plan audytu wewnętrznego urzędu miasta katowice

Urząd Miasta Katowice
40-098 Katowice
ul. Młyńska 4
PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
URZĘDU MIASTA KATOWICE NA ROK 2016
1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym
L.p.
Nazwa jednostki
1
2
URZĄD MIASTA KATOWICE
ul. Młyńska 4, Katowice
1.
w tym:
Jednostki organizacyjne miasta Katowice działające w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice
1
2. Wyniki analizy obszarów ryzyka - obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z
określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze.
W działalności Urzędu Miasta Katowice zostało wyodrębnionych 20 obszarów ryzyka:
1. Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice
2. Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i prawnego
3. Inwestycje
4. Zamówienia publiczne
5. Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym środków UE
6. Rachunkowość
7. Podatki i opłaty
8. Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej
9. Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców
10. Nadzór i kontrola nad budżetem miasta
11. Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem
12. Gospodarka mieszkaniowa
13. Budownictwo i gospodarka przestrzenna
14. Ochrona środowiska i gospodarka komunalna
15. Polityka społeczna
16. Oświata i edukacja
17. Kultura i sport
18. Polityka informacyjna i promocja miasta
19. Strategia i rozwój miasta
20. System informatyczny.
2
W działalności jednostek organizacyjnych miasta Katowice działających w obszarach działania Urzędu Miasta Katowice zostały wyodrębnione
następujące obszary ryzyka:
1. Organizacja i zarządzanie
2. Gospodarka pieniężna
3. Gospodarka mieniem
4. Dochody (przychody)
5. Wydatki (koszty)
6. Rachunkowość.
2.2. Opis metody analizy ryzyka.
Do opracowania najbardziej newralgicznych obszarów pod względem ryzyka w działalności Urzędu Miasta Katowice użyto mieszanych metod ryzyka
tj. metody analitycznej, metody matematycznej oraz metody top-down.
Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o:
a) metoda analityczna:
•
uzyskane z komórek organizacyjnych wykazy zidentyfikowanych ryzyk (ujęte w Rejestrach ryzyk), dotyczące zadań realizowanych przez
komórki (oraz określone przez kierowników wielkości ryzyk dla danego zadania),
•
wskazane przez kierowników komórek organizacyjnych zagrożenia dla realizacji zadań (zgodnie z pismem z dnia 8 września 2015r.),
•
Regulamin Organizacyjny tut. Urzędu, w tym zakres zadań komórek organizacyjnych.
b) metoda matematyczna:
•
wyniki kontroli (audytu) przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli UMK, jak i organy zewnętrzne,
•
priorytet Kierownika jednostki,
•
materialność zadania (wielkości finansowe), podatność na zmiany itp.
•
czynnik upływu czasu od ostatniej kontroli wew. i zew. (audytu).
3
b) metoda top-down:
•
zewnętrzne źródła informacji (prasa, telewizja),
•
wyniki rozmów przeprowadzonych z kierownikami komórek organizacyjnych UMK, jak również kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych
miasta Katowice.
Identyfikacji obszarów ryzyka dokonano w oparciu o w/w analizę obszarów ryzyka, związanych z prawidłową realizacją celów i zadań miasta Katowice.
Dane te posłużyły do wskazania priorytetów dla audytu wewnętrznego i kolejności realizacji zadań w Planie audytu wewnętrznego na 2016r.,
jak i szacunków na lata następne.
W powyższych obszarach ryzyka określono główne zadania komórek organizacyjnych i wielkość ryzyk.
Audytor wewnętrzny w porozumieniu z Prezydentem Miasta Katowice wyłonił obszary ryzyka, które zostały poddane dalszej analizie.
Oszacowano poziom ryzyka dla każdego z ww. obszarów. Pod uwagę wzięto m.in.:
– prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości w ramach obszaru,
– potencjalne skutki zmaterializowania się zidentyfikowanych ryzyk w danym obszarze.
Zastosowana analiza matematyczna ryzyka ujęta w Załączniku Nr 1 posłużyła do opracowania w drodze eliminacji kolejnej analizy ryzyka, do której
weszły główne zadania komórek organizacyjnych UMK.
Wynik końcowy przeprowadzonej analizy przedstawia poniższa tabela:
4
Obszar ryzyka
Organizacja i zarządzanie Urzędu Miasta Katowice
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Koordynowanie spraw w zakresie rozpatrywania petycji, skarg i
wniosków mieszkańców
42,97%
N
2
Obsługa organizacyjna posiedzeń zwoływanych przez Prezydenta Miasta,
Wiceprezydentów, Sekretarza i Skarbnika Miasta
34,38%
N
3
Efektywność pracy
43,75%
N
4
Wykorzystanie biletów komunikacji miejskiej do celów służbowych
15,63%
N
5
Prowadzenie dokumentacji i spraw związanych z udostępnianiem
informacji publicznej
76,56%
Ś
6
Nadzór nad realizacją zarządzeń, ustaleń, decyzji, poleceń, wytycznych
wydawanych przez Prezydenta
34,38%
N
7
Nadzorowanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością
34,38%
N
8
Projektowanie systemu wynagradzania i prowadzenia spraw płacowych
pracowników oraz zleceniobiorców/wykonawców
34,38%
N
9
Pozyskiwanie pracowników – organizacja naborów
53,13%
Ś
10
Planowanie i organizacja służby przygotowawczej, szkoleń i innych form
dokształcania i rozwoju pracowników
43,75%
N
11
Ewidencjowanie i rozliczenie czasu pracy
28,91%
N
12
Współpraca ze związkami zawodowymi
25,00%
N
13
Realizacja wyjazdów służbowych zagranicznych
48,44%
Ś
14
Przyjęcie gości zagranicznych i współudział w organizowaniu
międzynarodowych wydarzeń
43,75%
N
15
Współudział w organizacji imprez promujących miasto
39,06%
N
5
16
Koordynacja spraw związanych z przynależnością miasta do organizacji
międzynarodowych oraz udziałem przedstawicieli miasta w
konferencjach za granicą
34,38%
N
17
Delegacje pracowników
29,69%
N
18
Obsługa spotkań z mieszkańcami, grupami środowiskowymi,
zawodowymi, stowarzyszeniami
53,13%
Ś
19
Kontrola organizacji, porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie
53,13%
Ś
20
Podejmowanie działań zmierzających do wyjaśnienia okoliczności
naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych
34,38%
N
21
Wydanie poświadczenia bezpieczeństwa
34,38%
N
22
Prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób
dopuszczonych do prac na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do
informacji niejawnych
67,19%
Ś
23
Przeprowadzenie zwykłego postępowania sprawdzającego i szkolenie w
zakresie ochrony informacji niejawnych
34,38%
N
24
Zgłaszanie zbiorów danych do GIODO
53,13%
Ś
25
Inspekcja systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane
osobowe
34,38%
N
26
Nadawanie/likwidacja uprawnień do przetwarzania danych osobowych
34,38%
N
27
Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych UMK
34,38%
N
28
Organizowanie okresowych szkoleń w zakresie BHP
25,00 %
N
29
Organizowanie lekarskich badań profilaktycznych i kierowanie na nie
pracowników (badania wstępne, kontrolne, okresowe)
34,38%
N
30
Nadzór nad realizacją zakupu (w wytypowanym zakładzie optycznym)
okularów korygujących dla pracowników zatrudnionych przy monitorach
ekranowych
25,00 %
N
6
31
Przydział ekwiwalentu pieniężnego za odzież roboczą dla pracowników
wykonujących czynności inspekcyjne w terenie
43,75 %
N
32
Kontrola warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy /bhp/
25,00 %
N
33
Prowadzenie Archiwum zakładowego
25,00 %
N
Obszar ryzyka
Bezpieczeństwo i utrzymanie porządku publicznego i
prawnego
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Koordynacja działalności Miejskiego Centrum Ratownictwa
71,09%
Ś
2
Organizacja ochrony przeciwpożarowej
53,13 %
Ś
3
Zapobieganie zagrożeniom środowiskowym
53,13 %
Ś
4
Postępowanie w sprawach zgromadzeń publicznych, imprez masowych,
imprez kulturalnych i zbiórek publicznych oraz wykorzystanie drogi w
sposób szczególny
40,63%
N
5
Usuwanie pojazdów z drogi zgodnie z art. 50A i 130a ustawy Prawo o
ruchu drogowym
20,31%
N
6
Zarządzanie bezpieczeństwem publicznym
42,19 %
N
7
Współpraca z jednostkami ochrony przeciwpożarowej
43,75 %
N
8
Zarządzanie kryzysowe
84,38%
W
9
Opiniowanie pod względem formalnoprawnym projektów zarządzeń
Prezydenta Miasta i projektów uchwał Rady Miasta
34,38 %
N
10
Opiniowanie pod względem formalnoprawnym projektów Umów i
porozumień przedkładanych przez komórki organizacyjne UMK
41,41 %
N
11
Udzielanie komórkom organizacyjnym UMK opinii i porad prawnych
oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa
38,28 %
N
7
12
Opracowywanie dla komórek organizacyjnych UMK comiesięcznej
pisemnej informacji o publikowanych nowych powszechnie
obowiązujących zmianach w przepisach prawa
34,38 %
N
13
Prowadzenie spraw sądowych dotyczących Miasta Katowice
47,66 %
Ś
14
Prowadzenie spraw sądowych, których stroną jest Prezydent miasta
działający w imieniu Skarbu Państwa
66,41 %
Ś
15
Prowadzenie wszystkich spraw związanych z egzekucją zasądzonych
należności
62,50 %
Ś
16
Interpelacje – terminowość udzielonych odpowiedzi
34,38 %
N
17
Obrona cywilna
34,38 %
N
Obszar ryzyka
Inwestycje
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Opracowywanie kilkuletnich programów realizacji zadań inwestycyjnych
i remontów kapitalnych
61,72 %
Ś
2
Prowadzenie bazy danych o terenach inwestycyjnych w Katowicach
54,69 %
Ś
3
Opracowywanie programów zadań społecznych i gospodarczych w
mieście
46,88 %
Ś
4
Nadzór merytoryczny i finansowy nad realizacją inwestycji
78,13 %
Ś
5
Kompletność opracowanych projektów i spełnianie wymagań
określonych w decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu
35,94%
N
6
Zgodność realizacji robót budowlanych z projektem i pozwoleniem na
budowę
46,88%
Ś
7
Rozliczanie zadań inwestycyjnych, na które poniesiono nakłady
inwestycyjne
71,88%
Ś
8
8
Koordynacja i wspieranie działań inwestorów w realizacji
przedsięwzięcia
62,50%
Ś
9
Przebudowa strefy śródmiejskiej miasta Katowice – Strefa Rondo –
Rynek
71,88%
Ś
10
Wydawanie opinii i wytycznych dla inwestycji w strefach ochrony
konserwatorskiej
64,06 %
Ś
11
Ochrona zabytków przez udzielanie dotacji finansowych
71,09 %
Ś
Obszar ryzyka
Zamówienia publiczne
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Kontrola wybranych przez komórki organizacyjne UMK trybów udzielania zamówień publicznych
51,56%
Ś
2
Kontrola czynności w postępowaniach (zatwierdzanie postępowań)
50,00%
Ś
3
Publikacja ogłoszeń przewidzianych ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo
zamówień publicznych
35,94%
N
4
Opracowanie wzorcowej specyfikacji istotnych warunków zamówienia
45,31%
N
Obszar ryzyka
Pozyskanie i wykorzystanie środków zewnętrznych, w tym UE
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Rozliczanie finansowe projektów realizowanych przez Miasto Katowice
56,25 %
Ś
2
Zarządzanie projektami finansowanymi ze środków Unii
68,75 %
Ś
3
Realizacja projektu – wykonanie i nadzór nad prowadzonymi pracami
budowlanymi
56,25 %
Ś
4
Sporządzanie raportów z realizacji i zakończenia projektów
25,00 %
N
5
Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach
48,44%
Ś
6
Organizacja i zarządzanie obsługą kredytu udzielonego na realizacje
Projektu
54,69 %
Ś
9
Obszar ryzyka
Rachunkowość
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Wpływy z tytułu egzekwowanych zaległych należności
63,28%
Ś
2
Rozliczanie i odprowadzanie do US podatku od towarów i usług
53,13 %
Ś
3
Obrót gotówkowy – wpłaty, wypłaty i transport do banku
62,50 %
Ś
4
Terminowość naliczania umorzenia i zamykania miesiąca w programie
"Środki trwałe", a wynik inwentaryzacji
34,38%
N
5
Sporządzanie sprawozdań w zakresie niepodatkowych dochodów
własnych i zleconych
25,00 %
N
6
Wypłata wynagrodzeń i diet radnych oraz naliczenie i odprowadzenie
składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i podatku
dochodowego od osób fizycznych
54,69 %
Ś
7
Obsługa i windykacja opłat komunalnych
71,88 %
Ś
8
Listy wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu w tym umowy zlecenia i
umowy o dzieło
43,75 %
N
9
Ustanawianie hipotek
73,44 %
Ś
Obszar ryzyka
Podatki i opłaty
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Ustalenie wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego osób
fizycznych
59,38 %
Ś
2
Realizacja zadań w zakresie egzekucji administracyjnej
60,16 %
Ś
3
Prowadzenie postępowań podatkowych
63,28 %
Ś
Obszar ryzyka
Realizacja zadań z zakresu administracji rządowej
Zadania
Wynik końcowy
10
Ryzyko
1
Zwrot dotacji celowych oraz wszelkich innych środków podlegających
rozliczeniu
54,69 %
Ś
2
Rozliczanie dochodów pobieranych na rzecz budżetu państwa w ramach
realizacji zadań zleconych
54,69%
Ś
3
Rozliczenie dotacji z budżetu państwa
63,28 %
Ś
Obszar ryzyka
Usługi administracyjne oraz obsługa mieszkańców
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Ocena jakości obsługi petentów w Urzędzie Miasta Katowice
49,22 %
Ś
2
Planowanie wydatków budżetowych na nagrody dla Jubilatów, rocznic
urodzin oraz rocznic pożycia małżeńskiego
45,31 %
N
3
Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego w USC
53,91%
Ś
4
Wydawanie dowodów osobistych
53,13 %
Ś
5
Gromadzenie informacji o udzielonej pomocy publicznej oraz
sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców
25,00 %
N
6
Planowanie i realizacja inwestycji oraz remontów kapitalnych i bieżących
w budynkach Urzędu
68,75 %
Ś
7
Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach
50,78 %
Ś
8
Wydawanie koncesji
46,88 %
Ś
9
Postępowanie związane z podejmowaniem, zmianą, zawieszaniem,
wznawianiem i zaprzestaniem prowadzenia działalności gospodarczej
34,38 %
N
10
Realizowanie potrzeb mieszkańców w zakresie uzyskiwania uprawnień i
wydawania dokumentów do kierowania pojazdami
61,72%
Ś
11
Realizacja potrzeb mieszkańców w zakresie rejestracji pojazdów i zmian
w dokumentach rejestracyjnych
39,06%
N
11
Obszar ryzyka
Nadzór i kontrola nad budżetem miasta
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Wykonanie uchwały i zarządzeń w sprawie terminów przygotowania i
przekazania materiałów do projektów planów finansowych (budżetu i
WPF)
59,38%
Ś
2
Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych
46,88%
Ś
3
Realizacja i nadzór nad wykonaniem wydatków komórek
organizacyjnych
68,75%
Ś
4
Przenoszenie planu wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji
budżetowej oraz zadaniami zgodnie z kompetencjami przysługującymi
kierownikom jednostek organizacyjnych
59,38%
Ś
5
Rozliczanie dotacji otrzymanych na podstawie porozumień z innymi
jednostkami samorządu terytorialnego
59,38%
Ś
6
Zatrudnienie i realizacja kosztów wynagrodzeń osobowych w
jednostkach organizacyjnych miasta
50,00 %
Ś
7
Prowadzenie ewidencji i dokumentacji spółek prawa handlowego, w
których miasto posiada akcje/udziały
40,63%
N
8
Funkcjonowanie systemu rozliczania VAT w mieście Katowice
75,00%
Ś
9
Realizacja Wieloletniej Prognozy Finansowej
67,19 %
Ś
Obszar ryzyka
Gospodarowanie mieniem oraz majątkiem
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Postępowanie w sprawie podziału nieruchomości
60,94%
Ś
2
Prowadzenie numeracji porządkowej nieruchomości
58,59%
Ś
3
Udzielanie informacji z bazy danych ewidencji gruntów i budynków w
zakresie ujawnienia majątku dłużników
53,91 %
Ś
12
4
Pozyskiwanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego, dzierżawy,
trwałego zarządu, użytkowania
70,31 %
Ś
5
Wprowadzanie zmian do operatu ewidencji gruntów i budynków
50,00 %
Ś
6
Nabywanie i zbywanie nieruchomości
60,94 %
Ś
7
Ustanawianie hipotek oraz innych zabezpieczeń na nieruchomościach
zbywanych przez miasto
68,75%
Ś
8
System MSZKIIP
78,13%
Ś
9
Ustalanie opłaty adiacenckiej
50,00 %
Ś
Obszar ryzyka
Gospodarka mieszkaniowa
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Przydział lokali zamiennych
61,72%
Ś
2
Przydział lokali socjalnych zgodnie z wyrokiem sądowym orzekającym
eksmisję wraz z uprawnieniem do lokalu socjalnego
71,09%
Ś
3
Zapłata odszkodowania za niedostarczenie lokalu socjalnego zgodnie z
wyrokiem eksmisyjnym
67,19%
Ś
4
Wynajem lokali mieszkalnych od innych podmiotów celem ich podnajmu
jako lokale socjalne
62,50%
Ś
5
Przydział lokali mieszkalnych
53,13%
Ś
6
Rozpatrywanie wniosków o umorzenie, rozkładanie na raty, odraczanie
terminów płatności zaległości czynszowych za lokale mieszkalne
51,56%
Ś
7
Opracowanie analiz związanych z bilansem nośników energii (otrzymanie
niepełnych lub nieprawidłowych danych do sporządzanej analizy, brak
uzgodnień z innymi komórkami, jednostkami organizacyjnymi i
podmiotami zewnętrznymi)
79,69%
Ś
13
Obszar ryzyka
Budownictwo i gospodarka przestrzenna
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Procedura egzekucyjna w przypadku zmiany zagospodarowania terenu,
która nie wymaga pozwolenia na budowę
56,25%
Ś
2
Dostarczenie wnioskodawcy dokumentu umożliwiającego
przeprowadzenie robót budowlanych zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa oraz Urzędowi Statystycznemu danych do dalszego
przetwarzania
35,94%
N
3
Decyzja o warunkach zabudowy lub o ustaleniu lokalizacji inwestycji
celu publicznego
42,19 %
N
4
Decyzja o pozwoleniu na budowę
25,00 %
N
5
Przyjęcie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych lub zamiaru
przystąpienia do zmiany sposobu użytkowania
43,75 %
N
6
Sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego
44,53 %
N
7
Sporządzanie Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania
przestrzennego miasta Katowice
38,28 %
N
8
Opłata planistyczna (w tym roszczenia odszkodowawcze)
54,69 %
Ś
9
Zezwolenie na realizację inwestycji drogowej
25,00 %
N
Obszar ryzyka
Ochrona środowiska i gospodarka komunalna
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Zaspokajanie mieszkańców w zakresie ochrony zasobów środowiska oraz
gospodarki komunalnej
35,94 %
N
2
Realizacja umów w zakresie ochrony i kształtowania środowiska
35,94 %
N
3
Wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie ochrony środowiska,
na sprowadzenie zwłok i szczątków ludzkich z zagranicy, w tym na
78,91%
Ś
14
przekazanie zwłok na potrzeby naukowe
4
Gospodarka odpadami komunalnymi
70,31 %
Ś
5
Naliczanie i pobieranie opłat za usunięcie drzew lub krzewów
62,50%
Ś
6
Infrastruktura kanalizacyjna – realizacja inwestycji w zakresie
przebudowy i budowy kanalizacji deszczowej
54,69 %
Ś
Obszar ryzyka
Polityka społeczna
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Rozpoznawanie, analiza i podejmowanie działań związanych z
ograniczeniem zjawiska bezrobocia w mieście
43,75%
N
2
Przyznawanie oraz ustalanie wysokości pomocy finansowej dla
repatriantów
59,38 %
Ś
3
Współpraca miasta Katowice z organizacjami pozarządowymi
48,44 %
Ś
4
Realizacja Miejskiego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych oraz Miejskiego Programu Przeciwdziałania
Narkomanii
49,22%
Ś
5
Rozliczanie Programu Profilaktyki i Promocji Zdrowia
39,06%
N
Obszar ryzyka
Oświata i edukacja
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Prowadzenie procedury likwidacji szkoły lub placówki oświatowej
57,81 %
Ś
2
Kontrole w szkołach i placówkach oświatowych
70,31%
Ś
3
Realizacja inwestycji i remontów w szkołach i placówkach oświatowych
58,59%
Ś
4
Zatrudnianie nauczycieli oraz wynagradzanie
50,00 %
Ś
5
Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych
zastępstw
70,31 %
Ś
15
6
Zajęcia dodatkowe w przedszkolach opłacane z dotacji
70,31 %
Ś
7
Organizacja kształcenia specjalnego w szkołach ogólnodostępnych,
integracyjnych oraz specjalnych na podstawie orzeczeń
46,09 %
Ś
8
Prawidłowość realizacji obowiązków związanych z gromadzeniem
danych stanowiących podstawę do naliczenia części oświatowej
subwencji ogólnej
78,13%
Ś
Obszar ryzyka
Kultura i sport
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Program działań społeczno-gospodarczych w zakresie kultury
54,69 %
Ś
2
Promocja młodych twórców kultury
43,75 %
N
3
Remonty obiektów kultury
57,81 %
Ś
4
Planowanie miejskich imprez sportowo-rekreacyjnych
48,44 %
Ś
5
Nadzór nad stowarzyszeniami mającymi siedzibę w Katowicach
58,59 %
Ś
6
Koordynacja i monitoring w trakcie procesu przygotowań i
przeprowadzenia imprez sportowych o charakterze ogólnopolskim i
międzynarodowym
28,91 %
N
7
Prowadzenie nadzoru nad działalnością Miejskiego Ośrodka Sportu i
Rekreacji
50,78%
Ś
8
Współudział w promocji oraz organizacji akcji reklamowych
międzynarodowych i ogólnopolskich imprez sportowych odbywających
się na terenie miasta
40,63%
N
9
Planowanie i rozliczenie dotacji finansowych udzielonych dla klubów i
stowarzyszeń sportowych
78,91%
Ś
Obszar ryzyka
Polityka informacyjna i promocja miasta
Zadania
Wynik końcowy
16
Ryzyko
1
Funkcjonowanie Centrum Informacji Turystycznej
43,75 %
N
2
Kreowanie i wdrażanie wizerunku Urzędu w środkach społecznego
przekazu
69,53 %
Ś
3
Działania promocyjne miasta Katowice
46,88 %
Ś
Obszar ryzyka
Strategia i rozwój miasta
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Bezpieczeństwo ruchu drogowego pieszych i rowerzystów
35,94%
N
2
Prowadzenie bazy danych o terenach inwestycyjnych w Katowicach
55,47%
Ś
3
Opracowywanie programów zadań społecznych i gospodarczych w
mieście
61,72%
Ś
4
Nadzór nad ruchem drogowym
42,19 %
N
5
Poszukiwanie rozwiązań wspierających wzrost poziomu innowacyjności
34,38 %
N
6
Skuteczność procedury rozpatrywania i realizacji wniosków Rad
Jednostek Pomocniczych
46,88 %
Ś
Obszar ryzyka
System informatyczny
Zadania
Wynik końcowy
Ryzyko
1
Ciągłość pracy systemów teleinformatycznych
61,72%
Ś
2
Utrzymanie i rozwój systemów informatycznych UMK
62,50%
Ś
3
Gospodarowanie sprzętem komputerowym
64,06 %
Ś
17
Ponadto, analizie poddano wszystkie jednostki organizacyjne miasta Katowice wg stanu na dzień 30.10.2015r. W zastosowanej analizie matematycznej
główny nacisk położono na materialność, wrażliwość, wewnętrzne kontrole i audyt w jednostce, stabilność jednostki, jej złożoność oraz upływ czasu od
ostatniej kontroli / audytu/ przeprowadzonej przez Wydział Audytu i Kontroli. Wynik analizy przedstawia Załącznik nr 2.
3. Planowane tematy audytu wewnętrznego
3.1 Planowane zadania zapewniające
Lp.
1
'1.
Temat zadania zapewniającego
Planowana liczba
audytorów
Wielkość ryzyka
wewnętrznych
wynikająca z
Nazwa obszaru
przeprowadzających
analizy
zadanie
(w etatach)
2
3
4
5
Opracowywanie analiz
związanych z bilansem
nośników energii
79,69 %
Działalność
wspomagająca
2
84,38 %
'2.
Zarządzanie kryzysowe
'3.
Wydawanie zezwoleń na
sprowadzanie zwłok lub
szczątków ludzkich z zagranicy
78,91 %
Planowany czas
przeprowadzenia
zadania
(w dniach)
Ewentualna
potrzeba
powołania
rzeczoznawcy
6
7
8
Nie
Audyt obejmuje
Wydział Budynków
i Dróg
04.I – 05.II. 2016
(40 osobodni)
Działalność
podstawowa
2
Działalność
podstawowa
2
18
08.II – 31.III.2016
(60 osobodni)
01.IV – 31.V. 2016
(60 osobodni)
Uwagi
Nie
Audyt obejmuje:
Wydział
Zarządzania
Kryzysowego
oraz powiązane
jednostki
organizacyjne
Nie
Audyt obejmuje
Wydział
Kształtowania
Środowiska
'4.
Planowanie i rozliczanie dotacji
finansowych dla klubów i
stowarzyszeń sportowych
78,91 %
78,13 %
'5.
Ocena systemu MSZKIIP
'6.
Prawidłowość realizacji
obowiązków związanych z
gromadzeniem danych
stanowiących podstawę do
naliczenia części oświatowej
subwencji ogólnej
78,13 %
Działalność
wspomagająca
2
Działalność
wspomagająca
2
Działalność
podstawowa
2
16.V – 30.VI.2016
(66 osobodni)
01.VII –16.IX.2016
(70 osobodni)
Audyt będzie
wspomagany ew.
przez
pracowników
Referatu Kontroli
Wydziału Audytu
i Kontroli
Audyt obejmuje
Wydział Sportu i
Turystyki
Audyt obejmuje
Wydział Geodezji
oraz wybrane
komórki
organizacyjne UMK
Nie
Audyt będzie
Audyt obejmuje
wspomagany ew.
wybrane losowo
przez
19.IX – 16.XII.2016
jednostki oświatowe
pracowników
(publiczne /
(102 osobodni)
Referatu Kontroli
niepubliczne)
Wydziału Audytu
i Kontroli
3.2 Planowane czynności doradcze
Lp.
Planowana liczba audytorów wewnętrznych
przeprowadzających czynności doradcze
(w etatach)
Planowany czas przeprowadzenia czynności
doradczych
(w dniach)
Uwagi
1
2
3
4
1.
2 etaty
10 dni
(20 osobodni)
Czas podany jako planowany może ulec
zmianie.
19
4. Planowane czynności sprawdzające
L.p.
Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą
czynności sprawdzające
Nazwa obszaru
Planowana liczba
audytorów wewnętrznych
przeprowadzających
czynności sprawdzające
(w etatach)
1
2
3
4
'1.
Prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz
osób dopuszczonych do prac na stanowiskach, z
którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych
Organizacja i
zarządzanie UMK
2.
Realizowanie potrzeb mieszkańców w zakresie
uzyskiwania uprawnień i wydawania dokumentów do
kierowania pojazdami
Usługi administracyjne
oraz obsługa
mieszkańców
'3.
Prawidłowość realizacji i rozliczania Projektu pn.
„Miasto, jako przyjazna przestrzeń dla rozwoju
przedsiębiorczości i kreatywności”, realizowanego w
ramach programu Erasmus+
Pozyskanie i
wykorzystanie środków
zewnętrznych, w tym
UE
'4.
Prowadzenie numeracji porządkowej nieruchomości
Gospodarowanie
mieniem oraz
majątkiem
‘5.
Rozliczanie dotacji otrzymanych na podstawie
porozumień z innymi jednostkami samorządu
terytorialnego
Nadzór i kontrola nad
budżetem miasta
transportu
Podatki i opłaty
20
Uwagi
5
6
I -IV kwartał 2016r.
2
(1 dzień roboczy)
(2 osobodni)
I -IV kwartał 2016r.
2
(2 dni robocze)
(4 osobodni)
I -IV kwartał 2016r.
2
(3 dni robocze)
(6 osobodni)
I - IV kwartał 2016r.
2
(1 dzień roboczy)
(2 osobodni)
I - IV kwartał 2016r.
2
Ewidencja, naliczanie i pobór podatków od środków
'6.
Planowany czas
przeprowadzenia
czynności
sprawdzających
(w dniach)
2
(2 dni robocze)
(4 osobodni)
I - IV kwartał 2016r.
(2 dni robocze)
(4 osobodni)
5. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach
L.p.
Nazwa obszaru
Planowany rok przeprowadzenia
audytu wewnętrznego
Uwagi
1
2
3
4
1.
Rachunkowość
2017
2.
Nadzór i kontrola nad budżetem miasta
3.
Kultura i sport
4.
5.
6.
2017
2017
Inwestycje
2018
Organizacja i zarządzanie
2018
Gospodarka mieszkaniowa
2018
6. Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany
organizacyjne)
Zastrzega się, iż w przypadku wystąpienia przesłanek wskazujących na konieczność zmiany przedmiotowego planu (np. zmiana przepisów ustawy
o finansach publicznych) lub nieznanych w chwili tworzenia planu zagrożeń dla realizacji działalności Urzędu, Plan Audytu na 2016 rok może ulec
zmianie.
21
7. Cykl audytu
Cykl audytu oblicza się jako iloraz liczby wszystkich obszarów ryzyka oraz liczby obszarów ryzyka wyznaczonych do przeprowadzenia zadań
zapewniających w planie na kolejny rok. Zgodnie z Planem Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Katowice na rok 2016 zidentyfikowanych
(głównych) obszarów ryzyka jest 20, zaplanowane do realizacji w 2016 r. jest 6 zadań.
Iloczyn wynosi zatem 3,33 ≈ 3 lata.
Przy założeniu, że prowadzone będą zadania zapewniające w ilości 6 rocznie, potrzeba 3 lat na przeprowadzenie audytu wewnętrznego we wszystkich
zidentyfikowanych obszarach ryzyka w Urzędzie Miasta Katowice.
8. Organizacja pracy komórki audytu wewnętrznego
W Planie na 2016 r. zostały przyjęte dotychczas obowiązujące uregulowania organizacyjne Urzędu Miasta Katowice w zakresie Wydziału Audytu
i Kontroli. Obliczenia ilości dni roboczych audytora wewnętrznego (2 osoby) przedstawia poniższa tabela:
Ogółem dni roboczych w 2016 r.
w tym:
251
w tym: 251 x 2 = 502 osobodni
Nieprzewidziane działanie, choroby, szkolenia (statystycznie)
5 x 2 = 10 osobodni
Urlopy
26 x 2 = 52 osobodni
22
Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów doradczych
10 x 2 = 20 osobodni
Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów sprawdzających
11 x 2 = 22 osobodni
Dni robocze przeznaczone na przeprowadzenie audytów zapewniających
i czynności z tym związanych
199 x 2 = 398 osobodni
Wyniki wskazują, iż Wydział Audytu i Kontroli może zrealizować określone zadania zapewniające w ciągu 199 dni przez 2 osoby, co daje 398 osobodni,
tj. 3.184 godziny.
NACZELNIK WYDZIAŁU
AUDYTU I KONTROLI
Audytor wewnętrzny
(-) Elżbieta Solska-Kuchciak
11 grudnia 2015 r.
11 grudnia 2015 r.
PREZYDENT MIASTA KATOWICE
(-) Marcin Krupa
Sporządziła: E. Solska-Kuchciak
23