Instrukcja wysyłkowa i POD (z cyklu: Rozmyślania spedytora)

Piotr M. Sikorski – Instrukcja wysyłkowa i POD (z cyklu: Rozmyślania spedytora)
Instrukcja wysyłkowa jest to opracowywana przez spedytora, na podstawie zlecenia
klienta, informacja dla załadowcy dotycząca ilości i rodzaju towaru, jak też miejsca i
terminu załadunku na określony środek transportu oraz sposobu i drogi dostarczenia
towaru, obejmująca także wskazówki, co do odprawy celnej niezbędne, aby załadowca
dołączył do przesyłki będące w jego gestii odpowiednie dokumenty handlowe i celne.
Instrukcja wysyłkowa jest podstawą do wydania określonego w niej towaru na środek
transportu i wystawiania listów przewozowych i zawiera następujące informacje:
środek transportu lub środki transportu;
datę, godzinę i miejsce załadunku;
miejsce rozładunku (w przypadku zlecenia terminowego także datę rozładunku);
liczbę, rodzaj i wymiary zewnętrzne colli przewozowych, jak też wagę brutto
towaru;
rodzaj opakowania;
dane co do odprawy celnej (w eksporcie/w imporcie);
żądaną trasę przewozu, o ile taką ustalano odrębnie1;
inne szczegółowe informacje, np.: dotyczące kontroli fitosanitarnej.
Wystawienie listu przewozowego jest zasadniczo obowiązkiem spedytora (często
robi to przewoźnik odbierający towar), ale np.: w przypadku przewozów
samochodowych zdarza się, że załadowca wystawia list przewozowy. W tym
przypadku powinien we własnym interesie zażądać od spedytora szczegółowej
instrukcji, którą często jest tzw. wzorcowy list przewozowy.
Staranność przy wystawianiu instrukcji wysyłkowej obowiązuje spedytora w takim
samym stopniu, jak klienta w przypadku zlecenia spedycyjnego, a obowiązkiem
załadowcy jest przestrzeganie tejże instrukcji. Jakiekolwiek uchybienia obciążają
załadowcę (np.: koszty przestoju samochodu pod załadunkiem, o ile towar nie był w
terminie gotowy do załadunku). W przypadku dużych kontraktów instrukcja
wysyłkowa staje się często załącznikiem do umowy precyzującym także, kto w
imieniu spedytora, a kto w imieniu załadowcy ma prawo podpisywać dokumenty i
przekazywać wiążące informacje.
1
Spedytor ma obowiązek dostarczyć towar najkrótszą, naturalną drogą, o ile zleceniodawca nie życzy sobie innej drogi.
Strona 1 z 2
Dowód dostawy określany jest skrótem POD, który pochodzi od angielskiej nazwy:
proof of delivery. W języku niemieckim dokument określany jest słowem:
Lieferschein. POD może występować zarówno w postaci elektronicznej, jak i
papierowej. Można przypuszczać, że wejście w życie przepisów o podpisie
elektronicznym wyeliminuje wersję papierową.
Jest to odrębny dokument, stosowany często tam, gdzie list przewozowy nie dociera
do odbiorcy towaru (np.: przesyłki drobnicowe w spedycji drogowej, przesyłki
konsolidowane w spedycji lotniczej) lub na życzenie nadawcy, czy spedytora
występującego w jego imieniu. Jeżeli chcemy taki dowód otrzymać, musimy to
wyraźnie zaznaczyć w umowie ze spedytorem lub w zleceniu. Jak sama nazwa
wskazuje dokument potwierdza fakt wydania towaru odbiorcy. Dokument ten bywa
także stosowany w sytuacji, gdy importerem towaru jest firma, która zleca
spedytorowi dystrybucję sprowadzonego towaru do swoich klientów w danym
kraju. Nie istnieje jednolity wzorzec takiego dokumentu, natomiast z racji jego
funkcji musi zawierać następujące informacje:
komu wydano towar – nazwa i adres firmy;
kto wydał towar – nazwa i adres spedytora;
jaki towar wydano – opis umożliwiający identyfikację;
datę i miejsce przekazania, najczęściej także godzinę;
kto w imieniu odbiorcy przyjął towar – czytelne imię i nazwisko.
W przypadku, kiedy spedytor został zobowiązany do dostarczenia dowodu dostawy (z
racji zapisu w umowie lub przyjętym zleceniu), a nie wywiąże się z tego obowiązku,
powinien liczyć się z zarzutem, że nie dostarczył towaru. Jeżeli wzajemne rozliczenia
między stronami transakcji (płatność dla nadawcy) są uzależnione od przedstawienia
dowodu dostawy, to konsekwencją dla spedytora, jeżeli nie dostarczy dokumentu,
będzie obciążenie go przez nadawcę kosztami tego towaru, na który brak dowodu
dostawy. Jeżeli spedytor zapomniał o dowodzie dostawy w chwili wydania towaru,
może prosić odbiorcę o wydanie dokumentu zawierającego wyżej opisane informacje i
jeżeli taki uzyska to odpowiedzialność zmniejszy się do kosztów opóźnienia płatności.
O ile brak dowodu dostawy pomimo zawarcia umowy o jego dostarczeniu pozwala
nadawcy wystąpić z roszczeniem bez dodatkowych dowodów, to roszczenie z tytułu
opóźnionego wpływu płatności musi być udokumentowane.
Artykuł dla Polskiej Gazety Transportowej
Strona 2 z 2