Część I. Sprawozdanie merytoryczne

SPRAWOZDANIE (CZĘŚCIOWE*/KOŃCOWE*)1)
z wykonania zadania publicznego
„Tworzenie i prowadzenie Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej”
(nazwa zadania)
w okresie od 03.11.2008 do 31.12.2008,
określonego w umowie nr CK-WOP/B/X/3/3/4-174/35/2008/NGO,
zawartej w dniu 03.11.2008, pomiędzy
Miastem Stołecznym Warszawą
a Stowarzyszeniem Biuro Obsługi Ruchu Inicjatyw Społecznych BORIS
(nazwa organu zlecającego)
(nazwa organizacji pozarządowej*/podmiotu*/ jednostki organizacyjnej*)
Data złoŜenia sprawozdania: 30.01.2009
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1. Czy zakładane cele i rezultaty zostały osiągnięte w wymiarze określonym w ofercie? Jeśli
nie – dlaczego?
Zakładanym celem Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej było zwiększenie
aktywności warszawskich organizacji niezaleŜnych i inicjatyw obywatelskich w ich
samodzielnym rozwiązywaniu problemów na rzecz zwiększania jakości Ŝycia mieszkańców
Warszawy.
Cel został osiągnięty.
Realizację celu odzwierciedlają osiągnięte rezultaty:
• Zwiększy się liczba inicjatyw społecznych i organizacji pozarządowych działających
na rzecz rozwiązywania problemów społecznych w Warszawie
• Podniesie się poziom zarządzania organizacją oraz poziom usług świadczonych przez
organizacje pozarządowe w Warszawie
• Zwiększy się udział organizacji pozarządowych i innych dobrowolnych inicjatyw
mieszkańców Warszawy w kreowaniu nowych form rozwoju ich społeczności
lokalnych
• Zwiększona zostanie efektywność organizacji pozarządowych w obszarze
opracowywania nowych projektów i programów działań
• Podniesie się poziom umiejętności organizacji pozarządowych w dziedzinie
zdobywania środków finansowych i pisania projektów oraz zarządzania pracownikami
i wolontariatem
• Zwiększy się ilość zewnętrznych środków finansowych, jakie – dzięki aktywnym
organizacjom obywatelskim – wspomagają lokalny budŜet w rozwiązywaniu
problemów społecznych stolicy
• Opracowany zostanie program wspierania inicjatyw i organizacji obywatelskich w
ramach koncepcji Stołecznego Centrum Współpracy Obywatelskiej realizowanego
przez porozumienie partnerów Trzeciego Sektora
• Zostanie opracowany metodologicznie i wypromowany model Stowarzyszenia
Sąsiedzkiego, na podstawie badania ok. 20 tego typu organizacji warszawskich
1
Osiągnięty cel i rezultaty potwierdzają przede wszystkim osiągnięte wskaźniki rezultatu.
(punkt 3 sprawozdania) oraz pośredni wskaźniki produktu osiągnięte z niewielkimi
rozbieŜnościami (równieŜ punkt 3 sprawozdania).
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem działań partnerów i podwykonawców2)
1. Informacja, promocja, badania
W Stołecznym Centrum Współpracy Obywatelskiej podstawową usługą było świadczenie
informacji wszystkim zainteresowanym działalnością pozarządową osobom i środowiskom.
Informacja obejmowała następujące zagadnienia:
- wiedza ogólna o trzecim sektorze;
- podstawowa wiedza o SCWO i pomocy jaką moŜe zaoferować;
- podstawowa wiedza na temat wewnętrznych i zewnętrznych źródeł i narzędzi pomocy, jaką
moŜna oferować organizacjom pozarządowym w Warszawie.
Informacja udzielana była przede wszystkim poprzez telefon, internet (na podstawie bazy.
ngo.pl przygotowano bazę e-mailową warszawskich organizacji do których wysyłano bieŜące
informacje o Centrum a takŜe informacje o aktualnie dostępnych usługach) i wydawnictwa
informacyjne (zakupiono i dystrybuowano poradniki 3W- wydawnictwo Stowarzyszenie
Klon/Jawor
oraz poradniki z wydawnictwa Fundacji Rozwoju Społeczeństwa
Obywatelskiego”. Wszystkie bezpośrednie spotkania zostały zaliczone jako poradnictwo– ze
względu na swoją specyfikę
(konieczność przygotowania się do wizyty i
zaewidencjonowania kontaktu).
Podstawową działalnością promocyjną w okresie listopad-grudzień 2008 było uruchomienie
strony internetowej poświęconej działalności Stołecznego Centrum. W początkowym okresie
promowano projekt poprzez portal www.warszawa.ngo.pl Umieszczono tam podstawowe
informacje o ofercie Centrum oraz dodawano aktualności w postaci bieŜących informacji o
terminach szkoleń i spotkań. Informacje te generowały się takŜe w newsletterze ngo.pl.
W grudniu uruchomiona została strona projektu pod adresem
www.centrumwspolpracy.org.pl.
2. Poradnictwo indywidualne i konsultacje specjalistyczne
Klientom SCWO udzielane było poradnictwo z następującej tematyki:
• tworzenie i zarządzanie organizacją pozarządową
• aspekty prawne działania organizacji pozarządowych
• aspekty księgowo-finansowe działania organizacji
• porady w zakresie nowoczesnych technologii IT
a) Poradnictwo w zakresie zarządzania
Najczęściej udzielane porady dla organizacji formalnych i grup obywatelskich dotyczyły:
zakładanie stowarzyszenia, fundacji, rozwiązanie organizacji,
wypełnianie formularzy do Krajowego Rejestru Sądowego,
procedury wewnętrzne w organizacji (zebranie załoŜycielskie, Walne, zmiany statutu,
2
-
uchwały Walnego, zarządu),
ubieganie się o status Organizacji PoŜytku Publicznego,
zarządzanie zespołem, wewnętrzne wzmacnianie organizacji, wolontariat,
planowanie przyszłych działań, pisanie projektów i wniosków o dotacje w tym do
Europejskiego Funduszu Społecznego,
pozyskiwanie środków na działania społeczne,
Poradnictwo odbywało się będzie w siedzibie Stowarzyszenia BORIS od poniedziałku do
piątku w g. 9.00 -17.00.
Udzielono 33 porady ( 58 godzin poradniczych) dla 46 organizacji i inicjatyw obywatelskich.
b) poradnictwo w zakresie księgowości
Konsultacje specjalistyczne z zakresu księgowości odbywały się 2 razy w tygodniu po 1,5
godziny w poniedziałki i czwartki.
Terminy dyŜurów: 17.11.2008, 24.11.2008, 27.11.2008, 01.12.2008, 4.12.2008, 08.12.2008,
11.12.2008, 15.12.2008, 18.12.2008.
Udzielono 8 porad ( 9 godzin poradniczych) dla 8 organizacji
Specjalistyczne porady księgowe obejmowały następujące zagadnienia:
- Zakładowa Polityka Finansowej wymagana przez Ustawę o Rachunkowości oraz
Rozporządzenia Ministra Finansów;
- przestrzeganie Ustawy o podatku od towarów i usług VAT - zakres dla nowopowstającej
organizacji
- księgowanie wpływów, kosztów i poniesionych wydatków, tworzenie budŜetów,
sprawozdań finansowych, rozliczeń dotacji i przygotowania dokumentów, dokumentowanie
kosztów (opisywanie faktur), zobowiązania wobec ZUS (składki na ubezpieczenie społeczne)
i US, pomoc w konkretnych problemach podatkowych i z VAT – zakres dla działających
organizacji
c) poradnictwo prawne
Prawnik w ramach SCWO udzielał porad prawnych 1 raz w tygodniu przez 1.5 godziny we
wtorki.
Udział w konsultacjach prawnych wymagał od organizacji zaangaŜowania w postaci
wcześniejszego nakreślenia sprawy drogą mailową, co umoŜliwiło prawnikowi przygotowanie
się do konsultacji.
Terminy dyŜurów: 18.11.2008, 25.11.2008, 02.12.2008, 09.12.2008, 16.12.2008
Udzielono 7 porad (6 godzin poradniczych) dla 7 organizacji.
Specjalistyczne porady prawne obejmowały następujące zagadnienia:
- zmiany statutu;
- odrzucona prośba o rejestrację lub status OPP w KRS,
- problemy prawne w kontaktach z darczyńcami, US, ZUS,
- konflikty związane z prawem pracy czy procedury prawne związane z zarządzaniem
personelem w organizacji,
3
- stosowanie Ustawy o finansach publicznych, Ustawy o działalności poŜytku publicznego i o
wolontariacie.
d) długofalowe poradnictwo księgowo-prawne
Dodatkowo, wybranym organizacjom świadczone było poradnictwo księgowe i prawne o
charakterze długofalowym. Organizacje pozarządowe zainteresowane tego typu ofertą będą
zgłaszały się najpierw na konsultacje, w trakcie której poradnicy przeprowadzali analizę ich
sytuacji i problemów.
Oferta długofalowego poradnictwa skierowana była do tych organizacji, których problemów
nie da się rozwiązać w trakcie krótszych spotkań w siedzibie SCWO. Dlatego poradnicy
odwiedzali organizacje w ich biurach, analizując sprawy na miejscu i udzielając
bezpośredniego wsparcia liderom i pracownikom.
Tego typu poradnictwo (zwłaszcza księgowe) cieszyło się duŜym zainteresowaniem
organizacji.
Udzielono porad :
Porad prawnych: 4 porady – 11,5 godzin poradniczych dla 3 organizacji pozarządowych
Porad księgowych: 8 porad – 30,5 godzin poradniczych dla 6 organizacji pozarządowych
e) poradnictwo IT
W ramach oferty SCWO udzielane były takŜe konsultacje IT.
Porady te dotyczyły
- wykorzystania nowoczesnych technologii komputerowych i oprogramowania;
- unowocześnienia stron organizacji;
- informacji o aktualnych produktach (oprogramowanie, sprzęt);
- pomocy w drobnych awariach.
Udzielono 5 porad (30 godzin poradniczych) dla 3 organizacji
Wszystkie porady w SCWO udzielane były:
- bezpośrednio
- poprzez e-mail
- telefonicznie
Udostępniono takŜe osobom indywidualnym i przedstawicielom organizacji zasoby biura
BORIS w postaci czytelni i kawiarenki internetowej .
3. Szkolenia i spotkania specjalistyczne (Stołeczna Akademia Współpracy i Aktywizacji)
W ramach SCWO przeprowadzono następujące szkolenia:
1. 24.11.2008 „Merytoryczne i finansowe rozliczenie dotacji”
2. 24.11.2008 „EFS na Mazowszu w 2009 r.”
3. 27.11.2008 „EFS na Mazowszu w 2009 r.”
4. 28.11.2008 „Zakładanie stowarzyszeń i fundacji/podstawy prawne”
5. 29.11.2008 „Zakładanie stowarzyszeń i fundacji/podstawy prawne”
6. 02.12.2008 „Sztuka przemawiania, czyli co zrobić, aby wystąpienia publiczne stały się
łatwe i przyjemne”
7. 05.12.2008 „Udane konferencje prasowe, czyli jak, kiedy i po co spotykać się z
mediami i osiągać załoŜone cele”
4
8. 08.12.2008 „Prawne aspekty zatrudnienia pracowników”
9. 09.12.2008 „Dobre praktyki higieniczne w magazynach Ŝywnościowych” godz. 10.00
(4 godziny)
10. 09.12.2008 „Dobre praktyki higieniczne w magazynach Ŝywnościowych” godz. 14.00
(4 godziny)
11. 09.12.2008 „EFS na Mazowszu w 2009 r.”
12. 10.12.2008 „Twój głos – twoja wizytówka”
13. 10.12.2008 „Jak pisać w organizacji pozarządowej, czyli jak sprawnie i szybko
kontaktować się z opinią publiczną”
14. 11.12.2008 „Prawo do informacji i procedury dostępu do informacji publicznej”
15. 11.12.2008 „EFS na Mazowszu w 2009 r.”
16. 12.12.2008 „Podwójne Ŝycie stereotypów”
17. 12.12.2008 „Spółdzielnia osób prawnych”
18. 12.12.2008 „Merytoryczne i finansowe rozliczenie dotacji”
19. 13.12.2008 „Promocja i budowanie wizerunku organizacji pozarządowej” (5 godzin)
20. 14.12.2008 „Promocja i budowanie wizerunku organizacji pozarządowej” (5 godzin)
21. 15.12.2008 „Informuj, angaŜuj, działaj – nie będziesz sam”
22. 16.12.2008 „Przygotowywanie budŜetów projektów”
23. 16.12.2008 „Dobre praktyki higieniczne w magazynach Ŝywnościowych” godz. 10.00
(4 godziny)
24. 16.12.2008 „Dobre praktyki higieniczne w magazynach Ŝywnościowych” godz. 14.00
(4 godziny)
25. 18.12.2008 „Jak poprawnie wypełnić formularz wniosku o dotacje do Urzędu Miasta
Stołecznego Warszawy”
26. 18.12.2008 „Przygotowywanie budŜetów projektów”
Poza 6 zaznaczonymi szkoleniami pozostałe 20 szkolenia były 8 godzinne.
Metodą szkoleniową stosowaną w czasie zajęć była technika aktywnego uczestnictwa. Metoda
ta bazuje ściśle na doświadczeniach uczestników i grupowej wymianie doświadczeń.
Wykładowcy/ trenerzy prowadzą ćwiczenia, ułatwiają dochodzenie do prawidłowych
wniosków, podsumowują poszczególne bloki oraz całość.
Warsztaty i szkolenia prowadzili szkoleniowcy BORIS oraz zaproszeni szkoleniowcy z
instytucji wspierających : Stowarzyszenia Klon/Jawor, Federacji Organizacji Pozarządowych
Centrum Szpitalna, Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Federacji Maziowa,
Fundacji Bank śywności SOS w Warszawie, Stowarzyszenia CAL.
Raport z autoewaluacji szkoleń w załączeniu.
W okresie listopad-grudzień
specjalistyczne:
2008
zorganizowano
następujące
otwarte
spotkania
1. Jak zaplanować operacyjną działalność organizacji pozarządowej na następny rok
08.12.2008
2. Jak przygotować raport roczny organizacji pozarządowej 16.12.2008
3. Profesjonalne przygotowanie prezentacji multimedialnej 18.12.2008
W ramach SCWO organizacje spotykały się w ramach tzw. spotkań grup wsparcia dla
zainteresowanych tematyką księgowości, prawa i transparentności działań. Spotkania miały
formę trzygodzinnych spotkań tematycznych. Odbywały się one w czwartki i miały formę
5
dyskusji nad przygotowanym przez prowadzącego materiałem.
Odbyły się następujące spotkania:
1. 13.12.2008 „Księgowość w małych organizacjach”
2. 20.11.2008 „Profesjonalne zarządzanie a organizacja pozarządowa. Czy moŜna być
profesjonalnym społecznikiem?”
3. 27.11.2008 „BIP w organizacjach pozarządowych”
4. 04.12.2008 „ Działalność odpłatna – szansa czy zagroŜenie dla organizacji
pozarządowych”
5. 11.12.2008 „Zmierzyć niemierzalne czyli jak mierzyć efektywność działania
organizacji pozarządowych:
6. 18.12.2008 „Program działania 5.4”
4. Animacja społeczna, budowanie sieci współpracy i partnerstw.
W okresie listopad-grudzień 2008:
• przeprowadzono badanie dotyczące stowarzyszeń sąsiedzkich w Warszawie (ile ich
jest i jak formy działalności podejmują). Badanie objęło 19 tego typu inicjatyw
sąsiedzkich.
• wydano informator nt. przebadanych organizacji społecznościowych (w załączeniu do
sprawozdania)
• zorganizowano seminarium podsumowujące badania i wypracowujące dalsze kierunki
wsparcia i współpracy pomiędzy stowarzyszeniami sąsiedzkimi w Warszawie w dniu
17.12.2008 r.
5. Inkubator organizacji pozarządowych
Inkubator skierowany był do nowopowstających organizacji pozarządowych z terenu
Warszawy. Pomocą i szczególnym nadzorem objęto 14 organizacji.
W ramach inkubatora przeprowadzono :
- telefoniczną informację o moŜliwości skorzystania ze wsparcia inkubatora
- spotkanie informacyjno – integracyjne w dniu 02.12.2008
- spotkanie dotyczące zasad tworzenia projektów w dniu 15.12.2008
6. Wsparcie dla Forum Dialogu Społecznego
W okresie listopad-grudzień 2008 r. Komisje były wspierane obecnością przedstawicieli
BORIS w KDS ds. Organizacji Wspierających i KDS ds. Poradnictwa Specjalistycznego.
3. Liczbowe określenie skali działań, zrealizowanych w ramach zadania, /naleŜy uŜyć tych
samych miar, które były zapisane w ofercie realizacji zadania, w części II pkt 5/.
6
Wskaźniki produktu:
Nazwa wskaźnika
Informacja promocja
Ilość udostępnionych materiałów i
poradników
dla
organizacji
pozarządowych
Ilość seminariów:
Liczba informacji udzielonych
bezpośrednio
Liczba
przebadanych
stowarzyszeń sąsiedzkich
Liczba badań
Ilość wydanych przez SCWO
publikacji
Liczba
nowych
stron
internetowych
Poradnictwo indywidualne
Liczba
godzin
dostępności
konsultacji
telefonicznych
i
mailowych
Liczba
godzin
dostępności
konsultacji z zakresu zarządzania
Liczba godzin przeprowadzonych
konsultacji z zakresu księgowości
Liczba godzin przeprowadzonych
konsultacji z zakresu prawa
Liczba
godzin
konsultacji
wyjazdowych
Liczba godzin przeprowadzonych
konsultacji z zakresu IT
Liczba konsultacji stacjonarnych z
księgowości
Liczba konsultacji z prawa
Liczba organizacji objętych ofertą
Inkubatora
Szkolenia, spotkania specjalistyczne
Liczba spotkań specjalistycznych:
Liczba
spotkań
grup
tematycznych:
Liczba godzin spotkań grup
tematycznych: 30
Liczba kursów szkoleniowych: 30
Liczba godzin szkoleniowych: 250
Liczba planowana
Liczba osiągnięta
-
1914
1
1
50
50
20
1
19
1
500 sztuk
200 sztuk
1
1
480
480
480
480
20
39,5
20
17,5
40
91,5
30
30
35
8
35
15
11
14
3
12
3
6
30
18
30
250
26
186
Wyjaśnienia rozbieŜności:
7
1. Wydanych zostało mniej egzemplarzy publikacji. Zdecydowano się na to ze względów
ekonomicznej efektywności. Stowarzyszenia sąsiedzkie są tematem nowym mało
jeszcze rozpowszechnionym. Nie ma zapotrzebowania na wydanie tak duŜej liczny
egzemplarzy, z ilością 200 sztuk mamy problemy z sensownym rozpowszechnieniem.
Jeśli projekt będzie kontynuowany i temat zyska duŜe zainteresowanie Stowarzyszenie
BORIS dodrukuje broszurę z własnych środków.
2. Wskaźniki liczba konsultacji i liczba godzin konsultacji zostały zaplanowane z
załoŜeniem, Ŝe udzielimy duŜo porad, które będą krótko trwały. Okazało się, Ŝe
organizacje były bardziej zainteresowane dłuŜszymi konsultacjami szczególnie u siebie
w biurze (stąd przekroczona liczba ww. wskaźników a zmniejszona liczba ilości
konsultacji). Podsumowując wykonano mniej konsultacji za to organizacje korzystały z
dłuŜszych konsultacji.
3. Odbyło się mniej spotkań grup wsparcia/tematycznych. Liczba ich uzaleŜniona była od
czasu trwania projektu. Zakładany wskaźnik 12 dotyczył okresu 3 miesięcy. Projekt był
realizowany teoretycznie 2 miesiące a praktycznie 6 tygodni. Stąd niemoŜność
zorganizowania większej ilości spotkań.
4. Wykonano mniej szkoleń niŜ zakładano. Przyczyny tej rozbieŜności są dwie: po
pierwsze projekt trwał krócej niŜ planowano , po drugie w okresie listopad-grudzień na
rynku szkoleniowym jest mnóstwo ofert. Mnogości ta wynika z faktu wydawania
pieniędzy przed końcem roku zarówno przez instytucje publiczne, jak i przez firmy
prywatne.
Wskaźniki rezultatu:
Nazwa wskaźnika
Liczba planowana
Liczba powstałych koncepcji 15
projektowych i wniosków
Liczba
opracowanych
przez 10
organizacje
pozarządowe
dokumentów
prawnofinansowych:10
Przeprowadzenie
pilotaŜowego
badania
20
warszawskich
Stowarzyszeń Sąsiedzkich
Liczba osiągnięta
15
15
Badanie zostało
przeprowadzone.
8