Zamówienia publiczne.

Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
1/14
Procedura udzielania zamówień publicznych
Urząd Miasta
Nowy Targ
Wydanie: II
PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
Opracował: (imię i nazwisko, podpis)
Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis)
Krzysztof Iskra
Data: 18.02.2009
Data: 18.02.2009
Obowiązuje od: 02.03.2009
Nr egz.:
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
2/14
Procedura udzielania zamówień publicznych
Urząd Miasta
Nowy Targ
Wydanie: II
KARTA ZMIAN
Lp.
Wprowadzono
Anulowano
Data zmiany
Wprowadzający
zmianę
ROZDZIELNIK
Lp.
Otrzymujący procedurę
Nr egz.
1
2
3
4
5
Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością
Burmistrz Miasta
Audytor Wewnętrzny
Radca Prawny
Naczelnik Wydziału Organizacyjnego
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Nieruchomościami
i Planowania Przestrzennego
Skarbnik Miasta
Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji
Naczelnik Wydziału Gospodarki
Komunalnej i Drogownictwa
Naczelnik Wydziału Infrastruktury
Społecznej i Promocji
Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
Naczelnik Wydziału Oświaty
Kierownik Referatu ds. Ochrony
Środowiska
Kierownik Referatu Zamówień Publicznych
Komendant StraŜy Miejskiej
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Data
otrzymania
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Podpis
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
3/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
Procedura udzielania zamówień publicznych
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Kultury
Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej
Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej
Dyrektor Zakładu Gospodarczego Zieleni
i Rekreacji
Kierownik Zakładu Gospodarki
Mieszkaniowej
Kierownik Miejskiego Zakładu
Komunikacji
Dyrektor Miejskiego Zakładu Wodociągów
i Kanalizacji
Dyrektor Zespołu Obsługi Ekonomicznej
Szkół i Przedszkoli
Dyrektor Przedszkola Nr 2
Dyrektor Przedszkola Nr 4
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 2
im. Mikołaja Kopernika
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 3
im. Jana Pawła II
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 4
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 5
im. Konfederacji Tatrzańskiej
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 6
im. Burmistrza Nowego Targu Józefa
Rajskiego
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 10
Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 11
im. śołnierzy Armii Krajowej
Dyrektor Gimnazjum Nr 1 im. Tadeusza
Kościuszki
Dyrektor Gimnazjum Nr 2 im. Kardynała
Stefana Wyszyńskiego
Wydanie: II
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
4/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
SPIS TREŚCI
1.
2.
3.
4.
5.
CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ..................................................................... 5
ZAKRES OBOWIĄZYWANIA ............................................................................ 5
TERMINOLOGIA I SKRÓTY ............................................................................... 5
WŁAŚCICIEL PROCEDURY................................................................................ 6
ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE ...................................................... 6
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6.
7.
8.
9.
Burmistrz Miasta Nowy Targ jest odpowiedzialny za: ............................................... 6
Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za: ..................... 7
Skarbnik miasta lub upowaŜniona osoba jest odpowiedzialny za:.............................. 7
Pracownicy merytoryczni są odpowiedzialni za: ........................................................ 7
Komisja Przetargowa jest odpowiedzialna za:............................................................ 7
Dyrektorzy i Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za: ............. 7
SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA. .............................................. 8
6.1
Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych........................................................ 8
6.2
Zamówienia do 14 000 euro........................................................................................ 9
6.3
Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, których wartość nie przekracza
2 000 zł:....................................................................................................................... 9
6.4 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, o wartości od 2000 zł do 14 000 euro:
..................................................................................................................................... 9
6.5 Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne których
wartość szacunkowa przekracza wyraŜoną w złotych równowartość 14 000 euro... 10
6.6
Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość ......................................................... 11
6.7
Umowy w sprawach zamówień publicznych ............................................................ 12
6.8
Nadzór i kontrola....................................................................................................... 13
6.9
Postanowienia końcowe ............................................................................................ 13
ZAPISY .................................................................................................................... 13
WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW ................................................ 13
DOKUMENTY ZWIĄZANE ............................................................................... 13
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
5/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
1.
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY
Celem procedury jest przedstawienie zasad postępowania w sprawach dotyczących udzielania
zamówień publicznych, tak aby procesy te były realizowane w sposób sprawny, skuteczny,
efektywny i zgodny z zasadami i regulacjami obowiązującymi, w tym z ustawą „Prawo
Zamówień Publicznych”.
Procedura określa przebieg planowania, przygotowania i prowadzenia postępowania
udzielenia zamówienia publicznego.
2.
ZAKRES OBOWIĄZYWANIA
2.1.Zasady niniejszej procedury mają zastosowanie do udzielania przez Gminę Miasto Nowy
Targ oraz miejskie jednostki organizacyjne zamówień publicznych na dostawy, usługi
i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych lub przy ich współudziale.
2.2.Niniejsza procedura określa zasady szczegółowego postępowania przy wydatkowaniu
przez Gminę Miasto Nowy Targ oraz miejskie jednostki organizacyjne środków
publicznych, a w tym:
2.2.1. przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego,
2.2.2. realizacji umów w sprawie zamówień publicznych,
2.2.3. ewidencjonowania zamówień publicznych,
2.2.4. sprawozdawczości.
2.3.Przepisy niniejszej procedury mają zastosowanie do udzielania zamówień publicznych
przez Gminę Miasto Nowy Targ oraz przez miejskie jednostki organizacyjne.
3.
TERMINOLOGIA I SKRÓTY
3.1. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
3.1.1. dostawach – naleŜy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr,
w szczególności na podstawie umowy sprzedaŜy, dostawy, najmu, dzierŜawy oraz leasingu,
3.1.2. robotach budowlanych - naleŜy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie
i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy Prawo budowlane, a takŜe realizacje
obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy Prawo budowlane, za pomocą dowolnych
środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego,
3.1.3. usługach - naleŜy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są
roboty budowlane lub dostawy, a są usługami wymienionymi w załączniku II do dyrektywy
2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004r. w sprawie
koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlanych, dostawy
i usługi lub w załącznikach XVII A i XVII B do dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu
Europejskiego i Rady Europy z dnia 31 marca 2004r. koordynującej procedury udzielania
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
6/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu
i usług pocztowych,
3.1.4. zamawiającym - naleŜy przez to rozumieć: Gminę Miasto Nowy Targ, miejskie
jednostki organizacyjne, a takŜe inne podmioty jeŜeli dysponują środkami budŜetu miasta,
3.1.5. procedurze - naleŜy przez to rozumieć niniejszą Procedurę udzielania zamówień
publicznych,
3.1.6. środkach publicznych - naleŜy przez to rozumieć środki publiczne w rozumieniu
ustawy o finansach publicznych,
3.1.7. ustawie - naleŜy przez to rozumieć ustawę Prawo zamówień publicznych,
3.1.8. wartości zamówienia - naleŜy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest
całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone
przez Zamawiającego z naleŜytą starannością,
3.1.9. Wspólnym Słowniku Zamówień - naleŜy przez to rozumieć system klasyfikacji
produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych, (dostępny
na stronie http://www.uzp.gov.pl),
3.1.10. wykonawcy – naleŜy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia
publicznego, złoŜyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,
3.1.11. zamówieniach publicznych - naleŜy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane
między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy, roboty
budowlane.
3.1.12. Referacie – naleŜy przez to rozumieć Referat ds. zamówień publicznych Urzędu
Miasta lub komórkę organizacyjną prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne lub
osobę prowadzącą postępowanie o zamówienie publiczne w miejskich jednostkach
organizacyjnych.
3.1.13. Wydziale wszczynającym postępowanie o zamówienie publiczne zwanym dalej
Wydziałem – naleŜy przez to rozumieć równieŜ komórkę równorzędną o innej nazwie, a co
do miejskich jednostek organizacyjnych - komórkę organizacyjną prowadzącą dane
postępowanie o zamówienie publiczne / np. sekcja, referat itp./.
4.
WŁAŚCICIEL PROCEDURY
Osobą odpowiedzialną za merytoryczną stronę procedury jej opracowanie i aktualizacje jest
Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych.
5.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE
5.1
Burmistrz Miasta Nowy Targ jest odpowiedzialny za:
5.1.1 powołanie Komisji Przetargowej,
5.1.2 zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
5.1.3 dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty,
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
7/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
5.2
Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów są odpowiedzialni za:
5.2.1 przestrzeganie przepisów niniejszej procedury,
5.2.2 sprawdzenie kompletności wniosku o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzając
to własnoręcznym podpisem,
5.2.3 sprawdzenie kompletności dokumentacji z rozeznania rynku oraz potwierdzanie tej
czynności własnoręcznym podpisem wraz z datą.
5.3
Skarbnik miasta lub upowaŜniona osoba jest odpowiedzialny za:
5.3.1 potwierdzenie na wniosku o udzielenie zamówienia publicznego zabezpieczenia
środków finansowych na realizację zamówienia publicznego w planie finansowym,
5.3.2 potwierdzenie na formularzu dokumentacji z rozeznania rynku do 14 000 EURO
zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego w planie
finansowym.
5.4
Pracownicy merytoryczni są odpowiedzialni za:
5.4.1. przestrzeganie przepisów niniejszej procedury,
5.4.2. przygotowanie wniosku o udzielenie zamówienia,
5.4.3. przygotowanie materiałów dotyczących zamówienia, a w szczególności:
1/ rozpoznanie rynku,
2/ kosztorysu inwestorskiego,
3/ projektu budowlanego,
4/ decyzji pozwolenia na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych,
5/ innych materiałów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania,
6/ wszystkich materiałów, które będą załącznikami do specyfikacji istotnych
warunków zamówienia; naleŜy równieŜ przygotować ich wersję elektroniczną
i łącznie z wnioskiem dostarczyć do Referatu w wersji elektronicznej na płycie CD
z rozszerzeniem pdf.
5.4.4 przygotowanie dokumentacji z rozeznania rynku dla zamówień do 14.000 euro.
5.5
Komisja Przetargowa jest odpowiedzialna za:
5.5.1 opracowanie dokumentów związanych z zamówieniem publicznym,
5.5.2 przedstawienie kierownikowi zamawiającego opracowanych dokumentów,
5.5.3 szczegółowy tryb i zakres pracy komisji przetargowej reguluje Regulamin pracy komisji
przetargowej.
5.6
Dyrektorzy i Kierownicy jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za:
5.6.1 przestrzeganie postanowień niniejszej procedury,
5.6.2 zatwierdzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
5.6.3 dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty,
5.6.4 zatwierdzanie dokumentacji z rozeznania rynku dla zamówień do 14.000 euro.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
8/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
6.
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA.
6.1
Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych.
6.1.1. Sposób realizacji zamówienia uzaleŜnia się od wartości przedmiotu zamówienia.
RozróŜnia się następujące postępowania:
6.1.1.1.dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość szacunkowa nie przekracza
wyraŜonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro,
6.1.1.2.zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza
wyraŜoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, a nie przekracza kwot
określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy,
6.1.1.3.zamówienia publiczne, których wartość zamówienia jest równa lub przekracza
wyraŜoną w złotych równowartość kwot określonych w przepisach wydanych na
podstawie art. 11 ust. 8 ustawy,
6.1.2. W postępowaniach, o których mowa w pkt 6.1.1.2 i 6.1.1.3. kierownicy
zamawiającego:
6.1.2.1.powołują komisję przetargową,
6.1.2.2.zatwierdzają wnioski Komisji Przetargowych, w tym wybierają
najkorzystniejszą ofertę,
6.1.2.3.podpisują umowę, z wybranym wykonawcą, po uzyskaniu kontrasygnaty
Skarbnika lub Głównego Księgowego,
6.1.2.4.udzielają upowaŜnienia w zakresie reprezentowania Zamawiającego przed
Krajową Izbą Odwoławczą podczas postępowania odwoławczego w Urzędzie
Zamówień Publicznych.
6.1.3. Postępowania, o których mowa w pkt 6.1.1.2 i 6.1.1.3 przeprowadzane są przez
Referat.
6.1.4. Zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14 000 euro są zwolnione
z obowiązku stosowania do nich ustawy i przeprowadzają je wydziały. Muszą być jednak
dokonywane zgodnie z ustawą o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny
z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów, w sposób umoŜliwiający terminową
realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych
zobowiązań.
6.1.5. Nie wolno, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na
części lub zaniŜać jego wartości.
6.1.6. Warunkiem uruchomienia postępowania o zamówienie publiczne jest posiadanie
odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia.
Przed zatwierdzeniem dokumentacji z postępowania przez Kierownika Jednostki naleŜy
uzyskać zapewnienie Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego o środkach finansowych.
6.1.7. Przechowywanie dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne spoczywa na
jednostce organizacyjnej przeprowadzającej postępowanie. Do archiwizacji dokumentacji
związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne stosuje się art. 97 ustawy,
6.1.8. Jednostki organizacyjne, o których mowa w pkt 2.1. w zakresie przeprowadzonych
postępowań, zobowiązane są do prowadzenia rejestru zamówień.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
9/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
6.2
Zamówienia do 14 000 euro.
6.2.1. Przy udzielaniu zamówień naleŜy stosować zasady obiegu i kontroli dokumentów
finansowo-księgowych obowiązujące w Urzędzie Miasta Nowy Targ.
6.3
Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, których wartość nie przekracza
3 500 zł:
6.3.1. JeŜeli wartość zamówienia nie przekracza 3 500 zł netto Wydział, dokonuje wydatków
w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania jak najlepszych efektów
z danych nakładów.
6.3.2. Podstawą płatności w zamówieniach nie przekraczających 3 500 zł netto moŜe być
umowa, zlecenie lub w przypadku ich braku dokonanie na odwrocie faktury szczegółowej
adnotacji zawierającej podstawę prawną i faktyczną udzielenia zamówienia.
6.4 Sposób postępowania przy udzieleniu zamówień, o wartości od 3 500 zł netto
do 14 000 euro:
6.4.1.Pracownicy przygotowujący zamówienia powyŜej 3 500 zł netto kierując się zasadami
celowości i oszczędności są zobowiązani przed dokonaniem zamówienia dokonać ustalenia
i określenia przedmiotu zamówienia, wyceny zamówienia, przeprowadzić rozeznanie rynku
właściwe dla danego przedmiotu zamówienia i wybrać wykonawcę, który proponuje
najniŜszą cenę za przedmiot zamówienia lub teŜ jego oferta jest najkorzystniejsza dla
zamawiającego zgodnie z innymi kryteriami np.: koszty eksploatacji, warunki gwarancji,
termin wykonania. Przed zatwierdzeniem dokumentacji z postępowania przez Kierownika
Jednostki naleŜy uzyskać zapewnienie Skarbnika Miasta lub Głównego Księgowego
o środkach finansowych.
6.4.2. Zapytanie z Ŝądanymi kryteriami według których będzie oceniana oferta Wydział
kieruje, o ile specyfika zamówienia na to pozwala do co najmniej trzech Wykonawców.
W przypadku specyficznych zamówień, wykonywanych przez wąskie grono Wykonawców,
gdy niemoŜliwe jest wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech Wykonawców,
naleŜy umieszczać zapytania na stronie internetowej Zamawiającego.
6.4.3. Po uzyskaniu odpowiedzi Wydział sporządza dokumentację z rozeznania rynku
wg formularza nr F/01 do niniejszej procedury.
6.4.4. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest wartość rynkowa netto
zamówienia. Podstawę przeliczenia wartości zamówienia stanowi średni kurs złotego
w stosunku do euro określony w drodze rozporządzenia przez Prezesa Rady Ministrów.
6.4.5. Pracownicy Wydziałów, biorący udział w udzielaniu zamówień są zobowiązani do
określenia z naleŜytą starannością przedmiotu zamówienia i ustalenia, czy inne osoby
w Urzędzie Miasta dokonywały lub będą dokonywać w bieŜącym roku takich samych
zamówień.
6.4.6. JeŜeli wartość zamówienia przekracza kwotę 3 500 zł netto lub wykonanie zamówienia
jest dłuŜsze niŜ jeden miesiąc i comiesięcznie powtarzają się płatności Zamawiający jest
zobowiązany do sporządzenia pisemnej umowy określającej najwaŜniejsze warunki realizacji
zamówienia.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
10/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
6.4.7. Procedura rozeznania rynku nie obowiązuje zamówień nieprzewidzianych o wartości
netto nie przekraczającej wyraŜonej w złotych równowartości 14 000 euro, a w szczególności
dotyczących:
1/ usług gastronomicznych,
2/ zakupu kwiatów, wiązanek okolicznościowych, kartek świątecznych,
3/ zamówień dotyczących druku plakatów, zaproszeń itp,
4/ przedmiotów zamówienia, które mogą zrealizować tylko jedyni wykonawcy, dostawcy, w
tym artyści i zespoły muzyczne,
5/ opłat administracyjnych, których uiszczanie regulowane jest odrębnymi przepisami,
6/ usuwania awarii,
7/ zakup ksiąŜek,
8/ opłat za zjazdy, konferencje,
9/ szkoleń,
10/ serwisu i przeglądów samochodów słuŜbowych,
11/ ogłoszeń w prasie oraz czasopismach specjalistycznych,
12/ pełnienie czynności inspektora nadzoru inwestorskiego,
13/ inkasa opłaty targowej i skarbowej.
6.5
Obieg dokumentów związanych z postępowaniami o zamówienia publiczne których
wartość szacunkowa przekracza wyraŜoną w złotych równowartość 14 000 euro
6.5.1. Wydział po ustaleniu i określeniu przedmiotu zamówienia nadaje mu nazwę, szacuje
koszty, ustala źródła finansowania i terminarz postępowania oraz przekazuje do Referatu:
6.5.1.1. wniosek o udzielenie zamówienia zgodnie ze wzorem stanowiącym formularz
Nr F/02, podpisany przez osobę wnioskującą, Naczelnika Wydziału i Skarbnika
Miasta lub Głównego Księgowego Urzędu Miasta oraz zatwierdzony przez
Zamawiającego,
6.5.1.2. materiały dotyczące zamówienia, a w szczególności:
1/ rozpoznanie rynku,
2/ kosztorys inwestorski,
3/ projekt budowlany,
4/ decyzje pozwolenie na budowę lub zgłoszenie robót budowlanych,
5/ inne materiały niezbędne do przeprowadzenia postępowania,
6/ wszystkie materiały, które będą załącznikami do specyfikacji istotnych warunków
zamówienia naleŜy równieŜ przygotować w wersji elektronicznej i łącznie
z wnioskiem dostarczyć do referatu w wersji elektronicznej na płycie CD
z rozszerzeniem pdf.
6.5.2. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane
jest posiadanie:
6.5.2.1. dokumentacji projektowej,
6.5.2.2. specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych,
6.5.2.3. przedmiaru robót,
6.5.2.4. kosztorysu inwestorskiego,
6.5.2.5. pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
11/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
6.5.3. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne na zaprojektowanie
i wykonanie robót budowlanych jest posiadanie programu funkcjonalno- uŜytkowego.
6.5.4. Dalsze postępowanie o zamówienie publiczne prowadzone jest przez Referat.
6.5.5. Zamawiający na wniosek Referatu powołuje Komisję Przetargową i dokonuje wyboru
trybu postępowania zgodnie z przepisami ustawy, stosownie do zakresu i wartości
zamówienia a takŜe innych okoliczności, które mogą mieć wpływ na wybór.
6.5.6. Komisja Przetargowa opracowuje dokumenty związane z zamówieniem publicznym
oraz przedstawia je do zatwierdzenia kierownikowi Zamawiającego.
6.5.7. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego,
zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie
oraz na stronie internetowej. JeŜeli wartość zamówienia jest mniejsza niŜ kwoty określone
w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, Zamawiający zamieszcza ogłoszenie
o zamówieniu na. w Biuletynie Zamówień Publicznych. JeŜeli wartość zamówienia jest równa
lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8,
zamawiający przekazuje ogłoszenie o zamówieniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji
Wspólnot Europejskich.
6.5.8. W okresie dzielącym dzień ogłoszenia /zaproszenia/ od składania ofert Referat
udostępnia Specyfikację Istotnych Warunków zamówienia oraz udziela wyjaśnień
dotyczących Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,
6.5.9. Wydział w trakcie postępowania o zamówienie współpracuje z Referatem,
a w szczególności zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień w zakresie spraw technicznych
i merytorycznych dotyczących przedmiotu zamówienia.
6.5.10. Wynik postępowania o zamówienie publiczne zatwierdza kierownik Zamawiającego.
6.5.11. Po zatwierdzeniu wynik przesyłany jest wykonawcom, którzy uczestniczyli
w postępowaniu i umieszczany w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie,
na stronie internetowej.
6.6 Planowanie zamówień oraz sprawozdawczość
6.6.1. Wydział zobowiązany jest - po ustaleniu wielkości środków budŜetowych, którymi
będzie dysponował - w roku następnym dokonać ich wstępnego podziału i opracować plan ich
wydatkowania pod kątem kosztów przewidywanych do zastosowania ustawowych trybów
postępowania, terminów rozpoczęcia i zakończenia postępowań.
6.6.2. Ustalając wartość szacunkową zamówienia naleŜy mieć na uwadze w szczególności
art. 32 - 35 ustawy (Dział II Rozdział 2. Przygotowanie postępowania).
6.6.3. Plany zamówień publicznych sporządza się na formularzach nr 3 będących
załącznikiem do niniejszej procedury w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego.
6.6.4. Formularze, o których mowa w pkt 6.6.3 sporządzone w poszczególnych Wydziałach
są podstawą do przygotowania arkusza zbiorczego.
6.6.5. Wszystkie Wydziały zobowiązane są do zgłoszenia w grudniu roku poprzedniego do
Referatu wszystkich planowanych wydatków /dostaw, usług, robót budowlanych/ na rok
następny, tak aby moŜna było określić rodzaj wydatków przy realizacji których nie ma
zastosowania ustawa.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
12/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
6.6.6. Zestawienie zbiorcze planowanych zamówień na rok następny sporządza Referat nie
później niŜ do 20 grudnia roku poprzedzającego. Po jednym egzemplarzu zestawienia Referat
przekaŜe Skarbnikowi oraz Naczelnikom poszczególnych Wydziałów, celem ujęcia tych
zadań w harmonogramie wydatków.
6.6.7. Miejskie jednostki organizacyjne sporządzają, zgodnie z art. 98 ustawy, roczne
sprawozdanie z udzielonych zamówień.
6.6.8. Sprawozdanie z udzielonych zamówień przeprowadzonych przez Referat sporządza
Referat.
6.6.9. Roczne sprawozdania przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych
w terminie do dnia 1 marca następnego roku.
6.7 Umowy w sprawach zamówień publicznych
6.7.1. Do zawarcia i realizacji umów o zamówienie publiczne naleŜy stosować przepisy
ustawy oraz Kodeksu cywilnego.
6.7.2. Umowę o zamówienie publiczne powyŜej 14 000 euro sporządza Referat.
6.7.3. W umowie naleŜy uwzględnić wszelkie, istotne dla danego przedmiotu zamówienia
okoliczności związane z realizowaniem zamówienia, takie jak np.: jego wartość, przedmiot,
termin, sposób wykonania i odbioru, sposób określenia wynagrodzenia, sposób rozliczeń
i terminy płatności, zabezpieczenie naleŜytego wykonania, przewidywane kary umowne,
gwarancję i rękojmię.
6.7.4. Projekt umowy w sprawie zamówień publicznych muszą być zaakceptowane pod
względem formalno - prawnym przez Radcę Prawnego, Kierownika Referatu, wnioskującego
naczelnika oraz pod względem finansowym przez Skarbnika lub Głównego Księgowego.
PowyŜsze uzewnętrznia się podpisem i pieczęcią osób podpisujących na wszystkich
egzemplarzach umowy.
6.7.5. Umowy o zamówienia publiczne wymagają formy pisemnej, pod rygorem niewaŜności,
chyba Ŝe przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.
6.7.6. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być toŜsamy z jego
zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest niewaŜna w części wykraczającej poza
określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
6.7.7. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (SIWZ) oraz oferta stanowią załączniki
do umowy.
6.7.8. Podpisaną umowę Referat przekazuje do wnioskującego Wydziału /2 egzemplarze/
a Wydział angaŜuje środki finansowe oraz przekazuje jeden egzemplarz umowy do
Skarbnika.
6.7.9. Nadzór i zarządzanie realizacją umowy naleŜy do obowiązków Wydziału.
6.7.10. Wydział obowiązany jest do rejestrowania wszelkich uchybień po stronie wykonawcy
związanych z realizacją umowy.
6.7.11. W kaŜdym przypadku stwierdzenie uchybień, które zgodnie z umową stanowią
podstawę do nałoŜenia kar umownych lub wyciągania innego rodzaju konsekwencji
wynikające z umowy Wydział jest obowiązany nałoŜyć kary umowne lub wyciągnąć
stosowne konsekwencje.
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
13/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
6.8
Nadzór i kontrola
6.8.1. Nadzór nad realizacją ustawy o zamówieniach publicznych oraz realizację niniejszego
regulaminu sprawuje Zamawiający.
6.8.2. Wykonanie nadzoru, o którym mowa w ust. 1 polega w szczególności na:
6.8.2.1. Ŝądaniu i gromadzeniu informacji o charakterze planistycznym i sprawozdawczym
dotyczącym realizacji ustawy w ustalonych terminach,
6.8.2.2.udziale w pracach przygotowawczych lub konkretnych postępowaniach
w uzasadnionych przypadkach,
6.8.2.3. koordynacji wszelkich działań związanych z zamówieniami publicznymi w zakresie
szkolenia, upowszechniania publikacji dydaktycznych, upowszechniania aktów
prawnych dotyczących zamówień, ich nowelizacji i obowiązujących interpretacji.
6.8.3. Działania kontrolne, związane z realizacją ustawy w zakresie merytorycznym prowadzi
Referat oraz stanowisko do spraw kontroli.
6.8.4. KaŜdy Wydział zobowiązany jest uwzględnić w trakcie merytorycznych kontroli
podporządkowanych jednostek zagadnienie związane z realizacją postanowień ustawy.
6.9
Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu mają zastosowanie
przepisy ustawy oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie.
7.
ZAPISY
W wyniku realizacji zamówień publicznych prowadzone są następujące teczki spraw i rejestry
zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt:
7.1 sprawy organizacyjne (ZP.0114 B-5), stanowisko – Kierownik Referatu ds. Zamówień
Publicznych,
7.2 rejestr zamówień publicznych (ZP.340 B-10), stanowisko - Kierownik Referatu ds.
Zamówień Publicznych,
7.3 dokumentacja zamówień publicznych wraz z oryginałem wniosku (ZP.341 B-5),
stanowisko - Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych,
7.4 umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych (ZP.342 B-10),
stanowisko- Kierownik Referatu ds. Zamówień Publicznych,
8.
WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW
8.1 Formularz Nr F/01
8.2 Formularz Nr F/02
8.3 Formularz Nr F/03
9.
formularz dokumentacji z rozeznania rynku
wzór wniosku o udzielenie zamówienia publicznego
wzór planowanych wydatków na rok następny.
DOKUMENTY ZWIĄZANE
9.1 ustawa Prawo zamówień publicznych,
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością
Numer dokumentu:
PROCEDURA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
PW-7.1
Strona / stron
14/14
Urząd Miasta
Nowy Targ
Procedura udzielania zamówień publicznych
Wydanie: II
9.2 rozporządzenia wykonawcze:
9.2.1 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot wartości zamówień
i konkursów, od których jest uzaleŜniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi
Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.
9.2.2 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich
moŜe Ŝądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być
składane.
9.2.3 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania
o udzieleniu zamówienia publicznego.
9.2.4 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów ogłoszeń
zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych.
9.2.5 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego
w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.
9.2.6 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych
w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych oraz jego wzoru.
9.2.7 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie szczegółowego zakresu i formy
dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót
budowlanych oraz programu funkcjonalno-uŜytkowego.
9.2.8 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury zmieniające rozporządzenie w sprawie
szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych
wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-uŜytkowego.
9.2.9 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie określenia metod i podstaw
sporządzenia kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac
projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie
funkcjonalno-uŜytkowym.
9.3 Regulamin pracy Komisji Przetargowej.
KONIEC
Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowy Targ.
Prawa autorskie zastrzeŜone.
Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania
bez zgody Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością