Katowice, dnia - Uniwersytet Śląski w Katowicach

Projekt otrzymał finansowanie z Siódmego Programu Ramowego
Unii Europejskiej badań, rozwoju technologicznego oraz
demonstracji na podstawie umowy o przyznanie grantu nr 619228.
Zarządzenie nr 51
Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 kwietnia 2014 r. w sprawie
realizacji Projektu Integrated Support System for Efficient Water Usage and Resources
Management (ISS-EWATUS), realizowanego w ramach 7. Programu Ramowego.
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst
jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z Umową w sprawie przyznania
grantu (Grant Agreement) nr 619228 zawartą pomiędzy Unią Europejską reprezentowaną przez
Komisję Europejską a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach – Koordynatorem Projektu, do
której przystąpiły Instytut Ekologii Terenów Uprzemysłowionych, Katowice, Polska, Rejonowe
Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Sosnowcu, Polska, Loughborough University,
Wielka Brytania, Brunel University, Wielka Brytania, Universidad Pablo de Olavide, Hiszpania,
Centre For Research and Technology Hellas, Grecja, Dimotiki Epicheirisi Ydrefsis Apochetefsis Skiathou, Grecja, Soft Olokliromenes Efarmoges Diadiktioy Kai Vaseon
Dedomenom AE, Grecja, Stichting Vu-Vumc, Holandia, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego
wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż
określone w art. 94 ust. 1 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale
nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu
Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów
finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych
Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.,
zarządzam co następuje:
Postanowienia ogólne
I.
§1
1.
Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach
Projektu Integrated Support System for Efficient Water Usage and Resources
Management (ISS-EWATUS), zwanego dalej Projektem.
2.
Projekt realizowany jest wspólnie przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, zwany dalej
Uniwersytetem oraz następujące instytucje – Beneficjentów Projektu i Partnerów
Konsorcjum:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Instytut Ekologii Terenów Uprzemysłowionych, Polska;
Rejonowe Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Sosnowcu, Polska;
Loughborough University, Wielka Brytania;
Brunel University, Wielka Brytania;
Universidad Pablo de Olavide, Hiszpania;
Centre For Research and Technology Hellas, Grecja;
7) Dimotiki Epicheirisi Ydrefsis - Apochetefsis Skiathou, Grecja;
8) Soft Olokliromenes Efarmoges Diadiktioy Kai Vaseon Dedomenom AE, Grecja;
9) Stichting Vu-VUmc, Holandia.
3.
Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement)
nr 619228 wraz z załącznikami, zwana w dalszej części zarządzenia Umową, zawarta
pomiędzy Unią Europejską reprezentowaną przez Komisję Europejską a Uniwersytetem
Śląskim w Katowicach – Koordynatorem Projektu, do której przystąpiło dziewięć
podmiotów wskazanych w ust. 2 – zwanych dalej Beneficjentami.
4.
Zgodnie z Umową w sprawie przyznania grantu nr 619228 Projekt realizowany jest przez
36 miesięcy od dnia 1 lutego 2014 r. do dnia 31 stycznia 2017 r.
II.
Realizacja Projektu
§2
Projekt realizowany jest zgodnie z:
1) umową w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr 619228;
2) umową konsorcjum (Consortium Agreement);
3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r.
w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii
Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm;
4) przepisami niniejszego zarządzenia.
III.
Zarządzanie Projektem
§3
1.
Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum,
podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej
i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa umowa konsorcjum (Consortium
Agreement), zawarta pomiędzy wszystkimi Beneficjentami Projektu.
2.
Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie
jest Wydział Informatyki i Nauki o Materiałach. Władze wymienionej jednostki są
zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu, w tym zapewnienia
wkładu własnego do Projektu.
3.
W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach
powołuje się na okres od dnia 1 lutego 2014 r. do dnia 31 stycznia 2017 r., dla potrzeb
zarządzania i realizacji Projektu:
1) Zespół Wykonawczy;
2) Zespół Nadzorujący.
str. 2 z 7
§4
Zespół Wykonawczy
1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
Kierownik Projektu;
Zastępca Kierownika ds. Zapewnienia Jakości Naukowej Projektu;
Specjalista ds. Rozpowszechniania Rezultatów Projektu;
Pracownicy merytoryczni realizujący Projekt.
2. Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności:
1) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi 7. Programu Ramowego;
2) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości oraz terminowości realizacji zadań
wykonywanych w ramach Projektu;
3) wraz z odpowiednimi służbami UŚ – kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie
Projektu;
4) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie
i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie
bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu;
5) wnioskowanie o zatrudnienie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań
Projektu, sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie,
przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych
oraz ewidencjonowanie kart czasu pracy;
6) parafowanie
dokumentów
finansowych
i
merytorycznych
związanych
z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych
dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu;
7) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione
w ramach Projektu, dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu
wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania
sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych
przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.;
8) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu;
9) dbałość o terminowe złożenie sprawozdań z realizacji Projektu, przygotowywanie
części opisowej sprawozdań;
10) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu;
11) współpraca z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której
realizowany jest Projekt;
12) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu zaangażowanymi w realizację
Projektu, w tym z jednostkami finansowo-księgowymi Uniwersytetu w części
dotyczącej wydatków w ramach realizowanego Projektu;
13) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji projektu, niezwłoczne informowanie na
piśmie (w tym e-mail) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy Kierownik
Projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką
o problemach w realizacji Projektu.
str. 3 z 7
3. Do zadań Zastępcy Kierownika ds. Zapewnienia Jakości Naukowej Projektu należy
w szczególności:
1) monitorowanie postępu realizacji projektu w zakresie naukowym i technicznym;
2) proponowanie usprawnień naukowo-technicznych;
3) kontrola jakości raportów, w szczególności tych przygotowanych przez partnerów
krajowych i zagranicznych, przed ich wysłaniem do Komisji Europejskiej, wyznaczanie
recenzentów oraz recenzowanie raportów;
4) kontrola standardów naukowych publikowanych materiałów;
5) raportowanie kierownikowi projektu problemów dotyczących realizacji zadań
naukowych i technicznych;
6) przewodniczenie Komisji ds. Naukowych i Jakości (ang. Science and Quality Board);
7) uczestnictwo w Radzie Projektu (ang. Project Board);
8) realizacja wybranych zadań naukowych, technicznych i organizacyjnych zgodnie
z opisem Projektu (Załącznik nr 1 do Umowy Grantowej).
4. Do zadań Specjalisty
w szczególności:
ds.
Rozpowszechniania
Rezultatów
Projektu
należy
1) zapewnienie odpowiedniego rozpowszechniania informacji o projekcie w szczególności
o proponowanych rozwiązaniach wypracowanych w ramach Projektu;
2) prowadzenie działań promocyjnych oraz działań związanych z komercyjnym
wykorzystaniem wyników projektu poprzez publiczne prezentacje w trakcie trwania
Projektu;
3) uczestniczenie w konferencjach, warsztatach i targach w celu rozpowszechniania
wyników badań naukowych i rozwiązań technicznych związanych z Projektem;
4) przygotowanie i współorganizacja konferencji końcowej Projektu.
§5
Zespół Nadzorujący
1.
W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
2.
Prorektor ds. Finansów i Rozwoju;
Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką;
Kanclerz;
Kwestor;
Dziekan Wydziału Informatyki i Nauki o Materiałach;
Dyrektor Instytutu Informatyki.
Do zadań Zespołu Nadzorującego należy:
1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji
Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu;
2) współpraca z kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności
uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.
str. 4 z 7
§6
Współpraca w zakresie umowy konsorcjum
Współpraca w zakresie umowy konsorcjum będzie administrowana przez następujące organy:
1) Komitet sterujący;
2) Rada Projektu;
3) Komisja ds. Naukowych i Jakości;
4) Komisja ds. Walidacji i Ewaluacji;
5) Komisja Doradcza;
6) Grupy realizujące pakiety robocze.
IV.
Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie
§7
1.
Zatrudnienie/zaangażowanie osób w Projekcie następuje zgodnie z przepisami ustawy
z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r.,
poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.
U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie
Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny
(tekst jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo
zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.).
2.
Suma wynagrodzeń w ramach Projektu nie może przekroczyć kwot zawartych w Umowie
w kategorii kosztów wynagrodzeń i musi być zgodna z przepisami prawa, z wytycznymi
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach 7. Programu Ramowego
oraz zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie.
3.
Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy
cywilnoprawnej w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac następuje na wniosek
Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej
Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. Wniosek wymaga
potwierdzenia środków przez osobę upoważnioną.
V.
Zasady realizacji dostaw i usług
§8
1.
Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami
obowiązującymi w Uniwersytecie w szczególności z Regulaminem ubiegania się
i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach.
2.
Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi być przygotowane zgodnie z wymogami
stosowanego w Uniwersytecie systemu elektronicznego i zawierać niezbędne,
przyporządkowane numery oraz opis zgodnie z wnioskiem. Wniosek musi być podpisany
przez Kierownika Projektu.
3.
Weryfikacja z budżetem Projektu zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki
realizowane w ramach Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów.
4.
Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania
materiałów z magazynu.
str. 5 z 7
VI.
Zasady podziału kosztów pośrednich
§9
Koszty pośrednie w wysokości określonej w Umowie – 60%, rozliczane są zgodnie z zasadami
ustalonymi zarządzeniem nr 136 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia
1 października 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad (polityki) rachunkowości
Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z tym, że:
1) Zabezpieczenie środków na udział własny następuje przed podziałem kosztów pośrednich
pomiędzy jednostkę realizującą Projekt a administrację ogólnouczelnianą;
2) 100% kosztów pośrednich przypadających jednostce realizującej Projekt pozostaje do
dyspozycji Dyrektora Instytutu Informatyki i Kierownika Projektu;
3) Podział kosztów pośrednich pomiędzy Instytut Informatyki a administrację
ogólnouczelnianą następuje po zabezpieczeniu środków na wkład własny;
4) Jednostka realizująca Projekt zobowiązana jest do pokrycia z kosztów pośrednich
podatku VAT, niezamortyzowanej części zakupionej aparatury i innych
nieprzewidzianych w budżecie kosztów zapewniających realizację Projektu.
VII.
Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem
§ 10
1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie
w okresie 5 lat od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność,
poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem innego terminu określonego przepisami
szczególnymi.
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi
zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z Umową oraz z zasadami
określonymi w „Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego”, wprowadzonej zarządzeniem
nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm.
VIII. Ochrona danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów
określonych jako poufne
§ 11
Przetwarzanie danych osobowych oraz danych, dokumentów i innych materiałów określonych
jako poufne w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych, przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz zapisami
Umowy.
str. 6 z 7
IX.
Zakaz zbycia aktywów trwałych
§ 12
1.
Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez
Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji
Projektu.
2.
Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy
jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt.
3.
Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach
określonych przepisami „Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji
aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim”, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia
nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad
przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm.
4.
Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają spisom inwentaryzacyjnym
z natury zgodnie z przepisami.
X.
Postanowienia końcowe
§ 13
W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu,
zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r.
w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm.
oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie.
§ 14
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, i dotyczy także zdarzeń, które powstały
od 1 lutego 2014 r.
REKTOR
Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś
str. 7 z 7