.
§ 4. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych wykonuje również inne zadania
określone w odrębnych przepisach.
§ 5. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.
28
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY
z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania
oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
(Dz. U. z dnia 9 października 2002 r.)
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996
r. Nr 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 141, poz. 943, z 1998 r.
Nr 106, poz. 668 i Nr 155, poz. 1016, z 2000 r. Nr 48, poz. 546 i Nr 120, poz. 1268, z 2001 r.
Nr 76, poz. 806 oraz z 2002 r. Nr 74, poz. 676) zarządza się, co następuje:
§ 1. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez organy i jednostki organizacyjne,
o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", dzieli się na:
1) materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2) dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiącą materiałów
archiwalnych.
§ 2. Sposób oznaczania kategorii dokumentacji, o której mowa w § 1, ze względu na
okresy jej przechowywania określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
§ 3. 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej
przechowywania, wytwarzanej i gromadzonej przez organy i jednostki organizacyjne, o
których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, zawierają jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej
"wykazami akt".
2. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1
ustawy, stanowią podstawę rejestracji i gromadzenia dokumentacji w akta spraw.
3. Wykazy akt w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1
ustawy, wprowadzają:
1) ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz
kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych - w porozumieniu
z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych;
2) niewymienione w pkt 1 organy administracji publicznej i kierownicy niewymienionych
w pkt 1 jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z dyrektorem właściwego
miejscowo archiwum państwowego.
4. W uzasadnionych przypadkach podmioty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, mogą
wprowadzić wykaz akt dla nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych, w trybie
określonym w ust. 3 pkt 1.
5. Przykładowy wykaz akt typowych dla organów państwowych i państwowych
jednostek organizacyjnych, służący za podstawę ustalenia wykazu akt, stanowi załącznik nr 2
do rozporządzenia.
6. Jednostki organizacyjne inne niż państwowe, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy,
stosują przykładowy wykaz akt typowych, o których mowa w ust. 5, odpowiednio oraz
wprowadzają w trybie, o którym mowa w ust. 3 i 4.
29
§ 4. 1. Dokumentacja niearchiwalna, o której mowa w § 1, podlega brakowaniu po
upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów
praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez organy i jednostki organizacyjne,
o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, następuje na podstawie zgody.
§ 5. 1. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 4 ust. 3,
może być:
1) jednorazowa;
2) generalna - dla całej dokumentacji niearchiwalnej lub jej części.
2. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wyraża dyrektor miejscowo właściwego
archiwum państwowego.
3. Zgodę, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych.
4. Generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przechowywanej przez
organy i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, w których działają
archiwa zakładowe, może być wyrażona wówczas, gdy materiały archiwalne tam
przechowywane są uporządkowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, o której mowa w art. 6
ust. 2 ustawy.
§ 6. 1. Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy
i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, składają
dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego.
2. Miejscowo właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:
1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością
obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum
państwowe o charakterze centralnym;
2) dla państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów i jednostek organizacyjnych
samorządu terytorialnego niewymienionych w pkt 1 - archiwum państwowe właściwe ze
względu na ich siedzibę.
§ 7. 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do
rozporządzenia;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub
zniszczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do rozporządzenia, albo spis
dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie,
którego wzór stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza
komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w
art. 5 ust. 1 ustawy, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu
podlega archiwum zakładowe lub składnica akt, osoba kierująca lub prowadząca archiwum
zakładowe albo składnicę akt oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których
dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.
3. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub
kierownik jednostki organizacyjnej, o których mowa w ust. 2, zwraca się do miejscowo
właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
§ 8. 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej powinien zawierać uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, w
30
szczególności stwierdzenie prawidłowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz
określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu w ramach
uzyskanej zgody.
2. Jednostki organizacyjne, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej, przeprowadzają czynności brakowania w trybie określonym w § 7 ust. 2.
§ 9. Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt
dokumenty brakowania, o których mowa w § 7 ust. 1, wraz z dowodami przekazania
nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia.
§ 10. 1. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego
archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z
zastrzeżeniem ust. 2.
2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy:
1) ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu
cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres
przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami;
2) materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor
Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;
3) materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 ustawy.
§ 11. 1. W przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o
których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy:
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że
materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które
są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i
funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się
temu organowi lub jednostce;
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej
przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność
ustała.
2. W przypadku braku następcy prawnego, dokumentację niearchiwalną wytworzoną
i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres
przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji
rządowej.
3. Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki
organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy, przekazuje się odpłatnie na
przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub
Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie
likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do
końca okresu przechowywania dokumentacji.
§ 12. 1. Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne
jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 25 ust. 2 ustawy.
2. Archiwa państwowe niemające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne
jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania archiwum państwowego,
z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 1.
§ 13. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy,
powiadamia o zamiarze przekazania materiałów archiwalnych dyrektora właściwego
archiwum państwowego, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo31
odbiorczego, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 6 do rozporządzenia,
podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej.
2. Przed przejęciem materiałów archiwalnych dyrektor archiwum państwowego sprawdza
stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.
3. Dyrektor archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów
archiwalnych w sposób określony w § 15, odmówić ich przejęcia do czasu dokonania
odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.
4. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego, o którym mowa w ust. 1.
5. Dyrektor archiwum państwowego określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką
organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.
6. Koszty związane z przygotowaniem i konserwacją materiałów archiwalnych oraz ich
przekazaniem ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.
§ 14. 1. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek
i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego
układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w
ramach sprawy - chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę.
Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.
3. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie
każdej teczki:
1) nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której materiały powstały;
2) znaku akt, to jest symbolu literowego komórki organizacyjnej oraz symbolu
klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w jednostce organizacyjnej;
3) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego
w danej jednostce organizacyjnej, i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych,
znajdujących się w teczce;
4) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału
archiwalnego w teczce;
5) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w
spisie zdawczo-odbiorczym;
6) symbolu kwalifikacyjnego materiałów archiwalnych (kategoria A);
7) liczby stron w teczce.
4. Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek
zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w
którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według
kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jednostki organizacyjnej.
5. Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie
zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 13 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym lub
techniką elektroniczną, w kolejności zgodnej z nadanym im układem. W przypadku
sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego techniką elektroniczną, jego zapis przekazuje się
archiwum państwowemu w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym w formacie
określonym przez dyrektora archiwum państwowego.
§ 15. 1. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa
przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej
przekazującej materiały archiwalne.
2. W przypadku konieczności sporządzenia dodatkowej ewidencji, dyrektor archiwum
państwowego określa jej formę. W szczególności ewidencja może być sporządzona w formie
inwentarza lub skorowidza i wykonana także techniką elektroniczną.
32
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do
przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian
organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały
archiwalne.
4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której
działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:
1) podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w
ujęciu chronologicznym;
2) spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia,
przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje jednostki
organizacyjnej, której działalność ustała.
§ 16. Przekazywane materiały należy:
1) przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych;
2) umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed
uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym;
3) zapakować w pudła lub paczki w postaci ustalonej w porozumieniu z dyrektorem
właściwego archiwum państwowego, w zależności od rodzaju materiałów archiwalnych,
zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej oraz
sygnaturami teczek lub innych materiałów archiwalnych.
§ 17. Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, statystyczną,
geologiczną, kartograficzną i geodezyjną, fonograficzną i fotograficzną oraz utrwaloną na
innych nośnikach należy uporządkować i przygotować do przekazania w sposób uzgodniony
z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.
§ 18. Przepisy § 13-17 stosuje się odpowiednio przy przejmowaniu przez archiwa
państwowe materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 44 ustawy.
§ 19. Traci moc rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia
25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i
trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r.
Nr 41, poz. 216).
§ 20. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
33
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI
1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały
archiwalne.
2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym
znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega
brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając
od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację
praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla
celów kontrolnych;
2) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która
po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;
3) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie
obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter,
treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać
zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem
dokumentacji za materiały archiwalne.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany
kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwalne.
34
ZAŁĄCZNIK Nr 2
PRZYKŁADOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH
Tytuł klas I i II rzędu
0
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
1
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Zarządzanie
Organy kolegialne
Organizacja
Akty normatywne. Pomoc prawna
Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
Informatyka
Skargi i wnioski
Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja
Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
Współpraca z zagranicą
Kontrole
Kadry
Ogólne zasady pracy i płac
Zatrudnienie
Ewidencja osobowa
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
Metody pracy
Dyscyplina pracy
Sprawy socjalno-bytowe
Ubezpieczenia osobowe
35
2
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
3
30
31
32
33
34
35
36
37
36
Środki rzeczowe
Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi
Typizacja i normalizacja
Inwestycje i remonty (kapitalne)
Administracja nieruchomości
Gospodarka materiałowa
Źródła zaopatrzenia
Transport i łączność
Gospodarka energetyczna
Ochrona zakładu pracy (mienia)
Ochrona środowiska
Ekonomika
Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe
Finanse, księgowość
Księgowość finansowa
Rozliczenia płac
Księgowość materiałowo-towarowa
Koszty i ceny
Fundusze specjalne
Inwentaryzacja
Kategorie dokumentacji
merytorycznej* w komórce
organizacyjnej jednostki organizacyjnej
Symbole klasyfikacyjne
1
2
3
Hasła klasyfikacyjne
tworzącej
państwowy
zasób
archiwalny
nietworzącej
państwowego zasobu
archiwalnego
5
6
7
4
0
w innych
komórkach
Uwagi
8
9
ZARZĄDZANIE
00
Organy kolegialne
000
Organy uchwałodawcze
0000
Posiedzenia
A
B25
Bc
Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista
uczestników, referaty1, głosy w dyskusji, inne
wystąpienia2, wnioski, uchwały, protokoły,
sprawozdania, stenogramy i relacje z
realizacji uchwał
0001
Materiały na posiedzenia
A
B25
Bc
Do kategorii A zalicza się opracowania
problemowe sporządzone specjalnie na
określone posiedzenia
001
002
003
Dla każdego organu prowadzi się odrębne
teczki
Organy zarządzające i wykonawcze
Jak przy klasie 000
0010
Posiedzenia
A
B25
Bc
Jak przy klasie 0000
0011
Materiały na posiedzenia
A
B25
Bc
Komisje własne (stałe i doraźne)
A
B25
Bc
Jak przy klasie 000 Skład, protokoły
posiedzeń, referaty, opracowania,
sprawozdania, wnioski i postulaty
A
B25
Bc
Jak przy klasie 002
Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej
jednostce organizacyjnej, przy której działa
sekretariat danej komisji, w pozostałych
jednostkach - tylko własne opracowania i
teksty wystąpień na posiedzeniach oraz
sprawozdania i relacje z przebiegu obrad
Komisje międzyresortowe i
międzyzakładowe
37
004
Zjazdy, konferencje itp.
A
B25
Bc
Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy
uczestników, stenogramy, protokoły,
sprawozdania z realizacji uchwał
005
Udział w obcych organach kolegialnych
A
B25
Bc
Własne wystąpienia, referaty, opracowania,
notatki problemowe, sprawozdania
006
Narady pracownicze
A
B25
Bc
Protokoły, sprawozdania, wnioski
007
Rady pracownicze i inne
A
B25
Bc
Jak przy klasie 006
Bc
Bc
Bc
Korespondencja operatywna
008
Obsługa organizacyjno-techniczna organów
kolegialnych
01
Organizacja
010
Podstawy prawne działania własnej jednostki
organizacyjnej
A
B25
Bc
011
Podstawy prawne działania jednostek
podległych
A
B25
Bc
Jak przy klasie 010
Statuty, schematy organizacyjne itp.
012
Organizacja władz i organów nadrzędnych
B5
B5
Bc
013
Organizacja własnej jednostki
A
B25
B5
Statuty, schematy i regulaminy
organizacyjne, księgi służb, zakresy działania,
rejestracja własnej jednostki itp.
014
Organizacja jednostek podległych
A
B25
Bc
Jak przy klasie 012 oraz ewidencja jednostek
podległych
015
Organizacja innych jednostek
Bc
Bc
Bc
016
38
Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe,
branżowe itp. dotyczące bezpośrednio
działania własnej jednostki, m.in. akty
erekcyjne
Jak przy klasie 012
Organizacja biurowości, archiwum
zakładowe, biblioteka
0160
Przepisy kancelaryjno-archiwalne
A
B25
B5
0161
Formularze
B5
B5
Bc
0162
Wzory odciskowe pieczęci
A
B25
-
Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt,
instrukcja o organizacji i zakresie działania
archiwum zakładowego, instrukcja o obiegu
dokumentacji technicznej, kwalifikatory
dokumentacji technicznej itp.
Opracowanie wzorów
0163
Terminarze, dowody doręczeń, opłat
pocztowych
Bc
Bc
Bc
0164
Ewidencja archiwum zakładowego
A
B25
-
B5
B5
Bc
0165
02
Przyjmowanie dokumentacji do archiwum
zakładowego
Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz
(rejestr, protokoły brakowania i spisy akt
wybrakowanych, spisy akt przekazanych do
archiwum państwowego)
0166
Udostępnianie akt
B2
B2
-
Zezwolenia, karty udostępnienia
0167
Gromadzenie zbioru bibliotecznego
B5
B5
-
Korespondencja
0168
Ewidencja zbioru bibliotecznego
BE50
B25
-
0169
Udostępnianie zbioru bibliotecznego
Bc
Bc
-
B10
B10
Bc
Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja
zależna od rangi bibliotek. W bibliotekach
naukowych - kategoria A
Akty normatywne
Pomoc prawna
020
Zbiór aktów normatywnych władz
nadrzędnych
021
Zbiór aktów normatywnych własnej
jednostki
A
B25
B5
Komplet podpisanych rozporządzeń,
zarządzeń, instrukcji, wytycznych itp. Dla
każdego rodzaju aktów normatywnych
zakłada się odrębne teczki. I egz. wraz z
materiałami źródłowymi rejestruje się i
przechowuje w odpowiednich klasach
rzeczowych
022
Interpretacja przepisów prawnych
A
B25
Bc
Wykładnia (interpretacja) własnych aktów
normatywnych dotyczących merytorycznej
działalności
023
Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych
B5
B5
Bc
024
Opinie prawne
BE5
B5
-
025
Sprawy cywilne
B10
B10
Bc
Okres przechowywania liczy się od daty
wykonania prawomocnego orzeczenia lub
umorzenia sprawy
39
026
Sprawy gospodarcze
B3
B3
Bc
027
Sprawy karne
B5
B5
Bc
028
Sprawy o wykroczenia
B3
B3
Bc
029
Sprawy sądowo-administracyjne
B10
B10
Bc
03
Planowanie i sprawozdawczość.
Statystyka
030
Metodyka i organizacja planowania i
sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)
0300
Opracowania zewnętrzne
B5
B5
Bc
0301
Opracowania własne
A
B25
Bc
031
40
Dotyczy określonej gałęzi gospodarki
narodowej, branży lub problemu. Dla każdego
rodzaju (tematu) planów i sprawozdań
zakłada się odrębne teczki
Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek
nadrzędnych
Prognozowanie i planowanie
perspektywiczne
0310
Projekty wstępne
B5
B5
Bc
Opracowania własne
0311
Opracowania robocze
B5
B5
Bc
Jak w klasie 0310
0312
Wersja ostateczna
A
B25
Bc
0313
Oceny, opinie i uwagi
A
B25
Bc
0314
Materiały pomocnicze
A
B10
Bc
Do kategorii A kwalifikuje się te materiały,
których treść nie znalazła odzwierciedlenia w
wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria
B10
0315
Opracowania jednostek podległych
B10
B10
Bc
Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu
zachowania tych materiałów u twórców aktów
0316
Opracowania innych resortów (jednostkowe)
B5
B5
Bc
Jak w klasie 0310 oraz decyzje
zatwierdzające
Jak w klasie 0310
032
Plany i sprawozdania wieloletnie
0320
Projekty własne planów (jednostkowe i
zbiorcze)
B5
B5
Bc
0321
Wersje ostateczne planów własnych
A
B25
Bc
0322
Zmiany ustaleń planowych
A
B25
Bc
0323
Sprawozdania wieloletnie własne
A
B25
Bc
B10
B10
Bc
0324
Sprawozdania wieloletnie jednostek
podległych
0325
Sprawozdania zbiorcze
A
B25
Bc
Opracowania etapowe i wersje ostateczne.
Opracowania robocze -kategoria B5
0326
A
B10
Bc
Do kategorii A kwalifikuje się oceny,
wyjaśnienia, meldunki, korespondencję
merytoryczną itp., których treść nie znalazła
odzwierciedlenia w sprawozdaniach
zbiorczych. Pozostałe - kategoria B10
B5
B5
Bc
A
B25
Bc
033
Plany i sprawozdania roczne
0330
0331
Projekty własne planu
Wersje ostateczne planów własnych
(jednostkowe i zbiorcze)
0332
Zmiany ustaleń planowych
A
B25
Bc
0333
Plany jednostek podległych
B10
B10
Bc
0334
Sprawozdania własne
A
B25
Bc
0335
Sprawozdania jednostek podległych
B10
B10
Bc
0336
Sprawozdania zbiorcze
A
B25
Bc
Sprawozdania ostateczne i etapowe, jeżeli
nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach
ostatecznych. Opracowania robocze kategoria B5
41
0337
034
A
B10
Bc
Plany operacyjne i sprawozdania z ich
realizacji
Miesięczne, kwartalne, półroczne
0340
Opracowania własne
B5
B5
Bc
0341
Opracowania jednostek podległych
B2
B2
Bc
0342
Opracowania zbiorcze
BE5
B5
Bc
035
Do kategorii A kwalifikuje się opracowania
półroczne lub kwartalne, gdy brak opracowań
rocznych
Plany i sprawozdania komórek
organizacyjnych
0350
Plany pracy
B5
B5
Bc
0351
Sprawozdania z działalności
A
B25
Bc
Tylko sprawozdania komórek
merytorycznych. Sprawozdania komórek
usługowych (administracyjnych, budżetowych
itp.) - kategoria B
BE5
B5
Bc
Ankiety, karty i formularze statystyczne,
sprawozdania. Okres przechowywania liczy
się od daty opracowania końcowego,
obejmującego całość danych źródłowych
036
Statystyka
0360
Źródłowe materiały statystyczne
0361
Statystyczne opracowania cząstkowe
B2
B2
Bc
0362
Statystyczne opracowania końcowe
A
B25
Bc
Bc
Bc
Bc
A
B25
Bc
B10
B10
Bc
A
B25
Bc
0363
037
42
Publikacje statystyczne Głównego Urzędu
Statystycznego
Własne i zbiorcze
Analizy (kompleksowe i problemowe)
0370
Własne
0371
Jednostek podległych
0372
Zbiorcze
0373
038
Materiały pomocnicze (robocze)
A
B10
Bc
Analizy wycinkowe
0380
Własne
A
B5
Bc
0381
Jednostek podległych
Bc
Bc
Bc
0382
Zbiorcze
A
B5
Bc
BE5
B5
Bc
039
Meldunki i raporty sytuacyjne
04
Do kategorii A kwalifikuje się te analizy
wycinkowe, które nie mieszczą się w
opracowaniu kompleksowym lub
problemowym. Pozostałe - kategoria B5
Informatyka
040
Projektowanie i koordynacja systemów i
programów
0400
Organizacja projektowania i programowania
A
B25
Bc
0401
Spis systemów i programów
A
B25
Bc
0402
Ogólne schematy systemów i podsystemów
A
B25
Bc
0403
Oceny systemów i programów
A
B25
Bc
0404
Słownik terminów i pojęć
A
B25
Bc
A
B25
Bc
A
B25
-
A
B25
-
A
B25
-
0405
041
Koordynacja systemów resortowych i
branżowych
Bank danych
042
Kierunki, tematyka itp (opracowania własne)
Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i
programów
0420
0421
Organizacja wdrażania
Eksploatacja systemów i wykorzystanie
opracowań
Własne ustalenia
43
0422
Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania
i weryfikacji systemów i programów
informatycznych
0423
Informacje zewnętrzne o tematach
opracowywanych lub wdrażanych
043
A
B25
Bc
B10
B10
Bc
Przetwarzanie danych
Okres przechowywania uzależniony jest od
przydatności tych materiałów do celów
praktycznych, tj. od ich całkowitego
wykorzystania
0432
Wydruki maszyn elektronicznych
BE10
B10
-
0433
Materiały pomocnicze do tabulogramów
B10
B10
Bc
A
B25
Bc
05
Tabulogramy, wydruki statystyczne, wyniki
badań - kategoria A
Instrukcje, wyjaśnienia itp.
Skargi i wnioski
050
Przepisy własne i ich interpretacja w
sprawach załatwiania skarg i wniosków
051
Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio
A
B25
Bc
052
Skargi i wnioski przekazane do załatwienia
według właściwości
B3
B3
Bc
053
Analizy skarg i wniosków
A
B25
Bc
054
Rejestry skarg i wniosków
A
B25
-
06
W razie masowości tego typu spraw, do
kategorii A kwalifikuje się przykładowo 510%
Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa,
popularyzacja
060
Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne,
opracowania problemowe (monograficzne)
własne
44
0600
Metodologia prac
A
B25
Bc
0601
Wstępne opracowania robocze
B5
B5
Bc
0602
Opracowania etapowe
A
B5
Bc
Opracowania własne. Opracowania
zewnętrzne -kategoria B5
Do kategorii A kwalifikuje się te
opracowania, których treść nie znajduje
odzwierciedlenia w opracowaniach
końcowych. Pozostałe - kategoria B5
0603
0604
061
Opracowania końcowe
Materiały pomocnicze do opracowań
własnych
A
B25
Bc
A
B25
Bc
Ankiety, ekspertyzy itp. Do kategorii A
kwalifikuje się te informacje jednostkowe,
które nie zostały wykorzystane w
opracowaniach syntetycznych. Pozostałe kategoria B5
Prace naukowo-badawcze i opracowania
problemowe zewnętrzne
0610
Opracowania na zlecenie własnej jednostki
A
B25
Bc
0611
Inne opracowania zewnętrzne
B5
B5
Bc
A
B25
Bc
062
Opiniowanie prac naukowo-badawczych
(własnych i zewnętrznych)
063
Ewidencja prac naukowo-badawczych
0630
Karty dokumentacyjne
B10
B10
-
0631
Serwis bibliograficzny
A
B25
-
A
B25
Bc
A
B25
-
B2
B2
B2
B2
-
A
B25
Bc
A
B25
-
064
Recenzje, koreferaty, opinie itp.
Wydawnictwa
0640
0641
0642
0643
065
Program wydawnictw
Materiały powstające w związku z
publikowaniem pozycji wydawniczych
Wykonanie poligraficzne
Rozpowszechnianie wydawnictw
Informacje własne dla prasy, radia i telewizji
066
Badania potrzeb i ustalanie tematyki
Tzw. "teki wydawnicze", zawierające
dokumentację każdego tytułu (książki,
czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy,
opracowanie autorskie i redakcyjne, opinie,
recenzje, interwencje cenzury, projekty
graficzne, opinie o wydanym tytule
Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały
informacyjne
0660
O działalności własnej
45
0661
067
Odpowiedzi na krytykę prasową,
konferencje prasowe, wywiady z
kierownictwem i przedstawicielami własnej
jednostki organizacyjnej
068
Kroniki i monografie
069
Wystawy, pokazy, odczyty i inne imprezy
07
46
O działalności jednostek podległych
B2
B2
-
A
B25
Bc
A
B25
Bc
O działalności własnej
Obejmuje imprezy stałe i okolicznościowe
0690
Imprezy własne
A
B25
Bc
0691
Techniczna obsługa wystaw i pokazów
B2
B2
Bc
0692
Udział w obcych imprezach krajowych i
zagranicznych
A
B25
Bc
Współpraca z krajowymi jednostkami
organizacyjnymi
Programy, projekty plastyczne, scenariusze,
teksty odczytów, własne plakaty i ulotki
propagandowe, własne nagrania dźwiękowe
itp.
Do kategorii A zalicza się własne
opracowania lub sprawozdania z czynnego
uczestnictwa w tych imprezach
Obejmuje sprawy ogólne współpracy z
jednostkami krajowymi, niezwiązane
bezpośrednio z aktami innych klas
070
Z Sejmem i Senatem
A
B25
Bc
071
Z Kancelarią Prezydenta
A
B25
Bc
Jak przy klasie 070
072
Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów
A
B25
Bc
Jak przy klasie 070
073
Z ministerstwami i urzędami centralnymi
A
B25
Bc
Jak przy klasie 070
074
Z terenową administracją rządową
A
B25
Bc
Jak przy klasie 070
075
Z organami samorządu terytorialnego
A
B5
Bc
Jak przy klasie 070
076
Z innymi urzędami i instytucjami oraz
organizacjami społecznymi i partiami
politycznymi
B5
B5
Bc
Jak przy klasie 070
Korespondencja merytoryczna, własne
opracowania przygotowane dla tych organów
- kategoria A. Pozostałe materiały - kategoria
B5
077
Koordynacja branżowa
078
Między komórkami organizacyjnymi
własnej jednostki
079
Reprezentacja
08
A
B25
Bc
Bc
Bc
Bc
B2
B2
Bc
Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna
korespondencja kierownictwa jednostki
organizacyjnej
Opracowania własne. Opracowania
zewnętrzne -kategoria B5
Programy, umowy, porozumienia i ich
realizacja
Współpraca z zagranicą
080
Ogólne zasady i programy współpracy
międzynarodowej
A
B25
Bc
081
Umowy wielostronne i dwustronne i ich
realizacja
A
B25
Bc
A
B25
Bc
A
B25
Bc
082
Wymiana dokumentacji i informacji
083
Współpraca wielostronna z organizacjami
międzynarodowymi
084
Współpraca dwustronna
0840
0841
085
Spotkania kierowników pokrewnych
jednostek organizacyjnych
Wspólne przedsięwzięcia
Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania
problemowe. Referaty, opracowania,
sprawozdania, wnioski
Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki
A
B25
Bc
Opracowania i inne materiały do rozmów,
protokoły, notatki, sprawozdania
A
B25
Bc
Opracowania, informacje, analizy,
korespondencja merytoryczna
Dotyczy sprawozdań pracowników
własnych. Obejmuje również indywidualne
instrukcje dla delegowanych i rejestry
wyjazdów
Zagraniczne wyjazdy służbowe
0850
Sprawozdania z wyjazdów
A
B25
Bc
0871
Sprawy paszportowo-dewizowe
B5
B5
Bc
A
B25
Bc
Bc
Bc
Bc
086
Przyjazdy delegacji zagranicznych
0860
0861
Programy pobytu delegacji zagranicznych i
sprawozdania z przebiegu rozmów
Obsługa delegacji zagranicznych
Obejmuje również rejestr pobytu delegacji
zagranicznych
47
09
Kontrole
090
Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i
kontroli
091
Kontrole zewnętrzne własnej jednostki
(Najwyższa Izba Kontroli itp.)
A
B25
Bc
Przepisy własne
Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski,
zarządzenia i wystąpienia
pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji.
Każda kontrola stanowi odrębną sprawę
0910
Kompleksowe
A
B25
Bc
Obejmujące całokształt działalności
kontrolowanej jednostki
0911
Problemowe
A
B25
Bc
Jeśli dotyczą zagadnień merytorycznych, a
nie usługowych
0912
Wycinkowe
B5
B5
Bc
0913
Doraźne
BE5
B5
Bc
B5
B5
Bc
Jak przy klasie 091
B5
B5
Bc
Jak przy klasie 091
092
Kontrole zewnętrzne w jednostkach
podległych
093
Kontrole wewnętrzne
094
095
1
48
Jak przy klasie 091
Kontrole jednostek podległych i
nadzorowanych
0940
Kompleksowe
A
B25
Bc
0941
Problemowe
A
B25
Bc
0942
Wycinkowe
B5
B5
Bc
0943
Doraźne
BE5
B5
Bc
0944
Specjalne
BE5
B5
Bc
B5
B5
-
Książki kontroli
KADRY
10
Ogólne zasady pracy i płac
Dotyczy własnej jednostki i jednostek
podległych
100
Układy zbiorowe i zakładowe
A
B25
Bc
101
Taryfikatory kwalifikacyjne
A
B25
Bc
102
Regulaminy pracy
A
B25
Bc
103
Zasady wynagradzania i premiowania
A
B25
Bc
Siatki płac, stawek, dodatki itp.
Oferty kandydatów - kategoria Bc
11
Zatrudnienie
110
Zapotrzebowanie i werbunek pracowników
B2
B2
Bc
111
Zwalnianie pracowników
B2
B2
Bc
112
Opinie o pracownikach
B5
B5
-
Jak przy klasie 111
113
Rozmieszczenie pracowników
Bc
Bc
-
Przeniesienia, zastępstwa itp.
B2
B2
-
Kobiet, młodocianych, inwalidów, rencistów,
absolwentów szkół itp.
A
B25
-
Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze
etatów własnych i jednostek podległych
114
Zatrudnianie specjalnych kategorii
pracowników
115
Wykazy etatów
116
Prace zlecone
Akta dotyczące konkretnych pracowników
odkłada się do akt osobowych (klasa 120)
Umowy o prace zlecone z
własnymi i obcymi pracownikami,
wynagrodzenia z funduszu bezosobowego,
ewidencja prac zleconych
1160
ze składką na ZUS
B50
B50
-
1161
bez składki na ZUS
B5
B5
-
B10
B10
-
117
Nagrody, odznaczenia, kary
1170
Nagrody
Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się
do akt osobowych (klasa 120)
49
1171
Odznaczenia państwowe
1172
Odznaczenia własne
1173
118
12
B5
-
BE5
B5
-
Kary
B5
B5
-
Wojskowe sprawy pracowników
B5
B5
-
Wnioski
Ewidencja osobowa
120
Akta osobowe
BE50
B50
-
Dla każdego pracownika prowadzi się
oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę,
życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania,
umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu
cywilnego i z przebiegu pracy (awanse,
odznaczenia), świadectwa nauki i
podnoszenia kwalifikacji
121
Pomoce ewidencyjne do akt osobowych
B50
B50
-
Skorowidze, karty personalne, wykazy
imienne itp.
13
Bezpieczeństwo i higiena pracy
130
Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy
A
B25
Bc
Własne
131
Środki ochronne
A
B25
Bc
Projekty własne
132
Wypadki przy pracy
A
B25
Bc
Dotyczy wypadków podczas pracy
B10
B10
Bc
A
B25
Bc
1320
14
Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące
inwalidztwo
1321
Inne wypadki
1322
Analiza wypadków i chorób zawodowych
Szkolenie i doskonalenie zawodowe
pracowników
140
50
B5
Organizacja szkolenia i doskonalenia
zawodowego
1400
A
B25
Bc
Własne ustalenia
Plany i programy nauczania
A
B25
Bc
141
Rekrutacja uczestników szkolenia
B2
B2
Bc
142
Pomoce szkoleniowe i naukowe
A
B25
Bc
143
Dobór kadr pedagogicznych
B2
B2
Bc
144
Baza szkoleniowa własna
A
B25
Bc
145
Ewidencja szkolonych
B50
B25
-
146
Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki
B50
B50
-
1401
Zasady, formy, metody i treści szkolenia i
wychowania
147
Staże zawodowe, praktyki, studia
podyplomowe, specjalizacja
B5
B5
-
148
Obsługa administracyjna kursów
szkoleniowych
Bc
Bc
-
A
B25
Bc
15
Własne opracowania lub na własne zlecenie
oraz uwagi i opinie
Ewidencja ośrodków szkoleniowych,
polityka nadzoru nad ośrodkami itp.
Metody pracy
150
Podstawowe zasady
151
Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza
Ustalenia własne dotyczące normowania
pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp.
1510
Polityka w zakresie wynalazczości
A
B25
Bc
Ustalenia własne
1511
Tematyka wynalazczości
A
B25
Bc
1512
Konkursy wynalazcze
A
B25
Bc
Program i podsumowanie wyników
1513
Projekty racjonalizatorskie
BE10
B10
-
B3
B3
Bc
1514
Rozpowszechnianie projektów
wynalazczych
Zgłoszenia projektów i ich ocena, zgłoszone
i opatentowane projekty zalicza się do
kategorii A
51
16
Postępowanie patentowe
BE10
B10
Bc
1516
Ewidencja wynalazków i wniosków
A
B25
-
1517
Wynagrodzenia za projekty wynalazcze
B5
B5
-
Wnioski do Urzędu Patentowego oraz
ewidencja świadectw Urzędu Patentowego
Wnioski, odwołania
Dyscyplina pracy
160
Dowody obecności w pracy
Bc
Bc
-
Listy obecności, raporty obecności, karty
zegarowe
161
Absencja
B3
B3
-
Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy
okolicznościowe, usprawiedliwienia
nieobecności - kategoria Bc
162
Urlopy pracownicze
B2
B2
-
163
Ewidencja delegacji służbowych
Bc
Bc
-
164
Zezwolenia na prace dodatkowe
B3
B3
-
165
Analizy efektywnego czasu pracy
A
B25
-
17
52
1515
Listy i karty urlopowe
Rachunki kosztów podróży należą do
dowodów księgowych - kategoria B3
Sprawy socjalno-bytowe
170
Podstawowe zasady
A
B25
Bc
171
Mieszkania pracownicze
B5
B5
Bc
172
Ogródki działkowe
B5
B5
-
173
Dojazdy do pracy
Bc
Bc
-
174
Zaopatrzenie rzeczowe pracowników
B3
B3
-
175
Wczasy pracownicze
B3
B3
-
176
Opieka nad pracownikami
B2
B2
-
Własne ustalenia jednostki
Obejmuje mieszkania zastępcze, służbowe,
hotele pracownicze, spółdzielcze
Podania, przydziały
Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie,
posiłki regeneracyjne, zaopatrzenie
reglamentowane itp.
Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi,
inwalidami i rencistami
177
Oświata i kultura pracowników
178
Realizacja spraw socjalno-bytowych
18
B2
B2
-
B25
-
Zakładowe domy kultury, świetlice,
biblioteki, imprezy kulturalne, obchody
Analizy, sprawozdania, oceny itp.
Ubezpieczenia osobowe
180
Przepisy ubezpieczeniowe
B5
B5
-
181
Ubezpieczenia społeczne
B5
B5
-
182
Legitymacje ubezpieczeniowe
B5
B5
-
Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji
lub duplikatów
183
Dowody uprawnienia do zasiłków
B5
B5
-
Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe
184
Emerytury i renty
B2
B2
-
Wnioski
B10
B10
-
A
B25
Bc
185
Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach
ubezpieczeniowych
2
Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczń
Społecznych i Państwowego Zakładu
Ubezpieczeń i innych instytucji
ubezpieczeniowych
Okres przechowywania liczy się od upływu
terminu umowy ubezpieczeniowej
ŚRODKI RZECZOWE
20
Podstawowe zasady gospodarowania
środkami trwałymi
21
Własne ustalenia
Typizacja i normalizacja
210
Ogólne zasady typizacji
2100
Metodyka i programowanie typizacji
A
B25
Bc
2101
Typizacja obiektów i elementów
A
B25
Bc
211
Ogólne zasady normalizacji
A
B25
Bc
212
Znak jakości
A
B25
Bc
213
Zbiory norm
Własne ustalenia i wytyczne
53
2130
Normy państwowe (PN)
B5
B5
-
2131
Normy resortowe (RN)
A
B25
-
2132
Normy branżowe (BN)
A
B25
-
2133
Normy zakładowe (ZN)
A
B25
-
2134
Normy innych resortów
B3
B3
-
2135
Normy zagraniczne
B25
B25
-
2136
Normy międzynarodowe
B25
B25
-
2137
Ewidencja norm
B5
B5
-
A
B25
Bc
22
Dotyczące zakresu działania jednostki
organizacyjnej. Inne - kategoria B5. Nie
dotyczy Polskiego Komitetu
Normalizacyjnego
Inwestycje i remonty (kapitalne)
220
Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych
remontów
221
Dokumentacja prawna i techniczna obiektów
własnych
2210
Budowle typowe
2211
222
223
Wytyczne własne, analizy potrzeb
Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną
teczkę
BE5
B5
Bc
Budowle nietypowe i zabytkowe
A
B25
Bc
Organizacja i programowanie prac
projektowych
A
B25
Bc
A
B25
Bc
A
B25
Bc
Dokumentacja projektowa
biura projektów - kategoria A. Dotyczy
również inwestorów zastępczych. U
użytkownika okres przechowywania - cały
okres eksploatacji obiektu
Własne ustalenia
Prace studialne
2230
2231
54
Kategoria A - w Polskim Komitecie
Normalizacyjnym
Tematyka i zakresy opracowań projektów
Ekonomika inwestycji oraz wskaźniki
techniczno-ekonomiczne
Własne ustalenia. Zewnętrzne - kategoria B5
2232
Projekty zewnętrzne
BE5
B5
-
224
Ewidencja inwestycji
A
B25
-
225
Wykonawstwo i odbiór inwestycji
B5
B5
-
226
Przetargi
B3
B3
-
Oferty i korespondencja merytoryczna
Dokumentacja prawna i techniczna
23
Projekty budowli nietypowych i
zabytkowych podlegają brakowaniu po
stwierdzeniu stanu ich zachowania u
inwestora
Umowy, harmonogramy robót, protokoły
zaawansowania prac projektowych, narady
autorskie itp.
Administracja nieruchomości
230
Nabywanie i zbywanie nieruchomości
A
B25
-
231
Przydział i najem nieruchomości
B5
B5
-
Okres przechowywania liczy się od daty
utraty lub wygaśnięcia umowy najmu
232
Eksploatacja nieruchomości
B2
B2
-
Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie,
ogrzewanie itp.
B5
B5
-
Umowy najmu itp. Okres przechowywania
liczy się od wygaśnięcia umowy najmu
B10
B10
-
Deklaracje, wymiary podatkowe (z
wyjątkiem dowodów księgowych)
233
234
24
Najem nieruchomości i lokali innym osobom
prawnym lub fizycznym
Podatki i opłaty publiczne
Gospodarka materiałowa
Obejmuje zaopatrzenie w maszyny,
narzędzia, materiały, opakowania i inne
ruchomości
240
Organizacja gospodarki materiałowej
A
B25
Bc
Przepisy i ustalenia własne
241
Zaopatrzenie
B5
B5
Bc
Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki
242
Magazynowanie i użytkowanie
B5
B5
Bc
Gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc
pracy, eksploatacja
B2
B2
Bc
B10
B10
-
A
B25
-
243
Gospodarka odpadami (surowcami
wtórnymi)
244
Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń
245
Paszporty maszyn i urządzeń
Nie dotyczy biur konstrukcyjnych i
projektowych. Okres przechowywania liczy
się od zniszczenia maszyny
55
246
25
Konserwacja i remonty środków trwałych
B3
B3
Bc
Źródła zaopatrzenia
B2
B2
Bc
Dostawcy krajowi, zagraniczni, dostawy z
własnej produkcji. Dotyczy również
zamówień publicznych
26
Transport i łączność
260
261
27
Eksploatacja środków łączności
B2
B2
-
Kolejowych, samochodowych, lotniczych,
wodnych itp.
B2
B2
-
Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja
przemysłowa itp.
A
B25
Bc
B3
B3
-
Gospodarka energetyczna
270
271
28
Ogólne zasady gospodarki energetycznej,
cieplnej i paliwami
Limitowanie paliw i energii
Przepisy własne
Ochrona zakładu pracy (mienia)
280
Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna
B2
B2
-
281
Ubezpieczenia rzeczowe
B10
B10
-
Od ognia, kradzieży itp.
29
Ochrona środowiska
290
Ochrona atmosfery
A
B25
-
Przepisy własne i analizy
291
Gospodarka wodno-ściekowa
A
B25
-
Jak przy klasie 290
A
B25
Bc
3
EKONOMIKA
30
Podstawowe zasady ekonomicznofinansowe
300
56
Eksploatacja własnych i obcych środków
transportowych
Systemy ekonomiczno-finansowe
301
Systemy informacyjno- dewizowe
A
B25
Bc
302
Systemy i metody analiz
A
B25
Bc
303
Metody rachunku ekonomicznego
A
B25
Bc
304
Metody analizy wartości
A
B25
Bc
305
System ewidencji i plan kont
A
B25
-
B2
B2
-
31
Finanse, księgowość
310
Obrót gotówkowy
311
Finansowanie i kredytowanie
32
3110
Rozliczenia z budżetem
B5
B5
Bc
3111
Finansowanie własnej jednostki
B5
B5
Bc
3112
Finansowanie jednostek podległych
B5
B5
Bc
3113
Zasady kredytowania, współpraca z bankiem
B5
B5
Bc
3114
Finansowanie inwestycji
B5
B5
Bc
Księgowość finansowa
Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek
czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy
Plany, sprawozdania i analizy finansowe klasa 03
320
Dowody księgowe
B5
B5
-
321
Dokumentacja księgowa
B5
B5
-
Księgi, rejestry, dzienniki, karty kontowe
322
Rozliczenia
B5
B5
-
Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami,
instytucjami ubezpieczeniowymi,
podatkowymi itp.
323
Windykacja należności
B5
B5
-
Dokumenty związane z udowodnieniem
zadłużeń i należności
57
324
Uzgadnianie sald
Bc
Bc
Bc
325
Ewidencja syntetyczna lub analityczna
B5
B5
-
33
Księgi lub kartoteki finansowe
Rozliczenia płac
330
Dokumentacja płac
B5
B5
-
331
Deklaracje podatkowe
Bc
Bc
-
332
Listy zaliczek na płace
B3
B3
-
333
Listy płac
B50
B50
-
334
Karty zbiorcze płac
B50
B50
-
335
Zaświadczenia o płacach
Bc
Bc
-
336
Dowody księgowe
B3
B3
-
337
B5
B5
-
Jak przy klasie 321
Faktury własne i obce
34
Materiały źródłowe do obliczania wysokości
płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki
itp.)
Kopie zaświadczeń lub ich rejestry
Księgowość materiałowo-towarowa
340
Dowody księgowe
B5
B5
-
341
B5
B5
-
35
Karty ilościowo- wartościowe, analityczne,
księgi, rejestry i inne
Koszty i ceny
350
58
Korespondencja
Kalkulacja kosztów
3500
Ogólne zasady
A
B25
Bc
3501
Kalkulacje planowe i wynikowe
A
B25
Bc
Własne wytyczne i ustalenia
3502
351
A
B25
Bc
Kalkulacja cen
3510
Polityka cen
A
B25
Bc
3511
Analizy cen
A
B25
Bc
3512
Koordynacja międzyresortowa cen
BE5
B5
Bc
352
Własne ustalenia, zasady i opracowania
Ceny
3520
Ceny zaopatrzeniowe
A
B25
Bc
Uchwały, zarządzenia, decyzje
3521
Ceny zbytu
A
B25
Bc
3522
Ceny wyrobów importowanych
A
B25
Bc
3523
Wyceny eksportu
A
B25
Bc
A
B25
Bc
Własne. Zewnętrzne -kategoria B5
A
B25
Bc
3524
3525
353
36
Analiza kosztów własnych
Katalogi cen i ich aktualizacja, cenniki
pomocnicze
Ustalenia narzutów
Podstawowych, wyrównawczych i ryzyka,
stosowanie wynagrodzenia ryczałtowego oraz
dodatków do cen
Zmiany cen
3530
Mnożniki przeliczeniowe
A
B25
Bc
Własne ustalenia
3531
Zasady elastyczności cen
A
B25
Bc
3532
Skutki zmian cen
A
B25
Bc
Własne analizy
A
B25
Bc
Własne ustalenia
Fundusze specjalne
360
Zasady gospodarowania funduszami
59
361
37
2
*
60
B5
B5
Bc
Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy
postępu technicznego, prac badawczych,
zakładowy fundusz nagród, socjalny i
mieszkaniowy itp.
Inwentaryzacja
370
Ogólne zasady
A
B25
Bc
371
Spisy i protokoły remanentowe
B5
B5
-
372
Zestawienie resortowe (zbiorcze) wyników
powszechnej inwentaryzacji
A
B25
-
373
Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i
różnice inwentaryzacyjne
B5
B5
-
B10
B10
Bc
374
1
Fundusze specjalne
Wycena i przecena
Własne wytyczne
Wystąpienia obcokrajowców (referaty), również w lekkie oryginalnym.
Głosy w dyskusji i inne wystąpienia kwalifikuje się do kategorii B w wyniku zamieszczenia ich treści w stenogramie.
Komórka merytoryczna oznacza komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie danego rodzaju
spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych materiałów (akt)
ZAŁĄCZNIK Nr 3
WZÓR
........................
(nazwa i adres jednostki
organizacyjnej)
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)
...............................................................
...............................................................
...............................................................
...............................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie
dokumentacji niearchiwalnej w ilości ............... mb. i stwierdziła, że stanowi ona
dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej,
oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt
lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący
…………………………
………..........................
.....................................
Komisji
Członkowie Komisji
(podpisy)
……………………….
zał.
.......... kart spisu
.......... pozycji spisu
61
ZAŁĄCZNIK Nr 4
WZÓR
........................
organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Lp.
1
62
Nr i lp. spisu
zdawczoodbiorczego
Symbol z
wykazu
akt
Tytuł teczki
Daty
skrajne
Liczba
tomów
Uwagi
2
3
4
5
6
7
ZAŁĄCZNIK Nr 5
WZÓR
........................
organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Lp
.
Sygn.dok.
techn.
Nazwa obiektu,
lokalizacja i tytuły
jego projektów
Branża
Stadium
Nazwisko
Data
projektanta zakończenia
opracowania
projektu
Ilość
Uwagi
teczek matryc
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
63
ZAŁĄCZNIK Nr 6
WZÓR
...........................
organizacyjnej przekazującej
materiały archiwalne)
…..................... dnia ................
(miejscowość)
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR ......
materiałów archiwalnych ..................................................
przekazanych do archiwum
(nazwa komórki organizacyjnej)
państwowego w ………........................
Lp.
1
Znak teczki (symbol
Tytuł teczki (hasło
klasyfikacyjny z wykazu klasyfikacyjne z
akt)
wykazu akt)
2
...........................
(podpis odbierającego)
64
3
Daty skrajne
od - do
Uwagi
4
5
……...........................
(podpis przekazującego)
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
z dnia 22 maja 2006 r.
w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania,
kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących
zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji
(Dz. U. z dnia 9 czerwca 2006 r.)
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
§ 1. Zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji tworzy dokumentacja programowa
i dokumentacja zarządzania.
§ 2. 1. Dokumentacją programową są:
1) zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, powstałe w wyniku
działalności jednostek publicznej radiofonii i telewizji bądź pozyskane przez nie w
drodze zakupu, darowizny lub wymiany, zwane dalej "dokumentami wizyjnymi i
fonicznymi";
2) dokumenty związane z tworzeniem lub pozyskiwaniem przez jednostki publicznej
radiofonii i telewizji zapisów, o których mowa w pkt 1, zwane dalej "dokumentacją
działalności programowej".
2. Dokumentacją zarządzania jest dokumentacja wytworzona w wyniku zarządzania
jednostkami publicznej radiofonii i telewizji, niezależnie od techniki wytworzenia i od
nośnika, na którym została utrwalona.
§ 3. 1. Archiwa zakładowe w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji prowadzą
działalność polegającą na:
1) gromadzeniu, ewidencjonowaniu, kwalifikowaniu i klasyfikowaniu dokumentacji
programowej;
2) gromadzeniu i ewidencjonowaniu dokumentacji zarządzania.
2. Do zadań archiwów zakładowych, w odniesieniu do dokumentacji programowej,
należy:
1) gromadzenie, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji;
2) ostateczna kwalifikacja archiwalna dokumentacji;
3) opracowywanie techniczne i merytoryczne dokumentacji oraz tworzenie systemu
informacji o niej;
4) zabezpieczanie dokumentacji przed zniszczeniem, degradacją techniczną, dostępem osób
niepowołanych i kradzieżą;
5) konserwacja materiałów archiwalnych;
65
6)
7)
8)
9)
udostępnianie dokumentacji i informacji o niej;
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych;
zapewnienie ochrony dokumentacji na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji
kryzysowych.
§ 4. W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu do gromadzenia, kwalifikowania
i klasyfikowania dokumentacji jednostek publicznej radiofonii i telewizji oraz przekazywania
materiałów archiwalnych z tych jednostek do archiwów państwowych stosuje się przepisy
wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.
Rozdział 2
Gromadzenie materiałów archiwalnych
§ 5. Celem gromadzenia dokumentacji w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji
jest:
1) zapewnienie materiałów potrzebnych do działalności tych jednostek;
2) zachowanie materiałów o wartości historycznej (materiałów archiwalnych).
§ 6. Komórki organizacyjne w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji przekazują do
archiwów zakładowych dokumentację programową oraz dokumentację zarządzania.
§ 7. Dokumentacja programowa jest przekazywana do archiwów zakładowych z komórek
organizacyjnych niezwłocznie po jej wytworzeniu wraz z nadaną wstępną kwalifikacją
archiwalną.
§ 8. Dokumentacja zarządzania jest przekazywana do archiwów zakładowych po ustaniu
jej bieżącej przydatności ustalonej w instrukcjach kancelaryjnych.
§ 9. W przypadku zmian w strukturze organizacyjnej jednostki publicznej radiofonii
i telewizji zasób archiwum zakładowego, w porozumieniu z właściwym archiwum
państwowym, może być przeniesiony do innego archiwum zakładowego tej jednostki.
§ 10. Pomieszczenia, w których przechowywane są materiały archiwalne, należy
prawidłowo zabezpieczyć przed pożarem, zalaniem, kradzieżą i dostępem osób
nieuprawnionych.
§ 11. 1. Dla materiałów archiwalnych zapisanych na taśmie filmowej oraz nośnikach do
magnetycznego zapisu analogowego materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz
przekazaniu do archiwum państwowego jest nośnik z pierwotnym zapisem dokumentu w jego
skończonej postaci, zwany dalej "oryginałem".
2. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa pogorszenia jakości zapisu oryginału, jego
utraty lub niemożności odtworzenia na skutek starzenia się nośnika lub technologii służącej
do wykonania zapisu, należy wykonać kopię, która w razie niemożności odczytania oryginału
może go zastąpić, zwaną dalej "równoważnikiem oryginału". Równoważnik oryginału
podlega przekazaniu do archiwum państwowego.
3. Równoważnik oryginału powinien być wykonany przy użyciu technologii
pozwalającej na uzyskanie zapisu o jakości możliwie najbardziej zbliżonej do zapisu
pierwotnego.
66
4. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również do zapisów służących do przygotowania
oryginału, jeżeli te zapisy zostały zakwalifikowane do materiałów archiwalnych.
§ 12. Jeżeli materiały archiwalne, o których mowa w § 11 ust. 1, i zapisy służące do
przygotowania oryginału mają szczególne znaczenie jako źródło informacji o wartości
historycznej, wykonuje się ich kopie zabezpieczające w celu ochrony i zabezpieczenia. Kopie
te powinny być przechowywane w innym niż oryginały pomieszczeniu archiwum
zakładowego.
§ 13. 1. Dla materiałów archiwalnych zapisanych na nośnikach do zapisu cyfrowego
(informatycznych nośnikach danych) materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz
przekazaniu do archiwum państwowego jest dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy z
dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501).
2. Dokument elektroniczny może być w okresie przechowywania przenoszony na
dowolne informatyczne nośniki danych, pod warunkiem że dokument ten nie ulegnie
modyfikacji. W szczególności nie może zostać zmieniona suma kontrolna zbioru danych w
stosunku do tej sumy w pierwotnym zapisie.
3. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odtworzenia materiałów
archiwalnych na skutek starzenia się informatycznych nośników danych lub technologii
służącej do ich odczytu, materiały archiwalne przenosi się na nowe nośniki danych. Przebieg
przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych powinien być udokumentowany w
sposób przyjęty w danej jednostce publicznej radiofonii i telewizji.
4. W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odczytania dokumentu
elektronicznego na skutek starzenia się oprogramowania służącego do jego odczytania, można
wykonać zapis zmodyfikowany w stosunku do pierwotnego zapisu, z tym że modyfikacja
może dotyczyć jedynie technicznego formatu zapisu, a nie treści dokumentu. Zapis
zmodyfikowany powinien zapewnić jakość możliwie najbardziej zbliżoną do zapisu
pierwotnego.
§ 14. Wykonanie równoważnika oryginału w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 2,
albo zapisu zmodyfikowanego w przypadku, o którym mowa w § 13 ust. 4, następuje w
uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.
§ 15. Dla celów tworzenia i nadawania programów radiowych i telewizyjnych oraz
działalności produkcyjnej, usługowej i handlowej związanej z twórczością audiowizualną
jednostki publicznej radiofonii i telewizji posługują się kopiami użytkowymi wykonanymi
z oryginałów lub równoważników oryginałów.
Rozdział 3
Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych
§ 16. Ewidencję dokumentacji programowej prowadzi się w systemie informatycznym.
§ 17. W odniesieniu do dokumentów wizyjnych i fonicznych, w przypadkach, o których
mowa w § 11 ust. 1, 2 i 4, ewidencji podlega zarówno zapis, jak i nośnik.
§ 18. 1. Numery ewidencyjne w postaci:
1) sygnatury - nadaje się nośnikom;
2) stałego identyfikatora - nadaje się zapisowi dokumentów wizyjnych i fonicznych.
67
2. W przypadku niemożności wyodrębnienia nośnika, na którym zapisano dokumenty
wizyjne i foniczne, zapisowi tych dokumentów nadaje się wyłącznie stały identyfikator.
§ 19. Ewidencja dokumentów wizyjnych i fonicznych, bez względu na technikę ich
wytworzenia, powinna zawierać wykaz tych dokumentów, z określeniem:
1) stałego identyfikatora zapisu dokumentu;
2) sygnatury nośnika zawierającego oryginalny zapis dokumentu lub sygnatury nośnika
równoważnika oryginału, sygnatury nośnika kopii zabezpieczającej oraz sygnatur kopii
użytkowych, o ile jest możliwe wskazanie tych sygnatur.
§ 20. Zapis dokumentu wizyjnego lub fonicznego, niezależnie od tego, kiedy, na jakich
nośnikach i w ilu kopiach jest sporządzony, a także dokumentację działalności programowej
związaną z tym zapisem oznacza się tym samym stałym identyfikatorem.
§ 21. Wszelkie wersje zapisu dokumentów wizyjnych lub fonicznych, zmienione w
stosunku do zapisu pierwotnego, oznacza się w sposób umożliwiający odczytanie stałego
identyfikatora dokumentu pierwotnego.
§ 22. W przypadku zewidencjonowania identycznych wersji dokumentu wizyjnego lub
fonicznego jako oddzielne dokumenty, należy dokonać odpowiednich zmian w ewidencji.
§ 23. Informatyczny system ewidencji, o którym mowa w § 16, powinien:
1) wskazywać powiązania pomiędzy poszczególnymi wersjami dokumentów wizyjnych lub
fonicznych;
2) podawać liczbę identycznych kopii tych samych wersji dokumentu, ze wskazaniem:
a) oryginału - dla zapisów, o których mowa w § 11 ust. 1,
b) równoważnika oryginału - dla zapisów, o których mowa w § 11 ust. 2 i 4,
c) kopii zabezpieczających,
d) kopii użytkowych;
3) zapewniać:
a) autentyczność i bezpieczeństwo zachowania wprowadzonych danych,
b) oznaczanie podmiotów odpowiedzialnych za wpisane (modyfikowane) dane,
c) wyszukiwanie i udostępnianie danych.
§ 24. Ewidencjonowanie dokumentacji programowej, prowadzone z wykorzystaniem
informatycznego systemu ewidencji, polega na wprowadzaniu do tego systemu, w sposób
uporządkowany, właściwych danych ewidencyjno-informacyjnych pozwalających na szybkie
wyszukiwanie informacji.
§ 25. Ewidencjonowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych polega na sporządzeniu
opisu, który zawiera:
1) unikatowy identyfikator dokumentu;
2) tytuł identyfikujący dokumentu;
3) nazwiska twórców, wykonawców i uczestników;
4) daty sporządzenia zapisu dokumentu i/lub daty utrwalonych wydarzeń;
5) informację na temat praw autorskich i praw pokrewnych;
6) zwięzły opis treści dokumentu;
7) dane o nadawaniu dokumentu i o korzystaniu z niego na innych polach eksploatacji;
8) informację o dokumentacji działalności programowej umożliwiającą szybkie jej
odnalezienie;
68
9) dane techniczne o nośnikach i ich statusie (oryginał, równoważnik oryginału, kopia
zabezpieczająca, kopia użytkowa);
10) dane o miejscu przechowywania nośnika;
11) kategorię archiwalną dokumentu.
§ 26. Ewidencja dokumentacji działalności programowej powinna zapewniać możliwość
niezwłocznego odszukania dokumentacji związanej z:
1) poszczególnymi dokumentami wizyjnymi i fonicznymi, w tym również tymi, które nie
zostały zrealizowane;
2) poszczególnymi dniami w roku i poszczególnymi programami emitowanymi w tych
dniach.
Rozdział 4
Kwalifikowanie i klasyfikacja dokumentacji
§ 27. Kwalifikowaniu i klasyfikacji podlegają dokumentacja programowa i dokumentacja
zarządzania, wytworzone i nabyte w toku działalności jednostek publicznej radiofonii i
telewizji.
§ 28. Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez jednostki publicznej radiofonii
i telewizji dzieli się na:
1) materiały archiwalne (kategoria A) - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2) dokumentację niearchiwalną (kategoria B) - inną dokumentację niestanowiącą materiałów
archiwalnych.
§ 29. Oznaczanie kategorii archiwalnej dokumentacji zapisanej na nośnikach, o których
mowa w § 11 ust. 1 i § 13 ust. 1, oraz stanowiącej zapisy służące do przygotowania oryginału,
dotyczy zapisu na nośniku, a nie nośnika.
§ 30. 1. Kwalifikowanie dokumentacji działalności programowej odbywa się na
podstawie zatwierdzonego przez archiwum państwowe wykazu tej dokumentacji,
sporządzonego
z uwzględnieniem kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej,
określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, oraz zasad określonych w ust. 4.
2. Kwalifikowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych odbywa się na podstawie
kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej, określonych w załączniku
nr 1 do rozporządzenia, oraz przykładowego wykazu tematów dokumentów wizyjnych i
fonicznych, kwalifikowanych do materiałów archiwalnych ze względu na wartość
informacyjną, określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
3. Okresy przechowywania dokumentów wizyjnych i fonicznych, kwalifikowanych do
dokumentacji niearchiwalnej, ustalają jednostki publicznej radiofonii i telewizji, biorąc pod
uwagę ich przydatność do celów praktycznych, dowodowych i kontrolnych.
4. Dokumentacja działalności programowej, towarzysząca dokumentom wizyjnym
i fonicznym zakwalifikowanym do dokumentacji niearchiwalnej, podlega co najmniej
takiemu okresowi przechowywania jak te dokumenty.
§ 31. 1. Brakowaniu podlega dokumentacja niearchiwalna.
2. Brakowanie dokumentacji kategorii Bc jednostki publicznej radiofonii i telewizji
przeprowadzają we własnym zakresie, a dokumentacji kategorii B i BE - na podstawie zgody
właściwego archiwum państwowego.
69
§ 32. Zasady klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji zarządzania jednostek publicznej
radiofonii i telewizji określają jednolite rzeczowe wykazy akt, wydane zgodnie z przepisami,
o których mowa w § 4.
Rozdział 5
Udostępnianie materiałów archiwalnych
§ 33. 1. Jednostki publicznej radiofonii i telewizji udostępniają materiały archiwalne na
pisemny wniosek.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien określać:
1) imię i nazwisko albo nazwę wnioskodawcy;
2) adres zamieszkania albo adres siedziby wnioskodawcy;
3) tytuł dokumentu lub temat, którego udostępnienie dotyczy;
4) cel i postać udostępnienia.
3. O możliwości udostępnienia lub o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych
jednostki publicznej radiofonii i telewizji informują wnioskodawcę niezwłocznie, jednak nie
później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. W przypadku odmowy
udostępnienia informacja musi zawierać pisemne uzasadnienie.
4. Jednostki publicznej radiofonii i telewizji prowadzą rejestr wniosków o udostępnienie,
udostępnień oraz odmów udostępnienia materiałów archiwalnych.
§ 34. 1. Dokumenty wizyjne i foniczne, stanowiące materiały archiwalne, udostępniane
są
w formie kopii użytkowych w pomieszczeniach zajmowanych przez jednostki publicznej
radiofonii i telewizji.
2. Oryginały materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, lub ich równoważniki
udostępnia się wyjątkowo, w szczególności gdy jest to niezbędne dla celów:
1) konserwacji nośnika;
2) naukowo-badawczych ze względu na charakter prowadzonych badań;
3) postępowania administracyjnego lub sądowego.
§ 35. 1. Jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapewniają bezpłatny dostęp do
środków ewidencyjnych zawierających dane, o których mowa w § 25 pkt 1-6, 9 i 11.
2. Nie udostępnia się środków ewidencyjnych zawierających dane dotyczące
dokumentów wizyjnych i fonicznych przygotowywanych do pierwszego nadania radiowego
lub telewizyjnego.
3. Na żądanie wnioskodawcy i na jego koszt jednostki publicznej radiofonii i telewizji
zapewniają utrwalenie udostępnionych danych zawartych w środkach ewidencyjnych:
1) w formie wydruku na nośniku papierowym;
2) w innej formie dostępnej tym jednostkom.
§ 36. Wnioskodawca występujący o udostępnienie dokumentu wizyjnego lub fonicznego
ponosi koszty użycia urządzeń technicznych w celu odtworzenia tego dokumentu. Jeżeli
z udostępnieniem jest związana konieczność wykonania kopii tego dokumentu,
wnioskodawca ponosi także koszty jej wykonania.
§ 37. Koszty, o których mowa w § 35 ust. 3 i § 36, wnioskodawca pokrywa w sposób
wskazany przez jednostkę publicznej radiofonii i telewizji przed utrwaleniem danych
zawartych w środkach ewidencyjnych, odtworzeniem dokumentu wizyjnego lub fonicznego
albo wykonaniem jego kopii.
70
Rozdział 6
Przepis końcowy
___________________
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
KRYTERIA OCENY WARTOŚCI ARCHIWALNEJ DOKUMENTACJI
PROGRAMOWEJ
Ocena wartości archiwalnej dokumentacji działalności programowej
1. Do dokumentacji działalności programowej zalicza się w szczególności, niezależnie od
formy gromadzenia (dokumentacja aktowa, metadane w systemie informatycznym) i nośnika,
na którym została sporządzona, dokumentację dnia programowego, scenariusze, umowy,
ewidencję eksploatacji dokumentów wizyjnych i fonicznych oraz wykazy praw autorskich.
2. Do kategorii A kwalifikuje się dokumentację działalności programowej, towarzyszącą
dokumentom wizyjnym i fonicznym zakwalifikowanym do materiałów archiwalnych.
3. Dokumentację dnia programowego kwalifikuje się do kategorii BE, z wyjątkiem:
1) pełnej dokumentacji dnia programowego, dotyczącej co najmniej każdego 50. dnia
kalendarzowego,
2) dokumentacji towarzyszącej zapisowi całości programu wyemitowanego jednego dnia
zakwalifikowanego do kategorii A, zgodnie z ust. 10 załącznika nr 2 do rozporządzenia
(tzw. przykładowy dzień emisyjny)
- które kwalifikuje się do kategorii A.
Ocena wartości archiwalnej dokumentów wizyjnych i fonicznych
4. Kwalifikacji wartości archiwalnej dokumentów wizyjnych i fonicznych dokonuje się
na podstawie oceny:
1) wartości informacyjnej dokumentów, zawartej w ich treści, obejmującej:
a) powstanie i działalność wytwórcy, w tym stosowane gatunki dziennikarskie i formy
twórczości radiowej i telewizyjnej,
b) wydarzenia, zagadnienia, zjawiska we wszystkich dziedzinach życia (społecznego,
politycznego, gospodarczego, kulturalnego itp.) mające odniesienie do sytuacji
ogólnokrajowej, regionalnej, środowiskowej,
c) wydarzenia, zagadnienia, zjawiska międzynarodowe, mające odniesienie do polskiej
polityki zagranicznej, wojny, konferencje, wizyty głów państw, sytuacja w innych
krajach o istotnym znaczeniu międzynarodowym,
d) historię społeczną (zjawiska społeczne, przemiany urbanizacyjne, rozwój nauki i
techniki, stan i zmiany środowiska naturalnego itp.),
e) wywiady i wystąpienia osób znaczących we wszystkich dziedzinach, materiały
biograficzne i autobiograficzne,
f) relacje uczestników i świadków ważnych wydarzeń krajowych i międzynarodowych,
g) materiały mogące stanowić bazę źródłową do badań lingwistycznych (m.in. budowy
i form języka różnych grup językowych, narzeczy, gwar, dialektów), etnograficznych
(m.in. folkloru miejskiego i wiejskiego), historii naturalnej i innych nauk,
71
h) dokumenty wizyjne i foniczne producentów zagranicznych, które ze względu na treść
lub formę są polonikami, tzn. jeśli ich zawartość informacyjna dotyczy ważnych
zagadnień problematyki polskiej w innych krajach lub problematyki polonijnej bądź
jeśli
jednym
z autorów, wykonawców lub realizatorów warstwy dźwiękowej, wizualnej lub
audiowizualnej jest wybitny twórca polski;
2) wartości audiowizualnej dokumentów, obejmującej:
a) oddaną w dźwięku i obrazie reakcję audytorium na sali obrad, w czasie manifestacji,
wieców, zebrań, wyrażoną w postaci gestykulacji, braw, okrzyków, spontanicznych
śpiewów, gwizdów bądź zupełnego braku reakcji,
b) indywidualne czynniki emocjonalne towarzyszące wypowiedziom, charakteryzujące
zaangażowanie mówcy w sprawę, o której mówi, uchwytne w postaci gestykulacji,
poziomu i barwy głosu, jego rytmu, indywidualnych lingwistycznych i fonetycznych
cech, w płynnym lub przerywanym toku wypowiedzi, dodatkowo interpretujące tekst
sposobem wypowiadania słów i gestem,
c) elementy dźwięku i obrazu charakteryzujące przynależność zawodową, środowiskową,
kulturową itp.,
d) elementy wynikające z bezpośredniości (braku dystansu czasowego) relacji
wydarzenia, zjawiska itp.;
3) cech realizacji dźwięku i obrazu, obejmujących:
a) techniczne środki wyrazu lub cechy interpretacyjne realizacji dźwięku i obrazu,
zastosowaną konwencję fonograficzną lub zdjęciową, posiadającą wartość estetyczną
lub artystyczną (np. efekty specjalne, tricki, niekonwencjonalna lub nowatorska forma
itp.),
b) formę fizyczną dokumentu stanowiącą reprezentatywny przykład określonego sposobu
zapisu informacji na nośniku lub szczególny przykład odzwierciedlający rozwój
technologiczny,
c) unikalność lub wyjątkowość technicznego sposobu zapisu informacji na nośniku,
d) czas powstania dokumentu, jeśli odzwierciedla zmiany w funkcjonowaniu i
działalności jego wytwórcy oraz zasad gromadzenia, przechowywania i konserwacji
fonogramów
i wideogramów,
e) utrwalenie efektów dźwiękowych i wizualnych o unikalnym lub niepowtarzalnym
znaczeniu;
4) unikalności technologii bądź nośnika (tzw. cymelia), tzn. materiały sporządzone
w technologii lub na nośnikach o unikalnych lub muzealnych parametrach.
5. Oceny wartości archiwalnej dokumentów wizyjnych i fonicznych dokonuje się bez
względu na stan techniczny nośnika. Dokumenty wizyjne i foniczne kwalifikuje się do
kategorii A, jeżeli uzasadnia to ich treść, niezależnie od jakości technicznej dźwięku, obrazu
lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem. Dokumenty wizyjne i foniczne utrwalone na
nośnikach, których zły stan techniczny nie pozwala na odtworzenie ich treści dostępnymi
technologiami, nie podlegają kwalifikacji archiwalnej (np. zniszczenie mechaniczne nośnika
bądź jego istotne uszkodzenie, takie jak odklejenie się warstwy magnetycznej).
6. W przypadku dokumentów informacyjnych i publicystycznych dotyczących tego
samego wydarzenia lub zajmujących się tą samą tematyką do kategorii A kwalifikuje się te,
które w sposób najpełniejszy dokumentują wydarzenie lub wyczerpują temat, chyba że
przedstawiają temat w istotnie odmiennych aspektach.
72
ZAŁĄCZNIK Nr 2
PRZYKŁADOWY WYKAZ TEMATÓW DOKUMENTÓW WIZYJNYCH I
FONICZNYCH, KWALIFIKOWANYCH DO MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH
ZE WZGLĘDU NA WARTOŚĆ INFORMACYJNĄ
1. Państwo:
1) organy władzy państwowej (ustawodawcze, wykonawcze, sądownicze);
2) wybory i powołania: przebieg kampanii przedwyborczej, prognozy przedwyborcze,
programy komitetów wyborczych, wywiady z kandydatami, przebieg wyborów i
procedur powoływania, oceny międzynarodowej opinii publicznej;
3) wszystkie dziedziny (np. ochrona zdrowia, wymiar sprawiedliwości, obronność,
bezpieczeństwo publiczne itp.) działalności wewnętrznej i międzynarodowej naczelnych
organów władzy państwowej, urzędów centralnych, organów i instytucji państwowych;
4) wywiady, wypowiedzi zawierające opinie, oceny, komentarze dotyczące działalności
naczelnych organów władzy państwowej, urzędów, organów i instytucji państwowych w
tym również zagraniczne, jeśli pochodzą ze źródeł oficjalnych lub opiniotwórczych;
5) transmisje, relacje, sprawozdania z uroczystości państwowych oraz uroczystości
nieoficjalnych z udziałem przedstawicieli organów władzy państwowej.
2. Stosunki społeczne:
1) partie i organizacje: polityczne, społeczne, zawodowe, kulturalne, wyznaniowe, związki,
stowarzyszenia itp., zwane dalej "partiami i organizacjami";
2) działalność krajowa partii i organizacji oraz działalność członków kierownictw
krajowych i wojewódzkich, mająca odniesienie do sytuacji ogólnokrajowej, regionalnej
i środowiskowej;
3) działalność międzynarodowa partii i organizacji;
4) wystąpienia, wywiady, inne materiały zawierające informację o działalności
pozaorganizacyjnej członków kierownictw partii i organizacji oraz członków pełniących
funkcję w organach władzy państwowej i wysokich urzędników państwowych;
5) wywiady, wypowiedzi zawierające opinie, oceny, komentarze dotyczące działalności
krajowej i międzynarodowej partii i organizacji;
6) pozaorganizacyjne formy aktywności politycznej (np. manifestacje, demonstracje, ruchy
i grupy nieformalne), mające odniesienie do sytuacji ogólnokrajowej, regionalnej,
środowiskowej;
7) zjawiska społeczne, stan świadomości społecznej, opinia publiczna, mające odniesienie
do skali ogólnokrajowej, regionalnej, środowiskowej (np. patologie społeczne, nastroje
społeczne w związku z konkretnymi wydarzeniami, zagadnienia demograficzne,
przemiany urbanizacyjne itp.).
3. Kultura i sztuka:
1) utwory muzyczne, słowno-muzyczne, literackie, sceniczne, filmowe i inne stanowiące
przedmiot prawa autorskiego;
2) sztuka profesjonalna, literatura, muzyka, muzealnictwo;
3) sztuka nieprofesjonalna, sztuka i kultura masowa, moda, jeśli dotyczy twórców
wybitnych lub zjawisk mających odniesienie do skali ogólnokrajowej oraz
środowiskowej lub regionalnej;
4) wywiady i materiały biograficzne, jeśli dotyczą wybitnych twórców profesjonalnych
i nieprofesjonalnych;
5) sztuka ludowa i folklor.
4. Sport:
73
1) transmisje, relacje z zawodów sportowych międzynarodowych, amatorskich i
zawodowych, odbywających się w Polsce lub za granicą, w których brali udział
sportowcy polscy;
2) transmisje, relacje z zawodów sportowych o randze ogólnokrajowej lub regionalnej;
3) wywiady, wypowiedzi, materiały biograficzne, jeśli dotyczą wybitnych sportowców,
trenerów, działaczy sportowych itp.
5. Gospodarka, nauka, technika:
1) zjawiska, wydarzenia, zagadnienia z wszystkich dziedzin życia gospodarczego (przemysł,
budownictwo, rolnictwo, handel, industrializacja, inne), naukowego, rozwoju
technicznego, mające odniesienie do skali ogólnokrajowej i regionalnej;
2) wywiady, wypowiedzi, znaczące opinie, oceny, komentarze dotyczące gospodarki,
problematyki ekonomicznej, rozwoju nauki i techniki, mające odniesienie do skali
ogólnokrajowej i regionalnej;
3) działalność stowarzyszeń, organizacji, instytucji gospodarczych, naukowych, naukowotechnicznych - ogólnokrajowa oraz regionalna.
6. Polityka zagraniczna, stosunki międzynarodowe:
1) wydarzenia, zjawiska, zagadnienia międzynarodowe, mające odniesienie do sytuacji
Polski na arenie międzynarodowej oraz sytuacji w innych krajach (regionach
geograficznych) o istotnym znaczeniu międzynarodowym;
2) kontakty międzynarodowe pozarządowe we wszystkich dziedzinach na szczeblu
krajowym i regionalnym;
3) wywiady, wypowiedzi, oceny, komentarze dotyczące problematyki międzynarodowej,
jeśli pochodzą ze źródeł oficjalnych lub opiniotwórczych.
7. Materiały mogące stanowić bazę źródłową do badań lingwistycznych, etnograficznych,
historii naturalnej i innych nauk.
8. Zapis efektów dźwiękowych i wizualnych o wartości unikalnej lub niepowtarzalnym
znaczeniu.
9. Materiały mogące stanowić bazę źródłową dla badań nad historią radiofonii i telewizji,
badań z zakresu kształtowania się i form oddziaływania środków masowego przekazu.
10. Przykładowy zapis całości programu wyemitowanego jednego dnia (tzw.
przykładowy dzień emisyjny) z co najmniej trzech dni w roku kalendarzowym.
74
ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 26 lutego 2010 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych wykonujących
zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa
(Dz. U. z dnia 8 marca 2010 r.)
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) zarządza się, co
następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa:
1) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej
przechowywania w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania w zakresie
obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w urzędach obsługujących organy
państwowe i państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż wymienione w art. 5
ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
zwanej dalej "ustawą", oraz w urzędach obsługujących organy jednostek samorządu
terytorialnego
i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych;
2) sposób:
a) przekazywania materiałów archiwalnych do Centralnego Archiwum Wojskowego,
b) brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn.
zm.).
§ 2. Dokumentacja powstająca oraz napływająca do komórek organizacyjnych, o których
mowa w § 1 pkt 1, zwanych dalej "komórkami organizacyjnymi", klasyfikowana jest na
podstawie jednolitych rzeczowych wykazów akt, zwanych dalej "wykazami akt", właściwych
dla jednostek organizacyjnych, w których te komórki zostały utworzone.
§ 3. 1. Wykazy akt zawierają kwalifikację dokumentacji ze względu na okresy jej
przechowywania.
2. Sposób kwalifikowania dokumentacji, o której mowa w § 2, i oznaczania jej kategorii
archiwalnej ze względu na okresy przechowywania określa załącznik do rozporządzenia.
3. Szef Centralnego Archiwum Wojskowego może przekwalifikować do materiałów
archiwalnych dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji
o wartości historycznej.
§ 4. 1. Komórki organizacyjne przekazują do Centralnego Archiwum Wojskowego
przygotowane i uporządkowane materiały archiwalne na podstawie spisu zdawczoodbiorczego tych materiałów.
75
2. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym materiałów archiwalnych w postaci
papierowej odpowiada jednej teczce, a w przypadku gdy teczka dzieli się na tomy - jednemu
tomowi.
3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym materiałów archiwalnych w postaci
elektronicznej odpowiada jednej sprawie.
4. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych zawiera:
1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której utworzono komórkę organizacyjną;
2) datę sporządzenia spisu;
3) nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła materiały archiwalne, będące
przedmiotem przekazania, oraz
4) dla każdej pozycji spisu co najmniej:
a) liczbę porządkową,
b) oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,
c) tytuł,
d) roczne daty krańcowe,
e) liczbę stron w teczce, jeżeli materiały archiwalne są w postaci papierowej, lub liczbę
dokumentów w sprawie, jeżeli materiały archiwalne są w postaci elektronicznej.
§ 5. 1. Do sposobu przygotowania i uporządkowania materiałów archiwalnych w postaci
papierowej stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy.
2. Do sposobu przygotowania i uporządkowania materiałów archiwalnych w postaci
elektronicznej stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.
§ 6. Przed przyjęciem materiałów archiwalnych Szef Centralnego Archiwum
Wojskowego może sprawdzić stan oraz prawidłowość przygotowania, uporządkowania i
zewidencjonowania materiałów archiwalnych.
§ 7. 1. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu, na podstawie spisu, za
zgodą Szefa Centralnego Archiwum Wojskowego, po upływie okresu przechowywania, jeżeli
utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb komórki organizacyjnej oraz do celów kontrolnych.
2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera:
1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej, w której utworzono komórkę organizacyjną;
2) datę sporządzenia spisu;
3) stwierdzenie, że dokumentacja utraciła przydatność do celów, o których mowa w ust. 1;
4) imiona i nazwiska, stanowiska służbowe oraz podpisy osób dokonujących stwierdzenia,
o którym mowa w pkt 3, oraz
5) dla każdej pozycji spisu co najmniej:
a) liczbę porządkową,
b) oznaczenie kancelaryjne, jeżeli było stosowane,
c) tytuł sprawy wraz z wykazem dokumentów w sprawie,
d) roczne daty krańcowe w obrębie pozycji spisu,
e) ewentualne uwagi.
3. Dokumentacja niearchiwalna jest niszczona tak, aby niemożliwe było jej odtworzenie.
§ 8. Wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, określają przepisy wydane na
podstawie art. 5 ust. 2c ustawy.
§ 9. Do dokumentacji, która powstała przed dniem wejścia w życie rozporządzenia,
stosuje się odpowiednio przepisy § 3-7.
76
_______________
ZAŁĄCZNIK
SPOSÓB KWALIFIKOWANI A DOKUMENTACJI I OZNACZANIA JEJ
KATEGORII ARCHIWALNEJ
1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały
archiwalne.
2. Symbolem "B10" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej
dokumentację niearchiwalną.
3. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "A" kwalifikuje się dokumentację wynikającą
z realizacji spraw lub dotyczącą:
1) wojewódzkich planów poboru,
2) planowania operacyjnego,
3) programowania obronnego,
4) przeglądów obronnych,
5) planów mobilizacji gospodarki,
6) planowania i realizacji zadań wynikających z PMG,
7) zestawień zadań w zakresie militaryzacji oraz aktów kierowania wewnętrznego w tym
zakresie,
8) regulaminów organizacyjnych jednostek zmilitaryzowanych,
9) planów formowania jednostek zmilitaryzowanych,
10) programów i planów szkoleń z zakresu obronności, reagowania kryzysowego, obrony
cywilnej, militaryzacji,
11) planów reagowania kryzysowego,
12) dokumentacji posiedzeń zespołów reagowania kryzysowego,
13) planów pracy zespołów reagowania kryzysowego,
14) planów ćwiczeń zespołów reagowania kryzysowego,
15) sprawozdań i raportów rocznych zespołów reagowania kryzysowego,
16) planów ochrony infrastruktury krytycznej,
17) nadzoru nad organizacją formacji obrony cywilnej,
18) planów obrony cywilnej,
19) wykazów obiektów służących obronie cywilnej,
20) planowania i organizowania systemów ostrzegania ludności,
21) przedsięwzięć związanych z ochroną dóbr kultury, płodów rolnych i produktów
żywnościowych, zwierząt gospodarskich, ujęć i urządzeń wodnych, aparatury i
dokumentacji naukowej, technicznej i technologicznej, zakładów pracy i obiektów
użyteczności publicznej,
22) kontroli zewnętrznych w zakresie wykonania zadań obronności, reagowania
kryzysowego, obrony cywilnej, militaryzacji,
23) innych zagadnień, wyłączoną w trakcie wyrażania zgody przez Centralne Archiwum
Wojskowe.
4. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "B10" kwalifikuje się inną niż wymienioną
w pkt 3 dokumentację dotyczącą zagadnień z zakresu obronności, obrony cywilnej,
militaryzacji i reagowania kryzysowego.
77
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi
(Dz. U. z dnia 17 listopada 2006 r.)
Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz.
1217) zarządza się, co następuje:
1) sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w organach
państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek
samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej
"podmiotami", oraz napływającymi do nich;
2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utratą i nieuprawnionymi
zmianami;
3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
§ 2. 1. Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów,
powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania
i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o
którym mowa w § 6, i zwane są dalej "dokumentami ewidencjonowanymi". Podmioty
prowadzą wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.
2. Dokumenty ewidencjonowane dzielą się na:
1) materiały archiwalne;
2) inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać
brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania, zwane dalej "dokumentacją
niearchiwalną".
3. Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych
przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło
informacji o wartości historycznej, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe
wyodrębnione, dokumentację niearchiwalną, o której mowa w ust. 3, może przekwalifikować
do materiałów archiwalnych organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany
podmiot, a w razie braku takiego organu - kierownik tego podmiotu.
5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze
względu na długość okresu ich przechowywania określa załącznik do rozporządzenia.
§ 3. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, są usuwane w
sposób przyjęty w danym podmiocie.
§ 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o
których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983
78
r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą", lub wskazanie na te
metadane, jeżeli wskazanie to zapewnia stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w
dniu wytworzenia dokumentu.
2. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do
archiwum państwowego albo brakowania wymaga w szczególności:
1) opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie
krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii;
2) przeprowadzania corocznych przeglądów określonych w procedurach, o których mowa w
pkt 1, próbki dokumentów ewidencjonowanych;
3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na
nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem wyników przeglądów, o których
mowa w pkt 2.
§ 5. 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze
względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych podmiotów jednolite
rzeczowe wykazy akt, zwane dalej "wykazami akt".
2. Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.
§ 6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy
użyciu systemu teleinformatycznego, który:
1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu
przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych
i udokumentowanych procedur;
2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych
czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:
a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,
b) mylnie zapisanych,
c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,
d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego
orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;
4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
5) umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;
6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w
dokumentach i metadanych;
7) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i
metadanych;
8) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez
podmiot, w którym działa system;
9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na
podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;
10) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
11) wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem
dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;
12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację
niearchiwalną, w tym:
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,
b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w §
11 ust. 1 pkt 2;
13) wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały
archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:
79
a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,
b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1,
w postaci dokumentu elektronicznego,
c) eksportuje dokumenty i ich metadane,
d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający
ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;
14) umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych,
w szczególności przez:
a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych
dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem
powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi,
b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.
§ 7. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla dokumentów
ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.
§ 8. 1. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu po upływie okresu
przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze
dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz dla
celów kontrolnych.
2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów
praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy
dla danej technologii zapisu.
§ 9. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody,
z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc, o której mowa w załączniku do
rozporządzenia, może być brakowana bez uzyskiwania zgody.
3. Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być:
1) jednorazowa;
2) generalna.
4. Zgodę jednorazową wyraża dyrektor właściwego archiwum państwowego.
5. Zgodę generalną wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.
6. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe
wyodrębnione, zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyraża organ, któremu
podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu kierownik tego podmiotu.
7. W zgodzie generalnej ustala się:
1) czas, na jaki została wydana;
2) dokumentację niearchiwalną, której dotyczy.
8. Podmiotom, jeżeli wytwarzają one materiały archiwalne, zgoda generalna na
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być wyrażona, gdy dokumenty
ewidencjonowane są grupowane w akta spraw zgodnie z wykazem akt.
§ 10. 1. Podmioty składają wniosek o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie
dokumentacji niearchiwalnej do dyrektora właściwego archiwum państwowego.
2. Właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:
1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością
obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie - właściwe archiwum
państwowe o charakterze centralnym;
80
2) dla organów i jednostek organizacyjnych niewymienionych w pkt 1 - archiwum
państwowe miejscowo właściwe ze względu na ich siedzibę.
3. Przepisów ust. 1 nie stosuje się do podmiotów, w których utworzono archiwa
państwowe wyodrębnione.
§ 11. 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej;
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.
2. Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza
komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w §
1.
3. W skład komisji wchodzą w szczególności:
1) osoby sprawujące nadzór w zakresie określonym w § 22;
2) przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega
brakowaniu.
4. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej podmioty
zwracają się do właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.
§ 12. 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej zawiera uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, określenie rodzaju
dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu, oraz informację, że do
postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi używany jest system teleinformatyczny
spełniający wymagania określone w § 6.
2. W podmiotach, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej, czynności brakowania przeprowadza komisja w składzie określonym w § 11
ust. 3.
3. Z czynności brakowania sporządza się protokół oraz spis, o których mowa w § 11 ust.
1.
§ 13. 1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej zawiera:
1) nazwę i adres podmiotu przeprowadzającego brakowanie;
2) imiona i nazwiska członków komisji, która dokonała oceny dokumentacji, oraz ich
stanowiska służbowe;
3) ocenę komisji wskazującą, że dla dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia upłynął
okres przechowywania określony w przepisach prawa, wykazie akt lub innym
kwalifikatorze dokumentacji oraz że dokumentacja nie jest już przydatna do celów
praktycznych;
4) liczbę pozycji w załączonym do protokołu spisie, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2;
5) podpisy członków komisji;
6) datę sporządzenia protokołu.
2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera dla każdej
pozycji spisu:
1) liczbę porządkową;
2) symbol klasy z wykazu akt;
3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające symbolowi, o którym mowa w pkt 2;
4) daty skrajne w obrębie pozycji spisu;
5) ewentualne uwagi.
3. Jeżeli brakowaniu podlega dokumentacja zawierająca informacje niejawne, do spisu,
o którym mowa w ust. 2, załącza się wykaz dokumentów objętych spisem wraz z
przypisanymi im numerami rejestracyjnymi.
81
§ 14. Podmioty przechowują dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz
protokoły jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.
§ 15. 1. Materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego wskazanego
przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych po upływie 10 lat od ich wytworzenia,
z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.
2. W porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych podmioty mogą przekazać materiały archiwalne do tego
archiwum w terminie innym niż określony w ust. 1.
3. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy materiałów archiwalnych:
1) których okres przechowywania przez podmioty określony jest odrębnymi przepisami;
2) których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
powierzył jednostkom organizacyjnym.
§ 16. 1. W przypadku ustania działalności podmiotów:
1) materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego, o którym mowa w § 15
ust. 1, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 10-letni okres od ich
wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej
ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej
ustała.
2. W przypadku braku następcy prawnego dokumentację niearchiwalną wytworzoną
i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres
przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji
rządowej.
3. Dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organy jednostek
samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne w przypadku braku
następcy prawnego przekazuje się odpłatnie na przechowanie na podstawie umowy
podmiotom prowadzącym działalność w zakresie przechowywania dokumentów
elektronicznych. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu
przechowywania dokumentacji. Likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki
finansowe niezbędne do realizacji umowy przechowania.
§ 17. 1. Podmioty występują do dyrektora archiwum państwowego, o którym mowa
odpowiednio w § 10 ust. 2 pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczącym przekazania materiałów
archiwalnych do archiwum państwowego. Do wniosku dołącza się spis zdawczo-odbiorczy
tych materiałów.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:
1) nazwę i adres podmiotu przekazującego materiały archiwalne;
2) datę sporządzenia wniosku;
3) nazwę archiwum państwowego, do którego kierowany jest wniosek;
4) datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych;
5) nazwę podmiotu, który wytworzył materiały archiwalne;
6) określenie liczby pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;
7) wskazanie przewidywanej ilości materiałów archiwalnych będących przedmiotem spisu
zdawczo-odbiorczego, określonej w megabajtach;
8) podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu przekazującego materiały
archiwalne.
3. Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadać jednej sprawie.
82
4. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać dla każdej pozycji:
1) liczbę porządkową;
2) znak sprawy;
3) hasło klasyfikacyjne wykazu akt odpowiadające znakowi sprawy, o którym mowa w pkt
2;
4) tytuł sprawy;
5) datę wszczęcia sprawy;
6) datę zakończenia sprawy;
7) liczbę dokumentów w sprawie.
§ 18. 1. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum
państwowego polega na:
1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany, w strukturze
określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, na nośniku
przeznaczonym do przekazania danych do archiwum państwowego w formacie zapisu
zgodnym z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy;
2) przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w postaci
dokumentu elektronicznego zapisanego w jednym z formatów określonych w przepisach
wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z
2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501); format spisu zdawczo-odbiorczego i sposób
przekazania spisu wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w
porozumieniu z podmiotem przekazującym.
2. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu do każdego
dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe zgodnie z
przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy.
3. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do
przekazania do archiwum państwowego dołącza się w postaci dokumentu elektronicznego
informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w
okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. Format tego dokumentu i
sposób jego przekazania wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w
porozumieniu z podmiotem przekazującym.
4. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych podmiotu, którego działalność
ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć, w postaci dokumentu elektronicznego,
podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania tego podmiotu w ujęciu
chronologicznym.
§ 19. 1. Materiały archiwalne przekazuje się na informatycznym nośniku danych
spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5
ust. 2c ustawy lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej do archiwum
państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
2. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania
materiałów archiwalnych w sposób określony w § 18 ust. 2, wstrzymać ich przekazanie do
archiwum państwowego, o którym mowa w ust. 1, do czasu dokonania odpowiednich zmian,
określając termin ich wykonania.
3. Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczoodbiorczego, o którym mowa w § 17 ust. 1.
4. Dyrektor archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmiotem, termin i sposób
przekazania materiałów archiwalnych.
83
5. Koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem
ponosi podmiot przekazujący materiały.
§ 20. Materiały archiwalne zgrupowane inaczej niż w akta spraw przekazuje się w sposób
uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora
§ 21. 1. Archiwum państwowe potwierdza w formie pisemnej przejęcie prawidłowo
uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym
niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.
2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, podmioty obowiązane są
przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich metadanymi.
1)
2)
3)
4)
§ 22. Podmioty zapewniają nadzór nad prawidłowością:
funkcjonowania systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 6;
grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt;
procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych;
działań, o których mowa w § 4 ust. 2.
§ 23. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
ZAŁĄCZNIK
SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNEJ DOKUMENTÓW
EWIDENCJONOWANYCH
1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych
stanowiących materiały archiwalne.
2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych
stanowiących dokumentację niearchiwalną, z tym że:
1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza się kategorię dokumentów
o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu
przechowywania wyrażonego tymi cyframi mogą podlegać brakowaniu; okres
przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1
stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentów;
2) symbolem "B" z dodaniem małej litery "c" (Bc) oznacza się kategorię dokumentów
mających wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne i z tego względu podlegających
brakowaniu po ich całkowitym wykorzystaniu;
3) symbolem "B" z dodaniem dużej litery "E" oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza się
kategorię dokumentów, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania
wyrażonego tymi cyframi podlegają ekspertyzie archiwalnej ze względu na ich charakter,
treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać
zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem
dokumentów ewidencjonowanych za materiały archiwalne.
84
ROZPORZĄDZENIE
z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych
Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz.
1217) zarządza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych
powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach
organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych
jednostkach organizacyjnych.
§ 2. 1. Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych
z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument,
ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz
zarządzanie.
2. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące
metadane:
1) identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który
umożliwia jego identyfikację;
2) twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie
tworzenia lub akceptacji dokumentu;
3) tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
4) data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
5) format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;
6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić
dokument;
7) typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz
ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego
ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie,
pismo);
8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego
powiązania;
9) odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
10) grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;
12) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o
ile nie występuje w normie;
13) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;
14) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków
komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.
85
4. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne
wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.
5. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom
informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich
wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi.
§ 3. 1. Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się wartości metadanych
określonych w § 2 ust. 2 pkt 1-7.
2. Wartości metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 8-14, podaje się, jeżeli zostały
przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.
§ 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych
oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych
zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego
do spraw informatyzacji.
§ 5. Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż
określone w § 2 ust. 2 nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani
utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.
86
ROZPORZĄDZENIE
z dnia 2 listopada 2006 r.
w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych,
na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych
Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr
170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty
zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005
r.
o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz.
565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów
państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
§ 2. 1. Informatyczny nośnik danych powinien być:
1) oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację;
2) przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;
3) dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22 °C przy wilgotności względnej
40-50 %.
2. Informatyczny nośnik danych powinien zapewniać możliwość wiernego odczytywania
danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego
typu nośnika.
§ 3. 1. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były
ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący.
2. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi,
o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca
1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Metadane zapisuje się w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie
art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
dołączone do dokumentu lub zawarte w nim, w formacie XML.
4. Techniczny sposób zapisu na nośniku określa załącznik do rozporządzenia.
§ 4. Materiały archiwalne przekazuje się w postaci niezaszyfrowanej.
§ 5. 1. Informatyczny nośnik danych przekazuje się wraz z informacją zawierającą:
nazwę podmiotu przekazującego;
tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;
datę wykonania zapisu na nośniku;
informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a w szczególności
klauzulę tajności;
5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.
1)
2)
3)
4)
87
2. Informacja, o której mowa w ust. 1, powinna być w sposób niebudzący wątpliwości
przyporządkowana do oznaczenia nośnika.
_________________
ZAŁĄCZNIK
1. Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych
musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: "dokumenty", "metadane" i "sprawy".
2. Folder "dokumenty" powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny
składający się z jednego lub więcej plików:
1) w przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku - jeden plik z rozszerzeniem
lub bez;
2) w przypadku dokumentu składającego się z więcej niż jednego pliku - podfolder
zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na dokument.
3. Folder "metadane" powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty
elektroniczne znajdujące się w folderze "dokumenty". Każdy dokument elektroniczny musi
być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi.
1) Dla dokumentów elektronicznych składających się z jednego pliku nazwa pliku
z metadanymi składa się z nazwy pliku odpowiadającego im dokumentu znajdującego się
w folderze "dokumenty" i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A.pdf
musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.pdf.xml).
2) Dla dokumentów elektronicznych składających się z więcej niż jednego pliku nazwa
pliku z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego im dokumentu
znajdującego się w folderze "dokumenty" i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie
Dokument_A musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.xml).
3) Folder "sprawy" powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów.
Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy
lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest zespoleniem
identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml.
4. W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych
podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane
w nieskompresowanym pliku, zwanym dalej "paczką archiwalną".
5. Format paczki archiwalnej uzgadnia podmiot przekazujący z archiwum państwowym,
do którego przekazywane są materiały archiwalne.
6. Następujące znaki są niedozwolone w nazwach plików zapisanych na nośniku, na
którym przekazuje się materiały archiwalne:
( - ukośnik lewy,
(/) - ukośnik prawy,
(*) - gwiazdka,
(?) - znak zapytania,
(:) - dwukropek,
(=) - znak równości,
(,) - przecinek,
(;) - średnik.
7. Definicje struktury układu metadanych zapisanych w plikach XML znajdujących się
w folderze "metadane" lub w folderze "sprawy" są następujące:
88
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
xmlns:ndap="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap"
xmlns:un.ece.unedocs.cl.iso3166="http://www.unece.org/etrades/unedocs/repository/co
delists/xml/CountryCode.xsd"
xmlns:iso639-2="http://lcweb.loc.gov/standards/iso639-2/"
targetNamespace="http://www.mswia.gov.pl/standardy/ndap"
elementFormDefault="qualified">
<xsd:import
namespace="http:/www.unece.org/etrades/unedocs/repository/codelists/xml/CountryCo
de.xsd"
schemaLocation="http://www.unece.org/etrades/unedocs/repository/codelists/xml/Coun
tryCode.xsd"/>
<xsd:import namespace="http://lcweb.loc.gov/standards/iso639-2/"
schemaLocation="http://www.ddb.de/standards/xmetadiss/iso639-2.xsd"/>
<xsd:element name="dokument">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="odbiorca" type="ndap:Odbiorca" minOccurs="0"
maxOccurs="unbounded"/>
<xsd:element name="data" type="ndap:Data" minOccurs="1"
<xsd:element name="dostep" type="ndap:Dostep" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="format" type="ndap:Format" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="grupowanie" type="ndap:Grupowanie" minOccurs="0"
<xsd:element name="identyfikator" type="ndap:Identyfikator" minOccurs="1"
<xsd:element name="jezyk" type="ndap:Jezyk" minOccurs="0"
<xsd:element name="lokalizacja" type="ndap:Lokalizacja" minOccurs="0"
<xsd:element name="opis" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="uprawnienia" type="xsd:string" minOccurs="0"
<xsd:element name="kwalifikacja" type="ndap:Kwalifikacja" minOccurs="0"
maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="relacja" type="ndap:Relacja" minOccurs="0"
<xsd:element name="status" type="ndap:Status" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="tematyka" type="ndap:Tematyka" minOccurs="0"
maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="tworca" type="ndap:Tworca" minOccurs="1"
<xsd:element name="typ" type="ndap:Typ" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="tytul" type="ndap:Tytul minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
89
<xsd:complexType name="Adres">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="kod" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="poczta" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1">
<xsd:element name="miejscowosc" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="ulica" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="budynek" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="lokal" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="skrytkapocztowa" type="xsd:string" minOccurs="0"
maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="uwagi" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="kraj" type="un.ece.unedocs.cl.iso3166:CountryCoded"
minOccurs="1" maxOccurs="1" default="PL"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Odbiorca">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="podmiot" type="ndap:Podmiot" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="rodzaj" minOccurs="1" maxOccurs="1">
<xsd:simpleType>
<xsd:restriction base="xsd:string">
<xsd:enumeration value="glowny"/>
<xsd:enumeration value="do wiadomosci"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:element>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Data">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="typ" type="ndap:TypDaty" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:choice>
<xsd:element name="czas" type="ndap:Czas" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:group ref="ndap:PrzedzialCzasu"/>
</xsd:choice>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:simpleType name=TypDaty">
<xsd:enumeration value="dostepnyPo"/>
<xsd:enumeration value="opublikowany"/>
<xsd:enumeration value="stworzony"/>
<xsd:enumeration value="uzyskany"/>
<xsd:enumeration value="otrzymany"/>
<xsd:enumeration value="wyslany"/>
<xsd:enumeration value="zaakceptowany"/>
<xsd:enumeration value="zatwierdzony"/>
<xsd:enumeration value="zmodyfikowany"/>
90
<xsd:enumeration value="daty skrajne"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
<xsd:group name="PrzedzialCzasu">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="od" type="ndap:Czas" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="do" type="ndap:Czas" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:group>
<xsd:simpleType name="Czas">
<xsd:union memberTypes="xsd:gYear xsd:gYearMonth xsd:date xsd:dateTime"/>
</xsd:simpleType>
<xsd:complexType name="Dostep">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="dostepnosc" minOccurs="1" maxOccurs="1">
<xsd:simpleType>
<xsd:enumeration value="wszystko"/>
<xsd:enumeration value="metadane"/>
<xsd:enumeration value="niedostepne"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:element>
<xsd:element name="uwagi" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="data" minOccurs="0" maxOccurs="1">
<xsd:complexType>
<xsd:complexContent>
<xsd:restriction base="ndap:Data">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="typ" type="ndap:TypDaty" fixed="dostepnyPo"
minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="czas" type="ndap:Czas" minOccurs="1"
maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:restriction>
</xsd:complexContent>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Format">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="typ" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="specyfikacja" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="wielkosc" type="ndap:Wielkosc" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
91
<xsd:complexType name="Wielkosc">
<xsd:simpleContent>
<xsd:extension base="xsd:string">
<xsd:attribute name="jednostka" use="required">
<xsd:simpleType>
<xsd:union memberTypes="xsd:string">
<xsd:simpleType>
<xsd:enumeration value="bajt"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:union>
</xsd:simpleType>
</xsd:attribute>
</xsd:extension>
</xsd:simpleContent>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Grupowanie">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="kod" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Identyfikator">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="wartosc" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="podmiot" type="ndap: Podmiot" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Instytucja">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="id" type="ndap:Id" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="nazwa" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="adres" type="ndap:Adres" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="jednostka" type="ndap:Jednostka" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Kontakt">
<xsd:simpleContent>
<xsd:attribute name="typ" use="required">
<xsd:simpleType>
<xsd:simpleType>
92
<xsd:enumeration value="telefon"/>
<xsd:enumeration value="faks"/>
<xsd:enumeration value="email"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:union>
</xsd:simpleType>
</xsd:attribute>
</xsd:extension>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Id">
<xsd:simpleContent>
<xsd:attribute name="typ" type="xsd:string" use="required"/>
</xsd:extension>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Jednostka">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="nazwa" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="poziom" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="jednostka" type="ndap:Jednostka" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="pracownik" type="ndap:Pracownik" minOccurs="0"
maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Jezyk">
<xsd:simpleContent>
<xsd:attribute name="kod" type="iso639-2:RegisteredCodeType" use="required"/>
</xsd:extension>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Lokalizacja">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="adres" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Osoba">
<xsd:sequence>
93
<xsd:element name="id" type="ndap:Id" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
<xsd:element name="nazwisko" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="imie" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0"
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Podmiot">
<xsd:choice>
<xsd:element name="osoba" type="ndap:Osoba"/>
<xsd:element name="instytucja" type="ndap:Instytucja"/>
</xsd:choice>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Pracownik">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="id" type="ndap:Id" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="nazwisko" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="imie" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="kontakt" type="ndap:Kontakt" minOccurs="0"
<xsd:element name="funkcja" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Kwalifikacja">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="kategoria" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="data" type="xsd:date" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="podmiot" type="ndap: Podmiot" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Relacja">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="identyfikator" type="ndap:Identyfikator" minOccurs="1"
maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="typ" minOccurs="1" maxOccurs="1">
<xsd:simpleType>
<xsd:simpleType>
<xsd:enumeration value="maFormat"/>
<xsd:enumeration value="jestFormatem"/>
<xsd:enumeration value="maWersje"/>
<xsd:enumeration value="jestWersja"/>
<xsd:enumeration value="maCzesc"/>
<xsd:enumeration value="jestCzescia"/>
<xsd:enumeration value="maOdniesienie"/>
<xsd:enumeration value="odnosiSieDo"/>
94
<xsd:enumeration value="maZrodlo"/>
<xsd:enumeration value="wymaga"/>
<xsd:enumeration value="jestWymagany"/>
<xsd:enumeration value="maDekretacje"/>
<xsd:enumeration value="jestDekretacja"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:union>
</xsd:simpleType>
</xsd:element>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Status">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="rodzaj" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="wersja" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Tematyka">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="przedmiot" type="xsd:string" minOccurs="0"
<xsd:element name="osoby" type="xsd:string" minOccurs="0"
<xsd:element name="miejsce" type="xsd:string" minOccurs="0"
<xsd:element name="czas" type="ndap:PrzedzialCzasuTematyki" minOccurs="0"
<xsd:element name="odbiorcy" type="xsd:string" minOccurs="0"
<xsd:element name="inne" type="ndap:Inne" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Inne">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="klucz" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="wartosc" type="xsd:string" minOccurs="1" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="PrzedzialCzasuTematyki">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="od" type="ndap:Czas" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="do" type="ndap:Czas" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
95
<xsd:complexType name="Tworca">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="funkcja" minOccurs="1" maxOccurs="1">
<xsd:simpleType>
<xsd:simpleType>
<xsd:enumeration value="stworzyl"/>
<xsd:enumeration value="modyfikowal"/>
<xsd:enumeration value="zatwierdzil"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:union>
</xsd:simpleType>
</xsd:element>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Typ">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="kategoria" minOccurs="1" maxOccurs="1">
<xsd:simpleType>
<xsd:enumeration value="Collection"/>
<xsd:enumeration value="Dataset"/>
<xsd:enumeration value="Event"/>
<xsd:enumeration value="Image"/>
<xsd:enumeration value="InteractiveResource"/>
<xsd:enumeration value="MovingImage"/>
<xsd:enumeration value="PhysicalObject"/>
<xsd:enumeration value="Service"/>
<xsd:enumeration value="Software"/>
<xsd:enumeration value="Sound"/>
<xsd:enumeration value="StillImage"/>
<xsd:enumeration value="Text"/>
</xsd: restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:element>
<xsd:element name="rodzaj" type="xsd:string" minOccurs="0" maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="Tytul">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="oryginalny" type="ndap:TytulElement" minOccurs="1"
maxOccurs="1"/>
<xsd:element name="alternatywny" type="ndap:TytulElement" minOccurs="0"
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
96
<xsd:complexType name="TytulElement">
<xsd:simpleContent>
<xsd:attribute name="jezyk" type="iso639-2:RegisteredCodeType" use="optional"/>
</xsd:extension>
</xsd:complexType>
</xsd:schema>
97
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania
materiałów archiwalnych
(Dz. U. z dnia 28 sierpnia 2008 r.)
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.2)) zarządza się, co
następuje:
§ 1. 1. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, od
których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane w przypadkach
uzasadnionych potrzebami nauki i kultury, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów
Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych.
2. Materiały archiwalne powstałe do końca 1989 r. w związku z działalnością partii
i organizacji politycznych są w każdym przypadku udostępniane na potrzeby nauki i kultury,
o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i
obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych.
3. Udostępnianie materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1 i 2, zawierających
informacje niejawne, następuje z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji
niejawnych.
§ 2. 1. Materiały archiwalne tworzące zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji,
stanowiące:
1) zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, które były przedmiotem
emisji radiowej lub telewizyjnej, są udostępniane niezwłocznie po wprowadzeniu ich do
ewidencji archiwum zakładowego;
2) zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, które nie były
przedmiotem emisji radiowej lub telewizyjnej, mogą być udostępniane w przypadkach
uzasadnionych potrzebami nauki po wprowadzeniu ich do ewidencji archiwum
zakładowego;
3) dokumenty związane z tworzeniem lub pozyskiwaniem przez te jednostki zapisów, o
których mowa w pkt 1, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych
potrzebami nauki niezwłocznie po wprowadzeniu tych dokumentów do ewidencji
archiwum zakładowego.
2. Udostępnianie materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, następuje
z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych i nie może naruszać
prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.
3. Do udostępniania materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, w sprawach
nieuregulowanych w rozporządzeniu stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 17 ust. 4
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
§ 3. 1. Do wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych właściwe są:
2) jednostki organizacyjne z powierzonym zasobem archiwalnym;
98
3) biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do
państwowego zasobu archiwalnego;
4) uczelnie publiczne, których archiwa zakładowe posiadają zasób historyczny;
5) jednostki publicznej radiofonii i telewizji.
2. Kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, określonej w ust. 1, wyraża zgodę na
udostępnienie materiałów archiwalnych, o których mowa w § 1 i 2.
§ 4. 1. Materiały archiwalne udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego
podmiotu złożony we właściwej jednostce organizacyjnej wymienionej w § 3 ust. 1.
2. We wniosku należy podać w szczególności:
1) tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego on dotyczy;
2) cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego;
3) nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko osoby ubiegającej się o
udostępnienie materiału archiwalnego.
3. W przypadku gdy o udostępnienie materiałów archiwalnych ubiega się jednostka
organizacyjna, materiały udostępnia się osobie fizycznej uprawnionej do reprezentowania tej
jednostki organizacyjnej lub posiadającej pisemne upoważnienie jej właściwego organu.
§ 5. Oryginały materiałów archiwalnych są udostępniane tylko wtedy, gdy archiwum nie
dysponuje kopiami lub gdy jest to niezbędne ze względu na cel i sposób wykorzystania tych
materiałów.
§ 6. W przypadku niewykorzystania materiałów archiwalnych w okresie 12 miesięcy od
dnia uzyskania zgody, należy ponownie uzyskać zgodę na wcześniejsze udostępnianie tych
materiałów w trybie określonym w § 3 ust. 2 i § 4.
§ 7. Odmowa wcześniejszego
pisemnego uzasadnienia.
udostępnienia
materiałów
archiwalnych
wymaga
§ 8. W przypadku gdy podmiot korzysta z udostępnionych materiałów archiwalnych
w sposób zagrażający ich bezpieczeństwu lub integralności, kierownik jednostki
organizacyjnej, która udostępniła materiały archiwalne, może cofnąć zgodę na korzystanie z
materiałów archiwalnych.
§ 9. Traci moc rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia
13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego
udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 oraz z 2006 r. Nr
98, poz. 681).
99
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY
w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
(Dz. U. z dnia 22 lutego 2005 r.)
Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
następuje:
§ 1. Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i
płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją",
przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.
§ 2. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:
1) być sytuowane na gruncie:
a) suchym,
b) niegrożącym osunięciem,
c) położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników
wodnych;
2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.
§ 3. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:
1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na
strychu budynku;
2) powinno być:
a) wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
b) zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny
sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.
§ 4. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być
prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.
§ 5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:
1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej
przechowywaniem;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.
§ 6. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na
nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone
w załączniku do rozporządzenia.
2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki
kontroli rejestrowane.
3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed
kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady
i gryzonie.
100
§ 7. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła
światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV.
Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.
2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło słoneczne,
stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.
________
ZAŁĄCZNIK
WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY, JAKIE NALEŻY UTRZYMYWAĆ
W POMIESZCZENIACH, W KTÓRYCH JEST PRZECHOWYWANA
DOKUMENTACJA WYTWORZONA NA NOŚNIKU PAPIEROWYM
Temperatura (°C)
Wilgotność względna
poziom (°C)
wahania
w ciągu 24 godz.
(°C)
poziom (%)
wahania w ciągu
24 godz.
(%)
14-20 °C
±2 °C
45-60 %
±5 %
101
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY
w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii
dokumentacji o czasowym okresie przechowywania
(Dz. U. z dnia 16 lutego 2005 r.)
Na podstawie art. 51o ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
następuje:
§ 1. Podmioty, o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które prowadzą działalność w dziedzinie
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie
przechowywania, pobierają opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej
dokumentacji - w wysokości nie wyższej niż:
1) za sporządzenie kopii świadectwa pracy - 17 zł;
2) za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu
z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia
- 4 zł;
3) za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy
płac - 4 zł;
4) za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę - 35 zł;
5) za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku
pracy,
w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą
stronę - 8 zł;
6) za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą
pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy
okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) - 4 zł.
§ 2. Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty
200 zł.
102
ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY
z dnia 1 kwietnia 2005 r.
w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz
dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób
wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową
pracodawców
(Dz. U. z dnia 25 kwietnia 2005 r.)
Na podstawie art. 51m ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
następuje:
1) rodzaje wykształcenia specjalistycznego wymagane od osób wykonujących czynności
polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu
dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, przechowywanej u przedsiębiorców
prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, oraz na
wydawaniu z tej dokumentacji odpisów i kopii;
2) dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej.
§ 2. Za wykształcenie specjalistyczne, wymagane od osób wykonujących czynności,
o których mowa w § 1 pkt 1, uznaje się:
1) ukończenie studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów zawodowych ze
specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną;
2) ukończenie szkoły kształcącej w zawodzie technik archiwista;
3) ukończenie studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów zawodowych innych
niż określone w pkt 1 i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę,
szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę
kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w
dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu czynności
archiwisty przez okres co najmniej:
a) miesiąca w jednym lub kilku z następujących archiwów:
– archiwum państwowym,
– archiwum państwowym wyodrębnionym,
– archiwum szkoły wyższej,
– archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ państwowy,
– archiwum zakładowym państwowej jednostki organizacyjnej, innej niż wymieniona
w tiret czwarte,
– archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ jednostki samorządu
terytorialnego,
– archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego,
innej niż wymieniona w tiret szóste,
– archiwum zakładowym banku,
– archiwum zakładowym zakładu ubezpieczeń i reasekuracji, zakładu ubezpieczeń lub
zakładu reasekuracji,
103
– archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej, która uzyskała certyfikat systemu
jakości według normy PN-EN ISO 9001,
b) 6 miesięcy - przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:
– w charakterze przedsiębiorcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność
gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców o czasowym okresie przechowywania,
– w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą,
o której mowa w tiret pierwsze;
4) ukończenie szkoły średniej i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez
szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego,
placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające
w dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu
czynności archiwisty przez okres co najmniej:
a) 3 miesięcy w archiwach wymienionych w pkt 3,
b) 6 miesięcy przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:
– w charakterze przedsiębiorcy, o którym mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze,
– w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą,
o której mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze.
§ 3. Posiadanie praktyki zawodowej, o której mowa w § 1 pkt 2, potwierdza się:
1) świadectwem pracy o zatrudnieniu na stanowisku archiwisty;
2) zaświadczeniem o wykonywaniu czynności archiwisty;
3) zaświadczeniem z ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru
Sądowego.
104
WYBÓR UCHYLONYCH AKTÓW PRAWNYCH Z ZAKRESU PRAWA
ARCHIWALNEGO
Lp.
Tytuł aktu
dekret
Dekret z dnia 29 marca 1951 r. o archiwach państwowych (Dz. U. Nr 19, poz. 149 z
1.
późn. zm.) – uchylony przez ustawę z pkt 1 z wykazu obowiązujących aktów prawnych
postępowanie z dokumentacją
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 26 kwietnia 1952 r. w sprawie państwowego
2.
zasobu archiwalnego (Dz. U. Nr 24, poz. 165) – uchylone rozporządzeniem z pkt 3
niniejszego wykazu
3.
Rozporządzenie
Rady
Ministrów
z
dnia
19
lutego
1957
r.
w sprawie państwowego zasobu archiwalnego (Dz. U. Nr 12, poz. 66
z późn. zm.) – uchylone ustawą z pkt 1 z wykazu obowiązujących aktów prawnych
4.
Zarządzenie
Naczelnego
Dyrektora
Archiwów
Państwowych
z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych (M. P. Nr 73, poz. 432) – uchylone zarządzeniem z pkt 7
niniejszego wykazu
5.
Zarządzenie Ministra Szkolnictwa Wyższego z dnia 9 kwietnia 1963 r. w sprawie
podziału materiałów archiwalnych na kategorie i ustalania terminów ich
przechowywania (M. P. Nr 37, poz. 184) – uchylone ustawą z pkt 1 z wykazu
obowiązujących aktów prawnych
6.
Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i z dnia 25 lipca 1984 r. w
sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41,
poz. 216) – uchylony rozporządzeniem z pkt 3 z wykazu obowiązujących aktów
prawnych
7.
Zarządzenie
Naczelnego
Dyrektora
Archiwów
Państwowych
z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (M. P. Nr 4, poz.
31) – uchylone rozporządzeniem z pkt 3 z wykazu obowiązujących aktów prawnych
8.
Zarządzenie
Naczelnego
Dyrektora
Archiwów
Państwowych
z dnia 20 maja 1988 r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących
brakowania dokumentacji niearchiwalnej (M. P. Nr 17, poz. 145) – uchylone
rozporządzeniem z pkt 3 z wykazu obowiązujących aktów prawnych
udostępnianie
9.
Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984
r. w sprawie wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 41, poz.
217) – uchylone rozporządzeniem z pkt 10 niniejszego wykazu
10.
Rozporządzenie
Ministra
Kultury
i
Dziedzictwa
Narodowego
z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu
wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r., Nr 13, poz.
116 z późn. zm.) - uchylone rozporządzeniem z pkt 9 z wykazu obowiązujących aktów
prawnych
105
WYBÓR AKTÓW PRAWNYCH
DOTYCZĄCYCH POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
kodeksy
1.
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.
U. z 2000 Nr 98, poz. 107, z późn. zm.)
2.
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93,
z późn. zm.)
3.
Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr
43, poz. 296, z późn. zm. )
4.
Ustawa z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2010 r. Nr 46, poz.
275)
5.
Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn.
zm.)
6.
Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego (Dz. U. nr 89,
poz. 555, z późn. zm.)
7.
Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94,
instrukcje kancelaryjne dla administracji samorządowej i rządowej
8.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U.
Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.)
9.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z późn.
zm.)
10.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z
późn. zm.)
11.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
28 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji
rządowej w województwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109, z późn. zm.) – uchylone
sądy powszechne i wojskowe
12.
Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr
98, poz. 1070, z późn. zm.)
13.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249, z późn. zm.)
14.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie
archiwizowania spraw sądowych (Dz. U. Nr 46, poz. 443)
106
15.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie
organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów
administracji sądowej (Dz. Urz. MS. Nr 5, poz. 22)
16.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 lipca 1995 r. w sprawie
kwalifikowania do materiałów archiwalnych lub do dokumentacji niearchiwalnej
akt i ksiąg, kolegiów do spraw wykroczeń z lat 1981-1989, okresów ich
przechowywania oraz warunków niszczenia lub przekazywania archiwom
państwowym (Dz. Urz. MS. Nr 3, poz. 19)
17.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 lipca 2007 r. w sprawie
szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony
fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych (Dz. Urz. MS. Nr 6, poz. 30)
18.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 kwietnia 2007 r. w sprawie
szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych
klauzulą „zastrzeżone” w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. MS. Nr 3, poz.
14)
19.
Ustawa z dnia 6 lipca 2001 r. o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu
informacji kryminalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 29, poz. 153)
20.
Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. Prawo o ustroju sądów wojskowych (Dz. U. z
2007 r. Nr 226, poz. 1676, z późn. zm.)
21.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 lutego 2006 r. w sprawie
organizacji sądów wojskowych oraz ustalenia regulaminu wewnętrznego
urzędowania tych sądów (Dz. U. Nr 42, poz. 287)
22.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 stycznia 2008 r. w sprawie
organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów
administracji sądowej oraz sądów wojskowych (Dz. Urz. MS. Nr 2, poz. 7)
23.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 grudnia 2002 r. w sprawie
archiwizacji akt spraw sądów wojskowych (Dz. U. Nr 220, poz. 1857, z późn. zm.)
księgi wieczyste
24.
Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r. Nr
124, poz. 1361, z późn. zm.)
25.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 września 2001 r.
w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów (Dz. U. Nr 102,
26.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 lipca 1986 r. w sprawie
prowadzenia ksiąg wieczystych założonych przed dniem 1 stycznia 1947 r. oraz
utraty mocy prawnej niektórych takich ksiąg (Dz. U. Nr 28, poz. 141)
27.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 sierpnia 2003 r.
w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie
informatycznym (Dz. U. Nr 162, poz. 1575, z późn. zm.)
107
komornicy
28.
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o komornikach sądowych i egzekucji
(Dz. U. z 2006 r. Nr 167, poz. 1191, z późn. zm.)
29.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie
archiwizowania akt spraw komorniczych (Dz. U. Nr 144, poz. 1012, z późn. zm.)
sądy administracyjne
30.
Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami
administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. zm.)
31.
Ustawa z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U.
Nr 153, poz. 1269, z późn. zm.)
32.
Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 września 2003 r. –
Regulamin wewnętrznego urzędowania wojewódzkich sądów administracyjnych
(Dz. U. Nr 169, poz. 1646)
prokuratury, w tym wojskowe
33.
Ustawa z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U z 2008 r. Nr 8, poz. 39, z
późn. zm.)
34.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 marca 2010 r. Regulamin
wewnętrznego
urzędowania
powszechnych
jednostek
organizacyjnych
prokuratury (Dz. U. Nr 49, poz. 296)
35.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 listopada 2008 r. Regulamin
wewnętrznego urzędowania wojskowych jednostek organizacyjnych prokuratury
(Dz. U. Nr 221, poz. 1446)
36.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 lutego 2010 r. w sprawie zakresu
działania sekretariatów oraz innych działów administracji w wojskowych
jednostkach organizacyjnych prokuratury (Dz. Urz. MS. Nr 1, poz. 3)
notariat
37.
Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz.
1158, z późn. zm.)
38.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 kwietnia 1991 r. w sprawie
prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowywanie
dokumentów sądom rejonowym (Dz. U. Nr 33, poz. 147)
geodezja i kartografia
39.
Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U.
z 2005 r. Nr 240, poz. 2027, z późn. zm.)
40.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja
1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy
zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania
z zasobu oraz udostępniania zasobu (Dz. U. Nr 49, poz. 493)
108
41.
Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania, kwalifikowania i porządkowania
materiałów
wyłączanych
z
państwowego
zasobu
geodezyjnego
i kartograficznego (Dz. U. Nr 74, poz. 796)
geologia
42.
Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. – Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r. Nr
228, poz. 1947, z późn. zm.)
43.
Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie
gromadzenia i udostępniania próbek i dokumentacji geologicznych (Dz. U. Nr
153, poz. 1780)
44.
Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie
sposobu i zakresu wykonywania obowiązku udostępniania i przekazywania
informacji oraz próbek organom administracji geologicznej przez wykonawcę prac
geologicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1781)
45.
Zarządzenie Nr 2 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 17 marca 2006 r. w
sprawie sposobu gromadzenia, archiwizowania oraz udostępniania dokumentacji
mierniczo-geologicznej zlikwidowanych zakładów górniczych przez Archiwum
Dokumentacji Mierniczo-Geologicznej (Dz. Urz. WUG. Nr 8, poz. 45)
dokumentacja medyczna
46.
Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta
47.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2006 r. w sprawie rodzajów i
zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej oraz sposobu jej
przetwarzania (Dz. U. Nr 247, poz. 1819, z późn. zm.)
48.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 1 sierpnia 2003 r. w sprawie rodzajów
indywidualnej dokumentacji medycznej pacjenta, sposobu jej prowadzenia i
przechowywania oraz szczegółowych warunków jej udostępniania przez
pielęgniarkę, położną udzielającą świadczeń zdrowotnych (Dz. U. Nr 147, poz.
1437)
dokumentacja techniczna
49.
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118,
z późn. zm.)
dostęp do informacji
50.
Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr
112, poz. 1198, z późn. zm.)
51.
Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U.
z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.)
52.
Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn.
zm.)
109
ochrona danych
53.
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r.
Nr 101, poz. 926, z późn. zm.)
54.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia
2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz
warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać
urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
(Dz. U. Nr 100, poz. 1024)
55.
Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.
z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.)
56.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 października 2005 r. w sprawie
organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz. 1741)
informatyzacja
57.
Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.)
58.
Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz.
1450, z późn. zm.)
59.
Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną
(Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.)
60.
sposobu
tworzenia,
utrwalania,
przekazywania,
przechowywania
i zabezpieczania dokumentów związanych z czynnościami bankowymi,
sporządzanych na elektronicznych nośnikach informacji (Dz. U. Nr 236, poz. 2364)
61.
minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. Nr 212, poz.
1766)
62.
minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie
elektronicznej (Dz. U. Nr 241, poz. 1781)
63.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu,
zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym
(Dz. U. Nr 205, poz. 1692)
akta stanu cywilnego
64.
Ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U.
z 2004 r. Nr 161, poz. 1688, z późn. zm.)
65.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z
dnia
26 października 1998 r. w sprawi szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu
cywilnego, sposobu prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli,
przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich
110
odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884, z późn. zm.)
oświata i szkolnictwo wyższe
66.
Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz.
2575, z późn. zm.)
67.
Ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164,
poz. 1365, z późn. zm. )
kultura i dziedzictwo narodowe
68.
Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu
działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123, z późn. zm.)
69.
Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85, poz. 539,
z późn. zm.)
70.
Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o kinematografii (Dz. U. Nr 132, poz. 1111,
z późn. zm.)
71.
Ustawa z dnia 16 lipca 1987 r. o państwowych instytucjach filmowych (Dz. U. z
2007 r. Nr 102, poz. 710)
72.
Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U.
Nr 162, poz. 1568, z późn. zm.)
73.
Ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (Dz. U. z 1997 r. Nr 5, poz. 24, z
późn. zm.)
74.
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu,
form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. Nr 202, poz.
2073)
inne
75.
Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu
w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954, z późn. zm.)
76.
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.
1223, z późn. zm.)
77.
Ustawa z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji
Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz.
424, z późn. zm.)
78.
Ustawa z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach
organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów
79.
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46)
80.
Ustawa z dnia 30 sierpnia 1996 r. o
81.
Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej
komercjalizacji
egzekucyjnym
i
prywatyzacji
111
82.
Konkordat między Stolicą Apostolską i Rzecząpospolitą Polską, podpisany
w Warszawie dnia 28 lipca 1993 r. (Dz. U. z 1998 r. Nr 51, poz. 318)
83.
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 kwietnia 1995 r. w sprawie
sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych
spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych (Dz. U. Nr 47, poz. 248)
84.
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie
„Zasad techniki prawodawczej” (Dz. U. Nr 100, poz. 908)
85.
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia
2006 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów
budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 80, poz. 563)
112

Podstawy nadzoru archiwalnego. Teoria i praktyka

Transkrypt

Podobne dokumenty

Przedmiot: Prowadzenie Archiwum i opracowanie materiałów

plik w standardzie PDF

mały słownik pojęć archiwalnych

Zarządzenie Nr 5 z 17 grudnia 2003 r.

Do czego służą pomoce archiwalne?

opis oprogramowania interfejsowego do obsługi składania