Seminarium: E-zaopatrzenie

E-Seminar
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 1
Seminarium:
E-zaopatrzenie
Internetowe rozwiàzania dla firm
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 2
Seminarium:
E-zaopatrzenie
Internetowe rozwiàzania dla firm
3
Powitanie
4
Cele
5
Zaopatrzenie
6
Definicja e-zaopatrzenia
7
Elementy e-zaopatrzenia
8
Etapy e-zaopatrzenia
9
KorzyÊci z e-zaopatrzenia
10
Warunki osiàgni´cia sukcesu
11
Rozwiàzania techniczne
12
Wnioski
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 3
Seminarium: E-zaopatrzenie
Powitanie
Witamy na seminarium "Internetowe rozwiàzania dla firm" poÊwi´conym e-zaopatrzeniu.
W ostatnich latach Internet udost´pni∏ firmom niemal nieograniczone mo˝liwoÊci usprawniania
procesów gospodarczych. E-zaopatrzenie polega na wykorzystaniu technologii internetowych do
obs∏ugi zakupów, realizowanych w ramach ∏aƒcucha dostaw firmy.
Dzi´ki automatyzacji procesów zaopatrzenia firmy mogà wspó∏u˝ytkowaç dane ze swoimi
dostawcami oraz lepiej zrozumieç zjawiska zwiàzane z popytem i poda˝à.
3 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 4
Seminarium: E-zaopatrzenie
Cele
Celem tego seminarium jest dyskusja nad koncepcjà e-zaopatrzenia oraz wyjaÊnienie, w jaki
sposób mo˝e ono usprawniç pocesy zakupów w firmie.
Podczas seminarium przedyskutujemy aspekty gospodarcze zwiàzane z wprowadzeniem
e-zaopatrzenia w firmie.
Najpierw zajmiemy si´ ogólnà koncepcjà zaopatrzenia i jego internetowej odmiany
- e-zaopatrzenia.
Przedstawimy równie˝ korzyÊci, jakie niesie firmom e-zaopatrzenie.
Na koniec zajmiemy si´ implementacjà e-zaopatrzenia oraz tym, co jest potrzebne do jego
wdro˝enia w firmie.
4 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 5
Seminarium: E-zaopatrzenie
Zaopatrzenie
Chwileczk´. W mojej firmie, zatrudniajàcej tylko 40 osób, nie mamy czasu i w zasadzie nie
potrzebujemy organizowaç zaopatrzenia w taki sposób, w jaki musi ono funkcjonowaç w
wielkich korporacjach. Dlatego wydaje mi si´, ˝e dopóki nasza firma nie b´dzie troch´
wi´ksza, e-zaopatrzenie nie ma dla nas znaczenia, mam racj´?
No có˝, pi´kno wspó∏czesnych aplikacji internetowych polega na tym, ˝e sà one znacznie bardziej
skalowalne i dzi´ki temu odpowiednie dla firm ró˝nej wielkoÊci. Tradycyjnie, wi´kszoÊç aplikacji
automatyzujàcych procesy gospodarcze by∏a przeznaczona dla du˝ych przedsi´biorstw. Jednak
dzisiaj takie aplikacje sà dost´pne dla firm dowolnej wielkoÊci i cz´sto sà to aplikacje internetowe.
Ka˝da firma musi dokonywaç bie˝àcych zakupów towarów i us∏ug, aby móc prowadziç swojà
dzia∏alnoÊç. Mogà to byç albo materia∏y bezpoÊrednie, wymagane do produkcji sprzedawanych
towarów i Êwiadczenia us∏ug, albo towary i us∏ugi poÊrednie, zwiàzane z utrzymaniem firmy,
naprawami i obs∏ugà administracyjnà. Zakupy te sà ogólnie nazywane zaopatrzeniem.
Kiedy firma chce okreÊliç potencjalne obszary redukcji kosztów, zaopatrzenie cz´sto plasuje si´ na
poczàtku listy. Dost´pne metody obni˝ania kosztów zaopatrzenia obejmujà negocjacj´
korzystniejszych warunków zakupu, szukanie najlepszych dostawców, centralizacj´ zakupów w
firmie i tym podobne.
Jednak niezale˝nie od tych staraƒ, zaopatrzenie mo˝e w dalszym ciàgu byç z∏o˝onym i
kosztownym procesem.
Jak zobaczymy w dalszej cz´Êci seminarium, e-zaopatrzenie pozwala na jeszcze wi´ksze
usprawnienie procesów zakupów i obni˝enie zwiàzanych z nimi kosztów.
5 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 6
Seminarium: E-zaopatrzenie
Definicja e-zaopatrzenia
Czy jednak e-zaopatrzenie nie polega wy∏àcznie na wykorzystaniu komputerów do
przygotowywania i dokumentowania zakupów? My ju˝ u˝ywamy do tego celu arkuszy
kalkulacyjnych, rejestrujemy zakupy w bazie danych i tak dalej...
To dobrze, ˝e e-zaopatrzenie idzie znacznie dalej. OkreÊlenie to jest ogólnà nazwà dla technologii
i procesów, które pozwalajà organizowaç i realizowaç zaopatrzenie za poÊrednictwem Internetu
bez u˝ycia papieru.
E-zaopatrzenie, czyli zaopatrzenie elektroniczne, to zautomatyzowana, wykorzystujàca Internet
metoda nabywania przez firmy towarów i us∏ug niezb´dnych do prowadzenia dzia∏alnoÊci
gospodarczej.
Nabywane towary i us∏ugi mogà obejmowaç komponenty produktów, standardowe surowce,
materia∏y na indywidualne zamówienia lub materia∏y eksploatacyjne, u˝ywane w firmie do celów
konserwacji, napraw lub obs∏ugi administracyjnej.
6 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 7
Seminarium: E-zaopatrzenie
Elementy e-zaopatrzenia
No dobrze, wykorzystuj´ ju˝ Internet do wysy∏ania poczty elektronicznej, przeglàdania stron
WWW i tym podobnym. Czy chodzi o to, ˝e gdybym niektóre z telefonów lub faksów w
sprawach zwiàzanych z zakupami zastàpi∏a wiadomoÊciami e-mail, mog∏abym wtedy
nazywaç to e-zaopatrzeniem?
Hmm, e-zaopatrzenie z pewnoÊcià wykorzystuje narz´dzia komunikacji internetowej, ale
obejmuje znacznie wi´cej czynnoÊci, ni˝ tylko komunikowanie si´ drogà elektronicznà z
dostawcami. System e-zaopatrzenia mo˝e objàç wszystkie elementy procesu zakupów.
Proces ten rozpoczyna si´ zwykle od wyboru dostawcy dla okreÊlonych produktów. W ramach ezaopatrzenia mo˝na korzystaç z dost´pnych online, skonsolidowanych katalogów prezentujàcych
produkty od ró˝nych preferowanych dostawców. Mo˝na tak˝e szukaç najlepszego dostawcy
globalnie, mieç dost´p do tego samego katalogu z dowolnego oddzia∏u firmy lub drogà
elektronicznà konsultowaç skomplikowanà dokumentacj´ kontraktu.
Wewn´trzne czynnoÊci zatwierdzajàce, na przyk∏ad dla zapotrzebowaƒ zakupu, mo˝na
zautomatyzowaç i po∏àczyç z wybranymi produktami.
Z kolei transakcje zakupowe, na przyk∏ad przetwarzanie zleceƒ zakupu i ich sk∏adanie u
dostawcy, mo˝na wykonywaç poprzez Internet.
Dalsze czynnoÊci oraz Êledzenie zleceƒ, obejmujàce ich realizacj´, dostaw´, odbiór i p∏atnoÊç,
mogà byç obs∏ugiwane przez aplikacje internetowe, które pozwalajà w czasie rzeczywistym
kontrolowaç bie˝àcy stan zlecenia.
7 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 8
Seminarium: E-zaopatrzenie
Etapy e-zaopatrzenia
Jednak automatyzacja tych procesów wewn´trznych to tylko pierwszy etap wykorzystania
mo˝liwoÊci e-zaopatrzenia.
Nast´pny etap mo˝e obejmowaç zbli˝enie sieci firmowej z siecià dostawcy i skonfigurowanie
systemu zakupów bezpoÊrednich. Mo˝na na przyk∏ad zawrzeç z niektórymi g∏ównymi
dostawcami kontrakty zakupowe, z wynegocjowanymi cenami, upustami, iloÊciami itd. Wymiana
szczegó∏owych informacji z dostawcami poprzez Internet mo˝e wyeliminowaç strat´ czasu i
koszty zwiàzane z potwierdzeniem zlecenia zakupu, sprawdzanie limitu kredytowego i
potwierdzanie adresu wysy∏ki.
Innà metodà e-zaopatrzenia mo˝e byç uczestnictwo w elektronicznych gie∏dach handlowych. W
takim przypadku firma mo˝e do∏àczyç do e-gie∏dy lub sama powo∏aç takà gie∏d´ do istnienia. To
internetowe forum handlowe gromadzi nabywców, sprzedawców i poÊredników oraz oferuje
wiele interesujàcych mo˝liwoÊci zwiàzanych z zaopatrzeniem, takich jak dynamiczne ceny,
agregacja zleceƒ, zlecenia dla wielu dostawców, jawnoÊç cen poszczególnych dostawców oraz
mo˝liwoÊci wspó∏pracy z innymi firmami.
8 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 9
Seminarium: E-zaopatrzenie
KorzyÊci e-zaopatrzenia
Chyba zaczynam rozumieç. Ale czy na pewno inwestycje w system e-zaopatrzenia mogà si´
zwróciç?
Kilka przeprowadzonych ostatnio badaƒ wykaza∏o, ˝e niemal ka˝da firma lub instytucja, która
wdro˝y∏a internetowy system zaopatrzenia, osiàgn´∏a znaczàce korzyÊci.
Poniewa˝ zaopatrzenie ma bezpoÊredni zwiàzek z wydawaniem pieni´dzy, êród∏a korzyÊci le˝à
przede wszystkim w mo˝liwych oszcz´dnoÊciach.
Po pierwsze, dzi´ki systemowi e-zaopatrzenia mo˝na lepiej zarzàdzaç swoimi dostawcami. Mo˝na
wyszukiwaç dostawców oferujàcych najkorzystniejsze ceny i najwy˝szà jakoÊç oraz usprawniç
proces negocjacji i zawierania umów.
Internetowe zaopatrzenie umo˝liwia ponadto zwi´kszenie produktywnoÊci personelu dzia∏u
zaopatrzenia oraz obni˝enie kosztów zwiàzanych z tym personelem. Zmniejsza si´ zale˝noÊç od
dokumentów papierowych, takich jak zapytania ofertowe, odpowiedzi lub zlecenia zakupu.
Wspó∏pracujàc z preferowanymi dostawcami, mo˝na obni˝yç koszty materia∏ów i us∏ug oraz
wykorzystaç swój potencja∏ nabywczy przy negocjowaniu kontraktów, upustów lub ofert
specjalnych.
Co wi´cej, poprzez elektroniczne Êledzenie i rejestrowanie transakcji zakupowych, e-zaopatrzenie
u∏atwia sprawozdawczoÊç i dokumentowanie dzia∏alnoÊci. Sprzyja to zwi´kszeniu dok∏adnoÊci
przy realizacji zleceƒ i eliminuje niekontrolowane zakupy.
Tym samym obni˝one zostajà koszty administracyjne, a cykl zakupów od przygotowania zlecenia
do jego realizacji, znacznie si´ skraca.
9 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 10
Seminarium: E-zaopatrzenie
Warunki osiàgni´cia
sukcesu
W porzàdku, tylko skàd pewnoÊç, ˝e b´d´ mog∏a skorzystaç z tych wszystkich zalet?
Poniewa˝ zaopatrzenie jest g∏ównym elementem w naszym ∏aƒcuchu dostaw, chcielibyÊmy
mieç pewnoÊç, ˝e podchodzimy do tego we w∏aÊciwy sposób.
Otó˝ to. Chocia˝ e-zaopatrzenie zosta∏o pomyÊlnie wdro˝one przez wiele firm, wa˝ne jest, aby
wyciàgnàç wnioski p∏ynàce z poprzednich implementacji i zrozumieç podstawowe warunki
osiàgni´cia sukcesu.
Wprowadzenie e-zaopatrzenia b´dzie mia∏o znaczàcy wp∏yw na firm´ i na sposób wykonywania
zadaƒ przez niektórych pracowników. Tak jak w przypadku wielu projektów informatycznych,
sukces w znacznie wi´kszym stopniu zale˝y od zmiany zwyczajów i zachowaƒ, ni˝ od
inteligentnej technologii. Zatem niezb´dnym warunkiem pomyÊlnej implementacji tego nowego
podejÊcia do zaopatrzenia jest uzyskanie wewn´trznego poparcia w firmie.
Kolejnà istotnà sprawà jest uwa˝ne przyjrzenie si´ swoim wewn´trznym procesom zakupów, a
tak˝e procesom swoich dostawców, i odpowiednie ich zestrojenie. Trzeba zanalizowaç bie˝àce
operacje zwiàzane z zaopatrzeniem i zastanowiç si´, jaki wp∏yw b´dzie mia∏o na nie
wprowadzenie narz´dzi i procesów e-zaopatrzenia.
Ca∏e przedsi´wzi´cie musi byç precyzyjnie zaplanowane i przygotowane oraz odpowiednio
zarzàdzane.
Poza tym, nie wolno niedoceniaç szkolenia. Dzia∏ zaopatrzenia w firmie musi si´ nauczyç nowych
aplikacji i procesów, a pozosta∏e dzia∏y firmy muszà poznaç metody sporzàdzania zapotrzebowaƒ,
ich zatwierdzania, sk∏adania zleceƒ i dalszego post´powania.
10 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 11
Seminarium: E-zaopatrzenie
Rozwiàzania techniczne
RzeczywiÊcie, nie wyglàda to na czynnoÊç, którà mo˝na zrobiç z dnia na dzieƒ. A co z
kwestiami technologicznymi, mam na myÊli wymagania sprz´towe i programowe?
E-zaopatrzenie opiera si´ w g∏ównej mierze na zastosowaniu nowych narz´dzi i aplikacji, które
wykorzystujà mo˝liwoÊci sieci komputerowych. Jest wiele takich aplikacji, przeznaczonych dla
firm o dowolnej wielkoÊci; oferujà je ró˝ni producenci oprogramowania.
Aplikacje te zwykle wymagajà przynajmniej jednego serwera - albo w sieci firmowej, albo na
zewnàtrz firmy, na przyk∏ad do celów obs∏ugi dostawców.
Nale˝y przy tym pami´taç, ˝e zaopatrzenie to jeden z podstawowych procesów w firmie, dlatego
u˝ywane narz´dzia i aplikacje, a tak˝e ca∏a sieç komputerowa, muszà byç niezawodne,
skalowalne, bezpiecznie i dost´pne dla u˝ytkowników; konieczna jest równie˝ mo˝liwoÊç
zarzàdzania nimi. Oprócz tego potrzebne b´dzie sta∏e, szybkie ∏àcze internetowe.
¸àcze internetowe powinno byç zabezpieczone przed niepo˝àdanymi goÊçmi, choçby poprzez
router z funkcjami zapory firewall. Mo˝na ponadto zastanowiç si´ nad zastosowaniem
technologii wirtualnych sieci, które umo˝liwià skonfigurowanie kontrolowanych i bezpiecznych
Êrodowisk sieciowych tzw. ekstranetów na potrzeby wymiany informacji z dostawcami.
Dzi´ki Internetowi firmy mogà uczestniczyç w elektronicznych gie∏dach handlowych
odpowiednich do swojej bran˝y.
Wi´cej o wszystkich tych technologiach mo˝na dowiedzieç si´ na e-seminariach poÊwi´conych
rozwiàzaniom technicznym.
11 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 12
Seminarium: E-zaopatrzenie
Wnioski
A zatem to pewne, ˝e e-zaopatrzenie jest odpowiednià drogà, nawet dla mojej ma∏ej firmy?
OczywiÊcie. Rzecz jasna wymaga to specjalnego zaplanowania i pewnych inwestycji, ale nie nale˝y
zapominaç, ˝e ostateczny wp∏yw na koszty firmy b´dzie znaczàcy. Spróbujmy podsumowaç
najwa˝niejsze aspekty e-zaopatrzenia.
System e-zaopatrzenia pomaga lepiej zarzàdzaç dostawcami i znacznie redukuje koszty
zaopatrzenia. Pozwala to poprawiç obieg informacji w firmie i usprawniç procesy zakupów.
Aby pomyÊlnie zaimplementowaç system e-zaopatrzenia, trzeba zainicjowaç zmiany w kulturze
korporacyjnej firmy, w jej organizacji i procesach. Kluczem do skutecznego wdro˝enia sà
planowanie i szkolenia.
E-zaopatrzenie korzystnie wp∏ynie na ogólnà wydajnoÊç firmy i da pozytywne wyniki w jej
najwa˝niejszych obszarach: obni˝y koszty i zwi´kszy zyski. E-zaopatrzenie niesie korzyÊci dla firm
dowolnej wielkoÊci.
12 of 13
E-Zaopatrz 6/4/02 11:56 AM Page 13
Cisco Systems, Inc.
170 West Tasman Drive
San Jose, CA 95134-1706
USA
World Wide Web URL:
http://www.cisco.com
Tel.: 408 526-4000
800 553-NETS (6387)
Fax: 408 526-4100
Cisco Systems
9-11 New Square
Bedfont Lakes
Feltham
Middlesex, TW14 8HA
Tel.: +44 (0)20 8824 1000
Fax: +44 (0)20 8824 1001
Cisco Systems Poland Sp z o.o.
Al. Jerozolimskie 146 C
02-305 Warszawa
Polska
Tel.: (022) 5722700
Fax: (022) 5722701
Cisco Systems ma ponad 200 biur w wymienionych poni˝ej krajach. Ich adresy oraz numery telefonów i faksów zosta∏y zebrane w systemie informacyjnym
Cisco Connection Online pod adresem http://www.cisco.com
Argentyna • Australia • Austria • Belgia • Brazylia • Chile • ChRL • Czechy • Dania • Filipiny • Finlandia • Francja • Hiszpania • Holandia • Indie
• Indonezja • Irlandia • Izrael • Japonia • Kanada • Kolumbia • Korea • Kostaryka • Malezja • Meksyk • Niemcy • Norwegia • Nowa Zelandia
• Polska • Portugalia • Rosja • RPA • Singapur • Szwajcaria • Szwecja • Tajlandia • Tajwan • Wenezuela • W´gry • Wielka Brytania • W∏ochy
• Zjednoczone Emiraty Arabskie
Copyright (C) 1998 Cisco Systems Inc. Wszystkie prawa zastrze˝one. Wydrukowano w Polsce. Cisco IOS jest znakiem towarowym, natomiast Cisco, Cisco Systems, logo Cisco Systems, sà znakami handlowymi
nale˝àcymi do Cisco Systems, Inc lub jego filii, zastrze˝onymi w USA i niektórych innych paƒstwach. Pozosta∏e nazwy marek i produktów wymienione powy˝ej mogà byç znakami handlowymi lub
zarejestrowanymi znakami handlowymi innych firm.